Tiểu luận Anh (chị) hãy vận dụng chọn một trong các nội dung sau để thực hiện bài viết luận và thuyết trình về nội dung bài luận của anh (chị). môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một
1. Phântíchtầmquantrọng củaviệclậpchươngtrìnhkếhoạchcôngtáctrongvăn phòng.
Tiểu luận môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một. Tài liệu được sưu tầm gồm 17 trang giúp bạn tham khảo , ôn tập và đạt kết quả cao
Môn: Quản trị học (QTH) 39 tài liệu
Trường: Trường Đại học Thủ Dầu Một 135 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ
ĐỀ KIỂM TRA KẾT THÚC HỌC PHẦN
Tên học phần: Quản trị văn phòng (0+2) Mã học phần: QLNN062
Học kỳ: II Năm học: 2023 - 2024 Lớp/Nhóm: KHQL.TH.02 Thời gian làm bài:
Hình thức kiểm tra: Tiểu luận
Đề bài: Anh (chị) hãy vận dụng chọn một trong các nội dung sau để thực hiện bài
viết luận và thuyết trình về nội dung bài luận của anh (chị).
1. Quản trị văn phòng trong thời đại cách mạng 4.0.
2. Ưu điểm và hạn chế của văn phòng truyền thống.
3. Thiết kế và bố trí văn phòng hiệu quả.
4. Quản lý rủi ro và an ninh thông tin trong thời đại cách mạng 4.0.
5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng.
6. Cải thiện hiệu suất làm việc thông qua ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng.
7. Tầm quan trọng của việc đảm bảo điều kiện làm việc trong quản trị văn phòng.
8. Quản lý và khắc phục sự cố công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng.
9. Tầm quan trọng của việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trong quản trị văn phòng.
10. Phân tích tầm quan trọng của việc xây dựng môi trường làm việc tích cực trong văn phòng.
11. Quản lý và ứng phó với sự thay đổi của công nghệ thông tin trong văn phòng.
12. Phân tích tầm quan trọng của việc lập chương trình kế hoạch công tác trong văn phòng. 13.
Thực trạng và kiến nghị đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng. 14.
Hãy sử dụng những kiến thức lý thuyết về thông tin đã học và nghiên cứu,
anh/chị hãy đánh giá hiện trạng thông tin trong văn phòng từ đó đưa ra kiến nghị để
cải thiện vấn đề thông tin trong văn phòng.
15. Thực trạng và kiến nghị cải thiện hiệu quả hội họp trong các cơ quan/doanh nghiệp hiện nay.
16. Đánh giá hiệu quả của hội họp trực tuyến trong bối cảnh công nghệ 4.0 và khả
năng vận dụng của các cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp hiện nay.
17. Đánh giá sự lãng phí trong việc đầu tư các trang thiết bị công nghệ thông tin các
cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp hiện nay và đề xuất các kiến nghị khắc phục.
18. Vận dụng các tiêu chuẩn không gian làm việc của văn phòng để xem xét mức độ
ảnh hưởng của nó đến hiệu quả công việc của nhân viên văn phòng.
19. Chuyến đi công tác và làm rõ những yêu cầu đối với người nhân viên để đảm bảo hiệu quả công tác này.
20. Phân tích xu hướng chuyển đổi số tác động tới hoạt động của văn phòng.
21. Tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng.
22. Xử lý và thu thập thông tin trong nghiệp vụ văn phòng.
23. Vai trò của văn phòng điện tử.
24. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị văn phòng trong giai đoạn hiện nay.
25. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng.
26. Tổ chức khoa học công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động văn phòng.
27. Vận dụng lý thuyết về chức năng quản lý để phân tích các chức năng của quản trị văn phòng.
28. Xu hướng xây dựng và thiết kế văn phòng trong tương lai.
29. Vai trò của thông tin trong lập kế hoạch hoạt động văn phòng.
30. Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng
Yêu cầu người học giải quyết bài tập theo hướng dẫn và cấu trúc đề cương bài
luận đã được giảng viên thiết kế và cung cấp.
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN BÀI LUẬN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ
BÀI LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI ………. (In hoa, đậm, size 18)
(size 18-26, tùy theo số chữ của tên đề tài)
Họ và tên học viên thực hiện :
Tên lớp và Mã số học viên : Giảng viên hướng dẫn :
Bình Dương, ngày tháng năm 2023
Họ và tên sinh viên: ………………………………………………………………….
Mã số sinh viên: …………………………………………………………………… Mức
Thể thức trình bày, Khả năng đọc Tư duy phân
Mức độ hiểu biết
Giảng viên Giảng viên Điểm điểm cách hành văn và và nghiên cứu tích và phản về lý thuyết chấm 1. chấm 2 thống
tài liệu tham khảo (Tiêu chí 2) biện (Tiêu chí 4) nhất (Tiêu chí 1) (Tiêu chí 3) 20% 30% 20% 30%
80-100 Thể thức trình bày Người học hiểu Bài làm thể hiện Thể hiện sự hiểu
đúng quy định. Hành một cách thấu được những suy biết sâu sắc về các văn theo văn phong đáo yêu cầu của nghiệm. Trình khái niệm và những khoa học. Tài liệu đề và sử dụng bày và phân tích vấn đề lý thuyết. tham khảo cập nhật một cách đa vấn đề từ nhiều Sinh viên thể hiện
và tất cả được trình dạng và phù hợp khía cạnh khác sự hiểu biết đó một bày đúng quy định. những nghiên nhau. Bài làm cách có tư duy biện Tài liệu tham khảo cứu khác để kết đưa ra những luận. có mở rộng sang nối và làm hoàn nhận định độc những tài liệu có giá chỉnh vấn đề lập được phân trị khoa học ngoài trình bày. tích dựa trên cơ những tài liệu học sở thuyết, những trên lớp. căn cứ từ thực tiện.
70-79 Biết cách trình bày Có đưa nhiều Có một số nơi Thể hiện sự hiểu theo thể thức và chỉ kiến thức từ các sinh viên có suy biết sâu sắc khi một số ít chỗ chưa bài đọc, nghiên nghĩ riêng biệt, trình bày các khái phù hợp. Biết cách cứu bên ngoài có phán đoán và niệm và những vấn diễn đạt theo văn nhưng chưa thể nhận định độc đề lý thuyết có thể phong khoa học. hiện được mức lập. Một số chỗ hiện được sự phân Biết cách trích dẫn độ kết nối rõ nét có chứng cứ là lý tích nhưngnhiều tài liệu tham khảo, các khái niệm thuyết và/hoặc chỗ vẫn đơn thuần chỉ sai sót một số và vấn đề của bài dẫn chứng rõ là mô tả lại. chỗ nhưng không viết. ràng. đáng kể.
50-69 Có nhiều sai sót Có cố gắng tham Chưa có nhận Sinh viên nắm trong thể thức trình khảo, đưa vào và định độc lập. được một số khái bày. Có nhiều sai sót kết nối những
Một số chỗ dù có niệm, tuy nhiên các trong cách hành văn. nghiên cứu bổ
đưa ra nhận định vấn đề lý thuyết Diễn đạt lủng củng, sung nhưng hạn độc lập nhưng liên quan chỉ được sai ngữ pháp và chế và thiếu kết chưa có biện mô tả một cách đơn không đúng văn nối, mang tính luận bởi chứng thuần. Nhiều chỗ phong khoa học. Rất liệt kê. cứ và dẫn chứng còn sai lệch. nhiều lỗi về trích rõ ràng. dẫn, trích dẫn lạc hậu.
0-49 Không tuân thủ quy Không đưa vào Không có phân Sinh viên nắm
định về thể thức báo nghiên cứu bổ tích và nhận định được một số khái cáo thực tập. Không sung. riêng niệm, tuy nhiên các biết diễn đạt theo vấn đề lý thuyết văn phong khoa học. liên quan chưa Không có trích dẫn được thể hiện một hoặc trích dẫn hoàn cách sâu sắc. Phần toàn không theo quy lớn kiến thức lý định, lạc hậu. thuyết đều có sai sót Giảng viên chấm 1 Giảng viên chấm 2
Trong thời đại Công nghiệp 4.0 và cách mạng công nghệ, lĩnh vực quản lý
văn phòng đang có những đổi mới đầy hứa hẹn. Để hiểu được xu hướng hiện
đại hóa công việc văn phòng là chìa khóa để mở ra cánh cửa cơ hội phát triển cá
nhân và nghề nghiệp rộng lớn. Công nghệ 4.0, với trí tuệ nhân tạo, chuỗi khối
và mạng vật chất, đang thay đổi cách chúng ta làm việc hàng ngày. Trong hành
chính văn phòng. Hệ thống quản lý tài liệu thông minh, phần mềm tự động hóa
công việc lặp đi lặp lại. Và các công nghệ kết nối đã tạo nên một môi trường
làm việc linh hoạt và hiệu quả.
Văn phòng được hiểu theo nghĩa rộng là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp
trợ giúp cho viêc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Đối với
nghĩa hẹp văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó (Lan, 2009).
Ngoài ra vãn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thù trưởng có tầm
cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng... Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo
những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là Văn phòng phải là bộ
máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, ơ các cơ
quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy vãn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số
lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan
đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòna có thể gọn
nhẹ ở mức độ tối thiểu.
Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm
hoạt động của công tác văn phòng (Độ & Thảo, 2005).
TS. Nguyễn Mạnh Cường cho rằng: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành
cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp;
giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc;
giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động
Quản lý hành chính” (Cường, 2022). 1
Theo quan điểm của PGS.TS. Vũ Thị Phụng cho: “Văn phòng là bộ máy
tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin,
điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông
qua hoạt động quản lý hành chính” (Phụng, 2021).
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm
soát các hoạt động xử lý thông tin.
Quản trị văn phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị. Theo Nguyễn
Hải Sản': "Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con người để thực
hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động."
Theo H.L.Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra."
Như vậy, có thể hiểu quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã
đề ra một cách có hiệu quả (Độ, Điệp, & Hiền, 2012).
Thời đại cách mạng 4.0 còn được gọi là cách mạng công công nghiệp làn thứ tư.
Theo Gartner, cách mạng công nghiệp 4.0 (hay cách mạng công nghiệp lần thứ
tư) xuất phát từ khái niệm "Industrie 4.0" trong một báo cáo của chính phủ Đức
năm 2013. "Industrie 4.0" kết nối các hệ thống nhúng và cơ sở sản xuất thông
minh để tạo ra sự hội tụ kỹ thuật số giữa công nghiệp, kinh doanh, chức năng và
quy trình bên trong (Nga, 2021).
Theo Klaus Schwab, người sáng lập và chủ tịch điều hành Diễn đàn Kinh tế
Thế giới mang đến cái nhìn đơn giản hơn về cách mạng công nghiệp 4.0 và đó
cũng là chủ đề chính của diễn đàn kinh tế lớn nhất thế giới năm 2016: "Cách
mạng công nghiệp đầu tiên sử dụng năng lượng nước và hơi nước để cơ giới
hóa sản xuất. Cuộc cách mạng lần 2 diễn ra nhờ ứng dụng điện năng để sản xuất
hàng loạt. Cuộc cách mạng lần 3 sử dụng điện tử và công nghệ thông tin để tự
động hóa sản xuất. Bây giờ, cuộc cách mạng công nghiệp thứ tư đang nảy nở từ 2
cuộc cách mạng lần ba, nó kết hợp các công nghệ lại với nhau, làm mờ ranh
giới giữa vật lý, kỹ thuật số và sinh học" (Nga, 2021).
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy
văn phòng có những chức nâng như tham mưu tổng họp.
Đầu tiên, chức năng tham mưu tổng họp. Tham mưu là một hoạt động cần thiết
cho công tác quản lý. Nguời quàn lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn
vị và kèt nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn
vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh, phải có mặt ở mọi lúc, mọi
nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề... Điều đó vượt quá khả năng
hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượns trợ giúp các
nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu còn là hoạt
động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình
quản lý để đạt kết quả cac nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan
đơn vị cá thể là cá nhân hay tập thể tổn tại độc lập rương đối với chủ thể quản
lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn
phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử
dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận
tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu
cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài
chính, kế toán... (Độ & Thảo, 2005)
Như vậy có thể thấy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công việc tham
mưu. Đây còn là nơi thu thập, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến từ các bộ ngành.
phòng ban khác cung cấp thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Thứ hai, chức năng giúp việc điều hành là đơn vị trực tiếp giúp cho việc
điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ
thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý , tháng, tuần, ngày và tổ
chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt 3
động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về
công tác soạn thảo văn bản... (Độ & Thảo, 2005)
Thứ ba, Chức năng hậu cần đây là hoạt động của các cơ quan, đơn vị
không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng
cụ. Van phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng
cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc
điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu
quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng (Độ & Thảo, 2005).
Qua đó, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tổn tại văn phòng ở
mỗi cơ quan, đơn vị (Độ & Thảo, 2005).
Đầu tiên, tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan dơn vị,
xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo.
Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng.
Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải
được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn
phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các
bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương
trình kế hoach công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển
khai thực hiện các kế hoạch đó (Độ & Thảo, 2005).
Thứ hai, thu thập xử lý, quản lý sử dựng thông tin. Hoạt động của bất kỳ
cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo
đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều
nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông
tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp - đó chính là văn phòng. Văn phòng là “cửa 4
sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập,
xử lý, chuyển phát tại văn phòng (Độ & Thảo, 2005).
Thứ ba, truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc
triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị
để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
lãnh đạo. Thứ tư, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy
định hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
Thực hiện tư vấn về vân bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật
soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm
quyền, đúng quy định của Nhà nước (Độ & Thảo, 2005).
Thứ sáu, tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch
làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan. Thứ
bảy, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát
triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Bảo đảm các yếu tố vật
chất cho hoạt động của cơ quan thông qua các công việc: Lập kế hoạch nhu cầu,
dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt
chẽ các chi phí văn phòng (Độ & Thảo, 2005).
Thứ tám, lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ
quan không có bộ phận tài chính chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức
kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ
quan. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối hợp với công
đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khoẻ đời sống vật chất, văn hoá tinh thần
cho cán bộ nhân viên cơ quan (Độ & Thảo, 2005).
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tuỳ
theo ĩĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức
văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức
văn phòng của một cơ quan thường bao gồm Bộ phận hành chính văn thư: Có
nhiệm vụ quản lý điều hành việc tiếp nhận, xử lý, lư trữ, chuyển giao văn bản 5
trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử
dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
Bộ phận tổng hơp bao gồm một số chuyên viên có trình độ chuyên môn
cao có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối các chính sách, các lĩnh vực
chuyên môn có liên quan, tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều
hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo
kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất
cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện
vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
Bộ phận lưu trữ: thu thập những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan, phân loại đánh giá, xử lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy
định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
Bộ phận tài vụ: Dự toán ngân sách cho hoạt động của một cơ quan, tổ
chức chính phủ (nếu cơ quan đó không có bộ phận chuyên trách) (Độ & Thảo, 2005).
Phòng nhân sự (nếu cơ quan chưa có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế
hoạch các hoạt động như tuyển dụng, phân công, đào tạo, thăng tiến cho nhân
viên, giám sát và đánh giá công việc, tổ chức khen thưởng kỷ luật, quản lý hồ sơ
nhân sự, tổ chức thực hiện.
Bộ phận an ninh: bảo vệ trật tự, an toàn hoạt động của cơ quan, tổ chức
công tác bảo vệ môi trường, cảnh quan của lực lượng, kiểm tra từng bộ phận và
yêu cầu chấp hành các quy định về trật tự bảo vệ an toàn trong cơ quan.
Người quản lý văn phòng là người phụ trách văn phòng. Chánh văn
phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về hoạt động và hiệu quả hoạt
động của văn phòng. Phó Tổng thư ký giúp việc cho Tổng thư ký. Chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Văn phòng và thực hiện các công việc khác theo ủy
quyền của Giám đốc Văn phòng (Độ & Thảo, 2005). 6
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và nội dung
của công tác quản trị văn phòng, có thể khẳng định văn phòng là bộ phận không
thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực
quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh
vực quản trị khác trong các cơ quan, đơn vị. Văn phòng là “bộ nhớ” của thủ
trưởng cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công
việc của cơ quan sẽ “chạy đểu”, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu
quả. Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có những ích lợi sau:
Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.Giảm thời gian lãng phí và những
ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn
vị. Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị. Nâng cao năng
suất lao động của cơ quan đơn vị. Tiết kiệm chi phí (Độ, Điệp, & Hiền, 2012).
Nói cách khác, công việc văn phòng vô cùng đa dạng, phong phú và phức
tạp. Chất lượng công việc hành chính ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của
các bộ phận khác và toàn bộ cơ quan. Do đó, quản trị văn phòng sẽ góp phần
quan trọng vào việc các cơ quan, đơn vị, lực lượng thực hiện có hiệu quả các
lĩnh vực quản lý khác nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Theo ông Klaus Schwab, Người sáng lập và Chủ tịch Điều hành Diễn
đàn Kinh tế Thế giới, tốc độ đột phá của Cách mạng Công nghiệp 4.0 hiện nay
“chưa từng có trong lịch sử”. Trên thực tế, Cách mạng công nghiệp 4.0 đang
làm thay đổi hầu hết mọi ngành công nghiệp ở mọi quốc gia. Và quy mô cũng
như chiều sâu của những thay đổi này báo trước sự chuyển đổi của toàn bộ hệ
thống sản xuất, quản lý và quản trị. Thế giới đã bước vào thời đại số và Việt
Nam cũng không ngoại lệ. Vì vậy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, các cơ
quan, tổ chức phải tích cực chuẩn bị để nhanh chóng thích ứng với cuộc cách mạng này.
Để đáp ứng yêu cầu của cách mạng công nghiệp 4.0, các cơ quan, tổ chức phải
được trang bị các phần mềm và công cụ truyền thông thời đại 4.0 để đảm bảo
khả năng xử lý dữ liệu lớn và giao tiếp với vạn vật. Công nghệ giúp tạo điều 7
kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong các cơ quan, tổ chức và với người dân theo thời gian thực.
Việc thay đổi phương thức giao tiếp cũng sẽ làm thay đổi hệ thống quy
trình làm việc của các cơ quan, tổ chức và điều này sẽ có xu hướng thay đổi rất
nhanh để thích ứng. Công nghệ đã giúp tinh gọn bộ máy tổ chức bằng cách kết
nối trực tiếp khách hàng với quá trình quản lý thủ tục hành chính như: lập giấy
khai sinh, vay vốn ngân hàng, đăng ký kinh doanh… Hơn nữa, tự động hóa
đang triển khai ngày càng nhiều nội dung trong công việc văn phòng. Ví dụ:
tuyển dụng nhân sự, tổ chức công việc, công tác văn phòng, lưu trữ... Nhân viên
văn phòng cần chủ động hơn trong việc triển khai công tác chuyên môn, thay vì
chờ đợi ứng phó từ những thách thức bên ngoài.
Những thay đổi trong phương pháp quản lý và công nghệ truyền thông sẽ tác
động đến những thay đổi trong văn hóa làm việc của các cơ quan, tổ chức. Thời
đại cách mạng 4.0 sẽ tạo áp lực để hệ thống phải hoạt động nhanh hơn và mọi
thành phần trong hệ thống phải phát huy hết khả năng sáng tạo. Mỗi người
giống như một thành phần hữu cơ của hệ thống chứ không giống như một công
cụ làm việc với những kỹ năng được xác định trước.
Hệ thống quản trị văn phòng đã được cải tiến và tất nhiên văn hóa là sự thể hiện
bản chất của hệ thống này. Hệ thống là khoa học, nhưng biểu hiện là văn hóa.
Thời đại 4.0 đòi hỏi quy trình kinh doanh phải nhanh chóng, thuận tiện, thói
quen chậm chạp, trì trệ sẽ bị loại bỏ. Hầu hết mọi người sẽ đánh giá hiệu quả,
chất lượng quản lý thông qua tốc độ xử lý thủ tục, giải quyết công việc. Văn hóa
tốc độ đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng và tính kỷ luật xuất sắc (Liên, 2019).
Trong cuộc cách mạng 4.0, vai trò của công việc văn phòng ngày càng được đề
cao. Công việc của quản trị văn phòng có thể giúp các cơ quan, doanh nghiệp
giảm thời gian làm việc, chi phí vận hành cũng như tăng năng suất và hiệu quả
công việc. Vì vậy, nhu cầu cấp thiết là phải tạo ra các chương trình đào tạo,
khuyến khích giúp các nhà quản lý và nhân viên văn phòng nâng cao kỹ năng
đáp ứng yêu cầu của cách mạng 4.0. Các chương trình đào tạo, hội nhập cần tập 8
trung vào các nội dung chuyên môn cụ thể như: soạn thảo văn bản điện tử; quản
lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức và điều hành cuộc họp trực tuyến; tổ chức các
hoạt động truyền thông trực tuyến hoặc qua môi trường mạng; vận hành văn
phòng trực tuyến... Để thích ứng với cuộc cách mạng 4.0, các cơ quan, tổ chức
cũng phải chuyển đổi sang hình thức tổ chức học tập. Đặc biệt, việc học hỏi
diễn ra xuyên suốt hệ thống và ngoài việc học tập của mỗi cá nhân, tổ chức còn
luôn học hỏi để vượt qua chính mình để đáp ứng yêu cầu của thời đại (Liên, 2019).
Bên cạnh những lợi ích, cách mạng 4.0 cũng đặt ra một số thách thức cho
quản trị văn phòng, như: Thứ nhất, đảm bảo an ninh mạng cho hệ thống và dữ
liệu để bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin tài liệu không chỉ đối với tài liệu
truyền thống mà còn đối với tài liệu điện tử. Việc bảo quản tài liệu điện tử, bao
gồm: bảo vệ sự toàn vẹn, tin cậy của tài liệu; bảo vệ thông tin trong quá trình
truyền thông tin qua mạng; bảo vệ hệ thống máy tính, mạng máy tính, máy chủ
khỏi sự xâm nhập, phá hoại các thông tin trong văn bản, tài liệu điện tử khi trao
đổi trên mạng thường sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị mất an toàn, như: bị truy
cập bất hợp pháp, trộm cắp thông tin, sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho
những đối tượng không được phép. Nguy hiểm hơn là khi văn bản, tài liệu bị
thay đổi nội dung trước khi chuyển đến cho người nhận
Thứ hai, nâng cao kỹ năng công nghệ cho nhân viên trong bối cảnh cách
mạng 4.0, cần có hiểu biết về công nghệ thông tin để đáp ứng được yêu cầu do
chính công việc này đặt ra. Tuy nhiên không phải ai cũng nhanh chóng thích
ứng với những yêu cầu mớ. Thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của công nghệ (Mai, 2022).
Trước những cơ hội cũng như thách thức mà bối cảnh hiện tại đã và đặt
ra đối với quản trị văn phòng cần phải có những giải pháp nâng cao hiệu quả trong bối cảnh mới.
Thứ nhất, trang bị các giải pháp phần mềm. Trong bối cảnh cách mạng
4.0 thì công nghệ số là yếu tố tác động lớn nhất. Các thách thức đối với quản trị 9
doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải quyết nếu các nhà quản trị biết ứng dụng
công nghệ vào hoạt động quản trị, điều hành, trong đó áp dụng phần mềm quản
trị vào quá trình kinh doanh để tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí… Thay
vì sử dụng phần mềm đơn lẻ truyền thống, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải
pháp quản trị tổng thể.
Thứ hai, ứng dụng thành tựu của cách mạng 4.0 vào việc quản trị văn
phòng. Để nâng cao hiệu quả trong quản trị văn phong, cần ứng dụng những
công cụ thông minh của thời đại số như phần mềm quản lý vào vận hành và tổ
chức có hiệu quả. Điều này đồng nghĩa với việc các cơ quan tôt chức cần tự
động hóa công tác quản trị văn phòng. Phần mềm quản trị văn phòng mang đến
những giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp, giúp quy trình quản lý của
doanh nghiệp trở nên dễ dàng và mang lại hiệu quả cao, tiết giảm chi phí và thời
gian thực thi nhiệm vụ; đặc biệt là giúp các nhà lãnh đạo nhanh chóng có được
những quyết định đúng đắn (Hào & Thủy, 2022).
Thứ ba, chú trọng đào tạo nhân viên. chất lượng đào tạo và phát triển phải
được nâng cao. Vấn đề này đang được nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm và được
coi là yếu tố nâng cao năng lực cạnh tranh. Cần đầu tư thời gian và tiền bạc cho
công việc này bằng cách cử người đi học ở các cơ sở trong và ngoài nước để
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực quản lý. Mặt khác, có thể mời các
chuyên gia tư vấn hoặc cố vấn độc lập đào tạo nhân sự chủ chốt để trực tiếp tiếp
thu những kiến thức, phương pháp thực tiễn áp dụng vào hoạt động của tổ chức.
Để đạt hiệu quả cũng cần xác định các vị trí chủ chốt, thay thế người và lựa
chọn người kế nhiệm phù hợp để có kế hoạch hành động rõ ràng và xây dựng
đội ngũ kế thừa (Cầm, Tú, & Linh, 2021).
Trong xu hướng kinh tế số hiện nay, làn sóng công nghệ mới từ cuộc
cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo cơ hội giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao
năng lực. Đổi mới, giảm tiêu hao thời gian, giảm chi phí và đáp ứng tốt hơn nhu
cầu hiện tại. Từ đó thực hiện những thay đổi căn bản nhằm nâng cao hiệu quả
giao tiếp, cộng tác, dễ dàng mở rộng khả năng kết nối, hợp tác. Việc ứng dụng 10
cách mạng 4.0 còn giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao hiệu quả hình ảnh,
thương hiệu của mình thông qua quản trị văn phòng ở cấp độ cao hơn. Tạo môi
trường làm việc sáng tạo, linh hoạt và nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi.
Trong thời đại công nghiệp 4.0 và cách mạng công nghệ, quản trị văn
phòng đang có những đổi mới. Công nghệ 4.0 đang thay đổi cách làm việc hàng
ngày, tạo môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả. Văn phòng được hiểu là bộ
máy làm việc tổng hợp, trợ giúp cho việc điều hành của cơ quan, đơn vị. Văn
phòng còn được hiểu là phòng làm việc của các thủ trưởng có tầm cỡ cao. Văn
phòng phải được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, với
quy mô vật chất phụ thuộc vào hoạt động của công tác văn phòng. Quản trị văn
phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị. là quá trình làm việc với
con người để thực hiện mục tiêu của tổ chức trong môi trường biến động. Quản
trị văn phòng trong thời đại cách mạng 4.0 là quá trình hiện đại hóa kỹ thuật của
các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã giúp hoạt động hành chính văn phòng
diễn ra suôn sẻ, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao. Cùng với đó là chú trọng
đào tạo nhân viên. chất lượng đào tạo và phát triển phải được nâng cao theo thời
đại cách mạng 4.0 hiện nay. Qua đó, có thể thấy rằng quản trị văn phòng trong
thời đại cách mạng 4.0 đã tạo cơ hội giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao năng
lực. Đổi mới, giảm tiêu hao thời gian, giảm chi phí và đáp ứng tốt hơn nhu cầu
hiện tại. Từ đó thực hiện những thay đổi căn bản nhằm nâng cao hiệu quả giao
tiếp, cộng tác, dễ dàng mở rộng khả năng kết nối, hợp tác. Việc ứng dụng cách
mạng 4.0 còn giúp các cơ quan, tổ chức nâng cao hiệu quả hình ảnh, thương
hiệu của mình thông qua quản trị văn phòng ở cấp độ cao hơn. 11
Tài liệu liên quan:
-
Bài tiểu luận cuối kỳ KITO - Nhập môn ngành kiểm toán nhóm 1 môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
8 4 -
Tiểu luận Thực trạng xuất khẩu gạo Việt Nam năm 2021 môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
7 4 -
Tiểu luận nhóm 17 về Nâng cao Kỹ Năng Bán Hàng tại Studio MeJi môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
9 5 -
Tiểu luận Báo cáo Chuyên đề về Hệ thống Quản lý Nhân sự - Công ty TNHH Jiu-Yang môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
7 4 -
Tiểu luận THỰC TRẠNG QUY TRÌNH SẢN XUẤT SỮA CỦA CÔNG TY VINAMILK VÀ ĐỀ XUẤT môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP.
8 4