Tài liệu tổ chức học- Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận | Đại học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 45619127 TỔ CHỨC HỌC
PHẦN 1: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN 1. Đặc điểm:
+ Là cơ cấu tổ chức thích ứng với việc xây dựng và thực hiện các chương trình
dự án phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của tổ chức và nhiều chuyên
môn khác nhau thuộc nhiều ngành và lãnh thổ khác nhau.
+ Có 2 loại thủ trưởng: thủ trưởng cơ quan (đơn vị) quản lý và thủ trưởng chương trình, dự án.
1.2. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức học ma trận.
- Phối hợp và kết hợp sức mạnh các cơ quan chức năng xét trênmột góc độ
ngành và lãnh thổ, trung ương và địa phương nhằm thực hiện mục tiêu
chung, không cần hình thành Tổ chức riêng biệt.
- Bố trí nhân sự linh hoạt, sự xuất hiện nhiều chương trình, dự án mới không
nhất thiết phải tăng biên chế cơ quan.
- Giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh đa mục tiêu
- Phối hợp được nguồn lực một cách tối đa để thực hiện các vấn đề phức tạp, đa chức năng
- Đào tội đội ngũ các nhà quản trị và các chuyên viên, chuyên gia, nhân viên.
1.3. Nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận.
- Cơ chế song trùng lãnh đạo, khó thống nhất mệnh lệnh, chỉ huy.
- Quyền lực, trách nhiệm của các nhà Lãnh đạo, quản lý cùng cấp có thể xảy ra trùng lặp, chồng chéo.
- Đòi hỏi các nhà quản trị phải có năng lực đặc biệt.
PHẦN 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN CỦA MỘT TỔ CHỨC .
1. Vài nét về công ty Cholimex
- Công ty CP thực phẩm Cholimex, tiền thân là công ty công ty hợp doanh xuất
nhập khẩu trực dụng Quận 5. Thành lập 1983, Năm 2006 đã đổi tên thành
công ty Cổ phần thực phẩm Cholimex. lOMoAR cPSD| 45619127
- Đồng thời tiền thân là doanh nghiệp do nhà nước đầu tư 100%vốn điều lệ
hoạt động theo mô hình công ty mẹ- công ty con ,trực thuộc uỷ ban nhân dân TP. HCM.
- Sau 40 năm thành và phát triển , công ty đã trở thành nhà sảnxuất, chế biến,
phân phối Sauce – gia vị -nước chấm và thực phẩm đông lạnh giá trị gia tăng
hàng đầu. Tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm tốt, được khách hàng quan
tâm và sử dụng rộng rãi.
-Hiện nay Cholimex đang kinh doanh trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại, Dịch vụ. ( thêm ảnh)
- Tầm nhìn của cholimex: Xây dựng Cholimex trở thành doanh nghiệp mạnh và
chuyên nghiệp trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ, khẳng định vị
thế trên thị trường trong nước và quốc tế.
- Sứ mệnh của cholimex: Cholimex luôn thể hiện tầm quan trọng của sứ mệnh
công ty đối với khách hàng, đối tác, nhân viên, xã hội.
- Giá trị cốt lõi: Cholimex xem tinh thần sáng tạo là nền tảng cho sự phát triển,
xem con người là tài sản của Công ty, là nhân tố tạo nên sự thành công, xem
tinh thần ,đồng đội, sự trung thực là phương châm hành động, xem sự khác
biệt, đột phá là lợi thế cạnh tranh là những giá trị cốt lõi để phát triển. - Triết lý kinh doanh :
+ Xem chất lượng toàn diện và phát triển bền vững là kim chỉ nan cho hoạt động của công ty
+ Nhân lực là yếu tố then chốt, là sức mạnh, là nguồn tài sản , tài nguyên lớn nhất của công ty.
+ Tìm kiếm , xây dựng và phát triển các ý tưởng sáng tạo thành các giải pháp
kinh doanh thật hữu hiệu.
+ Tạo dựng và nuôi dưỡng niềm tiêm của các doanh nghiệp , thị trường đối
với thương hiệu dịch vụ của công ty.
+ Xem sự hài lòng của khách hàng là động lực phát triển của Công ty.
2. Cơ cấu tổ chức công ty Cholimex
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty lOMoAR cPSD| 45619127 Cholimex .
- Trong cơ cấu ma trận Cholimex có 2 tuyến quyền lực:
+ Tuyến chức năng: hoạt động theo chiều dọc
+ Tuyến dự án : hoạt động theo chiều ngang
2.1. Chiều chức năng, nhiệm vụ
*Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định
những vấn đề thuộc quyền hạn theo quy định của luật pháp và điều lệ công ty.
* Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có quyền nhận nhân danh công
ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc
thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
* Ban tổng giám đốc: bao gồm các thành viên điều hành và những người đứng
đầu các phòng ban chức năng khác.
* Phòng tài chính – kế toán:
° Chức năng: thực hiện công tác chuyên môn về tài chính, kế toán theo quy
định; tham mưu cho hội đồng thành viên công ty và tổng giám đốc về công tác tài chính, kế toán. ° Nhiệm vụ:
• Tổ chức quản lý, huy động, sử dụng, cân đối nguồn vốn, phụ trách
hoạt động vay vốn và lưu chuyển tiền tệ. lOMoAR cPSD| 45619127
• Quản lý sử dụng nguồn vốn, phân tích đánh giá hiệu quảkinh tế,
tài chính trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty.
• Tổ chức và thực hiện công tác ghi chép kế toán, thống kê, báo cáo;
chế độ lưu trữ và bảo quản hồ sơ; tổ chức kiểm tra giám sát về tài chính, kế toán.
* Phòng nhân sự- hành chính:
° Chức năng: Tham mưu về công tác xây dựng, tổ chức bộ máy; quản lý và sử
dụng lao động; công tác lương thưởng; lao động văn thư, lưu trữ; công tác đối nội, đối ngoại. ° Nhiệm vụ:
• Đề suất các phương án tổ chức bộ máy; xây dựng quy chế tuyển
dụng, đào tạo, quản lý lao động.
• Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện công tác lao động tiền lương, thưởng.
• Tổ chức công tác tổng hợp, thi đua, pháp chế.
* Phòng kế hoạch- đầu tư:
° Chức năng: Tham mưu chiến lược phát triển công ty; kế hoạch sản xuất
kinh doanh, đầu tư, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin các chương trình hợp
tác đầu tư, các phương án đầu tư tài chính và quản lý vốn đầu tư của công ty
tại các doanh nghiệp khác. ° Nhiệm vụ:
• Xây dựng kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh, thực hiện công
tác thống kê, tổng hợp, báo cáo.
• Xúc tiến hợp tác đầu tư, liên doanh, chọn nhà thầu; quảnlý dự án và thủ tục liên quan.
* Ban quản lý dự án:
° Chức năng: là đầu mối giúp công ty trong việc quản lý và triển khai thực
hiện các dự án; điều hành xây dựng dự án và thực hiện tất cả các công việc liên quan đến dự án. ° Nhiệm vụ: lOMoAR cPSD| 45619127
• lập kế hoạch, tiến độ, kinh phí thực hiện dự án.
• thực hiện các thủ tục pháp lý đầu tư; chọn nhà thầu; bồi thường,
tái định cư và giải phóng mặt bằng.
• tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành.
2.2. Chiều dự án -
Dự án 1: nhóm làm việc tập trung vào một dự án cụ thể ( VD: Dự án mở rộng quy mô sản xuất) -
Dự án 2: nhóm làm việc tập chung vào một dự án khác ( VD: Dự án phát
triển một loại sản phẩm mới) -
Dự án 3: nhóm làm việc tập chung vào dự án khác nữa ( VD: Dự án đẩy
mạnh tiêu thụ sản phẩm trên toàn Việt Nam) =} Nhận xét:
Như vậy Mô hình ma trận cho phép nhân viên trong Công ty Cholimex hoạt
động theo cả chiều chức năng và chiều dự án.
~ Mô hình ma trận tổ chức có thể giúp Công ty Cổ phần Cholimex tăng cường sự
Linh hoạt và hiệu quả trong công việc, đồng thời tạo ra sự chuyên môn và đổi mới.
2.3 Nguyên lý hoạt động
2.3.1. Cơ chế hoạt động: -
Các bộ phận trong công ty Cholimex hoạt động dựa trên sự phân chia
trách nhiệm và chuyên môn hóa. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ cụ thể và đóng góp
vào mục tiêu tổng hợp của công ty.
2.3.2. Quá trình làm việc và tương tác:
2.3.2.1. Theo chiều chức năng -
Nghiên cứu và phát triển: Các bộ phận kế hoạch- đầu tư tươngtác để xác
định, phát triển các sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm hiện có dựa trên nhu
cầu thị trường và tiến bộ công nghệ. -
Sản xuất: Bộ phận sản xuất làm việc chặt chẽ với bộ phận quản lý để
đảm bảo quy trình sản xuất được thực hiện theo tiêu chuẩn và đáp ứng nhu cầu của thị trường. lOMoAR cPSD| 45619127 -
Dịch vụ khách hàng: Các bộ phận trong công ty Cholimex tương tác để
đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt nhất và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và
phản hồi từ khách hàng.
=> Tổ chức hoạt động của công ty Cholimex dựa trên sự tương tác và cộng tác
giữa các thành phần khác nhau để đạt được mục tiêu chung của công ty. Các
bộ phận làm việc giống nhau để tạo ra và phân phối các sản phâm chất lượng,
đáp ứng nhu cầu của thị trường và xây dựng mối liên hệ lâu dài cho khách hàng.
2.3.2.2. Theo chiều dự án
Quy trình làm việc của công ty Cholimex theo chiều dự án như sau: (liên hệ
thông qua dự án phát triển công ty TNHH MTV Vĩnh Lộc) -
Xác định dự án: Ban đầu, các dự án được xác định và được phân công
cho các nhóm làm việc theo mục tiêu cụ thể. Mỗi dự án sẽ có một người quản
lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo tiến độ và thành công của dự án. -
Xây dựng nhóm làm việc: Mỗi dự án sẽ có một nhóm làm việc được tạo
ra bao gồm các thành viên có kỹ năng và chuyên môn liên quan đến dự án.
Nhóm làm việc có thể bao gồm nhân viên từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức. -
Phân công nhiệm vụ: Trong cơ cấu tổ chức ma trận, các nhiệmvụ được
phân công một cách linh hoạt và tạm thời cho từng thành viên của nhóm dự
án. Mỗi thành viên sẽ đảm nhận trách nhiệm cụ thê trong dự án và thực hiện nhiệm vụ của mình. -
Đánh giá và quản lý hiệu suất: Các người quản lý dự án sẽ đánh giá và
quản lý hiệu suất của nhóm làm việc trong dự án. Họ sẽ theo dõi tiên độ, đánh
giá hiệu quả và đưa ra các điều chinh cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành thành công. -
Kết thúc dự án: Khi dự án hoàn thành, các thành viên của nhóm sẽ
chuyên sang các dự án mới hoặc quay trở lại công việc thông thường của mình
trong tổ chức. Các bài học học được từ dự án sẽ được đánh giá và áp dụng cho
các dự án tương lai. + Ví dụ: dự án phát triển Công ty TNHH MTV Vĩnh Lộc
Bước1: xác định dự án: dự án phát triển Công ty TNHH MTV Vĩnh Lộc được Hội
Đồng Quản Trị của công ty đưa ra, và người chịu trách nhiệm và đứng ra quản
lý dự án là ông Lê Ngọc Long lOMoAR cPSD| 45619127
Bước2: xây dựng nhóm làm việc: trong dự án phát triển Công ty TNHH MTV
Vĩnh Lộc, tạo ra một nhóm bao gồm các thành viên trong phòng bạn nhân sự -
hành chính, tài chính-kể toán, kể hoạch- đầu tu và ban quản lý dự án.
Bước3 :phân công nhiệm vụ: mỗi thành viên trong ban sẽ đảm nhận nhiệm vụ
cụ thể trong dự án và thực hiện nhiệm vụ của mình
Bước 4:đánh giá và quản lý hiệu suất: ông Lê Ngọc Long sẽ đánh giá hiệu quả
và đưa ra điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án thành công
Bước5 : kết thúc dự án: khi kết thúc dự án phát triển Công ty
TNHH MTV Vĩnh Lộc thì nhóm được tập hợp ban đầu sẽ tan rã và sẽ tập hợp
nhóm mới để bắt đầu dự án phát triễn dự án trung tâm thương mại Cholimex.
=> Như vậy thông qua quy trình làm việc và sự phân bô công việc cũng như câu
trúc tổ chức của công ty có thể thấy rõ rằng Cholimex là một công ty thuộc cơ cấu tổ chức ma trận.
2.4 Sự liên kết giữa các bộ phận
- Sự liên kết và tác động giữa các bộ phận nhân sự- hành chính, tài chính- kế
toán, kế hoạch- đầu tư giúp công ty… giúp công ty Cholimex tăng cường hiệu
suất làm việc 1 cách tốt nhất , tối ưu hoá quá trình và đem lại sự hài lòng cho khách hàng.