Tổ Chức Khai Thác Tài Liệu Lưu Trữ: Mục Đích và Phân Tích Chi Tiết
Tổ Chức Khai Thác Tài Liệu Lưu Trữ: Mục Đích và Phân Tích Chi Tiết
Môn: Nghiên cứu khoa học (Scientific research) 11 tài liệu
Trường: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.3 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Câu 1
Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện
chính trị? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
- Tài liệu lưu trữ nước ta với tư cách là sản phẩm của cuộc đấu tranh
giai cấp chống thù trong giặc ngoài, khi được sử dụng hợp lý sẽ đóng
góp một phần lớn vào nhiệm vụ đấu tranh chính trị, đấu tranh ngoại giao
hiện nay cũng như sau này.
- Tài liệu lưu trữ trong nhiều trường hợp hơn bất cứ một loại chứng
cứ lịch sử nào là một bằng chứng có sức thuyết phục lớn lao, có tính
pháp lý hiển nhiên về chủ quyền lãnh thổ của đất nước, về đường biên
giới quốc gia được hình thành trong lịch sử, phục vụ việc cắm mốc biên
giới phía Bắc và Tây Nam của tổ quốc (quần đảo hoàng sa, Trường sa).
Các bản đồ thời nhà Nguyễn, bản đồ của thực dân Pháp…
- Là bằng chứng tố cáo âm mưu, tội ác chiến tranh của thực dân Pháp
và đế quốc Mỹ. Các tài liệu về điều tra, khảo sát, thăm dò tài nguyên
thiên nhiên vùng đồng bằng bắc bộ, tài liệu điều tra khảo sát lòng hồ
song Đà… tố cáo Pháp và Mỹ đã khia thác thuộc địa, bóc lột về kinh tế
nước ta, bản án chế độ hực dân Pháp Câu 2
Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện
kinh tế? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
- Là cơ sở để tiến lập quy hoạch phát triển kinh tế. Căn cú vào các tài
liệu về chủ trương, dường lối phát triển kinh tế để tổng kết, rút kinh
nghiệm. Căn cú vào đặc điểm của từng vừng lãnh thổ để quy hoạch phát triển kinh tế;
- Là cơ sở để xem lại các thiết kế, tính toán kỹ thuật;
- là cơ sở để tìm kiếm, khai thác tài nguyên thiên nhiên căn cứ vào
các bản vẽ, báo cáo thăm dò tài nguyên. ; 1
- Để sửa chữa, cải tạo hoặc khôi phục các công trình bị tàn phá bởi
chiến tranh hoặc thiên tai. Câu 3
Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện
văn hóa? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
Tài liệu lưu trữ với tư cách là một loại di sản văn hóa đặc biệt của đân
tộc cung cấp nhiều tri thức văn hóa khác nhau, có thể sử dụng để tổng
kết kinh nghiệm đấu tranh cách mạng của nhân dân ta, tuyên truyền,
giáo dục chủ nghĩa anh hùng cách mạng, trau dồi văn hóa, xây dựng con người mới
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin về các hoạt động và thành tựu đạt
được trong các hoạt động văn hóa như nghiên cứu khoa học, văn học nghệ thuật;
Là căn cứ để nghiên cứu, phê bình trong lĩnh vực văn hóa từ đó đưa ra
chủ trương, đường lối, chính sách phát triển văn hóa. C lâu 4
Nêu các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về phương diện
khoa học? Lấy ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
- Là cơ sở để tạo ra các phát minh sáng chế mới;
- Là cơ sở để phát triển các đề tài nghiên cứu khoa học (là nguồn tài
liệu tham khảo, phát triển đề tài mới);
- Là nguồn sử liệu có giá trị làm căn cứ để nghiên cứu lịch sử phát
triển của xã hội loài người, của từng dân tộc, từng ngành;
- Dựa vào tài liệu khí tượng thủy văn để nghiên cứu rút ra quy luật của
tự nhiên của thời tiết để chủ động gieo trồng các loại cây thích hợp cho năng suất cao. Câu 5
Phân tích khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI:
“Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai 2
thác thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử
và yêu cầu nghiên cứu, giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ
quan tổ chức và cá nhân”
Thông tin trong tài liệu lưu trữ là các thông tin quá khứ có độ chính xác
cao, có giá trị về nhiều mặt nhưng chỉ phát huy được hết vai trò của
mình khi được khai thác sử dụng; Câu 6
Phân tích mục đích của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ? TRẢ LỜI:
“Để biến các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thành các thông tin
bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế văn hóa, khoa học
kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử” Tài liệu lưu trữ nếu không được phục vụ
KTSD thì giá trị của nó sẽ không dược phát huy. TCKTSD tốt giúp phát
huy giá trị tài liệu trên mọi phương diện phục vụ các nhu cầu khác nhau
của đời sống xã hội. . Câu 7
Trình bày ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ? Cho ví dụ minh họa? TRẢ LỜI:
1. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng
của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một chuỗi các quy trình nghiệp
vụ đều nhằm mục đích cuối cùng là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,
đưa thông tin trong tài liệu lưu trữ đến với độc giả để đáp ứng các nhu
cầu khác nhau trên mọi phương diện của đời sống đặc biệt là nghiên cứu khoa học lịch sử.
2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là động lực mạnh mẽ
thúc đẩy các khâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu phát triển, nhiều độc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu đặt
ra yêu cầu phát triển các nghiệp vụ trước đó. 3
3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cơ sở để đánh giá
các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trước đó. Đánh giá thu thập có đầy đủ,
chính xác không? XĐGT có chính xác không? Tổ chức tài liệu , xây
dựng công cụ thống kê đã khoa học, dễ tra tìm hay chưa? Bảo quản tài liệu có tốt không. .
4. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ có tác
dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho
nhà nước và nhân dân. Tổ chức KTSD tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ
biến các giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất phục
vụ cho xã hội. Ví dụ như sửa chữa, cải tạo công trình xay dựng.
5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu
trữ với xã hội và nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của công tác lưu
trữ. Thông qua tổ chức KTSD tài liệu lưu truwxphats huy giá trị phục vụ
các nhu cầu khác nhau của xã hội, tuyên truyền, giáo dục truyền thống,
đưa công tác lưu trữ đến gần hơn với nhân dân, phục vụ thiết thực cho
đời sống nhân dân. Ví dụ thông qua triển lãm về văn miếu QTG giúp
nhan dân hiểu thêm về truyền thống giáo dục của Việt Nam
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực
cho xã hội, cho kho lưu trữ từ đó tạo nên nguồn động viên hữu hiệu
cho cán bộ ngành lưu trữ. Câu 8
Phân biệt sự khác nhau giữa sử dụng tài liệu lưu trữ, tổ chức sử
dụng TLLT và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT?
Sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của độc giả, người có nhu cầu tìm
tin, sử dụng thông tin trong tài liệu để phục vụ cho các mục đích khác nhau.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của người làm lưu trữ:
Lấy các tài liệu trong kho ra để phục vụ khi độc giả có yêu cầu, mang tính bị động.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của người làm 4
lưu trữ ngay cả khai độc giả chưa có yêu cầu tìm tin thì cán bộ lưu trữ
căn cứ vào tiềm năng thông tin trong tài liệu để kích thích nhu cầu tìm
tin của độc giả, hoạt động này mang tính chủ động, hiện đại, phù hợp
với xu thế phát triển chung.
Những hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nào được áp
dụng tại các lưu trữ cơ quan? Xác định rõ đâu là hình thức chủ
động, đâu là hình thức bị động đối với lưu trữ cơ quan?
Hình thức chủ động: Triển lãm tài lệu lư trữ, tổ chức hội thảo chuyên
đề, tham quan kho lưu trữ, xây dựng phim ảnh lịch sử của cơ quan.
Hình thức bị động: Tổ chức KTSD tài liệu tại phòng đọc, cấp bản sao,
chứng thực lư trữ, cho mượn tài liệu.
Những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nào
được áp dụng tại các lưu trữ lịch sử? Xác định rõ đâu là hình thức
chủ động, đâu là hình thức bị động đối với lưu trữ lịch sử?
Hình thức chủ động: Thông báo, giới thiêu TLLT trên các phương tiện
thông tin truyền thông, Triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu, xuất
bản ấn phẩm, biên soạn sách chuyên khảo, xây dựng phim, ảnh, băng đĩa
ghi âm ghi hình, sưu tập ảnh theo chuyên đề, tổ chức hội thảo chuyên đề,
tham quan kho, trung tâm lưu trữ, và cung cấp các dịch vụ lưu trữ
Hình thức bị động: Tổ chức KTSD TLLT tai phòng đọc, cấp bản sao,
bản chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ.
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT?
Luật Lưu trữ 2011 điều 31, khoản 1 điều 33
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ điều 16, 17
Thôg tư số 10/2014/TT-BNV nhày 1/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định
về sử dụng tài liệu tài phòng đọc của các lưu trữ lịch sử
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về trách nhiệm của cơ 5
quan, tổ chức trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Khoản 3 điều 29, khoản 2 điều 33 Luật Lưu trữ 2011 ;
Khoản 2 điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ ;
Khoản 1, 2 Điều 3 Thôg tư số 10/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 của Bộ
Nội vụ quy định về sử dụng tài liệu tài phòng đọc của các lưu trữ lịch sử
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về quyền và nghĩa vụ của
đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ?
Luật lưu trữ 2011: Khoản 1, 2 Điều 29, khoản 7 Điều 30 và khoản 1,3 điều 34;
Thôg tư số 10/2014/TT-BNV ngày 1/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định
về sử dụng tài liệu tài phòng đọc của các lưu trữ lịch sử: Khoản 3 Điều
3, khoản 3 Điều 7, Điều 8, Khoản 1,2,3 Điều 9
Nêu tên các văn bản hiện hành quy định về giải mật tài liệu lưu trữ?
Khoản 3, 4 Điều 30 Luật Lưu trữ 2011
Điểm c, điểm d khoản 2 điều 11 pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000;
Quy định số 212-QĐ/TW về giải mật tài liệu của các cơ quan, tổ chức
trước khi nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng và tài liệu của kho
Lưu trữ trung ương đảng;
Điều 12, 13 Thông tư số: 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015
cả Bộ công an hướng dẫ thực hiện một số điều của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của chính phủ quy định chi
tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ
Quy định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ; 6
Tại sao phải đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tại Việt Nam:
Do tài liệu PLT quốc gia Việt Nam có giá trị về nhiều mặt;
Nhu cầu KTSD ngày cáng cao;
Các hình thức đang áp dụng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế;
Chính sách tiếp cận thông tin được mở rộng;
Bắt kịp với xu thế tất yếu của thế giới và thơi đại.
CHƯƠNG 2: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỔ CHỨC
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Là hình thức được áp dụng phổ biến tại KHAI tất cả các lưu trữ THÁC SỬ
YÊU CẦU ĐỐI VỚI PHÒNG ĐỌC: DỤNG TÀI
Về quy mô: Căn cứ vào quy mô của kho lưu trữ, giá trị của tài liệu LIỆU LƯU
và đối tượng khai thác sử dụng. Các lưu trữ lịch sử có quy mô lớn, TRỮ TẠI
tài liệu có giá trị lịch sử phổ biến rộng rãi, đối tượng khai thác sử PHÒNG
dụng là đông đảo độc giả trong và ngoài nước, số lượng người khai ĐỌC (hình
thác hằng năm lớn thì phòng đọc có quy mô lớn. Các lưu trữ cơ
thức bị động, quan có quy mô nhỏ, tài liệu chủ yếu có giá trị thực tiễn, đối tượng
áp dụng ở cả khai thác chủ yếu là các cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên lưu trữ cơ
trong cơ quan, số lượt khai thác hằng năm không lớn thì không phố quan và lưu
trí phòng đọc riêng mà bố trí ngay tại phòng làm việc của cán bộ trữ lịch sử) văn thư – lưu trữ.
Về địa điểm: Phòng đọc cần đặt tại những nơi có không gian
thoáng mát, đủ ánh sáng, rộng rãi thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu.
Về trang thiết bị: Trang thiết bị trong phòng đọc cần phải được
trang bị phù hợp với từng loại hình tài liệu để đảm bảo cho độc giả
tra tìm nhanh chóng, khai thác dễ dàng, tăng năng suất lao
động.Trang thiết bị trong phòng đọc bao gồm bàn, ghế, quạt, điều 7
hòa, giá tủ để tài liệu và các công cụ tra cứu.Trong kho lưu trữ bảo
quản nhiều loại hình tài liệu với nhiều kích cỡ, chất liệu khác nhau
đòi hỏi phải cung cấp trang thiết bị khai thác phù hợp. Ngoài các
công cụ tra cứu chính còn cần bố trí thêm các công cụ tra cứu bổ
trợ như các tập san, ấn phẩm kinh điển, các tạp chí chuyên ngành
liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của kho lưu trữ, các văn bản chỉ
đạo của đảng và nhà nước… Ngoài ra còn cần có nội quy phòng
đọc để độc giả thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo vệ an toàn
tài liệu lưu trữ khai khai thác, sử dụng (Trong nội quy cần quy định
rõ thời gian phục vụ, quyền và nghĩa vụ của độc giả, quy trình khai
thác sử dụng, nghĩa vụ của cán bộ phụ trách phòng đọc…)
Nhiệm vụ của cán bộ phụ trách phòng đọc: Tại các phòng đọc
của lưu trữ lịch sử bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách có nhiều năm
kinh nghiệm, tại các phòng dọc của lưu trữ cơ quan thì bố trí cán bộ
văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm. Tùy vào đặc điểm cụ thể của từng
phòng đọc mà số lượng công việc của cán bộ phụ trách phong đọc
có thể tăng lên hoặc giảm xuống, nhưng chủ yếu là các nhiệm vụ
sau: Tiếp nhận độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu; Làm thẻ độc
giả; Thực hiện các thủ tục phục vụ đôc giả KTSD tài liệu; Hướng
dẫn độ giả sử dụng công cụ tra cứu; Quản lý tài liệu đưa ra phục
vụ; Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý, phục vụ độc
giả; Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của độc giả.
Nghĩa vụ của độc giả: Xuất trình giấy tờ tùy thân và các giấy tờ có
liên quan khác (Các độc giả KTSD vì mục đích công vụ cần xuất
trình chứng minh nhân dân/hộ chiếu, giấy giới thiệu, đơn đề nghị
của cơ quan tổ chức; Các độc giả nghiên cứu vì muc đích cá nhân
phải xuất trình CMND, đơn xị KTSD có xác nhận của chính quyền
địa phương nơi cư trú; Độc giả nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu, 8
được sự bảo lãnh của cơ quan có thẩm quyền và đơn xin KTSD tài
lệu); Thực hiện nghiêm túc các thủ tuc và quy định của nhà nước,
của cơ quan lưu trữ; Bảo vệ an toàn tài liệu; Không tẩy xóa, đánh
dấu, viết vẽ bậy lên tài liệu, không làm rách, nhàu, đảo lộn trật tự
sắp xếp của tài liệu; Trả phí, lệ phí KTSD theo quy định
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Tại lư trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán
bộ cong chức viên chức trong cơ quan và các cơ quan đơn vị trực
thuộc. Tại các lư trữ lịch sử phục vụ đông đảo độc giả trong và ngoài nước QUY TRÌNH PHỤC VỤ:
Bước 1: Độc giả xuất trình chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy
giới thiệu, văn bản đề nghị
Bước 2: Cán bộ phòng đọc hướng dẫn độc giả điển đầy đủ các
thông tin vào phiếu đăng ký khai thác sử dụng tài liệu.
Bước 3: Cán bộ phòng đọc tiến hành đăng ký độc giả vào sổ đăng
ký độc giả, hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra cứu và ghi các
thông tin vào phiếu yê cầu đọc tài liệu.
Bước 4: Cán bộ phòng đọc trình hồ sơ đăng ý KTSD tài liệu của
độc giả cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 5: Trên cơ sở phê duyệt của người có thẩm quyền, cán bộ
phòng đọc tiến hành xuất tài lêu ra khỏi kho để phục vụ độc giả.
Bước 6: Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu. ƯU ĐIỂM:
Đối với độc giả: Có thể cùng lúc KTSD nhiều tài liệu đồng thời có
thể bổ sung tài liệu phát sinh trong quá trình nghiên cứu; Có cơ hội
được tra cứu, tham khảo các tài liệu bổ trợ như tư liệu, xuất bản
phẩm; Được trực tiếp tiếp xúc với bản gốc của tài liệu, nghiên cứu
được cả về nội dung và hình thức; Được mở rộng thành phần tài lệu 9
lưu trữ cần tra cứu; Được tiếp xúc trục tiếp với cán bộ phong đọc
tạo điều kiện để được hướng dẫn, giải đáp thắc mắc.
Đối với cơ quan lưu trữ: Khi tổ chức tốt công tác KTSD TLLT tại
phong đọc sẽ tạo thuận lợi cho cơ quan có điều kện bảo vệ an toàn
tài liệu, tránh mất mát, thất lạc cả về vật mang tin và nội dung
thông tin; Tạo điều kiện để cán bộ phòng đọc chủ động thông tin
giới thiệu các tài liệu có liên quan cho đọc giả. HẠN CHẾ:
Đối với độc giả: Hạn chế về thời gian (Phòng đọc chỉ phục vụ
trong giờ hành chính còn độc giả đôi khi cần nghiên cứu trong thời
gian dài, hơn nữa thủ tục để KTSD tài liệu tốn khá nhiều thời gian);
Hạn chế về khoảng cách địa lý (Những độc giả ở xa kho lưu trữ cần
di chuyển mất nhiều thời gian, chi phí)
Đối với cơ quan lưu trữ: Trong cùng một thời điểm không thể
mang một tài liệu đến phục vụ nhiều độc giả; Việc tiếp xúc nhiều
lần với bản gốc gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu; Hạn chế
độc giả, chỉ những người đến tận kho mới có cơ hội khai thác tài liệu. THÔNG MỤC ĐÍCH:
BÁO, GIỚI Để thông báo giới thiệu cho độc giả biết các tài liệu lưu trữ có giá THIỆU
trị đang bảo quản tại kho, TTLLT, làm tăng tri thức cho các đối
TLLT TRÊN tượng quan tâm nói riêng và toàn dân nói chung. Để độc giả nắm CÁC
được thành phần, nội dung tài liệu từ đó có kế hoạch khai thác sử PHƯƠNG dụng. TIỆN
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Chỉ áp dụng cho lưu trữ lịch sử THÔNG
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Đông đảo quần chúng nhân dân, đặc TIN
biệt là các đối tượng tiềm năng của TTLT. TRUYỀN
CÁC LOẠI THÔNG BÁO GIỚI THIỆU THÔNG
Bản giới thiệu tổng quát tài liệu lưu trữ: dùng để giới thiệu tổng 10
(hình thức bị quát các thông tin về 1 TLLT (tên gọi, tác giả, thời gian địa điểm
động chỉ áp sản sinh, độ tin cậy, ngôn ngữ, tình trạng vật lý, nội dung khái quát
dụng cho lưu và địa chỉ tra tìm), 1 Phông lưu trữ hoặc một sưu tập lưu trữ (tên trữ lịch sử)
phông/STLL, thời gian bắt đầu kết thúc, thành phần, nội dung tài
liệu và địa chỉ tra tìm). Ví dụ: Mộc bản Triều Nguyễn - Đề mục
tổng quan, Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 - Sưu tập tài liệu lưu trữ
Bản thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Dùng
để thông báo tóm tắt cho người nghiên cứu về những tài liệu đang
được bảo quản tại các KLT có liên quan đến một chủ đề nhất định
Ví dụ: Chiến tranh Đông Dương qua tiếng nói của binh lính Pháp.
Bản Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Là bản liệt kê các
tài liệu lưu trữ trong một hoặc một số phông về một chuyên đề nhất
định. (Nội dung chính bao gồm tên loại của chuyên đề; lời giới
thiệu; tiêu để, thời gian và số lưu trữ của HS, TL; thông tin về bản
mục lục như hình thức sử dụng tài liệu của chuyên đề, thời gian
hoàn thành, địa chỉ biên soạn…) Ví dụ: Mục lục Châu bản triều Nguyễn - Tập II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN:
Bước 1: Chọn chủ đề và hình thức thông báo giới thiệu
Bước 2: Sưu tầm và lựa chọn tài liệu để thông báo, giới thiệu
Bước 3: Biên soạn thông báo giới thiệu
Bước 4: Biên tập tài liệu để thông báo, giới thiệu
Bước 5: Giới thiệu nội dung trên các phương tiện thông tin đại
chúng, gửi qua đường bứu điện hoặc gửi trực tiếp đến các đối tượng tiểm năng.
YÊU CẦU: Phải giới thiệu được những tài liệu lưu trữ có giá trị
mới phát hiện trong các phòng kho lưu trữ; Nội dung phải thể hiện
rõ tính thời sự, thông tin phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội 11
ƯU ĐIỂM: Là một hình thức chủ động của cơ quan lưu trữ nhằm
thống báo, giới thiệu tài liệu có giá trị đang bảo quản trong kho
nhưng chưa được nhiều người biết đến; làm tăng tri thức cho các
đối tượng quan tâm nói riêng và đông đảo quần chúng nói chung.
HẠN CHẾ: Khả năng đáp ứng đúng nhu cầu của độc giả là rất nhỏ
đặc biệt là so với hình thức TCKTSD tại phòng đọc.
CUNG CẤP KHÁI NIỆM: Khoản 2 điều 33 luật lưu trữ quy định: Chứng thực
BẢN SAO, lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội BẢN
dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan CHỨNG
hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
THỰC TÀI ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Ở tất cả các lưu trữ bao gồm cả LTCQ LIỆU LƯU và LTLS
TRỮ (hình ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Những đối tượng có nhu cầu sử dụng
thức bị động tài liệu để đối chứng, xác minh những sự việc đã xảy ra trong quá
áp dụng cả ở khứ nhưng bị mất chứng cứ cần dựa vào tài liệu lưu trữ và sự LTCQ
và chứng nhận của cơ quan lưu trữ. LTLS)
CÁC HÌNH THỨC: Cấp chứng thực bản sao, trích sao tài liệu lưu
trữ (Chứng thực sao chụp nguyên văn tài liệu hoặc một phần tài
liệu bằng cách sao chụp, in từ bản số hóa); Cấp chứng thực nội
dung tài liệu lưu trữ (Chứng thực nội dung thông tin trong tài liệu
lưu trữ được sử dụng để tạo nên một tài liệu khác).
Bản sao gồm sao chứng thực và sao không chứng thực tùy theo yêu cầu của độc giả.
Chứng thực lưu trữ gồm 2 hình thức là chứng thực bản sao nguyên
văn toàn bộ tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông
tin trong tài liệu. Chia theo nội dung gồm chứng thực tiểu sử và
chứng thực theo chuyên đề.
Hồ sơ thực hiện chứng thực được bảo quản ít nhất 20 năm (gồm
phiếu yêu cầu chứng thực và bản lưu bản chứng thực tài liệu) 12 QUY TRÌNH:
Bước 1: Người có nhu cầu cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ
điền đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu sao tài liệu (phụ lục 6) và
phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (phụ lục 8)
Bước 2: Nếu phiếu yêu cầu sao, chứng thực lưu trữ được duyệt,
cán bộ phòng đọc tiến hành xác minh nguồn gốc và địa chỉ của tài
liệu: tờ số, hồ sơ số, mục lục số, phông số
Bước 3: Cán bộ phòng đọc ghi các yếu tố trên vào dấu chứng thực tài liệu lưu trữ.
Bước 4: Cán bộ phòng đọc trình lãnh đạo ký và đóng dấu cơ quan
ƯU ĐIỂM: Hình thức này phục vụ cho các cơ quan tổ chức, cá
nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để xác minh, đối chiếu các
sự việc đã xảy ra trong quá khứ nhưng bị mất chứng cứ cần phải sử
dụng tài liệu lưu trữ và chứng thực của cơ quan lưu trữ
HẠN CHẾ: Thủ tục cấp bản sao, bản chứng thực đòi hỏi nhiều thời gian. TRIỂN
SO SÁNH TRƯNG BÀY VÀ TRIỂN LÃM: LÃM TÀI
Giống nhau: Nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả, phát huy LIỆU LƯU giá trị tài liệu. TRỮ (Hình
Khác nhau: Trưng bày là công việc thường xuyên được tổ chức ở thức chủ
cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vị trí trưng bày có thể ở ngay tại
động chủ yếu phòng đọc hoặc sảnh nơi có nhiều người qua lại, thậm trí là lối đi áp dụng tại
ngoài trời, tài liệu trưng bày thường là tài liệu được sưu tầm mới lưu trữ lịch
công bố lần đầu và có tính độc đáo. Triển lãm thường được tổ sử, lưu trữ
chức nhân các sự kiện trọng đại, chủ đề mang tính thời sự, vị trí cơ quan chỉ
triển lãm phải có không gian rộng rãi , triển lãm mang tính khao sử dụng khi
học và thẩm mỹ cao, triển lãm được thực hiện trong một thời gian có các sự nhất định. kiện trọng
Ví dụ: 02/12/2015, tại Hà Nội, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - 13 đại
Bộ Nội vụ, đã tổ chức Lễ khai mạc Triển lãm tài liệu lưu trữ "Triều
Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản - Di
sản tư liệu thế giới" tại trụ sở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Triển lãm trực tuyến 40 năm giải phóng miền nam thống nhất đất
nước, 125 năm ngày sinh chủ tịch Hồ Chí Minh, 70 năm cách mạng
tháng 8 và quốc khánh mùng 2 tháng 8 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Ví dụ: Để kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội
Sáng ngày 28/9, tại Cơ quan Đại diện của TTXVN ở TP.HCM triển
lãm ảnh TP.HCM hướng về Hà Nội - Thủ đô ngàn năm văn hiến đã
khai mạc, với 100 bức ảnh được chụp từ khoảng 1945 cho đến nay
MỤC ĐÍCH CỦA TRIỂN LÃM:
Tuyên truyền giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng
cách mạng, công cuộc đấu tranh giải phóng xây tộc và xây dựng đất nước;
Giới thiệu về lịch sử Đảng, lịch sử các cơ quan tổ chức, quan hệ
hợp tác của nước ta với các nước trên thế giới
Giới thiệu đến độc giả những tài liệu mới phát hiện, có giá trị và có tính độc đáo.
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Chủ yếu là LTLS, còn LTCQ ít khi áp dụng
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ: Hướng tới đông đảo quần chúng nhân
dân, những người ít có cơ hội đến KLT để nghiên cứu, KTSD tài liệu.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI TRIỂN LÃM:
Phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng, phục vụ nhiệm vụ chính trj, thời
sự của đảng và nhà nước, cơ quan tổ chức, kỷ niệm các ngày lễ lớn
của dân tộc, ngày sinh của chủ tịch Hồ Chí Minh và các nhân vật lịch sử tiêu biểu.
Triển lãm phải đảm bảo tính khoa học và nghệ thuật, làm nổi bật 14
chủ đề và thu hút sự chú ý của độc giả.
CÁC HÌNH THỨC TRIỂN LÃM: Triển lãm thường xuyên, định
kỳ, cố dịnh, lưu động. Các triển lãm có thể do 1 LTLS hoặc một cơ
quan tổ chức nhưng cũng có thể là sự kết hợp giữ các lưu trữ và các cơ quan khác. .
QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRIỂN LÃM:
Bước 1: Chọn chủ đề triển lãm (Chủ đề mang tính thời sự, thiết
thực, thu hút sự chú ý của công chúng);
Bước 2: Lập kế hoạch triển lãm (Nêu rõ mục đích, ý nghĩa, nội
dung, biện pháp tổ chức, dự trù kinh phí, nhân lực, vật lực…);
Bước 3: Sưu tầm và lựa chọn tài liệu để triển lãm (Là các tài liệu có
giá trị độc đáo, liên quan mật thiết với chủ đề và kèm lời thuyết minh);
Bước 4: Lập phương án trung bày triển lãm (Chỉ rõ vị trí sắp xếp
của các tài liệu theo một phương án nhất đinh);
Bước 5: Trình bày mỹ thuật cho triển lãm: Đảm bảo tính khoa học
và tính nghệ thuật, tạo sự thu hút cho độc giả, làm nổi bật chủ đề triển lãm.
Bước 6: Thuyết minh triển lãm: Thuyết minh viết để giới thiệu
thêm các chi tiết về tài liệu và thuyết minh bằng lời
ƯU ĐIỂM: Triển lãm ảnh là một hình thức chủ động và phổ biến
nhất được các lưu trữ áp dụng vì cùng một lúc có thể giới thiệu
được một loạt ảnh nói về một hoặc nhiều chủ đề khác nhau, có ảnh
hưởng sâu đến độc giả. HẠN CHẾ:
Hình thức này đòi hỏi phải đầu tư thời gian, công sức, cơ sở vật
chất, chuẩn bị địa điểm, nhân lực để có thể tổ chức thành công.
Sức ảnh hưởng có thể sâu nhưng không rộng vì đối tượng tham gia
là những người quan tâm đến chủ đề và những người được mời. 15
CÔNG BỐ MỤC ĐÍCH XUẤT BẢN ẤN PHẨM: TÀI
LIỆU Làm sáng tỏ các sự kiện, hiện tượng lịch sử qua các thời kỳ lịch sử
LƯU TRỮ khác nhau, đặc biệt là sự công bố tài liệu lưu trữ của đảng, nhà
(Xuất bản ấn nước và chủ tịch Hồ Chí Minh có thể làm rõ hơn chủ trương,
phẩm) Đây đường lối, chính sách của cách mạng nước ta trong từng thời kỳ,
là hình thức làm phong phú thêm hệ thống lý luận cách mạng thế giới. chủ
động Góp phần tích cực vào việc bảo vệ chủ quyền, an ninh quốc gia; được
áp Góp phần vào việc giáo dục truyền thống cách mạng;
dụng tại lưu Gắn hoạt động của các lưu trữ với xã hội, tạo điều kiện cho hoạt trữ lịch sử
động lưu trữ phát triển;
Góp phần phục vụ lợi ích chính đáng của nhân dân.
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG: Các lưu trữ lịch sử
CÁC HÌNH THỨC XUẤT BẢN ẤN PHẨM:
Xuất bản ấn phẩm phổ thông: hướng đến quảng đại quần chúng
nhân dân Ví dụ Nhật ký Đặng Thùy Trâm, Nguyễn Văn Thạc.
Xuất bản ấn phẩm giáo khoa: Hướng tới người học về lĩnh vực nhất định;
Xuất bản ấn phẩm hàn lâm: Hướng tới người nghiên cứu chuyên
sâu. Ví dụ: Hiệp định Pari qua các tài liệu của chính quyền Sài
Gòn, Sưu tập sổ bộ Hán Nôm Nam bộ QUY TRÌNH THỰC HIỆN:
Bước 1: lựa chọn chủ đề để xuất bản ấn phẩm hướng tới mục đích chính trị, thời sự
Bước 2: Sưu tầm, lựa chọn tài liệu
Bước 3: Truyền đạt bản văn của tài liệu
Bước 4: Biên tập và hệ thống hóa tài liệu để công bố
Bước 5: Xây dựng công cụ tra cứu xuất bản phẩm
ƯU ĐIỂM: Tạo điểu kiện cho độc giả tra tìm, khai thác sử dụng
một cách nhanh nhất các tài liệu theo chủ đề; Cơ quan lưu trữ có 16
thể dựa trên nguồn tài liệu sẵn có của cơ quan và nhu cầu của xã
hội để xuất bản những ấn phẩm thiết thực.
HẠN CHẾ: Tiêu tốn nhiều thời gian biên soạn và kinh phí xuất bản CÁC HÌNH
Cho mượn tài liệu lưu trữ: Đây là hình thức có tính rủi do cao. THỨC TỔ
Trước khi cho mượn bản gốc, bản chính TLLT cần phải sao chụp CHỨC
lại. Khi cho mượn cần tiến hành các thủ tục mượn và có chữ ký của KHAI bên mượn tài liệu. THÁC SỬ
Biên soạn sách chuyên khảo (hình thức chủ động áp dụng tài DỤNG
lưu trữ lịch sử): Gần giống như xuất bản phẩm, biên soạn về một KHÁC
chủ đề nhất định phục vụ nghiên cứu chuyên sâu.
Xây dựng phim, ảnh, ghi âm, băng đĩa, sưu tập ảnh theo
chuyên đề: Đây là hình thức chủ động chủ yếu áp dụng tại các lưu
trữ lịch sử mang tính kích cầu tài liệu nghe nhìn.
Tổ chức hội thảo chuyên đề: Là hình thức chủ động thường do
các cơ sở đào tạo và Cục VTLTNN tổ chức về một vấn đề nhất
định. Những người tham dự có thể biến được địa chỉ bảo quản các
tài liệu liên quan đến chuyên đề.
Tổ chức tham quan cơ quan lưu trữ: Do các cơ sở đào tạo và cơ
quan lưu trữ phối hợp tổ chức.
Cung cấp các dịch vụ lưu trữ như triển làm trực tuyến, cung cấp
thông tin tài liệu lưu trữ qua hợp đồng hoặc qua internet. KHÁI
Vấn đề tiếp cận thông tin đươc đặt ra từ khá sớm vào khoảng thế kỷ
QUÁT TÌNH 4 TCN tại Aten HÌNH TỔ
Quyền được khai thác thông tin được quy định trong hiến pháp và CHỨC
pháp luật của hầu hết các quốc gia trên thế giới: Ví dụ như Luật lưu KHAI
trữ Pháp năm 1794 “công dân có thể biết được thông tin trong tài THÁC SỬ
liệu lưu trữ quốc gia nếu chịu trả tiền” trong tuyên ngôn nhân DỤNG TÀI
quyền của liên hợp quốc năm 1948. . 17
LIỆU TRÊN Bên cạnh vấn đề quyền được thông tin thì các hình thức tổ chức THẾ GIỚI
KTSD ngày càng được đa dạng hóa đáp ứng nhu cầu của độc giả:
Tổ chức KTSD tại phòng đọc; Tăng cường giải mật tài liệu; thông
báo giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin truyền thông;
Cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ; Triển lãm tài liệu lưu trữ;
Công bố tài liệu lưu trữ; Cho mượn tài liệu; Biên soạn sách chuyên
khảo; Xây dựng phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, sưu tập ảnh chuyên
đề; Tổ chức hội thảo chuyên đề, tham quan cơ quan lưu trữ, cung
cấp thông tin tài liệu qua mạng nội bộ, mạng diện rộng, qua hợp
đồng; Tổ chức ngày lưu trữ, mở diễn đàn văn học lưu trữ, mở cửa
hàng trực tuyến cung cấp thông tin TLLT (Mỹ), Ngày thứ 5 uống
cà phê và xem phim cùng lưu trữ (Hàn Quốc), mở chuyên mục về
tìm hieur lịch sử gia đình (Úc)
Phần lớn các lưu trữ đều đảm bảo quyền tự do tiếp cận thông tin
trong tài liệu lưu trữ, đông thời công khai việc thu phí, danh mục
tài liệu hạn chế khai thác phải đươc chính phủ công bố. KHÁI
Tiếp cận thông tin là nhu cầu của mọi thời đại, quyền tiếp cận
QUÁT TÌNH thông tin trong xã hội có giai cấp đối kháng bị hạn chế. HÌNH TỔ
Tuy nhiên dưới chế độ XHCN thì đây là quyền cơ bản của con CHỨC
người (Điều 25 hiếp pháp 2013 quy định “Công dân có quyền tự do KHAI
ngôn luận, tự do báo chí, tiếp cận thông tin, hội họp, lập hội, biểu THÁC SỬ
tình. Việc thực hiện các quyền này do pháp luật quy định.” Diều 29 DỤNG TÀI
Luật Lưu trữ quy định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử LIỆU TẠI
dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch VIỆT NAM
sử và các nhu cầu chính đáng khác.”
Các hình thức tổ chức KTSD ngày càng đa dạng hóa: Tổ chức
KTSD tại phòng đọc; thông báo giới thiệu TLLT trên các phương
tiện thông tin truyền thông; Cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ;
Triển lãm tài liệu lưu trữ; Công bố tài liệu lưu trữ; Cho mượn tài 18
liệu; Biên soạn sách chuyên khảo; Xây dựng phim, ảnh, băng đĩa
ghi âm, sưu tập ảnh chuyên đề; Tổ chức hội thảo chuyên đề, tham
quan cơ quan lưu trữ, cung cấp thông tin tài liệu qua mạng nội bộ,
mạng diện rộng, qua hợp đồng.
Tuy nhiên các hình thức này vẫn chưa tương xứng với giá trị tiềm
năng của PLT Quốc gia Việt Nam.
CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Phân tích khái niệm quản lý công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
Quản lý công tác KTSD tài liệu lưu trữ là việc theo dõi kết quả khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý và hoạt động nhiệp vụ
Thứ nhất, theo dõi kết quả (đối tượng khai thác sử dụng là ai, nhu
cầu khai thác chủ yếu về vấn đề gì, số lượng tài liệu đưa ra phục vụ, số
lượt đưa ra phục vụ của mỗi tài liệu, cung cấp bao nhiêu bản sao, bản
chứng thực…) KTSD TLLT dưới mọi hình thức (Tổ chức KTSD TLLT
tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện
thông tin, truyền thông, cung cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ, triển
lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ, xuất bản ấn phẩm…)
Thứ hai, quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho
công tác quản lý (nắm được chính xác kết quả KTSD, tổng kết rút kinh
nghiệm nhân diện được khách hàng và khả năng đáp ứng nhu câu KTSD
của cơ quan lưu trữ để cải tiến công tác phục vụ độc giả tốt hơn như đa
dạng hóa các hình thức phục vụ, xây dựng các bộ thẻ tra tìm theo chuyên
đề, lĩnh vực phù hợp với nhu cầu KTSD của độc giả) và hoạt động
nghiệp vụ (Căn cứ vào kết quả KTSD tài liệu để đánh giá các hoạt động
nghiệp vụ trước đó như thu thập có đầy đủ không, xác định giá trị có
chính xác hay không, phân loại, chỉnh lý đã khoa học chưa, công cụ tra 19
cứu có được xây dựng khoa học, chính xác không, công tác bảo quản
được tiến hành tốt hay chưa) từ đó đưa ra các biện pháp thúc đẩy các
nghiệp vụ lưu trữ phát triển
Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý công tác khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ?
- Mục đích: Giúp cho cơ quan, tổ chức nắm được chính xác kết quả
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức: Tổ chức KTSD
TLLT tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các
phương tiện thông tin, truyền thông, cung cấp bản sao, bản chứng thực
lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản ấn
phẩm)… Trên cơ sở đó phân tích đặc điểm tình hình (đối tượng khai
thác sử dụng là ai, nhu cầu khai thác chủ yếu về vấn đề gì, khả năng đáp
ứng nhu cầu KTSD của cơ quan, số lượng tài liệu đưa ra phục vụ, số
lượt đưa ra phục vụ của mỗi tài liệu…từ đó nhận diện được độc giả, nhu
cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu KTSD để xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả.
- Ý nghĩa: Giúp các cơ quan lưu trữ tổng kết được kết quả phục vụ
KTSD TLLT từ đó rút ra các ưu điểm, hạn chế góp phần cải tiến công tác phục vụ độc giả.
Trình bày phương pháp dùng phiếu yêu cầu KTSD tài liệu lưu rữ và
phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ?
- Đây là biểu mẫu để người đăng ký kê khai những thông tin cá
nhân, mục đích khai thác sử dụng tài liệu và những tài liệu cần khai thác.
- Là căn cứ để cán bộ phục vụ thống kê được đối tượng khai thác sử
dụng là những ai, mục đích khai thác sử dụng của họ chủ yếu là gì, số
lượt và các loại tài liệu thường xuyên phục vụ khai thác sử dụng. Từ đó
xây dựng bộ thẻ tra tìm đối với các nhóm tài liệu có nhu cầu KTSD với
tần suất lớn, là căn cứ để kiểm kê, phát hiện tài liệu bị mượn quá hạn,
quản lý tài liệu chặt chẽ tránh mất mát, thất lạc. 20
