Tiểu luận Công tác văn thư- Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nội dung công tác văn thư

lOMoAR cPSD| 45740413 BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TÊN ĐỀ TÀI: VAI TRÒ C ỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠ T
ĐỘ NG C ỦA CƠ QUAN, TỔ CH Ứ C VÀ TRÁCH NHI Ệ M C Ủ A CÁC CÁ
NHÂN TRONG VI Ệ C TH Ự C HI Ệ N N ỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
BÀI T Ậ P L Ớ N / BÀI TI Ể U LU Ậ N K Ế T THÚC H Ọ C PH Ầ N
H ọ c ph ầ n: CÔNG TÁC VĂN THƯ
Hà N ộ i – 2022 lOMoAR cPSD| 45740413 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
1. Lý do chọn ề tài..........................................................................................1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................1
4. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................2
5. Ý nghĩa.........................................................................................................2 NỘI
DUNG.......................................................................................................3
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ......3
I. Khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư...................................3
1. Khái niệm về công tác văn thư..................................................................3
2. Nội dung về công tác văn thư....................................................................5
3. Yêu cầu của công tác văn thư....................................................................5 3.1. Nhanh
chóng.........................................................................................5 3.2. Chính
xác..............................................................................................6 3.3. Bí
mật...................................................................................................6 3.4. Hiện
ại................................................................................................6
II. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
......................................................7
1. Vị trí của công tác văn thư........................................................................7
2. Ý nghĩa của công tác văn thư ...................................................................7
2.1. Công tác văn thư ảm bảo thông tin cho hoạt ộng quản
lý………………………………………………………………………...…….7 lOMoAR cPSD| 45740413
2.2. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế ược bệnh
quan liêu giấy tờ……………………………………………………................7
2.3. Công tác văn thư ảm bảo giữ lại ầy ủ chứng cứ về mọi hoạt ộng
của cơ quan và cá nhân…………………………………………….………….8
2.4. Công tác văn thư ảm bảo giữ gìn ầy ủ hồ sơ, tài liệu, tạo iều kiện làm tốt công tác lưu
trữ……………….………………………………………..8
CHƯƠNG 2.Vai trò của công tác văn thư trong hoạt ộng của cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nội dung công tác
văn thư.............................................................................................................10
I. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt ộng của cơ quan, tổ chức.............10
1. Vai trò công tác văn thư trong doanh nghiệp............................................10
2. Vai trò của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, ơn vị............................11
II. Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nội dung công tác văn
thư....................................................................................................................12
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan.......................................................12
2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)….14
3. Trách nhiệm của thủ trưởng ơn vị...........................................................14
4. Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức..........................................15
5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan.............................................................15
5.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản
ến.......................................15
5.2. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản
i……………………….16 lOMoAR cPSD| 45740413
5.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..……16
5.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ
quan……….……….17 5.5 Đối với những công việc khác có
liên quan…………………………..17
KẾT LUẬN………………………………….………………………………18
CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………..19 lOMoAR cPSD| 45740413 MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức. Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ
thuộc rất nhiều vào công tác này. Để thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏi
phải có kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư.
Giáo trình văn thư được biên soạn với mục đích chính là làm giáo trình giảng
dạy cho sinh viên đại học, cao đẳng các ngành của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ
chức có liên quan đến công tác văn thư.
Để đạt được mục đích trên, Giáo trình được các tác giả dày công nghiên cứu
về lý luận và thực trạng công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã có
sự tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung của những cuốn giáo trình, sách
hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Mục đích nghiên cứu
Mục đích của bài luận là nêu rõ vai trò của công tác văn thư trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nội
dung công tác văn thư. Rồi đánh giá xem nó có quan trọng không? 1 lOMoAR cPSD| 45740413
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài này tập trung nghiên cứu vào nhiệm vụ phân tích vai của công tác văn thư
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức và trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nội dung công tác văn thư.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu là nghành công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu là: Phương pháp phân tích, Phương pháp
tổng hợp, Phương pháp nghiên cứu tài liệu,… 5. Ý nghĩa
Đề tài này giúp cho chúng ta hiểu rõ hơn về vai trò cũng như là trách nghiệm
của công tác văn thư đối với các cơ quan ban ngành NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. Khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư 2 lOMoAR cPSD| 45740413
1. Khái niệm công tác văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư
tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến
Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện
quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt
động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau.
Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa
xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982, "Делопроизводство" được dịch sang
tiếng Việt là công tác văn thư, được giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản
hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để
tổ chức văn bản trong các cơ quan đó.
Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được
xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen. NewYork. London. Paris năm 1988,
“Records management” được dịch là công tác văn thư. Records management
được giải thích như sau: Quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chính
tổng hợp liên quan đến sự đạt được tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra,
duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản).
Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt
động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong
văn bản quy phạm pháp luật. Một định nghĩa đang được sử dụng phổ biến 3 lOMoAR cPSD| 45740413
trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ ở nước ta được
nêu trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương
Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005. Theo đó, “công
tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức”. Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả
Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011, công tác văn
thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý
nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”.
Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” được đề cập trong các tài liệu trong
nước và ngoài nước. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt
nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến
văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng
theo khái niệm đã được nêu tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1: "Công tác văn thư bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư".
Công tác văn thứ có thế nói ngắn gọn là tất cả các công việc có liên quan đến
công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi
tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ
2. Nội dung của công tác văn thư 4 lOMoAR cPSD| 45740413
Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, công tác
văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
3. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thứ cần bốn yêu cầu chủ yếu sau: - Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật - Hiện đại 3.1 Nhanh chóng
Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức
do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng.
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền
đạt, xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản. Do
đó, soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc
xử lý nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết công việc chậm sẽ
làm giảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan, tổ chức. 5 lOMoAR cPSD| 45740413 3.2 Chính xác
Là hoạt động đảm bản thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thư phải
đòi hỏi yêu cầu chính xác. Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạt hiệu
quả cao và ngược lại. Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm:
- Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành, không
được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan ban hành. Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, chứng cứ rõ ràng.
- Về mặt thể thức: văn bản phải được trình bày theo đúng quy định của nhà nước
- Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: việc đánh máy, in ấn các văn bản phải chínhxác
không được sai sót. Đăng ký, bao gói, chuyển giao phải chính xác tránh nhầm
lẫn và phải tuân thủ đúng chế độ quy định của Nhà nước và quy chế của cơ
quan về công tác văn thư. 3.3 Bí mật
Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc
về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn
thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu
đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơ quan, tổ chức. 3.4 Hiện đại
Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, là hoạt
động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòi hỏi 6 lOMoAR cPSD| 45740413
phải từng bước hiện đại hóa. Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính là ứng
dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản
đồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư.
Bên cạnh đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu
phát triển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư
nói riêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng
cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại.
II. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
1. Vị trí của công tác văn thứ
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công
tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần
rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư
gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động
quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
2. Ý nghĩa của công tác văn thư
2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồn thông
tin. Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất là
nguồn thông tin bằng văn bản. Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quá
trình giải quyết các công việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản. Thông tin
trong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả. 7 lOMoAR cPSD| 45740413
2.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanh
chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết
chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng
mang lại hiệu suất công việc cao. Ngược lại nếu các công việc nói trên thực
hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc.
Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy tờ,
hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định của
pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, vi
phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan.
2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan và cá nhân
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết,
các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ
và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng
đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; 8 lOMoAR cPSD| 45740413
đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp
vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chất
lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ
trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữ
Quốc gia không hoàn chỉnh. Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho
lưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. 9 lOMoAR cPSD| 45740413
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN
TRONG VIỆC THỰC HIỆN NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư có vai trò hiệu quả hoạt động văn thư sẽ ảnh hưởng trực
tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức. Bên cạnh đó công tác
văn thứ còn đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ những thông tin cần thiết
để phục vụ nhiệm vụ quản lý hoặc điều hành.
Vai trò của công tác văn thứ vừa có chức năng đảm bảo được thông tin hoạt
động của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt hoặc phổ biến thông tin bằng văn bản.
Nếu như công tác văn thứ được thực hiện một cách tốt nhất sẽ góp phần
vào việc giải quyết công việc của tổ chức một các nhanh chóng cũng như
chính xác, năng suất chất lượng đúng về chính sách chế độ hay giữ gìn bí mật
quốc gia hay hạn chế quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư đảm bảo được giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của các tổ chức. Đối với nội dung của tài liệu hình thành nhận được trong
quá trình giải quyết công việc và phản ánh chính xác hoặc chấn thực các hoạt động của tổ chức.
Công tác văn thư được thực hiện có nề nếp sẽ đảm bảo được giữ gìn đầy đủ
hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho các công tác lưu trữ sau này. Nguồn bổ
sung tài liệu và lưu trữ thì chủ yếu từ giai đoạn văn thứ.
1. Vai trò công tác văn thư trong doanh nghiệp
- Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cho công việc 10 lOMoAR cPSD| 45740413
Thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thông tin chính xác nhất. Vì vậy, việc lưu
trữ các văn bản một cách khoa học là vô cùng cần thiết. Các văn bản này có
thể sẽ là cơ sở thông tin và căn cứ để thực hiện một công việc nào đó của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Nếu một văn bản được xử lý và truyền đến bộ phận cần thiết một cách kịp
thời thì bộ phận chuyên môn đó có thể nhanh chóng thu nhận thông tin và
giải quyết công việc đúng hạn. Việc nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tài liệu
cần thiết mà không phải lục tìm trong kho, từng ngăn, kệ tủ sẽ giúp tiết kiệm
được tối đa thời gian. Nhân viên văn thư chính là người đảm bảo cho việc
truyền đạt thông tin hay phổ biến các quy định mang tính pháp lý thông qua
văn bản.Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của DN
nhanh chóng, năng suất, hiệu quả hơn.
- Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của cơ quan, cánhân
Văn bản chính là sự phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, là bằng
chứng pháp lý chứng minh cho các thông tin, cam kết, hoạt động nào đó. -
Đảm bảo bảo quản lưu trữ đầy đủ văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu Trong quá
trình hoạt động, các doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ
thì chất lượng tài liệu lưu trữ sẽ càng tăng lên, đồng thời, công tác lưu trữ sẽ
có điều kiện hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ.
2. Vai trò của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, đơn vị
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết
các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản. 11 lOMoAR cPSD| 45740413
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn
vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở những nội dung sau: -
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấpnhững tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ
cho hoạt động quản lý của các cơ quan. -
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp
ứngkịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương
tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công
chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu
cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. -
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức,cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục
vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. -
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức,doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
II. Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau.
Tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách
những công việc nhất định. Để cho tất cả mọi công việc đều được thực hiện,
cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng.
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
- Trách nhiệm chung: 12 lOMoAR cPSD| 45740413
Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong
phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới
và các đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách
nhiệm của thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ
quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ
quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Những nhiệm vụ cụ thể:
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác
các văn bản đến cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới
giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về
việc giải quyết văn bản đó. Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan
trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể
giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình
phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó
phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)
của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng.
Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan
thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: xem xét và cho ý kiến về
việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn
thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về
công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. 2. Trách nhiệm
của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) 13 lOMoAR cPSD| 45740413
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có Văn
phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác
văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau: -
Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báocáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng; -
Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao
vàký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành; -
Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơquan; -
Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi
đi; - Tổ chức việc đánh máy văn bản đi. -
Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một
sốviệc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó
hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ
quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các
nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị. Cụ thể là: 14 lOMoAR cPSD| 45740413
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao.
4. Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức
Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội
dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cánbộ phụ trách đơn vị;
- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quyđịnh của cơ quan;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thưcủa cơ quan.
5. Trách nhiệm của văn thư cơ quan
5.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; - Trình văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến; 15 lOMoAR cPSD| 45740413
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việc
giảiquyết văn bản đến.
5.2 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng...;
- Đóng dấu văn bản đi; - Đăng ký văn bản đi;
- Chuyển giao văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;
- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổchuyển giao văn bản.
5.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng Phòng Hành chính) làm danh mụchồ sơ
và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục;
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm tra đônđốc
việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan. 16