Top 10 mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ Timeline bằng file Excel

Top 10 mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ Timeline bằng file Excel
Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng khả
năng kiểm soát rủi ro ở mọi giai đoạn. Việc xây dựng ý tưởng, lập ngân sách, quản
lý nhân sự hay điều phối timeline đều cần được tính toán cẩn trọng để hạn chế
những sai sót không mong muốn có thể xảy ra.
Một kế hoạch chi tiết và chuyên nghiệp chính là chìa khóa giúp sự kiện diễn ra suôn
sẻ và đạt đúng mục tiêu. Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ 10 mẫu kế hoạch tổ
chức sự kiện dưới dạng file Excel hoàn chỉnh, bao quát đầy đủ các hạng mục: quản
lý ngân sách, phân bổ nhân sự, cũng như timeline chi tiết cho từng giai đoạn.
Những template này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn hỗ trợ quản lý
hiệu quả và giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình tổ chức. NỘI DUNG CHÍNH
1. Tại sao cần xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện?
Việc lập kế hoạch chi tiết là bước khởi đầu không thể thiếu cho mọi sự kiện dù
quy mô lớn hay nhỏ. Nó không chỉ là một tài liệu mà còn là công cụ để định
hướng mọi hoạt động, giúp tổ chức sự kiện đạt được thành công. Một kế hoạch
tổ chức sự kiện bài bản mang lại nhiều lợi ích như:
• Đảm bảo tính chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu: Kế hoạch rõ ràng giúp
định hình mục tiêu cụ thể, từ đó thiết lập các hoạt động phù hợp, đảm bảo sự
kiện diễn ra đúng hướng và đạt được kết quả mong muốn, thể hiện sự chuyên
nghiệp của đơn vị tổ chức.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Phân bổ ngân sách, nhân lực và thời gian một cách hợp
lý, tránh lãng phí và áp dụng các mẫu đánh giá KPI để tối ưu hiệu quả nguồn lực.
• Quản lý rủi ro hiệu quả: Xác định trước các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị phương
án dự phòng giúp ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ, giảm thiểu tác
động tiêu cực đến sự kiện.
• Phối hợp đội nhóm nhịp nhàng: Phân công nhiệm vụ rõ ràng, thiết lập quy trình
làm việc khoa học, giúp các thành viên trong đội ngũ phối hợp ăn ý, tránh chồng
chéo hoặc bỏ sót công việc.
• Là cơ sở để đo lường và đánh giá: Kế hoạch cung cấp các chỉ số và mục tiêu cụ
thể, làm căn cứ để đánh giá hiệu quả sau sự kiện, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm
cho những lần tổ chức sau.
Mẫu tổ chức sự kiện giúp đạt được thành công như mong đợi
2. Những nội dung cần có trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công, bản kế hoạch cần chứa đầy đủ thông tin quan
trọng. Nó không chỉ giúp người tổ chức có cái nhìn toàn diện mà còn là công cụ
hiệu quả để truyền đạt và phối hợp với các bên liên quan. Dưới đây là những nội
dung cốt lõi không thể thiếu trong một kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp:
• Thông tin tổng quan: Bao gồm Tên sự kiện, chủ đề (theme) chính, thông điệp
muốn truyền tải và các mục tiêu cụ thể cần đạt được (ví dụ: số lượng khách tham
dự, doanh số, mức độ nhận diện thương hiệu).
• Đối tượng tham dự: Xác định rõ ràng nhóm khách mời hoặc khán giả mục tiêu
là ai, để từ đó xây dựng nội dung và hoạt động phù hợp với sở thích, nhu cầu của
họ, đặc biệt khi lập mẫu marketing plan cho từng nhóm khách mục tiêu.
• Thời gian và địa điểm: Ngày giờ diễn ra cụ thể, địa điểm tổ chức (bao gồm cả
thông tin chi tiết về không gian, cơ sở vật chất) và các phương án dự phòng nếu
sự kiện diễn ra ngoài trời hoặc có yếu tố bất khả kháng.
• Ngân sách sự kiện: Liệt kê toàn bộ các khoản thu (ví dụ: bán vé, tài trợ, đóng
góp) và các khoản chi dự kiến (thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, truyền thông, quà tặng, ăn uống…).
• Kế hoạch nhân sự: Xây dựng sơ đồ tổ chức sự kiện, phân công nhiệm vụ cụ thể
cho từng cá nhân, từng bộ phận, đảm bảo mỗi người đều biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
• Chương trình chi tiết (Agenda & Kịch bản): Lập bảng timeline sự kiện chi tiết
cho các hoạt động trước, trong và sau sự kiện; xây dựng kịch bản chương trình cụ
thể (lời dẫn MC, thứ tự các tiết mục, thời lượng…).
• Kế hoạch truyền thông: Phát triển chiến lược quảng bá sự kiện trên các kênh
khác nhau (mạng xã hội, báo chí, email marketing, website…) theo từng giai đoạn
(trước, trong và sau sự kiện).
• Kế hoạch quản lý rủi ro: Liệt kê danh sách các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra (thời
tiết, sự cố kỹ thuật, vắng khách…) và đề xuất các phương án giải quyết tương ứng
để giảm thiểu thiệt hại.
Mẫu tổ chức sự kiện công cụ hiệu quả để truyền đạt và phối hợp với các bên liên quan.
3. Quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
Việc xây dựng một quy trình lập kế hoạch rõ ràng giúp đảm bảo mọi khâu được
thực hiện có hệ thống, bắt đầu bằng ý tưởng ban đầu và kết thúc ở triển khai
thực tế. Dưới đây là 12 bước cơ bản tạo nên một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết,
hiệu quả, kiểm soát toàn diện và gia tăng cơ hội thành công:
• Bước 1: Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Bạn cần trả lời câu hỏi: “Tại sao sự kiện này lại được tổ chức?”. Mục tiêu có thể là
ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, gây quỹ, đào tạo nội bộ, hoặc tăng nhận diện
thương hiệu. Từ mục tiêu đó, xác định loại hình sự kiện phù hợp (hội thảo, gala
dinner, workshop, triển lãm…).
• Bước 2: Xác định đối tượng khách mời tham gia
Hiểu rõ khách mời mục tiêu là ai (độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích, nhu cầu) sẽ giúp
bạn định hình nội dung, phong cách trang trí, và phương thức truyền thông phù hợp.
• Bước 3: Xác định chủ đề, thông điệp sự kiện
Chọn một chủ đề (theme) hấp dẫn và thông điệp rõ ràng, nhất quán sẽ tạo điểm
nhấn và thu hút sự chú ý của khách tham dự, giúp họ dễ dàng ghi nhớ sự kiện của bạn.
• Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Chọn ngày và khung giờ phù hợp với đối tượng mục tiêu, tránh các ngày lễ lớn
hoặc trùng lịch với sự kiện quan trọng khác. Địa điểm cần đáp ứng đủ không gian,
cơ sở vật chất, vị trí thuận tiện và phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện.
• Bước 5: Dự trù chi phí cho toàn bộ sự kiện
Lập một bản ngân sách chi tiết, liệt kê tất cả các khoản thu và chi dự kiến. Việc
này giúp bạn kiểm soát tài chính, tránh phát sinh ngoài ý muốn và tối ưu hóa các
khoản đầu tư, đồng thời theo dõi tiến độ bằng mẫu báo cáo công việc.
• Bước 6: Xác định quan hệ đối tác & nhà tài trợ
Tìm kiếm các đối tác và nhà tài trợ phù hợp, không chỉ giúp giảm gánh nặng tài
chính mà còn tăng cường giá trị và tầm ảnh hưởng của sự kiện thông qua các hoạt động đồng hành.
• Bước 7: Lên timeline chi tiết và kịch bản cho sự kiện
Xây dựng một timeline sự kiện tổng thể từ trước, trong và sau sự kiện, cùng với
kịch bản chi tiết cho từng tiết mục, lời dẫn, thời lượng. Điều này đảm bảo mọi
hoạt động diễn ra đúng trình tự và thời gian.
• Bước 8: Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Thiết kế chiến lược quảng bá trên các kênh truyền thông phù hợp (online/offline)
theo từng giai đoạn. Mục tiêu là tạo sự lan tỏa, thu hút khách tham dự và duy trì
sự quan tâm sau sự kiện.
• Bước 9: Phân công nhân sự bố trí sự kiện
Lập sơ đồ tổ chức và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, từng nhóm.
Xác định rõ người chịu trách nhiệm chính cho từng hạng mục để đảm bảo sự phối
hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
• Bước 10: Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm
Chuẩn bị các ấn phẩm truyền thông và trang trí như banner, backdrop, thư mời,
tờ rơi, tài liệu, quà tặng… sao cho đồng bộ với chủ đề và thông điệp của sự kiện.
• Bước 11: Xây dựng kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro
Dự đoán các tình huống bất ngờ có thể xảy ra (thời tiết, sự cố kỹ thuật, lượng
khách vượt/thấp hơn dự kiến) và chuẩn bị sẵn các phương án xử lý để ứng phó kịp thời.
• Bước 12: Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, tiến hành thu thập phản hồi, đánh giá các chỉ số (số
lượng khách, tương tác, doanh thu…) so với mục tiêu ban đầu để rút ra bài học
kinh nghiệm và cải thiện cho những sự kiện tiếp theo.
12 Bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
4. 10+ Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết timeline
Bộ 120+ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện bằng Excel được thiết kế khoa học, bao
gồm đầy đủ các hạng mục quan trọng: ngân sách, timeline, phân bổ nhân sự,
danh sách khách mời, sơ đồ chỗ ngồi, truyền thông, giải thưởng và báo cáo sau
sự kiện. Các template này giúp bạn có cái nhìn toàn diện, dễ dàng tùy chỉnh theo
từng loại hình sự kiện, đồng thời tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro, góp phần
mang lại thành công cho sự kiện.
Mẫu kế hoạch ngân sách cho sự kiện
Mẫu kế hoạch ngân sách sự kiện này là công cụ thiết yếu để bạn kiểm soát mọi
khoản thu và chi. Nó giúp bạn phân tích chi phí từng hạng mục như thuê địa điểm,
trang thiết bị, nhân sự, marketing, ăn uống, và các khoản phát sinh khác. Khi sử
dụng mẫu này, bạn có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền, so sánh chi phí thực tế với
dự kiến, tránh lãng phí và cân đối ngân sách hợp lý.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu kế hoạch ngân sách sự kiện giúp bạn kiểm soát mọi khoản thu và chi
Mẫu danh sách khách mời tham gia sự kiện
Mẫu danh sách khách mời giúp bạn quản lý thông tin người tham dự một cách
khoa học, bao gồm họ tên, chức vụ, công ty, thông tin liên hệ và tình trạng phản
hồi (RSVP). Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi, gửi thư mời, xác nhận tham dự
và chuẩn bị khâu đón tiếp chu đáo. Mẫu này đảm bảo không bỏ sót khách quan
trọng, đồng thời nâng cao sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu danh sách khách mời giúp bạn quản lý thông tin người tham dự một cách khoa học
Mẫu kế hoạch sự kiện chi tiết
Mẫu này cung cấp một cái nhìn toàn diện về sự kiện, bao gồm mục tiêu, ngân
sách, timeline, phân công nhân sự, rủi ro và phương án dự phòng. Đây là tài liệu
cốt lõi giúp đội ngũ phối hợp nhịp nhàng, theo dõi tiến độ và xử lý kịp thời các
tình huống phát sinh. Việc sử dụng mẫu kế hoạch chi tiết sẽ giúp sự kiện diễn ra
trơn tru, đúng định hướng và đạt được mục tiêu đề ra.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu kế hoạch sự kiện chi tiết cung cấp một cái nhìn toàn diện về sự kiện
Mẫu timeline sự kiện
Mẫu timeline sự kiện này cung cấp một cái nhìn tổng quan về trình tự và thời gian
của các hoạt động. Từ các công việc chuẩn bị trước sự kiện, lịch trình diễn ra trong
sự kiện cho đến các hoạt động hậu sự kiện, mọi thứ đều được sắp xếp theo dòng
thời gian. Template này giúp đội ngũ tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ, đảm bảo
mọi việc diễn ra đúng kế hoạch và kịp thời, tối ưu hóa quản lý thời gian.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu timeline sự kiện cung cấp cái nhìn tổng quan về trình tự và thời gian của các hoạt động
Mẫu quản lý sự kiện chung
Mẫu quản lý sự kiện chung đóng vai trò như bảng điều khiển tổng thể, bao gồm
thông tin về mục tiêu, lịch trình, ngân sách, nhân sự và danh sách khách mời. Đây
là tài liệu trung tâm giúp bạn kiểm soát toàn diện các khâu trong sự kiện, đảm
bảo mọi bộ phận phối hợp ăn ý. Nhờ đó, việc tổ chức trở nên đơn giản, minh bạch và hiệu quả hơn
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu quản lý sự kiện chung được xem như bảng điều khiển tổng thể của sự kiện
Mẫu checklist theo dõi công việc sự kiện
Mẫu checklist công việc sự kiện giúp bạn liệt kê và theo dõi tiến độ từng hạng
mục, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Nhờ cấu trúc trực quan, bạn dễ
dàng phân công, đánh dấu hoàn thành và quản lý khối lượng công việc, kết hợp
cùng mẫu báo cáo công việc hàng ngày để cập nhật tiến độ. Đây là công cụ lý
tưởng để tăng tính kỷ luật, tối ưu phối hợp đội ngũ và giảm thiểu sai sót trong quá trình tổ chức.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu checklist công việc sự kiện giúp liệt kê và theo dõi tiến độ từng hạng mục
Mẫu sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi trong sự kiện
Mẫu sơ đồ chỗ ngồi giúp bạn phân bổ vị trí cho khách mời, diễn giả, ban tổ chức
và các khu vực chức năng trong sự kiện. Việc bố trí hợp lý không chỉ mang lại trải
nghiệm thoải mái cho khách tham dự mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, chỉn
chu của đơn vị tổ chức. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các sự kiện có đông khách
mời hoặc phân khu theo cấp bậc.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu sơ đồ chỗ ngồi giúp phân bổ vị trí cho khách mời, diễn giả, ban tổ chức và
các khu vực chức năng trong sự kiện
Mẫu cơ cấu giải thưởng trong sự kiện
Nếu sự kiện của bạn có các hoạt động trao giải hoặc bốc thăm may mắn, mẫu cơ
cấu giải thưởng này sẽ là công cụ hữu ích. Nó hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống giải
thưởng rõ ràng, bao gồm hạng mục, giá trị, tiêu chí trao giải và người phụ trách.
Việc có một bảng cơ cấu minh bạch giúp sự kiện thêm hấp dẫn, tạo động lực cho
người tham gia và đảm bảo công tác trao thưởng diễn ra công bằng, chuyên nghiệp.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu cơ cấu giải thưởng hỗ trợ xây dựng hệ thống giải thưởng rõ ràng và minh bạch
Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện
Để sự kiện được biết đến rộng rãi và thu hút đúng đối tượng, một kế hoạch truyền
thông bài bản là không thể thiếu. Mẫu này giúp bạn phác thảo chiến lược truyền
thông qua các kênh khác nhau (mạng xã hội, báo chí, email, KOLs…),xác định
thông điệp chính, thời gian đăng tải, và ngân sách cho từng hoạt động. Nó đảm
bảo thông điệp của bạn được lan tỏa hiệu quả, tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện giúp xác định thông điệp chính, thời gian
đăng tải, và ngân sách cho từng hoạt động
Mẫu tổng hợp doanh thu sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, việc đánh giá hiệu quả tài chính là rất quan trọng. Mẫu
này cho phép bạn thống kê toàn bộ nguồn thu từ bán vé, tài trợ, dịch vụ phụ trợ…
so sánh với chi phí để đánh giá hiệu quả tài chính. Đây là công cụ quan trọng giúp
rút ra bài học, đo lường mức độ thành công và lên kế hoạch cho các sự kiện tiếp
theo. Việc sử dụng mẫu tổng hợp doanh thu còn giúp tăng tính minh bạch và
quản lý tài chính chuyên nghiệp.
Link tải: TẠI ĐÂY
Mẫu tổng hợp doanh thu sau sự kiện cho phép thống kê toàn bộ nguồn thu từ
bán vé, tài trợ, dịch vụ phụ trợ
5. Một số điều cần lưu ý khi sử dụng mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện
Mặc dù các template kế hoạch sự kiện bằng Excel mang lại nhiều tiện ích, nhưng
để sử dụng hiệu quả, bạn cần linh hoạt và có tư duy chiến lược. Để sự kiện diễn
ra thành công, hãy chú ý những điểm quan trọng dưới đây khi áp dụng các mẫu này.
• Xác định rõ mục tiêu sự kiện: Trước khi điền vào bất kỳ mẫu nào, hãy chắc chắn
bạn đã nắm rõ mục tiêu chính của sự kiện (tăng doanh số, nâng cao nhận diện,
tri ân khách hàng…). Mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng mọi quyết định và nội dung trong kế hoạch.
• Tùy chỉnh nội dung thay vì sao chép: Mỗi sự kiện có đặc thù riêng vì vậy bạn
cần linh hoạt chỉnh sửa, thêm bớt các hạng mục, điều chỉnh ngôn ngữ và dữ liệu
để phù hợp hoàn toàn với quy mô, tính chất và mục tiêu cụ thể của sự kiện của bạn.
• Chú ý đến ngân sách chi tiết: Đừng chỉ ghi các con số tổng quát mà hãy chia
nhỏ chi phí đến từng hạng mục nhỏ nhất. Cân nhắc cả các khoản phát sinh và
chuẩn bị quỹ dự phòng để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc vượt ngân sách.
• Gắn trách nhiệm cụ thể cho từng công việc: Mỗi nhiệm vụ trong kế hoạch cần
có một người hoặc một đội nhóm chịu trách nhiệm rõ ràng. Điều này giúp tăng
cường sự minh bạch, trách nhiệm giải trình và đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn.
• Cập nhật linh hoạt theo tiến độ: Trong quá trình triển khai, có thể có những
thay đổi bất ngờ vì vậy bạn cần thường xuyên cập nhật tiến độ, điều chỉnh kế
hoạch khi cần thiết để phản ánh tình hình thực tế và giữ cho mọi người luôn nắm
bắt thông tin mới nhất.
• Kiểm soát rủi ro: Đừng quên phân tích các rủi ro tiềm ẩn như thời tiết, sự cố kỹ
thuật, vắng khách, và chuẩn bị các phương án dự phòng. Việc này giúp bạn chủ
động hơn trong mọi tình huống.
• Đảm bảo yếu tố truyền thông và hậu sự kiện: Kế hoạch không chỉ dừng lại khi
sự kiện kết thúc, và bạn phải cần có chiến lược truyền thông sau sự kiện để duy
trì sự tương tác, thu thập phản hồi và đánh giá hiệu quả tổng thể.
7 Lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện
6. Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu lập kế hoạch trước sự kiện bao lâu?
Thời gian bắt đầu lập kế hoạch thường từ vài tháng đến 1 năm và còn phụ thuộc
vào quy mô và tính chất của sự kiện. Với một sự kiện nội bộ nhỏ, bạn có thể cần
khoảng 1 tháng để chuẩn bị. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn hơn dành cho
khách hàng, hội nghị cấp cao, hoặc các chương trình phức tạp, bạn nên dành từ
3-6 tháng, hoặc thậm chí cả năm để có đủ thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt
là trong việc tìm kiếm địa điểm, đối tác và nhà tài trợ.
Sử dụng file Excel có đủ không hay cần phần mềm quản lý chuyên nghiệp?
File Excel là công cụ tuyệt vời và phù hợp cho các sự kiện quy mô vừa và nhỏ vì
tính linh hoạt, dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, đối với các sự kiện
lớn, phức tạp, đòi hỏi việc bán vé online, quản lý khách hàng tiềm năng, hoặc tích
hợp nhiều quy trình tự động, bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm CRM chuyên dụng.
Làm thế nào để điều phối công việc hiệu quả khi có nhiều người cùng tham gia?
Khi có nhiều người cùng tham gia, việc điều phối công việc hiệu quả là chìa khóa
thành công. Bạn cần có một người trưởng dự án (event leader) chịu trách nhiệm
chung, giám sát toàn bộ tiến độ. Bên cạnh đó, tổ chức các cuộc họp định kỳ (hàng
tuần hoặc hàng ngày tùy giai đoạn) để cập nhật tiến độ, giải quyết vấn đề và điều
chỉnh kế hoạch. Sử dụng các công cụ quản lý công việc như file checklist đã cung
cấp, hoặc các phần mềm chuyên nghiệp như Trello, Asana, hay các giải pháp quản
lý công việc tích hợp trong CloudGO sẽ giúp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến
độ và giao tiếp trong đội nhóm một cách minh bạch và hiệu quả hơn.
Việc sở hữu một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết không chỉ là nền tảng vững
chắc cho mọi hoạt động mà còn là yếu tố quyết định thành công của sự kiện. Việc
xác định mục tiêu, dự trù ngân sách, lên timeline sự kiện đến quản lý rủi ro và
điều phối nhân sự, mỗi bước đều cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng rằng bộ 10+
mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện bằng file Excel mà CloudGO đã cung cấp sẽ là công
cụ hữu ích, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực
và mang đến những sự kiện thành công vang dội.