Bài giảng chi tiết về Quản trị sự kiện - Khái niệm và Đặc điểm
Bài giảng chi tiết về Quản trị sự kiện - Khái niệm và Đặc điểm
Môn: Quản trị thương hiệu 24 tài liệu
Trường: Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 594 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ SỰ KIỆN, QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm Sự kiện và Tổ chức sự kiện
1.1.1.1. Khái niệm Sự kiện
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy
ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự
kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.
Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong
thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự
kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí,
lễ hội, hội thảo, hội nghị. Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn
có nhiều cách hiểu khác nhau:
- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với
quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội .
- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa
ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những
hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống
xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
- Với cách hiểu như trích dẫn nói trên, thì “sự kiện” chủ yếu là các hoạt động liên
quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội
nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm. Ngay cả một số công ty có
dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về
“tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan
tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác.
Trong các cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một
phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo
một trong ba hướng trên sẽ không đủ.
Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện như sau:
Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh,
giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các
hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục, tập quán.
Như vậy sự kiện cần được hiểu:
- Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên.
- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.
- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện trong nghề tổ chức sự kiện của tiếng Anh.
Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về
sự kiện như đã đề cập ở trên.
Sự kiện có thể hiểu là những hoạt động đặc biệt theo nghĩa khác với hoạt động
thông thường được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi
nhớ tới đối tượng được xác định theo đó các sự kiện xảy ra có tính ngẫu nhiên như các
biến cố của thiên nhiên hay các cuộc tranh chấp không thuộc phạm vi nghiên cứu
(Giáo trình Quản trị sự kiện và lễ hội)
1.1.1.2. Khái niệm Tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến
việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện
bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát
các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra.
Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ
chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch,
chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện.
Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một
quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh
hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến
hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt
những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm
đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện
1.1.2. Khái niệm Quản trị sự kiện
+ Quản trị: Là quá trình lãnh đạo, điều hành và kiểm soát các hoạt động trong
một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được ccs mục tiêu đã đề ra.
+ Khái niệm Quản trị dự án sự kiện: Quản trị dự án sự kiện là 1 hệ thống các
công việc được thực hiện theo tiến trình thời gian kể từ giai đoạn tìm kiếm ý
tưởng sự kiện cho đến sau khi kết thúc sự kiện. Đó là hoạt động tích hợp tất cả
các nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực quản trị khác nhau bao gồm lập kế hoạch
hướng dẫn tiếp thị kiểm soát quản trị ngân sách quản trị rủi ro. Hậu cần. Và
đánh giá nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện. Mỗi lĩnh vực trong số các lĩnh
vực trên liên tục ảnh hưởng lẫn nhau trong vòng đời của một dự án sự kiện.
1.2. Đặc điểm của tổ chức sự kiện
Từ cách hiểu, Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ
các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch;
chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một
thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến
những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau
của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại
hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc
điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự
kiện. Với cách tiếp cận trên ta có thể xác định được những đặc điểm cơ bản trong kinh
doanh tổchức sự kiện như sau:
1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện
Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức
sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp
giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.
Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành
nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh,
xây dựng, thiết kế. Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh
hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến
hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Cần lưu ý trong sản
phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hóa nhất định, như các sản phẩm
vật chất; thức ăn, đồ uống, vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ
sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.
1.2.2. Đặc điểm về lao động
Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như:
Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành
nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự
kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. Trong thực tế
mỗi nghiệp vụ trong tổ chức sự kiện đòi hỏi số lượng nhân viên có chuyên môn phù
hợp. Do mục tiêu của các sự kiện đặt ra rất cao, vì vậy tính chuyên môn hóa mới có
thể đạt được kết quả trong các công việc của tổ chức sự kiện.
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện
đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tổ chức sự
kiện là sự hỗn hợp của những loại hình kinh doanh khác nhau, thực hiện những chức
năng khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác nhau. Tất cả các bộ phận quản lý và
nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công chung
cho sự kiện. Do vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các
bộ phận. Có hàng trăm vấn đề khác nhau cùng xảy ra cùng một lúc trong quy trình tổ
chức sự kiện. Việc điều phối và giải quyết vấn đề liên tục xảy ra và không bao giờ
chấm dứt trong cả quy trình này, từ khi xây dựng chủ đề ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện.
Cường độ làm việc tương đối nặng, mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào
tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ
phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo;
mặt khác do đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác
nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.
1.2.3. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện
Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú,
chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể.
1.2.4. Đặc điểm về hoạt động
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự
kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao
nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách
1.3. Phân loại sự kiện
Với cách tiếp cận, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại,
giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các
hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục, tập quán, có thể thấy
sự kiện rất đa dạng phong phú về hình thức cũng như nội dung của nó.
Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh
doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm khác
nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là
một loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm:
1.3.1. Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số
lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà
còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô
- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc
tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung
hoạt động đa dạng, phong phú.
- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường có sự tham gia
của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít.
Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tương đối như
trên. Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn
và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa.
Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương, sự kiện của một vùng, sự
kiện quốc gia, sự kiện quốc tế. 1.3.2. Theo thời gian
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.
- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện
dài ngày, sự kiện ngắn ngày.
- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên diễn ra vào các năm
thường vào những thời điểm nhất định như sự kiện không thường niên: không mang
tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm.
1.3.3. Theo hình thức và mục đích
Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì
hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi
liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:
- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học.
- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín
ngưỡng và phong tục tập quán.
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí
- Sự kiện thể thao
- Sự kiện chính thống loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ
đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước.
- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay
nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các
cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.
- Phân theo tiến trình thời gian (tiến trình lịch sử)
- Phân theo quy mô của sự kiện
- Phân theo nội dung sự kiện
- Phân theo sự nổi tiếng và tính đặc trưng của sự kiện
- Phân theo tính chất lặp lại của sự kiện
1.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới sự kiện
Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lĩnh vực
này. Tiếp cận theo quan điểm marketing có thể chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện
thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô.
1.4.1. Các yếu tố vĩ mô
Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có
tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện.
Môi trường nhân khẩu học:
Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân
cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp. .tạo ra các loại thị
trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối
quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường.
Những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Tổ chức sự kiện thường quan tâm tới
môi trường nhân khẩu học trước hết là ở qui mô và tốc độ tăng dân số. Bởi vì, hai chỉ
tiêu đó phản ánh trực tiếp qui mô nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai, và do
đó nó cũng phản ánh sự phát triển hay suy thoái của thị trường.
Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, qui mô hộ gia đình trong dân cư cũng
làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, nó tác động quan trọng tới cơ cấu tiêu
dùng và nhu cầu về các loại hàng hoá. Vì vậy làm cho các hoạt động tổ chức sự kiện
thay đổi thường xuyên, liên tục.
Một vấn đề khác liên quan đến sự biến đổi thị trường và do đó liên quan đến
hoạt động Tổ chức sự kiện là quá trình đô thị hoá và phân bố lại dân cư. Các vùng đô
thị tập trung luôn luôn là thị trường chính của dịch vụ tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó,
việc phân bố lại lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế cũng tạo ra
các cơ hội thị trường mới đầy hấp dẫn.
Môi trường kinh tế:
Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về
thị trường và sức mua, cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoá khác nhau.
Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thì các sự kiện liên quan
đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số
lượng, và 75% về ngân sách tổ chức sự kiện. Mà nhu cầu của các doanh nghiệp này lại
chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó môi trường kinh tế sẽ có những
ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Ngoài ra cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn
nhất là thu nhập của người dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện ngày càng nhiều, đòi
hỏi tính chuyên nghiệp ngày càng cao, đây là một mảng sự kiện mà các nhà kinh
doanh cần phải quan tâm, chuẩn bị các điều kiện để cạnh tranh trong tương lai.
Môi trường tự nhiên:
Bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho các
nhà sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện.
Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:
- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các
sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời.
- Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Cộng đồng dân cư và chính
quyền nơi diễn ra sự kiện, thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và
bảo vệ môi trường. Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt
động trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử
lý rác thải… nhà tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện.
Môi trường công nghệ kỹ thuật:
Bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản
phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của
tổ chức sự kiện. Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như:
- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện
- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.
- Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện - Trong việc trình diễn
Môi trường chính trị:
Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự
kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản
dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành
của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội. Sự tác động của môi trường chính trị
tới các quyết định Tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thể
quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp.
Môi trường văn hoá:
Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và
các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ một
cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn
hoá thứ phát, các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.
Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: Đó là các giá trị chuẩn mực và
niềm tin trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định rất cao, được
truyền từ đời này qua đời khác và được duy trì qua môi trường gia đình, trường học,
tôn giáo, luật pháp nơi công sở. . và chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái
độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng hoá của từng cá nhân, từng nhóm người.
Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mang tính
“thứ phát” thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bản các
giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo ra
các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động Tổ
chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa.
Các nhánh văn hoá của một nền văn hoá: Có những “tiểu nhóm” văn hoá luôn
luôn tồn tại trong xã hội và họ chính là những cơ sở quan trọng để hình thành và nhân
rộng một đoạn thị trường nào đó. Những nhóm này cùng chia sẻ các hệ thống giá trị
văn hoá - đạo đức - tôn giáo. . nào đó, dựa trên cơ sở của những kinh nghiệm sống hay
những hoàn cảnh chung, phổ biến. Đó là những nhóm tín đồ của một tôn giáo hay giáo
phái nào đó, nhóm thanh thiếu niên, nhóm phụ nữ đi làm…
Nói chung, các giá trị văn hoá chủ yếu trong xã hội được thể hiện ở quan niệm
hay cách nhìn nhận, đánh giá con người về bản thân mình, về mối quan hệ giữa con
người với nhau, về thể chế xã hội nói chung, về thiên nhiên và về thế giới. Ngày nay
con người đang có xu thế trở về với cộng đồng, hoà nhập chung sống hoà bình, bảo về
và duy trì, phát triển thiên nhiên, môi trường sinh thái. Sự đa dạng hoá, giao thoa của
các nền văn hoá, sắc tộc và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải
thích ứng để phù hợp với các diễn biến đó.
Tóm lại, môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn và ảnh hưởng
nhiều mặt tới hoạt động Tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
1.4.2. Các yếu tố vi mô
Để tổ chức thành công một sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện phải sử dụng một
cách tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cần phải cân nhắc ảnh hưởng của những
người cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng.
Nhóm các yếu tố vi mô bao gồm các yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện
và sự kiện cụ thể, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức sự kiện. Các yếu tố vi mô bao gồm:
- Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện
Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện; nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật,
kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền.
- Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
Những người cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và
các cá nhân đảm bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đối
thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như:
+ Địa điểm tổ chức sự kiện + Cách thức phục vụ + Hình thức giải trí
+ Cách trang trí, âm thanh ánh sáng
+ Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt
Bất kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới
hoạt động tổ chức sự kiện. Để đảm bảo ổn định và có sự lựa chọn, cạnh tranh cho việc
cung cấp các dịch vụ đúng chất lượng, số lượng và thời gian, phần lớn các doanh
nghiệp tổ chức sự kiện đều thiết lập mối quan hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp cho mình. - Khách hàng
Khách hàng là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện phục vụ và mang lại
nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện, tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng
của sự kiện có thể khác nhau. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ
chức một sự kiện nào đó, khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả sự kiện.
Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức sự
kiện, vì nhà tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay nói cách khác
đạt được mục tiêu của khách hàng. Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội
dung của sự kiện. Tuy nhiên với kinh nghiệm cũng như trách nhiệm của nhà tổ chức
sự kiện chuyên nghiệp cần có những sự tư vấn nhất định để hạn chế những đòi hỏi bất
khả thi, những yêu cầu không hiệu quả và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư sự kiện.
- Đối thủ cạnh tranh
Mọi doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nói riêng đều
phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau. Trong quá trình
tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh
tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý. Đặc biệt nếu đối thủ
cạnh tranh cùng tham gia đấu thầu trong việc tổ chức một sự kiện nào đó, mức độ
cạnh tranh sẽ trở nên khốc liệt hơn. Quá trình cạnh tranh này sẽ ảnh hưởng đến sự kiện .
- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện
Là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh
hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo
mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn,
phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du
lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia…
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt
động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp
với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện. Quan hệ tốt với chính
quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục hành
chính mà còn có thể được sự trợ giúp của chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh,
giao thông… thậm chí với các sự kiện mang tính phi lợi nhuận và có tính xã hội cao
còn có thể được sự tài trợ về kinh phí từ chính quyền nơi diễn ra sự kiện.
1.5. Những tác động của sự kiện - Về văn hóa xã hội.
+ Tác động tích cực.
Hiện thực hóa truyền thuyết tạo mạch chảy văn hóa
Đánh dấu điểm mốc quan trọng trong đời sống văn hóa chia sẻ trải nghiệm giải trí.
Đem lại sức sống mới cho văn hóa truyền thống.
Chia sẻ trải nghiệm giải trí.
Đem lại sức sống mới cho văn hóa truyền thống.
Gia tăng niềm tự hào cộng đồng.
Xác nhận giá trị văn hóa tộc người tăng cường sự kết nối và tham gia của cộng đồng.
Giới thiệu khích lệ các ý tưởng mới và khai thác các khả năng tiềm tang.
Mở rộng giao lưu với các nền văn hóa trong tương lai + Tác động tiêu cực.
Sự xa lánh của cộng đồng.
Lôi kéo cộng đồng vào hành vi a dua và xuyên tạc sự thật.
Hình ảnh cộng đồng tiêu cực. Hành vi xấu.
Tính giá trị bị gièm pha.
Gia tăng khoảng cách giàu nghèo. Giảm sút sự thân thiện - Về môi trường
+ Tác động tích cực.
Cung cấp mô hình tốt nhất để thực hành.
Nâng cao tính nhạy cảm về môi trường.
Cải thiện cơ sở hạ tầng.
Cải thiện giao thông thông tin liên lạc.
Đổi mới bộ mặt các khu đô thị. + Tác động tiêu cực.
Ô nhiễm môi trường tiếng ồn rác thải. Thiệt hại môi trường. Phá hỏng các di sản.
Rối loạn và tắc nghẽn giao thông - Về chính trị
+ Tác động tích cực.
Cải thiện uy tín chính khách trên phạm vi quốc tế.
Gắn kết xã hội. Phát triển kỹ năng hành chính. + Tác động tiêu cực.
Để lại tai tiếng do. Nguy cơ thất bại về sự kiện sử dụng ngân sách sai mục đích. Thiếu trách nhiệm. Sự tuyên truyền.
Mất quyền kiểm soát cộng đồng.
Hợp pháp hóa ý tưởng chính trị
- Về kinh tế và du lịch
+ Tác động tích cực.
Quảng cáo cho điểm đến và gia tăng số lượt khách.
Gia tăng thu nhập từ thuế. Cơ hội kinh doanh.
Các hoạt động thương mại. Tạo việc làm.
Kéo dài thời gian lưu trú. Khả năng sinh lợi cao. Tác động tiêu cực.
Sự phản ứng của người dân địa phương đối với du lịch. Tính xác thực thấp.
Thiệt hại hình ảnh điểm đến. Khai thác quá mức. Tăng giá chi phí cơ hội.
Quản lý tài chính yếu kém. Thiệt hại về tài chính
1.6. NGÀNH CÔNG NGHIỆP SỰ KIỆN
1.6.1. Các nhân tố cơ bản thúc đẩy sự ra đời ngành sự kiện
1.6.1.1. Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện
Nhu cầu tổ chức sự kiện Đã có được hưởng phát triển của con người Thuở Ban
Đầu sự kiện được các thành viên trong cộng đồng cùng chung tay tổ chức chưa hề có
tổ chức sự kiện nào đảm nhiệm các sự kiện lúc đó quy mô chưa lớn khởi đầu chỉ là
những nghi thức đơn giản chưa được tổ chức một cách bài bản mà Chỉ là sự tập hợp
Các thành viên của cộng đồng nhỏ cùng nơi sinh sống. Theo dòng thời gian. Những
lần tập hợp để tiến hành các sự kiện đó của cộng đồng. Dần được bồi đắp thêm những
yếu tố mới. Càng ngày. Giao lưu kinh tế và văn hóa càng phát triển. Theo đó nhu cầu
tổ chức sự kiện ngày càng gia tăng. Độ nhanh chóng. Đi cùng với nhu cầu quảng bá
hình ảnh điểm đến. Quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của doanh nghiệp. Đó là
nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau chẳng hạn hội nghị khách hàng lễ ra mắt sản
phẩm lễ động thổ. Lễ khánh thành. Các cuộc thi lớn hội thảo triển lãm. Sự tăng trưởng
nhanh chóng của các sự kiện trong những thập kỷ qua đã dẫn đến sự ra đời các cá
nhân các tổ chức và các hiệp hội chuyên đảm nhiệm hoạt động tổ chức sự kiện và các
nhà. Chuyên cung cấp dịch vụ cho sự kiện. Trên cơ sở đó hình thành 1 ngành công
nghiệp sự kiện gồm những người thực hiện nhà cung cấpCác hiệp hội chuyên nghiệp.
Trong bối cảnh đó. Nhiều quốc gia trên thế giới đã nhanh chóng nhận ra những lợi
ích. Sự kiện mang lại. Nỗ lực đầu tư cho lĩnh vực này. Ví dụ tiêu biểu tại nước úc vào
5 80. Các doanh nhân của thời kỳ bùng nổ kinh tế tại đây đã nhanh chóng nhận ra tiềm
năng của lĩnh vực sự kiện. Cuộc thi tranh Cúp quốc phòng tại mỹ tại pơ và free man te
năm một chín tám sáu đến một chín tám bảy đã được xem như một cơ hội đưa tơ trên
bản đồ nhằm thu hút những lợi ích quan trọng về kinh tế và du lịch đến vùng tây nước
úc năm một chín tám đã có một Sự bùng phát về sự kiện đặc biệt với lễ kỷ niệm hai
trăm năm nước úc nhiều người đã nhận được nhận thức được như là chương trình kỷ
niệm lớn và sự kiện du lịch sự bùng nổ này đã được chính quyền và công chúng ủng
hộ đây là điều chưa từng có trước đây ở đất nước này.
1.6.1.2. Yêu cầu tính chuyên môn hóa trong tổ chức lễ hội và sự kiện
Sự phát triển. Của nền kinh tế thế giới và quá trình toàn cầu hóa thị trường 1
cách nhanh chóng là yếu tố quan trọng thúc đẩy khuynh hướng chuyên môn hóa trong
lĩnh vực sự kiện. Đáp ứng nhu cầu đó các công ty tổ chức sự kiện. Chuyên trách ra đời.
Họ có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo cho các sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo
nhằm Nâng cao mức độ hài lòng của các chủ sự sở hữu sự kiện cũng như người tham
gia. 1 khi sự kiện trở thành nhân tố quan trọng của ma két tinh hỗn hợp. Ngày càng
cần phải đánh giá nghiêm túc kết quả của nó dẫn đến tính tất yếu phải tiêu chuẩn hóa
tiến trình quản trị sự kiện các công ty bắt đầu thiết lập nhóm quản trị sự kiện thường
nhóm này thuộc bộ phận marketing của công ty. Các công ty toàn cầu cũng tiến hành
tiêu chuẩn hóa sản phẩm sự kiện của họ để đảm bảo cung cấp 1 sản phẩm đúng chuẩn
trên các thị trường và các địa điểm khác nhau. Chẳng hạn để tung ra thị trường 1 mô
đeo mới nhất của xe mét xê đét ben họ sẽ sử dụng cùng dạng thức và phong cách đã
thực hiện tại berlin tokyo hay suýt ni để có thể cung cấp 1 sản phẩm. Tiêu chuẩn hóa
toàn cầu cho khách hàng một số công ty sự kiện. Lớn hơn đặc biệt là ở mỹ đã mua lại
các công ty sự kiện địa phương tại các thị trường khác nhau ví dụ công ty trách mô
tình của mỹ mua lại công ty sự kiện ca ri bi nơ quây len tại sydney chỉ giữ lại giám
đốc của công ty cũ để quản trị các hoạt động công ty sydney mới theo xu hướng này
quản trị sự kiện tiếp tục được toàn cầu hóa câu hỏi sự khác biệt và các nền văn hóa địa
phương được đặt ra cùng một sự kiện nhưng phải có khác biệt. Về sắp thái văn hóa
của mỗi vùng nơi sự kiện được tổ chức sự ra đời của ngành công nghiệp đòi hỏi phát
triển những chương trình đào tạo và cách thức đào tạo để nâng cao sự nhận biết chắt
lọc một cách thận trọng những hiểu biết nhằm thực hiện một cách tốt nhất
1.6.1.3. Thành tựu khoa học về công nghệ tin học và truyền thông
Những thành tựu trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông là một
trong những yếu tố thúc đẩy sự hình thành công nghiệp sự kiện những tiến bộ về công
nghệ thông tin và truyền thông có vai trò quan trọng bậc nhất để thực hiện các hoạt
động truyền thông tích hợp cho sự kiện nhờ sự trợ giúp về tất cả các phương tiện kỹ
thuật được sử dụng để xử lý thông tin và trợ giúp liên lạc bao gồm phần cứng và mạng
máy tính liên lạc trung gian cũng như các phần mềm cần thiết mặt khác thành tựu ICT
Còn bao gồm tất cả các loại xử lý âm thanh và video điều khiển dựa trên chuyển tải và
mạng và các chức năng giám sát trong một thế giới ngày càng gắn kết với nhau sự
tương tác giữa các thiết bị hệ thống và con người đang tăng lên đáng kể thành tựu
trong lĩnh vực công nghệ tin học và truyền thông tạo nên sự phát triển vượt bậc về cơ
sở hạ tầng cho công tác tổ chức sự kiện tăng thêm những tiện ích cho nhà tổ chức sự
kiện trong việc xây dựng kế hoạch hợp tác gửi Gửi tin sắp xếp lịch tin nhắn tức thời
âm thanh video các cuộc đàm phán và hội nghị qua web. Nhờ vậy các nhà tổ chức sự
kiện tiếp cận dễ dàng hơn với khách hàng và các bên liên quan. Cũng như tạo hiệu
ứng sự kiện tốt hơn qua các hệ thống và thông tin. Trong những năm tám mươi và
chín mươi thế kỷ trước tại các nước phát triển một số sự kiện cơ bản đã thiết lập mô
hình cho ngành công nghiệp sự kiện đương đại như chúng ta biết ngày nay chẳng hạn
năm một chín tám hai cuộc thi con monest ở brit Út mở ra 1 kỷ nguyên mới. Cho
thành phố và các sự kiện thể thao quan trọng. Nó cũng thực hiện trong nghi thức và
nghi lễ cho nhà sản xuất a bê xê thể hiện các bản nhạc lóp cổ nhạc rích những cái đem
lại cho ông ta vai trò then chốt trong khai mạc và bế mạc thế vận hội lốt angeles. Và
suýt ni. Thế vận hội tại los angeles vào năm 1984 đã chứng tỏ rằng sự kiện lớn có thể
mang lại lợi ích kinh tế quan trọng. Thành tựu ai city đã giúp các nhà tổ chức thành
công trong việc phối hợp một Cách ngoạn mục chưa có tiền lệ. Phong Cách
Hollywood. Với 1 sự kiện thể thao và nó đã thiết lập 1 tiêu chuẩn cho tất cả các sự
kiện tương tự trong tương lai sản phẩm và kỹ năng tiếp thị của ngành công nghiệp
truyền hình đã đem đến cho thế vận hội 1 đối tượng công chúng rộng lớn chưa từng
có. Truyền hình cũng đã chứng tỏ sức mạnh của 1 sự kiện thể thao lớn mang lại lợi ích
cá nhân và tăng trưởng kinh tế cho quốc gia. Như vậy bất kỳ 1 sự tiến bộ nào trong
lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông cũng đều có ảnh hưởng tích cực đến
công tác tổ chức sự kiện theo đó công nghệ thông tin dường như có mặt. Ở tất cả các
lĩnh vực quản lý sự kiện từ các hệ thống sử dụng để bán vé cho đến việc đăng ký
thành viên tham dự sự kiện các phần mềm được ứng dụng để quản lý sự kiện đã ngày
càng trở nên tinh vi hơn và sức mạnh của vi mạch đã tăng lên xu hướng tiếp tục trong
sự phát triển của internet là nó được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực marketing sự kiện.
1.6.1.4. Sự ủng hộ của chính phủ và các nhà tài trợ
Một yếu tố khác có vai trò quan trọng cho sự ra đời ngành công nghiệp, sự
kiện là sự tham gia của các Chính phủ trên cơ sở nhận thức rõ những lợi ích và tác
động tiêu cực tiềm ẩn của sự kiện Chính phủ và chính quyền các cấp của các nước đã
ngày càng quan tâm đến sự kiện. Theo đó, các Chính phủ ngày càng gia tăng quy định
có liên quan đến công tác tổ chức sự kiện và lễ hội trong môi trường tác nghiệp phức
tạp. Sự tham gia của Chính phủ có vai trò đặc biệt quan trọng, đồng thời Chính phủ
ủng hộ và tài trợ cho các sự kiện mà họ nhận thấy lợi ích kinh tế và xã hội của nó nhận
thức rõ lợi ích xã hội, văn hóa và kinh tế của các sự kiện và cũng nhận thức được sự
hạn chế. Các nguồn ngân quỹ, chính quyền các cấp ngày càng xây dựng các chiến
lược phát triển sự kiện cho điểm đến để hỗ trợ phát triển chính sách và các thiết lập,
ưu tiên tài trợ số lượng và mức độ hỗ trợ ủa các chiến lược này đã phát triển trong
những năm gần đây. Tại Úc, chính quyền mỗi tiểu bang đều xây dựng một chiến lược
chính thức về tổ chức sự kiện và các thành phố khu vực cũng bắt đầu phát triển chiến
lược, sự kiện độc lập của họ tương tự tại Scotland, Đan Mạch và một số quốc gia phát
triển khác. Họ đặc biệt chú trọng chiến lược, sự kiện. Những chiến lược này xác định
rõ vai trò của các sự kiện trong nước, của họ, tiểu bang thành phố để cung cấp các
hướng dẫn chính sách và kế hoạch hành động cho thiết lập kinh phí quản lý, quy định,
điều phối và xúc tiến các sự kiện. Những chiến lược này cũng thể hiện rõ vai trò của
Chính phủ là tổ chức chủ nhà của sự kiện là nhà tài trợ và là cơ quan quản lý sự kiện
Hiện nay ở các nước phát triển Chẳng hạn, ở Úc, hầu hết các sự kiện lớn bao gồm cả
Olympic và Com Mon, quét game, các giải Grand Pờ rít, hội chợ triển lãm và giải vô
địch thể thao quốc tế như bóng đá, bóng bầu dục, điền kinh, tennis và bơi lội đều có
hồ sơ dự thầu của các hiệp hội quốc gia do chi phí của họ và nhu cầu cơ sở hạ tầng,
các giá thầu này đang ngày càng được hỗ trợ hoặc bảo lãnh của chính quyền thành
phố, tiểu bang hay Chính phủ. Ủy ban Olympic Quốc tế cho biết rằng hồ sơ dự thầu
đăng cai Olympic sẽ được xem xét chỉ khi họ có được sự ủng hộ đầy đủ và rõ ràng của
chính quyền thành phố sở tại. Tương tự, nhiều lễ hội cộng đồng và các sự kiện văn
hóa cũng tìm kiếm các khoản tài trợ từ các tổ chức của Chính phủ. Các hội nghị và
triển lãm cũng yêu cầu thì ừ các hội nghị và triển lãm cũng yêu cầu các Chính phủ trợ
giúp thông qua cung cấp cơ sở hạ tầng như can thiệp sớm để dàn xếp với các trung
tâm triển lãm, các phòng hội nghị. Mặt khác, các tổ chức kinh tế và doanh nghiệp
cũng tìm thấy lợi ích thông qua các sự kiện. Việc tài trợ hiện nay được xem là một
trong những hình thức marketing hiệu quả nhất để tiếp cận khách hàng cao cấp. Một
nhóm đối tượng là giới marketing luôn coi là khó và đắt để truy bắt điều đó, thúc đẩy
họ gia tăng tài trợ cho sự kiện. Do vậy, khu vực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của
ngành. Sự kiện chính là doanh nghiệp trong thời kỳ bùng nổ của nền kinh tế. Năm
1980, nhiều công ty đã tham gia tài trợ sự kiện nhưng lúc đó sự kiện thường được thiết
kế phù hợp với thị hiếu và lợi ích của các nhà quản lý cấp cao. Philip cốt lơ và AMV
đã gọi đây là cái thời nóng vội với sự đầu tư ngân sách mù quáng những năm cuối
1980 và đầu những năm 1990 do suy thoái kinh tế, tổng chi tiêu của các tổ chức và
doanh nghiệp cho tài trợ sự kiện bị cắt giảm. Tuy nhiên, vào cuối năm 1990, tình hình
tài chính được cải thiện, nhiều công ty lớn trở lại với thị trường tài trợ nhưng tập trung
nhưng đầu tư tập trung hơn và ngân sách chi cho sự kiện được quản lý chặt chẽ hơn
Ren đơ và Sacre 2000. Vào thời kỳ này, hình thức quảng cáo truyền thống được cho là
mất tác dụng bởi sự hoài nghi của khách hàng và hỗn loạn của thị trường. Trong bối
cảnh đó, các sự kiện được xem là một phương tiện quảng cáo mới, vượt lên sự hỗn
độn nói trên để thu hút sự chú ý của mọi người tiêu dùng về những lợi ích riêng và
các lĩnh vực quan trọng đối với họ. Ví dụ, một nhà tài trợ có thể tiếp cận những người
đam mê môn thể thao động cơ bằng cách tài trợ cho đua xe hoặc một nhà tài trợ có thể
làm tăng thông tin về loại sản phẩm, có định hướng cho đối tượng thanh thiếu niên
bằng cách tài trợ một buổi nhạc rock.
Đồng thời, trong bối cảnh kinh doanh năng động và các công ty ngày càng tăng
trưởng, họ cũng đã tăng cường sử dụng sự kiện nội bộ để huấn luyện và khen thưởng
nhân viên Để nâng cao tinh thần của công ty, đào tạo mạng lưới đại lý và duy trì quan
hệ khách hàng. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp rất ủng hộ sự kiện nhưng thận
trọng hơn, sự kiện không còn là đặc quyền của quản lý cấp cao. Bộ phận Marketing đã
lựa chọn, , điềuhành, chịu trách nhiệm phân tích hiệu quả các Khoản đầu tư. Đã được
sử dụng cho tài trợ và so sánh đó với các hoạt động khác nhầm thương mại hóa sản
phẩm như quảng cáo và tiếp thị trực tiếp để đảm bảo rằng số tiền đã chi cho sự kiện là
hợp lý. Trong số các sự kiện được tài trợ có quy mô lớn nhất thu hút được sự tài trợ
nhiều nhất là các sự kiện thể thao. Vì sao các nhà tài trợ quan tâm tới các sự kiện này
lý do đơn giản quảng cáo tại các sự kiện thể thao lớn rất đắt đỏVí dụ chi phí cho ba
mươi giây quảng cáo truyền hình tại giải vô địch bóng bầu dục mỹ hai nghìn lẻ tám là
hai phẩy bảy triệu đô la và giá quảng cáo tại trận chung kết cúp xê một châu âu cũng
tương đương nhưng có đến sáu mươi phần trăm khách hàng cao cấp chủ động không
xem quảng cáo các nhà quảng cáo phải chi tiền để có được chỗ đầu tiên trong thời
gian nghỉ giải lao sự kiện nếu muốn tiếp cận với đối tượng này tài trợ có thể mang lại
cho họ vị trí đầu tiên quan trọng đó tài trợ trong thể thao là một hình thức Marketing
hiệu quả cho hình ảnh doanh nghiệp xuất hiện từ thời la mã cổ đại khi 1 số nhân vật
trong viện nguyên lão tài trợ cho các cuộc thi đấu để nâng cao uy tín. Hiện nay hình
thức này phát triển hơn bao giờ hết theo số liệu của đời biên tập ponsosyon ước tính
tổng chi tài trợ trên toàn thế giới năm 2 0 12 khoảng 50 tỷ đô la Mỹ.
1.6.2. Các bộ phận hợp thành ngành công nghiệp sự kiện
Theo J Aen và các cộng sự các bộ phận quan trọng của ngành công nghiệp sự
kiện bao gồm các tổ chức sự kiện các công ty quản lý sự kiện các công ty cung cấp
dịch vụ tổ chức sự kiện các đoàn thể hiệp hội ngành và các cơ quan công quyền
1.6.2.1. Các nhà tổ chức sự kiện
Các nhà tổ chức sự kiện có thể viên của ban tổ chức sự kiện các nhóm chuyên
gia tổ chức sự kiện trong các tổ chức hoặc các nhóm dự án tổ chức sự kiện . Từ sáng
nhận chuyên trách đảm nhận tất cả các công việc cho một sự kiện được tổ chức định
kỳ hoạch định chiến lược triển khai tổ chức dự án sự kiện theo đó Tên gọi ban tổ chức
được định danh theo chính sự kiện mà họ đang đảm nhận và sự kiện mà ban tổ chức
mang tên là sản phẩm chính của tổ chức ở các nước có ngành công nghiệp du lịch phát
triển một số sự kiện đặc biệt thường được thực hiện bởi các ban tổ chức sự kiện ví dụ
tại Úc điều hành công tác tổ chức sự kiện Sydney Festival là ban tổ chức sự kiện Sydney.
Thành lập ban tổ chức sự kiện là cần thiết bởi sự tồn tại của nhiều cơ quan cùng
chịu trách nhiệm phát triển du lịch sự kiện tại các điểm đến có khả năng làm mất tính
tập trung về mục tiêu tổng thể của du lịch sự kiện cũng như ít có sự phối hợp để đạt
được mục tiêu đó vì thế cần thiết xây dựng thành một tổ chức duy nhất độc lập tại
Việt Nam hiện nay chưa có sự kiện tái diễn nào có ban tổ chức ổn định mà chỉ là các
ban tổ chức tạm thời Ban này chỉ được lập ra khi có nhu cầu tổ chức sự kiện và giải
thể sau khi hoàn tất các nhiệm vụ của sự kiện các tổ chức như thế này phản ánh thực
trạng chung là thiếu một người đóng vai trò nhà trưởng đảm bảo sự phát triển bền vững cho sự kiện.
Thành phần của ban tổ chức ổn định là chuyên những chuyên gia tổ chức sự
kiện. Với ban tổ chức sự kiện tạm thời tùy theo quy mô sự kiện, thành phần ban tổ
chức có thể có những thay đổi, ví du nếu là sự kiện công ty Ban tổ chức có thể là ban
Giám đốc công ty, Đại diện nhóm dự án sự kiện, trưởng phòng kế toán; đối sự kiện
đặc biệt (sự kiện du lịch), Chấp có thể đại diện cơ quan tổ chức sự kiện là công ty tổ
chức sự kiện Trung Quốc gia hoặc là công ty tổ chức sự kiện chuyên biệt đại diện
chính quyền đại diện cơ quan quản lý du lịch và các ban ngành có liên quan trong đó
đại diện chính quyền giữ vai trò trưởng ban tổ chức có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
chung đối với những sự kiện lớn.
Trong trường hợp đơn vị chủ nhà của sự kiện nhà đầu tư ký hợp đồng thuê và
ủy quyền cho Nhà tổ chức sự kiện, ban tổ chức sự kiện được thành lập theo quyết định