Tìm hiểu về cấu trúc email - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen
Tìm hiểu về cấu trúc email - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen và thông tin bổ ích giúp sinh viên tham khảo, ôn luyện và phục vụ nhu cầu học tập của mình cụ thể là có định hướng, ôn tập, nắm vững kiến thức môn học và làm bài tốt trong những bài kiểm tra, bài tiểu luận, bài tập kết thúc học phần, từ đó học tập tốt và có kết quả
Môn: Kinh tế quản trị, Quản trị kinh doanh (TV181)
Trường: Đại học Hoa Sen
Thông tin:
Tác giả:
Thông tin :
Môn:
Kinh tế quản trị, Quản trị kinh doanh (TV181)
Trường:
Tác giả:
Tài liệu liên quan:
Preview text:
Cấu trúc e-mail:
- Lời chào mở đầu: thể hiện sự tôn trọng với người nhận, nên ghi rõ
tên, vị trí, học vị/học hàm người nhận.
VD: Dear…, Xin chào anh/chị..., Thân gửi anh/chị… - Nội dung:
+ Đề cập vấn đề chính, đưa ra ý kiến, đề nghị...
+ Cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn. Trong mỗi đoạn nên giới hạn một
vài câu. Nếu có nhiều vấn đề, nên trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề.
+ Chắc chắn nội dung được soạn thảo chính xác nhất. - Kết thúc:
Cuối thư nên là câu kết và cảm ơn vì họ đã quan tâm hoặc dành thời
gian đọc, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Luôn kết thúc thư
bằng một câu chào hay lời chúc.
VD: Best regards; Your faithfully; Trân trọng; Thân mến.
Chúc anh/chị một ngày tốt đẹp… Chữ ký/tên
- Giúp bạn tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận thư trong việc phản hồi
- Luôn kết thúc với tên, chức vụ và các thông tin liên lạc như địa chỉ e-
mail, số điện thoại(kể
cả số điện thoại nội bộ), fax, địa chỉ cơ quan… Trả lời
- Phản hồi càng sớm càng tốt
- Nếu bạn nhận được e-mail và cần phải trả lời nhưng chưa có thời gian hoặc cần suy tính:
hãy gửi một e-mail cho người gửi thông báo bạn đã nhận được thư của họ, đồng thời cho
biết thời gian bạn sẽ trả lời một cách chính thức
- Khi không thể check-mail trong thời gian sớm: cần thiết lập chế độ gửi
e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng
Thận trọng với các tập tin (file) đính kèm
- Đừng bao giờ gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không
quen biết vì nhiều khả năng thư sẽ bị xóa (người nhận sợ đó là những file có chứa virus)
- Những file gửi kèm với dung lượng lớn cần nén lại (những file ảnh)
- Hãy dán nội dung thẳng vào e-mail (nếu có thể)
Luôn cân nhắc trước khi gửi
- Gửi e-mail cho mọi người vào 1 trong 3 phần:
To, Cc (Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy):
+ To: gửi trực tiếp cho người nhận và mong đợi phản hồi từ người nhận.
+ Cc: Người nhận không cần thiết phải trả lời, hoặc xử lý những vấn đề
được nhắc tới trong nội dung.
+ Bcc: Người gửi muốn người nhận biết thông tin này một cách bí mật.
- Nên cân nhắc khi nhấn các nút “Reply”, “Reply to all”, “Forward” trong e-mail
- Đừng “forward” lại thư mình đã nhận đến một người khác khi mà
chưa có sự đồng ý của người gửi. Một e-mail tốt - Mục tiêu rõ ràng! -Sử dụng nền sáng.
- Dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
- Dùng những kiểu chữ thông dụng.
Ví dụ Arial, Time New Roman, Tahoma
- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in hoa (ABC) cho toàn bức thư.
- Không dùng “ngôn ngữ thời @”, từ lóng hoặc viết tắt trong e-mail
-Địa chỉ e-mail nên ngắn gọn.
- Luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi