Bài tập Hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề bài: Đặc tả Hệ thống quản lý ký túc xá | Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

lOMoARcPSD| 36991220
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ
1. Đặc tả của đề tài 1.1. Mô tả bài toán
- Hệ thống quản lý thông tin sinh viên tại ký túc xá được xây dựng để quản
lý mọi thông tin liên quan đến sinh viên, phòng ở, hợp đồng thuê và các nhiệm
vụ quản lý khác trong cơ sở ký túc xá. Có hai loại đối tượng người dùng với
quyền truy cập khác nhau: sinh viên và người quản lý. Đối với sinh viên được
cấp quyền truy cập để xem thông tin cá nhân, thông tin về phòng ở và thanh toán,
trong khi người quản lý khu ký túc xá có thể quản lý thông tin sinh viên, phòng
ở, hợp đồng thuê và quản lý thanh toán của tất cả các sinh viên. Các dữ liệu mà
hệ thống cần lưu trữ:
+ Ký túc xá được phân thành nhiều khu vực nhỏ, mỗi khu vực được xác
định bằng mã khu, tên khu, địa chỉ và mã của người quản lý. Mỗi sinh viên được
phân bổ vào một khu cụ thể, và mỗi khu có thể chứa nhiều sinh viên. Mỗi người
quản lý chỉ đảm nhận trách nhiệm tại một khu duy nhất. Mỗi khu có thể có nhiều
người quản lý hoặc chỉ có một người quản lý duy nhất.
+ Mỗi khu vực trong ký túc xá được tổ chức thành nhiều tầng, và mỗi tầng
được xác định bằng mã tầng, số tầng và mã số của người quản lý. Một người
quản lý có thể phụ trách một hoặc nhiều tầng. Các tầng có thể có một hoặc nhiều người quản lý.
+ Khi sinh viên đăng ký ở ký túc xá, sẽ được sắp xếp vào các tầng dựa
trên giới tính sinh viên. Mỗi tầng đã được xác định trước với sự phân chia sẵn
giới tính, nghĩa là chỉ có sinh viên nam hoặc nữ được ở trong một tầng cụ thể.
Các tầng này được phân biệt thông qua mã số tầng.
+ Mỗi tầng trong khu vực có nhiều phòng, và mỗi phòng được đặc trưng
bởi loại phòng (phòng 4 người hoặc 8 người), tên phòng, mã phòng và giá thuê
phòng. Các chi tiết về tình trạng phòng ở, như số lượng sinh viên hiện tại, số
lượng phòng còn trống và số lượng phòng đã đầy sẽ được cập nhật khi có thay
đổi. Một phòng có thể được ở chung bởi nhiều sinh viên khác nhau, và mỗi sinh
viên sẽ được phân biệt qua mã sinh viên. Sinh viên bao gồm mã sinh viên, họ lOMoARcPSD| 36991220
tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, mã phòng ở, ngày bắt đầu ở và
hình ảnh nhận diện cá nhân.
+ Hệ thống theo dõi và quản lý thông tin về việc đăng ký giữ xe của sinh
viên, với quyền truy cập tương ứng được cấp cho cả sinh viên và người quản lý
khu. Mỗi sinh viên có thể đăng ký thông tin về xe của mình, bao gồm biển số xe,
loại xe, màu sắc. Mỗi sinh viên chỉ được đăng ký một xe hoặc không bắt buộc
đăng ký. Người quản lý sẽ có quyền truy cập để quản lý thông tin đăng ký giữ
xe, bao gồm cả việc kiểm soát số lượng xe được đăng ký trong khu vực. Họ cũng
có khả năng xem báo cáo thống kê về tình trạng sử dụng, nắm bắt thông tin về
các chi phí liên quan, và quản lý mọi vấn đề liên quan đến giữ xe.
+ Các hóa đơn thanh toán được phân loại thông qua mã hóa đơn và có các
thông tin như: mã sinh viên, mã hóa đơn, số tiền thanh toán, phương thức thanh
toán và trạng thái thanh toán, ngày tạo hóa đơn. Thanh toán được thực hiện bằng
cách sử dụng phương thức thanh toán trực tiếp. Sinh viên có quyền xem thông
tin của hóa đơn và kiểm tra trạng thái thanh toán của mình.
+ Để thực hiện việc thống kê tài chính và doanh thu của Ký túc xá, hệ
thống sẽ quản lý thông tin về các giao dịch tài chính. Các giao dịch này có thể
liên quan đến thanh toán hóa đơn hoặc các hoạt động tài chính khác của Ký túc
xá. Mỗi giao dịch sẽ được phân biệt bởi mã giao dịch, loại giao dịch (doanh thu
hoặc chi phí), số tiền, ngày giao dịch, và mô tả chú thích chi tiết về giao dịch đó.
+ Bảo mật và quản lý quyền truy cập đóng vai trò quan trọng trong việc
xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả và an toàn cho Ký túc xá. Các biện
pháp bảo mật về quyền truy cập được thiết lập nhằm bảo vệ thông tin cá nhân
của sinh viên và bảo vệ dữ liệu quan trọng liên quan đến quản lý Ký túc xá.
Quyền truy cập cần được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo rằng chỉ những
người có đủ quyền hạn mới có thể truy cập vào các chức năng và thông tin cụ
thể. Đối với sinh viên, quyền truy cập có thể giới hạn vào việc xem thông tin cá
nhân, tình trạng phòng ở, và lịch sử thanh toán. Người quản lý có quyền truy cập
để quản lý thông tin sinh viên, thông tin phòng ở, hợp đồng thuê, và tình trạng thanh toán. lOMoARcPSD| 36991220
1.2. Yêu cầu nghiệp vụ
- Quản lý thông tin sinh viên trong ký túc xá liên quan đến việc tổ chức,
theo dõi và duy trì thông tin về sinh viên, phòng ở, hợp đồng thuê, thanh toán,
và các nhiệm vụ quản lý khác liên quan đến hoạt động trong ký túc xá. Cả người
quản lý và sinh viên đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành hệ
thống. Do đó, đào tạo nghiệp vụ là bước quan trọng để đảm bảo người sử dụng
hiểu rõ và có khả năng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Nghiệp vụ được mô tả chi tiết sau đây:
+ Quản lý thông tin sinh viên: Khi có sinh viên đăng ký ở KTX, nhiệm
vụ của người quản lý bao gồm thực hiện các thao tác đăng ký như nhập thông tin
(bao gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, mã
phòng ở, ngày bắt đầu ở và hình ảnh cá nhân), cũng như khả năng xóa và sửa đổi
thông tin về phòng ở. Khi mọi thủ tục nhập thông tin hoàn thành, người quản lý
sẽ phân loại sinh viên vào các phòng dựa trên mã phòng và giới tính, đồng thời
hỗ trợ sinh viên thực hiện các yêu cầu thay đổi phòng nếu có. Sau khi xác nhận
mọi thủ tục, sinh viên sẽ được hướng dẫn về các quy định và quy trình khi ở Ký
túc xá. Người quản lý cần theo dõi số lượng sinh viên trong mỗi phòng, cập nhật
thông tin khi có sự thay đổi, và hướng dẫn sinh viên khi chuyển vào phòng mới.
+ Quy trình đăng ký đặt chỗ trước: Để đảm bảo sinh viên nhận được
thông tin chính xác về tiếp nhận và sắp xếp chỗ ở tại Ký túc xá, trường sẽ thông
báo thông tin này thông qua các phương tiện truyền thông như trang Facebook
của Trường Đại học, trang Facebook của Ký túc xá, trang web chính thức của
Trường Đại học và thông báo trong các nhóm Tuyển Sinh. Thông tin sẽ được
đưa ra một cách rõ ràng để sinh viên có thể nắm bắt. Sau khi sinh viên nhận được
thông báo, sinh viên có nhu cầu sẽ đăng ký trực tiếp tại Ký túc xá. Trong vòng
24 giờ kể từ khi hoàn tất đăng ký trực tuyến, sinh viên sẽ nhận được một email
xác nhận kết quả đăng ký. Điều này giúp tạo ra một quy trình thuận lợi và minh
bạch cho sinh viên khi chuẩn bị chỗ ở tại Ký túc xá.
+ Quy trình hoàn tất đăng ký tham gia Ký túc xá: Sau khi nhận được
email thông báo, sinh viên được yêu cầu đến Ký túc xá để hoàn tất thủ tục đăng
ký trong thời hạn 7 ngày và nhận phòng. Sinh viên sẽ điền thông tin vào đơn, lOMoARcPSD| 36991220
trong đó bao gồm các thông tin như mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính,
địa chỉ, số điện thoại, số CCCD, thông tin về phụ huynh, cung cấp hình ảnh cá
nhân và chữ ký sinh viên. Sinh viên cũng cần đính kèm bản sao CCCD và hai
hình ảnh kích thước 3x4. Sau khi hoàn thành mẫu đơn, quản lý thực hiện đăng
ký vào hệ thống, đồng thời cung cấp một bản sao hợp đồng. Quản lý sẽ hướng
dẫn sinh viên về các phương thức thanh toán và hướng dẫn về quy trình thanh
toán. Hợp đồng thuê sẽ được đọc và ký bởi cả sinh viên và quản lý để xác nhận
cam kết với các điều khoản. Tiếp theo, sinh viên sẽ thực hiện thanh toán số tiền
tương ứng với hợp đồng và cũng một khoản phí thế chấp tài sản cho Ký túc xá.
Cuối cùng, quản lý sẽ hướng dẫn vị trí cụ thể của phòng để sinh viên có thể dễ
dàng tham gia vào sinh hoạt trong khu vực.