Xây dựng Process Architecture / Business
model landscape cho doanh nghiệp DHL Express
I. Chức năng phòng ban:
- Ban Quản Lý Cấp Cao: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức điều
hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty theo
những chiến lược và kế hoạch đã được Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua. [1]
- Phòng ban Sustainability Steering: Chịu trách nhiệm đề xuất và triển khai chiến
lược bền vững. Các chức năng bao gồm việc theo dõi và đánh giá hiệu suất bền
vững, tư vấn và hỗ trợ các bộ phận khác, nghiên cứu và phân tích xu hướng, hợp
tác với đối tác bền vững, quản lý chính sách và đàm phán, giao tiếp và giáo dục
nội bộ, theo dõi công nghệ mới, tham gia vào báo cáo bền vững, và tổ chức sự
kiện để tăng cường nhận thức. [1]
- Phòng ban HR: Chịu trách nhiệm về nhiều khía cạnh liên quan đến quản lý
nguồn nhân lực trong tổ chức. Các chức năng chính bao gồm tuyển dụng, đào tạo,
quản lý chính sách và tuân thủ pháp luật, đánh giá hiệu suất, quản lý lợi ích và
thưởng, giải quyết xung đột lao động, quản lý thông tin nhân sự, và hỗ trợ nhân viên. [1]
- Phòng ban Global Commercial: Chịu trách nhiệm phát triển và quản lý danh
mục sản phẩm bền vững của công ty. Chức năng của họ bao gồm phát triển chiến
lược sản phẩm, quản lý đối tác và quan hệ khách hàng, đảm bảo tuân thủ quy định
môi trường, tiếp thị và báo cáo kết quả. Mục tiêu của phòng ban là tạo ra giải pháp
bền vững và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và cộng đồng. [1]
- Phòng ban Global Business Services: Chịu trách nhiệm quản lý và hỗ trợ các
hoạt động quốc tế trong một tổ chức bao gồm: xây dựng và đánh giá chính sách
pháp luật, theo dõi và báo cáo, phát triển chiến lược để tối ưu hóa chi phí, quản lý
hợp đồng thuê bất động sản. [1]
- Phòng Công Nghệ Thông Tin: Phát triển và duy trì các hệ thống. Đảm bảo hệ
thống mạng, phần mềm của công ty luôn làm việc với thời gian 24/7., ứng dụng
công nghệ tiên tiến để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và quản lý của tập đoàn.
đảm bảo an toàn và bảo vệ thông tin, dữ liệu của tập đoàn. [1]
- Phòng Tài Chính: Chức năng quản lý tài chính, nghiên cứu, phân tích và xử lý
các mối quan hệ tài chính trong công ty. Tiến hành xây dựng kế hoạch tài chính,
khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn của công ty. [1]
- Phòng Tổ Chức: Quản lý hoạt động cốt lõi của tổ chức với chức năng bảo vệ môi
trường và đảm bảo an toàn nghề nghiệp. Điều này bao gồm việc phát triển chiến
lược giảm tác động môi trường, quản lý rủi ro và tuân thủ pháp luật, đào tạo an
toàn lao động, đánh giá hiệu suất, và theo dõi công nghệ mới. Mục tiêu là đảm bảo
tính liên tục và an toàn trong toàn bộ quá trình kinh doanh của tổ chức. [1] II. Mô tả process: 1 . Management Processes:
- Strategic management (Quản trị chiến lược): Là việc quản lý nguồn tài nguyên
của một tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra, bao gồm đặt mục tiêu,
phân tích tính cạnh tranh của thị trường, phân tích nội bộ tổ chức, đánh giá các
chiến lược đã được vạch ra, cũng như đảm bảo rằng chiến lược đó được áp dụng cho toàn tổ chức.
- Warehouse management (Quản lý kho): Quản lý nhà kho là thực thi, kiểm soát
và tối ưu hóa việc tổ chức và vận hành, sử dụng nhà kho. Việc quản lý này sẽ bao
gồm thu nhận kiện hàng từ bên gửi, sắp xếp - bố trí không gian kho và lấy hàng từ
kho để vận chuyển cho người nhận. -
Logistics management (Quản lý chuỗi cung ứng): Quản lý logistics là một phần
của chuỗi cung ứng. Thực hiện việc quản lý logistics là lên kế hoạch và quản lý inbound
và outbound logistics - có thể hiểu là quá trình một kiện đi vào chuỗi cung ứng rồi đi ra
khỏi nó để đến được tay người nhận - bao gồm:
+ Tiếp nhận các bưu kiện, thực hiện quản lý kho
+ Thiết lập các công cụ và tự động hóa quá trình
+ Lấy kiện hàng ra khỏi kho để chuẩn bị cho việc vận chuyển
+ Đảm bảo các đơn hàng được vận chuyển an toàn và đúng hẹn
- Corporate management (Quản trị doanh nghiệp): Quản lý doanh nghiệp bao
gồm thu thập thông tin cho việc lên kế hoạch, thực hiện chiến lược giúp tổ chức
đạt được mục tiêu của họ. Quản lý doanh nghiệp bao gồm các tasks như lên kế
hoạch, chỉ đạo, sắp xếp, kiểm soát việc vận hành công ty.
- Market development (Phát triển thị trường): Chiến lược phát triển thị trường là
chiến dịch tăng trưởng doanh nghiệp, tập trung vào việc giới thiệu sản phẩm có
sẵn cho các thị trường mới. Chiến lược này thường được các doanh nghiệp sử
dụng để xác định và phát triển tiềm năng mới ở các thị trường họ chưa từng khám phá qua. 2. Core Processes: - Marketing:
+ Thực hiện phân tích thông tin thị trường và khách hàng.
+ Phát triển chiến lược tiếp thị trên các kênh truyền thông, mạng xã hội để
tăng sự thu hút đối với khách hàng mới và tăng sự tương tác đối với khách hàng thân thiết. - Sales:
+ Tiếp cận, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
+ Hỗ trợ khách hàng trong việc giao dịch và thực hiện giao dịch với khách hàng -
Classification (Phân loại):
+ Phân loại các loại bưu kiện, hàng hóa tiếp nhận từ khách hàng.
+ Chia ra thành các loại vận chuyển phù hợp với mục đích của khách hàng và
điểm đến của bưu kiện, hàng hóa. -
Transportation (Vận chuyển): Đưa hàng hóa, bưu kiện đến nơi khách hàng chỉ định an toàn. -
Customer Service (Dịch vụ khách hàng):
+ Giải quyết những thắc mắc và phàn nàn của khách hàng trong và sau quá
trình bưu kiện, hàng hóa vận chuyển.
+ Đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. 3. Support Process:
- Finance & Accounting (Tài chính và kế toán): Tổng hợp các bước tương ứng
với các công việc kế toán được thực hiện liền kề nhau. Một số công việc như:
Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động, sắp xếp chứng từ kế
toán, thực hiện bút toán cuối kỳ và kết chuyển, khóa sổ và xác định số dư soạn
thảo báo cáo tài chính và quyết toán thuế……
- HR Management (Nhân sự): Là quá trình tìm ra nhu cầu tuyển dụng của doanh
nghiệp để lên kế hoạch tuyển dụng tìm những ứng viên thích hợp. Đồng thời tổ
chức các hoạt động học tập trong những khoảng thời gian nhất định nhằm gia tăng
năng lực của nhân viên theo định hướng của công ty. Một số công việc chính như:
+ Xây dựng và quản lý các chính sách, chiến lược nguồn nhân lực: lập kế hoạch
về nhu cầu nguồn nhân lực cho từng phòng ban, xây dựng và quản lý các
chính sách nhân sự, theo dõi và cập nhật các chiến lược,…
+ Tuyển dụng nhân viên: đăng các thông tin tuyển dụng, xác định phương pháp
và kênh tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn,…
+ Quản lý và đào tạo nhân viên: quản lý hiệu suất làm việc, quản lý kỹ năng và năng lực nhân viên,….
+ Chính sách khen thưởng và giữ chân nhân viên: quản lý khen thưởng, công
nhận và tạo động lực cho nhân viên, quản lý đãi ngộ,…
- Security (Bảo an): Là một yếu tố quan trọng để bảo vệ hàng hóa và thông tin mà
còn đảm bảo sự tin cậy và uy tín của toàn bộ hệ thống logistic.
+ Xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến an ninh thông tin trong quá
trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Các biện pháp bảo mật thông tin như
mã hóa, chứng thực, và kiểm soát truy cập phải được triển khai
+ Phân tích và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển và kho
bãi, từ đó đề xuất các biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro.
+ Xử lý các yêu cầu bồi thường từ các khách hàng hoặc đối tác vận chuyển
liên quan đến mất mát, hỏng hóc hoặc thiệt hại của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Insurance (Bảo hiểm):Việc quản lý và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng hóa
và hoạt động vận chuyển,đảm bảo an toàn và bảo vệ cho hàng hóa, đồng thời giúp
tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
+ Quản lý việc mua các loại bảo hiểm phù hợp cho các loại hàng hóa và hoạt
động vận chuyển, bao gồm bảo hiểm hàng hóa, bảo hiểm vận chuyển, bảo
hiểm phương tiện vận chuyển và bảo hiểm trách nhiệm công cộng.
+ Phân tích và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển và kho
bãi, từ đó đề xuất các biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro.
+ Đảm bảo việc thực hiện các điều khoản trong hợp đồng bảo hiểm, bao gồm
cả việc đề xuất và giải quyết các yêu cầu bồi thường.
+ Xử lý các yêu cầu bồi thường từ các khách hàng hoặc đối tác vận chuyển
liên quan đến mất mát, hỏng hóc hoặc thiệt hại của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Legal (Pháp lý): Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp có thể hoạt động đúng quy
định của pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
- Information Technology (IT): Duy trì hoạt động của hệ thống máy tính của
doanh nghiệp, bảo đảm tính bảo mật và riêng tư cho hệ thống mạng và máy tính
của doanh nghiệp, khắc phục các lỗi kỹ thuật và các vấn đề về CNTT. TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] DHL, "DHL Group 2023 Annual Report," 2023. [Online]. Available:
https://group.dhl.com/content/dam/deutschepostdhl/en/media-
center/investors/documents/presentations/2023/DHL-Group-2023-ESG-Presentation.pdf.