VY Final TTNT - Thực tập nhân thức - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA LOGISTICS VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Sinh viên thực hiện : VÕ THỊ THÚY VY Mã số sinh viên : 22010787 Lớp: NT20111 Đơn vị thực tập
: Công ty TNHH Paris Logistics Thời gian thực tập : Từ 17/07 đến 01/09 Người hướng dẫn : V< Thiện Minh Giảng viên hướng dẫn : Th.S V@ Hải Nam
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2023
MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HOA SEN UNIVERSITY
FALCUTY OF LOGISTICS – INTERNATIONAL TRADE REPORT WORK-AWARENESS INTERSHIP Student : VÕ THỊ THÚY VY Student’s ID : 22010787 Class: NT20111 Company
: PARIS LOGISTICS COMPANY LIMITED Period : From 17/07 to 01/09 Supervisor : V< Thiện Minh Lecturer : MSc V@ Hải Nam
Hồ Chí Minh city, August 2023 LỜI CAM KẾT
Bài báo cáo Thực tập nhận thức này được viết bởi chính tôi. Tất cả thông tin, số
liệu trong bài báo cáo này được sự cho phép bởi Công ty TNHH Paris Logistics vì mục
đích học thuật, và không vi phạm về liêm chính trong học thuật.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 08 năm 2023
(Họ tên và chữ ký của sinh viên) NHẬN XdT CỦA CfNG TY
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 08 năm 2023 ĐAn vB thực tập
(ký và ghi đCy đủ họ tên) NHẬN XdT CỦA GIẢNG VIhN
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 08 năm 2023 Giảng viên hướng dẫn
(ký và ghi đCy đủ họ tên) TRiCH YẾU
Kỳ thực tập này là một trải nghiệm thực tế giúp tôi có thể kết hợp những lý
thuyết từ nhà trường với thực tiễn. Với những kiến thức chuyên môn và quá trình học
tập nghiêm túc, tôi đã có cA hội được thực tập tại một công ty xuất nhập khẩu là Công ty
TNHH Paris Logistics đúng với chuyên ngành mình theo đuổi. Dù cho thời gian chỉ kéo
dài trong khoản 7 tuCn, nhưng tôi đã được làm việc và nhận sự hướng dẫn nhận tình từ
anh Võ Thiện Minh – người trực tiếp theo sát và hướng dẫn tôi tại công ty. Anh Minh đã
cho tôi góc nhìn, sự trải nghiệm từ những kinh nghiệm thực tế mà anh có được, từ đó tôi
cũng đã có thêm được nhiều những kiến thức cCn thiết cho bản thân. Tôi có cA hội được
tìm hiểu và quan sát trực tiếp bộ chứng từ giao nhận hàng hóa. Được thực tập với vB trí
thực tập sinh kinh doanh xuất nhập khẩu đã cho tôi những tải nghiệm thú vB, tôi được
trau dồi thêm kỹ năng giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, kỹ năng viết
Email, kỹ năng đánh máy, kỹ năng sử dụng các phCn mềm như Excel, Word. Được làm
việc tại một môi trường năng động nhưng cũng đCy chuyên nghiệp, tôi cũng được sử
dụng khả năng sáng tạo nhưng đồng thời cũng là trách nhiệm cho mỗi công việc mình
làm để tránh gây ảnh hưởng đến tập thể, tính kỷ luật cao khi phải đi làm đúng giờ quy
đBnh, không làm việc riêng trong giờ làm, sự lBch sự và chỉnh chu, kỹ năng nắm bắt tâm
lý khách hàng, bình tĩnh trước mọi tình huống. LỜI CẢM ƠN
Trải nghiệm suốt 7 tuCn thực hiện môn học thực tập nhận thức, với sự năng nổ,
ham học hỏi và đCy nhiệt huyết tôi cũng đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ để tôi có thể
hoàn thành bài báo cáo này. Ngay tại đây, tôi xin được gửi những lời cảm An chân thành nhất đến:
Công ty TNHH Paris Logistics đã tiếp nhận hồ sA của tôi và cho tôi một cA hội
được làm việc để phục vụ cho bài báo cáo.
Anh V< Văn Hoàng Phương – CEO.
Anh V< Thiện Minh – người trực tiếp phụ trách theo sát và hướng dẫn tôi trong
suốt 7 tuCn thực tập tại đây, cám An anh đã chia sẻ những kinh nghiệm của người
trong nghề, chỉ cho tôi cách để xử lý những tình huống phát sinh.
Thầy V@ Hải Nam – giảng viên hướng dẫn cho tôi trong kỳ thực tập này. Cám
An thCy đã luôn căn dặn để tôi có thể hoàn thành tốt nhất nội dung bài báo cáo,
luôn giải đáp ngay những câu hỏi, thắc mắc của tôi. ThCy là một người nhiệt tình với sinh viên.
Và tất cả các anh chị bạn đồng nghiệp trong công ty.
Tôi – người thực hiện chính bài báo này xin một lCn nữa gửi lười cảm An chân
thành đến nhà trường và quý doanh nghiệp đã tạo cA hội cho tôi. MỤC LỤC
TRiCH YẾU.....................................................................................................................v
LỜI CẢM ƠN.................................................................................................................vi
DANH MỤC HÌNH ẢNH............................................................................................viii
DANH MỤC BẢNG BIỂU............................................................................................ix
NHẬP ĐỀ.........................................................................................................................1
PHẦN 1 - TrNG QUAN VỀ CfNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PARIS
LOGISTICS.....................................................................................................................2
1. Giới thiê uu sơ lược về Công ty TNHH Paris Logistics...........................................2
2. Lịch sx hynh thành và phát trizn............................................................................3
3. Tầm nhyn và s{ mê unh..............................................................................................5
4. Cơ cấu t} ch{c.........................................................................................................6
5. Thực trạng hoạt động của Công ty TNHH Paris Logistics..................................9
6. Các đối tác của Công ty TNHH Paris Logistics..................................................12
7. Các khách hàng của Công ty Paris Logistics......................................................14
8. Các đối thủ của Công ty TNHH Paris Logistics.................................................14
9. Tynh hynh Kinh doanh của Công ty TNHH Paris Logistics trong giai đoạn
2021-2022....................................................................................................................14
PHẦN 2 – VỊ TRi, QUY TRÌNH VÀ CfNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CfNG TY
TNHH PARIS LOGISTICS..........................................................................................18
1. Giới thiê uu bô u phâ u
n thực tâ up..................................................................................18
2. Các công việc thực tập cụ thz tại Công ty TNHH Paris Logistics.....................19
a. Công việc kinh doanh (Sale).............................................................................19
b. Nhập Data khách hàng.....................................................................................25
c. Gxi Email cho doanh nghiệp...........................................................................30
d. Đăng bài lên các trang web rao vặt, trang fanpage Facebook, Zalo, Tiktok
.................................................................................................................................31
3. Các công việc hỗ trợ khác.....................................................................................35
PHẦN 3 - NHÂuN XdT VỀ BẢN THÂN VÀ KINH NGHIhuM ĐẠT ĐƯ•C...........37
1. Nhâ un x•t về kiến th{c và k• năng của bản thân.................................................37
2. Các kinh nghiê um thu được trong quá trynh thực tập.........................................39
KẾT LUÂuN....................................................................................................................42
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................43 DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Logo Công ty TNHH Paris Logistics...................................................................3
Hình 2: SA đồ cA cấu tổ chức của công ty.........................................................................6
Hình 3: Profile hãng tàu Maersk.....................................................................................13
Hình 4: Profile hãng tàu COSCO....................................................................................13
Hình 5: Profile hãng tàu MSC.........................................................................................13
Hình 6: Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2022.......................................15
Hình 7: NAi làm việc.......................................................................................................18
Hình 8: Quy trình Sale.....................................................................................................19
Hình 9: Trang chủ của Yellow Pages...............................................................................20
Hình 10: Mục lục ngành nghê của Yellow Pages............................................................20
Hình 11: Giao diện khi chọn 1 ngành nghề trên Yellow Pages.......................................21
Hình 12: Nội dung cuộc gọi nội đBa................................................................................21
Hình 13: Nội dung cuộc gọi quốc tế................................................................................22
Hình 14: Ghi chép lại nội dung cuộc gọi.........................................................................23
Hình 15: Tin nhắn sale dBch vụ cho khách hàng..............................................................23
Hình 16: Profile của công ty gửi kèm.............................................................................24
Hình 17: Các thông tin cCn trao đổi với khách hàng.......................................................24
Hình 18: Quy trình nhập data..........................................................................................26
Hình 19: Trang chủ của Yellow Pages.............................................................................26
Hình 20: Mục lục ngành nghề của Yellow Pages............................................................27
Hình 21: Giao diện khi chọn 1 ngành nghề của Yellow Pages........................................27
Hình 22: Format file Excel nhập data..............................................................................28
Hình 23: Giao diện 1 doanh nghiệp trên Yellow Pages...................................................28
Hình 24: File Excel đã nhập data....................................................................................29
Hình 25: Quy trình gửi email..........................................................................................30
Hình 26: Nguồn data doanh nghiệp.................................................................................30
Hình 27: Nội dung Email gửi cho doanh nghiệp.............................................................31
Hình 28: Quy trình đăng bài lên các trang web, trang fanpage.......................................31
Hình 29: Nội dung đăng bài trên web.............................................................................32
Hình 30: Nội dung đăng bài trên fanpage.......................................................................32
Hình 31: Thao tác trên phCn mềm canva.........................................................................33
Hình 32: Ảnh thiết kế trên phCn mềm canva...................................................................33
Hình 33: Ảnh bài đăng trên web rao vặt..........................................................................34
Hình 34: Ảnh bài đăng trên fanpage................................................................................34
Hình 35: Ảnh bài đăng trên nền tảng tiktok....................................................................35
Hình 36: Tin nhắn trao đổi với nAi cung cấp...................................................................36
Hình 37: Mô hình SWOT phân tích bản thân..................................................................40 DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2022....................................14
Bảng 2: Tình hình kinh doanh vận tải đường biển của côgn ty giai đoạn 2021-2022.....15 NHẬP ĐỀ
Đây là một trong hai kỳ thực tập mà nhà trường tạo cA hội cho tôi và các bạn
sinh viên được trải nghiệm thực tế tại nAi có thể là môi trường công việc sau này. Ở kỳ
thực tậ đCu tiên là kỳ thực tập nhận thức, nhà trường đã không đòi hỏi chúng tôi phải sử
dụng đến những kiến thức chuyên môn, chủ yếu để sinh viên có thể làm quen với môi
trường doanh nghiệp như giờ giấc, tác phong và văn hóa. Là một sinh viên năm thứ 3
của ngành Kinh doanh quốc tế, vì những lý do các nhân tôi đã bắt đCu kỳ thực tập nhận
thức trễ hAn so với các bạn khác. Không vì thế mà tôi e ngại, với những môn học
chuyên ngành đã được học qua tôi tự tin lựa chọn một doanh nghiệp đúng với chuyên
ngành để tôi có thể trải nghiệm nhiều hAn. Và đây cũng là lý do chính để tôi lựa chọn
nAi thực tập là một công ty logistics: Công ty TNHH Paris Logistics.
Từ bài báo cáo này, tôi hi vọng có thể đem lại những gái trB thực tế không chỉ ở
bản thân tôi mà còn cho cả những người đọc bài báo cáo này sẽ có cái nhìn tổng quát
những thông tin chung về Công ty TNHH Paris Logistics , song đó cũng là đánh giá về
quá trình thực tập mà tôi được trải qua tại đây.
Ngay từ những ngày đCu, tôi đã đặt ra những mục tiêu cho bản thân trong kỳ thực tập này:
Thứ nhất, tuân thủ nghiêm ngặt về kỷ luật, quy đBnh của doanh nghiệp.
Thứ hai, luôn hoàn thành tốt ácc công việc được giao, không được nhại việc mới
vì điều này sẽ mang đến những kiến thức mới cho bản thân.
Thứ ba, cải thiện các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tin học văn
phòng, kỹ năng xử lý tình huống.
Thứ tư, vận dụng các kiến thức chuyên môn và so sánh với thực tế.
Thứ năm, tự đánh giá lại bản thân sau khi kỳ thực tập kết thúc.
Tôi tin rằng, kỳ thực tập này là một cA hội tốt để tôi có thể tiếp xúc với môi trường
doanh nghiệp, thoát ra khỏi vỏ bọc an toàn, vượt qua rào cản, giới hạn của bản thân
PHẦN 1 - TrNG QUAN VỀ CfNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PARIS LOGISTICS
1. Giới thiê uu sơ lược về Công ty TNHH Paris Logistics
Công ty Paris Logistics là công ty còn rất trẻ cả về thời gian và đô •i ngũ nhân
viên làm việc tại công ty. Để có thể tự chủ và bắt kBp đà phát triển trong bức tranh toàn
cảnh Việt Nam đang ngày càng có những bước tiến mới trong quá trình hội nhập vào
nền kinh tế thế giới. Đứng trước bối cảnh luồng hàng hóa vận chuyển không ngừng
phát triển mạnh, lĩnh vực kinh doanh nói chung và dBch vụ giao nhận hàng hóa nói riêng
là một trong những lĩnh vực càng khẳng đBnh, chứng minh được vai trò của mình, và
cCn có bước phát triển nhảy vọt.
Từ những thực tiễn đã cho thấy, những nhà sản xuất đôi khi không thể thực hiện
tốt và đCy đủ việc xuất nhập khẩu hàng hóa của mình do những hạn chế trong chuyên
môn về nghề nghiệp và các thủ tục hải quan. Chính vì những lẽ đó, sự ra đời của các
bên thứ 3 hay còn gọi là các công ty giao nhận hàng hóa là vô cùng cCn thiết và cấp
bách. Công ty TNHH Paris Logistics đã có những bước khởi đCu thành lập trong hoàn cảnh trên.
Tên gọi đCy đủ bằng Tiếng Việt: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Paris Logistics;
Tên gọi đCy đủ quốc tế: PARIS LOGISTICS COMPANY LIMITED;
Tên giao dBch: PARIS LOGISTICS CO., LTD;
Văn phòng chính: Số 60 Nguyễn Văn Thủ, Phường Đa Kao, Quận 1,
Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam;
Điện thoại: 028.628.74042 – 0909.400.990; Fax: 028.628.74043; Email: ;
parislogistics@parislogistics.com.vn
Website: http://www.parislogistics.com.vn; Mã số thuế: 0316076485;
Vốn điều lệ: 1.000.000 VNĐ;
Chủ doanh nghiệp: Võ Văn Hoàng PhưAng; Số lượng nhân viên:
Lĩnh vực hoạt động: Vận tải và giao nhận hàng hóa;
Slogan: “Chuyên nghiệp – Tận tâm – Tin cậy – Hiệu quả” Logo:
Hình 1: Logo Công ty TNHH Paris Logistics
(Nguồn: Công ty TNHH Paris Logistics, 2023)
2. Lịch sx hynh thành và phát trizn
Công ty Paris Logistics chính thức được thành lâ •p vào năm 2019 dưới quyền sở
hữu của anh Võ Văn Hoàng PhưAng theo giấy phép kinh doanh mã số 0316076485.
Được Sở Kế Hoạch và ĐCu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh đồng ý cấp giấy phép kinh
doanh, Công ty TNHH Paris Logistics được công nhận là một công ty tư nhân, có tư
cách pháp nhân, có con dấu, và hạch toán kế toán độc lập. Trong suốt quá trình hoạt
động và phát triển, công ty luôn đi theo triết lý kinh doanh riêng của mình là “Chuyên
nghiệp – Tận Tâm – Tin cậy – Hiệu quả” để mang đến những trải nghiệm dBch vụ tốt
nhất, và tạo chỗ đứng trong lòng khách hàng.
Ban đCu, công ty được thành lập nhằm mục đích hỗ trợ cho sự phát triển và mở
rộng thB trường kinh doanh của Công ty TNHH Thiết Kế Kiến Trúc Nội Thất Paris
(Paris Decor). Khởi đCu với quy mô nhỏ, tập trung chủ yếu vào việc hỗ trợ nhập khẩu
các trang thiết bB cho Công ty Paris Decor và phục vụ các đAn hàng nội đBa Việt Nam.
Tuy nhiên, chỉ sau 2 năm đi vào hoạt động, Công ty Paris Logistics đã chứng minh vai
trò của mình và tạo được vB trí vững chắc trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, vận tải,
vận chuyển xuất nhập khẩu, là sự lựa chọn đáng tin cậy và làm hài lòng cả những khách
hàng trong và ngoài nước. Từ những bước đệm đCu tiên, đến năm 2020 công ty đã đẩy
mạnh hoạt động đồng thời mở rộng mạng lưới kinh doanh như trở thành đại lý hãng tàu
chuyên các tuyến hàng xuất khẩu và nhập khẩu Châu Á, Châu Âu và Châu Mỹ, cũng
như cung cấp các dBch vụ vận tải nội đBa, dBch vụ thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu úy
thác, dBch vụ gom hàng, cho thuê kho bãi, ... [ CITATION Par23 \l 1066 ].
Bên cạnh việc nâng cấp các loại hình dBch vụ, Paris Logistics đã rất thành công
cũ tăng cường quy mô doanh nghiệp khi mở thêm 3 văn phòng tại các khu vực trọng yếu từ Bắc vào Nam:
1. Văn phòng tại Hà Nội:
o Số 9, Ngõ 7, Lê Đức Thọ, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Thủ Đô Hà Nội. o Tel: 077 873 4175
o Email: hanoi@parislogistics.com.vn
2. Văn phòng tại Đà Nẵng:
o 586 Nguyễn Hữu Thọ, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng. o Tel: 0938 873 800
o Email: danang@parislogistics.com.vn
3. Văn phòng tại Cần Thơ:
o 16E Nguyễn Đệ, Phường An Hòa, Quận Ninh Kiều, Thành phố CCn ThA. o Tel: 0932 799 892
o Email: cantho@parislogistics.com.vn
Vào giai đoạn 2019-2020: Là thời điểm công ty vừa thành lập, còn mới mẻ
trong nghề. Sang năm thứ 2 là lúc tình hình dBch bệnh bùng nổ, tuy Việt Nam vào giai
đoạn này vẫn khóng chế dBch khá tốt tuy nhiên tình hình thế giới lại không được ổn đBnh
dẫn tới tình trạng khó khăn chung cho nền kinh tế thế giới vì thế công ty cũng bB ảnh
hưởng nhất đBnh trong giai đoạn này nhưng vẫn tăng trường đều qua các năm.
Giai đoạn 2021-2022: Giữa cuối 2021 là thời điểm dBch bệnh bìung phát
nghiêm trọng tại Việt Nam, hCu như mọi thứ đều ngưng hoạt động dẫn đến nhiều doanh
nghiệp phải tuyên bố phá sản khi không thể trụ vững qua màu dBch. Tuy vậy công ty vẫn
cố gắng duy trì hoạt động kinh doanh. Đến năm 2022, khi mọi thứ đã dCn ổn đBnh, công
ty cũng tăng tốc để có thể bắt kBp đà cũng như cA hội khi các nước tiến hành mở cửa sau thời gian
Giai đoạn 2023-nay: Nhận thấy được tinh thCn và sự nhiệt huyết của thế hệ trẻ,
côn ty luôn tạo môi trường cho sự phát triển của các bạn thực tập sinh. Kết hợp những
kỹ năng chuyên môn và sức sáng tạo không giới hạn, công ty đã liên kết với nhiều
trường đại học để tạoo ra những tải nghiệm mới cho sinh viên có cA hội tìm hiểu về lĩnh
vực ác bạn đang theo đuổi, 3. Tầm nhyn và s{ mê unh * Tầm nhyn
Trở thành doanh nghiệp chuyên cung cấp các dBch vụ và giải pháp vận chuyển
Logistics hàng đCu Việt Nam. * S{ mê unh
Với triết lý kinh doanh “Chuyên nghiệp – Tận tâm – Tin cậy – Hiệu quả” cho
thấy tiêu chí công ty tập trung vào những giá trB và trải nghiệm mà công ty mang đến
cho khách hàng. Không chỉ dừng lại chất lượng về dBch vụ mà còn là về thái độ chuyên
nghiệp phục vụ, chăm sóc khách hàng cùng các dBch vụ hậu mãi. Với các cam kết sẽ
mang đến những giải pháp Logistics chất lượng, đáng tin cậy, phù hợp với nhu cCu đặc
thù của từng khách hàng, Paris Logistics mong muốn có thể phát triển và duy trì mối
quan hệ với khách hàng của mình, cũng như sẽ không bao giờ đi ngược lại với những
giá trB cốt lõi mà ban đCu đã đề ra [ CITATION Par23 \l 1066 ].
Công ty luôn phấn đấu và phát huy từ những giá trB nên tảng tạo nên uy tín và sự
chuyên nghiê •p để có thể mang đến cho khách hàng sự trải nghiê •m truyệt vời từ dBch vụ
vận chuyển đến dBch vụ chăm sóc khách hàng.
* Giá trị cốt lKhởi đCu với số lượng nhân viên là 16 người làm việc ở trụ sở chính tại Thành
phố Hồ Chí Minh. Mỗi mảnh ghép khi nước vào ngôi nhà chung của Paris Logisitcs đều
được đào tạo về những giá trB nền tảng của công ty[ CITATION Par23 \l 1066 ]. Để bắt
kBp tốc độ phát triển cũng như các xu hướng hiện nay, Paris Logistics luôn chào đón
những làn gió mới, những màu sắc mới không chỉ ở những dBch vụ công ty cung cấp,
mà còn là ở bộ phận nhân sự của công ty. Paris Logistics luôn tạo cA hội cũng như môi
trường làm việc, trải nghiệm năng động cho các bạn thực tập sinh ham học hỏi, không
ngại việc, trung thực và có thể mang lại các giá trB thực tế mà công ty cCn.
Không chỉ ở Paris Logistics, mà bất kì doanh nghiệp nào cũng cCn có sự nhiệt
huyết và trách nhiệm đối với sản phẩm, dBch vụ của mình. Paris luôn cố gắng hoàn thiện
chỉnh chu trong suốt quá trình phục vụ cho khách hàng. 4. Cơ cấu t} ch{c * Sơ đồ t} ch{c
Hình 2: SA đồ cA cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Công ty cung cấp, 2023)
Thông qua sA đồ cA cấu tổ chức của Công ty TNHH Paris Logistics, chúng ta dễ
dàng nhận diện được các bộ phận chính của công ty như: Giám đốc, Phó Giám đốc và
Nhân sự. Tiếp đến là các phòng ban tập trung vào từng chức năng riêng như Phòng Kinh
Doanh, Phòng Kế Toán và Phòng Xuất Nhập Khẩu.
Mỗi phòng ban đều có người quản lý là trưởng phòng với từng công việc phụ
trách riêng biệt nhưng đều ở dưới sự chỉ đạo và quản lý của Ban giám đốc.Những quyết
đBnh và chỉ đạo sẽ được Ban giám đốc đưa xuống cho các trưởmg phòng, sau đó các
trưởmg phòng có nhiệm vụ truyền đạt, phổ biến đến từng bộ phận, sau đó các trưởng
phòng cũng sẽ là người tổng hợp công việc, và báo cáo tình hình, tiến độ kinh doanh lên
Ban giám đốc. [ CITATION Par23 \l 1066 ]
Nhìn vào sA đồ trên, chúng ta dễ dàng thấy được cA cấu tổ chức của công ty hết
sức tối giản. Tuy nhiên, vẫn có sự liên kết và phối hợp chặt chẽ với nhau. Các phòng
ban đều có quyền hạn, trách nhiệm, và vai trò quan trọng ngang nhau. Ngoài ra, các
phòng ban cũng phải đảm bảo về việc trao đổi thông tin, hỗ trợ lẫn nhau để hoạt động
kinh doanh có thể diễn ra suôn sẻ, đạt được hiệu quả cao, chính xác, và dễ dàng xử lý khi có vấn đề xảy ra.
* Ch{c năng của các bô u phâ un Ban giám đốc
Đây chính là người chBu trách nhiệm lớn nhất, quyế đBnh toàn bộ hoạt động, hướng
đi cho sự phát triển của công ty: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, quyết đBnh các đBnh
hướng những kế hoạch để phát triển công ty. Theo dõi tình hình hoạt động và đốc thúc
tiến độ làm việc của nhân viên. Biên soạn, quản lý, kiểm tra, lưu trữ các giấy tờ, văn bản
pháp lý của công ty. Xây dựng bộ phận R&D (nghiên cứu và phát triển).
Phó giám đốc và Nhân sự
Phó giám đốc và người chBu trách nhiệm, quyết đBnh các hoạt động trong công ty
đồng thời đảm bảo những yêu cCu về quyền lợi của toàn bộ nhân viên trong công ty.
Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc, đốc thúc nhân viên làm việc.
Xây dựng bộ phận R&D (nghiên cứu và phát triển) để thực hiện công việc khảo sát,
phân tích và đánh giá thB trường kinh doanh.
Thiết kế các chiến lược theo mục tiêu đã được đề ra.
Nhân sự ngoài những công việc trên sẽ phụ trách thêm về việc lập bảng tiêu chuẩn công
việc, phỏng vấn trực tiếp các ứng viên và dào tạo khi nhân viên đã được nhận vào làm. Phòng Kinh doanh
Chức năng chính là tổ chức và điều hành quản lý để phát triển các hoạt động
kinh doanh của công ty, nhằm mục đích mở rộng quy mô kinh doanh và tìm được khách
hàng mang hợp đồng về cho công ty. Ngoài ra còn bám sát các chỉ tiêu doanh thu hằng
tháng, hằng quý, theo dõi thực tế hoạt động đã đáp ứng so với chỉ tiêu đã đề ra trước đó
chưa. Nếu có thì nên làm như thế nào để duy trì hoạt động kinh doanh, còn nếu chưa thì
tìm ra vấn đề nằm ở đâu nhằm có hướng khắc phục kBp thời và có những phưAng án nào
để có thể cải thiện nhằm mang về các hợp đồng có giá trB cao như mục tiêu đã có trước đó.
Bộ phận Sales: Cố vấn cho Ban Giám đốc thiết kế chiến lược kinh doanh,
chưAng trình phát triển cho hiện tại, tưAng lai gCn và tưAng lai xa. Tổng hợp các kế
hoạch mỗi tháng, điều phối các đAn vB trong việc triển khai, quyết toán và phân tích các
hoạt động kinh doanh. Dự trù chi phí hoạt động, biên soạn văn bản, hợp đồng và nhận
sự ủy nhiệm của Ban Giám đốc để đại diện ký kết một vài hợp đồng, cũng như có trách
nhiệm thanh lý, quyết toán hợp đồng. Bên cạnh đó là chBu trách nhiệm chăm sóc khách
hàng cũng như giữ liên lạc, thiết lập các mối quan hệ lâu dài, thu thập và lưu trữ các dữ
liệu để giải quyết nếu như khách hàng có khiếu nại. Quản lý chặt chẽ các tài liệu về giá
cả, thông tin khách hàng, đối tác, lBch hoạt động của các hãng tàu, hãng hàng không để
nhanh chóng báo giá cho khách hàng và hỗ trợ cho khách hàng về các thủ tục, giấy tờ
cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
Bộ phận Maketing : Công viê •c chính là nghiên cứu và tìm hiểu xu hướng hiện
nay của thB trường xuất nhập khẩu trong và ngoài nước. Tìm hiểu những mặt hàng có
tiềm năng phát triển ở mỗi tỉnh thành trong nội đBa và những khu vực trên thế giới. Từ đó lâ •
p kế hoạch để tăng khả năng tiếp cận, cạnh tranh mà tăng lợi nhuận cho công ty.
Ngoài ra còn thiết kế các chưAng trình quảng cáo, thúc đẩy khả năng nhận diện, đBnh vB
của doanh nghiệp. Tìm hiểu nhu cCu và xu hướng tìm kiếm của khách hàng, xác đBnh
đâu là những yếu tố khách hàng đang tìm kiếm. Tham mưu cho các phòng ban khác như
là Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự về các chiến lược marketing quảng bá dBch vụ,
tìm kiếm nguồn nhân sự tốt cho công ty. Phòng kế toán ChBu trách nhiê •
m thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo pháp chế thống kê
kế toán, theo sát và báo cáo tiến độ thực hiện các kế hoạch tài chính theo tháng, theo
quý và theo năm. Lâ •p các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn của đAn vB cho ban lãnh
đạo, thay mặt Ban Giám đốc thực hiện giám đBnh với ngân hàng và tình hình tài chính,
thiết kế và tổ chức bộ máy quản lý về tài chính và xây dựng kế hoạch báo cáo đBnh kỳ. Phòng xuất nhập khẩu
Bao gồm bộ phận giao nhận hàng hóa và bộ phận chứng từ, đây có thể coi là bộ
phận quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của công ty, là nAi trực tiếp nhận và
thực hiện các hợp đồng được mang về cho công ty như hợp đồmg xuất nhập khẩu, hợp
đồng ủy thác. Sau đó tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên để hoạt động có
thể diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Bộ phận ch{ng từ: Là bô • phâ •n không thể thiếu trong công ty trong hoạt động
giao nhận hàng hóa. Bộ phận này sẽ lập và theo dõi, quản lý, lưu trữ các chứng từ công
văn quan trọng. Ngoài ra còn thực hiện các hoạt động như biên soạn, lưu trữ các bộ hồ
sA Hải Quan, các giấy tờ cCn thiết để bộ phận giao nhận có thể thực hiện chức năng của
mình. Bộ phận này cũng sẽ thực hiện công việc theo dõi quá trình làm hàng, tiến độ
thực hiện và trực tiếp thông tin tới khách hàng để thuận tiện thông báo những thông tin
về lô hàng, đồng thời cũng sẽ liên lạc, làm việc trực tiếp với hàng tàu, đại lý hãng tàu về
lô hàng xuất nhập khẩu.
Bộ phận giao nhận: Tham gia trực tiếp vào các hoạt động giao nhận của lô
hàng. Có vai trò quan trọng và chBu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành các thủ tục
từ khi bắt đCu mở tờ khai hàng hóa đến khi hàng hóa đến tay người nhận. Đây là nAi
thực hiện chính các hoạt động tạo nên sự chuyên ngiệp, uy tín, tin cậy với khách hàng.
Nhìn chung, đây là một tổ chức được thiết kế theo mô hình tối giãn nhưng vẫn
chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, Vẫn phù hợp với các hoạt động kBnh
doanh, dễ dàng quản lý, hỗ trợ lẫn nhau để công việc được diễn ra suôn sẻ với độ chính
xác cao. Tuy nhiên, ta cũng dễ dàng nhận thấy công ty chỉ tập trung chuyên sâu vào
phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu, những phòng khác vẫn chưa được tập trung chi tiết nhất.
5. Thực trạng hoạt động của Công ty TNHH Paris Logistics * Đizm mạnh (STRENGTHS)
Công ty có mạng lưới liên kết với các đại lý đa dạng trên toàn thế giới, điều này
tạo thuận lợi cho phép công ty cung cấp nhiều loại hình dBch vụ, khách hàng cũng có
nhiều sự lựa chọn nhờ các dBch, giải pháp vận chuyển vụ đa dạng, kinh hoạt với xu
hướng trên thB trường cùng mức giá cả hợp lý. Ngoài ra còn có mối quan hệ hợp tác chặt
chẽ cùng các hãng tàu, hãng hàng không lớn và uy tín trên thế giới như: MAERSK
LINE, COSCO SHIPPING LINES, WAN HAI LINE, ONE LINE, EVERGREEN
LINE, DHL, YANGMING, VIETNAM AIRLINE, ... Công ty cũng có sự am hiểu và
kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh giao nhận hàng hóa tại các thB trường trọng yếu
như Mỹ, Đài Loan, Nhật Bản,... Đội ngũ nhân viên phCn lớn là các bạn trẻ, đi kèm theo
đó là sự năng động, ham học hỏi với công việc. * Đizm yếu (WEAKNESS)
Vốn đCu tư ban đCu có phCn hạn chế cũng khiến Paris Logistics đối mặt với
những khó khăn trong những bước đi đCu tiên như là cách thức vận hành, cA sở vật chất,
trụ sở văn phòng, máy móc, thiết bB, vB trí kho bãi, kết nối với các phưAng tiện chuyên chở,...
Công ty vẫn gặp những vấn đề về nhân sự ở một số bộ phận, phòng ban. Đối mặt với
các khó khăn trong việc tuyển dụng những nhân viên có trình độ trong cả ngắn hạn và
dài hạn, tốn thiều thời gian trong việc đào tạo nhân viên thời gian đCu.
Ngoại ngữ cũng là một hạn chế đối với công ty khi trình độ ngoại ngữ giữa các
nhân viên chưa thật sự đồng đều, dẫn đến những khó khăn và tốn nhiều thời gian khi
thực hiện các công việc, hợp đồng liên quan tới quốc tế. Được thành lập và đi vào động
từ năm 2019, sau đó phải đối mặt với sự khủng hoảng từ dBch bệnh nên lượng khách
hàng vẫn chưa thực sự đạt hư mong đợi, doanh thu cũng chưa thật sự vượt trội.
Là một công ty vận chuyển còn khá trẻ trên thB trường nên năng lực cạnh tranh
còn khá yếu so với các công ty đã có tuổi đời lâu năm trong ngành vận chuyển. Do thời
gian hạn hế khi tuyển dụng nhân sự ngắn hạn, và mất rất nhiều thời gian cho quá trình
đào tạo nhân viên nên mặc dù đội ngũ nhân viên có độ tuổi khá trẻ và nhiệt huyết nhưng
vẫn còn thiếu kinh nghiệm, chưa nắm vững được các nghiệp vụ cCn thiết, gặp nhiều sai sót. * Cơ hô ui (OPPORTUNITIES)
Việt Nam vẫn đang trong quá trình hội nhập, các hiệp đBnh thưAng mại song
phưAng và đa phưAng với các quốc gia trên thế giới sẽ là nền tảng thuận lợi cho dòng
hàng hóa di chuyển. Điều này tạo tiền đề và là bàn đạp đòi hỏi các doanh nghiệp cũng
không thể đứng yên hay chỉ dừng lại hoạt động ở môi trường nội đBa. Các doanh nghiệp
phải tăng cường hoạt động hợp tác, trao đổi, giao thưAng với các đối tác quốc tế. Đây