Tóm tắt nội dung học phần Quản trị học | Trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh, Đại học Thái Nguyên

lOMoARcPSD| 25865958 Quản trị học tóm tắt
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ
1.1 Các vấn đề cơ bản về tổ chức
1.1.1, Khái niệm tổ chức
Tổ chức là một tập hợp nhiều người cùng hoạt động một cách có ý thức trong
những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục tiêu chung.
1.1.2, Phân loại tổ chức
- Phân loại theo chế độ sở hữu: cá nhân nắm giữ hoặc tổ chức công
- Phân loại theo mục tiêu của tổ chức
- Phân loại theo sản phẩm của tổ chức - Phân loại theo tính chất quan hệ + Tổ chức chính thức
+ Tổ chức phi chính thức
1.1.3, Đặc điểm chung của các loại hình tổ chức
- Mục tiêu cần hoàn thành - Đơn vị xã hội
- Cách thức hoạt động để đạt mục đích
- Thu hút và phân bổ các nguồn lực ( nhân lực - tài lực- vật lực- thông tin)
- Hoạt động trong mối quan hệ tương tác
- cần phải được quản trị
1.1.4, Các hoạt động cơ bản của tổ chức •
Tìm hiểu và dự báo những xu thế biến động của môi trường •
Tìm kiếm, huy động và phân bổ các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức •
Tiến hành các hoạt động để tạo ra các đầu ra như các sản phẩm hoặc dịch vụ
Cung cấp các sản phẩm dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng khách hàng lOMoARcPSD| 25865958 •
Phân phối các lợi ích cho những người tạo nên tổ chức và các đối tượng
tham gia vào hoạt động của tổ chức •
Hoàn thiện, đổi mới các dịch vụ, các quy trình hoạt, tạo ra các sản phẩm và
dịch vụ mới, nâng cao chất lượng các hoạt động của tổ chức
1.2. Quản trị các tổ chức
1.2.1. Quản trị tổ chức
Khái niệm: Là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn
và hoạt của tổ chức nhằm đạt được mục đích với kết quả và hiệu quả cao
trong điều kiện môi trường biến động
1.2.2. Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức. a. Tổ chức - kỹ thuật • Lập kế hoạch • Tổ chức • Lãnh đạo • Kiểm tra
b. Kinh tế - xã hội của quản trị
1.2.3. Vai trò của quản trị tổ chức •
Giúp tổ chức và các thành viên tham gia vào tổ chức thấy rõ mục đích,
hướng đi của tổ chức •
Phối hợp những nguồn lực thành một chỉnh thể tạo nên tính trồi để thực hiện
các mục đích với hiệu quả cao, tạo nên những giá trị mới. •
Giúp cho tổ chức thích nghi với những biến đổi của môi trường, nắm bắt, tận
dụng được các cơ hội và giảm thiểu những tác động tiêu cực của những đe
dọa do biển đổi của môi trường, giúp tổ chức có những tác động tích cực
đến môi trường làm cho môi trường thuận lợi hơn cho hoạt động của tổ chức •
Làm nên thành công của tổ chức nếu đó là quản trị tốt và ngược lại 1.2.4.
Quy luật và nguyên tắc trong quản trị (con người không tạo ra quy luật,
nguyên tắc là sản phẩm của con người) •
Một số quy luật phổ biến •
Quy luật tự nhiên - xã hội •
Quy luật kinh tế - xã hội • Quy luật cung cầu • Quy luật tâm lý
Có 4 quy luật tổ chức quản trị
1.2.5. Các nguyên tắc cơ bản của quản trị 1.2.5.1 Khái niệm lOMoARcPSD| 25865958 •
Là các quy tắc chỉ đạo những tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản trị và
các nhà quản trị phải tuân thủ trong quá trình quản trị.
1.2.5.2 Vị trí của các nguyên tắc quản trị
Đóng vai trò kim chỉ nam đối với lý luận và chính sách để tìm ra những hình
thức, phương pháp cụ thể và đặc thù của quản trị.
1.2.5.3 Căn cứ hình thành nguyên tắc
1. Mục tiêu của tổ chức •
Phải là trạng thái tương lai, là đích phải đạt tới, định hướng, chi phối
sự vận động của tổ chức •
Các mục tiêu tạo ra sự hỗ trợ và định hướng đối với tiến trình quản trị,
là cơ sở để đo lường mức độ hoàn thành công việc
2. Các quy luật khách quan •
Các quy luật vận động của yếu tố tự nhiên •
Mối quan hệ giữa người với người, nắm bắt quy luật tâm lý, quy luật
tâm lý tập thể, quy luật tâm lý cộng đồng •
Công việc của tổ chức là xác định cấu trúc các bộ phận và mối liên hệ
giữa các bộ phận đó. Các quy luật và tính quy luật về tổ chức đó là
mối quan hệ giữa các cấp quản trị và khâu quản trị. •
Các quy luật kinh tế - xã hội tác động trực tiếp đến sự hình thành và
phát triển của tổ chức, là cơ sở để trực tiếp hình thành hệ thống các nguyên tắc quản trị
3. Các ràng buộc của môi trường
4. Thực trạng và xu thế phát triển của tổ chức
1.2.5.4. Các nguyên tắc quản trị cơ bản •
Nhóm các nguyên tắc quản trị cơ bản (7 nguyên tắc) •
Nguyên tắc mối liên hệ ngược •
Nguyên tắc bổ sung ngoài •
Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết • Nguyên tắc phân cấp •
Nguyên tắc khâu xung yếu •
Nguyên tắc thích nghi với môi trường •
Nhóm các nguyên tắc quản trị tổ chức kinh tế xã hội •
Tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội • Tập trung dân chủ •
Kết hợp hài hòa các lợi ích lOMoARcPSD| 25865958 • Chuyên môn hóa • Biết mạo hiểm • Hoàn thiện không ngừng •
Nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả
1.3. Nhà quản trị tổ chức
1.3.1 Các cấp quản trị (3 cấp) •
Cấp cơ sở (quản lý cấp thấp,tổ trưởng,đốc công) •
Cấp trung gian (quản lý,trưởng phòng,trưởng ban)
Cấp cao (giám đốc, chủ tịch)
1.3.2 Các yêu cầu về kỹ năng quản trị của nhà quản trị • Kỹ năng kỹ thuật • Kỹ năng nhân sự • Kỹ năng tư duy
1.3.3 Phong cách làm việc của nhà quản trị • Phong cách cưỡng bức • Ưu điểm •
Giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng •
Giữ được bí mật ý đồ • Nhược điểm •
Triệt tiêu tính sáng tạo • Phong cách dân chủ • Ưu điểm •
Phát huy được tính sáng tạo •
Tạo bầu không khí phấn khởi, nhất trí trong tập thể • Nhược điểm •
Có thể làm mất thời cơ vì quá trình ra quyết định chậm • Phong các tự do • Ưu điểm •
Tạo ra khả năng làm việc chủ động, sáng tạo • Nhược điểm •
Có thể dẫn tới đổ vỡ, vô chính phủ
Chương 2: Phân tích môi trường quản trị
2.1 Môi trường quản trị lOMoARcPSD| 25865958 •
Là tổng thể các yếu tố bên ngoài, yếu tố bên trong tổ chức có ảnh hưởng đến
hoạt động tổ chức và các quyết định của nhà quản trị.
2.2 Phân loại môi trường quản trị
2.2.1 Môi trường bên trong (nội bộ) •
Thuộc về bên trong tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp, lâu dài và rất quan trọng
đến các hoạt động quản trị của tổ chức •
Xác định điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức, đề xuất các biện pháp để giảm
bớt chúng và tối đa hóa các lợi thế •
Các yêu tố thuộc môi trường bên trong: tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, văn hóa tổ chức,...
2.2.2 Môi trường bên ngoài
2.2.2.1. Môi trường vĩ mô •
Môi trường kinh tế: lãi suất, lạm phát,thay đổi thu nhập khả dụng,biến động
thị trường chứng khoán, chu kỳ kinh doanh
Môi trường nhân khẩu học: xu hướng đặc điểm dân số như tuổi tác, chủng
tộc, giới tính, trình độ học vấn, vị trí địa lý, thu nhập và thành phần gia đình •
Môi trường công nghệ: đổi mới khoa học công nghệ •
Môi trường văn hóa xã hội: các yếu tố xã hội và văn hóa như giá trị, thái độ,
xu hướng, truyền thống, lối sống, tín ngưỡng, thị hiếu và hành vi. •
Môi trường chính trị pháp luật: luật pháp, thể chế, luật pháp của các quốc gia
khác, luật pháp toàn cầu và bao gồm một quốc gia có hệ thống chính trị ổn định •
Môi trường toàn cầu: các vấn đề ảnh hưởng toàn cầu (thiên tai, dịch bệnh,
nguồn tài nguyên thiên nhiên) 2.2.2.2 Môi trường vi mô •
Đối thủ cạnh tranh trực tiếp •
Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn •
Sản phẩm dịch vụ thay thế • Nhà cung ứng • Khách hàng
Chương 3: Thông tin và quyết định trong quản trị
3.1.Thông tin và hệ thống thông tin trong quản trị lOMoARcPSD| 25865958 3.1.1: Thông tin 3.1.1.1: Khái niệm:
+ Thông tin là những dữ liệu mới được thu nhận, được hiểu, được đánh giá là
có ích cho việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định quản trị.
+ Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. 3.1.1.2: Vai trò:
+ Trong việc ra quyết định: có vai trò quan trọng trong việc nhận thức vấn đề ra
quyết định; xác định cơ hội và thách thức trong lĩnh vực kinh doanh; xác định
cơ sở, tiền đề khoa học để ra quyết định trong quá trình lựa chọn phương án.
+ Trong các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra: có vai trò
trong việc nhận thức các vấn đề, cung cấp dữ liệu, xây dựng phương án, giải
quyết các vấn đề cũng như kiểm soát các hoạt động so với kế hoạch dự kiến đề ra. lOMoARcPSD| 25865958
+ Trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro: thể hiện ở việc phân tích, dự
báo và xây dựng các phương án phòng ngừa rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.2: Quyết định quản trị
3.2.1: Khái niệm, đặc điểm và chức năng quyết định của nhà quản trị
3.2. 1.1: Khái niệm: là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm đặt ra mục
tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã
chin muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật khách quan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường. 3.2.1. 2.Đặc điểm:
+ Thứ nhất, là sản phẩm của tư duy của con người
+ Thứ hai, là quyết định của tổ chức
+ Thứ ba, luôn gắn với những vấn đề của tổ chức
3.2.1.3. Chức năng: 4 chức năng
+ Chức năng định hướng + Chức năng đảm bảo + Chức năng phối hợp
+ Chức năng cưỡng bức, động viên
3.2.2. Phân loại quyết định quản trị
- Theo thời gian: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn
- Theo tầm quan trọng: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, quyết định tác nghiệp
- Theo phạm vi điều chỉnh: quyết định toàn cục, quyết định bộ phận
- Theo tính chất: quyết định chuẩn mực, quyết định riêng biệt
- Theo quy mô nguồn lực sử dụng: lớn, vừa và nhỏ lOMoARcPSD| 25865958
- Theo cấp quyết định: cấp cao, cấp trung gian, cấp thấp
- Theo lĩnh vực hoạt động: quyết định quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quảntrị công nghệ,…
3.2.3. Yêu cầu đối với một quyết định quản trị:
- Yêu cầu về tính hợp pháp:
+ Không được vượt quá thẩm quyền
+ Không trái với nội dung mà pháp luật quy định
+ Đúng thủ tục và đúng thể thức
- Yêu cầu về tính khoa học
+ Phải phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức
+ Phù hợp với quy luật, với các xu thế khách quan, với các nguyên tắc và nguyên lý khoa học.
+ Phải trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học
+ Cần phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định, kể cả
thế và lực cũng như môi trường hoạt động của tổ chức.
- Yêu cầu về tính hệ thống
+ Được ban hành bởi các cấp và bộ phận chức năng khác nhau phải thống nhất
theo 1 hướng, hướng đó do mục tiêu chung xác định.
+ Được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu thuẫn. Khi quyết
định hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp thì cần phải loại bỏ.
- Yêu cầu về tính tối ưu
+ Là phương án tốt nhất thỏa mãn cao nhất các mục tiêu và được sự ủng hộ của
các thành viên và các cấp trong tổ chức
- Yêu cầu về tính linh hoạt •
Phải phản ánh được mọi nhân tố mới , việc xử lý tình huống phải linh hoạt,
khéo léo, tránh rập khuôn, máy móc, đáp ứng được với sự biến đổi của môi trường tổ chức. lOMoARcPSD| 25865958 •
Yêu cầu tính cụ thể về thời gian và người thực hiện
Phải thể hiện được thời gian thực hiện, chủ thể thực hiện quyết định cũng
như không gian thực hiện quyết định.
3.2.4. Các căn cứ đề ra quyết định quản trị •
Hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức: •
Phải là phương án đáp ứng cao nhất việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong giới hạn cho phép. •
Xác định rõ mục đích và mục tiêu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc
ra quyết định quản trị •
Các mục đích, mục tiêu xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án quyết định •
Đối với tổ chức kinh doanh, mục tiêu cơ bản là lợi nhuận thì tiêu chuẩn chủ
yếu để lựa chọn phương án là tối đa hoá lợi nhuận. •
Đối với tổ chức phi lợi nhuận, mục tiêu cơ bản là đáp ứng nhu cầu xã hội thì
tiêu chuẩn chủ yếu để lựa chọn phương án là đáp ứng tối đa về số lượng,
chất lượng theo nhu cầu của xã hội •
Trong mỗi tổ chức, quyết định được đề ra ở các cấp khác nhau, bộ phận khác
nhau; mục tiêu của mỗi cấp, mỗi bộ phận là cơ sở đưa ra các quyết định
thuộc quyền hạn của cấp và bộ phận đó. •
Hệ thống mục tiêu không chỉ phân cấp mà còn có quan hệ tương tác •
Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội •
Quyết định quản trị phải phù hợp với pháp luật hiện hành, phương án nào
trái với quy định của pháp luật cần phải loại bỏ. •
Hệ thống pháp luật được thể hiện qua văn bản quy phạm pháp luật, khi ra
quyết định quản trị cần dựa vào hệ thống văn bản pháp luật này. •
Pháp luật là một trong những giới hạn của việc đề ra quyết định •
Thứ nhất, người ra quyết định không được vượt quá thẩm quyền của mình.
Thứ hai, nội dung quyết định không được trái pháp luật. Nếu không đảm bảo
được 2 khía cạnh này đều xem là không hợp pháp, cần được đình chỉ, sửa đổi hoặc bãi bỏ. •
Quyết định quản trị còn dựa vào các thông lệ xã hội đang chi phối các hành
vi của tổ chức. Trong thông lệ, truyền thống tập thể có ảnh hưởng rất lớn đến
quyết định quản trị và nếu quyết định đi ngược lại với truyền thống tập thể
dễ có nguy cơ thất bại do phản ứng của tập thể. •
Những yếu tố hạn chế: •
Là yếu tố cản trở việc đạt được mục tiêu của tổ chức. lOMoARcPSD| 25865958 •
Những phương án khắc phục được các yếu tố hạn chế thường là những
phương án quyết định được lựa chọn •
Yếu tố hạn chế được xem như là điều kiện để lựa chọn phương án quyết định lOMoARcPSD| 25865958
Hiệu quả của quyết định quản trị •
Là khả năng đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều
kiện các yếu tố hạn chế giải quyết được. •
Năng lực và phẩm chất của người ra quyết định •
Quyết định quản trị chịu ảnh hưởng rất lớn của năng lực và phẩm chất của
người ra quyết định. Người có năng lực tốt sẽ đưa ra quyết định đúng đắn,
ngược lại quyết định dễ bị sai lầm.
3.2.6. Phương án ra quyết định quản trị
3.2.4.1. Tổng quan về phương pháp ra quyết định •
Khái niệm: phương pháp ra quyết định là cách thức mà chủ thể quyết định
dùng để thực hiện một số hoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết
định. Chủ thể là cá nhân hoặc tập thể có trách nhiệm đưa ra quyết định quản
trị. Đó là những nhà lãnh đạo, tập thể các nhà quản trị hoặc đại diện hay toàn thể tổ chức. •
Các phương pháp ra quyết định: • Theo mức độ thông tin: •
Trường hợp đủ thông tin: ra quyết định dựa vào các mô hình ra quyết định,
trong đó là các mô hình tính toán bao gồm mô hình thống kê và mô hình tối
ưu kết hợp với sử dụng công nghệ thông tin •
Trường hợp ít thông tin: sử dụng kết hợp phương pháp chuyên gia và so sánh hiệu quả •
Trường hợp có rất ít thông tin: sử dụng kết hợp hai phương pháp cây đồ thị
(cây mục tiêu) và các phương pháp ngoại cảm. •
Theo số người tham gia quá trình quyết định: •
Phương pháp tự ra quyết định •
Phương pháp ra quyết định tập thể
3.2.4.2. Phương pháp cá nhân ra quyết định •
Là phương pháp ra quyết định dựa trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá
nhân của nhà quản trị. •
Khi xuất hiện những nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của mình, nhà quản trị tự
mình đề ra quyết định quản trị mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia. lOMoARcPSD| 25865958 •
Được sử dụng trong điều kiện vấn đề cần quyết định không quá phức tạp,
xác định vấn đề không khó khăn, các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng
và phân tích lựa chọn phương án đơn giản, người ra quyết định có nhiều
kiến thức và kinh nghiệm trong việc ra quyết định
Nhà quản trị dựa vào những thủ tục, quy tắc, chính sách để ra quyết định.
3.2.4.3. Phương pháp ra quyết định tập thể •
Sử dụng khi ra những quyết định quan trọng, có ảnh hưởng lâu dài đến sự
phát triển của tổ chức •
Là một phương pháp ra quyết định mà người lãnh đạo không chỉ dựa vào
kiến thức và kinh nghiệm cá nhân mà còn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm
của tập thể để đưa ra quyết định và vẫn phải chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra. • Ưu điểm: •
Đảm bảo tính dân chủ, mọi cá nhân có thể đóng góp được nhiều ý tưởng để giải quyết vấn đề •
Thu hút được sáng kiến của nhiều người để thực hiện các bước của quá trình
ra quyết định, đặc biệt của các chuyên gia và những người sẽ thực thi quyết định •
Thu thập được nhiều thông tin và kiến thức hơn •
Giải pháp được nhiều người chấp nhận hơn, tạo môi trường thoải mái, sự
hợp tác giúp đỡ lẫn nhau •
Giúp đảm bảo cơ sở tâm lý - xã hội cho các quyết định khi được ban hành • Nhược điểm •
Thường kéo dài thời gian hơn trong việc đưa ra quyết định •
Dễ có sự ảnh hưởng của một hoặc một số cá nhân trong hội đồng tư vấn
hoặc nhóm nghiên cứu đến những kết luận của tập thể. •
Dễ bỏ qua những ý kiến mới nhưng thiểu số Trách nhiệm của người
ra quyết định không rõ ràng Các kỹ thuật sử dụng trong ra quyết định tập thể: • Kỹ thuật động não: •
Là kỹ thuật dùng trong quá trình tìm tòi các sáng kiến của con người tham
gia thảo luận về quyết định. lOMoARcPSD| 25865958 •
Được thực hiện như sau: cuộc họp thảo luận có nhiều người tham gia, chủ
tọa phát biểu rõ ràng vấn đề cần giải quyết cho mọi người hiểu, các thành
viên tự do nêu ý kiến trong 1 khoảng thời gian được ấn định trước. Các ý
kiến được ghi lại và phân tích sau. •
Bao gồm những quy tắc nghiêm ngặt để nhằm kích thích hình thành các ý
tưởng, tránh nhưng ức chế đối với các thành viên khi họ phải đối mặt với tập thể: •
Không có ý tưởng nào đáng buồn cười, khuyến khích đưa ra mọi ý tưởng kỳ quặc hay cực đoan
Mọi ý kiến đều thuộc về tập thể chứ không phải thuộc về cá nhân đưa ra nó,
vì vậy thành viên khác có thể dựa trên ý tưởng của người khác để phát triển ý tưởng của mình •
Không ý tưởng nào có thể bị phê phán, để tạo ra các ý tưởng chứ không phải đánh giá chúng •
Nhược điểm là ý kiến dễ bị ảnh hưởng lẫn nhau. •
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa •
Là phương pháp ra quyết định nhóm trong đó hạn chế việc bàn luận và giao
tiếp giữa các cá nhân trong quá trình ra quyết định. •
Kỹ thuật này không chỉ tìm ra sáng kiến mà còn đi đến kết luận của cuộc họp. • Kỹ thuật Delphi •
Là kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên không được triệu tập
tới cuộc họp. Đây là kỹ thuật phức tạp và tốn thời gian •
Các thành viên đưa ra ý kiến vào một phiếu câu hỏi đã được chuẩn bị gửi
qua đường bưu điện, mỗi thành viên giấu tên và độc lập đưa ra ý tưởng của
mình vào phiếu rồi gửi trả lại, các ý kiến trả lời được thu lại, được tóm lược
thành ý kiến nhất trí của nhóm và được in ra.
=> Phương thức ra quyết định tập thể thường được sử dụng trong trường hợp thiếu
thông tin, nhà quản trị không đủ cơ sở để tự đưa ra quyết định.
3.2.7. Các yếu tố cản trở việc ra quyết định quản trị ( 6 yếu tố ) • Thiếu thông tin •
Người ra quyết định thường có xu hướng nhầm lẫn giữa vấn đề với giải pháp •
Các xu hướng nhận thức của các cá nhân có thể bị bóp méo vấn đề sẽ được xác định lOMoARcPSD| 25865958 • Tính bảo thủ •
Những tiền lệ quyết định trước đây giới hạn sự lựa chọn hiện nay Dung hoà lợi ích
3.2.8. Quá trình đề ra quyết định quản trị (6 bước) •
Xác định vấn đề ra quyết định ( quan trọng nhất) •
Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án •
Dự kiến các phương án có thể để giải quyết vấn đề • Đánh giá các phương án •
Lựa chọn phương án quyết định • Ra văn bản quyết định lOMoARcPSD| 25865958
3.2.9. Tổ chức thực hiện quyết định ( 7 bước ) • Ra văn bản quyết định •
Lập kế hoạch thực hiện quyết định •
Tuyên truyền và giải thích quyết định • Thực hiện quyết định •
Kiểm tra việc thực hiện quyết định •
Điều chỉnh quyết định •
Tổng kết thực hiện quyết định
Chương 4: Chức năng lập kế hoạch
1. Khái niệm lập kế hoạch
- Khái niệm kế hoạch: Kế hoạch nói chung là một tài liệu mô tả về tổ chức các hoạt
động; các công việc dự định thực hiện, vạch ra các mục tiêu và cách thức để đạt
được mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định
- Kế hoạch: là tập hợp những hoạt động được sắp xếp lịch trình, có thời hạn,
nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất,..để
thực hiện một mục tiêu cuối cùng được đề ra ( dự định, mục tiêu trong tương lai).
- Lập kế hoạch: là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản trị là lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối
với mỗi nhà quản trị bởi nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình
hành động trong tương lai, giúp nhà quản trị xác định được các chức năng khác
còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra ( đi vào chi tiết kế hoạch )
- Chức năng lập kế hoạch: là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các
phương thức để đạt được mục tiêu đó.
2. Phân loại kế hoạch
- Kế hoạch chiến lược: là kế hoạch quy mô lớn, xác định mục tiêu tổng thể và
các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn cho hoạt động của tổ chức
- Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở các đơn
vị cơ sở, mang tính chi tiết và ngắn hạn, thường ở các lĩnh vực cụ thể. lOMoARcPSD| 25865958
2.1 Hình thức thể hiện ( 7 hình thức )
- Chiến lược: là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức. Là các
chương trình hoạt động tổng quát và triển khai các nguồn lực chủ yếu để đạt
được mục tiêu. Chiến lược là đường lối chung, đường lối tổng quát để hướng tới mục tiêu.
- Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung định hướng
hành động của hệ thống để giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại nhằm thực hiện
mục tiêu bộ phận theo định hướng mục tiêu tổng thể của hệ thống đó. Chính sách
là những quy định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi đề ra quyết định
thể hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức ( có độ linh hoạt hơn)
- Thủ tục: là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác, chi tiết chuỗi các hành động
cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt
được mục tiêu nhất định.
- Quy tắc: là loại kế hoạch đơn giản nhất. Giải thích rõ ràng những hành động
nào có thể làm, hành động nào không được làm.
- Chương trình: là tổ hợp các chính sách, thủ tục quy tắc và các nguồn lực cần
thiết có thể huy động để nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối
- Dự án: là một phần nhỏ hơn của chương trình, bị giới hạn bởi không gian, thời
gian, đối tượng tác động, tài chính,…và thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng,
mang tính độc lập tương đối
- Ngân quỹ: là một bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng
con số. Đó là một chương trình số hóa.
2.2 Thời gian thực hiện kế hoạch
- Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch thời kỳ 5 năm trở lên. Là sự cụ thể hóa chiến
lược, phương hướng phát triển tổ chức. ( giữ vai trò trung tâm, là cơ sở xây dựng
kế hoạch trung hạn và hàng năm)
- Kế hoạch trung hạn: cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm. Kế hoạch trung hạn là sự cụ
thể hóa chiến lược, chính sách , mục tiêu của tổ chức.
- Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kỳ dưới 1 năm. Để đảm bảo thực hiện tuần tự các
nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trung hạn lOMoARcPSD| 25865958
2.3 Vai trò chức năng lập kế hoạch
- Là khâu đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản trị, chức năng quan
trọng nhất của quá trình quản trị, là cơ sở thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh
hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra.
- Cho biết phương hướng hoạt động tương lai, giảm tác động từ thay đổi môi
trường, tránh sự lãng phí, dư thừa nguồn lực, thiết lập tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra
- Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị
- Phối hợp nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu
- Tập trung vào các mục tiêu tránh sự lãng trí
- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức
- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài -
Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu
3. Các bước lập kế hoạch (8 bước)
- B1: Nghiên cứu và dự báo •
Linh cảm : dựa vào số liệu doanh số bán cũ, một số ý kiến khách hàng rồi
phán đoán theo bản năng, cảm giác •
Khảo sát thị trường : khảo sát thị trường, lấy mẫu thống kê •
Phân tích chuỗi thời gian : chịu tác động của 3 yếu tố gồm thời gian, theo
chu kỳ phổ biến của hoạt động kinh doanh, xu hướng trong một khoảng thời gian •
Mô hình kinh tế lượng : cho phép đánh giá ảnh hưởng của một số biến đến doanh số bán hàng
- B2 Thiết lập các mục tiêu: giúp các tổ chức nhận thức được các điểm mạnh, điểm
yếu, các cơ hội, thách thức đe dọa. • Yêu cầu của mục tiêu: •
Mục tiêu phải cụ thể : phải chỉ rõ mục tiêu liên quan, không nói chung chung lOMoARcPSD| 25865958 •
Mục tiêu phải đo lường được: phải định lượng hóa kết quả cuối cùng
cần đạt được bằng các chỉ tiêu có thể đánh giá •
Mục tiêu phải có thể đạt được: mục tiêu đề ra yêu cầu phải có sự phấn
đấu nhất định mới có thể thực hiện được •
Mục tiêu phải nhất quán: thực hiện mục tiêu này không cản trở việc
thực hiện mục tiêu khác •
Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện: chỉ rõ giới hạn thực nghiệm
mục tiêu trong khoảng thời gian nào
- B3 Phát triển các tiền đề: là những dự báo, chính sách cơ bản, chúng là những giả
thiết trong tương lai cho việc thực hiện kế hoạch
- B4: Xây dựng các phương án: tìm ra và nghiên cứu các phương án lựa chọn để hành động
- B5: Đánh giá các phương án: đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp
với mục tiêu nhằm lựa chọn được những phương án tối ưu nhất
- B6 Lựa chọn phương án và ra quyết định :
- B7 Lập kế hoạch phụ trợ :
- B8: Lượng hóa kế hoạch phụ trợ
4. Lập kế hoạch chiến lược (4 loại chiến lược)
- Khái niệm: lập kế hoạch chiến lược là một loại lập kế hoạch có nhiệm vụ vạch ra và
thực hiện các kế hoạch hoạt động chiến lược về quản trị
- Vai trò: chủ đạo và định hướng
- Mục tiêu: xây dựng lộ trình và triển khai để tổ chức thực hiện những mục tiêu, chủ
trương chiến lược đã lựa chọn
- Chiến lược ổn định : là chiến lược không có những thay đổi đáng kể. VD không tạo
ra sản phẩm mới, chỉ phục vụ sản phẩm cũ, duy trì thị phần,…. Thường phổ biến ở các
công ty vừa và nhỏ hay các công ty do gia đình quản lý
- Chiến lược tăng trưởng: là tăng thêm mức hoạt động của tổ chức. VD tăng thị phần,
thị trường, sản phẩm, khách hàng,…
- Chiếm lược cắt giảm : là giảm bớt kích thước hay tính đa dạng của hoạt động của tổ
chức. Nếu phải áp dụng chiến lược này nghĩa là nhà quản trị không còn sự lựa chọn nào lOMoARcPSD| 25865958
khác. VD khi công ty gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh, chiến lược này giúp
công ty ổn định hoạt động, củng cố nguồn lực, sãn sàng tiếp tục cạnh tranh
- Chiến lược phối hợp: là sử dụng cùng lúc nhiều nguồn lực khác nhau. Vd hẹp bộ
phận này mở rộng bộ phận khác
4.1 Các cấp chiến lược •
Chiến lược cấp tổ chức: do các nhà quản trị cao cấp vạch ra nhằm nắm được
mối quan tâm và hoạt động trong một tổ chức. •
Chiến lược cấp ngành: liên quan đến mối quan tâm và hoạt động trong phạm
vi một ngành. Mỗi đơn vị ngành có chiến lược riêng nhưng đặt trong sự thống
nhất với chiến lược chung của toàn tổ chức. •
Chiến lược cấp chức năng: là chiến lược nhân sự, tài chình,... được đặt trong
khuôn khổ một lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Là sự chi tiết hóa cho chiến
lược cấp ngành với vai trò là hỗ trợ cho chiến lược cấp tổ chức
4.2 Hình thành chiến lược cấp tổ chức (4 bước) •
B1: Xác định chức năng, nhiệm vụ: là nền tăng, khởi đầu để xây dựng
nên những cơ cấu quản trị •
B2: Đánh giá môi trường bên ngoài: bản chất là đề ra danh sách tóm gọn
những cơ hội từ môi trường mà tổ chức nên nắm bắt và ngược lại. Đây
là quá trình diễn ra liên tục •
Nhân tố tác động chính của môi trường •
Nhân tố thuộc về kinh tế •
Nhân tố thuộc về xã hội, dân cư, địa lý •
Nhân tố thuộc về chính trị, chính quyền •
Nhân tố khoa học công nghệ •
Nhân tố cạnh tranh: chỉ ra, đánh giá cơ hội thách thức do môi trường đem
lại giúp tổ chức phát triển, xây dựng kế hoạch dài hạn, đề ra chính sách. • Thu thập thông tin •
Thông tin về xã hội, dân cư •
Thông tin về mặt địa lý, kinh tế, chính trị, pháp luật, chính quyền, pháp
luật, xu hướng khoa học công nghệ •
Thông tin về nhà cung ứng, nhà phân phối, người bán, khách hàng, đối thủ cạnh tranh •
Xử lý thông tin; các nhà quản trị cấp cao bàn bạc chọn ra cơ hội thách thức
trọng yếu với doanh nghiệp, từ đó xây dựng tối đa 20 chỉ tiêu • Đánh giá thông tin •
B3: Đánh giá môi trường nội bộ: bản chất là đánh giá, rà soát các mặt
của tổ chức, mối quan hệ giữa các bộ phận, chỉ ra điểm mạnh để tận dụng
và phát huy, ngược lại là điểm yếu để khắc phục, sửa chữa. lOMoARcPSD| 25865958 •
Các lực lượng chủ yếu bên trong tổ chức: marketing, tài chính-kế toán,
quản trị, hệ thống thông tin, sản phẩm và tác nghiệp •
B4: Phân tích và lựa chọn chiến lược: bản chất là thiết lập các mục tiêu
dài hạn và tạo các chiến lược thay thế
4.3 Các mô hình phân tích ( CHIẾN LƯỢC CẤP TỔ CHỨC) nhớ nhá! 😣
1. Mô hình 5 lực lượng của M.Porter: về chiến lược cấp tổ chức, xem xét
khả năng cạnh tranh của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó được
xác định bởi các nguồn kinh tế và kỹ thuật của tổ chức và 5 lực lượng của môi trường •
Mối đe dọa từ các đối thủ: nguy cơ có nhiều hay ít đối thủ cạnh tranh mới tùy thuộc vào: •
Sức hấp dẫn của lĩnh vực kinh doanh •
Phản ứng của các doanh nghiệp hiện hữu •
Các rào cản sự chuyển dịch (vốn, nguồn cung cấp nguyên liệu, quyền sở
hữu công nghệ, phí tổn đảm bảo du nhập cơ sở và sản phẩm) Các nhà
cung cấp: có khả năng đe dọa rất lớn tới tổ chức nếu: •
Chỉ có một số ít các nhà cung ứng •
Khi sản phẩm thay thế không có sẵn •
Khi người mua chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong sản lượng của nhà cung cấp •
Khi sản phẩm của nhà cung ứng là yếu tố đầu vào quan trọng đối với hoạt động của tổ chức •
Khi các sản phẩm của nhà cung ứng có tính khác biệt và được đánh giá cao
bởi khách hàng của tổ chức •
Khi người mua phải gánh chịu một chi phí rất cao do thay đổi nhà cung cấp
như chi phí thay đổi thiết kế, đào tạo nhân sự, đặt hàng,... •
Các khách hàng: áp lực từ người mua xuất phát từ các điều kiện sau •
Khi số lượng mua là nhỏ •
Khi người mua chiếm một tỷ trọng lớn trong sản lượng của người bán •
Các sản phẩm không có tính khác biệt và là các sản phẩm cơ bản •
Khách hàng đe dọa hội nhập về phía sau •
Sản phẩm của ngành là không quan trọng đối với chất lượng sản phẩm của người mua •
Khi người mua có đầy đủ thông tin •
Tính khốc liệt trong cạnh tranh giữa các đối thủ trong ngành: cường độ
của nó phụ thuộc vào nhiều biến số •
Số lượng đối thủ và thị phần đối thủ chiếm hữu •
Tỷ lệ tăng trưởng trong từng lĩnh vực •
Mức độ khác biệt giữa các sản phẩm •
Các chiến lược được vận dụng trong lĩnh vực kinh doanh lOMoARcPSD| 25865958 •
Tính năng động, tính hiệu quả của các doanh nghiệp •
Mối đe dọa từ những sản phẩm dịch vụ thay thế: như tên, đã học trongMKT😣
2. Mô hình ma trận BCG: phân tích một tập hợp các lĩnh vực hoạt động của tổ chức,
chủ yếu trên 2 giác độ là tốc độ tăng trưởng thị trường và mức thị phần phần của
ngành đó trong mổi trường hoạt động động của nó •
Mục đích xác định một sự cân đối giữa các ngành của tổ chức và phân bổ
các nguồn lực vào các ngành một cách hợp lý •
Ngành nghi vấn: thị phần tương đối nhỏ và tốc độ tăng trưởng thị
trường cao có thể là lĩnh vực chứa đựng nhiều sự rủi ro và mạo hiểm.
Đây là ngành cần nhiều vốn đầu tư, cần theo dõi tiềm năng, cơ hội để
khai thác hiệu quả trong tương lai •
Ngành ngôi sao: ngành có lợi nhuận cao. Nếu đầu tư tiếp tục vào ngành
này để duy trì mức tăng trưởng thị trường cao có thể tốn kém hơn so với trước đó. •
Ngành con bò sữa: mức thị phần cao, tốc dộ tăng trưởng thị trường
thấp và cũng là ngành mang nhiều lợi nhuận. Ngành không đòi hỏi đầu
tư lớn để duy trì vị trí của nó trên thị trường •
Ngành bỏ đi: ngành có thị phần kém cỏi và mức tăng trưởng thị phần
thấp. Cần cân nhắc để tiếp thêm sức sống của nó và cần dần dần loại bỏ để
thay thế bằng ngành khác •
Mô hình ma trận BCG còn được áp dụng cho phân tích chiến lược cấp
ngành. Một số chiến lược cơ bản •
Các chiến lược phân đoạn: mục đích phân chia các hoạt động theo các
nhóm đồng nhất và tổ chức lại các nhóm. Gồm 2 giai đoạn: (chắc ko
hỏi kỹ đâu t pass nhé :>>> ) •
Các chiến lược tiếp quản và sát nhập: •
Tiếp quản chiến lược mang lại giá trị: cải thiện hoạt động quản trị,
nâng cao sức mạnh tài chính •
Sát nhập chiến lược mang lại giá trị: tăng kinh tế quy mô, tăng sức
mạnh thị trường, giảm rủi ro, sức ép nợ,... •
Các chiến lược liên minh: làm tăng sức , nâng cao hiệu quả hoạt
động,...dưới nhiều hình thức liên doanh, liên kết, hợp tác
4.4 các mô hình phân tích ( CHIẾN LƯỢC CẤP NGÀNH) nhớ
1. Mô hình phân tích SWOT: ( gồm 9 ô ) mô hình kết hợp phân tích bên trong và
bên ngoài tổ chức nhằm tìm ra điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức, đe dọa •
S-W-O-T: là Strengths ( lợi thế, sức mạnh, điểm mạnh); Weaknesses (điểm
yếu); Opportunities ( cơ hội); Threats (đe dọa, nguy cơ, trở ngại) •
4 chiến lược cơ bản: SO; WO; ST; WT lOMoARcPSD| 25865958 •
Chất lượng của mô hình SWOT phụ thuộc vào chất lượng thông tin từ mọi
phía Ban giám đốc, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,..tránh cá nhân chủ quan từ 1 phía
2. Mô hình chuỗi giá trị: là công cụ phân tích môi trường bên trong nhằm phục vụ
cho xây dựng chiến lược phát triển các ngành của tổ chức. Là hệ thống những
hoạt động có liên quan của tổ chức theo hướng liên kết dọc có tác dụng tạo ra giá
trị và giảm những chi phí. Mô hình này được thực hiện hiệu quả sẽ tạo ra lợi
thế cạnh tranh cho tổ chức. Và các hoạt động trong một ngành của tổ chức
được phân tích thành các hoạt động hỗ trợ và các hoạt động chính. Các hoạt động hỗ trợ gồm: •
Xây dựng cơ sở hạ tầng •
Quản trị nguồn nhân lực •
Phát triển nguồn nhân lực Cung ứng sản phẩm, dịch vụ Các hoạt động chính: •
Hậu cần hướng vào: là hững hoạt động tiếp nhận, tồn trữ và quản lý đầu vào,...
hoàn thiện bất cứ hoạt động nào thuộc loại này có tác dụng làm giảm chi phí và tăng năng suất •
Sản xuất: hoạt động chuyển yếu tố đầu vào thành các sản phẩm đầu ra. Như vận
hành máy móc, sản xuất các sản phẩm, đóng gói,.. •
Hậu cần hướng ra: hoạt động đẩy nhanh quá trình phục vụ khách hàng là hoạt
động hậu cần hướng ra. Như cất trữ, quản lý hàng hóa, phân phối, dịch vụ khách hàng,.... •
Marketing căn bản và bán hàng:xác lập, thực hiện chiến lược về sản phẩm, giá cả,
tiêu thụ, xúc tiến yểm trợ •
Dịch vụ sau bán hàng: giúp khách hàng thuận lợi sử dụng sản phẩm dịch vụ. Tác
dụng củng cố lòng tin, thu hút khách hàng, tăng uy tín tổ chức. Như lắp đặt, sửa
chữa, cung cấp linh kiện thay thế,... 3. Các chiến lược cơ bản •
Mục tiêu của chiến lược cấp ngành của tổ chức để xây dựng và củng cố vị trí cạnh
tranh của ngành trong môi trường hoạt động của nó. Việc phân tích bên trong, bên
ngoài giúp xác định lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Từ đó có 4 loại chiến lược sau: •
Chiến lược dẫn đầu về giá: cạnh tranh bằng cách đưa ra mức giá thấp nhất
trong ngành nhưng vẫn đảm bảo được tính năng, chất lượng sản phẩm dịch
vụ ở mức độ khách hàng chấp nhận được. Theo đó,tổ chức cố gắng hạ thấp chi
phí sản xuất, do đó phương pháp kỹ thuật mang ý nghĩa then chốt, tiến hành
kinh tế quy mô cũng là giải háp thường được sử dụng •
Chiến lược cạnh tranh về chất: phục vụ khách hàng bằng chất lượng sản
phẩm dịch vụ cao hơn so với đối thủ. Do đó, bán rẻ không phải là mục tiêu
hướng đến mà chất lượng phải cao hơn để khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn.
Phải sử dụng công nghệ tiên tiến, công nghệ đầu bảng trong lĩnh vực. •
Chiến lược dẫn đầu về sự khác biệt: chủ trương bằng cách cạnh tranh việc đưa
cho khách hàng những tính năng mới lạ của sản phẩm, sản phẩm độc đáo, đem lOMoARcPSD| 25865958
lại sự lựa chọn phong phú hơn. Từ đó phải đi đầu về công nghệ sử dụng, đối
thủ bắt chước thì tính năng mới của sản phẩm sẽ không còn nữa. •
Chiến lược tiêu điểm: hướng vào một mảng hoạt động nhỏ dành riêng cho tổ
chức. Tại đó lợi thế cạnh tranh của tổ chức được khai thác triệt để. Tổ chức
nhỏ không thể cạnh tranh bằng giá, sự độc đáo, chỉ tập trung vào mảng hẹp nào đó
vẫn có thể cạnh tranh bằng giá cả, sự phục vụ đặc biệt.