Thiết lập thông tin cho hệ thống thông tin kế toán | Học viện Phụ nữ Việt Nam
Thiết lập thông tin cho hệ thống thông tin kế toán | Học viện Phụ nữ Việt Nam được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn sinh viên cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Preview text:
MỤC LỤC
Chương 1. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN ....................................................................................... 3 1.1.
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán .................................................. 3
1.1.1.Lý thuyết về hệ thống ............................................................................... 3
1.1.2. Hệ thống thông tin ................................................................................... 4
1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý ....................................................................... 6
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán .................................................................... 12
1.2. Sơ đồ dòng dữ liệu ......................................................................... 21
1.2.1. Một vài khái niệm cơ bản ..................................................................... 21
1.2.2. Các biểu tƣợng đƣợc sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu ....................... 22
1.2.3. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu ................................................................... 24
1.3. Lưu đồ ............................................................................................. 29
1.3.1. Các biểu tƣợng dùng để vẽ lƣu đồ......................................................... 29
2.3.2. Lƣu đồ dòng dữ liệu (chứng từ) ............................................................ 31
1.3.3. Lƣu đồ hệ thống..................................................................................... 38
Chương 2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH
KINH DOANH ...................................................................................... 39
2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................. 39
2.1.1. Định nghĩa và các thành phần cấu thành ............................... .. 39
2.1.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................... 39
2.1.1.3. Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả ............ 52
2.1.1.4. Đánh giá chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp .......... 53
2.1.2. Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát ................................... 55
2.1.2.1. Nhận diện rủi ro .................................................................................. 55
2.1.2.2. Đánh giá rủi ro .................................................................................... 57
2.1.3. Phân tích các thủ tục kiểm soát .................................................. 60
2.1.3.1. Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa ............................................................. 60
2.1.3.2. Thủ tục kiểm soát phát hiện và thủ tục kiểm soát điều chỉnh ............ 60
2.1.3.3. Mối quan hệ giữa thủ tục ngăn chặn và thủ tục phát hiện ................ .61
2.1.4. Kiểm toán viên nội bộ .................................................................. 64
2.1.4.1. Khái niệm và thực tế kiểm toán nội bộ tại Việt Nam ....................... .64
2.1.4.2. Vai trò - đặc thù – Vị trí .................................................................... 66
2.1.4.3. Hoạt động của kiểm toán nội bộ......................................................... 66
2.1.4.4. Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ .............................................. 67
2.1.4.5. Đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ ................ 68
2.2. Các chu trình kinh doanh cơ bản................................................. 68
2.2.1. Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty ............................ 69
2.2.2. Hai chu trình kinh doanh chính ................................................. 71
2.2.2.1. Chu trình bán hàng ............................................................................. 72
2.2.2.2. Chu trình mua hàng ............................................................................ 78 Trang 1
2.2.3. Các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp ................ 84
2.2.3.1. Chu trình quản lý nguồn nhân lực trong công ty ............................... 85
2.2.3.2. Chu trình sản xuất............................................................................... 91
2.2.3.3. Chu trình tài chính .............................................................................. 94
2.2.3.4. Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt ............................... .97
Chƣơng 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ
TOÁN ................................................................................................................ 101
3.1. Đặc điểm của việc ứng dụng Excel làm công tác kế toán .......................... 101
3.2. Quy trình xử lý dữ liệu kế toán .................................................................. 101
3.3. Thiết lập Danh mục tài khoản kế toán........................................................ 102
3.4. Thiết lập Sổ kế toán máy và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. . .107
3.5. Lập các sổ sách và báo cáo kế toán ............................................................ 109
3.5.1. Lập sổ Nhật ký chung .......................................................................... 110
3.5.2. Lập bảng cân đối tài khoản ................................................................. 111
3.5.3. Lập Sổ cái các tài khoản ...................................................................... 113
3.5.4. Lập Sổ quỹ tiền mặt ............................................................................. 116
3.5.5. Lập Sổ tiền gửi ngân hàng ................................................................... 118
3.5.6. Lập Sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho ....................... 120
3.5.8. Lập Sổ chi tiết các tài khoản ............................................................... 127
3.5.9. Lập Sổ chi phí sản xuất kinh doanh .................................................... 131
3.5.10. Lập thẻ tính giá thành ............................................................. 134
3.5.11. Lập Bảng cân đối kế toán .................................................................. 141 Trang 2
Chương 1. THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1.Lý thuyết về hệ thống
Hệ thống là một khái niệm thƣờng đƣợc sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể
xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”.
Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro… nhận đầu vào
là âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra.
- Hệ thống giao thông: Đƣờng, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu của hệ thống là vận
chuyển con ngƣời hàng hóa… từ nơi này đến nơi khác
Một hệ thống bất kỳ có 4 đặc điểm sau:
- Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
- Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tƣơng tác giữa các thành phần bên trong
- Phạm vi, giới hạn của hệ thống
- Các mục tiêu hƣớng đến hệ thống
Lý thuyết hệ thống có đƣa ra những khái niệm liên quan nhƣ sau:
+ Hệ thống con và hệ thống cha
Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các
thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Các thành phần
của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống
cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp
các thành phần bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống
cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.
- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đƣờng bộ,
hệ thống giao thông đƣờng thủy…
+Đƣơng biên và nơi giao tiếp
*Đƣờng biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con,
đƣờng biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đƣờng biên của hệ
thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.
*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đƣờng biên của hệ thống con. Nơi giao tiếp
nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận. Trang 3
+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhƣng có thể đƣợc phân loại
thành bốn dạng cơ bản sau:
* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trƣờng. Nó không có nơi giao tiếp với
bên ngoài, không tác động khỏi đƣờng biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trƣờng
tác động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống
đều tác động qua lại với môi trƣờng theo nhiều cách khác nhau.
*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trƣờng, có nơi giao tiếp
với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hƣởng của môi trƣờng lên tiến trình. Quan hệ ở đây
đƣợc thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.
* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi
trƣờng. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thƣờng
bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát đƣợc, ảnh hƣởng đến quá trình xử lý của nó. Hệ
thống đƣợc thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn.
- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó.
Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, ngƣời ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau.
Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ
thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.
1.1.2. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời thiết lập nên bao gồm tập hợp
những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng.
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử
dụng đƣợc gọi là hệ thống thông tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo
sóng thần hay hệ thống kế toán… chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục
tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tƣợng sử dụng thông tin khác nhau. Để
thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần sau (hình 1.3) Trang 4
Hình 1.3: các thành phần của hệ thống thông tin
- Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phƣơng thức
thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin. Những sự kiện, con số, hình ảnh… chƣa đƣợc xử
lý để phù hợp với ngƣời sử dụng
- Thành phần xử lý: Các quá t ì
r nh, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung
dữ liệu đầu vào đã thu thập nhƣ phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để
làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
- Thành phần lƣu trữ: Lƣu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra
của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
- Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phƣơng thức cung cấp thông tin đƣợc
tạo ra từ hệ thống cho các đối tƣợng sử dụng.
- Kiểm soát: kiểm soát các quá t ì
r nh thu thập, lƣu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin
theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế Trang 5
của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa.
Ví dụ: điểm của một lớp là dữ liệu muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phân
loại giỏi, khá trung bình…
Nhƣ vậy thông tin chỉ đƣợc tạo ra từ quá t ì
r nh xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của
các thành phần của một hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý
nghĩa nhất định đối với
đối tƣợng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trƣờng hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống
này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt
sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi một
hệ thống thông tin cụ thể.
Quá trình xử lý hệ thống thông tin có thể đƣợc thực hiện bởi các phƣơng thức xử
lý khác nhau. Đó có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống
thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này đƣợc
dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của
công nghệ thông tin trong nó.
1.1.3.Hệ thống thông tin quản lý 1.1.3.1.Bản chất
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có
quan hệ với nhau đƣợc thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức
năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua
việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt
động của tổ chức.(Hình 1.4) Trang 6
Hình 1.4 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý
Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông
qua quá trình ra quyết định. Quá trình này có thể diễn ra theo các bƣớc sau:
- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết
- Đƣa ra các phƣơng án giải quyết
- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phƣơng án
- Lựa chọn các phƣơng án khả thi và ra quyết định
Trong quá trình này, thông tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hƣởng đến chất
lƣợng của các quyết định. Thông tin đƣợc sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và
thông tin cũng đƣợc sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết. Do đó hệ thống thông tin
quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị. Một thông
tin hữu ích phải là thông tin phù hợp với đối tƣợng sử dụng và nội dung của vấn đề cần
giải quyết, là thông tin đủ tin cậy, đầy đủ đƣợc trình bày dƣới các hình thức mà ngƣời sử
dụng có thể hiểu đƣợc. Đồng thời thông tin phải đƣợc cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu
cầu ra quyết định hiện tại.
1.1.3.2. Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý
Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong DN sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và
nội dung khác nhau từ đó ảnh hƣởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp
quản lý. Thông thƣờng chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một DN ra thành 3 cấp
với 3 loại thông tin sau trong hình 1.5 Phân loại thông tin Cấp quản lý Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu trúc Hoạch định chiến lƣợc Trang 7 Kiểm soát quản lý Kiểm soát hoạt động
Hình 1.5. Phân loại thông tin và đối tƣợng sử dụng
- Cấp kiểm soát hoạt động: cấp này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng
hoạt động thực hiện trong DN. Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải
phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại DN. Những thông tin này thƣờng có
quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu
có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu. Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc
- Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong DN. Nhiệm vụ của cấp
quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng nguồn lực trong việc thực hiện các mục
tiêu của DN. Các quyết định ở cấp độ này rất đa dạng tùy vào từng DN, loại hình DN, và
tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng nhƣ tùy thuộc vào trình độ của
ngƣời quản lý. Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin đƣợc
tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin đƣợc phân tích,
tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm
đánh giá của ngƣời quản lý, mà không theo một quy ƣớc khuôn mẫu sẵn có. Chúng ta gọi
đây là những thông tin bán cấu trúc.
- Cấp hoạch định chiến lƣợc: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong DN. Họ sẽ thiết
lập và đƣa ra các quyết định chiến lƣợc phát triển trong tƣơng lai của DN. Những thông
tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và
bên ngoài DN, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Khó có thể xác Trang 8
định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này. Do đó,
thông thƣờng những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mẫu,
quy định và ko có cấu trúc
1.1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tƣợng sử dụng
thông tin và theo nội dung kinh tế của các quá sản xuấ kinh doanh mà hệ thống này thu thập và phản ánh.
* Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong DN
Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong DN, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau:
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ: thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng
ngày tạo DN để cung cấp các thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động.
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo
ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà
quản lý ở cấp độ kiểm soát quản lý. Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt
trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc
đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian.
- Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia: thông tin cung cấp từ các hệ
thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao. Thông qua các công cụ phân tích, các quy
luật về suy luận đƣợc lƣu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp cao trong DN có thể
tạo ra thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phƣơng án, các xu thế để đƣa ra các
dự báo và các chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn của DN
* Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh
Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu
vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của
sản phẩm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng. Mỗi nội dung của
quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau. Do đó, hệ thống thông tin quản lý có
nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông
tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của DN.
Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên
quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con nhƣ sau: Trang 9
- Hệ thống thông tin sản xuất
- Hệ thống thông tin bán hàng
- Hệ thống thông tin nhân sự
- Hệ thống thông tin kế toán
- Hệ thống thông tin tài chính…
Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc
thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định.
Tuy nhiên do tính liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này
luôn có quan hệ qua lại sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của
chúng. Do đó việc phân chia các hệ thống này chỉ nên dừng ở mức độ phân loại theo các
chức năng của từng hệ thống. Nếu phân chia các hệ thống thông tin con này một cách độc
lập giống nhƣ những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến việc tổ chức trùng
lắp dữ liệu và thông tin cung cấp giữa các hệ thống. Điều này sẽ dẫn đến sự không nhất
quán và lãng phí trong việc tổ chức cung cấp thông tin của hệ thống thông tin quản lý. Trang 1 0
1.1.3.4. Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý cũng nhƣ bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống
cùng với các chu kỳ sống có những đặc trƣng riêng. Nó đƣợc sinh ra, phát triển và cuối
cùng thì bị thay thế hay bị loại bỏ bởi hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn. Ta có thể
chia cuộc sống, hay còn gọi là vòng đời của hệ thống thông tin quản lý ra các giai đoạn nhƣ sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tình từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây
dựng hệ thống thông tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều
hành các hoạt động sản xuất trong tổ chức.
- Giai đoạn hình thành và phát triển: Trong giai đoạn này, các dự định xây dựng hệ
thống thông tin đƣợc triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân tích hệ
thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và
xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin đƣợc thử nghiệm, cài đặt và
chuẩn bị đƣa vào sử dụng.
- Giai đoạn khai thác và sử dụng: Thông thƣờng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng
đời của hệ thống thông tin quản lý. Trong giai đoạn này hệ thống đƣợc vận hành phục vụ
cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức. Trong quá trình sử dụng, hệ Trang 1 1
thống đƣợc bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhu cầu thông tin.
- Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sự
thay đổi về thông tin (thay đổi về dung lƣợng, cấu trúc) và những sửa chữa trong hệ
thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống thông tin
cũ cần phải đƣợc thay thế bởi hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp.
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.1 Bản chất
Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành DN
nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin
tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN. Để thực hiện chức năng đó, cần phải có một cấu trúc
đƣợc thiết lập để thu thập, lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế
toán. Cấu trúc đó chính là hệ thống thông tin kế toán.
Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông
tin thông thƣờng đƣợc thực hiện theo các bƣớc:
- Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh
qua chứng từ và các đối tƣợng mang dữ liệu;
- Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký;
- Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần theo tập hợp và theo dõi nhƣ tập
hợp theo các đối tƣợng kế toán, các đối tƣợng theo dõi chi tiết gọi là chuyển số;
Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã đƣợc tập hợp, theo dõi.
Nhƣ vậy, kế toán dƣới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều
thành phần có liên quan với nhau (con ngƣời, phƣơng tiện, công nghệ, quy trình…) tham
gia vào quá trình vận hành của hệ thông thông tin kế toán để có đƣợc thông tin đáp ứng
yêu cầu của ngƣời sử dụng.
1.1.4.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của
hệ thống thông tin quản lý. Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần
cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là: Trang 1 2
- Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung đƣợc đƣa vào hệ thống kế toán gọi là dữ
liệu đầu vào, bao gồm:
+ Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của
các nghiệp vụ phát sinh;
+ Các đối tƣợng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải đƣợc tập hợp, theo
dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;
+ Hệ thống các đối tƣợng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần đƣợc tập hợp,
theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của DN
- Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử
lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:
+ Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh;
+ Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;
+ Quy định về phân tích, hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh;
+ Phƣơng thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;
+ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu
thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán.
- Lƣu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể đƣợc lƣu trữ để phục vụ cho các quá
trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phƣơng thức:
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công
+ Các tập tin, bảng tính lƣu trữ dữ liệu trong môi trƣờng máy tính.
- Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách đƣợc thiết lập trong hệ
thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống
kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực, hữu ích cho các đối tƣợng sử dụng thông tin.
- Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội
dung của báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán.
1.1.4.3. Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán
Để cung cáp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản
lý cũng nhƣ các đối tƣợng hữu quan bên ngoài DN, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập
dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Dữ liệu thu thập chính là nội dung Trang 1 3
của các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình quá trình trên. Tùy theo nội dung
thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tƣơng ứng.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ
thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó đƣợc ghi nhận
vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm đƣợc điều này, kế toán cần am hiểu quá
trình sản xuất kinh doanh của DN, nhận biết tƣờng tận nội dung, mục đích, chức năng các
hoạt động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối tƣợng của hệ thống thông tin kế toán là
các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của DN.
Mỗi DN khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho DN của
mình. Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung
kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình đƣợc phân chia, liên quan đến một nội dung phân
loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lăp lại. Các quá
trình đƣợc phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán.
Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn
ra theo trình tự đƣợc lặp lại liên liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau:
- Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng,
cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng
- Chu trình chi phí: Là tập hợp các các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng
hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
- Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa
NVL, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có trong các DNSẢN XUẤT.
- Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng,
sử dụng và trả lƣơng cho ngƣời lao động.
- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động
các nguồn tiền đầu tƣ vào DN và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tƣ vào DN.
Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hƣởng qua lại lẫn
nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh
nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ đƣợc chuyển đến hệ Trang 1 4
thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng trong và ngoài DN.
1.1.4.4. Vai trò của hệ thông thông tin kế toán
Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của DN thể
hiện trong năm chức năng sau:
- Cung cấp các báo cáo cho các đối tƣợng sử dụng bên ngoài DN: Đây là các báo
cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nƣớc.
Các báo cáo này đƣợc lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu có sẵn có và
thống nhất cho tất cả loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm nhƣ vậy, chức
năng này hầu nhƣ đều đƣợc đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là
trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin.
- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông
tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình
kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình quá trình thực hiện các
hoạt động diễn ra. Các thông tin đƣợc tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện
cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc
trong việc ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc
trong việc quản lý các hoạt động nhƣ quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu,
giảm giá hàng bán… cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt
động kế toán, chức năng này hầu nhƣ có thể thực hiện đƣợc đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán.
- Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết định
quản trị DN rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của ngƣời sử dụng thông tin. Các thông tin
này thƣờng ko có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống
thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các
yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải hệ thống
thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng đƣợc, ví dụ nhƣ một hệ thống thông tin kế toán
ghi chép thủ công đơn thuần. Tuy nhiên, nếu thực hiện đƣợc chức năng này, vai trò của
kế toán sẽ đƣợc nâng lên trong quá trình quản trị DN, bởi các thông tin đƣợc tạo ra từ hệ
thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các
DN khác (mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng đƣợc). Trang 1 5
- Hoạch định và kiểm soát: Thông tin này đƣợc cung cấp từ hệ thống thông tin kế
toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lƣợc và kiểm soát thực hiện mục tiêu.
Thông qua những dữ liệu thu thập đƣợc theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN,
những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt
động của DN trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đƣa ra những dự báo, xu
hƣớng và các chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn.
- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách,
thủ tục đƣợc thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp.
thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ
đƣợc “ nhúng vào” hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là
kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát
nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN.
1.1.4.5. Phân loại hê thống thông tin kế toán
* Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp
Theo đặc điểm và tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc chia làm 2 loại:
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu
cho các đối tƣợng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các
nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản
trị trong nội bộ DN để dự báp các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng về tài
chính kinh tế của chúng đối với tổ chức.
* Phân loại theo phương thức xử lý
Tùy theo phƣơng thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính,
chúng ta chia hệ thống thông tin kế toán làm 3 loại:
- Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lƣu trữ, thiết
lập các báo cáo đều đƣợc thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay.
- Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy
tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán. Trang 1 6
- Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện, vận hành của
hệ thống kế toán phần lớn đƣợc thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…
1.1.4.6. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán * Bản chất
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống
thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế
toán. Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận
dạng các yếu tố ảnh hƣởng, tổ chức lựa chọn con ngƣời tham gia vào quá trình phát triển,
cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán.
Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ
phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán.
Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế
toán sẽ liên quan đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập,
luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết về hệ thống kế toán để tiến hành xử lý.
Quá trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiều chi phí, rủi ro,
ảnh hƣởng đến hoạt động hiện tại của DN. Do đó, nếu không đƣợc tổ chức chặt chẽ, khoa
học, DN sẽ gặp thất bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kế toán cho mình.
*Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán đƣợc tiếp cận theo các
thành phần hệ thống. Các nội dung bao gồm:
* Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực,
hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức
công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.
Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh
của DN, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu
quản lý sẽ đƣợc phân loại và xác định đầy đủ những yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ
ảnh hƣởng đáng kể đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này
* Tổ chức dữ liệu đầu vào Trang 1 7
Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách
thức, phƣơng thức thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN.
Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối
tƣợng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định
cho từng chu trình kinh doanh.
* Tổ chức quá trình xử lý
Nội dung này liên quan đến 2 nhóm công việc:
- Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kinh doanh, xác định
chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban trong quá trình này. Đồng thời thiết lập
đƣợc cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh
- Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động trong chu trình kinh
doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử
lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo yêu cầu thông tin cần cung cấp.
* Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập
đƣợc làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
* Tổ chức hệ thống kiểm soát
Nhận dạng đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trƣờng kinh doanh, môi
trƣờng xử lý của DN, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa,
phát hiện và khắc phục các rủi ro có thể xảy ra, ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin cung
cấp của hệ thống kế toán.
* Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì
thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá
trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết đƣợc cung cấp, nội dung của từng báo
cáo, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo.
Để thực hiện các nội dung trên, ngƣời tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông tin
kế toán cần đƣợc trang bị các kiến thức chuyên sâu về hệ thống thông tin kế toán cho các vấn đề:
- Các công cụ mô tả, phác thảo hệ thống thông tin kế toán Trang 1 8
- Am hiểu các chu trình kinh doanh (các hoạt động, các rủi ro và báo cáo cung cấp thông tin cần thiết)
- Tổ chức dữ liệu cho một hệ thống thông tin kế toán
- Tổ chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán
- Quá trình phát triển một hệ thống thông tin kế toán
1.1.4.7.Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đƣợc tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định
bao gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau. Quá trình này mô tả cách thức phát triển
một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tƣởng tới khi đƣa ý tƣởng thành hiện thực và hệ thống
chính thức đi vào hoạt động.
Quá trình phát triển hệ thống kế toán đƣợc chia thành các giai đoạn lập kế hoạch,
phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Các giai đoạn này diễn ra theo một
trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán. Do đó, quá trình
này còn đƣợc gọi là “Chu kỳ phát triển một hệ thống thông tin kế toán”.
* Lập kế hoạch phát triển hệ thống
Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ
thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá
trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Kế hoạch phát triển này phải đặt trong mối
quan hệ với chiến lƣợc phát triển của DN, những lý do phát sinh dẫn đến nhu cầu phải tổ
chức một hệ thống thông tin kế toán.
* Phân tích hệ thống
Giai đoạn này sẽ tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hiện hành và môi trƣờng của nó
để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Qúa trình này bao gồm hai công việc:
- khảo sát sơ bộ: nhằm đánh giá hệ thống hiện hành, phát hiện những rủi ro có thể
phát sinh, những điểm không phù hợp với nhu cầu mới của DN thông qua việc khảo sát
các yếu tố môi trƣờng xung quang hệ thống (chiến lƣợc phát triển, đặc điểm kinh doanh,
khả năng ứng dụng công nghệ thông tin…)
- Phân tích chi tiết: tiến hành các phân tích chi tiết các thành phần nội dung môi
trƣờng hệ thống, các thành phần của hệ thống để nhận dang chi tiết các yêu cầu, các
phƣơng án hoàn thiện, các giải pháp cải tiến, phát triển hệ thống kế toán.
* Thiết kế hệ thống
Giai đoạn này dựa trên cơ sở những mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình phân
tích để thiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bằng các hình
vẽ, công cụ minh họa nhƣ thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lƣu đồ luân chuyển chứng từ….. Trang 1 9
* Thực hiện hệ thống
Giai đoạn thực hiện sẽ chuyển mô hình hệ thống đã đƣợc thiết kế trở thành hệ thống
hiện thực chuẩn bị đƣa vào sử dụng. Nội dung các công việc trong giai đoạn này có thể là:
- Tạo các chƣơng trình xử lý của máy tính
- Mua sắm cài đặt thiết bị
- Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên
- Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
- Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
- Thiết lập hồ sơ về hệ thống
* Vận hành hệ thống
Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhƣng chƣa đƣợc xem là kết thúc quá trình phát
triển hệ thống. Song song với quá trình sử dụng là việc thẩm định, đánh giá quá trình hoạt
động của hệ thống. Ngoài ra giai đoạn này con thực hiện các công việc liên quan đến bảo
dƣỡng, sửa chữa để duy trì hoạt động của hệ thống thông tin kế toán đã đƣa vào sử dụng.
1.1.4.8. Nhân sự tham gia vào quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán
* Các nhà quản lý cấp cao trong DN
Các nhà quản lý cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lƣợc của DN. Các mục tiêu,
chiến lƣợc này sẽ hỗ trợ và khuyến khích quá trình phát triển hệ thống, giữ vai trò điều
phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng. Một vai trò không kém
phần quan trọng của nhóm đối tƣợng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai
đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
* Các kế toán viên, kiểm toán nội bộ
Các kế toán viên, kiểm soát nội bộ đóng vai trò là ngƣời sử dụng và đánh giá trực
tiếp hệ thống kế toán. Họ sẽ là ngƣời trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần có từ hệ
thống kế toán, đƣa ra các yêu cầu khác cần thỏa mãn và đánh giá hệ thống kế toán dƣới
góc độ là ngƣời tiếp sử dụng. Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham
gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá cá kiểm soát trong hệ
thống thông tin kế toán.
* Phụ trách các bộ phận chức năng trong DN
Các thành viên này tham gia với tƣ cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát
triển hệ thống. Họ chính là trƣởng bộ phận kế toán và các bộ phận khác có nhu cầu sử
dụng thông tin hoặc liên kết đến hệ thống thông tin kế toán. Vai trò của các thành viên sẽ
thiết lập các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phƣơng án cho các giai
đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cáo cao trong DN.
* Các chuyên gia phân tích, tƣ vấn, lập trình
Là những ngƣời có khả năng phân tích hệ thống hiện đại, thiết kế hệ thống mới và lập
trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính. Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là
những ngƣời bên trong và bên ngoài DN nhƣ các chuyên gia lập trình, tƣ vấn kế toán,
các kiểm toán viên, chuyên gia tƣ vấn triển khai các phần mềm kế toán. Họ là những
ngƣời có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ
chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý Trang 2 0
DN. Đối với những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn hoặc
có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là thành phần không thể thiếu tham gia vào quá trình này.
1.2. Sơ đồ dòng dữ liệu
Giống nhƣ lƣu đồ hệ thống dòng dữ liệu dùng để thể hiện các dữ liệu đƣợc xử lý nhƣ
thế nào trong hệ thống. Chúng đƣợc sử dụng để phát triển hệ thống, ví dụ nhƣ cần phân
tích những tồn tại của hệ thống, lên kế hoạch khắc phục hệ thống hay nâng cấp hệ thống.
Bởi vì khi tài liệu hoá cách thức dữ liêu lƣu chuyển là điều quan trọng để hiểu một hệ thống thông tin.
1.2.1. Một vài khái niệm cơ bản
*Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một
chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tƣợng nào đó. Các thành phần của dòng dữ liệu
bao gồm đƣờng biểu diễn dòng, mũi tên chỉ hƣớng dịch chuyển thông tin và tên của
dòng. Cần chú ý là các dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác nhau, và các thông tin
trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp.
Mỗi một sơ đồ dòng dữ liệu thƣờng gồm các thành phần chức năng hoặc tiến trình,
dòng dữ liệu, kho dữ liệu và các đối tƣợng.
* Chức năng: trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình
biến đổi thông tin. Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông
tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của
hệ thống nhƣ lƣu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tƣợng khác. Tên chức năng
Các chức năng hoặc tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu thƣờng đƣợc ký hiệu bởi các
hình tròn hoặc hình có dạng tròn. Tên của chức năng hoặc tiến trình đƣợc đặt trong hình
này. Trong phần này, chúng ta coi các thuật ngữ chức năng và tiến trình có ý nghĩa nhƣ nhau.
Việc đặt tên chức năng cho hệ thống phải thống nhất. Tên chức năng phải đƣợc dùng
ở dạng động từ + bổ ngữ.
Chú ý: Khi xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nếu có tiến trình hoặc chức năng nào không
tạo ra thông tin mới thì nó chƣa phải là sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Trong trƣờng hợp
nhƣ vậy nên xem xét đến khả năng tiến trình hoặc chức năng đang đƣợc xem xét đã bị
tách ra khỏi một chức năng hoặc tiến trình khác một cách không hợp lý. *Kho dữ liệu:
Trong sơ đồ dòng dữ liệu kho dữ liệu thể hiện các cấp thông tin cần lƣu trữ dƣới dạng
vật lý, kho dữ liệu này có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa. Trong sơ đồ Trang 2 1
dòng dữ liệu dƣới tên kho lƣu trữ chúng ta chỉ quan tâm đến các thông tin chứa đựng trong đó.
Trong sơ đồ dòng dữ liệu có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp việc thể
hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Khi cần thâm nhập kho dữ liệu chỉ ra sự kiện này.
Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là thâm
nhập để cập nhật (lƣu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ liệu.
Khi khai thác sử dụng dữ liệu ngƣời ta dùng mũi tên hƣớng ra phía ngoài khi lƣu trữ
cập nhật ta dùng mũi tên hƣớng vào phía trong. Cũng có một số trƣờng hợp việc thâm
nhập chữa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều. Tuy nhiên nếu ta tách đƣợc dòng
dữ liệu ra thì tốt hơn. *Tác nhân ngoài:
Là một ngƣời, một nhóm ngƣời hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhƣng có mối
liên hệ với hệ thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài trong sơ đồ dữ liệu giúp cho việc
xác định biên giới của hệ thống và mối quan hệ của hệ thống với bên ngoài đƣợc rõ hơn.
Tuy nhiên thế giới bên ngoài không có nghĩa là hoàn toàn bên ngoài hệ thống đƣợc xem xét
* Tác nhân bên trong: Tác nhân bên trong là một chức năng hoặc một tiến trinh bên
trong hệ thống đƣợc miêu tả ở trang khác của sơ đồ. Tên của tác nhân bên trong phải ở
dạng động từ cộng bổ ngữ.
1.2.2. Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu Thực thể bên ngoài hay tác Lƣu trữ nhân bên ngoài Thực thể hay Dòng hay chiều tác nhân bên đi của dữ liệu trong
Đƣờng biêu diễn dòng lƣu chuyển của dữ liệu là những mũi tên chỉ hƣớng lƣu
chuyển dữ liệu. Do đó, các mũi tên chỉ dẫn dữ liệu này dùng để chỉ dữ liệu đi từ bộ phận
nào đến bộ phận nào. Vì vậy một biểu tƣợng tiếp nhận hay xử lý dữ liệu có thể có một
hay nhiều mũi tên chỉ hƣớng dữ liệu hƣớng đến hay di chuyển từ đó. Và để rõ ràng hơn,
mỗi đƣờng dẫn dữ liệu sẽ đƣợc ghi chú rõ tên dữ liệu đƣợc chuyển là gì. Biểu tƣợng hình
tròn trong sơ đồ dữ liệu chỉ rõ thực thể hệ thống hay quá trình xử lý chuyển đổi dữ liệu.
Một số sách hƣớng dẫn lại sử dụng biểu tƣợng hình vuông với các góc làm tròn lại. Biểu Trang 2 2
tƣợng hình vuông hay chữ nhật dùng để biểu diễn thông tin gốc từ bên ngoài vào hay
đích đến của dữ liệu. Biểu tƣợng hai đƣờng song song hay hình chữ nhật có 2 hình song
song dùng để mô tả việc lƣu trữ dữ liệu.
1.2.3. Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:
* Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả
* Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến thực thể đó Thực thể Hoạt động Khách hàng
Trả tiền và giấy đòi nợ Nhân viên bán hàng
Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn,
số phiếu thu vào giấy đòi nợ. Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng
* Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động ở bảng mô tả bƣớc 2
+ Hoạt động xử lý dữ liệu gồm: truy xuất, chuyển hóa, lƣu trữ dữ liệu. Các hoạt động
nhập liệu, sắp xếp, xác nhận tính toán tổng hợp…
+ Các hoạt động chuyển hóa và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.
+ Các hoạt động chức năng: nhập, xuất bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.
VẼ DFD KHÁI QUÁT: (GỒM BƢỚC 4 VÀ 5)
* Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện
các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống. * Bước 5:
+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên
+ Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành.
+ Vẽ các đƣờng nối giữa các ô
+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu.
VẼ DFD VẼ DFD VẬT LÝ: (GỒM BƢỚC 6 VÀ 7)
* Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống – là các thực thể tham gia thực
hiện các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống.
* Bước 7:
+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống.
+ Vẽ các vòng tròn biểu diễn các thực thể bên trong hệ thống.
+ Đọc lại bảng thực thể và các hoạt động để vẽ các dòng dữ liệu nối lại các vòng tròn và hình chữ nhật.
+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các danh từ chỉ tên các hệ thống mang dữ liệu. Trang 2 3
VẼ DFD VẼ DFD LOGIC (LUẬN LÝ): (GỒM BƢỚC 8 - 12)
* Bước 8: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình
tự diễn ra các hoạt động đó.
* Bước 9:
+ Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng nơi và 1 thời điểm
+ Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng 1 thời điểm nhƣng khác nơi xảy ra
+ Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau.
* Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ
nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm.
* Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối quan hệ hợp lý
* Bước 12: Bổ sung nơi lƣu trữ nếu thấy hợp lý PHÂN CẤP DFD
* Bước 13: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bƣớc 9. Mỗi nhóm
nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròng lớn. Thực hiện bƣớc 10, 11, 12.
* Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:
Sơ đồ dòng dữ liệu đơn giản hơn lƣu đồ và sử dụng ít biểu tƣợng hơn.
1. Tránh quá chi tiết ở cấp độ mô tả ban đầu (VD: ở cấp độ 1 và 0). Nếu cần thiết
phải mô tả hoạt động diễn ra cùng một thời điểm thì phải tách ra mô tả chúng một các có
logic và có liên kết với nhau
2. Một sơ đồ chỉ gồm từ 5 đến 7 biểu tƣợng hình tròn xử lý. Hƣớng dẫn này giúp sơ
đồ trở nên đơn giản, tránh sa đà vào quá nhiều chi tiết ở cấp độ ban đầu.
3. Đặt những tên khác nhau ở những công việc xử lý dữ liệu khác nhau. Điều này
tránh nhầm lẫn về các dòng dữ liệu cần xử lý.
4. Cần chú ý xem xét các trƣờng hợp là nếu thực thể không phải là yếu tố bên ngoài
thì phải luốn có hai dòng dữ liệu vào và ra, nêu không sơ đồ sẽ tạo ra lỗi về mô tả .
5. Các tập tin mang tính tạm thời cũng cần đƣợc mô tả trong sơ đồ
6. Phải phân loại kỹ đâu là thành phần hay thực thể bên ngoài (đó là thành phần cuối cùng của hệ thống).
7. Phân loại, sắp xếp tất cả các nhân viên, phòng ban có liên quan trong quá trình xử
lý lập đi lập lại trong lƣu đồ. Tránh mô tả công việc cá biệt hay công việc sai.
Nếu trong hệ thống có nhiều công việc xử lý giống nhau thì chỉ nên mô tả một công
việc làm đại diện. Điều này cũng áp dụng cho trƣờng hợp nhiều nhân viên ở các bộ phận
khác nhau cùng xử lý một công việc giống nhau. (VD: ở các phân xƣởng khác nhau).
1.2.3. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu
*Sơ đồ mô tả ban đầu: (cấp 0) Trang 2 4
Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu đƣợc dần mô tả chi tiết. Ban đầu ngƣời
thiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu:
Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dƣới dạng
một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống và các
thực thể bên ngoài hệ thống.
Thực thể: cỏc đối tƣợng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động (ngƣời, nơi chốn, vật).
Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ
thống (khụng xử lý dữ liệu).
* Sơ đồ khỏi quỏt Hệ thống này là gỡ Làm cỏi gỡ
Dữ liệu bắt đầu từ đâu Kết thỳc tại đâu
Ví dụ với quá trình xử lý tiền lƣơng của một doanh nghiệp, ta có thể theo các bƣớc
nhƣ hƣớng đẫn từ bƣớc 1 – 5:
Bƣớc 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả:
Hệ thống thông tin về tiền lƣơng của một doanh nghiệp sẽ đƣợc tạo ra và cung cấp
thông tin cho các thực thể: Ngƣời lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà quản lý, cơ quan thuế
Bƣớc 2: Lập bảng mô tả thực thể và các hoạt động của thực thể đó: Thực thể
Hoạt động liên quan Chấm công Thời gian lao động Nguồn nhân lực
Dữ liệu thay đổi bảng lƣơng Người lao động Thanh toán tiền Cơ quan thuế Thông tin thuế Nhà quản lý Bảng lƣơng tổng hợp
Bƣớc 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
Bƣớc 4: Xác định thực thể bên trong và bên ngoài hệ thống: (ngƣời lao động, cơ quan
thuế, nhà quản lý, nhân sự, chấm công).
Bƣớc 5: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: (chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi vào đối với
hoạt động lƣu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thông tin). Trang 2 5 Ng-êi lao ®éng ChÊm c«ng D÷ liÖu thêi gian Thanh to¸n tiÒn HÖ thèng B¶ng Nhµ qu¶n lý thanh to¸n l-¬ng Doanh nghiÖp l-¬ng tæng hîp Nguån nh©n lùc D÷ liÖu thay ®æi C¬ quan thuÕ b¶ l Th«ng tin thuÕ
*S¬ ®å dßng d÷ liÖu vËt lý:
hực thể bên trong, bên ngoài hệ thống (tất cả
các thực thể liên quan) và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó. , cho ai, lƣu trữ ở đâu.
Tiếp theo ví dụ trên: (bƣớc 6 – 8)
Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là những bộ phận nào? ChÊm Bé phËn ChÊm c«ng chÊm TËp tin tr¶ l-¬ng chÝnh c«ng L-u tr÷ Nguån nh©n D÷ liÖu tr¶ lùc Thay ®æi l-¬ng hµng b¶ng l-¬ng t Ç & th ®æi B.C qu¸ D÷ liÖu b¶ng Bé l¬ng tr×nh Tr¶ thanh to¸n phËn l-¬ng l-¬ng thanh Ng-êi lao liÖu logic ( D÷ liÖu b¶ng ®éng l-¬ng tæng hîp Th«ng tin thuÕ thu Trang 2 6 Nhµ qu¶n lý C¬ quan thuÕ hoạt động xử lý đó.
nào mà không quan tâm đến do ai làm, dƣới hình thức gì và ở đâu. B¶ng PhiÕu chÊm Th«ng tin Tæng chÊm LËp c«ng, thÎ tõ chÊm c«ng hîp b¶ng b¶ng l-¬ng Th«ng tin hÊ Ng-êi lao lao ®éng ®éng D÷ liÖu b¶ng l-¬ng D÷ liÖu b¶ng Tr¶ l-¬ng l-¬ng Thanh to¸n l-¬ng TËp tin tr¶ l-¬ng chÝnh D÷ liÖu b¶ng Th«ng tin l-¬ng tæng thuÕ thu Nhµ qu¶n lý C¬ quan thuÕ Bµi tËp:
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công ty.
Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu
vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ
quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền
trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu,
phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ và lƣu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận thông báo
trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lƣu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận
phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với thông báo trả tiền, sau đó nhập vào
phần mềm quản lý nợ phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chƣa
trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải
thu của từng khách hàng theo từng hóa đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp Trang 2 7
1.3.3. Lưu đồ hệ thống
Trong khi lƣu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào các chứng từ, giấy tờ cần xử lý thì lƣu
đồ hệ thống lại tập trung vào các dòng dữ liệu đƣợc xử lý trong hệ thống máy tính của hệ
thống thông tin kế toán.
Phát triển hệ thống thông tin kế toán theo các giai đoạn chuẩn mực sử dụng các công
cụ kỹ thuật, mỗi công cụ thích hợp với từng nhiệm vụ, ở từng giai đoạn phát triển hệ thống.
Ví dụ: Công ty Shala là một nhà phân phối tạp chí đã tạo một tập tin để lƣu trữ tên và địa
chỉ các khách hàng đặt báo dài hạn. Nếu khách hàng thay đổi địa chỉ hay một khách hàng mới
muốn đặt báo điền vào mẫu đơn gửi cho công ty để thông báo. Khi đó nhân viên công ty nhận
đƣợc và nhập liệu vào hệ thống của đơn vị qua các thiết bị đầu cuối. Hệ thông thông tin của công
ty tạm thời lƣu trữ các thông tin này vào tập tin thay đổi địa chỉ hay tạo lập yêu cầu khách hàng
mới. Các dữ liệu này tiếp tục đƣợc nhập liệu vào máy tính sẽ đang trong quá trình xử lý. Mỗi
tuần một lần, các thông tin này đƣợc cập nhật vào tập tin trung tâm. Trong thời điểm này, tên và
địa chỉ khách hàng cũ sẽ đƣợc thay đổi trên hệ thống. Hệ thống cũng lập cho công ty một báo
cáo cung cấp cho ngƣời quản lý công ty những thông tin về khách hàng mới. Trong tháng, hệ
thống tự động in các địa chỉ để dán lên các tạp chí và gửi cho khách hàng. Tập tin khách hàng
trung tâm sẽ in báo cáo về khách hàng và in các nhãn gửi cho khách hàng. PhiÕu th«ng tin kh¸ch hµng PhiÕu yªu cÇu thay ®æi ®Þa chØ kh¸ch hµng
M¸y tÝnh, sö dông tËp tin trung t©m (xö lý hµng ngµy) Xö lý trùc tuyÕn Ghi nhËn yªu cÇu thay ®æi TËp tin B¸o c¸o qu¸ tr×nh chÝnh vÒ
M¸y tÝnh, sö dông tËp tin thùc hiÖn tËp tin kh¸ch hµng
trung t©m (xö lý hµng tuÇn) chÝnh M¸y tÝnh sö dông ch-¬ng B¸o c¸o qu¸ tr×nh
tr×nh thay ®æi nh·n ®Þa chØ thùc hiÖn nh·n (xö lý hµng th¸ng)
* Hướng dẫn vẽ lưu đồ hệ thống
Sơ đồ hệ thống giúp đoán biết đƣợc các dòng công việc đƣợc xử lý thông qua các
giai đoạn của quá trình của hệ thống thông tin kế toán và giúp rõ các dấu vết kiểm toán.
Mỗi nghiệp vụ đƣợc nhận, cập nhật, hay lọc các thông tin thì sơ đồ hệ thống sẽ ngắt ra
một thời điểm để có thể theo dõi đƣợc cách thức xử lý hệ thống. Nhận thức đƣợc tầm
quan trọng của điều này nên Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ và Hiệp hội kế toán
quản trị đều chọn môn này làm các câu hỏi kiểm tra trong kỳ cấp chứng chỉ.
Mặc dù không có các qui định hƣớng dẫn chặt chẽ nào để xây dựng một lƣu đồ hệ
thống tuy nhiên sau đây là một số hƣớng dẫn gợi ý:
a. Lƣu đồ hệ thống đƣợc đọc từ trên xuống dƣới, từ trái qua phải vẽ và đọc lƣu đồ hệ
thống bắt đầu từ góc trái bên trên.
b. Vẽ các lƣu đồ theo những biểu tƣợng đã đƣợc chuẩn hoá không nên tạo ra các biểu tƣợng riêng.
c. Biểu tƣợng xử lý luôn đặt giữa biểu tƣợng dữ liệu đầu vào và biểu tƣợng dữ liệu đầu ra.
d. Sử dụng cách ngắt trang để tránh các đƣờng vẽ bị trùng lắp làm hình vẽ rắc rối.
e. Nên phác hoạ lƣu đồ trƣớc khi vẽ các bản thảo cuối cùng, sử dụng các chƣơng
trình đồ hoạ trợ giúp.
Thêm các chú thích trong hình vẽ làm cho lƣu đồ dễ đọc hơn. Các chú thích có thể
ghi trên các biểu tƣợng hoặc có thể làm bảng chú thích ở góc lƣu đồ.
Chương 2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH
2.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1. Định nghĩa và các thành phần cấu thành
2.1.1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của
một tổ chức. Ngƣời sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và hợp lý của các bào cáo mà
đơn vị phát hành. Các tổ chức có chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ để duy trì
việc cung cấp thông tin chính xác và trung thực. Các chính sách và các thủ tục là một
phần quan trọng trong toàn bộ cấu trúc của kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều phƣơng thức và các thƣớc đo đánh giá
đƣợc thiết kế và thực hiện trong tổ chức nhằm đạt đƣợc các mục đích sau: bảo vệ tài sản
tổ chức, thẩm tra tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và thông tin trong hệ thống kế Trang 3 9
toán, đẩy mạnh hiệu quả điều hành và hiệu quả sản xuất kinh doanh, khuyến khích việc
tuân thủ các chính sách quản lý và sự gắn bó của đội ngũ nhân viên với các chính sách đó.
Đứng về góc độ pháp luật hiện nay, chúng ta vẫn chƣa có sự định nghĩa chính thức
thế nào là hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, trong quyết định 36/2006 QĐ-NHNN
ban hành ngày 01 tháng 08 năm 2006 đã đƣa ra một số nội dung cơ bản về hệ thống kiểm
tra, kiểm soát nội bộ nhƣ sau:
- Khái niệm: hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách,
quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng đƣợc thiết lập trên cơ sở
phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và đƣợc tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo
phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt đƣợc các mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra.
- Mục tiêu: hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức đƣợc thiết lập nhằm
mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức, thông qua việc thực hiện
các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:
a. Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các
nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả.
b. Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.
c. Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.
Theo luật doanh nghiệp Việt Nam, công ty TNHH và công ty cổ phần có trên 11 cổ
đông phải có Ban kiểm soát
Tuy nhiên hiện nay trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống
kiểm soát nội bộ theo COSO 1992:
COSO: The committee of Sponsoring Organizations of treadway Commission.
- Treadway Commission: Hội động quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính.
- Sponsoring Organization: là tổ chức gồm 5 thành viên:
American Institute of CPAs – AICPA Hiệp hội kế toán viên công chức Mỹ.
American Accounting Association) – AAA: Hội kế toán Mỹ.
Institute of Internal Auditors – IIA: Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ Mỹ.
Institute of Management Accountants – IMA Hiệp hội kế toán viên quản trị.
Financial Executives Institute – FEI: Hiệp hội quản trị viên tài chính. Trang 4 0
“KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên của
đơn vị, đƣợc thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây:
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Cung cấp báo cáo tài chính tin cậy
Tuân thủ các luật lệ và quy định”. Lƣu ý
- KSNB là một quá trình
- KSNB bị chi phối bởi đơn vị (đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời)
- Sự đảm bảo hợp lý
- Mục tiêu của KSNB
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là một thuật ngữ dùng để mô tả các chính sách, các kế
hoạch và các thủ tục đƣợc thực hiện bởi một công ty nhằm bảo vệ tài sản của tổ chức.
Các cá nhân có liên quan đến hiệu quả của kiểm soát đó là ban giám đốc, các nhà quản lý
và các nhân viên trong công ty. Những cá nhân này là ngƣời muốn đảm bảo rằng các
mục tiêu và đối tƣợng của tổ chức phải đạt đƣợc (điều hành có hiệu quả, báo cáo tài
chính tin cậy, bảo vệ đƣợc tài sản của công ty, các quy định của công ty và pháp luật đƣợc tuân thủ).
- Nhƣ vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm
bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói
cách khác, đây chính là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có đƣợc
những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết
quả dựa trên các con số tăng trƣởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống,
phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có
khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập đƣợc một hệ thống kiểm soát
nội bộ hữu hiệu hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
* Các dạng của kiểm soát nội bộ: Trang 4 1
Chúng ta biết rằng có sự phân biệt nhất định giữa hai dạng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Kiểm soát kế toán chính là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt đƣợc
hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy.
Còn kiểm soát quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự
gắn bó của công nhân viên đối với các chính sách quản lý.
Trên quản điểm tổ chức, kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán có một vị trí và vai
trò quan trọng nhƣ nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý có quan hệ ít trực tiếp đối với sự
chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân
viên. Nhân viên kế toán đƣợc đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn tuân thủ các chính
sách quản lý chặt chẽ hơn và ít sai hơn.
Kiểm soát quản lý: - Mục tiêu:
+ Thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh
+ Kiểm soát sự tuân thủ của các nhiên viên với các chính sách quản lý
- Các hoạt động:
+ Thông đạt các mục tiêu, chính sách của doanh nghiệp cho toàn thể đơn vị
+ Tạo lập cơ cấu trách nhiệm quản lý
+ Thiết lập các quy chế hoạt động để đạt các mục tiêu doanh nghiệp
+ Giám sát để nhận dạng các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác động đến doanh nghiệp
+ Thiết lập các chính sách và thủ tục thực hiện để giải quyết các rủi ro
+ Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Kiểm soát kế toán: - Mục tiêu :
+ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
+ Thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán
- Các hoạt động:
+ Xét duyệt nghiệp vụ, hoạt động kiểm soát này nhằm đảm bảo mọi nghiệp vụ kế
toán đều đƣợc ngƣời quản lý xét duyệt
+ Kiểm soát tính hiện hữu của nghiệp vụ
+ Kiểm tra ghi chép đầy đủ. Hoạt động kiểm soát này nhằm đảm bảo mọi nghiệp vụ
kế toán đó đƣợc xét duyệt đều đƣợc ghi sổ kế toán.
+ Kiểm soát định khoản kế toán chính xác số tiền, tài khoản và thời gian.
+ Bảo vệ thụng tin, dữ liệu kế toán khỏi sự xõm nhập bất hợp lệ
+ Đối chiếu. Hoạt động này giúp phát hiện những sai sót và gian lận.
2.1.1.2. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong báo cáo của COSO 1992 cho rằng việc tìm ra các thành tố cấu thành nên hệ
thống kiểm soát nội bộ là yếu tố cơ bản để nâng cao chất lƣợng của hệ thống kiểm soát. Trang 4 2
Cũng theo báo cáo này kiểm soát có thể phục vụ nhiều mục đích, và nhìn từ góc độ này
thì hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ một giải pháp của nhiều vấn đề tiềm ẩn (đối phó với sự
thay đổi nhanh của môi trƣờng kinh doanh, đối thủ cạnh tranh...). Theo báo cáo của
COSO thì hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm thành phần: (l) Môi trƣờng kiểm soát, (2)
đánh giá rủi ro, (3) hoạt động kiểm soát, (4) thông tin truyền thông và (5) giám sát.
1. Môi trường kiểm soát (control environment)
Môi trƣờng kiểm soát đƣợc thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hƣởng đến
nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong công ty. Đây là nhân tố nền tảng
chi phối đến các yếu tố khác trong hệ thống kiểm soát. Các yếu tổ có ảnh hƣởng và
tác động đến môi trƣờng kiểm soát là:
- Triết lý về quản lý và phong cách điều hành
Các nhà quản lý có quan tâm đến rủi ro? Có đánh giá đƣợc rủi ro tiềm
tàng trƣớc khi hành động?
Nhà quản lý có động cơ “bóp méo” thông tin?
Nhà quản lý có gây áp lực đến nhân viên phải thực hiện mục tiêu bằng
mọi giá? Bất kể phƣơng pháp nào?
- Tính chính trực, năng lực và giá trị về đạo đức
Từ CEO đến nhân viên thực hiện
Những chuẩn mực về đạo đức bằng văn bản Cam kết của nhân viên
- Cơ cấu tổ chức
Tập trung hay phân tán quyền lực
Phân chia trách nhiệm cụ thể
Quy mô và đặc điểm kinh doanh...
- Phân chia trách nhiệm và quyền hạn Trang 4 3 Bảng mô tả công việc Kế hoạch hoạt động Ngân sách...
- Chích sách nguồn nhân lực Tuyển dụng Lƣơng bổng Huấn luyện, đào tào Đánh giá và thăng tiến Phạt, sa thải Nghỉ phép, Hoán đổi công việc Cam kết về bí mật
Nói đến chính sách nhân sự là chúng ta hình dung đến công việc quản lý nguồn
nhân lực. Doanh nghiệp của bạn là một tập hợp các nguồn lực để duy trì hoạt động của doanh nghiệp: + Con ngƣời + Tiền
+ Máy móc, thiết bị, nguyên, nhiên vật liệu
+ Kiến thức (thông tin, thời gian, các hệ thống quản lý và sáng tạo, các quy trình và thủ tục)
Nội dung đƣợc trình bày dƣới đây về quản lý nguồn nhân lực chính là nội dung
cơ bản giúp cho những nhà quản trị và cho chính doanh nghiệp:
+ Con ngƣời là tài sản quan trọng nhất mà một doanh nghiệp có. Sự thành công
của doanh nghiệp phụ thuộc vào tính hiệu quả của cách quản lý con ngƣời (nhân viên
công ty, khách hàng, nhà cung cấp, nhà cho vay, thậm chí cả ban lãnh đạo).
+ Cung cách quản lý, môi trƣờng làm việc mà doanh nghiệp đem lại cho nhân
viên và cách truyền đạt những giá trị và mục đích sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp.
+ Để đạt đƣợc mục tiêu và thực hiện kế hoạch chiến lƣợc cần phải liên kết chặt
chẽ các chính sách nhân sự và các thủ tục với mục tiêu kinh doanh. Chẳng hạn doanh
nghiệp cần biết rõ khi nào và tại sao phải tuyển dụng nhân viên, doanh nghiệp mong
đợi gì ở họ, doanh nghiệp sẽ khen thƣởng, kỷ luật nhân viên nhƣ thế nào để đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh.
+ Với những doanh nghiệp nhỏ và vừa ban giám đốc có trách nhiệm không
ngừng chỉ rõ và truyền dạt những mục tiêu kinh doanh cho tất cả các nhân viên trong
doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tạo điều kiện để cán bộ chuyên môn và nhân viên
làm việc vì những mục tiêu này bằng cách xây dựng những hệ thống trong công ty: Trang 4 4
quy tắc làm việc, hệ thống lƣơng bổng, phƣơng pháp đánh giá hiệu quả làm việc, chế
độ khen thƣởng và kỷ luật.
Quản lý nguồn nhân lực là gì?
Trƣớc tiên quản lý nguồn nhân lực vừa là nghệ thuật vừa là khoa học làm cho
những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của nhân viên tƣơng hợp với
nhau và cùng đạt đến mục tiêu. Quản lý nguồn nhân lực là những hoạt động (một quy
trình) mà giám đốc và nhóm quản lý nhân sự của doanh nghiệp tiến hành triển khai
sắp xếp nhân lực nhằm đạt đƣợc các mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp. Quy trình
này gồm các bƣớc tuyển dụng, quản lý, trả lƣơng, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa
thải nhân viên trong doanh nghiệp.
Có thể khằng định rằng, chính sách nhân sự là một bộ phận quan trọng trong
tổng thể hệ thống chính sách của doanh nghiệp. Trong thực tế hoạt động, nhiều doanh
nghiệp ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc xây dựng hoàn thiện hoá hệ thống chính
sách nhân sự, tạo cơ sở rõ ràng điều chỉnh các hoạt động liên quan đến quá trình quản
trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tại không it các doanh nghiệp
những chính sách nhân sự chƣa đƣợc hệ thống hoá, nhiều chính sách đƣợc ban hành
và sửa đổi nhiều lần song chƣa đƣợc cập nhật và phổ biến tới toàn bộ nhân viên. Sự
không rõ ràng và thiếu tính hệ thống là nguyên nhân tạo ra tâm lý không thoải mái
cho ngƣời lao động, giảm khả năng hoạt dộng của doanh nghiệp.
Chính sách nhân sự của doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Phải đƣợc tất cả các nhân viên hiểu và thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật.
- Đƣợc thực hiện một cách thống nhất và thƣờng xuyên.
- Thƣờng xuyên kiểm tra và cập nhật.
- Đáp ứng với nhu cầu hoạt động đặc thù của doanh nghiệp.
Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ:
Nhân sự trong công ty là một phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chính sách nhân sự và hoạt động của nhân sự là một phần của kiểm soát nội bộ. Một
số quy tắc trong chính sách nhân sự của một công ty:
1. Chi tiết quy trình tuyển dụng và giữ chân nhân sự tại công ty.
2. Luôn có các chƣơng trình huấn luyện để ngƣời lao động nâng cao năng suất.
3. Giám sát tốt các nhân viên dựa vào kế hoạch hằng ngày.
4. Công bằng và trung thực trong chính sách lƣơng và thăng tiến.
5. Chuyển đổi nhân sự ở các bộ phận để huấn luyện nhân viên làm quen với sự thay đổi của công ty.
6. Khuyến khích các nhân viên có những kỳ nghỉ trong kế hoạch.
7. Có các chƣơng trình bảo hiểm cho nhân viên và tài sản của công ty. Trang 4 5
8. Luôn xem xét lại các quy định của công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động của
nhân viên và có các hoạt động điều chỉnh nhằm đẩy mạnh hiệu quả hoạt động và tiến
hành tiêu chuẩn hoá trên phạm vi toàn công ty.
Những ảnh hưởng từ bên ngoài Uỷ ban chứng khoán Ngân hàng Công ty bảo hiểm Cơ quan thuế vụ....
Các nhà quản lý luôn muốn thiết lập một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả và cách
thức điều hành đúng theo các chính sách của công ty đặt ra. Điều quan trọng là các
nhà quản lý và chủ sở hữu công ty luôn có thái đô lạc quan trong hoạt động kiểm
soát. Bên cạnh các chính sách nhận sự và áp dụng trong thực tế cũng phải đƣợc xem
trọng. Đó là xem xét từ việc tuyển dụng đến quá trình đánh giá, quá trình huấn luyện
và thông tin cho các cá nhân về trách nhiệm quyền hạn của họ. Trong một số công ty
có quy mô lớn có thể tự tổ chức ra một ban kiểm soát nội bộ nhằm giúp lãnh đạo công
ty đánh giá hoạt động tồn tại của hệ thống kiểm soát hữu hiệu, còn đối với các công ty
vừa và nhỏ có thể thuê các tƣ vấn giúp đánh giá cách thức điều hành tạm thời.
Tóm lại, môi trƣờng kiểm soát đƣợc xem là những yếu tố của công ty ảnh hƣởng
đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trƣờng mà
trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hệ thống
kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề
nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, uỷ nhiệm rõ
ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh...
Một môi trƣờng kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
Các công ty đều phải đối mặt với những rủi ro đến từ bên trong và bên ngoài
trong quá trình hoạt động. Do đó, mục đích của việc đánh giá rủi ro là việc nhận diện
các rủi ro, phân tích khả năng xảy ra và những thiệt hại có thể, thiết lập các cơ chế
kiểm soát những chi phí và lợi ích mang lại.
Để bảo vệ tài sản của công ty, các thủ tục kiểm soát nên đƣợc thiết lập hợp lý để
đảm bảo rằng các nhân viên khó có thể chiếm hữu đƣợc. Một ghi nhớ chung trong các
hoạt động kiểm soát là những tài sản càng có tính thanh khoản cao thì càng có nguy cơ mất cắp cao.
Hơn thế nữa, không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất
kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. Trang 4 6
- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp, chất lƣợng cán bộ thấp, sự cố, hỏng hóc máy móc thiết bị, hạ tầng cơ sở
không theo kịp sự thay đổi mở rộng sản xuất, chi phí cho quản lý và trả lƣơng cao,
thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp do công ty mẹ thiếu quan tâm…
- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quá trình vận hành,
thay đổi thói quen của ngƣời tiêu dùng làm các sản phẩm hiện hành bị lỗi thời; các
yếu tố cạnh tranh không mong muốn làm thay đổi giá cả và thị phần; thay đổi về chính trị xã hội.
Những rủi ro xả ra đối với công ty cần thiết phải đƣợc đánh giá chính xác, kịp
thời để kiểm soát hệ thống một cách đúng đắn minh bạch.
3. Hoạt động kiểm soát (control activities)
Đó là những chính sách và những thủ tục do công ty phát triển để giúp bảo vệ tài
sản của công ty. Hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động bao quát hết công ty.
Một số ví dụ cho hoạt động kiểm soát là việc xét duyệt, chuẩn y các hoạt động, thẩm
tra... Thông qua các hoạt động kiểm soát nhà quản lý sẽ tự tin là tài sản của công ty
đƣợc bảo vệ và bảo cáo tài chính đáng tin cậy.
Thật vậy, có thể mở rộng hơn, hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình,
thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lao động trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho
tổ chức đạt đƣợc mục tiêu đặt ra đƣợc thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức.
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Cần có những quy chế, văn bản phân công công việc kèm theo trách nhiệm tới
từng nhân viên của công ty
Phân chia trách nhiệm là một phần trong hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm
soát nội bộ. Hoạt động này tập trung vào việc thiết kế, tổ chức công việc giữa các
nhân viên trong công ty để có thể nhân viên này luôn kiểm tra đƣợc nhân viên khác.
Khi nhà quản lý thiết kế và áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, họ phải luôn
xem xét đến việc phân chia trách nhiệm. Phân chia theo ba chức năng: nghiệp vụ xem
xét, nghiệp vụ ghi nhận và nghiệp vụ bảo trì tài sản.
- Nghiệp vụ xem xét là việc ra quyết định chấp thuận cho nghiệp vụ xảy ra (ví
dụ giám đốc kinh doanh quyết định hạn mức tín dụng cho một khách hàng).
- Nghiệp vụ ghi nhận bao gồm chức năng chuẩn bị các chứng từ gốc, nhập vào
sổ nhật ký và sổ cái, chuẩn bị các báo cáo về hoạt động.
- Nghiệp vụ bảo quản tài sản nhƣ là trực tiếp thu chi tiền, bảo quản hàng tồn
kho, kiểm tra séc của khách hàng chuyển qua bƣu điện.
Nếu một nhân viên có thể kiêm nhiệm hai trong ba chức năng trên có thể xảy ra
các vấn đề gây thiệt hại cho công ty. Tuy nhiên để giảm thiểu đƣợc các nguy có
không thể phát hiện đƣợc, hệ thống kiểm soát nội bộ cần tách các trách nhiệm nhƣ sau: Trang 4 7
- Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng ghi nhận
- Tách chức năng xem xét với chức năng bảo quản tài sản
- Tách chức năng xem xét với chức năng ghi nhận.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát chung đối với toán bộ hệ thống:
Kiểm soát đối với từng ứng dụng:
+ Kiểm soát chứng từ, sổ sách
Chức năng của chứng từ:
Ghi nhận nghiệp vụ/sự kiện
Kiểm soát, cung cấp thông tin
Yêu cầu của chứng từ:
Lập khi phát sinh nghiệp vụ/sự kiện
Thiết kế đầy đủ, đơn giản rõ ràng
Đánh số trƣớc, liên tục Tham chiếu Dấu vết kiểm toán Luân chuyển chứng từ
Chức năng của sổ sách:
Ghi nhận nghiệp vụ/sự kiện
Kiểm soát, xử lý nghiệp vụ, cung cấp thông tin Trang 4 8 Yêu cầu của sổ sách:
Ghi chép dựa trên chứng từ
Thiết kế đầy đủ, đơn giản rõ ràng Tham chiếu Dấu vết kiểm toán
Các dữ liệu cơ bản đƣợc nhập liệu vào hệ thống thông tin kế toán đều đƣợc
đo lƣờng bằng tiền. Khi nhập liệu các tổ chức luôn cần để lại dấu viết kiểm toán trong
hệ thống thông tin kế toán. Dấu vết kiểm toán giúp các nhà quản lý truy tìm từ việc
ghi nhận các nghiệp vụ đến các chứng từ gốc (hoá đơn) và đến các khoản mục đƣợc
trình bày trên báo cáo tài chính. Hay các nhà quản lý các các kiểm toán viên có thể
truy tìm lại các nghiệp vụ từ các khoản mục trên báo cáo tài chính truy ngƣợc về các
chứng từ có liên quan. Trong quá trình này, các chứng từ đƣợc kiểm tra độ chính xác
về ghi nhận nghiệp vụ.
Các dấu vết kiểm toán có thể đƣợc nhóm lại để các nhà quản lý và các kiểm
toán biết đƣợc việc gì đang xảy ra trong suốt quá trình xử lý nghiệp vụ. Dựa vào các
dấu vết kiểm toán, phụ trách bộ phận kế toán phát hiện hay loại trừ các lỗi các nghiệp
vụ bất thƣờng. Để thiết lập các dấu vết kiểm toán một công ty cần xây dựng cẩm nang
về chính sách và thủ tục kế toán. Cẩm nang này bao gồm các mục sau:
1. Xây dựng sơ đồ hệ thống tài khoản mô tả mục đích sử dụng của từng loại tài
khoản trong sổ cái, ghi nợ có các tài khoản kế toán, các nghiệp vụ đƣợc xử lý và ghi
nhận vào các tài khoản đúng.
2. Hoàn tất việc mô tả các chứng từ sử dụng trong mỗi nghiệp vụ, cũng nhƣ các
phƣơng pháp chỉnh sửa hay xét duyệt các dữ liệu trên chứng từ.
3. Hoàn tất mô tả quyền và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong thực hiện nghiệp
vụ đƣợc thể hiện trên chứng từ. Ví dụ quy định ai là ngƣời xét duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng.
Nhƣ vậy, các kiểm toán viên sẽ xem xét và đánh giá một hệ thống để quyết định
nó cung cấp các thông tin cần thiết cho sự chỉ đạo kiểm toán không. Những thông tin
này bao gồm cả trong những báo cáo do hệ thống cung cấp, đƣợc gọi là dấu vết kiểm toán.
Một hệ thống ghi nhận, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ, và cung cấp báo
cáo nhƣ báo cáo tài chính. Dấu vết kiểm toán cho phép các kiểm toán viên bắt đầu với
một tổng cân đối trên báo cáo tài chính, và lần từng bƣớc theo các sổ sách kế toán cho
từng nghiệp vụ riêng lẻ đã tạo nên cân đối đó. Dấu vết kiểm toán cũng cho phép các
kiểm toán viên lần theo các nghiệp vụ riêng lẻ tạo ra số tổng cộng tổng hợp. Ví dụ,
các số ghi trên nhật ký, tham chiếu khi chuyển vào sổ cái hay số tài liệu đƣợc tính đến
trong các báo cáo đã tạo nên dấu vết kiểm toán. Trang 4 9
Dấu vết kiểm toán rất quan trọng vì chúng cho phép kiểm toán viên đánh giá
tính chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính, và tìm ra các nguồn gốc sai sót trên các báo cáo tổng hợp.
+ Kiểm soát vật chất:
Một trong những hoạt động kiểm soát sống còn của hệ thống kiểm soát nội bộ trong
mỗi công ty là các hoạt động bảo vệ tài sản vật chất. Một khi tài sản của đơn vị đƣợc đặt
ở những vị trí xác định thì khả năng gây hƣ hỏng hay mất mát sẽ đƣợc giảm nhiều. Ví dụ
là thủ tục kiểm soát có thể áp dụng cho hàng tồn kho là bảo quản hàng ở một vị trí trong
kho và chỉ cho phép thủ kho có quyền tiếp cận và bảo quản tài sản trong kho. Thủ tục này
ngăn chặn những ngƣời không đƣợc phép đƣợc vào kho để hạn chế mất cắp hay gây thiệt hại.
Khi công ty đặt mua hàng thì thủ tục khác đƣợc tiến hành đó là yêu cầu đƣợc
chuyển chở thẳng vào kho công ty. Khi nhận đƣợc thông báo gửi hàng thì thủ kho phải
chuẩn bị lập ngay phiếu nhập kho. Trong phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày nhận hàng, tên
nhà cung cấp, ai là ngƣời vận chuyển, phiếu đặt hàng số và số lƣợng thực nhận. Trên
phiếu nhập kho phải có chỗ cho ngƣời thủ kho ký tên, ngƣời kiểm hàng và ngƣời giao hàng ký nhận.
+ Kiểm tra độc lập:
+ Phân tích, rà soát lại quá trình thực hiện: Mục đích Trang 5 0
Phát hiện các biến động bất thƣờng, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp
Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết; thực tế và kế hoạch; kỳ này và kỳ trƣớc v.v…
Một hoạt động khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ là báo cáo hoạt động định kỳ
thông qua hoạt động giám sát của kiểm toán nội bộ. Từ việc xem xét và đánh giá của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong công ty, báo cáo hoạt động cung cấp các thông tin cho nhà
quản lý làm thế nào để điều hành bộ máy có hiệu quả và hiệu năng hơn. Thông qua việc
chuẩn bị các báo cáo hoạt động cho từng bộ phận, nhà quản lý sẽ nhận đƣợc các phản hồi
về những thành công hay thất bại từ việc ứng dụng các cách thức điều hành trong quá
khứ. Việc chuẩn bị các báo cáo này cũng là một thủ tục kiểm soát phát hiện.
4. Thông tin và truyền thông (information and communication)
Thuật ngữ thông tin truyền thông liên quan đế hệ thống kế toán, nghĩa là liên quan
đến cách thức ghi nhận, xử lý, tổng hợp, báo cáo các nghiệp vụ kinh tế trong công ty. Hệ
thống kế toán (các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập trong hệ thống) cũng tập trung vào
bảo vệ tài sản và kiểm tra việc tính chính xác và đáng tin của dữ liệu kế toán. Trách
nhiệm của ngƣời quản lý đơn vị là phải đảm bảo rằng hệ thống kế toán của công ty là đo
lƣờng, xử lý thông tin các dữ liệu tài chính từ các nghiệp vụ kinh tế thích hợp cho những ngƣời sử dụng.
Truyền thông là việc thông tin cho ngƣời lao động biết về vai trò và trách nhiệm của
họ đối với tổ chức. Có thể dùng cách là in thành sách, bàng ghi nhớ cho nhân việ hay
dùng hệ thống mạng để truyền tin. Và cũng có thể sử dụng cách huấn luyện và tái huấn
luyện cho từng vị trí của nhân viên, trên hết là phải làm cho tất cả các nhân viên hiểu
đƣợc vai trò của họ trong tổ chức và làm thế nào để phối hợp với những ngƣời khác trong
xử lý công việc. Việc quan trọng hơn cả là nhàu quản lý phải duy trì một mối quan hệ tốt
trong công ty giữa các nhân viên, giữa nhân viên với nhà quản lý tạo đƣợc sự tin cậy
trong môi trƣờng làm việc. Khi có những vấn đề xảy ra thì tất cả các nhân viên ở mọi cấp
cùng tìm ra vấn đề và giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả. 5. Giám sát (Monitoring)
Đây là thủ tục đánh giá lại các thể hiện của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Điều này cũng thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý. Các nhà quản lý ở mọi cấp phải
luôn đánh giá lại việc thiết kế và điều hành của việc kiểm soát và các hoạt động điều
chỉnh khi sinh ra để khắc phục, hay các hoạt động kiểm soát đặc biệt. Đánh giá lại hệ
thống có thể thƣờng xuyên quan sát và kiểm tra lại hay đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Phạm vi và tần suất đánh giá phụ thuộc vào trách
nhiệm của nhà quản lý và rủi ro mà công ty có thể đối mặt.
Tóm lại, hệ thống giám sát và thẩm định tại doanh nghiệp là quá trình theo dõi và
đánh giá chất lƣợng thực hiện kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó đƣợc triển khai, đƣợc điều Trang 5 1
chỉnh khi môi trƣờng thay đổi, đƣợc cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thƣờng xuyên
rà soát, kiểm tra và báo cáo chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội
bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng nhƣ tất cả các nhân viên có tuân thủ các
chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không...
2.1.1.3. Để đánh giá một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp khắc phục những yếu kém của hệ
thống kiểm soát của một công ty cụ thể. Tuỳ từng công ty tuỳ từng khuyết điểm mà
chúng ta có những biện pháp khắc phục.
Đối với việc kiểm soát thu chi, nhiều chuyển gia tài chính cho rằng không nên để kế
toán trƣờng vừa là ngƣời duyệt chi, vừa là ngƣời ghi sổ sách. Phải có những quy trình
quản lý chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào muốn chi phải lập phiếu
đề ghị xuất chi, chuyển đến ngƣời có trách nhiệm ký duyệt. Sau khi có chữ ký của ngƣời
có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi, lúc đó thủ quỹ mới xuất tiền.
Đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế
tình trạng mất mát nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất, định kỳ,
có những nhân viên trung thực và lƣơng thoả đáng cho họ. Có những hệ thống hoá đơn
chứng từ nhập xuất rõ ràng. Vừa kiểm soát trên máy, vừa kiểm kê thực tế.
Trong kinh doanh thƣờng nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán
và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng là nơi thống nhất giá
với khách đặt hàng. Để công việc này đƣợc thuận tiện, cần có những khung giá cho các
nhân viên bán hàng hoặc phải trình duyệt ban giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên
bán hàng lập phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của
trƣờng phòng hoặc một phó phòng đƣợc uỷ quyền thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào
đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi đôn đốc việc thu
nợ, liên thứ hai thủ kho giữ để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba đƣợc chuyển
sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách theo dõi công nợ.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và
giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với các mục tiêu của công ty. Để hệ
thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc nhƣ: xây dựng
một môi trƣờng văn hoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với
những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt
động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ;
quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập...
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ
thống các phòng ban nhiều công ty còn lập ra những phòng chuyên trách về kiểm tra, Trang 5 2
kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót trong quá
trình hoạt động của công ty. ở các công ty lớn trên thế giới kiểm soát nội bộ do giám đốc
tài chính phụ trách, còn đối với công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.
2.1.1.4. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm
giảm thiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó, hoặc doanh nghiệp đã có
biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng nhƣ giới hạn
rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận đƣợc.
Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có
đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả, cụ thể là:
1. Môi trường kiểm soát
Đây là môi trƣờng mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ đƣợc triển khai.
Môi trƣờng này chỉ tốt nếu các nội dung sau đƣợc đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã ban hành dƣới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa
ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tính thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể
cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
- Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất
cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực đƣợc thiết lập.
- Tƣ cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lành đạo là tấm gƣơng
sáng để nhân viên noi theo.
- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ
chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) đƣợc triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của
kiểm toán nhà nƣớc và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng
hoạt động hữu hiệu do đƣợc trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quản kiểm toán cấp
trên hoặc với lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng nhƣ hƣớng dẫn cụ thể trong
hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.
- Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng,
đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt trả lƣơng, phụ cấp để khuyến khích mọi ngƣời làm
việc hiệu quả nhiệt tình.
- Doanh nghiệp đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định yêu cầu kiến thức và
chất lƣợng nhân sự cho từng vị trị trong tổ chức. Trang 5 3
- Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những
danh sách ƣu tiên, ƣu đãi, lƣơng, thƣởng bất hợp lý tạo cơ hội cho hành vi vô kỷ luật, tâm
lý bất bình trong công ty.
- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những
chuẩn mực thông dụng đã đƣợc chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó sai lệch do sử dụng các chuẩn
mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
- Doanh nghiệp thƣờng xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực ở các vực vị
trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở bảo vệ quyền lợi của những ngƣời làm việc trong các
khu vực vị trí độc hại nặng nhọc theo đúng quy định. 2. Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro đƣợc coi là có chất lƣợng nếu:
- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh
giá và phân tích định lƣợng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm
giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có
biện pháp đề toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng nhƣ giới hạn
rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận đƣợc.
- Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng hợp cũng nhƣ chi tiết để mọi nhân viên có
thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
3. Hoạt động kiểm soát
Chất lƣợng hoạt động kiểm soát đƣợc coi là tốt nếu các nội dung sau đƣợc đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản
đánh giá hiệu quả hoạt động nhƣ những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để
điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
- Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các
kết quả thu đƣợc với các định mức, chỉ số định trƣớc để điều chỉnh, bố sung kịp thời.
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các
vấn đề tài chính, kế toán và thủ kho đƣợc phân định độc lập rõ ràng.
Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc
đƣợc uỷ quyền toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Doanh nghiệp đã lƣu giữ các chứng từ dƣới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ
ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ điểm nào, kể các việc xác định
những cá nhân có trách nhiệm và các sai phạm xảy ra.
- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dƣỡng tài sản, vật tƣ trang thiết bị mất
mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình
sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng. Trang 5 4
4. Hệ thống thông tin truyền thông
Chất lƣợng hệ thống tốt khi các nội dụng sau đƣợc đảm bảo:
- Doanh nghiệp thƣờng xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo
và những ngƣời có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều
có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin đƣợc cung
cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một uỷ ban hay một cá nhân
nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thƣ góp ý) cho phép
nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thƣờng có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận
của những ngƣời không có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp đã xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch phòng chống thiên tai,
hiểm hoạ và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
5. Hệ thống giám sát và thẩm định
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lƣợng kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc
này đƣợc triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu,
kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
- Việc kiểm toán nội bộ đƣợc thực hiện bởi ngƣời có trình độ chuyên môn thích hợp
và ngƣời này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
- Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc phát hiện bởi kiểm toán
nội bộ hoặc kiểm toán độc lập đƣợc báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao
hơn kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
- Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về
mọi trƣờng hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh
nghiệp cũng nhƣ quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của
doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
2.1.2. Những rủi ro mà công ty cần kiểm soát
2.1.2.1. Nhận diện rủi ro
Tháng 5 năm 2001 COSO đề nghị công ty kiểm toán Price WaterCoopers nghiên
cứu xây dựng hệ thống quản lý rủi ro trong công ty (Enterprise Risk Management – ERM).
Trong bản thảo công ty kiểm toán Price WaterCoopers gửi COSO tháng 6 năm
2004, ERM gồm 5 thành tố của hệ thống kiểm soát nội bộ (môi trƣờng kiểm soát, đánh Trang 5 5
giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyên thông, giám sát) và gồm 3 thành tố đó là
1 – Thiết lập mục tiêu quản lý
2 - Định nghĩa các sự việc xảy ra
3 – Trách nhiệm về rủi ro
Thứ nhất, thiết lập mục tiêu quản lý: ERM đề nghị các nhà quản lý thiết lập một hệ
thống mục tiêu cho công ty, đó là các mục tiêu mà công ty hi vọng đạt đƣợc. Dựa trên
những mục đích cần đạt ERM giúp công ty tìm ra những chiến lƣợc để đạt đƣợc từ đó sẽ
nhận diện rủi ro ở các mức độ quản lý có thể xảy ra. Mục tiêu của một công ty thƣờng
đƣợc xem trên 4 phƣơng diện sau:
+ Chiến lƣợc (Stratergy): do quản lý cao cấp vạch ra
+ Điều hành (Operation): là việc xem xét hàng ngày hiệu quả lợi nhuận của công ty
+ Báo cáo (Reporting): là việc tổng hợp các hoạt động bên trong hay bên ngoài công ty
+ Tuân thủ (Compliance): là việc tuân thủ theo đúng pháp luật và quy định của công ty.
Rủi ro trong doanh nghiệp thƣờng do các nguyên nhân: mâu thuẫn về mục đích hoạt
động; các chiến lƣợc DN đƣa ra cản trở việc thực hiện mục tiêu; các yếu tố bên ngoài:
chính trị, môi trƣờng – đối thủ cạnh tranh, thay đổi ngành, thay đổi môi trƣờng pháp lý,
thị trƣờng tiền tệ; các yếu tố bên trong: qui trình – hoạt động, xử lý thông tin, công nghệ;
thiếu nhân sự chủ chốt, bộ phận quản lý chất lƣợng yếu, tăng trƣởng quá nhanh,...
Nếu xét theo bản chất, rủi ro trong DN gồm:
- Rủi ro kinh doanh: là rủi ro liên quan tới lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật hay đối thủ
cạnh tranh. Loại rủi ro này thƣờng liên quan tới việc tìm kiếm mục tiêu kinh doanh- hàng
hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Những rủi ro có thể có là thông tin giả mạo
hoặc quá mức từ nhà cung cấp, thông tin sai hoặc chậm, quan hệ với nhà cung cấp hiện
thời không đạt đƣợc giá trị tốt nhất,....
- Rủi ro tài chính: là rủi ro liên quan tới lãi suất, dòng tiền, tỷ giá hối đoái,
tiền,... Loại rủi ro này có khả năng phát sinh rất lớn. Các rủi ro cơ bản thƣờng xảy ra là:
sai sót trong quản lý dòng tiền dẫn tới thiếu tiền vào thời điểm cấp bách, tổn thất do tỷ giá
hối đoái thay đổi bất thƣờng, lựa chọn sai nguồn tiền cần sử dụng làm tăng chi phí tài
chính, giảm sự đầu tƣ, rủi ro liên quan tới doanh thu,... Chẳng hạn rủi ro hối đoái là hoạt
động kinh doanh của một công ty bị tác động bởi những thay đổi trong tỷ giá. Loại rủi ro
này dễ xảy ra ở các DN xuất nhập khẩu. Đối với DN nhập khẩu rủi ro xảy ra khi ngoại tệ
đơn vị phải trả trong tƣơng lai lên giá so với nội tệ, còn với DN xuất khẩu sẽ ngƣợc lại
khi ngoại tệ sẽ nhận trong tƣơng lai giảm giá so với nội tệ.
- Rủi ro nhân nhƣợng liên quan tới việc vi phạm pháp luật (Luật Kế toán,
chuẩn mực kế toán,...). Chẳng hạn, DN có thể ghi nhận doanh thu sai niên độ: ghi nhận Trang 5 6
doanh thu phải trƣớc ngày có tờ khai xuất khẩu nhƣng trong thực tế ghi nhận doanh thu
sau ngày có tờ khai xuất khẩu. Ghi nhận doanh thu không đủ điều kiện của VAS 14 và
doanh thu không có thực xảy ra chủ yếu ở các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ (khách
hàng gia công chế biến) và xây dựng vì thời điểm ghi nhận doanh thu khá phức tạp, tùy
theo đặc điểm từng ngành nghề.
- Rủi ro điều hành: là những tổn thất về nhân lực chủ chốt, thị trƣờng, độ tin cậy đối
với sản phẩm, khách hàng,... Chất lƣợng và số lƣợng nhân lực trong các DN liên quan
đến việc tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật. Vì vậy DN có
thể gặp các rủi ro: nhân lực thiếu kinh nghiệm, không đƣợc đào tạo sâu, chi phí cho lao
động quá cao, nhân viên tuyển dụng đã có vi phạm pháp luật, trả lƣơng cho nhân viên
không đúng (quá cao hoặc quá thấp), nhân viên vi phạm nội qui, qui chế,.... Các quyết
định liên quan tới thị trƣờng (chính sách giá, quảng cáo, lựa chọn nhà phân phối...) có thể
dẫn tới những rủi ro: do quảng cáo không hợp lý làm mất khách hàng, chi phí quảng cáo
quá cao so với lợi ích đem lại, đơn giá bán xây dựng không hợp lý nên hàng không bán
đƣợc hoặc doanh thu quá thấp so với chi phí bỏ ra, quyết định nhà phân phối thiếu điều
kiện làm ảnh hƣởng đến thƣơng hiệu của DN,... Lãnh đạo DN phê duyệt hồ sơ quá gấp
nên ra quyết định sai lầm...
Nếu xét theo mục tiêu kiểm toán, KTNB có thể gặp các loại rủi ro:
- Rủi ro về tính tuân thủ: hoạt động của doanh nghiệp không tuân thủ các qui định
của luật pháp, chế độ về tài chính, kế toán, bảo vệ môi trƣờng,...
- Rủi ro về tính chính xác: số liệu do kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thiếu chính
xác do công việc khó kiểm tra, kiểm soát (xây dựng cơ bản), trình độ cán bộ quản lý, kế toán,....
- Rủi ro về tính đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí của DN không đúng kỳ phát sinh thực tế.
- Rủi ro về tính hiện hữu: các khoản doanh thu, chi phí thực tế phát sinh nhƣng
không đƣợc ghi sổ và cung cấp trong Báo cáo kế toán.
- Rủi ro về tính hiệu quả: các khoản chi phí chi ra không hợp lý làm cho hoạt động
hiệu quả thấp hoặc không có hiệu quả.
- Rủi ro về tính trình bày và khai báo: doanh thu, chi phí không đƣợc đánh giá đúng,
thông tin trình bày trên Báo cáo kế toán không hợp lý.
Xét theo nguồn gây ra rủi ro có:
- Rủi ro do qui mô, tính phức tạp của quá trình SXKD của DN (rủi ro tiềm tàng).
- Rủi ro do Nhà nƣớc thay đổi cơ chế chính sách. - ....
2.1.2.2. Đánh giá rủi ro
Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: Trang 5 7 Xác định đối tƣợng Xác định các nhân tố Nhận diện rủi ro Đánh giá rủi đƣợc kiểm toán ảnh hƣởng tới rủi ro ro (khách hàng) của từng đối tƣợng
Trƣớc hết kiểm toán viên cần căn cứ kế hoạch KTNB năm, yêu cầu của lãnh đạo
cấp cao trong DN để xác định đối tƣợng nào sẽ đƣợc đƣa vào chƣơng trình kiểm toán
này. Sau đó kiểm toán viên cần tìm hiểu từng đối tƣợng kiểm toán cụ thể, xem xét các
nhân tố có khả năng làm tăng rủi ro của DN. Công việc này luôn đƣợc coi trọng mặc dù
kiểm toán viên là ngƣời của DN. Lý do là KTV không thể hiểu một cách sâu sắc mọi
công việc trong từng hoạt động, từng bộ phận trong DN. Trong quá trình tìm hiểu KTV
đặt các câu hỏi và tìm đáp án hợp lý nhất:
- Những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của DN.
- Lãnh đạo các cấp của DN có chính sách gì trong quản lý, điều hành hoạt động đơn
vị cũng nhƣ sự quan tâm tới kết quả kiểm toán nội bộ (trƣớc kia và hiện nay)?
- Trong giai đoạn hiện nay DN có ƣu tiên tối đa hóa lợi nhuận không?
- Cơ chế tính tiền lƣơng, thƣởng cho ngƣời quản lý, viên chức?
- DN có tham gia các hoạt động của cộng đồng không?
- Trƣởng các bộ phận kế toán, kinh doanh,... có bị áp lực bất thƣờng không?
- Giữa các cán bộ ở các vị trí, bộ phận quan trọng có mối quan hệ họ hàng hay tình cảm không?
- Trong vòng 12 tháng trở lại, DN có sản phẩm, dịch vụ mới không?
Trên cơ sở những rủi ro có thể xảy ra, bộ phận KTNB lựa chọn các nhân tố chủ yếu
và sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên để làm cơ sở đánh giá. Do có thể có nhiều loại rủi ro nên
kiểm toán viên cần chọn những rủi ro quan trọng nhất đối với các bộ phận trong DN (5 –
10 loại) để xem xét. Công việc này đƣợc thực hiện dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán
viên với các đối tƣợng đƣợc kiểm toán, kết hợp với tham khảo các thông tin từ ngƣời
quản lý và các nguồn khác. Chẳng hạn, khi kiểm toán hoạt động huy động vốn của ngân
hàng cần xem xét rủi ro về lãi suất, rủi ro môi trƣờng trong nƣớc và thế giới, rủi ro đạo
đức của cán bộ huy động vốn. Còn khi kiểm toán quá trình thi công các công trình XDCB
tại các DN xây lắp cần quan tâm hơn tới rủi ro không tuân thủ các qui định trong xây
dựng, thiết kế, rủi ro do tập hợp chi phí không chính xác và đúng kỳ, rủi ro về tính hiệu
quả sản xuất. Trong mọi trƣờng hợp bộ phận KTNB đều xây dựng mô hình đánh giá rủi
ro cho từng đối tƣợng kiểm toán theo mẫu:
BẢNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Bộ phận (hoạt động)......... Rủi ro Điểm cho mức độ Điểm cho khả năng ảnh hưởng xảy ra Trang 5 8
Kiểm toán viên nội bộ chấm điểm về khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng cho
từng bộ phận hoạt động, từng nội dung theo nguyên tắc khả năng rủi ro càng lớn thì điểm
càng cao (thang điểm 10/10). Trong đó rủi ro có mức độ nghiêm trọng, khả năng xảy ra
gần nhƣ chắc chắn (76 - 100%) có điểm cao nhất từ 8 – 10 điểm, còn những rủi ro hiếm
khi xảy ra (dƣới 5%) có điểm thấp nhất từ 0 đến 2 điểm. Sau đó kiểm toán viên có thể lập
Bảng tổng hợp rủi ro của các đối tƣợng kiểm toán trong đó sắp xếp các bộ phận (hoạt
động) theo thứ tự ƣu tiên trên cơ sở tổng điểm rủi ro. Nếu có những đối tƣợng cùng điểm
thì căn cứ thêm vào các nhân tố khác để xếp hạng.
BẢNG TỔNG HỢP RỦI RO ..... ...... Rủi ro S Tổng TT
Bộ phận (hoạt động) điểm rủi ro 2 . ..
Các phƣơng pháp đánh giá rủi ro mà KTV nội bộ có thể sử dụng là:
- Phƣơng pháp hồi cố: đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng có giá
trị (chứng từ, thông tin thứ cấp).
- Phƣơng pháp dự báo: đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn
tại và sẽ phát triển trong tƣơng lai.
Từ kết quả đánh giá rủi ro, kiểm toán viên có thể tƣ vấn cho các nhà quản lý DN các
biện pháp quản lý rủi ro theo các hƣớng:
- Giảm rủi ro bằng cách tăng cƣờng việc sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm
làm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống mức có thể chấp nhận.
- Tránh rủi ro bằng việc không tiến hành một số hoạt động
- Chấp nhận rủi ro nếu rủi ro không lớn
- Chuyển giao rủi ro cho tổ chức khác nhƣ mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh, đấu thầu lại.
+Những nguy cơ đối với sự chính xác của thông tin kế toán:
Kế toán nhận ra rằng thông tin kế toán sai lệch là do sai sót hoặc gian lận. Sai sót là
không cố ý trong khi gian lận là những hành vi cố ý. Ban quản lý cần phải xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ để phát hiện và ngăn chặn điều này. Trang 5 9
- Sai sót: có thể là do không cẩn thận hay do thiếu kiến thức liên quan.
Ví dụ: Nhân viên bán hàng đã nhập nhầm số tiền vào máy tính
- Gian lận: là hành vi cố ý làm sai thông tin tài chính để thu lợi cá nhân.
+ Gian lận quản lý: một nhân viên quản lý có thể cố ý làm thông tin tài chính nhƣ
báo cáo lợi nhuận cao để tăng giá cổ phiếu hay cổ phần
+ Tham ô hoặc biển thủ: lấy tài sản của tổ chức.
2.1.3. Phân tích các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là một phần quan trọng trong hoạt động kiểm soát, trong phần
này sẽ phân tích các đối tƣợng của thủ tục kiểm soát một cách chi tiết. Thủ tục kiểm soát
của một công ty thƣờng phân ra làm ba loại nhƣ sau: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát
hiện, kiểm soát điều chỉnh.
2.1.3.1. Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa
Thủ tục kiểm soát ngăn chặn là cách thức quản lý ngăn chặn vấn đề trƣớc khi xảy
ra. Nhƣng vấn đề nào là tổ chức cần ngăn chặn? Nhà quản lý cần phải nhận diện đƣợc các
sự kiện có thể xảy ra và làm thế nào để ngăn chặn đƣợc chúng bằng những hoạt động
thích hợp. Các nhà quản lý phải xem xét từ vấn đề liên quan nhỏ nhất đến các thảm hoạ
có thể xảy ra với công ty. Để làm đƣợc điều này doanh nghiệp cần phải thành lập các
nhóm tìm ra vấn đề, nhƣ: kiểm toán nội bộ, bộ phận IT, kiểm toán độc lập, hay những
nhà tƣ vấn về kiểm soát rủi ro.
Các nhà quản lý nên viết ra các tài liệu cho mỗi kịch bản xây dựng đƣợc và thiết lập
các thủ tục kiểm soát ngăn chặn để hạn chế tối thiểu vấn đề đã đƣợc nhận diện.
2.1.3.2. Thủ tục kiểm soát phát hiện và thủ tục kiểm soát điều chỉnh
Thật khó mà xây dựng đƣợc một hệ thống ngăn chặn đƣợc mọi rủi ro cho doanh
nghiệp. Do đó, để hạn chế thiệt hại ngƣời ta xây dựng các thủ tục phát hiện mạnh để cảnh
báo cho đơn vị khi các thủ tục kiểm soát ngăn chặn bị thất bại.
Thủ tục kiểm soát phát hiện là việc xây dựng các thủ tục kiểm soát nhằm phát hiện
ra những sai sót và gian lận để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Có thể lấy một ví dụ cụ thể là hoạt động chuẩn bị thông tin báo cáo hàng ngày của
bộ phận kế toán, dựa vào việc phân tích những biến động của số liệu từ định mức với
thực tế, nếu thấy có những biến động lớn đó là những dấu hiệu để có các hoạt động điều chỉnh phù hợp ngay.
Các hoạt động điều chỉnh đƣợc diễn ra bởi vì tổ chức đã có chuẩn bị sẵn các thủ tục
điều chỉnh. Doanh nghiệp thiết lập các thủ tục điều chỉnh để điều chỉnh các vấn đề đƣợc
phát hiện bởi thủ tục phát hiện.
Thủ tục điều chỉnh là thủ tục đƣợc các doanh nghiệp sử dụng để giải quyết hay điều
chỉnh một vấn đề diễn ra. Một khi vấn đề đƣợc phát hiện, các nhà quản lý nên điều chỉnh Trang 6 0
hệ thống xử lý của doanh nghiệp do đó trong tƣơng lai các sự kiện này sẽ đƣợc loại bỏ hoặc giảm thiểu.
2.1.3.3. Mối quan hệ giữa thủ tục ngăn chặn và thủ tục phát hiện
Các nhà quản lý không nên quá phân biệt cứng nhắc giữa hai thủ tục ngăn ngừa và
phát hiện, bởi thực tế hai thủ tục này đều có chức năng hỗ trợ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thủ tục ngăn ngừa là những định mức mà thủ tục phát hiện căn cứ vào đó để tìm ra
những vấn đề. Thủ tục phát hiện giúp ngăn ngừa các vấn đề sẽ phát sinh thêm.
Ví dụ: Thủ tục kiểm soát quá trình mua hàng của một công ty nhƣ sau:
- Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
Rủi ro: ngƣời không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng đƣợc.
Giải pháp: Công ty chuẩn hoá và đánh số trƣớc các phiếu đề ghị mua hàng của
từng phòng ban. Phiếu này phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền ký duyệt và phải đƣợc đối
chiếu đến tài khoản trên sổ cái để ngƣời đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
- Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro: nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà
nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn thanh toán cho khoản riêng đó.
Giải pháp: nên tách biệt chức năng mua hàng và chức năng đặt hàng, mọi việc mua
hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua buộc phải độc lập với các phòng
khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng với nhà cung cấp khi nhận đƣợc phiếu đề nghị
mua hàng tiêu chuẩn đã đƣợc ngƣời có thầm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải đƣợc
đánh số trƣớc và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông
tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lƣợng, giá cả... Các liên của đơn đặt hàng này
đƣợc chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp
kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
- Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp
Rủi ro: nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không báo hàng hoá/ dịch
vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhận viên này nhận đƣợc tiền hoa
hồng không đƣợc phép từ nhà cung cấp.
Giải pháp: công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhật ba báo giá từ ba nhà cung
cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó.
Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một ngƣời có
quan hệ vói một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên
áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng
không đƣợc phép và định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Công ty cũng nên áp dụng cách Trang 6 1
thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phải hồi về hoạt động của phòng thu mua.
- Nhận đúng hàng
Rủi ro: nhân viên có thể nhận sai hàng – chẳng hạn nhƣ hàng hóa sai về số lƣợng,
chất lƣợng hay quy cách.
Giải pháp: nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi
có thể đƣợc, và chức năng đặt hàng. Nhân viên nhận hàng thƣờng là thủ kho ở một số
công ty, nên chỉ nhận hàng khi đã nhận đƣợc đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi
đến. Những biên bản nhận hàng đƣợc đánh số từ trƣớc nên đƣợc lập mỗi khi nhận hàng
từ nhà cung cấp. Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lƣờng
hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy
cách. Một nhân viên kiểm tra chất lƣợng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy
cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác đƣợc. Biên bản
nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lƣợng, nếu thấy phù hợp. Một liên của
biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên đƣợc gửi cho phòng kế toán để
làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.
- Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành
Rủi ro: nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lƣợng giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.
Giải pháp: khi công ty nhận đƣợc hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên
đƣợc đánh số theo thứ tự để sau đó kiểm tra về tính liên tục của các hoá đơn nhận đƣợc
đã đƣợc hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn
để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù
hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho
quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt
hàng và biên bản giao hàng liên quan và lƣu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm
bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến
những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận hàng đúng.
- Thanh toán mua hàng chính xác.
Rủi ro: khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể
có thanh toán nhầm cho nhà cung cấp, hoặc với chứ ký đƣợc uỷ quyền không đúng, hoặc
đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho ngƣời giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
Giải pháp: phòng kế toán, hoặc đối với một số công tylà bộ phận công nợ phải trả
của phòng kế toán, nêu lƣu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. khi đến hạn,
kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng cho ngƣời
có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho Trang 6 2
phòng kế toán biết về bất kỳ thay đổi nào lên quan đến việc thanh toán nhƣ: thời hạn,
chiết khấu, hàng mua bị trả lại...Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt phải
đƣợc đánh số trƣớc. Hoá đơn đã thanh toán phải đƣợc đóng dấu “Đã thanh toán” vào số
thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên đƣợc ghi lại.
Ví dụ một DN có hoạt động kinh doanh ở nƣớc ngoài dễ gặp phải rủi ro thị trƣờng,
rủi ro tỷ giá hối đoái. Trƣờng hợp này hoạt động của DN phụ thuộc vào sự biến động của
tỷ giá hối đoái. KTNB có thể đề xuất các phƣơng án nhƣ sau:
Một là: giảm rủi ro bằng cách thuê các chuyên gia về ngoại tệ; đa dạng hóa các hoạt
động SXKD và thực hiện hợp đồng nhập khẩu song song với hợp đồng xuất khẩu để lấy
lãi hoạt động này bù lỗ hoạt động kia; sử dụng công cụ phòng ngừa nhƣ thực hiện giao
dịch kỳ hạn, quyền chọn tiền tệ, gia tăng dự phòng thông qua những nghiệp vụ phái sinh
trên thị trƣờng ngoại hối,...; bán rủi ro cho trung gian tài chính,...
Hai là: tránh rủi ro bằng cách ngừng hoạt động kinh doanh ở nƣớc ngoài hoặc giữ
nguyên hoạt động tại khu vực đó
Ba là: chấp nhận rủi ro và không tiến hành bất kỳ hoạt động nào.
Bốn là: chuyển giao rủi ro bằng việc sử dụng các biện pháp đề phòng hoặc chứng tỏ
rằng tất cả các đơn hàng mua và bán đều nằm trong khả năng tài chính của DN.
Hoặc trong DN xây lắp, KTNB có thể tƣ vấn:
+ Giảm rủi ro bằng cách kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng máy thi công, qui định chế
độ báo cáo và cung cấp thông tin từ công trƣờng thích hợp. DN cần xác định cụ thể nội
dung thông tin báo cáo, thời gian báo cáo (tùy thuộc vào vị trí của công trình so với văn
phòng DN gần hay xa) phƣơng thức báo cáo (văn bản, điện thoại,...), ngƣời báo cáo,
ngƣời nhận và kiểm tra báo cáo, chế độ thƣởng (báo cáo sớm), phạt (báo cáo chậm, sai sự
thật). Phòng kế toán có tạo điều kiện cho hoạt động của các bộ phận chức năng không, có
gây khó khăn ở khâu nào,...?. Đồng thời DN cũng phải thƣờng xuyên tổ chức đánh giá
việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro.
+ Né tránh rủi ro bằng cách chỉ thực hiện những giao dịch có khả năng phát giác rủi ro lớn.
+ Đa dạng hóa rủi ro bằng cách đa dạng hóa thị trƣờng, sản phẩm ( thực hiện thêm
các hoạt động khác nhƣ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, kinh doanh bất động sản đầu tƣ,....)
+ Chuyển giao rủi ro bằng cách mua bảo hiểm cho những công trình có khả năng
xảy ra rủi ro cao, thực hiện liên kết, liên doanh với các đơn vị khác, giao thầu cho các nhà
thầu phụ. Phƣơng án này nên thực hiện khi chi phí thực hiện cao hơn chi phí chuyển giao.
Kết quả KTNB chỉ có thể trợ giúp DN đạt đƣợc mục tiêu hoạt động khi lãnh đạo
đơn vị thiết lập chƣơng trình hoạt động cho KTNB; tiếp nhận và coi trọng báo cáo
KTNB; đảm bảo sự hỗ trợ nhất định cho KTNB về tài chính, công việc; tổ chức KTNB
có vị trí nhất định trong bộ máy quản lý của DN, hay nói cách khác DN thực sự quan tâm Trang 6 3
tới công tác KTNB. Mặt khác, công việc này đòi hỏi kiểm toán viên nội bộ không những
phải có chuyên môn cao về kiểm toán mà còn phải có kiến thức về các lĩnh vực khác nhƣ
quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, kinh tế môi trƣờng, kỹ thuật,... Trƣờng hợp kiểm
toán viên không thể thỏa mãn nhiều yêu cầu về chuyên môn nhƣ vậy thì DN cần bố trí
thêm những cán bộ có chuyên môn chuyên sâu trong các lĩnh vực khác tham gia vào KTNB.
Phát triển công tác KTNB trong các DN cả về chiều rộng lẫn chiều sâu là công việc
không dễ dàng. Để đạt đƣợc mục đích này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Bộ Tài
chính, Kiểm toán Nhà nƣớc với các DN trong việc đƣa ra hành lang pháp lý thuận lợi
cũng nhƣ quản lý, kiểm soát công việc này./.
2.1.4. Kiểm toán viên nội bộ
Nếu nhƣ kiểm toán độc lập đã có mặt ở Việt Nam đƣợc hơn 10 năm thì kiểm toán
nội bộ vẫn còn xa lạ với nhiều nhà quản lý. Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, sự phát
triển nhanh chóng của thị trƣờng chứng khoán và những vụ bê bối về quản trị ở một số
doanh nghiệp lớn của Nhà nƣớc gần đây cho thấy sự cần thiết của kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp.
Trên thế giới, kiểm toán nội bộ đã ra đời từ lâu nhƣng chỉ phát triển từ sau các vụ
gian lận tài chính ở công ty Worldcom và Enron (Mỹ) những năm 2000-2001. Luật này
quy định các công ty niêm yết trên thị trƣờng chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả
hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty.
Trong khi hoạt động của kiểm toán độc lập giới hạn ở việc kiểm tra báo cáo tài
chính (mức độ trung thực và hợp lý), hoạt động của kiểm toán nội bộ không bị giới hạn ở
bất kỳ phạm vi nào trong công ty, từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến quản lý tài chính,
nhân sự hay công nghệ thông tin. Mục đích của kiểm toán nội bộ là phục vụ cho công tác
quản lý doanh nghiệp, chứ không phải cho đối tác bên ngoài. Kiểm toán nội bộ không chỉ
đánh giá các yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá các rủi ro cả trong và ngoài công ty.
2.1.4.1. Khái niệm và thực tế kiểm toán nội bộ tại Việt Nam
Theo IIA (tổ chức nghề nghiệp dành cho kiểm toán viên nội bộ thành lập năm 1941
có trụ sở chính tại Hoà Kỳ và hơn 122.000 hội viên trên toàn cầu): “kiểm toán nội bộ là
hoạt động đánh giá và tƣ vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, đƣợc thiết kế nhằm cải tiến và
làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó. Giúp tổ chức đạt đƣợc các mục tiêu
bằng việc đánh giá và cải tiến một cách hệ thống và chuẩn tắc tính hiệu lực của quy trình
quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro”.
Tại Việt Nam: Hiện nay khung pháp lý cao nhất cho hoạt động kiểm toán nội bộ là
Luật Doanh nghiệp (cũ và mới). Khái niệm đầu tiên liên quan đến kiểm toán nội bộ quy
định trong luật là ban kiểm soát do cổ đông bầu ra. Tuy nhiên vai trò, chức năng, trách Trang 6 4
nhiệm của ban kiểm soát còn quá mơ hồ, làm công việc của thanh tra mang tính chất đột
xuất, theo yêu cầu hơn là thƣờng xuyên.
Các doanh nghiệp Nhà nƣớc có thêm một quy định, hƣớng dẫn về kiểm toán nội bộ
(Quyết dịnh 832/TC/QQĐ/CĐKT ban hành ngày 28 tháng 10 năm 1997) không định
nghĩa nhƣng có quy định chức năng của kiểm toán nội bộ là kiểm toán báo cáo tài chính,
kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động. Theo đó, phòng kiểm toán nội bộ vẫn báo cáo
lên tổng giám đốc nhƣ một bộ phận thuộc sự điều hành của tổng giám đốc. Điều này làm
giảm tính độc lập của phòng kiểm toán nội bộ, vì toàn bộ hệ thống quản lý trong doanh
nghiệp (do ban giám đốc quy định) đều là đối tƣợng đánh giá của kiểm toán nội bộ.
Trong khi đó, theo thông lệ phổ biến trên thế giới, phòng kiểm toán nội bộ chịu trách
nhiệm báo cáo trực tiếp lên cho ban kiểm soát hoặt hội đồng quản trị, tức là cấp cáo hơn ban giám đốc.
ở Việt Nam trong nhữgn năm qua, ban kiểm soát ở các doanh nghiệp Nhà nƣớc và
một số ngân hàng đã hoạt động nhƣng chƣa mang lại hiệu quả do vài trò, chức năng,
trách nhiệm chƣa rõ ràng và còn thiếu công cụ để thực hiện công tác giám sát. ở các loại
hình công ty khác, hoạt động kiểm toán nội bộ ít nhiều đã hình thành khi các công ty thực
hiện hệ thống quản lý chất lƣợng hay môi trƣờng (ISO, TQM). Các công ty có đƣợc
chứng chỉ ISO bắt buộc phải thực hiện đánh gía nội bộ (thực chất là kiểm toán nội bộ) ít
nhất một năm một lần về mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn. việc đánh giá này thƣờng do
một ban hay một bộ phận – thƣờng gọi là ban ISO hay ban đảm bảo chất lƣợng – thực
hiện và báo cáo lên tổng giám đốc. tuy nhiên, do đánh giá nội bộ chỉ giới hạn ở việc tuân
thủ các tiêu chuẩn ISO (chủ yếu về mặt thủ tục, văn bản), nên hầu nhu không giúp cái
tiến nhiều về hệ thống kiểm soát nội bộ ở công ty. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp
thực hiện ISO đã nhận ra điều này và đã thiết lập bộ phận đánh giá nôi bộ ở cấp độ cao
hơn, đầy đủ hơn và thực chất hơn.
ở Việt Nam việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ phát
hiện ra trong thời gian tới cùng với sức phát triển của thông tin chứng khoán. Sự đòi hỏi
của các nhà đầu tƣ về một hệ thống quản trị chuyên nghiệp sẽ buộc các doanh nghiệp
phải chú ý xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho thật hiệu quả.
Xu hƣớng thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ cũng sẽ phát triển trong các doanh
nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài đang hoạt động tại Việt Nam. các doanh nghiệp này
đang ngày càng có nhiều đóng góp về doanh thu, lợi nhuận đối với công ty mẹ ở nƣớc
ngoài và thị trƣờng chứng khoán lớn trên thế giới. Do đó dần dần, các công ty nƣớc ngoài
ở Việt Nam cũng bắt buộc phải tuân thủ những quy định nhƣ Luật Sarbanes – Oxley của
Mỹ, tức là phải thực hiện kiểm toán nội bộ. Các công ty này sẽ ngày càng nhận đƣợc
nhiều chƣơng trình kiểm toán nội bộ do công ty mẹ thực hiện hoặc sẽ phải xây dựng bộ
phận kiểm toán độc lập của riêng mình. Trang 6 5
2.1.4.2. Vai trò - đặc thù – Vị trí
- Vai trò: kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là
công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh
nghiệp. Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt
động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt đƣợc các mục tiêu kinh doanh.
Một doanh nghiệp có kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng thêm niềm tin của các cổ đông,
các nhà đầu tƣ trên thị trƣờng chứng khoán về hệ thống quản trị. Các thống kê trên thế
giới cho thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thƣờng có báo cáo đúng hạn, báo
cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng
là hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cao hơn so với những doanh nghiệp
không có phòng kiểm toán nội bộ.
Tuy nhiên, có một thực tế là không phải doanh nghiệp nào cũng thấy hết đƣợc lợi
ích trên và có biện pháp để thực hiện. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trƣởng
nóng và đã không cân bằng đƣợc ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững đó là tăng
trƣởng, hiệu quả và kiểm soát. Kết quả là tam giác ba mục tiêu này không thực sự mở
rộng ở cả ba góc trong quá trình tăng trƣởng một cách đồng bộ. Thay vào đó là bị co méo
ở hai góc kia, tăng trƣởng tuy có đạt, nhƣng hiệu quả và kiểm soát lại giảm sút hoặc
không ngang tầm với sự tăng trƣởng. - Đặc thù và vị trí
Là nghề đầy áp lực, thách thức đòi hỏi tính chuyên nghiệp nhƣng có thu nhập cao,
đƣợc tôn trọng trong xã hội. Là nghề “kiểm tra và tƣ vấn cho cá nghề khác” (trong cùng công ty).
Theo quan điểm trƣớc đây, kiểm toán nội bộ tập trung vào côn gtác kiểm tra kế
toán, thông tin tài chính của công ty. Ngày nay, đối tƣợng của kiểm toán nội bộ gần nhƣ
là toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.
Có nhiều ý kiến khác nhau về vị trí của kiểm toán nội bộ, nhƣng có hai quan điểm
chính là: kiểm toán nội bộ thuộc uỷ ban kiểm toán do đại hội đồng cổ đông quản trị và
ban giám đốc hay kiểm toán nội bộ do tổng giám đốc bổ nhiệm sau khi đƣợc phê chuẩn
của hội đồng quản trị, có trách nhiệm kiểm toán mọi hoạt động của doanh nghiệp theo chỉ
đạo cảu tổng giám đốc. Nhƣ vậy, dù theo quan điểm nào thì kiểm toán nội bộ cũng là một
trong những cấp kiểm soát cao nhất công ty, báo cáo trực tiếp cho ban kiểm soát, hội
đồng quản trị và tổng giám đốc.
2.1.4.3. Hoạt động của kiểm toán nội bộ
- Nhà tƣ vấn kiểm soát và kiểm toán cho giám đốc điều hành và các giám đốc chức
năng trondoanh nghiệp doanh nghiệp. Trang 6 6
- Giám sát tiến trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và nhận dạng mọi cơ hội
cải tiến hệ thống này. Đánh giá nguồn lực doanh nghiệp để sử dụng phù hợp tránh lãng
phí, thất thoát. Làm việc với kiểm toán độc lập của doanh nghiệp về những vấn đề liên
quan. Đề xuất chính sách bảo vệ tài sản và quản lý rủi ro.
- Kiểm toán tuân thủ pháp luật, nội quy và chính sách điều hành. Góp phần đảm bảo
hoạt động doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, phù hợp với đạo đức kinh doanh.
Đảm bảo các chức năng của doanh nghiệp đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh, vận hành hợp lý.
- Thực hiện một phần chức năng kiểm soát tài chính. Kiểm tra chất lƣợng thông tin,
báo cáo kế toán. Rà soát tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.
2.1.4.4. Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ
- Kiểm toán hoạt động:
+ Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các
nguồn lực (nhân lực, vật tƣ, hàng hoá, tài sản, tiền vốn, lợi thế kinh doanh...) của doanh nghiệp.
+ Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh phân phối và sử dụng
thu nhập; kết quả bảo toàn và phát triển vốn.
+ Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong
việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kiểm toán tính tuân thủ
+ Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán; chế độ
quản lý của Nhà nƣớc và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy
chế của Hội đồng quản trị, của ban giám đốc.
+ Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục
quản lý của toàn bộ cũng nhƣ của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ
thống kiểm soát nội bộ.
+Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩm mực kế toán từ
khâu lâp chứng từ, vận dụng hệ thống tải khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và
trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đến lƣu trữ tài liệu kế toán...
- Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị
+ Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tinh cậy của báo cáo
tài chính; báo cáo kế toán quản trị trƣớc khi giám đốc ký duyệt và công bố;
+ Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, kế toán quản trị; đƣa ra các kiến nghị
và tƣ vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. Trang 6 7
2.1.4.5. Đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ bởi kiểm toán nội bộ
Rất nhiều công ty đặc biệt là những công ty lớn, tách riêng một bộ phận để kiểm tra
gọi là kiểm toán nội bộ. Những ngƣời đƣợc chọn vào kiểm toán nội bộ thƣờng có những
kiến thức về kế toán, tuy nhiên có thể chọn từ những bộ phận khác ví dụ từ bộ phận công
nghệ thông tin. Kiểm toán nội bộ thƣờng giải quyết các vấn đề liên quan đến kiểm tra lại
hệ thống thông tin. Chức năng của ban kiểm soát nôi bộ là báo cáo trực tiếp lên ban giám
đốc (hoạt động độc lập với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Các kiểm toán nội
bộ có thể tiến hành kiểm tra định kỳ lập báo cáo đƣợc gọi là kiểm toán hoạt động cho
từng phòng ban. Trong quá trình kiểm tra này kiểm toán nội bộ tập trung vào đánh gía
hiệu quả và hiệu năng của quá trình điều hành một bộ phận cụ thể. Kết thúc quá trình
kiểm toán, kiểm toán nội bộ sẽ giúp đỡ các nhà quản lý bộ phận giải quyết làm thế nào để
hoạt động có hiệu quả hơn.
Kiểm toán nội bộ thƣờng đƣợc tách ra khỏi bộ máy kế toán và trở thành một bộ
phận độc lập trong công ty. Mục tiêu của bộ phận này là luôn xem xét cách hoạt động và
điều hành của các bộ phận khác. Nếu kiểm toán nội bộ đƣợc thiết kế trực thuộc phòng kế
toán thì rất khó đánh giá vì bộ phận này không thể tự đánh giá hoạt động của bộ máy kế toán mà nó trực thuộc.
Việc xem xét thƣờng xuyên hoạt động của từng bộ phận cho thấy nhiều cách điều
hành của bộ phận có nhiều vấn đề cần xem xét. Kiểm toán nội bộ có thể đƣa ra những ý
kiến giúp cho lãnh đạo bộ phận đó là thế nào để có thể hoạt động tốt hơn.
Cũng có thể thông qua phân tích lợi ích và chi phí, kiểm toán nội bộ có thể cung cấp
bằng chứng cho thấy cách phòng tránh rủi ro mà công ty hiên nay đang áp dụng gây
nhiều tốn kém hơn lợi ích mà nó mang lại, do đó có thể đề xuất ban giám đốc chuỷên đổi
cách thức hiện nay của bộ phận. Ví dụ chức năng kiểm toán của một công ty:
- Bộ phận kiểm soát nội bộ có chức năng xem xét và kết nối thủ tục kiểm soát của
các bộ phận làm sao để đảm bảo rằng các lỗi và các hoạt động bất thƣờng sẽ đƣợc phát hiện.
- Thiết lập các chính sách, kế hoạch, các thủ tục, các quy định để giám sát các bộ phận.
- Đảm bảo là các tài sản của công ty đƣợc hạch toán và bảo vệ tránh bị mất mát.
- Cán nguồn lực trong công ty đƣợc sử dụng kinh tế hiệu quả.
- Các báo cáo cho các nhà quản lý trung thực, đáng tin cậy.
2.2. Các chu trình kinh doanh cơ bản
Chu trình kế toán bắt đầu từ khi nhân viên kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ từ
các chứng từ gốc và kết thúc khi các báo cáo tài chính đƣợc thiết lập chấm dứt một kỳ tài
chính để chuẩn bị cho một chu trình mới. Chứng từ gốc là những giấy tờ hay các mẫu
biểu điện tử đƣợc dùng để ghi nhận các hoạt động kinh doanh. Trang 6 8
2.2.1. Tổng quan về chu trình kế toán tài chính tại công ty
Dựa vào việc chuẩn bị chứng từ gốc hệ thống thông tin kế toán ghi nhận mỗi nghiệp
vụ hay các sự kiện kinh doanh ảnh hƣởng đến tình hình tài chính của công ty. Các sổ gốc: 1. Sổ nhật ký
Nhân viên kế toán ghi nhận tất cả các nghiệp vụ trong sổ nhật ký, các nghiệp vụ này
sẽ đƣợc ghi theo trình tự thời gian và đƣợc định khoản chính xác. Các tài khoản đƣợc
thiết lập cho một công ty cụ thể đƣợc gọi là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản bao gồm các
tài khoản về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập, chi phí sẽ đƣợc trình bày trên
các khoản mục báo cáo tài chính.
Sổ nhật ký có thể gồm sổ nhật ký chung hay sổ nhật ký đặc biệt. Sổ nhật ký đặc
biện đƣợc mở theo dõi chi tiết cho một loại nghiệp vụ thƣờng xảy ra trong công ty. Trong
phần mềm kế toán sổ nhật ký đặc biệt sẽ đƣợc thiết kế thành một mẫu biểu hay một tập
tin riêng. Nhân viên kế toán thƣờng ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng hay mua hàng vào
sổ nhật ký đặc biệt.
Thông thƣờng các công ty có thể thiết lập các sổ nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ
quan trọng nhƣ sổ nhật ký bán hàng (ghi nhận các nghiêp vụ bán chịu) , nhật ký mua
hàng (ghi nhận các nghiệp vụ mua chịu), nhật ký thu tiền (ghi nhận các nghiệp vụ thu
tiền), nhật ký chi tiền (ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền), sổ này dùng để ghi nhận các
nghiệp vụ mới và nghiệp vụ điều chỉnh. Còn các nghiệp vụ khác đƣợc ghi nhận vào nhật ký chung. 2. Sổ cái
Sổ cái có chức năng ghi tất cả các nghiệp vụ trong đơn vị. Sổ này ghi mỗi nghiệp
vụ về các thông tin đƣợc thể hiện về số tiền bên nợ, số tiền bên có, ngày tháng phát sinh,
đối ứng với các tài khoản nào, nội dung vắn tắt nghiệp vụ đồng thời cũng ghi nhận vào sổ
cái. Trong hệ thống thông tin kế toán sổ cái sẽ thu thập thông tin giá trị những thay đổi về
tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Sổ cái theo dõi từng tài khoản Trang 6 9
(thƣờng gọi là tài khoản chữ T) bằng giá trị. Nhƣ vậy, khi sổ cái ghi nhận các nghiệp vụ,
thì đồng thời hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ ghi nhận các giá trị vào tài khoản khác
nhau trong sổ cái. Sơ đồ tài khoản của công ty sẽ cho ta thấy cấu trúc tài khoản của sổ cái.
3. Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính.
Khi ghi nhận nghiệp vụ vào nhật ký thì hệ thống thông tin kế toán cũng ghi nhận
vào sổ cái, đồng thời nó cũng tạo ra bảng cân đối phát sinh. Bảng cân đối phát sinh là một
bảng liệt kê tất cả các tài khoản và cân đối nợ có. Khi giá trị Nợ – Có cân bằng nhân viên
kế toán sẽ tiến hành một số bút toán điều chỉnh cần thiết. Các bút toán điều chỉnh bao
gồm: khấu hao, chi phí trả trƣớc, kết chuyển doanh thu nhận trƣớc... Hệ thống thông tin
kế toán sẽ kết chuyển vào sổ cái các nghiệp vụ điều chỉnh. Từ bảng cân đối tài khoản hệ
thống thông tin kế toán sẽ lập báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của hệ thống kế toán trong đơn vị. hệ
thống báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Chu trình kế toán kết
thúc khi đã thiết lập báo cáo tài chính, phần mềm kế toán sẽ khoá sổ và tách toán các tài
khoản trung gian nhƣ tài khoản thu nhập và chi phí, lúc này chu trình mới sẽ bắt đầu.
Điều này là rất cần thiết vì những ngƣời sử dụng thông tin báo cáo tài chính sẽ chỉ quan
tâm đến thông tin thu nhập trong một kỳ tài chính. Bảng cân đối kế toán chỉ thể hiện tình
hình tài chính tại một thời điểm của các khoản mục tài chính đã khoá sổ, và hệ thống
thông tin kế toán sẽ mang số dƣ sang kỳ sau:
Bƣớc 1: Ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ nhật ký
Bƣớc 2: Ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ cái
Bƣớc 3: Lập bảng cân đối tài khoản chƣa điều chỉnh
Bƣớc 4: Ghi nhận các bút toán điều chỉnh
Bƣớc 5: Lập bảng cân đối tài khoản đã điều chỉnh
Bƣớc 6: Lập báo cáo tài chính
Bƣớc 7: Ghi nhận các bút toán khoá sổ
Bƣớc 8: Lập bảng cân đối kế toán.
* Hệ thống mã hoá
Hệ thống thông tin kế toán dựa vào các thông tin đã mã hóa để ghi nhận, phân loại,
lƣu trữ và lập báo cáo tài chính. Khi thực hiện kế toán thủ công thì việc mã hoá theo
alpha ABC sẽ phục vụ rất hữu ích. Tuy nhiên trong hệ thống tin học lại sử dụng mã hoá
theo số thứ tự (chỉ mã hoá theo số thứ tự) hoặc kết hợp giữa mã hoá theo alpha ABC và
số hoá để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán. Kết hợp giữa mã hoá cho việc hệ thống hóa
thông tin trong đơn vị đảm bảo là các dữ liệu sẽ đồng nhất.
1.Khái niệm và các dạng mã hóa Trang 7 0
- Mã hoá tên gọi: là phép gán tên gọi vắn tắt cho một đối tƣợng đó trong hệ thống,
tên gọi phải ngắn gọn, xác định, không trùng nhau trong cùng một phạm vi và phải thể
hiện đƣợc những thông tin quan trọng nhất.
Yêu cầu đối với mã hoá tên gọi: mã hoá phải đảm bảo tính xác định, phải thích hợp
với mục đích sử dụng cho ngƣời, cho máy hay cả ngƣời và máy. Mã hóa cho ngƣời sử
dụng phải có tính gợi nhớ, dễ hiểu, dễ giải mã. Mã hóa cho máy tính cần đƣợc định nghĩa
chặt chẽ, từ ý nghĩa từng giá trị cho đến vùng giá trị của mã. Ví dụ mã số hồ sơ sinhviên
một trƣờng đại học bao gồm 11 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu là dành cho năm sinh, hai ký
tự tiếp theo là năm vào trƣờng, ký tự tiếp theo chỉ giới tính, tiếp theo là ký tự ngành học,
3 ký tự tiếp theo là viết tắt họ, đệm, tên của sinh viên, 2 ký tự sau cùng để phân biệt. Ví
dụ: sinh viên Trần Việt Nga, sinh năm 1983, vào năm 2000, nữ, khoa Anh có mà là: 8300FETVN02.
- Một số kiểu mã hoá thông dụng: + Mã hoá liên tiếp
+ Mã hoá theo đoạn: chia đoạn cho từng đối tƣợng, ví dụ từ 001 đến 9999 là mã hoá cho vật liệu sắt.
+ Mã hoá cắt lớp: chia tập đối tƣợng thành từng lớp, ví dụ biển số xe là một loại mã
cắt lớp, mỗi tỉnh thành là một lớp.
+ Mã hoá phân cấp (hệ thống tài khoản)
+ Mã hoá diễn nghĩa dùng cho xử lý thủ công
+ Mã hoá tổng hợp là phối hợp một số phƣơng pháp mã. 2. Từ điển dữ liệu
- Khái niệm: là một tƣ liệu về tên gọi các đối tƣợng xuất hiện trong các giai đoạn
phân tích, thiết kế, cài đặt và bảo trì hệ thống. Thông tin liên quan đến các đối tƣợng nhƣ
sự kiện, luồng dữ liêu, thực thể, chức năng, xử lý, tệp dữ liệu, modul, chƣơng trình
thƣờng đƣợc mô tả trong từ điển dữ liệu.
- Kết cấu: từ điển dữ liệu gồm các mục từ và lời giải thích. Lời giải thích thể hiện
đƣợc cấu trúc của mục từ, bản chất (nội dung của mục từ), miền giá trị và phạm vi sử
dụng. Ngoài ra, trong phần giải thích cũng có thêm lời nhận xét của phân tích viên. Trong
từ điển dữ liệu có nhiều loại mục từ nhƣng bốn mục từ thƣờng đƣợc đề cập đến là :
Luồng dữ liệu, kho dữ liệu, thuộc tính xử lý, chức năng xử lý.
Có nhiều dạng mã hoá đƣợc sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán: Mã hoá theo
trí nhở của nhân viên kế toán, mã hoá theo khối, mã hoá tuần tự. Đánh mã theo trí nhớ
giúp ngƣời sử dụng quen vói những công việc họ đang thực hiện.
3. Nghiên cứu và thiết kế mã hoá
Mã hoá theo dạng số là điều rất quan trọng khi thiết kế mã hoá trong kế toán.
2.2.2. Hai chu trình kinh doanh chính Trang 7 1
Hệ thống thông tin kế toán thu thập các thông tin liên quan đến các sự kiện kinh tế
hay hoạt động kinh doanh trong quá trình hoạt động của mình. Các sự kiện kinh tế là các
hoạt động liên quan đến tăng hay giảm số tiền trên các khoản mục báo cáo tài chính. Các
sự kiện kinh tế ảnh hƣởng đến tình hình tài chính đƣợc gọi là nghiệp vụ kế toán. Hoạt
động kinh doanh là những hoạt động không ảnh hƣởng đến tình hình tài chính của đơn vị,
nhƣng lại rất quan trọng đối với đơn vị.
2.2.2.1. Chu trình bán hàng
Quá trình bán hàng bắt đầu từ lúc khách hàng đặt hàng và kết thúc với việc thu tiền
của khách hàng. Có thể tóm tắt mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán, dữ liệu đầu vào,
đầu ra liên quan đến quá trình bán hàng nhƣ nội dung đƣợc trình bày dƣới đây:
1. Tổng quan về chu trình bán hàng
* Mục tiêu: Theo dõi đến từng khách hàng, hoàn tất việc giao hàng, lập hoá đơn bán
hàng, thu tiền của khách hàng, dự đoán doanh thu và lịch thu tiền.
* Dữ liệu đầu vào: Đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng, thông báo chuyển hàng, thông
báo của hãng tàu biển, uỷ nhiệm thu hay uỷ nhiệm chi.
* Dữ liệu đầu ra: Thông tin trên các báo cáo tài chính, báo cáo công nợ khách hàng,
bảng tính tuổi nợ, báo cáo các khoản nợ quá hạn và khó đòi, lịch dự kiến thu tiền, danh
sách khách hàng, báo cáo phân tích doanh thu.
2. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Doanh thu là kết quả của quá trình bán hàng của một đơn vị cũng có thể là quà tặng
hay việc quyên góp của một tổ chức phi lợi nhuận. Một tổ chức có thể tạo ra các thu nhập
nhƣng lại không thành công khi ghi nhận nó đặc biệt là không sử dụng hoá đơn để ghi Trang 7 2
nhận. Có nhiều ngƣời không hiểu về kế toán lại ngộ nhận rằng, nếu doanh nghiệp có việc
bán hàng tốt thì không bao giờ thất bại. Tuy nhiên thực tế việc phá sản của doanh nghiệp
lại liên quan đến việc không thu đƣợc tiền từ việc bán hàng. Mục tiêu chính của quá trình
bán hàng là việc thu tiền đúng hạn và hiệu quả.
Để quá trình bán hàng ghi nhận đúng hạn và hiệu quả, đơn vị theo dõi đƣợc các
khoản nợ của khách hàng. Khi hệ thống thông tin kế toán ghi nhận doanh thu, hệ thống sẽ
theo dõi các khoản doanh thu này vào các luồng tiền thu vào của doanh nghiệp. Hệ thống
thông tin kế toán hoàn hảo sẽ theo dõi đƣợc các khoản doanh thu có chứng từ chứng
minh. Ghi nhận các khách hàng hiện hữu là chức năng rất quan trọng của hệ thống thông
tin kế toán. Điều này có nghĩa bao gồm khả năng thu hồi đƣợc các khoản nợ phải trả của
khách hàng, thiết kế hạn mức mua chịu cho khách, theo dõi khách hàng đang chờ xuất
hoá đơn, quá trình theo dõi doanh thu còn bao gồm việc ghi nhận việc giao hàng. Việc
này liên quan đến cả chức năng kiểm soát hàng tồn kho. Hệ thống thông tin kế toán còn
giúp việc in hoá đơn khi hàng hoá đƣợc giao. Quá trình ghi nhận bán hàng cũng cho phép
việc ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, ví dụ nhƣ hàng bán bị trả lại.
Chức năng dự toán là một trong những chỉ tiêu khác của hệ thống thông tin kế toán
giúp cho quá trình hoạch định của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán giúp việc
phân tích các đơn hàng, điều khoản bán hàng, quá trình trả nợ và các dữ liệu khác, ví dụ
nhƣ đơn hàng chỉ rõ các khoản doanh thu tƣơng lai và điều khoản bán hàng cho thấy đƣợc ngày thu tiền. Trang 7 3
3. Các sự kiện trong chu trình bán hàng
Khách hàng đặt hàng trực tuyến, hệ thống tự động kiểm tra thông tin đƣợc trao đổi
và lƣu trữ hai chiều dƣới dạng tập tin về khách hàng và đơn đặt hàng.
Sau khi hệ thống kiểm tra sẽ gửi thƣ điện tử để xác nhận với khách hàng sau đó gửi
thƣ điện tử để xác nhận tới khách hàng và thông tin đến bộ phận kho để ghi chú việc vận
chuyển và bốc dỡ hàng.
Thông tin về quá trình giao hàng đƣợc lƣu tại tập tin dữ liệu về hàng tồn kho và
hàng xuất bán. Thông tin này dùng để lập và in chứng từ đóng gói.
Chứng từ đóng gói và hóa đơn đƣợc gửi đến khách hàng. Thông tin chứng từ đóng
gói và hóa đơn đƣợc dùng để cung cấp cho quá trình xử lý và in báo cáo: Báo cáo tài
chính, báo cáo quản trị, dự toán thu tiền, danh sách khách hàng
Lƣu đồ hệ thống cấp cao của quá trình bán hàng qua mạng. Thông tin kế toán đƣợc
cung cấp trong qúa trình bán hàng, hệ thống này đƣợc xây dựng trên đặt hàng trực tuyến.
Các chứng từ không đƣợc gửi bằng Email mà đƣợc ghi bằng tay. Sơ đồ cũng cho thấy hệ
thống thông tin kế toán sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung bằng cách hợp nhất các tập tin dữ liệu lại.
4. Dữ liệu đầu vào cho chu trình bán hàng Trang 7 4 KHÁCH HÀNG Giấy báo Đơn nợ, Hoá đặt giấy đơn hàng báo có LẬP QUẢN LÝ Dự toán thu tiền HOÁ
Dữ liệu về hoá đơn ĐƠN Báo cáo phân tích bán hàng Tập tin về các tài khoản phải QUẢN LÝ Báo cáo tuổi nợ TÀI thu KHOẢN CỦA KHÁH
Báo cáo nợ khó đòi Dữ liệu về HÀNG khách hàng NHẬN CÁC Chứng từ về hàng KHOẢN Bộ phận
hoá bị trả lại THANH TOÁN giao nhận Séc và các chứng từ thanh toán qua Khách bưu điện hàng Ngân hàng Tiền đặt cọc và séc thanh toán
Sơ đồ dữ liệu của chu trình bán hàng
Khách hàng có đề nghị mua hàng bằng đơn đặt hàng đƣợc sử dụng làm cơ sở để lập
hóa đơn hóa đơn đƣợc lập sẽ gửi trả khách hàng khi thanh toán xong và cung cấp thông
tin cho nhà quản lý về dự toán thu tiền bằng các báo cáo phân tích bán hàng. Dữ liệu về
hóa đơn đƣợc lƣu tại tệp tin về các tài khoản phải thu.
Tệp tin này cung cấp thông tin 2 chiều cho bộ phận quản lý tài khoản khách hàng và
bộ phận nhận các khoản thanh toán.
- Tại bộ phận nhận các khoản thanh toán sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng quả
séc và các chứng từ thanh toán gửi tới ngân hàng tiền và séc thanh toán
- Tại bộ phận quản lý tài khoản khách hàng sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản lý
qua báo cáo tuổi nợ và báo cáo nợ khó đòi, tình hình công nợ khách hàng và tiếp nhận
các thông tin qua các chứng từ hàng bán bị trả lại từ bộ phận giao hàng. Trang 7 5
Hình trên cho thấy chu trình bán hàng, sơ đồ bao gồm các chỉ dẫn về các dữ liệu
đầu vào và thông tin đầu ra của quá trình. Cần chú ý rằng các dữ liệu đầu vào (đầu ra)
trong hệ thống thông tin kế toán không chỉ là chứng từ về giấy. Với hệ thống thƣơng mại
điện tử các dữ liệu trong quá trình kinh doanh đều là điện tử hoá. Dữ liệu đầu vào có thể
là hoá đơn đầu vào, các tín hiệu điện thoại, tín hiệu về video, mục từ, hình ảnh đƣợc quét...
Hệ thống xử lý thông tin tiến hành ngay lúc khách hàng lập đơn đặt hàng. ví dụ, kế
toán phải thu sẽ sử dụng thông tin trên đơn hàng để lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn này
phản ánh các số lƣợng sản phẩm đã tiêu thụ, giá bán, các điều kiện thanh toán. Khi khách
hàng tiền hành thanh toàn, đề nghị thanh toán cũng có thể đƣợc lập gửi cho khách hàng.
Ngoài các chứng từ nhƣ đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng, séc, giấy đề nghị thanh toán,
giấy giao hàng... khi tiến hành xuất kho hàng hoá, thủ kho sẽ lập chứng từ đóng gói.
Chứng từ này giúp kế toán phải thu lập hoá đơn gửi cho khách hàng.
Uỷ nhiệm thu và uỷ nhiệm chi là những chứng từ gốc ảnh hƣởng đến quá trình mua
và bán hàng. Đơn vị sẽ lập chứng từ điều chỉnh để ghi nhận giảm trừ đối với hàng hóa bị
hƣ hỏng hay bị trả lại để giảm trừ nợ cho khách hàng.
5. Dữ liệu đầu ra của chu trình bán hàng
Khi xử lý các nghiệp vụ bán hàng cho rất nhiều đầu ra, hệ thống thông tin kế toán
cung cấp các dữ liệu phục vụ cho báo cáo bên ngoài là báo cáo tài chính, cũng nhƣ báo
cáo phục vụ cho nhà quản lý của công ty. Báo cáo quản trị có rất nhiều định dạng khác
nhau và cũng chứa đựng nhiều thông tin khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin để ra các quyết định.
Một dữ liệu đầu ra phục vụ cho quá trình quản lý của quá trình kinh doanh là báo
cáo hoá đơn bán hàng. Báo cáo này tóm tắt thông tin toàn bộ khách hàng chờ xuất hoá
đơn, cụ thể cho từng khách hàng, cho biết từng khách hàng còn nợ bao nhiêu. Các báo
cáo khác cũng có thể đƣợc tạo lập từ quá trình kinh doanh nhƣ báo cáo về tuổi nợ, báo
cáo các khoản phải thu khó đòi, báo cáo dự kiến thu tiền, báo cáo hạn mức tín dụng cho
từng khách hàng, báo cáo phân tích kinh doanh. Dựa vào chứng từ gốc trong quá trình hệ
thống thông tin kế toán sẽ giúp việc lập dự toán thu tiền. Những dữ liệu về số lƣợng bán,
giá bán, điều khoản thanh toán... sẽ giúp lập báo cáo về dự toán thu tiền.
Ngoài ra hệ thống thông tin kế toán còn cung cấp danh sách là một trong những
thông tin quan trọng trong quá trình bán hàng. Danh sách khách hàng có thể cho đơn vị
tạo đƣợc tên các khách hàng mới, cập nhật dữ liệu thay đổi về khách hàng cũ nhƣ là mã
số khách hàng, tên công ty, địa chỉ công ty, ngƣời liên hệ, hạn mức tín dụng...
Hệ thống thông tin kế toán trở nên hữu ích khi các dữ liệu đầu ra cung cấp phục vụ
đắc lực cho nhà quản lý. Một trong những thông tin đầu ra có giá trị là báo cáo phân tích
doanh số bán hàng, lập kế hoạch sản xuất, và các kế hoạch tiếp phụ trợ. Báo cáo phân
tích này chỉ phát huy đƣợc hiệu quả khi đƣợc cập nhật những thông tin thích hợp. Dựa Trang 7 6
vào những thông tin đã đƣợc xử lý hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp cho nhà quản lý
làm thế nào để tối đa hoá doanh thu và cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt hơn. Trang 7 7 2.2.2.2. Chu trình mua hàng
Quá trình mua hàng bắt đầu từ việc yêu cầu hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc với
việc thanh toán cho nhà cung cấp. Bảng dƣới đây sẽ cho thấy mục tiêu, dữ liệu đầu vào,
dữ liệu đầu ra của các hoạt động mua hàng. Trong phần này sẽ nói chủ yếu về quá trình
mua hàng hoá hơn là dịch vụ và chủ yếu nói về mua chịu. Nhƣng tổng quát thì vẫn có thể
áp dụng cho việc mua thanh toán ngay hay mua chịu, mua hàng hoá hay mua dịch vụ.
1. Tổng quan về chu trình mua hàng
* Mục tiêu: theo dõi việc mua hàng hoá, dịch vụ từ các nhà cung cấp, theo dõi các
khoản phải trả, xác nhận các nhà cung cấp, kiểm soát hàng tồn kho, thanh toán đúng hạn
và chính xác cho các nhà cung cấp, dự toán chi tiền.
* Dữ liệu đầu vào: phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, danh sách nhà cung cấp,
báo cáo nhập kho, vận đơn, giấy chứng nhận đóng gói, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
* Dữ liệu đầu ra (báo cáo): thông tin báo cáo tài chính, séc thanh toán cho nhà cung
cấp, sổ đang ký séc, báo cáo chênh lệch, dự toán về chi tiền, báo cáo phân tích bán hàng.
2. Mục tiêu về chu trình mua hàng
Quá trình mua hàng bao gồm các hoạt động hay sự kiện liên quan đến việc mua
hàng hoá và dịch vụ, việc thanh toán các khoản đã mua, và kiểm soát hàng tồn kho. Các
khoản mua chịu đƣợc phản ánh vào tài khoản phải trả nhà cung cấp. Tài khoản phải trả Trang 7 8
ngƣời bán cũng gần giống với tính chất của tài khoản phải thu của công ty. Đối với tài
khoản phải thu, công ty theo dõi chi tiết các khoản nợ của khách hàng. Còn với tài khoản
nợ phải trả thì công ty theo dõi chi tiết các khoản công ty nợ nhà cung cấp. Mục tiêu của
tài khoản nợ phải trả là thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời hạn. Công ty luôn muốn
đƣợc hƣởng các khoản chiết khấu thanh toán và tránh bị phạt do thanh toán trễ hạn.
Theo dõi danh sách nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quá trình mua hàng
tƣơng tự nhƣ việc theo dõi khách hàng trong quá trình bán hàng. Bộ phận mua hàng có
trách nhiệm theo dõi danh sách nhà cung cấp đã đƣợc xét duyệt. Bộ phận mua hàng cũng
có trách nhiệm đề nghị xem xét các nhà cung cấp mới cho việc cung cấp hàng hoá với
chất lƣợng tốt hơn. Chính sách giao nhận nhà cung cấp, chính sách về xuất hoá đơn, và
uy tín của nhà cung cấp là những phần quan trọng trong việc xem xét nhà cung cấp. Vì
liên kết với các nhà cung cấp cũng góp phần làm tăng sức mạnh cho công ty trong chuối giá trị.
Việc mua hàng ảnh hƣởng đến việc kiểm soát hàng tồn kho. Mục tiêu của hệ thống
thông tin kế toán là đảm bảo ghi nhận đầy đủ các hàng hoá đƣợc mua. Các thành phần
của việc kiểm soát hàng tồn kho trong quá trình mua hàng có thể ảnh hƣởng đến bộ phận
sản xuất, chức năng mua hàng, nhà cung cấp và bộ phận tiếp nhận hàng hoá.
Mục tiêu cuối cùng của quá trình mua hàng là dự toán chi tiền. Bên cạnh các phiếu
yêu cầu mua hàng, hoá đơn mua hàng, báo cáo nhập kho, sẽ cung cấp thông tin cho việc
dự toán chi tiền. Cùng với dự toán thu tiền từ quá trình bán hàng, công ty sẽ lập đƣợc dự toán về tiền mặt.
3.Các sự kiện trong quá trình mua hàng
Nhân viên nhập liệu phiếu yêu cầu hay phiếu yêu cầu đƣợc lập tự động về nguyên
vật liệu. Thông tin về phiếu yêu cầu hàng hóa và dịch vụ đƣợc dùng để xử lý thông tin và
đƣợc lƣu dƣới dạng tập tin về phiếu yêu cầu hàng tồn kho và đặt mua.
Phiếu yêu cầu điện tử đƣợc tạo ra trong quá trình xử lý phiếu yêu cầu đƣợc chuyển
đến nhân viên mua hàng để tạo các đơn hàng điện tử. Các đơn hàng này đƣợc lƣu trữ
dƣới dạng tập tin về đơn hàng và nhà cung cấp.
Đơn hàng điện tử đƣợc gửi đến nhà cung cấp và bộ phận kho làm cơ sở cho bộ phận
nhận tạo các báo cáo nhận hàng điện tử. Báo cáo này đƣợc lƣu dƣới dạng tập tin về phiếu
yêu cầu mua , nhận và là cơ sở để phân hệ phải trả xử lý các chứng từ điện tử và gửi
chứng từ thanh toán từ các hóa đơn và chứng từ điện tử do nhà cung cấp gửi đến.
Các chứng từ đã xử lý dùng làm cơ sở để lập các báo cáo: báo cáo tài chính, dự toán
chi tiêu, danh sách nhà cung cấp, báo cáo quản trị. Trang 7 9 Phiếu yêu cầu
Nhân viên nhập liệu phiếu yêu về hàng hoá
cầu hay phiếu yêu cầu được lập dịch vụ
tự động về nguyên vật liệu Xử lý phiếu yêu cầu Tập tin về phiếu yêu cầu hàng tồn kho và đặt mua Phiếu yêu cầu điện tử gửi cho bộ phận mua à Đơn đặt mua Đơn đặt mua điện điện tử gửi tử gửi cho bộ phận kho cho nhà cung cấp Bộ phận nhận tạo báo cáo nhận hàng Tập tin về yêu điên tử cầu mua và nhận Nhà cung cấp Phân hệ phải trả xử lý các chứng từ gửi các hoá điện tử và gửi đơn điện tử chứng từ thanh toán Xử lý và in báo cáo Báo cáo quản Báo cáo tài Dự toán thu Danh sách chính tiền nhà cung cấp trị
HÖ thèng l-u ®å tæng qu¸t vÒ qu¸ tr×nh mua hµng trùc tuyÕn. Trang 8 0
4. D÷ liÖu ®Çu vµo trong qu¸ tr×nh mua hµng TiÕp nhËn VËn ®¬n Qu¶n lý hµng ho¸ vµ dÞch vô B¸o c¸o B¸o c¸o PhiÕu yªu cÇu nhËn hµng §¬n hµng nhËn hµng nguyªn vËt liÖu Nhµ cung cÊp §¬n ®Æt mua Mua hµng hµng Bé phËn PhiÕu ho¸ vµ giao nhËn yªu cÇu dÞch vô mua hµng Thanh to¸n §¬n ®Æt hµng CËp nhËt GiÊy b¸o nhËn hµng Ho¸ ®¬n mua hµng vµo tµi kho¶n ph¶i tr¶ D÷ liÖu vÒ ho¸ ®¬n vµ thanh to¸n Ph©n tÝch mua hµng Qu¶n lý Dù to¸n vÒ chi tiÒn TËp tin vÒ c¸c tµi kho¶n ph¶i tr¶
Sơ đồ lưu chuyển chứng từ của quá trình mua hàng
Bộ phận mua hàng hóa và dịch vụ lập các đơn hàng gửi đến nhà cung cấp, kế toán
công nợ (cập nhật các tài khoản phải trả) và bộ phận tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ.
Nhà cung cấp gửi các vận đơn (phiếu giao hàng, danh sách hàng) đến bộ phận nhận
hàng hóa và dịch vụ. Bộ phận này lập báo cáo nhận hàng gửi đến bộ phận sản xuất và bộ phận mua hàng.
Bộ phận công nợ lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đến bộ phận kiểm soát hàng tồn
kho và giấy báo nhận hàng đến bộ phận quản lý tài khoản phải trả.
Bộ phận quản lý tài khoản phải trả nhận đơn đặt hàng, hóa đơn, giấy báo nhận hàng
từ bộ phận mua hàng hóa, bộ phận sản xuất và gửi dữ liệu hóa đơn đến khách hàng, nhận
thanh toán của khách hàng. Bộ phận này gửi đến nhà quản lý bản dự toán chi tiền và phân Trang 8 1
tích mua hàng. Dữ liệu về hóa đơn và thanh toán đƣợc lƣu tại tập tin chính về tài khoản phải trả.
Quá trình mua hàng bắt đầu từ phiếu yêu cầu của bộ phận sản xuất cho hàng hoá và
dịch vụ (đôi lúc hệ thống thông tin kế toán sẽ kích hoạt việc lập phiếu yêu cầu trong
trƣờng hợp nếu hàng tồn kho dƣới mức dự trữ cần thiết). Dựa vào phiếu yêu cầu các hàng
hóa nhƣ thế nào, danh sách nhà cung cấp sẽ đƣợc đề nghị. Phần hỗ trợ quan trọng của hệ
thống thông tin kế toán là cung cấp một danh sách các nhà cung cấp đã quyết định và
đảm bảo rằng tránh việc thanh toán không đƣợc duyệt hay thanh toán cho nhà cung cấp
không tồn tại. Tài khoản phải trả ngƣời bán đƣợc đối chiếu từ ba chứng từ gốc trƣớc khi
đƣợc thanh toán, đó là: đơn hàng, báo cáo đã nhận hàng (phiếu nhập), hoá đơn mua hàng.
Hoá đơn mua hàng thực chất là bản sao của hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp.
Mục đích của việc theo dõi đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn mua hàng là việc
cung cấp một thông tin chính xác nhất cho việc thanh toán.
Phiếu yêu cầu hàng hoá là cơ sở để lập đơn hàng. Bên cạnh các thông tin mà phiếu
yêu cầu cung cấp, thì đơn hàng sẽ thêm vào các thông tin về nhà cung cấp và điều khoản
thanh toán. Bộ phận mua hàng sẽ gửi một bản cho bộ phân nhận hàng để đối chiếu lập
bảng báo có nhận hàng. Mỗi bản sao của đơn hàng sẽ có màu khác nhau để phân biệt cho
các bộ phận cần đƣợc gửi. Số lƣợng từng mặt hàng nhập kho có thể khác với đơn hàng,
nhƣ vậy khi hàng đƣợc nhập, thủ tục kiểm soát sẽ đƣợc thực hiện và yêu cầu nhân viên
nhập hàng phải kiểm tra chi tiết số lƣợng cho từng mặt hàng hơn là chỉ chú ý đến số lƣợng tổng cộng.
Các chứng từ gốc khác đƣợc yêu cầu khi hàng hoá đƣợc giao nhƣ là vận đơn. Vận
đơn đƣợc xem nhƣ là một biên nhận cung cấp bởi hãng tàu vận chuyển. Gửi cho nhà
cung cấp khi vận chuyển hàng xem nhƣ là chịu trách nhiệm về hàng hoá vận chuyển.
Trên chứng từ này có thể có những thông tin nhƣ ngày tàu khởi hành, địa điểm giao hàng,
địa điểm thanh toán, tên ngƣời vận chuyển, lộ trình thực hiện. Khách hàng có thể nhận
đƣợc một bản ghi chú của hãng tàu cùng với hoá đơn mua hàng. Điều khoản thanh toán
cũng ảnh hƣởng đến chi tiết tài khoản nợ phải trả, ví dụ nhƣ mua hàng theo điều kiện
FOB thì ngƣời mua phải thanh toán cho hãng tàu. Hàng hoá đƣợc giao nhận bằng đƣờng
biển có thể đã đƣợc nhà cung cấp xuất đi nhƣng lại không đến đƣợc với khách hàng. Một
chứng từ khác cũng sử dụng là chứng nhận đóng gói, chứng từ này cung cấp thông tin
hàng hoá đƣợc đóng gói nhƣ thế nào.
5. Đầu ra của quá trình mua hàng
Các dạng phổ biến của thông tin đầu ra trong quá trình mua hàng là chi phí thanh
toán cho nhà cung cấp, số séc đăng ký thanh toán, báo cáo chênh lệch, dự toán chi tiền...
Danh sách séc đăng ký thanh toán phải đƣợc thực hiện cho từng kỳ ví séc đƣợc chuẩn bị
để thanh toán cho nhà cung cấp. Báo cáo chênh lệch đƣợc sử dụng khi giữa thực tế nhập
kho khác với đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng. Mục đích của báo cáo chênh lệch là Trang 8 2
thông báo các thông tin về sự khác biệt hàng nhập kho với đơn đặt hàng cho đến khi nhà
quản lý có hƣớng xử lý.
Một thông tin đầu ra quan trọng khác là dự toàn chi tiền, tƣơng tự nhƣ dự toán thu
tiền của quá trình bán hàng. Dựa vào các chứng từ gốc nhƣ các đơn hàng chờ thanh toán,
báo cáo các hoá đơn chƣa nhận đƣợc, hoá đơn mua hàng, hệ thống thông tin kế toán sẽ
dự đoán thời hạn thanh toán Hoạt Mục tiêu kiểm Rủi ro Hoạt động kiểm soát động soát Đặt
- Đáp ứng đúng, - Đặt hàng thừa - sử dụng các công cụ tính toán để xác định đúng hàng
kịp thời các yêu hoặc thiếu so với nhu cầu cầu hàng nhu cầu
- Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng đƣợc kiểm
- Chi phí mua - Mua hàng với tra hàng thấp nhất chất lƣợng không
đảm bảo hoặc giá - Xây dựng và cập nhật danh mục giá cả các
mua cao không hàng mua thƣờng xuyên. xứng với chất
lƣợng hàng hóa - Xây dựng quy trình chọn lựa ngƣời bán và đặt
hàng phù hợp; quy trình đầu thầu và chọn ngƣời bán
- Xây dựng quy trình xét duyệt yêu cầu mua hàng
- Xây dựng và cập nhật thƣờng xuyên danh sách
ngƣời bán đƣợc chấp thuận. Ƣu tiên chọn ngƣời bán trong danh sách này.
Nhận và - Chỉ nhận những - Nhận những - Phân chia trách nhiệm ngƣời mua hàng và nhận bảo hàng đã đặt
mặt hàng không hàng và kho hàng. quản đặt hàng - An toàn tránh
- Kiểm tra đối chiếu hàng nhận với đặt hàng: mất hàng - Mất hàng
chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng hàng và thời gian giao hàng
- Lập chứng từ nhận hàng, nhập kho hàng
- Cả bộ phận nhận hàng và kho hàng cùng tham gia đếm, kiểm hàng
- Sử dụng thiết bị quét mã vạch để nhận diện hàng Trang 8 3
các doanh nghiệp sản xuất luôn cần một số lƣợng hàng tồn kho để dự phòng giúp cho
nhà sản xuất và kinh doanh tại doanh nghiệp có thể tiến hành liên tục.
*. Dữ liệu đầu vào của quá trình sản xuất
Khi bộ phận sản xuất cần nguyên vật liệu, phiếu yêu cầu nguyên vật liệu sẽ đƣợc sử
dụng để xuất kho. Nếu mức dự trữ hàng tồn kho dƣới mức cho phép thì kế toán kho sẽ
lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận phụ trách mua. Nếu thành phẩm bao gồm
nhiều phần ghép lại khi tính giá thành cho biết số lƣợng từng loại vật liệu để cấu thành sản phẩm.
Một dữ liệu quan trọng nhất trong quá trình sản xuất là kế hoạch sản xuất tổng thể.
Kế hoạch sản xuất sẽ cho biết số lƣợng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất, và số giờ
lao động cần thiết sản xuất. Việc lập kế hoạch sản xuất bắt đầu từ bộ phận kinh doanh
xem xét số lƣợng hàng hoá sẽ tiêu thụ trong kỳ, căn cứ vào hàng tồn kho đầu kỳ để tiến
hành tính toán số lƣợng thành phẩm cần sản xuất trong kỳ.
Theo dõi chi phí nhân công trực tiếp để tính giá thành theo công việc vì một công
nhân có thể làm nhiều công việc và một công việc lại cần nhiều công nhân để hoàn thành.
Một dữ liệu đầu vào cần thiết cho việc theo dõi nhân công là thẻ tính thời gian công việc.
Thẻ này sẽ giúp việc nhận diện các thời gian lao động của công nhân là bao nhiêu và
chúng đƣợc tính cho từng công việc là nhƣ thế nào.
Hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu sẽ giám sát nguyên vật liệu cần thiết cho quá
trình sản xuất. Đây là một quá trình phức tạp vì mỗi sản phẩm hoàn thành thì cần rất
nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Hệ thống này thuộc hệ thống quản lý các nguồn lực
sản xuất đƣợc thiết kế và phát triển để áp dụng cho mọi nguồn lực của công ty.
Hệ thống quản lý các nguồn lực sản xuất sử dụng các thông tin từ thẻ tính giá
thành, kế hoạch sản xuất kết hợp với các chi phí mua và sử dụng nguyên vật liệu thực tế
tại công ty. Hệ thống này can thiệp vào quá trình mua hàng và tiêu thụ của doanh nghiệp
bằng cách cung cấp các dữ liệu và thông tin dự toán. Hệ thống đƣợc nâng cấp và phát
triển thành hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định bằng cách đƣa ra các thông
tin về hoạch định và kiểm soát trong quá trình sản xuất, bằng cách hƣờng ngƣời lãnh đạo
vào sản xuất sạch. Khái niệm này giúp tập trung nghiên cứu về nhu cầu của khách hàng
hiện thời và khả năng đáp ứng tiêu thụ của đơn vị qua việc sản xuất, phân phối và các
nguồn lực đáp ứng... Một trong điểm quan trọng của hệ thống này là kế hoạch sản xuất
linh hoạt – chỉ rõ khả năng đáp ứng ngay khi nhu cầu của khách hàng thay đổi.
Những năm gần đây các công ty lớn và vừa lại hƣớng vào giải pháp hệ thống hoạch
định các nguồn lực trong doanh nghiệp. Đây là giải pháp giúp công ty quản lý các quá
trình hiệu quả hơn theo chuỗi giá trị. Khi kết hợp với hệ thống sản xuất tự động, các nhà
sản xuất sẽ thay thế việc nhập liệu bằng tay với công nghệ đƣợc tự động hoá, nhƣ là máy
quét mã vạch, công nghệ sóng vô tuyến, nhận dạng bằng sóng vô tuyến hay thẻ điện tử. Trang 9 2
Khi các dữ liệu đầu vào đƣợc tự động hoá thì khả năng sai sót của dữ liệu sẽ giảm hẳn,
cung cấp thông tin nhanh, chính xác kip thời.
* Dữ liệu đầu ra của quá trình sản xuất
Một trong những ví dụ có thể lấy là danh sách các giá của nguyên vật liệu sử dụng,
báo cáo về mức sử dụng trong kỳ, báo cáo điều chỉnh hàng tồn kho, báo cáo chi tiết hiện
trạng hàng tồn kho, báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo hiện trạng sản xuất... Bảng giá chi
tiết nguyên vật liệu cho biết giá phải trả để mua từng loại nguyên vật liệu. Bộ phận mua
hàng sẽ có trách nhiệm cập nhật cho bảng giá này. Kế toán chi phí sẽ sử dụng để xây
dựng các chi phí định mức thiết lập dự toán chi phí sản xuất. Báo cáo nguyên vật liệu sử
dụng trong kỳ cho biết bộ phận sản xuất sử dụng nguyên liệu nhƣ thế nào. Các nhà quản
lý sẽ theo dõi báo cáo này nhằm phát hiện những lãng phí bằng cách so sánh giữa nguyên
vật liệu sử dụng với kết quả thành phẩm đƣợc sản xuất.
Một doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên dùng báo cáo điều
chỉnh hàng tồn kho. Khi kiểm toán nội bộ kiểm tra hàng tồn kho, sẽ tiến hành so sánh số
thực tế với số liệu sổ sách và chú thích những chênh lệch trên báo cáo điều chỉnh hàng
tồn kho. Một báo cáo quan trọng khác nếu doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp kiểm kê
định kỳ là báo cáo thực trạng hàng tồn kho. Báo cáo này cho phép ngƣời quản lý giám sát
đƣợc hạn mức hàng tồn kho.
Kế toán chi phí sử dụng báo cáo chi phí sản xuất để tính toán những chênh lệch so
với dự toán. Một số đơn vị sản xuất sử dụng hệ thống chi phí định mức làm thƣớc đo so
sánh với chi phí thực tế phát sinh về nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và sản
xuất chung. Báo cáo sản xuất sẽ chi tiết sự chênh lệch cho từng lĩnh vực hoạt động, từng
công việc và từng yếu tố chi phí. Báo cáo hiện trạng sản xuất cung cấp các thông tin về
hiện trạng thay đổi công việc. Bởi trong quá trình sản xuất sản phẩm thƣờng yêu cầu phối
hợp nhiều hoạt động điều hành báo cáo này cung cấp các thông tin quan trọng về hiện trạng sản xuất.
Lịch trình sản xuất đƣợc lập căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp từng giai đoạn. Từ lịch trình này là căn cứ để kiểm tra nguyên vật liệu trong kho
nếu đủ thì sẽ tiến hành thiết lập lịch làm việc nếu thiếu thì sẽ yêu cầu thêm nguyên vật
liệu. Thông tin về nguyên vật liệu đƣợc lƣu trữ và cập nhật từ thông tin về tồn kho.
Căn cứ và lƣợng nguyên vật liệu sẽ thiết lập lịch làm việc lịch này đƣợc lập căn cứ
cả vào thông tin về nhân sự đƣợc cập nhật và lƣu trữ tại tập tin về nhân sự.
Sau đó kế toán chi phí sẽ tính chi chí sản xuất và lập các báo cáo sản phẩm.
Từ khâu này sẽ lập các báo cáo: Báo cáo chi phí, giá thành, báo cáo tình hình sản
xuất, báo cáo khác về tài sản cố định Trang 9 3 LÞch tr×nh s¶n xuÊt Nguyªn vËt ThiÕu Yªu cÇu Th«ng tin liÖu nguyªn vËt vÒ tån kho liÖu §ñ TËp tin vÒ ThiÕt lËp lÞch nh©n sù lµm viÖc KÕ to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ c¸c b¸o c¸o s¶n phÈm B¸o c¸o kh¸c B¸o c¸o chi phÝ gi¸ B¸o c¸o tÝnh h×nh vÒ TSC§ thµnh s¶n xuÊt
2.2.3.3. Chu trình tài chính
Quá trình tài chính là quá trình liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng các nguồn
lực tài chính, nhƣ là tiền, các tài sản có tính thanh khoản cao, và các khoản đầu tƣ. Tiền
và các tài sản cso tính thanh khoản cao đƣợc xem nhƣ là vốn lƣu động của doanh nghiệp.
Quá trình tài chính liên quan đến quá trình tiêu thụ, mua sắm hàng hoá, tài sản cố định và
nguồn lực. Nhiều nguồn vốn của công ty xuất phát từ việc tiêu thụ sản phẩm và đƣợc sử
dụng để trả các khoản chi phí nhân sự và mua sắm tài sản cố định.
Bên cạnh việc có đƣợc nguồn lực tài chính từ việc tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ, hầu
nhƣ các đơn vị còn tạo lập quỹ bằng cách khai thác các khoản đi vay, bán cổ phần. Quá
trình tài chính bao gồm việc quản lý các hoạt động liên quan đến việc tạo lập và sử dụng
các nguồn lực tài chính. Trang 9 4 Dù to¸n D÷ liÖu më tiÒn mÆt réng HÖ thèng qu¶n lý C¸c tËp tiÒn mÆt tin kh¸c C¸c mÉu kÕ Th«ng tin C¸c b¸o c¸o B¸o c¸o tµi ho¹ch tµi b¸o c¸o tµi kh¸c chÝnh kh¸c chÝnh chÝnh
H×nh 4.6.1. L-u ®å vÒ qu¸ tr×nh xö lý d÷ liÖu cña qu¸ tr×nh tµi chÝnh
+. Tổng quan về chu trình tài chính
* Mục tiêu: quản lý tiền một cách hiệu quả; chi phí sử dụng vốn chấp nhận đƣợc;
thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tƣ; lập dự toán lƣu chuyển tiền.
* Dữ liệu đầu vào (các chứng từ gốc) : chứng từ thanh toán qua bƣu điện; giấy báo
nợ; có của ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; dữ liệu về thị trƣờng chứng khoán; dữ liệu
về đầu tƣ, lãi suất; các hồ sơ dự án đầu tƣ của doanh nghiệp.
* Dữ liệu đầu ra (báo cáo): thông tin trên báo cáo tài chính; dự toán về tiền; báo cáo
đầu tƣ; báo cáo về các khoản nợ và lãi; tỷ suất tài chính; báo cáo kế hoạch tài chính hiện đại.
+. Mục tiêu của chu trình tài chính
Quá trình tài chính chứa đựng rất nhiều mục tiêu bao gồm quản lý tiền hiệu quả, tối
thiểu hoá chi phí sử dụng vốn, tối đa hoá thu nhập từ đầu tƣ, lập dự toán về tiền.
Quản lý hiệu quả về tiền đòi hỏi phải thu hồi các khoản tiền càng nhanh càng tốt, sử
dụng tiền hết sức cẩn thận và có hiệu quả. Để thu tiền nhanh chóng, hệ thống thông tin kế
toán của đơn vị có thể cung cấp thông tin hữu ích về điều khoản thanh toán các hoá đơn
của khách hàng. Một trong những công cụ hỗ trợ việc thanh toán là hệ thống lock – box,
công cụ này giúp doanh nghiệp kết nối với ngân hàng, ngân hàng có trách nhiệm thu hồi
các khoản nợ của doanh nghiệp và báo lại cho doanh nghiệp bằng hệ thống điện tử hay
giấy báo có cho đơn vị. Ƣu điểm của hệ thống này là ngân hàng sẽ theo sát các khoản
công nợ của doanh nghiệp và gửi thƣ cho khách hàng của doanh nghiệp hối thúc thanh toán. Trang 9 5
Thanh toán chuyển tiền điện tử là một cách thức quản lý tiền. Khi sử dụng kiểu
thanh toán này đơn vị không cần viết các chứng từ thanh toán. Việc chuyển khoản sẽ
đƣợc thực hiện bằng cách chuyển khoản từ máy tính. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay
thanh toán lƣơng cho nhân viên bằng hình thức này, phát lệnh chuyển tiền bằng máy tính
để ra lệnh cho ngân hàng thanh toán thay vì sử dụng tiền mặt hiện nay.
Về mặt thanh toán, mục tiêu đặt ra là phải quản lý tiền một cách hiệu quả, tiền đƣợc
cân đối không để quá dƣ, và các khoản tiền nhàn rỗi phải đƣợc đầu tƣ một cách thông
minh nhất. Một số nhà quản lý trong doanh nghiệp lớn thƣờng đầu tƣ ccác khoản tiền
thừa và ngắn hạn để nhanh chóng rút đƣợc khi cần thiết.
Tối thiệu hóa chi phí sử dụng vốn là yêu cầu quan trọng bắt buộc nhà quản lý phải
suy xét cần vay bao nhiêu và cần phát hành chứng khoán ra công chúng là bao nhiêu. Các
nguồn vốn vay thƣờng phải trả lãi, các khoản tài chính có đƣợc bằng cách phát hành cổ
phiếu thì công ty phải trả cổ tức cho cổ đông. Giám đốc tài chính của các doanh nghiệp
thƣờng sử dụng hệ thống hoạch định tài chính hiện đại để giúp tính toán, tìm ra sự cân
đối giữa các nguồn tài chính sao cho chi phí sử dụng vốn là thấp nhất và hiệu quả nhất
trong các chiến lƣợc kinh doanh. Trong hệ thống này sẽ cung cấp thông tin từ những tính
toán phức tạp so sánh, xem xét tỷ trọng vay, phát hành cổ phiếu hay cách huy động khác.
Mục tiêu cuối cùng của quá trình tài chính là lập dự toán về lƣu chuyển tiền. Các
khoản thu đƣợc từ việc bán hàng cho các dòng thu dự toán, còn các khoản phải trả về
mua vật liệu, tiền lƣơng sẽ tạo ra các dòng chi dự án. Dự toán tiền sẽ tính toán nếu thiếu
hụt các khoản tiền trong các khoản thời gian nào và cân huy động ra sao, nếu khoản tiền
thừa theo dự đoán có thể đầu tƣ vào đâu có lợi nhất.
+ Dữ liệu đầu vào của chu trình tài chính
Có rất nhiều dữ liệu đầu vào bắt đầu từ bên ngoài đơn vị nhƣ: chứng từ thanh toán
qua bƣu điện; giấy báo nợ; có của ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; dữ liệu về thị
trƣờng chứng khoán; dữ liệu về đầu tƣ, lãi suất tài chính… Ngân hàng sẽ giấy báo có,
giấy báo nợ cho đơn vị. Giấy báo có đƣợc ngân hàng gửi cho đơn vị khi tiền tài khoản
của đơn vị tăng lên, và gửi giấy báo Nợ để xác định rằng ngân hàng đã thanh toán cho
đơn vị. Trong một số trƣờng hợp ngân hàng từ chối việc thanh toán một số khoản séc của
đơn vị, cuối tháng các séc này sẽ đƣợc in vào sổ phụ, dựa vào đây kế toán đơn vị sẽ đối
chiếu giữa sổ phụ và các sổ của công ty từ đó tìm cách tìm ra nguyên nhân để xử lý các
chênh lệch. Các khoản chênh lệch này phát sinh do có một số séc thanh toán đang đƣợc
chuyển chƣa hạch toán và tài khoản của ngân hàng, khách hàng thanh toán sai tài khoản,
hay một số nguyên nhân khác… thậm chí đôi khi chênh lệch này là do lỗi trong quá trình
hạch toán. Do tiền là tài sản có tính thanh khoản cao, nên hệ thống này sẽ giúp đơn vị
kiểm soát và chống lại việc mất cắp. Trang 9 6
+. Dữ liệu đầu ra của chu trình
Cũng giống nhƣ các quá trình kinh doanh khác, chƣơng trình tài chính cung cấp
thông tin để ghi nhận vào sổ cái, định kỳ lập báo cáo tài chính. Ví dụ nhƣ doanh thu tài
chính và chi phí tài chính, sẽ đƣợc theo dõi là có đƣợc thu tiền hay chƣa. Hệ thống thông
tin kế toán sẽ giúp đơn vị theo dõi báo cáo công nợ, báo cáo đầu tƣ. Bên cạnh cung cấp
các thông tin cho hệ thống sổ cái, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp đơn vị lập dự toán về
tiền thể hiện các dòng tiền lƣu chuyển trong đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán còn cung
cấp nhiều báo cáo liên quan đến đầu tƣ và huy động nguồn vốn. Báo cáo đầu tƣ thể hiện
những biến động đầu tƣ trong kỳ, cổ tức đã trả, lợi nhuận thu đƣợc. Báo cáo huy động
nguồn thể hiện các khoản nợ mới, các khoản nợ cũ đã đƣợc thanh toán trong kỳ. Trong
các báo cáo này thể hiện thời hạn thanh toán, lãi suất phải thanh toán, điều khoản thanh toán, kỳ thanh toán…
Để quản lý hiệu quả, một số nhà quản lý còn sử dụng tỷ số phân tích. Các tỷ suất
qaun trọng, tỷ suất tuần hoàn vốn đầu tƣ, tỷ suất nợ trên vốn chủ sở hữu…sẽ giúp nhà
quản lý ra quyết định chiến lƣợc huy động vốn. Báo cáo hoạch định tài chính hiện đại sẽ
đƣợc tính toán, cung cấp các thông tin về tỷ số phân tích. Báo cáo này cũng giúp đƣa ra
các lựa chon cách huy động nguồn cho ngắn hạn và dài hạn phục vụ cho kế hoạch hoạt động của đơn vị.
2.2.3.4. Quá trình kinh doanh tại một số ngành đặc biệt
Khái niệm thị trƣờng đặc biệt là khái niệm để chỉ các thị trƣờng hay các ngành công
nghiệp cung cấp các sản phẩm hay dịch vu riêng biệt. Có rất nhiều đơn vị kinh doanh
thuộc loại thị trƣờng này. Ví dụ công ty dịch vụ kế toán là công ty chuyên cung cấp về
một loại dịch vụ chuyên biệt, hay cƣa hàng bách hoá là trực thuộc ngành công nghiệp bán
lẻ. Nhiều doanh nghiệp kinh doanh cùng một loại ngành nghề tạo thành thị trƣờng hay
nghề riêng biệt. Hay các công ty lớn tự tạo cho chính mình một sản phẩm hay dịch vụ chuyên biệt.
* Nhu cầu thông tin kế toán chuyên biệt
Các công ty trong thị trƣờng chuyên biệt cũng cần nhiều thông tin kế toán nhƣ các
công ty khác nhƣ doanh thu, mua hàng, hay các nguồn lực khác. Các đơn vị sản xuất
cũng cần các thông tin về quá trình sản xuất. Các đơn vị trong các phân khúc thị trƣờng
chuyền biệt cũng cần cấu trúc thông tin khác. Bản chất của hoạt động kinh doanh là cần
những thông tin đề điều hành đạt đƣợc hiệu quả và hiệu năng. Và hệ thống thông tin kế
toán ngày càng đƣợc chuyên biệt hoá, nó không chỉ cung cấp thông tin phù hợp cho tổ
chức mà còn giúp tổ chức chiếm giữ đƣợc vị trí trong các phân khúc thị trƣờng quan
trọng. ví dụ nhƣ trong ngành công nghiệp bán lẻ, thị trƣờng phần mềm kế toán phải thay
đổi thích ứng với các cửa hàng cho thuê đĩa VCD, DVD, cửa hàng bán thú chƣng, hay cửa hàng chuyên bán hoa. Trang 9 7
Một số đơn vị có thể đòi hỏi nhiều thông tin hơn những phần mềm đƣợc đóng gói.
Khi công nghệ ngày càng phức tạp, hệ thống thông tin kế toán phải nắm bắt đƣợc các
thông tin với những cách thức mới. Hoạt động kinh doanh có thể sử dụng những thông
tin này để làm lợi thế cạnh tranh. Ví dụ, trong những năm gần đây hệ thống kế toán chi
phí đã đƣợc hỗ trợ bởi vi tính cho nên theo dõi các chi phí hiệu quả hơn. Điều này cho
phép kiểm soát chi phí sát với các nguồn lực và hoạt động và khái niệm hệ thống chi phí
dựa trên mức độ hoạt động ra đời. Bên cạnh việc hỗ trợ cắt giảm chi phí, còn giúp phân
bổ chi phí chính xác hơn, hay giúp cho việc chi tiết hoá các khoản phải trả cho từng
khách hàng thay vì chỉ là một con số ghi tổng cộng. Các công ty cung cấp dịch vụ có thể
dựa vào hệ thống thông tin kế toán để tính chí phí dịch vụ theo thời gian sử dụng cho
từng khách hàng. Điều này sẽ đảm bảo là các khách hàng chỉ phải trả các chi phí chính
xác hơn, làm tăng độ hài lòng của khách hàng đối với công ty.
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin tài chính và kinh tế cho các nhà
quản lý và bên ngoài doanh nghiệp. Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán là một cấu
trúc thông tin đồng nhất, có thể cung cấp thông tin cho các nhà đầu tƣ, các chủ nợ, trong
việc lập báo cáo tài chính, bên cạnh đó hệ thống thông tin kế toán còn giúp hỗ trợ thông
tin cho những đơn vị trong thị trƣờng chuyên biệt. Ví dụ trong ngành công nghiệp bán lẻ,
các mặt hàng sẽ đƣợc theo dõi ngay, hệ thống sẽ theo dõi thông tin ngay khi nó phát sinh
bằng các sản phẩm đƣợc dán các mã vạch, khi bán chúng đƣợc đƣa qua máy quét các
nghiệp vụ nhƣ doanh thu, giá vốn hàng tồn kho sẽ đƣợc ghi nhận ngay khi phát sinh. Các
thẻ khuyến mãi khi đƣợc đƣa vào máy quét sẽ ghi nhận ngay nghiệp vụ làm giảm doanh
thu. Các thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý thƣờng ít có dạng thông tin chuẩn
hoá, vì nguyên tắc kế toán đƣợc chấp nhận chung để thiết lập các thông tin trên báo cáo
quản trị. Do đó hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập và cung cấp các thông tin yêu cầu
để ra quyết định quản lý. Ví dụ trong ngành bán lẻ thì doanh thu và chi phí là thông tin
rất cần thiết để đƣa ra quyết định mua từ nhà cung cấp nào. Còn đối với ngành xây dựng
thì nhà quản lý cần các thông tin về chi phí phục vụ cho việc đấu thầu các dự án, họ cũng
cần các thông tin về chi phí thực tế so sánh với chi phí dự tính trong thiết kế nhằm tính
đƣợc lợi nhuận mục tiêu.
*. Một số ví dụ về hệ thống thông tin kế toán cho ngành công nghiệp chuyên biệt
Các đơn vị hoạt động trong thông tin chuyên biệt cần hỗ trợ hệ thống thông tin kế
toán có thể là: các dịch vụ chuyên môn hoá, tổ chức phi lợi nhuận, chăm sóc sực khỏe,
bán lẻ, xây dựng, hành chính sự nghiệp, ngân hàng hay dịch vụ tài chính, bệnh viện.
Trong phần này sẽ lấy ví dụ một số tổ chức hoạt động chuyên biệt đòi hỏi các yêu cầu
thông tin từ hệ thống thông tin kế toán.
1. Tổ chức dịch vụ chuyên môn hoá
Là các công ty đƣợc thành lập để cung cấp một dịch vụ đặc biệt cho khách hàng,
các dạng dịch vụ đặc biệt đƣợc coi là chuyên môn hoá là vì các nhân viên cung cấp đƣợc
đào tạo đặc biệt. Ví dụ các công ty dịch vụ kế toán, kiến trúc sƣ, luật sƣ, tƣ vấn tâm lý... Trang 9 8
So sánh với những công ty cung cấp hàng hoá hữu hình (ví dụ nhƣ công ty sản xuất
ôtô) thì các công ty cung cấp dịch vụ chuyên biệt có những điểm khác biệt đăc trƣng nhƣ
sau: (1) không có hàng hoá tồn kho, (2) nhấn mạnh tính chuyên nghiệp của nhân viên, (3)
rất khó đánh giá về số lƣợng và chất lƣợng của dịch vụ cung cấp, (4) là quy mô nhỏ. Cho
dù có những đặc tính riêng nhƣng các công ty này thƣờng có những thị trƣờng riêng, ví
dụ những công các công ty tƣ vấn kế toán thƣờng có hàng trăm đối tác và các văn phòng
trên thế giới (KPMG, Ernst & Young).
Do đặc tính không có hàng tồn kho cho nên hệ thống AIS không đƣợc yêu cầu theo
dõi hàng tồn kho. Và hệ thống ERP hay JIT sẽ không thích hợp cho các đơn vị không sản
xuất hay kinh doanh sản phẩm hữu hình. Nhƣng lại cần những thông tin về thời gian phục
vụ của các nhân viên để tính chi phí và in hoá đơn cho khác hàng.
Thời gian phục vụ và in hoá đơn sẽ đƣợc tính cùng lúc cho hệ thống chi phí giá
thành theo từng công việc. Thời gian sẽ đƣợc ghi nhận cho từng khách hàng và từng nhân
viên thực hiện. Hai dữ liệu đầu ra chính của quá trình chính là: (1) hoá đơn chi tiết cho
từng khách hàng, (2) ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên. Ví dụ nhƣ, hoá đơn
in cho khách hàng sẽ thể hiện chi tiết các giờ nhân viên công ty làm việc và số tiền phải
trả. Ví dụ nhƣ khách hàng của công ty kiểm toán phải trả tiền cho trợ lý kiểm toán viên,
kiểm toán viên, hay partner trong thời gian kiểm toán. Ngòai các thời gian làm việc đƣợc
tính lƣơng, hệ thống AIS còn tính các chi phí khác trên hoá đơn, các chi phí này bao gồm
các cuộc gọi, thƣ, fax, bản copy, hay chi phí hỗ trợ nhân viên.
Giờ làm việc là thông tin rất quan trọng trong các công ty cung cấp dịch vụ. Ví dụ,
trong các công ty luật, các nhân viên mới thƣờng có các sức ép rất lớn về việc ghi nhận
thời gian làm việc. Các giờ làm việc của nhân viên thƣờng tính vào chi phí thanh toán
cho khách hàng. Những thời gian không đƣợc tính chi phí nhƣ thời gian huấn luyện, tiếp
thị, nghiên cứu. Mặc dù các hoạt động trên là cần thiết, nhƣng lại không liên quan trực
tiếp đến doanh thu của công ty luật, do đó để tạo lợi nhuận chỉ là những thời gian làm việc cho khách hàng.
Hệ thống theo dõi thời gian cần theo dõi chi tiết thời gian cho từng nhân viên theo
nhiều cách. Các ghi nhận thời gian có thể thay đổi theo từng công ty. Một số công ty tính
đơn vị thời gian khoảng mƣời lăm phút một lần. Một số công ty luật lại tính khoảng thời
gian làm việc là sáu mƣơi phút một lần, vì thời gian là tiền phải thanh toán nên phải ghi
nhận chi tiết và chính xác.
Bản chất đặc thù về hoạt động của mỗi công ty sẽ quyết định đến nhu cầu thông tin.
Đối với công ty tƣ vấn luật thì hệ thống kế toán cung cấp các cơ sở dữ liệu về khách hàng
hiện thời nhằm tránh những xung đột về lợi ích với khách hàng. Còn đối với doanh
nghiệp thiết kế xây dựng, hệ thống kế toán đƣợc sử dụng để cung cấp các thông tin về chi
phí ƣớc tính để đấu thầu. Nhƣ vậy, dạng kinh doanh đặc thù của đơn vị sẽ quyết định đến
nhu cầu thông tin của công ty đó. Trang 9 9
2. Các tổ chức phi lợi nhuận
Các tổ chức phi lợi nhuận hoạt động khong vì mục đích lợi nhuận sự tồn tại của các
tổ chức này nhằm cung cấp các dịch vụ bảo vệ hay công lập, bảo tàng, nhà thờ, đơn vị
hành chính sự nghiệp. Các đặc tính riêng của tổ chức phi lợi nhuận là hoạt động dựa trên
nhân viên chuyên nghiệp và tình nguyện viên, không bị tác động bởi thị trƣờng, đôi khi
phục vụ cho mục đích chính trị.
Cũng nhƣ các công ty hoạt động trên thị trƣờng chuyên biệt, các tổ chức phi lợi
nhuận cũng cần hệ thống kế toán để ghi nhận những thông tin đặc thù. Ví dụ nhƣ ghi
nhận số sinh viên đang theo học trong trƣờng đại học, thứ hạng học lực, tình hình sức
khoẻ hay những thông tin đặc thù khác đòi hỏi của bộ giáo dục. Hay đối với tổ chức tôn
giáo cũng cần theo dõi về số ngƣời tham gia và các khoản đong góp tự nguyện. Hay đối
với các cơ quan hành chính sự nghiệp của Nhà nƣớc (một dạng tổ chức phi lợi nhuận ở
quy mô lớn) cũng cần theo dõi các tài sản đƣợc giao và khấu hao chúng nhƣ thế nào.
Nhìn chung, nếu thiếu đi mục đích lợi nhuận cũng ảnh hƣởng đến nhu cầu thông tin
của hệ thống thông tin kế toán. Các chuẩn mực kế toán cúng ít hƣớng dẫn các thông tin
đƣợc tổ chức báo cáo cho bên ngoài nhƣ thế nào. Tuy nhiên, các báo cáo phục vụ cho
nhu cầu nội bộ lại tập trung vào các quỹ của đơn vị hơn là các khoản thu nhập. Hệ thống
thông tin kế toán theo dõi các quỹ đơn vị tập trung vào việc phân phối các nguồn tài
chính nhƣ thế nào để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức đặt ra. Việc sử dụng các quỹ cũng
đƣợc giới hạn theo mục đích hoạt động (ví dụ nhƣ quỹ đƣợc quyên góp để trao học bổng
cho sinh viên). Để tránh đƣợc những khác biệt khi báo cáo cho nội bộ và báo cáo bên
ngoài, hệ thống thông tin kế toán đƣợc thiết kế sao cho có thể dung hoà đƣợc sự khác
nhau của các mục đích thông tin và cấu trúc tổ chức thông tin.
Mặc dù các tổ chức phi lợi nhụân không sử dụng thƣớc đo về lợi nhuận để đánh giá
hoạt động, và hoạt động trong môi trƣờng không cạnh tranh nhƣ các tổ chức doanh
nghiệp vì lợi nhuận, do đó thiết lập các cơ cấu về đánh giá hoạt động đƣợc đề ra. Hệ
thống thông tin kế toán thƣờng tập trung vào các hoạt động theo kế hoạch, nhà quản lý có
thể đánh giá hiệu qủa hoạt động. Nhiều cơ quan hành chính sự nghiệp thuê các chuyên
gia thiết lập các dự án báo gồm dự án hoạt động, hoạt động trong tƣơng lai và các thƣớc
đo để đánh giá khi so sánh với hoạt động thực tế. Một trong những khó khăn của các tổ
chức phi lợi nhuận là thiếu thƣớc đo về tiền tệ để đánh giá, để khắc phục các nhà quản lý
thƣờng đƣa ra thƣớc đo đánh giá quá trình hoạt động để bổ sung đánh giá (thƣớc đo phi tiền tệ). Trang 100
Chương 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.1. Đặc điểm của việc ứng dụng Excel làm công tác kế toán
Đƣợc tích hợp trong bộ phần mềm Office của hãng Microsoft, Excel đƣợc sử dụng
rộng rã trong công tác văn phòng để xử lý dữ liệu trên các bảng tính điện tử, Excel không
phải chỉ để phục vụ cho công tác kế toán tại các đơn vị. Chính vì vậy, Excel không phải
là một phần mềm kế toán. Tuy nhiên, nó là một công cụ rất mạnh có thể sử dụng để thiết
lập các chứng từ, bảng biểu, sổ sách và báo cáo kế toán theo hƣớng linh hoạt và tự động
hóa một số khâu của công tác kế toán, đặc biệt khi doanh nghiệp chƣa ứng dụng phần
mềm kế toán. Khi ứng dụng Excel vào công tác kế toán, chúng ta có thể thấy không một số đặc điểm sau:
- Nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán mà sử dụng Excel làm kế
toán thì việc ứng dụng này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, các
nghiệp vụ phát sinh không nhiều, không quá phức tạp. Vì Excel không phải đƣợc lập
trình sẵn để làm kế toán. Để xử lý dữ liệu kế toán phức tạp, Excel không thể đáp ứng
đƣợc hoặc nếu đáp ứng đƣợc thì ngƣời sử dụng phải hiểu biết sâu sắc về tin học và lập
trình. Số lƣợng nghiệp vụ nhiều làm cho quy mô bảng tính lớn, gây khó khăn cho việc
nhập, xử lý và phân tích dữ liệu, lâp các báo cáo quản trị đòi hỏi tính linh hoạt cao.
- Khi sử dụng Excel làm kế toán, ngƣời sử dụng phải thiết kế cơ sở dữ liệu hợp lý
nhƣ tạo ra các danh mục, lập các bảng biểu, mẫu sổ, lập công thức…Ngƣợc lại, mẫu biểu,
sổ sách, công thức tính toán đã đƣợc lập trình từ trƣớc trong phần mềm kế toán, ngƣời sử
dụng không phải thiết lập.
- Việc nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu kế toán trong Excel rất đa dạng về loại dữ
liệu, ở nhiều bảng tính khác nhau, việc nhập và xử lý dữ liệu có thể thực hiện trên ngay
các sổ sách và báo cáo cần lập.
- Làm kế toán trên Excel rất linh hoạt, có thể thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết lập các
mẫu sổ sách, mẫu báo cáo quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà
không phụ thuộc vào các nhà lập trình.
- Excel không thể tự động hóa hoàn toàn quá trình lập sổ sách và báo cáo kế toán.
Ngƣời sử dụng phải thiết lập các công thức, sử dụng các hàm và các tính năng mà Excel
cung cấp để tạo ra mối liên hệ số liệu trên các sổ sách và báo cáo kế toán.
- Hình thức sổ kế toán Excel có thể lập đƣợc một cách hiệu quả là Nhật ký – Sổ
cái vì hai hình thức này mẫu sổ đơn giản, mối liên hệ số liệu giữa các sổ khá logic, khoa
học; điều đó thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu. Hình thức chứng từ ghi sổ và Nhật ký
chứng từ ít đƣợc sử dụng khi làm kế toán trên Excel vì số lƣợng sổ nhiều, mẫu sổ và mối
liên hệ số liệu giữa các sổ rất phức tạp, gây khó khăn cho việc xử lý dữ liệu.
3.2. Quy trình xử lý dữ liệu kế toán
Hình thức nhật ký chung bao gồm nhiều loại sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung,
các nhật ký đặc biệt, Sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết khác nhau. Giữa chúng có mối liên
hệ số liệu. Căn cứ ghi vào các sổ này phải dựa trên các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ. Trang 101
Tuy nhiên, khi thực hiện hạch toán trên Excel, quy trình ghi sổ có những sự khác
biệt. Chúng ta sẽ tạo ra một số mẫu sổ kế toán dùng để thực hiện nhập dữ liệu và định
khoản kế toán hàng ngày khi nghiệp vụ phát sinh. Chúng ta gọi những sổ là sổ kế toán
máy. Sổ kế toán máy không cần tuân thủ những mẫu biểu qui định mà chỉ cần đảm
bảo tạo thuận lợi cho việc nhập dữ liệu và thụ nhận được các thông tin cần thiết
phục vụ cho việc lập sổ sách và báo cáo kế toán. Sổ sách và báo cáo kế toán có thể lập
trực tiếp từ các danh mục và sổ kế toán máy mà không cần dựa vào sổ cái và sổ kế toán.
Khi cần thiết kế cơ sở dữ liệu để lập các sổ sách và báo cáo kế toán trên Excel chúng ta
tuân thủ theo qui trình sau:
Stt Tên sổ sách, báo cáo Ghi chú 1 Nhật ký chung Danh mục tài khoản Số tổng hợp 2 Sổ cái tài khoản 3 Sổ quỹ tiền mặt 4 Sổ TGNH Sổ chi tiết Chứng từ Sổ kế toán 5 Sổ chi tiết các TK KT máy
- Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế
Bảng tổng hợp chi tiết 6
toán. Trong sổ kế toán máy chúng thƣờng TK 131, 331 Bảng TH chi
là các phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập,
Bảng tổng hợp chi tiết tiết 7
phiếu xuất, hóa đơn giá gia tăng… hàng tồn kho
- Hệ thống tài khoản kế toán dùng để thiết 8 Sổ chi phí SXKD Chi phí, giá
lập danh mục các TK kế toán đƣợc sử thành
dụng tại đơn vị, nhập số dƣ đầu kỳ và các 9 Thẻ tính giá thành
thông tin khác liên quan đến tính chất của 10 Bảng cân đối kế toán tài khoản. Báo cáo tài
- Sổ kế toán máy đƣợc thiết kế bao gồm chính 11 Báo cáo KQHĐKD
nhiều cột để nhập thông tin từ các NV
kinh tế phát sinh. Sổ kế toán máy và danh mục TK kế toán là hai bảng tính quan trọng,
chúng cung cấp dữ liệu cho nhau và là nguồn số liệu để lập ra các sổ và báo cáo kế toán theo yêu cầu.
- Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán bao gồm nhiều loại đƣợc thiết kế phù hợp với mẫu
quy định, số liệu trên các sổ kế toán này đƣợc xử lý từ hai nguồn cơ bản là Danh mục tài
khoản và Sổ kế toán máy.
3.3. Thiết lập Danh mục tài khoản kế toán
Danh mục tài khoản đƣợc thiết lập ban đầu để mở các TK chi tiết, nhập số đầu kỳ cho các
TK kế toán và nhập các thông tin liên quan khác phục vụ cho việc xử lý dữ liệu sau này.
Danh mục tài khoản kế toán đƣợc mở phù hợp với đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị.
Trong học phần này hệ thống tài khoản của doanh nghiệp đƣợc thiết lập trên cơ sở các
thông tin chung về doanh nghiệp nhƣ sau: Trang 102
CÁC THÔNG TIN CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
Stt Tiêu thức Nội dung 1 Tên doanh nghiệp Công ty TNHH XYZ 2 Địa chỉ
Số 123 – Lê Thanh Nghị - Tp Hải Dƣơng 3 Mã số thuế 0800003722 4
Chế độ kế toán áp dụng QĐ15 5 Ký hạch toán Tháng 6 Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 7
Phƣơng pháp tính thuế GTGT Khấu trừ 8
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho Kê khai thƣờng xuyên 9
Phƣơng pháp tính giá vật tƣ xuất kho
Bình quân sau mỗi lần nhập
Theo giá thành kế hoạch, cuối kỳ sẽ ĐC
Đơn giá thành phẩm nhập kho (trong 10
khi có đƣợc thông tin về giá thành SP một kỳ) cách chính xác 11 Đặc điểm tổ chức SX
Hai loại SP đƣợc SX tại một PX
TK 621, 622, 154 đƣợc chi tiết theo từng 12
Đặc điểm tập hợp chi phí
SP, TK 641, 511, 512 không đƣợc mở chi tiết. Lưu ý:
Trƣớc khi thực hành lập các danh mục và sổ kế toán máy, phải tạo một
Workbook mới, đặt tên theo quy tắc: SoKTkyhachtoan_Sothutu sv_lop
Lƣu dữ liệu vào USB hoặc trên ổ D của máy.
Ví dụ: Sv Nguyễn Trần Thảo Lan lớp 114124 có số thứ tự trong lớp là 25
Để mở sổ kế toán cho tháng 9 năm 2015 sẽ đặt tên bài thực hành nhƣ sau: SoKT092015- _25_114124
Thao tác lập bảng:
+ Chọn 1 sheet đầu tiên đổi tên là HD
Sau đó tạo các ô như hình Trang 103
Sau đó tạo sheet thông tin doanh nghiệp theo mẫu
Chọn 1 sheet còn trống của file vừa tạo và đổi tên thành DMTK (danh mục tài khoản),
sau đó thiết lập bảng danh mục tài khoản có kết cấu nhƣ sau:
DANH MỤC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Mã Số Tê Số Số Số Số Mã Lo Số Số Số TSN lượng n dư PS dự dư TSN TKTH ại lượng PS lượng V- tồn T CK- V TK ĐK có tồn CK ĐƯợ ĐK K ĐK Nợ CK dk C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Trong đó có những cài đặt sau Loại dữ Stt Tên cột
Ý nghĩa và phương pháp lập Ví dụ liệu
Đây là mã số của khoản mục trong bảng cân
đối kế toán tƣơng ứng với số dƣ của TK hiện
thời. Mã số này đƣợc sử dụng để lập các chỉ
tiêu trên Bảng cân đối kế toán. Mã số này đƣợc
lập theo dạng xxx-xxx-xxx. Trong đó:
- 3 chữ số đầu chỉ mã số tổng hợp lớn nhất
trong bảng cân đối kế toán của số dƣ TK hiện
thời. Ví dụ mã số 100: Tài sản lƣu động và đầu tƣ ngắn hạn. 1 Mã TSNV Text
- 3 ký tự cuối chỉ thứ tự khoản mục nhỏ nhất
ghi trong Bảng cân đối kế toán tƣơng ứng với
số dƣ của TK kế toán hiện thời. Ví dụ 111: Tiền mặt. Lƣu ý:
- Việc đặt mã TSNV dựa trên tính chất cơ bản
của TK chứ không căn cứ vào từng trƣờng hợp
cụ thể của TK kế toán. Từng trƣờng hợp cụ
thể, cá biệt sẽ đƣợc điều chỉnh sau trên cột Mã Trang 104 TSNV-DC
Ví dụ: TK 131- Phải thu của KH (ngắn hạn) có
thể dƣ nợ hoặc dƣ có, nếu dƣ bên nợ thì mã số
TSNV của nó là “100-130-131”; nếu dƣ bên
có, mã số TSNV “300-310-314”. Tuy nhiê1n,
khi lập mã số TSNV chúng ta chỉ xét trƣờng
hợp bình thƣờng, tức là TK 131 có số dƣ bên Nợ.
- Mã số TSNV chỉ áp dụng cho các TK loại 1
đến loại 4. Các loại TK còn lại cột này bỏ trống.
Là số hiệu tài khoản cấp 1 gồm 3 ký tự, nên để
chữ đậm để dễ phân biệt với các TK chi tiết. 2 TKHT Text 111
Nếu TK cấp I có các TK chi tiết thì TK tổng
hợp này không dùng để định khoản.
Là số hiệu của TK kế toán chi tiết. Số hiệu này
đƣợc đặt cho TK chi tiết cập độ nhỏ nhất và
không đƣợc trùng nhau. TK đƣợc mở cho các 3 TKCT Text
đối tƣợng chi tiết thì đƣợc đặt mã số theo quy 152.VL01 tắc ..
Mã số của Vải trắng là VL01 thi TK chi tiết của nó có mã 152.VL01
Dùng để xác định tài khoản thuộc loại dƣ nợ Nhập “N”
hay dƣ có. Nếu Nợ thì nhập “N”, nếu dƣ có thì cho TK
nhập là “C”. Những TK lƣỡng tính thì xét trên 152.VL01 4 Loại TK Text
tính chất cơ bản của nó. Những TK chi phí coi Nhập “C”
nhƣ bên Nợ; TK doanh thu, thu nhập coi nhƣ cho TK bên Có. 414 5 Tên TK Text
Nhập vào tên cho TK kế toán
Nhập số lƣợng tồn đầu kỳ cho các TK phản Số lƣợng 6
Number ánh hàng tồn kho, các TK khác cột này bỏ tồn ĐK trống.
Nhập số dƣ đầu kỳ cho các TK. Nếu TK có
loại là “N” mà dƣ bên Có thì phải để số dự âm; 7 Số dƣ ĐK Number
Nếu TK có loại là “C” mà dƣ bên Nợ thì cũng
phải nhập số dƣ là số âm.
Tổng cộng phát sinh bên Nợ, sau này sẽ dùng
hàm Sumif để tổng cộng tổng phát sanh bên 8 Số PS Nợ Number
Nợ cho từng TK, nguồn số liêu này lấy từ sổ TK máy Trang 105
Tổng cộng phát sinh bên Có, sau này sẽ dùng 9
Số PS Có Number Sumif để tổng cộng phát sinh bên Có cho từng
TK. Nguồn số liệu lấy từ Sổ kế toán máy. Số lƣợng
Số lƣợng tồn cuối kỳ, đƣợc xác định theo công 10 Number tồn Ck thức
11 Số dƣ Ck Number Số dƣ cuối kỳ, đƣợc xác định theo công thức Mã
Mã số TSNV điều chỉnh dùng cho các TK 12 Text TSNV-DC
lƣỡng tính và TK đặc biệt khác. Số dƣ CK-
Số dƣ cuối kỳ điều chỉnh dùng cho các TK 13 Number DC
lƣỡng tính và các TK đặc biệt khác.
Thao tác đặt tên vùng dữ liêu:
- Chọn vùng dữ liệu đƣợc đặt tên (bôi đen)
- Click chuột phải chọn Name a Range… - Nhập tên vào ô Name.
Để thuận lợi cho việc xử lý dữ liệu kế toán sau này, sau khi thiết lập xong Bảng danh
mục tài khoản, chúng ta tiến hành đặt tên cho các vùng dữ liệu trên Bảng danh mục tài
khoản tƣơng ứng nhƣ sau:
- Chọn vùng dữ liệu của bảng từ cột “TKCT” cho đến cột số dƣ CK-DC (không bao gồm
tiêu đề cột) và đặt tên Là DMTK1.
- Chọn vùng dữ liệu của bảng từ cột “TKTH” cho đến cột số dƣ CK-DC (không bao gồm
tiêu đề cột) và đặt tên là DMTK2. Trang 106
- Chọn các dòng trong cột “TKCT” (không có tiêu đề cột) và đặt tên cho vùng này là TKCT.
- Chọn các dòng trong cột “Số lƣợng tồn đầu kỳ” (không có tiêu đề cột) và đặt tên cho vùng này là SLTDK.
- Chọn các dòng trong cột “Số dƣ đầu kỳ” (không có tiêu đề cột) và đặt trên cho vùng này là SDDK.
3.4. Thiết lập Sổ kế toán máy và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
a. Thiết lập Sổ kế toán máy
Sổ kế toán máy là bảng tính do ngƣời làm kế toán tự thiết kế nhằm mục đích nhập
thông tin từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Sổ này có thể coi là nơi nhập số liệu
chính của chƣơng trình. Sổ này phải đƣợc thiết kế một cách khoa học để thuận lợi cho
việc nhập thông tin từ các nghiệp vụ một cách đầy đủ, ngắn gọn, đồng thời dễ dàng cho
việc xử lý dữ liệu từ sổ kế toán này để lập sổ sách và báo cáo kế toán khác theo quy định.
Hằng ngày theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ hợp
pháp, hợp lệ để phản ánh các thông tin và định khoản kế toán trên sổ này. Sổ kế toán máy
có vai trò giống nhƣ sổ Nhật ký chung trong kế toán thủ công.
Thao tác lập sổ kế toán máy:
Chọn một sheet trống trong Workbook vửa tạo ở bƣớc trên, đổi tên sheet này thành
SoKTM. Sau đó, vào Sheet SoKTM để thiết lập sổ kế toán máy theo dạng:
Ngày Chứng từ Thời Diễn TK TK Số Số Tên Tên tháng SH NT hạn giải Nợ Có lượng tiền TK TK ghi sổ CK nợ có
Để thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu sau này, ta đặt tên cho các vùng dữ liệu trên Sổ kế toán máy nhƣ sau:
- Chọn các dòng (không có tiêu đề cột) của cột TK Nợ đặt tên là TKNo
- Chọn các dòng (không có tiêu đề cột) của cột TK Có đặt tên là TKCo
- Chọn các dòng (không có tiêu đề cột) của cột Số lƣợng đặt tên là SoLuong
- Chọn các dòng (không có tiêu đề cột) của cột Số tiền đặt tên là Sotien
- Chọn vùng dữ liệu từ cột TK Nợ đến cột Stt Tên cột
Kiểu dữ Ý nghĩa, phương pháp lập Ghi liệu chú 1 Ngày tháng ghi Date Nhập từ bàn phím sổ (Text) 2 Số hiệu Text
Nhập từ bàn phím vào các cột tƣơng ứng tùy
thuộc vào loại chứng từ 3 Thời hạn CK Date
Nhập từ bàn phím vào các cột tƣơng ứng tùy
thuộc vào loại chứng từ 4 Diễn giải Text
Mô tả vắn tắt nội dung nghiệp vụ 5 TK Nợ Text
Nhập mã số TK nghi Nợ (TK chi tiết nhất). 6 TK Có Text
Nhập mã số TK ghi Có (TK chi tiết nhất) Trang 107 7 Số lƣợng
Number Nhập số lƣợng nếu NV liên quan đến hàng tồn kho 8 Số tiền
Number Nhập số tiền phát sinh của NV 9 Tên TK Nợ Text
Dùng hàm Vlookup để tham chiếu lên TK thông qua mã TK 10 Tên TK Có Text
Dùng hàm Vlookup để tham chiếu tên TK thông qua mã TK
c. Tổng hợp số liệu cho các cột trên Bảng danh mục tài khoản và hạch toán các
nghiệp vụ cuối kỳ.
- Tổng hợp số liệu cho các cột trên Bang danh mục tài khoản
Danh mục TK (trên sheet DMTK) đƣợc thiết lập từ đầu và nhập phần dữ liệu thông
qua bàn phím. Tuy nhiên, còn một số cột dữ liệu vẫn chƣa có dữ liệu. Những cột này
đƣợc tổng hợp số liệu bằng các công thức và hàm mà Excel cung cấp.
Cụ thể, sau khi đã hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên Sổ kế toán máy (nhƣng
vẫn chƣa thực hiện các bút toán kết chuyển), chúng ta tiếp tục sử dụng hàm và công thức
để tổng hợp cho các dữ liệu nhƣ sau:
Đặt ô hiện thời về dòng đầu tiên của các cột TK Nợ, TK Có, Số lƣợng tồn cuối kỳ,
sau đó nhập công thức để tính toán cho các ô đầu tiên này nhƣ sau:
Dùng hàm IF và SUMIF để đặt lệnh.
Nếu ô TKCT không có thì ô TKNO để trống, nếu ô TKNo trùng với ô TKCT thì
cho ra giá trị là số tiền.
+ PS Nợ =IF(C6="","",SUMIF(TKNO,C6,Sotien))
Nếu ô TKCT không có thì ô TKCO để trống, nếu ô TKCo trùng với ô TKCT thì cho
ra giá trị là số tiền.
+PS Có = =IF(C6="","",SUMIF(TKCO,C6,Sotien))
Trong đó C6 là ô đầu tiên của cột TKCT trên sheet danh mục tài khoản.
+Số lƣợng tồn cuối kỳ (các TK hàng tồn kho)= Số lƣợng tồn ĐK + Tổng số lƣợng
nhập – Tổng số lƣợng xuất; nếu là các TK khác thì Số lƣợng tồn CK là 0.
+ Số lượng tồn CK=IF(OR(LEFT(B6,3) = "152", LEFT(B6,3)= "153",
LEFT(B6,3)= 155",LEFT(B6,3)="156"), F6 + SUMIF(TKNO,SoKTM!B8,Soluong)-
SUMIF(TKCO,SoKTM!B8,Soluong),0)
Trong đó B6 là ô đầu tiên của cột TKTH trên bảng danh mục tài khoản
+ Số dƣ cuối kỳ đƣợc xác định theo nguyên tắc:
Nếu loại TK là “N” thì số dƣ cuồi kỳ = Số dƣ ĐK+Số PS Nợ - Số PS Có, ngƣợc lại
nếu loại TK là “C” thì số dƣ CK = Số dƣ ĐK + Số PS Có – Số PS Nợ. Vì vậy, ta lập công thức nhƣ sau:
+ Số dƣ CK = IF (ô chứa loại TK = “N”; ô số dƣ ĐK + ô Số PS Nợ - ô Số PS Có; ô
số PS Có – ô Số PS Nợ). Công thức sẽ nhƣ sau:
+ Số dư CK =IF(C6="","",IF(D6="N",G6+H6-I6,G6+I6-H6))
+Mã số TSNV điều chỉnh dùng cho các TK lƣỡng tính và TK đặc biệt khác.
Tài khoản lƣỡng tính đặc biệt: 131, 313.N, 132.D, 218, 154,135. Trang 108
Dùng hàm if, and và left để thiết lập công thức:
Nếu 3 giá trị bên phải của cột TKCT (C6) bằng 131 và cột Số dƣ CK <0, thì trả về mã “300-310-313”,
Nếu 5 giá trị bên phải của cột TKCT (C6) bằng 331.N và cột Số dƣ CK <0, thì trả về mã "100-130-132",
Nếu 5 giá trị bên phải của cột TKCT (C6) bằng 331.D và cột Số dƣ CK <0, thì trả về mã "200-210-218",
Nếu 3 giá trị bên phải của cột TKCT (C6) bằng 333 và cột Số dƣ CK <0, thì trả về mã "100-150-154",
Nếu 3 giá trị bên phải của cột TKCT (C6) bằng 334 và cột Số dƣ CK <0, thì trả về mã "100-130-135",
Nếu 3 giá trị bên phải của cột TKCT (C6) bằng 338 và cột Số dƣ CK <0, thì trả về mã "100-130-135",
Nếu không thỏa mãn các điều kiện trên thì trả về giá trị của cột Mã TS-NV (A6)
Mã TSNV-DC=IF(AND(LEFT(C6,3)="131",K6<0),"300-310-
313",IF(AND(LEFT(C6,5)="331.N",K6<0),"100-130-
132",IF(AND(LEFT(C6,5)="331.D",K6<0),"200-210-
218",IF(AND(LEFT(C6,3)="333",K6<0),"100-150-
154",IF(AND(LEFT(C6,3)="334",K6<0),"100-130-
135",IF(AND(LEFT(C6,3)="338",K6<0),"100-130-135",A6))))))
+ Số dƣ cuối kỳ điều chỉnh dùng cho các TK lƣỡng tính và các TK đặc biệt khác.
Dùng công thức sau để tính: Nếu ô Mã TSNV-DC=0, thì để trống, nếu hoặc ô A6
khác với ô L6, ô C6 có giá trị là 214, giữa cột C6 1 ký tự thứ 3 có giá trị là 9 thì trả về giá
trị -1, nếu không thì lấy giá trị là K6. +Số dư CK-
DC=IF(L6=0,"",IF(OR(A6<>L6,LEFT(C6,3)="214",MID(C6,3,1)="9"),-1,1*K6))
Sau khi hoàn thành việc nhập công thức cho các cột này, chúng ta dùng chuột để
sao chép công thức cho các dòng còn lại trong cột để tính toán dữ liệu cho toàn Bảng
danh mục tài khoản kế toán.
- Hạch toán nghiệp vụ cuối kỳ
Các nghiệp vụ cuối kỳ bao gồm:
+ K/c chi phí sản xuất, đánh giá sản phẩm dơ dang để tính giá thành sản phầm.
+ Điều chỉnh lại giá vốn của thành phẩm xuất kho (do trong kỳ đã nhập kho sản
phẩm hoàn thành theo giá thành kế hoạch, đến cuối kỳ mới tính đƣợc giá thành sản xuất chính xác)
+Kết chuyển giá vốn hàng bán, các khoản chi phí; các khoản DT, thu nhập để xác
định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận.
Với cùng một nội dung trên, chúng ta thực hiện xử lý dữ liệu và định khoản trên sổ kế toán máy.
3.5. Lập các sổ sách và báo cáo kế toán
Việc lập các sổ kế toán đƣợc thực hiện tại thời điểm cuối kỳ sau khi đã thực hiện
hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ trên sổ kế toán máy (Hoặc lập tại thời điểm có nhu cầu Trang 109
thông tin). Việc lập sổ kế toán phải tuân thủ đúng mẫu sổ theo hình thức kế toán mà
doanh nghiệp áp dụng (trong học phần này là Hình thức Nhật ký chung). Đồng thời, phải
đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, căn chỉnh về hình thức
trình bày để có thể in ra trên giấy.
3.5.1. Lập sổ Nhật ký chung
Theo hình thức Nhật ký chung, sổ Nhật ký chùng đƣợc sử dụng để phản ánh các
nghiệp vụ phát sinh trong kỳ theo thứ tự thời gian. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng
các nhật ký đặc biệt để phản ánh riêng các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền, mua hàng chƣa trả
tiền, bán hàng chƣa thu tiền khi các nghiệp vụ này phát sinh với số lƣợng lớn. Tuy nhiên,
để đơn giản, chúng ta giả định DN không sử dụng các nhật ký đặc biệt mà chỉ sử dụng
duy nhất một sổ Nhật ký chung để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Để lập sổ Nhật ký chung, chúng ta thức hiện các bƣớc sau đây:
- Chọn một sheet còn trống đổi tên thành NKC
- Thiết kế mẫu sổ Nhật ký chung theo mẫu quy định dƣới đây: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Ngày
tháng Chứng từ Số hiệu TK Diễn giải Số tiền ghi sổ SH NT Nợ Có Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]
- Sử dụng các hàm, công thức và các lệnh phù hợp để điền dữ liệu cho Nhật ký chung. Cụ thể:
+ [1]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Ngày tháng ghi sổ trong sổ kế toán máy (A11)
không rỗng thì lấy giá trị trong ô này điền vào ô [1]; ngƣợc lại, để ô [1] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(SoKTM!A11="","",SoKTM!A11)
Lưu ý: Đối với trường ngày tháng ghi sổ của sheet soKTM cần phải đinh dạng
bằng text khi chúng ta sử dụng công thức này.
+ [2]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Số hiệu trong sổ kế toán máy (B11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [2]; ngƣợc lại, để ô [2] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(SoKTM!B11="","",SoKTM!B11)
+ [3]: Nếu ô (đầu tiên) của cột NT (ngày tháng) trong sổ kế toán máy (C11) không
rỗng thì lấy giá trị trong ô này điền vào ô [3]; ngƣợc lại, để ô [3] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(soKTM!C11<>"",soKTM!C11,"") Trang 110
+ [4]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Diễn giải trong sổ kế toán máy (D11) không rỗng
thì lấy giá trị trong ô này điền vào ô [4], ngƣợc lại, để ô [4] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(soKTM!D11<>"",soKTM!D11,"")
+ [5]: Nếu ô (đầu tiên) của cột TK Nợ trong sổ kế toán máy (E11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [5], ngƣợc lại, để ô [5] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(soKTM!E11<>"",soKTM!E11,"")
+ [6]: Nếu ô (đầu tiên) của cột TK Có trong sổ kế toán máy (F11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [6]; ngƣợc lại, để ô [6] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(soKTM!F11<>"",soKTM!F11,"")
+ [7]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Số tiền trong sổ kế toán máy (G11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [6]; ngƣợc lại, để ô [6] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
=IF(soKTM!G11<>"",soKTM!G11,"").
Sau đó sao chép công thức này cho các dòng còn lại của các cột tương ứng.
+ Dòng tổng cộng = Sum(sotien)
(sotien là vùng dữ liệu đã đƣợc đặt tên trƣớc đây. Nó chính là cột Số tiền trong Sổ kế toán máy)
Một cách khác là chúng ta có thể dùng hàm sum để tính tổng các dòng ngay tại sổ nhật ký chung.
3.5.2. Lập bảng cân đối tài khoản
Trong kế toán thủ công, Bảng cân đối TK đƣợc lập sau khi đã khóa sổ các tài
khoản kế toán tổng hợp. Bảng này dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện những sai
sót (nếu có) khi phản ánh số liệu trên các tài khoản kế toán tổng hợp.
Trong kế toán bằng máy tính nói chung và bằng Excel nói riêng, chung ta không
cần làm theo quy trình của kế toán thủ công. Vì chúng ta có thể lập Bảng cân đối kế toán
trƣớc khi lập sổ cái các TK. Nguồn dữ liệu để lập bảng không phụ thuộc vào số dƣ cuối
kỳ trên Sổ cái mà dựa và việc xử lý dữ liệu trực tiếp trên Bảng danh mục tài khoản
(sheet) DMTK và Sổ kế toán máy (SoKTM). Cụ thể, chúng ta tiến hành lập Bảng cân đối
tài khoản theo các bƣớc sau:
- Tạo một Sheet mới và đổi tên thành CDTK
- Tạo mẫu bảng nhƣ dƣới đây:
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Tháng Nă m Đơn vị tính: Đồng Loại tài Số dư ĐK
Số phát sinh Số dư CK Số hiệu Tên TK khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] Trang 111 Trong đó:
+[1]: Nhập vào số hiệu các TK kế toán tổng hợp. Chúng ta vào Danh mục tài khoản
để lọc dữ liệu (Filter); chọn Noblank tại cột TKTH, sau đó Copy mã số TK tổng hợp đã
lọc đƣợc sang Bảng cân đối TK.
+[2]: Dùng hàm Vlookup để tham chiếu loại TK trên Danh mục tài khoản thông qua
số hiệu TK trên Danh mục tài khoản thông qua số hiệu TK tại ô [1]. Vậy ta dùng công thức:
[2] = VLOOKUP(A9,DMTK2,3,0)
Trong đó, A9 là địa chỉ của ô [1]; DMTK3 là vùng dữ liệu cần đặt tên sheet DMTK
vùng từ cột TKTH đến cột Số dư CK-DC
+[3]: Dùng hàm Vlookup để tham chiếu loại TK trên Danh mục tài khoản thông qua
số hiệu TK trên Danh mục tài khoản thông qua số hiệu TK tại ô [1]. Vậy ta dùng công thức:
[3] = VLOOKUP(A9,DMTK2,4,0)
+ [4]:Số dƣ ĐK (Bên nợ): Sử dụng hàm SUMIF để tính toán từ số dƣ đầu kỳ của
các TK chi tiết trong Bảng danh mục tài khoản.
> Số dƣ cuối kỳ nằm Bên Nợ khi một TK tổng hợp loại “N” (chủ yếu Dƣ bên Nợ)
có tổng số dƣ đầu kỳ các TK chi tiết của nó là số dƣơng.
Hoặc một TK tổng hợp loại “C” (chủ yếu dƣ bên Có) có tổng số dƣ đầu kỳ của các
TK kế toán chi tiết là số âm.
Nếu cả hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK tổng hợp này dƣ bên Có, khi ấy số
dƣ nợ chúng ta để là 0.
Vậy chúng ta sử dụng công thức dƣới đây để tính toán số dƣ đầu kỳ tại ô [4].
=IF($B9="N",MAX(SUMIF(TKCT,$A9&"*",SDDK),0),ABS(MIN(0,SUMIF(
TKCT,$A9&"*",SDDK))))
+ [5]: Sử dụng hàm SUMIF để tính toán từ số dƣ đầu kỳ bên có của các TK chi tiết
trong Bảng danh mục tài khoản.
> Số dƣ cuối kỳ nằm Bên Có khi một TK tổng hợp loại “C” (chủ yếu Dƣ bên Có)
có tổng số dƣ đầu kỳ các TK chi tiết của nó là số dƣơng.
Hoặc một tài khoản tổng hợp loại “N” (chủ yếu Dƣ bên Nợ) có tổng số dƣ đầu kỳ
của các TK kế toán chi tiết là số âm.
Nếu cả hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK tổng hợp này dƣ bên Nợ, khi ấy số
dƣ có chúng ta để là 0.
Vậy chúng ta sử dụng công thức dƣới đây để tính toán số dƣ đầu kỳ tại ô [5]
=IF($B9="C",MAX(SUMIF(TKCT,$A9&"*",SDDK),0),ABS(MIN(0,SUMIF(
TKCT,$A9&"*",SDDK))))
[6]: Dùng hàm sumif để tính tổng cộng cột Số tiền trên Bảng danh mục TK ứng với
dòng mà mã số TK của nó bằng với mã TK tại [1].
Vậy ta dùng công thức sau để tính toán:
=SUMIF(TKNO,$A9&"*",Sotien)
[7]: Dùng hàm sumif để tính tổng cộng cột Số tiền trên Bảng danh mục TK ứng với
dòng mà mã số TK của nó bằng với mã TK tại [1]. Trang 112
Vậy ta dùng công thức sau để tính toán:
[7] =SUMIF(TKCo,$A9&"*",sotien)
[8]: Một TK tổng hợp có số dƣ cuối kỳ bên Nợ khi loại TK là “N” và [4]+[6]-[7]>0
Hoặc loại TK là “C” nhƣng [5]+[7]-[6]<0
Nếu hai trƣờng hợp không xảy ra thì TK có số dƣ bên Có, số dƣ nợ của nó là 0.
Vì vậy, chúng ta có công thức dƣới đây để xác định số dƣ cuối kỳ bên Nợ cho các TK tổng hợp:
=IF($B9="N",MAX(0,SUMIF(TKCT,$A9&"*",SDCK),0),ABS(MIN(0,SUMI
F(TKCT,$A9&"*",SDCK))))
[9]:Một TK tổng hợp có số dƣ cuối kỳ bên Có khi loại TK là “C” và [5]+[7]-[6]>0
Hoặc loại TK là “N” nhƣng [4]+[6]-[7]<0
Nếu hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK có số dƣ bên Nợ, chúng ta để số dƣ bên Có là 0.
Vì vậy, chúng ta dùng công thức dƣới đây để xác định số dƣ cuối kỳ bên Có cho các TK tổng hợp:
=IF($B9="C",MAX(0,SUMIF(TKCT,$A9&"*",SDCK),0),ABS(MIN(0,SUMI
F(TKCT,$A9&"*",SDCK))))
Chú ý: Khi dùng nhiều hàm kép lồng nhau, Excel sẽ tự động hiển thị các cấu
trúc của từng hàm, chúng ta có thể căn cứ vào cấu trúc để đánh các dấu; và các dấu
mở ngoạch sao cho hợp lý.
Sau đó sao chép công thức trên tƣơng ứng cho các dòng tiếp theo trên Bảng cân đối tài khoản.
Dùng hàm Sum để tổng cộng các cột.
Sau khi đã lập đƣợc Bảng cân đối tài khoản, chúng ta có thể lập các sổ cái khác TK một cách dễ dàng hơn. Lưu ý:
Sau khi lập xong, đặt tên cho một số vùng dữ liệu trên Bảng cân đối tài khoản để
thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu:
- Chọn các dòng trong cột Số hiệu và đặt tên cho vùng này là TKTH
- Chọn các dòng trong Bảng cân đối tài khoản đặt tên cho vùng này là CDTK.
3.5.3. Lập Sổ cái các tài khoản
Sổ cái các tài khoản dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự tăng giảm của từng
loại đối tƣợng kế toán riêng biệt cho các TK tổng hợp. Sổ cái TK đƣợc lập theo nguyên tắc:
- Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp đƣợc lập một Sổ cái.
- Nhập vào số hiệu TK kế toán tổng hợp nào thì hiển thị Sổ cái của TK đó
- Nguồn dữ liệu để lập sổ cái là Sổ kế toán máy và Bảng cân đối tài khoản
Cụ thể, chúng ta thực hiện theo các bƣớc sau:
- Chọn một Sheet còn trống đổi tên thành SoCai
- Vào Sheet SoCai để thiết kế Sổ cái theo mẫu dƣới đây: Trang 113 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng Năm Tên tài khoản: [0] Số hiệu [1] Chứng từ Số tiền TK đối Ngày tháng Diễn giải SH NT ứng Nợ Có ghi sổ Số dư đầu kỳ: [2] [3]
Tổng số phát sinh: [4] [5] Số dư cuối kỳ: [6] [7] 1 2 3 4 5 6 7 [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14]
Các chỉ tiêu đƣợc lập nhƣ sau:
[1]: Nhập số hiệu TK tổng hợp từ bàn phím hoặc lựa chọn trong danh sách. Để tạo
ra danh sách các TK kế toán tổng hợp chúng ta sử dụng công cụ Data Validation trong menu Data.
Tiến hành chọn thông số nhƣ hình trên. Khi đó ta sẽ thu đƣợc danh sách các số hiệu
các TK tổng hợp để có thể lựa chọn cho việc hiển thị Sổ cái TK tƣơng ứng.
(Tiến hành như ví dụ của chương 2)
+[0]: Tên tài khoản đƣợc tham chiếu đến Bảng cân đối tài khoản bằng hàm Vlooup. =VLOOKUP(E8,CDTK,3,0)
(trong đó E8 là ô chứa số hiệu tài khoản hay là ô [1])
+[2]: Dùng hàm VLOOUP để tham chiếu Số hiệu TK trong ô [1] trên Bảng cân đối TK đã lập ở trên.
=VLOOKUP($E$8,CDTK,3,0)
+[3]: Số dƣ đầu kỳ bên Nợ: Dùng hàm VLOOUP để tham chiếu Số hiệu TK trong ô [1]
trên Bảng cân đối TK đã lập ở trên. =VLOOKUP($E$8,CDTK,4,0)
+[3]: Số dƣ đầu kỳ bên Có: Dùng hàm VLOOUP để tham chiếu Số hiệu TK trong ô
[1] trên Bảng cân đối TK đã lập ở trên. =VLOOKUP($E$8,CDTK,5,0)
+[4]: Tổng phát sinh bên Nợ: Dùng hàm Sumif để tổng cộng dữ liệu trên Sổ KT máy đã lập ở trên.
[4] =SUMIF(TKNo,E8&"*",sotien) Trang 114
+[5]: Tổng phát sinh bên Có: Dùng hàm Sumif để tổng cộng dữ liệu trên Sổ Kt máy đã lập ở trên.
[5] =SUMIF(TKCo,E8&"*",sotien)
+ Số dƣ cuối kỳ bên Nợ:
Dùng hàm Vlookup để tham chiếu theo Số hiệu TK trong ô [1] trên Bảng cân đối TK đã lập ở trên. [6]=VLOOKUP($E$8,CDTK,8,0)
+ Số dƣ cuối kỳ bên Có:
Dùng hàm Vlookup để tham chiếu theo Số hiệu TK trong ô [1] trên Bảng cân đối TK đã lập ở trên.
[7] =VLOOKUP($E$8,CDTK,9,0)
+ Ngày ghi sổ: nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Nợ(F11) hoặc 3 ký tự đầu của TK ghi
Có (G11) trùng với TK trong ô [1] thì lấy ngày ghi sổ trên Sổ kế toán máy điền vào [8],
ngƣợc lại bỏ trống. Vậy ta áp dụng công thức:
[8]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$E$8,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$E$8),SoKT M!A11,"")
+ Số hiệu chứng từ: Nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Nợ hoặc TK ghi Có trùng với [1]
thì lấy số hiệu trên Sổ kế toán máy điền vào [9], ngƣợc lại bỏ trống. Vậy ta áp dụng công thức
[9]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$E$8,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$E$8),SoKT M!B11,"")
+ Ngày tháng chứng từ: Nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Nợ hoặc TK ghi Có trùng với
[1] thì lấy số hiệu trên Sổ kế toán máy điền vào [9], ngƣợc lại bỏ trống. Vậy ta áp dụng công thức:
[10]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$E$8,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$E$8),SoK TM!C11,"")
[+ Diễn giải: Nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Nợ hoặc TK Có trên Sổ kế toán máy điền
vào. Ngƣợc lại, tiếp tục xem nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Có trùng với [1] thì lấy TK Nợ
trên Sổ kế toán máy điền vào, nếu không thỏa mãn thì bỏ trống. Vì vậy, ta áp dụng công thức:
[11]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$E$8,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$E$8),SoK TM!E11,"")
+ TK đối ứng: Nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Nợ trùng với [1] thì lấy TK có trên Sổ
kế toán máy điền vào. Ngƣợc lại, tiếp tục xem nếu 3 ký tự đầu của TK Có trùng với [1]
thì lấy TK Nợ trên Sổ kế toán máy điền vào, nếu không thỏa mãn thì bỏ trống. Vì vậy, ta áp dụng công thức:
[12]=IF(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$E$8,SoKTM!$G11,IF(LEFT(SoKTM!$G11,
3)=$E$8,SoKTM!$F11,""))
+ Số tiền Bên Nợ: Nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Nợ trùng với [1] thì lấy số tiền trên
Sổ kế toán máy điền vào, ngƣợc lại thì cho bằng 0. Vì vậy, ta sử dụng công thức:
[13]= IF(LEFT(SoKTM!F11,3)=$E$8,SoKTM!$I11,"")
+ Số tiền Bên Có: Nếu 3 ký tự đầu của TK ghi Có trùng với [1] thì lấy số tiền trên
Sổ kế toán máy điền vào, ngƣợc lại thì cho bằng 0. Vì vậy, ta sử dụng công thức: Trang 115
[14]=IF(LEFT(SoKTM!G11,3)=$E$8,SoKTM!$I11,"")
Sau đó, sao chép công thức đã thiết lập cho các dòng còn lại theo từng cột tƣơng
ứng, chúng ta sẽ thu đƣợc Sổ cái tài khoản.
3.5.4. Lập Sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt phản ánh tình hình hiện có và quá trình thu chi tiền tại đơn vị. Để
lập Sổ quỹ tiền mặt, chúng ta dựa vào Bảng Danh mục tài khoản và Sổ kế toán máy.
Cụ thể, chúng ta thực hiện các bƣớc sau:
+ Tạo một sheet mới và đổi tên thành SoQuy
+ Sau đó, vào Sheet SoQuy để thiết kế Sổ quỹ tiền mặt theo mẫu dƣới đây: SỔ QŨY TIỀN MẶT Năm Số hiệu [1] Ngày Chứng TK Số tiền phát tháng từ Diễn giải đối sinh ghi sổ SH NT ứng Thu Chi Tồn quỹ
Tổng quỹ đầu kỳ: [2]
Tổng số dư phát sinh trong [3] [4] kỳ:
Tồn quỹ cuối kỳ: [5] 1 2 3 4 5 [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13]
Sổ quỹ tiền mặt phải đảm bảo yêu cầu xem đƣợc TK tổng hợp 111 – Tiền mặt, vừa
xem đƣợc các TK chi tiết nhƣ TK 1111, 1112… Tức là nếu nhập vào [1] mã số111 thì
cho phép xem tài khoản tổng hợp; nhập mã số 1111 thì xem đƣợc TK chi tiết.
Theo yêu cầu đó, chúng ta thực hiện nhập dữ liệu cho các ô nhƣ sau:
-[1]: Nhập từ bản phím mã số TK tổng hợp hoặc TK chi tiết của TM
-[2]: Sử dụng hàm Sumif để tổng cộng số dƣ của các TK chi tiết tƣơng ứng ô [1].
Nguồn để tổng cộng là cột Số dƣ ĐK trên Bảng danh mục TK.
=SUMIF(TKCT,E7&"*",SDDK)
-[3]: Sử dụng hàm Sumif để tổng hợp số tiền phát sinh bên Nợ tƣơng ứng với TK có
mã số tại [1]. Nguồn để tổng cộng là cột Số tiền trên Sổ kế toán máy.
=SUMIF(TKNO,E7&"*",Sotien)
-[4]: Sử dụng hàm Sumif để tổng hợp số tiền phát sinh bên Có tƣơng ứng với TK có
mã số tại [1]. Nguồn để tổng cộng là cột Số tiền trên Sổ kế toán máy.
=SUMIF(TKCO,E7&"*",Sotien)
+ [5]= Tồn DK+ Thu trong kỳ - Chi trong kỳ = [2]+[3]-[4] =H10+F11-G1 1 Trang 116
+[6]: Lấy những ký tự đầu của mã số TK Ghi Nợ trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ngày
tháng trên Sổ kế toán máy điền vào [6].
Hoặc lấy những ký tự đầu của TK ghi Có trong Sổ kế toán sao cho số lƣợng ký tự
bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ngày tháng trên Sổ kế toán máy điền vào.
Nếu hai trƣờng hợp không thỏa mãn thì để ô trống. Vì vậy ta áp dụng công thức:
=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LEN($
E$7))=$E$7),SoKTM!A11,"")
(GIẢ SỬ MÃ SỐ GHI TÀI KHOẢN LÀ 111) NẾU NHƯ CÁC TÀI KHOẢN
KHÁC THÌ LỆNH CŨNG CÀN THAY ĐỔI THEO TÊN CỦA TÀI KHOẢN
HOẶC CÓ THỂ LẤY ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI LÀ $E$7)
+ Các ô SH, NT và Diễn giải làm tƣơng tự
+[7]==IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,L
EN($E$7))=$E$7),SoKTM!B11,"")
+[8=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LEN
($E$7))=$E$7),SoKTM!C11,"")
+[9]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LE
N($E$7))=$E$7),SoKTM!E11,"")
+ [10]: Lấy những ký tự đầu của mã số TK Ghi Nợ trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ô TK
Có trên Sổ kế toán máy điền vào [10]; Nếu hai xâu không trùng nhau tiếp tục lấy nhƣng
ký tự đầu của mã số TK Ghi Có trong Sổ kế toán máy sao cho số lƣợng ký tự bằng độ dài
của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trung nhau thì lấy ô TK Nợ trên Sổ kế toán máy điền vào [10];
Nếu hai trƣờng hợp trên không thỏa mãn thì để ô trống. Vì vậy, ta áp dụng công thức sau:
=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LEN($
E$7))=$E$7),SoKTM!F11,"")
Trong đó $E$7 là địa chỉ tuyệt đối của [1]
+ [11]: Lấy ký tự đầu của mã số tài khoản Ghi Nợ trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ô Số
tiền trên số kế toán máy điền vào [11]; nếu hai xâu không trùng nhau thì điền giá trị 0. Vì vậy ta có công thức:
+ [11=IF(LEFT(SoKTM!F11,LEN($E$7))=$E$7,SoKTM!I11,"")
[12]: Lấy ký tự đầu của mã số tài khoản Ghi Có trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ô Số
tiền trên số kế toán máy điền vào [12]; nếu hai xâu không trùng nhau thì điền giá trị 0. Vì vậy ta có công thức:
+ [12]=IF(LEFT(SoKTM!G11,LEN($E$7))=$E$7,SoKTM!I11,"")
+ Tồn quỹ hiện thời: [13] Trang 117
Số quỹ tồn đƣợc tính sau mỗi nghiệp vụ thu tiền. Sau khi áp dụng phƣơng pháp lọc
ở trên, Sổ quỹ sẽ xuất hiện các dòng trống vì những nghiệp vụ đó không phải là thu, chi
tiền nên không đƣợc phản ánh trên Sổ quỹ.
Do đó, chúng ta chỉ sử dụng số tồn quỹ sau nghiệp vụ thu, chi tiền mà thôi, các
dòng trống thì không phải tính số tồn quỹ. Vì vậy, áp dụng công thức sau:
[13] =IF(F14&G14="","",$H$10+SUM($F$14:F14)-SUM($G$14:G14))
Sau khi nhập các công thức trên, chúng ta sao chép cho các dòng còn lại của sổ quỹ.
Cuối cùng, thực hiện chế độ lọc tự động để loại ra các dòng trống sẽ thu đƣợc Sổ quỹ theo yêu cầu.
3.5.5. Lập Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ tiền gửi ngần hàng có kết cấu và cách thức lập tƣơng tự nhƣ Sổ quỹ tiền mặt. Cụ
thể chúng ta thức hiện các bƣớc sau:
+ Tạo một Sheet mới và đổi tên thành SoTGNH
+ Sau đó, vào Sheet SoTGNH để thiết kế sổ theo mẫu dƣới đây:
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở TK giao dịch Số TK: Năm Số hiệu [1] Chứng TK Số tiền phát Ngày từ sinh tháng Diễn giải đối Rút SH NT ứng Gửi Tồn ghi sổ vào ra quỹ
Tổng quỹ đầu kỳ: [2]
Tổng số dư phát sinh trong kỳ: [3] [4]
Tồn quỹ cuối kỳ: [5] 1 2 3 4 5 [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13]
Sổ tiền gửi ngân hàng phải đảm bảo yêu cầu vừa xem đƣợc TK tổng hợp 112 –
TGNH, vừa xem đƣợc các TK chi tiêt nhƣ TK 1121, TK 1122,… Tức là nếu nhập vào [1]
mã số 112 thì cho phép xem tài khoản tổng hợp; nhập mã số 1121 thì xem đƣợc TK chi tiết.
Theo yêu cầu đó, chúng ta thực hiện nhập dữ liệu cho các ô sau”
+ [1]: Nhập từ bàn phím mã số TK tổng hợp hoặc TK chi tiết của TGNH
+[2]: Sử dụng hàm Sumif để tổng cộng số dƣ của các TK chi tiết tƣơng ứng ở ô [1].
Nguồn để tổng cộng là cột Số dƣ ĐK trên Bảng danh mục TK. Trang 118
[2]=SUMIF(TKCT,$E$7&"*",SDDK)
+ [3] sử dụng hàm sumif để tổng hợp số tiền phát sinh bên Nợ tƣơng ứng với TK có
mã số tại [1]. Nguồn để tổng cộng là cột Số tiền trên Sổ kế toán máy.
[3] =SUMIF(TKNO,$E$7&"*",Sotien)
($E$ là địa chỉ tuyệt đối của [1])
+ [4] sử dụng hàm sumif để tổng hợp số tiền phát sinh bên Có tƣơng ứng với TK có
mã số tại [1]. Nguồn để tổng cộng là cột Số tiền trên Sổ kế toán máy.
[3] =SUMIF(TKCo,$E$7&"*",sotien)
+ [5] = Số dƣ ĐK+ Tổng gửi vào trong kỳ - Tổng rút ra trong kỳ = [2]+[3]-[4] [5]=H9+F10-G10
+[6]: Lấy những ký tự đầu của mã số TK Ghi Nợ trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ngày
tháng trên Sổ kế toán máy điền vào [6].
Hoặc lấy những ký tự đầu của TK ghi Có trong Sổ kế toán sao cho số lƣợng ký tự
bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ngày tháng trên Sổ
kế toán máy điền vào [6].
Nếu hai trƣờng hợp không thỏa mãn thì để ô trông. Vì vậy ta áp dụng công thức:
=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LEN($
E$7))=$E$7),SoKTM!A11,"")
Lưu ý: Các tính chất của các cột phải giống nhau ví dụ cột ngày tháng chọn là
Date thì côt dùng hàm bên kia cũng phải chọn là Date.
+ Các ô SH, NT và Diễn giải làm tƣơng tự
+[7]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LE
N($E$7))=$E$7),SoKTM!B11,"")
+[8]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LE
N($E$7))=$E$7),SoKTM!C11,"")
+ [10]: Lấy những ký tự đầu của mã số TK Ghi Nợ trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ô TK
Có trên Sổ kế toán máy điền vào [10]; Nếu hai xâu không trùng nhau tiếp tục lấy nhƣng
ký tự đầu của mã số TK Ghi Có trong Sổ kế toán máy sao cho số lƣợng ký tự bằng độ dài
của mã số trong o [1], nếu hai xâu này trung nhau thì lấy ô TK Nợ trên Sổ kế toán máy điền vào [10];
Nếu hai trƣờng hợp trên không thỏa mãn thì để ô trống. Vì vậy, ta áp dụng công thức sau:
=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,LEN($E$7))=$E$7,LEFT(SoKTM!$G11,LEN($
E$7))=$E$7),SoKTM!F11,"")
+ [11]: Lấy ký tự đầu của mã số tài khoản Ghi Nợ trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ô Số
tiền trên số kế toán máy điền vào [11]; nếu hai xâu không trùng nhau thì điền giá trị 0. Vì vậy ta có công thức:
+ [11]=IF(LEFT(SoKTM!F11,LEN($E$7))=$E$7,SoKTM!I11,"")
[12]: Lấy ký tự đầu của mã số tài khoản Ghi Có trong Sổ kế toán máy sao cho số
lƣợng ký tự bằng độ dài của mã số trong ô [1], nếu hai xâu này trùng nhau thì lấy ô Số Trang 119
tiền trên số kế toán máy điền vào [12]; nếu hai xâu không trùng nhau thì điền giá trị 0. Vì vậy ta có công thức:
+ [12] =IF(LEFT(SoKTM!G11,LEN($E$7))=$E$7,SoKTM!I11,"")
+ Tồn quỹ hiện thời: [13]
Số quỹ tồn đƣợc tính sau mỗi nghiệp vụ thu tiền. Sau khi áp dụng phƣơng pháp lọc
ở trên, Sổ quỹ sẽ xuất hiện các dòng trống vì những nghiệp vụ đó không phải là thu, chi
tiền nên không đƣợc phản ánh trên Sổ quỹ.
Do đó, chúng ta chỉ sử dụng số tồn quỹ sau nghiệp vụ thu, chi tiền mà thôi, các
dòng trống thì không phải tính số tồn quỹ. Vì vậy, áp dụng công thức sau:
[13] =IF(F14&G14="","",$H$10+SUM($F$14:F14)-SUM($G$14:G14))
Sau khi nhập các công thức trên, chúng ta sao chép cho các dòng còn lại của sổ quỹ.
Cuối cùng, thực hiện chế độ lọc tự động để loại ra các dòng trống sẽ thu đƣợc Sổ quỹ theo yêu cầu.
3.5.6. Lập Sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
1. Kê khai thƣờng xuyên: theo dõi liên tục và thƣờng xuyên có hệ
thống quá trình nhập xuất tồn.
2. Kiểm kê định kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho. Tính giá vật liệu: -
Giá thực tế bình quân gia quyền
o Thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ Giá bình quân vật liệu Giá trị vật liệu Giá vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ = tồn ĐK và nhập TK Số lƣợng vật Số lƣợng vật liệu
liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá bình quân vật = Số lƣợng vật liệu x Giá bình quân vật liệu liệu xuất trong kỳ xuất trong kỳ
tồn ĐK và nhập trong kỳ
Bình quân gia quyền liên hoàn
Giá bình quân tại thời điểm xuất = Giá tồn kho tại thời điểm xuất
Số lƣợng tồn kho tại thời điểm xuất - Giá thực tế đích danh -
Giá nhập trƣớc xuất trƣớc -
Giá nhập sau xuất trƣớc. Trang 120
Hàng tồn kho bao gồm NVL, CCDC, Hàng hóa, Sản phẩm…Hạch toán hàng tồn
kho phải quản lý đƣợc cụ thể chi tiết từng loại vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa theo số lƣợng và giá trị.
Trong bài thực hành này, giả định Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo
phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính giá xuất theo phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Trong kỳ, khi nhập kho sản phẩm hoàn thành, chúng ta sẽ sử dụng đơn giá tạm tính.
Cuối kỳ, sau khi đã tính đƣợc giá thành sản phẩm, chúng ta điều chỉnh lại giá vốn hàng
bán để xác định kết quả kinh doanh.
Trong hạch toán hàng tồn kho, chúng ta cần thực hiện các công việc sau:
* Lập danh sách vật tƣ hàng hóa
* Lập các Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho
* Lập bảng tổng hợp Xuất – Nhập – Tồn
Hàng tồn kho có nhiều loại; phƣơng pháp hạch toán và mẫu sổ kế toán cũng tƣơng
tự nhau. Cho nên, chúng ta sẽ thiết kế một mẫu sổ để có thể dùng chung cho tất cả các loại hàng tồn kho.
- Xây dựng danh mục vật tư hàng hóa
Căn cứ vào Bảng danh mục tài khoản để lọc ra danh sách vật tƣ hàng hóa. Cụ thể:
+ Tạo Sheet mới, đổi tên cho Sheet này là DMVT
+ Thiết kế bảng danh mục vật tƣ hàng hóa theo mẫu dƣới đây:
DANH MỤC VẬT TƯ HÀNG HÓA STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT [1] [2] [3]
Danh mục vật tƣ hàng hóa liệt kê tất cả các vật tƣ, hàng hóa mà doanh nghiệp sử
dụng, trong quá trình hạch toán chúng ta có thể chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với yêu cầu hạch toán.
[1],[2] mã vật tƣ, tên vật tƣ:
Đƣợc lọc từ Bảng danh mục tài khoản (Dùng mã vật tư và tên vật tư trùng với mã
TK chi tiết phản ánh vật tư)
Chúng ta chuyển sang Sổ kế toán máy để thực hiện lọc nâng cao (Vào data/Filter/Advanced…)
Chọn vùng dữ liệu nguồn là Bảng danh mục tài khoản: vùng điều kiện có nội dung nhƣ sau: TKCT 15*
[3]: Đơn vị tính: nhập vào đơn vị đo lƣờng hiện vật từ bàn phím
Sau khi tạo xong, đặt tên cho các vùng dữ liệu sau:
- Chọn toàn bộ các dòng dữ liệu của danh mục vật tƣ và đặt tên cho vùng là DMVT. Trang 121
- Chọn toàn bộ các dòng dữ liệu của cột Mã vật tƣ (không bao gồm tiêu đề cột) rồi
đặt tên cho vùng này là MVT.
3.5.7. Lập Bảng tổng hợp Xuất – Nhập – Tồn
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn đƣợc lập cho từng loại vật tƣ hàng hóa để tổng
hợp số lƣợng, giá trị nhập, xuất và tồn kho để cung cấp thông tin cho việc quản lý điều
hành nghiệp vụ hoạt động cung ứng vật tƣ đƣợc hiệu quả.
Để lập bảng này chúng ta sử dụng nguồn số liệu là Danh mục tài khoản, Danh mục
vật tƣ và Sổ kế toán máy. Cụ thể, các bƣớc tiến hành nhƣ sau:
+ Tạo mới một Sheet và đổi tên thành NXT
+ Vào Sheet NXT và thiết kế Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn theo mẫu dƣới đây:
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Loại vật tư [0] [*] Mã Tên Tồn đầu kỳ Nhập trong Đơn kỳ
Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Đơn vật vật vị Số Thành Số Thành Số Thành Số
Thành giá tư tư
lượng tiền
lượng tiền
lượng tiền
lượng tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11]
Các cột đƣợc nhập nhƣ sau:
+[0]: Loại vật tƣ đƣợc nhập từ bàn phím bằng mã số TK tổng hợp phản ánh loại VT
+[*]: Tên của loại vật tƣ sử dụng hàm Vlookup để tham chiếu tên của loại vật tƣ
thông qua mã VT tại ô [0]. Nguồn dữ liệu để tham chiếu là bảng Nhập Xuất Tồn. Và ta lập công thức: [*]=VLOOKUP(E6,DMTK2,4,0)
+[1]: Lấy ra từ bảng Danh mục vật tƣ theo thông tin từ [0]: chúng ta sẽ duyệt trên
Danh mục vật tƣ theo nguyên tắc:
^Nếu mã vật tƣ không rỗng thì lấy ra 3 ký tự đầu của mã vật tƣ trong danh mục vật
tƣ để so sánh với mã vật tƣ đƣợc nhập vào ô [0], nếu bằng nhau thì lấy mã vật tƣ trong
danh mục vật tƣ điền vào [1]; nếu không bằng nhau hoặc mã vật tƣ rỗng thì để [1] rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[1]=IF(DMVT!A5="","",IF(LEFT(DMVT!A5,3)=$E$6,DMVT!A5,"")) Trang 122
+ [2]: Nếu [1] không rỗng thì dùng mã vật tƣ trong ô này để tham chiếu đến Danh
mục vật tƣ, kết quả tham chiếu là cột số 2 vì đó là cột tên vật tƣ; Nếu ô [1] rỗng thì ô [2]
rỗng. Vậy ta dùng công thức
[2] =IF($A10="","",VLOOKUP($A10,DMVT,2,0))
+ [3]: Nếu [1] không rỗng thì dùng mã vật tƣ trong ô này để tham chiếu đến Danh
mục vật tƣ, kết quả tham chiếu là cột số 3 vì đó là cột đơn vị tính; Nếu ô [1] rỗng thì ô [3]
rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[3]=IF($A10="","",VLOOKUP($A10,DMVT,3,0))
+[4], [5]: Nếu ô [1] không rỗng thì dùng hàm Sumif để cộng số lƣợng tồn đầu kỳ và
giá trị tồn đầu kỳ trong bảng Danh mục vật tƣ, kết quả tham chiếu là cột số 3 vì đó là cột
đơn vị tính; Nếu ô mã vật tƣ rỗng thì để ô [2] rỗng. Vậy ta dùng công thức: [4]
=IF($A10="","",SUMIF(TKCT,$A10,SLTDK))
[5]=IF($A10="","",SUMIF(TKCT,$A10,SDDK))
Trong đó, TKCT, SLTDK, SDDK là tên các vùng dữ liệu đã được đặt tên trước đây,
các vùng này tương ứng với các cột TKCT (tài khoản chi tiết), Số lượng tồn Đk và Số dư
đầu kỳ của Bảng danh mục tài khoản.
+[6], [7]: Nếu ô [1] không rỗng thì dùng hàm Sumif để cộng số lƣợng nhập và giá
trị nhập kho trong Sổ kế toán máy tƣơng ứng với mã vật tƣ trong ô [1]. Nếu ô [1] rỗng thì
để ô [6], [7] rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[6] =IF($A10="","",SUMIF(TKNO,$A10,Soluong))
[7]=IF($A10="","",SUMIF(TKNO,$A10,Sotien))
(Trong đó, TKNo, SoLuong, SoTien là tên các vùng dữ liệu đã được đặt tên trước
đây, các vùng này tương ứng với các cột TK Nợ, Số lượng và Số tiền của Sổ kế toán máy)
+[8], [9]: Nếu ô [1] không rỗng thì dùng hàm Sumif để cộng số lƣợng Xuất và giá
trị Xuất kho trong Sổ kế toán máy tƣơng ứng với mã vật tƣ trong ô [1]. Nếu ô [1] rỗng thì
để ô [6], [7] rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[8]=IF($A10="","",SUMIF(TKCO,$A10,Soluong))
[9]= IF($A10="","",SUMIF(TKCO,$A10,Sotien))
(Trong đó, TKCo, SoLuong, SoTien là tên các vùng dữ liệu đã được đặt tên trước
đây, các vùng này tương ứng với các cột TK Nợ, Số lượng và Số tiền của Sổ kế toán máy)
+[10]:Nếu ô [1] không rỗng thì lấy Số lƣợng tồn + Số lƣợng nhập – Số lƣợng xuất. Nếu ô
[1] rỗng thì để ô [10] rỗng. Vậy ta có công thức:
[10]: =IF($A10<>"",D10+F10-H10,"")
+[11]:Nếu ô [1] không rỗng thì lấy Giá trị tồn + Giá trị nhập – Giá trị xuất. Nếu ô [1]
rỗng thì để ô [11] rỗng. Vậy ta có công thức:
[11]: =IF($A10<>"",E10+G10-I10,"")
+ [12]: Đơn giá tồn cuối kỳ (hoặc đơn giá tại thời điểm lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất –
Tồn). Đơn giá này đƣợc sử dụng để tính giá trị xuất kho của vật tƣ hàng hóa trong kỳ
(Phƣơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập).
Đơn giá = Giá trị tồn/ Số lượng tồn, vì vậy [12] = [11]/[10]
Tuy nhiên chúng ta chỉ tính đơn giá này ở những dòng có số lƣợng tồn mà thôi, đồng thời
để cho số liệu không bị lẻ, chúng ta sử dụng hàm Round () để làm tròn đơn giá đến phần
nguyên (không lấy giá trị thập phân). Tức là, nếu ô [10]>0 và không rỗng thì chúng ta sẽ Trang 123
lấy ô [11] chia cho ô [10] và làm tròn kết quả đến phần nguyên; Ngƣợc lại, thì để trống ô [12] rỗng.
Vậy ta sử dụng công thức:
[12]= IF(AND(J10>0,J10<>""),ROUND(K10/J10,0),"")
Sau khi thực hiện nhập công thức cho các ô nhƣ trên, chúng ta sao chép công thức cho
các dòng còn lại trong cột.
Sử dụng hàm Sum để tổng cộng các cột [5], [7], [9].
Tuy nhiên, bảng này xuất hiện các dòng trống. Để loại bỏ các dòng trống, chúng ta sử
dụng lệnh lọc tự động để loại bỏ chúng. Lưu ý:
Để nhắc nhở ngƣời sử dụng nhập đúng dữ liệu vào ô [0], chúng ta có thể sử dụng tính
năng Data Validiation. Cách thức thực hiện nhƣ sau:
+ Để ô hiện thời về [0]
+ Vào Data/Data Validation…
Cửa sổ xuất hiện, ta chọn các thông số nhƣ sau:
Trong mục Allow chọn Custom, trong mục Formula nhập vào công thức: =
=OR(F5="152",F5="153",F5="155",F5="156")
Nhƣ vậy ô [0] sẽ chỉ nhận các mã số từ 152 đến 156 (không có TK 154), ngoài các giá trị
trên Excel sẽ hiện thông báo nhắc nhở.
Muốn nhắc nhở ngƣời sử dụng nhập vào mã tài khoản không hợp lệ, chúng ta chọn phần
Error Alert và nhập thông tin vào bên dƣới. Có thể dùng Input Message để nhắc nhở
ngƣời sử dụng cho đúng.
* Lập Sổ chi tiết hàng tồn kho
Sổ chi tiết hàng tồn kho đƣợc lập cho từng thứ vật tƣ, hàng hóa, sản phẩm. Nguồn dữ liệu
dùng để lập Sổ chi tiết hàng tồn kho là Danh mục tài khoản, Danh mục vật tƣ và Sổ kế
toán máy. Cụ thể, chúng ta thực hiện các bƣớc sau:
+ Thêm một Sheet mới và đổi tên thành ChiTietVT
+ Vào Sheet ChiTietVT để tạo Sổ chi tiết hàng tồn kho theo mẫu dƣới đây:
SỔ CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO Tài khoản [1] Tên vật tư [2] Chứng Nhập Xuất Tồn từ TK Diễn Đơn giải đối giá SH NT ứng Số Thành Số Thành Số Thành
lượng tiền
lượng tiền
lượng tiền Tồn đầu [3] kỳ: [4] [5] Tổng số phát [6] [7] [8] [9] sinh: Tồn cuối kỳ: [21] [22] Trang 124 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20]
Các ô đƣợc nhập dữ liệu nhƣ sau:
[1]: Nhập vào từ bàn phím hoặc lựa chọn trong danh sách. Để tạo danh sách hàng
tồn kho chúng ta sử dụng chức năng Data Validation. Vào Data/Data Validation…Xuất
hiện hộp thoại, ta nhập các thông tin nhƣ dƣới đây:
(Trong đó MVT là vùng dữ liệu đã được đặt tên khi thiết kế Danh mục vật tư, đó
chính là cột Mã vật tư trong Danh mục vật tư).
+[2]: Dùng hàm Vlookup để tham chiếu tên vật tƣ dựa vào mã vật tƣ trong ô [1]. Bảng dữ
liệu cần tham chiếu là Danh mục tài khoản (Vùng dữ liệu đã đặt tên là DMTK1) để lấy
tên tài khoản chi tiết ở cột thứ 3.
Vậy ta sử dụng công thức:
[2]=VLOOKUP(E6,DMTK1,3,0)
+ [3]: Nếu ô số lượng tồn >0 thì lấy Giá trị tồn chia cho số lƣợng tồn và làm tròn đến
phần nguyên. Vậy ta dùng công thức:
[3]=IF(J11=0,"",ROUND(K11/J11,0))
+[4]: Dùng hàm Vlookup tham chiếu đến Danh mục tài khoản thông qua mã tài khoản ở
ô [1] để lấy số lượng tồn ở cột số 4, vậy ta có công thức:
[4] =VLOOKUP($E6,DMTK1,4,0)
+[5]: Dùng hàm Vlookup tham chiếu đến Danh mục tài khoản thông qua mã tài khoản ở
ô [1] để lấy số lƣợng tồn ở cột số 5, vậy ta có công thức:
[5]= VLOOKUP($E6,DMTK1,5,0) Trang 125
+[6]: Dùng hàm Sumif để tổng cộng số lƣợng trên Sổ kế toán ứng với dòng có mã tài
khoản Nợ trùng với [1]. Vậy ta dùng công thức:
[6] =SUMIF(TKNO,$E$6,Soluong) (Trong đó $E$6 là địa chỉ tuyệt đối của ô [1])
+[7]: Dùng hàm Sumif để tổng cộng Số tiền trên Sổ kế toán ứng với dòng có mã tài
khoản Nợ trùng với [1]. Vậy ta dùng công thức:
[7] =SUMIF(TKNO,$E$6,Sotien) (Trong đó $E$6 là địa chỉ tuyệt đối của ô [1])
+[8]: Dùng hàm Sumif để tổng cộng Số lƣợng trên Sổ kế toán ứng với dòng có mã tài
khoản Có trùng với [1]. Vậy ta dùng công thức:
[8] =SUMIF(TKCO,$E$6,Soluong) (Trong đó $E$6 là địa chỉ tuyệt đối của ô [1])
+[9]: Dùng hàm Sumif để tổng cộng Số tiền trên Sổ kế toán ứng với dòng có mã tài
khoản Có trùng với [1]. Vậy ta dùng công thức:
[9] =SUMIF(TKCO,$E$6,Sotien) (Trong đó $E$6 là địa chỉ tuyệt đối của ô [1])
+[10]: Nếu ô TK Nợ hoặc ô TK Có trên Sổ kế toán máy có mã số trùng với ô [1] trên Sổ
chi tiết hàng tồn kho thì lấy giá trị ô (đầu tiên) trong cột SH của Sổ kế toán máy điền vào
ô [11], ngƣợc lại, để ô [11] rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[10] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!B11,"")
+[11]: Nếu ô TK Nợ hoặc ô TK Có trên Sổ kế toán máy (F11) có mã số trùng với
ô [1] trên Sổ chi tiết hàng tồn kho thì lấy giá trị ô (đầu tiên) trong cột NT của Sổ kế toán
máy (C11) điền vào ô [11], ngƣợc lại, để ô [11] rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[11] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!C11,"")
+[12]: Nếu ô TK Nợ hoặc ô TK Có trên Sổ kế toán máy có mã số trùng với ô [1]
trên Sổ chi tiết hàng tồn kho thì lấy giá trị ô (đầu tiên) trong cột Diễn giải của Sổ kế toán
máy điền vào ô [12], ngƣợc lại, để ô [12] rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[12] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!E11,"")
+[13]: Nếu ô (đầu tiên) trên cột TK Nợ (F11) của Sổ kế toán máy có mã trùng với ô [1]
trên Sổ chi tiết hàng tồn kho thì lấy giá trị ô đầu tiên trong cột TK Nợ điền vào ô [13].
Ngƣợc lại, nếu ô đầu tiên trên cột TK Có của Sổ kế toán máy (G11) trùng với ô [1] trên
Sổ chi tiết hàng tồn kho thì lấy giá trị ô (đầu tiên) trong cột Tk Nợ điền vào ô [13].
Ô TK Nợ và ô TK Có trên Sổ kế toán máy đều không trùng mã số với ô [1] thì để ô [13]
rỗng. Vậy ta dùng công thức:
[13]=IF(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11,IF(SoKTM!$G11=$E$6,SoKTM!
$F11,""))+[14]: Nếu ô [15] >0 thì lấy ô [16] chia cho ô [15] và làm tròn đến phần
nguyên. Ngƣợc lại, kiểm tra nếu ô [17]>0 thì lấy ô [17] và làm tròn đến phần nguyên.
Nếu cả ô [15] và ô [17] đều = 0 thì để ô [14] bằng 0. Vậy ta dùng công thức:
[14] =IF(F15<>"",ROUND(G15/F15,0),IF(H15<>"",ROUND(I15/H15,0),""))
+[15]: Nếu ô đầu tiên của cột TK Nợ trên Sổ kế toán máy (F11) trùng với mã vật tƣ tại ô
[1] thì lấy ô đầu tiên của cột số lƣợng trên sổ Kế toán máy điền vào ô [15], ngƣợc lại; để
[15] bằng 0. Vậy ta dùng công thức:
[15]= IF(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!H11,"")
+[16]: Nếu ô đầu tiên của cột TK Nợ trên Sổ kế toán máy (F11) trùng với mã vật
tƣ tại ô [1] thì lấy ô đầu tiên của cột Số tiền trên sổ Kế toán máy điền vào ô [16], ngƣợc
lại; để [16] bằng 0. Vậy ta dùng công thức: Trang 126
[16]= IF(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!I11,"")
+[17]: Nếu ô đầu tiên của cột TK Có trên Sổ kế toán máy (G11) trùng với mã vật tƣ tại ô
[1] thì lấy ô đầu tiên của cột số lƣợng trên sổ Kế toán máy điền vào ô [17], ngƣợc lại; để
[17] bằng 0. Vậy ta dùng công thức:
[17]= =IF(SoKTM!$G11=$E$6,SoKTM!H11,"")
+[18]: Nếu ô đầu tiên của cột TK Có trên Sổ kế toán máy (G11) trùng với mã vật tƣ tại ô
[1] thì lấy ô đầu tiên của cột Số tiền trên sổ Kế toán máy điền vào ô [18], ngƣợc lại; để
[18] bằng 0. Vậy ta dùng công thức:
[18]=IF(SoKTM!$G11=$E$6,SoKTM!I11,"")
+[19]: Nếu [15]+[17]=0 thì để ô [19]=0. Ngƣợc lại, lấy số lƣợng tồn đầu kỳ+ Tổng cộng
số lƣợng nhập cho đến dòng hiện thời – Tổng cộng số lƣợng xuất đến dòng hiện thời. Vậy ta dùng công thức:
[19]= IF(F15&H15="","",J$11+SUM(F$15:F15)-SUM(H$15:H15))
Trong đó $J$11 là địa chỉ tuyệt đối của ô số lượng tồn đầu kỳ.
+[20]: Nếu [16]+[18]=0 thì để ô [20]=0. Ngƣợc lại, lấy Giá trị tồn đầu kỳ + Tộng cộng
giá trị nhập cho đến dòng hiện thời – Tổng cộng giá trị xuất đến dòng hiện thời. Vậy ta dùng công thức:
[20]= =IF(G15&I15="","",$K$11+SUM(G$15:G15)-SUM(I$15:I15))
Trong đó $K$11 là địa chỉ tuyệt đối của ô giá trị tồn đầu kỳ. Lưu ý:
Để thực hiện sao chép công thức này cho các dòng tiếp theo được chính xác, chúng ta
phải để địa chỉ ô đầu tiên trong hàm ở dạng địa chỉ tuyệt đối.
+[21]: Lấy số lƣợng tồn đầu kỳ + Tổng số lƣợng nhập trong kỳ - Tổng số lƣợng xuất
trong kỳ. Vậy ta dùng công thức: [21]=J8+F9-H9
+[22]: Lấy giá trị tồn đầu kỳ + Tổng giá trị nhập trong kỳ - Tổng giá trị xuất trong kỳ. Vậy ta dùng công thức: [22]=K8+G9-I9
3.5.8. Lập Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ chi tiết các tài khoản và Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) có
kết cấu tƣơng tự nhau. Cụ thể, Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán) còn có
thêm cột Thời hạn đƣợc chiết khấu. Do đó, để tiết kiệm thời gian, chúng ta chỉ lập một
mấu sổ duy nhất là Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán). Mẫu sổ này dùng
chung các tài khoản khác. Khi cần in ra giấy, chúng ta sẽ ẩn cột Thời hạn đƣợc chiết
khấu. Khi muốn xem sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (ngƣời bán), chúng ta lại cho
hiện cột Thời hạn đƣợc chiết khấu.
Nguồn số liệu để lập Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời
mua (ngƣời bán) là Bảng danh mục TK và Sổ kế toán máy.
Để lập đƣợc sổ chi tiết này, chúng ta thực nhiện nhƣ sau”
+ Tạo một Sheet mới và đổi tên thành ChitietTT
+ Vào Sheet ChitietTT để tạo Sổ chi tiết thanh toán theo mẫu dƣới đây: Trang 127
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA [3] Tài khoản [1] Đối tượng [2] Ngày Số phát Chứng từ TK đối Thời hạn Số dư tháng Diễn giải sinh ứng được Ck ghi sổ SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ: [4] [5] Tổng số phát [6] [7] sinh: Số dư cuối kỳ: [8] [9] 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19]
Với mẫu chung trên, ta sử dụng các hàm và công thức để hiện thị tên của sổ cho phù hợp.
Nếu [1] là các TK chi tiết của 131 thì hiện tên sổ là “Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua”
Nếu [1] là các TK chi tiết của 331 thì hiện tên sổ là “Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán”
Nếu [1] là các TK chi tiết khác thì hiện tên Sổ là “Sổ chi tiết các tài khoản”
Cụ thể, các ô trên đƣợc nhập dữ liệu theo phƣơng pháp sau:
+[1]: Nhập từ bàn phím, hoặc lựa chọn trong danh sách.
Để tạo danh sách lựa chọn mã số tài khoản
chi tiết, chúng ta sử dụng tính năng Data Validation. Vào Data/Data Validation…
Trong hộp hội thảo hiện ra, chúng ta lựa chọn
các thông tin sau: Chọn thẻ Settings/ Allow/
List sau đó chọn phần sourse là = TKCT.
+ [2]: Tham chiếu tên của đối tƣợng thông
qua Mã tài khoản đã nhập tại [1]. Vậy ta dùng công thức: [2]=VLOOKUP(E6,DMTK1,3,0)
+[3]: Hiện tên của Sổ kế toán chi tiết phù hợp với Mã tài khoản tại ô [1]
Nếu [1] là các TK chi tiết của 131 thì hiện tên sổ là “Sổ chi tiết thanh toán với người mua”
Nếu [1] là các TK chi tiết của 331 thì hiện tên sổ là “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” Trang 128
Nếu [1] là các TK chi tiết khác thì hiện tên sổ là “Sổ chi tiết các tài khoản”.
[3]= IF(LEFT(E6,3)="131","SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
MUA",IF(LEFT(E6,3)="331","SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
BÁN","SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN"))
+[4]: Số dƣ đầu kỳ của tài khoản chi tiết nằm ở bên Nợ khi loại TK của nó là “N”
(thƣờng là dƣ bên Nợ) và số dƣ cuối kỳ của nó >0. Hoặc loại TK của nó là “C” (thƣờng
là số dƣ bên Có) và số dƣ cuối kỳ của nó là số âm.
Nếu cả hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK chi tiết có số dƣ bên Có, số dƣ bên Nợ của TK này sẽ là 0.
Vậy ta sử dụng mã TK chi tiết tại ô [1] để tham chiếu các thông tin về loại TK và số dƣ
của TK chi tiết tƣơng ứng, sau đó áp dụng điều kiện để xác định số dƣ bên Nợ cho TK
chi tiết đó. Vậy ta sử dụng công thức:
[4]=IF(VLOOKUP($E$6,DMTK1,2,0)="N",MAX(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,5,0)
),ABS(MIN(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,5,0))))
+[5]: Số dƣ đầu kỳ của tài khoản chi tiết nằm ở bên Có khi loại TK của nó là “C” (thƣờng
là dƣ bên Có) và số dƣ cuối kỳ của nó >0. Hoặc loại TK của nó là “N” (thƣờng là số dƣ
bên Nợ) và số dƣ cuối kỳ của nó <0.
Nếu cả hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK chi tiết có số dƣ bên Có, số dƣ bên Nợ của TK này sẽ là 0.
Vậy ta sử dụng mã TK chi tiết tại ô [1] để tham chiếu các thông tin về loại TK và số dƣ
của TK chi tiết tƣơng ứng, sau đó áp dụng điều kiện để xác định số dƣ bên Nợ cho TK
chi tiết đó. Vậy ta sử dụng công thức:
[5]=IF(VLOOKUP($E$6,DMTK1,2,0)="C",MAX(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,5,0)
),ABS(MIN(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,5,0))))
+[6]: Tổng phát sinh bên Nợ của TK chi tiết đƣợc xác định bằng cách tổng cộng các ô
trong cột Số tiền của Sổ kế toán máy nơi có TK Nợ trùng với mã số TK đƣợc nhập tại ô
[1]. Vậy ta sử dụng công thức:
[6] =SUMIF(TKNO,$E$6,Sotien)
+[7]: Tổng phát sinh bên Có của TK chi tiết đƣợc xác định bằng cách tổng cộng các ô
trong cột Số tiền của Sổ kế toán máy nơi có TK Có trùng với mã số TK đƣợc nhập tại ô
[1]. Vậy ta sử dụng công thức:
[7]= SUMIF(TKCO,$E$6,Sotien)
+ [8]: Số dƣ cuối kỳ của TK kế toán chi tiết nằm bên Nợ khi loại của TK chi tiết là “N”
và (Số dƣ đầu kỳ + Số phát sinh bên Nợ - Số phát sinh bên Có) >0
Hoặc loại TK là “C” và (số dƣ đầu kỳ + Số phát sinh bên Có – Số tiền phát sinh bên Nợ)<0
Để số dƣ không bị âm, chúng ta sử dụng hàm ABS () để lấy giá trị tuyệt đối của số dƣ
cuối kỳ đƣợc tính theo công thức trên.
Nếu cả hai trƣờng hợp trên đều không xảy ra thì TK chi tiết có số dƣ bên Có, chúng ta để
số dƣ bên Nợ của nó là 0.
Vậy ta sử dụng mã TK chi tiết tại ô [1] để tham chiếu thông tin về loại TK, sau đó tính
số dƣ cuối kỳ và vận dụng điều kiện trên để xác định số dƣ cuối kỳ bên Nợ cho các TK chi tiết. Trang 129 Cụ thể:
[8]=IF(VLOOKUP($E$6,DMTK1,2,0)="N",MAX(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,9,0)
),ABS(MIN(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,9,0))))
+ [9]: Số dƣ cuối kỳ của TK kế toán chi tiết nằm bên Có khi loại của TK chi tiết là “C”
và (Số dƣ đầu kỳ + Số phát sinh bên Có - Số phát sinh bên Nợ) >0
Hoặc loại TK là “N” và (số dƣ đầu kỳ + Số phát sinh bên Nợ – Số tiền phát sinh bên Có)<0
Để số dƣ không bị âm, chúng ta sử dụng hàm ABS () để lấy giá trị tuyệt đối của số dƣ
cuối kỳ đƣợc tính theo công thức trên.
Nếu cả hai trƣờng hợp trên đều không xảy ra thì TK chi tiết có số dƣ bên Nợ, chúng ta để
số dƣ bên Có của nó là 0.
Vậy ta sử dụng mã TK chi tiết tại ô [1] để tham chiếu thông tin về loại TK, sau đó tính
số dƣ cuối kỳ và vận dụng điều kiện trên để xác định số dƣ cuối kỳ bên Có cho các TK chi tiết. Cụ thể:
+[9]=IF(VLOOKUP($E$6,DMTK1,2,0)="C",MAX(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,9,0
)),ABS(MIN(0,VLOOKUP($E$6,DMTK1,9,0))))
+[10]: Nếu TK ghi bên Nợ hoặc TK ghi Có trên Sổ kế toán máy trùng với mã số TK đã
nhập vào ô [1] và ô [1] không rỗng thì lấy giá trị ô Ngày tháng ghi trên Sổ kế toán máy
(A11) điền vào ô [11], ngƣợc lại, để ô [11] rỗng, ta dùng công thức:
[10] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!A11,"")
+[11]: Nếu TK ghi bên Nợ hoặc TK ghi Có trên Sổ kế toán máy trùng với mã số TK đã
nhập vào ô [1] và ô [1] không rỗng thì lấy giá trị ô Số hiệu ghi trên Sổ kế toán máy (B11)
điền vào ô [11], ngƣợc lại, để ô [11] rỗng, ta dùng công thức:
+[11] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!B11,"")
+[12]: Nếu TK ghi bên Nợ hoặc TK ghi Có trên Sổ kế toán máy trùng với mã số TK đã
nhập vào ô [1] và ô [1] không rỗng thì lấy giá trị ô NT ghi trên Sổ kế toán máy (C11)
điền vào ô [12], ngƣợc lại, để ô [12] rỗng, ta dùng công thức:
+[12] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!C11,"")
+[13]: Nếu TK ghi bên Nợ hoặc TK ghi Có trên Sổ kế toán máy trùng với mã số TK đã
nhập vào ô [1] và ô [1] không rỗng thì lấy giá trị ô Diễn giải ghi trên Sổ kế toán máy
(E11) điền vào ô [13], ngƣợc lại, để ô [13] rỗng, ta dùng công thức:
+[13] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!E11,"")
+[14]: Nếu TK ghi Nợ trên Sổ kế toán máy trùng với mã TK đã nhập vào ô [1] thì lấy giá
trị ô TK Có trên Sổ kế toán máy (G11) điền vào ô [14], ngƣợc lại nếu TK Có trên Sổ kế
toán máy trùng với mã số TK đã nhập vào ô [1] thì lấy giá trị ô TK Nợ trên Sổ kế toán
máy (F11) điền vào ô [14]
+[14] =IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),SoKTM!E11,"")
+[15]: Nếu ô [1] trùng với TK bên nợ hoặc bên Có cuả ô TK Nợ, TK có trên Sổ kế toán
máy. Nếu ô Thời hạn chiết khấu trên Sổ kế toán máy rỗng thì để ô [15] rỗng, ngƣợc lại
lấy giá trị cuả ô Thời hạn chiết khấu trên Sổ kế toán máy điền vào ô [15]. Vậy ta sử dụng công thức: Trang 130
+[15]=IF(SoKTM!D11="","",IF(OR(SoKTM!$F11=$E$6,SoKTM!$G11=$E$6),So KTM!D11,""))
+[16]: Nếu ô TK ghi Nợ trên Sổ kế toán máy (F11) trùng với mã TK tại ô [1] thì lấy số
tiền ở ô Số tiền trên Sổ kế toán máy (I11) điền vào ô [16]. Ngƣợc lại để ô [16] bằng 0.
Vậy ta sử dụng công thức:
[16]=IF(SoKTM!F11=$E$6,SoKTM!$I11,"")
+[17]: Nếu ô TK ghi Có trên Sổ kế toán máy (G11) trùng với mã TK tại ô [1] thì lấy số
tiền ở ô Số tiền trên Sổ kế toán máy (I11) điền vào ô [16]. Ngƣợc lại để ô [16] bằng 0.
Vậy ta sử dụng công thức:
[17]=IF(SoKTM!G11=$E$6,SoKTM!$I11,"")
+[18]: Số dƣ Nợ hiện thời của TK kế toán chi tiết đƣợc xác định theo nguyên tắc sau:
- Chỉ xác định cho các dòng có dữ liệu, vì các dòng trống là của các TK chi tiết khác,
chúng ta sẽ loại bỏ các dòng trồng này bằng cách lọc dữ liệu.
- Số dƣ hiện thời của TK chi tiết nằm bên NỢ khi:
* Loại TK là “N” (thƣờng là dƣ bên Nợ) và Số dƣ đầu kỳ + Tổng phát sinh bên Nợ (cho
đến thời điểm hiện tại) – Tổng phát sinh bên Có (cho đến thời điểm hiện tại) >0;
* Hoặc loại TK là “C” (thƣờng là dƣ bên Có) và Số dƣ đầu kỳ + Tổng phát sinh bên Có
(cho đến thời điểm hiện tại) – Tổng phát sinh bên Nợ (cho đến thời điểm hiện tại) <0
* Nếu cả hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK chi tiết có số dƣ bên Có, số dƣ bên Nợ của TK là 0. Công thức:
[18] =IF($G15&$H15="","",IF(VLOOKUP($E$6,DMTK1,2,0)="N",MAX(0,$I$11-
$J$11+SUM(G$15:G15)-SUM(H$15:H15)),ABS(MIN(0,$I$11-
$J$11+SUM(H$15:H15)-SUM(G$15:G15)))))
+[19]: Số dƣ Có hiện thời của TK kế toán chi tiết đƣợc xác định theo nguyên tắc sau:
- Chỉ xác định cho các dòng có dữ liệu, vì các dòng trống là của các TK chi tiết khác,
chúng ta sẽ loại bỏ các dòng trồng này bằng cách lọc dữ liệu.
- Số dƣ hiện thời của TK chi tiết nằm bên Có khi:
* Loại TK là “N” (thƣờng là dƣ bên Nợ) và Số dƣ đầu kỳ + Tổng phát sinh bên Nợ (cho
đến thời điểm hiện tại) – Tổng phát sinh bên Có (cho đến thời điểm hiện tại) <0;
* Hoặc loại TK là “C” (thƣờng là dƣ bên Có) và Số dƣ đầu kỳ + Tổng phát sinh bên Có
(cho đến thời điểm hiện tại) – Tổng phát sinh bên Nợ (cho đến thời điểm hiện tại)>0
* Nếu cả hai trƣờng hợp trên không xảy ra thì TK chi tiết có số dƣ bên Có, số dƣ bên Nợ của TK là 0. Công thức:
[19] =IF($G15&$H15="","",IF(VLOOKUP($E$6,DMTK1,2,0)="C",MAX(0,$I$11-
$J$11+SUM(H$15:H15)-SUM(I$15:I15)),ABS(MIN(0,$I$11-$J$11+SUM(I$15:I15)- SUM(H$15:H15)))))
3.5.9. Lập Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh đƣợc mở cho các TK chi phí để phán ánh chi phí
sản xuất kinh doanh. Sổ này đƣợc mở cho các TK 621, 622,627, 632, 641, 642. Trang 131
Kết cấu sổ của chúng tƣơng tự nhau. Tuy nhiên, ứng với mỗi TK chi phí thì tên
các cột có sự thay đổi nhất định. Do đó, chúng ta sẽ sử dụng một mẫu sổ duy nhất, sau đó
sử dụng hàm IF để lựa chọn tên các cột có sự thay đổi nhất định.
Nguồn dữ liệu để lập Sổ chi phí sản xuất kinh doanh là DMTK và Sổ kế toán máy.
Để lập sổ ta tiến hành theo các bƣớc sau:
- Chọn một sheet mới và đổi tên thành SoCP.
- Vào sheet SoCP vừa tạo và thiết kế sổ theo mẫu:
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Số hiệu: [1] TK: [2]
Ghi Có Các Tài khoản [4] Ghi
Ngày Chứng từ Diễn nợ TK Tài khoản tháng Tài giải khác Số ghi sổ [6] [7] [8] [9] khoản Số Số tiền SH NT [5] đối ứng tiền hiệu Tổng
[10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] Cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 [17] [18] [19] [20]
[21] [22] [23] [24] [25] [26] [27] [28] [29]
Chúng ta sẽ nhập số liệu cho Sổ chi phí sản xuất kinh doanh theo phƣơng pháp sau:
+ [1]: Nhập số hiệu TK chi phí cần xem. Để hạn chế nguồn số liệu nhập vào ô [1] chúng
ta có thể sử dụng chức năng: Data Validation. Cụ thể:
* Vào Data/ Data Validation…
Trong phần Allow chọn là Custom, trong phần Formula nhập vào công thức:
= OR(F6= “621”,F6= “622”…)
Và cũng làm các thông báo lỗi cho ngƣời sử dụng.
+[2]: hiện tên của TK khi chọn mã số TK chi phí, tham chiếu tên của TK thông qua mã
số Tk trên bảng DMTK. Vậy ta sử dụng công thức:
[2]=VLOOKUP($F$6,DMTK2,4,0)
+[4]: Hiển thị dòng chữ “Ghi có tài khoản 621” nếu ô [1] nhập là 621, tƣơng tự cho các TK 622, 627…
Vì vậy, ta sử dụng công thức:
[4]= “Ghi có tài khoản”&F6
+[5]: ô này sẽ thay đổi theo mã số nhập vào tại [1]. Vậy ta dùng công thức:
[5]=F6 (là địa chỉ của ô [1])
+ Các cột [6], [7], [8], [9] dùng để ghi tiêu đề cột. Tiêu đề các cột thay đổi ứng với mã số
TK chi phí đƣợc nhập vào [1]. Chẳng hạn, nếu nhập vào [1] là 621 thì [6] phải là 152,
nếu [1] là 622 thì [6] phải là 334, nếu [1] là 627 thì [6] là 152, nếu [1] là 154 thì [6] là Trang 132
621, nếu [1] là 632 thì [6] là 154, nếu [1] là 641 thì [6] là 152, nếu [1] là 642 thì [6] là
152. Chúng ta dùng hàm if để xác định các tiêu đề cột cho phù hợp.
[6]=IF($F$6="621","152",IF($F$6="622","334",IF($F$6="627","152",IF($
F$6="154","621",IF($F$6="632","154",IF($F$6="641","152",IF($F$6="642","15 2","")))))))
[7]=IF($F$6="621","111",IF($F$6="622","338",IF($F$6="627","334",IF($
F$6="154","622",IF($F$6="632","155",IF($F$6="641","334",IF($F$6="642","33 4","")))))))
[8]=IF($F$6="621","112",IF($F$6="622","111",IF($F$6="627","338",IF($
F$6="154","627",IF($F$6="632","156",IF($F$6="641","338",IF($F$6="642","33 8","")))))))
[9]=IF($F$6="621","331",IF($F$6="622","331",IF($F$6="627","214",IF($
F$6="154","152",IF($F$6="632","157",IF($F$6="641","214",IF($F$6="642","21 4","")))))))
+ [10], [11], [12], [13], [14], [15], [16]: Tổng cộng số liệu ở các cột tƣơng ứng. Vậy
chúng ta dùng hàm Sum để tính tổng các cột này: [10] =SUM(E14:E100), [11] =SUM(F14:F100) [12] =SUM(G14:G100) [13] =SUM(H14:H100) [14] =SUM(I14:I100) [15] =SUM(J14:J100) [16] =SUM(`L14:L100)
+ [17]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột TK Nợ (F11) hoặc cột TK Có (G11) trên
Sổ kế toán máy trùng với mã số TK nhập tại [1] thì lấy giá trị của ô đầu tiên trong cột
Ngày tháng ghi sổ (A11) của Sổ kế toán máy để nhập vào [17]. Ngƣợc lại, để ô [17]
trống. Vậy ta sử dụng công thức:
[17]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$F$6),SoKTM! A11,"")
+ [18]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột TK Nợ (F11) hoặc cột TK Có (G11) trên
Sổ kế toán máy trùng với mã số TK nhập tại [1] thì lấy giá trị của ô đầu tiên trong cột Số
hiệu (B11) của Sổ kế toán máy để nhập vào [18]. Ngƣợc lại, để ô [18] trống. Vậy ta sử dụng công thức:
[18]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$F$6),SoKTM! B11,"")
+ [19]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột TK Nợ (F11) hoặc cột TK Có (G11) trên
Sổ kế toán máy trùng với mã số TK nhập tại [1] thì lấy giá trị của ô đầu tiên trong cột
NT (C11) của Sổ kế toán máy để nhập vào [19]. Ngƣợc lại, để ô [19] trống. Vậy ta sử dụng công thức:
[19]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$F$6),SoKTM! C11,"")
+ [20]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột TK Nợ (F11) hoặc cột TK Có (G11) trên
Sổ kế toán máy trùng với mã số TK nhập tại [1] thì lấy giá trị của ô đầu tiên trong cột Trang 133
Diễn giải (E11) của Sổ kế toán máy để nhập vào [20]. Ngƣợc lại, để ô [20] trống. Vậy ta sử dụng công thức:
[20]=IF(OR(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=$F$6),SoKTM! E11,"")
+ [21]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột TK Nợ (F11) trên Sổ kế toán máy trùng
với mã số TK nhập tại [1] thì lấy giá trị của ô đầu tiên trong cột Số tiền (I11) của Sổ kế
toán máy để nhập vào [21]. Ngƣợc lại, để ô [21] trống. Vậy ta sử dụng công thức:
[21]=IF(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,SoKTM!I11,"")
+ [22]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột TK Nợ (F11) trên Sổ kế toán máy trùng
với mã số TK nhập tại [1] và 3 ký tự đầu tiên trong cột Tài khoản Có (G11) trên Sổ kế
toán máy trùng với giá trị của ô [22] thì lấy giá trị ô [21] (F10) điền vào ô [22]. Ngƣợc
lại, để ô [22] bằng 0. Vậy ta sử dụng công thức:
[22]=IF(AND(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=F$10),$E14,"" )
Dùng chuột sao chép công thức ta đƣợc:
[23]=IF(AND(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=G$10),$E14,"" )
[24]=IF(AND(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=H$10),$E14,"" )
[25]=IF(AND(LEFT(SoKTM!$F11,3)=$F$6,LEFT(SoKTM!$G11,3)=I$10),$E14,"")
+ [26]: Số tiền hiệu giữa ô [21] và các ô [22] đến [25]. Vậy ta dùng công thức:
[26] =IF(OR(E14="",SUM(F14:I14)<>0),"",E14-SUM(F14:I14))
+[27]: Nếu ô đầu tiên cuả cột TK khác (J14) trong Sổ chi phí sản xuất kinh doanh bằng 0
thì để ô [27] rỗng. Ngƣợc lại, lấy ô đầu tiên của cột TK Có trên Sổ kế toán máy (G11) để
điền vào ô [27]. Vậy ta dùng công thức:
[27]=IF(J14="","",SoKTM!$G11)
+[28]: Nếu 3 ký tự đầu của ô đầu tiên trong cột Tài khoản Có (G11) trên Sổ kế toán máy
trùng với mã số TK nhập vào tại ô [1] thì lấy giá trị của ô đầu tiên trong cột Số tiền trên
Sổ kế toán máy điền vào [28]. Ngƣợc lại, để ô [28] bằng 0. Vậy ta dùng công thức:
[28]=IF(LEFT(SoKTM!$G11,3)=$F$6,SoKTM!I11,"")
+[29]: Nếu ô L14 (số tiền ghi có TK 621)=0 thì để ô [29] rỗng. Ngƣợc lại, lấy giá trị của
ô đầu tiên trong cột TK Nợ trên Sổ kế toán máy để điền vào ô [29].
+[29] =IF(L14="","",SoKTM!$F11)
Sau khi nhập xong công thức, dùng chuột để coppy công thức ta sẽ đƣợc số liệu của sổ
chi phí sản xuất kinh doanh. Nếu có dòng trống thì dùng lọc để loại ô trống.
3.5.10. Lập thẻ tính giá thành
Giá thành sản phẩm chỉ đƣợc xác định ở thởi điểm cuối kỳ sau khi đã tập hợp
đƣợc toàn bộ chi phí sản xuất và yêu cầu thông tin giá thành của đơn vị để mở các TK tập
hợp chi phí và thiết kế hệ thống các bảng biểu cho phù hợp.
Trong học phần này, chúng ta tập hợp chi phí và tính giá thành trên cơ sở các giả định sau: Stt Tiêu thức Nội dung Trang 134 1
Chế độ kế toán áp dụng QĐ15 2 Kỳ hạch toán Tháng 3 Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 4 Phƣơng pháp tính GTGT Khấu trừ 5
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho Kê khai thƣờng xuyên 6
Phƣơng pháp tính giá vật tƣ xuất kho
Bình quân sau mỗi lần nhập 7
Số lƣợng phân xƣởng sản xuất 01 8
Số loại sản phẩm sản xuất 02 (SP01, SP02) 9
Đặc điểm tập hợp chi phí
TK 621, 622, 154, 155 đƣợc chi tiết theo SP
10 Đơn giá nhập kho thành phẩm (trong kỳ) Giá thành kế hoạch (sau này sẽ điều chỉnh)
QUI TRÌNH TÍNH GIÁ THÀNH TRÊN EXCEL Bướ Nội dung Kết quả Ghi chú c 1
Mở các TK chi phí, giá Các TK chi tiết:
Chi phí sản xuất chung không chi tiết
thành chi tiết theo từng - 621.SP01, 621.SP02
theo từng SP mà cuối kỳ phân bổ cho sản phẩm - 622.SP01, 622.SP02 từng loại SP. - 627-CP sản xuất chung -154.SP01, 154.SP02 -155.SP01, 155.SP02 2
Tập hợp chi phí sản Ghi nợ các TK Thực hiện trong kỳ xuất - 621.SP01, 621.SP02 - 622.SP01, 622.SP02 - 627-CP sản xuất chung (ghi có các TK liên quan) 3
Kết chuyển và phân bổ - Nợ TK 154.SP01 - Thực hiện cuối kỳ chi phí Có TK 621.SP01
- Chi phí sản xuất chung đƣợc phân - Nợ TK 154.SP02
bổ theo lƣơng SP của CN sản xuất Có TK 621.SP02 sp. - Nợ TK 154.SP01 Có TK 622.SP01 - Nợ TK 154.SP02 Có TK 621.SP02 - Nợ TK 154.SP01 Có TK 627 - Nợ TK 154.SP02 Có TK 627 4
Đánh giá sản phẩm dở Tính đƣợc giá trị SPĐ cuối kỳ - Do kế toán viên ƣớc lƣợng theo dang cuối kỳ
của từng loại sản phẩm SP.01, phƣơng pháp nhất định SP.02
- Giả định rằng, DN đánh giá SPĐ
cuối kỳ theo CP NVL chính 5
Thiết kể mẫu Thẻ tính Mẫu biểu với những chỉ tiêu giá thành nhất định 6
Thiết lập vùng điều Thiết lập vùng ĐK ngay trong kiện
Sheet chứa Thẻ tính giá thành 7
Tính toán các chỉ tiêu Nhập các công thức để tính Nguồn dữ liệu lấy trên sổ kế toán Trang 135 trên thẻ giá thành các chỉ tiêu
máy và kết quả đánh giá SPDD cuối kỳ 8
Điều chỉnh lại giá vốn Nợ TK 621
Ghi âm nếu điều chỉnh giảm Có TK 154.SP01 Có TK 154.SP02
Cụ thể, để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, chúng ta tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
* Bƣớc 1, Bƣớc 2: Đƣợc thực hiện tại thời điểm đầu kỳ
*Bƣớc 3, Bƣớc 4: Đƣợc thực hiện tại thời điểm cuối kỳ. Các nghiệp vụ này đã đƣợc đề
cập trong môn học Kế toán Doanh nghiệp *Bƣớc 5:
- Thêm một Sheet mới và đổi tên thành GiaThanh
- Vào Sheet GiaThanh vừa tạo để thiết kế mẫu Thẻ tính giá thành theo mẫu dƣới đây: Trang 136 ThÎ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, dÞch vô Lo¹i s¶n phÈm: [1] Tªn s¶n phÈm: [2] Chi phÝ Chi Chi phÝ C¸c Gi¸ thµnh s¶n SXKD phÝ Kho¶n SXKD kho¶ phÈm M· chi ph¸t SXKD môc dë n phÝ sinh dë Tæng Gi¸ chi phÝ dang gi¶m trong dang gi¸ thµnh ®Çu kú trõ kú cuèi kú thµnh ®¬n vÞ Chi phÝ [3] NL,VL trùc tiÕp [5] [6a] [7] [8] [9] [10] Chi phÝ NC [4] trùc tiÕp [6b] 627 Chi phÝ SXC [6c] Tæng céng: [11] [12] [13] [14] [15] [16]
Sè lưîng s¶n phÈm hoµn thµnh: [17 §iÒu chØnh gi¸ thµnh
Gi¸ trÞ s¶n phÈm ®· nhËp kho [18] Nî TK 632 [21]
(theo gi¸ thµnh kÕ ho¹ch):
Gi¸ trÞ s¶n phÈm dë dang cuèi kú [19] Cã TK [20] [22] cña:
*Bƣớc 6: Thiết lập vùng điều kiện:
Vào Sheet GiaThanh tạo vùng điều kiện nhƣ sau: Chi phí NVL TT Các khoản giảm trừ TK Nợ TK Có TK Nợ TK Nợ TK Nợ TK Có [23] [24] <>155* <>632* <>157* [28] Chi phí NCTT SP hoàn thành TK Nợ TK Có TK Nợ TK Có [25] [26] 155* [29] 632 [30] Chi phí SXC 157* [31] TK Nợ TK Có [27] 627 Chi phÝ NVL TT C¸c kho¶n gi¶m trõ TK Nî TK Cã TK Nî TK Nî TK Nî TK Cã Trang 137 [23] [24] <>155* <>632* <>157* [28] Chi phÝ NCTT SP hoµn thµnh TK Nî TK Cã TK Nî TK Cã [25] [26] 155* [29] 632 [30] Chi phÝ SXC 157* [31] TK Nî TK Cã [27] 627
Trong đó các ô điều kiện đƣợc nhập dữ liệu nhƣ sau:
[23]= Địa chỉ ô chứa mã sản phẩm (ô [1])
[24]= Địa chỉ ô chứa mã TK 621 (ô [3])
[25]= Địa chỉ ô chứa mã sản phẩm (ô [1])
[26]= Địa chỉ ô chứa mã TK 622 (ô [4])
[27]= Địa chỉ ô chứa mã sản phẩm (ô [1])
[28], [29], [30], [31]= Địa chỉ ô chứa mã sản phẩm (ô [1])
Các chỉ tiêu trong Thẻ tính giá thành đƣợc bảng này xác định nhƣ sau:
[1]: Mã số của sản phẩm hoàn thành đƣợc nhập từ bản phím hoặc lựa chọn trong danh sách.
Trƣớc tiên, chúng ta vào DMVT để tạo danh mục sản phẩm theo mẫu sau: DANH MỤC SẢN PHẨM
Mã sản phẩm Tên sản phẩm 154.SP01 Sản phẩm X 154.SP02 Sản phẩm Y
Chọn các dòng dữ liệu cuả cột Mã sản phẩm trong bảng danh mục sản phẩm và đặt tên là
DMSP, Để ô hiện thời về [1], vào Data/Data Validation…, xuất hiện hộp thoại, chúng ta
nhập các thông tin nhƣ dƣới đây:
Trong phần alow chọn là list, trong ô sourse nhập vào công thức = DMSP.
Khi đó, chúng ta có thể lựa chọn mã sản phẩm trong danh sách sổ xuống.
+[2]: Sử dụng hàm Vlookup để tham chiếu tên của tài khoản thông qua mã của sản phẩm
nhập vào ô [1]. Nguồn dữ liệu để tham chiếu là danh mục tài khoản. vậy ta sử dụng công
thức: [2]= VLOOKUP(D6,DMTK1,3,0)
+[3]: Mã của chi phí tƣơng ứng với khoản mục Chí phí nguyên vật liệu, vật liệu trực tiếp
chi tiết cho loại sản phẩm đƣợc lựa chọn tại ô [1]. Do đó chúng ta có thể kết hợp mã số
của TK 621 và 4 ký tự bên phải của mã số sản phẩm đã đƣợc nhập tại ô [1]. Vậy ta có
công thức: [3]= “621”&RIGHT($D$6,4)
+ [4]: Mã số của chi phí tƣơng ứng với khoản mục Chi phí nhân công trực tiếp. Mã khoản
mục chi phí này tƣơng ứng với mã TK Chi phí nhân công trực tiếp chi tiết cho sản phẩm
đƣợc lựa chọn tại ô [1]. Trang 138
Do đó chúng ta có thể kết hợp mã số của TK 622 và 4 ký tự bên phải của mã số sản
phẩm đã đƣợc nhập tại ô [1]. Vậy ta có công thức: [4]= “622”&RIGHT($D$6,4)
+[5]: Tham chiếu đến Danh mục tài khoản để lấy số dƣ đầu kỳ của TK Chi phí sản xuất
kinh doanh dở dang (chi tiết cho loại sản phẩm chọn ở ô [1]). Ta có công thức:
[5] =VLOOKUP($D$6,DMTK1,5,0)
+[6a]: Tổng chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp của loại sản phẩm đƣợc nhập tại ô [1].
Đây chính là số tiền trong định khoản kết chuyển khoản mục chi phí nguyên liệu, vật liệu
trực tiếp ứng với sản phẩm đƣợc nhập tại ô [1]. Tức là ghi Nợ TK 154 và ghi Có TK
621(chi tiết cho loại sản phẩm chọn ở ô [1]). Ta có công thức: +[6a] =DSUM(DB,4,J11:K12)
+[6b]: Tổng chi phí nhân công trực tiếp của loại sản phẩm đƣợc nhập tại ô [1]. Đây chính
là số tiền trong định khoản kết chuyển khoản mục chi phí nhân công trực tiếp ứng với sản
phẩm đƣợc nhập tại ô [1]. Tức là ghi Nợ TK 154 và ghi Có TK 621(chi tiết cho loại sản
phẩm chọn ở ô [1]). Ta có công thức: +[6b] =DSUM(DB,4,J15:K16
+[6c]: Tổng chi phí sản xuất chung của loại sản phẩm đƣợc nhập tại ô [1]. Đây chính là
số tiền trong định khoản kết chuyển khoản mục chi phí sản xuất chung ứng với sản phẩm
đƣợc nhập tại ô [1]. Tức là ghi Nợ TK 154 và ghi Có TK 621(chi tiết cho loại sản phẩm
chọn ở ô [1]). Ta có công thức: +[6c]=DSUM(DB,4,J19:K20)
+[7]: Các khoản giảm trừ chi phí không đƣợc tính vào trong giá thành của sản phẩm
tƣơng ứng với các nghiệp vụ ghi Có TK 154 và ghi Nợ các TK khác 155, 632, 157 và ô
tại cột TK Có là 154 (chi tiết theo từng sản phẩm nhập tại ô [1]) và ghi Có TK 627.
Vậy ta sử dụng hàm DSUM để tính tổng cột Số tiền trong Sổ kế toán máy tại các dòng có
TK Nợ là 154 (chi tiết theo từng sản phẩm nhập tại ô [1]) và ghi Có TK 627. [7]=DSUM(DB,4,M11:P12)
+[8]: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của loại sản phẩm có mã đƣợc nhập tại ô [1].
Việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ do kế toán tiến hành theo phƣơng pháp nhất
định. Trong học phần này, DN đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp nên giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ chỉ có ở khoản mục Chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp (tức là ô [8])
Kết quả đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ đƣợc nhập vào thông qua bàn phím tại ô
[19]. Do đó, chúng ta lấy giá trị của ô [19] vào ô [8]. Ta có công thức: [8]=$D$19.
+[9]: Tổng giá thành của sản phẩm có mã nhập tại ô [1] đƣợc xác định bằng cách
lấy giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ
- Các khoản giảm trừ chi phí – Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. Vậy ta sử dụng công
thức: [9]= C11+D11-E11-F11
+[10]: Giá thành của sản phẩm đƣợc xác đinh bằng cách lấy tổng giá thành (theo
khoản mục chi phí) chia cho số lƣợng sản phẩm hoàn thành nhập kho. Số lƣợng sản phẩm
nhập kho đƣợc xác định tại ô [17]. Hơn nữa, để cho kết quả tính toán không lẻ, ta làm
tròn kết quả của phép chia đến phần nguyên. Vậy ta dùng công thức:
[10] =ROUND(G11/$D$17,0) Trang 139
+ [11], [12], [13], [14], [15], [16]: Đƣợc tính bằng cách tổng cộng các cột của Thẻ
tính giá thành. Vậy ta sử dụng hàm Sum để tổng cộng các cột tƣơng ứng. [11]=Sum (C11:C13) [12]=Sum (D11:D13) [13]=Sum (E11:E13) [14]=Sum (F11:F13) [15]=Sum (G11:G13) [16]=Sum (H11:H13)
+ [17]: Số lƣợng sản phẩm hoàn thành trong kỳ tƣơng ứng với các khoản ghi Nợ
TK 155 hoặc 632 hoặc 157 và ghi Có TK 154 (chi tiết theo từng loại sản phẩm).
Vậy ta dùng hàm DSUM để tính tổng cộng các ô của cột Số lƣợng trên Sổ kế toán
máy với điều kiện trên cùng dòng đó ô TK Nợ là 155 hoặc 632 hoặc 157 và ô TK Có là
154 (chi tiết theo từng loại sản phẩm). Công thức:
+ [17] =DSUM(DB,3,M15:N18)
+[18]: giá trị sản phẩm hoàn thành trong kỳ tƣơng ứng với các định khoản ghi Nợ
TK 155 hoặc 632 hoặc 157 và ghi Có TK 154 (chi tiết theo từng loại sản phẩm).
Vậy ta dùng hàm Dsum để tính tổng cộng các ô của cột Số tiền trên Sổ kế toán máy với
điều kiện trên cùng một dòng đó ô TK Nợ là 155 hoặc 157 và ô TK Có là 154 (chi tiết
theo từng loại sản phẩm). vậy ta sử dụng công thức:
[18] =DSUM(DB,4,M15:N18)
+[19]: Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ do kế toán tính toán và nhập vào bằng bàn phím.
Khi toàn bộ các công thức trên đƣợc nhập vào các ô tƣơng ứng, chúng ta sẽ tính
đƣợc tổng giá thành và giá thành đơn vị cho loại sản phẩm đó có mã đƣợc nhập vào từ ô [1].
Tuy nhiên, trong kỳ có các nghiệp vụ nhập kho mà DN sử dụng giá thành đơn vị
kế hoạch để hạch toán. Giá thành kế hoạch và giá thành thực tế rất có thể không trùng
nhau. Do đó, đến cuối kỳ, khi tính đƣợc giá thành thực tế của các sản phẩm, chúng ta so
sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch của sản phẩn nhập kho. Nếu giá thực tế >
giá thành kế hoạch thì chúng ta phải điều chỉnh giá vốn hàng bán tăng lên và điều chỉnh
giảm TK 154. Ngƣợc lại, chúng ta ghi Nợ TK 632 ghi Có TK 632 với số tiền là số âm
(trong ngoạc đơn). Chúng ta nhập vào giá trị sản phẩm dở dang.
+[20]:Ghi có TK 154 (cho loại sản phẩm đó có mã đƣợc nhập vào từ ô [1].) [20]=$D$6
+[21]: Đây là chênh lệch giữa giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giúp cho
việc điều chỉnh lại giá vốn hàng bán cho phù hợp. Vậy ta sử dụng công thức: [21]= G14-D18
+[22]: Số tiền ghi Có TK 154 (cho loại sản phẩm đó có mã đƣợc nhập vào từ ô
[1]), số tiền ghi có luôn bằng với số tiền ghi Nợ TK 632. Ta có công thức: [22]=H18.
Với định khoản điều chỉnh giá vốn đã xác định đƣợc cho từng loại sản phẩm hoàn
thành, chúng ta thực hiện ghi định khoản điều chỉnh giá vốn vào Sổ kế toán máy trƣớc
khi kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Trang 140
3.5.11. Lập Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán đƣợc lập tại thời điểm cuối kỳ khi đã thực hiện hoạch toán
toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Bảng cân đối kế toán là một loại báo
cáo tài chính quan trọng phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn tại thời điểm lập bảng
(thƣờng là cuối kỳ, cuối năng tài chính). Bướ Nội dung Kết quả Ghi chú c 1
Kết chuyển các khoản - Nợ TK 911
Chi phí bán hàng và chi phí quản
doanh thu, thu nhập Có TK 632, 641, 642, 635, lý doanh nghiệp không chi tiết và chi phí của các 811 theo nội dungchi phí. loại hoạt động - Nợ TK 511, 512 Có TK 521, 531, 532 - Nợ TK 511, 512 Có TK 911 - Nợ TK 711Có TK 911 2
Điều chỉnh lại mã số Điều chỉnh lại mã số TSNV
TSNV của những TK của những TK phải thu có kế toán tƣơng ứng
số dƣ cuối kỳ bên Có, TK
phải trả có số dƣ cuối kỳ bên Nợ (Các TK 131, 141, 136, 138, 336, 337) 3
Điều chỉnh lại số dƣ - Chuyển số dƣ của các TK
cuối kỳ của những lƣỡng tính từ âm sang
TK kế toán lƣỡng dƣơng
tính, các TK dự - Chuyển số dƣ của các TK
phòng, các TK khấu kế toán phản ánh dự phòng, hao hao mòn TSCĐ từ dƣơng sang âm 4
Thiết kế mẫu Bảng Thiết kế mẫu Bảng cân đối cân đối kế toán kế toán theo QĐ 15 5
Tính toán các chỉ tiêu Nhập các công thức để tính Nguồn dữ liệu lấy trên danh mục
trên Bảng đối kế toán các chỉ tiêu TK kế toán
Cụ thể, chúng ta tiến hành lập Bảng cân đối kế toán theo các bƣớc sau:
- Kết chuyển chi phí, doanh thu, thu nhập của các loại hoạt động:
Căn cứ vào số phát sinh bên Nợ các TK chi phí, số phát sinh bên Có các TK doanh
thu, thu nhập trên các TK kế toán để tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí.
Việc kết chuyển chi phí, doanh thu, thu nhập các hoạt động đƣợc thực hiện trên Sổ kế toán máy.
- Điều chỉnh lại Mã TSNV của các TK kế toán lƣỡng tính:
Các TK kế toán lƣỡng tính có thể có số dƣ cuối kỳ bên Nợ hoặc bên Có. Ta xử lý
Mã TSNV của những TK này nhƣ sau: Trang 141
+ Những TK phải thu (có loại là “N”) có số dƣ bên Có thì nó là một loại nguồn
vốn, chúng ta phải chuyển sang loại mã TSNV phù hợp để khi lập Bảng cân đối kế toán,
số dƣ cuối kỳ của nó sẽ đƣợc phản ảnh trên chỉ tiêu phù hợp bên phần Nguồn vốn.
+ Những TK phải trả (có loại là “C”) có số dƣ bên Nợ thì nó là một loại tài sản,
chúng ta phải chuyển sang loại mã TSNV phù hợp để khi lập Bảng cân đối kế toán, số dƣ
cuối kỳ của nó sẽ đƣợc phản ảnh trên chỉ tiêu phù hợp bên phần Tài sản.
Với nguyên tắc trên, ta sẽ điều chỉnh lại Mã TSNV cho các TK kế toán có 3 ký tự
đầu là 131, 331, 138, 141, 333, 337.
Chuyển sang Danh mục TK, tại ô đầu tiên của cột Mã số TSNV-DC chúng ta nhập vào công thức:
=IF(AND(LEFT(C6,3)="131",K6<0),"300-310-
313",IF(AND(LEFT(C6,5)="331.N",K6<0),"100-130-
132",IF(AND(LEFT(C6,5)="331.D",K6<0),"200-210-
218",IF(AND(LEFT(C6,3)="333",K6<0),"100-150-
154",IF(AND(LEFT(C6,3)="334",K6<0),"100-130-
135",IF(AND(LEFT(C6,3)="338",K6<0),"100-130-135",A6))))))
Sau đó, sao chép công thức này cho các dòng còn lại trong cột.
- Điều chỉnh lại số dƣ của các TK kế toán lƣỡng tính, các TK hao mòn TSCĐ và
các tài khoản phản ánh các khoản dự phòng:
Trên danh mục tk, chúng ta dùng một cột số dƣ cuối kỳ để phản ánh chung cho số
dƣ bên Nợ và số dƣ bên Có của các TK kế toán. Vì vậy:
+Những TK kế toán phải thu có số dƣ bên Có thì số dƣ cuối kỳ đang là số âm,
chúng ta phải chuyển số dƣ về số dƣơng bằng cách nhân số dƣ cuối kỳ của nó với -1.
+Những TK kế toán phải trả có số dƣ bên Nợ thì số dƣ cuối kỳ đang là số âm,
chúng ta phải chuyển số dƣ về số dƣơng bằng cách nhân số dƣ cuối kỳ của nó với -1.
+Những TK kế toán hao mòn có số dƣ là số dƣơng, chúng ta phải chuyển số dƣ về
số âm để phản ánh bên phần Tài sản của Bảng cân đối kế toán. Chung ta lấy số dƣ hiện
thời của nó nhân với -1.
+Những TK kế toán dự phòng có số dƣ là số dƣơng, chúng ta phải chuyển số dƣ
về số âm để phản ánh bên phần Tài sản của Bảng cân đối kế toán. Chung ta lấy số dƣ
hiện thời của nó nhân với -1.
Để điều chỉnh số dƣ cuối kỳ cho những TK kế toán trên, chúng ta chuyển về Danh
mục tài khoản, đƣa ô hiện thời về dòng đầu tiên của cột Số dƣ CK-ĐC để nhập công thức sau:
=IF(L6=0,"",IF(OR(A6<>L6,LEFT(C6,3)="214",MID(C6,3,1)="9"),-1,1*K6
- thiết kế bảng cân đối kế toán theo qui định
+ Tạo một Sheet mới và đổi tên thành CDKT
+ Vào Sheet CDKT để thiết kế theo mẫu sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Tại ngày 31 tháng 12 năm N (Đơn vị tính: đồng) Trang 142 TÀI SẢN Mã số Thuyết Số cuối Số đầu minh năm năm 1 2 3 4 5
A-TÀI SẢN NGẮN HẠN 100 (100=110+120+130+140+150)
I.Tiền và các khoản tương đương tiền 110 1.Tiền 111 V.01
2.Các khoản tƣơng đƣơng tiền 112
II.Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 V.02 1.Đầu tƣ ngắn hạn 121
2.Dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn(*) 129
III.Các khoản phải thu ngắn hạn 130 1.Phải thu khách hàng 131
2.Trả trƣớc cho ngƣời bán 132
Phải thu nội bộ ngắn hạn 133
Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây 134 dựng
5.Các khoản phải thu khác 135 V.03
6.Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) 139 IV.Hàng tồn kho 140 1.Hàng tồn kho 141 V.04
2.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(*) 149
V.Tài sản ngắn hạn khác 150
1.Chi phí trả trƣớc ngắn hạn 151
2.Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 152
3.Thuế và các khoản khác phải thu Nhà 154 V.05 nƣớc
5.Tài sản ngắn hạn khác 158
B-TÀI SẢN DÀI HẠN 200 (200=210+220+240+250+260)
I.Các khoản phải thu dài hạn 210
1.Phải thu dài hạn của khách hàng 211
2.Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 212
3.Phải thu dài hạn nội bộ 213 V.06 4.Phải thu dài hạn khác 218 V.07
5.Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) 219
II.Tài sản cố định 220
1.Tài sản cố định hữu hình 221 V.08 -Nguyên giá 222
- Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 223
2.Tài sản cố định thuê tài chính 224 V.09 Trang 143 -Nguyên giá 225
- Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 226
1.Tài sản cố định vô hình 227 V.10 -Nguyên giá 228
- Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 229
4.Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 V.11
III.Bất động sản đầu tư 240 V.12 -Nguyên giá 241
- Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 242
IV.Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 250
1.Đầu tƣ vào công ty con 251
2.Đầu tƣ vào công ty liên kết, liên doanh 252 3.Đầu tƣ dài hạn khác 258 V.13
4.Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính dài 259 hạn(*)
V.Tài sản dài hạn khác 260
1.Chi phí trả trƣớc dài hạn 261 V.14
2.Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 V.21 3.Tài sản dài hạn khác 268
TỔNG CỘNG TÀI SẢN(270=100+200) NGUỒN VỐN
A-NỢ PHẢI TRẢ(300=310+330) 300 I.Nợ ngắn hạn 310 1.Vay và nợ ngắn hạn 311 V.15 2.Phải trả ngƣời bán 312
3.Ngƣời mua trả tiền trƣớc 313
4.Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc 314 V.16
5.Phải trả ngƣời lao động 315 6.Chi phí phải trả 316 V.17 7.Phải trả nội bộ 317
8.Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng 318 xây dựng
9.Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn 319 V.18 khác
10.Dự phòng phải trả ngắn hạn 320 II.Nợ dài hạn 330
1.Phải trả dài hạn ngƣời bán 331
2.Phải trả dài hạn nội bộ 332 V.19
3.Phải trả dài hạn khác 333 4.Vay và nợ dài hạn 334 V.20
5.Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 335 V.21 Trang 144
6.Dự phòng trợ cấp mất việc làm 336
7.Dự phòng phải trả dài hạn 337
B-VỐN CHỦ SỞ HỮU(400=410+430) 400
I.Vốn chủ sở hữu 410 V.22
1.Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu 411
2.Thặng dƣ vốn cổ phần 412
3.Vốn khác của chủ sở hữu 413 4.Cổ phiếu quỹ(*) 414
5.Chênh lệch đánh giá lại tài sản 415
6.Chênh lệch tỷ giá hối đoái 416
7.Quỹ đầu tƣ phát triển 417
8.Quỹ dự phòng tài chính 418
9.Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 419
10.Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối 420
11.Nguồn vốn đầu tƣ XDCB 421
II.Nguồn kinh phí và quỹ khác 430
1.Quỹ khen thƣởng, phúc lợi 431 2.Nguồn kinh phí 432 V.23
3.Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 433 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN(440=300+400)
C¸c chØ tiªu ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ThuyÕt Sè cuèi Sè ®Çu ChØ tiªu minh n¨m n¨m 1.Tµi s¶n thuª ngoµi
2.VËt t, hµng ho¸ nhËn gi÷ hé, nhËn gia c«ng
3.Hµng ho¸ nhËn b¸n hè, nhËn ký göi, ký cîc 4.Nî khã ®ßi ®· xö lý 5.Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i
6.Dù to¸n chi sù nghiÖp, dù ¸n
- Cách lập các chỉ tiêu:
+ Cột số dƣ đầu năm (Số đầu kỳ) đƣợc lấy từ Bảng cân đối kế toán kỳ trƣớc
+ Cột số dƣ cuối năm (Số cuối kỳ) đƣợc tính toán dựa vào cột số dƣ cuối kỳ điều
chỉnh ứng với dòng Mã TSNV điều chỉnh có chứa mã số của khoản mục trên Bảng cân
đối kế toán (cột mã số trên Bảng cân đối kế toán).
Tại ô đầu tiên của cột Số cuối kỳ , ta nhập công thức:
=SUMIF(TSNVDC,"*"&B10&"*",SDCKDC)
Đặt tên miền từ ô chứa dữ liệu trong cột TSNV DC là TSNV DC, đặt tên
SDCKDC trong Danh mục tài khoản là SDCKDC.
Sau đó chúng ta chép công thức này cho các dòng còn lại của cột. Trang 145
3.5.12. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tình hình doanh thu, chi phí và
kết quả hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đƣợc lập tại thời điểm cuối kỳ khi đã hạch
toán tất cả các nghiệp vụ và thực hiện kết chuyển các khoản doanh thu, thu nhập.
Nguồn số liệu để lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là Sổ kế toán máy
Qui trình lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau: Bước Nội dung Ghi
- Kết chuyển các loại doanh thu, - Nợ TK 911
thu nhập và chi phí các hoạt động Có TK 632, 641, 642, 635, 811 - Nợ TK 521, 531, 532 Có TK 511, 512 - Nợ TK 511, 512, 515, 711 Có TK 911
Thiêt kế mẫu Báo cáo kết quả Lập báo cáo trên một Sheet Báo cao theo QĐ hoạt động kinh doanh mới 15
Lập vùng điều kiện để xử lý dữ Tạo ra các điểu kiện để sử liệu dụng hàm DSUM
Lập các chỉ tiêu cho Báo cáo kết Thiết lập các công thức để xác Nguồn dữ liệu là
quả hoạt động kinh doanh định các chỉ tiêu Sổ kế toán máy
Cụ thể, chúng ta tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh theo các bƣớc sau:
- Kết chuyển doanh thu, thu nhập và chi phí các hoạt động
Căn cứ vào số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của các TK phản ánh doanh
thu, chi phí để tiến hành lập định khoản kết chuyển trên Sổ kế toán máy.
- Thiết lập vùng điều kiện: Vùng điều kiện Giảm trừ doanh thu Giá vốn Thu nhập khác TK Nợ TK Có TK Nợ TK Có TK Nợ TK Có 511* 3331* 911* 632* 711* 911* 511* 3332* 511* 3333* DT tài chính Chi phí khác 512* 3331* TK Nợ TK Có TK Nợ TK Có 512* 3332* 515* 911* 911* 811* 512* 3333* 511* 521* Chi phí TC CP bán hàng 511* 531* TK Nợ TK Có TK Nợ TK Có 511* 532* 911* 635* 911* 641* Trang 146 512* 521* 512* 531* CP QLDN 512* 532* TK Nợ TK Có 911* 642* Thuế TNDN HL Thuế TNDN HH TK Nợ TK Có TK Nợ TK Có 911* 8212* 911* 8211* 8212* 911* 8211* 911*
- Thiết kế Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
+ Tạo một sheet mới và đổi tên thành KQKD
+ Vào sheet mới để lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo mẫu:
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tháng 12 năm N Đơn vị tính: Đồng
Mã Thuyết Số cuối Số đầu Chỉ tiêu số minh năm năm 1 2 3 4 5
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 VI.25 [1]
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 2 [2]
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 (10 = 01 - 02) [3] 4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 [4]
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 20 = 10 - 11) [5]
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 [6] 7. Chi phí tài chính 22 VI.28 [7]
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 8. Chi phí bán hàng 24 [8]
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 [9]
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 (30=20+(21-22) - (24+25) [10] 11. Thu nhập khác 31 [11] 12. Chi phí khác 32 [12]
13. Lợi nhuận khác (40= 31 - 32) 40 [13]
14. Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế (50 = 30 + 40) 50 [14] Trang 147
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 [15]
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30 [16]
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60=50-51-52) 60 [17]
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70 [18]
+ Cột số đầu kỳ: căn cứ vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ trƣớc để điền
vào các chỉ tiêu tƣơng ứng.
+[1]: Là tổng số phát sinh bên Có các TK 511. Vì vậy, chúng ta dùng hàm sumif để tiến
hành cộng cột số tiền trên Sổ kế toán máy tại những dòng có TK Có là 511 hoặc 512. Ta áp dụng công thức:
[1]= SUMIF(TKCO,"511"&"*",Sotien)+SUMIF(TKCO,"512"*"",Sotien)
+[2]: Các khoản giảm trừ bao gồm thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp, thuế
tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, bị trả lại.
Đây chính là số tiền ghi Nợ các TK 511, 512 và TK ghi có không phải là 911. Vì vậy ta
sử dụng hàm Dsum để tính số tiền của Sổ kế toán máy tại những dòng có cột TK Nợ là
511 hoặc 512 và TK Có khác 911. Vậy ta sử dụng công thức sau: [2]=DSUM(DB,4,G10:H22)
+[3]: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) = D10 – D11
+[4]: giá vốn hàng bán là số tiền ghi Nợ TK 911 đối ứng có với TK 632. Do đó,
chúng ta sử dụng hàm sumifs để tính tổng cột Số tiền trên Sổ kế toán máy tại những dòng
có TK Nợ là 911 và TK Có là 632. Vậy ta sử dụng công thức: [4]=DSUM(DB,4,J10:K1
+[5]: Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11)= D12-D13.
+[6]: Doanh thu hoạt động tài chính trong bút toán kết chuyển ghi Nợ TK 515 và
ghi Có TK 911. Do đó, ta sử dụng hàm DSUM để tính tổng cột số tiền tại những dòng có
TK NỢ là 515 và TK Có là 635. Vậy ta sử dụng công thức: [6] =DSUM(DB,4,J14:K15)
+[7]: Chi phí hoạt động tài chính trong bút toán kết chuyển ghi Nợ TK 911 và ghi
Có TK 635. Do đó, ta sử dụng hàm DSUM để tính tổng cột số tiền tại những dòng có TK
NỢ là 911 và TK Có là TK 635. Vậy ta sử dụng công thức: [7] =DSUM(DB,4,J18:K19)
+[8]: Chi phí bán hàng là số tiền ghi Nợ TK 911 và ghi Có TK 641. Do đó, ta sử
dụng hàm DSUM để tính tổng cột số tiền tại những dòng có TK NỢ là 911 và TK Có là
TK 641. Vậy ta sử dụng công thức: [8]=DSUM(DB,4,M18:N19)
+[9]: Chi phí quản lý doanh nghiệp là số tiền ghi Nợ TK 911 và ghi Có TK 642.
Do đó, ta sử dụng hàm DSUM để tính tổng cột số tiền tại những dòng có TK NỢ là 911
và TK Có là TK 642. Vậy ta sử dụng công thức: [9] =DSUM(DB,4,M22:N23)
+[10]: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp + Doanh thu tài chính
– Chi phí tài chính – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp. vậy ta sử dụng công thức: Trang 148 [10]=D14+D15-D16-D18-D19
+[11]: Thu nhập khác là số tiền trong bút toán kết chuyển ghi Nợ TK 711 và có
TK 911. Do đó, ta sử dụng hàm DSUM để tính tổng cột số tiền tại những dòng có TK Nợ
là 711 và TK Có là 911. Vậy ta sử dụng công thức: [11] =DSUM(DB,4,M10:N11)
+[12]: Chi phí khác là số tiền trong bút toán kết chuyển ghi Nợ TK 911 và có TK
811. Do đó, ta sử dụng hàm DSUM để tính tổng cột số tiền tại những dòng có TK Nợ là
911 và TK Có là 811. Vậy ta sử dụng công thức: [12] =DSUM(DB,4,M14:N15)
+[13]: Lợi nhuận khác = Thu nhập khác – Chi phí khác = D12-D22
+[14]: Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế = Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh +
Lợi nhuận khác. Vậy ta sử dụng công thức: [14]=D20+D23
+[15]: Chi phí thuế TNDN hiện hành là số tiền ghi Nợ TK 911 và Ghi có TK 8211
hoặc Nợ TK 8211 và ghi có TK 911. Vậy ta sử dụng công thức: [15]= DSUM(DB,4,M26:N28)
+[16]: Chi phí thuế TNDN hoãn lại là số tiền ghi Nợ TK 911 và Ghi có TK 8212
hoặc Nợ TK 8212 và ghi có TK 911. Vậy ta sử dụng công thức: [16]=DSUM(DB,4,J26:K28)
+[17]: Lợi nhuận sau thuế TNDN bằng tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế - chi phí
thuế TNDN hiện hành – Chi phí thuế TNDN hoãn lại. Ta sử dụng công thức: [17] =D24-D25-D26
+[18]: Chỉ tính cho các doanh nghiệp đầu tƣ chứng khoán.
* Tạo liên kết bằng các nút lệnh
Chọn vào ô cần liên kết ấn chuột phải, sau đó chọn dòng Hyperlink
Sau đó chọn place in thí document/DMTK/ click OK Trang 149
Làm tƣơng tự với các nút lệnh khác Trang 150 Bài tập thực hành:
Nhập danh mục tài khoản.
Số dƣ đầu kỳ của các tài khoản
Trong tháng 12/N, có các nghiệp vụ phát sinh sau:
1. Ngày 01/12/N, GBC số 01: Công ty TNHH An Bình trả số tiền còn nợ bằng
TGNH, số tiền 100.000.000 đ
2. Ngày 02/12/N, PNK số 01: Mua nguyên vật liệu A nhập kho với số lƣợng
10.000 kg, đơn giá 3.000 đ/kg, thuế GTGT 10%, tiền hàng chƣa thanh toán cho
công ty TNHH Phú Hƣng, số tiền là 33.000.000 đ.
3. Ngày 02/12/N, GBN số 01: Thanh toán một phần số tiền còn nợ công ty Nhật
cƣờng bằng TGNH, số tiền 90.000.000đ
4. Ngày 03/12. PC số 01: Thanh toán tiền thuê cửa hàng, số tiền 5.000.000 đ
5. Ngày 03/12. PT số 01: Thu tiền phạt do đối tác vi phạm hợp đồng số tiền là 15.000.000 đ
6. Ngày 05/12. PC số 02: Thanh toán tiền lãi vay ngắn hạn và số tiền gốc bằng
tiền mặt. Trong đó, số tiền gốc là 15.000.000 đ tiền lãi là 5.000.000 7. Ngày 05/12.
- Biên bản thanh lý (BBTL12) nhƣợng bán một ô tô con tại bộ phận quản lý
doanh nghiệp, nguyên giá 400.000.000đ hao mòn lũy kế 200.000.000.đ
- Chi phí nhƣợng bán bằng tiền mặt theo PC số 03 cùng ngày l à 5.000.000đ
- Thu nhập khác do nhƣợng bán tài sản cố định này chƣa thu tiền của công ty
Minh Quang số tiền là 132.000.000 đ trong đó có thuế GTGT 10% theo hóa đơn số 67.
8. Ngày 10/12 Biên bản bàn giao số 06: Đƣa một ô tô mới mua vào sử dụng cho
bộ phận quản lý doanh nghiệp. giá mua chƣa thuế là 700.000.000 đ thuế GTGT
10%. Tiền mua chƣa thanh toán cho công ty Cổ phần Tin Tin
9. Ngày 15/12 GBN Số 02: Thanh toán tiền mua ô tô cho Công ty cổ phần Tin tin số tiền 500.000.000đ
10. Ngày 16/12, Ông Trƣờng Giang đề nghị thanh toán tạm ứng cho chuyến đi
công tác kèm theo các chứng từ gốc:
- Hóa đơn số 234: tiền phòng nghỉ 1.500.000 đ thuế GTGT 10%
- Hóa đơn số 521: tiền ăn 500.000 đ Thuế GTGT 10%
- Vé máy bay ký hiệu 7655: 1.000.000 đ thuế GTGT 10%
- Phần tiền còn thiếu doanh nghiệp đã trả lại cho ông Trƣờng Giang theo phiếu chi số 04. Trang 151