Tài liệu Dự án quản lý chi tiêu môn Quản lí dự án | Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

QUẢN LÝ CHI TIÊU PROJECT CHARTER VERSION 1.0 28/05/2024 DOCUMENT CONTROL DOCUMENT INFORMATION Information Document Id PJ_Charter_#1 Document Owner Phạm Minh Thống Issue Date 28/05/2024 Last Saved Date 28/05/2024 File Name Project Charter DOCUMENT HISTORY Version Issue Date Changes 1.0 28/05/2024
DOCUMENT CONTROL, PROJECT SCOPE CONTENTS
QUẢN LÝ CHI TIÊU...............................................................................................................................................1
PROJECT CHARTER.................................................................................................................................................. 1
DOCUMENT CONTROL............................................................................................................................................ 2
DOCUMENT INFORMATION................................................................................................................................ 2
DOCUMENT HISTORY.......................................................................................................................................... 2
INTRODUCTION.......................................................................................................................................................5
PROJECT OVERVIEW................................................................................................................................................5
PROJECT SCOPE.......................................................................................................................................................5
BUSINESS OBJECTIVES.........................................................................................................................................5
HIGH LEVEL PROJECT SCOPE............................................................................................................................... 5
DELIVERABLE SCOPE DEFINITIONS......................................................................................................................7
DEVELOPMENT AND CONFIGURATION...........................................................................................................7
TRAINING SCOPE...............................................................................................................................................10
DEFINITION OF CODE FREEZE............................................................................................................................... 11
DEPENDENCIES..................................................................................................................................................... 13
ASSUMPTIONS...................................................................................................................................................... 14
PROJECT CHARTER:........................................................................................................................................... 14
PROJECT PLAN:..................................................................................................................................................14
DEVELOPMENT AND TESTING...........................................................................................................................14
TRAINING.......................................................................................................................................................... 14
CUSTOMER FURNISHED PROPERTY & SERVICES............................................................................................... 15
WORKSTATION COMPLIANCE............................................................................................................................15
CRITICAL PROJECT DATES......................................................................................................................................15
CRITICAL SUCCESS FACTORS..................................................................................................................................15
RISK REGISTER.......................................................................................................................................................17
COMMUNICATION AND REPORTING PLAN...........................................................................................................19
BUDGET.................................................................................................................................................................20
QUALITY ASSURANCE............................................................................................................................................21
TESTING PLAN................................................................................................................................................... 21
TESTING METHOD.............................................................................................................................................22
PROJECT GOVERNANCE........................................................................................................................................ 22
PROJECT ORGANISATION STRUCTURE.............................................................................................................. 22
PROGRAMME BOARD....................................................................................................................................... 22
STEERING GROUP..............................................................................................................................................23
PROJECT TEAM ROLES AND RESPONSIBILITIES..................................................................................................... 23
CHANGE MANAGEMENT PROCESS.......................................................................................................................26 INTRODUCTION
Công ty A rất hoan nghênh cơ hội nâng cấp sản phẩm của mình tại công ty B. Biên bản Dự án ghi lại các mục
tiêu kinh doanh, yếu tố thành công quan trọng, tiêu chí chất lượng, vai trò và trách nhiệm cho dự án nâng
cấp. Biên bản này ược xây dựng dựa trên các cuộc thảo luận giữa Công ty A và Công ty B. Nó tăng khả năng
thành công bằng cách tạo ra một cơ sở vững chắc cho việc quản lý dự án và thiết lập các kỳ vọng rõ ràng. Giai
oạn giao hàng nâng cấp sẽ bắt ầu sau khi Công ty B và Công ty A ký kết Biên bản và Biên bản này sẽ là cơ
sở ể theo dõi tiến ộ và o lường thành công. PROJECT OVERVIEW Công ty A
ã là ối tác công nghệ của công ty B từ tháng 4 năm 2010. Trong thời gian gần ây, với sự
phát triển của hoạt ộng kinh doanh, giới trẻ và sinh viên trong nước ang phải ối mặt với vấn ề quản lý chi
tiêu hàng tháng một cách khó khăn. Với mục
ích vì cộng ồng, công ty B muốn một giải pháp phần
mềm quản lý chi tiêu mạnh mẽ hơn ể giúp giới trẻ và sinh viên quản lý ngân sách và tài chính một cách hiệu
quả hơn. Công ty B quyết ịnh chọn công ty A làm ối tác công nghệ ể triển khai dự án này. Họ tin tưởng vào
khả năng cung cấp các giải pháp phần mềm chất lượng và dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp từ công ty A. Dự án
sẽ tập trung vào việc phát triển một ứng dụng web quản lý chi tiêu
áng tin cậy và linh hoạt, nhằm giúp giới
trẻ và sinh viên trong nước tối ưu hóa quản lý ngân sách và tài chính của họ một cách hiệu quả nhất. PROJECT SCOPE BUSINESS OBJECTIVES
Dự án có 3 mục tiêu chính: 1.
Giúp người dùng quản lý chi tiêu hiệu quả:
a. Tiết kiệm tiền: Web sẽ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, theo dõi thu
nhập và chi tiêu, từ ó tiết kiệm ược tiền cho các mục tiêu tài chính.
b. Tránh tình trạng hết tiền trước cuối tháng: Web sẽ giúp người dùng theo dõi tình hình
tài chính của bản thân một cách trực quan, từ ó iều chỉnh thói quen chi tiêu hợp lý ể
tránh tình trạng hết tiền trước cuối tháng.
c. Chuẩn bị cho các khoản chi tiêu bất ngờ: Web sẽ hỗ trợ người dùng lập quỹ dự phòng
cho các khoản chi tiêu bất ngờ, giúp họ không phải lo lắng về vấn ề tài chính khi có sự cố xảy ra. 2.
Nâng cao nhận thức về tài chính:
a. Giúp người dùng hiểu rõ hơn về thu nhập và chi tiêu của bản thân: Web sẽ cung cấp
cho người dùng các báo cáo chi tiết về thu nhập và chi tiêu, từ ó giúp họ hiểu rõ hơn
về thói quen chi tiêu của bản thân và có thể iều chỉnh hợp lý.
b. Giúp người dùng ưa ra quyết ịnh tài chính sáng suốt: Web sẽ cung cấp cho người dùng
các công cụ và thông tin cần thiết ể họ có thể ưa ra quyết ịnh tài chính sáng suốt, ví dụ
như so sánh giá cả, lập kế hoạch tiết kiệm, v.v. HIGH LEVEL PROJECT SCOPE
Phạm vi dự án xác ịnh tổng số sản phẩm và dịch vụ mà dự án sẽ cung cấp. Nó là cơ sở ể ưa ra các quyết ịnh
dự án trong tương lai và nó ảm bảo sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan của dự án.
Dự án sẽ bao gồm 4 giai oạn: discovery, build, testing and training. Vui lòng tham khảo thông tin dưới ây ể
biết thêm chi tiết về phạm vi. Mọi thay ổi ối với phạm vi này phải ược xử lý thông qua quy trình quản lý thay
ổi. Vui lòng tham khảo phần Quản lý Thay ổi ở cuối tài liệu này ể biết thêm chi tiết và mẫu yêu cầu Change Request request. Business objective Deliverables Measure of success Establish Financial Planning
Trang bị công cụ ể người dùng có thể lập kế
hoạch chi tiêu một cách hiệu quả. Số lượng người dùng lập kế hoạch chi tiêu tăng. Enhance Financial Record
Tích hợp chức năng ghi chép các khoản thu chi, Đánh giá tích cực từ Keeping
giúp người dùng có cái nhìn rõ ràng về tài chính. người dùng về tính năng ghi chép.
Cung cấp công cụ giúp người dùng dễ dàng tiết
Số lượng mục tiêu tiết Promote Savings
kiệm và theo dõi tiến trình tiết kiệm.
kiệm ược ặt và ạt ược. Management Provide Comprehensive
Tổng hợp và phân tích dữ liệu chi tiêu ể người Spending Statistics
dùng có thể hiểu rõ hơn về mô hình chi tiêu của Số lượng người dùng mình. thường xuyên sử dụng tính năng thống kê.
Dự án bao gồm nhiều giai oạn từ nghiên cứu ến triển khai sản phẩm. Phase Key Activities
Thu thập yêu cầu từ người dùng qua khảo sát và phỏng vấn. Requirement Gathering System Design
Thiết kế giao diện người dùng và kiến trúc hệ thống. Development
Phát triển các tính năng của phần mềm. Testing
Kiểm thử phần mềm ể ảm bảo tính năng hoạt ộng chính xác. Deployment
Triển khai phần mềm ến người dùng cuối. User Training
Đào tạo người dùng sử dụng phần mềm hiệu quả. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER DELIVERABLE SCOPE DEFINITIONS DEVELOPMENT AND CONFIGURATION
Bảng bên dưới trình bày chi tiết các mục tùy chỉnh và cấu hình sẽ cần ược thiết lập. Mỗi mục bên dưới ược xác ịnh chi tiết hơn trong các tài liệu sau: Specifications,
Contact Rule Base, Incident Rule Base, Answers Rule Base, Configuration document. ID Feature Description Area Type 1
Quản lý các khoản thu nhập và chi tiêu. Financial Core Function Income and Tracking Expense Management 2
Phân loại các khoản chi tiêu. Core Function Category Financial Management Organization 3 Savings
Quản lý và theo dõi các khoản tiết kiệm. Savings Core Function Management 4
Quản lý thông tin cá nhân của người dùng. User Profile Core Function Personal Information Management 5
Cung cấp thống kê chi tiêu toàn diện. Analytics Core Function Spending Statistics 7 of 29
Downloaded by Uc Lan (uehbsaxac464@gmail.com) lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER Page TRAINING SCOPE
Chương trình ào tạo sau ây sẽ ược thực hiện như một phần của dự án. Training Type Description Venue Duration Estimated dates Online Tutorials
Hướng dẫn trực tuyến qua video và tài liệu. Online 1 hour Within 1 week of release Webinars Online 2 hours Monthly
Webinar trực tuyến ể giải áp thắc mắc người dùng. Interactive Guides
Hướng dẫn tương tác trong ứng dụng. In-app Continuous Upon first login DEFINITION OF CODE FREEZE Việc
óng băng mã là iều cần thiết ể ổn ịnh hệ thống hiện có và ảm bảo rằng các chức năng mới ược tích hợp mà không làm gián
oạn các hoạt ộng ang diễn
ra. Khoảng thời gian này hạn chế mọi thay ổi
áng kể ối với hệ thống nhằm giảm thiểu rủi ro phát sinh các vấn ề mới trước khi ra mắt.
Duration of Code Freeze -
Bắt ầu: Hai tuần trước khi bắt ầu Thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT). -
Kết thúc: Sau khi triển khai thành công và xác minh các tính năng mới. 8 of 29 Downloaded by Uc Lan (uehbsaxac464@gmail.com) lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER Page Code Freeze Details Item Included During Freeze Excluded During Freeze
Không có tính năng hoặc cải tiến mới nào ược thêm vào. New Features &
Sửa các lỗi nghiêm trọng cần thiết cho hoạt ộng hoặc bảo Enhancements mật hệ thống.
Database Schema Changes
Không có thay ổi trừ khi quan trọng và ược nhóm chỉ ạo phê duyệt.
Các bản cập nhật lược ồ cần thiết có tính chất quan trọng
ối với sự thành công của dự án
ã ược nhóm chỉ ạo phê duyệt.
External API Modifications
Không có tích hợp hoặc sửa ổi mới.
Những thay ổi quan trọng về API cần thiết ể tiếp tục hoạt ộng,
ã ược nhóm chỉ ạo phê duyệt. Configuration Changes
Những thay ổi nhỏ về cấu hình không ảnh hưởng ến ộ ổn ịnh
chung của hệ thống có thể ược cho phép sau khi xem xét.
Những thay ổi lớn về cấu hình có thể ảnh hưởng ến hiệu
suất hệ thống hoặc trải nghiệm người dùng sẽ bị tạm dừng.
Quy trình quản lý các thay ổi trong Code Freeze -
Submission: Tất cả các yêu cầu thay ổi phải ược gửi bằng mẫu yêu cầu thay ổi dự án chính thức. -
Review: Nhóm chỉ ạo sẽ xem xét từng yêu cầu. Chỉ những thay ổi ược coi là quan trọng và khẩn cấp mới ược xem xét. -
Approval: Những thay ổi ược nhóm chỉ ạo phê duyệt sẽ ược thông báo và phải hoàn thành tài liệu phù hợp. -
Implementation: Những thay ổi ã ược phê duyệt cần ược thực hiện một cách thận trọng trong những giờ thấp iểm ược chỉ ịnh ể giảm thiểu sự gián oạn.
Tiêu chí ể dỡ bỏ Freeze 9 of 29 Downloaded by Uc Lan (uehbsaxac464@gmail.com) lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER
Việc óng băng mã sẽ ược dỡ bỏ khi áp ứng các iều kiện sau: -
Triển khai thành công và ổn ịnh tất cả các tính năng và tích hợp mới. -
Hoàn thành tất cả các thử nghiệm sau triển khai với kết quả khả quan. -
Phê duyệt chính thức từ người quản lý dự án và thông báo cho tất cả các bên liên quan.
Cách tiếp cận có cấu trúc này ảm bảo rằng hệ thống vẫn ổn ịnh và tất cả các thành viên trong nhóm dự án ều có hướng dẫn rõ ràng về những gì có thể và không thể làm
trong thời gian óng băng, từ ó giảm thiểu rủi ro và thúc ẩy triển khai dự án thành công. DEPENDENCIES
Việc phân phối thành công dự án phần mềm quản lý chi phí phụ thuộc vào một số yếu tố phụ thuộc quan trọng. Việc quản lý hợp lý các yếu tố phụ thuộc này là rất quan
trọng ểáp ứng các mốc thời gian và tiêu chuẩn chất lượng của dự án.
Key Project Dependencies Dependency Description Responsible Party
Deadline for resolution Impact if Not Met External Data Data Providers 1/7/2024
Sự chậm trễ trong việc cập nhật Nguồn cấp dữ liệu Sources
thông tin, ảnh hưởng ến trải nghiệm áng tin cậy là cần
người dùng và khả năng ra quyết ịnh. thiết cho thông tin và phân tích tài chính theo thời gian thực. API Integrations
Tech Team & External Partners 1/7/2024
Không có khả năng cung cấp một sản Tích hợp với các tổ
phẩm ầy ủ chức năng với dữ liệu tài chức tài chính ngân chính cập nhật. hàng ể ồng bộ hóa dữ liệu giao dịch. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER Regulatory Legal & Compliance Team 1/7/2024
Những thách thức pháp lý tiềm ẩn Approvals Phải ảm bảo tuân
hoặc bị phạt tiền, dự án bị chậm trễ thủ các quy ịnh tài do không tuân thủ. chính và luật bảo vệ dữ liệu. Technology IT Infrastructure Team 1/7/2024
Các vấn ề về hiệu suất hoặc hạn chế Platform Upgrades Việc nâng cấp lên
trong việc cung cấp các tính năng mới. nền tảng hiện có phải ược hoàn thành ể hỗ trợ các khả năng phần mềm mới. User Feedback User Experience Team 1/7/2024
Thiếu sự liên kết với mong ợi của Phản hồi ban ầu của
người dùng, ảnh hưởng ến tỷ lệ chấp người dùng về nhận. nguyên mẫu ể tinh chỉnh các tính năng và giao diện. Staff Training HR & Training Departments 1/7/2024
Dịch vụ hỗ trợ không hiệu quả dẫn Programs Đào tạo toàn diện
ến sự hài lòng của người dùng kém. cho nhân viên hỗ trợ khách hàng về các chức năng của hệ thống mới. Management Strategies
Để quản lý hiệu quả các phụ thuộc này: -
Regular Reviews: Lên lịch các cuộc họp theo dõi người phụ thuộc thường xuyên ể giải quyết các vấn ề hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER -
Stakeholder Engagement: Duy trì liên lạc liên tục với tất cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài ể ảm bảo sự liên kết và cung cấp kịp thời các yếu tố phụ thuộc. -
Risk Management: Triển khai các biện pháp chủ ộng ể giảm thiểu rủi ro liên quan ến những yếu tố phụ thuộc này, bao gồm cả kế hoạch dự phòng cho những sản phẩm quan trọng. Reporting
Tất cả các phần phụ thuộc sẽ ược người quản lý dự án giám sát và các bản cập nhật sẽ ược cung cấp trong các cuộc họp về tình trạng dự án hàng tuần. Mọi iều chỉnh ối
với kế hoạch dự án dựa trên những phụ thuộc này sẽ ược thông báo tới tất cả các bên liên quan ể ảm bảo tính minh bạch và hợp tác giải quyết vấn ề. ASSUMPTIONS PROJECT CHARTER ASSUMPTIONS: 1.
Stakeholder Agreement: Tất cả các bên liên quan chính
ã xem xét phạm vi và mục tiêu của dự án và ồng ý hỗ trợ dự án như ược nêu trong tài liệu này. 2.
Resource Availability: Giả ịnh rằng tất cả các nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm các thành viên trong nhóm, công nghệ và ngân sách, ều sẵn có theo kế
hoạch trong suốt vòng ời dự án. 3.
Vendor Support: Các nhà cung cấp công nghệ chính sẽ cung cấp hỗ trợ và dịch vụ kịp thời theo thỏa thuận cấp ộ dịch vụ của họ ể tránh bất kỳ sự chậm trễ nào
trong tiến trình của dự án. 4.
User Cooperation: Các nhóm người dùng chính sẽ tích cực tham gia vào các giai oạn thu thập yêu cầu, thử nghiệm và phản hồi ể ảm bảo giải pháp áp ứng nhu cầu của họ. PROJECT PLAN ASSUMPTIONS: 1.
Regulatory Compliance: Dự án sẽ vẫn tuân thủ tất cả các quy ịnh bảo vệ dữ liệu và tài chính có liên quan trong suốt thời gian thực hiện và dự kiến sẽ không có
thay ổi nào về chính sách quy ịnh. 2.
Technology Integration: Cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại ược trang bị ầy ủ và có thể ược tích hợp liền mạch với phần mềm mới mà không cần nâng cấp hoặc thay ổi áng kể. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER 3.
Project Timeline: Tất cả các giai
oạn của dự án sẽ ược tiến hành theo
úng kế hoạch mà không bị chậm trễ do các yếu tố bên ngoài như thay ổi thị
trường hay suy thoái kinh tế. 4.
Change Management: Quy trình quản lý thay ổi của dự án sẽ xử lý hiệu quả tất cả các thay ổi mà không làm gián oạn áng kể phạm vi hoặc dòng thời gian của dự án.
DEVELOPMENT AND TESTING ASSUMPTIONS: 1.
Testing Environments: Môi trường thử nghiệm ầy ủ sẽ có sẵn theo lịch trình cho tất cả các giai oạn thử nghiệm. 2.
Quality Assurance: Các quy trình kiểm tra và ảm bảo chất lượng sẽ xác ịnh và cho phép khắc phục tất cả các vấn ề quan trọng trước khi phát hành sản phẩm. TRAINING ASSUMPTIONS: 1.
Training Readiness: Tất cả người dùng sẽ sẵn sàng và sẵn sàng tham gia các buổi
ào tạo ã lên lịch ể ảm bảo sử dụng hiệu quả hệ thống mới. 2.
Documentation: Hướng dẫn sử dụng toàn diện và trợ giúp trực tuyến sẽ sẵn sàng và sẵn có vào thời iểm bắt ầu ào tạo.
CUSTOMER FURNISHED PROPERTY & SERVICES
Giả ịnh rằng khách hàng sẽ cung cấp tất cả tài sản và dịch vụ cần thiết ể hỗ trợ nhóm dự án ạt ược các sản phẩm bàn giao của dự án. Đây là những iều cần thiết ể ảm
bảo rằng nhóm có các nguồn lực cần thiết ể làm việc hiệu quả và năng suất: 1.
Workspace: Khách hàng sẽ cung cấp không gian làm việc phù hợp ược trang bị các biện pháp kiểm soát truy cập và bảo mật cần thiết cho nhóm dự án. 2.
Technology Access: Khách hàng sẽ cung cấp quyền truy cập vào tất cả cơ sở hạ tầng công nghệ cần thiết, bao gồm máy chủ, mạng và các dịch vụ liên quan, cần thiết cho mục
ích phát triển và thử nghiệm. 3.
Administrative Support: Hỗ trợ hành chính cần thiết, chẳng hạn như tiếp cận các dịch vụ in ấn, photocopy và viễn thông, sẽ ược cung cấp cho nhóm dự án. 4.
Security Clearance: Khách hàng sẽ ảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm dự án ược cấp quyền kiểm tra an ninh kịp thời ể truy cập vào cơ sở và hệ
thống CNTT có liên quan ến dự án. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER WORKSTATION COMPLIANCE
Giả ịnh rằng tất cả các máy trạm ược nhóm dự án sử dụng, cả tại ịa iểm của khách hàng và từ xa, ều tuân thủ các yêu cầu vận hành và bảo mật của dự án. Điều này
rất quan trọng ể duy trì tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu và hệ thống liên quan ến dự án: 1.
Hardware Standards: Tất cả các máy trạm sẽ áp ứng các thông số phần cứng tối thiểu cần thiết ể chạy môi trường phát triển và thử nghiệm một cách hiệu quả. 2.
Software Compliance: Tất cả phần mềm ược sử dụng trong dự án sẽ ược cấp phép và cập nhật, tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và bảo mật cần thiết cho dự án. 3.
Security Protocols: Các máy trạm sẽ có các giao thức bảo mật cần thiết, bao gồm cấu hình tường lửa, phần mềm chống vi-rút và các tiêu chuẩn mã hóa, theo
quy ịnh của chính sách bảo mật CNTT của dự án. 4.
Remote Access Compliance: Đối với các máy trạm từ xa, quyền truy cập VPN an toàn sẽ ược cung cấp và ịnh cấu hình theo nguyên tắc bảo mật CNTT của tổ
chức. Các hệ thống từ xa sẽ ược kiểm tra ịnh kỳ ể ảm bảo tuân thủ các yêu cầu bảo mật của dự án. CRITICAL PROJECT DATES
Phần này nêu ra những ngày quan trọng quan trọng giúp dự án phần mềm quản lý chi phí ược thực hiện thành công và kịp thời. Mỗi ngày ược liên kết với một giai oạn
cụ thể hoặc sản phẩm bàn giao có ý nghĩa quan trọng ối với tiến trình của dự án. Milestone Date Description Project Kick-Off DD/MM/YYYY
Chính thức khởi công dự án. Tất cả các
bên liên quan chính sẽ gặp nhau ể phác
thảo phạm vi, mục tiêu và quản trị dự án. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER Requirement Gathering DD/MM/YYYY Completion
Hoàn thành giai oạn ầu thu thập các
yêu cầu chức năng và kỹ thuật từ người
dùng và các bên liên quan. Prototype Review DD/MM/YYYY Trình bày và ánh giá nguyên mẫu
ban ầu ể thu thập phản hồi và iều
chỉnh trước khi phát triển toàn diện.
Development Phase Start DD/MM/YYYY Bắt ầu giai oạn phát triển phần mềm chính. First Testing Phase DD/MM/YYYY
Vòng thử nghiệm ban ầu ểánh giá các
chức năng cốt lõi của phần mềm.
User Acceptance Testing (UAT) DD/MM/YYYY
Bắt ầu UAT ể ảm bảo phần mềm Start
áp ứng nhu cầu kinh doanh và mong ợi của người dùng. Training for End-Users DD/MM/YYYY
Bắt ầu các buổi ào tạo cho người dùng
cuối tập trung vào cách sử dụng hệ
thống mới một cách hiệu quả. System Go-Live DD/MM/YYYY
Triển khai chính thức phần mềm vào môi
trường sản xuất trực tiếp. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER
Project Closure Meeting DD/MM/YYYY
Chính thức kết thúc dự án, bao gồm
ánh giá thành tựu, bài học kinh nghiệm và tài liệu bàn giao. Post-Deployment Review DD/MM/YYYY Cuộc họp ánh giá ểánh giá hiệu
suất hệ thống và phản hồi của người dùng sau khi triển khai. CRITICAL SUCCESS FACTORS
This section outlines the key elements necessary for the successful completion of the expense management software project. These factors are critical to achieving the
project's objectives and ensuring that the deliverables meet the expected standards of quality and functionality.
Critical Success Factor Description Stakeholder Engagement
Sự tham gia và cam kết tích cực của tất cả các bên liên quan trong suốt vòng
ời dự án ể ảm bảo sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của người dùng. User-Centric Design
Phần mềm phải trực quan và thân thiện với người dùng, ược thiết kế với
sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và hành vi của người dùng cuối ể ảm bảo tỷ lệ chấp nhận cao.
Compliance and Security
Tuân thủ tất cả các quy ịnh tài chính có liên quan và luật bảo vệ dữ liệu ể
ảm bảo phần mềm tuân thủ và bảo mật dữ liệu người dùng một cách hiệu quả. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER
Quality of Data Integration
Tích hợp liền mạch với các hệ thống dữ liệu và tài chính hiện có ể ảm bảo
tính chính xác, kịp thời và ộ tin cậy của dữ liệu tài chính ược xử lý.
Quy trình quản lý thay ổi mạnh mẽ ể xử lý mọi sửa ổi phạm vi mà không Effective Change
làm gián oạn tiến trình hoặc ngân sách của dự án. Management
On-Time Project Delivery
Tuân thủ tiến trình của dự án, ảm bảo tất cả các giai oạn ược hoàn
thành úng tiến ộ ểáp ứng ngày i vào hoạt ộng mà không ảnh hưởng ến chất lượng. Training and Support
Các chương trình ào tạo toàn diện cho người dùng và hỗ trợ liên tục ể giải
quyết các vấn ề sau khi triển khai, ảm bảo vận hành trơn tru và sự hài lòng của người dùng. Performance Metrics
Phần mềm phải áp ứng các tiêu chuẩn hiệu suất ược xác ịnh trước liên
quan ến tốc ộ, hiệu quả và tỷ lệ lỗi, ảm bảo trải nghiệm người dùng chất lượng cao.
Implementation Strategy: -
Regular Monitoring: Các cuộc họp ánh giá thường xuyên ể theo dõi tiến ộ thực hiện các yếu tố thành công quan trọng này. -
Stakeholder Updates: Thường xuyên cập nhật và tham vấn với các bên liên quan ể duy trì sự tham gia và giải quyết kịp thời các mối quan ngại. -
Feedback Mechanisms: Triển khai cơ chế thu thập phản hồi trong các giai
oạn thử nghiệm ể tinh chỉnh phần mềm theo sở thích và nhu cầu của người dùng.
Bằng cách tập trung vào các yếu tố thành công quan trọng này, dự án nhằm mục
ích cung cấp giải pháp quản lý chi phí mạnh mẽ và hiệu quả, áp ứng nhu cầu của
người dùng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER RISK REGISTER Risk No. Risk Description Probability Impact Contingent Actions Status 1 Insufficient Stakeholder Medium High
Cập nhật thường xuyên các cuộc họp và hội thảo với tất cả các bên liên quan Open Engagement
ể ảm bảo sự tham gia và cam kết liên tục. 2 Scope Creep Due to High Medium
Các quy trình kiểm soát thay ổi nghiêm ngặt và quản lý phạm vi ể ảm bảo mọi Open Changing Requirements
thay ổi ều ược ánh giá và phê duyệt ầy ủ. 3 Medium High
Thử nghiệm sớm khả năng tích hợp và tương tác dữ liệu với các nhóm CNTT Open Delays in Data Integration
ể giải quyết các vấn ề tương thích tiềm ẩn. Due to Incompatible Systems lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER 4 Non-compliance with Low Very High
Đánh giá thường xuyên với các nhóm tuân thủ và pháp lý ể ảm bảo mọi sự Open Financial Regulations
phát triển ều phù hợp với các quy ịnh hiện hành. 5 Technical Failures or Data Low High
Triển khai các quy trình sao lưu và phụ c hồi dữ liệu mạnh mẽ cũng như kiểm Open Loss
tra tình trạng hệ thống thường xuyên. 6 Underestimation of Medium Medium
Đánh giá nguồn lực thường xuyên và iều chỉnh kế hoạch dự án dựa trên tình Open Resources Needed
trạng và dự báo hiện tại của dự án. 7 User Resistance to New Medium Medium
Đào tạo và hỗ trợ toàn diện trong giai
oạn triển khai, bao gồm bộ phận trợ Open Software
giúp và hướng dẫn sử dụng. lOMoAR cPSD| 59671932 PROJECT CHARTER 8 Software Performance Medium High
Kiểm tra hiệu suất trong nhiều giai oạn của dự án ểánh giá và nâng cao hiệu quả Open Issues
cũng như khả năng phản hồi của phần mềm. Risk Management Approach: -
Continuous Monitoring: Giám sát liên tục các tác nhân gây rủi ro trong suốt vòng ời dự án ể cho phép can thiệp kịp thời. -
Stakeholder Communication: Thông báo cho các bên liên quan về những rủi ro tiềm ẩn và các hành ộng ược thực hiện ể giảm thiểu chúng nhằm duy trì niềm tin và tính minh bạch. -
Contingency Planning: Developing contingency plans for critical risks to minimize impact on the project timeline and deliverables.
Bằng cách tích cực quản lý những rủi ro này, nhóm dự án ặt mục tiêu giảm thiểu các tác ộng tiêu cực tiềm ẩn và ảm bảo thực hiện thành công dự án phần mềm quản lý chi phí.