-
Thông tin
-
Hỏi đáp
Tổng hợp bài giảng Hệ thống thông tin kế toán | Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Tổng hợp bài giảng Hệ thống thông tin kế toán của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông với những kiến thức và thông tin bổ ích giúp sinh viên tham khảo, ôn luyện và phục vụ nhu cầu học tập của mình cụ thể là có định hướng ôn tập, nắm vững kiến thức môn học và làm bài tốt trong những bài kiểm tra, bài tiểu luận, bài tập kết thúc học phần, từ đó học tập tốt và có kết quả cao cũng như có thể vận dụng tốt những kiến thức mình đã học vào thực tiễn cuộc sống. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Trường: Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
lOMoARcPSD| 36067889 LỜI GIỚI THIỆU
Học phần hệ thống th ng tin kế to n l một trong những học phần quan trọng trong
chương tr nh đo tạo sinh vi n chuy n ng nh kế to n. Nội dung m n học ch nh l : t m hiểu c
ng việc kế to n theo một quy tr nh, từ việc thu thập, xử lý dữ liệu v cung cấp th ng tin hữu
ch cho người sử dụng; c c nội dung cơ bản trong việc t m hiểu, đnh gi v thiết lập hệ thống
kiểm so t nội bộ cho hệ thống th ng tin kế to n; v ph n t ch, thiết kế hệ thống th ng tin kế to
n đặc biệt trong điều kiện tin học h a. Đặc điểm m n học l khối lượng kiến thức nhiều, bao
gồm c c lĩnh vực kế to n t i ch nh, kế to n quản trị, kiểm so t nội bộ, c ng nghệ th ng tin C c
vấn đề, t nh huống (b i tập) li n quan đến m n học th ng thường c nhiều phương n giải quyết tr n cơ sở hợp lý.
Với mục đch cung cấp những kiến thức về hệ thống hệ thống thống tin kế to n phục
vụ cho việc giảng dạy, học tập, Học viện C ng nghệ Bưu ch nh viễn th ng đ tổ chức bi n
soạn, hiệu chỉnh b i giảng Hệ thống th ng tin kế to n tr n cơ sở tiếp cận, kế thừa một c ch c
chọn lọc c c nguồn t i liệu trong v ngo i nước. Nội dung của b i giảng gồm 7 chương như sau:
Chương 1. Tổng quan về hệ thống th ng tin kế to n
Chương 2. C c c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n
Chương 3. Hệ thống th ng tin chu tr nh chi ph
Chương 4. Hệ thống th ng tin chu tr nh doanh thu
Chương 5. Hệ thống th ng tin chu tr nh chuyển đổi
Chương 6. Hệ thống th ng tin chu tr nh t i ch nh Chương
7. Kiểm so t hệ thống th ng tin kế to n
C c chương được sắp xếp với kết cấu hợp lý, c c nội dung c mối quan hệ mật thiết
với nhau v g p phần gi p cho người học dễ d ng định h nh được mục ti u của vấn đề v p dụng v o thực tế.
T i liệu do TS. Nguyễn Thị V n Anh v TS. Nguyễn Thị Việt L hiệu chỉnh tr n cơ sở
b i giảng Hệ thống thống tin kế to n của ThS. Vũ Trọng Phong, đồng thời dựa tr n kinh
nghiệm nhiều năm giảng dạy m n học Hệ thống thống tin kế to n tại Học viện C ng nghệ
Bưu ch nh viễn th ng. Trong qu tr nh bi n soạn, hiệu chỉnh b i giảng kh ng tr nh khỏi thiếu
s t, rất mong được sự g p ý của c c thầy c , v c c bạn đồng nghiệp, để t i liệu n y được ho n thiện tốt hơn. Xin ch n th nh cảm ơn! Nh m t c giả MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................ 2
DANH MỤC BẢNG ............................................................................................................ 7
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N ............................... 7 1
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
1.1. Kh i qu t chung về hệ thống th ng tin kế to n ................................................................ 7
1.2. Hệ thống th ng tin kế to n truyền thống v hệ thống th ng tin kế to n hiện đại ............. 23
1.3. Nguy n tắc tổ chức hệ thống th ng tin kế to n .............................................................. 25
CHƯƠNG 2: C C C NG CỤ M TẢ HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N ......................... 27
2.1. Vai tr quan trọng của c c c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n ................................ 27
2.2. Lưu đồ chứng từ v lưu đồ hệ thống ............................................................................. 27
2.3. Sơ đồ d ng dữ liệu ........................................................................................................ 33
2.4. C c c ng cụ kh c m tả hệ thống th ng tin kế to n .......................................................... 37
T¸I LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................... 50
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH CHI PHŒ ..................................... 52
3.1. Kh i qu t chung về chu tr nh chi ph ............................................................................. 52
3.2. Nguy n tắc tổ chức hệ thống th ng tin chu tr nh chi ph ............................................... 53
3.3. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin chu tr nh chi ph .................................................. 54
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH DOANH THU .............................. 69
4.1. Kh i qu t chung về chu tr nh doanh thu ....................................................................... 69
4.2. Nguy n tắc tổ chức hệ thống th ng tin chu tr nh doanh thu ........................................ 72
4.3. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin kế to n chu tr nh doanh thu ................................ 72
CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH CHUYỂN ĐỔI ............................ 84
5.1. Hệ thống Chi ph ........................................................................................................... 85
5.2. Hệ thống lương ............................................................................................................ 88
5.3 Hệ thống về h ng tồn kho .............................................................................................. 92
CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH T¸I CHŒNH ................................ 98
6.1. Hệ thống c c nghiệp vụ vốn ......................................................................................... 98
6.2. Hệ thống th ng tin kế to n t i sản cố định ................................................................... 100
CHƯƠNG 7: KIỂM SO T HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N ..................................... 105
7.1. Kh i niệm hệ thống kiểm so t nội bộ .......................................................................... 105
7.2. Kiểm so t trong hệ thống th ng tin kế to n ................................................................ 117
7.3. Sự an to n v trung thực của dữ liệu nội bộ v hệ thống th ng tin kế to n .................... 124
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : B o c o t i ch nh 2
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 CNTT : C ng nghệ th ng tin
: Control Objectives for Information and related Technology COBIT
(Chuẩn quốc tế về quản lý hệ thống th ng tin)
: Committee Of Sponsoring Organization (Ủy ban thuộc Hội đồng
COSO quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập b o c o t i ch nh) CPSX : Chi ph sản xuất
CSDL : Cơ sở dữ liệu ĐĐH : Đơn đặt h ng
DFD : Data Flow Diagram ( Sơ đồ d ng dữ liệu) HĐBH : Ho đơn b n h ng
HĐQT : Hội đồng quản trị HTK : H ng tồn kho
HTKSNB : Hệ thống kiểm so t nội bộ HTTT : Hệ thống th ng tin
HTTTKT : Hệ thống th ng tin kế to n KH : Kh ch h ng KTV : Kiểm to n vi n NCC : Nh cung cấp NVL : Nguy n vật liệu PGH : Phiếu giao h ng PNK : Phiếu nhập kho PTKH : Phải thu kh ch h ng PXK : Phiếu xuất kho
TSCĐ : T i sản cố định
BẢNG DANH MỤC H NH VẼ Trang 3
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 H nh 1.1
C c cấp quản lý v th ng tin cung cấp 11 H nh 1.2
Hệ thống th ng tin quản lý trong doanh nghiệp 13 H nh 1.3 V dụ về MIS 13 H nh 1.4
Mối quan hệ giữa c c dạng hệ thống th ng tin 14 H nh 1.5
Quy tr nh xử lý của hệ thống th ng tin kế to n 18 H nh 1.6
Quy tr nh xử lý nghiệp vụ theo truyền thống 25 H nh 1.7
Quy tr nh xử lý nghiệp vụ bằng m y 25 H nh 2.1
Lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp 31 H nh 2.2
C c biểu tượng sử dụng trong lưu đồ hệ thống 32
Quy tr nh ghi nhận c c phiếu thanh to n của kh ch h ng v cập H nh 2.3
nhận t i khoản phải thu kh ch h ng 33 H nh 2.4
V dụ về lưu đồ chương tr nh 33 H nh 2.5
Mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống v lưu đồ chương tr nh 34 H nh 2.6
Sơ đồ lu n chuyển dữ liệu hệ thống xử lý b n h ng 35 H nh 2.7
Sơ đồ chi tiết lu n chuyển dữ liệu hệ thống xử lý b n h ng 36
Sơ đồ d ng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh b n h H nh 2.8 ng — Mức 0 38 H nh 2.9
Sơ đồ d ng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh b n h 38 ng — Mức 1
H nh 2.10 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn h ng tr n hệ thống xử lý theo l 39
H nh 2.11 Chương tr nh m y t nh xử lý 40
Sơ đồ xử lý hệ thống đơn h ng tr n hệ thống xử lý trực tuyến H nh 2.12 thời gian thực 41
H nh 2.13 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý theo l 42
Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý theo l H nh 2.14 (tiếp theo) 43 4
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý trực
H nh 2.15 tuyến thời gian thực 44
Sơ đồ xử lý hệ thống lập h a đơn trong hệ thống xử lý trực
H nh 2.16 tuyến thời gia thực 44 H nh 3.1
Sơ đồ d ng dữ liệu tổng qu t chu tr nh chi ph 53 H nh 3.2
Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 0 của chu tr nh chi ph 54 H nh 3.3
Sơ đồ d ng dữ liệu xử lý đặt h ng 55
Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt h ng xử lý bằng m y H nh 3.4 56 t nh H nh 3.5
Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận h ng 57
Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận h ng xử lý bằng m y t H nh 3.6 58 nh H nh 3.7
đồ dữ liệu xử lý chấp nhận ho đơn v theo d i c ng nợ phải trả 59 H nh 3.8
Lưu đồ xử lý chấp nhận ho đơn v theo d i c ng nợ (thủ c ng) 60 H nh 3.9
Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người b n 61
H nh 3.10 Lưu đồ xử lý thanh to n tiền bằng m y 62
H nh 3.11 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh to n người b n 63 H nh 4.1
Sơ đồ d ng dữ liệu tổng qu t chu tr nh doanh thu 69 H nh 4.2
Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 0 của chu tr nh doanh thu 71 H nh 4.3
Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt h ng 72 H nh 4.4
Lưu đồ xử lý đơn đặt h ng thủ c ng (Ph ng Kinh doanh) 73 H nh 4.5
Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp h ng ho 74 H nh 4.6
Quy tr nh xuất kho bằng thủ c ng tại kho h ng 75 H nh 4.7
Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý ho đơn, theo d i c ng nợ 76 H nh 4.8
Sơ đồ dữ liệu xử lý thu tiền 77 H nh 4.9
Lưu đồ hoạt động thu tiền trong phương thức xử lý m y 78 H nh 5.1
Sơ đồ d ng dữ liệu kh i qu t của hệ thống chi ph 85 5
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 H nh 5.2
Sơ đồ d ng dữ liệu tổng qu t của chi tr nh tiền lương 87 H nh 5.3
Sơ đồ dữ liệu cấp 1 T nh lương v lập bảng lương 88 H nh 5.4
Lưu đồ chứng từ c c nghiệp vụ lương 89 H nh 5.5
Mối quan hệ giữa chu tr nh chi ph , doanh thu v chuyển đổi 91 H nh 5.6
Sơ đồ dữ liệu tổng qu t hệ thống h ng tồn kho 92 H nh 6.1
Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 1 qu tr nh ph t h nh cổ phiếu 98 H nh 6.2
Sơ đồ tổng qu t hệ thống t i sản cố định 100 H nh 7.1
Qu tr nh kiểm so t nội bộ 107 H nh 7.2
C c th nh phần của một hệ thống kiểm so t nội bộ theo COSO 107 H nh 7.3 Ph n loại rủi ro 111 H nh 7.4
Hoạt động xử lý CNTT theo COBIT 116 H nh 7.5
Ph n loại c c hoạt động kiểm so t 117 H nh 7.6
Sơ đồ tổ chức quản lý ph ng CNTT 118
Mối quan hệ giữa kiểm so t chung v kiểm so t ứng dụng trong H nh 7.7 m i trường m y t nh 120 6
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 1.1
T nh chất của th ng tin theo cấp quyết định 16 Bảng 2.1
Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ 30
Bảng 2.2 C c ký hiệu trong sơ đồ d ng dữ liệu 35 Bảng 2.3
Bảng tổng hợp ra quyết định 45 Bảng 3.1
Kiểm so t hoạt động kinh doanh mua h ng 58 Bảng 4.1
Hoạt động kiểm so t trong chu tr nh doanh thu 79 Bảng 5.1
Hoạt động kiểm so t trong hệ thống chi ph 86
Bảng 6.1. Kiểm so t c c nghiệp vụ vay v vốn chủ sở hữu 98
Bảng 6.2 Hoạt động kiểm so t c c nghiệp vụ về t i sản cố định 101 Bảng 7.1 Bảng đnh gi rủi ro 110
Ph n biệt hệ thống thủ c ng v hệ thống xử lý bằng m y t nh Bảng 7.2 124
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N
Mục ti u của chương -
Ph n biệt được c c thuật ngữ như hệ thống, hệ thống th ng tin (HTTT), hệ
thống th ng tin kế to n, nắm được c ng nghệ th ng tin (CNTT) ảnh hưởng như thế n o đến
hệ thống th ng tin kế to n -
Nhận thức được việc ứng dụng c ng nghệ th ng tin cho ph p c c kế to n vi n
quản trị việc đo tạo v thiết kế hệ thống quản trị.
1.1. Kh i qu t chung về hệ thống th ng tin kế to n
1.1.1. Hệ thống v c c yếu tố cấu th nh
Kh i niệm về hệ thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu r l m thế n o doanh
nghiệp c thể cung cấp gi trị cho kh ch h ng v l m thế n o để c c doanh nghiệp c thể hoạt động c hiệu quả. 7
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Hệ thống l một tập c c th nh phần được điều h nh c ng nhau nhằm đạt được c ng một
mục đch n o đ. Kh i niệm về hệ thống kh quen thuộc với ch ng ta trong đời sống x hội: hệ
thống giao th ng, hệ thống truyền th ng, trong b i giảng n y ch ng ta tập trung v o c c hệ
thống c sử dụng CNTT để thực hiện một hoạt động của doanh nghiệp hoặc của c c tổ chức.
Theo quan điểm tiếp cận hệ thống th : Hệ thống l tập hợp c c phần tử c quan hệ hữu
cơ với nhau, t c động chi phối lẫn nhau theo c c quy luật nhất định để trở th nh một chỉnh thể.
Hệ thống l kh i niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao th ng,
hệ thống trường đại học, hệ thống truyền th ng Điều kiện để trở th nh hệ thống: - Tập hợp c c yếu tố
- Mối quan v li n hệ giữa c c yếu tố
Khi đề cập đến hệ thống c sự tham gia của con người, cần ph n biệt giữa hệ thống v
tổ chức. Tổ chức l tập hợp những con người nhằm thực hiện mục ti u đặt ra, hệ thống l kh
i niệm tổng thể, rộng hơn m con người chỉ l một trong những th nh phần quan trọng của hệ
thống b n cạnh c c th nh phần kh c như c ng nghệ, m y m c, thiết bị, hệ thống sổ s ch, giấy tờ. 1.1.2 Hệ thống con
Hệ thống con bản th n n cũng l một hệ thống nhưng l một th nh phần của hệ thống
kh c. Những hệ thống m ch ng ta xem x t thực chất đều l c c hệ thống con nằm trong một
hệ thống kh c đồng thời cũng chứa c c hệ thống con kh c thực hiện những phần nhiệm vụ
kh c nhau của c ng việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt n o đ thường đi hỏi
ch ng ta phải c được một số kiến thức về hệ thống lớn m n phục vụ.
1.1.3 C c yếu tố của một hệ thống
Những yếu tố của một hệ thống bao gồm
- Mục đch: lý do m hệ thống tồn tại v l một ti u ch được sử dụng khi đnh gi mức độ
th nh c ng của hệ thống?
- Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm x c định những g nằm trong hệ thống v những g nằm ngo i hệ thống.
- M i trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngo i hệ thống
- Đầu v o: l những đối tượng v th ng tin từ m i trường b n ngo i hệ thống đưa v o hệ thống.
- Đầu ra: l những đối tượng hoặc những th ng tin được đưa từ hệ thống ra m i trường b n ngo i.
1.1.2. Hệ thống th ng tin quản lý 1.1.2.1. Bản chất
Hệ thống th ng tin l một hệ thống do con người thiết lập n n bao gồm tập hợp những
th nh phần c quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý v cung cấp th ng tin cho người sử dụng;
Hệ thống th ng tin quản lý l một hệ thống th ng tin bao gồm c c th nh phần c quan
hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho c c hoạt động chức năng của 8
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
một tổ chức, hỗ trợ qu tr nh ra quyết định, tổ chức, thực hiện v kiểm so t qu tr nh hoạt động của tổ chức
C c nh quản lý thực hiện việc điều h nh c c hoạt động của doanh nghiệp th ng qua c c qu
tr nh ra quyết định, diễn ra theo c c bước sau:
- Sử dụng, đnh gi th ng tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết;
- Đưa ra c c phương thức giải quyết;
- Thu thập c c dữ liệu, th ng tin cần thiết để đnh gi c c phương n; - Lựa chọn
phương n khả thi v ra quyết định.
Trong c c qu tr nh n y, tại từng bước thực hiện th ng tin đều c vai tr quan trọng v ảnh
hưởng đến kết quả cũng như chất lượng của từng bước. Th ng tin được sử dụng để nhận
dạng, đnh gi vấn đề v đề ra c c quyết định cần thiết. Do đ, hệ thống th ng tin quản lý phải
c nhiệm vụ cung cấp c c th ng tin hữu ch cho nh quản trị. Th ng tin hữu ch l th ng tin ph
hợp với đối tượng sử dụng v nội dung của vấn đề cần giải quyết, th ng tin phải đủ tin cậy,
đầy đủ, được tr nh b y dưới c c h nh thức m người sử dụng c thể hiểu được. Đồng thời th
ng tin phải được cung cấp kịp thời để đp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một qu tr nh xử lý dữ liệu của một hệ thống
th ng tin c thể nh m th nh những nh m ch nh như sau: - Nhập dữ liệu - Xử lý th ng tin - Xuất dữ liệu - Lưu trữ th ng tin - Th ng tin phản hồi
Lưu ý, hệ thống th ng tin kh ng nhất thiết phải cần đến m y t nh. Hệ thống th ng tin
thủ c ng c thể sử dụng giấy v b t. Hệ thống th ng tin vi t nh dựa v o c ng nghệ phần cứng v
phần mềm m y t nh để xử lý v phổ biến th ng tin. Nội dung b i giảng n y đề cập đến hệ thống th ng tin vi t nh.
Mặc d ng hệ thống th ng tin vi t nh sử dụng c ng nghệ th ng tin để xử lý dữ liệu th
th nh th ng tin c ý nghĩa, cần ph n biệt r m y t nh v chương tr nh vi t nh với hệ thống th ng
tin. C c m y t nh điện tử v c c chương tr nh phần mềm l nền tảng kỹ thuật, c ng cụ v nguy
n liệu cho hệ thống th ng tin hiện đại. M y t nh l thiết bị lưu trữ v xử lý th ng tin. C c chương
tr nh vi t nh, hay phần mềm, l tập hợp c c chỉ thị nhằm hướng dẫn v điều khiển m y t nh. T
m hiểu hoạt động của m y t nh v c c chương tr nh đng vai tr rất quan trọng trong việc thiết
kế giải ph p cho c c vấn đề của doanh nghiệp, nhưng m y t nh chỉ l một phần của hệ thống th ng tin.
M y t nh v c c chương tr nh l những yếu tố kh ng thể thiếu của hệ thống th ng tin vi
t nh, nhưng chỉ bản th n ch ng th i kh ng thể tạo ra được th ng tin m doanh nghiệp cần. Để
t m hiểu về hệ thống th ng tin, ta phải nắm được c c vấn đề cần giải quyết, c c quy tr nh
thiết kế v triển khai, v cả c c quy tr nh đưa ra giải ph p. C c nh quản lý hiện đại phải biết
phối hợp những hiểu biết về m y t nh với kiến thức về hệ thống th ng tin.
1.1.2.2. Ph n loại th ng tin quản lý v đối tượng sử dụng th ng tin quản lý 9
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 1.1: C c cấp quản lý v th ng tin cung cấp
Hệ thống th ng tin trong doanh nghiệp c thể được chia th nh ba cấp: điều h nh, quản
lý v hoạt động. Ngo i ra, c c hệ thống th ng tin c n được chia th nh năm khu vực chức năng:
b n h ng v marketing, sản xuất, t i ch nh, kế to n v tổ chức nh n sự. C c hệ thống th ng tin
trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho c c cấp bậc v c c chức năng kh c nhau.
Tại mỗi cấp độ quản lý kh c nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định
c t nh chất v nội dung kh c nhau, từ đ ảnh hưởng đến loại th ng tin cần thiết cung cấp cho
c c cấp quản lý (H nh 1.1).
MIS — Management Information System — Hệ thống th ng tin quản lý TPS
— Transaction Process System — Hệ thống xử lý nghiệp vụ
DSS — Decision Suport System — Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
ESS — Executive Suport System — Hệ thống hỗ trợ điều h nh
Cấp điều h nh (cấp cao) — Cấp hoạch định chiến lược: Thiết lập v đưa ra c c quyết
định chiến lược ph t triển trong tương lai của doanh nghiệp. Những th ng tin để phục vụ
cho việc ra quyết định n y lấy từ nhiều nguồn kh c nhau cả b n trong v b n ngo i doanh
nghiệp, phụ thuộc v o năng lực v tầm nh n của nh l nh đạo. Th ng tin cung cấp cho cấp n y
thường kh ng c khu n mẫu, quy định v kh ng c cấu tr c. 10
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Cấp độ quản lý (cấp trung)- Cấp kiểm so t quản lý: Kiểm so t đến qu tr nh sử dụng
c c nguồn lực trong việc thực hiện c c mục ti u của doanh nghiệp. C c quyết định thực hiện
ở cấp độ n y rất đa dạng, tuỳ v o từng doanh nghiệp, loại h nh doanh nghiệp, cũng như tr
nh độ của người quản lý. Do đ, th ng tin ở cấp độ n y b n cạnh những th ng tin được tổng
hợp v chuyển l n, sẽ c những th ng tin được ph n t ch, tổng hợp nhiều chiều, li n quan đến
nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu v kinh nghiệm đnh gi củ người quản lý, kh ng theo quy
ước v khu n mẫu sẵn c , ch ng ta gọi đu l những th ng tin b n cấu tr c.
Cấp độ hoạt động — Cấp kiểm so t hoạt động: Quan t m đến t nh hữu hiệu v hiệu
quả của từng hoạt động đ thực hiện trong doanh nghiệp. Th ng tin cần thiết tại cấp n y phải
phản nh tất cả c c hoạt động diễn ra h ng ng y tại doanh nghiệp. Những th ng tin n y c quy
định nội dung cụ thể v c thể dễ d ng đp ứng th ng qua những b o c o, bảng biểu c sẵn, khu
n mẫu, chỉ ti u y u cầu. Đy l những th ng tin c cấu tr c.
C c hệ thống con của hệ thống th ng tin quản lý: Mỗi hệ thống th ng tin quản lý sẽ
đảm nhận một chức năng kh c nhau trong việc thu thập, phản nh v cung cấp th ng tin li n
quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhi n, do t nh chất li n tục v x u chuỗi của qu
tr nh kinh doanh, c c hệ thống con n y lu n c mỗi quan hệ qua lại, sử dụng th ng tin v dữ
liệu của nhau để thực hiện chức năng của ch ng. Nếu chia qu tr nh sản xuất kinh doanh tổng
qu t theo c c nội dung kinh tế li n quan, ch ng ta c thể chia hệ thống th ng tin quản lý th nh
những hệ thống con (H nh 1.2.).
H nh 1.2: Hệ thống th ng tin quản lý trong doanh nghiệp
1.1.2.3 . Ph n loại theo mục đch phục vụ của th ng tin đầu ra:
Hệ thống th ng tin xử lý giao dịch (TPS): hệ thống th ng tin cơ bản phục vụ cấp t
c nghiệp của doanh nghiệp. TPS l HTTT gi p việc thi h nh v lưu lại những giao dịch th ng
thường h ng ng y phục vụ cho hoạt động SXKD. 11
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh1.3 V dụ về MIS
Hệ thống th ng tin phục vụ quản lý (MIS): phục vụ c c hoạt động quản lý của tổ
chức. C c hoạt động n y nằm ở mức điều khiển t c nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Cơ sở dữ liệu của MIS: TPS v dữ liệu ngo i tổ chức. MIS chủ yếu phục
vụ c c chức năng lập kế hoạch gi n s t v ra quyết định ở cấp quản lý.
Hệ thống th ng tin hỗ trợ ra quyết định (DSS): cung cấp th ng tin cho ph p người
ra quyết định x c định r t nh h nh m một quyết định cần phải đưa ra. DSS c khả năng m h
nh h a để c thể ph n lớp v đnh gi c c giải ph p.
Hệ thống th ng tin hỗ trợ điều h nh (ESS): tạo ra m i trường khai th c th ng tin
chung. ESS tổng hơp dữ liệu b n trong (từ MIS v DSS) v b n ngo i đc kết v s ng lọc
những dữ liệu chủ ch t phục vụ l nh đạo.
Hệ thống chuy n gia (KWS & OAS): phục vụ nhu cầu ở cấp chuy n gia của doanh nghiệp. 12
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 1.4: Mối quan hệ giữa c c dạng hệ thống th ng tin
1.1.2.4. Ph n loại hệ thống th ng tin theo chức năng nghiệp vụ
Tương tự như ph n loại theo cấp tổ chức, hệ thống th ng tin c n c thể được ph n loại
theo chức năng ch ng phục vụ trong doanh nghiệp. Theo c ch ph n loại n y, mỗi dạng hệ
thống th ng tin sẽ được gọi theo t n chức năng nghiệp vụ m ch ng hỗ trợ trong cả cấp t c
nghiệp, cấp chiến thuật v cấp chiến lược. Những v dụ về hệ thống th ng tin dạng n y bao
gồm: hệ thống th ng tin quản lý b n h ng v marketing, hệ thống th ng tin quản lư nh n sự,
hệ thống th ng tin kế to n t i ch nh
1.1.2.5. C c loại th ng tin trong doanh nghiệp Ph n
biệt giữa dữ liệu v th ng tin
Nghi n cứu về hệ thống th ng tin, một trong những vấn đề quan trọng cần ph n biệt
l sự kh c biệt giữa hai kh i niệm: dữ liệu v th ng tin. Dữ liệu l những sự kiện hay những g
quan s t được trong thực tế v chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất kỳ mục đch n o kh c.
N i một c ch kh c, dữ liệu l tất cả những đặc t nh của c c thực thể như con người, địa điểm,
c c đồ vật v c c sự kiện. Dữ liệu c thể c hai dạng: dữ liệu t nh to n v dữ liệu đo đếm được.
Kh c với dữ liệu được coi như những nguy n liệu ban đầu, th ng tin cần phải được
ph n biệt như một sản phẩm ho n chỉnh thu được sau qu tr nh xử lý dữ liệu. Đi khi, thuật
ngữ dữ liệu v th ng tin thường được sử dụng thay thế cho nhau trong một số trường hợp.
Tuy vậy, trong những trường hợp đ, ch ng ta phải cần x c định rằng th ng tin l những dữ 13
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
liệu đ được xử lý sao cho n thực sự c ý nghĩa đối với người sử dụng. C c đặc t nh của th ng tin
Chất lượng của th ng tin được x c định th ng qua những đặc t nh sau:
Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ x c thực v độ ch nh x c. Th ng tin c độ tin cậy
thấp sẽ g y cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập h a đơn b n h
ng c nhiều sai s t, sẽ g y ra sự ph n n n từ ph a kh ch h ng. Việc đ sẽ dẫn đến việc giảm số
lượng kh ch h ng v doanh số của doanh nghiệp.
T nh đầy đủ: t nh đầy đủ của th ng tin thể hiện sự bao qu t c c vấn đề đp ứng c c y u
cầu của nh quản lý. Nh quản lý sử dụng một th ng tin kh ng đầy đủ c thể dẫn đến c c
quyết định v h nh động kh ng đp ứng những đi hỏi của t nh h nh thực tế. Điều đ sẽ l m hại cho doanh nghiệp.
T nh th ch hợp v t nh dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nh quản lý đ kh ng
sử dụng một số b o c o mặc d ch ng li n quan tới những hoạt động thuộc tr ch nhiệm của
họ. Nguy n nh n chủ yếu l do ch ng chưa th ch hợp v kh hiểu. C thể l c qu nhiều th ng tin
kh ng th ch ứng cho người nhận, thiếu r r ng, sử dụng qu nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa,
hoặc sự bố tr chưa hợp lý của c c phần tử th ng tin. Điều đ dẫn đến hoặc l tổn ph do tạo ra
những th ng tin kh ng d ng, hoặc l ra c c quyết định sai v hiểu sai th ng tin.
T nh an to n: Th ng tin l một nguồn lực quý b u của tổ chức cũng như vốn v nguy n
vật liệu. Hiếm c doanh nghiệp n o m bất kỳ ai cũng c thể tiếp cận được tới vốn hoặc tới
nguy n liệu. Đối với th ng tin cũng tương tự như vậy. Th ng tin cần được bảo vệ v chỉ những
người được quyền mới được ph p tiếp cận th ng tin. Sự thiếu an to n về th ng tin c thể g y
ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
T nh kịp thời: th ng tin cần được gửi tới cho người sử dụng v o l c cần thiết.
C c dạng th ng tin trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp c ba dạng th ng tin chủ yếu li n quan tới c c mục đch sử dụng kh c nhau:
Bảng 1.1 T nh chất của th ng tin theo cấp quyết định T c nghiệp Chiến thuật Chiến lược Đặc trưng th ng tin Tần suất Đều đặn, lặp lại
Phần lớn l thường Sau một thời kỳ d i, trong kỳ, đều đặn
trường hợp đ⁄ặc biệt T nh độc lập Dự kiến
Dự đo n sơ bộ, c th Chủ yếu l kh ng dự đo n của kết quả
trước được ng tin bất ngờ trước được 14
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 Thời điểm Qu khứ v hiện Hiện tại v tương
Dự đo n cho tương lai l ch tại lai nh Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp thống k Tổng hợp, kh i qu t Nguồn Trong tổ chức
Ngo i tổ chức l chủ yếu Trong v ngo i tổ chức T nh cấu tr c Cấu tr c cao Phi cấu tr c cao Chủ yếu l c cấu tr c, một số phi cấu tr c Độ ch nh x c Rất ch nh x c Mang t nh chủ quan Một số dữ liệu c t nh chủ quan Người quản lý cấp cao Người sử Gi m s t
hoạt Người quản lý cấp dụng động t c nghiệp trung gian
Th ng tin chiến lược: Th ng tin chiến lược c li n quan tới những ch nh s ch l u d i
của một doanh nghiệp. N l mối quan t m chủ yếu của c c nh quản lý cấp cao. Đối với một
ch nh phủ, th ng tin chiến lược bao gồm những nghi n cứu về d n cư, những nguồn lực c gi
trị đối với quốc gia, số liệu thống k về c n c n thu chi v đầu tư nước ngo i, Đối với doanh
nghiệp, n bao gồm những th ng tin về tiềm năng của thị trường v c ch thức th m nhập thị
trường, chi ph cho nguy n vật liệu, việc ph t triển sản phẩm, những thay đổi về năng suất
lao động v c c c ng nghệ mới ph t sinh. Về bản chất, th ng tin chiến lược l những th ng tin
li n quan tới việc lập kế hoạch l u d i, thiết lập c c dự n, v đưa ra những cơ sở dự b o cho sự
ph t triển tương lai. Phần lớn c c th ng tin chiến lược đều xuất ph t từ những sự kiện hoặc
những nguồn dữ liệu kh ng c từ qu tr nh xử lý th ng tin tr n m y t nh.
Th ng tin chiến thuật: l những th ng tin sử dụng cho những mục ti u ngắn hạn (một
th ng hoặc một năm) v thường l mối quan t m của c c ph ng ban. Đ l những th ng tin từ kết
quả ph n t ch số liệu b n h ng v dự b o b n h ng, đnh gi d ng tiền dự n, y u cầu nguồn lực
cho sản xuất v c c b o c o t i ch nh h ng năm. Dạng th ng tin n y thường xuất ph t từ những
dữ liệu của c c hoạt động h ng ng y. Do đ, n đi hỏi một qua tr nh xử lý th ng tin hợp lý v ch 15
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
nh x c. Trong việc lập kế hoạch h nh động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều th ng tin từ
c c nguồn kh c nhau trước khi đưa ra quyết định.
Th ng tin điều h nh (t c nghiệp): Những th ng tin thường sử dụng cho c c c ng việc
ngắn hạn diễn ra trong v i ng y hoặc v i giờ ở một bộ phận n o đ. N c thể bao gồm th ng tin
về số lượng chứng kho n m doanh nghiệp đang c trong tay, về số lượng đơn đặt h ng, về
tiến độ c ng việc. Th ng tin điều h nh, về bản chất được r t ra một c ch nhanh ch ng từ dữ
liệu về c c hoạt động. N thường đi hỏi những hoạt động thu thập dữ liệu gấp r t. N c t người
sử dụng hơn l th ng tin chiến thuật, nhưng lại c những y u cầu đặc biệt hơn so với c c th ng
tin chiến thuật. C c nguồn th ng tin của doanh nghiệp
Th ng tin được sử dụng trong doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu:
nguồn th ng tin b n ngo i v nguồn th ng tin b n trong.
Nguồn th ng tin b n ngo i: Mọi th ng tin mang t nh chất định hướng của nh nước v
cấp tr n như luật thuế, luật m i trường, quy chế bảo hộ, l những th ng tin m bất kỳ một tổ
chức n o cũng phải lưu trữ v sử dụng thường xuy n. Những th ng tin n y thường được c c
tổ chức của ch nh phủ cung cấp. Ngo i ra, những th ng tin về thị trường v hoạt động của c
c đối thủ cạnh tranh, c c đối t c, c c xu hướng thay đổi, cũng l những th ng tin b n ngo i
quan trọng m c c doanh nghiệp quan t m theo dơi. C c đối tượng cung cấp những th ng tin n y bao gồm:
Kh ch h ng: trong nền kinh tế thị trường th ng tin về kh ch h ng v c ng quan trọng.
C c th ng tin về kh ch h ng ch nh của doanh nghiệp thường được lưu lại trong c c hồ sơ về kh ch h ng.
Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp l c ng việc h ng ng y của c c doanh nghiệp hiện nay.
Doanh nghiệp c li n quan: C c doanh nghiệp sản xuất h ng h a c li n quan.
Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại l u d i, nh quản lý cần c
những th ng tin về đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hiện trong tương lai.
C c nh cung cấp: Người b n đối với doanh nghiệp l đầu mối cần c sự ch ý đặc biệt.
Th ng tin về họ gi p doanh nghiệp hoạch định được kế s ch ph t triển cũng như kiểm so t
tốt chi ph v chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của m nh.
C c tổ chức của ch nh phủ: Đng vai tr l người cung cấp th ng tin c t nh ch nh thức về mặt ph p chế.
Nh n chung, th ng tin thu thập từ nguồn b n ngo i doanh nghiệp c thể được cung cấp
th ng qua b o ch , t i liệu nghi n cứu đặc biệt của c c tổ chức cung cấp th ng tin chuy n biệt.
Nguồn th ng tin trong doanh nghiệp: Ngo i nguồn th ng tin b n ngo i, doanh nghiệp
c một nguồn th ng tin quan trọng từ hệ thống sổ s ch v c c b o c o kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp.
T y theo từng loại y u cầu th ng tin kh c nhau, người ta sẽ tiến h nh những bước xử
lý dữ liệu kh c nhau v do đ, h nh th nh những hệ thống th ng tin với c c dạng kh c nhau,
phục vụ cho những mục ti u đa dạng v những đặc tả kh c nhau về phần cứng v phần mềm,
cũng như về người sử dụng v người điều h nh. 16
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
1.1.3. Hệ thống th ng tin kế to n 1.1.3.1. Bản chất
Từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, h ng ng y c c c nghiệp vụ kinh
tế ph t sinh. C c nghiệp vụ n y được hệ thống th ng tin kế to n sẽ từ c c ghi ch p đ lưu trữ m
ph n t ch, tổng hợp v lập c c b o c o th ch hợp cung cấp cho người sử dụng th ng tin (H nh 1.5) Quy ế t đị nh kinh t ế Ho ạ t độ ng s ả n xu ấ t kinh doanh Ng ườ i s ử d ụ ng Nghi ệ p v ụ kinh t ế Phn tch, Phn tch, ghi chp, T ổ ng h ợ p, l ư u tr ữ l ậ p bo co
H nh 1.5: Quy tr nh xử lý của hệ thống th ng tin kế to n
Kế to n l một bộ phận cấu th nh quan trọng của hệ thống c ng cụ quản lý kinh tế, c vai
tr quản lý, điều h nh v kiểm so t c c hoạt động kinh tế t i ch nh trong doanh nghiệp, c vai tr
cung cấp th ng tin để thực hiện mục ti u quản trị doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Mục ti u của kế to n l lập ra c c b o c o t i ch nh — phương tiện truyền đạt th ng tin kế
to n t i ch nh, tr nh b y kết quả hoạt động kinh doanh v t nh h nh t i ch nh của doanh nghiệp
cho những người quan t m đến n , được lập theo định kỳ v theo quy định bắt buộc gồm c c b o c o: - Bảng c n đối kế to n -
B o c o kết quả hoạt động kinh doanh -
B o c o lưu chuyển tiền tệ -
Thuyết minh b o c o t i ch nh
Người sử dụng th ng tin kế to n chia th nh 3 nh m: 17
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 -
Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng th ng tin kế to n để lập c c mục
ti u cho doanh nghiệp, đnh gi qu tr nh thực hiện mục ti u đ v đề ra c c quyết định
điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất; -
Người c lợi ch trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm chủ sở
hữu v c c chủ nợ của doanh nghiệp.
C c chủ sở hữu quan t m đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để quyết định
việc đầu tư, ph n chia lợi nhuận v đnh gi người quản lý doanh nghiệp
C c chủ nợ cần biết khả năng t i ch nh của doanh nghiệp để quyết định việc cho vay, cung cấp vật tư, h ng ho
- Người c lợi ch gi n tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm cơ quan thuế,
cơ quan chức năng của Nh nước v đối tượng sử dụng kh c
- Y u cầu đối với kế to n
Phản nh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, t i ch nh ph t sinh v o chứng từ kế to n, sổ kế to n v b o c o t i ch nh
Phản ảnh kịp thời th ng tin đng thời gian quy định th ng tin, số liệu kế to n.
Phản ảnh r r ng, dễ hiểu v ch nh x c th ng tin, số liệu kế to n.
Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội dung v gi trị của nghiệp vụ kinh tế t i ch nh.
Th ng tin, số liệu kế to n phải được phản nh li n tục từ khi ph t sinh đến khi kết th c
hoạt động kinh tế - t i ch nh từ khi th nh lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế to
n, số liệu kế to n phản nh kỳ n y phải kế tiếp theo số liệu kế to n của kỳ trước.
Ph n loại, sắp xếp th ng tin số liệu kế to n theo tr nh tự, c hệ thống v c thể so s nh được. -
C c phương ph p của kế to n
Phương ph p kế to n l c ch thức v thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung c ng việc kế to n. - Chứng từ kế to n
Phương ph p chứng minh nghiệp vụ kinh tế ph t sinh v ho n th nh.
Chứng từ kế to n l những giấy tờ v vật mang tin (băng từ, đĩa từ, c c loại thẻ thanh
to n đối với chứng từ điện tử) phản nh nghiệp vụ kinh tế, t i ch nh ph t sinh v đ ho n th nh,
l m căn cứ ghi sổ kế to n.
Lập chứng từ l c ng việc đầu ti n của kế to n: Phản ảnh c c nghiệp vụ kinh tế ph t
sinh v ho n th nh v o c c bản chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian v địa điểm ph t
sinh của c c nghiệp vụ, c sự x c nhận của những người li n quan. - Kiểm k t i sản
Phương ph p x c định số thực c của t i sản tại thời điểm.
Kiểm k t i sản l việc c n - đong - đo - đếm số lượng, x c nhận v đnh gi chất lượng,
gi trị của t i sản - nguồn h nh th nh t i sản hiện c tại thời điểm kiểm k để kiểm tra - đối chiếu
với số liệu trong sổ kế to n. 18
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
Kiểm k nhằm ph t hiện c c khoản ch nh lệch giữa số thực tế v số tr n sổ kế to n, để
c biện ph p xử lý kịp thời tr ch nhiệm vật chất của người quản lý v sử dụng t i sản. -
T nh gi c c đối tượng kế to n
Phương ph p x c định gi trị của t i sản:
T nh gi c c đối tượng kế to n l một c ng việc của kế to n: Biểu hiện bằng gi trị tất cả
những t i sản của doanh nghiệp, theo những nguy n tắc nhất định.
Nhờ v o t nh gi mọi đối tượng của kế to n đều được biểu hiện cũng một thước đo
tiền tệ, từ đ c thể tổng hợp được những chỉ ti u cần thiết bằng tiền trong to n doanh nghiệp,
trong từng ng nh v cả nền kinh tế.
T nh gi th nh l một c ng việc của kế to n, tổng hợp bằng tiền chi ph ph t sinh trong
kỳ của doanh nghiệp, để x c định chi ph cho từng loại sản phẩm.
Việc x c định chi ph để h nh th nh n n gi th nh của từng loại sản phẩm gi p cho doanh
nghiệp thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - T i khoản
Phương ph p d ng để ph n loại v hệ thống ho c c nghiệp vụ kinh tế, t i ch nh theo nội
dung kinh tế. Hệ thống t i khoản kế to n gồm c c t i khoản kế to n cần sử dụng.
T i khoản phản ảnh v gi m s t một c ch thường xuy n, li n tục v c hệ thống từng đối
tượng kế to n ri ng biệt.
Mở t i khoản — sổ kế to n l một c ng việc của kế to n: Mỗi đối tượng kế to n ri ng
biệt được mở một t i khoản tương ứng.
T i khoản thực chất l phương ph p lưu trữ th ng tin, mỗi một t i khoản l một đơn vị
lưu trữ th ng tin về một chỉ ti u b o c o. T i khoản cung cấp số liệu cho việc lập b o c o. - Ghi sổ k p
Phương ph p phản ảnh nghiệp vụ kinh tế ph t sinh v o t i khoản.
Ghi sổ k p l một c ng việc của kế to n: Ghi một nghiệp vụ kinh tế ph t sinh v o t nhất
hai t i khoản, theo đng nội dung kinh tế v mối quan hệ kh ch quan của c c t i khoản.
C c nghiệp vụ kinh tế ph t sinh trong qu tr nh hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp c nội dung kinh tế nhất định được phản ảnh v o c c t i khoản li n quan đ gi p
cho việc gi m đốc chặt chẽ c c hoạt động kinh tế t i ch nh của doanh nghiệp. - B o c o t i ch nh
Phương ph p kh i qu t t nh h nh t i ch nh v kết quả hoạt động kinh doanh.
B o c o t i ch nh được lập theo chuẩn mực kế to n v chế độ kế to n, d ng để tổng hợp
v thuyết minh về t nh h nh kinh tế - t i ch nh của doanh nghiệp, nhằm cung cấp th ng tin
phục vụ y u cầu quản lý v điều h nh hoạt động của doanh nghiệp.
Lập b o c o t i ch nh l một c ng việc của kế to n: Tổng hợp số liệu từ c c sổ kế to n
theo c c chỉ ti u kinh tế t i sản v t nh h nh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
trong một thời kỳ nhất định. 19
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
Số liệu tr n b o c o t i ch nh gi p cho doanh nghiệp đnh gi được t nh h nh thực hiện
kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3.2. C c th nh phần của hệ thống th ng tin kế to n
Hệ thống th ng tin kế to n l một hệ thống con trong nhiều hệ thống con kh c của hệ
thống th ng tin quản lý. Do đ, hệ thống th ng tin kế to n cũng sẽ c c c th nh phần cơ bản của
một hệ thống th ng tin. Đ l :
¥ Dữ liệu đầu v o: Tất cả c c nội dung được đưa v o hệt hống kế to n được gọi l dữ liệu đầu v o, bao gồm:
- Hệ thống chứng từ v nội dung c c chứng từ sử dụng để phản nh nội dung c c nghiệp vụ ph t sinh
- C c đối tượng kế to n m nghiệp vụ ph t sinh cần phải được tập hợp, theo d i th ng qua
hệ thống t i khoản kế to n;
- Hệ thống c c đối tượng quản lý m c c nghiệp vụ ph t sinh cần được tập hợp, theo d i chi
tiết ph hợp y u cầu th ng tin v quản lý của doanh nghiệp.
¥ Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia v o qu tr nh xử lý dữ liệu
để c th ng tin kế to n hữu ch:
- Qu tr nh lu n chuyển chứng từ v thực hiện c c qu tr nh kinh doanh;
- H nh thức ghi sổ hay c ch thức nhập liệu, khai b o, cập nhật dữ liệu;
- Quy định về ph n t ch, hạch to n c c nghiệp vụ ph t sinh
- Phương thức xử lý bằng m y, phần mềm hay ghi ch p thủ c ng;
- Bộ m y xử lý bao gồm mối quan hệ giữa c c bộ phận, ph ng ban trong việc thu thập v
lu n chuyển th ng tin về bộ phận kế to n; tổ chức c ng việc trong bộ m y kế to n.
¥ Lưu trữ: Dữ liệu thu thập v xử lý c thể lưu trữ để phục vụ cho c c qu tr nh xử lý, cung
cấp th ng tin lần sau th ng qua c c phương thức:
- Hệ thống chứng từ, sổ s ch kế to n trong hệ thống kế to n thủ c ng;
- C c tập tin, bảng t nh lưu trữ dữ liệu trong m i trường m y t nh
¥ Kiểm so t: Bao gồm những quy định, thủ tục, ch nh s ch được thiết lập trong hệ thống kế
to n để kiểm so t qu tr nh thu thập, xử lý v cung cấp th ng tin của hệ thống kế to n, đảm
bảo c c th ng tin cung cấp l trung thực v hữu ch cho c c đối tượng sử dụng th ng tin.
¥ Th ng tin kiết xuất: Th ng tin của hệ thống th ng tin kế to n thể hiện nội dung của c c b o
c o kế to n (B o c o t i ch nh v b o c o quản trị) v cả th ng qua hệ thống sổ s ch kế to n.
1.1.3.3. Đối tượng của hệ thống th ng tin kế to n
Nhiệm vụ của hệ thống th ng tin kế to n l x c định những hoạt động n o của hệ thống
kế to n cần phản nh, v nội dung n o m tả cho c c hoạt động đ được ghi nhận v o l m dữ liệu
cho hệ thống kế to n. Để l m được điều n y, kế to n cần am hiểu qu tr nh sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đch, chức năng c c hoạt động
diễn ra trong qu tr nh đ. Do đ, đối tượng của hệ thống th ng tin kế to n l c c hoạt động ph t
sinh trong qu tr nh kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
V thế m hệ thống th ng tin
kế to n của c c doanh nghiệp cũng sẽ c những hệ thống con xử lý kh c nhau. Thế nhưng ta 20
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
c thể xem c c hệ thống con ấy gồm bốn hệ thống con ch nh để xử lý cho bốn chu tr nh kế
to n ch nh l chu tr nh chi ph , chu tr nh doanh thu, chu tr nh chuyển đổi v chu tr nh t i ch nh.
Chu tr nh kinh doanh (chu tr nh kế to n) l tập hợp một chuỗi c c hoạt động diễn ra
theo tr nh tự được lặp lại li n quan đến c ng một năm. Bao gồm c c chu tr nh sau:
- Chu tr nh doanh thu: L tập hợp c c hoạt động li n quan đến nội dung b n h ng, cung
cấp dịch vụ v thu tiền từ kh ch h ng.
- Chu tr nh chi ph : L tập hợp c c hoạt động li n quan đến nội dung mua h ng ho , dịch
vụ v thanh to n tiền cho nh cung cấp;
- Chu tr nh t i ch nh: L tập hợp c c hoạt động li n quan đến qu tr nh huy động c c
nguồn tiền đầu tư v o doanh nghiệp v quản lý c c d ng tiền chi ra cho c c chủ nợ v
nh đầu tư v o doanh nghiệp;
- Chu tr nh chuyển đổi: Bao gồm hệ thống c c nghiệp vụ v quy tr nh li n quan đến
hoạt động h ng tồn kho, hệ thống kế to n chi ph v hệ thống lương.
C c chu tr nh kinh doanh n y kh ng tồn tại độc lập m c ảnh hưởng qua lại lẫn nhau
theo mỗi quan hệ cho — nhận c c th ng tin v nguồn lực. Tất cả c c dữ liệu phản nh nội dung
của c c hoạt động diễn ra c c chu tr nh kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập
b o c o để cung cấp th ng tin cho c c đối tượng sử dụng trong v ngo i doanh nghiệp. C c hệ
thống n y sẽ được tr nh b y ở phần sau.
1.1.3.4. Hệ thống kế to n tr ch nhiệm
L hệ thống con của hệ thống th ng tin kế to n, hệ thống kế to n tr ch nhiệm cung cấp
th ng tin dự to n từ quản lý cấp cao xuống c c cấp dưới nhằm cụ thể h a mục ti u của doanh
nghiệp cũng như cung cấp th ng tin thực tế về t nh h nh thực hiện mục ti u đ từ c c cấp dưới
l n cấp tr n. Qua đ đnh gi t nh h nh thực hiện c c quyết định, kết quả v c c nh n tố ảnh hưởng
đến qu tr nh thực hiện quyết định đ ban h nh cũng như ra c c quyết định mới. Hệ thống dự to n
Hệ thống n y thể hiện luồng th ng tin từ tr n xuống, quy định c c mục ti u, m c c cấp
b n dưới phải đạt được, phải tu n thủ.
Hệ thống b o c o tr ch nhiệm
Hệ thống b o c o tr ch nhiệm ghi nhận giới hạn nhiệm vụ của bộ phận trong tổ chức
(thể hiện qua chi ti u tiền hoặc khối lượng c ng việc). Giới hạn nhiệm vụ n y được đối chiếu
với mục ti u thực hiện của hệ thống dự to n. Sự ch nh lệch giữa kết quả thực hiện với mục
ti u kế hoạch sẽ gi p đnh gi hiệu quả hoạt động của c c nh n vi n quản lý.
Hệ thống kế to n tr ch nhiệm dồn t ch những giới hạn tr ch nhiệm v c c mục ti u thực
hiện ở những cấp thấp hơn trong c c cấp của tổ chức qua c c trung t m tr ch nhiệm. Mỗi
trung t m c từ một đến nhiều người. C c trung t m tr ch nhiệm cũng tồn tại ở c c cấp cao
hơn, n gồm người quản lý v c c trung t m cấp thấp hơn sẽ b o c o cho người n y. Người n y
c quyền hạn v tr ch nhiệm tr n tất cả c c trung t m cấp thấp hơn.
Hệ thống kế to n tr ch nhiệm li n quan đến c c b o c o tr ch nhiệm của c c trung t m tr ch nhiệm sau: 21
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
- Trung t m chi ph : Ghi nhận chi ph thực tế ph t sinh tại trung t m, n gi p đnh gi khả
năng của người quản lý trung t m bằng c ch so s nh chi ph dự to n v chi ph thực tế ph t sinh trong kỳ.
- Trung t m lợi nhuận: X c định lợi nhuận do trung t m tạo ra bằng c ch lấy doanh thu
trừ đi chi ph ph t sinh ở trung t m, qua đ so s nh lợi nhuận thực tế đối với lợi nhuận đ dự to n c ng kỳ.
- Trung t m đầu tư: Ngo i kiểm so t chi ph v doanh thu tại trung t m, n c n x c định
tổng số c c khoản được đầu tư từ sở hữu trong kỳ.
Th ng tin b o c o tr ch nhiệm phụ thuộc v o giới hạn tr ch nhiệm do nh n vi n quản lý kiểm so t.
Ở trung t m chi ph cấp thấp sử dụng b o c o dự to n ng n s ch v c thể linh động thay
đổi. Th ng tin trong b o c o linh hoạt gi p đnh gi người quản lý sẽ tốt hơn b o c o dự t nh.
Ở trung t m chi ph cấp cao hơn sẽ tổng hợp c c dự to n v chi ph thực tế của c c trung
t m cấp dưới. Qua b o c o thực hiện n sẽ diễn giải c c khoản chi ph do người quản lý cấp
cao hơn của trung t m chi ph kiểm so t.
Tương tự, tr n c c b o c o thực hiện của trung t m lợi nhuận v đầu tư th c c số tổng
cộng của trung t m cấp thấp hơn được ghi một d ng. C c b o c o c n tr nh b y 4 tổng số;
Doanh thu dự to n, doanh thu thực tế, chi ph dự to n, chi ph thực tế.
Qu tr nh th ng tin từ cấp thấp l n cấp cao, c c b o c o sẽ t chi tiết, t đặc th , v tổng qu t
hơn (d ng th ng tin từ dưới l n h m chứa qu tr nh r t gọn dữ liệu).
V dụ t i khoản 334 d ng theo d i c c khoản phải trả c ng nh n vi n, m số của trung t m
tr ch nhiệm (ph n xưởng) l 1221 th lương phải trả c ng nh n vi n ph n xưởng được ghi tr n t
i khoản 334-1221. Lương phải trả nh n vi n quản lý xưởng cũng t nh 334 - 1221. Danh mục
t i khoản l bảng c t n v m số t i khoản, n n c thể tạo bảng lương tương tự gồm danh s ch c c
trung t m tr ch nhiệmv m số tr ch nhiệm. Li n kết 2 bảng n y tạo n n một ma trận m tả kết
cấu m số trong hệ thống tr ch nhiệm.
1.1.3.5. Ph n loại hệ thống th ng tin kế to n
Theo mục ti u v phương ph p, c hai loại hệ thống th ng tin kế to n:
Hệ thống th ng tin kế to n t i ch nh: Cung cấp c c th ng tin t i ch nh chủ yếu cho c c
đối tượng b n ngo i. Những th ng tin n y phải tu n thủ c c quy định, chế độ, c c nguy n tắc,
chuẩn mực kế to n hiện h nh.
Hệ thống th ng tin kế to n quản trị: Cung cấp c c th ng tin nhằm mục đch qu n trị trong
nội bộ doanh nghiệp để dự b o c o c c sự kiện sẽ xảy ra c c dự đo n c c ảnh hưởng về t i ch
nh kinh tế của ch ng đối với doanh nghiệp.
Theo sự lưu trữ v xử lý số liệu:
Hệ thống th ng tin kế to n thủ c ng: Trong những hệ thống n y, nguồn lực chủ yếu l
con người, c ng với c c c ng cụ t nh to n, con người thực hiện to n bộ c c c ng cụ kế to n.
Dữ liệu trong c c hệ thống n y được ghi ch p thủ c ng v lưu trữ dưới h nh thức chứng từ, số,
thẻ, bảng. Đy l những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước.
Hệ thống th ng tin kế to n m y t nh: Nguồn lực chủ yếu l m y t nh, to n bộ c c c ng
việc kế to n từ ph n t ch nghiệp vụ, ghi ch p, lưu trữ tổng hợp, lập b o c o đều do m y t nh 22
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
thực hiện. Dữ liệu trong c c hệ thống n y được ghi ch p v lưu trữ dưới h nh thức c c tập tin.
Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi v t nh cước điện thoại, hệ thống chấm c
ng, hệ thống thu ph giao th ng tự động, hệ thống t nh v lập bảng gi th nh sản phẩm trong c
c d y chuyền sản xuất l những v dụ cho kiểu hệ thống n y.
Hệ thống th ng tin kế to n tr n nền m y t nh: Nguồn lực bao gồm con người v m y t
nh. Trong đ, m y t nh thực hiện to n bộ c c c ng việc kế to n dưới sự điều khiển, kiểm so t
của con người. Như vậy, nếu kh ng c con người th hệ thống n y kh ng thể hoạt động được
v ngược lại, nếu kh ng c m y t nh th hệ thống n y cũng kh ng thể vận h nh ho n hảo. Ngo i
vai tr chủ đạo l điều khiển, kiểm so t m y t nh, con người c n c nhiệm vụ nhập c c dữ liệu
m hệ thống m y t nh kh ng tự thu nhập được, cũng như thực hiện c c c ng việc bảo mật, bảo
vệ, bảo tr hệ thống. Hệ thống th ng tin kế to n tr n nền m y t nh l đối tượng nghi n cứu ch nh của ch ng ta.
1.2. Hệ thống th ng tin kế to n truyền thống v hệ thống th ng tin kế to n hiện đại
1.2.1. Hệ thống th ng tin kế to n truyền thống
- Hệ thống th ng tin kế to n truyền thống c ưu điểm tập trung dữ liệu li n quan đến
hoạt động kế to n, c c dữ liệu được lưu trữ trong c c sổ kế to n ri ng biệt;
B n cạnh c c ưu điểm, hệ thống th ng tin kế to n truyền thống c một số nhược điểm:
- T nh kịp thời trong qu tr nh xử lý số liệu v cung cấp th ng tin: mức độ chi tiết của th
ng tin cung cấp; thời gian cung cấp th ng tin chậm
- Tổ chức dữ liệu- thu thập — xử lý v lưu trữ dữ liệu kế to n: kh lập c c b o c o linh
hoạt theo nhiều ti u thức kh c nhau; th ng tin phụ thuộc v o người ghi chếp dữ liệu; lưu trữ kh ng tập trung.
- Thực hiện đơn giản nhưng thường chỉ ph hợp với với c c doanh nghiệp nhỏ, c c
nghiệp vụ ph t sinh kh ng nhiều, chứng từ t. 23
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 1.6: Quy tr nh xử lý nghiệp vụ theo truyền thống
1.2.2. Hệ thống th ng tin kế to n hiện đại
H nh 1.7: Quy t nh xử lý nghiệp vụ bằng m y
Ảnh hưởng của c ng nghệ th ng tin đối với hệ thống th ng tin kế to n
- T nh trung thực v đng tin cậy của th ng tin kế to n: CNTT gi p cho việc xử lý th ng
tin kế to n nhanh ch ng, ch nh x c hơn so với xử lý thủ c ng;
- T nh kịp thời trong qu tr nh xử lý dữ liệu v cung cấp th ng tin: Khả năng t nh to n,
tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ truyền dữ liệu tr n mạng m y t nh gi p cho
việc xử lý dữ liệu v cung cấp th ng tin nhanh ch ng, kịp thời; C c giới hạn về thời
gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng c ch địa lý kh ng c n quan trọng khi tổ chức c ng t c kế to n;
- Tổ chức dữ liệu — thu thập — xử lý v lưu trữ dữ liệu kế to n:Giảm dần c c t i liệu
kế to n giấy; dữ liệu kế to n được thu thập v xử lý tự động; ki.ểm so t trong qu tr nh
dữ liệu — thu thập — xử lý v lưu trữ dữ liệu kế to n thực hiện được trong m i trường m y t nh;
- Nội dung, h nh thức v t nh ph p lý của th ng tin kế to n: T nh đa dạng về nội dung v
h nh thức của th ng tin kế to n; th ng tin kế to n dễ d ng đp ứng c c y u cầu của người d ng.
1.2.3. C c mức độ ứng dụng c ng nghệ th ng tin trong hệ thống th ng tin kế to n
Ph t triển hệ thống th ng tin kế to n nhằm đạt mục ti u:
- C c ti u chuẩn của một hệ thống ho n hảo: cung cấp th ng tin ch nh x c, kịp thời, đng
tin cậy, thời gian ph t triển hợp lý, thoả m n nhu cầu th ng tin của doanh nghiệp. 24
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- Ph t triển hệ thống nhằm đạt được hệ thống th ng tin kế to n ho n haot, với chi ph bỏ
ra phải tương xứng với hiệu quả mang lại.
Sự kết hợp của CNTT v o hệ thống th ng tin kế to n truyền thống:
Xử lý b n thủ c ng: trợ gi p của c c bảng t nh Excel - Chứng từ giấy
- C thể tự động xử lý số liệu, tạo b o c o cần thiết nhưng mức độ giới hạn
- Ph hợp với DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu c c phần h nh kế to n kh ng lớn Tự
động ho c ng t c kế to n
- Doanh nghiệp l m kế to n với một phần mềm kế to n, nhưng kh ng c sự chia sẻ dữ liệu giữa c c ph ng ban,
- Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập dữ liệu để in ấn chứng từ
- C c phần mềm kế to n c thể mua, tự thiết kế ph hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Tự động ho c ng t c quản lý
- Sử dụng mạng m y t nh xử lý: mạng LAN, WAN, Intranet
- C c phần mềm quản lý đều c thể chia sẻ dữ liệu
- Dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn kh c nhau; c c bộ phận kế to n, bằng hệ thống
nhập liệu th ng thường hay mạng nội bộ hoặc c c chứng từ điện tử
1.3. Nguy n tắc tổ chức hệ thống th ng tin kế to n Nguy n tắc thống nhất Nguy n tắc đặc th Nguy n tắc chuẩn mực
Nguy n tắc tiết kiệm v hiệu quả C U HỎI N TẬP
1. Hệ thống l g ? Hệ thống th ng tin l g ? Hệ thống th ng tin kế to n? 2. Ph n loại hệ thống?
3. Ph n loại hệ thống th ng tin kế to n?
4. Tr nh b y c c ưu, nhược điểm của kế to n trong m i trường thủ c ng v m i trường c sự tham gia cảu m y t nh?
5. Kh i niệm dữ liệu v th ng tin? Ph n biệt v cho v dụ minh họa?
6. Hệ thống th ng tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm những hệ thống n o? Chức
năng v nhiệm vụ của hệ thống th ng tin quản lý?
7. Ph n t ch t nh cấp thiết của việc p dụng c ng nghệ th ng tin v o HTTT kế to n trong doanh nghiệp?
B¸I TẬP T NH HUỐNG
Carrie Ross, tổng gi m đốc của c ng ty Ross Sells and Young LLP, vừa ho n th nh xong
qu tr nh xem x t chi tiết b o c o kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp m nh trong 25
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
quý trước. B o c o n y đ cho thấy khoản mục doanh thu được kiểm tra c gi trị thấp hơn 4%
so với c ng kỳ năm trước, v gi trị thuế cũng giảm tương ứng. Carrie cũng đ ghi ch rằng thu
nhập từ việc kiểm to n cũng giảm 10% so với c ng quý của năm trước đ. Trong suốt v i
năm trước đy, tr n cơ sở cạnh tranh v c ng m nh liệt của c c doanh nghiệp trong c ng một
ng nh, v c ng ty Ross Sells and Young LLP đ phải cắt giảm bớt đơn gi của một giờ l m việc
(tỷ lệ thanh to n) của nh n vi n khi l m việc tại kh ch h ng. Kh ch h ng của doanh nghiệp
chủ yếu l c c doanh nghiệp b n lẻ v b n sỉ, quy m của những c ng ty n y thuộc loại vừa v
nhỏ, b n cạnh đ c n c một v i c ng ty quản lý quỹ v t i sản c k ch cỡ trung b nh trong nước.
Carrie v c c cổ đng s ng lập c ng ty đang c ng thảo luận để b n c ch n o c thể mở rộng
doanh thu tr n cơ sở t nh h nh kinh doanh hiện nay. V họ biết được rằng c ng nghệ th ng tin
l một c ng cụ m c ng ty c thể sử dụng nhằm để ph t triển một nh nh kinh doanh mới cho c
ng ty Ross. C ng ty thu một v i sinh vi n tốt nghiệp cao đẳng thuộc c c chuy n ng nh hệ
thống th ng tin kế to n v khoa học m y t nh. Sau đ, những nh n vi n n y đ đưa ra một b o c
o mới, v sau khi xem xong, Carrie nghĩ rằng đy ch nh l l c bắt đầu n n cung cấp một loại h
nh dịch vụ chuy n nghiệp mới kh c. Y u cầu:
a. H y cho biết t nh h nh c ng ty hiện nay đang gặp phải?
b. Theo bạn, c ng ty n n p dụng n n p dụng việc thay đổi phương n kinh doanh hay l
thay đổi đối tượng kh ch h ng m doanh nghiệp hiện nay đang sở hữu?
c. Những th ng tin n o m hệ thống c ng nghệ th ng tin cần phải b o c o, cung cấp?
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002
2. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
3. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất
bản khoa học kỹ thuật — 2007
4. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại học Kinh tế quốc d n - 2008
5. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
6. Trần Th nh T i. Ph n t ch v thiết kế hệ thống th ng tin quản lý. Nh xuất bản trẻ - 2002.
7. Chế độ kế to n Việt Nam v chuẩn mực kế to n Việt Nam.
8. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley.
9. J. L. Boockholdt. Accounting information systems.
10. Peter Rob, Carlos Coronel. Database Systems. CTI.1995 26
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 CHƯƠNG 2: C C C
NG CỤ M TẢ HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N
Mục ti u của chương -
Hiểu được vai tr của c c c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n -
C c c kiến thức về c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n bao gồm: Sơ đồ lu
n chuyển d ng dữ liệu, c c lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương tr nh. -
C kỹ năng vận dụng kiến thức v o thiết kế c c sơ đồ, lưu đồ cho c c chu tr nh
kinh doanh của doanh nghiệp
2.1. Vai tr quan trọng của c c c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n
2.1.1. Kh i niệm về lập t i liệu hệ thống
Lập t i liệu hệ thống l việc sử dụng c c c ng cụ như lưu đồ, sơ đồ nhằm giải th ch c ch
thức hệ thống hoạt động. N thể hiện dữ liệu đầu v o, xử lý, lưu trữ, th ng tin đầu ra v hệ
thống kiểm so t.
2.2.2. Vai tr của c c c ng cụ m tả hệ thống
C c c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n hay t i liệu ho được xem l một phần quan
trọng trong một hệ thống th ng tin kế to n (HTTTKT). T i liệu ho c n được gọi l bản đặc tả
quy tr nh nghiệp vụ của c c hệ thống th ng tin kế to n ứng dụng CNTT.
T i liệu h a c vai tr quan trọng cho cả qu tr nh hoạt động hiện tại v tương lại của
doanh nghiệp v n m tả c ch thức m hệ thống hoạt động một c ch khoa học v hiệu quả.
Việc lập t i liệu h a gi p cho cả người l m c ng t c kế to n, kiểm to n v một số đối tượng kh
c trong việc đnh gi hệ thống kiểm so t nội bộ của doanh nghiệp.
Theo SAS 94, Ảnh hưởng của c ng nghệ th ng tin đến việc xem x t hệ thống kiểm
so t nội bộ trong việc kiểm to n b o c o t i ch nh y u cầu kiểm to n vi n cần hiểu quy tr nh
m doanh nghiệp đang sử dụng. Một trong những c ch tốt nhất để hiểu quy tr nh l sử dụng
lưu đồ để nhận ra điểm mạnh, yếu của hệ thống. Cả doanh nghiệp v kiểm to n vi n phải c
khả năng chuẩn bị, đnh gi v đọc c c t i liệu hệ thống kh c nhau nhằm kiểm tra hệ thống kiểm so t nội bộ.
2.2. Lưu đồ chứng từ v lưu đồ hệ thống
2.2.1. Lưu đồ chứng từ
2.2.1.1. Ý nghĩa v ứng dụng
Lưu đồ chứng từ m tả c c chứng từ v th ng tin trong một doanh nghiệp. Trong đ,
nhấn mạnh đến kh a cạnh vật lý của hệ thống, thể hiện nguồn gốc của mỗi chứng từ, số li
n chứng từ, qu tr nh lu n chuyển chứng từ, tr nh tự xử lý cũng như bộ phận tham gia v o qu
tr nh xử lý, phương thức thực hiện c c hoạt động xử lý, t nh chất lưu trữ trong m i trường
thủ c ng của hệ thống.
Lưu đồ chứng từ l c ng cụ hữu ch khi cần m tả, đnh gi v ph n t ch một c ch chi tiết v
ho n chỉnh về một hệ thống th ng tin kế to n hiện tại của doanh nghiệp: Ai l m, l m g , l như
thế n o, ở đu. Sử dụng lưu đồ chứng từ để ph n t ch c c điểm mạnh, yếu của hệ thống kiểm 27
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
so t nội bộ như kiểm tra việc ph n chia tr ch nhiệm, t nh đầy đủ, ph hợp của c c chứng từ
sau đ đưa ra c c thay đổi, đề xuất ho n thiện cho hệ thống. Căn cứ v o y u cầu đ, vận dụng
sơ đồ d ng dữ liệu để ph c thảo lại quy tr nh xử lý của hệ thống mới.
C c bộ phận, c c lớp đối tượng trong lưu đồ hệ thống thường được tr nh b y trong c c
cột. Hướng đọc lưu đồ quy ước từ tr n xuống dưới, từ tr i qua phải.
2.2.1.2. Hệ thống ký hiệu
Bảng 2.1: Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ
2.2.1.3. Phương ph p vẽ
Qu tr nh vẽ lưu đồ chứng từ được thực hiện theo c c bước sau: Bước
1: M tả hệ thống hiện h nh bằng c c đoạn văn m tả
Bước 2: Lập bảng thực thể v c c hoạt động li n quan đến c c thực thể đ
Bước 3: Đnh dấu c c hoạt động xử lý dữ liệu trong c c hoạt động trong bảng m tả
- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển h a, lưu trữ dữ liệu. C c hoạt
động nhập liệu, sắp xếp, x c nhận, t nh to n, tổng hợp
- C c hoạt động chuyển v nhận dữ liệu giữa c c thực thể kh ng phải l hoạt xử lý dữ liệu;
- C c hoạt động chức năng: nhập xuất, b n h ng, mua h ng kh ng phải l hoạt động xử
lý dữ liệu Bước 4:
- Chia lưu đồ th nh c c cột;
- Mỗi thực thể b n trong l một cột tr n lưu đồ;
- C c cột được sắp xếp sao cho d ng lưu chuyển của c c hoạt động từ tr i sang phải Bước 5: 28
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- X c định c c th nh phần của từng cột;
- Đọc lại bảng m tả lần lượt từng hoạt động;
- Sắp xếp c c th nh phần của lưu đồ theo hướng di chuyển th ng tin từ tr n xuống dưới;
- Nguy n tắc Sandwich: Bất k k hiệu xử lý n o đều bị kẹp giữa 2 k hiệu đầu v o v đầu ra.
V dụ lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp (H nh 2.1) BP B n h ng BP Giao h ng BP Lập ho
BP Kế to n phải trả đơn 29
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.1: Lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp
Bước 6: Ho n th nh lưu đồ
- Nối c c k hiệu th nh phần bằng c c d ng th ng tin
- Sử dụng c c dấu nối khi d ng th ng tin chuyển qua cột kh c để tr nh vẽ nhiều c c đường kẻ ngang/dọc;
- C c hoạt động xử lý li n tiếp nhau c thể gộp chung th nh 1 hoạt động xử lý (nếu cần);
- C c chứng từ kh ng thể l điểm bắt đầu v điểm kết th c;
- Phương thức lưu trữ l thủ c ng; t nh chất lưu trữ theo nội dung m tả: theo số thứ tự, theo ng y hoặc theo t n.
Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ chứng từ:
- Sử dụng ký hiệu ph hợp với nội dung m tả
- Vẽ theo từng cột hướng từ tr n xuống dưới, tr i sang phải
- Nối c c ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường mũi t n
- Kiểm tra lại to n bộ lưu đồ để tr nh sai s t
2.2.2. Lưu đồ hệ thống (System flowchart)
Tr nh b y hoạt động xử lý của hệ thống kế to n tr n nền m y t nh. M tả tr nh tự xử lý
dữ liệu, c ch thức xử lý, c ch thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của m y t nh. Ngo i những
biểu tượng được sử dụng ở lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống c n d ng c c biểu tượng ri ng:
Xử lý bằng m y Đầu v o/đầu ra t nh Thủ tục, h m, chương
tr nh con được viết sẵn Nhập thủ c ng DL v o hệ thống Thiết bị kiết xuất TT Lưu
trữ trực tuyến như m n h nh, bảng điện file 30
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.2.: C c biểu tượng sử dụng trong lưu đồ hệ thống Gi ấ y đề ngh ị X ử l ý tr ạ m thanh ton tr ự c tuy ế n C ậ p nh ậ t thng T ậ p tin chnh tin TK PTKH PTKH Li ệ t k cc phi ế u thu ti ề n
H nh 2.3: Quy tr nh ghi nhận c c phiếu thanh to n của kh ch h ng v cập nhận t i
khoản phải thu kh ch h ng
Lưu đồ chương tr nh (Program flowchart — PFC)
Tr nh b y giải thuật xử lý của một chương tr nh m y t nh. Lưu đồ c hương tr nh cũng
d ng c c biểu tượng như ở c c lưu đồ tr n nhưng c th m biểu tượng quan trọng l biểu tượng
ra quyết định xử lý logic l một h nh thoi.
V dụ về lưu đồ chương tr nh 31
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
D ữ li ệ u đầ u vo Khng
N ế u đ i ề u ki ệ n tho ả mn C
Th ự c hi ệ n nghi ệ p v ụ
C ậ p nh ậ t nghi ệ p v ụ
H nh 2.4: V dụ về lưu đồ chương tr nh Hi ề n th ị trn mn D hnh ữ i ệ u đầ u vo Khng Nh ậ p li ệ u N ế u Đ K tho ả mn C X ử l ý my tnh Th ự c hi ệ n nghi ệ p v ụ C ơ s ở d ữ li ệ u Đầ u ra
C ậ p nh ậ t nghi ệ p v ụ 32
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.5. Mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống v lưu đồ chương tr nh
2.3. Sơ đồ d ng dữ liệu
2.3.1. Kh i qu t về sơ đồ d ng dữ liệu
Sơ đồ d ng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) m tả c c th nh phần của hệ thống
th ng qua h nh vẽ bao gồm d ng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến v nơi lưu
trữ dữ liệu. Sơ đồ d ng dữ liệu diễn tả c c yếu tố logic của hệ thống, qu tr nh xử lý c c sự
kiện. Đặc biệt sơ đồ lu n chuyển d ng dữ liệu kh ng tập trung diễn tả sự lu n chuyển về
mặt vật lý b n trong hệ thống.
Sơ đồ d ng dữ liệu gi p x c định nội dung, chức năng, tr nh tự thực hiện của c c
hoạt động trong hệ thống th ng tin kế to n, đồng thời, nhận biết được nội dung c c d ng dữ
liệu l m cơ sở cho c c hoạt động n y thực hiện. Qua đ, đnh gi được c c hoạt động trong hệ
thống c thực hiện đng, đủ chức năng hay kh ng cũng như nhận dạng được những hạn chế,
rủi ro c thể xảy ra trong qu tr nh thực hiện c c hoạt động do kh ng c được đầy đủ những
nội dung dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện c c hoạt động đ. Tuy nhi n DFD kh ng chỉ m
tả chi tiết c c kh a cạnh vật lý của hệ thống như: phương thức xử lý (bằng thủ c ng hay m
y t nh), phương thức chuyển dữ liệu (bằng chứng từ hay qua hệ thống m y), c c đối tượng,
bộ phận tham gia c c hoạt động xử lý của hệ thống.
Sơ đồ d ng dữ liệu l c ng cụ hữu ch c thể m tả một quy tr nh v nội dung xử lý chung
cho tất cả c c hệ thống ở nhiều doanh nghiệp, m kh ng quan t m đến đặc điểm tổ chức xử
lý v phương thức xử lý kh c nhau của từng doanh nghiệp. DFD l c ng cụ được sử dụng
trong qu tr nh thiết kế hệ thống, ph c thảo ra những y u cầu về mặt nội dung, ý tưởng cho
qu tr nh xử lý của hệ thống th ng tin kế to n mới trong khi vẫn chưa x c định những nội
dung kh c (tổ chức xử lý, phương thức xử lý).
Bảng 2.2: C c ký hiệu trong sơ đồ d ng dữ liệu
K ý hi ệ u
Ý ngh ĩ a
Ngu ồ n d ữ li ệ u v đ i ể m Đố i t ượ ng/th ự c th ể v ừ a l ngu ồ n, v ừ a l đ i ể m đế n
đế n c ủ a d ữ li ệ u D ng d ữ li ệ u
Vi ệ c d ị ch chuy ể n c ủ a d ữ li ệ u gi ữ a c c ho ạ t
độ ng x ử l ý , d ữ li ệ u l ư u tr ữ , ngu ồ n d ữ li ệ u v đ i ể m đế n Ho ạ t độ ng x ử l ý
N ộ i dung x ử l ý c ủ a m ộ t ho ặ c nh m c c ho ạ t độ ng L ư u tr ữ d ữ li ệ u
D ữ li ệ u đượ c l ư u tr ữ , kh ng th ể hi ệ n ph ươ ng th ứ c l ư u tr ữ
C c loại sơ đồ d ng dữ liệu
- Sơ đồ tổng qu t (Context diagram) 33
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
C c sơ đồ lu n chuyển dữ liệu được sử dụng để m tả c c hệ thống ở c c mức độ kh c
nhau từ tổng qu t đến chi tiết. C c sơ đồ lu n chuyển dữ liệu ở mức độ tổng qu t rất đơn
giản, rất hiệu quả để cho thấy c ch sử dụng ch ng như một c ng cụ để m tả c c t i liệu hệ thống
Bao gồm c c đối tượng b n ngo i (biểu hiện bằng h nh chữ nhật), h nh tr n thể hiện
chức năng hệ thống đang m tả v d ng dữ liệu nối giữa c c h nh tr n v h nh chữ nhật, đặt t n
d ng dữ liệu đi v o, ra của hệ thống Khch hng V ậ n chuy ể n Đặ t hng, thanh ton Phi ế u giao hng B ộ ph ậ n bn hng Ki ể m tra
HT x ử l ý C ơ quan bn hng Bo co thu ế qu ả n l ý NN B ộ ph ậ n k ế Xu ấ t H Đ , cv ton h ạ ch ton Xu ấ t BC bn hng, thu ti ề n Kho hng Qu ả n l ý DN Thu ti ề n Ngn hng
H nh 2.6: Sơ đồ lu n chuyển dữ liệu hệ thống xử lý b n h ng
- Sơ đồ chi tiết (Detail Diagram)
C c sơ đồ lu n chuyển dữ liệu c thể được x y dựng chi tiết theo mức độ thấp hơn nhằm
cung cấp th ng tin cụ thể cho người sử dụng. C c bước xử lý trong quy tr nh phải được gắn kết chặt chẽ
Sơ đồ d ng dữ liệu vật lý: Cấp thứ nhất hay cấp 1 trong sơ đồ d ng dữ liệu thường
thể hiện mức độ chi tiết đầu ti n, v được gọi l sơ đồ d ng dữ liệu vật lý. N tập trung v o c c
thực thể vật lý hiện hữu, li n quan đến việc kiểm tra hệ thống, cũng như l c c chứng từ gốc,
c c b o c o, c c th ng tin đầu v o v đầu ra dạng văn bản.
Sơ đồ d ng dữ liệu logic sẽ cho biết đối tượng n o tham gia v o hệ thống.
N gi p người thiết kế c thể quyết định được những nguồn lực n o m hệ thống y u
cầu, c c h nh động của nh n vi n để thực hiện v vận h nh hệ thống, v l m thế n o để bảo vệ,
ngăn ngừa, kiểm so t hệ thống sau khi đ c i đặt. 34
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 ĐĐ H PXK Ch ấ p nh ậ n Giao hng PGH Khch hng đơ n hng V ậ n chuy ể n Thng Ch ấ p bo nh ậ n chuy ể n Ho đơ n đơ hng n hng Ghi H Đ C ậ p nh ậ t DL cho khch TK ph ả i DL thu Ph ả i thu KH
H nh 2.7: Sơ đồ chi tiết lu n chuyển dữ liệu hệ thống xử lý b n h ng
2.3.4. Tr nh tự x y dựng d ng dữ liệu Một
số quy tắc khi vẽ DFD:
C c d ng dữ liệu v o của một tiến tr nh cần kh c với d ng dữ liệu ra của n . Tức l , c
c dữ liệu qua một tiến tr nh phải c sự thay đổi. Ngược lại, tiến tr nh l kh ng cần thiết v kh
ng t c động g đến c c d ng th ng tin đi qua n .
C c đối tượng trong một m h nh d ng dữ liệu phải c t n duy nhất: mỗi tiến tr nh phải
c t n duy nhất. Tuy nhi n, v lý do tr nh b y c ng một t c nh n trong, t c nh n ngo i v kho dữ
liệu c thể được vẽ lặp lại.
C c d ng dữ liệu đi v o một tiến tr nh phải đủ để tạo th nh c c d ng dữ liệu đi ra
Kh ng c một tiến tr nh n o chỉ c c i ra m kh ng c c i v o. Đối tượng chỉ c c i ra th c
thể l t c nh n ngo i (nguồn).
Kh ng một tiến tr nh n o m chỉ c c i v o. Một đối tượng chỉ c c i v o chỉ c thể l t c nh n b n ngo i (đch)
C c bước vẽ sơ đồ d ng dữ liệu
Bước 1: M tả hệ thống hiện h nh bằng c c đoạn văn m tả
M tả hoạt động của hệ thống được tr nh b y từ l c bắt đầu hoạt động đầu ti n cho đến
hoạt động cuối c ng theo tr nh tự ph t sinh c c hoạt động.
Phản nh chi tiết c c đối tượng tham gia v o c c hoạt động một c ch tr nh tự, chứng
từ, sổ s ch được sử dụng. Để c được c c th ng tin tr n bảng m tả, người m tả hệ thống cần
phải sử dụng c c c ng cụ thu thập th ng tin như tra cứu t i liệu, phỏng vấn quan s t.
Bước 2: Lập bảng đối tượng v c c hoạt động li n quan đến đối tượng Đnh
dấu c c hoạt động xử lý dữ liệu 35
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: Lập chứng từ, nhập liệu, sắp xếp, x c nhận, lưu
trữ, t nh to n, tổng hợp;
- C c hoạt động chuyển v nhận dữ liệu giữa c c đối tượng kh ng phải l hoạt động xử lý dữ liệu
Ph n loại c c đối tượng của hệ thống
- C c đối tượng b n ngo i hệ thống: l c c đối tượng kh ng thực hiện c c hoạt động xử
lý dữ liệu n o trong hệ thống;
- C c đối tượng b n trong hệ thống l c c đối tượng tham gia thực hiện c c hoạt động
xử lý dữ liệu trong hệ thống. Bước 3: Vẽ biểu tượng, đặt t n, nối dữ liệu DFD tổng qu t
- Vẽ c c h nh chữ nhật m tả cho c c đối tượng b n ngo i, đặt t n c c h nh chữ nhật l t n
của c c đối tượng b n ngo i
- Vẽ h nh tr n ở giữa c c h nh chữ nhật v đặt t n h nh tr n theo chức năng của hệ thống
đang m tả (hệ thống l g , l m g )
- Vẽ d ng dữ liệu: nối h nh tr n với c c h nh chữ nhật m tả, đặt t n d ng dữ liệu đi v o,
đi ra của hệ thống DFD cấp chi tiết
- Vẽ c c h nh chữ nhật m tả cho c c đối tượng b n ngo i, đặt t n c c h nh chữ nhật l t n
của c c đối tượng b n ngo i
- Vẽ h nh tr n ở giữa c c h nh chữ nhật v đặt t n h nh tr n theo chức năng của hệ thống đang m tả
+ Việc ph n nh m c thể dựa tr n c c cơ sở: nh m c c hoạt động xử lý diễn ra đồng thời
c ng thời điểm, c ng nơi hoặc nh m c c hoạt động xử lý diễn ra c ng thời điểm nhưng kh c
nơi, hoặc c c nh m hoạt động xử lý c li n quan đến c ng một nội dung;
+Ph n cấp DFD: Nếu trong mỗi nh m hoạt động xử lý của DFD cấp 1 c nhiều hoạt
động xử lý chi tiết th ch ng ta c thể m tả từng hoạt động xử lý trong nh m đ bằng c ch vẽ
DFD c c cấp chi tiết hơn, bằng c ch chia nhỏ c c h nh tr n trong DFD cấp 1 th nh c c h nh tr n trong c c DFD cấp 2,3;
- Vẽ d ng dữ liệu: nối h nh tr n với c c h nh chữ nhật m tả, đặt t n d ng dữ liệu đi v o, đi ra của hệ thống;
- Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu gần h nh tr n của c c nh m hoạt động xử lý v ghi nội dung
lưu trữ tương ng b n trong ký hiệu. Bước 4: Đnh số v ho n tất
- C ng việc đnh số chỉ tiến h nh đối với DFD cấp chi tiết, gi p m tả hệ thống một c ch tr nh tự v dễ hiểu;
- Ho n tất: để c thể khắc phục những sai s t c thể xảy ra trong qu tr nh vẽ DFD, người
vẽ n n kiểm tra lại t nh đầy đủ v ch nh x c của d ng dữ liệu v o, d ng dữ liệu ra, đối
tượng b n trong, b n ngo i, hoạt động xử lý, lưu trữ, đnh số DFD Sơ đồ d ng dữ liệu cần đ p ứng: - Hiểu về hệ thống
- Kh ng tập trung v o một số mặt của hệ thống
- X c định giới hạn của hệ thống
- X y dựng sơ đồ tổng quan 36
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- Nhận biết c c d ng dữ liệu lu n chuyển
- Nh m c c dữ liệu v o nhau
- Nhận biết c c tệp v c c điểm lưu trữ dữ liệu
- Đặt t n c c bộ phận của DFD
- Tr nh chi tiết ho ở mức cao DFD, chỉ khoảng 5 -7 quy tr nh trong mỗi DFD. Khch
X ử l ý hng
yu c ầ u
H nh 2.8. Sơ đồ d ng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh b n h ng — Mức 0 Khch hng
Ghi nh ậ n
Ghi s ổ ci
l ậ p LBH LBH S ổ TH S ổ ci t ổ ng h ợ p H ồ i LBH Nh ậ t k ý Bn hng bo LBH S ổ chi ti ế t Chi ti ế t KH
Xt duy ệ t
Ghi nh ậ t S ố chi ti ế t k ý LBH
H nh 2.9. Sơ đồ d ng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh b n h ng — Mức 1
2.4. C c c ng cụ kh c m tả hệ thống th ng tin kế to n
2.4.1. Sơ đồ chương tr nh
Sơ đồ chương tr nh (sơ đồ cấu tr c, sơ đồ hệ thống) d ng để m tả cấu tr c c c module
d ng trong việc quản lý phần mềm kế to n. Sơ đồ n y gi p cho đội lập tr nh nắm được cấu tr
c của c c thủ tục, h m trong to n bộ hệ thống.
Sau đy l sơ đồ xử lý hệ thống đơn h ng tr n hệ thống xử lý theo l .
Bộ phận xử lý đơn h ng ở C c ph ng b n h ng 37
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Phng kinh doanh Đơ n đặ t hng Nh ậ n đơ n đặ t hng Tnh s ố Đơ n đặ t t ổ ng l hng S ố t ổ ng c ủ a B ả n k l ỗ i v Nh ậ p l t ổ ng cc l ĐĐ H In ra t ừ my Vo my Đố i chi ế u tnh S ố t ổ ng v t ổ ng s ố D
H nh 2.10 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn h ng tr n hệ thống xử lý theo l
Chương tr nh m y t nh xử lý như sau: 38
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 D ữ li ệ u X ử l ý ĐĐ H v nh ậ p ghi vo file Chi ti ế t ĐĐ H m ớ i Thng tin
Ki ể m tra đ i ề u ki ệ n Gi ấ y h ồ i bo chnh KH bn ch ị u v in Chi ti ế t l ệ nh bn hng m ớ i T ậ p tin chnh khch hng In L ệ nh bn hng
T ậ p tin chi ti ế t K ế t h ợ p l ệ nh bn hng T ậ p tin chi ti ế t l ệ nh bn hng Đế n h ệ th ố ng gi ao hng
H nh 2.11. Chương tr nh m y t nh xử lý 39
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Sau đy l sơ đồ xử lý hệ thống đơn h ng tr n hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực: File Khch hng Đơ n đặ t Ki ể m tra Gi ấ y h ồ i hng c ủ a Nh ậ p li ệ u Đ K bn bo khch hng ch ị u v in Thng tin chi ti ế t l ệ nh bn hng Ki ể m tra Đ K bn B ả n k bn ch ị u v in hng 40
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.12: Sơ đồ xử lý hệ thống đơn h ng tr n hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực
Sau đy l sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý theo l : L ệ nh bn hng Chi ti ế t L ệ nh bn hng
S ắ p x ế p theo
ngy ph ả i giao hng
Chi ti ế t
L ệ nh bn hng
Nh ậ p ngy
Gi ấ y giao giao hng
In v t ạ o c ậ p hng
nh ậ t t ậ p tin giao hng Thng tin
Chi ti ế t l ệ nh chnh khch bn hng hng
Gi ấ y giao hng Trang s au 41
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.13: Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý theo l
Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý theo l (tiếp theo):
S ắ p x ế p theo MSHH Giao hng Thng tin X ử l ý nghi ệ p v ụ Bo co chnh hng v in bo co
ki ể m sot
t ồ n kho ki ể m sot Giao hng 42
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.14 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý theo l (tiếp theo)
Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực: Chi ti ế t l ệ nh hng bn Ngy giao hng Gi ấ y giao hng (2 lin) In v t ạ o m ẩ u tin giao hng TT chnh khch hng T ậ p tin chnh hng t ồ n kho G ử i hng
H nh 2.15 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao h ng tr n hệ thống xử lý trực tuyến thời gian thực
Sơ đồ xử lý hệ thống lập h a đơn trong hệ thống xử lý trực tuyến thời gia
th ự c TT chnh Bo co khch hng ki ể m sot Ch ươ ng trnh Ha đơ n bn Nh ậ p d ữ li ệ u l ậ p ha đơ n hng Giao hng Bi ế n độ ng ti Chi ti ế t ha T ổ ng h ợ p đơ n ghi s ổ ci kho ả n ph ả i thu B ả ng k ch ứ ng t ừ ghi c Ch ươ ng trnh l ậ p ha đơ n B ả ng k ha đơ n 43
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 2.16: Sơ đồ xử lý hệ thống lập h a đơn trong hệ thống xử lý trực tuyến thời gia thực
2.4.2. Bảng tổng hợp ra quyết định
Tr nh b y kh i qu t kết quả quyết định cho c c t nh huống phức tạp. Ưu điểm hơn lưu
đồ khi phải lựa chọn giữa nhiều vấn đề nhưng n kh ng cho thấy t nh chất tuần tự của c ng việc.
L ma trận gồm 2 phần: phần tr n c c c d ng l từng quy luật giải quyết vấn đề, c c
cột l quy luật để nối kết quy luật v t nh huống, c c d ng l c c t nh huống của vấn đề.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp ra quyết định
T nh huống Quy luật 1 2 3 4
Được chấp nhận b n chịu N Y Y Y
Lượng đặt h ng <= mức tồn kho hiện tại N Y Y
Lượng đặt h ng >500 đơn vị N Y Kh ng lập lệnh b n h ng √
Lệnh b n h ng kh ng ghi lượng √ Lập lệnh b n h ng √ √ Cho chiết khấu 20% √
Ngo i ra, để quản lý dự n ph t triển hệ thống, người ra c n sử dụng c c c ng cụ kỹ
thuật kh c như sơ đồ Pert, đường Grantt hoặc c c phần mềm quản lý như MS-project. C U HỎI N TẬP
1. Tr nh b y c c yếu tố ảnh hưởng đến việc ph t triển hệ thống th ng tin kế to n tại c c doanh nghiệp
2. Tại sao t i liệu h a lại quan trọng trong HTTTKT? C c nh n vi n kế to n tại sao lại
quan t m tới t i liệu h a?
3. Tr nh b y c c c ng cụ m tả hệ thống th ng tin kế to n?
4. Ph n biệt giống v kh c nhau giữa lưu đồ chứng từ v sơ đồ d ng dữ liệu. C c ký hiệu
thường d ng trong sơ đồ d ng dữ liệu, giải th ch ý nghĩa c c ký hiệu?
B¸I TẬP T NH HUỐNG B i tập c lời giải
B i 1: Tại c ng ty Bảo Ngọc c quy tr nh xử lý nghiệp vụ b n h ng bằng thủ c ng như sau:
- Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyển sang , bộ phận gửi h ng đng g i h
ng v lập Phiếu gửi h ng ba li n : li n 1 gửi cho kh ch h ng c ng h ng h a , li n 2 cho
bộ phận lập h a đơn , li n 3 gửi cho kế to n , lưu phiếu xuất kho theo số thứ tự
- Sau khi nhận được phiếu gửi h ng, bộ phận lập h a đơn căn cứ v o c c th ng tin n y
lập H a đơn 2 li n v lưu phiếu gửi h ng theo số thứ tự tại bộ phận lập h a đơn. Li n 1
h a đơn được gửi cho kh ch h ng, li n 2 gửi cho kế to n 44
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- Định kỳ , kế to n đối chiếu gửi h ng v h a đơn , ghi sổ chi tiết phải thu kh ch h ng v
lưu c c chứng từ tr n theo t n kh ch h ng
Y u cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho hoạt động b n h ng tại c ng ty
Lời giải b i tập 1
B i 2: Cho biết hoạt động của một trung t m cho thu băng đĩa như sau:
Để c thể thu băng đĩa tại trung t m, ban đầu kh ch h ng phải l m thủ tục để được cấp
thẻ thu . Bộ phận l m thẻ sẽ dựa tr n th ng tin do kh ch h ng cấp v cấp cho kh ch một thẻ
thu . Th ng tin về việc cấp thẻ sẽ được cập nhập v o cơ sở dữ liệu nghiệp vụ của trung t m.
Mỗi lần đến thu băng đĩa, kh ch h ng sẽ tr nh thẻ thu v n u y u cầu thu cụ thể. Bộ phận cho
thu sẽ xử lý v đp ứng y u cầu thu của kh ch h ng dựa tr n th ng tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu
nghiệp vụ của trung t m. Ngay khi thu , kh ch h ng sẽ nhận được ho đơn thu v thanh to n
tiền tiền thu lu n. Khi kh ch h ng đến trả băng đĩa, bộ phận trả sẽ xử lý y u cầu trả của kh
ch h ng dựa tr n th ng tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ. Dữ liệu li n quan đến c c hoạt
động thu v trả đều được cập nhật v o cơ sở dữ liệu nghệp vụ của trung t m.
Định kỳ h ng th ng, từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ, c c b o c o quản lý sẽ được lập v gửi
cho bộ phận quản lý trung t m. Theo ch nh s ch mở rộng thị trường của trung t m, định kỳ
h ng năm trung t m sẽ gửi thư khuyến m i cho kh ch h ng, th ng b o th ng tin cho thu miễn
ph đối với những kh ch h ng đạt mức thu tr n mức khuyến m i năm do trung t m quy định. 45
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Y u cầu: H y vẽ sơ đồ d ng dữ liệu kh i qu t v mức 1 của hệ thống tr n
Lời giải b i tập 2 Sơ đồ m tả chức năng
Qu ả n l ý thu b ă ng đĩ a G ử i th ư C ấ p th ẻ Cho Nh ậ n tr ả T ạ o b o thu thu b ă ng đĩ a c o khuy ế n b ă ng đĩ a m i Sơ đồ kh i qu t Khch hng Khch hng TT Khch hng Th ẻ thu Ha đơ n
Qu ả n l ý thu Yu c ầ u thu
b ă ng đĩ a Th ư khuy ế n Yu c ầ u tr ả Ha đơ n thanh B ộ ph ậ n Bo co qu ả n l ý Sơ đồ DFD mức 1 46
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 B i tập tự giải
B i 1: C ng ty A c nghiệp vụ xử lý đơn đặt h ng của kh ch h ng. Lệnh b n h ng (3 li n) được
lập tại bộ phận b n h ng v chuyển sang bộ phận kế to n.
Tại ph ng kế to n, h a đơn (3 li n) v phiếu xuất kho (4 li n) được lập thủ c ng tr n cơ
sở lệnh b n h ng. Một li n của lệnh b n h ng, h a đơn v phiếu xuất kho chuyển sang bộ phận
b n h ng. Một li n của lệnh b n h ng được k m với 2 li n của phiếu xuất kho v được chuyển
đến bộ phận giao h ng. Một li n của h a đơn được chuyển cho kh ch h ng. C c chứng từ c n
lại được đnh k m với nhau v lưu tại ph ng kế to n.
Y u cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho c c thủ tục tr n?
B i 2: C ng ty sản xuất b nh kẹo Mai Lan c nhiều ph n xưởng. Ph n xưởng lập c c phiếu y
u cầu nguy n vật liệu (NVL) (4 li n) v chuyển sang bộ phận quản lý ph n xưởng để ph duyệt.
Sau khi được ph duyệt, c c phiếu y u cầu NVL được chuyển đến bộ phận kho. Tại kho, c c
phiếu y u cầu NVL được ký bởi thủ kho. Nh n vi n n y gửi li n 1 của phiếu y u cầu NVL c
ng với NVL đến c c ph n xưởng. Li n 2 của phiếu y u cầu NVL được chuyển đến quản lý 47
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
ph n xưởng. Li n 4 chuyển đến bộ phận kế to n chi ph . Li n 3 được sử dụng để ghi nhận
lượng NVL xuất d ng v o c c thẻ kho, sau đ được lưu tại kho theo số thứ tự
Y u cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho c c thủ tục tr n
B i 3: C ng ty Kim Hưng sử dụng hệ thống thủ c ng xử lý đơn đặt h ng của kh ch h ng.
Lệnh b n h ng (3 li n) được lập bởi bộ phận b n h ng v chuyển sang bộ phận x t duyệt. Lệnh
b n b ng sau khi x t duyệt được chuyển cho ph ng kế to n để lập h a đơn (3 li n) v phiếu
xuất kho (4 li n). Một li n của lệnh b n h ng được gửi cho kh ch h ng để hồi b o. Kế to n ghi
nhận doanh thu v số phải thu chi tiết cho kh ch h ng. Bộ phận ghi sổ c i cập nhật số tổng
hợp tr n c c sổ nhật ký l n sổ tổng hợp Y u cầu: Lập sơ đồ d ng dữ liệu cho hệ thống tr n
B i 4: Sau khi nhận th ng tin về xuất kho do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi h ng (đng g
i v lập phiếu giao h ng gồm 3 li n: li n 1 gửi cho KH c ng h ng h a. Li n 2 gửi cho bộ phận
lập h a đơn, li n 3 gửi kế to n. Sau khi nhận được giấy gửi h ng, bộ phận lập h a đơn căn cứ
v o c c th ng tin n y lập h a đơn b n h ng gồm 2 li n v lưu giấy gửi h ng tại bộ phận lập h a
đơn. Li n 1 của h a đơn b n h ng gửi cho kh ch h ng (KH), li n 2 gửi cho kế to n. Định kỳ
kế to n đối chiếu gửi h ng v h a đơn b n h ng, ghi sổ chi tiết phải thu KH v lưu c c chứng từ tr n theo KH.
Y u cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ v sơ đồ d ng dữ liệu
B i 5: Doanh nghiệp c chu tr nh như sau:
Nhận được phiếu y u cầu h ng h a, ph ng mua h ng lập đơn h ng gồm 4 li n:
li n 1 gửi người b n; li n 2 cho kế to n mua h ng. Li n 3 cho bộ phận y u cầu, li n 4 lưu tại
ph ng mua h ng. Khi nhận được giấy y u cầu m người b n đồng ý, ph ng mua h ng lập h a
đơn gồm 5 li n: 2 li n gửi người b n, 1i n gửi kế to n ng n h ng, 1 li n cho bộ phận y u cầu,1 li n lưu.
Khi h ng về, ph ng mua h ng nhận h a đơn, lập giấy đề nghị nhập h ng gồm 2 li n: li
n 1 gửi kế to n mua h ng c ng với h a đơn, li n 2 lưu tại ph ng mua h ng. Kế to n mua h ng
lập phiếu nhập kho (PNK) gồm 3 li n: 2 li n chuyển kho h ng, 1 li n lưu khi h ng nhập kho,
thủ kho đối chiếu giấy giao h ng nhận từ người b n với PNK
đ lưu, ký nhận 1 li n gửi cho kế to n mua h ng, li n c n lại lưu khi nhận được li n 2 của PNK
kế to n lập chứng từ thanh to n, ghi sổ nhập kho
mua h ng, sổ chi tiết phải trả, sổ chi tiết h ng tồn kho
c c chứng từ n y sẽ được chuyển sang ph ng t i vụ để x t duyệt v chuyển cho kế to n
tiền mặt để lập phiếu chi, li n 1 giao kh ch h ng, li n 2 chuyển thủ quỹ, li n 3 lưu, li n 4
chuyển sang kế to n mua h ng
Y u cầu: Lập sơ đồ d ng dữ liệu v lưu đồ chứng từ B
i 6: Tại c ng ty HPG c nh n vi n thu tiền kh ch h ng được ghi ch p v xử lý: 48
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
NV nhận được thư thanh to n, tiến h ng mở b thư v đối chiếu, t ch ri ng c c s c thanh
to n v giấy b o trả tiền, rồi lập bảng k tổng hợp tiền thu (2 li n) từ c c khoản chuyển trả của
KH (bộ phận b n h ng hay kinh doanh) C
c chứng từ n y được gửi đến ph ng quỹ. Tại đy thủ quỹ căn cứ v o c c tờ s c
lập giấy nộp tiền gồm 2 li n. Li n 1 của giấy nộp tiền v c c s c thanh to n được chuyển nộp v o ng n h ng
Li n 2 của giấy của giấy nộp tiền được đối chiếu với li n 1 của bảng k tổng hợp tiền
thu, rồi k m với nhau v được lưu tại ph ng thủ quỹ, sắp xếp theo ng y nộp tiền.
Giấy b o trả tiền được chuyển đến bộ phận kế to n phải thu để ghi v o sổ chi tiết t i
khoản phải thu kh ch h ng. C c giấy b o trả tiền được lưu tại bộ phận kế to n phải thu theo m số KH
Y u cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho c c thủ tục n u tr n
B i 7 Một thư viện của một trường đại học muốn x y dựng một hệ thống th ng tin tin học
ho để quản lý thư viện của m nh. Hệ thống th ng tin quản lý thư viện n y c nhiều ph n hệ
kh c nhau, trong đ c ph n hệ quản lý việc mượn v trả s ch. Quy tr nh quản lý việc mượn v
trả s ch được t m tắt như sau:
Khi c nhu cầu mượn s ch, độc giả sẽ tra cứu đầu s ch m nh muốn mượn nhờ sự trợ gi p
của m y t nh để t m kiếm m số của những s ch muốn mượn? Khi mượn s ch, độc giả phải
điền th ng tin v o một phiếu mượn s ch (bao gồm: m độc giả, ng y mượn, m số s ch cần
mượn, thời hạn mượn...). Thủ thư sẽ kiểm tra thẻ độc giả v tra cứu tệp quản lý độc giả v
tệp kho s ch. S ch mượn sẽ được trao cho độc giả nếu thẻ c n hợp lệ v s ch được ph p cho
mượn. C c th ng tin về việc mượn s ch n y sẽ được cập nhật v o tệp quản lý mượn/trả s ch
v tệp kho s ch. Ngược lại, độc giả sẽ nhận được th ng b o từ chối. Khi trả s ch, thủ thư lại
kiểm tra thẻ độc giả v cập nhật th ng tin trả s ch v o tệp quản lý mượn/trả s ch v tệp kho s
ch. Độc giả sẽ nhận được một phiếu x c nhận việc trả s ch. Trong trường hợp s ch mượn qu
hạn, độc giả phải nộp tiền phạt v nhận bi n lai phạt. S ch trong một phiếu mượn c thể được
trả l m nhiều lần v độc giả cho thể đề nghị gia hạn mượn s ch nếu c nhu cầu. Mọi th ng tin
về việc gia hạn s ch đều được cập nhật v o tệp quản lý mượn/trả s ch v độc giả sẽ nhận
được một phiếu gia hạn. Định k h ng th ng, bộ phận quản lý việc mượn/trả s ch sẽ tiến h nh
lập c c b o c o th ng k gửi l n ban gi m đốc thư viện. Y u cầu:
1. H y vẽ sơ đồ kh i qu t của ph n hệ quản lý mượn/trả s ch của thư viện.
2. sơ đồ d ng dữ liệu mức 1 của ph n hệ tr n.
B i 8: Hoạt động của hệ thống quản lý việc đăng ký học qua mạng của một trường học
được m tả như sau:
Khi c c học vi n muốn đăng ký học th họ phải gửi c c phiếu đăng ký trong đ điền
đầy đủ th ng tin về họ t n, số chứng minh thư v m số của những lớp học họ muốn tham gia
cho trường. Hệ thống kiểm tra từng lớp học được đăng ký c c n tiếp nhận học vi n kh ng
bằng c ch tra cứu tệp Danh s ch lớp. C c dữ liệu trong tệp n y cho biết lớp học n o c n tiếp 49
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
nhận học vi n, lớp học n o đ bị huỷ bỏ v lớp học n o đ đủ học vi n. Từ đ hệ thống c thể x c
định được những lựa chọn n o của học vi n được chấp nhận v những lựa chọn n o bị từ chối.
Những học vi n n o được chấp nhận nguyện vọng sẽ được ghi danh v o v o những lớp m
họ đăng ký. T n v số chứng minh thư của c c sinh vi n n y sẽ được cập nhập v o tệp Danh
s ch lớp v sĩ số lớp học sẽ được t nh lại. Nếu lớp học đ đ đủ học vi n th m lớp học đ sẽ được
đnh dấu l đ kho sổ. C c dữ liệu về sinh vi n mới v những dữ liệu bổ sung hoặc thay đổi của
sinh vi n cũ trong qu tr nh ghi danh n y cũng được cập nhập v o tệp Hồ sơ sinh vi n chung trong to n trường.
Cuối c ng, hệ thống sẽ gửi cho từng học vi n đăng k một bản th ng b o trong đ liệt k danh s
ch những lớp học m họ đ đăng k v đnh dấu v o những lớp học họ được chấp nhận. Y u cầu
1. H y vẽ sơ đồ m tả chức năng c ng việc của trung t m
2. H y vẽ sơ đồ kh i qu t v mức 1
B i 9: Hoạt động của một hệ thống xử lý b n h ng được m tả như sau:
Khi kh ch h ng gửi một đơn đặt h ng cho bộ phận tiếp nhận đơn h ng, bộ phận n y sẽ nhận
đơn đặt h ng v trả một bi n lai cho kh ch h ng. C c dữ liệu li n quan tới qu tr nh nhận đơn h
ng sẽ được lưu giữ trong tệp Giao dịch. V o cuối từng ng y, người ta tiến h nh xử lý c c
giao dịch bằng c ch lấy c c dữ liệu trong tệp Giao dịch kết hợp với việc tra cứu dữ liệu của
tệp Kiểm so t b n h ng. Sau khi thực hiện xong qu tr nh n y, c c dữ liệu lại được cập nhật v
o tệp Kiếm so t b n h ng, đồng thời một số dữ liệu được chọn lọc sẽ được lưu trữ v o tệp
Ph n t ch b n h ng. Dữ liệu của tệp ph n t ch b n h ng lại được sử dụng để chuẩn bị cho qu
tr nh ph n t ch b n h ng. Kết quả được chọn của qu tr nh ph n t ch b n h ng sẽ được gửi cho
những người quản lý c li n quan. Y u cầu: Vẽ sơ đồ kh i qu t của hoạt động tr n
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Vũ Trọng Phong (2010), Hệ thống th ng tin kế to n, Học viện c ng nghệ bưu ch nh viễn th ng.
2. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002
3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
4. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại
học Kinh tế quốc d n - 2008
5. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
6. Thiều Thị T m, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Th ng Tin Kế To
n - T m Tắt Lý Thuyết, 100 B i Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống k — 2007
7. J. L. Boockholdt. Accounting information systems.
8. Romney, M., Steinbart P., (2010), Accounting Information Systems- International
Edition. NXB Prentice Hall 2006 50
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
9. Leslie Tunner, Andrea Weickgenannt (2009), Accounting 51
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH CHI PHŒ
Mục ti u của chương
- Giới thiệu về kh i niệm, c c nguy n tắc cơ bản của một chu tr nh chi ph
- C c hoạt động v d ng th ng tin trong chu tr nh chi ph
- C c hoạt động kiểm so t trong chu tr nh chi ph
3.1. Kh i qu t chung về chu tr nh chi ph 3.1.1. Kh i niệm
Chu tr nh chi ph hay chu tr nh chi ti u l chu tr nh li n quan đến c c hoạt động mua h
ng v thanh to n với người b n. Bao gồm c c chuỗi hoạt động ch nh: Nhận y u cầu trong nội
bộ v t m kiếm nh cung cấp; Nhận v bảo quan h ng mua; Ghi nhận c ng nợ phải trả; Thanh to n cho người b n.
Chu tr nh chi ph giao tiếp với đối tượng b n ngo i l c c bộ phận hoặc chức năng hoặc
c c hệ thống li n quan sau: -
Hệ thống kiểm so t h ng tồn kho, chu tr nh doanh thu, chu tr nh sản xuất v c
c bộ phận kh c trong doanh nghiệp. -
Người cung cấp nhận c c y u cầu mua h ng từ doanh nghiệp, cung cấp h ng
theo đặt h ng v nhận tiền thanh to n -
Hệ thống sổ c i v lập b o c o nhận c c th ng tin về hoạt động mua h ng v thanh
to n từ chu tr nh chi ph , ghi ch p v xử lý. Chu trnh doanh thu
G ử i hng, g ử i ha đơ n Yu c ầ u HH/DV Ki ể m sot HTK Chu trnh DL HTK chi ph Nh cung Đặ t hng c ấ p DL mua hng v thanh ton HT S ổ sch, Bo Co Thanh ton ti ề n 52
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 3.1: Sơ đồ d ng dữ liệu tổng qu t chu tr nh chi ph
3.1.2. Mục ti u của hệ thống th ng tin kế to n chu tr nh chi ph
Chu tr nh chi ph gồm c c nghiệp vụ kế to n ghi nhận những sự kiện ph t sinh li n
quan đến việc mua h ng h a, dịch vụ v thanh to n cho nh cung cấp. Với mục ti u hoạt động
nhằm theo d i việc mua h ng hoặc dịch vụ từ nh cung cấp, theo d i gi trị kinh tế c c giao
dịch, t nh h nh c ng nợ v th ng tin về nh cung cấp để c thể t m được nh cung cấp với gi cả
tốt nhất m vẫn đảm bảo được chất lượng h ng mua, hỗ trợ quản lý h ng tổn kho, dự to n c c
khoản li n quan đến hoạt động mua h ng.
Qua sơ đồ, ch ng ta thấy qu tr nh hoạt động mua h ng sẽ giao tiếp với một số đối
tượng b n ngo i, c thể l bộ phận chức năng hoặc hệ thống kh c c li n quan.
3.2. Nguy n tắc tổ chức hệ thống th ng tin chu tr nh chi ph
Hoạt động mua h ng thanh to n tiền gốm 4 hoạt động cơ bản. C c hoạt động n y tạo
ra mối quan hệ th ng tin lu n chuyển trong chu tr nh v với c c đối tượng b n ngo i hệ thống. 53
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 3.2: Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 0 của chu tr nh chi ph
3.3. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin chu tr nh chi ph
3.3.1. Quy tr nh xử lý th ng tin kế to n chu tr nh chi ph
Qu tr nh thực hiện hoạt động kinh doanh cũng đồng thời l qu tr nh lu n chuyển dữ liệu
hay th ng tin giữa c c bộ phận chức năng li n quan đến hoạt động kinh doanh;
Chứng từ l c ng cụ để thu thập v lu n chuyển dữ liệu, th ng tin. Do đ, việc tổ chức lu
n chuyển chứng từ l dựa v o d ng th ng tin lu n chuyển theo sơ đồ d ng dữ liệu. Trong m i
trường xử lý bằng m y, ngo i chứng từ, người sử dụng c thể nhận v lu n chuyển th ng tin
bằng c ch truy cập dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. a. Hoạt động đặt h ng
1.1 Nh ậ n
Ki ể m sot HTK YC mua hng
yu c ầ u
B ộ ph ậ n c
nhu c ầ u YC mua hng YC đượ c ki ể m tra Đặ t hng
CT s ả n
xu ấ t/doanh thu HTK, Đặ t hng, NCC 1.2 .Tm YC mua
ki ế m NCC hng
v đặ t hng Đặ t hng
Nh cung c ấ p Đặ t hng Đặ t hng
X ử l ý ch ấ p nh ậ n HD v theo di
cng n ợ 3.0
X ử l ý nh ậ n hng 2.0
H nh 3.3: Sơ đồ d ng dữ liệu xử lý đặt h ng - Chứng từ: Y u cầu mua h ng Đặt h ng mua Hợp đồng mua b n
- Tổ chức d ng dữ liệu v lu n chuyển dữ liệu 54
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Xử lý bằng tay: Bộ phận mua h ng phải kiểm tra t nh hợp lý của y u cầu mua h ng
bằng c ch đối chiếu với c c b o c o dự trữ h ng hoặc c c văn bản ch nh s ch chi ti u nội bộ.
C c đặt h ng được lập bằng tay v việc ký x t duyệt cụ thể đặt h ng l y u cầu bắt buộc trong kiểm so t.
Xử lý bằng m y: Tất cả c c dữ liệu của hệ thống sử dụng v lưu trữ dữ liệu c trong cơ
sở dữ liệu chung to n doanh nghiệp. C c bộ phận chức năng lu n chuyển th ng tin với nhau
dựa chủ yếu qua việc truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Ri ng bộ phận nhận h ng cần
chứng từ đặt h ng được chấp nhận bằng giấy v n phục vụ hoạt động đối chiếu h ng v phiếu
gửi h ng của người b n khi thực hiện việc nhận h ng. Trường hợp c c bộ phận kh c nếu cần
chứng từ giấy, c thể in từ cơ sở dữ liệu.
Sau đy l sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt h ng xử lý bằng m y t nh: 55
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 3.4 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt h ng xử lý bằng m y t nh - Dữ liệu lưu trữ
C c dữ liệu được thu thập v xử lý sẽ lưu trữ trong c c tập tin trong cơ sở dữ liệu của
hệ thống. Số lượng c c tập tin cũng như c c thuộc t nh của n sẽ phụ thuộc m h nh tổ chức
dữ liệu v c c y u cầu th ng tin cụ thể. Tuy nhi n, li n quan đến hoạt động đặt h ng, c c dữ
liệu cơ bản về đặt h ng cần lưu trữ bao gồm:
+ Th ng tin đặt h ng (m người b n, số lượng, m h ng, gi , thời gian giao, địa điểm gia, điều
khoản thanh to n) + Th ng tin người b n + Th ng tin h ng tồn kho
b. Hoạt động nhận h ng Hng v giao Đặ t hng hng
Nh cung c ấ p 1.0.
X ử l ý đặ t 2. 1 Ch ấ p hng
nh ậ n giao hng TT nh ậ n hng Hng v TT giao hng Ng ườ i bn
2.2 .Ki ể m hng Hng t ồ n kho Hng v nh ậ p kho 3.0 X
ử l ý ch ấ p
nh ậ n H Đ v
theo di cng n ợ Kho hng
H nh 3.5: Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận h ng
Tới ng y giao h ng, người b n tiến h ng giao h ng cho doanh nghiệp, bộ phận nhận h
ng thực hiện việc nhận h ng gồm: (i) Đối chiếu h ng giao so với đặt h ng v chấp nhận giao
h ng; (ii) Chuyển h ng tới nơi bảo quan hay sử dụng. -
Chứng từ: Phiếu nhập kho, b o c o nhận h ng, phiếu vận chuyển, phiếu giao h ng, c
c ho đơn vận chuyển (nếu thu dịch vụ vận chuyển). -
Tổ chức d ng dữ liệu v lu n chuyển dữ liệu. 56
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Dữ liệu lưu trữ: Ngo i những th ng tin li n quan l đặt h ng, người b n v h ng tồn kho,
xử lý đơn h ng c n thu thập những th ng tin nghiệp vụ nhận h ng (số phiếu nhập kho, phiếu
nhận h ng, m h ng, số lượng, m người b n, số đặt h ng)
Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận h ng xử lý bằng m y t nh: BP NHẬN H¸NG KHO H¸NG 57
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 3.6: Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận h ng xử lý bằng m y t nh
c. Hoạt động chấp nhận ho đơn v ghi nhận c ng nợ
Quy tr nh chấp nhận ho đơn v theo d i c ng nợ bao gồm: (i) Chấp nhận ho đơn mua h
ng v (ii) Ghi ch p, theo d i c ng nợ.
Khi nhận được ho đơn mua h ng từ người b n, kế to n phải trả tiến h ng kiểm tra ho
đơn, so s nh, đối chiếu th ng tin tr n ho đơn với th ng tin nhận h ng v đặt h ng. Nếu th ng
tin ph hợp, đầy đủ v ch nh x c th kế to n phải chấp nhận ho đơn, ghi nhận th ng tin về nghĩa
vụ thanh to n với người b n v lưu trữ hồ sơ to n bộ c c chứng từ li n quan. Nhận h ng 58
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Đặ t hng TT
X ử l ý đặ t
Nh cung c ấ p mua
3.1 .Ch ấ p hng 1.0 hng,
nh ậ n ho H Đ đơ Đặ n t hng Nh ậ p hng H Đ đượ c
X ử l ý nh ậ n ch ấ p nh ậ n hng 2.0 Ph ả i tr ả ng ườ i bn 3. . 2 G
hi nh ậ n
ph ả i tr ả DL mua
X ử l ý thanh hng v ton 4.0 Thanh cng n ợ
HT s ổ v bo ton co
H nh 3.7: Sơ đồ dữ liệu xử lý chấp nhận ho đơn v theo d i c ng nợ phải trả
- Chứng từ: Ho đơn mua h ng, chứng từ thanh to n - Tổ chức dữ liệu v lu n chuyển chứng từ 59
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
B ộ ph ậ n mua hng
Ng ườ i bn Kho hng Phi ế u nh ậ p kho Đặ t hng Ho đơ n
Ki ể m tra, đố i
chi ế u, ghi s ổ Đặ t hng S ổ chi ti ế t ph ả i tr ả PNK Ho đơ n
H nh 3.8: Lưu đồ xử lý chấp nhận ho đơn v theo d i c ng nợ (thủ c ng)
- Dữ liệu lưu trữ: Th ng tin về ho đơn mua h ng, dữ liệu ho đơn mua
h ng (số ho đơn, số đặt h ng, m đặt h ng, số lượng, đơn gi , m người b n) 60
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người b n:
KẾ TO N PHẢI TRẢ NGƯỜI B N 61
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 3.9: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người b n
d. Hoạt động thanh to n c ng nợ
Kế to n phải trả chuyển hồ sơ mua h ng đến hạn thanh to n, kế to n thanh to n tiến h
nh lập chứng từ đề nghị thanh to n v chuyển x t duyệt hồ sơ thanh to n.
- Chứng từ: Phiếu chi, s c thanh to n, chứng từ thanh to n
- Tổ chức d ng dữ liệu v lu n chuyển chứng từ
- Dữ liệu lưu trữ: Hoạt động thanh to n tiền (số chứng từ thanh to n, số đặt h ng, số
ho đơn, t n người b n, số tiền) Kế to n tiền Thủ quỹ 62
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 T ừ x ử l ý theo di p h ả i tr ả DL ph ả i tr ả ( H Đ ch ư a thanh ton) Duy ệ t PC Ki ể m tra DL, xc C ơ s ở DL (H Đ đị nh H Đ hay cng n ợ ch ư a thanh đế n ton, PT ng ườ i h ạ n, L ậ p PC bn Phi ế u chi đượ c duy ệ t Phi ế u chi đượ c duy ệ t Chi ti ề n, ghi s ổ qu ỹ Duy ệ t PC S ổ qu ỹ Phi ế u chi Phi ế u chi đượ c duy ệ t Xác nhận Nh ậ n ti ề n thanh DL toán K ế ton ph ả i Ki ể m tra DL, C ơ s ở DL (H Đ tr ả C ậ p nh ậ t TT ch ư a thanh ton, PT ng ườ i bn Phi ế u chi
H nh 3.10: Lưu đồ xử lý thanh to n tiền bằng m y
Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh to n người b n:
KẾ TO N PHẢI TRẢ NGƯỜI B N 63
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 HT l ậ p ĐĐ H Đơ n đặ t hng Ho đơ n BC nh ậ n hng Ki ể m Ch ứ ng t ừ thanh tra, đố i ton chi ế u, T ổ ng l Ki ể m tra, tnh T ạ o t ậ p tin chi Chi thanh t ổ ng s ố T ổ ng l thanh ton l c ton ủ a Nv ụ C ậ p nh ậ t cc t ậ p Nh ậ p d ữ li ệ u tin v in sc thanh ton B ộ ch ứ ng t ừ thanh ton Gi ấ y bo tr ả ti ề n NCC Sc thanh ton Ki ể m tra B ả ng k chi k ý sc, ghi thanh ton s ố sc vo Ct ừ TTon S ổ ci Gi ấ y bo tr ả ti ề n Ch ứ ng t ừ thanh Sc thanh ton ton đ chi Ch ứ ng t ừ thanh ton K ế ton tr ưở ng KT Ph ả i tr ả NBn NCC
H nh 3.11: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh to n người b n
3.3.2. Hoạt động kiểm so t của chu tr nh chi ph Mục ti u kiểm so t:
- Thu thập v xử lý c c dữ liệu hoạt động kinh doanh được x t duyệt đầy đủ, đng đắn
- C c hoạt động được x t duyệt đầy đủ phải thực sự xảy ra
- Tất cả c c hoạt động xảy ra được ghi ch p đầy đủ, ch nh x c 64
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- An to n t i sản, th ng tin
- Cung cấp th ng tin đầy đủ, ch nh x c để người quản lý kiểm so t c c hoạt động bộ
phận chức năng v đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả
Chu tr nh chi ph kiểm so t hai nội dung: kiểm so t hoạt động kinh doanh li n quan
đến qu tr nh mua h ng, thanh to n v kiểm so t li n quan hệ thống xử lý th ng tin.
Kiểm so t hoạt động
Bảng 3.1: Kiểm so t hoạt động kinh doanh mua h ng Hoạt động
Mục ti u kiểm so t Rủi ro
Thủ tục kiểm so t Đặt h ng
Đp ứng đng, kịp thời c Đặt h ng thừa, thiếu Sử dụng c c c ng cụ t nh to n
c y u cầu h ng Chi ph so với nhu cầu
để x c định đng nhu cầu mua h ng thấp
Mua h ng c chất Đặt h ng dựa tr n nhu cầu nhất lượng kh ng đảm
mua h ng được kiểm tra X y bảo, gi cao
dựng v cập nhật danh mục gi
X y dựng quy tr nh lựa chọn
NCC, quy tr nh đấu thầu, quy tr nh x t duyệt đặt h ng
Cập nhật thường xuy n danh s ch NCC
Nhận v bảo Chỉ nhận những hằng đ Nhận những mặt h Ph n chia tr ch nhiệm người quản h ng đặt h ng ng kh ng đặt h ng mua, nhận h ng v kho h ng An to n, tr nh mất h ng
Kiểm tra đối chiếu h ng nhận
với h ng đặt: số lượng, chủng
loại, chất lượng, thời gian giao h ng
Lập chứng từ nhận h ng nhập kho h ng
Bộ phận nhận h ng, kho h ng
c ng tham gia kiểm đếm h ng
Hoạt động Mục ti u kiểm so t Rủi ro
Thủ tục kiểm so t 65
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
Chấp nhận Chỉ chấp nhận thanh to Chấp nhận thanh to Ph n chia tr ch nhiệm kế to n
ho đơn v n cho những h ng thực n những HĐ khống phải trả, người mua h ng v theo d i sự mua, nhận
dẫn đến thanh to n thủ quỹ c ng nợ
Theo d i để thanh to n cho những h ng ho , Kiểm tra h nh thức, c c t nh to
kịp thời đng hạn cho dịch vụ kh ng nhận n tr n ho đơn NCC
Mất ưu đ i do thanh Đối chiếu nội dung ho đơn
Ghi nhận ch nh x c, kịp to n kh ng
với th ng tin nhận h ng v đặt thời c ng nợ kịp thời h ng
Ghi dữ liệu c ng nợ, Lập kế hoạch thanh to n v
thanh to n sai s t, ghi ch p lưu trữ ho đơn theo nhầm lẫn
ng y cần thanh to n Đối chiếu
sổ chi tiết, tổng hợp về c ng
nợ người b n Định kỳ lập c c
b o c o c ng nợ v đối chiếu với từng người b n Thanh to n
Thanh to n đng, đủ, kịp Thanh to n tiền Ph n chia tr ch nhiệm giữa
thời cho ho đơn được nhiều lần cho một thủ quỹ hoặc người lập s c chấp nhận
ho đơn hoặc một thanh to n với người đối
An to n tiền thanh to n hoạt động mua h ng chiếu ng n h ng
L m thủ tục x t duyệt thanh
to n dựa tr n bộ chứng từ gốc
mua h ng, nhận h ng v đặt h ng Đnh dấu đ thanh to n tr n HĐ mua h ng
Thanh to n qua ng n h ng Đối chiếu thường xuy n với ng n h ng
Kiểm so t hệ thống th ng tin Kiểm so t chung:
+ Đảm bảo an to n cho dữ liệu v chương tr nh xử lý trong chu tr nh chi ph nhằm
tr nh c c rủi ro bị mất, sử đổi dữ liệu v lộ c c th ng tin quan trọng + Thủ
tục kiểm so t: kiểm so t truy cập
+ Ph n chia tr ch nhiệm về nguy n tắc cơ bản l : (i) Người thực hiện hoạt động kinh
doanh kh ng thực hiện c ng việc kế to n v kh ng bảo quản t i sản; (ii) Người khai b
o dữ liệu t ch biệt người nhập dữ liệu
+ Thực hiện kiểm so t đảm bảo an to n trong truyền dẫn th ng tin, dữ liệu qua hệ
thống mạng. M ho c c dữ liệu quan trọng + Lưu trữ v tạo c c tập tin dự ph ng
+ B o c c kiểm so t để gi p kiểm so t hệ thống th ng tin.
Kiểm so t nhập liệu: Đảm bảo t nh ch nh x c, đầy đủ của dữ liệu nhập v o 66
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 C U HỎI N TẬP
1. Thế n o l chu tr nh chi ph ? N u mối quan hệ của chu tr nh chi ph với c c đối tượng hoặc hệ thống b n ngo i
2. Hoạt động kiểm so t trong chu tr nh chi ph ?
B¸I TẬP T NH HUỐNG
B i 1: Qu tr nh mua h ng v thanh to n tại c ng ty ABS Hệ thống mua h ng hiện
nay của c ng ty ABS được m tả như sau:
Khi lượng h ng tồn kho của một mặt h ng thấp, thủ kho điện thoại cho bộ phận mua
h ng v n i r mặt h ng n o v số lượng cần đặt. Bộ phận mua h ng sẽ lập đơn đặt h ng gồm 2
li n. Li n 1 gởi cho nh cung cấp, li n 2 lưu theo số thứ tự tại bộ phận. Khi h ng về, thủ kho
kiểm tra đối chiếu giữa h ng thực nhận với phiếu đng g i đi k m với l h ng. Phiếu đng g i
được chuyển đến bộ phận kế to n phải trả. Khi nhận được ho đơn mua h ng, kế to n phải
trả đối chiếu ho đơn với phiếu đng g i v xử lý ch nh lệch nếu c . Một tờ s c chuyển khoản
sẽ được lập với đng số tiền phải trả được gởi đến nh cung cấp c ng với bản sao của ho đơn
mua h ng. Phiếu đng g i được kẹp chung với ho đơn v được lưu theo số thứ tự trong hồ sơ ho đơn đ thanh to n.
C ng ty ABC dự t nh sẽ thiết kế lại hệ thống mua h ng từ l c ph t sinh nhu cầu về
h ng ho cho đến khi việc thanh to n được thực hiện. Hệ thống cần được thiết kế
lại để đảm bảo tất cả c c thủ tục kiểm so t l đầy đủ v hữu hiệu. Y u cầu:
a. Chỉ ra những hạn chế của qu tr nh mua h ng tr n
b. Bổ sung c c chứng từ v c ch lu n chuyển chứng từ để ho n thiện những hạn chế tr n
B i 2: H y vẽ sơ đồ lu n chuyển d ng dữ liệu (DFD- level 0) cho chu tr nh doanh thu
b n h ng. H y n u ngắn gọn c c nghiệp vụ cơ bản v giải th ch d ng lu n chuyển dữ liệu trong
mối quan hệ với c c chu tr nh kinh doanh kh c trong doanh nghiệp.
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. TS.Vũ Trọng Phong (2010), B i giảng Hệ thống th ng tin kế to n, Học viện C ng
nghệ Bưu ch nh Viễn th ng.
2. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002
3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
4. Hệ thống th ng tin kế to n - Đại học kinh tế TP.Hồ Ch Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đng
5. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất
bản khoa học kỹ thuật — 2007 67
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
6. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại
học Kinh tế quốc d n - 2008
7. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
8. Thiều Thị T m, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Th ng Tin Kế To
n - T m Tắt Lý Thuyết, 100 B i Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống k — 2007
9. Trần Th nh T i . Ph n t ch v thiết kế hệ thống th ng tin quản lý. Nh xuất bản trẻ - 2002. 68
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH DOANH THU
Mục ti u của chương
- Giới thiệu về kh i niệm, c c nguy n tắc cơ bản của một chu tr nh doanh thu
- C c hoạt động v d ng th ng tin trong chu tr nh doanh thu
- C c hoạt động kiểm so t trong chu tr nh doanh thu
4.1. Kh i qu t chung về chu tr nh doanh thu 4.1.1. Kh i niệm
Chu tr nh doanh thu gồm c c nghiệp vụ kế to n ghi nhận những sự kiện ph t sinh li
n quan đến việc tạo doanh thu v thanh to n c ng nợ kh ch h ng. C bốn hoạt động ch nh trong chu tr nh doanh thu:
(1) Nhận đơn đặt h ng của kh ch h ng;
(2) Giao h ng ho hoặc thực hiện dịch vụ cho kh ch h ng;
(3) Y u cầu kh ch h ng thanh to n; (4) Nhận tiền thanh to n.
Trong trường hợp b n h ng thu tiền ngay, c c sự kiện kinh tế n i tr n diễn ra trong
thời gian ngắn, n n hệ thống kế to n ghi ch p c c nghiệp vụ kế to n trong t b t to n hơn. Trong
trường hợp b n chịu h ng ho hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế to n
tại một thời điểm kh c nhau.
Chu tr nh doanh thu l tập hợp c c hoạt động kinh doanh v hoạt động xử lý th ng tin
li n quan đến qu tr nh b n h ng, cung cấp dịch vụ v nhận tiền thanh to n của kh ch h ng. C c
đối tượng b n trong v b n ngo i hệ thống gồm: -
Kh ch h ng: L nơi ph t sinh y u cầu về h ng ho dịch vụ cần được cung cấp,
nhận h ng ho , dịch vụ v thực hiện thanh to n tiền cho doanh nghiệp; -
Chu tr nh chi ph , chu tr nh sản xuất đng vai tr cung cấp h ng ho , dịch vụ cho chu tr nh doanh thu. -
Hệ thống lương: căn cứ v o nhu cầu nh n sự của chu tr nh doanh thu để tuyển nh n lực. -
Ng n h ng, c c đơn vị cung cấp dịch vụ thanh to n để thực hiện thu chi tiền tại ng n h ng. 69
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Thanh ton Khch hng Ngn hng Đặ t hng Thanh ton Chu trnh doanh thu Cung c ấ p HH CT Chi ph Yc mua hng D ữ li ệ u Yu c ầ u sx Doanh s ố tnh
HT k ế ton/bo co l ươ ng
CT s ả n xu ấ t Chu trnh nhn
s ự /l ươ ng
H nh 4.1: Sơ đồ d ng dữ liệu tổng qu t chu tr nh doanh thu
4.1.2. Mục ti u của hệ thống th ng tin kế to n chu tr nh doanh thu
Nội dung của c c hoạt động thực hiện trong chu tr nh doanh thu sẽ được chuyển v ghi
nhận v o hệ thống xử lý, lập b o c o v cung cấp th ng tin theo y u cầu của c c đối tượng sử
dụng th ng tin li n quan đến chu tr nh doanh thu.
4.1.3. Chứng từ
Đơn đặt h ng của kh ch h ng (Customer Purchase Order)
Do người mua lập v gửi cho doanh nghiệp. C c th ng tin y u cầu phải c tr n đơn đặt
h ng gồm t n chứng từ, ng y v số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc n y sẽ kh ng được nhắc lại ở
c c chứng từ kh c), th ng tin về kh ch h ng, th ng tin về h ng ho / dịch vụ y u cầu gồm: m số
h ng ho , t n h ng, quy c ch, số lượng (một số đơn h ng đặc biệt c ghi th m đơn gi ), thời hạn
giao h ng, địa điểm giao h ng cũng như c c y u cầu kh c về bảo hiểm, điều kiện giao nhận li n quan.
Lệnh b n h ng (Sale Order)
Do bộ phận lập lệnh b n trong doanh nghiệp lập, căn cứ v o đơn h ng của kh ch h
ng. Ngo i c c th ng tin cần thiết như ở đơn đặt h ng, lệnh b n h ng c n phải ghi th m số của
đơn đặt h ng của kh ch h ng.
Phiếu đng g i h ng; Phiếu đng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho
C c chứng từ n y do bộ phận kho lập tr n cơ sở lệnh b n h ng đ được ph duyệt. Ngo
i c c th ng tin cần thiết ở lệnh b n h ng, c c chứng từ n y phải ghi th m số của lệnh b n. 70
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Phiếu vận chuyển; Phiếu giao h ng (Delivery Slip)
Bộ phận giao nhận h ng ho lập c c chứng từ n y để k m theo h ng ho đi giao cho kh
ch. Chứng từ n y l cơ sở x c nhận kh ch đ nhận h ng, chấp nhận thanh to n. C c doanh nghiệp
cũng d ng phiếu xuất kho ki m vận chuyển thay cho phiếu giao h ng.
C c phiếu n y phải ghi số của lệnh b n.
C c ho đơn vận chuyển (nếu thu dịch vụ vận chuyển — Bill of Lading)
Ho đơn b n h ng (Sale Invoice)
Được lập căn cứ tr n việc kiểm tra, đối chiếu c c chứng từ li n quan đến việc b n h
ng như đơn đặt h ng của kh ch h ng, lệnh b n, phiếu xuất kho, phiếu giao h ng Ho đơn x c
lập quyền sở hữu đ chuyển giao cho người mua v nghĩa vụ phải thanh to n của người mua
cho doanh nghiệp v cũng l chứng từ để ghi nhận doanh thu v x c định nghĩa vụ thuế doanh
nghiệp phải nộp cho nh nước. Tr n ho đơn, ngo i c c th ng tin được chuyển đến từ c c chứng
từ li n quan, c c điều khoản thanh to n như h nh thức thanh to n, chiết khấu thanh to n cũng
được thể hiện. Ho đơn phải được đnh số trước nhằm mục đch kiểm so t.
Giấy b o thanh to n (Remittance Advice)
Doanh nghiệp cũng d ng giấy b o thanh to n để y u cầu người mua thực hiện nghĩa
vụ thanh to n thay cho việc gửi ho đơn b n h ng. Giấy b o thanh to n sẽ c th m th ng tin về thời hạn thanh to n.
Bi n lai, bi n nhận (Sale Receipt)
Trong nghiệp vụ b n h ng thu tiền ngay, hoặc c c giao dịch gi trị thấp, doanh nghiệp
thường d ng bi n lai, bi n nhận, phiếu t nh tiền thay cho c c ho đơn b n h ng.
Thẻ, v (Card, Ticket)
L một h nh thức đặc biệt kh c của chứng từ ghi nhận doanh thu.
Phiếu thu; Giấy b o c ; Uỷ nhiệm thu; S c thanh to n
C c chứng từ n y ghi nhận việc kh ch h ng thanh to n cho doanh nghiệp c c khoản nợ.
B o c o phải thu kh ch h ng theo thời hạn nợ (Aging Report)
B o c o đồng thời l chứng từ l m cơ sở cho nghiệp vụ x c lập c c khoản nợ kh đi. B
o c o n y được m tả trong phần b o c o đặc biệt ở b n dưới.
Chứng từ ghi c (Credit Memo); Phiếu định khoản
Ghi ch p c c khoản điều chỉnh giảm t i khoản phải thu kh ch h ng trong c c nghiệp
vụ như h ng b n bị trả lại, giảm gi h ng b n, hoặc xo nợ kh đi. Kế to n cũng lập chứng từ n
y l m cơ sở cho c c nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ n y ghi th ng tin về kh ch
h ng, về h ng ho , số lượng, gi đơn vị, số tiền của h ng bị trả lại hoặc cho giảm gi . Một li n
của chứng từ n y được gửi cho người mua trong trường hợp h ng bị trả lại hoặc giảm gi h ng b n.
Phiếu nhập kho (h ng bị trả lại) (Item Receipt)
Trong hệ thống xử lý bằng m y t nh, tồn tại c c dạng kh c nhau của chứng từ, số
lượng c c li n giảm v lu n chuyển qua t thao t c xử lý hơn. 71
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
4.2. Nguy n tắc tổ chức hệ thống th ng tin chu tr nh doanh thu Đặ t hng Yc Hng ho Chu trnh chi ph/ K hch hng
chu trnh s ả n xu ấ t
1 .0 Đặ t hng Ch ấ p nh ậ n đặ t Th anh ton hng 2. . 0 Cung
c ấ p hng ho Ch ấ p nh ậ n đặ t hng 4. 0 T hu
ti ề n Thng tin s ẽ thanh ton Đặ t hng đ th ự c hi ệ n
3.0 L ậ p ho
đơ n, theo di Thanh ton
cng n ợ Ng n hng Doanh s ố l ươ ng
H ệ th ố ng l ươ ng
H ệ th ố ng k ế ton/bo co
H nh 4.2: Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 0 của chu tr nh doanh thu
4.3. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin kế to n chu tr nh doanh thu
4.3.1. Tổ chức hệ thống th ng tin kế to n chu tr nh doanh thu
Qu tr nh b n h ng, cung cấp h ng ho , dịch vụ v thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động ch
nh: (1) Nhận đặt h ng; (2) Xuất kho, cung cấp h ng ho , dịch vụ; (3) Lập ho đơn, theo d i c
ng nợ (4) Thu tiền. Tr nh tự thực hiện c c hoạt động c thể thay đổi, tuy nhi n về mặt tổng
qu t, mỗi hoạt động đều thực hiện c c chức năng ri ng, sẽ c c c d ng th ng tin, dữ liệu mang
c c nội dung nhất định đi v o l m cơ sở cho vuệc thực hiện chức năng đ.
a. Hoạt động nhận đặt h ng 72
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Hoạt động n y tiếp nhận nhu cầu từ ph a kh ch h ng, xem x t khả năng, điều kiện để
đp ứng c c y u cầu của kh ch h ng, th ng tin cho kh ch h ng kết quả. D ng dữ liệu đi v o l m
cơ sở cho hoạt động đặt h ng thực hiện l c c y u cầu về h ng ho , dịch vụ từ kh ch h ng
chuyển đến. C c y u cầu n y phải đảm bảo t nh ch nh x c v x c thực về nội dung theo đng y u cầu của kh ch h ng. - Chứng từ
- Tổ chức d ng dữ liệu v lu n chuyển chứng từ - DL hng ho Đặ t hng 1. . 1
Ki ể m K hch hng tra hng ho DL khch hng DL ki ể m tra Tr ả l ờ i 1. . 2 K
i ể m tra khch hng DL ki ể m tra
2.0 . X ử l ý giao hng DL khch hng 1. . 3 Th ng Đ H đượ c ch ấ p
bo k ế t qu ả nh ậ n Chu trnh chi Đặ t hng
ph/s ả n xu ấ t
Đ H đượ c ch ấ p nh ậ n
2.0 Xử lý xuất kho
3.0. Xử lý lập ho đơn 73
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 4.3: Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt h ng Khch hng Bo co cng n ợ KH, Bo co t ồ n kho Đơ n đặ t hng Xt duy ệ t bn hng ĐĐ H đ x ử l ý H Đ bn hng Phi ế u xu ấ t kho Phi ế u giao hng N H Đ bn hng B ộ ph ậ n giao hng Kho Khch hng hà K ế ton l ậ p ho đơ n
H nh 4.4: Lưu đồ xử lý đơn đặt h ng thủ c ng (Ph ng Kinh doanh) - Dữ liệu lưu trữ:
Dữ liệu kh ch h ng (m kh ch h ng, t n, địa chỉ, m số thuế )
Dữ liệu h ng ho (m h ng, t n h ng, đơn vị t nh, số lượng tồn kho)
Dữ liệu đặt h ng đ xử lý (số đơn h ng, ng y, kh ch h ng, mặt h ng, số lượng, đơn gi ,
ng y giao, địa điểm giao)
b. Hoạt động xuất kho, cung cấp h ng ho dịch vụ 74
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Sau khi y u cầu đặt h ng của kh ch h ng được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến h nh
cung cấp h ng ho dịch vụ cho kh ch h ng. Hoạt động n y thực hiện c c nội dung: Thực hiện
xuất kho; Thực hiện giao h ng, cung cấp dịch vụ cho kh ch h ng. Đặ t hng ch ấ p nh ậ n 2. .Xu 1 ấ t kho hng ho
T ừ x ử l ý Đặ t hng 1.0 Xu ấ t kho Đơ n hng đượ c ch ấ p nh ậ n 2. . 2 G iao hng
T ớ i x ử l ý l ậ p ho đơ n 3.0 Giao hng Xc nh ậ n nh ậ n hng Giao hng Khch hng
H nh 4.5: Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp h ng ho -
Chứng từ: Phiếu xuất kho đ x c định nội dung h ng ho thực tế xuất kho; Phiếu giao
h ng đ x c nhận nội dung h ng ho thực tế đ giao cho kh ch h ng; Bi n bản nghiệm thu
dịch vụ ho n th nh x c nhận mức độ v khối lượng c ng việc đ ho n th nh cho kh ch h ng. -
Tổ chức d ng dữ liệu v lưu chuyển chứng từ 75
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
D ng th ng tin đi v o l m cơ sở cho hoạt động n y l d ng th ng tin mang nội dung cho ph p
nghiệp vụ b n h ng được thực hiện từ hoạt động đặt h ng chuyển đến, dảm bảo cho sự vận động của h ng ho . Kho h ng BP Giao h ng P.Kinh doanh P.Kinh doanh Phi ế u xu ấ t kho Phi ế u giao L ệ nh xu ấ t kho hng Xc nh ậ n giao hng Xc nh ậ n xu ấ t kho Phi ế u giao Phi ế u xu ấ t kho hng L ệ nh xu ấ t kho Phi ế u xu ấ t kho Khch hng K ế ton N
H nh 4.6: Quy tr nh xuất kho bằng thủ c ng tại kho h ng
D ng th ng tin tạo ra từ hoạt động sẽ thể hiện nội dung thực tế đ thực hiện xuất kho,
giao h ng hoặc nghiệm thu cho kh ch h ng, v sẽ chuyển đến c c hoạt động v o chức năng
cần th ng tin về nội dung n y, đảm bảo theo d i v phản nh được t nh h nh thực tế của hoạt động
- Dữ liệu lưu trữ: Xuất kho (số phiếu xuất, ng y xuất, kho h ng, mặt h ng, số lượng, gi xuất,
người nhận, người xuất, số đơn h ng); Giao h ng (số phiếu giao h ng, ng y giao, địa điểm
giao, mặt h ng, số lượng, người nhận, người giao, số đơn h ng, số phiếu xuất)
c. Hoạt động lập ho đơn, theo d i c ng nợ
Hoạt động n y sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ b n h ng, cung cấp dịch vụ đ được thực
hiện nhằm x c nhận, theo d i, quản lý v đnh gi qu tr nh b n h ng, cung cấp dịch vụ kh ch h
ng. Cơ sở để thực hiện hoạt động n y l d ng th ng tin cho ph p nghiệp vụ b n h ng được thực 76
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
hiện nhận từ hoạt động đặt h ng, v d ng th ng tin x c nhận nội dung c ng việc đ thực hiện
thực tế từ hoạt động cung cấp h ng ho dịch vụ chuyển đến. Hoạt động n y thực hiện c c nội dung:
+ X c nhận hoạt động b n h ng hợp lệ v thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với kh ch h ng
+ Lập ho đơn b n h ng: Ghi nhận nội dung nghiệp vụ b n h ng đ thực hiện
+ Tổ chức theo d i nghiệp vụ b n h ng: theo d i c c nội dung sau khi thực hiện b n h
ng (trả lại, giảm gi ) theo d i nghĩa vụ thanh to n của kh ch h ng -
Chứng từ: C c ho đơn b n h ng, dịch vụ, c c bảng k b n h ng c x c nhận nghiệp vụ cung
cấp h ng ho , dịch vụ đ được cho ph p thực hiện v thực tế thực hiện; C c th ng b o nợ,
giấy x c nhận nghĩa vụ thanh to n của kh ch h ng -
Tổ chức d ng dữ liệu v lưu chuyển chứng từ Đặ t Khch hng hng 3.1.
T ừ x ử l ý Đố i
đặ t ch ấ p
chi ế u xc hng 1.0
nh ậ n thu ậ n DL Ho đơ n Xu ấ t kho, g ử i hng 3. .L 2 ậ p
T ừ x ử l ý xu ấ t
ho đơ n kho 2.0 BH hon thnh BH 3. . 3 T heo
di n ợ
HT k ế ton t ổ ng
h ợ p/l ươ ng S ố k ế ton
H nh 4.7: Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý ho đơn, theo d i c ng nợ
- Dữ liệu lưu trữ: Ho đơn b n h ng (số ho đơn, ng y, kh ch h ng, mặt h ng, số lượng,
gi b n, thuế suất, gi trị, điều khoản thanh to n, t i khoản nợ, t i khoản c ) 77
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
d. Hoạt động thu tiền
Căn cứ v o nội dung hoạt động b n h ng đ thực hiện v được tổ chức theo d i để thực
hiện hoạt thu tiền kh ch h ng. Y u cầu hoạt động thu tiền phải đảm bảo ch nh x c, đầy đủ,
kịp thời những hoạt động b n h ng, cung cấp dịch vụ đ thực hiện cũng như phản nh đng
thực tế t nh h nh thanh to n của kh ch h ng. Hoạt động thu tiền gồm c c nội dung:
+ X c nhận nội dung nghĩa vụ thanh to n của kh ch h ng
+ Lập chứng từ cho nội dung thanh to n của kh ch h ng
+ X c nhận thực tế thanh to n của kh ch h ng
+ Ghi nhận nghiệp vụ thanh to n của kh ch h ng
- Chứng từ :Bảng đối chiếu c ng nợ, th ng b o trả nợ: X c nhận t nh trạng nợ của kh
ch h ng; C c chứng từ thanh to n: Phiếu thu, giấy b o c của ng n h ng x c nhận tiền đ thu
- Tổ chức d ng dữ liệu v lưu chuyển chứng từ N ợ ph ả i thu KH
4.1 .L ự a
ch ọ n thanh Khch hng TT ton thanh ton Thanh ton Ngân hàng ậ 4. .L 2 p
ch ứ ng t ừ Thanh ton
4 .3 .Xc
nh ậ n thu
ti ề n
4.4 .Ghi nh ậ n
n ộ i dung S ổ k ế ton 78
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 4.8: Sơ đồ dữ liệu xử lý thu tiền
- Dữ liệu lưu trữ: Dữ liệu thanh to n (số chứng từ, ng y, kh ch h ng, số tiền, ho đơn, t
i khoản nợ, t i khoản c ).
H nh 4.9: Lưu đồ hoạt động thu tiền trong phương thức xử lý m y
4.3.2. Hoạt động kiểm so t của chu tr nh doanh thu
4.3.2.1. Kiểm so t hoạt động
Nội dung thực hiện c c hoạt động kinh doanh trong chu tr nh doanh thu l nguồn dữ
liệu cho hệ thống th ng tin kế to n. Tổ chức kiểm so t c c nghiệp vụ l kiểm so t những rủi
ro li n quan đến nội dung nguồn dữ liệu của hệ thống với c c mục ti u sau:
- Tất cả c c hoạt động thực hiện trong chu tr nh đ được x t duyệt đng đắn 79
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- Tất cả c c hoạt động thực hiện trong chu tr nh được ph n nh tr n cơ sở thực tế ph t sinh;
- C c hoạt động đ x t duyệt, thực tế thực hiện th phải được phản nh đầy đủ, ch nh x c;
Sau đy l c c rủi ro, ảnh hưởng v c c hoạt động kiểm so t nghiệp vụ c thể tổ chức trong chu tr nh doanh thu:
Bảng 4.1: Hoạt động kiểm so t trong chu tr nh doanh thu Hoạt động
Mục ti u kiểm so t Rủi ro
Hoạt động kiểm so t
Nhận đặt h B n được h ng, tăng Nhận đặt h ng từ Ph n chia tr ch nhiệm giữa x t
ng của kh ch doanh thu b n h ng, bảo những kh ch h ng kh duyệt v thực hiện b n h ng h ng to n t i ch nh ng đảm bảo
X y dựng quy tr nh uỷ quyền x t
t nh ph p lý B n chịu duyệt nghiệp vụ: Kiểm tra đặt h cho kh ch h ng
ng, kiểm tra kho, kiểm tra t i ch
Chấp nhận đặt h ng nh kh ch h ng
nhưng kh ng c khả Cập nhật ch nh x c v kịp thời dữ năng thực
liệu HTK, c ng nợ kh ch h ng hiện
Xuất kho, Thực hiện kịp thời, ch Xuất kho giao h ng Ph n chia tr ch nhiệm giữa kho h
cung cấp h nh x c theo lệnh b n h sai số lượng, đối ng v giao h ng ng ho ng
tượng nhận h ng, Thiết lập kịp thời v đầy đủ c c
An to n h ng ho trong thời gian nhận h ng chứng từ trong qu tr nh xuất
qu tr nh xuất kho, giao Mất h ng trong qu tr kho, giao h ng h ng
nh xuất kho, giao h Chứng từ đnh số trước ng
Đối chiếu chứng từ, x t duyệt b n
h ng, xuất kho, giao h ng Đếm,
kiểm tra h ng trong qu tr nh xuất kho, giao h ng
Lập ho đơn, Lập ho đơn kịp thời, ch
Chỉ lập ho đơn khi c chứng từ
theo d i nợ nh x c đầy đủ cho hoạt Kh ng lập hoặc lập lệnh b n h ng, xuất kho, giao h ng phải thu động b n h ng
kh ng kịp thời ho Đối chiếu chừng từ lệnh b n h ng,
Theo d i ch nh x c, kịp đơn, chứng từ b n h HĐKT, xuất kho, giao h ng v ho
thời, đầy đủ c ng nợ kh ng cho kh ch h ng đơn b n h ng ch h ng
Lập khống ho đơn Kiểm tra t nh to n tr n ho đơn trước b n h ng khi giao kh ch h ng Ho đơn b n h ng
Chuyển dữ liệu / sổ chi tiết phải lập sai thu kịp thời
Chuyển c ng nợ kh Đối chiếu c ng nợ kh ch h ng
ng kịp thời, kh ng định kỳ ch nh x c 80
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Thu tiền Ghi ch p Thất tho t tiền
Ph n chia tr ch nhiệm giữa giữ
tiền, ghi ch p, theo d i thu tiền Thu tiền kịp thời ch nh x c,
Kiểm k quỹ, đối chiếu với ghi ch đầy đủ p của kế to n An to n tiền
Hạn chế thanh to n trực tiếp tiền mặt
4.2.2.1. Kiểm so t hệ thống th ng tin
Kiểm so t ứng dụng trong chu tr nh doanh thu
Kiểm so t chung trong chu tr nh doanh thu cần đảm bảo việc kiểm so t việc truy cập,
sử dụng c c dữ liệu, th ng tin, b o c o li n quan đến c c hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu tr nh;
Khi nhập liệu c c hoạt động đặt h ng, xuất kho, doanh thu b n h ng v thu tiền trong
chu tr nh doanh thu, cần t ch biệt với việc nhập liệu, xử lý từng hoạt động cho từng đối
tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện độc lạp sẽ tạo ra cơ chế kiểm
tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện c c hoạt động trong c ng một qu tr nh b n h ng.
Trong qu tr nh ghi nhận dữ liệu li n quan đến một hoạt động, cần t ch biệt chức năng
khai b o c c t i khoản, khai b o c c đối tượng quản lý của hoạt động (như kh ch h ng, h ng
ho , nh n vi n b n h ng, ng n h ng) với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động. C c
hoạt động của chu tr nh chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động li n quan đến c c t i
khoản, đối tượng quản lý đ được kiểm tra v khai b o trước bởi người quản lý hệ thống. Th
ng thường c c rủi ro li n quan tới hệ thống xử lý bao gồm: -
Rủi ro trong qu tr nh ghi nhận dữ liệu. Đy l rủi ro do hệ thống ghi nhận dữ
liệu kh ng đầy đủ, kh ng ch nh x c hoặc thậm ch l những dữ liệu kh ng hợp lệ về c c sự kiện kinh doanh. -
Rủi ro li n quan tới qu tr nh xử lý, lưu trữ th ng tin như c c th ng tin kh ng
được chuyển đến đng tập tin lưu trữ hoặc trong qu tr nh xử lý c c mẩu tin của tập tin c thể
tự sao ch p hay loại bỏ m hệ thống kh ng kiểm so t được. -
Rủi ro li n quan tới b o c o. Đy l rủi ro li n quan tới việc c c th ng tin kh ng
được tổng hợp hay ph n loại đng, hoặc c c b o c o kh ng được cung cấp đng thời hạn hay đng người nhận.
Để kiểm so t c c rủi ro, kiểm so t ứng dụng, kiểm so t ứng dụng bao gồm ba loại:
kiểm so t đầu v o; kiểm so t xử lý v kiểm so t kết quả xử lý. Kiểm so t đầu v o
Trong m i trường xử lý bằng m y t nh, nội dung dữ liệu của c c hoạt động trong chu
tr nh doanh thu sẽ được ghi nhận v o trong hệ thống th ng qua hoạt động nhập liệu. Mục ti 81
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
u của kiểm so t nhập liệu l đảm bảo c c nội dung dữ liệu n y được ghi nhận một c ch đầy
đủ, ch nh x c v hợp lệ v o trong hệ thống kế to n.
Mục đch của kiểm so t đầu v o l ngăn ngừa v ph t hiện những sai s t trong qu tr nh
nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập ch nh x c v o c c cơ sở dữ liệu.
C c thủ tục kiểm so t n y được lập tr nh để kiểm so t c c trường nhập liệu. Phần n y
sẽ được tr nh b y chi tiết ở Chương 7: KIỂM SO T NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N.
Kiểm so t xử lý trong chu tr nh doanh thu
Kiểm so t xử lý c mục đch ngăn ngừa v ph t hiện sai s t của chương tr nh xử lý. Cũng
giống kiểm so t đầu v o, chương tr nh kiểm so t xử lý được c i đặt ngay trong qu tr nh xử lý nghiệp vụ.
Kiểm so t kết quả xử lý trong chu tr nh doanh thu
Kiểm so t kết quả c mục đch ngăn ngừa v ph t hiện sai s t trong kết quả xử lý. Việc
kiểm so t n y được tiến h nh bằng nh m kiểm so t dữ liệu hoặc bằng c c nh n vi n kiểm tra
theo từng phạm vi tr ch nhiệm. Phương ph p kiểm so t c thể l đọc c c sổ s ch, b o c o, r so t
c c nghiệp vụ đ xử lý v c mặt trong kết quả đầu ra. V i hệ thống c c c chương tr nh kiểm so
t được c i đặt trong chương tr nh xử lý nghiệp vụ. C U HỎI N TẬP
1. Thế n o l chu tr nh doanh thu? N u mối quan hệ của chu tr nh doanh thu với c c đối
tượng b n trong v b n ngo i?
2. C c hoạt động kiểm so t trong chu tr nh doanh thu
B¸I TẬP T NH HUỐNG B i 1: Qu tr nh b n h ng thu tiền tại qu n c ph XYZ
Sau khi nhận được y u cầu của kh ch h ng, nh n vi n phục vụ ghi y u cầu đ v o phiếu
y u cầu được đnh số trước gồm 2 li n: 1 li n trắng v 1 li n v ng. Nh n vi n phục vụ chuyển
phiếu y u cầu n y v o quầy thu ng n. Nh n vi n thu ng n k x c nhận v giữ lại li n trắng, li n v
ng được chuyển xuống quầy pha chế. Sau khi pha chế xong, nh n vi n pha chế ký x c nhận
đ ho n th nh v o li n v ng v chuyển thức uống cho nh n vi n phục vụ đưa đến kh ch h ng. Kh
ch h ng y u cầu thanh to n tiền, nh n vi n thu ng n lập phiếu t nh tiền gồm 2 li n: 1 li n trắng
v 1 li n v ng. Thu ng n giao li n trắng cho nh n vi n phục vụ chuyển cho kh ch h ng. Nh n
vi n phục vụ nhận tiền từ kh ch h ng v xin lại li n trắng, chuyển tiền v li n trắng cho thu ng
n. Thu ng n nhận tiền v li n trắng, đng dấu x c nhận đ thu tiền v o cả 2 li n của phiếu t nh
tiền, sau đ chuyển li n trắng phiếu t nh tiền v phiếu trắng của phiếu y u cầu cho kế to n, chỉ
giữ lại li n v ng của phiếu t nh tiền. Kế to n k nhận v nhập số liệu tr n phiếu t nh tiền v o m
y. Cuối ng y, nh n vi n pha chế chuyển tất cả c c phiếu v ng của phiếu y u cầu cho kế to n.
Kế to n đối chiếu 2 li n của phiếu y u cầu, tổng kết doanh thu v chuyển to n bộ chứng từ
cho chủ qu n. Nh n vi n thu ng n chuyển li n v ng của phiếu t nh tiền v to n bộ tiền cho chủ
qu n. Chủ qu n nhận tiền v lưu c c chứng từ theo ng y. Y u cầu: 82
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
a. Vẽ sơ đồ d ng dữ liệu v lưu đồ chứng từ cho qu tr nh tr n
b. N u chức năng hiện c của từng hoạt động trong chu tr nh tr n
c. N u mục đch của c c chứng từ được lập trong chu tr nh tr n
d. H y đưa ra c c b o c o cần thiết để quản lý qu tr nh b n h ng tr n
B i 2: Căn cứ v o th ng b o gửi h ng qua điện thoại từ ph ng kinh doanh, bộ phận gửi h ng
chuẩn bị việc giao h ng. Một giấy b o gởi h ng gồm 3 li n được lập ra. Li n 3 c ng với h ng
ho được gởi đến kh ch h ng. Li n 2 được chuyển đến bộ phận lập ho đơn. Khi bộ phận lập
ho đơn nhận được li n thứ 2 của giấy b o gởi h ng, bộ phận n y sử dụng những th ng tin tr
n giấy b o để lập ho đơn gồm 3 li n. Li n 3 ho đơn b n h ng được gởi đến kh ch h ng, li n 2
chuyển cho kế to n. Ngo i ra, li n 1 của ho đơn b n h ng được lưu tại bộ phận lập ho đơn.
Khi kế to n nhận h a đơn b n h ng, kế to n ghi nhận v o sổ chi tiết phải thu, nhật k b n h ng
v lưu h a đơn b n h ng theo t n của kh ch h ng. Y u cầu:
a. Vẽ sơ đồ d ng dữ liệu qu tr nh tr n
b. Vẽ lưu đồ chứng từ m tả những qu tr nh tr n
c. Chỉ ra những rủi ro v n u c c thay đổi, bổ sung trong qu tr nh tr n để hạn chế rủi ro
B i 3: H y vẽ sơ đồ lu n chuyển d ng dữ liệu (DFD- level 0) cho chu tr nh doanh thu b n h
ng. H y n u ngắn gọn c c nghiệp vụ cơ bản v giải th ch d ng lu n chuyển dữ liệu trong mối
quan hệ với c c chu tr nh kinh doanh kh c trong doanh nghiệp. 83
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. TS.Vũ Trọng Phong (2010), B i giảng Hệ thống th ng tin kế to n, Học viện C ng
nghệ Bưu ch nh Viễn th ng.
2. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002
3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
4. Hệ thống th ng tin kế to n - Đại học kinh tế TP.Hồ Ch Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đng
5. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất
bản khoa học kỹ thuật — 2007
6. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại
học Kinh tế quốc d n - 2008
7. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
8. Thiều Thị T m, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Th ng Tin Kế To
n - T m Tắt Lý Thuyết, 100 B i Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống k — 2007
9. Trần Th nh T i . Ph n t ch v thiết kế hệ thống th ng tin quản lý. Nh xuất bản trẻ - 2002.
10. Chế độ kế to n Việt Nam v chuẩn mực kế to n Việt Nam.
11. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley.
12. J. L. Boockholdt. Accounting information systems.
13. Peter Rob, Carlos Coronel. Database Systems. CTI.1995
14. Romney, M., Steinbart P., (2010), Accounting Information Systems- International
Edition. NXB Prentice Hall 2006
15. Leslie Tunner, Andrea Weickgenannt (2009), Accounting
CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH CHUYỂN ĐỔI
Mục ti u của chương -
Giới thiệu về c c chu tr nh trong chu tr nh chuyển đổi -
C c hoạt động v d ng th ng tin trong c c chu tr nh - C c hoạt động kiểm so t trong c c chu tr nh
Chu tr nh chuyển đổi l chu tr nh ghi ch p, xử lý c c nghiệp vụ kế to n li n quan đến
việc sử dụng lao động, vật liệu, m y m c c ng cụ v chi ph sản xuất (CPSX) chung để tạo ra 84
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
c c th nh phẩm hoặc dịch vụ. Việc xử lý n y sẽ kh c nhau tuỳ thuộc v o đơn vị l doanh
nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ. Chu tr nh chuyển đổi thường bao gồm ba hệ thống con: -
Hệ thống chi ph : quản lý, tập hợp chi ph sản xuất, t nh gi th nh sản phẩm/ dịch vụ. -
Hệ thống lương: T nh to n tiền lương phải trả cho nh n vi n, thanh to n lương,
v c c nghiệp vụ li n quan đến thu nhập; -
Hệ thống quản trị h ng tồn kho: Tổ chức quản lý dự trữ h ng tồn kho, v việc
sử dụng nguy n vật liệu cho sản xuất.
5.1. Hệ thống Chi ph
5.1.1. Kh i niệm v mục ti u của hệ thống kế to n CPSX v t nh gi th nh sản phẩm
Qu tr nh sản xuất, chuyển ho c c yếu tố đầu v o th nh c c sản phẩm ho n th nh trải
qua bốn hoạt động ch nh: (1) Thiết kế sản phẩm; (2) Lập kế hoạch sản xuất, (3) Tiến h nh
sản xuất, (4) Tập hợp chi ph t nh gi th nh. Tr n cơ sở y u cầu sản xuất từ kế hoạch sản xuất,
căn cứ v o d ng th ng tin từ qu tr nh sản xuất, phản nh t nh h nh sử dụng thực tế nguy n vật
liệu, nh n c ng, v m y m c thiết bị để tiến h nh ph n loại chi ph , tập hợp chi ph v t nh gi th
nh cho sản phẩm ho n th nh.
Ph n loại, tập hợp từng loại chi ph của qu tr nh sản xuất Tổng hợp chi ph sản
xuất Đnh gi sản phẩm dở dang chưa ho n th nh T nh gi th nh sản phẩm
5.1.2. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin kế to n CPSX v t nh gi th nh sản phẩm 85
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
¥ C c hoạt động v d ng th ng tin trong hệ thống kế to n chi ph Chu trnh Chu trnh chi doanh thu SP hon ph thnh Yu c ầ u mua NVL Nhu c ầ u SP d ự bo
H ệ th ố ng
k ế ton chi ph Nhu c ầ u nhn s ự
H ệ th ố ng DL s ả n xu ấ t
l ươ ng NVL, Thnh
H ệ th ố ng ghi s ổ , ph ẩ m bo co
HT qu ả n
tr ị HTK
H nh 5.1: Sơ đồ d ng dữ liệu kh i qu t của hệ thống chi ph
Hệ thống kế to n chi ph tập hợp chi ph sản xuất d ng t i khoản 154,621,622 được x
c định trực tiếp căn cứ c c y u cầu như nguy n vật liệu, phiếu xuất kho nguy n liệu, bảng ph
n bố nguy n liệu, thẻ c ng việc, chi ph i sản xuất chung TK 627, gồm những chi ph ph t sinh
ở bộ phận sản xuất nhưng kh ng li n quan tới qu tr nh sản xuất, v dụ như chi ph điện chiếu
sang chi ph quản đốc, chi ph hệ thống th ng gi chi ph sản xuất chung n y c thể được t nh to
n theo một tỉ lệ nhất định ph n bổ trước. Tỷ lệ n y c thể căn cứ theo giờ lao động, giờ chạy
m y hoặc số lượng sản phẩm. Căn cứ v o kế hoạch sản xuất, chu tr nh sản xuất sẽ cung cấp
cho hệ thống kế to n chi ph c c y u cầu về nguy n vật liệu v c c chi ph kh c cần cho qu tr nh sản xuất.
Chứng từ: Phiếu y u cầu nguy n vật liệu, phiếu xuất kho, thẻ thời gian c ng việc,
phiếu nhập kho th nh phẩm, bảng ph n bổ/kết chuyển, phiếu/bảng t nh gi th nh.
5.1.3. Hoạt động kiểm so t của hệ thống th ng tin kế to n CPSX v t nh gi th nh
sản phẩm
C c mục ti u kiểm so t:
- Tất cả c c hoạt động sản xuất được x t duyệt đng đắn 86
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- Tất cả sản phẩm dở dang v t i sản cố định được bảo quan an to n - Tất cả c c nghiệp
vụ đều được ghi ch p ch nh x c, bảo vệ
- C c hoạt động trong chu tr nh được thực hiện hữu hiệu v hiệu quả.
Bảng 5.1: Hoạt động kiểm so t trong hệ thống chi ph
Mục ti u kiểm so t Rủi ro
C c thủ tục kiểm so t Giảm lượng h ng tồn
Thiết kế sản Xem x t th ng tin về sự thay đổi thiết kho
phầm kh ng ph kế sản ph m l n tổng chi ph sản xuất T nh hiệu quả trong hợp
Ph n t ch dữ liệu chi tiết về chi ph bảo sản xuất
h nh v sửa chữa nhằm x c định nguy n Giảm chi ph bảo h nh v
nh n ch nh trong lỗi sản phẩm sửa chữa sản phẩm
Cung cấp sản phẩm đp Sản
xuất Tổ chức hệ thống lập kế hoạch sản xuất
ứng nhu cầu kh ch h ng thừa/thiếu ch nh x c
Hạn chế sự lỗi thời của
X t duyệt cụ thể từng mặt h ng sản h ng tồn kho xuất Giữ ch n kh ch h ng Tiết kiệm chi ph
Đầu tư kh ng X t duyệt v kiểm tra lại từng nghiệp
TSCĐ đp ứng y u cầu hiệu quả v o vụ mua TSCĐ sản xuất TSCĐ Kiểm so t bằng ng n quỹ
Bảo vệ an to n t i sản Th H ng tồn kho v Ngăn chặn v đề ph ng
ng tin tr n BCTC phản TSCĐ bị mất Lập chứng từ cho tất cả c c nghiệp nh đng thực tế vụ nhập, xuất h ng Theo d i từng TSCĐ
Kiểm k định kỳ h ng tồn kho v TSCĐ
Lập chứng từ cụ thể v kiểm tra lại tất
cả c c nghiệp vụ li n quan đến thanh lý TSCĐ
Mua bảo hiểm tất cả t i sản
Hoạt động sản xuất li n Hoạt động sản Thiết lập quan hệ với nhiều nh cung tục, hiệu quả xuất bị gi n cấp đoạn
X y dựng kế hoạch sản Dữ liệu chi ph Ban h nh thuỷ tục kiểm so t nhập liệu v xuất c hiệu quả kh ng ch xử lý dữ liệu Theo d i v kiểm so t nh x c
Sử dụng m vạch trong ghi nhận dữ liệu
hoạt động sản xuất tốt, tự động
hỗ trợ c ng t c quản lý
Kiểm k thực tế v điều chỉnh số liệu theo thực tế 87
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Hoạt động trong qu tr Hoạt
động Theo d i v gi m s t thường xuy n c c hoạt
nh sản xuất hiệu quả trong qu tr nh động sản xuất
Kiểm so t tốt chất sản xuất kh ng Thiết lập hệ thống b o c o hoạt động th lượng sản phẩm hiệu quả ch hợp
¥ Kiểm so t hệ thống th ng tin
- Kiểm so t chung: Bảo đảm dữ liệu an to n, th ng tin v chương tr nh để qu tr nh sản
xuất hữu hiệu v hiệu quả
Rủi ro ch nh l rủi ro bị mất dữ liệu, bị chỉnh sửa hay th ng tin bị tiết lộ tr i ph p.
Nhằm ngăn chặn v ph t hiện rủi ro, doanh nghiệp cần thiết lập c c thủ tục kiểm so t chung:
+ X y dựng kế hoạch sao lưu dự ph ng dữ liệu v kh c phục sự cố
+ Ban h nh c c thủ tục kiểm so t tiếp cận về mặt vật lý đối với hệ thống
+ Ph n quyền truy cập hệ thống theo tr ch nhiệm của từng c c nh n
+ M ho dữ liệu v kiểm so t th ng tin trong qu tr nh truyển th ng
- Kiểm so t ứng dụng: Kiểm so t nhập liệu, kiểm so t xử lý v kiểm so t đầu ra.
5.2. Hệ thống lương
5.2.1. Kh i niệm v mục ti u của hệ thống kế to n tiền lương v c c khoản tr ch theo lương
Hệ thống lương (chu tr nh lương) l một trường hợp đặc biệt của hệ thống mua h ng,
trong đ, tổ chức mua sức lao động chứ kh ng phải mua nguy n vật liệu, h ng ho để b n, sản
xuất. Tuy nhi n, chu tr nh tiền lương c sự kh c việt lớn giữa c c tr nh độ, cấp bậc người lao
động. Ngo i ra, chu tr nh tiền lương đi hỏi xử lý kế to n cho c c khoản tr ch theo lương v thuế.
Hệ thống n y xử lý c c hoạt động về tuyển dụng nh n sự, ghi ch p t nh to n v thực
hiện thanh to n cho c ng nh n vi n, chứng từ, sổ v b o c o trong hệ thống n y kh c biệt nhau
nhiều giữa c c đơn vị.
Hoạt động v d ng th ng tin trong chu tr nh tiền lương
Chu tr nh tiền lương bao gồm 4 hoạt động cơ bản: (1) Chấm c ng cho người lao động ở c
c bộ phận; (2) T nh lương v lập bảng lương; (3) Thanh to n lương v c c khoản tr ch theo lương; (4) Ghi sổ c i. 88
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
5.2.2 Nội dung tổ chức hệ thống lương v c c khoản tr ch theo lương
Ng ườ i lao độ ng
Ch ấ m c ng Thanh ton ti ề n D ữ li ệ u th ờ i gian
H ệ th ố ng
l ươ ng
Nh qu ả n l ý B ả ng DN l ươ ng D ữ li ệ u thay Thu ế đổ i b ả ng
Ngu ồ n nh n l ự c
C ơ quan thu ế l ươ ng
H nh 5.2: Sơ đồ d ng dữ liệu tổng qu t của chi tr nh tiền lương
Hoạt động chấm c ng
Bộ phận sử dụng lao động chuẩn bị bảng chấm c ng của người lao động, gửi để t nh
số lương cho người lao động Hoạt động t nh lương v lập bảng lương
Khi c thay đổi nh n sự hay thay đổi về mức lương, mức chế độ như tăng lương, c c th
ng tin n y được cập nhật v o tập tin lương. Ph ng nh n sự chuẩn bị v nộp c c đnh gi nh n vi
n cho c c chức năng t nh lương. Bộ phận lương lấy dữ liệu từ bộ phận nh n sự, dữ liệu từ c
c bộ phận sử dụng lao động v dữ liệu từ tập tin lương. Nh n vi n t nh lương thực hiện c c nhiệm vụ:
- Chuẩn bị c c bảng lương
- Nhập th ng tin tr n bảng lương
- Gửi c c phiếu trả lương cho chức năng thanh to n lương
- Tập tin c c bảng chấm c ng, xếp loại c ng việc v bản sao lương
Kế to n nợ phải trả xem x t t nh ch nh x c của bảng lương v chuẩn bị c c bản sao của
chứng từ chi tiền cho số tiền lương. 89
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 2. .C
1 ậ p nh ậ t thng tin
Ng ườ i lao độ ng
l ươ ng, ch ế độ 1.0.Ch ấ m cng Ch ế độ l ươ ng B ả ng ch ấ m cng T ậ p tin l ươ ng 2. . 2 T nh
l ươ ng Đ nh gi Phng nhn nhn vin s ự Bo co
2.3 .Xc đị nh
cc kho ả n
gi ả m tr ừ 2.4.L ậ p
b ả ng
l ươ ng H ướ ng d ẫ n
C ơ quan qu ả n l ý
H nh 5.3: Sơ đồ dữ liệu cấp 1 T nh lương v lập bảng lương
Hoạt động thanh to n lương v c c khoản tr ch theo lương
Khi nhận được g i chứng từ, chức năng chi tiền kiểm tra to n bộ số tiền lương v gửi
tiền v o t i khoản tạm ứng. Tiền lương nh n vi n được r t ra từ t i khoản tạm ứng n y. Quỹ n
y được chuyển từ t i khoản tiền v o t i khoản tạm ứng trước khi chi phiếu trả lương c thể
đổi th nh tiền mặt. Bản sao chứng từ chi tiền v bảng lương sẽ được gửi cho bộ phận kế to
n nợ phải trả. Cuối c ng, một sổ nhật ký chi tiền được chuẩn bị v gửi đến c c chức năng kế to n tổng hợp.
B o c c c c khoản giảm trừ cung cấp th ng tin những khoản giảm trừ lương của người
lao động. C c th ng tin về c c khoản thuế phải nộp cho nh nước sẽ bao gồm c c khoản thuế
thu nhập c nh n tại c ng ty. B n cạnh đ, c c b o c o về c c khoản phải nộp tr ch theo lương
đi khi cũng được lập b o c o phục vụ cho c ng t c quản lý. Hoạt động ghi sổ c i
Chức năng kế to n tổng hợp nhận được chứng từ chi tiền từ kế to n nợ phải trả v sổ
nhật ký chi tiền. Với th ng tin n y, bộ phận kế to n tổng hợp đối chiếu bảng t m tắt tiền
lương v chứng từ chi tiền. 90
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 5.4. Lưu đồ chứng từ c c nghiệp vụ lương
5.1.3. Hoạt động kiểm so t của hệ thống th ng tin kế to n lương v c c khoản tr ch
theo lương
¥ Uỷ quyền giao dịch: Một h nh thức gian lận li n quan đến việc chấm c ng cho người
lao động kh ng c n l m việc tại c ng ty. Để ngăn chặn, một t i liệu m tả việc bổ sung, xo v
thay đổi trong tập tin nh n sự v hoạt động điều khiển quan trọng để đảm bảo rằng chỉ bảng
chấm c ng của nh n vi n hiện tại v hợp lệ được xử lý;
¥ Ph n c ng nhiệm vụ: C c chức năng nh n sự cung cấp th ng tin mức lương cho nh n
vi n được uỷ quyền, tr nh gian lận, cần t ch ri ng c c chức năng nh n sự;
¥ Gi m s t: Người gi m s t quan s t qu tr nh l m việc thực tế v đối chiếu với bảng chấm c ng;
¥ Chứng từ, sổ s ch kế to n: Bảng chấm c ng, phiếu x c nhận c ng việc ho n th nh,
chứng từ chi tiền; c c sổ nhật ký, sổ c i c c t i khoản li n quan. 91
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
¥ Kiểm so t truy cập: Kiểm so t quyền truy cập v o tất cả c c nhật ký, sổ c i v chứng
từ gốc trong hệ thống lương.
¥ Kiểm tra độc lập: C c bảng chấm c ng phải được x t duyệt, x c minh t nh ch nh x c
trước khi tạo chứng từ chi tiền v chuyển tiền v o t i khoản tạm ứng. Kiểm tra c c qu tr nh
tổng thể bằng c ch đối chiếu bảng t m tắt tiền lương v chứng từ chi thanh to n lương.
5.3 Hệ thống về h ng tồn kho
5.3.1. Kh i niệm v mục ti u của hệ thống kế to n h ng tồn kho
Hệ thống n y c hai chức năng chủ yếu l : (1) Thực hiện c c ghi ch p kế to n về tồn kho;
(2) Quản trị h ng tồn kho. Mục đch của việc quản trị h ng tồn kho l duy tr mức dự trữ tối
ưu nhằm tối thiểu ho chi ph đầu tư h ng tồn kho m vẫn đảm bảo sản xuất tiến h nh b nh
thường đều đặn cho d c thể sử dụng nguy n vật liệu nhiều hơn mức dự t nh hoặc thậm ch
khi người cung cấp chậm trể trong việc giao h ng.
Doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống h ng tồn kho để kiểm so t mức nguy n vật
liệu, th nh phẩm tồn kho v đưa v o sản xuất. Doanh nghiệp thương mại sử dụng hệ thống n
y để đảm bảo h ng h a để b n. C c doanh nghiệp dịch vụ tuy cũng c h ng tồn kho l c ng cụ
dụng cụ nhưng c c doanh nghiệp hầu như kh ng sử dụng hệ thống h ng tồn kho để kiểm so
t ch ng v khi cần sẽ mua ngo i v hoạch to n v o chi ph .
Chi ph h ng tồn kho được ph n th nh 3 loại:
- Chi ph mua h ng gồm chi ph đặt h ng, ph vận chuyển, gi mua h ng h a, chi ph nhận h ng;
- Chi ph dự trữ gồm tất cả c c chi ph bảo quản, dự trữ như tiền lương nh n vi n kho
h ng, chi ph kh c li n quan bảo quản như thu v khấu hao kho h ng, chi ph bảo
hiểm mua h ng trong kho, chi ph dịch vụ mua ngo i.
- Chi ph cơ hội gồm tất cả c c chi ph ph t sinh do h ng tồn kho bị thiếu hụt như: lỗ
do thiếu h ng b n, định ph phải g nh chịu cao; lỗ ph cơ hội v chi ph cơ hội của
việc đầu tư h ng tồn kho. HT hng t ồ n kho Chu trnh chi ph Chu trình doanh thu TK hng t ồ n kho H ệ th ố ng H ệ th ố ng nh ậ n hng g ử i hng H ệ th ố ng l ươ ng 92
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Mối quan hệ giữa chu tr nh chi ph , doanh thu v chuyển đổi
trong doanh nghiệp thương mại HT hng t ồ n kho Chu trnh chi ph Chu trình doanh thu TK chi TK TK ph s ả n nguyn Thnh xu ấ t v ậ t li ệ u ph ẩ m H ệ th ố ng chung H ệ th ố ng nh ậ n hng g ử i hng HT k ế ton chi ph H ệ th ố ng l ươ ng
Mối quan hệ giữa chu tr nh chi ph , doanh thu v chuyển đổi
trong doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ
H nh 5.5: Mối quan hệ giữa chu tr nh chi ph , doanh thu v chuyển đổi
5.3.2. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin kế to n h ng tồn kho
Quy tr nh h ng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nh cung cấp giao nguy n vật liệu đến kho
của doanh nghiệp cho đến thời điểm th nh phẩm được xuất ra kho th nh phẩm.
Thủ kho chịu tr ch nhiệm kiểm tra v ghi nhận số lượng h ng tồn kho được giao (nhập v xuất h ng) tại kho.
Bộ phận kế hoạch vật tư ghi nhận gi trị của h ng tồn kho được giao v kiểm k ph duyệt
những dữ liệu ri ng biệt n y sẽ được đối chiếu thường xuy n với nhau. Kiểm k h ng tồn kho
cần được thực hiện cho tất cả c c h ng tồn kho ở tất cả c c nơi (tối thiểu) 6 th ng một lần.
Việc xem x t v đưa ra những điều chỉnh cần thiết được thực hiện tức thời dựa tr n cơ sở kết
quả kiểm k thực tế. Nếu c sự kh c nhau giữa số lượng thực tế v số liệu sổ s ch cần được xử lý
Sau khi kiểm k , ph duyệt, hệ thống h ng tồn kho gửi c c b o c o kiểm so t, b o c o ghi
ch p, b o c o đặc biệt v c thể cung cấp bảng k t nh h nh nhập xuất h ng tồn kho, b o c o tham
vấn về h ng tồn kho, b o c o h ng cần bổ sung cho bộ phận quản lý. V xuất h a đơn cho kh ch h ng khi mua hang 93
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 5.6: Sơ đồ dữ liệu tổng qu t hệ thống h ng tồn kho
5.3.3. Hoạt động kiểm so t của hệ thống th ng tin kế to n h ng tồn kho
Phương ph p kiểm so t h ng tồn kho
Phương ph p kiểm so t h ng th ng thường — phương ph p EOQ, số lượng đặt h ng tối ưu ! ".$ EOQ = % Trong đ :
EOQ: lượng tối ưu mỗi lần đặt h ng A: số
lượng y u c u nguy n vật liệu mỗi năm
P: chi ph đặt h ng của mỗi lần mua h ng
S: chi ph bảo quản của một đơn vị nguy n vật liệu
C ng thức thời điểm đặt h ng: ROT = T x R Trong đ :
T: khoảng thời gian mỗi lần ho n th nh đặt v nhận h ng (t nh từ l c đặt
h ng đến l c nhận được h ng) v dụ theo tuần
R: số lượng y u cầu do 1 khoảng thời gian (v dụ t nh theo tuần) Phương ph p MRP
Phương ph p lập kế hoạch nhu cầu nguy n vật liệu
Phương ph p JIT phương ph p n y dựa tr n ý tưởng l giảm tối đa thậm ch kh ng c n
chi phối dự trữ v bảo quản nguy n liệu bằng c ch nhận giao h ng tại ph n xưởng sản xuất
một c ch thường xuy n, mỗi lần với số lượng vừa đng y u cầu chứ kh ng phải dự trữ tại kho. 94
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Chứng từ
C c nghiệp vụ mua h ng v b n h ng tồn kho được sử lý trong chu tr nh chi ph v doanh
thu n n c c chứng từ li n quan cũng như c c chứng từ tr nh b y trong chu tr nh mua h ng v b
n h ng, bao gồm y u cầu mua h ng, đơn đặt h ng, phiếu thu nhập kho, b o c o nhận h ng,
lệnh b n h ng trường hợp y u cầu nguy n liệu thay cho y u cầu kh ch h ng.
Kế to n h ng tồn kho - K khai thường xuy n hay kiểm k định kỳ: Thực tế hiện nay c c
doanh nghiệp sử dụng c c phần mền sử lý h ng tồn kho, sử dungh hệ thống m vạch hoạch
phương ph p ghi dữ liệu ngay thời điểm b n h ng n n đ giảm thời gian nhập liệu v do đ
phương ph p thống k khai thường xuy n sử dụng rất phổ biến v hiệu quả. Sổ s ch trong hệ thống h ng tồn kho
¥ Ghi ch p thủ c ng: Trong phương ph p k khai thương xuy n doanh nghiệp sử dụng
sổ chi tiết h ng tồn kho, sổ n y c thể đng th nh cuốn hoặc c thể rời tờ, mỗi trang sổ
ghi ch p một mặt h ng trong kho chi tiết theo từng lần nhập theo từng gi trị;
¥ Ghi ch p bằng m y: Tập tin ch nh h ng tồn kho trong hệ thống xử lý m y tương
đương với số chi tiết h ng tồn kho. C U HỎI N TẬP
1. C c mục ti u của hệ thống tiền lương, chi ph v quản trị h ng tồn kho?
2. Thủ tục kiểm so t cho c c hệ thống trong chu tr nh chuyển đổi?
3. N u mối quan hệ giữa c c chu tr nh doanh thu, chi ph v chuyển đổi?
B¸I TẬP T NH HUỐNG
B i 1: C ng ty Ho ng thanh l một c ng ty sản xuất c quy m nhỏ ở TP. HCM. C ng ty c một
nh m y v 50 c ng nh n sản xuất. C c c ng nh n được trả lương theo tuần. mỗi tuần một lần,
c c quản đốc ở c c ph n xưởng trong nh m y gửi cho nh n vi n t nh lương c c chứng từ sau:
- Bảng chấm c ng đ được quản đốc ph n xưởng ký
- Danh s ch c ng nh n được tuyển dụng v sa thải bởi quản đốc ph n xưởng
Nh n vi n t nh lương đối chiếu bảng chấm c ng với c c thẻ thời gian sau đ ký s c
thanh to n lương. C c tờ s c được cho v o phong b v gửi cho quản đốc ph n xưởng. Quản
đốc sau đ gửi đến từng c ng nh n.
Y u cầu: Chỉ ra những điểm yếu k m trong kiểm so t nội bộ đối với hệ thống tiền lương
của c ng ty. Cần khắc phục những yếu k m n y như thế n o?
B i 2: C ng ty ABC đang thực hiện một ch nh s ch về h ng tồn kho của c c vật dụng văn ph
ng phẩm được cung cấp bởi nh cung cấp cho mục đch sử dụng bởi c c c ng nh n l nh nghề.
C c vật dụng n y được lưu trữ tr n kệ được đặt cuối ph ng của mỗi ph ng c ng ty
Kế to n của c ng ty đang quan t m tới ch nh s ch về HTKSNB của c ng ty m nh chưa
được hợp lý với việc sử dụng văn ph ng phẩm. ng ta ước rằng, việc mất m t h ng th ng do
việc trộm bởi c c nh n vi n trong c ng ty, trung b nh khoảng $350. Để giảm việc mất đồ h
ng th ng, ng ta đ tr nh b y c ch quản lý như sau: 95
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
- C một ph ng độc lập trong c ng ty
- Tất cả c c thiết bị văn ph ng phẩm sẽ được lưu trong ph ng n y
- H ng ng y c nh n vi n c ng ty c tr ch nhiệm gi m s t về sự ph n ph t văn ph ng
phẩm cho c c nh n vi n trong c ng ty
- C c nh n vi n trong c ng ty muốn sử dụng văn ph ng phẩm phải l m theo mẫu đơn
c sản v đơn n y phải c sự chấp nhận của KT trưởng mới c thể lấy h ng trong kho Y u cầu:
a. Nếu bạn l gi m đốc c ng ty, bạn sẽ quyết định như thế n o: chấp nhận hay v
kh ng chấp nhận đề xuất?
b. N u một thủ tục kiểm so t nhằm hạn chế việc mất cắp h ng th ng trong c ng ty.
B i 3: C ng ty L&AE, trong th ng 10/2012 c c c nghiệp vụ nhập, xuất kho nguy n vật liệu
như sau (đơn vị t nh 1000đ):
1. Nghiệp vụ mua v nhập nguy n vật liệu: -
Ng y 1/10, c ng ty ký hợp đồng kinh tế với người b n T, số lượng h ng mua 25.000kg,
đơn gi chưa thuế GTGT10% l 28. Phương thức mua h ng: người b n giao h ng tại doanh
nghiệp. Phương thức thanh to n: sau 10 ng y kể từ ng y giao h ng -
Ng y 10/10, đại diện b n b n giao h ng c ng với h a đơn GTGT số xxx68 theo số h
ng đ ký tr n hợp đồng. Doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm, thực hiện kiểm h ng v x c định
1000kg h ng k m phẩm chất. Doanh nghiệp th ng b o cho b n b n v được chấp nhận giảm
gi 10% cho số h ng k m chất lượng, v được trừ v o số nợ phải trả người b n. Doanh nghiệp
đ nhập kho to n bộ số h ng.
2. Nghiệp vụ xuất kho vật liệu:
- Ng y 12/10, bộ phận sản xuất lập giấy xin lĩnh vật tư l m 2 li n. Li n 1 lưu tại ph n xưởng,
li n 2 gửi về ph ng cung ứng. Bộ phận cung ứng đồng ý xuất kho h ng v lập phiếu xuất kho
l m 3 li n. Li n 1, lưu tại ph ng cung ứng, li n 2 v 3 chuyển cho ph ng kế to n. Ph ng kế to n
x c nhận v gửi 2 li n xuống thủ kho xuất h ng. Sau khi xuất h ng, 1 li n phiếu xuất kho được
lưu tại bộ phận kế to n, li n c n lại c ng với số h ng sẽ được giao cho ph n xưởng v được
lưu tại ph n xưởng sản xuất. Th ng tin cụ thể về h ng xuất như sau: 10.000kg vật liệu A,
đơn gi xuất theo phương ph p FIFO l 26
12.000kg vật liệu B, đơn gi xuất kho theo phương ph p FIFO l 20.000 Y u cầu:
1. H y vẽ lưu đồ chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho vật liệu (nghiệp vụ 2)
2. Trong điều kiện kế to n Việt nam, h y tổ chức lập v lu n chuyển chứng từ cho c c nghiệp
vụ nhập, xuất vật liệu n u tr n. 96
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. TS.Vũ Trọng Phong (2010), B i giảng Hệ thống th ng tin kế to n, Học viện C ng
nghệ Bưu ch nh Viễn th ng.
2. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002
3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
4. Hệ thống th ng tin kế to n - Đại học kinh tế TP.Hồ Ch Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đng
5. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất
bản khoa học kỹ thuật — 2007
6. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại học Kinh tế quốc d n - 2008
7. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
8. Thiều Thị T m, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Th ng Tin Kế To
n - T m Tắt Lý Thuyết, 100 B i Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống k — 2007
9. Chế độ kế to n Việt Nam v chuẩn mực kế to n Việt Nam. 97
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG TH NG TIN CHU TR NH T¸I CHŒNH
Mục ti u của chương
- Giới thiệu về c c chu tr nh trong chu tr nh t i ch nh
- C c hoạt động v d ng th ng tin trong c c chu tr nh t i ch nh
- C c hoạt động kiểm so t trong c c chu tr nh t i ch nh
6.1. Hệ thống c c nghiệp vụ vốn
6.1.1. C c nghiệp vụ vốn
Hệ thống c c nghiệp vụ về vốn trong chu tr nh t i ch nh l một chuỗi c c hoạt động lặp
đi lặp lại li n quan đến c c nghiệp vụ giữa cổ đng hay với c c chủ nợ d i hạn. Hoạt động n
y cung cấp nguồn lực đp ứng nhu cầu về vốn cho tất c c c c hoạt động của doanh nghiệp.
Nguồn vốn được cung cấp từ hệ thống c c nghiệp vụ về vốn được sử dụng chủ yếu
trong c c chu tr nh kinh doanh l chu tr nh chi ph v nh n sự. C c nghiệp vụ về vốn bao gồm:
(i) Tăng vốn từ nguồn vay c c tổ chức t i ch nh, c nh n; Ph t h nh tr i phiếu; Ph t h nh cổ
phiếu. Do c thể huy động vốn từ c c nguồn kh c nhau n n hoạt động trong chu tr nh n y kh
x c định được c c hoạt động ch nh; (ii) Giảm vốn do r t vốn hoặc chia cổ tức.
Số s ch kế to n: Số chi tiết vay ng n h ng, sổ chi tiết người giữ tr i phiếu/nợ tr i phiếu
phải trả; sổ chi tiết cổ phiếu/số cổ đng. Doanh nghiệp c c c cổ phiếu được giao dịch tr n thị
trường chứng kho n sẽ thu ng n h ng giữ Số cổ đng của doanh nghiệp. Ng n h ng thực hiện
dịch vụ n y gọi l đại lý chuyển nhượng cổ phiếu.
6.1.2. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin c c nghiệp vụ vốn
Trong qu tr nh xử lý li n quan đến nh m c c nghiệp vụ về vốn, ngo i c c khoản định
khoản tổng hợp (tr nh b y chi tiết trong m n Kế to n t i ch nh) ghi tăng c c t i khoản tiền, t i
sản li n quan v c c c t i khoản nguồn vốn, hoạt động xử lý theo d i chi tiết c c khoản ph t
sinh v c c c nh n tham gia l rất quan trọng.
Hệ thống th ng tin kế to n cần theo d i v ghi ch p chi tiết tr n c c sổ chi tiết vốn chủ
sở hữu, chi tiết vay ng n h ng v sổ chi tiết người giữ tr i phiếu (Bondholders Ledger) hay
sổ chi tiết cổ đng (Stockholders Ledger) cho những loại cổ phiếu kh ng chuyển nhượng
hoặc kh ng giao dịch tr n thị trường chứng kho n. Theo nguy n tắc kiểm so t l ph n chia tr
ch nhiệm giữa chức năng bảo quản (t i vụ), chức năng ký c c chức nhận (gi m đốc) v chức
năng ghi ch p sổ cổ đng (kế to n). 98
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Thng tin n ắ m gi ữ v C Đ m ớ i 4.0. C huy ể n C ơ s ở d ữ li ệ u c ổ c ổ phi ế u m ớ i đ ng Thng tin c ổ đ ng CP m ớ i .T 1.0 hng bo đế n c ổ Thng tin đ ng n ắ m gi ữ 3.0 .Pht hnh c ổ phi ế u m ớ i Thng tin
Ph ả n h ồ i c ủ a c ổ đ ng xc nh ậ n .X 2.0 c nh ậ n c ổ phi ế u c ũ
H nh 6.1: Sơ đồ d ng dữ liệu cấp 1 qu tr nh ph t h nh cổ phiếu
6.1.3. Hoạt động kiểm so t hệ thống c c nghiệp vụ vốn
Bảng 6.1 Kiểm so t c c nghiệp vụ vay v vốn chủ sở hữu
Hoạt động Vay ng n h ng Ph t h nh tr i
Ph t h nh cổ phiếu kiểm so t phiếu
Ủy quyền thực Ph n cấp thực hiện Ban gi m đốc c ng Ban gi m đốc c ng hiện theo gi trị v thời ty ty thực hiện nhiệm vụ hạn vay Bảo quản t i
Đơn vị được ủy th c Đại lý chuyển sản v sổ
độc lập giữ chứng nhượng giữ c c s ch nhận tr i phiếu chứng nhận cổ phiếu 99
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Hoạt động Vay ng n h ng Ph t h nh tr i
Ph t h nh cổ phiếu kiểm so t phiếu Ph n
chia Ph n chia giữa Sử dụng người ủy Ph n chia giữa bộ phận
tr ch nhiệm người vay ng n h th c độc lập
độc lập giữ sổ v đại lý ng v người ghi ch chuyển nhượng cổ p, giữ sổ phiếu. Ph n chia giữa chức năng bảo quản chứng nhận cổ phiếu chưa ph t h nh, chức năng ký c c chứng nhận,
v chức năng giữ sổ cổ đng. Ph n chia giữa chức năng ký check thanh to n cổ tức v giữ sổ cổ đng.
Chứng từ v sổ Việc ủy quyền Ban gi m đốc c ng Ban gi m đốc c ng ty s ch
phải được thực ty chấp thuận việc chấp thuận việc trả cổ
hiện bằng giấy tờ. trả l i. C c chứng tức.
Phải c sự chấp chỉ tr i phiếu phải C c chứng chỉ cổ phiếu
thuận của cấp cao được đnh số trước phải được đnh số trước hơn với c c khoản vay lớn hoặc d i hạn
6.2. Hệ thống th ng tin kế to n t i sản cố định
6.2.1. Kh i niệm v đặc điểm t i sản cố định ¥ Kh i niệm
T i sản cố định (TSCĐ) l tất cả những t i sản của doanh nghiệp c gi trị lớn, c thời
gian sử dụng, lu n chuyển, thu hồi tr n 1 năm hoặc tr n 1 chu kỳ kinh doanh (nếu chu kỳ
kinh doanh lớn hơn hoặc bằng 1 năm).
Tr n thực tế, kh i niệm TSCĐ bao gồm những t i sản đang sử dụng, chưa được sử
dụng hoặc kh ng c n được sử dụng trong qu tr nh sản xuất kinh doanh do ch ng đang trong
qu tr nh ho n th nh (m y m c thiết bị đ mua nhưng chưa hoặc đang lắp đặt, nh xưởng đang
x y dựng chưa ho n th nh ) hoặc do ch ng chưa hết gi trị sử dụng nhưng kh ng được sử dụng.
Những t i sản thu t i ch nh m doanh nghiệp sẽ sở hữu cũng thuộc về TSCĐ.
T i sản cố định của doanh nghiệp bao gồm:
T i sản cố định hữu h nh: l những tư liệu lao động chủ yếu c h nh th i vật chất thoả
m n c c ti u chuẩn của t i sản cố định hữu h nh, tham gia v o nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng
vẫn giữ nguy n h nh th i vật chất ban đầu như nh cửa, vật kiến tr c, m y m c, thiết bị, phương tiện vận tải 100
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
T i sản cố định v h nh: l những t i sản kh ng c h nh th i vật chất, thể hiện một lượng gi
trị đ được đầu tư thoả m n c c ti u chuẩn của t i sản cố định v h nh, tham gia v o nhiều chu
kỳ kinh doanh, như một số chi ph li n quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi ph về quyền ph t
h nh, bằng ph t minh, bằng s ng chế, bản quyền t c giả.
T i sản cố định thu t i ch nh: l những TSCĐ m doanh nghiệp thu của c ng ty cho thu t
i ch nh. Khi kết th c thời hạn thu , b n thu được quyền lựa chọn mua lại t i sản thu hoặc tiếp
tục thu theo c c điều kiện đ thỏa thuận trong hợp đồng thu t i ch nh. Tổng số tiền thu một
loại t i sản quy định tại hợp đồng thu t i ch nh t nhất phải tương đương với gi trị của t i sản
đ tại thời điểm ký hợp đồng.
¥ Mục đch của hệ thống th ng tin kế to n TSCĐ l thực hiện ghi ch p ch nh x c về tất
cả c c t i sản cố định gồm c c nghiệp vụ tăng, khấu hao h ng kỳ v lũy kế của tất cả c c t i
sản n y. Thời gian sử dụng TSCĐ tr n một năm, chi ph mua được ph n bổ trong thời gian
sử dụng v khấu hao ph hợp với c c quy định ph p lý kế to n.
6.2.2. Nội dung tổ chức hệ thống th ng tin kế to n TSCĐ
Chu tr nh TSCĐ giao tiếp với c c đối tượng b n ngo i như nh cung cấp, bộ phận sử
dụng TSCĐ v bộ phận c chức năng thanh lý TSCĐ. C c bộ phận c nhu cầu về TSCĐ gửi y
u cầu đến hệ thống. Khi y u cầu được chấp nhận, đơn h ng được gửi đến nh cung cấp được
lựa chọn. T i sản được chuyển đến bộ phận sử dụng v theo d i, t nh khấu hao trong qu tr nh
sử dụng. Khi t i sản khấu hao hết hoặc c quyết định thanh lý, t i sản được ngừng theo d i.
Bộ phận thanh lý tiến h nh thanh lý TSCĐ v gửi b o c o về cho hệ thống. B
ộ ph ậ n thanh Ti s ả n
B ộ ph ậ n s ử l ý
d ụ ng Xc nh ậ n thanh l ý
H ệ th ố ng YC mua/thanh BC thanh l ý TSC Đ l ý /thay đổ i TS Giao Thanh hng ton ĐĐ H H Đ
Nh cung c ấ p 101
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 6.2: Sơ đồ tổng qu t hệ thống t i sản cố định
Chu tr nh T i sản cố định gồm 3 hoạt động cơ bản: (1) Mua TSCĐ; (2) Ghi nhận
TSCĐ; (3) Thanh lý TSCĐ. C c hoạt động n y tạo ra c c quan hệ lu n chuyển trong chu tr
nh v với c c đối tượng b n ngo i hệ thống. Mua T i sản cố định
C c chứng từ sử dụng khi mua TSCĐ cũng tương tự c c chứng từ sử dụng trong
nghiệp vụ mua h ng thuộc chu tr nh chi ph v thường c them Y u cầu mua t i sản cố định .
Trường hợp tự x y dựng cơ bản hoặc tự sản xuất t i sản cố định doanh nghiệp sẽ sử dụng
chứng từ Lệnh sản xuất t i sản cố định , v chứng từ n y phải được chấp thuận bởi ban quản
trị cao cấp hoặc ban gi m đốc doanh nghiệp. Trong qu tr nh x y dựng, doanh nghiệp sử
dụng Y u cầu nguy n vật liệu v Thẻ c ng việc l m chứng từ để t nh gi th nh x y dựng v c ch
xử lý c c chứng từ n y cũng giống như phần xử lý nghiệp vụ sản xuất như trong chu tr nh
chuyển đổi. Ghi nhận t i sản cố định
Kế to n khấu hao TSCĐ để x c định chi ph t i sản phục vụ cho sản xuất sản phẩm
hoặc dịch vụ. Kế to n sử dụng phương ph p khấu hao ph hợp để phục vụ việc lập b o c o t
i ch nh cũng như phục vụ mục đch t nh thuế. Kế to n lập bảng t nh khấu hao TSCĐ l m
chứng từ định khoản nghiệp vụ khấu hao v o cuối kỳ khi kh a số kế to n.
Thanh lý t i sản cố định
T i sản cố định được b n khi doanh nghiệp kh ng cần sử dụng, hoặc được thanh lý
nếu n kh ng c n gi trị. Kế to n sử dụng c c chứng từ th ch hợp l m căn cứ ghi sổ như hồ sơ
v h a đơn b n t i sản cố định, hồ sơ thanh lý t i sản cố định. Những chứng từ n y phải được
sự chấp thuận của ban quản trị cao cấp để ngăn ngừa việc giả mạo nhằm đnh cắp t i sản.
6.2.3. Hoạt động kiểm so t hệ thống th ng tin TSCĐ
Do sự tương đồng giữa chu tr nh TSCĐ v chu tr nh chi ph (mua h ng) n n kiểm so t
hệ thống TSCĐ tập trung v o c c hoạt động kiểm so t: Uỷ quyền, bảo vệ TS v sổ s ch; Ph n
chia tr ch nhiệm; Chứng từ v sổ s ch.
Bảng 6.2 Hoạt động kiểm so t c c nghiệp vụ về t i sản cố định
Hoạt động kiểm so t
Thủ tục kiểm so t Ủy quyền xử lý
Cho c c cấp quản lý t y thuộc v o gi trị t i sản cố định
Bảo vệ t i sản v sổ s ch Kiểm tra, lập b o c o nhận t i sản khi nhận t i sản cố định
B o c o nhận t i sản phải được đnh số trước
Bộ phận sử dụng t i sản cố định phải tham gia v o việc nhận
cũng như chấp thuận t i sản cố định. Ph n chia tr ch nhiệm
Ph n chia giữa bộ phận mua h ng v kế to n phải trả. Chứng từ v sổ s ch
Chứng từ Y u cầu mua t i sản cố định
Căn cứ v o nhu cầu của bộ phận sử dụng t i sản
-Được chấp thuận bởi ban quản trị cao cấp khi cần thiết
Chứng từ Đơn đặt h ng 102
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
-Chỉ được lập khi nhận được Y u cầu mua t i sản cố định - Được đnh số trước
-Lựa chọn người cung cấp tr n cơ sở đấu thầu nếu l loại t i sản mới hoặc dự n mới.
-Kiểm tra gi , đặc điểm kỹ thuật của t i sản, c c điều kiện k m
theo được ghi trong đặt h ng. Chứng từ thanh to n:
-H a đơn b n h ng được gửi trực tiếp cho kế to n phải trả
-Chứng từ thanh to n được đnh số trước
-Chứng từ thanh to n lập tr n cơ sở c c chứng từ đi k m: y u cầu
mua t i sản, đơn đặt h ng, b o c o nhận h ng (hoặc b o c o kiểm
tra), h a đơn b n h ng của người cung cấp
-Kiểm tra đối chiếu c c chứng từ li n quan, chứng từ thanh to n. C U HỎI N TẬP
1. Sơ đồ d ng dữ liệu về nghiệp vụ vốn - Vay ng n h ng - Ph t h nh tr i phiếu - Ph t h nh cổ phiếu
2. Sơ đồ về t i sản cố định
- Tăng TSCĐ do mua ngo i - Thanh lý, nhượng b n TSCĐ - Chứng từ li n quan?
3. C c hoạt động kiểm so t trong chu tr nh t i ch nh? B¸I TẬP T NH HUỐNG
B i 1: Thủ tục mua lại TSCĐ tại c ng ty Thi n Hương như sau: Kiểm so t trong c c bộ phận
sử dụng x c định nhu cầu t i sản cố định của m nh v đặt h ng trực tiếp nh cung cấp. Bộ phận
sử dụng lựa chọn c c nh cung cấp v thương lượng gi thanh to n. C c t i sản được gửi trực
tiếp đến c c khu vực của bộ phận sử dụng. Người sử dụng kiểm tra v ch nh thức nhận t i
sản. Họ gửi ho đơn đến bộ phận chi tiền để thanh to n. Y u cầu: Thảo luận về những rủi ro
li n quan v thủ tục nhằm kiểm so t rủi ro n y?
B i 2: M tả quy tr nh xử lý t nh lương tại c ng ty C&AE:
Khi người lao động được tuyển dụng, họ điền v o mẫu "new-employee form". Khi
c sự thay đổi về nh n sự (thuyển chuyển, bổ nhiệm) ph ng nh n sự sẽ ho n tất mẫu "employee
change form". Cả hai biểu mẫu n y đều được gửi đến cho bộ phận kế to n phục vụ cho việc
t nh lương. Tất cả c c biểu mẫu n y được sử dụng để tạo mới hoặc cập nhật c c bản ghi
trong tệp dữ liệu "employee/payroll file" v c c tệp n y được lưu trữ theo t n người lao động.
Người lao động được chấm c ng tại nơi l m việc bằng c c thẻ từ (time card). Cuối
mỗi giai đoạn trả lương, trưởng c c bộ phận sẽ gửi bảng chấm c ng về ph ng kế to n (bộ 103
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
phận t nh lương). Kế to n lương sử dụng bảng chấm c ng v dữ liệu đ lưu về từng người lao
động (như bậc lương, đơn gi lương) v mức thuế để lập s c (2 li n) cho từng người lao động.
Kế to n lương cũng lập bảng thanh to n lương (2 li n) tr n đ ghi r tổng số tiền phải trả, số
khấu trừ v số c n phải trả cho to n bộ CNV trong từng bộ phận. Nh n vi n kế to n lương
cũng phải cập nhật v o hệ thống li n quan đến lương cho từng người. Bản gốc của tờ s c
thanh to n được chuyển tới cho kế to n trưởng Susan. Bảng thanh to n lương được chuyển
đến cho kế to n thanh to n. Bảng chấm c ng v c c li n c n lại của s c thanh to n v bảng thanh
to n lương được lưu trữ tại kế to n lương theo tr nh tự thời gian.
Cuối mỗi kỳ thanh to n lương, kế to n lương cũng lập bảng tổng hợp v ph n bổ chi
ph lương theo từng bộ phận v chuyển đến cho kế to n trưởng ký duyệt v chuyển cho bộ
phận t nh gi th nh (nếu c ). Cuối kỳ thanh to n lương, kế to n lương cũng phải lập b o c o
thuế TNCN (2 li n). Li n 1 được chuyển đến cho kế to n thanh to n v li n 2 được lưu tại bộ
phận kế to n lương v cập nhật v o hệ thống. Kế to n thanh to n sử dụng c c chứng từ li n
quan đ được kế to n lương chuyển đến để lập chứng từ nộp thuế v chứng từ chi tiền. Hai
chứng từ n y cũng phải được kế to n trưởng ký duyệt. Trong hai li n chứng từ đ lập để nộp
thuế v chi tiền, li n 2 được lưu tại bộ phận kế to n thanh to n v li n 1 được chuyển cho kế to
n trưởng. Kế to n thanh to n sử dụng bảng lương để viết tờ s c (2 li n) cho tổng số lương
phải trả v hai li n chứng từ chi tiền. Bản gốc được chuyển cho kế to n trưởng duyệt. C c li
n c n lại được lưu tại bộ phận kế to n thanh to n theo thời gian ph t sinh.
Kế to n trưởng kiểm tra c c chứng từ m c c bộ phận chuyển đến, ký duyệt chứng từ,
s c. Kế to n trưởng chuyển chứng từ cho gi m đốc ký duyệt, cho cơ quan thuế, s c trả lương
cho ng n h ng, s c trả lương c nh n cho từng c nh n (qua trưởng c c bộ phận). Gi m đốc ký
b o c o thuế, ký phiếu chi, cập nhật v o sổ nhật ký, sổ c i, đng dấu v o chứng từ v lưu chứng
từ theo số hiệu Y u cầu:
1. Vẽ sơ đồ tổng quan cho c c nghiệp vụ tr n
2. Vẽ sơ đồ lu n chuyển dữ liệu
3. Vẽ sơ đồ chi tiết h a
B i 3: H y vẽ sơ đồ lu n chuyển d ng dữ liệu (DFD- level 0) cho chu tr nh lao động v tiền
lương. H y n u ngắn gọn c c nghiệp vụ cơ bản v giải th ch d ng lu n chuyển dữ liệu trong
mối quan hệ với c c chu tr nh kinh doanh kh c trong doanh nghiệp
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. TS.Vũ Trọng Phong (2010), B i giảng Hệ thống th ng tin kế to n, Học viện C ng
nghệ Bưu ch nh Viễn th ng.
2. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002 104
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
4. Hệ thống th ng tin kế to n - Đại học kinh tế TP.Hồ Ch Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đng
5. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất
bản khoa học kỹ thuật — 2007
6. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại
học Kinh tế quốc d n - 2008
7. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
8. Thiều Thị T m, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Th ng Tin Kế To
n - T m Tắt Lý Thuyết, 100 B i Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống k — 2007
9. Trần Th nh T i . Ph n t ch v thiết kế hệ thống th ng tin quản lý. Nh xuất bản trẻ - 2002.
10. Chế độ kế to n Việt Nam v chuẩn mực kế to n Việt Nam.
11. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley.
12. J. L. Boockholdt. Accounting information systems.
13. Peter Rob, Carlos Coronel. Database Systems. CTI.1995
14. Romney, M., Steinbart P., (2010), Accounting Information Systems- International
Edition. NXB Prentice Hall 2006
15. Leslie Tunner, Andrea Weickgenannt (2009), Accounting
CHƯƠNG 7: KIỂM SO T HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N
Mục ti u của chương -
Nắm bắt c c nội dung cơ bản về kiểm so t nội bộ theo quan điểm của COSO -
Nắm bắt c c th nh phần cơ bản của quản trị rủi ro trong doanh nghiệp (ERM)) -
Hiểu được tầm quan trọng về sự an to n, t nh trung thực của dữ liệu
trong hệ thống th ng tin kế to n
7.1. Kh i niệm hệ thống kiểm so t nội bộ
7.1.1. Kh i niệm về hệ thống KSNB theo COSO
Dưới g c độ quản lý, qu tr nh nhận thức v nghi n cứu kiểm so t nội bộ tr n thế giới đ
dẫn đến h nh th nh nhiều định nghĩa kh c nhau. Theo Li n đo n Kế to n quốc tế IFAC, Hệ
thống kiểm so t nội bộ (KSNB) l kế hoạch của đơn vị v to n bộ c c phương ph p, c c bước
c ng việc m c c nh quản lý doanh nghiệp tu n theo. Hệ thống Kiểm so t nội bộ trợ gi p cho
c c nh quản lý đạt được mục ti u một c ch chắc chắn theo tr nh tự v kinh doanh c hiệu quả
kể cả việc t n trọng c c quy chế quản lý; giữ an to n t i sản, ngăn chặn, ph t hiện sai phạm v
gian lận; ghi ch p kế to n đầy đủ, ch nh x c, lập b o c o t i ch nh kịp thời, đng tin cậy . 105
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
Hội kế to n Anh quốc định nghĩa về hệ thống kiểm so t nội bộ như sau : Một hệ
thống kiểm so t to n diện c kinh nghiệm t i ch nh v c c lĩnh vực kh c nhau được th nh lập
bởi Ban quản lý nhằm :
- Tiến h nh kinh doanh của đơn vị trong trật tự v c hiệu quả
- Đảm bảo tu n thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; - Giữ an to n t i sản
- Đảm bảo t nh to n diện v ch nh x c của số liệu hạch to n, những th nh phần ri ng lẻ
của hệ thống Kiểm so t nội bộ được coi l hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.
Viện kiểm to n độc lập Hoa Kỳ định nghĩa kiểm so t nội bộ như sau: Kiểm so t nội
bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức v tất cả c c phương ph p phối hợp v đo lường được thừa
nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an to n t i sản c của họ, kiểm tra sự ph hợp v độ tin
cậy của dữ liệu kế to n, tăng cường t nh hiệu quả của hoạt động v khuyến kh ch việc thực
hiện c c ch nh s ch quản lý l u d i
Theo Li n đo n kế to n quốc tế th : Hệ thống kiểm so t nội bộ l kế hoạch của đơn vị
v to n bộ c c phương ph p, c c bước c ng việc m c c nh quản lý doanh nghiệp tu n theo. Hệ
thống Kiểm so t nội bộ trợ gi p cho c c nh quản lý đạt được mục ti u một c ch chắc chắn
theo tr nh tự v kinh doanh c hiệu quả kể cả việc t n trọng c c quy chế quản lý; giữ an to n t
i sản, ngăn chặn, ph t hiện sai phạm v gian lận; ghi ch p kế to n đầy đủ, ch nh x c, lập b o
c o t i ch nh kịp thời, đng tin cậy .
Theo Gi o tr nh Đại học Kế to n chuy n nghiệp Canada: Hệ thống kiểm so t nội bộ
được định nghĩa l hệ thống những quy định t i ch nh v quy định kh ng t i ch nh. Hệ thống n
y do c c nh quản lý doanh nghiệp lập ra để điều h nh quản lý kinh doanh theo tr nh tự v c
hiệu quả. Đảm bảo t n trọng mọi quy chế quản lý, giữ an to n cho t i sản, duy tr chế độ ghi
ch p kế to n đầy đủ, ch nh x c, lập b o c o t i ch nh đng thời hạn.
Một hệ thống ch nh s ch v thủ tục nhằm 4 mục ti u: bảo vệ t i sản của đơn vị, bảo
đảm độ tin cậy của c c th ng tin, bảo đảm c c quy định & chế độ ph p lý li n quan đến hoạt
động của đơn vị được tu n thủ đng l c, đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng r i l định nghĩa của COSO ( Committee
OF Sponsoring Organization). COSO l một Uỷ ban thu c Hồi đồng quốc qua Hoa kỳ về
chống gian lận về b o c o t i ch nh. Theo COSO, KSNB l qu tr nh do người quản lý, hội
đồng quản trị (HĐQT) v c c nh n vi n của đơn vị chi phối, n được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện c c mục ti u dưới đy:
B o c o t i ch nh đng tin cậy C c luật lệ v qui định được tu n thủ
Mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu v hiệu quả
Kh i niệm về hệ thống kiểm so t nội bộ - Khu n khổ hợp nhất theo COSO thể hiện bốn điểm cơ bản sau:
— Hệ thống KSNB l một qu tr nh:
¥ Bao gồm một chuỗi c c hoạt động kiểm so t
¥ Hiện diện mọi nơi trong đơn vị 106
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
¥ Kết hợp với nhau th nh một hệ thống nhất
¥ L phương tiện nhằm đạt được mục ti u
— Hệ thống KSNB được vận h nh v kiểm so t bởi con người:
¥ L ch nh s ch, thủ tục, biểu mẫu..
¥ L những con người trong tổ chức: hội đồng quản trị, ban gi m đốc, c n bộ c ng nh n vi n
¥ Ch nh con người định ra mục ti u v kiểm so t — Kiểm
so t nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: ¥ Ph t
hiện, ngăn chặn những sai lầm của con người
¥ Kh ng thể đảm bảo l tất cả những sai lầm kh ng xảy ra
¥ Chi ph bỏ ra kh ng thể vượt qu lợi ch mong đợi C c mục ti u của KSNB
— Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về t nh trung thực v đng tin cậy, bởi v ch nh người
quản lý đơn vị c tr ch nhiệm lập BCTC ph hợp với chuẩn mực v chế độ kế to n hiện h nh.
— Đối với t nh tu n thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp h nh luật ph p v c
c quy định. KSNB cần hướng mọi th nh vi n v o việc tu n thủ c c ch nh s ch, quy định nội
bộ của đơn vị, qu đ đạt được những mục ti u của đơn vị.
— Đối với những mục ti u hiện hữu v hợp lý gi p đơn vị bảo vệ v sử dụng hiệu quả c c
nguồn lực, bảo mật th ng tin, n ng cao uy t n, mở rộng thị phần, thực hiện c c chiến lược kinh doanh
Những mục ti u của HTKSNB rất rộng, bao tr m l n mọi mặt hoạt động v c ý nghĩa quan
trọng đối với sự tồn tại v ph t triển của đơn vị. H ộ i Hi ệ u l ự c, đồ ng hi ệ u qu ả H Đ qu ả n tr ị Ki ể m Con Độ tin c ậ y M ụ c sot ng ườ i Ng ườ i thng tin ti u n ộ i b ộ qu ả n l ý Tun th ủ PL, Cc quy đị nh nhn vin 107
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
H nh 7.1. Qu tr nh kiểm so t nội bộ
7.1.2. C c bộ phận cấu th nh HTKSNB
D c sự kh c biệt đng kể về việc tổ chức v x y dựng HTKSNB giữa c c đơn vị v phụ
thuộc v o nhiều yếu tố như quy m , t nh chất, hoạt động, mục ti u Tuy nhi n, bất kỳ một
HTKSNB n o cũng bao gồm 5 yếu tố: Môi Đánh t rường giá kiểm soát ro r Hệ kiểm thố soá n t nội b Hoạt động Giám kiểm soát sát Thông tin và thôn t g ru yề
H nh 7.2. C c th nh phần của hệ thống kiểm so t nội bộ theo COSO
(1) M i trường kiểm so t:
L những nhận thức, quan điểm, sự quan t m v hoạt động của th nh vi n hội đồng
quản trị, ban gi m đốc đối với hệ thống kiểm so t nội bộ v vai tr của hệ thống kiểm so t
nội bộ trong đơn vị. C c nh n tố ch nh:
— T nh ch nh trực v gi trị đạo đức: nh quản lý (NQL) cần x y dựng những chuẩn
mực về đạo đức trong đơn vị v cư xử đng đắn, NQL cần phải l m gương cho cấp dưới về
việc tu n thủ c c chuẩn mực v cần phải phổ biến những quy định đến mọi th nh vi n bằng c c thể thức th ch hợp.
— Đảm bảo về năng lực: l đảm bảo nh n vi n c được kỹ năng v hiểu biết để thực
hiện nhiệm vụ. V thế, NQL chỉ n n tuyển dụng c c nh n vi n c kiến thức v kinh nghiệm ph
hợp với nhiệm vụ được giao.
— Hội đồng quản trị v Uỷ ban kiểm to n: Nhiều nước tr n thế giới, y u cầu c c c ng
ty cổ phần c ni m yết tr n Thị trường chứng kho n cần th nh lập Uỷ ban kiểm to n. Uỷ ban
n y kh ng tham gia v o việc điều h nh đơn vị m c vai tr trong việc thực hiện c c mục ti u, gi
m s t việc tu n thủ ph p luật, gi m s t việc lập b o c o t i ch nh, đảm bảo sự độc lập của Kiểm
to n nội bộ với c c bộ ph n quản lý trong doanh nghiệp Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 108
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
2014 quy định một số loại h nh c ng ty phải c Ban kiểm so t trực thuộc Đại hội đồng cổ đng
v đng vai tr như Uỷ ban kiểm to n.
— Cơ cấu tổ chức: l sự ph n chia tr ch nhiệm v quyền hạn giữa c c bộ phận trong
đơn vị, một cơ cấu ph hợp l cơ sở để lập kế hoạch, điều h nh, kiểm so t v gi m s t c c hoạt
động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, v cần ph hợp với quy m v đặc th
hoạt động của đơn vị. V dụ: Thiếu nhiều nh n vi n kế to n trong một thời gian d i.
— C ch thức ph n định quyền hạn v tr ch nhiệm: Ph n định quyền hạn v tr ch nhiệm
được xem l phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, n cụ thể h a quyền hạn v tr ch nhiệm của
từng th nh vi n trong c c hoạt động của đơn vị, gi p họ hiểu rằng họ c những nhiệm vụ g v
h nh vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế n o. Do đ, đơn vị cần thể chế h a bằng văn
bản về những quyền hạn v tr ch nhiệm của từng bộ phận v từng nh n vi n trong đơn vị.
— Ch nh s ch nh n sự: l c c ch nh s ch v thủ tục của nh quản lý về tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đnh gi , sa thải
V dụ: Bố tr người l m kế to n kh ng đng chuy n m n hoặc người bị ph p luật nghi m cấm. (2) Đnh gi rủi ro
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều c ph t sinh những rủi ro v kh c thể kiểm so t
tất cả. V vậy, c c nh quản lý phải đnh gi v ph n t ch những nh n tố ảnh hưởng tạo n n rủi ro
l m cho những mục ti u c thể kh ng đạt được v cố gắng kiểm so t để tối thiểu h a những tổn
thất do c c rủi ro n y g y ra.
— X c định mục ti u của đơn vị: Mục ti u l điều kiện ti n quyết để đnh gi rủi ro. Rủi
ro ở đy được x c định l rủi ro t c động khiến cho mục ti u đ c khả năng kh ng thực hiện được.
— Nhận dạng rủi ro, ph n t ch rủi ro khiến tổ chức kh ng thể đạt được c c mục ti u.
C c rủi ro n y c thể ph t sinh từ m i trường kinh doanh hay từ c c ch nh s ch của tổ chức
C c khả năng rủi ro c thể đến do c c mối đe doạ sau:
+ Chiến lược kinh doanh sai lầm
+ C c hoạt động kh ng được thực hiện đng
+ C c rủi ro về t i c h nh + C c rủi ro về th ng tin
Trong trường hợp tổ chức đang sử dụng hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử, c c
rủi ro c thể đến từ c c nguy cơ:
+ Chọn lựa v sử dụng c ng nghệ kh ng ph hợp
+ Sự truy cập hệ thống bất hợp ph p
+ Dữ liệu của hệ thống kh ng ph hợp hay kh ng đồng bộ, kh ng thể th ch hợp;
+ Truyền tải dữ liệu kh ng ho n chỉnh, m y t nh nơi nhận dữ liệu kh ng nhận tất cả
dữ liệu được truyển tải
+ Hệ thống bị sự cố như lỗi phần cứng, phần mềm, sự cố do mất điện, do nh n vi n
vận h nh hệ thống m y t nh
Một số rủi ro m doanh nghiệp c thể gặp trong qu tr nh hoạt động: 109
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
+ Rủi ro về quản lý dữ liệu +
Rủi ro về sai s t v gian lận V dụ:
+ Kế to n chi tiết ghi s t sổ chi tiết một khoản phải thu kh ch h ng
+ Nh n vi n b n h ng kh ng ghi nhận tiền thu từ c c khoản phải thu kh ch h ng v o sổ
chi tiết v biển thủ số tiền nhận được
Để ph t hiện sai s t cần c ch nh s ch gi m s t thường xuy n/định kỳ, c n gian lận c thể
ph t hiện th ng qua việc phối hợp nhiều thủ tục kiểm so t v c c thủ tục kiểm so t n y phải
được sử dụng theo từng giai đoạn của h nh vi gian lận. Sự gian lận của nh n vi n sẽ l m cho
th ng tin mất ch nh s ch, b o c o sai. Gian lận c thể diễn đến theo tr nh tự sau: + Lấy cắp t i sản;
+ Chuyển t i sản th nh tiền + Che giấu số liệu;
Một cấu tr c kiểm so t nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế được cơ hội gian lận của nh n vi
n. Tuy nhi n, c c h nh vi gian lận sẽ kh ph t hiện nếu c n bộ quản lý l m quyền Quy tr nh đnh gi rủi ro
1. X c định đối tượng cần kiểm so t, đối tượng cần kiểm to n dựa tr n y u cầu của l nh
đạo cấp cao trong doanh nghiệp
2. T m hiểu về c c đối tượng , c c nh n tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng
3. Nhận dạng rủi ro : theo d i , xem x t c c hoạt động , m i trường hoạt động của doanh
nghiệp nhằm thống k những rủi ro đ v đang xảy ra, b n cạnh đ c thể dự b o được
những rủi ro c thể xảy ra, v đưa ra đnh gi cũng như đề xuất giải ph p kiểm so t rủi ro ph hợp
4. Tr n cơ sở những rủi ro c thể x y ra, bộ phận HTKSNB lựa chọn c c nh n tố chủ yếu
v sắp xếp theo thứ tự ưu ti n để l m cơ sở đnh gi , việc sắp xếp n y dựa tr n kinh
nghiệm của kiểm to n vi n đối với đối tượng cần đnh gi rủi ro, kết hợp với th ng tin
tham khảo từ ban quản lý v c c nguồn kh c
C c phương ph p đnh gi rủi ro c thể sử dụng
- Phương ph p hồi cố: đnh gi hoạt động th ng qua c c bằng chứng c gi trị (chứng từ, th ng tin thứ cấp)
- Phương ph p dự b o: đnh gi t c động tiềm t ng g y ra bởi c c t c nh n đang tồn tại v
sẽ ph t triển trong tương lai
- Sử dụng c ng cụ to n x c suất thống k
- Dựa v o c c đại lượng thống k như gi trị trung b nh, phương sai, độ lệch chuẩn, đọ biến thi n.
- Sử dụng h m hồi quy ph n t ch v dự b o xu hướn
- Sử dụng thang điểm để đnh gi
- B n cạnh đ doanh nghiệp c thể sử dụng ma trận đo lường rủi ro để đnh gi c c rủi ro
Bảng 7.1: Bảng đnh gi rủi ro
Bộ phận (hoạt động ) 110
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 Rủi ro
Điểm cho mức độ ảnh hưởng
Điểm cho khả năng xảy ra .. 1-10 1-10 Tổng /10 /10
Nguy n tắc: điểm c ng cao th khả năng rủi ro c ng lớn (thang điểm 10/10)
- Khả năng xảy ra gần như chắc chắn 76-100% trong dải điểm 8-10, -
Hiếm xảy ra rủi ro (dưới 5%) c điểm từ 0 -2
V dụ: Nh quản lý nhận thức về thời điểm v mức giảm gi của cổ phiếu c ng ty A.
— Ph n t ch v đnh gi rủi ro: L việc x c định những ảnh hưởng c thể c của một sự kiện hoặc
hoạt động v c t c động ảnh hưởng đng kể đối với hoạt động của tổ chức. V dụ: Khi nhận
thức được c ng ty sẽ lỗ hoặc sẽ kiếm được bao nhi u nếu cổ phiếu của c ng ty A giảm từ
14.000đ/CP xuống c n 11.000đ/CP, trong khi c ng ty đang năm giữ 10.000 cổ phiếu.
Ph n loại rủi ro: Rủi ro c thể được ph n loại th nh rủi ro hoạt động, rủi ro xử lý th ng tin v
rủi ro hệ thống (H nh 7.3): 111
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Phn lo ạ i r ủ i ro
R ủ i ro ho ạ t độ ng
R ủ i ro x ử l ý thng tin
R ủ i ro h ệ th ố ng
+ Ngu ồ n l ự c
+ Pht tri ể n G
+ hi nh ậ n
+ Đố i t ượ ng ử ử S
+ d ụ ng
+ S ự ki ệ n ( th ờ i gian, đị a X
+ l ý
đ i ể m)
+ B ả o qu ả n + C
ung c ấ p +
H nh 7.3. Ph n loại rủi ro
V dụ: Rủi ro hoạt động trong chu tr nh doanh thu: Hoạt động xuất kho giao h ng
+ Xuất kho giao h ng kh ng đng đối tượng nhận h ng -> Mất h ng
+ Xuất kho, giao h ng sai địa điểm, thời gian -> Giao h ng trễ, ph t sinh chi ph , mất uy t n doanh nghiệp.
- Quản lý rủi ro: Nh quản lý cần thiết lập c c mục ti u của tổ chức, thiết lập c c cơ chế nhận
dang rủi ro v x y dựng c c biện ph p trong từng trường hợp rủi ro cũng như tổ chức việc
thực hiện hoạt động đối ph với rủi ro.
(3) Hoạt động kiểm so t:
C c hoạt động kiểm so t l những ch nh s ch, thủ tục gi p cho việc thực hiện c c chỉ
đạo của người quản lý. C c ch nh s ch, thủ tục n y gi p thực thi những h nh động để quản lý
c c rủi ro c thể ph t sinh trong qu tr nh thực hiện mục ti u. C c hoạt động kiểm so t bao gồm:
- Ph n chia tr ch nhiệm đầy đủ:
Ph n chia tr ch nhiệm l kh ng cho ph p một th nh vi n n o được giải quyết mọi mặt
của nghiệp vụ từ khi h nh th nh đến khi kết th c.
Khi ph n chia tr ch nhiệm, c c chức năng sau đy cần phải t ch biệt
Chức năng ph chuẩn nghiệp vụ
Chức năng ghi ch p: Bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế to n, chuẩn bị c c t i
liệu để đối chiếu, lập b o c o thực hiện
Chức năng bảo quản t i sản: bao gồm quản lý tiền mặt, quản lý h ng tồn kho, nhận s c hay lập s c thanh to n 112
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
V dụ: Rủi ro h ng tồn kho c thể bị mất cấp v việc mất cắp c thể được che dấu. Một
khả năng kh c l c ng nh n c thẻ huỷ bỏ những sản phẩm lỗi để tr nh bị phạt về những sản phẩm đ
- Uỷ quyền đng đắn cho c c nghiệp vụ hoặc c c hoạt động
C c nh quản lý kh ng c đủ thời gian để gi m s t, quản lý tất cả c c c ng t c, hoạt động
hay c c quyết định. Họ thiết lập c c ch nh s ch, quy định để nh n vi n tu n theo, đồng thời
trao quyền cho c c nh n vi n thực hiện c c hoạt động nay hay đề ra c c quyết định. Việc trao
quyền n y được gọi l sự uỷ quyền cho c c nghiệp vụ hoặc c c hoạt động.
Sự uỷ quyền n y bao gồm uỷ quyền chung v uỷ quyền chi tiết. Uỷ quyền chung li n
quan đến to n bộ hoạt động hay to n bộ tổ chức, hoặc li n quan đến tất cả c c hoạt động
trong một nghiệp vụ. Uỷ quyền chi tiết l trường hợp uỷ quyền ph chuẩn một nghiệp vụ ri
ng lẻ v cụ thể, kh ng ph t sinh thường xuy n.
- Kiểm so t chung v kiểm so t ứng dụng
Kiểm so t chung l c c hoạt động kiểm so t li n quan tới to n bộ hệ thống xử lý. Kiểm
so t chung l m i trường chung cho c c kiểm so t ứng dụng. Kiểm so t ứng dụng bao gồm c
c thủ tục kiểm so t dữ liệu v nhập liệu đầu v o, kiểm so t qu tr nh xử lý dữ liệu v kiểm so t kiết xuất.
- Kiểm tra độc lập v so t x t việc thực hiện
Kiểm tra nhằm đảm bảo c c nghiệp vụ được thực hiện, xử lý ch nh x c l một th nh
phần quan trọng của kiểm so t. Việc kiểm tra n y cần được thực hiện một c ch độc lập để
đảm bảo t nh hữu hiệu. y u cầu quan trọng đối với những th nh vi n kiểm tra l họ phải độc
lập với đối tượng được kiểm tea. Kiểm tra độc lập bao gồm c c hoạt động
+ Đối chiếu hai qu tr nh ghi ch p độc lập
+ So s nh giữa số thực tế v số liệu được ghi ch p tr n sổ s ch, hoạt động n y thường
được thực hiện th ng qua qu tr nh kiểm k
+ Thực hiện tốt việc ghi sổ k p, kiểm tra, đối chiếu số liệu tr n bảng c n đối ph t sinh
+ Xem x t đnh gi độc lập qu tr nh xử lý nghiệp vụ -
Thiết kế v sử dụng c c chứng từ v sổ ph hợp:
Thiết kế v sử dụng chứng từ v sổ ph hợp đảm bảo cho việc ghi ch p ch nh x c, đầy đủ
tất cả c c dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế. H nh thức v nội dung của chứng từ v
sổ kh ng n n qu phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu v hạn chế tối đa c c sai s t trong qu tr nh ghi ch p.
Nội dung của chứng từ v sổ cần thể hiện đầy đủ c c yếu tố hỗ trợ cho kiểm soat, v dụ
khả năng cung cấp dấu vết kiểm to n. Việc thiết kế v sử dụng chứng từ v sổ kế to n c n bao
gồm c c quy định trong qu tr nh bảo quản, lưu trữ, truy xuất.
- Đảm bảo an to n cho t i sản vật chất v th ng tin:
Kiểm so t qu tr nh xử lý th ng tin: Để th ng tin đng tin cậy th cần thực hiện nhiều hoạt
động kiểm so t nhằm kiểm tra t nh x c thực, đầy đủ v việc ph chuẩn c c nghiệp vụ. Quan 113
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
trọng nhất đ l kiểm so t chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ s ch v việc ph chuẩn c c loại nghiệp vụ phải đng đắn.
Bảo vệ t i sản (kiểm so t vật chất): Việc so s nh, đối chiều giữa số s ch kế to n v t i
sản hiện c tr n thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguy n nh n, qua đ ph
t hiện những yếu k m tồn tại trong đơn vị. Hoạt động n y thực hiện cho c c loại sổ s ch v t
i sản, kể cả những ấn chỉ đ được đnh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế c c nh n
vi n kh ng phận sự tiếp cận phần mềm, t i sản của đơn vị V dụ: So s nh kết quả kiểm k tồn
kho với sổ s ch để ph t hiện c c trường hợp thiếu, mất h ng.
Ph n t ch r so t: xem x t lại những việc đ được thực hiện bằng c ch so s nh số thực tế
với số kế hoạch, dự to n, kỳ trước. Đơn vị thường xuy n r so t th c thể ph t hiện những vấn
đề bất thường, để c thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh th ch hợp.
(4) Th ng tin v truyền th ng
Hệ thống th ng tin của một đơn vị c thể được xử lý tr n m y t nh, qua hệ thống thủ c
ng hoặc kết hợp cả hai, miễn l bảo đảm c c y u cầu chất lượng của th ng tin l th ch hợp, cập
nhật, ch nh x c v truy cập thuận tiện. Trong đ, cần ch ý c c kh a cạnh sau:
— Mọi th nh vi n của đơn vị phải hiểu r c ng việc của m nh, tiếp nhận đầy đủ v ch nh x c
c c chỉ thị từ cấp tr n, hiểu r mối quan hệ với c c th nh vi n kh c v sử dụng được những
phương tiện truyền th ng trong đơn vị.
— C c th ng tin từ b n ngo i cũng phải được tiếp nhận v ghi nhận trung thực, đầy đủ, để
đơn vị c những phản ứng kịp thời.
Trong hệ thống th ng tin, th hệ thống th ng tin kế to n l một ph n hệ quan trọng, bao
gồm HTTT kế to n t i ch nh v HTTT kế to n quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả c c sự kiện
kinh tế ph t sinh. Hai bộ phận n y phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu v o nhưng sản phẩm
đầu ra kh c nhau. Kiểm to n vi n thường ch ý đến hệ thống th ng tin kế to n t i ch nh bao gồm:
- Chứng từ (được lập, được ph duyệt, lu n chuyển v lưu trữ như thế n o)
- Sổ s ch kế to n (được ghi ch p, xử lý như thế n o)
- BCTC ( được tr nh b y đng chuẩn mực hay kh ng) (5) Gi m s t
L qu tr nh m người quản lý đnh gi chất lượng của hệ thống kiểm so t nội bộ. X c định
KSNB c vận h nh đng như thiết kế hay kh ng v c cần sửa đổi cho ph hợp với từng thời kỳ
hay kh ng. Khi một tổ chức c những thay đổi, phương thức kiểm so t của n cũng thay đổi
theo. Trong điều kiện n y, gi m s t gi p cho c c nh quản lý x c định hệ thống cần thay đổi
những g , đnh gi c c thiết kế v c c hoạt động kiểm so t v thực hiện c c hoạt động điều chỉnh
cần thiết. Để đạt được kết quả tốt, c c nh quản lý cần thực hieenj những hoạt động gi m s t
thường xuy n hoặc định kỳ
Gi m s t thường xuy n diễn ran gay trong qu tr nh hoạt động, do c c nh n vi n, nh quản
lý thực hiện. Ngo i ra, gi m s t n y cũng đạt được th ng qua việc tiếp nhận c c ý kiến đng g
p của kh ch h ng, nh cung cấp hoặc xem x t c c b o c o hoạt động v ph t hiện c c biến động bất thường. 114
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Gi m s t định kỳ thường được thực hiện th ng qua c c cuộc kiểm to n định kỳ do kiểm
to n vi n nội bộ, hoặc do kiểm to n vi n độc lập thực hiện. Kh c nhau cơ bản giữa kiểm to n
vi n nội bộ v kiểm to n vi n độc lập li n quan đến hoạt động gi m s t đ l : c c kiểm to n vi n
độc lập chỉ đnh gi c c thủ tục kiểm so t cần thiết cho c ng t c kiểm to n v thường bỏ qua c c
thủ tục kiểm so t kh ng li n quan đến mục ti u kiểm to n, trong khi đ, kiểm to n vi n nội bộ
đnh gi tất cả c c th nh phần, c c thủ tục kiểm so t, tiến h nh kiểm to n hoạt động v đưa ra c
c đề xuất ho n thiện cấu tr c kiểm so t của tổ chức. Hiệu quả của kiểm to n nội bộ cao th c
c kiểm to n vi n nội bộ c sự độc lập v chỉ chịu sự điều h nh, chỉ đạo từ c c nh quản lý cấp
cao trong tổ chức. Hạn chế tiềm t ng của KSNB:
— Quan hệ lợi ch — chi ph : Y u cầu th ng thường l chi ph cho hệ thống kiểm so t nội bộ
kh ng được vượt qu những lợi ch m hệ thống đ mang lại.
— Sự th ng đồng: Khả năng hệ thống kiểm so t nội bộ kh ng ph t hiện được sự th ng đồng
của th nh vi n trong Ban quản lý hoặc nh n vi n với những người kh c trong hay ngo i đơn vị.
— Gian lận quản lý: Khả năng người chịu tr ch nhiệm thực hiện thủ tục kiểm so t nội bộ
lạm dụng đặc quyền của m nh hoặc do thay đổi cơ chế v y u cầu quản lý l m cho c c thủ tục
kiểm so t bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
— Vấn đề con người: Sai s t bởi con người thiếu ch ý, đng tr khi thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, hoặc do kh ng hiểu r y u cầu c ng việc.
— Những t nh huống ngo i dự kiến
Li n hệ thực tế: p dụng ph n t ch c c th nh phần của hệ thống Kiểm so t nội bộ giải
th ch sự sụp đổ của ENRON/Minh Phụng
T m lại, b o c o COSO l một t i liệu được chấp nhận rộng r i tr n thế giới. Tuy nhi n,
b o c o n y kh ng mang t nh chất bắt buộc như chuẩn mực m chủ yếu mang t nh hưỡng dẫn.
Như vậy, kiểm so t nội bộ c vai tr rất quan trọng trong việc gi p doanh nghiệp đạt được c c
mục ti u. Năm bộ phận cấu th nh của hệ thống kiểm so t nội bộ c quan hệ chặt chẽ với nhau
trong qu tr nh hoạt động của doanh nghiệp.
Trong m i trường kiểm so t, nh quản lý đnh gi rủi ro đe doạ đến việc đạt mục ti u cụ
thể, những hoạt động kiểm so t được thực hiện nhằm đối ph v hạn chế rủi ro. Những th ng
tin quan trọng li n quan đến việc x c định rủi ro được trao đổi th ng qua những k nh kh c
nhau theo chiều dọc từ tr n xuống dưới v ngược lại cũng như chiều ngang trong to n doanh
nghiệp. Th ng tin th ch hợp cần được thu thập v qu tr nh trao đổi th ng tin cần diễn ra trong
to n bộ tổ chức. Qu tr nh tr n sẽ được gi m s t v điều chỉnh lại khi cần thiết.
7.1.3. Kiểm so t nội bộ theo COBIT
Theo ITGI (2005), COBIT được chấp nhận như l một khung mẫu kiểm so t nội bộ
đối với C ng ngh th ng tin, trong khi COSO được chấp nhận như l một khung mẫu của kiểm
so t nội bộ cho doanh nghiệp. COBIT tiếp cận CNTT kiểm so t bằng c ch nh n v o tất cả th
ng tin cần thiết để hỗ trợ c c y u cầu kinh doanh v kết hợp nguồn lực v quy tr nh cảu CNTT. 115
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
Mục ti u kiểm so t của COBIT: Khi nghi n cứu về CobiT, người ta xem x t 3 chiều
quan trọng li n quan với nhau l chất lượng th ng tin, nguồn lực c ng nghệ th ng tin cần v c
c xử lý (hay kiểm so t) c ng nghệ th ng tin, thể hiện 3 nội dung cần kiểm so t của CobiT.
a. Chất lượng th ng tin được đnh gi qua 7 ti u chuẩn để đp ứng y u cầu: - Y u cầu chất lượng gồm:
+ Hữu hiệu. Th ng tin được coi l hữu hiệu nếu ph hợp với y u cầu xử lý kinh doanh v đp
ứng người sử dụng kịp thời, ch nh x c, nhất qu n v hữu ch ph hợp với c c phương ph p xử lý đ lựa chọn.
+ Hiệu quả. L ti u chuẩn li n quan tới hiệu quả, kinh tế của việc sử dụng c c nguồn lực tạo th ng tin.
- Y u cầu an ninh th ng tin gồm
+ Bảo mật. Đảm bảo th ng tin được bảo vệ nhằm tr nh việc sử dụng kh ng được ph p. + To
n vẹn. L ti u chuẩn li n quan tới t nh ch nh x c v đầy đủ cũng như hợp lệ của th ng tin nhằm
đảm bảo c c dữ liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu ch nh x c v tin cậy được. Đảm bảo c c th ng
tin đng, đủ, kh ng bị tr ng lắp tại c c điểm ph t sinh dữ liệu; v Kh ng bị l m kh c biệt tr n qui
tr nh khai th c. Điều n y đảm bảo th ng tin được tạo ra từ những dữ liệu ph hợp với nhau v
kh ng bị sửa chữa trong cơ sở dữ liệu
+ Sẵn s ng. Thể hiện th ng tin sẵn s ng đp ứng phục vụ cho xử lý kinh doanh hiện tại v
tương lai. Như vậy để sẵn s ng cung cấp th ng tin, n đi hỏi t nh an to n của c c nguồn lực cần thiết li n quan. - Y u cầu tin cậy
+ Tu n thủ. Đy l ti u chuẩn y u cầu th ng tin phải ph hợp luật ph p, ch nh s ch hoặc c c ti u
chuẩn xử lý kinh doanh v c c thỏa thuận r ng buộc.
+ Đng tin cậy. Đng tin cậy l ti u chuẩn y u cầu cung cấp đủ th ng tin th ch hợp cho việc
điều h nh hoạt động doanh nghiệp v thực thi c c tr ch nhiệm li n quan. b. Nguồn lực c ng nghệ th ng tin:
- Hệ thống ứng dụng (c ng nghệ): l c c phần mềm hoặc c c thủ tục thủ c ng để xử lý th ng tin.
- Th ng tin. L c c dữ liệu đầu v o của hệ thống, dữ liệu được xử lý, kết xuất của hệ thống th
ng tin. Tất cả c c dữ liệu v th ng tin n y c thể được h nh th nh v lưu trữ ở bất cứ h nh thức
n o v dụ giấy tờ, tập tin điện tử v.v..
- Cơ sở hạ tầng. Bao gồm kỹ thuật v c c phương tiện hỗ trợ như thiết bị phần cứng, hệ
thống hoạt động, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng, phương tiện truyền th ng v m
i trường của ch ng (như l nh cửa, c ng cụ dụng cụ hỗ trợ kh c)
- Con người. L những người li n quan tới việc lập kế hoạch, tổ chức, x c định y u cầu, h nh
th nh hệ thống, thực hiện xử lý v tạo th ng tin, hỗ trợ, gi m s t v đnh gi hệ thống th ng tin
v dịch vụ. Họ c thể l nh n vi n trong doanh nghiệp, người b n ngo i thực hiện dịch vụ cho
hệ thống hoặc cung cấp sản phẩm li n quan hệ thống th ng tin
c. Xử lý c ng nghệ th ng tin (hay c c hoạt động xử lý hay hoạt động kiểm so t c ng nghệ th
ng tin) được hiểu l tất cả c c hoạt động, c c xử lý li n quan to n bộ qu tr nh ph t triển hệ
thống th ng tin theo chu tr nh PDCA — lập kế hoạch (Planing); thực hiện (Do); kiểm tra 116
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
(Check); v những sai s t cần được điều tra v sửa chữa (Act) như lý thuyết quản lý của
Deming nhằm thể hiện một chu tr nh ph t triển li n tục.
H nh 7.4. Hoạt động xử lý CNTT theo COBIT
Bằng c ch p dụng nguy n lý theo lý thuyết PDCA tr n, CobiT chia c c hoạt động xử
lý CNTT th nh 4 v ng mục ti u ch nh bao gồm (H nh 7.5):
(1) Hoạch định v tổ chức;
(2) H nh th nh v triển khai; (3) Ph n phối v hỗ trợ; (4) Gi m s t.
7.2. Kiểm so t trong hệ thống th ng tin kế to n
Mục ti u của kiểm so t hệ thống th ng tin kế to n l nhằm đảm bảo hệ thống th ng tin
hoạt động hiệu qủa, th ng tin ch nh x c, kịp thời v tin cậy được. Cụ thể: -
T nh c thực của nghiệp vụ -
Đảm bảo sự x t duyệt v phe chuẩn đng đăn đối với nghiệp vụ -
T nh đầy đủ của nghiệp vụ -
T nh kịp thời v đng hạn -
Chuyển số v tổng hợp ch nh x c
Ph n loại c c hoạt động kiểm so t (H nh 7.6): 117
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Phn lo ạ i cc ho ạ t độ ng ki ể m sot
Phn lo ạ i theo tnh ch ấ t s ử
Phn lo ạ i theo cc r ủ i ro d ụ ng Ki ể m sot d ự phng R ủ i ro ho ạ t R ủ i ro x ử l ý R ủ i ro ngu ồ n độ ng thng tin l ự c h ệ th ố ng Ki ể m sot ng ă n ng ừ a Ki ể m sot Ki ể m sot ứ ng Ki ể m sot Ki ể m sot s ử a sai nghi ệ p v ụ d ụ ng chung
H nh 7.5 Ph n loại c c hoạt động kiểm so t
Ph n loại theo t nh chất sử dụng: -
Kiểm so t ngăn ngừa: Nhằm đề ph ng sai s t v gian lận. Sai s t l những lỗi kh ng cẩn
thận hay c thể do thiếu kiến thức. C n gian lận đều do con người thực hiện h nh vi một c
ch c ý thức. Kiểm so t ngăn ngừa chủ yếu t m c cc yếu ki m của hệ thống kiểm so t nội bộ
để ngăn chặn những h nh vi sai s t hay gian lận đ. -
Kiểm so t ph t hiện: l kiểm so t t m ra c c gian lận v sai s t đ xảy ra hoặc đ được thực
hiện. Thủ tục đối chiếu c c sổ chi tiết v sổ c i giữa bộ phận kế to n chi tiết v kế to n tổng
hợp; đối chiếu c c sổ chi tiết với số nhật ký v sổ phụ ng n h ng l c c thủ tục kiểm so t ph t hiện. -
Kiểm so t sửa sai: l kiểm so t c c gian lận, sai s t đ ph t hiện nhằm sửa chữa, giới hạn
c c ảnh hưởng sai lệch của ch ng đối với mức độ ch nh x c v đng tin cậy của b o c o t i ch nh.
Ph n loại theo c c rủi ro: a.
Kiểm so t nghiệp vụ
L c c ch nh s ch, thủ tục đưa ra nhằm đảm bảo những chỉ thị m b ban l nh đạo ban h nh
đang được thực hiện. Ch ng bao gồm c c hoạt động sau: 118
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 -
Ph n chia tr ch nhiệm theo nguy n tắc bất ki m nhiệm, uỷ quyền v x t duyệt theo
hướng dẫn v đi k m với tr ch nhiệm cụ thể - Tạo lập hệ th ng chứng từ v sổ s ch kế to n đầy đủ -
Kiểm tra đối chiếu v kiểm so t độc lập việc thực hiện -
Bảo vệ t i sản v hạn chế việc tiếp cận t i sản, truy cập v o sổ s ch dữ liệu th ng tin. b.
Kiểm so t to n bộ - kiểm so t chung
L c c hoạt động kiểm so t được thiết kế v thực hiện nhằm đảm bảo m i trường kiểm so t
của tổ chức được ổn định, vững mạnh nhằm gia tăng hiệu quả của kiểm so t ứng dụng. N
bao gồm kiểm so t cấp độ to n doanh nghiệp (entity level) v kiểm so t cấp độ hoạt động
(activity level). N ảnh hưởng tới tất cả c c chương tr nh ứng dụng.
Kiểm so t chung trong hệ thống th ng tin kế to n tr n nền m y t nh bao gồm c c vấn đề chủ yếu sau đy: - Tổ chức quản lý -
Kiểm tra vận h nh hệ thống - Kiểm so t phần mềm -
Kiểm so t nhập liệu v dữ liệu nhập ¥ Tổ chức quản lý:
Sơ đồ cấu tr c sau đy m tả cho tổ chức quản lý trong một doang nghiệp c hệ thống
th ng tin ph t triển ở mức độ trung b nh kh . Sơ đồ tr nh b y cho ta kiểm so t ph n chia tr ch
nhiệm của hệ thống xử lý th ng tin. BP Phn tch thi ế t k ế BP l ậ p trnh BP v ậ n hnh Tr ưở ng phng CNTT BP nh ậ p li ệ u Qu ả n l ý ti li ệ u Ki ể m sot v phn ph ố i Qu ả n l ý d ữ li ệ u
H nh 7.6: Sơ đồ tổ chức quản lý ph ng CNTT -
Trưởng ph ng c ng nghệ th ng tin: Quản lý chung hệ thống th ng tin trong
doanh nghiệp, chịu tr ch nhiệm x y dựng c c kế hoạch ph t triển hệ thống ngắn hạn v d i
hạn. Trưởng ph ng c ng nghệ th ng tin chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ l nh đạo cao nhất trong doanh nghiệp m th i. -
Bộ phận ph n t ch v thiết kế hệ thống: Đnh gi hệ thống th ng tin hiện h nh,
thiết kế hệ thống mới, lập c c thiết kế chi tiết cho lập tr nh. 119
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 -
Bộ phận lập tr nh: X y dựng lưu đồ logic của chương tr nh, viết chương tr nh,
chỉnh sửa chương tr nh. C c nh n vi n ph n t ch hệ thống v lập tr nh hiểu r về sự vận h nh
của c c chương tr nh kế to n hơn nh n vi n kế to n. V vậy nh n vi n ph n t ch v lập tr nh kh
ng được quyền th m nhập v o c c tập tin dữ liệu. Nếu kh ng họ c thể dung một chương tr
nh viết lại để xử lý c c dữ liệu kế to n bằng c ch sữa đổi số liệu nhằm che đậy gian lận. -
Bộ phận vận h nh hệ thống: Vận h nh hệ thống m y t nh v điều khiển chương
tr nh. Những người vận h nh hệ thống bao gồm c c nh n vi n vận h nh c c thiết bị phần cứng
m y t nh. Điều h nh hệ thống mạng m y t nh v c c thiết bị ngoại vi kh c. Nh n vi n vận h nh
c thể thực hiện c c sửa đổi kh ng cho ph p đối với dữ liệu kế to n bởi v họ c thể th m nhập
v o m y t nh trong khi hệ thống đang được vận h nh để thay đổi c c chương tr nh nguồn. V
vậy, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng nh n vi n vận h nh m y kh ng c quyền th m nhập
v o c c t i liệu chương tr nh. N n c sự ph n chia nhiệm vụ giữa nh n vi n ph t triển hệ thống
v nh n vi n vận h nh hệ thống. -
Bộ phận nhập dữ liệu bao gồm c c nh n vi n nhập dữ liệu, kế to n vi n, thậm
ch c thể l người sử dụng b n ngo i hệ thống hoặc c c thiết bị nhập liệu tự động. -
Bộ phận quản lý t i liệu: Bộ phận n y chịu tr ch nhiệm quản lý mọi t i liệu về
hệ thống th ng tin như t i liệu ph t triển hệ thống, c c chương tr nh nguồn. Quản lý t i liệu
nhằm đảm bảo c c t i liệu n y chỉ được ph n phối đến những nh n vi n c tr ch nhiệm li n quan. -
Bộ phận kiểm so t dữ liệu v ph n phối th ng tin: Chịu tr ch nhiệm chung về
dữ liệu nhận được th ng qua xử lý bằng m y t nh, kiểm tra, đối chiếu số liệu sau khi xử lý
v kiểm tra th ng tin đầu ra trước khi ph n phối b o c o đến c c nơi nhận th ng tin. -
Bộ phận quản lý cơ sở dữ liệu: Thiết kế nội dung v tổ chức cơ sở dữ liệu,
quản lý quyền th m nhập dữ liệu v sử dụng dữ liệu.
¥ Kiểm so t ph t triển v bảo tr hệ thống ứng dụng
Nhắm đến mục ti u đảm bảo hệ thống th ng tin lu n được duy tr hoạt động hiệu quả v ph t triển.
C c thủ tục kiểm so t n y thường bao gồm: -
Phải đ được chấp thuận của c c cấp quản lý -
Y u cầu sự tham gia của bộ phận sử dụng v kiểm to n nội bộ (nếu c ) trong việc ph t triển hệ thống. -
Hệ thống mới n n được thử nghiệm cho từng chương tr nh ri ng v cho to n bộ hệ
thống. Việc thử nghiệm cần được kiểm tra v chấp thuận của c c bộ phận sử dụng. -
T i liệu li n quan đến thay đổi hệ thống phải được tập hợp v lưu trữ hợp lý để tiện
cho việc tham khảo khi cần thiết.
C c t i liệu cần thiết của hệ thống: -
C c b o c o m tả v lưu đồ tr nh b y về hệ thống v chương tr nh. -
T i liệu hưởng dẫn sử dụng hệ thống. 120
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 -
C c thủ tục kiểm so t m nh n vi n vận h nh v người sử dụng cần phải tu n thủ. ¥
Kiểm so t vận h nh hệ thống -
Hệ thống chỉ được sử dụng cho c c mục đch đ được doanh nghiệp quy định. V dụ,
doanh nghiệp muốn kiểm so t hệ thống m y in kh ng được d ng in ấn c c t i liệu kh ng trực
tuyến đều được in ra tại bộ phận kiểm so t dữ liệu v ph n phối th ng tin v sẽ được bộ phận
n y chuyển đến nơi y u cầu. -
Quyền truy cập để vận h nh hệ thống chỉ được giao cho c c nh n vi n c tr ch nhiệm. -
C c sai s t trong qu tr nh xử lý được ph t hiện kịp thời.
¥ Kiểm so t phần mềm -
Phần mềm hoạt động hiệu quả v ch nh x c -
Ngăn chặn c c sự x m nhập bất hợp lệ -
Mọi thay đổi hợp lệ đến phần mềm đều được x t duyệt v ghi v o t i liệu ph t triển phần mềm.
¥ Kiểm so t nhập liệu v dữ liệu nhập
- Việc nhập liệu tu n thủ c c quy định về chức tr ch v mức độ ch nh x c, kịp thời;
- Dữ liệu nhập v o hệ thống l c thực v an to n
H nh 7.7. Mối quan hệ giữa kiểm so t chung v kiểm so t ứng dụng trong m i trường m y t nh
c. Kiểm so t ứng dụng
L c c hoạt động kiểm so t được thiết kế v thực hiện để ngăn ngừa, ph t hiện v sửa
chữa sai s t, gian lận trong qu tr nh xử lý nghiệp vụ của một chương tr nh xử lý. N l kiểm
so t cấp hoạt động (activity level).
Kiểm so t ứng dụng l c c ch nh s ch thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến hệ thống
con hay một phần h nh ứng dụng cụ thể. V dụ như việc đối chiếu m số của thẻ ứng dụng 121
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
cho kh ch h ng thanh to n với danh s ch m số c c thẻ bị kho trước khi chấp nhận thẻ l một
thủ tục kiểm so t ứng dụng c c hệ thống thu tiền, nhằm đảm bảo kh ng chấp nhận một thẻ t
n dụng giả hay thẻ bị đnh cắp.
- Kiểm so t ứng dụng được thực hiện tr n sự ph n chia tr ch nhiệm v c c thủ tục kiểm so t
+ Ph n chia tr ch nhiệm tu n thủ theo c c nguy n tắc: (i) người ghi ch p số s ch kh ng ki m
nhiệm việc giữ t i sản, (ii) người ghi số chi tiết phải kh c với người ghi sổ tổng hợp. Ph n
chia tr ch nhiệm cũng tu n theo nguy n tắc kh ng để một người xử lý to n bộ một chu tr nh nghiệp vụ.
+ C c thủ tục kiểm so t được thực hiện tr n (i) việc lập, x t duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng
từ, b o c o kế to n, ghi ch p, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ; (ii) tiền, h ng tồn kho, t i sản cố định
Trong hệ thống th ng tin kế to n tr n nền m y t nh: Kiểm so t ứng dụng ảnh hưởng
đến c c ứng dụng cụ thể như nhập đơn đặt h ng, thanh to n c ng nợ. C ba dạng kiểm so t
ứng dụng nhằm ngăn chặn v ph t hiện c c sai s t, phạm quy.
Kiểm so t đầu v o: Đảm bảo dữ liệu nhập hợp lệ bao gồm: -
T nh c thực hay t nh hợp lệ nhằm ph t hiện c c dữ liệu sai nhập v o hệ thống v ngăn
chặn hệ thống ghi dữ liệu kh ng c thực v o cơ sở dữ liệu. Kiểm so t c thực dữ liệu cũng
cung cấp khả năng sửa sai v nhập lại dữ liệu. V dụ ng y chứng từ ghi ng y 31 th ng 4 l ng
y kh ng c thực. Một kh ch h ng chưa khai b o trong danh s ch kh ch h ng l một kh ch h ng
giả mạo. Kiểm so t n y thấy được thực hiện theo c c c ch sau: -
Kiểm so t ngăn chặn bằng c ch dữ liệu cần nhập kh ng được nhập thủ c ng m được
t nh sẵn v li n tục của s c, của ho đơn. Hoặc dữ liệu được lấy v o nghiệp vụ c trước v hiện
sẵn l n c c v ng nhập liệu. V dụ ho đơn được lập dựa tr n đơn đặt h ng th nội dung đơn đặt
h ng sẽ được tự động chuyển v o c c trường dữ liệu tr n m n h nh nhập ho đơn. -
Kiểm so t ph t hiện: Dữ liệu được nhập sẽ được kiểm tra t nh c thực bằng c ch t m
sự tồn tại của n đ được khai b o trước theo quy định hay chưa. Th ng thường nếu ph t hiện
sẽ thực hiện kiểm so t sửa sai bằng một th ng b o lỗi v y u cầu nhập lại dữ liệu hoặc cho khai b o trực tuyến. -
T nh đầy đủ. Kiểm tra t nh đầy đủ l kiểm so t c c nghiệp vụ phải được nhập tất cả c
c th ng tin y u cầu. V dụ mọi chứng từ nhập phải c số chứng từ, ng y chứng từ, t i khoản
ghi nợ, t i khoản ghi c , số tiền. C c th ng tin kh c sẽ l y u cầu hay kh ng phụ thuộc v o kiểu
nghiệp vụ v mức độ kiểm so t p dụng. Kiểm so t n y thường được thực hiện ở hai mức: -
Kiểm tra t nh đầy đủ l thuộc t nh của trường dữ liệu. Khi tạo lập dữ liệu, lập tr nh vi
n sẽ khai b o cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu thực hiện kiểm so t gi trị của trường bắt buộc
phải c v hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẽ thực hiện kiểm so t n y một c ch tự động. -
Kiểm tra t nh đầy đủ được quy định trong bảng kiểm so t. Theo c ch n y, sau khi dữ
liệu được nhập xong v thi h nh lệnh lưu, thủ tục kiểm tra đầy đủ được thực hiện theo logic
của ph p to n AND tr n c c v ng được quy định ở bảng kiểm so t. Khi lệnh th th ng b o lỗi
v hướng dẫn sửa lỗi được thủ tục kiểm tra t nh đầy đủ cho xuất hiện. 122
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 -
T nh to n vẹn dữ liệu. Kiểm tra to n vẹn dữ liệu để ngăn chặn c c dữ liệu c khả năng
g y ra sai lệch trong hệ thống. V dụ hệ thống sẽ ngăn chặn nhập một chứng từ c b t to n
định khoản v o một t i khoản chi tiết chưa khai b o t i khoản cấp I. -
Kiểu dữ liệu. Đảm bảo c c dữ liệu phải thỏa m n kiểu quy định. V dụ số tiền phải
được nhập bằng dữ liệu kiểu số, ng y chứng từ phải được nhập theo định dạng quy định. -
Giới hạn dữ liệu ngăn chặn c c dữ liệu nhập sai quy định, v dụ số giờ l m việc trong
tuần kh ng vượt qu 48h; số hiệu kh ch h ng kh ng vượt qu 8 ký tự; số lượng h ng xuất kh
ng được vượt qu tồn kho hiện tại. Trong v dụ số lượng h ng xuất được nhập v o l 32 đơn
vị, vượt qu số tồn kho hiện tại. Khi ra lệnh nhập th th ng b o lỗi xuất hiện. -
Kiểm tra dấu của dữ liệu kiểu số. Trong một số ứng dụng, khi kế to n nhập số tiền,
số lượng dưới dạng số m th số liệu sẽ được định khoản ngược lại. Ứng dụng như vậy l c
kiểm tra dấu của dữ liệu kiểu số. -
Kiểm tra tổng số. Kiểm tra số tổng bằng tổng c c số chi tiết của tiền, số lượng Trong
một số ứng dụng, khoản l m tr n số tổng đi khi cần được thực hiện v như vậy phần ch nh
lệch giữa số tổng v tổng c c số chi tiết cần phải được xử lý. -
Kiểm tra số tổng kiểm so t. Trong c c hệ thống xử lý theo l , kiểm so t vi n sẽ nhập
tổng số (tiền, số lượng ) để ứng dụng kiểm tra v đối chiếu với tổng c c chứng từ trong l
nghiệp vụ. Kiểm so t n y được thực hiện nhằm ph t hiện v ngăn chặn c c ch nh lệch giữa c
c số chi tiết của l nghiệp vụ được xử lý. -
Kiểm so t tổng mẫu tin l kiểm so t được thực hiện tr n cơ sở dữ liệu. Kiểm so t vi n
sẽ đối chiếu tổng số mẫu tin được xử lý, tổng số mẫu tin bị loại bỏ để đảm bảo c c mẫu tin
đầu v o kh ng bị bỏ s t hay bị xử lý nhiều lần. -
Kiểm tra tổng Hash. Nhằm đảm bảo c c mẫu tin xử lý chắc chắn đng l c c mẫu tin
cần được xử lý. Kiểm so t xử lý: -
Kiểm so t tuần tự. Kiểm so t n y được hiện trong c c hệ thống xử lý theo l , c c tập
tin nghiệp vụ trước khi xử lý th m v o, xo bỏ, cập nhật v o tập tin ch nh th thường cả hai
tập tin được sắp xếp theo c ng một trật tự kho sắp xếp. -
Kiểm so t qu tr nh. C c nghiệp vụ kế to n được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu dưới dạng
mẫu tin. C c mẫu tin c quan hệ trường. Kiểm so t qu tr nh được thực hiện nhằm đảm bảo c
c trường quan hệ được thiết lập một c ch đầy đủ v x c thực. -
Định danh hữu h nh. Thiết bị lưu trữ dữ liệu cần được x c định r r ng bằng việc d n
c c nh n ghi nội dung lưu trữ, ng y th ng lưu trữ, người thực hiện lưu trữ Thủ tục n y nhằm
ngăn chặn c c sai s t, nhầm lẫn khi xử lý dữ liệu. -
Kiểm so t chương tr nh. Chương tr nh khi đ thi h nh được v đ th ng qua c c thử
nghiệm thường l sẽ thi h nh m i m i như thế. Tuy nhi n, đi khi dữ liệu được nhập nhiều v o
hệ thống, v i chương tr nh trở n n chậm chạp, thậm ch cho kết quả sai do bị lỗi tr n v ng
đệm như mảng tạm, hộp combo V i nguy n nh n c thể bắt gặp l do virus m y t nh hoặc do
người lập tr nh sơ suất hoặc cố ý tạo ra c c đoạn lệnh chạy sai lệch tại một thời điểm n o đ. 123
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
V thế, kiểm so t chương tr nh cần được thực hiện v trong thực tế, người ta thường kiểm so
t chương tr nh sau khi kh a số kế to n.
Kiểm so t đầu ra: -
Kiểm so t kết quả. Ngo i kết quả ch nh yếu l c c b o c o t i ch nh, b o c o kế to n, hệ
thống th ng tin kế to n c n đưa ra c c sổ, thẻ, bảng C c th ng tin đầu ra n y cần được kiểm
so t vi n xem x t, đối chiếu, t nh to n lại để đảm bảo mọi chi tiết đều được xử lý v tổng hợp
l n c c sổ, b o c o đng theo y u cầu. -
Ph n phối th ng tin. C c b o c o t i ch nh thường được c ng bố, nhưng một số th ng
tin kh c lại cần phải được kiểm so t chỉ ph n phối cho những người c quyền v tr ch nhiệm đọc.
7.3. Sự an to n v trung thực của dữ liệu nội bộ v hệ thống th ng tin kế to n
7.3.1. C ng nghệ th ng tin trong sự an to n của dữ liệu
Đối với hoạt động kế to n, doanh nghiệp c thể ứng dụng c ng nghệ th ng tin theo 3 mức độ ch nh:
- Xử lý b n thủ c ng: Doanh nghiệp c thể l m kế to n thủ c ng với sự trợ gi p của một
hệ thống xử lý bảng t nh như Excel. Như vậy, hầu hết chứng từ gốc đều l chứng từ bằng
giấy, doanh nghiệp sử dung Excel để hỗ trợ trong qu tr nh nhập liệu v xử lý dữ liệu, lập c c b o c o
- Tự động ho c ng t c kế to n: Doanh nghiệp sử dụng một phần mềm kế to n. Tuy nhi
n c c bộ phận, ph ng ban kh c kh ng c sử khai th c v chia sẻ dữ liệu trong hệ thống m y
t nh của kế to n. Một số chứng từ do kế to n lập c thể do phần mềm kế to n in, một số
chứng từ b n ngo i hoặc từ c c ph ng ban kh c sẽ được lập v ký duyệt thủ c ng.
- Ứng dụng tin học cho tất cả c c bộ phận, ph ng ban trong doanh nghiệp. Trong m h
nh n y doanh nghiệp tổ chức hệ thống m y t nh theo m h nh mạng hoặc kết nối Internet.
Phần lớn qu tr nh xử lý dữ liệu nằm trong một quy tr nh kh p k n v c li n quan chặt chẽ
giữa c c bộ phận với nhau v phần mềm kế to n c thể khai th c, truy cập, chia sẻ số liệu
v cung cấp th ng tin qua hệ thống n y.
Đặc điểm của qu tr nh xử lý dữ liệu trong m i trường m y t nh:
- Ki m nhiệm nhiều chức năng
- Kh lưu lại dấu vết: Trong điều kiện thủ c ng, mọi qu tr nh xử lý hay ghi ch p đều để
lại dấu vết rất thuận lơi cho việc kiểm tra, so t x t. Trong m i trường tin học, c c dữ liệu
được chuyển th nh dạng dữ liệu chỉ c m y t nh mới đọc được, việc xử lý nghiệp vụ tự
động với tốc độ rất nhanh n n c c dấu vết xử lý nghiệp vụ n y chỉ tồn tại ở trong một
thời gian rất ngắn. Rủi ro l nếu việc nhập dữ liệu hoặc xử lý sai th dẫn đến to n bộ c c
tập tin li n quan đều bị sai.
- Khối lượng dữ liệu ghi nhận nhiều, sử dụng nhiều lần v th ng tin cung cấp nhiều, đa dạng
- Phụ thuộc v o khả năng hoạt động của ph n mềm, phần cứng
- Đi hỏi nh n vi n c tr nh độ cao 124
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Hệ thống th ng tin thủ c ng v hệ thống xử lý bằng m y t nh c những điểm kh c biệt sau đy:
Bảng 7.2. Ph n biệt hệ thống thủ c ng v hệ thống xử lý bằng m y t nh
Hệ thống thủ c ng
Hệ thống xử lý bằng m y t nh
Dấu vết kiểm to n tồn tại l u d i
Dấu vết kiểm to n tồn tại trong thời gian nhất định
Th ng tin, dữ liệu dễ d ng đọc được bằng mắt Th ng tin, dữ liệu đa số phải đọc tr n m y
C c sai s t dễ ph t hiện trong qu tr nh
C c sai s t kh ph t hiện trong qu tr nh
Rủi ro, gian lận, ph hủy thấp
Rủi ro, gian lận, ph hủy cao
Tr ch nhiệm c o cho kế to n vi n
C thể l m giảm tr ch nhiệm của kế to n vi n
C c thay đổi đơn giản v dễ d ng Ngược lại T nh nhất qu n thấp Ngược lại
B o c o lập l u hơn, t th ng tin quản trị Ngược lại
C c nguy n nh n g y mất an to n của hệ thống th ng tin xử lý bằng m y t nh: Nguồn nội bộ:
- Độc lập: C nh n nh n vi n lợi dụng c c kẽ hở của hệ thống để th m nhập thay đổi số
liệu, che dấu vi phạm. Động cơ khiến c nh n thực hiện điều n y thường l do muốn tăng th
m thu nhập, do một ho n cảnh t ng quẫn bất ngờ, do một y u cầu đột xuất về t i ch nh, do
phẩm chất đạo đức k m Nh n vi n thực hiện h nh vi đnh cắp t i sản (tiền, h ng ho , sản
phẩm, t i sản cố định ) rồi truy cập bất hợp ph p v o phần mềm hoặc dữ liệu kế to n để
thực hiện c c h nh vi che dấu cho sự sai phạm của m nh. Người ta cũng biết được số trường
hợp th ng tin bị sửa đổi, xo bỏ Được thực hiện bởi một nh n vi n bất m n về doanh nghiệp
nhằm mục đch ph hoại hệ thống để thoả m n tự i c nh n. Nguy n nh n n y thường được ph
t hiện sớm trong hệ thống c kiểm so t nội bộ tốt.
- Th ng đồng: Nhiều người trong doanh nghiệp th ng đồng để che dấu h nh vi phạm
tội. C hai mức độ th ng đồng (i) người quản lý cấp cao p buộc cấp dưới l m sai lệch th ng
tin để che đậy c c h nh vi phạm tội của m nh. C c cấp b n dưới tu n thủ chỉ đạo n y thay v
phải tố gi c vi phạm của cấp tr n nhằm đảm bảo chức vụ của họ. Trong một số trường hợp,
cấp quản lý cấp dưới cũng sẽ được hưởng c c lợi ch vật chất từ người quản lý cấp cao cho
h nh vi th ng đồng n y của họ. (ii) Nhiều nh n vi n ở c c phần h nh kh c nhau c ng thực
hiện c c hoạt động đnh cắp t i sản, chia phần rồi thực hiện c c thay đổi số liệu kế to n để
che đậy h nh vi phạm tội. Trong khi nguồn độc lập thường được ph t hiện sớm th th ng
đồng rất kh ph t hiện v trong số t c c trường hợp bị ph t hiện thường l do tự tố c o lẫn nhau
hoặc do biện ph p nghiệp vụ của cơ quan điều tra chứ kh ng phải bởi hệ thống kiểm so t nội bộ. 125
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 Nguồn b n ngo i:
- Độc lập: C nh n tội phạm, hoặc tổ chức đối thủ cạnh tranh lợi dụng c c kẽ hở của hệ
thống để th m nhập thay đổi số liệu, gian lận, đnh cắp t i sản, th ng tin. Nguồn độc lập từ
b n ngo i n y thường thấy trong c c vụ đnh cắp m số thẻ t n dụng để truy cập tr i ph p v o t
i khoản của kh ch h ng của ng n h ng do những tin tặc thực hiện.
- Th ng đồng: (i) c nh n/tổ chức b n ngo i th ng đồng với nh n vi n trong doanh nghiệp
g y mất an to n cho dữ liệu. V dụ kh ch h ng th ng đồng với nh n vi n thanh to n c ng nợ,
thủ quỹ Để được hưởng khoản chiết khấu thanh to n hoặc tr nh khoản phạt do thanh to n
chậm (ii) gi n điệp của đối thủ cạnh tranh được tuyển dụng v o doanh nghiệp để thực hiện
c c h nh vi phạm tội như đnh cắp c c th ng tin về gi th nh, gi b n, danh s ch kh ch h ng
C c h nh thức mất an to n:
- Ph huỷ: Dữ liệu trong hệ thống th ng tin kế to n tr n nền m y t nh được lưu trữ dưới
dạng c c tập tin tr n c c thiết bị lưu trữ dưới dạng c c tập tin tr n c c thiết bị lưu trữ c dung
lượng cực kỹ lớn m k ch thước lại rất nhỏ. V thế, ch ng c nguy cơ mất an to n cao hơn dữ
liệu hệ thống th ng tin kế to n thủ c ng theo c c h nh thức sau:
- Luận lý: C c tập tin lưu trữ dữ liệu kế to n c rủi ro bị xo , ch p đ, do v t nh hay cố ý.
- Vật lý: Do c c thiết bị lưu trữ bị hỏng bất ngờ hoặc bởi c c t c nh n kh ng mong đợi
như va chạm mạnh, rớt, trầy xước C c rủi ro như điện p thay đổi đột ngột, từ trường mạnh,
kh hậu n ng cũng c thể l m hư hỏng ph huỷ c c tập tin tr n c c thiết bị lưu trữ n y.
- Đnh cắp: Do c c nguy n nh n kh c nhau giữa c c nguồn. Th ng thường dữ liệu, th ng
tin bị đnh cắp để b n hoặc để phi tang vật chứng cho những h nh vi tham , biển thủ. Một
số trường hợp kh ng phải l hiếm gặp về việc dữ liệu bị đnh cắp m mục ti u của kẻ trộm
cắp l thiết bị m y t nh, trong đ, m y t nh x ch tay l thiết bị c rủi ro mất cắp, cướp giật cao nhất.
- Gian lận: Sửa số liệu nhằm che dấu đnh cắp hoặc b o c o sau để hưởng sự khen
thưởng. V dụ số liệu về ng y c ng, về chi ph , về doanh thu v..v..
Nhằm ngăn chặn c c rủi ro g y mất an to n dữ liệu, người ta d ng c c kỹ thuật sau:
Hệ thống đa quản gia: Hệ thống n y d ng tối thiếu hai m y phục vụ mạng. Hai m y
n y được lắp đặt ở hai kh ng gian kh c biệt nhưng c khả năng thay thế cho nhau tức thời
nhằm l m cho hệ thống vẫn hoạt động b nh thường nếu rủi ro một m y t nh bị hỏng.
Hệ thống mật khẩu, nhận dạng: C c hệ thống nhận dạng người d ng hợp lý phổ
biến l hệ thống mật khẩu. Tuy nhi n, mật khẩu thường dễ bị đnh cắp, bị bẻ hoặc bị suy tho
i dễ d ng do th i quen của người d ng thường đặt mật khẩu bằng những th ng tin li n quan
đến c nh n v những người quen biết như ng y sinh, số điện thoại, t n người th n V thế,
trong c c hệ thống bảo mật cao, người ta d ng hệ thống nhận dạng người d ng qua v n tay
hoặc qua h nh ảnh đồng tử trong mắt người d ng.
Hệ thống m ho : C c dữ liệu th ng tin được truyền đi đều c nguy cơ bị lấy trộm, sửa
đổi rồi truyền trả lại. V thế trước khi truyền đi tr n đường truyền, thủ tục m ho dữ liệu
thường được p dụng. C nhiều ti u chuẩn m ho v c c c nhiều giải thuật m ho dữ liệu rất hiệu
quả. Bạn đọc c thể tham khảo trong c c t i liệu về truyền dữ liệu. 126
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
Hệ thống tự động ph t hiện x m nhập bất hợp lệ: Trong c c hệ thống nhận dạng
người d ng hợp lệ bằng mật khẩu, khi c sự x m nhập bất hợp lệ bằng c ch thử password,
hệ thống sẽ b o động v c thể tự tắt nhằm đảm bảo an to n cho hệ thống.
Hệ thống lưu trữ c theo vết mọi th m nhập hệ thống v thay đổi hệ thống: Tương
tự như c c camera quan s t, một hệ thống chương tr nh gi m s t thường xuy n thường tr
trong hệ thống để ghi lại mọi hoạt động của hệ thống. Hệ thống n y lưu trữ v theo vết mọi
th m nhập hệ thống v thay đổi hệ thống gi p ph t hiện c c sai phạm xảy đến cho hệ thống.
7.3.2. Sai s t v gian lận trong m i trường m y t nh v việc đảm bảo an to n dữ liệu th
ng tin kế to n
7.3.2.1.Ph n loại sai s t v gian lận trong m i trường m y t nh -
Sai s t v gian lận theo quy tr nh xử lý + Sai s t v gian lận về nhập liệu:
Gồm c c sai s t về đối tượng hạch to n (t i khoản, m kh ch h ng ), c c sai s t về số
tiền/ nh n sai số, đảo số ), nhập tr ng hay bỏ s t nghiệp vụ, kh c với m t trường thủ c ng, c c
sai s t hoặc gian lận n y c thể kh ng được ph t hiện sớm v m y t nh tự động xử ký m kh ng
x t đến t nh hợp lý của nghiệp vụ. T nh chất tự động cập nhập nhiều tập tinh của m y t nh
thay v dựa tr n ghi ch p song song trong m i trường thủ c ng) cũng l nghuy n nh n dẫn đến kh ph t hiện.
+ Sai s t v gian lận về xử lý nghiệp vụ:
Lỗi số học thường kh ng xảy ra trong m i trường m y t nh nhưng c c lỗi của chương
tr nh c thể l m sai lệch kết quả xử lý. C c sai s t n y thường mang t nh h ng loại đối với c c
nghiệp vụ tương tự. C c sai s t n y cũng thường kh ng được ph t hiện sớm cho đến khi b o
cacos được in ra. Những sai s t tr n sẽ l gian lận nếu cố ý thực hiện. VD: Sai s t trong c i
đặt c ng thức, tham số.
+ Sai s t v gian lận về th ng tin đầu ra:
Việc thiết kế c c biểu mẫu b o c o c thể xem hay in ra của chương tr nh c thể gặp
ohair những trường hợp số qu lớn, số lượng c c khoản mục tăng l n bất thường, khi đ c c b
o cao c thể bị thiếu s t hoặc sai lệch.
+Sai s t v gian lận về dự trữ v bảo mật th ng tin.
- Ph n loại sai s t v gian lận tr n g c độ kỹ thuật: Trong bất cứ m i trường n o, gian lận
cũng gồm 3 th nh phần: ăn cắp t i sản, chuyển đổi c c t i sản ăn cắp th nh tiền v che dấu
việc ăn cắp bằng c c ghi ch p giả mạo. Trong m i trường xử lý bằng m y, ngo i c c gian lận
thường xảy ra trong m i trường xử lý bằng tay, người ta c n sử dụng m y t nh v c c kỹ thuật
đặc th của n để thực hiện gian lận. C c kiểm gian lận thường gặp:
+ Cố t nh nhập sai dữ liệu, ph huỷ c c m y t nh chứa dữ liệu v chương tr nh quan trong.
+Ăn cắp th ng tin th ng qua việc truy cập bất hợp ph p v o m y t nh hoặc mạng m y t nh.
+ Sử dụng m y t nh như một c ng cụ để tạo một hệ thống số s ch song song kh c cho
mục đch gian lận t i ch nh. 127
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
+ Sử dụng m y t nh để lừa dối, v dụ như tạo một trung t m dữ liệu giả.
7.3.2.2. Đảm bảo an to n hệ thống th ng tin kế to n
Để nhằm đnh gi được sự an to n v trung thực của dữ liệu, tr ch nhiệm của c c kiểm
to n vi n v c c kiểm so t vi n nội bộ l xem x t v đnh gi c c ch nh s ch, thủ tục của doanh
nghiệp với c c thủ tục kiểm so t nội bộ trong hệ thống. Bộ phận kiểm so t nội bộ cần
thường xuy n lập b o c o về hệ thống v x y dựng tr nh tự kiểm to n.
C c phương ph p xem x t v đnh gi - Ph ng vấn - Kiểm tra xuy n suốt - Thử nghiệm kiểm so t
Một trong c c mục ti u của thử nghiệm kiểm so t l nhằm đnh gi mức độ tu n thủ của
nh n vi n trong việc thực hiện c c ch nh s ch v c c thủ tục kiểm so t hiện h nh. C c phương
ph p được kiểm to n vi n thường sử dụng trong thử nghiệm kiểm so t hệ thống th ng tin kế to n tr n nền vi t nh l : -
D ng số liệu kiểm to n: Kiểm to n vi n tạo ra c c tập tin của những nghiệp vụ
m phỏng v chỉ định phương thức những nghiệp vụ n y sẽ được xử lý như thế n o trong hệ
thống th ng tin. Dữ liệu nghiệp vụ m phỏng được nhập v o cho hệ thống xử lý v kế to n vi
n sẽ xem x t th ng tin th ng tin kết xuất ra. -
D ng chương tr nh m phỏng song song. Kiểm to n vi n sẽ viết một chương tr
nh m phỏng c thể thực hiện c c chức năng ch nh của c c chương tr nh xử lý trong hệ thống
th ng tin cần thử nghiệm kiểm so t. Sau đ c c b o c o, sổ s ch của chương tr nh m phỏng sẽ
được đối chiếu với c c b o c o, sổ s ch do chương tr nh của hệ thống được thử nghiệm kết xuất ra. -
D ng số liệu kiểm tra t ch hợp. Kiểm to n vi n nhập c c nghiệp vụ giả tr n c c
đối tượng kế to n giả v o hệ thống được thử nghiệm v so t x t c c b o c o sổ s ch do chương
tr nh của hệ thống được thử nghiệm kết xuất ra. Phương ph p n y y u cầu kiểm to n vi n
phải loại bỏ khỏi hệ thống c c đối tượng kế to n giả v c c nghiệp vụ giả sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm so t. -
Chương tr nh kiểm to n kết nh ng. Kiểm to n vi n sẽ d ng một chương tr nh
kế to n nhằm gi m s t thường xuy n c c hoạt động của hệ thống được thử nghiệm v đnh
mức độ kiểm so t của hệ thống. -
Phần mềm kiểm to n ti u chuẩn. Trong c c thử nghiệm cơ bản, kiểm to n vi n
thường thử nghiệm cơ bản, kiểm to n vi n thường thực hiện tr n tổng thể. Tuy nhi n do dữ
liệu kế to n trong c c hệ thống th ng tin được lưu trữ trong c c tập tin v c thể xử lý to n bộ
số liệu một c ch cực kỳ nhanh ch ng bằng phần mềm to n ti u chuẩn n n kiểm tra to n vi n
thường d ng c c phần mềm n y để tiến h nh c c thử nghiệm cơ bản.
C c phương ph p m kiểm so t vi n nội bộ sử dụng để xem x t v đnh gi sự an to n v
trung thực của dữ liệu nhằm đảm bảo sự an to n cho hệ thống th ng tin kế to n cũng nhưng
hệ thống th ng tin kinh tế của doanh nghiệp. C U HỎI N TẬP
1. Tr nh b y mục ti u của kiểm so t nội bộ? 128
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
2. Đặc điểm của c c bộ phận của hệ thống kiểm so t nội bộ?
3. Tr nh b y nội dung của c ng t c kiểm tra ứng dụng của hệ thống?
4. Ph n t ch c c nguy n nh n g y mất an to n của dữ liệu trong hệ thống th ng tin kế to n? 129
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
B¸I TẬP T NH HUỐNG B i tập c lời giải
B i 1. C ng ty Kim Lan l một c ng ty chuy n b n c c loại gỗ d ng cho gia đnh v cho x y dựng,
c ng ty c c c thủ tục b n h ng như sau:
a. Kh ch h ng m tả với nh n vi n b n h ng về k ch cỡ v số lượng c c tấm gỗ cần mua
b. Nh n vi n b n h ng ghi ch p lại c c m tả mặt h ng v o một phiếu b n h ng, t nh tổng
tiền v thu tiền kh ch h ng
c. Thủ kho lấy gỗ từ trong kho v chuyển l n xe của kh ch h ng. Nếu khối lượng h
ng l lớn v nếu kh ch h ng y u cầu, c ng ty sẽ vận chuyển hộ số h ng n y Y u cầu:
N u v giải th ch một số vấn đề cần phải quan t m trong việc thiết kế v sử dụng
chứng từ b n h ng để tạo thuận lợi cho c ng ty Kim Lan kiểm so t h ng tồn kho v
thu tiền từ b n h ng?
Lời giải b i tập 1: Vấn đề Giải th ch
Phiếu b n h ng phải c ghi m số h ng ho thay v V c nhiều mặt h ng c quy c ch, m u sắc, chất ghi ch p c c m tả h ng ho liệu giống nhau
Phiếu b n h ng phải them một li n v li n n y dung Vừa lập phiếu vừa thu tiền c khả năng nh n vi
để 1 nh n vi n kh c thu tiền
n thu tiền sẽ lấy đi số tiền v lập phiếu kh c để
che dấu h nh vi phạm tội
Phiếu b n h ng phải được đnh số trước v kiểm Nếu kh ng đnh số trước, phiếu b n h ng c thể bị
so t li n lưu trong sổ phiếu b n h ng
đnh cắp để lấy h ng một c ch hợp lệ
Phiếu b n h ng phải th m một li n nữa để sau
Nếu kh ng sẽ c thể dẫn đến việc giao h ng cho
khi thu tiền sẽ chuyển phiếu n y sang kho l m kh ch chưa thanh to n tiền căn cứ xuất h ng
Phiếu b n h ng chuyển sang kho c 2 li n, 1 cho Trường hợp h ng giao cho kh ch, phiếu cho
nh n vi n kho đng h ng, 1 cho nh n vi n giao h người giao h ng ngo i mục đch đối chiếu với ng
phiếu của kh ch h ng c n d ng để xuất tr nh cho cơ quan chức năng
Phiếu b n h ng cần c th m phần x c nhận đ
V phiếu b n h ng vừa thu tiền vừa l phiếu giao
nhận đủ h ng của kh ch h ng h ng.
B i 2. C ng ty Nghĩa ph t c ba nh n vi n tại văn ph ng. Họ thực hiện c c chức năng sau: 1. Ghi sổ tổng hợp
2. Ghi sổ chi tiết t i khoản phải thu kh ch h ng 130
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
3. Ghi sổ chi tiết t i khoản phải trả người b n
4. Lập s c thanh to n cho người b n để tr nh ký 5. Ghi nhật ký chi tiền
6. Ghi nhận h ng b n bị trả lại v giảm gi h ng b n
7. Đối chiếu sổ phụ ng n h ng
8. Nhận v nộp tiền c ng nợ kh ch h ng thu được v o ng n h ng Y u cầu:
a. Liệt k 4 cặp chức năng kh ng được thực hiện bởi c ng một nh n vi n
b. Bạn h y chỉ ra một c ch sắp xếp c ng việc ph hợp nhất. giả sử thời gian để thực
hiện c ng việc đối chiếu ng n h ng, ghi nhạn h ng b n bị trả lại v giảm gi h ng b
n l kh ng đng kể, c c chức năng kh c đều tốn thời gian như nhau. C c nh n vi n
đều c thể đảm nhận c c c ng việc tr n v năng lực của họ l tương đương.
Lời giải b i tập 2:
a. 4 cặp chức năng kh ng thực hiện vởi một nh n vi n
(1,2) theo nguy n tắc t ch biệt kế to n chi tiết v kế to n tổng hợp (1,3)
theo nguy n tắc t ch biệt kế to n chi tiết v kế to n tổng hợp (2,8) theo
nguy n tắc t ch biệt ghi ch p v giữ t i sản
(1,5) theo nguy n tắc t ch biệt kế to n chi tiết v kế to n tổng hợp
b. C ch sắp xếp c ng việc ph hợp nhất (1,4,7); (2,3,6); (5,8) B i tập tự giải
B i 1: Ng y đầu ti n đi l m của Huy l vị tr nh n vi n b n v v thu tiền tại một rạp chiếu phim.
Kh ch h ng đến rạp, họ sẽ đến ph ng v của Huy, Huy sẽ thu tiền v v o cửa v đưa cho kh ch
h ng v xem phim. Sau đ để c thể được chấp nhận v o rạp, kh ch h ng cần phải đưa v đ mua
cho người quản lý rạp đang đứng tại chỗ ra v o. Người quản lý sẽ x v ra l m đi, giữ lại một
nửa v một nửa c n lại giao cho kh ch. Trong l c chờ trong ph ng b n v , Huy đ nảy sinh ý
nghĩ ăn cắp một t tiền từ việc b n v . Anh ta lý luận rằng, nếu m nh lấy đi t tiền từ việc b n
v th kh ng ai c thể ph t hiện được. bởi trung b nh một ng y c 300 kh ch h ng, do vậy Huy
tin tưởng người quản lý kh c thể kiểm so t được số kh ch h ng ch nh x c cho mỗi đợt l bao
nhi u. Hơn nữa, Huy c n biết rằng đi khi người quản lý c n tr chuyện l u với kh ch h ng quen. Y u cầu:
a. Bạn c nghĩ Huy c thể lấy được tiền b n v kh ng? Tại sao
b. Đề ra rủi ro ph t sinh v c c thủ tục kiểm so t trong trường hợp n y?
B i 2: Trong c c t nh huống sau, h y cho biết điểm yếu k m của KSNB v loại gian lận v sai
s t c thể xảy ra, sau đ cho biết thủ tục kiểm to n n o c thể điều chỉnh những yếu k m n y: 1)
Một chi nh nh b n h ng của cty bao gồm 1 cửa h ng trưởng v 2 nh n vi n. Chi
nh nh được mở 1 t i khoản giao dịch tại ng n h ng địa phương. C c khoản tiền thu của chi
nh nh được nộp v o đy. C c s c r t tiền của t i khoản n y phải c chữ k của cửa h ng trưởng 131
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
hoặc gi m đốc t i ch nh. Sổ phụ được gửi về cho cửa h ng trưởng, ng n y sẽ đối chiếu với
sổ s ch v lưu sổ phụ. Định k , cửa h ng trưởng sẽ lập 1 bảng k khai c c khoản chi trong k nộp về c ng ty. 2)
Nh n vi n phụ tr ch theo d i nợ phải trả h ng th ng lập 1 s c trả tiền cho cty
dịch vụ A v chuyển s c (chưa k ) c ng chứng từ gốc sang cho KTT k . Khi nhận lại s c đ k
c n y ghi nợ tk phải trả v nộp s c v o tk c nh n. V i ng y sau c lại d ng ho đơn đ thanh to n đ
ghi nghiệp vụ mua h ng 1 lần nữa rồi lại chuyển chứng từ đ c ng s c chưa k cho KTT. S c
đuợc k xong th c n y gửi cho cty A. 3)
Một th nh vi n của c ng ty l m ở bộ phận nhận h ng nhưng anh ta cũng l chủ
1 cơ sở sản xuất nhỏ. H ng th ng anh n y gửi tới ph ng kế to n 1 phiếu nhập giả tạo. V i ng
y sau, anh ta gửi đến cty 1 ho đơn của cơ sở sx do anh ta l m chủ. Nh n vi n kế to n thanh
to n sau khi đối chiếu ho đơn với phiếu nhập sẽ lập s c thanh to n cho l h ng ko c thật tr n
B i 3: Ho ng Nam l một c ng ty nhỏ sản xuất đồ gia dụng. C ng ty c 25 nh n vi n l m việc
trong nh m y v số người l m việc tại văn ph ng gồm c ng Nam l chủ doanh nghiệp, một kế
to n vi n A l m kt tiền, một thư k B, một người theo d i c ng nợ C v c T l ghi sổ vi n. C T đ
l m việc cho c ng ty hơn 12 năm v đc ng Nam rất t n nhiệm v l m việc c hiệu quả v tin cậy,
ng chủ dn đang định thu th m một người l m việc b n thời gian để gi p đỡ c T v c đang phải
l m việc qu tải trong thời gian n y.
Một số th ng tin sau li n quan đến nghiệp vụ trả tiền của c ng ty:
1. Tất cả những khoản d ng cho văn ph ng đều do c T đặt h ng. C ng ty chỉ c một số
lượng nhỏ nh cung cấp. Nếu nhận được h a đơn b n h ng n o chuyển tới m c
T ko nhớ l m nh đ đặt h ng th c sẽ th ng b o lại cho ng Nam để kiểm tra lại 2.
C c s c thanh to n cho c c khoản nợ tới hạn được c T viết bằng tay. Tất cả s c
cần hai chữ k một l của ng Nam. Tất cả c c h a đơn sau đ được đnh dấu l đ trả tiền v ng y
trả số s c cũng được ghi lại. Sau đ c c h a đơn được đưa v o hồ sơ theo thứ tự abc. 3.
Nghiệp vụ trả tiền được ghi v o một nhật k quỹ chuẩn v được c T lưu v o m
y t nh. nhật ký được đnh dấu đ v o sổ 4.
C T đưa s c đ chuẩn bị cho ng Nam ký v chuyển lại cho c , sau đ c kẹp tờ s c
c ng với giấy b o nợ của nh cung cấp v chuyển cho c thư ký để gửi đi qua bưu điện. 5.
Cuối mỗi th ng c T l m bảng liệt k những khoản nợ phải trả v l m bảng đối
chiếu với ng n h ng cho ng Nam.
Y u cầu: H y x c định những điểm mạnh v hạn chế của kiểm so t nội bộ của c ng ty
tia s ng đối vs c c nghiệp vụ trả tiền. đối với những hạn chế h y đưa kiến nghị cải tiến hệ
thống kiểm so t nội bộ B
i 4: T m Xoan l doanh nghiệp sản xuất c quy m trung b nh, ng T m l gi m đốc c ng
ty c giải th ch về c ch ng thực hiện việc ph n c ng ph n nhiệm tại c ng ty để tr nh kh ng
cho ph p một người kiểm so t mọi phương diện của một nghiệp vụ như sau: 132
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889 C
Lan đảm tr ch việc mua h ng, nhận h ng v giữ h ng. Anh Tiến c tr ch nhiệm ghi ch
p c c sổ s ch về nợ phải thu v thu tiền của kh ch h ng. C Ngọc c tr ch nhiệm theo d i sổ s
ch về nh n vi n, chấm c ng, lập bảng lương v ph t lương.
ng T m hỏi ý kiến anh chị về cơ cấu tổ chức của c ng ty. Anh chi h y tr nh b y ý
kiến m nh v đưa ra giải ph p cải tiến nếu cần thiết.
B i 5: Trong c c thủ tục kiểm so t sau đy, h y ph n biệt thủ tục kiểm so t n o l thủ tục (1)
thủ tục kiểm so t ngăn ngừa, (2) thủ tục kiểm so t ph t hiện (3) thủ tục kiểm so t sửa sai
a. Mở hồ sơ theo d i chi tiết cho từng h a đơn b n h ng ở t i khoản phải thu cho từng kh ch h ng
b. Phục hồi c c hư hỏng của dữ liệu
c. Ph n c ng ph n nhiệm một c ch đầy đủ đối với c c nh n vi n phụ tr ch ở mỗi phần h nh kế to n
d. Kiểm k h ng tồn kho v xử lý ch nh lệch giữa sổ kế to n v số thực tế khi kiểm k
e. Kiểm tra cẩn thận qu tr nh l m việc cũng như chứng chỉ bằng cấp của c c ứng vi
n nộp hồ sơ xin việc v o c ng ty
f. Đối chiếu sổ phụ ng n h ng
g. Chứng từ được lập l m nhiều li n v lưu ở nhiều bộ phận kh c nhau
h. Vận h nh consolo log (consolo log ghi nhận tất cả c c hoạt động của hệ điều h
nh v của từng m y t nh đang vận h nh, v dụ như c c y u cầu v phản hồi được thự
hiện trong qu tr nh xử lý nghiệp vụ. nh n vi n vận h nh sử dụng Consolo log để
thấy được nguy n nh n của những trục trặc l m hệ thống ngừng hoạt động, từ đ
c biện ph p xử lý ph hợp)
B i 6: Thủ tục kiểm so t n o l hữu hiệu trong việc ngăn ngừa v ph t hiện những gian lận hay sai s t sau:
a. Nh n vi n b n h ng thu 500,000 đồng từ tiền b n h ng cho kh ch h ng v bỏ t i để ti u x i
b. L c nửa đm, thủ kho lấy h ng trong kho v chuyển về nh . Khi h ng trong kho trở
n n thiếu hụt một c ch r r ng, nh n vi n n y đổ lỗi cho bộ phận nhận h ng l kh ng giao đủ h ng về kho
c. Một nh n vi n trong bộ phận nh n sự lập ra một nh n vi n ma , khi s c thanh to n
lương được nhận từ thủ quỹ, nh n vi n n y lấy tờ s c đ v đến ng n h ng để r t tiền
d. Một b t to n điều chỉnh c gi trị lớn, b t to n n y c li n quan đến tiền, t i khoản phải thu v h ng tồn kho
e. Nh n vi n kế to n phải trả lập v tr nh l n một h a đơn mua h ng từ một nh cung
cấp giả mạo, thực ra l mẹ của nh n vi n n y, sau đ viết s c thanh to n v gửi về địa chỉ của mẹ anh ta
f. Một số nh n vi n khai khống số giờ l m việc khi ghi v o thẻ thời gian để nhận th
m tiền l m việc ngo i giờ 133
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoAR cPSD| 36067889
B i 7: H y cho biết những t nh huống sau li n quan đến bộ phận n o của hệ thống kiểm so t
nội bộ trong doanh nghiệp. Đnh dấu v o th ch hợp. Một t nh huống c thể li n quan đến nhiều bộ phận. M i trường Đnh gi
C c hoạt Th ng tin v Gi m s t kiểm so t rủi ro động kiểm truyền th so t ng 1. Kế to n kho ki m nhiệm thủ kho 2. C c nh n vi n thờ ơ với hiệu quả hoạt động của c ng ty v chế độ khen thưởng b nh qu n 3. Thiếu sơ đồ hạch to n thống nhất n n nhiều
nghiệp vụ tương tự lại hạch to n kh c nhau. 4. Kh ng c những chương tr nh đnh gi
định kỳ về hoạt động n n tồn tại những yếu k m k o d i. 5. Gi m đốc thường tự
quyết định tuyển dụng nh n vi n trong khi quy định của c ng ty l mọi trường hợp tuyển dụng phải qua Ph ng nh n sự. 6. C ng ty kh ng c mục ti u v chiến lược d i hạn v trung hạn. 7. C c nghiệp vụ mua h ng kh ng được ph n c ng người x t duyệt r r ng. 8. C c kiến nghị của kiểm to n nội bộ kh ng được ch trọng. 9. Trưởng ph ng kế 134
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889 to n trực thuộc Gi m đốc kinh doanh (phụ tr ch ti u thụ)
10. T nh trạng thiếu hụt nh n vi n k o d i do ch nh s ch định bi n lao động lỗi thời 135
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com) lOMoARcPSD| 36067889
T¸I LIỆU THAM KHẢO
1. TS.Vũ Trọng Phong (2010), B i giảng Hệ thống th ng tin kế to n, Học viện C ng
nghệ Bưu ch nh Viễn th ng.
2. Đinh Thế Hiển, Ph n t ch thiết kế hệ thống th ng tin quản lý, Nh xuất bản thống k — 2002
3. Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Th ng Tin Kế To n —NXB Thống k — 2006
4. Hệ thống th ng tin kế to n - Đại học kinh tế TP.Hồ Ch Minh, Tập 1,2,3, NXB Phương Đng
5. TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn. Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất
bản khoa học kỹ thuật — 2007
6. PGS TS H n Viết Thuận. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý - Nh xuất bản đại
học Kinh tế quốc d n - 2008
7. TS Trương Văn T - TS. Trần Thị Song Minh. Gi o tr nh Hệ thống th ng tin quản lý.
Nh xuất bản Thống k — 2004
8. Thiều Thị T m, Nguyễn Thế Hưng, Phạm Quang Huy - Hệ Thống Th ng Tin Kế To
n - T m Tắt Lý Thuyết, 100 B i Tập Tự Giải, Trắc Nghiệm NXB Thống k — 2007
9. Trần Th nh T i . Ph n t ch v thiết kế hệ thống th ng tin quản lý. Nh xuất bản trẻ - 2002. 10. https://www.coso.org 136
Downloaded by D?a (nyeonggot7@gmail.com)