Đề cương Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ | Đại học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 45619127
TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Câu 1 Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện chính
trị? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: -
Tài liệu lưu trữ nước ta với tư cách là sản phẩm của cuộc đấu
tranh giai cấp chống thù trong giặc ngoài, khi được sử dụng hợp lý sẽ
đóng góp một phần lớn vào nhiệm vụ đấu tranh chính trị, đấu tranh ngoại
giao hiện nay cũng như sau này. -
Tài liệu lưu trữ trong nhiều trường hợp hơn bất cứ một loại chứng
cứ lịch sử nào là một bằng chứng có sức thuyết phục lớn lao, có tính pháp
lý hiển nhiên về chủ quyền lãnh thổ của đất nước, về đường biên giới quốc
gia được hình thành trong lịch sử, phục vụ việc cắm mốc biên giới phía
Bắc và Tây Nam của tổ quốc (quần đảo hoàng sa, Trường sa). Các bản đồ
thời nhà Nguyễn, bản đồ của thực dân Pháp… -
Là bằng chứng tố cáo âm mưu, tội ác chiến tranh của thực dân
Phápvà đế quốc Mỹ. Các tài liệu về điều tra, khảo sát, thăm dò tài nguyên
thiên nhiên vùng đồng bằng bắc bộ, tài liệu điều tra khảo sát lòng hồ song
Đà… tố cáo Pháp và Mỹ đã khia thác thuộc địa, bóc lột về kinh tế nước
ta, bản án chế độ hực dân Pháp
Câu 2 Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện kinh
tế? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: -
Là cơ sở để tiến lập quy hoạch phát triển kinh tế. Căn cú vào các
tàiliệu về chủ trương, dường lối phát triển kinh tế để tổng kết, rút kinh
nghiệm. Căn cú vào đặc điểm của từng vừng lãnh thổ để quy hoạch phát triển kinh tế; -
Là cơ sở để xem lại các thiết kế, tính toán kỹ thuật; -
là cơ sở để tìm kiếm, khai thác tài nguyên thiên nhiên căn cứ
vàocác bản vẽ, báo cáo thăm dò tài nguyên..; 1 lOMoAR cPSD| 45619127 -
Để sửa chữa, cải tạo hoặc khôi phục các công trình bị tàn phá
bởichiến tranh hoặc thiên tai.
Câu 3 Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện văn
hóa? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
Tài liệu lưu trữ với tư cách là một loại di sản văn hóa đặc biệt của đân tộc
cung cấp nhiều tri thức văn hóa khác nhau, có thể sử dụng để tổng kết
kinh nghiệm đấu tranh cách mạng của nhân dân ta, tuyên truyền, giáo dục
chủ nghĩa anh hùng cách mạng, trau dồi văn hóa, xây dựng con người mới
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin về các hoạt động và thành tựu đạt
được trong các hoạt động văn hóa như nghiên cứu khoa học, văn học nghệ thuật;
Là căn cứ để nghiên cứu, phê bình trong lĩnh vực văn hóa từ đó đưa ra
chủ trương, đường lối, chính sách phát triển văn hóa.
C lâu 4 Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện
khoa học? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI: -
Là cơ sở để tạo ra các phát minh sáng chế mới; -
Là cơ sở để phát triển các đề tài nghiên cứu khoa học (là nguồn
tàiliệu tham khảo, phát triển đề tài mới); -
Là nguồn sử liệu có giá trị làm căn cứ để nghiên cứu lịch sử
pháttriển của xã hội loài người, của từng dân tộc, từng ngành; -
Dựa vào tài liệu khí tượng thủy văn để nghiên cứu rút ra quy luật
củatự nhiên của thời tiết để chủ động gieo trồng các loại cây thích hợp cho năng suất cao. Câu 5
Phân tích khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI:
“Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu lOMoAR cPSD| 45619127
cầu nghiên cứu, giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan tổ
chức và cá nhân”
Thông tin trong tài liệu lưu trữ là các thông tin quá khứ có độ chính xác
cao, có giá trị về nhiều mặt nhưng chỉ phát huy được hết vai trò của mình
khi được khai thác sử dụng; Câu 6
Phân tích mục đích của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI:
“Để biến các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thành các thông tin
bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế văn hóa, khoa học
kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử” Tài liệu lưu trữ nếu không được phục vụ
KTSD thì giá trị của nó sẽ không dược phát huy. TCKTSD tốt giúp phát
huy giá trị tài liệu trên mọi phương diện phục vụ các nhu cầu khác nhau
của đời sống xã hội...
Câu 7 Trình bày ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ?
Cho ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
1. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuốicùng
của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một chuỗi các quy trình nghiệp
vụ đều nhằm mục đích cuối cùng là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, đưa
thông tin trong tài liệu lưu trữ đến với độc giả để đáp ứng các nhu cầu
khác nhau trên mọi phương diện của đời sống đặc biệt là nghiên cứu khoa học lịch sử.
2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là động lực mạnh
mẽthúc đẩy các khâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu phát triển, nhiều độc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu đặt ra
yêu cầu phát triển các nghiệp vụ trước đó.
3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cơ sở để đánh
giácác quy trình nghiệp vụ lưu trữ trước đó. Đánh giá thu thập có đầy lOMoAR cPSD| 45619127
đủ, chính xác không? XĐGT có chính xác không? Tổ chức tài liệu , xây
dựng công cụ thống kê đã khoa học, dễ tra tìm hay chưa? Bảo quản tài liệu có tốt không...
4. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ có
tácdụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho
nhà nước và nhân dân. Tổ chức KTSD tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ
biến các giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất phục
vụ cho xã hội. Ví dụ như sửa chữa, cải tạo công trình xay dựng.
5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa
lưutrữ với xã hội và nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của công tác
lưu trữ. Thông qua tổ chức KTSD tài liệu lưu truwxphats huy giá trị phục
vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội, tuyên truyền, giáo dục truyền thống,
đưa công tác lưu trữ đến gần hơn với nhân dân, phục vụ thiết thực cho đời
sống nhân dân. Ví dụ thông qua triển lãm về văn miếu QTG giúp nhan
dân hiểu thêm về truyền thống giáo dục của Việt Nam
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực
cho xã hội, cho kho lưu trữ từ đó tạo nên nguồn động viên hữu hiệu
cho cán bộ ngành lưu trữ.
Câu 8 Phân biệt sự khác nhau giữa sử dụng tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng
TLLT và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT?
Sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của độc giả, người có nhu cầu tìm
tin, sử dụng thông tin trong tài liệu để phục vụ cho các mục đích khác nhau.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của người làm lưu trữ:
Lấy các tài liệu trong kho ra để phục vụ khi độc giả có yêu cầu, mang tính bị động.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của người làm
lưu trữ ngay cả khai độc giả chưa có yêu cầu tìm tin thì cán bộ lưu trữ căn
cứ vào tiềm năng thông tin trong tài liệu để kích thích nhu cầu tìm tin của lOMoAR cPSD| 45619127
độc giả, hoạt động này mang tính chủ động, hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển chung.
Những hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nào được áp dụng
tại các lưu trữ cơ quan? Xác định rõ đâu là hình thức chủ động, đâu
là hình thức bị động đối với lưu trữ cơ quan?
Hình thức chủ động: Triển lãm tài lệu lư trữ, tổ chức hội thảo chuyên
đề, tham quan kho lưu trữ, xây dựng phim ảnh lịch sử của cơ quan. Hình
thức bị động: Tổ chức KTSD tài liệu tại phòng đọc, cấp bản sao, chứng
thực lư trữ, cho mượn tài liệu.
Những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nào được
áp dụng tại các lưu trữ lịch sử? Xác định rõ đâu là hình thức chủ
động, đâu là hình thức bị động đối với lưu trữ lịch sử? Hình thức chủ
động: Thông báo, giới thiêu TLLT trên các phương tiện thông tin truyền
thông, Triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu, xuất bản ấn phẩm, biên
soạn sách chuyên khảo, xây dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm ghi hình,
sưu tập ảnh theo chuyên đề, tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan kho,
trung tâm lưu trữ, và cung cấp các dịch vụ lưu trữ Hình thức bị động: Tổ
chức KTSD TLLT tai phòng đọc, cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ,
cho mượn tài liệu lưu trữ.
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng TLLT?
Luật Lưu trữ 2011 điều 31, khoản 1 điều 33
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ điều 16, 17 Thôg
tư số 10/2014/TT-BNV nhày 1/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về sử
dụng tài liệu tài phòng đọc của các lưu trữ lịch sử
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về trách nhiệm của cơ quan,
tổ chức trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Khoản 3 điều 29, khoản 2 điều 33 Luật Lưu trữ 2011 ; lOMoAR cPSD| 45619127
Khoản 2 điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ;
Khoản 1, 2 Điều 3 Thôg tư số 10/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 của Bộ
Nội vụ quy định về sử dụng tài liệu tài phòng đọc của các lưu trữ lịch sử
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về quyền và nghĩa vụ của
đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ?
Luật lưu trữ 2011: Khoản 1, 2 Điều 29, khoản 7 Điều 30 và khoản 1,3 điều 34;
Thôg tư số 10/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về
sử dụng tài liệu tài phòng đọc của các lưu trữ lịch sử: Khoản 3 Điều 3,
khoản 3 Điều 7, Điều 8, Khoản 1,2,3 Điều 9
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về giải mật tài liệu lưu trữ?
Khoản 3, 4 Điều 30 Luật Lưu trữ 2011
Điểm c, điểm d khoản 2 điều 11 pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000;
Quy định số 212-QĐ/TW về giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức
trước khi nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng và tài liệu của kho
Lưu trữ trung ương đảng;
Điều 12, 13 Thông tư số: 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015
cả Bộ công an hướng dẫ thực hiện một số điều của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của chính phủ quy định chi
tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ
Quy định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ;
Tại sao phải đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tại Việt Nam:
Do tài liệu PLT quốc gia Việt Nam có giá trị về nhiều mặt;
Nhu cầu KTSD ngày cáng cao;
Các hình thức đang áp dụng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế;
Chính sách tiếp cận thông tin được mở rộng; lOMoAR cPSD| 45619127
Bắt kịp với xu thế tất yếu của thế giới và thơi đại.
CHƯƠNG 2: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI lOMoAR cPSD| 45619127 TỔ CHỨC
Về quy mô: Căn cứ vào quy mô của kho lưu trữ, giá trị của tài liệu KHAI
và đối tượng khai thác sử dụng. Các lưu trữ lịch sử có quy mô lớn, THÁC SỬ
tài liệu có giá trị lịch sử phổ biến rộng rãi, đối tượng khai thác sử
DỤNG TÀI dụng là đông đảo độc giả trong và ngoài nước, số lượng người khai LIỆU LƯU
thác hằng năm lớn thì phòng đọc có quy mô lớn. Các lưu trữ cơ quan TRỮ TẠI
có quy mô nhỏ, tài liệu chủ yếu có giá trị thực tiễn, đối tượng khai PHÒNG
thác chủ yếu là các cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong cơ ĐỌC (hình
quan, số lượt khai thác hằng năm không lớn thì không phố trí phòng thức bị
đọc riêng mà bố trí ngay tại phòng làm việc của cán bộ văn thư – lưu động, áp trữ. dụng ở cả
Về địa điểm: Phòng đọc cần đặt tại những nơi có không gian thoáng lưu trữ cơ
mát, đủ ánh sáng, rộng rãi thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài quan và lưu liệu. trữ lịch sử)
Về trang thiết bị: Trang thiết bị trong phòng đọc cần phải được LIỆU LƯU
trang bị phù hợp với từng loại hình tài liệu để đảm bảo cho độc giả TRỮ
tra tìm nhanh chóng, khai thác dễ dàng, tăng năng suất lao
ĐIỀU KIỆN động.Trang thiết bị trong phòng đọc bao gồm bàn, ghế, quạt, điều
ÁP DỤNG: hòa, giá tủ để tài liệu và các công cụ tra cứu.Trong kho lưu trữ bảo
Là hình thức quản nhiều loại hình tài liệu với nhiều kích cỡ, chất liệu khác nhau
được áp dụng đòi hỏi phải cung cấp trang thiết bị khai thác phù hợp. Ngoài các
phổ biến tại công cụ tra cứu chính còn cần bố trí thêm các công cụ tra cứu bổ trợ
tất cả các lưu như các tập san, ấn phẩm kinh điển, các tạp chí chuyên ngành liên trữ
quan đến chức năng, nhiệm vụ của kho lưu trữ, các văn bản chỉ đạo YÊU
CẦU của đảng và nhà nước… Ngoài ra còn cần có nội quy phòng đọc để ĐỐI
VỚI độc giả thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo vệ an toàn tài liệu PHÒNG ĐỌC:
lưu trữ khai khai thác, sử dụng (Trong nội quy cần quy định
rõ thời gian phục vụ, quyền và nghĩa vụ của độc giả, quy trình khai
thác sử dụng, nghĩa vụ của cán bộ phụ trách phòng đọc…) Nhiệm
vụ của cán bộ phụ trách phòng đọc: Tại các phòng đọc của lưu trữ 8 Downloaded by Mai Linh Tr?nh Th?
(trinhthimailinh5623@gmail.com) lOMoAR cPSD| 45619127
lịch sử bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách có nhiều năm kinh nghiệm,
tại các phòng dọc của lưu trữ cơ quan thì bố trí cán bộ văn thư – lưu
trữ kiêm nhiệm. Tùy vào đặc điểm cụ thể của từng phòng đọc mà số
lượng công việc của cán bộ phụ trách phong đọc có thể tăng lên hoặc
giảm xuống, nhưng chủ yếu là các nhiệm vụ sau: Tiếp nhận độc giả
đến khai thác sử dụng tài liệu; Làm thẻ độc giả; Thực hiện các thủ
tục phục vụ đôc giả KTSD tài liệu; Hướng dẫn độ giả sử dụng công
cụ tra cứu; Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ; Quản lý hệ thống sổ,
biểu mẫu đăng ký, quản lý, phục vụ độc giả; Lập hồ sơ quản lý việc
sử dụng tài liệu tại phòng đọc của độc giả.
Nghĩa vụ của độc giả: Xuất trình giấy tờ tùy thân và các giấy tờ có
liên quan khác (Các độc giả KTSD vì mục đích công vụ cần xuất
trình chứng minh nhân dân/hộ chiếu, giấy giới thiệu, đơn đề nghị của
cơ quan tổ chức; Các độc giả nghiên cứu vì muc đích cá nhân phải
xuất trình CMND, đơn xị KTSD có xác nhận của chính quyền địa
phương nơi cư trú; Độc giả nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu, được
sự bảo lãnh của cơ quan có thẩm quyền và đơn xin KTSD tài lệu);
Thực hiện nghiêm túc các thủ tuc và quy định của nhà nước, của cơ
quan lưu trữ; Bảo vệ an toàn tài liệu; Không tẩy xóa, đánh dấu, viết
vẽ bậy lên tài liệu, không làm rách, nhàu, đảo lộn trật tự sắp xếp của
tài liệu; Trả phí, lệ phí KTSD theo quy định
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Tại lư trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán
bộ cong chức viên chức trong cơ quan và các cơ quan đơn vị trực
thuộc. Tại các lư trữ lịch sử phục vụ đông đảo độc giả trong và ngoài nước
QUY TRÌNH PHỤC VỤ:
Bước 1: Độc giả xuất trình chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy
giới thiệu, văn bản đề nghị
Bước 2: Cán bộ phòng đọc hướng dẫn độc giả điển đầy đủ các thông
tin vào phiếu đăng ký khai thác sử dụng tài liệu. lOMoAR cPSD| 45619127
Bước 3: Cán bộ phòng đọc tiến hành đăng ký độc giả vào sổ đăng
ký độc giả, hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra cứu và ghi các
thông tin vào phiếu yê cầu đọc tài liệu.
Bước 4: Cán bộ phòng đọc trình hồ sơ đăng ý KTSD tài liệu của độc
giả cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 5: Trên cơ sở phê duyệt của người có thẩm quyền, cán bộ
phòng đọc tiến hành xuất tài lêu ra khỏi kho để phục vụ độc giả.
Bước 6: Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu. ƯU ĐIỂM:
Đối với độc giả: Có thể cùng lúc KTSD nhiều tài liệu đồng thời có
thể bổ sung tài liệu phát sinh trong quá trình nghiên cứu; Có cơ hội
được tra cứu, tham khảo các tài liệu bổ trợ như tư liệu, xuất bản
phẩm; Được trực tiếp tiếp xúc với bản gốc của tài liệu, nghiên cứu
được cả về nội dung và hình thức; Được mở rộng thành phần tài lệu
lưu trữ cần tra cứu; Được tiếp xúc trục tiếp với cán bộ phong đọc tạo
điều kiện để được hướng dẫn, giải đáp thắc mắc.
Đối với cơ quan lưu trữ: Khi tổ chức tốt công tác KTSD TLLT tại
phong đọc sẽ tạo thuận lợi cho cơ quan có điều kện bảo vệ an toàn
tài liệu, tránh mất mát, thất lạc cả về vật mang tin và nội dung thông
tin; Tạo điều kiện để cán bộ phòng đọc chủ động thông tin giới thiệu
các tài liệu có liên quan cho đọc giả. HẠN CHẾ:
Đối với độc giả: Hạn chế về thời gian (Phòng đọc chỉ phục vụ trong
giờ hành chính còn độc giả đôi khi cần nghiên cứu trong thời gian
dài, hơn nữa thủ tục để KTSD tài liệu tốn khá nhiều thời gian); Hạn
chế về khoảng cách địa lý (Những độc giả ở xa kho lưu trữ cần di
chuyển mất nhiều thời gian, chi phí) lOMoAR cPSD| 45619127
Đối với cơ quan lưu trữ: Trong cùng một thời điểm không thể mang
một tài liệu đến phục vụ nhiều độc giả; Việc tiếp xúc nhiều lần với
bản gốc gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu; Hạn chế độc giả,
chỉ những người đến tận kho mới có cơ hội khai thác tài liệu. THÔNG MỤC ĐÍCH:
BÁO, GIỚI Để thông báo giới thiệu cho độc giả biết các tài liệu lưu trữ có giá
THIỆU trị đang bảo quản tại kho, TTLLT, làm tăng tri thức cho các đối TLLT TRÊN
tượng quan tâm nói riêng và toàn dân nói chung. Để độc giả nắm CÁC được thành
phần, nội dung tài liệu từ đó có kế hoạch khai thác sử PHƯƠNG dụng. TIỆN
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Chỉ áp dụng cho lưu trữ lịch sử
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Đông đảo quần chúng nhân dân, đặc THÔNG
biệt là các đối tượng tiềm năng của TTLT. TIN
CÁC LOẠI THÔNG BÁO GIỚI THIỆU TRUYỀN
Bản giới thiệu tổng quát tài liệu lưu trữ: dùng để giới thiệu tổng
THÔNG quát các thông tin về 1 TLLT (tên gọi, tác giả, thời gian địa điểm (hình
thức bị sản sinh, độ tin cậy, ngôn ngữ, tình trạng vật lý, nội dung khái quát động chỉ
áp và địa chỉ tra tìm), 1 Phông lưu trữ hoặc một sưu tập lưu trữ (tên dụng cho lưu
phông/STLL, thời gian bắt đầu kết thúc, thành phần, nội dung tài trữ lịch sử) liệu và
địa chỉ tra tìm). Ví dụ: Mộc bản Triều Nguyễn - Đề mục tổng quan, Tuyên truyền
cách mạng trước năm 1945 - Sưu tập tài liệu lưu trữ
Bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Dùng
để thông báo tóm tắt cho người nghiên cứu về những tài liệu đang
được bảo quản tại các KLT có liên quan đến một chủ đề nhất định Ví
dụ: Chiến tranh Đông Dương qua tiếng nói của binh lính Pháp. Bản
Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Là bản liệt kê các tài liệu
lưu trữ trong một hoặc một số phông về một chuyên đề nhất định.
(Nội dung chính bao gồm tên loại của chuyên đề; lời giới thiệu; tiêu
để, thời gian và số lưu trữ của HS, TL; thông tin về bản mục lục như lOMoAR cPSD| 45619127
hình thức sử dụng tài liệu của chuyên đề, thời gian hoàn thành, địa
chỉ biên soạn…) Ví dụ: Mục lục Châu bản triều Nguyễn - Tập II.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN:
Bước 1: Chọn chủ đề và hình thức thông báo giới thiệu
Bước 2: Sưu tầm và lựa chọn tài liệu để thông báo, giới thiệu
Bước 3: Biên soạn thông báo giới thiệu
Bước 4: Biên tập tài liệu để thông báo, giới thiệu
Bước 5: Giới thiệu nội dung trên các phương tiện thông tin đại
chúng, gửi qua đường bứu điện hoặc gửi trực tiếp đến các đối tượng tiểm năng.
YÊU CẦU: Phải giới thiệu được những tài liệu lưu trữ có giá trị mới
phát hiện trong các phòng kho lưu trữ; Nội dung phải thể hiện rõ tính
thời sự, thông tin phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội
ƯU ĐIỂM: Là một hình thức chủ động của cơ quan lưu trữ nhằm
thống báo, giới thiệu tài liệu có giá trị đang bảo quản trong kho
nhưng chưa được nhiều người biết đến; làm tăng tri thức cho các đối
tượng quan tâm nói riêng và đông đảo quần chúng nói chung. HẠN
CHẾ: Khả năng đáp ứng đúng nhu cầu của độc giả là rất nhỏ đặc
biệt là so với hình thức TCKTSD tại phòng đọc.
CUNG CẤP KHÁI NIỆM: Khoản 2 điều 33 luật lưu trữ quy định: Chứng thực BẢN
SAO, lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội BẢN dung
thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan CHỨNG
hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý. THỰC TÀI
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Ở tất cả các lưu trữ bao gồm cả LTCQ và LIỆU LƯU LTLS
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Những đối tượng có nhu cầu sử dụng
TRỮ (hình tài liệu để đối chứng, xác minh những sự việc đã xảy ra trong quá thức bị động
khứ nhưng bị mất chứng cứ cần dựa vào tài liệu lưu trữ và sự
áp dụng cả ở LTCQ và lOMoAR cPSD| 45619127 LTLS)
CÁC HÌNH THỨC: Cấp chứng thực bản sao, trích sao tài liệu lưu
chứng nhận trữ (Chứng thực sao chụp nguyên văn tài liệu hoặc một phần tài của cơ quan lưu trữ.
liệu bằng cách sao chụp, in từ bản số hóa); Cấp chứng thực nội dung
tài liệu lưu trữ (Chứng thực nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ
được sử dụng để tạo nên một tài liệu khác).
Bản sao gồm sao chứng thực và sao không chứng thực tùy theo yêu cầu của độc giả.
Chứng thực lưu trữ gồm 2 hình thức là chứng thực bản sao nguyên
văn toàn bộ tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông
tin trong tài liệu. Chia theo nội dung gồm chứng thực tiểu sử và
chứng thực theo chuyên đề.
Hồ sơ thực hiện chứng thực được bảo quản ít nhất 20 năm (gồm
phiếu yêu cầu chứng thực và bản lưu bản chứng thực tài liệu) QUY TRÌNH:
Bước 1: Người có nhu cầu cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ điền
đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu sao tài liệu (phụ lục 6) và phiếu
yêu cầu chứng thực tài liệu (phụ lục 8)
Bước 2: Nếu phiếu yêu cầu sao, chứng thực lưu trữ được duyệt, cán
bộ phòng đọc tiến hành xác minh nguồn gốc và địa chỉ của tài liệu:
tờ số, hồ sơ số, mục lục số, phông số
Bước 3: Cán bộ phòng đọc ghi các yếu tố trên vào dấu chứng thực tài liệu lưu trữ.
Bước 4: Cán bộ phòng đọc trình lãnh đạo ký và đóng dấu cơ quan
ƯU ĐIỂM: Hình thức này phục vụ cho các cơ quan tổ chức, cá nhân
có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để xác minh, đối chiếu các sự việc
đã xảy ra trong quá khứ nhưng bị mất chứng cứ cần phải sử dụng tài
liệu lưu trữ và chứng thực của cơ quan lưu trữ lOMoAR cPSD| 45619127
HẠN CHẾ: Thủ tục cấp bản sao, bản chứng thực đòi hỏi nhiều thời gian. TRIỂN
SO SÁNH TRƯNG BÀY VÀ TRIỂN LÃM:
LÃM TÀI Giống nhau: Nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả, phát huy LIỆU
LƯU giá trị tài liệu.
TRỮ (Hình Khác nhau: Trưng bày là công việc thường xuyên được tổ chức ở thức
chủ cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vị trí trưng bày có thể ở ngay tại động chủ yếu
phòng đọc hoặc sảnh nơi có nhiều người qua lại, thậm trí là lối đi áp dụng tại ngoài
trời, tài liệu trưng bày thường là tài liệu được sưu tầm mới lưu trữ lịch công bố lần
đầu và có tính độc đáo. Triển lãm thường được tổ chức sử, lưu trữ nhân các sự kiện
trọng đại, chủ đề mang tính thời sự, vị trí triển cơ quan chỉ lãm phải có không gian
rộng rãi , triển lãm mang tính khao học và sử dụng khi thẩm mỹ cao, triển lãm được
thực hiện trong một thời gian nhất có các sự định.
kiện trọng Ví dụ: 02/12/2015, tại Hà Nội, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đại Bộ
Nội vụ, đã tổ chức Lễ khai mạc Triển lãm tài liệu lưu trữ "Triều Nguyễn với việc biên
soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản - Di sản tư liệu thế giới" tại trụ sở Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I Triển lãm trực tuyến 40 năm giải phóng miền nam thống nhất đất
nước, 125 năm ngày sinh chủ tịch Hồ Chí Minh, 70 năm cách mạng tháng 8 và quốc
khánh mùng 2 tháng 8 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Ví dụ: Để kỷ niệm
1000 năm Thăng Long - Hà Nội Sáng ngày 28/9, tại Cơ quan Đại diện của TTXVN
ở TP.HCM triển lãm ảnh TP.HCM hướng về Hà Nội - Thủ đô ngàn năm văn hiến đã
khai mạc, với 100 bức ảnh được chụp từ khoảng 1945 cho đến nay
MỤC ĐÍCH CỦA TRIỂN LÃM:
Tuyên truyền giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng
cách mạng, công cuộc đấu tranh giải phóng xây tộc và xây dựng đất nước;
Giới thiệu về lịch sử Đảng, lịch sử các cơ quan tổ chức, quan hệ hợp
tác của nước ta với các nước trên thế giới
Giới thiệu đến độc giả những tài liệu mới phát hiện, có giá trị và có tính độc đáo. lOMoAR cPSD| 45619127
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Chủ yếu là LTLS, còn LTCQ ít khi áp dụng
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Hướng tới đông đảo quần chúng nhân
dân, những người ít có cơ hội đến KLT để nghiên cứu, KTSD tài liệu.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI TRIỂN LÃM:
Phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng, phục vụ nhiệm vụ chính trj, thời sự
của đảng và nhà nước, cơ quan tổ chức, kỷ niệm các ngày lễ lớn của
dân tộc, ngày sinh của chủ tịch Hồ Chí Minh và các nhân vật lịch sử tiêu biểu.
Triển lãm phải đảm bảo tính khoa học và nghệ thuật, làm nổi bật chủ
đề và thu hút sự chú ý của độc giả.
CÁC HÌNH THỨC TRIỂN LÃM: Triển lãm thường xuyên, định
kỳ, cố dịnh, lưu động. Các triển lãm có thể do 1 LTLS hoặc một cơ
quan tổ chức nhưng cũng có thể là sự kết hợp giữ các lưu trữ và các cơ quan khác. .
QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRIỂN LÃM:
Bước 1: Chọn chủ đề triển lãm (Chủ đề mang tính thời sự, thiết thực,
thu hút sự chú ý của công chúng);
Bước 2: Lập kế hoạch triển lãm (Nêu rõ mục đích, ý nghĩa, nội dung,
biện pháp tổ chức, dự trù kinh phí, nhân lực, vật lực…); Bước 3: Sưu
tầm và lựa chọn tài liệu để triển lãm (Là các tài liệu có giá trị độc
đáo, liên quan mật thiết với chủ đề và kèm lời thuyết minh);
Bước 4: Lập phương án trung bày triển lãm (Chỉ rõ vị trí sắp xếp của
các tài liệu theo một phương án nhất đinh);
Bước 5: Trình bày mỹ thuật cho triển lãm: Đảm bảo tính khoa học
và tính nghệ thuật, tạo sự thu hút cho độc giả, làm nổi bật chủ đề triển lãm.
Bước 6: Thuyết minh triển lãm: Thuyết minh viết để giới thiệu thêm
các chi tiết về tài liệu và thuyết minh bằng lời lOMoAR cPSD| 45619127
ƯU ĐIỂM: Triển lãm ảnh là một hình thức chủ động và phổ biến
nhất được các lưu trữ áp dụng vì cùng một lúc có thể giới thiệu được
một loạt ảnh nói về một hoặc nhiều chủ đề khác nhau, có ảnh hưởng sâu đến độc giả. HẠN CHẾ:
Hình thức này đòi hỏi phải đầu tư thời gian, công sức, cơ sở vật chất,
chuẩn bị địa điểm, nhân lực để có thể tổ chức thành công. Sức ảnh
hưởng có thể sâu nhưng không rộng vì đối tượng tham gia là những
người quan tâm đến chủ đề và những người được mời. CÔNG BỐ
MỤC ĐÍCH XUẤT BẢN ẤN PHẨM:
TÀI LIỆU Làm sáng tỏ các sự kiện, hiện tượng lịch sử qua các thời kỳ lịch sử LƯU
TRỮ khác nhau, đặc biệt là sự công bố tài liệu lưu trữ của đảng, nhà (Xuất bản ấn
nước và chủ tịch Hồ Chí Minh có thể làm rõ hơn chủ trương, phẩm) Đây đường lối,
chính sách của cách mạng nước ta trong từng thời kỳ, là hình thức làm phong phú
thêm hệ thống lý luận cách mạng thế giới.
chủ động Góp phần tích cực vào việc bảo vệ chủ quyền, an ninh quốc gia; được áp
Góp phần vào việc giáo dục truyền thống cách mạng; dụng tại lưu Gắn hoạt động
của các lưu trữ với xã hội, tạo điều kiện cho hoạt trữ lịch sử động lưu trữ phát triển;
Góp phần phục vụ lợi ích chính đáng của nhân dân.
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Các lưu trữ lịch sử
CÁC HÌNH THỨC XUẤT BẢN ẤN PHẨM:
Xuất bản ấn phẩm phổ thông: hướng đến quảng đại quần chúng nhân
dân Ví dụ Nhật ký Đặng Thùy Trâm, Nguyễn Văn Thạc. Xuất bản ấn
phẩm giáo khoa: Hướng tới người học về lĩnh vực nhất định;
Xuất bản ấn phẩm hàn lâm: Hướng tới người nghiên cứu chuyên sâu.
Ví dụ: Hiệp định Pari qua các tài liệu của chính quyền Sài
Gòn, Sưu tập sổ bộ Hán Nôm Nam bộ QUY TRÌNH THỰC HIỆN:
Bước 1: lựa chọn chủ đề để xuất bản ấn phẩm hướng tới mục đích chính trị, thời sự
Bước 2: Sưu tầm, lựa chọn tài liệu lOMoAR cPSD| 45619127
Bước 3: Truyền đạt bản văn của tài liệu
Bước 4: Biên tập và hệ thống hóa tài liệu để công bố
Bước 5: Xây dựng công cụ tra cứu xuất bản phẩm
ƯU ĐIỂM: Tạo điểu kiện cho độc giả tra tìm, khai thác sử dụng một
cách nhanh nhất các tài liệu theo chủ đề; Cơ quan lưu trữ có thể dựa
trên nguồn tài liệu sẵn có của cơ quan và nhu cầu của xã hội để xuất
bản những ấn phẩm thiết thực.
HẠN CHẾ: Tiêu tốn nhiều thời gian biên soạn và kinh phí xuất bản CÁC HÌNH
Cho mượn tài liệu lưu trữ: Đây là hình thức có tính rủi do cao.
THỨC TỔ Trước khi cho mượn bản gốc, bản chính TLLT cần phải sao chụp CHỨC
lại. Khi cho mượn cần tiến hành các thủ tục mượn và có chữ ký của KHAI bên mượn tài liệu.
THÁC SỬ Biên soạn sách chuyên khảo (hình thức chủ động áp dụng tài DỤNG
lưu trữ lịch sử): Gần giống như xuất bản phẩm, biên soạn về một KHÁC
chủ đề nhất định phục vụ nghiên cứu chuyên sâu.
Xây dựng phim, ảnh, ghi âm, băng đĩa, sưu tập ảnh theo chuyên
đề: Đây là hình thức chủ động chủ yếu áp dụng tại các lưu trữ lịch
sử mang tính kích cầu tài liệu nghe nhìn.
Tổ chức hội thảo chuyên đề: Là hình thức chủ động thường do các
cơ sở đào tạo và Cục VTLTNN tổ chức về một vấn đề nhất định.
Những người tham dự có thể biến được địa chỉ bảo quản các tài liệu
liên quan đến chuyên đề.
Tổ chức tham quan cơ quan lưu trữ: Do các cơ sở đào tạo và cơ
quan lưu trữ phối hợp tổ chức.
Cung cấp các dịch vụ lưu trữ như triển làm trực tuyến, cung cấp
thông tin tài liệu lưu trữ qua hợp đồng hoặc qua internet. KHÁI
Vấn đề tiếp cận thông tin đươc đặt ra từ khá sớm vào khoảng thế kỷ
QUÁT TÌNH 4 TCN tại Aten
HÌNH TỔ Quyền được khai thác thông tin được quy định trong hiến pháp và CHỨC
pháp luật của hầu hết các quốc gia trên thế giới: Ví dụ như Luật lưu KHAI trữ Pháp lOMoAR cPSD| 45619127
năm 1794 “công dân có thể biết được thông tin trong tài THÁC SỬ liệu lưu trữ quốc
gia nếu chịu trả tiền” trong tuyên ngôn nhân DỤNG TÀI quyền của liên hợp quốc năm 1948... LIỆU TRÊN
Bên cạnh vấn đề quyền được thông tin thì các hình thức tổ chức
THẾ GIỚI KTSD ngày càng được đa dạng hóa đáp ứng nhu cầu của độc giả: Tổ
chức KTSD tại phòng đọc; Tăng cường giải mật tài liệu; thông báo
giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin truyền thông; Cấp
bản sao, bản chứng thực lưu trữ; Triển lãm tài liệu lưu trữ; Công bố
tài liệu lưu trữ; Cho mượn tài liệu; Biên soạn sách chuyên khảo; Xây
dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, sưu tập ảnh chuyên đề; Tổ chức
hội thảo chuyên đề, tham quan cơ quan lưu trữ, cung cấp thông tin
tài liệu qua mạng nội bộ, mạng diện rộng, qua hợp đồng; Tổ chức
ngày lưu trữ, mở diễn đàn văn học lưu trữ, mở cửa hàng trực tuyến
cung cấp thông tin TLLT (Mỹ), Ngày thứ 5 uống cà phê và xem phim
cùng lưu trữ (Hàn Quốc), mở chuyên mục về tìm hieur lịch sử gia đình (Úc)
Phần lớn các lưu trữ đều đảm bảo quyền tự do tiếp cận thông tin
trong tài liệu lưu trữ, đông thời công khai việc thu phí, danh mục tài
liệu hạn chế khai thác phải đươc chính phủ công bố.
KHÁI Tiếp cận thông tin là nhu cầu của mọi thời đại, quyền tiếp cận QUÁT TÌNH
thông tin trong xã hội có giai cấp đối kháng bị hạn chế.
HÌNH TỔ Tuy nhiên dưới chế độ XHCN thì đây là quyền cơ bản của con CHỨC
người (Điều 25 hiếp pháp 2013 quy định “Công dân có quyền tự do KHAI ngôn
luận, tự do báo chí, tiếp cận thông tin, hội họp, lập hội, biểu THÁC SỬ tình. Việc
thực hiện các quyền này do pháp luật quy định.” Diều 29 DỤNG TÀI Luật Lưu trữ
quy định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử LIỆU TẠI
dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch VIỆT NAM
sử và các nhu cầu chính đáng khác.”
Các hình thức tổ chức KTSD ngày càng đa dạng hóa: Tổ chức KTSD
tại phòng đọc; thông báo giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông lOMoAR cPSD| 45619127
tin truyền thông; Cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ; Triển lãm tài
liệu lưu trữ; Công bố tài liệu lưu trữ; Cho mượn tài liệu; Biên soạn
sách chuyên khảo; Xây dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, sưu tập
ảnh chuyên đề; Tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan cơ quan lưu
trữ, cung cấp thông tin tài liệu qua mạng nội bộ, mạng diện rộng, qua hợp đồng.
Tuy nhiên các hình thức này vẫn chưa tương xứng với giá trị tiềm
năng của PLT Quốc gia Việt Nam.
CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Phân tích khái niệm quản lý công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
Quản lý công tác KTSD tài liệu lưu trữ là việc theo dõi kết quả khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý và hoạt động nhiệp vụ
Thứ nhất, theo dõi kết quả (đối tượng khai thác sử dụng là ai, nhu cầu
khai thác chủ yếu về vấn đề gì, số lượng tài liệu đưa ra phục vụ, số lượt
đưa ra phục vụ của mỗi tài liệu, cung cấp bao nhiêu bản sao, bản chứng
thực…) KTSD TLLT dưới mọi hình thức (Tổ chức KTSD TLLT tại phòng
đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin,
truyền thông, cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ, triển lãm tài liệu
lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ, xuất bản ấn phẩm…)
Thứ hai, quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công
tác quản lý (nắm được chính xác kết quả KTSD, tổng kết rút kinh nghiệm
nhân diện được khách hàng và khả năng đáp ứng nhu câu KTSD của cơ
quan lưu trữ để cải tiến công tác phục vụ độc giả tốt hơn như đa dạng hóa
các hình thức phục vụ, xây dựng các bộ thẻ tra tìm theo chuyên đề, lĩnh
vực phù hợp với nhu cầu KTSD của độc giả) và hoạt lOMoAR cPSD| 45619127
động nghiệp vụ (Căn cứ vào kết quả KTSD tài liệu để đánh giá các hoạt
động nghiệp vụ trước đó như thu thập có đầy đủ không, xác định giá trị
có chính xác hay không, phân loại, chỉnh lý đã khoa học chưa, công cụ
tra cứu có được xây dựng khoa học, chính xác không, công tác bảo quản
được tiến hành tốt hay chưa) từ đó đưa ra các biện pháp thúc đẩy các
nghiệp vụ lưu trữ phát triển
Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý công tác khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ?
- Mục đích: Giúp cho cơ quan, tổ chức nắm được chính xác kết quả
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức: Tổ chức KTSD
TLLT tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương
tiện thông tin, truyền thông, cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ,
triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản ấn phẩm)…
Trên cơ sở đó phân tích đặc điểm tình hình (đối tượng khai thác sử dụng
là ai, nhu cầu khai thác chủ yếu về vấn đề gì, khả năng đáp ứng nhu cầu
KTSD của cơ quan, số lượng tài liệu đưa ra phục vụ, số lượt đưa ra phục
vụ của mỗi tài liệu…từ đó nhận diện được độc giả, nhu cầu và khả năng
đáp ứng nhu cầu KTSD để xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả.
- Ý nghĩa: Giúp các cơ quan lưu trữ tổng kết được kết quả phục vụ
KTSD TLLT từ đó rút ra các ưu điểm, hạn chế góp phần cải tiến công tác phục vụ độc giả.
Trình bày phương pháp dùng phiếu yêu cầu KTSD tài liệu lưu rữ và
phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ?
- Đây là biểu mẫu để người đăng ký kê khai những thông tin cá nhân,
mục đích khai thác sử dụng tài liệu và những tài liệu cần khai thác.
- Là căn cứ để cán bộ phục vụ thống kê được đối tượng khai thác sử
dụng là những ai, mục đích khai thác sử dụng của họ chủ yếu là gì, số lượt
và các loại tài liệu thường xuyên phục vụ khai thác sử dụng. Từ đó xây
dựng bộ thẻ tra tìm đối với các nhóm tài liệu có nhu cầu KTSD với tần 20