Văn phòng đăng ký đất đai là gì? Nhiệm vụ, quyền hạn của văn
phòng đăng ký đất đai?
1. Văn phòng đăng ký đất đai là gì?
Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng
Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương; có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu riêng và được
mở tài khoản để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Trước đây, căn cứ khoản 15 Điều 3 quy định, đăng ký đất đai, nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất là việc kê
khai và ghi nhận tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất
và quyền quản lý đất đối với một thửa đất vào hồ sơ địa chính. Căn cứ Khoản 1 Điều 95 Luật Đất đai 2013,
người sử dụng đất và người được giao đất để quản lý có nghĩa vụ bắt buộc phải đăng ký đất đai; riêng
quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất được đăng ký theo yêu cầu của chủ sở hữu.
Hiện nay, căn cứ theo khoản 1, điều 95, quy định: "Đăng ký đất đai là bắt buộc đối với người sử dụng đất và
người được giao đất để quản lý; đăng ký quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thực hiện theo
yêu cầu của chủ sở hữu."
2. Vị trí, chức năng của văn phòng đăng ký đất đai
Căn cứ khoản 4 Điều 2 , vị trí, chức năng Văn phòng đăng ký đất đai được quy định cụ thể như sau:
- Vị trí: Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng
đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử
dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương; có tư cách pháp nhân, có trụ
sở, con dấu riêng và được mở tài khoản để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đăng ký đất đai có chi nhánh tại các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Chi nhánh được
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng theo quyết định của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Chức năng: Văn phòng đăng ký đất đai có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất;
cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với
trường hợp được ủy quyền theo quy định; xây dựng, quản lý, cập nhật, đo đạc, chỉnh lý thống nhất hồ sơ
địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho
các tổ chức, cá nhân có nhu cầu và thực hiện các dịch vụ khác trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với
năng lực theo quy định của pháp luật.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng đăng ký đất đai
– Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà
ở và tài sản khác gắn liền với đất.
– Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và
tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận).
– Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
– Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy
chứng nhận theo quy định của pháp luật.
– Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai
theo quy định của pháp luật.
– Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính;
trích lục bản đồ địa chính.
– Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
– Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất theo quy định của pháp luật.
– Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức,
cá nhân theo quy định của pháp luật.
– Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
– Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
– Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định
của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các
lĩnh vực công tác được giao.
4. Thủ tục cấp Giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất
4.1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận
Căn cứ khoản 1 Điều 8 , hộ gia đình, cá nhân phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04a/ĐK.
- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai,
tài sản gắn liền với đất (nếu có).
Ngoài 02 loại giấy tờ trên thì tùy thuộc vào nhu cầu đăng ký quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản
gắn liền với đất hoặc cả quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mà cần chuẩn bị giấy
tờ chứng minh theo từng trường hợp, cụ thể:
- Trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất thì phải nộp một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 Luật
Đất đai năm 2013 và Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.
- Trường hợp đăng ký về quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì phải có giấy tờ chứng minh quyền sở
hữu tài sản đó (thông thường tài sản cần đăng ký là nhà ở).
Trường hợp đăng ký về quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng thì phải có sơ đồ nhà ở, công trình
xây dựng (trừ trường hợp trong giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng đã có sơ đồ phù hợp
với hiện trạng nhà ở, công trình đã xây dựng).
* Theo khoản 9 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT, người nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận được
lựa chọn nộp bản sao hoặc bản chính giấy tờ, cụ thể:
- Nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.
- Nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu và xác nhận vào bản sao.
- Nộp bản chính giấy tờ.
4.2. Trình tự, thủ tục thực hiện
Bước 1. Nộp hồ sơ
Căn cứ Điều 60 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nơi nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận được quy định như sau:
Cách 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nếu có nhu cầu (xã, phường, thị trấn nơi có đất)
Cách 2: Không nộp tại UBND cấp xã
- Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc cơ quan tiếp
nhận hồ sơ theo quy định của UBND cấp tỉnh (bộ phận một cửa).
- Nơi chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì nộp tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và trao
Phiếu tiếp nhận cho người nộp hồ sơ.
- Trường hợp nhận hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì trong thời gian tối đa 03 ngày, cơ quan tiếp nhận, xử
lý hồ sơ phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 3: Giải quyết
- Trong giai đoạn này, các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện các công việc theo nhiệm vụ để
đăng ký, cấp Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất.
- Đối với người sử dụng đất chỉ cần nhớ nghĩa vụ của mình đó là thực hiện nghĩa vụ tài chính (tiền sử dụng
đất, lệ phí trước bạ, lệ phí cấp Giấy chứng nhận…). Khi nhận được thông báo nộp tiền thì nộp theo đúng số
tiền, thời hạn như thông báo và lưu giữ chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính để xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.
Bước 4: Trao kết quả
- Sau khi UBND cấp huyện quyết định cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân thì Văn phòng đăng
ký đất đai sẽ cập nhật thông tin vào Sổ địa chính và trao Giấy chứng nhận cho người được cấp đã nộp
chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc gửi Giấy chứng nhận cho UBND cấp xã để trao cho người
được cấp đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.
- Người được cấp Giấy chứng nhận nhận lại bản chính giấy tờ đã được xác nhận cấp Giấy chứng nhận và Giấy chứng nhận.
* Thời hạn giải quyết
Theo khoản 40 Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP, thời hạn thực hiện do UBND cấp tỉnh quy định nhưng:
- Không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; không quá 40 ngày đối với các xã miền núi, hải
đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
- Thời gian này không tính thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của pháp luật; không tính thời gian
tiếp nhận hồ sơ tại xã, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; không tính thời gian
xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định.
5. Quy trình cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
5.1. Điều kiện cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi bị mất
Theo quy định việc cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chỉ được thực hiện trong trường hợp sổ đỏ
bị làm mất thất lạc. Khoản 1 Điều 99 Luật Đất đai 2013 quy định: “ Nhà nước cấp Giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người sử dụng đất đề nghị cấp đổi
hoặc cấp lại Giấy chứng nhận bị mất.”
Như vậy: Người làm mất sổ đỏ sẽ chỉ được cấp lại sổ nếu là trường hợp bị mất và người có quyền sử dụng
đất, sở hữu nhà đề nghị cấp lại cũng như thực hiện các thủ tục cấp lại sổ đỏ theo quy định.
5.2. Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi bị mất gồm những bước nào?
1. Hộ gia đình và cá nhân, cộng đồng dân cư phải khai báo với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất về việc
bị mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình
xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy
ban nhân dân cấp xã, trừ trường hợp mất giấy do thiên tai, hỏa hoạn.
Tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở
nước ngoài phải đăng tin mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận
quyền sở hữu công trình xây dựng trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương.
2. Sau 30 ngày, kể từ ngày niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã đối
với trường hợp của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư hoặc kể từ ngày đăng tin lần đầu trên phương
tiện thông tin đại chúng ở địa phương đối với trường hợp của tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức
nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người bị mất Giấy chứng nhận
nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận.
3. Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa
chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất; lập hồ sơ
trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 37 của Nghị định này ký quyết định hủy Giấy
chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài
sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người được cấp
hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã. Cụ thể như sau:
5.6. Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy chứng nhân quyền sử dụng đất khi bị mất gồm những gì?
a) Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK;
b) Giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất giấy trong thời gian 15
ngày đối với hộ gia đình và cá nhân; giấy tờ chứng minh đã đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại
chúng ở địa phương về việc mất Giấy chứng nhận đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ
chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định
cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; trường hợp mất Giấy chứng nhận do thiên tai, hỏa hoạn phải có
giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc thiên tai, hỏa hoạn đó.
5.7. Thẩm quyền cấp lại giấy chứng nhân quyền sử dụng đất khi bị mất
Căn cứ Khoản 3, Điều 105 Luật Đất đai năm 2013, Điều 37 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai, Quyết định số 58/QĐ-STNMT ngày
29/5/2017 về việc uỷ quyền cho Văn phòng Đăng ký đất đai, trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường cấp
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì việc cấp lại Giấy chứng nhận thuộc thẩm quyền Văn phòng Đăng
ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
Lệ phí cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi bị mất: Mức thu lệ phí địa chính do HĐND cấp tỉnh quyết định.
6. Sự khác nhau giữa cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
và cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Cấp lại giấy chứng nhận quyền sử Tiêu chí
Cấp đỏi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất dụng đất
- Có nhu cầu đổi Sổ đỏ được cấp trước ngày
10/12/2009 sang Sổ đỏ mới (mẫu mới đang áp dụng);
- Sổ đỏ đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng; Trường
Bị mất giấy chứng nhận quyền sử dụng - Do thực hiện dồn điền, đổi thửa, đo đạc xác định lại hợp áp
đất hoặc thất lạc giấy chứng nhận
diện tích, kích thước thửa đất; dụng quyền sử dung đất
- Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với
đất là tài sản chung của vợ và chồng mà trong Sổ
đỏ chỉ ghi họ, tên vợ hoặc chồng, nay có yêu cầu cấp
đổi để ghi họ, tên của cả vợ và chồng.
Yêu cầu Không có bản gốc giấy chứng nhận
Bắt buộc phải có bản gốc giấy chứng nhận quyền sử
về hồ sơ quyền sử dụng đất dụng đất
- Khi mất phải khai báo với UBND cấp
xã (xã, phường, thị trấn);
- UBND cấp xã niêm yết thông báo mất - Chỉ cần chuẩn bị và nộp hồ sơ yêu cầu cấp đổi khi có
Giấy chứng nhận tại UBND cấp xã (trừ Thủ tục
nhu cầu hoặc trong những trường hợp theo quy định
trường hợp mất do thiên tai, hỏa hoạn); của pháp luật
- Sau 30 ngày kể từ ngày niêm yết
thông báo thì hộ gia đình, cá nhân
chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại.
- Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận
- Không quá 07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp được hồ sơ hợp lệ;
lệ; không quá 17 ngày đối với các xã miền núi, hải đảo,
vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội
Thời hạn - không quá 20 ngày với các xã miền
khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó
thực hiện núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có khăn.
điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng
có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó - Không quá 50 ngày với trường hợp cấp đổi đồng loạt khăn.
cho nhiều người sử dụng đất do đo vẽ lại bản đồ.