Tài liệu tham khảo. Hoạt động nhóm Quản Trị Học Đại cương

CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

* PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

1. Phương pháp Top-Down ( Lập kế hoạch từ trên xuống)

Việc lập kế hoạch từ trên xuống bắt đầu từ cấp cao nhất trong hệ thống phân cấp của một tổ chức. Là quá trình chuyển kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch cơ sở nhằm đạt được một chỉ tiêu được phân bổ từ trên xuống.

Các mục tiêu này sau đó được truyền đạt xuống chuỗi chỉ huy cấp dưới ( tu quan li cap cao den cap co so )

Trong hoạch định chiến lược từ trên xuống, các mục tiêu được đặt ra để giải quyết bức tranh lớn hơn và các kế hoạch dài hạn của công ty.

Ưu điểm của việc lập kế hoạch từ trên xuống là mục tiêu của các kế hoạch con ở tất cả các cấp bậc phần lớn tương ứng với mục tiêu của toàn bộ công ty. Ngoài ra, các nhiệm vụ phối hợp phức tạp và tốn thời gian cũng được loại bỏ để có thể lập kế hoạch nhanh hơn.

Nhược Không phản ánh nhu cầu thực tế dẫn đến hiệu quả không cao.

2 .Lập kế hoạch từ dưới lên ( bottom up )

Là phương pháp lập kế hoạch dựa trên thực tế tại cơ sở, được thực hiên không chỉ bởi người quản lí cấp cao mà còn có sự thm gia của những người trực tiếp thực hiện

Lợi ích của việc lập kế hoạch này là xác định được các vấn đề cần giải quyết một cách cụ thể, thiết thực hơn phương pháp từ trên xuống , ngoài ra còn trao trach nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho tuyến dưới, huy động được nguồn lực, sáng kiến của mọi người.

Ưu điểm: Động lực và sự thống nhất cao. Thực tế và có tính hiệu quả cao

Nhược điểm tốn nhiều thời gian . Cũng có thể xảy ra trường hợp các kế hoạch con mâu thuẫn

3. Lập kế hoạch theo mục tiêu ( managenment by objectives: BMO)

MBO là viết tắt của "Management by Objectives", có nghĩa là "Quản trị theo mục tiêu". Đây là một phương pháp quản trị tập trung vào việc xác định và đạt được các mục tiêu cụ thể.

Trong phương pháp này, ban lãnh đạo và nhân viên cùng nhau thảo luận và thống nhất các mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, họ sẽ cùng nhau theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện các mục tiêu đó.

-Phương pháp BMO có 4 giai đoạn:

+ Đặt mục tiêu

+Xây dựng kế hoạch hành động

+ Tự kiểm soát:

+ Xét duyệt định kì:

Có 3 yếu tố tác động đến hiệu quả của phương pháp này: Văn hóa tổ chức, sự cam kết của quản lí cấp cao và loại hình tổ chức.

Ưu điểm: thống nhất duoc mục tiêu. Đảm bảo mọi người hiểu rõ được những gì cần đạt được và cách họ có thể đóng góp cho tổ chức.Tạo động lực cho nhân viên. Thúc đẩy sự phối hợp giữa các bộ phận.

Nhược: Thiếu linh hoạt, khó đo lường hiệu quả của các mục tiêu đặc biệt là các mục tiêu mang tính chất định tính, Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn mà đôi khi có sự chênh lệch với mục tiêu dài hạn.

4. Phương pháp lập kế hoạch theo nhóm

Phương pháp lập kế hoạch theo nhóm là một lộ trình về cách nhóm của bạn sẽ thực hiện một dự án , một kế hoạch như thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu và kế hoạch của nhóm : Điều này giúp đảm bảo rằng các vai trò được phân bổ phù hợp với mục tiêu chung của nhóm.

Ưu điểm: tăng năng xuất làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, có cái nhìn đa chiều hơn

Nhược điểm: tạo sự gò bó,bị phụ thuộc,dễ gây xung đột

*VÍ DỤ CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

Ví dụ về phương pháp lập kế hoạch từ trên xuống (tow-down)

Sử dụng phương pháp lập kế hoạch bán hàng từ trên xuống (top-down). Dưới đây là một ví dụ thực tế ở cửa hàng bán lẻ điện thoại di động hàng Thế Giới Di Động

Mục Tiêu Tổng Thể:

• Cửa hàng xác định mục tiêu tăng doanh số bán hàng toàn cầu hoặc mục tiêu cụ thể cho thị trường quốc gia, chẳng hạn như Việt Nam. Ví dụ, họ muốn tăng doanh số bán hàng trong nước lên 15% trong năm tới.

Phân Tích Thị Trường và Phân Khúc Khách Hàng:

• Cửa hàng thực hiện phân tích thị trường để xác định xu hướng và nhu cầu của khách hàng. Họ có thể phân loại khách hàng theo độ tuổi, thu nhập, và sở thích sử dụng công nghệ.

Đặt Mục Tiêu Doanh Số Bán Hàng Cho Các Khu Vực và Thị Trường:

• Dựa trên phân tích thị trường, cửa hàng đặt mục tiêu tăng doanh số bán hàng cho từng khu vực, ví dụ: tăng 20% ở các thành phố lớn và 10% ở các khu vực nông thôn.

Thiết Lập Chiến Lược Tiếp Thị Tổng Thể:

• Ngân sách tiếp thị và quảng cáo được phân bổ dựa trên mục tiêu doanh số bán hàng và ưu tiên các kênh quảng cáo hiệu quả, chẳng hạn như quảng cáo trực tuyến, truyền hình, hoặc quảng cáo ngoại trời.
• Cửa hàng xây dựng chiến lược tiếp thị bao gồm các chiến dịch quảng cáo, chương trình khuyến mãi, và hỗ trợ khách hàng để tối ưu hóa tiềm năng bán hàng.

Theo Dõi và Đánh Giá Kết Quả:

• Cuối cùng, cửa hàng theo dõi và đánh giá kết quả bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất quảng cáo, doanh số bán hàng thực tế, và phản hồi từ khách hàng. Các điều chỉnh có thể được thực hiện nếu kế hoạch ban đầu cần sửa đổi.

Quy trình này giúp công ty có cái nhìn tổng thể về mục tiêu và hướng dẫn các chiến lược chi tiết từ trên xuống để đảm bảo rằng tất cả các bước đều đồng bộ và đóng góp vào mục tiêu doanh số bán hàng.

Ví dụ về phương pháp lập kế hoạch từ dưới lên (bottom-up)

Ví dụ về cách cửa hàng Thế Giới Di Động, một chuỗi cửa hàng điện thoại di động tại Việt Nam, có thể sử dụng phương pháp lập kế hoạch từ dưới lên (bottom-up).

Nhóm Bán Hàng Tại Cửa Hàng:

• Nhân viên tại cửa hàng Thế Giới Di Động đánh giá hiệu suất bán hàng của họ trong thời gian trước đó.
• Ghi chú về xu hướng mua sắm của khách hàng, các sản phẩm phổ biến, và phản hồi từ khách hàng.

Bộ Phận Kế Toán:

• Tổ chức một cuộc họp để đánh giá doanh số bán hàng và lợi nhuận trong quý trước.
• Đề xuất các mục tiêu tài chính cho cả cửa hàng và từng bộ phận.

Nhóm Marketing:

• Xem xét các chiến lược quảng cáo và tiếp thị trước đây để xác định hiệu suất của chúng.
• Đề xuất các chiến lược quảng cáo mới và sự kiện tiếp thị để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.

Bộ Phận Kỹ Thuật:

• Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của cửa hàng, đánh giá tình trạng của các hệ thống điện thoại và các dịch vụ hỗ trợ.
• Đề xuất cập nhật kỹ thuật và nâng cấp hạ tầng nếu cần thiết.

Nhóm Nhân Sự:

• Xem xét hiệu suất và đề xuất các biện pháp nhằm cải thiện kỹ năng và sự hài lòng của nhân viên.
• Đề xuất các chính sách thưởng và khen ngợi để tăng động lực làm việc.

Quản lý Cửa Hàng:

• Tổng hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau và lập kế hoạch cho việc cải thiện hiệu suất toàn cửa hàng.
• Xác định mục tiêu cụ thể, kế hoạch tiêu thụ, và các hoạt động quảng cáo trong khoảng thời gian tiếp theo.

Bằng cách này, cửa hàng Thế Giới Di Động có thể tích hợp thông tin và đánh giá từ cấp độ cơ sở để tạo ra một kế hoạch tổng thể hiệu quả và phản ánh đúng nhu cầu và cơ hội trong thị trường điện thoại di động.

Top of Form

Ví dụ về phương pháp tổng hợp (Management by Objectives -MBO)

VD: Một trường học A áp dụng phương pháp MBO để nâng cao chất lượng giáo dục

Xác định Mục Tiêu Tổng Thể:

• Nâng cao chất lượng giáo dục cho trường

Lập Kế Hoạch thực hiện Mục Tiêu cho toàn trường

• Tăng ĐTB từ 7,5 lên 8,0
• Trong vòng 1 năm
• Nhà trường phối hợp giáo viên và học sinh cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu

-GIÁO VIÊN

• Sử dụng phương pháp giảng dạy mới
• Quan tâm học sinh...

-HỌC SINH

• Chú ý nghe giảng
• Học bài chăm chỉ

-NHÀ TRƯỜNG

• Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cho đội ngũ giáo viên.
• Tổ chức họp, điều tra thông tin phản hồi, theo dõi sự tiến bộ của học sinh.

-Bằng cách này, phương pháp MBO giúp Trường A xác định rõ mục tiêu cụ thể ở mỗi cấp độ và đảm bảo rằng mọi người trong trường hướng dẫn công việc nhiệm vụ của họ theo hướng mục tiêu chung của trường.

Ví dụ phương pháp nhóm (team method)

Ví dụ ứng dụng kỹ năng làm việc nhóm trong phát triển phần mềm

1. Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế:

-Phân công công việc:

• Nhóm quản lý dự án: Xác định mục tiêu, phạm vi, thời gian và ngân sách dự án.
• Nhóm kỹ thuật: Thiết kế kiến trúc phần mềm, lựa chọn công nghệ phù hợp.
• Nhóm thiết kế: Thiết kế giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng.

-Giao tiếp và thảo luận:

• Các nhóm tổ chức họp thường xuyên để chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ và thảo luận về các vấn đề phát sinh.
• Sử dụng các công cụ giao tiếp như email, tin nhắn, họp trực tuyến để đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả.

-Giải quyết xung đột:

• Có thể xảy ra bất đồng quan điểm giữa các nhóm về hướng đi của dự án.
• Cần áp dụng kỹ năng giải quyết xung đột để thống nhất phương án phù hợp nhất.
• các vấn đề chung của gia đình: Ví dụ như việc học tập của con cái, chi tiêu gia đình, v.v.
• Cùng nhau tìm ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh: Lắng nghe ý kiến của nhau, tôn trọng sự khác biệt và đưa ra quyết định phù hợp với tất cả các thành viên.

*CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT

Bước 1: Nghiên cứu và dự báo

- Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của việc lên kế hoạch.

- Để nhận thức được cơ hội cần có hiểu biết về môi trường, thị trường cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh.

- Dự đoán các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đối phó.

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu

- Cần xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hóa đến mức cao nhất.

- Thường có 2 mục tiêu: Mục tiêu định tính và định lượng ( mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng và dễ thực hiện hơn).

- Một tổ chức có thể có 2 loại mục tiêu

+ Mục tiêu hàng đầu: Liên quan đến sự sống còn của một tổ chức, với một công ty đó là mục tiêu về lợi nhuận, doanh số hay thị phần.

+ Mục tiêu hàng thứ hai: Liên quan đến tính hiệu quả của 1 tổ chức, có thể thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đến sản phẩm, sự phát triển hay tính hiệu quả của công tác quản lí hành chính...

- Cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành.

Bước 3: Phát triển các tiền đề.

- Tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng. Chúng là giả thiết cho việc thực hiện kế hoạch.

- Có thể là địa bàn hoạt động, quy mô, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức lương, mức chi phí, các khía cạnh tài chính, CT - XH

- Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết để dẫn đến 1 kế hoạch.

Bước 4: Xây dựng các phương án.

- Tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn.

- Giảm bớt các phương án lựa chọn để sao chỉ có những phương án có triển vọng nhất được đưa ra phân tích.

Bước 5: Đánh giá các phương án.

- Đánh giá theo tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.

Bước 6: Lựa chọn ra phương án và ra quyết định.

- Sau quá trình đánh giá các phương án, 1 vài phương án sẽ được chọn.

- Cần đưa ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch.

- Tiếp theo là việc xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch bằng ngân quỹ.

*VÍ DỤ VỀ LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT CHO 1 CÔNG VIỆC.