Bài 8 - Kỹ Năng Điều Hành Công Sở Tại Trường Hợp Cơ Sở
Bài 8 - Kỹ Năng Điều Hành Công Sở Tại Trường Hợp Cơ Sở
Môn: Thương mại điện tử 43 tài liệu
Trường: Đại học Thương Mại 621 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở Bài 8
KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ
1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm công sở
Hiện nay, thuật ngữ “công sở” được sử dụng phố biến trong khoa học quản lý ở
Việt Nam với các nghĩa khác nhau theo cách tiếp cận khác nhau. Trong một số trường
hợp, thuật ngữ này được áp dụng để chỉ khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động, hay
còn gọi là trụ sở của cơ quan hành chính nhà nước - nơi công vụ được llcn hành hoặc
dịch vụ công được cung cấp. Trong Quyết định số ! 13/2006/QĐ-TTg ngày 25-9-2006
của Thủ tướng Chính phủ về viộc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hành
chính nhà nước thì thuật ngữ công sở được hiểu theo nghĩa này.
Tuy nhiên, trong phần lán các trường hợp khác, “công sở” được hiểu như là một
dạng tổ chức trong xã hội. Về cơ bản, thuật ngữ công sở được sử dụng để phân biệt với
tư sở. Trong rất nhiều loại công sở tồn tại trong xã hội như công sở chính trị, công sở
nhà nước, công sở chính trị-xã hội, cách hiểu và dùng thuật ngữ này một cách phố biến
nhất gắn nó với ý nghĩa liên quan đến chính quyền nhà nước.
Từ đó có thể hiểu, công sở là địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan
Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công.
Có thể phân loại công sở ra thành các loại khác nhau trên cơ sở sử dụng các tiêu chí nhất
định. Theo tiêu chí về mục đích hoạt động, có công sở công quyền và đơn vị sự nghiệp.
Theo tiêu chí thẩm quyền, có công sở thẩm quyền chung và công sở thẩm quyền riêng.
Theo tiêu chí về phạm vi hoạt động, có công sở Trung ương, công sở địa phương, v.v.
1.1.2. Khái niệm điều hành công sở
Điều hành công sở là một nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu và ứng dụng
các kỷ năng, kỷ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển hơn nữa công sở một cách bền vững.
Điều hành công sở là một nội dung của quản lý hành chính nhà nước, qua đó xác lập
trạng thái hoạt động của loại hình cơ quan thuộc bộ máy nhà nước được thành lập theo luật
định. Điều hành công sở nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản lý công vụ, công chức; tổ chức
phối hợp công việc giữa các bộ phận đê thực hiện mục tiêu chung; tổ chức hoạt động thông
tin để đảm bảo sự liên hệ bên trong và bên ngoài; tổ chức các hoạt động giao tiếp hành chính;
quản lý tài sản công, ngân sách được giao; xây dựng và thực hiện quy chế.
Như vậy, có thể hiểu, điều hành công sở là hoạt động đám bảo cho cán bộ, công chức
thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. 1.2. Mục tiêu
Hoạt động quản lý, điều hành luôn nhằm những mục tiêu nhất định. Điều hành công sở
trong quản lý nhà nước là nhằm:
Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Các chủ trương, chính
sách của Đảng, Nhà nước đề điều chinh các lĩnh vực thuộc đời sống xã hội, con người được
thực hiện thông qua quá trình hoạt động của cả bộ máy cơ quan nhà nước nói chung và công sở nói riêng. 1
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở. Để tạo ra năng suất lao động cao,
phải có đầy đủ các yếu tố chủ quan và khách quan, đồng thời phải biết kết hợp các yếu tố đó.
Điều hành hoạt động của công sở là phải biết sử dụng hiệu quả các yếu tố hiện có để đạt được mục tiêu đề ra.
Tạo ra nền nếp làm việc khoa học. Điều hành công sở theo đúng nguyên tắc, đúng quy
định của Nhà nước, có chuẩn mực, có kế hoạch sẽ góp phần tạo được nền nếp làm việc tốt
cho cơ quan, nền nếp làm việc khoa học; tránh được lối làm việc tùy tiện, tự do; giải quyết
và điều hành công việc thiếu cơ sở, căn cứ.
Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước. Cải cách nền hành
chính nhà nước là chiến lược lớn của Đảng và Nhà nước ta trong nỗ lực xây dựng một nền
hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả. Việc nâng cao chất lượng điều hành công sở của
các cơ quan nhà nước sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình cải cách hành chính của các cơ quan,
đơn vị, từ đó hướng tới thực hiện hiệu quả chiến lược cải cách nền hành chính quốc gia nói chung. 1.3. Yêu cầu
Điều hành công sở phải được tiến hành đảm bảo tuân thủ pháp luật và do đó các hành vi
hành chính phải được đặt trong các định chế pháp lý tương ứng.
Hệ thống văn bản pháp lý hiện hành cơ bản về điều hành công sở có thể được phân loại
thành các nhóm chính sau đây:
+ Những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm quản lý.
+ Những hướng dần về quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức trong công sở.
+ Những quy định về công tác tổ chức và quản lý nhân sự.
+ Những quy định về chế độ quản lý tài chính.
+ Những quy định về kiểm soát công vụ.
Trong quá trình điều hành công sở, người đứng đầu cơ quan, tổ chức nhà nước không
thực hiện đúng quy định, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc truy
cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại cho Nhà nước thì ngoài việc xử lý theo quy định
còn phái bồi thường theo quy định của pháp luật hiện hành của Nhà nước về quản lý công sở
cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tố chức thực
hiện thống nhất các hoạt động công vụ.
Quy chế làm việc của công sở là hệ thống các quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của các cá nhân và thành viên trong công sở, cách thức phối hợp và một số chế
độ công tác quan trọng nhằm xây dựng và duy trì một chế độ làm việc khoa học hướng tới
đạt hiệu quả công việc tối ưu.
Quy chế hoạt động cùa cơ quan, tổ chức có vai trò tạo sự thống nhất, phối hợp trong điều
hành thực thi công vụ. Đó còn là công cụ tạo nền nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp;
giúp giảm các tiêu cực trong điêu hành và thực thi; làm cơ sở để kiểm tra, đánh giá nhân
viên và đơn vị đảm bảo được quyền lợi của cá nhân đơn vị.
Trong quy chế công vụ cần quy chế hóa chế độ trách nhiệm đối với cán bộ, công chức
trong thực hiện công vụ, theo đó cần quy định rõ các hình thức khen thưởng và xử lý kỷ luật
cụ thể trong thực hiện nhiệm vụ. Quy chế trách nhiệm phải là sự đúc kết kinh nghiệm nhiều
năm trong quá trình chỉ đạo điều hành cũng như thực hiện nhiệm vụ, công vụ, trách nhiệm
được quy định rõ trên từng lĩnh vực quản lý cụ thể với những quy định sâu và rộng, cụ th ể từ
công tác tham mưu cho đến hoạt động chỉ đạo, điều hành, thực thi nhiệm vụ, công vụ, sự
phối hợp giữa các cơ quan đơn vị, từ các vị trí lãnh đạo cao nhất cho đến các vị trí thừa hành. 1.4. Nguyên tắc
Các nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở được thực hiện nhằm giúp cho việc tổ 2
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
chức công việc một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả. Hoạt động điều hành công sở cần
tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân.
Tập trung dân chủ là nguyên tắc hiến định trong tổ chức và hoạt động của Nhà nước ta.
Nguyên tắc này đòi hỏi phải kết hợp hài hòa giữa việc phát huy vai trò của tập thể và đề cao
trách nhiệm cá nhân trong hoạt động điều hành công sở. Việc đưa ra các quyết định trong
điều hành công sở cần được tiến hành trên cơ sở đảm bảo tính dân chủ với sự tham gia bàn
bạc tập thể, đồng thời đảm bảo yêu cầu cá nhân phụ trách, tức người đứng đầu công sở
chịu trách nhiệm đối với các quyểt định đó.
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự giám sát của
Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
Hoạt động điều hành công sở của các cơ quan, đơn vị phải được đặt trong tổng thể của
nền công vụ, theo đó, cơ quan cấp dưới cần đảm bảo tuân thủ sự chỉ đạo, điều hành của cơ
quan cấp trên để tạo sự thống nhất trong hoạt động quản lý. Việc chỉ đạo, điều hành của cơ
quan cấp trên thường được thê hiện dưới các hình thức chủ trương, đường lối, chính sách,
các quy định chung để cấp dưới triển khai cụ thể, tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ, đặc thù
của cơ quan, đơn vị mình. Nen hành chính có thông suốt, thống nhất và hiệu quả hay không
phụ thuộc rất lớn vào sự chấp hành chỉ đạo, điều hành nghiêm túc, kịp thời của cấp dưới đối với cấp trên.
Mặt khác, điều hành công sở, đặc biệt là công sở hành chính cũng cần được đặt dưới sự
giám sát của Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp nhằm
góp phần kiểm soát hiệu quả đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước. Việc giám sát của
các cơ quan, tổ chức này đối với hoạt động điều hành công sở vừa đảm bảo cho công sở
được tiến hành đúng khuôn khổ của pháp luật, vừa là cách thức để nhân dân tham gia quản lý nhà nước.
- Giải quyết các công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm;
bảo đảm công khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịp thời, hiệu quả tối ưu, theo đúng trình
tự, thủ tục, thời hạn quy định.
+ Giải quyết công việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm.
Trong các quốc gia văn minh hiện nay, pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc ồn
định trật tự xã hội, đem lại đời sống văn minh, công bằng cho mọi người. Đối với nước ta,
pháp luật là phương tiện không thể thiếu được để Nhà nước thực hiện quyền hạn và trách
nhiệm quản lý xã hội. Điều hành công sở cũng không thể không tuân thú pháp luật để đảm
bảo pháp chế trong quản lý nhà nước.
Pháp chế là một trong những phương pháp quản lý nhà nước đối với xã hội. Pháp chế
yêu cầu tất cả cơ quan, tổ chức, công dân đều phải nghiêm chỉnh chấp hành Hiến pháp và
pháp luật, phải đấu tranh phòng chống các vi phạm Hiến pháp và pháp luật. Trong điều kiện
xã hội nước ta hiện nay, nhằm góp phần làm ổn định trật tự xã hội, hạn chế tối đa những vụ
việc vi phạm pháp luật nhà nước, việc tăng cường pháp chế là một điều cần thiết không thế
thiếu ở từng ngành, từng địa phương, từng cơ quan đơn vị.
Hoạt động điều hành công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân theo quy định của pháp
luật. Tuân thủ pháp luật là nguyên tắc cơ bản và xuyên suốt trong mọi hoạt động quản lý
công sở. Tất cả các hoạt động của công sở phải tuân theo pháp luật được thê hiện thông qua
các quy định, quy chế cụ thể. Các hành vi điều hành tại công sở cũng như dưới danh nghĩa
của công sở đều phải đúng các quy định của Nhà nước, được gọi là những quy chế hành
chính. Khi tiến hành các hoạt động quản lý, các nhà quản phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về hành vi và quyết định của mình. Việc tuân thủ pháp luật nhằm để đảm bảo được pháp
chế, kỷ luật công sở, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong công sở; đồng thời cũng tạo
ý thức tự giác cho mọi thành viên, đơn vị trong công sở để hoạt động đồng bộ và thống nhất. 3
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Mọi vi phạm các định chế đó đều phải bị xem xét theo pháp luật để có biện pháp xử lý.
Đảm bảo pháp chế đòi hởi phải có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong công sở, khi mà mọi nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiệm của mỗi cá nhân từ lãnh đạo đến nhân viên trong công sở đều được xác định, phân
công một cách rõ ràng và họp lý. Điều đó sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn; phát
huy được năng lực sáng tạo để tìm kiếm những phương thức hoạt động thích họp tránh
chồng chéo, bỏ quên công việc và từ đó góp phần nâng cao trách nhiệm của mồi thành viên
trong công sở, chống quan liêu.
Nhằm đảm bảo pháp chế, việc quản lý công sở phải được đánh giá thường xuyên thông
qua công tác kiểm tra, thanh tra việc chấp hành thề chế, mà trước hết là việc thực thi công vụ
trong cơ quan nhà nước phải được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng thường xuyên trong
hoạt động của chính quyền các cấp.
+ Đảm bảo công khai, dân chủ, minh bạch.
Mọi thành viên trong công sở phải được và rõ công việc và trách nhiệm của mỗi người
của mình và công việc của toàn công sở. Công khai hóa động công sở là nhằm tạo sự hiếu
biết và hợp tác công việc. Khi mỗi thành viên của cơ quan tố chức nắm bắt được chính xác
nhừng công việc của công sở sẽ tạo được sự linh hoạt trong công việc. Các thông tin được
công khai sẽ phục vụ có hiệu quả cho hoạt động kiểm tra, giám sát. Từ đó, giúp tránh tình
trạng cục bộ, quan liêu trong hoạt động của công sở; tạo điều kiện cho công tác tiết kiệm,
chống lãng phí được thực hiện một cách có hiệu quả nhất. Đối với người dân, việc công khai
các hoạt động cua công sở giúp họ biết rõ được các dịch vụ còng mà công sơ sẽ cung cấp,
cũng như vậy là họ cũng sẻ co the tham gia đóne góp ý kiến có hiệu quá để hoàn thiện hoạt động của công sở.
Nội dung cần công khai là về nguyên tắc hoạt động và cơ cấu tô chức của công sở; trách
nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của lừng cá nhân, đơn vị trong công sở; các thủ tục thực hiện,
kiểm tra đánh giá kết quả công vụ; công tác bố trí sừ dụng nhân sự; thu chi tài chính, sử dụng ngân sách, v.v.
Việc công khai hóa các nội dung đó có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức khác
nhau như: trình bày trong các báo cáo định kỳ hoặc bất thường; niêm yết trên bảng thông
báo, các bản tin; xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm công khai các thông tin dựa trên các
ứng dụng của tin học; phổ biến trong các cuộc họp, v.v. .
Việc công khai hóa các nội dung hoạt động của công sở còn nhằm đảm bảo dân chủ hóa
hoạt động quản lý công sở hướng tới tập họp được trí tuệ của tập thể, cá nhân và tổ chức,
làm cho quá trình ra quyết định điều hành được đúng đắn, khả thi, làm cho các thành viên
trong công sở ý thức được vai trò của mình trong tổ chức, từ đó tự giác thực hiện tốt quyết
định, đồng thời giảm áp lực làm việc cho cấp lãnh đạo và quản lý.
Để thực hiện nguyên tắc này cần có sự tham gia, bàn bạc, thảo luận của các đơn vị, các
cá nhân mỗi thành viên cơ quan, tổ chức trong quá trình đưa ra các quyết định điều hành.
Việc đó có thể được tiến hành thông qua các diễn đàn, mở rộng quy mô các cuộc họp; hộp thư góp ý, v.v. .
+ Đảm bảo tính liên tục, kịp thời
Điều hành công sở là quá trình liên tục và có sự phối hợp giữa các thành viên, đơn vị
theo quy chế hoạt động của công sở. Tính liên tục thể hiện trước hết trong quan hệ điều
hành, khi mà thông tin, mệnh lệnh quan lý được truyền đạt kịp thời, nhanh chóng, không bị
gián đoạn và được kiểm soát chặt chẽ. Đó còn là sự phát triển liên tục của công việc, mọi
việc được thực hiện tốt, liên tục, không bị bỏ dở trên cơ sở các đơn vị gắn bó, hỗ trợ lẫn
nhau. Sự liên tục của hoạt động đã đảm bảo tiết kiệm thời gian giải quyết công việc và nâng
cao hiệu quả công việc. Việc kiểm tra, đánh giá thường xuyên cũng giúp hạn chế các tiêu
cực có thể xảy ra trong công sở. 4
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Việc thực hiện các nhiệm vụ của công sở cần được quy định rõ khoảng thời gian phải
hoàn thành. Khoảng thời gian này phải quy định phù hợp với từng loại công việc với tính
chất, mức độ phức tạp khác nhau.
Quy định rõ cơ chế phối hợp trong việc đánh giá văn bản quy phạm pháp luật. Cơ chế
phối hợp phải thể hiện được những nội dung như: hình thức đánh giá, thời gian đánh giá,
trách nhiệm của các đối tượng liên quan, chế tài khi không thực hiện. Bên cạnh đó, quản lý
công sở còn cần được tiến hành kịp thời, đáp ứng những yêu cầu của công cuộc đổi mới và
hội nhập quốc tế hiện nay. Chẳng hạn, việc xúc tiến cải thiện môi trường pháp lý cho hoạt
động đầu tư dẫn tới ban hành quy chế mới, dỡ bỏ, sửa đổi những quy chế không phù hợp với
thông lệ quốc tế. Muốn vậy thì không thể không đánh giá các quy định hiện hành và xu
hướng phát triển trong tương lai gần. Luật hóa, nâng lên mức các quy định của luật, các
chính sách, quyết định của Chính phủ đã được kiểm nghiệm qua thực tế. Chủ động xử lý các
vấn đề pháp lý kinh tế - tài chính liên quan đến việc thực hiện các cam kết của nước ta trong
lộ trình hội nhập kinh tế. Việc thực hiện kịp thời các quy định quản lý công sở hiện hành
cũng dẫn tới đảm bảo về sự ổn định và tính toán dự đoán trước được của các điều chỉnh
pháp luật, chính sách kinh tế - tài chính để các nhà đầu tư nước ngoài có thể tính toán trước
được lợi ích và rủi ro của đầu tư theo sự vận động khách quan của quy luật thị trường.
+ Đạt được hiệu quả tối ưu.
Điều hành công sở không chỉ là việc ban hành và triển khai thực hiện đường lối, chính
sách, mà còn là việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả của đường lối, chính sách đó. Việc đánh
giá hoạt động điều hành công sở cần phải được tiến hành tổng thể, toàn diện và khoa học
nhằm đem lại hiệu quả quản lý tối đa.
Việc đánh giá hiệu quả của điều hành công sở sẽ đem lại một cái nhìn sâu sắc hơn về
những điếm mạnh, những tồn tại và cũng là một sự khởi đầu tốt cho việc xây dựng hệ thống
quản lý công sở nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững và cũng có thể là điểm khởi đầu cho
việc xây dựng một hệ thống quản lý công sở đảm bảo chất lượng bên trong.
Điều hành công sở hiệu quả là việc tối ưu hóa các nhiệm vụ, làm cho các nhiệm vụ quản
lý phù hợp với nguyên tắc thẩm quyền và trách nhiệm, phân bổ trách nhiệm theo công đoạn
thực thi nhiệm vụ; đi qua “con đường” ngắn nhất, song kết quả phải cao nhất có thể; đảm
bảo hài hòa giữa sự ổn định với sự linh hoạt; có khả năng tự chủ cao, v.v.
Điều hành công sở là hoạt động có tính khoa học cao, do vậy phải được tiến hành dựa
trên những thành tựu khoa học, đặc biệt là khoa học quản lý - pháp lý. Tức là được tiến hành
theo những quy trình “công nghệ quản lý” mang tính khoa học. Đó là một quy trình năng
động, có động lực ở nội tại của quy trình, tức có sự tương tác giữa chủ thể và đối tượng quản
lý, đáp ứng nhu cầu cuộc sống, nghĩa là có sự tương tác giữa các thành phần xã hội và lực
lượng xã hội. Hoạt động đó phải được kế hoạch hóa. Những căn cứ khoa học sâu sắc sẽ đảm
bảo cho hoạt động quản lý công sở phù hợp với trình độ phát triển hiện tại của xã hội, từ đó
giúp đạt được những hiệu quả ngày một cao hơn.
- Cán bộ, công chức phải sâu sát cơ sở. lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý
thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợp với văn hóa - đạo đức công vụ,
làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy, hiện đại.
Điều hành công sở là các hoạt động được tiến hành bởi đội ngũ cán bộ, công chức có
thẩm quyền. Để hoạt động này có hiệu quả, đòi hỏi các cán bộ, công chức phải thật sự gần
gũi với quần chúng nhân dân, bám sát thực tiễn ở cơ sở, biết tiếp thu sự đóng góp ý kiến của
nhân dân. Bên cạnh đó, để phục vụ dân tốt hơn, đòi hỏi đội ngũ cán bộ công chức phải thật
sự “vừa hồng, vừa chuyên”, vừa giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, vừa có phẩm chất đạo đức
trong sáng, có bản lĩnh chính trị vững vàng. Để làm được điều này, cán bộ, công chức phải
không ngừng học tập, nâng cao trình độ mọi mặt để nâng cao chất lượng công vụ. Ngoài ra,
để nền công vụ ngày càng hiện đại, bên cạnh trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, 5
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
kỹ năng công vụ thì hoạt động điều hành công sở cũng cần xây dựng được một môi trường
văn hóa công vụ và đội ngũ cán bộ, công chức cũng ngày càng phải được nâng cao đạo đức công vụ.
Các nguyên tắc cơ bản, chủ yếu nêu trên vừa mang tính độc lập, vừa có mối quan hệ
tương tác lẫn nhau. Chẳng hạn, khi thực hiện nguyên tắc công khai thì đồng thời phải tuân
theo nguyên tắc liên tục, bởi nếu không công khai liên tục, mọi thành viên trong công sở
không kiếm tra, giám sát được quá trình này. Do đó, cũng không cải tiến được nội dung
công khai, làm cho công việc có thế sẽ không còn phù hợp với điều kiện hiện tại. Cũng như
vậy, khi phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận
trong công sở thì việc công khai cũng sẽ trở nên dễ đàng hơn, đồng thời việc kiểm tra cũng
được tiến hành thực chất hơn. 1.5. Nhiệm vụ
Các công sở theo đuổi các chức năng, nhiệm vụ đặc thù khác nhau. Tuy nhiên, đế thực
hiện tốt vai trò thực thi công vụ được phân định, mọi công sở đều thực hiện một số loại nhiệm vụ chung như sau:
- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động.
- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý.
- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động.
- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên.
- Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị.
- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội
bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp dân.
- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách.
- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi.
- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở.
- Xây dựng văn hóa công sở tích cực; và xây dựng công sở thành một tổ chức học tập.
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống chính sách
công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động.
2. NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ
2.1. Kế hoạch hóa và thiết kế công việc
Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu và nền tảng của quản trị. Nó bao gồm
quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu
đó. Kết quả của hoạch định là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định
những hành động cụ thể mà một cơ quan, tổ chức phải thực hiện.
Về phương diện hành chính: kế hoạch là phương án tổ chức các công việc trong quá
trình hoạt động của tổ chức và do đó lập kế hoạch là xác định các mục tiêu, nội dung và khối
lượng công việc cụ thể cần đạt được, phương pháp, những bước đi cần thiết và thời hạn thực
hiện để đạt được các mục tiêu đó. Như vậy, mỗi tồ chức và cá nhân có kế hoạch công tác
của mình nhằm định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục
tiêu định hướng đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Có thể thấy kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo cho
những hoạt động đó được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra; là
cơ sở để thủ trưởng và cơ quan tổ chức chỉ đạo hành công việc trong từng thời gian, vừa
đảm bảo chủ động quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công
việc trọng tâm đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ. Kế hoạch giúp cho hoạt động của
từng cán bộ công chức và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, luôn chủ
động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể chủ động ứng phó tối đa trước những sự 6
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
kiện bất ngờ nhất. Một kế hoạch có tính khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực
hiện thắng lợi những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra.
Lý do chính để lập kế hoạch công tác như một việc làm cần thiết đầu tiên là nó có thể
giúp tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc vào việc bắt đầu một công việc nhất định
ít có cơ hội Ihành công. Người ta nói rằng, không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại.
Với một kế hoạch bài bản, tổ chức sẽ có một cái nhìn định lurớng tống thể cho các hoạt
động trong thời gian dự kiến với các mục tiêu rõ ràng, có cơ sở để phân bổ các nguồn lực
thời gian và chi phí theo thứ tự ưu tiên, có nền tảng để phối kết hợp giữa các dơn vị, bộ
phận, phòng ban cũng như kiểm tra giám sát và động viên thúc đẩy.
Lập kế hoạch công tác là một bước cần thiết đối với bất kỳ một nhà quản lý nào dù quy
mô tố chức của anh ta to hay nhỏ. Mục đích chính của việc lập kế hoạch là để đánh giá cụ
thể mọi khí a cạnh kinh tế của công việc. Kế hoạch không chỉ giúp tổ chức xác định và tập
trung vào các mục tiêu mà còn giúp huy động rác tiềm năng bên trong, cũng như sự trợ giúp
cần thiết từ bên ngoài. Đồng thời kế hoạch công việc còn có thể giúp tổ chức đó được những
sự tư vấn quý báu từ bên trong và bên ngoài.
Lập kế hoạch là yếu tố sống còn để đảm bảo cho ý tưởng về những mục tiêu của tổ chức
trở nên khả thi. Đặc biệt, việc thiếu những nghiên cứu thích hợp về khả năng tồn tại là một
trong những vấn đề chính đối với những tổ chức mới.
Lập kế hoạch là một hình thức của hoạt động quản lý gắn liền với việc xác định các mục
tiêu của hệ thống bị quản lý; tìm kiếm các phương pháp và phương tiện có hiệu quả nhất cần
thiết để đạt tới các mục tiêu đặt ra; và xác lập hệ thống các chỉ tiêu điều chỉnh quy trình
thực hiện các công việc nhằm đạt được những mục tiêu đặt ra. Kết quả của hoạt động lập
kế hoạch là bản kế hoạch.
Nhà lãnh đạo giỏi, biết cách giải quyết khủng hoảng thông thường không ngồi chờ
khủng hoảng xảy ra, mà phải biết xác định được những khủng hoảng tiềm ẩn và giải
quyết chúng ngay từ “trong trứng”. Kế hoạch mới chỉ là những dự kiến hành động, chứ
chưa phải là hành động, do đó người lãnh đạo phải biết xác định và giành được những cơ
hội trời cho. Như vậy, nhà lãnh đạo giỏi phải có khả năng phân tích và lên kế hoạch,
đồng thời nắm bắt được cơ hội và tận dụng mọi điều kiện để thực hiện kế hoạch.
Kế hoạch còn là một khuôn khổ để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức khác sử dụng để
hỗ trợ về kỹ thuật và tài chính đối với tổ chức nhất định.
Sẽ là khoa học và hợp lý khi mồi một hoạt động đều được lên kế hoạch tương ứng. Ví dụ:
Nên tiến hành các kế hoạch chiến lược ngay từ khi tổ chức mới đi vào hoạt động
(thông thường các kế hoạch chiến lược của một công ty luôn là một phần của chiến lược
kinh doanh toàn diện bao gồm cả chiến lược marketing, tài chính hay quản lý, v.v.). Bên
cạnh đó, việc kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch cũng cần được tiến hành thường xuyên.
Chẳng hạn, các kế hoạch chiến lược cần phải được kiểm tra ít nhất một lần 1 năm để
chuẩn bị sẵn sàng cho năm tài chính tiếp theo (quản lý tài chính của tổ chức thường dựa
trên nền tảng từng năm hoặc là theo năm tài chính). Trong trường hợp này, việc đặt ra
các kế hoạch chiến lược nên được chỉ đạo kịp thời để xác định được mục tiêu tối thiểu
mà tổ chức cần đạt được trong năm tài chính sắp tới. Các sáng kiến cần có để hoàn thành
mục tiêu và ngân quỹ cần thiết cho các mục tiêu đó.
Kế hoạch cần được xem xét như một sự thiết kế cho thay đổi, là nền tảng cho việc giới
thiệu những thay đổi được kiểm soát của một tổ chức để nó có thể thích nghi trước thời đại
thay đổi. Thông qua việc lường trước những diễn biến có thể của hoạt động, kế hoạch được
đặt ra để tổ chức kiểm soát hướng đi riêng của mình. Thêm vào đó, kế hoạch nhằ m kiểm
soát thành công và kiểm tra lại các nguồn lực để giành được các mục tiêu tương lai. Do vậy,
thách thức thật sự đối với các nhà lập kế hoạch lại nằm ở việc phát triển các chiến lược và 7
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
các kế hoạch có tính đến những thay đổi của môi trường có dự tính trước, đủ linh hoạt để
điều chỉnh trước những sự kiện bất ngờ.
Đê đảm bảo các điều kiện và tiền đề cho việc đổi mới, công tác kế hoạch hóa cần đổi
mới hệ thống thu thập, xử lý và sử dụng thông tin, xác định các loại thông tin báo cáo cần
thiết, thống nhất biểu mẫu các loại thông tin báo cáo; xác định hệ thống tổ chức bộ máy thu
thập và xử lý thông tin; xác định rõ trách nhiệm cung cấp các loại thông tin đối với những
đơn vị, bộ phận có liên quan; thiết kế cụ thể các nguồn thông tin và địa chỉ cần phân phối
thông tin nhằm hỗ trợ cho công tác kế hoạch hóa; xác định rõ ràng những thông tin mật
không công bố; xây dựng và phát triển công tác dự báo và phân tích tình hình nhằm kịp thời
xử lý được những thông tin để phân tích giúp cho việc điều hành một cách nhanh nhạy. Bên
cạnh đó, cũng cần không ngừng nâng cao chất lượng bộ máy tổ chức, thực hiện chương trình
đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ kế hoạch một cách cơ bản, đặc biệt là tổ chức
bộ máy và cán bộ văn phòng.
Trong việc thực hiện kế hoạch, ngoài việc hoàn thành các chỉ tiêu pháp lệnh, cần phải
chấp hành đầy đủ các chế độ quản lý kinh tế, chế độ báo cáo thống kê - kế toán nhà nước.
Tổ chức hoàn thành kế hoạch là khi có các chỉ tiêu pháp lệnh được giao đạt kế hoạch từ
100% trở lên, đạt hiệu quả kinh tế cao, còn tổ chức không hoàn thành kế hoạch là khi có ít
nhất một chỉ tiêu pháp lệnh đạt kế hoạch từ dưới 100% kế hoạch và hiệu quả kinh tế thấp,
cấp nào giao kế hoạch cho đơn vị, bộ phận, cá nhân thì cấp đó xét duyệt và quyết định công
nhận kết quả thực hiện kế hoạch.
Tóm lại, việc phát triển một lịch trình chi tiết từ mục tiêu đến khi hoàn thành được gọi là
lập kế hoạch. Việc lập kể hoạch thông thường bắt đầu bằng việc phát triển các quy hoạch, kế
hoạch chiến lược, từ các diễn giải chiến lược, lập kế hoạch trung hạn, phát triển các kế
hoạch hoạt động và kiểm tra. Một kế hoạch chuẩn mực phải thể hiện rõ được mục tiêu, hành
động, tài nguyên và lộ trình thực hiện.
Hiệu quả và thành công của một kê hoạch là tông hòa kết quả của các giai đoạn sau:
- Thỏa thuận về tầm nhìn hành động tương lai và khả năng tận dụng những cơ hội.
- Phát triển các ý tưởng hành động.
- Lập kế hoạch hành động.
- Thực hiện thành công các kế hoạch hành động.
Như vậy, lập kế hoạch là điểm khởi đầu quan trọng của mọi tiến trình quản lý.
2.2. Phân công công việc
Thiết kế và phân công công việc có vai trò và vị trí rất quan trọng trong kỹ thuật điều
hành, bởi qua đó cho phép xác lập trách nhiệm, yêu cầu về trình độ của từng vị trí công việc trong các công sở.
Hiểu một cách đơn giản, thiết kế công việc là việc phân chia các loại công việc lớn, nhỏ
sao cho hợp lý. Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm trong việc thi hành
công vụ và tham gia các hoạt động của công sở nói chung. Quá trình này liên quan đến hoạt
động thực tế của công sở. Thiết kế khác với quản lý công việc mà theo đó người ta áp dụng
các quy định cần thiết dựa trên trách nhiệm để theo dõi công việc. Tuy nhiên, thiết kế khoa
học thì quản lý công việc sẽ thuận lợi.
Công việc là tổng hợp nhiệm vụ, trách nhiệm chức năng do một (nhiều) người đảm nhận.
Đó cũng là cách mà một loạt các công việc, hoặc một công việc trọn vẹn được thiết lập.
Nhằm thiết kế công việc, trước hết phải đánh giá công việc hiện tại, sau đó phân tích công
việc, rồi cuối cùng mới tiến hành công việc thiết kế.
Khi đánh giá công việc hiện tại cần xem xét tính cần thiết hay khả thi của việc thiết kế
công việc nhất định. Nên thảo luận về quá trình công việc với người lao động và người giám
sát liên quan và làm rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi hoặc phải đào tạo.
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các 8
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tố chức nhằm làm rõ bản
chất của công việc. Đó cũng là việc kiểm tra công việc và quyết định chính xác các nhiệm
vụ phải làm. Cân nhắc xem thiết bị và đặc điếm nào tại nơi làm việc có tầm quan trọng để
hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra; xác định các vấn đề liên quan (những rắc rối, rủi ro, v.v. .).
Thông qua phân tích công việc nhằm làm sáng tỏ tính chất, nội dung, nhiệm vụ và trách
nhiệm của công việc trong mối tương quan với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy
có thể chọn đúng người phù hợp với công việc (tránh sự khập khiễng giữa trình độ người lao
động và đòi hỏi của công việc); chỉ ra điều kiện vật chất và môi trường mà trong đó công
việc sẽ được giải quyết, các yêu cầu về nhân lực cho công việc đề ra, tiêu chuẩn và chuyên
môn công việc đòi hởi; nhận ra cái còn thiếu của người lao động cần đào tạo, huấn luyện hay
trả mức thù lao cần thiết cho công việc; thấy được các yếu tố có hại cho người lao động để
khắc phục hoặc loại trừ; đồng thời cũng làm rõ nội dung giám sát, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Việc đánh giá bản chất, nội dung của công việc là cách xác định và làm rõ các thông tin
về: - Từngvịtrí côngviệccụthể:việcgì, sảnphẩm,chi tiết,độ phức tạp, v.v..
- Quy trình công nghệ: phương tiện, trang bị, vật tư, máy móc, v.v.
- Các tiêu chuẩn mầu đánh giá, mức sản lượng, mức thời gian, v.v.
- Điều kiện lao động: mức độ độc hại, bảo hộ lao động tiền lương, v.v.
- Người lao động: vị trí, trách nhiệm, bằng cấp tay nghề, ngoại ngữ, tin học, v.v.
Đây được hiểu là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống nội dung của từng
công việc đề ra để xác định cách thức giải quyết tối ưu nhằm mang lại hiệu quá cao cho hoạt
động của công sở. Phân tích công việc là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính,
phản ánh năng lực làm việc của các nhà quản lý.
Khi phân tích công việc, người ta thường chú ý làm sáng tỏ tính chất của nội dung công
việc được đề ra trong mối tương quan với chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan, còng sở,
xem xét những điều kiện vật chất và môi trường mà trong đó công việc sẽ được giải quyết,
các yêu cầu về cán bộ cho công việc đề ra. Những yếu tố đó giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý
thấy được công việc cần được giải quyết theo phương thức nào, trên cơ sở nào để tổ chức
thực hiện có hiệu quả.
Như vậy, thiết kế công việc là việc xác định phương pháp làm việc, thời gian làm
việc/nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết và sự thay đổi nơi làm việc. Đó cũng
là việc kết hợp các nhiệm vụ khác nhau đế mỗi công việc là sự hoạt động của cá thể chất và
trí óc. Thiết kế công việc hướng tới giải đáp các vấn đề:
- Những việc nào phải thực hiện?
- Bao nhiêu việc được thực hiện?
- Ai thực hiện? Bao nhiêu người?
- Được thực hiện như thế nào?
- Và được thực hiện theo trật tự nào?
Có thể thiết kế công việc theo dây chuyền, theo nhóm hoặc theo từng cá nhân.
Thiết kế công việc còn là cơ sở để đánh giá thành tích, hiệu quả của nhân viên ở vị trí làm
việc đó. Khi thiết kế công việc cần xác định tầm quan trọng của động cơ trong công tác quản
lý; nghiên cứu những giá trị của các nhân tố trong công việc, chuẩn mực, nồ lực đê thành
công nhằm đạt được kết quả vượt trội.
Thiết kế lại công việc là sự thay đối một cách có hệ thống nội dung công việc nhằm thay
đổi những tiêu chuấn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác để thực
hiện tốt hon công việc hoặc tăng động cơ làm việc.
Kết quả của thiết kế công việc sẽ là bản mô tả công việc được giao, trong đó liệt kê các
kỹ năng và khả năng của người được giao việc, phác thảo kết quả mong muốn đạt được, xác 9
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
định tất cả các nguyên tắc chỉ đạo và thời hạn được biết, liệt kê các nguồn lực cần thiết và
các kết quả khi thực hiện tốt công việc.
Thiết kế công việc phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức và của từng đơn vị thực hiện
công việc được đề ra. Nội dung công việc phải rõ ràng, có tính khả thi. Mỗi công việc được
thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan và tạo ra khả năng sáng
tạo, họp tác cho nhân viên khũgiải quyết công việc. Hơn nữa, còn phải tạo khả năng kiếm tra
việc thi hành công việc một cách thuận lợi.
Trên cơ sở công việc được thiết kế, các nhà quản lý sẽ tiến hành phân công công việc. Để
phân công công việc được chính xác, phù họp với đặc điểm hoạt động của từng cơ quan,
những yếu tố trên, cần phải dựa trên những cơ sở có tính thực tế khác, cần lưu ý rằng, khi
nói đến đặc điểm hoạt động của mỗi cơ quan là chúng ta muốn nhấn mạnh nhừng tính chất
nổi bật của nó đi kèm theo một điều gì đó cụ thể. Đặc điểm này cần phải được chú ý đế phân
công các công việc cho các bộ phận của một cơ quan nhằm bảo đảm tính hợp lý cần thiết.
Việc phân công công việc có thể được tiến hành theo:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Khi vị trí pháp lý và thẩm quyền
khác nhau thì đặc điêm hoạt động và các nhiệm vụ được giao cũng được phân biệt, cần đảm
bảo tính thích ứng giữa trách nhiệm và thấm quyền.
- Phân công theo khối lượng và tính chất của công việc, theo nguyên tắc ấn định điều
kiện cho chức năng nghiệp vụ mà yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện đế làm việc, tránh
theo tình cảm, chủ quan. Đây cũng có thể hiểu là phân công hướng tới chuyên môn hóa và
trên cơ sở có tiêu chuẩn và định mức cụ thể, đảm bảo sự thích ứng giữa năng lực của nhân
viên và chức trách được giao, đồng thời cũng tạo cơ sở cho học hởi và thay thế. Điều đó đòi
hỏi phải tạo được trạng thái cân bằng về chức năng nghiệp vụ, nghĩa là'chất và lượng của
công việc phải được phân phối một cách chính đáng, thích hợp. Việc phân công công việc
không được tạo ra sự chồng chéo nhau. Các công việc cần thiết được phân phối đến mọi
nhân viên. Trong quá trình hợp tác để làm việc cần phải làm rõ người chịu trách nhiệm chính.
Trên một mức độ cần thiết, chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để cán bộ đi sâu vào
công việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó, sẽ có khả năng nâng cao năng suất
lao động. Tuy nhiên, việc chuyên môn hóa cán bộ không có nghĩa là cán bộ không cần hiểu
biết rộng. Trái lại, muốn chuyên môn hóa tốt thì phải hiểu biết rộng. Quá nhấn mạnh một
chiều việc chuyên môn hóa sẽ dẫn tới sự phiến diện. Nhưng nếu bỏ qua chuyên môn mà
phân công tùy tiện thì công việc sẽ có nhiều khả năng không hoàn thành có chất lượng như
chúng ta mong muốn. Ví dụ, nếu không có trình độ chuyên môn về công tác thanh tra mà
được giao nhiệm vụ tổ chức một cuộc thanh tra, hơn nữa lại là thanh tra cỏ tính chuyên môn
như thanh tra tài chính, thanh tra y tế chẳng hạn, thì chắc chắn kết quả sẽ hết sức hạn chế,
thậm chí công việc có thể mắc sai lầm. Đồng thời với kiến thức chuyên môn về thanh tra,
cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác thanh tra trong bộ máy quản lý nhà nước cũng cần
phải hiểu biết các kiến thức về quản lý nhà nirớc, về pháp luật v.v. .
Cần nhấn mạnh rằng, kiến thức chuyên môn và các kiến thức chung luôn luôn có tác
động bố sung cho nhau, cùng nâng cao hiểu biết chung và bản lĩnh của các nhà quản lý.
Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có được một chuyên môn sâu nhằm thực hiện tốt một
nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên môn đều chú ý trang bị cho mình những kiến thức rộng.
ít có nhà quản lý nào chỉ có những kiến thức chuyên môn sáu đơn thuần mà có thể thành đạt
trong quản lý, dẫu rằng chuyên môn hóa là điều có tính bắt buộc để tổ chức công việc và phân công cán bộ.
- Trong thời đại khoa học, kỳ thuật phát triển như vũ bão hiện nay thì chuyên môn hóa
công việc không chỉ xuất hiện ở trong lĩnh vực sản xuất vật chất mà trong nhiều lĩnh vực
khác nhau. Trong lĩnh vực quản lý, chuyên môn hóa cũng có yêu cầu riêng của mình. Lịch 10
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
sử phát triển của xã hội hiện nay đang ngày càng chứng tỏ rằng, khi khoa học, kỹ thuật phát
triển cao thì tính “chuyên môn” của cán bộ sẽ mang lại hiệu quả lớn.
- Phân công công việc íheo số lượng biên chế và cơ cấu tố chức của cơ quan, hướng tới
tăng cường vai trò của nhóm trong tổ chức tăng cuờng liên kết, phối hợp); phân chia chức
năng nghiệp vụ có tính đồng nhất, theo đó công việc cùng chủng loại được tập trung giao
cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ
thê; tạo được sự ổn định, tránh lãng phí.
- Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được giao. Có thể
hiểu năng lực công tác là tổng hợp quan điểm, kiến thức, kỹ năng và hành vi cần thiết cho
một loại chức trách nhất định, trong một hoàn cảnh nhất định để tạo ra chất lượng làm việc
như tổ chức mong muốn. Đây còn gọi là nguyên tắc “dụng nhân như dụng mộc”. Nghĩa là
khi phân công công việc cần chú ý đến kinh nghiệm và năng lực của từng người để sắp xếp
cho họ vào những nơi thích hợp. Đồng thời phải chú ý đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt
tình của họ với công việc để sắp xếp. Khuyến khích nỗ lực của các cá nhân khi làm việc.
Các yếu tố cấu thành năng lực công tác thông thường có thể là nhận thức, quan điểm; kỳ
năng và thái độ. Song ở mức độ cao hơn, năng lực công tác còn bao gồm:
- Khả năng biết hành động: điều này liên quan đến sự sở hữu những nhận thức, quan
điếm, kỳ năng và thái độ hành vi cần thiết cho nhiệm vụ. Ở mức độ này, người ta còn có thể
gọi là có trình độ chuyên môn.
- Khả năng hành động cụ thể để thực hiện nhiệm vụ. Nói cách khác là áp dụng cái biết
vào các hoạt động cụ thể, thực tế.
- Khả năng tạo ra kết quả như mong muốn (hoặc yêu cầu).
Điều này phản ánh các đặc điểm quan trọng của năng lực công tác là nó mang tính cá
nhân: do cá nhân chiếm lĩnh, sở hữu và duy trì; gắn với bối cảnh: các nhiệm vụ khác nhau
đòi hỏi những năng lực khác nhau; có tính năng động: phẩm chất “có năng lực” được khẳng
định khác, hoặc rất khác nhau giữa các cá nhân, giữa các thời điểm khác nhau trên cơ sở các khung chung về năng lực.
Cần chú trọng năng lực công tác khi phân công công việc cũng như khi tuyển dụng nói
chung, vì một khi có nhận thức sai lệch sẽ dẫn đến hành vi sai trái trong phân công, sử dụng
con người. Kỹ năng yếu kém là nguyên nhân của việc “lực bất tòng tâm”, hoặc “nhiệt tình
nhưng ngu dốt” hay thậm chí “chỉ biết nói mà không biết làm”. Thái độ sai lệch dẫn đến
hiểu lầm. Thiếu mong muốn hành động là lý do của bệnh “lý thuyết suông” từ phía nhân
viên và là sự phản ánh của sự thiếu khả năng động viên, khuyến khích từ phía các nhà quản
lý. Thiếu khả năng tạo ra kết quả như mong muốn có thể có nguyên nhân của sự thiếu khả
năng vận dụng những kiến thức, kỹ năng mình có; cũng có .thể phản ánh sự thiếu năng lực
của các nhà quản lý trong việc tạo ra, hay cung cấp bối cảnh và điều kiện thuận lợi cho thực thi.
2.3. Tổ chức và điều hành các cuộc họp
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công
việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm
quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Hội họp chính thức là những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định; có
xem xét biên bản các cuộc hội họp trước và trong nhiều trường họp có thành phần theo quy
định.Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng cường dân
chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích
nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động. Đó
cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý. 11
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập
thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết
những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền
đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Họp luôn là biện pháp tốt
nhất kết nối các thành viên trong tổ chức. Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất
quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao
dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản
lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để
phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng tham gia một cách tập thể
và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Mặc dù, họp có thể mang các mục đích khác nhau - đưa thông tin và trao đổi thông tin,
tìm hiểu thực tế, giải quyết vấn đề, v.v. tức là đều nhằm mục tiêu nhất định nào đó, song nếu
đó không là một lý do xác đáng và cuộc họp được tổ chức kém hiệu quả - thì chúng thường
làm mất thời gian của mọi người. Tóm lại, vấn đề là làm sao tố chức họp có hiệu quả nhất,
nhanh chóng chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ những cuộc họp gây lãng phí thời gian,
tiền bạc của nhân dân, của đất nước.
Nhằm trật tự hóa hoạt động họp, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước. Trên cơ sở quy định của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương và địa
phương xây dựng quy định chế độ hội họp của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình hướng tới tổ
chức các cuộc họp quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết nhưng phải đảm
bảo nâng cao chất lượng cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước ở các
cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, tiếp tục
đối mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành
chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.
Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 của Thủ tướng Chính phủ ban
hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tùy thuộc
mục tiêu cuộc họp cần phân biệt các loại cuộc họp như sau:
- Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe
các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên
gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định
theo chức năng, thẩm quyền.
- Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải
quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để
kiêm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn
kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm
tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải
quyết các công việc thường xuyên.
- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống
nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan
trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.
- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiêm điểm, đánh giá tình
hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công
tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để
đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng. 12
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Ví dụ: ủy ban nhân dân xã mồi tháng họp ít nhất một lần, ngày họp cụ thể do Chủ tịch quyết định.
Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên ủy ban
nhân dân xã. Chủ tịch ủy ban nhân dân mời Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng
nhân dân cùng tham dự. Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, người đứng đầu các đoàn thể nhân dân,
cán bộ không chuyên trách, công chức cấp xã và các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố được
mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan. Đại biểu mời tham dự được phát biếu ý
kiến nhưng không có quyền biểu quyết.
Trình tự phiên họp như sau:
- Chủ tịch ủy ban nhân dân chủ tọa phiên họp. Khi Chủ tịch vắng mặt, ủy quyền Phó Chủ
tịch chủ tọa phiên họp.
- Văn phòng ủy ban nhân dân báo cáo số thành viên ủy ban nhân dân có mặt, vắng mặt,
đại biểu được mời dự và chương trình phiên họp.
- Chủ đề án báo cáo tóm tắt đề án, những vấn đề còn có ý kiên khác nhau, những vấn đề
cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp.
- Các đại biểu dự họp phát biếu ý kiến.
- Chủ tọa phiên họp kết luận từng đề án và lấy biểu quyết. Đe án được thông qua nếu
được quá nửa tổng số thành viên ủy ban nhân dân biểu quyết tán thành.
Trường hợp vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì Chủ tọa yêu cầu chuẩn bị thêm đế
trình lại vào phiên họp khác.
- Chủ tọa phát biếu ý kiến kết luận phiên họp.
Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết định của Chú
tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; xử lý các vấn đề mới nảy sinh;
những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân xã, ủy ban
nhân dân huyện; chuấn bị nội dung các phiên họp ủy ban nhân dân, các hội nghị, cuộc họp
khác do ủy ban nhân dân xã chủ trì triển khai. Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch
Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã và cán bộ, công chức xã
được mời tham dự khi bàn về các vấn đề có liên quan. Trình tự giao ban như sau:
- Văn phòng ủy ban nhân dân xã báo cáo những công việc chính đã giải quyết tuần trước,
những khó khăn, vướng mắc, tồn tại và các công việc cần xử lý; chương trình công tác tuần.
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền và xử lý các nội dung công tác.
Khi cần thiết, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân xã triệu tập các trưởng thôn,
tố trưởng dân phố, một số cán bộ, công chức họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ.
Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, ủy ban nhân dân xã họp liên tịch với Thường
trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người
đứng đầu các đoàn thể nhân dân cấp xã, cán bộ không chuyên trách và công chức cấp
xã, trưởng thôn, tổ trưởng dân phố để thông báo tình hình kinh tế - xã hội, kiểm điểm
sự chi đạo, điều hành của ủy ban nhân dân và triến khai nhiệm vụ công tác sắp tới.
Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của ủy ban nhân
dân xã về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tô chức theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên.
Để đạt hiệu quả nhất định, cuộc họp cần được tiến hành đảm bảo những yêu cầu sau đây:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Nếu cứ chờ đợi những người đến muộn (bằng cách
tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi một vài vấn đề nào đó với vài người đã có mặt, v.v.)
thì cỏ nghĩa là những người đến đúng giờ không được tôn trọng, đồng thời đã vô tình 13
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
tập cho mọi người thói quen đi trễ.
- Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp. Nhấn mạnh những điểm cần
lưu ý. Nếu không phân phát chương trình nghị sự thì phải đảm bảo mọi người nắm
được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Nêu những hạn chế về thời gian dành cho các nội dung công việc đưa ra trong
chương trình nghị sự. Đảm bảo nội dung chương trình nghị sự và phân bổ thời gian
tương ứng cho các vấn đề, v.v. .
- Bắt đầu cuộc họp một cách hấp dẫn, lôi cuốn sự chú ý của những người tham dự.
Tránh những câu không xác định (đáng liếc, tôi không là nhà hùng biện; do quá ít thời
gian nên chưa kịp chuẩn bị, V.V.). Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc, song nhẹ nhàng.
- Giới thiệu đại biểu, đặc biệt là những người mới lạ (nếu cần).
- Phải bảo đảm cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. cần đề cập đúng
lúc và nhấn mạnh các vấn đề lớn, cấp bách hoặc quan trọng nhất.
- Đảm bảo chương trình nghị sự. Hãy cố gắng hết sức để thực hiện được thời gian đã
định.-Trình bày tóm tắt vấn đề (không đọc toàn văn văn bản chuẩn bị trước), nêu rõ vấn đề
cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề. Khi phát biểu phải thật ngắn gọn và súc tích.
Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, hãy đề nghị họ không nên làm mất thời
gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người chủ trì cuộc họp nên
nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.
Điều chỉnh “bầu không khí” cuộc họp và hướng hội nghị theo chủ đề (điều chỉnh những
báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” hoặc lạc đề). Chú ý các tín hiệu phát biểu
và dành thời gian thích hợp cho các đại biểu tham gia ý kiến.
- Tạo ra một bầu không khí mang tính chuyên nghiệp. Không cho phép nói chuyện riêng.
Phát biểu bằng giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng các câu hỏi phù hợp, có các nhận
xét và định hướng cho mọi người để cùng thảo luận đi đến thống nhất kết luận cuối cùng.
Neu cuộc họp bị kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, cần kịp thời dừng việc
tiếp tục thảo luận; nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp, phải xác định cần phải làm gì để
giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch tiếp theo. Phải tỏ ra kiên định
trong trường hợp những người dự họp đi chệch khỏi vấn đề đang triển khai tronị» buổi họp
và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.
- Kiểm tra việc giải quyết những vấn đề của chương trình nghị sự.
- Kiểm tra hoạt động của thư ký.
- Tổng kết các vấn đề và ghi rõ việc thực hiện.
- Dự kiến xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối cuộc họp hiện tại.
- Kết thúc cuộc họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài. Tâm lý người dự họp luôn
thấy bất an, bất bình khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. Họ còn nhiều dự định phải giải
quyết sau khi họp, không nên bắt họ lỡ những công việc khác, hơn nữa họ không còn tâm
trạng nào để lắng nghe hoặc phát biểu.
- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp.
2.4. Phối họp trong quản lý
Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trinh liên kết các hoạt động hỗ trợ,
hợp tác lẫn nhau của các cán bộ, công chức, các cơ quan hành chính nhằm tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. Phổi hợp có thể theo cơ chế “dọc” (thứ bậc),
“ngang” (hợp tác), hoặc “mạng lưới” (ma trận). Phối hợp có thề trong nội bộ (bên trong) hoặc với bên ngoài.
Mối quan hệ phối hợp trong công việc là một yêu cầu, đồng thời là trách nhiệm không
thể thiếu trong quá trình hoạt động của một tập thể, một đơn vị và của cả cá nhân trong bất
kỳ lĩnh vực nào. Trong các cơ quan hành chính cũng vậy, để đảm bảo hiệu quả của một hoạt 14
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
động hành chính, cũng rất cần tổ chức công tác phối hợp nhịp nhàng giữa các tập thể, cá
nhân trong cơ quan. Đúng như vậy, đơn vị nào chú ý và tổ chức tốt công tác phối hợp trong
quản lý, điều hành, hiệu quả hoạt động hành chính sẽ cao và ngược lại.
Hoạt động phối hợp cần phải được điều chỉnh bởi. quy chế chuyên biệt, trong đó quy
định rõ ràng việc thực hiện trách nhiệm phối hợp giữa các chủ thế vừa là trách nhiệm, nghĩa
vụ, vừa là quyền lợi, được chi phối bởi các quy định về kỷ luật, kỷ cương hành chính.
Tuy nhiên, hoạt động phối hợp trong hoạt động công vụ là mang tính nguyên tắc, nhưng
thực hiện cụ thể công tác phối hợp lại rất cần đến một tinh thần cộng đồng thật sự. Và chỉ
khi làm việc với một tinh thần tự nguyện, với tình cảm chia sẻ chân thành thì lúc đó mối
quan hệ phối hợp mới thật sự có ý nghĩa. Neu chủ thể tham gia phối hợp công tác một cách
cứng nhắc, tham gia theo mệnh lệnh, sự phân công hoặc tham gia theo kiểu trách nhiệm một
cách rạch ròi sẽ làm xơ cứng mối quan hệ phối họp giữa các chủ thể, giảm đi tính gắn kết
vốn có của công tác phối họp và có thể giảm cả hiệu quả công việc. Khi các chủ thể tham gia
phối hợp công tác ý thức được tính cộng đồng trong công việc (hoạt động công vụ), có được
sự cảm thông, chia sẻ, sẽ tự thân gắn kết trách nhiệm của mình vào công việc chung. Lúc đó
mọi người sẽ làm việc với tinh thần tương thân, tương ái, trách nhiệm chung hướng đến mục
tiêu chung, với mục tiêu là hiệu quả cao nhất mang lại, không cần phải điều chinh bởi các
quy định, mệnh lệnh; một biểu hiện sinh động của tinh thần đoàn kết, phấm chất đạo đức
“mình vì mọi người, mọi người vì mình”.
Sự phối hợp trong điều hành cần đảm bảo nguyên tắc dựa trên chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn được pháp luật quy định, đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau thực hiện tốt chức năng quản
lý nhà nước, đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng pháp luật, đồng thời không gây khó
khăn, mà tạo điều kiện để các đối tượng bị quản lý hoàn thành công việc của mình có hiệu quà nhất.
Việc phối hợp phải đảm bảo nguyên tắc lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông tin, chuyên
môn hóa và hợp tác, đồng thời đảm bảo tính khách quan.
Khi phối hợp giải quyết các công việc cụ thể, nếu nhận thấy có những vấn đề ảnh hướng
đến hoạt động, liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận trực thuộc hoặc bên ngoài, thì lãnh đạo
tố chức cần chủ trì mời các bên liên quan họp đê bàn bạc giải quyết. Nếu vượt quá thấm
quyền thì phải có trách nhiệm báo cáo với cấp trên chủ trì xem xét, giải quyết.
Trong trường hợp cần giải quyết công việc mà không tổ chức họp được, hoặc không cần
tổ chức họp thì có thể làm văn bản trao đổi, thống nhất ý kiến.
Trong tnrờng hợp cần thiết có thể tham mưu cấp trên thành lập đoàn công tác liên ngành
để điều phối giải quyết công việc.
Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm phối hợp các bộ phận có liên quan của ủy ban nhân
dân hoặc với ủy ban nhân dân huyện đế giải quyết công việc của công dân và tổ chức; không
đế người có nhu cầu liên hệ công việc phái đi lại nhiều lần.
Trong quan hệ với Đảng ủy xã, ủy ban nhân dân xã chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy xã
trong việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo
của cơ quan nhà nước cấp trên; chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng, nhiệm vụ cụ
thể về phát triển kinh tế - xã hội, giữ vừng an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống
nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để
giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức
vụ công tác chính quyền.
Trong quan hệ với Hội đồng nhân dân xã, ủy ban nhân dân xã chịu sự giám sát của Hội đồng
nhân dân xã; chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, báo cáo
trước Hội đồng nhân dân xã; phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội
dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân xã, xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xã
xem xét, quyết định; cung cấp thông tin về hoạt động của ủy ban nhân dân xã, tạo điều kiện 15
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu Hội đồng nhân dân xã; các thành viên ủy ban nhân
dân xã có trách nhiệm trả lời các chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân; khi được yêu cầu,
phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan đến công việc do mình phụ trách; Chủ
tịch ủy ban nhân dân xã thường xuyên trao đổi, làm việc với Thường trực Hội đồng nhân
dân xã để nắm tình hình, thu thập ý kiến của cử tri; cùng Thường trực Hội đồng nhân dân xã
giải quyết những kiến nghị, nguyện vọng chính đáng của nhân dân.
Trong quan hệ với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cấp xã, ủy ban nhân dân
xã phối hợp chặt chẽ với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cấp xã trong thực hiện
các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân; tạo điều kiện cho
các tổ chức này hoạt động có hiệu quả; định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết thông
báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương và các hoạt động của ủy ban nhân dân
cho các tổ chức này biết để phối hợp, vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành
đúng đường lối, chính sách, pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với Nhà nước.
Trong quan hệ giữa ủy ban nhân dân xã với trưởng thôn và tổ trưởng dân phố, Chủ tịch
ủy ban nhân dân xã phân công các thành viên ủy ban nhân dân phụ trách, chỉ đạo, nắm tình
hình các thôn và tổ dân phố. Hàng tháng, các thành viên ủy ban nhân dân làm việc với
trưởng thôn, tổ trưởng dân phố thuộc địa bàn được phân công phụ trách hoặc trực tiếp làm
việc với thôn, tổ dân phố đế nghe phản ánh tình hình, kiến nghị và giải quyết các khiếu nại
của nhân dân theo quy định của pháp luật. Trưởng thôn, tổ trưởng dân phố phải thường
xuyên liên hệ với Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân xã để tổ chức quán triệt các chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà
nước cấp trên và của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân xã để triển khai thực hiện; phát
huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt Quy chế dân chủ ở cơ sở; kịp thời báo cáo
Uy ban nhân dân và Chủ tịch Uy ban nhân dân xã tình hình mọi mặt của thôn, tổ dân phố, đề
xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.
Trong phối hợp với Thanh tra nhân dân ở cấp xã, ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm
thông báo kịp thời cho Ban Thanh tra nhân dân những chính sách pháp luật liên quan đến tổ
chức, hoạt động, nhiệm vụ của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân xã; các mục tiêu và
nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội hàng năm của địa phương; yêu cầu tổ chức, cá nhân có
liên quan cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết cho Ban Thanh tra nhân
dân; xem xét, giải quyết kịp thời các kiến nghị của Ban Thanh tra nhân dân; xử lý nghiêm
minh người có hành vi cản trở hoạt động của Ban Thanh tra nhân dân hoặc người có hành vi
trả thù, trù dập thành viên Ban Thanh tra nhân dân; và thông báo cho Ban Thanh tra nhân
dân kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở; hồ
trợ kinh phí, phương tiện để Ban Thanh tra nhân dân hoạt động có hiệu quả theo quy định cua pháp luật.
Giá trị cốt lõi là những hoạt động mà một tổ chức thực hiện tốt nhất, giúp cho nó
trở nên khác biệt đối với những đối thủ cạnh tranh và tạo nên những ưu thế mà phần
lớn những ưu thế này được tạo nên bởi những năng lực cốt lõi của các nhân viên thông
qua những kỹ năng phối hợp, kiến thức tổng hợp về tô chức cùng với sự phát triển của
sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Đánh giá chung cho thấy đa phần cán bộ,
công chức của Việt Nam đều thiếu tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhất là kỹ năng
phối hợp làm việc nhóm, làm việc theo dây chuyền. Những người mới ra trường đều
thiếu kỳ năng làm việc thực tế, nhất là ngày nay phải làm việc với người nước ngoài
thường xuyên. Họ cũng thiếu sự chủ động, mạnh dạn bày tỏ ý tưởng thay đổi nhằm cải
tiến, phát triển công việc trong quá trình làm việc.
Trong khi đó, mọi cán bộ, công chức khi làm việc phải hiêu biết và vận dụng những
kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỳ năng giải quyết vấn
đề, kỳ năng quản lý sự căng thẳng. . Đặc biệt, khi phải làm việc trong một nhóm, với 16
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý, họ còn cần hiểu biết và có kỳ năng
phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bàn thân và của cả nhóm
mới đạt mục tiêu chung, hiệu quà và hiệu suất.
Những kỹ năng phối hợp có thể là các kỹ năng giao tiếp nói chung, kỳ năng tạo
được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỳ năng hợp tác, kỳ năng khuyến khích người khác
nồ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuần giữa các thành viên trong nhóm và
với các nhóm khác; kỳ năng quản trị sự thay đổi, v.v.
Nhiều tổ chức có các nhóm tác nghiệp (Working Groups) mà bản thân chúng được
gọi là những tập thế, nhưng công việc của những nhóm tác nghiệp này được tiến hành
dựa trên sự kết hợp với các đóng góp của cá nhân. Các tập thể sẽ hành động và làm
việc dựa trên những nỗ lực chung. Các tổ chức đều phải hướng tới xây dựng các bộ
phận, đơn vị của mình thành một tập thể gắn kết, trong đó các thành viên từ những bộ
phận có chức năng riêng biệt sẽ họp tác chặt chẽ với nhau nhằm hoàn thành một mục
tiêu chung thông qua việc cùng cộng tác (tập thề ma trận - Matrix Teams). Những kỳ
năng bố trợạ cho nhau (Complementary Skills) sẽ tạo ra tính hiệp đồng tương trạ trong
một tập thể khá đa dạng, khi nhiều ý tưởng và kỹ năng phối hợp lại với nhau. Nếu tập
thể bao gồm những cá nhân có lối tư duy giống nhau, thì việc giải quyết các vấn đề rắc
rối đòi hỏi sự sáng tạo sẽ bị giới hạn trong một vài giải pháp nhất định. Những phương
pháp tiếp cận chung là cách thức mà các thành viên trong tập thể cùng nhất trí việc họ
sẽ cộng tác với nhau như thế nào. Nhiều tập thể đã xây dựng điều lệ hay đề ra một loạt
những quy tắc của riêng tập thể, trong đó ghi rõ thái độ và hành vi ứng xử của các
thành viên theo đúng mong muốn của tập thể. Trách nhiệm giải trình giữa các thành
viên với nhau là một khía cạnh của tinh thần làm việc tập thế và thường được hình
thành sau cùng. Đó là sự sở hữu và chia sẻ những kết quả hoạt động của tập thể, cả
thành công lần thất bại.
Nguyên lý cơ bản của học thuyết giao tiếp đã chỉ ra rằng, những lợi ích tiềm tàng
của tập thể sẽ tăng trướng theo hàm mũ, nếu sự liên kết thông tin được mở rộng theo số
lượng một cách thành công. Ví dụ, nếu hai thành viên trong tập thể chia sẻ thông tin cho
nhau, cả hai sẽ có được thông tin, đồng thời có được sự thăng tiến đáng kể. Và sau đó, nếu
cả hai đều chia sẻ những kiến thức mới của mình với các thành viên khác trong tập thể, và
rồi đến lượt các thành viên này lại tiếp tục bàn bạc, mở rộng và chia sẻ những thông tin độ
đến nhừng người khác thì lợi ích sẽ tăng trưởng theo hàm mũ. Khi các thành viên trong tập
thể xóa bỏ sự khác biệt lẫn nhau, họ sẽ dành nhiều thời gian và công sức hơn để hoàn thành các mục tiêụ chung.
2.5. Kiểm soát công việc
Kiểm soát là một biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ
quan, công sở. Kiểm soát công việc là một trong các chức năng chủ yếu trong hoạt động
lãnh đạo, chỉ đạo, chỉ huy, điều hành, là hoạt động đo lường, chấn chỉnh việc thực hiện công
việc nhằm khẳng định các mục tiêu của công sở, các kể hoạch lập ra để đạt tới các mục tiêu
đã, đang được hoàn thành. Công tác này nhằm làm rõ hơn mục tiêu và kết quả trong hoạt
động của công sở; xác định và dự đoán được những chiều hướng chính và sự thay đổi cần
thiết về các vấn đề, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công sở; phát hiện
được kịp thời những vấn đề sai sót và những đơn vị, bộ phận chịu trách nhiệm sửa sai.
Người lãnh đạo, quản lý có thể phát hiện kịp thời những chồ không phù hợp trong kế hoạch
để điều chỉnh kịp thời. Nó cũng tạo thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả trong hoạt động của
cá nhân, đơn vị trong công sở. Trong kiểm soát, ngoài nhiệm vụ phát hiện sai ỉầm còn có
mục tiêu đánh giá kết quả, chỉ dẫn cho hoạt động của cơ quan, công sở được thực hiện đúng hướng.
Để kiểm soát được công việc một cách thường xuyên, người lãnh đạo, quản lý cần có 17
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
một hệ thống tiếp nhận thông tin chính xác về công việc điều hành. Đồng thời cũng cần có
một quyền hành nhất định tương ứng với nhiệm vụ được giao. Đôi khi quyền kiểm soát công
việc không được đặt ra một cách riêng biệt mà nó được xác định gắn liền với quyền điều
hành, chỉ huy trong từng phạm vi nhất định.
V.I.Lênin từng chi rõ: Khi đường lối, chính sách đã được xác định phương hướng, được
thông qua thì nhiệm vụ tổ chức thực hiện phải đặt lên hàng đầu và sự lãnh đạo phải chuyển
trọng tâm từ việc soạn thảo các sắc lệnh sang việc lựa chọn người và kiểm tra sự thực hiện.
Hồ Chí Minh cũng đã khẳng định: Lãnh đạo đúng nghĩa là quyết định mọi vấn đề một
cách cho đúng, phải tổ chức sự thi hành cho đúng và phải tổ chức sự kiểm soát 1. “Khi đã có
chính sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của chính sách đó là do nơi cách tổ chức
công việc, nơi lựa chọn cán bộ, và do nơi kiểm tra. Nếu ba điều ấy sơ sài, thì chính sách
đúng mấy cũng vô ích”2.
Kiếm soát là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc được tập trung và đi
đúng mục tiêu, tức là nhằm phát hiện những sai lệch so với kế hoạch để từ đó điều chỉnh cho
phù họp và đảm bảo tiến độ. Kiểm soát cũng là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ
thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức đạt được
mục tiếu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và
phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem cơ quan, tổ chức có hoạt động
theo đúng chuẩn mực mà cơ quan, tổ chức đã quy định, theo đủng các yêu cầu của
pháp luật hiện hành, v.v.
Chủ tịch ủy ban nhân dân xã trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện
các văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, văn bản của Hội đồng nhân
dân và ủy ban nhân dân xã, kịp thời phát hiện những vấn đề vướng mắc, bất hợp lý
trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản đó, báo cáo cấp có thẩm quyền bổ sung, sửa đổi.
Phó Chú tịch, ủy viên ủy ban nhân dân xã, cán bộ và công chức cấp xã, trưởng
thôn, tổ trưởng dân phố theo nhiệm vụ được phân công phải thường xuyên sâu sát từng
thôn, tổ dân phố, hộ gia đình, kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước của mọi công dân trên địa bàn xã.
Kiểm soát công việc trước tiên được hiểu là một hoạt động kiểm soát nội bộ, một
hoạt động đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản lý điều hành công việc hữu hiệu và hiệu quả hơn
dựa trên những nguồn lực của mình như: con người, tài sản, vốn, v.v. góp phần hạn
chế tối đa những rủi ro phát sinh hoặc giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình
hoạt động (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, việc tăng giá
thành, giảm chất lượng sản phẩm, v.v.); bảo vệ được các giá trị (tuân thủ nội quy, quy
chế, quy trình hoạt động của tổ chức, quy định của luật pháp); thương hiệu; văn hóa;
niềm tin của các cổ đông được một nền tảng quản lý vừng chắc phục vụ cho quá trình
mở rộng và phát triển bền vững.
Công tác kiểm soát sẽ hiệu quả hơn khi được tiến hành có kế hoạch, theo quy trình
thống nhất, với các hình thức thích hợp đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc như:
toàn diện; kịp thời; khách quan, công minh; cụ thể; phù hợp với thực tế và thường xuyên.
Để đánh giá đúng hoạt động của cá nhân, đơn vị trong công sở, cần dựa vào những
tiêu chuẩn nhất định, trên quan điểm hiệu quả. Không chỉ đánh giá hoạt động bằng số
lượng công việc đã làm mà phải đánh giá bằng hiệu quả mà cá nhân, tổ chức, đơn vị
đem lại. Việc đánh giá cũng phải có tính hệ thống: hoạt động của cá nhân, đơn vị có
1 Xem Hồ Chí Minh: Toàn tập, Nxb.Chính trị quốc gia, H.2011, t.5, tr.325.
2 Hồ Chí Minh: Toàn tập, Nxb.Chính trị quốc gia, H.20Ì1, t.5, tr.636. 18
Giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính
Chuyên đề: Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
tác động, có vai trò như thế nào đối với hoạt động toàn công sở. Nó còn phải dựa trên
quan điểm khách quan, công minh, chính xác và khoa học, không gắn với động cơ cá
nhân; trên cơ sở thông tin chính xác, khoa học, trên quan điếm kế thừa, phát triển.
Việc kiểm soát cần được tiến hành thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất một cách
trực tiếp hay gián tiếp. Khi xác định phương pháp kiềm soát cần làm rõ những vấn đề
như:- Có những công việc nào cần phải kiểm soát? Có bao nhiêu công việc và tương
ứng với bao nhiêu bước phải kiêm soát? Công việc đó có đặc tính gi?
- Tần suất kiểm soát như thế nào? Một lần hay thường xuyên? Bao lâu một lần?
- Ai tiến hành kiểm soát?
- Có bao nhiêu điếm phải kiếm soát và những điểm kiểm soát nào là trọng yểu?
- Làm thế nào để đo lường các đặc tính công việc? Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
Kiểm soát công việc là một trong hai chức năng cơ bản của bất kỳ một nhà quản lý
nào. Tiến hành có hiệu quả quy trình kiểm soát công việc có thể giúp sử dụng các
nguồn lực với hiệu suất cao hơn và tăng cường chất lượng của sản phẩm/dịch vụ mà cơ quan,
tổ chức cung cấp cho khách hàng. Việc kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như
giám sát, thanh tra, kiểm sát, kiểm tra nhằm mục đích chung là đo đường và chấn
chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực
hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành thông qua việc đảm bảo sử dụng
các nguồn lực được đúng quy định và có hiệu quả; xác định và dự đoán những biến
động và những chiều hướng chính; phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách
nhiệm để chấn chỉnh; phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục đế cải tiến
công việc, tiết kiệm thời gian và công sức. Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày những vấn đề cơ bản về khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc và nhiệm vụ
của điều hành công sở?
2. Trình bày những kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở ở cơ sở? Liên hệ thực tiễn? Tài liệu tham khảo
1. Đinh Văn Mậu, Lưu Kiếm Thanh: Cẩm nang công tác chính quyền cấp xã,
Nxb.Thành phố Hồ Chí Minh, 2002.
2. Nguyễn Văn Thâm: Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, Nxb.Chính trị quốc gia.
3. Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh: Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính. Nxb.Thống kê, H.2003.
4. Học viện Hành chính Quốc gia: Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức, H.2007. 19
Document Outline
- KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ
- 1.1.Khái niệm
- 1.2.Mục tiêu
- 1.3.Yêu cầu
- 1.4.Nguyên tắc
- 1.5.Nhiệm vụ
- 2.1.Kế hoạch hóa và thiết kế công việc
- 2.2.Phân công công việc
- 2.3.Tổ chức và điều hành các cuộc họp
- 2.4.Phối họp trong quản lý
- 2.5.Kiểm soát công việc
- Câu hỏi ôn tập
- Tài liệu tham khảo