Đề cương môn Tổ chức học | Đại học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 45734214 TỔ CHỨC HỌC
Câu 1 : Nếu được tham gia thiết kế 1 tổ chức, anh/chị lựa chọn
khuynh hướng tổ chức nào? Giải thích vì sao? (Khẳng định/ Nếu
khái niệm, đặc điểm khuynh hướng tổ chức đó/ Giải thích)
Nếu được tham gia thiết kế 1 tổ chức, em lựa chọn khuynh hướng
lý thuyết tổ chức cơ học.
Khái niệm : Là những tổ chức của con người xã hội nhưng được
xem xét như một cỗ máy, thể hiện chi tiết và chính xác, chặt chẽ
mối quan hệ quyền lực với tính đẳng cấp, thứ bậc rõ ràng, thủ tục
làm việc, cơ chế vận hành phố hợp nghiêm ngặt, phương pháp làm
việc cứng nhắc, hạn chế tối đa sự thay đổi.
Đặc điểm tổ chức cơ học :
• Sự phân công lao động tỉ mỉ, chặt chẽ. Vị trí công tác của
từng cá nhân được phân định chính xác, nhiệm vụ chính
thức mà tổ chức giao cho họ.
Cơ cấu quyền lực chặt chẽ theo thứ bậc, trật tự, có sự tập
trung, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành.
Trách nhiệm cá nhân rõ ràng, quyền hạn cũng rõ ràng.
• Hệ thống thông tin bên trong tổ chức được thiết kế chặt chẽ,
thường theo mô hình khép kín một chiều, thông tin từ cấp
trên xuống cấp dưới là chỉ thị, truyền đạt. Thông tin từ cấp
dưới lên cấp trên là báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo. Hệ thống
truyền tin được quy định chặt chẽ cụ thể và
• Mục tiêu của tổ chức thường được tính toán và nghiên cứu
một cách chặt chẽ bởi những nhà quản lý lãnh đạo. Mục tiêu
được phân bổ hợp lý cho các đơn vị, cá nhân có tính bắt
buộc, đòi hỏi các đơn vị cá nhân phải cam kết với mục tiêu,
kiểm soát mục tiêu một cách chặt chẽ.
• Các nguồn lực khác của tổ chức : nguồn lực chung là tài sản
chung, sở hữu chung, quản lý một cách chặt chẽ mà không
thuộc về một cá nhân cụ thể nào.
• Văn hóa thường là văn hóa nhất thể, gắn với sự phục tùng,
gắn với ý thức tuân thủ kỷ luật. lOMoAR cPSD| 45734214
Môi trường : các tổ chức cơ học do tính khép kín ít bị ảnh
hưởng vì môi trường, nó đứng theo kiểu của nó và không
thay đổi để thích nghi với môi trường.
Em lựa chọn khuynh hướng lý thuyết tổ chức cơ học nếu được
tham gia thiết kế 1 tổ chức vì :
• Mục tiêu của tổ chức được xác định rõ ràng, tránh xung đột,
nhầm lẫn, chồng chéo mục tiêu.
• Tổ chức được thiết kế hợp lý, chặt chẽ.
• Từng thành viên trong tổ chức được sắp xép một cách hợp
lý vào vị trí nhất định.
• Tổ chức được vận hành chính xác với độ tin cậy cao vì cả
quy trình vận hành được xác lập hoàn hảo và chặt chẽ.
• Hiệu quả hoạt động của tổ chức cao do cấu trúc hợp lý, phân
công nhiệm vụ rõ ràng, ý thức phục tùng cao.
• Quản lý những tổ chức này tương đối dễ và thuận lợi.
Câu 2 : Sai lầm khi thiết lập mục tiêu/ nguyên nhân/ giải pháp.
Lấy ví dụ minh họa
Những sai lầm khi thiết lập mục tiêu :
• Đặt mục tiêu quá cao, vượt khả năng của tổ chức
• Xác lập quá nhiều mục tiêu
• Xác lập hoặc lựa chọn sai mục tiêu Lẫn lộn giữa mục tiêu
và phương tiện Nguyên nhân :
• Người lãnh đạo không đủ năng lực hay có đủ năng lực
nhưng không đủ quyền lực cá nhân để thể hiện bản lĩnh cá
nhân và chịu sự chi phối của tập thể kém hiểu biết hoặc cố
tình duy trì lợi ích nhóm trong tổ chức
• Tham vọng của nhà quản lý, tổ chức,...
• Sức ép của các bên liên quan
• Văn hóa của tổ chức Biện pháp :
• Để tránh sự sai lầm trong việc thiết lập mục tiêu, cần nắm
được các tiêu chí xác định mục tiêu đó là tính thách thức và
vừa khả năng cần được đề ra trong mục tiêu. Mục tiêu cần
phải có mốc thời gian, không gian thực hiện rõ ràng. Mục
tiêu có thể đo lường, đáh giá kết quả được. lOMoAR cPSD| 45734214
Mục tiêu của tổ chức phải phù hợp với điều kiện thực tế.
Nhà quản lý và người nghiên cứu nên xem xét đến các vấn
đề như thị trường, mức độ cạnh tranh, khả năng, nguồn lực,...
• Mục tiêu cần nằm trong khả năng nội bộ của tổ chức. Nó
không nên quá dễ dàng hoặ quá khó để đạt được.
Ví dụ : Một chi nhánh bán sản phẩm thiết bị điện ở địa bàn thành phố
Hà Nội có mục tiêu sẽ đạt doanh thu tháng 7 là 2 tỷ đồng. Để thực
hiện được mục tiêu này thì những người quản lý bán hàng đã tạo ra
những chiến lược quảng bá thị trường và những chương trình ưu đãi
thông minh trong tháng 7 là chương trình bốc thăm trúng thưởng vào
cuối tuần nếu khách hàng mua hàng tại chi nhánh và trong thời gian
ngày 7/7 sẽ có chương trình ưu đãi giảm giá đến 10%. Chiến lược này
đã đánh vào tâm lý người dân mong muốn mua hàng giảm giá mà lại
còn có cơ hội trúng thưởng nên doanh thu vào ngày 7/7 đã tăng vọt.
Và doanh thu cuối tháng đã vượt chỉ tiêu đề ra 15%
Câu 3 : Vận dụng quy luật hệ thống. Chỉ ra xung đột đẳng cấp
và xác định mạng lưới trong tổ chức. Cách khắc phục (Khái niệm/
Đặc điểm của hệ thống/ Quan hệ đẳng cấp/ Quan hệ mạng lưới/
Xung đột đẳng cấp/ Xung đột mạng lưới/ Ví dụ minh họa)
Khái niệm hệ thống : Là một tập hợp các phần tử có mối liên hệ, tác
động qua lại với nhau tạo thành một thể thống nhất, xác định một
cơ chế vận hành để có được chức năng hay mục tiêu của hệ thống
mà không một phân tử riêng lẻ nào có thể thực hiện được. Trong
hệ thống đó chứa nhiều tiểu hệ thống hoặc các phần tử nhỏ hơn và
giữa các hệ thống luôn chịu sự tác động của các hệ thống khác
• Hệ thống cấu trúc quản lý : liên quan đến triết lý, chính sách
quản lý. Đội ngũ, nguồn lực đội ngũ quản lý. Quyền lực và cấu trúc quyền lực.
• Hệ thống đầu vào, hệ thống quá trình và hệ thống đầu ra đòi
hỏi phải có sụ tương thích với nhau. lOMoAR cPSD| 45734214
• Hệ thống tự bản thân nó với yếu tố bên ngoài đòi hỏi vừa
phải có tính độc lập tương đối vừa phải có sự thích nghi Quan hệ đẳng cấp :
Tính thứ bậc xác định mối quan hệ đẳng cấp trong tổ chức.
• Quan hệ đẳng cấp là điều kiện cần thiết để bộ máy hoạt
động có hiệu lực, nhưng cũng là nơi tiềm ẩn những xung đột
quyền lực, đồng thời nó cũng là động cơ thúc đẩy con người
nỗ lực thăng tiến trong bậc thang quản lý.
Do vậy, để hệ thống tổ chức vận hành thuận lợi thì ngay từ
khi thiết kế hệ thống đã phải làm rõ phân chia đẳng cấp
trong hệ thống, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp phải
được phân định rõ ràng.
• Đấu tranh giành quyền lực trong cấu trúc đẳng cấp của hệ
thống là việc không thể tránh khỏi. Để giữ hệ thống ở trạng
thái ổn định hoặc phát triển “ít nóng” hơn thì cấp trung gian được thành lập. Quan hệ mạng lưới :
• Quan hệ mạng lưới hình thành do tính cấu trúc của hệ
thống quyết định. Quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp gọi là quan hệ mạng lưới.
• Trong quan hệ mạng lưới thì xung đột chức năng luôn là
xung đột tiềm ẩn trong hệ thống. Do vậy, để đề phòng và
giải quyết xung đột chức năng cần hết sức chú trọng kiểm soát ranh giới.
• Xử lý tốt chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp
trong mạng lưới mới đảm bảo được tính cấu trúc của hệ
thống, bên cạnh đó cần quy định mối quan hệ giữa các bộ
phận tùy theo yêu cầu cấu trúc hệ thống có thể quy định
lỏng lẻo hay chặt chẽ.
Ví dụ : Hệ thống xã hội
Trong xã hội học, một hệ thống xã hội được hiểu cơ bản
chính là mạng lưới các mối quan hệ khuôn mẫu và các hệ
thống này sẽ góp phần tạo thành một tổng thể thống nhất
tồn tại giữa các cá nhân, nhóm và tổ chức. Đó chính là lOMoAR cPSD| 45734214
cấu trúc chính thức của vai trò và trạng thái để có thể
hình thành trong một nhóm nhỏ và ổn định. Mỗi một cá
nhân có thể thuộc nhiều hệ thống xã hội cùng một lúc.
Cụ thể chúng ta đưa ra ví dụ về các hệ thống xã hội bao
gồm các đơn vị gia đình hạt nhân, cộng đồng, thành phố, lOMoAR cPSD| 45734214
quốc gia, địa phương, doanh nghiệp, trường đại học, tập
đoàn kinh tế và ngành công nghiệp. Tổ chức và định
nghĩa của các nhóm trong một hệ thống xã hội sẽ có sự
phụ thuộc cụ thể vào các thuộc tính chung khác nhau mà
chúng ta có thể kể đến như vị trí, địa vị, tình trạng kinh tế
xã hội, chủng tộc, tôn giáo, chức năng xã hội hoặc các
đặc điểm khác biệt khác.
Câu 4 : Phân tích vòng đời của 1 tổ chức cụ thể
Giai đoạn hình thành tổ chức : đây là giai đoạn các nhà quản lý
trên cơ sở ý tưởng thanh lập tổ chức đã xác lập mục tiêu, tổng hợp
các nguồn lực xây dựng cơ cấu tổ chức để hình thành nên tổ chức
theo ý định của mình. Đây là giai đoạn rất khó khăn vì tổ chức
đang trong quá trình hình thành nếu thiếu nhiều nguồn lực khác
nhau nhất là việc tìm được đối tác hợp tác.
Giai đoạn ổn định tổ chức : đây là giai đoạn mà tổ chức đi vào
hoạt động nề nếp, cơ cấu tổ chức rõ ràng các thành viên dần xác
định được chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình dần mang tính
chuyên môn hóa làm cho năng suất lao động tăng và trong giai
đoạn này bắt đầu thử thách các nhà quản lý nếu họ bằng lòng thì tổ
chức sẽ rơi vào tình trạng tồi tệ, nếu nhà quản lý không bằng thì họ
sẽ tìm cách thúc đẩy tổ chức phát triển.
Giai đoạn phát triển của tổ chức : đây là giai đoạn đỉnh cao của tổ
chức với sự phân công lao động triệt để, năng suất lao động cao,
lợi nhuận các cá nhân trong tổ chức lớn đây được gọi là giai đoạn
cực thịnh, lúc này tổ chức cũng bắt đầu những mầm mống của sự
đi xuống, sự kiêu căng, chủ quan duy ý trí của nhà quản lý
Đối với nhân viên thì xuất hiện những nhóm lợi ích vì xung
đột tranh giành quyền lực và lợi ích do đó đây là giai đoạn
phát triển đỉnh cao được coi là đại phúc nhưng cũng có thể coi là đại học
Giai đoạn tiêu vong hoặc tái sinh : • Tiêu vong :
Đây là giai đoạn cuối cùng của vòng đời tổ chức, tổ chức
giải thể hoặc phá sản. Đẩy tổ chức vào giai đoạn này là tai
họa không chỉ cho tổ chức mà còn là tai họa cho hệ thống và xã hội. lOMoAR cPSD| 45734214
Khi nhà quản lý không nhận thức được sai lầm, tiếp tục
làm trầm trọng hóa các xung đột, mâu thuẫn trong tổ chức
ngày càng gia tăng, tất yếu dẫn đến tiêu vong tổ chức. • Tái sinh tổ chức :
Khi nhà quản lý nhận thức được sai lầm đưa ra những
chính sách thay đổi cho phù hợp với môi trường => Tổ chức điều chỉnh.
Khi đó tổ chức lại bắt đầu vòng đời mới, chu kỳ mới àm
cho đường cong vòng đời của tổ chức không đi xuống suy
thoái và hủy diệt mà trở lại tiếp tục đi lên nhưng không theo
con đường cũ mà bắt đầu vào giai đoạn hình thành mới của tổ chức. Ví dụ :
Câu 5 : Nguyên nhân dẫn tới sự tự điều chỉnh của tổ chức
Nguyên nhân dẫn tới sự tự điều chỉnh của tổ chức là :
Nguyên nhân xã hội : Xã hội luôn vận động theo xu hướng đi lên,
đồng thời xu hướng chung của xã hội đều có ảnh hưởng đến các
tổ chức cũng như con người, ví dụ như có sự thay đổi trong xu
hướng thị trường, xu hướng tiêu dùng, nhu cầu của khách hàng,...
Do vậy, các tổ chức cũng cần thay đổi để thích ứng với xã hội mới.
Nguyên nhân kinh tế : Xu hướng thay đổi trong kinh tế có sức
mạnh khó lay chuyển được, như biến động về thị trường, về dòng
tiền, sự thay đổi của nền kinh tế, toàn cầu hóa, hội nhập,... làm
cho hình thức cạnh tranh thay đổi nhiều buộc các tổ chức cũng
phải thay đổi theo cho phù hợp.
Nguyên nhân công nghệ : Tốc độ thay đổi của công nghệ ngày
càng mạnh mẽ và thần tốc. Vì vậy, các tổ chức cần thiết phải tìm
hiểu, nghiên cứu kỹ về công nghệ vì đó là công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi tổ chức.
Câu 6 : Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức. Nêu ví dụ minh
họa (Những quá trình và cấu trúc hữu hình/ Hệ thống giá trị được
tuyên bố/ Những quan niệm chung)
Về phía các thành viên : lOMoAR cPSD| 45734214
• Các thành viên trong tổ chức là người cũng có ảnh hưởng
không nhỏ tới việc xây dựng văn hóa tổ chức.
• Nếu trong nội bộ tổ chức, các thành viên có sự đoàn kêt,
hợp tác, tác phong nhanh nhẹn, không khí làm việc thân
thiện, cởi mở sẽ xây dựng được văn hóa tổ chức lành mạnh và ngược lại..
• Các thành viên là người trực tiếp đưa ra những đề xuất, ý
kiến, góp ý cho lãnh đạo trong việc xây dựng ý tưởng, đề ra
những giải pháp và cách thức xây dựng văn hóa tổ chức.
Từ các yếu tố bên ngoài : + Đối thủ cạnh tranh
• Các tổ chức phải tìm hiểu về văn hóa tổ chức của các đối thủ
cạnh tranh, nắm rõ được những ưu điểm và hạn chế trong văn hóa tổ chức của họ.
• Từ đó có thể học hỏi, tiếp thu những mặt mạnh, những điểm
tích cực, thành công của đối thủ cạnh tranh đã làm được, đồng
thời có bước đi đúng đắn, tránh sai lầm mà đối thủ cạnh tranh đã mắc phải.
• Tuy nhiên cần phải học hỏi có chọn lọc các yếu tố phù hợp với
điều kiện của văn hóa tổ chức mình và tránh tính trạng học hỏi
thái quá làm mất đi bản sắc văn hóa của tổ chức mình.
+ Các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hóa, pháp luật và đạo đức
• Mỗi tổ chức đều xây dựng văn hóa tổ chức cho phù hợp với đặc
điểm của tổ chức mình và các điều kiện, yếu tố khách quan như
kinh tế, chính trị, pháp luật, đạo đức,...
• Mỗi tổ chức cần lấy các yếu tố kinh tế, chính trị, pháp luật, đạo
đức,... là nền tảng, là thước đo để điều chỉnh hành vi của tổ
chức sao cho phù hợp, không nên đi ngược lại các yếu tố đó để
tránh tình trạng mất phương hướng, tụt hậu thậm chí là vi phạm
những chuẩn mực, nguyên tắc của xã hội dẫn đến sự thiếu bền
vững và khả năng thích nghi của tổ chức.
+ Giao lưu văn hóa và hội nhập quốc tế
• Trong quá trình giao lưu văn hóa và hội nhập quốc tế các tổ
chức sẽ có cơ hội tiếp xúc với rất nhiều tổ chức trên thế giới có
nền văn hóa đặc sắc, độc đáo và tiến bộ. lOMoAR cPSD| 45734214
• Cần có sự tiếp thu một cách có chọn lọc văn hóa tổ chức của các
tổ chức khác trên thế giới đặc biệt là các tổ chức có cùng lĩnh
vực hoạt động, thành công, và có nền văn hóa tổ chức tiến bộ, phù hợp.
• Học hỏi một cách có chủ đích, tránh tình trạng tiếp thu ồ ạt làm
mất bản sắc văn hóa của tổ chức mình.
Câu 7 : Thiết kế cơ cấu của 1 tổ chức và nhận xét (Khái niệm
cơ cấu tổ chức/ Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức/ Nhận xét)
Khái niệm : Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được xác định rõ
mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm được bố trí theo cách thức nhất
định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu này và nhiệm vụ đã đặt ra của tổ chức.
Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào các yếu tố sau :
• Chiến lược phát triển của tổ chức • Quy mô của tổ chức
• Công nghệ mà tổ chức sử dụng • Môi trường
• Quyền lực và sự kiểm soát quyền lực Nguyên tắc khi thiết kế cơ cấu của tổ chức :
• Đảm bảo tính hiệu quả : nhanh nhất và tiết kiệm • Linh hoạt • Cân đối
• Gắn với mục tiêu Thống nhất trong chỉ huy Các loại hình cơ cấu tổ chức :
• Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
• Mô hình cơ cấu theo chức năng
• Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
• Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ
• Mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận
Câu 8 : Cản trở của quá trình tự điều chỉnh/ cách khắc phục
Câu 9 : Các phong cách lãnh đạo
Phong cách quản lý chuyên quyền lOMoAR cPSD| 45734214
• Phong cách chuyên quyền là tác động cưỡng chế, áp đặt của chủ
thể quản lý đến đối tượng quản lý trên cơ sở sử dụng quyền lực
một cách tối đa trong điều kiện, hoàn cảnh đặc biệt, với những
công việc đặc thù, nhằm đạt tới hiệu quả tối ưu. Đặc trưng : • Lựa chọn công cụ • Cách thức tác động
• Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc
Phong cách quản lý dân chủ
• Phong cách dân chủ là tác động qua lại, hài hòa của chủ thể
quản lý đến đối tượng quản lý trên cơ sở sử dụng quyền lực một
cách phù hợp nhằm đạt tới hiệu quả tối ưu Đặc trưng : • Lựa chọn công cụ • Cách thức tác động
• Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc
Phong cách quản lý “tự do”
• Phong cách quản lý “tự do” là tác động khuyến khích, động
viên của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý trên cơ sở sử
dụng quyền lực một cách tối thiểu với những công việc đặc thù
nhằm đạt tới hiệu quả tối ưu. Đặc trưng : • Lựa chọn công cụ • Cách thức tác động
• Đối tượng, hoàn cảnh và tính chất công việc
Câu 10 : Đặc điểm của tổ chức chính thức? Lấy ví dụ minh họa.
Tổ chức phục vụ cho việc xác lập mục tiêu và vì mục tiêu mà tổ chức
tồn tại và phát triển.
Ví dụ : Hoạt động của các doanh nghiệp là đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận.
Hoạt động của các tổ chức tôn giáo là giải quyết về mặt đời
sống tinh thần cho người dân,...
Tổ chức là nơi tập hợp những con người có trình độ, nguồn gốc, văn
hóa, khả năng, kỹ năng, kiến thức và cương vị khác nhau nhưng có
chung một điểm là cùng nhau thực hiện mục tiêu của tổ chức. lOMoAR cPSD| 45734214
Có sự phân biệt về vị trí vai trò và phân công lao động trong tổ chức.
Tổ chức được cấu trúc bậc thang quyền lực phục vụ cho quản lý.
Tổ chức tồn tại đòi hỏi luôn phải tự điều chỉnh để thích nghi với
những biến đổi của môi trường.
Tổ chức không chỉ bao gồm các cá nhân liên kết với nhau thông qua
vai trò của họ trong tổ chức mà còn bao gồm cả liên minh của các nhóm lợi ích.
Các giá trị của tổ chức luôn được xác định thông qua các chính sách, các triết lý.