BPMS – CÔNG C CHO NG I QU N TR DOANH NGHI P
Phan Thanh Đức – Cao Thị Nhâm
Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng Tóm tắt:
Quy trình nghiệp vụ là tài sản cốt lõi của doanh nghiệp. Đứng trước xu thế toàn cầu hóa,
các doanh nghiệp phải thích ứng nhanh trước những biến đổi của thị trường. Điều này
đòi hỏi quy trình nghiệp vụ cũng phải thích ứng tốt trước những thay đổi này. Tuy nhiên,
khoảng cách giữa nghiệp vụ và công nghệ thông tin lại không cho phép quy trình nghiệp
vụ làm được điều đó. Bài viết này đề cập về một loại công cụ mới – hệ quản trị quy trình
nghiệp vụ BPMS (Business Process Management System) - giúp giảm khoảng cách giữa
nghiệp vụ và công nghệ thông tin, đồng thời giúp các hệ thống quy trình nghiệp vụ của
doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng trước những yêu cầu đặt ra. Phần cuối của bài viết
đưa ra nhận xét, đánh giá về một số BPMS đang có trên thị trường.
Từ khóa: hệ quản lý quy trình nghiệp vụ, BPMS, công cụ BPM 1. Đặt vấn đề
Đứng trước xu thế cạnh tranh khốc liệt để có thể tồn tại, phát triển và sự thay đổi
nhanh chóng của thị trư ng, các doanh nghiệp buộc phải linh hoạt hơn, phản ứng nhanh
hơn. Như vậy, một áp lực rất lớn đặt lên hệ thống quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp,
đó là phải nhanh chóng thay đổi để tối ưu hóa hoạt động và thích ứng với sự thay đổi đó.
Điểm mấu chốt để giải quyết yêu cầu đặt ra nằm đội ngũ hoạt động nghiệp vụ. Họ là
những ngư i hiểu hơn ai hết những điểm yếu trong các hoạt động nghiệp vụ của doanh
nghiệp và chính họ là ngư i đưa ra những sáng kiến cải tiến cho các quy trình đang vận
hành. Do đó, việc ngư i hoạt động nghiệp vụ tham gia vào phát triển các ứng dụng
nghiệp vụ cho doanh nghiệp là điều tất yếu. Điều này càng đúng hơn đối với những quy
trình nghiệp vụ mà công nghệ thông tin(CNTT) không thể bắt kịp được với những thay
đổi. Tuy nhiên, có một rào cản cực kì lớn đối với đội ngũ hoạt động nghiệp khi tham gia
vào phát triển ứng dụng nghiệp vụ, đó là họ có ít kiến thức về CNTT. Hệ quản trị quy
trình nghiệp vụ - BPMS(Business Process Management System) - sẽ giúp họ gỡ bỏ được
rào cản này bằng cách tạo ra cầu nối giữa nghiệp vụ và CNTT. Bài báo xin giới thiệu về
BPMS, phân tích những lợi ích mà BPMS mang lại cho doanh nghiệp và đưa ra những
nhận xét, đánh giá về một số BPMS đang có trên thị trư ng.
2. Gi i thi u h qu n tr quy trình nghi p v
Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ cho phép các doanh nghiệp mô hình hóa, triển
khai và quản lý các quy trình nghiệp vụ quan trọng, có liên quan tới nhiều ứng dụng trong
doanh nghiệp, nhiều phòng ban và các đối tác kinh doanh. BPMS là một loại phần mềm
mới và đang m ra kỷ nguyên mới về cơ s hạ tầng công nghệ thông tin [Howard Smith, Peter Fingar, 2003].
Như vậy, có thể coi BPMS là công cụ nền tảng để xây dựng các ứng dụng nghiệp
vụ theo hướng mới – hướng quy trình. Theo hướng này, các ứng dụng nghiệp vụ phát
triển theo hướng lấy quy trình nghiệp vụ làm trung tâm, tất cả đều xoay quanh quy trình.
“Ngôn ngữ” lập trình mà BPMS dùng là BPML (Business Process Management
Language). BPML cho phép xây dựng ứng dụng phần mềm bằng cách sử dụng các ký pháp đồ họa.
Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ xin để cập tới khía cạnh mô hình hóa và
quản lý quy trình nghiệp vụ của BPMS.
Một BPMS thư ng cung cấp các tính năng sau:
BPMS là cầu nối giữa CNTT và nghiệp vụ
Một trong những cải tiến lớn nhất của BPMS so với những phương pháp cải tiến
quy trình nghiệp vụ có sử dụng CNTT là đưa đội ngũ hoạt động nghiệp vụ và kỹ thuật
xích lại gần nhau hơn. Thông thư ng, theo cách triển khai các giải pháp CNTT truyền
thống, những yêu cầu về nghiệp vụ của hệ thống được đội phân tích tập hợp lại từ những
đơn vị hoạt động nghiệp vụ. Đội phân tích thư ng là những ngư i hoạt động nghiệp vụ,
có ít kiến thức về CNTT. Đội phát triển dựa trên những yêu cầu nhận được để thiết kế
giải pháp, kiến trúc,… và chuyển giao cho đội lập trình thực thi. Như vậy, yêu cầu hệ
thống phải đi qua ba đến bốn bước trước khi thực thi. Do đó, chuỗi thông tin trao đổi
mỗi bước có sự “méo mó” là điều khó tránh khỏi. BPMS có thể khắc phục những tồn tại
này bằng cách cho phép ngư i hoạt động nghiệp vụ trực tiếp tham gia vào quá trình thiết
kế giải pháp CNTT cho doanh nghiệp. Đội hoạt động nghiệp vụ và kĩ thuật sử dụng
chung một công cụ để thiết kế logic của quy trình nghiệp vụ. Dựa trên logic đó, đội kĩ
thuật tiến hành các hoạt động tích hợp và triển khai cần thiết để vận hành hệ thống.
BPMS cho phép mô phỏng các quy trình nghiệp vụ
Khi thiết kế quy trình nghiệp vụ theo cách truyền thống (sử dụng: UML,
flowchart,…) khó có thể kiểm tra các lỗi logic cũng như phát hiện ra điểm yếu trong quy
trình nghiệp vụ. B i, các phương pháp truyền thống không có công cụ hỗ trợ việc này.
BPMS làm được việc đó bằng cách cho phép mô phỏng các quy trình nghiệp vụ sau khi
thiết kế. Thông qua kết quả chạy mô phỏng, ngư i thiết kế có thể dễ dàng nhận thấy
những lỗi logic hay những điểm yếu trong mỗi bước của quy trình nghiệp vụ. Đây chính
là cơ s cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng.
BPMS cho phép quản lý các quy trình nghiệp vụ
BPMS cung cấp chức năng giám sát mọi hoạt động trong một quy trình nghiệp vụ.
Ngư i quản lý quy trình có thể nhìn thấy các thống kê về hiệu suất hoạt động của quy
trình như: th i gian thực hiện trung bình của mỗi bước, th i gian ch ngư i dùng thực
hiện, chi phí về mặt dữ liệu…Chức năng theo dõi các hoạt động nghiệp vụ này cho phép
ngư i quản lý quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thư ng trong quá trình thực
thi một quy trình. Một số BPMS còn tích hợp chức năng này với tính năng khai phá dữ
liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động.
BPMS cho phép cải tiến quy trình hiện tại với chi phí thấp và thời gian ngắn
BPMS cho phép tổ chức, doanh nghiệp cải thiện các quy trình nghiệp vụ hiện tại
mà không cần bỏ thêm chi phí cho việc chuyển đổi từ quy trình nghiệp vụ cũ sang quy
trình nghiệp vụ mới. Lý do rất đơn giản: các quy trình nghiệp vụ hiện tại đang được
BPMS quản lý, khi phát hiện điểm thắt nút hay điểm yếu, ngư i quản lý quy trình chỉ
việc sử dụng ngay quy trình hiện tại để phân tích và tìm ra nguyên nhân để khắc phục mà
không mất công sức thu thập thông tin về quy trình đang hoạt động. Sau khi có những cải
tiến, nâng cao chất lượng quy trình, BPMS cho phép thực thi ngay quy trình mới. Như
vậy, BPMS cho phép cải tiến các quy trình mà không làm gián đoạn kết quả đầu ra. Đây
là một điểm mạnh của BPMS giúp tổ chức, doanh nghiệp thư ng xuyên cải tiến quy trình làm việc.
BPMS có tính tái sử dụng
Hầu hết các BPMS đều có kho lưu trữ các tài nguyên liên quan tới quy trình
nghiệp vụ. Thông thư ng, đây là kho dùng chung cho nhiều quy trình. Chính vì vậy, các
dự án phát triển quy trình nghiệp vụ về sau có thể tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần quy
trình trước. Đây là tính năng nổi bật mà cách tiếp cận phát triển hệ thống nghiệp vụ theo
kiểu truyền thống không có được.
BPMS có khả năng tích hợp cao
Các BPMS thư ng xây dựng theo kiến trúc SOA. Theo kiến trúc này, ứng dụng
quy trình nghiệp vụ là tổ hợp các thành phần (component). Thành phần có thể là một ứng
dụng, một bảng dữ liệu, một web service, một web page, ...Các thành phần này lưu trong
kho dưới dạng một ngôn ngữ mà BPMS có thể hiểu được (thư ng là ngôn ngữ BPEL).
Đối với các thành phần nằm bên ngoài (như hệ thống CRM, SCM,... có sẵn của doanh
nghiệp), BPMS sẽ sinh ra “cầu nối” để ứng dụng quy trình nghiệp vụ có thể giao tiếp ra
bên ngoài một cách dễ dàng. Chính vì vậy, khả năng tích hợp của BPMS với các ứng dụng khác là rất lớn.
3. Đánh giá một số BPMS đang có trên th tr ng
Trong nội dung bài báo này chúng tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về BPMS của
ba trong số 10 nhà cung cấp công cụ BPM tốt nhất thế giới trong quý I năm 2013 [Clay
richardson, Derek Miers, 2013], đó là: Oracle, IBM và TIBCO.
Oracle, IBM có điểm xuất phát tương tự nhau, cả hai công ty đều có bề dày về
phát triển phần mềm tích hợp, ESB1 và kiến trúc hướng dịch vụ. Cả hai công ty đều mua
lại các các công cụ BPM từ công ty phần mềm khác để xây dựng lên BPMS của mình:
Oracle mua BEA System và Fuego, IBM mua FileNet và Lombardi. Với cách đi này, dễ
dàng nhận thấy một điều: cả hai công ty đưa BPMS vào nền tảng middleware có sẵn của
mình nhằm mục đích thu hút khách hàng, đặc biệt là những ngư i làm nghiệp vụ.
Cùng mục đích nhưng hướng phát triển của IBM và Oracle lại tương đối khác
nhau. Oracle phát triển BPMS bằng cách thêm các chức năng mới về BPM và sử dụng
1 ESB(Enterprise Service Bus): Mô hình kiến trúc phần mềm dùng để thiết kế, thực thi tương tác và giao tiếp giữa
các ứng dụng trong kiến trúc SOA
công nghệ của mình để hợp lý hóa các phần mềm mua từ công ty khác. BPMS và các
chức năng mới đều xây dựng dựa trên Fusion Middleware nhằm tận dụng sức mạnh của
hệ thống nền tảng sẵn có của Oracle. Hướng phát triển này giúp đẩy mạnh về mặt công
nghệ phát triển ứng dụng hơn là tập trung vào vấn đề cốt lõi của mô hình hóa nghiệp vụ.
Oracle tiếp cận BPM theo hướng “bottom-up”, tức là phát triển nền tảng công nghệ trước
rồi sau đó mới xây dựng những module đáp ứng nhu cầu về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ.
Ngược lại, IBM lại tiếp cận BPM theo hướng “top-down”, nghĩa là đi từ những
yêu cầu về tự động hóa, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trước. IBM bỏ nhiều công sức để
xây dựng thư viện giải pháp cho những quy trình nghiệp vụ từng lĩnh vực cũng như
những quy trình nghiệp vụ đa ngành. Việc mua Lombardi là một bằng chứng. Lombardi
nổi tiếng nh việc đi sâu vào các quy trình nghiệp vụ, sau đó mới đi phát triển công cụ tự
động hóa quy trình. Việc tích hợp các sản phẩm của Lombardi vào nền tảng middleware
càng làm IBM củng cố thêm định hướng phát triển của mình bằng cách xây dựng cộng
đồng BPM online – Blueworks Live. Đây là cộng đồng BPM lớn nhất trên thế giới,
chuyên cung cấp thư viện quy trình nghiệp vụ các lĩnh vực khác nhau nhằm giúp doanh
nghiệp triển khai quy trình nghiệp vụ một cách nhanh nhất.
Như vậy, Oracle có xu hướng nhắm vào những khách hàng sử dụng Oracle
Application và Oracle Fusion Middleware muốn có thêm các tính năng về BPM. Còn,
IBM lại muốn hướng vào những doanh nghiệp muốn nâng cao, tối ưu hóa hoặc thay đổi quy trình nghiệp vụ.
Tương tự như hai công ty trên, xuất phát điểm của TIBCO không phải là công ty
chuyên về quy trình nghiệp vụ. Sản phẩm chủ yếu của công ty là về cơ s hạ tầng công
nghệ thông tin. Cách thức tiếp cận BPM của TIBCO thiên về khía cạnh kĩ thuật hơn là về
mặt nghiệp vụ. TIBCO có platform ActiveMatrix phát triển theo hướng SOA. Sau đó,
TIBCO phát triển các chức năng BPM dựa trên platform này. Đây cũng là cách tiếp cận
“bottom-up” như Oracle. TIBCO ActiveMatrix BPM cung cấp các chức năng về BPM
theo tiêu chí: đầy đủ chức năng, đơn giản trong sử dụng. TIBCO ActiveMatrix BPM là
công cụ phù hợp để phát triển các quy trình nghiệp vụ nhỏ [Craggs, Comparing BPM
from PegaSystems, IBM and TIBCO, 2011].
Dưới đây là bảng tóm tắt đánh giá về BPMS của 3 nhà cung cấp trên. Nhà CC Oracle IBM TIBCO Tính năng
Mô hình hóa quy Cung cấp 2 công cụ thiết Cung cấp 2 công cụ: Cung cấp công cụ duy trình
kế: BPM Studio (dùng Process Designer và nhất (Business Studio)
cho ngư i phân tích Integration Developer cho cả ngư i phân
nghiệp vụ và bộ phận kĩ cho ngư i phân tích tích nghiệp vụ và kĩ thuật) và
Business nghiệp vụ và đội kĩ thuật và cho các hoạt Process Composer thuật. động phát triển quy
(dùng cho ngư i phân Quy trình nghiệp vụ lưu trình: thiết kế, mô tích nghiệp vụ). kho dùng chung. phỏng, triển khai. Quy trình nghiệp vụ lưu Quy trình nghiệp vụ kho dùng chung. lưu kho dùng chung.
Quy tắc nghiệp vụ Không thể tạo mới quy Công cụ WebSphere Có thể tạo các quy tắc
tắc nghiệp vụ trong 2 Operational
Decision nghiệp vụ ngay trong
công cụ thiết kế quy Management (WODM) công cụ thiết kế.
trình mà phải sử dụng giúp tạo quy tắc nghiệp thêm công cụ Oracle vụ. Business Rules. Có thể sửa quy tắc nghiệp vụ trong lúc runtime. Tính cộng tác
Cho phép ngư i dùng Có thể chia sẻ tài Cơ chế làm việc công
cộng tác trong quá trình nguyên giữa các dự án tác thông qua
thiết kế quy trình bằng phát triển quy trình Openspace, cho phép
trong môi trư ng web nghiệp vụ. phân chia công việc 2.0
Các thành viên trong dự cho một phòng ban
án có thể làm việc đồng hay cho từng chức
th i trên một tài nguyên danh trong tổ chức. mà không cần dùng chế độ check in/check out.
Hỗ trợ thiết kế Thiết kế UI bằng công Process Designer có khả Cho phép thiết kế giao diện cụ JDeveloper
năng tự động sinh ra page flow và giao
giao diện mức đơn diện một cách đơn
giản dựa vào luồng giản. công việc trong quy trình nghiệp vụ. Mô phỏng
Cho phép mô phỏng quy Hỗ trợ tính năng mô Có hỗ trợ tính năng
trình nhưng không lưu phỏng toàn bộ quy trình mô phỏng. Cho phép
lại thông tin lần mô và “replay” – cho phép chạy nhiều instance
phỏng trước, do vậy khó chạy thử một phần quy của quy trình cùng
so sánh các version của trình. một lúc. quy trình
Tùy chọn triển Triển khai “mềm dẻo”, Triển khai dễ dàng, Cho phép triển khai khai
có thể thay đổi quy trình nhanh chóng. phần mềm trên đám trong lúc runtime.
Sử dụng mô hình triển mây.
Đóng gói khá phức tạp. khai OSGi.
Cơ s hạ tầng tích Khả năng tích hợp tốt Cung cấp cơ s hạ tần Cung cấp cơ s hạ hợp thông qua
Weblogic tích hợp bằng cách đưa tầng tích hợp theo platform
đưa IBM WebSphere SOA. Tuy nhiên, ESB (Enterprise Service TIBCO AMX lại
Bus) vào công cụ BPM. không có chức năng ActiveMatrix Service Bus, ngư i dùng
muốn sử dụng thì phải mua thêm. Quản lý tài liệu
Hỗ trợ đầy đủ tính năng Process Center cung cấp Cho phép ngư i thiết
ECM thông qua công cụ tính năng “snapshot”, kế đính các tài liệu Oracle
Enterprise giúp ghi lại phiên bản kèm theo quy trình. Content
Manager của các thành phần Chưa có ECM. (OECM) trong một quy trình, nh đó có thể undo/redo quy trình. Giám sát
hoạt Oracle BAM cho phép Sử dụng công cụ Cung cấp chức năng động nghiệp vụ
theo dõi các hoạt động Performance
Data thu thập thông tin về nghiệp vụ. Warehouse trong các quy trình đang
Process Center để giám thực hiện và các tài
sát và phân tích nghiệp nguyên khác, bao vụ. gồm: Theo dõi, thông báo và phân tích.
Phân tích nghiệp Oracle Business Process TIBCO ActiveMatrix vụ Analytic (BPA) cho Spotfire là một BI, phép phân tích các dữ giúp phân tích dữ liệu
liệu liên quan tới hoạt về quy trình dạng động của quy trình trực quan. nghiệp vụ. 4. Kết luận
Hiện nay trên thế giới đã có nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng BPMS để phát
triển ứng dụng. Các hãng sản xuất phần mềm lớn như IBM, Oracle, Microsoft… cũng đã
tung ra thị trư ng những sản phẩm BPMS với nhiều tính năng hỗ trợ phát triển quy trình
nghiệp vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất. Việt Nam, mới có một số tổ chức,
doanh nghiệp bước đầu đưa BPMS vào phát triển quy trình nghiệp vụ (như BIDV, VCB,
VietinBank…). Tuy nhiên, với những tính năng nổi trội so với các phương pháp phát
triển các ứng dụng về quy trình nghiệp vụ theo kiểu truyền thống, BPMS hứa hẹn sẽ là
công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng đưa ra những sản phẩm
nghiệp vụ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 5. Tài li u tham kh o
Clay richardson, Derek Miers. (2013). The Forrester Wave: BPM Suites, Q1 2013.
CraggsSteve. (2011). Comparing BPM from Appian, Oracle and IBM.
CraggsSteve. (2011). Comparing BPM from PegaSystems, IBM and TIBCO.
Howard Smith, Peter Fingar. (2003). Business Process Management: The third wave.
Oracle® Fusion Middleware Business Process Composer User's Guide for Oracle
Business Process Management. (2012).
SmithHoward. (2005). What A BPMS is.