CHƯƠNG VII
SỔ KẾ TÓAN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1
SỔ KẾ TÓAN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN I. SỔ KẾ TÓAN
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN
III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN ÁP DỤNG Ở
CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. 2 I. SỔ KẾ TÓAN • 1.1 Khái niệm
• 1.2 Phân loạiï 3 I. SỔ KẾ TÓAN 1.1 Khái niệm:
• Sổ kế tóan là những tờ sổ được thiết kế có kết cấu phù
hợp với đối tượng mà nó phản ảnh, được dùng để ghi
chép số hiện có và tình hình tăng, giãm của các đối
tượng kế tóan, cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công
tác quản lý và lập các báo cáo tài chính.
• Mẫu sổ phải bao gồm các cột có mối quan hệû với
nhau và phải thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ khác có liên quan. 4 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ kế tóan trong DN bao gồm nhiều loại khác nhau,
phải xây dựng trên cơ sở hệ thống TK kế tóan do nhà nước ban hành.
Khi tổ chức hệ thống sổ sách kế tóan còn phải dựa
vào qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và
cung cấp thông tin của DN. 5 I. SỔ KẾ TÓAN 1.2 Phân loạiï:
Căn cứ phương pháp ghi chép:
Sổ ghi theo thứ tự thời gian Sổ ghi theo hệ thống Sổ kết hợp 6 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ ghi theo thứ tự thời gian:
Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo thứ tự thời gian mà không
phân biệt nội dung kinh tế của nghiệp
vụ như sổ nhật ký, sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ, sổ nhật ký quỹ… 7 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ ghi theo thứ tự thời gian
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm……. Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày Cộng tháng Lũy kế từ đầu quý 8 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ ghi theo hệ thống là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
được ghi chép trên cơ sở phân loại theo nội dung của
các nghiệp vụ : sổ cái Sổ cái
• Năm…… TK……. Số hiệu……… Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng SPS tháng Số dư cuối tháng 9 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ kết hợp là loại sổ ghi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian,
đồng thời có phân loại theo nội dung kinh
tế: Nhật ký - Sổ cái, • 10 I. SỔ KẾ TÓAN
Theo mức độ khái quát của nội dung
phản ảnh: gồm 3 loại
Sổ kế tóan tổng hợp Sổ kế tóan chi tiết
Sổ kết hợp kế tóan tổng hợp và kế tóan chi tiết 11 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ kế tóan tổng hợp dùng để phản ảnh tổng
quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình
SXKD, phản ảnh tổng quát một hay nhiều đối
tượng kế tóan theo các TK kế tóan: sổ cái, nhật
ký sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…
Sổ kế tóan chi tiết dùng để chi tiết hóa nội dung
và số tiền đã được phản ảnh trong các sổ kế
tóan tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý
cụ thể: sổ hay thẻ chi tiết 12 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ kết hợp kế tóan tổng hợp và kế tóan chi tiết
dùng để phản ảnh tổng quát từng loại tài sản,
nguồn vốn, vừa phản ảnh các bộ phận cấu thành
từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn. TK 627 (627.1 627.2 627.3) 13 I. SỔ KẾ TÓAN
Theo hình thức cấu trúc (kiểu thiết kế mẩu sổ):
Sổ đối chiếu kiểu 2 bên Sổ kiểu một bên Sổ kiểu nhiều cột Sổ kiểu bàn cờ 14 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ đối chiếu kiểu 2 bên là loại sổ được chia làm
2 phần cân đối để phản ảnh 2 mặt đối lập (tình
hình tăng, giãm) của từng loại tài sản, từng loại
nguồn vốn: sổ quỹ tiền mặt
Sổ kiểu một bên là loại sổ có 2 cột Nợ, Có dùng
để phản ảnh 2 mặt đối lập của từng loại tài sản,
từng loại nguồn vốn được bố trí cùng nằm 1 bên của trang sổ. 15 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ kiểu nhiều cột dùng để vừa kế tóan tổng hợp,
vừa kế tóan chi tiết cho từng loại tài sản, từng loại
nguồn vốn hoặc để cùng lúc có thể theo dõi cho
nhiều đối tượng kế tóan khác nhau
Sổ kiểu bàn cờ dùng để phản ảnh quan hệ giữa các
TK có liên quan hay phản ảnh mối quan hệ qua lại
giữa 2 cách phân loại khác nhau của 1 đối tượng
nào đĩ, các chỉ tiêu bố trí theo hàng ngang và hàng
dọc để biểu hiện mối quan hệ giưa các chỉ tiêu này
với nhau: sổ chi tiết theo dõi chi phí… 16 Sổ kiểu bàn cờ Chi phí Tiền lương Khấu hao ………. PX TSCĐ I II Cộng
Theo hình thức tổ chức sổ: Sổ đóng thành quyển Sổ tờ rời 17 I. SỔ KẾ TÓAN
Sổ đóng thành quyển gồm nhiều trang sổ được
đánh số thứ tự liên tục và đóng thành tập. Trên
trang đầu tiên phải ghi tổng số trang, có chữ ký
của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xác
nhận, đồng thời có đóng dấu giáp lai giữa 2 trang sổ.
Sổ tờ rời gồm nhiều tờ sổ được để riêng rẻ, sắp
xếp theo thứ tự nhất định để tiện bảo quản và
sử dụng, phải đăng ký và có chữ ký của kế toán
trưởng trên từng trang sổ. 18
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • 2.1 Mở sổ • 2.2 Ghi sổ • 2.3 Sửa sổ • 2.4 Khoá sổ 19
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • 2.1 Mở sổ:
Đầu năm căn cứ vào danh mục sổ kế tĩan đã đăng ký
và bảng Cân đối kế tĩan được lập vào cuối năm trước
để mở các sổ kế tĩan tổng hợp và kế tĩan chi tiết. Đồng
thời ghi số dư đầu năm vào từng lọai sổ cĩ liên quan (TK lọai 1-4) 20
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.2 Ghi sổ:
Ghi sổ KT phải căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ
Khi ghi sổ phải đảm bảo các yêu cầu:
Ghi bằng mực khơng phai, khơng nhịe,ghi bằng bút bi, màu xanh hay đen
Ghi liên tục, khơng được cách dịng, khơng ghi xen kẻ,
khơng ghi chồng lên nhau
Khơng được tẩy xĩa, cạo sửa
Dịng nào khơng ghi phải gạch bỏ 21
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.3 Sửa sổ:
Phương pháp cải chính:
Sửa sổ trong trường hợp số ghi sai khơng ảnh hưởng
đến quan hệ đối ứng hoặc chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng.
Gạch ngang 1 đường trên số sai, ghi lại số đúng ngay trên phía trên.
Kế tĩan trưởng phải ký xác nhận bên cạnh Nợ TK 156 25 Cĩ TK 112 28 22
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.3 Sửa sổ:
Phương pháp ghi bổ sung:
Sửa sổ trong trường hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sĩt.
Lập chứng từ đính chính để giải thích nội dung sửa và
lập định khỏan bổ sung trong chứng từ để làm căn cứ ghi thêm vào sổ. 23
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN
• Thí dụ: Nhập kho 52.000 đ NVL chưa trả tiền người bán 331 152 25.000 25.000 27.000 27.000 24
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.3 Sửa sổ:
Phương pháp ghi số âm:
Sửa sổ trong trường hợp ghi số sai > số đúng, hay ghi
trùng lắp, ghi sai quan hệ đối ứng
Lập chứng từ đính chính để giải thích nội dung sửa và
lập định khỏan trong chứng từ cĩ số tiền ghi số âm để
triệt tiêu số tiền ghi sai hay ghi thừa. Nếu định khỏan
sai, ghi lại định khỏan đĩ với số tiền ghi số âm, sau đĩ
ghi lại định khỏan đúng 25
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN
TD: Nhập kho 10.000 đ CCDC trả = tiền mặt Nợ TK 153 10.000 Có TK 111 10.000 Nợ TK 153 10.000 Có TK 111 10.000 Nợ TK 153 (10.000) Có TK 111 (10.000) 26
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN
TD: Nhập kho 10.000 đ CCDC trả = tiền mặt Nợ TK 152 10.000 Có TK 111 10.000 Nợ TK 152 (10.000) Có TK 111 (10.000) Nợ TK 153 10.000 Có TK 111 10.000 27
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN
TD: Nhập kho 25.000 đ NVL chưa trả tiền NB Nợ TK 152 52.000 Có TK 331 52.000 Nợ TK 152 (52.000) Có TK 331 (52.000) Nợ TK 152 25.000 Có TK 331 25.000 28
II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • 2.4 Khoá sổ:
Cuối tháng, khĩa sổ kế tĩan tổng hợp, kế tĩan chi
tiết, cộng số phát sinh bên Nợ, bên Cĩ, tính số dư
cuối kỳ phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Tất cả các sổ kế tĩan đều khĩa sổ định kỳ vào ngày cuối
tháng, riêng sổ quỹ tiền mặt phải khĩa sổ hàng ngày.
Trường hợp ghi sổ trên mắy vi tính phải thể hiện
đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ, phải tiến
hành in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn
chi tiêt. Sau đĩ phải làm tồn bộ các thủ tục pháp lý như
sổ kế tốn ghi ra bằng tay thì mới coi là hợp pháp hợp lệ. 29
III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN
Hình thức sổ kế tóan được áp dụng trong DN nhằm
thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hóa các
thông tin được thu thập từ các chứng từ kế tóan để
phản ảnh số hiện có và tình hình biến động của từng
đối tượng kế tóan, phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính
Hình thức kế tóan bao gồm:
• - Số lượng sổ và kết cấu từng loại sổ.
• - Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ.
• - Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá
trình xử lý thông tin. 30
III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN
• Có 4 hình thức sổ kế tóan: 1 Nhật ký chung 2 Nhật ký - Sổ cái 3 Chứng từ ghi sổ 4 Nhật ký chứng từ 31 32
III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN
Aùp dụng hình thức kế tóan nào phụ thuộc vào
quy mô, đặc điểm SXKD hay tình hình sử dụng vốn của các DN.
Khi đã chọn hình thức sổ kế tóan nào phải tuân
thu ûcác nguyên tắc cơ bản của hình thức kế
tóan đó về mặt số lượng và kết cấu sổ, mối
quan hệ giữa các loại sổ và trình tự, kỷ thuật
ghi chép các loại sổ. 33
III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN
3.1 Nhật ký chung:
Đặc điểm: sử dụng 1 cuốn sổ tổng hợp gọi là
Nâhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo thứ tự thời gian. Sau đó từ nhật ký
chung chuyển sang sổ cái của các TK có liên quan.
Hình thức kế tóan Nhật ký chung đơn giản phù
hợp vơi mọi loại hình DN 34
III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN
Sổ nhật ký chung là sổ KT căn bản dùng để ghi
chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời
gian và quan hệ đối ứng TK của các nghiệp vụ
đó, làm căn cứ để ghi sổ cái.
Sổ cái là sổ KT tổng hợp dùng để tập hợp và hệ
thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng TK
tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối tháng dùng để
ghi vào BCĐTK, từ đó ghi vào BCĐKT và các biểu khác 35 NHẬT KÝ CHUNG CHÖÙ NG TÖØ GOÁ C SOÅ NHAÄ T KYÙ SOÅ NHAÄ T SOÅ QUYÕ SOÅ CHI TIEÁ T ÑAË C BIEÄ T KYÙ CHUNG BAÛ NG TOÅ NG SOÅ CAÙ I HÔÏP CHI TIEÁ T BAÛ NG CAÂ N ÑOÁ I TAØ I KHOAÛ N 36 BAÙ O CAÙ O KEÁ TOAÙ N 37
SỔ CÁI TK 112 (ĐVT: Ngàn đồng) 38