Bài Tập: Kĩ Năng Sử Dụng Email Trong Kinh Doanh | Giao Tiếp Kinh Doanh

Z
Học Viện Ngân Hàng
Khoa Quản trị kinh doanh BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thúy Hải
Nhóm: 8 – Lớp: K25TCA
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đình Huy Nguyễn Hữu Hoàn Nguyễn Hữu Thắng Nguyễn Nhật Minh Đặng Văn Lương Bùi Lê Đức Anh Nguyễn Trung Hiếu Nguyễn Bá Tú
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Khoa Quản trị kinh doanh BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
KĨ NĂNG SỬ DỤNG EMAIL TRONG KINH DOANH
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thúy Hải 1. Nguyễn Đình Huy 25A4012420 13% 2. Nguyễn Hữu Hoàn 25A4012407 12.5%
3. Nguyễn Hữu Thắng 24A4042612 12% 4. Nguyễn Nhật Minh 25A4010739 12.5% 5. Đặng Văn Lương 25A4010475 12.5% 6. Bùi Lê Đức Anh 25A4011023 12.5%
7. Nguyễn Trung Hiếu 25A4012401 12.5% 8. Nguyễn Bá Tú 25A4012153 12.5%
Danh sách nhóm Phần trăm đóng góp 1 Contents
I. GIỚI THIỆU CHUNG..............................................................................4
1. Khái niệm.....................................................................................................4
2. Cấu trúc để viết 1 email để giao tiếp trong kinh doanh..........................5
II. Các trường hợp sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh............6
III. Ưu – nhược điểm của sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh.7
1. Ưu điểm........................................................................................................7
2. Nhược điểm..................................................................................................8
IV, Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh..................8
1. Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức.......................................9
2. Đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn mỗi một chủ đề riêng là một thư
riêng...........................................................................................................9
3. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp........................................................9
4. Cắt bớt những thông tin cũ khi trả lời email............................................9
5. Tận dụng mục chữ ký email.....................................................................10
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................11 2 LỜI MỞ ĐẦU
Giao tiếp là nhu cầu tự nhiên không thể thiếu trong cuộc sống con người,
không ai có thể tồn tại mà không cần đến giao tiếp. Hoat động giao tiếp được diễn ra
một cách liên tục, thường xuyên trên mọi lĩnh vực từ đời sống, công việc, tình cảm
đến các vấn đề riêng lẻ trong nó. Thế giới ngày càng phát triển từ đó dẫn đến có thêm
càng nhiều các kĩ năng giao tiếp
Trong một số nghiên cứu, có đến 80% các người dùng mạng xã hội có sở hữu
và sử dụng tài khoản email. Trong kinh doanh, phần lớn các nhà tuyển dụng sử dụng
email như một phương thức liên lạc, đánh giá với các ứng viên.
Trong thời đại số hóa này, email đã trở thành một phương tiện truyền thông
không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Đây là một công cụ rất tiện lợi cho việc trao
đổi thông tin, đặt hàng, làm việc với đối tác và khách hàng, và nhiều hơn nữa.
Xuất phát từ những lí do đó mà nhóm chúng em lựa chọn đề tài nghiên cứu về
“Kĩ năng sử dụng email trong kinh doanh” nhằm giúp mọi người hiểu rõ hơn về email
và những công dụng của nó, từ đó có thể vận dụng tốt email vào việc học tập cũng
như nghề nghiệp mình sau này. 3 I. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Khái niệm -
Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn
gọi là hộp thư điện tử). -
Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet
giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Ngày nay, khi sử dụng email, người
dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ
thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết. -
Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên
60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email (hay e-mail) m
2. Cấu trúc để viết 1 email để giao tiếp trong kinh doanh -
Ông cha ta ngày xưa có câu: "Nét chữ là nết người" để khẳng định rằng
nét chữ có ý nghĩa rất lớn đối với tính cách và phẩm chất của con người . Và cũng như
cách viết email trong kinh doanh vậy, cách mà bạn soạn và gửi một email có thể sẽ
được đánh giá bởi các sếp, đối tác, đồng nghiệp,...Thậm chí, chính nội dung và hình
thức trình bày trong email sẽ ảnh hưởng đến sự thành công trong cuộc thương thảo
quan trọng của bạn. Vậy, cấu trúc để viết một email trong giao tiêp kinh doanh cần những bước nào?
a , Tiêu đề: Ngắn ngọn, súc tích, dễ hiểu 4
Hãy cho họ biết một số thông tin về chủ đề của bức thư. Hãy làm ngắn gọn, đi
đúng trọng tâm. Chỉ cung cấp những thông tin tiêu đề cần thiết. Đừng làm lãng phí
thời gian của người nhận.
b, Lời chào mở đầu: Tùy từng trường hợp mà mình có thể sử dụng
lời chào hỏi như Dear ( Thân gửi ) , Kính gửi, chào anh/chị,..
Điều này thể hiện sự tôn trọng cũng như tạo được ấn tượng ban đầu tốt đối với
người nhận cũng như đối tác khi họ nhận được mail thông qua một lời chào.
c, Nội dung chính:
Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng (để người
nhận hiểu được ý của mình), lịch sự, dễ hiểu, tôn trọng người nhận
d, Lời chào kết thúc
Cũng như lời chào đầu email, thiếu lời tạm biệt ở một email cũng là một lỗi
thường gặp. Việc thiếu lời chào và lời tạm biệt chắc chắn sẽ khiến cho người nhận mất
cảm tình khi đọc thư của bạn, một việc có lẽ rất tối kị đối với những người làm kinh
doanh vởi họ không muốn làm mấy hình tưởng của bản thân đối với khách hàng hay đối tác e, Ký tên
Chữ ký trong email sẽ giúp bạn tăng thêm sự chuyên nghiệp trong mắt người
nhận. Chữ ký gmail chuyên nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, chức
vụ, số điện thoại, email, địa chỉ,... 5
II. Các trường hợp sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh
1, Trường hợp 1: Mở lời hợp tác
Thông thường, khi muốn hợp tác với 1 cá nhân hoặc công ty, tổ chức,
chúng ta nên gặp mặt trực tiếp, nhưng trước đó có thể sử dụng email để liên hệ trước khi gặp
2, Trường hợp 2: Gửi các văn bản khi hợp tác
Các bên khi hợp tác làm ăn thường sẽ gửi hợp đồng, hóa đơn, báo giá dự
án hoặc sản phẩm thông qua email của công ty đối tác
3, Trường hợp 3: Giao tiếp với khách hàng
Mỗi công ty, tổ chức đều có một bộ phận chăm sóc khách hàng của
riêng mình và email sẽ là hình thức liên lạc chủ yếu của bộ phận này
4, Trường hợp 4: Quảng bá doanh nghiệp, bảo mật thông tin tốt và chống spam
Đối tác chỉ cần nhìn vào email có thể biết được doanh nghiệp kinh
doanh trong lĩnh vực gì, ai là người quản lý mà không phải suy nghĩ việc cho thư này
vào spam, tăng sự tin cậy và cảm thấy thoải mái hơn trong việc giao dịch.
5, Trường hợp 5: Quản lý nhân sự
Hệ thống email doanh nghiệp cũng giúp quản lý hệ thống nhân sự dễ
dàng và bao quát, hơn nữa việc trong đổi thông tin nội bộ cũng như kiểm soát email
gửi đi và nhận mail rất nhanh chóng, đáp ứng tiến độ công việc. 6
III. Ưu – nhược điểm của sử dụng email để giao tiếp trong kinh doanh
Email là Hệ thống giao tiếp kinh doanh hiện đại và được sử dụng rộng rãi. Tầm
quan trọng và công dụng của Email trong giao tiếp kinh doanh to lớn hơn bất kỳ công cụ giao tiếp nào khác.
Trong hầu hết các nghề nghiệp, giao dịch,… tin nhắn qua Email dễ dàng nhất và là
phương thức giao tiếp có chi phí thấp. Ngày nay các Email còn được sử dụng trong các thỏa thuận pháp lý.
Có thể thấy, Email đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong nền Kinh tế hiện đại.
Hầu hết các doanh nghiệp lớn và vừa sử dụng Email kinh doanh chuyên nghiệp. Đây
là một điều bắt buộc trong việc sử dụng email để giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp.
Nhưng tại sao dung Email lại có lợi trong giao tiếp kinh doanh. Có thể kể đến
rất nhiều ưu điểm của nó, nhưng phổ biến nhất là những ưu điểm sau đây: 1. Ưu điểm
a) Giao tiếp với khách hàng nhanh chóng
Khi bạn cần gửi một thông điệp quan trọng tới khách hàng hoặc đối tác kinh
doanh ở cách xa hàng nghìn dặm, một trong những cách nhanh nhất để thực hiện việc
đó là gửi email. Lợi thế của email so với điện thoại về tốc độ liên lạc là bạn có thể gửi
các tệp đính kèm với email chứa các tài liệu quan trọng hoặc thậm chí là một bản trình
bày để làm rõ thông điệp của bạn. Nhìn chung, các cuộc gọi điện thoại sẽ mất nhiều
thời gian hơn vì bạn phải gặp đúng người và bắt kịp khi họ có thể nói chuyện. Mặt
khác, email có thể được gửi nhanh chóng và chờ họ khi họ sẵn sàng xem xét. Và
đương nhiên Thông tin liên lạc chỉ được chạy trên mạng của chính doanh nghiệp và
bên thứ ba không thể truy cập được trong các trường hợp thông thường.
b) Tính khả dụng và tính di động
Việc sử dụng email ngày càng nhiều đã dẫn đến việc các doanh nhân nhận
được hàng trăm email mỗi ngày. Tuy nhiên, hàng nghìn email có thể được lưu trữ vào
các thư mục trên máy tính hoặc thiết bị liên lạc cầm tay của bạn như điện thoại di
động để có thể truy xuất khi bạn cần. Sự tiện lợi của email giúp bạn không cần phải
giữ các thư mục chứa đầy giấy tờ. Nó cũng làm cho thư từ quan trọng của bạn dễ dàng
di chuyển mà không cần kéo theo các thư mục tệp khó sử dụng.
c) Giảm chi phí vận chuyển và gửi thư
Ngoài chi phí kết nối internet của bạn, email là miễn phí. Một trong những
lợi ích của giao tiếp qua email là bạn có thể gửi bao nhiêu tin nhắn, tệp, video, tài liệu
và bản trình bày tùy thích mà không phải trả bất cứ khoản nào. Nó làm giảm đáng kể
chi phí vận chuyển và bưu phí của công ty bạn cũng như thời gian - và chi phí cho
thời gian đó - bạn hoặc đồng nghiệp dành các tài liệu đóng gói để gửi thư, gửi địa chỉ
và nhận chúng qua đường bưu điện. 7 2. Nhược điểm
a) Dễ mất tài liệu
Tất cả các email và thông tin quan trọng của bạn có thể bị mất chỉ với
một sự cố ổ cứng đơn giản. Nếu bạn lưu trữ thông tin email của mình trên một máy
chủ khác, thì bạn có thể mất dữ liệu của mình nếu trang web đó ngừng hoạt động.
Đảm bảo sử dụng phương pháp sao lưu cho các email quan trọng mà bạn muốn lưu
ngay cả trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sao chép chúng thường xuyên vào ổ đĩa flash.
b) Khó diễn giải được cảm xúc
Một cuộc trò chuyện qua email có thể xảy ra quá nhanh. Những cử chỉ,
cảm xúc của một người muốn truyền đạt mà không thể truyền đạt. Tuy nhiên, vì
những người nhận email không thể nhìn thấy nhau, nên các email không có bất kỳ sự
chuyển đổi giọng nói hoặc cảm xúc nào có thể giúp giải thích đúng. Điều này có thể
và thực sự gây ra hiểu sai về cảm xúc đằng sau email.
IV, Những việc nên làm khi sử dụng email trong kinh doanh
Email là một công cụ quan trọng và hữu ích trong kinh doanh. Nó có thể
giúp bạn tiếp cận khách hàng, gửi thông tin, quảng bá sản phẩm và dịch vụ của bạn,
cũng như cung cấp các hướng dẫn sử dụng sản phẩm. Nó cho phép bạn gửi và nhận
thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Email cũng giúp bạn duy trì liên lạc với
khách hàng và nhà cung cấp của bạn, chia sẻ thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Ngoài
ra, email còn cung cấp cơ hội để bạn tạo ra mối quan hệ với khách hàng và nhà cung
cấp. Bạn cũng có thể gửi các thông tin và cập nhật mới nhất về các sản phẩm và dịch
vụ và hỗ trợ khách hàng khi họ cần. nhưng để có thể tận dụng hết tất cả các công dụng 8
hữu ích nhất của email đối với khác hàng thì chúng ta nên có những việc nên làm sau
đây trước khi ứng dụng email vào giao tiếp kinh doanh đó là :
1. Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức
Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức khiến cho bạn bè và
đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải
thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email
cho bạn gặp trục trặc. Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều
thời gian để kiểm tra thư. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận
tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc thì
nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.
2. Đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn mỗi một chủ đề riêng là một thư riêng
Những tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với
những người phải nhận quá nhiều thư. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ,
hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.
Đề cập quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời. Vì
vậy, để tiện cho người hỏi, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, việc
làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.
3. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của
tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu làm việc một
cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình
một tên email. Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh khó nhận biết và gây phản cảm.
4. Cắt bớt những thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm
phía dưới. Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước. Tuy nhiên,
điều này sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu
việc trao đổi qua lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc
tìm kiếm về sau, bạn nên dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới.
5. Tận dụng mục chữ ký email
Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết
thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp
những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… để giúp
người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên 9
nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký
email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
+ Một số lưu ý cần thiết khi giao tiếp bằng thư điện tử
- Viết tiêu đề ngắn gọn dễ hiểu
- Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư
- Làm cho lá thư của bạn cuốn hút
- Sắp xếp vị trí thong minh và làm cho lá thư súc tích
- Sử dụng phần đính kèm cẩn thẩn - Kiềm chế cảm xúc
- Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc ( emotions ) 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1, TS.Phạm Thùy Giang(2017), “Kỹ năng giao tiếp & thuyết trình trong kinh
doanh”,Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân
2, MediaZ “Email Marketing , Hành trình tiếp cận khách hàng với chi phí tối
ưu”, Công ty cổ phần công nghệ truyền thông MediaZ
3, Simms Jenkins, “Sự thật về marketing qua email”, Nhà xuất bản Lao động Hà Nội 11 12