Tiểu luận PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG PHÒNG ĐÀO TẠO môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
Tiểu luận
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG PHÒNG ĐÀO TẠO
môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một. Tài liệu được sưu tầm gồm 46 trang giúp bạn tham khảo , ôn tập và đạt kết quả cao
Môn: Quản trị học (QTH) 39 tài liệu
Trường: Trường Đại học Thủ Dầu Một 135 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ◻ ¯ ◻ BÀI TIỂU LUẬN
MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT
GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG
ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG TRONG PHÒNG ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT.
Giáo viên hướng dẫn : PHẠM THỊ HUYỀN Lớp : D22KITO01 Sinh viên thực hiện : HỒ CHU HUY ĐÀO VÕ NHƯ QUỲNH NGUYỄN THÙY TRANG
Bình Dương, tháng 7 năm 2023 i KHOA KINH TẾ CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN
Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng Mã học phần: LING221
Lớp/Nhóm môn học: D22KITO01- KITEO01
Học kỳ: 3 Năm học: Hồ Chu Huy : 2223403020184 2022-2023
Họ tên sinh viên thực Đào Võ Như Quỳnh : 2223403020155 hiện: Nguyễn Thùy Trang :
Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh
hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong phòng đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu Một. Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ
(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) Điểm đánh giá TT Tiêu chí đánh giá Điểm Điểm Cán bộ tối Cán bộ đa thống chấm 1 chấm 2 nhất 1A. Phần mở đầu 0,5 2B. Phần nội dung Chương 1 1,5 Chương 2
2.1 Thực trạng vấn đề 2,0
2.2 Đánh giá, ưu khuyết điểm, 1,5 iii Điểm đánh giá TT Tiêu chí đánh giá Điểm Điểm tối Cán bộ Cán bộ đa thống chấm 1 chấm 2 nhất nguyên nhân Chương 3 1,5
3C. Phần kết luận + Tài liệu tham 1,0 khảo 4D. Hình thức trình bày 1,0
5E. Chỉnh sửa đề cương + Thuyết 1,0 minh tiểu luận Điểm tổng cộng 10 Bình Dương, ngày tháng năm 2023 Cán bộ chấm 1 Cán bộ chấm 2 iv Tên mục Kém Trung bình Khá Giỏi
Không có hoặc Có nhưng không đầy đủ và đúng chỉ
Có đầy đủ và Có đầy đủ, đúng
có một đến hai các mục: đúng các mục: và hay các mục: trong các mục:
- Lý do chọn đề - Lý do chọn đề - Lý do chọn đề - Lý do chọn đề tài tiểu luận; tài tiểu luận; tài tiểu luận; tài tiểu luận; - Mục
tiêu - Mục tiêu nghiên - Mục tiêu nghiên
- Mục tiêu nghiên nghiên cứu; cứu; cứu; cứu; - Đối tượng - Đối tượng - Đối tượng A. Phần mở - Đối tượng đầu: nghiên cứu; nghiên cứu; nghiên cứu; (0.50 nghiên cứu; điểm) - Phạm
vi - Phạm vi nghiên - Phạm vi nghiên
- Phạm vi nghiên nghiên cứu; cứu; cứu; cứu;
- Phương pháp - Phương pháp - Phương pháp
- Phương pháp nghiên cứu; nghiên cứu; nghiên cứu; nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Ý nghĩa đề tài; - Ý nghĩa đề tài; - Ý nghĩa đề tài;
- Kết cấu tiểu - Kết cấu tiểu - Kết cấu tiểu - Kết cấu tiểu luận. luận. luận. luận. (0.15 – 0.3 (0.35 – 0.4 điểm) (0.45 – 0.5 điểm) (0.0 – 0.1 điểm) điểm) B. Phần nội dung Chỉ trình bày Không trình cơ Trình bày đầy đủ Chương 1: bày cơ sở lý
sở lý thuyết Trình bày cơ sở lý
hoặc trình bày thuyết và các dữ cơ sở lý thuyết và Các lý thuyết và không
các dữ liệu liệu khác liên các dữ liệu khác thuyết liên trình bày các dữ quan nhưng chưa quan đến liệu khác liên khác liên quan liên quan và phù
với đề tài tiểu đầy đủ với hợp đề tài đề tài với đề tài tiểu quan với đề tài luận. tiểu luận. luận. (1.5 điểm) tiểu luận. (0.1 – 0.5 (0.6 – 1.0 điểm) (1.1 – 1.5 điểm) (0.0 điểm) điểm) Chương 2: (3.5 điểm) v Tên mục Kém Trung bình Khá Giỏi Trình bảy, mô Trình bày, mô tả Trình bày, mô Không trình bày, tả chưa đầy đủ, đầy đủ, trung 2.1 Thực trạng tả trung thực, mô tả thực trạng về số liệu chưa thực, thực trạng vấn đề được thực trạng về nêu trong tiểu
về vấn đề được đáng tin cậy vấn đề được nêu vấn đề được
nêu trong tiểu thực trạng về trong tiểu luận luận (2.0 điểm) nêu trong tiểu luận. vấn đề được luận của nhóm thực của nhóm (0.0 điểm) nêu trong tiểu thực hiện hiện Phân tích đánh
Phân tích đánh giá giá những ưu, Phân tích đánh chưa đầy
đủ khuyết điểm, giá những ưu, những ưu, khuyết Phân tích đánh
mặt tích cực và khuyết điểm, mặt giá những ưu,
điểm, mặt tích cực hạn chế hoặc tích cực và hạn khuyết điểm, mặt
2.2 Đánh giá và hạn chế hoặc chế hoặc thuận ưu, thuận lợi, khó tích cực và hạn khuyết thuận lợi, khó lợi, khó khăn và chế điểm (hoặc khăn nhưng khăn hoặc thuận nhưng không nguyên nhân của lợi, thuận lợi, khó không phân tích khó khăn và phân tích nguyên những ưu, khuyết
khăn), nguyên nhân của những nguyên nhân của nguyên nhân của
điểm, mặt tích những ưu, khuyết
nhân vấn đề ưu, khuyết điểm, những
ưu, cực và hạn chế điểm, đang
nghiên mặt tích cực và khuyết điểm, mặt tích hoặc thuận lợi, cực cứu (1.5 điểm) mặt tích cực và và hạn chế hạn chế
hoặc hạn chế hoặc khó khăn vấn đề hoặc thuận lợi,
thuận lợi, khó thuận lợi, khó đang nghiên cứu khó khăn vấn đề
khăn vấn đề đang khăn vấn đề nhưng chưa đầy đang nghiên cứu.
nghiên cứu hoặc đang nghiên cứu đủ. (1.1 – 1.5 điểm) ngược lại. hoặc ngược lại. (0.5 – 1.0 điểm) (0.1 – 0.25 điểm) (0.3 – 0.5 điểm)
Trình bày chưa Trình bày các Trình bày các giải giải đầy đủ các giải pháp cụ thể, Trình bày đầy đủ pháp cụ thể, hợp hợp lý nhưng các giải pháp cụ pháp và không lý, khả thi để giải chưa khả thi và thể, hợp lý, khả hợp lý, không khả quyết các vấn đề đầy thi để giải quyết
Chương 3: Đề thi để giải quyết đủ để giải còn tồn tại, hạn quyết các vấn đề còn xuất giải pháp các vấn đề các vấn đề còn tồn chế và phát huy tồn (1.5 điểm) còn tồn tại, hạn tại, hạn chế và tại, hạn chế và chế
những việc đã phát huy những phát huy những và phát huy những
làm được theo việc đã làm được việc đã làm được
việc đã phân tích tại làm được theo theo phân tích tại theo phân tích tại chương 2 nhưng phân tích tại chương 2. chương 2. chương 2. chưa đầy đủ. (1.1 – 1.5 điểm) (0.1 – 0.25 điểm) (0.6 – 1.0 điểm) (0.3 – 0.5 điểm) vi Tên mục Kém Trung bình Khá Giỏi Không trình
Trình bày tương Trình bày hợp lý bày phần kết Trình bày đúng, đối hợp lý phần phần kết luận C. Phần kết luận và phần đầy đủ, hợp lý kết luận và ghi luận, tài liệu nhưng chưa đầy tài liệu tham phần két luận và tương đối đúng tham khảo khảo, đủ và ghi đúng hoặc quy định về ghi đúng quy quy định về phần (1.00 điểm) ghi không phần tài liệu định về phần tài tài liệu tham đúng quy tham khảo. liệu tham khảo. khảo. định. (0.1 – 0.5 điểm) (0.8 – 1.00 điểm) (0.6 – 0.75 điểm) (0.00 điểm) Trình bày đúng
Trình bày đúng theo quy định Trình bày đúng
Trình bày không quy định theo theo quy định hướng dẫn, mẫu
đúng quy định hướng dẫn, mẫu hướng dẫn, mẫu trang bìa, sử dụng theo hướng dẫn, trang bìa, sử trang bìa, sử dụng khổ giấy A4, in
mẫu trang bìa, sử dụng khổ giấy khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – dụng
khổ giấy A4, A4, in dọc, cỡ dọc, cỡ chữ 12 –
in dọc, cỡ chữ 12 chữ 12 – 13, font chữ 13, 13, font chữ – Times New
13, font chữ font chữ Times Times New Roman, khoảng Times New New Roman, Roman, khoảng cách dòng 1.5 Roman, khoảng khoảng cách cách dòng 1.5 line, lề trái 3cm, D. Hình thức
cách dòng 1.5 dòng 1.5 line, lề line, lề trái 3cm, lề phải 2cm, lề trình bày (1.00
line, lề trái 3cm, lề trái 3cm, lề phải lề phải 2cm, lề điểm) trên 2cm, lề dưới
phải 2cm, lề trên 2cm, lề trên trên 2cm, lề dưới 2.5cm, thủ thuật
2cm, lề dưới 2cm, lề dưới 2.5cm, thủ thuật trình bày văn bản
2.5cm, thủ thuật 2.5cm, thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định…
trình bày văn bản trình bày văn đúng quy định… Số đúng trang của tiểu
quy định… bản đúng quy Số trang của tiểu tối Số thiểu 15 trang.
trang của tiểu định… Số trang tối thiểu 15 trang. Tối luận đa 25 trang. < 15 trang. của tiểu luận < Tối đa 25 trang. Có minh hoạ
Không có minh 15 trang. Không Có minh hoạ bằng hoạ biển, bảng, bằng biển, có minh hoạ bằng biển, bảng, bảng, hình ảnh. bằng hình ảnh nhưng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, không nhiều, (0.1 – 0.25 điểm) hình ảnh. sắc nét. không sắc nét. (0.3 – 0.5 điểm) (0.8 – 1.0 điểm) (0.6 – 0.75 điểm) vii Tên mục Kém Trung bình Khá Giỏi Sinh viên trình Sinh viên trình Sinh viên trình E. Điểm cho giảng viên cho giảng viên cho giảng viên hoạt động, Sinh viên không chỉnh sửa và chỉnh sửa và chỉnh sửa và trình cho giảng chuyên cần, duyệt đề cương duyệt đề cương duyệt đề cương thuyết viên chỉnh sửa và trình tối tối thiểu 2 lần và tối thiểu 3 lần và duyệt đề cương. thiểu 1 lần và (1.00 điểm) (0.00 điểm) nộp bài đúng
nộp bài đúng thời nộp bài đúng thời thời hạn. hạn. hạn. (0.1 – 0.5 điểm) (0.6 – 0.75 điểm) (0.8 – 1.00 điểm) TỔNG CỘNG 10 ĐIỂM viii LỜI CẢM ƠN
Kính gửi ban lãnh đạo Trường Đại học Thủ Dầu Một, chúng em xin gửi lời cảm ơn
vì đã tạo điều kiện cho chúng em học và tham gia môn Quản trị hành chính văn phòng.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thành viên trong nhóm, những người đã đóng góp
và hỗ trợ cho việc thực hiện bài luận này. Em muốn cảm ơn đến các thầy cô ở phòng đào
tạo Đại học đã nhiệt tình hỗ trợ và cung cấp thông tin cho bài tiểu luận của em được đầy
đủ và chi tiết hơn. Đặc biệt, em muốn cảm ơn giảng viên của mình đã nhiệt tình giúp đỡ,
cô Phạm Thị Huyền là người đã tận tình hướng dẫn đã dành thời gian, tâm huyết và tạo
mọi điều kiện để hỗ trợ nhóm của em trong suốt quá trình nghiên cứu.
Là bài luận cuối kỳ của môn Quản trị hành chính văn phòng, tất cả thành viên trong
nhóm đã không ngừng nỗ lực và cố gắng, nhưng chắc chắn một điều là không thể tránh
được những điều còn thiếu và sai sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý
thầy cô để đề bài luận của nhóm được chỉnh chu và hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, chúng em muốn gửi lời chúc sức khỏe đến ban lãnh đạo nhà trường,
toàn bộ quý thầy cô, các thành viên trong nhóm và toàn thể sinh viên Trường Đại học
Thủ Dầu Một. Chúc mọi người luôn khỏe mạnh và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống. Xin chân thành cảm ơn! ix MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN. .................................................................................................................... ix
MỤC LỤC. ........................................................................................................................... x
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................................................ xii
DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ. ................................................................................ xiv
A. PHẦN MỞ ĐẦU. ............................................................................................................ 1
1. Lời nói đầu ..................................................................................................................... 1
2. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................. 1
3. Mục tiêu nghiên cứu. ..................................................................................................... 1
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ................................................................................. 1
5. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu. ................................................................. 2
6. Ý nghĩa của đề tài .......................................................................................................... 2
7. Kết cấu của đề tài ........................................................................................................... 2
B. PHẦN NỘI DUNG. ......................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG
ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG. .......................... 3
1.1. Một số khái niệm liên quan. ........................................................................................ 3
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng. ..................................................... 3
1.1.2. Khái niệm về văn phòng. ..................................................................................... 3
1.1.3. Phân loại văn phòng. ............................................................................................ 4
1.1.4. Khái niệm về hành chính văn phòng. .................................................................. 5
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng. ...................................................................................... 6
1.2.1. Vị trí của văn phòng. ............................................................................................ 6
1.2.2. Vai trò của văn phòng. ........................................................................................ 6
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. ........................................................................ 7
1.3.1. Chức năng của văn phòng. .................................................................................. 7
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng. ..................................................................................... 8
1.4. Các yếu tố cấu thành văn phòng................................................................................. 9
1.4.1. Yếu tố con người. ................................................................................................. 9 x
1.4.2. Hệ thống trang thiết bị. ....................................................................................... 10
1.4.3. Hệ thống nguyên tắc thủ tục. ............................................................................. 10
1.4.4. Hệ thống nghiệp vụ hành chính của văn phòng. ............................................... 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG
ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH TRONG
PHÒNG ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT ................... 11
2.1. Vài nét khái quát về phòng đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu Một ..... 11
2.1.1 Giới thiệu tổng quan về Trường Đại học Thủ Dầu Một. .................................... 11
2.1.2. Sự hình thành và cơ cấu của Phòng Đào tạo Đại học ....................................... 12
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của phòng đào tạo Đại học. ........................................ 13
2.2 Thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính
văn phòng trong phòng đào tạo Đại học. ......................................................................... 17
2.2.1. Yếu tố con người. ............................................................................................... 17
Bảng 2.2.1: Cơ cấu con người theo giới tính 2023 ............................................................. 18
2.2.4. Hệ thống nghiệp vụ hành chính của phòng Đào tạo. ........................................ 21
Hình 2.2.4.2: Xử lý thông tin. .......................................................................................... 23
2.3.1. Ưu điểm. ............................................................................................................. 24
2.3.2. Khuyết điểm. ...................................................................................................... 24
2.3.3. Nguyên nhân. ...................................................................................................... 25
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ. .................................... 25
3.1 Giải pháp thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng của Phòng Đào tạo Đại học
. ..................................................................................................................................... 25
C. KẾT LUẬN. ................................................................................................................... 28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. ........................................................................ 29 xi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT NỘI DUNG GS Giáo sư TS Tiến sĩ ThS Thạc sĩ ĐTĐH Đào tạo Đại học xii DANH SÁCH BẢNG BIỂU
Bảng 2.2.1: Cơ cấu con người theo giới tính 2023. ............................................................ 18
Bảng 2.2.2: Trang thiết bị văn phòng. ................................................................................ 18 xiii
DANH SÁCH HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 2.1.1: Logo TDMU. .................................................................................................... 11
Hình 2.1.2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Đào tạo Đại học. ............................................. 13
Hình 2.2 Trang thiết bị văn phòng. ..................................................................................... 20 xiv A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lời nói đầu.
Trong thời đại hiện nay, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể trong Kinh tế, đây là
cơ hội cũng như là thách thức lớn của các doanh nghiệp trong một nền kinh tế thị trường
cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Chính vì vậy một công ty dù lớn hay nhỏ yếu tố quyết
định của việc phát triển hay không đều nằm ở bộ phận văn phòng. Được coi là cơ quan
đầu não là yếu tố quan trọng trong sự nghiệp phát triển của công ty. Hành chính văn
phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Là nơi soạn
thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích
thông tin sao có hiệu quả nhất.
Văn phòng làm việc không chỉ đơn giản là nơi, nhân viên trong một doanh nghiệp làm
việc, mà văn phòng làm việc còn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu của
một doanh nghiệp. Cùng với đó, văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả
năng của mình. Không còn là những bức tường khô khan, văn phòng làm việc của các
công ty, tập đoàn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng là niềm
mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong một không gian mở và cực kỳ thoải mải
như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thỏa sức sáng tạo để hoàn thành công việc của
mình. . Nhận định được tầm quan trọng của văn phòng làm việc được coi là bước đầu cho
sự thành công trong quá trình phát triển của doanh.
2. Tính cấp thiết của đề tài.
Từ lâu văn phòng được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của
một cơ quan, đơn vị hành chính, bao gồm các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm
bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất, lưu trữ hồ sơ và phương tiện làm việc cho
bộ máy lãnh đạo và quản lý…Vào những năm đầu của thập niên 90, là giai đoạn cách
mạng và kháng chiến chống thực dân, lúc bấy giờ văn phòng chưa ra đời, nơi làm việc
chỉ mang tính ước lệ vì nó diễn ra ở khắp mọi nơi, nơi nào cũng có thể làm việc từ trên
rừng, bên suối cho đến hang động; liên quan đến công việc thuần túy như bàn giấy và
công văn sẽ càng hạn chế hơn vì các lãnh đạo phải đi công tác và gặp đối tác ở xa thì mọi
công văn, quyết định đều không được giải quyết kịp thời; công việc bị trì trệ và ùn tắc. 1
Nhận thấy tầm quan trọng của văn phòng và để tìm hiểu đánh giá thực
trạng và có giải pháp khắc phục những hạn chế, thiếu sót về công tác
văn phòng thì nhóm đã quyết định lựa chọn Phòng Đào tạo Trường Đại
học Thủ Dầu Một để thực hiện đề tài “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp
về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong
phòng đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu Một” với mong muốn góp
phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao chất lượng hành chính văn phòng tại Phòng ĐTĐH. 3. Mục tiêu nghiên cứu.
- Khảo sát thực tiễn về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành
chính văn phòng trong Phòng ĐTĐH
- Đánh giá thực trạng, phân tích các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt
động hành chính trong Phòng ĐTĐH
- Đưa ra giải pháp khắc phục, nâng cao chất lượng làm việc tại Phòng ĐTĐH.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu 4 yếu tố cấu thành văn phòng một cách thực tiễn - Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Các yếu tố cấu thành văn phòng ở Phòng ĐTĐH
+ Thời gian: Khảo sát thực tế tại Phòng ĐTĐH từ ngày 25/05/2023 đến 25/06/2023
5. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu.
- Phương pháp quan sát, điều tra, phân tích để tìm ra nguyên nhân và thực tế xảy ra tại Phòng ĐTĐH.
- Phương pháp thu thập tài liệu từ Phòng ĐTĐH, Website, sách, báo chí để tìm hiểu lý
thuyết đề tài nghiên cứu. 2
6. Ý nghĩa của đề tài.
- Bổ sung thêm luận cứ quan trọng về công tác quản lý hành chính văn phòng tại
Phòng Đào tạo Đại học.
- Đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại Phòng
Đào tạo Đại học Trường Đại học Thủ Dầu Một.
- Tạo nền tảng hỗ trợ tối đa công tác văn phòng của các nhà quản trị.
7. Kết cấu của đề tài.
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt
động hành chính trong phòng Đào tạo Đại học của trường Đại học Thủ Dầu Một
Chương 2: Thực trạng các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành
chính văn phòng trong phòng đào tạo Đại học
Chương 3: Đề xuất các giải pháp và kiến nghị 3 B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG
ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.
1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng
Hiện nay, nhờ cuộc cách mạng khoa học – công nghệ và toàn cầu hóa, con người đã
phát triễn và tư duy hơn về văn phòng. Ngày nay, văn phòng được xem như “không gian
sống” là ngôi nhà thứ hai của người lao động; nơi chiếm khoảng 60% thời gian trong văn
phòng. Văn phòng không những là nơi làm việc của lãnh đạo và các nhà đầu tư hay đối
tác luôn chú trọng đến thái độ làm việc nên, mà đó còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị.
Qua đó, sự phát triễn của khoa học và công nghệ cũng đã tác động mạnh mẽ đến sự
thay đổi trong cấu trúc vật chất của văn phòng; thời đại 4.0 là lúc con người có những ý
tưởng sáng tạo, linh hoạt, giải trí được quan tâm và chú trọng vào trong không gian văn phòng.
1.1.2. Khái niệm về văn phòng
Thuật ngữ văn phòng tại Việt Nam không còn xa lạ đối với các cơ quan hay tổ chức.
Hiện nay, văn phòng được hiểu chung nhất là nơi xử lý hồ sơ, các giấy tờ liên quan…
Theo Wikipedia định nghĩa văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng
hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay những tòa nhà được thiết
kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt
động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính…)
Theo tác giả Lưu Kiếm Thanh có khái niệm về văn phòng như sau:
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có
quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. 3
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như
nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc v.v…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra
việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên
quan đến công tác văn thư.
Chính từ đó ThS. Đoàn Chí thiện đã đưa ra khái niệm: Văn phòng là nơi làm việc cụ
thể của lãnh đạo, của một tổ chức, đơn vị, phòng chức năng hoặc đại diện một tập đoàn,
công ty, xí nghiệp, doanh nghiệp…
Từ các quan niệm trên, có thể hiểu khái niệm về văn phòng: “Văn phòng là bộ máy cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử ỹ và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều
hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.
1.1.3. Phân loại văn phòng
Theo Nghiêm Kỳ Hồng (2015) có trình bày trong Giáo trình Quản trị hành chính về
việc phân loại văn phòng thành hai nhóm chủ yếu sau đây:
Nhóm thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc của lãnh đạo trong các cơ quan lãnh
đạo, quản lý mang tính tổng hợp, trực tiếp và toàn diện. Văn phòng của các cơ quan này
thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, trực tiếp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành thống
nhất, liên tục của lãnh đạo. Loại văn phòng này có đặc trưng là: 1) chú trọng hoạt động
xử lý thông tin; 2) tham gia sâu vào quá trình xây dựng các quyết định quản lý và hoạch
định chính sách chung của cơ quan, tổ chức; 3) có quyền thẩm định độc lập, chỉnh sửa
hoặc có khi còn yêu cầu các đơn vị chuyên môn cấp dưới biên soạn lại các đề án, dự thảo
văn bản trước khi trình cho lãnh đạo cấp trên phê duyệt. Khi kiểm tra văn bản, văn phòng
không chỉ xem về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hàng, văn phong, ngôn ngữ
văn bản như các loại văn phòng khác mà còn kiểm tra, soát xét về nội dung, về tính pháp
lý của văn bản. Loại văn phòng này có vị trí hết sức quan trọng. Đó là văn phòng ở một
số loại hình cơ quan sau đây:
- Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thẩm quyền chung, như Văn
phòng Chính phủ, văn phòng UBND các cấp tỉnh, huyện, xã. 4
- Văn phòng các cơ quan lãnh đạo Đảng từ Trung ương đến địa phương (thường gọi là
văn phòng cấp ủy), như Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng tỉnh ủy, văn phòng
huyện ủy, văn phòng Đảng ủy xã.
Nhóm thứ hai, văn phòng là bộ máy giúp việc về tổng hợp, điều phối hoạt động giữa
các đơn vị tổ chức trong cơ quan và hành chính – quản trị của lãnh đạo. Đặc trưng của
loại văn phòng này là trong hoạt động vẫn làm tham mưu tổng hợp, thu thập và xử lý
thông tin nhưng thường nặng hơn về công việc cụ thể, sự vụ, giản đơn về hành chính,
giấy tờ và cung ứng về trang thiết bị, phương tiện làm việc và các dịch vụ cần thiết khác.
Khi kiểm tra các đề án, dự thảo văn bản do cấp dưới trình lên cho lãnh đạo cơ quan, văn
phòng chủ yếu chỉ kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
như đã được quy định trong Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức:
“Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và
phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” (Điều 9, khoản 2). Loại văn phòng này bao gồm:
- Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thẩm quyền riêng như: Văn
phòng Bộ, văn phòng các sở, ban, ngành cấp tỉnh và bộ phận văn phòng của các phòng,
ban chuyên môn cấp huyện, v.v.
- Văn phòng các cơ quan tham mưu giúp việc cho cơ quan lãnh đạo của Đảng như văn
phòng các ban Đảng ở trung ương, tỉnh, huyện (ban tổ chức, ban tuyên giáo, ban dân vận,
ban nội chính, ban kinh tế…) và văn phòng của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, v.v.
- Văn phòng các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, như văn phòng/phòng hành chính
trong các trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu và các tổ chức kinh tế, v.v.
1.1.4. Khái niệm về hành chính văn phòng
Thuật ngữ hành chính văn phòng tại Việt Nam được sử dụng phổ biến và rộng rãi. Sự
ra đời của nhà nước gắn liền với sự xuất hiện của hoạt động hành chính và theo Nguyễn
Hữu Thân, khái niệm về hành chính được hiểu như sau: “Hành chính văn phòng là văn 5
phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ
chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất”.[2]
1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
1.2.1. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các
cơ quan, tổ chức và công dân, thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất
trang nghiêm của công sở.
Năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng ở Chiến
khu Việt Bắc, Bác đã nêu rõ: “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ
lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo
giải quyết công việc không đúng”[5]. Câu nói của Bác Hồ đã làm nổi bật tầm quan trọng
của văn phòng, công việc của văn phòng tác động đến kết quả của mọi bộ phận và nhiều
cán bộ, ảnh hưởng đến quyết định của các nhà lãnh đạo, quản lý.
Văn phòng được xem là bộ mặt của cả cơ quan, “là đầu mối giao tiếp đối nội, đối
ngoại của cơ quan; là bộ mặt, là “hình ảnh nhìn thấy” của một cơ quan, có ảnh hưởng
trực tiếp đến uy tín của cơ quan và của chính người lãnh đạo”[5]. Văn phòng còn là nơi
có những đóng góp quan trọng trong việc cải cách hành chính nhà nước như cải cách thể
chế hành chính, xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cải cách thủ tục hành
chính trong các cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Vai trò của văn phòng
Theo Tô Thị Thơm (2017) có viết trong đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan” đã nêu ra những vai trò quan trọng của văn phòng:
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để
chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Như
vậy, đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các 6
Tài liệu liên quan:
-
Bài tiểu luận cuối kỳ KITO - Nhập môn ngành kiểm toán nhóm 1 môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
8 4 -
Tiểu luận Thực trạng xuất khẩu gạo Việt Nam năm 2021 môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
7 4 -
Tiểu luận nhóm 17 về Nâng cao Kỹ Năng Bán Hàng tại Studio MeJi môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
9 5 -
Tiểu luận Báo cáo Chuyên đề về Hệ thống Quản lý Nhân sự - Công ty TNHH Jiu-Yang môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.
7 4 -
Tiểu luận THỰC TRẠNG QUY TRÌNH SẢN XUẤT SỮA CỦA CÔNG TY VINAMILK VÀ ĐỀ XUẤT môn Quản tri học - Trường Đại học Thủ Dầu Một.GIẢI PHÁP CHO DOANH NGHIỆP.
8 4