lOMoARcPSD|50582371 Mục lục
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 5
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ................................................................................................ 5
2. MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ TÀI .......................................................................... 5
3. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................ 6
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................................... 6
5. Ý NGHĨA CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI................................................................. 6
6. KẾT CẤU CỦA TIỂU LUẬN ........................................................................................ 7
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................. 8
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ................................................................................................... 8
1.1. Khái quát về văn bản iện tử .......................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm văn bản................................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm văn bản iện tử ..................................................................... 8
1.1.3 Khái niệm chữ ký iện tử ........................................................................ 9
1.1.4 Khái niệm quản lý văn bản iện tử ......................................................... 9 1.2.
Vai trò của văn bản iện tử trong hoạt ộng của cơ quan hành chính nhà
nước ....................................................................................................................... 10 1.3.
Sự cần thiết quản lý văn bản iện tử trong các cơ quan hành chính nhà
nước ....................................................................................................................... 11 1.4.
Các quy ịnh pháp lý về quản lý văn bản iện tử ........................................
12 1.5. Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản iện tử ....................................... 12
1.6. Quy trình quản lý văn bản iện tử ................................................................ 13
1.6.1 Quy trình quản lý văn bản i ................................................................ 13
1.6.2. Quy trình quản lý văn bản ến ............................................................ 17
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN lOMoARcPSD|50582371
NHÂN DÂN PHƯỜNG BÌNH TRỊ ĐÔNG, QUẬN BÌNH TÂN, TP.HCM .......................
21 2.1. Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình
Tân, TP.HCM ........................................................................................................ 21
2.1.1. Vị trí ịa lý, iều kiện kinh tế xã hội của Ủy ban Nhân dân Phường
Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM .................................................... 21
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan/ ơn vị ....................................... 21
2.1.3. Đội ngũ nhân sự của cơ quan, ơn vị .................................................. 24
2.2. Thực trạng quản lý, sử dụng văn bản iện tử tại Ủy ban Nhân dân Phường
Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM .......................................................... 24
2.2.1 Hệ thống phần mềm Hệ thống quản lý văn bản iều hành tại UBND
phường Bình Trị Đông ....................................................................................
24 2.2.2 Kết quả ạt ược .................................................................................... 25
2.2.3 Hạn chế .................................................................................................... 26
2.3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản iện tử ến tại UBND
phường Bình Trị Đông, quận Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh ............................... 27
2.3.1 Tăng cường ào tạo, bồi dưỡng nhân lực quản lý văn bản iện tử ... 27
2.3.2. Tăng cường nguồn lực tài chính cho quản lý văn bản iện tử .......... 27
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 30 2 lOMoARcPSD|50582371
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT
Cụm Từ viết tắt Cụm từ ầy ủ 1 UBND Ủy ban nhân dân 2 TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh 3 lOMoARcPSD|50582371
DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ STT LOẠI SỐ KÝ TÊN HIỆU 1 Sơ ồ Sơ ồ 1.6.1
Quy trình quản lý văn bản i 2 Sơ ồ Sơ ồ 1.6.2
Quy trình quản lý văn bản ến 3 Bảng biểu Sơ ồ 2.1.2
Tổ chức bộ máy UBND phường Bình
Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM 4 lOMoARcPSD|50582371 MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn ề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt ộng của các cơ quan nhà nước là
một xu hướng ổi mới ược nhiều nước trên thế giới thực hiện. Trong giai oạn hiện
nay, công cuộc cải cách hành chính tại Việt Nam ã ược Nhà nước quan tâm và tập
trung nhiều nguồn lực thực hiện. Trong ó, nội dung hiện ại hóa hành chính là một
trong những nhiệm vụ quan trọng hàng ầu. Những thay ổi ang diễn ra trong lĩnh
vực công nghệ thông tin hiện nay tạo ra những khả năng mới trong xử lý thông tin
quản lý. Trong iều kiện mới này, không chỉ diễn ra sự chuyển ổi từ tổ chức giải
quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà về
nguyên tắc làm thay ổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức
mới trong tổ chức giải quyết văn bản. Nếu trước ây kỹ thuật máy tính ược sử dụng
chỉ ể soạn thảo văn bản thay thế máy chữ thì hiện nay hình thành các công nghệ
trên cơ sở sử dụng văn bản iện tử và trao ổi văn bản iện tử, theo ó diễn ra sự chuyển
ổi từ việc giải quyết văn bản ơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản iện tử.
Do ó, việc nghiên cứu và làm rõ quan niệm và những ặc iểm của tài liệu iện
tử cùng một số yêucầu của quản lý tài liệu iện tử là việc làm cần thiết giúp bổ sung
lý luận và nâng cao hiệu quả quản lý về văn thư và lưu trữ trong bối cảnh xây
dựng vàvận hành Chính phủ iện tử, Chính phủ số hiện nay. Xuất phát từ những lí
do trên em chọn ề tài: “Quản lý, sử dụng văn bản iện tử tại UBND Phường
Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM” làm ề tài tiểu luận. 2. Mục ích,
nhiệm vụ của ề tài Mục ích:
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về quản lý và sử dụng văn bản
iện tử tại Ủy ban Nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM. Từ
ó ề xuất giải pháp ể hoàn thiện công tác quản lý văn bản iện tử tại Ủy ban Nhân
dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn. Nhiệm vụ:
Phân tích và làm rõ khái niệm quản lý văn bản và sử dụng tài liệu iện tử,
liên hệ thực tiễn tại Ủy ban Nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM. 5 lOMoARcPSD|50582371
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu:
Thực trạng quản lý và sử dụng văn bản iện tử của nước ta hiện nay.
Các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt ộng quản lý văn bản
iện tử tại Ủy ban Nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM.
Phạm vi nghiên cứu:
Tại Ủy ban nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM hiện nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu và viết báo cáo thực tập, em ã sử dụng một số
phương pháp nghiên cứu gồm như sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát;
- Phương pháp xử lý thông tin; - Phương pháp so sánh;
- Phương pháp tổng hợp, thống kê.
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu ề tài
Quản lý văn bản, tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan
nhà nước nhằm ảm bảo hiệu quả cải cách hành chính, chứng minh tính minh bạch
và trách nhiệm giải trình các hoạt ộng bằng thông tin văn bản. Dưới sự tác ộng
của khoa học công nghệ, bên cạnh tài liệu truyền thống, tài liệu iện tử ra ời với
những tính năng và ặc iểm khác biệt. Do ó, việc nghiên cứu và làm rõ quan niệm
và những ặc iểm của tài liệu iện tử cùng một số yêucầu của quản lý tài liệu iện tử
là việc làm cần thiết giúp bổ sung lý luận vànâng cao hiệu quả quản lý về văn thư
và lưu trữ trong bối cảnh xây dựng vàvận hành Chính phủ iện tử, Chính phủ số hiện nay.
6. Kết cấu của tiểu luận
Ngoài phần mở ầu và kết luận, báo cáo có bố cục gồm 2 chương: 6 lOMoARcPSD|50582371
Chương 1: Khái quát chung về Quy ịnh của Nhà nước về công tác quản lý
văn bản và sử dụng văn bản iện tử.
Chương 2: Liên hệ thực tiễn trong hoạt ộng quản lý tại Ủy ban Nhân dân
Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM 7 lOMoARcPSD|50582371 PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. Khái quát chung về Quy ịnh của Nhà nước về công tác
quản lý văn bản iện tử
1.1. Khái quát về văn bản iện tử
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là một loại hình phương tiện ể ghi nhận, lưu giữ và truyền ạt các
thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm
tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên
kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất ịnh. Hay nói khác i, văn bản
là một dạng sản phẩm của hoạt ộng giao tiếp bằng ngôn ngữ ược thể hiện ở dạng
viết trên một chất liệu nào ó (giấy, bia á,…). Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu,
giấy tờ có giá trị pháp lý nhất ịnh, ược sử dụng trong hoạt ộng của các cơ quan
Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế… như: các
văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ.
Có rất nhiều cách hiểu, quan iểm khác nhau ối với thuật ngữ văn bản, phụ
thuộc vào những mục ích nghiên cứu khác nhau. Một cách tổng quát nhất.
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị ịnh số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về
công tác văn thư thì : “Văn bản là thông tin thành văn ược truyền ạt bằng ngôn
ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt ộng của các cơ quan, tổ chức và ược trình
bày úng thể thức, kỹ thuật theo quy ịnh”
1.1.2. Khái niệm văn bản iện tử
Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị ịnh 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư quy
ịnh về văn bản iện tử: “Văn bản iện tử là văn bản dưới dạng thông iệp dữ liệu ược
tạo lập hoặc ược số hóa từ văn bản giấy và trình bày úng thể thức, kỹ thuật, ịnh dạng theo quy ịnh.”
Như vậy khi nhắc ến văn bản iện tử là nhắc ến hình thức thể hiện, phương
pháp thể hiện của văn bản, văn bản iện tử bao gồm cả văn bản hành chính và văn
bản quy phạm pháp luật.
Văn bản iện tử ược ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ
chức theo quy ịnh của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Nội
dung này ược quy ịnh tại khoản 1 Điều 5 Nghị ịnh 30/2020/NĐ-CP ngày 8 lOMoARcPSD|50582371
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Khoản 2 Điều 5 Nghị ịnh này cũng
nêu rõ: “Chữ ký số trên văn bản iện tử phải áp ứng ầy ủ các quy ịnh của pháp luật”.
Về giá trị pháp lý của văn bản iện tử, Điều 5 Nghị ịnh số: 30/2020/NĐCP
ngày 05/3/2020 về công tác văn thư quy ịnh:
“1. Văn bản iện tử ược ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan,
tổ chức theo quy ịnh của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản iện tử phải áp ứng ầy ủ các quy ịnh của pháp luật”
1.1.3 Khái niệm chữ ký iện tử
Một yếu tố trong giao dịch các văn bản iện tử là việc chứng thực xác nhận
tính nguyên bản, giá trị văn bản và danh tính người gửi bằng việc sử dụng chứng
thư iện tử và chữ ký iện tử.
Theo Điều 4 của Luật giao dịch iện tử Chứng thư iện tử là thông iệp dữ liệu
do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký iện tử phát hành nhăm xác nhận
cơ quan, tổ chức, cá nhân ược chứng thực là người ký chữ ký iện tử.
Chương trình ký iện tử là chương trình máy tính ược thiết lập ể hoạt ộng ộc
lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác nhằm
tạo ra một chữ ký iện tử ặc trưng cho người ký thông iệp dữ liệu. Nói cách khác,
chữ ký iện tử là một chương trình phần mềm chứa dữ liệu gắn với bản gốc ể chứng
thực tác giả của văn bản, giúp người nhận kiểm tra tính toàn vẹn, tính xác thực
của nội dung văn bản gốc.
Chữ ký iện tử dùng phổ biến trong các giao dịch là chữ ký số.
1.1.4 Khái niệm quản lý văn bản iện tử
Quản lý là sự tác ộng có tổ chức, có ịnh hướng của chủ thể quản lý lên ối
tượng quản lý nhằm ạt ược mục tiêu nhất ịnh.
Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản ến và
văn bản i của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất ịnh. Chủ thể quản lý văn
bản iện tử là các cá nhân, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, sử dụng, lưu
trữ và quản lý văn bản iện tử, ối tượng quản lý là văn bản iện tử, khách thể quản
lý là các quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng văn bản iện tử. 9 lOMoARcPSD|50582371
1.2. Vai trò của văn bản iện tử trong hoạt ộng của cơ quan hành chính nhà nước
Thứ nhất, văn bản iện tử là công cụ, phương tiện ể các cơ quan hành chính
nhà nước thực hiện công việc nội bộ cũng như thực hiện chức năng quản lý nhà
nước. Văn bản là vật mang tin, chứa ựng nội dung về tư tưởng, ý chí, mục ích của
nhà quản lý, nội dung quản lý, văn bản với nội dung chính xác, thông tin ầy ủ, kịp
thời, khoa học sẽ tạo ra hiệu quả rất lớn cho công tác quản lý, ạt ược mục tiêu của
nhà quản lý, cơ quan quản lý ề ra. Văn bản iện tử chứa ựng những nội dung không
có sự khác biệt ối với văn bản thông thường, tuy nhiên ược xây dựng nhanh hơn,
quy trình gửi và tiếp nhận ngắn gọn hơn, tính an toàn, bảo mật cao hơn.
Thứ hai, văn bản iện tử góp phần tiết kiệm ngân sách dùng vào việc trả
lương cho công chức và mua sắm văn phòng phẩm, xây dựng kho, phòng lưu trữ.
So với văn bản thông thường, văn bản iện tử cần ít nhân lực hơn ể lưu trữ, vận
chuyển do tất cả các công việc ều ược thực hiện trên máy tính thông qua hệ thống
phần mềm và mạng internet, văn bản ược lưu trữ và bảo mật trên không gian số
nên tiết kiệm ược không gian phòng ốc phục vụ cho việc cất giữ hồ sơ, văn bản,
giấy tờ. Hàng năm mỗi cơ quan, tổ chức phải bỏ ra một chi phí rất lớn ể mua sắm
vật tư văn phòng phẩm, khoảng 20% số vật tư văn phòng phẩm ó bị sử dụng lãng
phí hoặc chưa sử dụng hết, ó là một thực tế hiện nay. Việc ưa văn bản iện tử vào
sử dụng sẽ giúp cắt giảm lãng phí, tiết kiệm nguồn lực, giúp tổ chức phân bổ nguồn
lực một cách hợp lý hơn.
Thứ ba, văn bản iện tử góp phần xây dựng một nền hành chính hiện ại, công
khai, minh bạch, hoạt ộng hiệu lực, hiệu quả và phục vụ chuyển ổi số trong cơ
quan hành chính nhà nước. Muốn hiện ại hóa một tổ chức trước hết cần ổi mới từ
công cụ hoạt ộng ến phương pháp hoạt ộng, một nền hành chính hiện ại phải bắt
ầu từ việc hiện ại hóa hệ thống văn bản bằng hính thức số hóa. Từ việc số hóa văn
bản, cơ quan hành chính nhà nước phải tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học
công nghệ vào quản lý, nâng cao trình ộ, năng lực của ội ngũ cán bộ, công chức,
ổi mới phương pháp hoạt ộng và tổ chức bộ máy. Với văn bản hành chính, mọi
nội dung quản lý ều ược công khai minh bạch và truyển tải một cách nhanh nhất
ến với mọi người dân, ến với ối tượng quản lý, sự phản hồi, góp ý, ánh giá của các
cơ quan, tổ chức, công dân ối với các văn bản do cơ quan hành chính nhà nước
ban hành cũng diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn.... 10 lOMoARcPSD|50582371
1.3. Sự cần thiết quản lý văn bản iện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước
Văn bản iện tử có vai trò và tầm quan trọng rất lớn ối với hoạt ộng của cơ
quan hành chính nhà nước, song cũng vì vậy mà ối với hình thức văn bản mới này
cũng cần có sự quản lý phù hợp và hiệu quả ể phát huy những ưu iểm của văn bản
iện tử cung như hạn chế những sai sót không áng có.
Văn bản chứa ựng thông tin, mang tính pháp lý, do chủ thể có thẩm quyền
ban hành, những thông tin này có thể là công khai nhưng cũng có thể là những
thông tin bí mật, việc quản lý văn bản iện tử nhằm ảm bảo thông tin ược tiếp nhận
một cách chính xác, phù hợp và an toàn, thông tin không bị sử dụng vào các mục
ích xấu, vụ lợi, không e doạ các vấn ề về an ninh. Bên cạnh ó, trong quá trình hoạt
ộng của mình, cơ quan hành chính nhà nước ban hành rất nhiều văn bản iện tử,
nếu không quản lý hiệu quả rất dễ gây ra tình trạng thất thoát, bị mất, việc tìm
kiếm, khai thác sẽ diễn ra khó khăn.
Sự cần thiết quản lý văn bản iện tử cũng xuất phát từ việc văn bản iện tử
bên cạnh những ưu iểm, cũng phải ối mặt với nhiều nguy cơ, thách thức. Việc lưu
giữ một lượng văn bản, thông tin lớn trên không gian số òi hỏi phải có hạ tầng
công nghệ hiện ại, vừa ảm bảo lưu trữ khoa học vừa phải ảm bảo tính bảo mật,
tránh việc thông tin bị rò rỉ, bị ánh cắp, bị thay ổi, bị giả mạo. Hiện nay tội phạm
công nghệ cao ang là một loại hình tội phạm nguy hiểm, chúng không chỉ tấn công
vào các doanh nghiệp, tổ chức dân sự mà còn liều lĩnh tấn công vào các cơ quan,
tổ chức của nhà nước và một trong những mục tiêu của chúng là ánh cắp thông
tin, bóp méo, làm sai lệch thông tin. Nếu không có sự quản lý chặt chẽ, hiệu quả
thì hậu quả từ việc bị ánh cắp thông tin là khôn lường.
Quản lý văn bản iện tử là phù hợp với trình ộ sản xuất và sự phát triển của
xã hội. Thật khó có thể tìm thấy một ngành nghề nào trong xã hội hiện nay không
có sự tham gia của công nghệ thông tin, của khoa học và các loại máy móc, trang
thiết bị. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 4 ang diễn
ra một cách hết sức mạnh mẽ trên bình diện thế giới, các quốc gia hiện nay ều ang
tự chuyển ổi ể phù hợp với xu hướng này. Việt Nam với hơn 30 năm thực hiện
công cuộc ổi mới, nền kinh tế cũng như diện mạo xã hội ã có những thay ổi mang
tính chất bước ngoặt, ặc biệt với việc nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính 11 lOMoARcPSD|50582371
sách khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học công nghệ, ến nay nước ta ã
có nền tảng khoa học công nghệ tương ối vững chắc so với các quốc gia trong khu
vực, ặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Với tư cách là tổ chức quyền lực
ặc biệt giữ nhiệm vụ quản lý ất nước và xã hội, nhà nước và các cơ quan nhà nước
phải là ngọn cờ ầu trong việc ứng dụng, sử dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn
công tác, hoạt ộng công vụ.
Văn bản iện tử là một ối tượng quản lý mới chứa ựng nhiều thách thức về
mặt chuyên môn, trình ộ. Nước ta hiện nay có trên 2 triệu cán bộ, công chức, một
bộ phận cán bộ công chức trong số này ã bước vào ộ tuổi trung niên, khả năng học
tập, tiếp thu kiến thức ặc biệt là kiến thức về khoa học công nghệ bị hạn chế, bên
cạnh ó là một bộ phận cán bộ, công chức hạn chế về trình ộ công nghệ thông tin,
khi tiếp cận với việc sử dụng văn bản iện tử ã có biểu hiện lúng túng, xử lý kém
hiệu quả, thao tác công vụ không ảm bảo yêu cầu ặt ra. Thực tế ó càng òi hỏi phải
có sự quản lý chặt chẽ, khoa học ối với van bản iện tử.
1.4. Các quy ịnh pháp lý về quản lý văn bản iện tử
Xác ịnh rõ văn bản iện tử là một ối tượng quản lý mới, chứa ựng nhiều thách
thức và các vấn ề phức tạp, nhà nước ã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp
luật ể iều chỉnh cũng như tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý, sử dụng và khai thác
văn bản iện tử, một số văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
Nghị ịnh 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
ộng của cơ quan Nhà nước.
Quyết ịnh số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng
Chính phủ Về việc gửi, nhận văn bản iện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ Về công tác văn thư.
1.5. Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản iện tử
Hệ thống phải áp ứng các quy ịnh tại phụ lục VI Nghị ịnh 30/2020/NĐCP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy ịnh của pháp luật có liên quan
Khoản 2, Điều 4 Nghị ịnh 30/2020/NĐ-CP Quy ịnh như sau: 12 lOMoARcPSD|50582371 a)
Văn bản của cơ quan, tổ chức phải ược soạn thảo và ban hành úng
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy
ịnh của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật ược thực hiện theo quy
ịnh của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; ối với văn bản chuyên ngành
do người ứng ầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị ịnh này ể quy ịnh
cho phù hợp; ối với văn bản hành chính ược thực hiện theo quy ịnh tại Chương II Nghị ịnh này. b)
Tất cả văn bản i, văn bản ến của cơ quan, tổ chức phải ược quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan ể làm thủ tục tiếp nhận, ăng ký, trừ những loại văn
bản ược ăng ký riêng theo quy ịnh của pháp luật. c)
Văn bản i, văn bản ến thuộc ngày nào phải ược ăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản
ến có các mức ộ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau ây gọi chung
là văn bản khẩn) phải ược ăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận ược. d)
Văn bản phải ược theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
) Người ược giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc ược giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. e)
Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải ược quản
lý, sử dụng theo quy ịnh của pháp luật.
g) Hệ thống phải áp ứng các quy ịnh tại phụ lục VI Nghị ịnh này và các
quy ịnh của pháp luật có liên quan.
1.6. Quy trình quản lý văn bản iện tử
1.6.1 Quy trình quản lý văn bản i
Chương III, Mục 1 Nghị ịnh 30/2020/NĐ-CP Quy ịnh như sau:
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản i 1.
Cấp số, thời gian ban hành văn bản. 2. Đăng ký văn bản i. 13 lOMoARcPSD|50582371 3.
Nhân bản, óng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ ộ mật, mức ộ
khẩn, ( ối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức ( ối với văn bản iện tử). 4.
Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản i. 5. Lưu văn bản i.
Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản ược lấy theo thứ tự và trình tự thời gian
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt ầu liên tiếp từ số 01 vào
ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn
bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản iện tử.
a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm
pháp luật ược cấp hệ thống số riêng.
b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người ứng ầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực quy ịnh.
c) Việc cấp số văn bản hành chính do người ứng ầu cơ quan, tổ chức quy ịnh. 2.
Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành ược thực hiện
sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Văn bản mật ược cấp hệ thống số riêng. 3.
Đối với văn bản iện tử, việc cấp số, thời gian ban hành ược thực hiện
bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 16. Đăng ký văn bản i
1. Việc ăng ký văn bản bảo ảm ầy ủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản i. 2. Đăng ký văn bản
Văn bản ược ăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. a)
Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan ăng ký văn bản vào Sổ ăng ký văn bản i. Mẫu sổ ăng ký
văn bản i theo quy ịnh tại Phụ lục IV Nghị ịnh này. 14 lOMoARcPSD|50582371
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản ược ăng ký bằng Hệ thống phải ược in ra giấy ầy ủ các trường
thông tin theo mẫu Sổ ăng ký văn bản i, óng sổ ể quản lý.
3. Văn bản mật ược ăng ký theo quy ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 17. Nhân bản, óng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ ộ
mật, mức ộ khẩn
1. Nhân bản, óng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn ối với văn bản giấy
a) Văn bản i ược nhân bản theo úng số lượng ược xác ịnh ở phần nơi nhận của văn bản.
b) Việc óng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn, ược
thực hiện theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh này.
2. Ký số của cơ quan, tổ chức ối với văn bản iện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức ược thực hiện theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh này.
Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản i 1.
Văn bản i phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành
trong ngày văn bản ó ược ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
khẩn phải ược phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. 2.
Việc phát hành văn bản mật i phải bảo ảm bí mật nội dung của văn
bản theo quy ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, úng số lượng, thời gian và nơi nhận. 3.
Văn bản ã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải ược sửa ổi,
thay thế bằng văn bản có hình thức tương ương. Văn bản ã phát hành nhưng có
sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải ược ính chính bằng
công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 4. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận ược văn bản thông báo thu hồi, 15 lOMoARcPSD|50582371
bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản ã nhận.
b) Đối với văn bản iện tử, trường hợp nhận ược văn bản thông báo thu
hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản iện tử bị thu hồi trên Hệ thống, ồng thời thông
báo qua Hệ thống ể bên gửi biết. 5.
Phát hành văn bản giấy từ văn bản ược ký số của người có thẩm
quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản ã ược ký số của người có thẩm quyền
ra giấy, óng dấu của cơ quan, tổ chức ể tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. 6.
Trường hợp cần phát hành văn bản iện tử từ văn bản giấy: Văn thư
cơ quan thực hiện theo quy ịnh tại iểm c khoản 1 Điều 25 Nghị ịnh này. Điều 19. Lưu văn bản i 1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản ược lưu tại Văn thư cơ quan và phải ược óng dấu
ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự ăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. 2. Lưu văn bản iện tử a)
Bản gốc văn bản iện tử phải ược lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. b)
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống áp ứng theo quy ịnh tại Phụ lục VI
Nghị ịnh này và các quy ịnh của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc
văn bản iện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. c)
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa áp ứng theo quy ịnh tại Phụ lục
VI Nghị ịnh này và các quy ịnh của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan
tạo bản chính văn bản giấy theo quy ịnh tại khoản 5 Điều 18 Nghị ịnh này ể lưu
tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. 16 lOMoARcPSD|50582371
Sơ ồ 1.6.1 về quy trình quản lý văn bản i
1.6.2. Quy trình quản lý văn bản ến
Chương III, Mục 2 Nghị ịnh 30/2020/NĐ-CP Quy ịnh như sau:
Điều 20. Trình tự quản lý văn bản ến 1.
Tiếp nhận văn bản ến. 2. Đăng ký văn bản ến. 3.
Trình, chuyển giao văn bản ến. 4.
Giải quyết và theo dõi, ôn ốc việc giải quyết văn bản ến. Điều 21.
Tiếp nhận văn bản ến
1. Đối với văn bản giấy a)
Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong
(nếu có), nơi gửi; ối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản
trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ
quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. b)
Tất cả văn bản giấy ến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ ộ mật) gửi cơ
quan, tổ chức thuộc diện ăng ký tại Văn thư cơ quan phải ược bóc bì, óng dấu
“ĐẾN”. Đối với văn bản gửi ích danh cá nhân hoặc tổ chức oàn thể trong cơ quan,
tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn 17 lOMoARcPSD|50582371
bản gửi ích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan ến công việc chung của cơ
quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan ể ăng ký. c)
Mẫu dấu “ĐẾN” ược thực hiện theo quy ịnh tại Phụ lục IV Nghị ịnh này.
2. Đối với văn bản iện tử a)
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản iện
tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. b)
Trường hợp văn bản iện tử không áp ứng các quy ịnh tại iểm a khoản
này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ
quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc
dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết
và thông báo cho nơi gửi văn bản. c)
Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong
ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc ã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 22. Đăng ký văn bản ến 1.
Việc ăng ký văn bản ến phải bảo ảm ầy ủ, rõ ràng, chính xác các
thông tin cần thiết theo mẫu Sổ ăng ký văn bản ến hoặc theo thông tin ầu vào của
dữ liệu quản lý văn bản ến. Những văn bản ến không ược ăng ký tại Văn thư cơ
quan thì ơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản
ến ược ăng ký riêng theo quy ịnh của pháp luật. 2.
Số ến của văn bản ược lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian
tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản iện tử. 3. Đăng ký văn bản
Văn bản ược ăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. a)
Đăng ký văn bản ến bằng sổ
Văn thư cơ quan ăng ký văn bản vào Sổ ăng ký văn bản ến. Mẫu Sổ ăng ký
văn bản ến theo quy ịnh tại Phụ lục IV Nghị ịnh này.
b) Đăng ký văn bản ến bằng Hệ thống 18 lOMoARcPSD|50582371
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và ăng ký vào Hệ thống. Trường hợp
cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản ến theo quy ịnh tại Phụ lục I
Nghị ịnh này. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin ầu vào
của dữ liệu quản lý văn bản ến theo quy ịnh tại Phụ lục VI Nghị ịnh này. Văn bản
ến ược ăng ký vào Hệ thống phải ược in ra giấy ầy ủ các trường thông tin theo
mẫu Sổ ăng ký văn bản ến, ký nhận và óng sổ ể quản lý.
4. Văn bản mật ược ăng ký theo quy ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản ến 1.
Văn bản phải ược Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo ến người có thẩm quyền chỉ ạo giải quyết và chuyển
giao cho ơn vị hoặc cá nhân ược giao xử lý. Trường hợp ã xác ịnh rõ ơn vị hoặc
cá nhân ược giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản ến ơn vị, cá nhân xử lý
theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản ến có dấu chỉ các
mức ộ khẩn phải ược trình và chuyển giao ngay sau khi nhận ược. Việc chuyển
giao văn bản phải bảo ảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. 2.
Căn cứ nội dung của văn bản ến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác ược giao cho ơn vị, cá nhân,
người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ ạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan ến
nhiều ơn vị hoặc cá nhân thì xác ịnh rõ ơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết. 3.
Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ ạo giải quyết ược ghi
vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản ến theo mẫu
tại Phụ lục IV Nghị ịnh này. Sau khi có ý kiến chỉ ạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản ến ược chuyển lại cho Văn thư cơ quan ể ăng ký bổ sung thông
tin, chuyển cho ơn vị hoặc cá nhân ược giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản
giấy ến cho ơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. 4.
Trình, chuyển giao văn bản iện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan
trình văn bản iện tử ến người có thẩm quyền chỉ ạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ ạo giải quyết văn bản ến trên Hệ thống
và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ ạo,
trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho ơn vị hoặc cá 19 lOMoARcPSD|50582371
nhân ược giao giải quyết. Trường hợp văn bản iện tử gửi kèm văn bản giấy thì
Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản iện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản
giấy ến ơn vị hoặc cá nhân ược người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 24. Giải quyết và theo dõi, ôn ốc việc giải quyết văn bản ến 1.
Người ứng ầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ ạo giải quyết kịp
thời văn bản ến và giao người có trách nhiệm theo dõi, ôn ốc việc giải quyết văn bản ến. 2.
Khi nhận ược văn bản ến, ơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết văn bản ến theo thời hạn quy ịnh tại quy chế làm việc của cơ quan,
tổ chức. Những văn bản ến có dấu chỉ các mức ộ khẩn phải ược giải quyết ngay.
Sơ ồ 1.6.2 về quy trình quản lý văn bản ến
Chương II: Thực trạng quản lý và sử dụng văn bản iện tử tại Ủy ban
Nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM
2.1. Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân Phường Bình Trị Đông, Quận
Bình Tân, TP.HCM
2.1.1. Vị trí ịa lý, iều kiện kinh tế xã hội của Ủy ban Nhân dân Phường
Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, TP.HCM
Phường Bình Trị Đông là một trong 10 phường của quận Bình Tân, ược
thành lập từ sự chia tách của xã Bình Trị Đông, huyện Bình Chánh theo Nghị ịnh 20