Bài tập lớn môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA TÀI CHÍNH
_ _ _ _ _*****_ _ _ _ _ BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH NHÓM 7 – K27TCB HÀ NỘI- 4/2025
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA TÀI CHÍNH _ _ _ _ _*****_ _ _ _ _
ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH
Giảng viên hướng dẫn: GV.NGUYỄN ĐỨC DƯƠNG
Thành viên nhóm gồm: 1.
Lưu Ngọc Hạnh Trang 27A4012227 (NT) 2.
Dương Khắc Việt 27A4012249 3.
Lục Thị Sinh 27A4012204 4.
Nguyễn Thị Diệu Linh 27A4012141 5.
Nguyễn Mai Hương 27A4012120 HÀ NỘI- 4/2025 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường
Học viên Ngân hàng vì đã cho chúng em có cơ hội được tham gia học môn Giao
tiếp trong kinh doanh để có thể trau dồi và phát triển thêm những kỹ năng giao
tiếp hữu ích để phục vụ cho việc học và làm việc khi ra trường.
Và hơn hết, nhóm chúng em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn của chúng em
một cách sâu sắc nhất vì đã nhiệt tình hỗ trợ chúng em trong quá trình học và làm
bài để có thể nắm vững, nâng cao kiến thức và có thể ứng dụng vào thực tiễn. Do
chưa có nhiều kinh nghiệm khi làm bài tập lớn nên vẫn còn nhiều thiếu sót, mong
thầy thông cảm và có thể góp ý giúp nhóm chúng em có thể hoàn thiện những
thiếu sót ấy, hoàn thiện nội dung bài một cách đầy đủ.
Chúng em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.........................................................................................5
Chương I: Định nghĩa, đặc điểm và tầm quan trọng của giao tiếp bằng
văn bản trong kinh doanh...........................................................................6 1.
Định nghĩa....................................................................................................6 2.
Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh..................6
Chương II: Phân loại, ứng dụng và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng
văn bản trong kinh doanh...........................................................................6
1. Phân loại giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh...................................6 2.
Ứng dụng của giao tiếp bằng văn bản.........................................................7 3.
Ưu và nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh..............8
Chương III: Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản trong
kinh doanh....................................................................................................9
1. Hình thức văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp..................10
2. Nội dung văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp....................11
Chương IV: Cách cải thiện giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh..
.....................................................................................................................12
1. Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt nội dung................................12
2. Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt trình bày................................13
3. Cách thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản..........................................16
KẾT LUẬN...........................................................................................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................18 LỜI MỞ ĐẦU
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà thông tin được trao đổi liên tục
và yêu cầu tính chính xác cao, giao tiếp bằng văn bản đã trở thành một công cụ
không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là
phương tiện truyền đạt thông tin, giao tiếp bằng văn bản còn là cách để thể hiện
sự chuyên nghiệp, văn hóa tổ chức và uy tín của doanh nghiệp trước đối tác,
khách hàng cũng như nội bộ nhân viên.
Môn học Giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh cung cấp cho người học
những kiến thức và kỹ năng nền tảng về cách soạn thảo các loại văn bản như thư
từ thương mại, email, báo cáo, hợp đồng, biên bản cuộc họp… sao cho logic, rõ
ràng và phù hợp với mục tiêu giao tiếp. Thông qua đó, người học sẽ hiểu được
vai trò quan trọng của ngôn ngữ viết trong việc thúc đẩy hiệu quả công việc và
xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp.
Việc thành thạo giao tiếp bằng văn bản không chỉ giúp cá nhân thể hiện năng
lực bản thân một cách hiệu quả, mà còn góp phần quan trọng vào sự thành công
lâu dài của tổ chức trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và hội nhập sâu rộng.
Chương I: Định nghĩa, đặc điểm và tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh 1. Định nghĩa
Giao tiếp là nhu cần thiết của con người, nó còn được hiểu là hành vi và quá trình
do con người thực hiện nhằm trao đổi, nhận thức, đánh giá, tương tác qua lại với nhau.
Giao tiếp bằng văn bản là một hình thức giao tiếp kinh doanh, nơi được trao đổi
thông tin, ý tưởng, hướng dẫn hoặc thỏa thuận giữa cá nhân hoặc tổ chức duy nhất thông
qua văn bản. Hình thức này có thể bao gồm email, báo cáo, hợp đồng, bản ghi nhớ
(memo), thư tín thương mại và các tài liệu chính thức khác. Nó còn được lưu giữ như
một nguồn tài liệu tham khảo hoặc hồ sơ pháp lý.
Trong giao tiếp kinh doanh, việc sử dụng văn bản đã trở thành một phương thức rất
phổ biến và hữu dụng trong trao đổi thông tin, liên lạc và lưu trữ.
2. Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
Tăng hiệu suất làm việc: giúp truyền thông tin chính xác kịp thời giữa các phòng,
các bộ phận trong công ty, đối tác của công ty và khách hàng.
Hỗ trợ ra quyết định: Các báo cáo, đề xuất bằng văn bản thường cung cấp thông tin
sắc bén để giúp lãnh đạo công ty ra quyết định.
Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp: Công việc sử dụng văn bản chuyên nghiệp là
cách tốt nhất để mô tả sự uy tín, cẩn trọng và chuyên nghiệp của tổ chức hoặc nhân
viên; giúp khách hàng mở rộng tinh thần của mình đối với văn bản và cũng dễ dàng
xây dựng hình ảnh riêng cho mình..
Hợp pháp hóa mọi giao dịch: Các hợp đồng, biên bản ghi nhớ hợp pháp hóa mọi
thỏa thuận, kết luận công việc từ đó mọi giao dịch, đặc biệt là mua bán ký kết chính thức, pháp lý.
Duy trì minh bạch: Minh bạch giúp việc theo dõi và kiểm soát thông tin trong các
tổ chức. Nó cũng đảm bảo trách nhiệm trong công việc và giảm thiểu sai lầm do thành viên không hiểu rõ.
Thời gian và chi phí của doanh nghiệp : vì giao tiếp trong văn bản giữa người gửi
và người nhận cung cấp các cơ hội cho trao đổi thông tin mà không cần trực tiếp gặp
gỡ, điều này rất tiết kiệm thời gian và chi phí.
Mở rộng đối tượng khách hàng: Dễ dàng tiếp cận đến khách hàng, thông báo từ xa
đến gần về thương hiệu sản phẩm trên muôn nơi một cách nhanh chóng và hiệu quả,
nhờ đó mà do đó, tăng cấp hiệu truyền thông doanh nghiệp mình và phát triển sản phẩm trên thị trường.
Chương II: Phân loại, ứng dụng và ưu nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
1. Phân loại giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
1.1 Báo cáo kinh doanh
Báo cáo là một kiểu văn bản được trình bày một cách có hệ thống, với mục đích
cung cấp thông tin, dữ liệu, phân tích hoặc kết quả về một vấn đề, sự kiện hoặc hoạt
động cụ thể. Báo cáo thường được sử dụng để tổng hợp, đánh giá và truyền đạt thông
tin một cách rõ ràng, chính xác, giúp người đọc hoặc người ra quyết định hiểu rõ tình
hình và đưa ra các quyết định phù hợp.
Trong kinh doanh, báo cáo có thể bao gồm: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh
doanh, báo cáo dự án, hoặc báo cáo phân tích thị trường. Để một bản báo cáo có hiệu
quả thì phải đủ các yếu tố về cấu trúc rõ ràng, logic, và cung cấp dữ liệu chính
thống,đáng tin cậy, nhằm đảm bảo tính khách quan và hữu ích cho mục đích sử dụng.
1.2 Tài liệu quảng cáo
Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm được các công ty dùng để quảng bá doanh nghiệp,
sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đó. Nó dùng nhiều màu sắc và hình ảnh độc đáo
để năng cao nhận thức về thương hiệu và thu hút người mua. 1.3 Email
Với sự phát triển mạnh mẽ vượt bậc của ngành công nghệ thông tin hiện nay, thư
điện tử (email) đã trở thành một công cụ giao tiếp không thể thiếu trong môi trường
kinh doanh hiện đại. Sở hữu khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng, tiện lợi và tiết
kiệm chi phí, email không chỉ giúp kết nối giữa các cá nhân, tổ chức mà còn đóng vai
trò quan trọng trong việc duy trì tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong các giao dịch thương mại.
Email là một phương tiện giao tiếp kỹ thuật số được sử dụng rộng rãi trong môi
trường kinh doanh để trao đổi thông tin, tài liệu, và ý kiến. Trong bối cảnh kinh doanh,
email không chỉ là công cụ truyền tải thông điệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong
việc duy trì tính chuyên nghiệp, xây dựng mối quan hệ, và hỗ trợ các quy trình làm việc hiệu quả. 1.4 Đề xuất
Đề xuất trong kinh doanh là một loại đề nghị bằng văn bản đề xuất ra các ý kiến,
phương án hoặc giải pháp cho các dự án trong tương lai để có thể cải thiện, giải quyết
các vấn đề còn thiếu xót.
1.5 Thư truyền thống
Thư truyền thống là một hình thức giao tiếp bằng văn bản giấy lâu đời. Chủ đề của
các bức thư có thể về cá nhân hoặc các tổ chức thương mại, là một phương tiện truyền
thông rất phổ biến trước khi hình thức điện tử ra đời. 1.6 Thư tín
Với sự phát triển vươn mình của nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong bối cảnh kinh
doanh hiện đại, giao tiếp là yếu tố then chốt để xây dựng và duy trì các mối quan hệ
giữa doanh nghiệp, khách hàng và các đối tác.
Một trong những phương thức quan trọng trong giao tiếp đó là thư tín- một phương
tiện thể hiện sự chuyên nghiệp, cam kết và uy tín của một doanh nghiệp đối với đối tác,
khách hàng và các bên liên quan
Mục đích của việc sử dụng thư tín trong kinh doanh là duy trì, củng cố mối quan
hệ, trao đổi thông tin quan trọng, giải quyết vấn đề hoặc cùng nhau đi đến các thỏa
thuận hợp tác, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
2. Ứng dụng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
Trao đổi thông tin: giao tiếp bằng văn bản là công cụ trao đổi thông tin giữa các tổ
chức, cơ quan, doanh nghiệp. Trong lĩnh vực kinh doanh, email là phương tiện giao tiếp
chính, được sử dụng để trao đổi thông tin, gửi yêu cầu, thông báo,...
Thông báo: giao tiếp bằng văn bản được sử dụng như một công cụ thông báo thông
tin, chúng cung cấp các thông tin quan trọng, cần thiết, thường mang tính chính thức.
Hợp đồng: đây là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong kinh
doanh, văn bản đóng vai trò lưu trữ và thể hiện rõ các điều khoản, điều kiện, cam kết
giữa các bên như một hồ sơ pháp lý.
Báo cáo: trình bày các thông tin về một vấn đề dựa trên nghiên cứu, thăm dò, thu
thập dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin chi tiết trong quá trình thực hiện dự án.Hay
trình bày các ý tưởng, tính khả thi, rủi ro của một dự án.
3. Ưu và nhược điểm của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
Giao tiếp đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ,
truyền đạt thông tin, và thúc đẩy sự hợp tác giữa các cá nhân và tổ chức. Trong đó, giao
tiếp bằng văn bản là một hình thức phổ biến và không thể thiếu, đặc biệt trong bối cảnh
công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Từ email, báo cáo, hợp đồng đến
các thông báo nội bộ, giao tiếp bằng văn bản đã trở thành công cụ hữu ích giúp doanh
nghiệp vận hành một cách trơn tru và chuyên nghiệp.
Tất nhiên rằng, mọi điều trên thế giới đều có tính hai mặt, và giao tiếp văn bản
trong kinh doanh cũng không ngoại lệ, bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì cũng tồn tại
một số hạn chế nhất định cho con người. 3.1 Ưu điểm
3.1.1 Tính chính xác và rõ ràng -
Văn bản cho phép người viết trình bày thông tin một cách chi tiết, có cấu trúcvà logic. -
Thông tin được ghi lại bằng văn bản thường ít bị sai lệch hoặc hiểu nhầm sovới
giao tiếp bằng lời nói. -
Có thể chỉnh sửa và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi, đảm bảo tính chính xáccao.
3.1.2 Phạm vi tiếp cận rộng rãi -
Văn bản có thể được gửi đến nhiều người cùng lúc thông qua email, bản inhoặc
các nền tảng trực tuyến. -
Phù hợp với môi trường làm việc từ xa.
3.1.3 Tính chuyên nghiệp và hình ảnh thương hiệu -
Văn bản được soạn thảo kỹ lưỡng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. -
Giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu thông qua cách sử dụng ngôn ngữ,
địnhdạng và phong cách trình bày.
3.1.4 Tiết kiệm thời gian và chi phí -
Giao tiếp bằng văn bản giúp tiết kiệm thời gian so với các cuộc họp hoặc gọiđiện trực tiếp. -
Có thể gửi và nhận thông tin nhanh chóng, đặc biệt khi sử dụng các công cụtrực
tuyến như email hoặc phần mềm quản lý dự án.
3.1.5 Tính minh bạch và trách nhiệm -
Văn bản tạo ra bằng chứng rõ ràng về các thỏa thuận, yêu cầu hoặc quyết
định,giúp tránh tranh chấp. -
Mọi thông tin đều được ghi lại, giúp xác định trách nhiệm cụ thể của các bênliên
quan. 3.2 Nhược điểm
3.2.1 Thiếu sự tương tác trực tiếp -
Giao tiếp bằng văn bản không có sự tương tác trực tiếp giữa người gửi vàngười
nhận, dẫn đến việc thiếu đi sự kết nối cảm xúc hoặc ngữ cảnh. -
Khó thể hiện được giọng điệu, cảm xúc hoặc thái độ, có thể dẫn đến hiểu lầmhoặc
cảm nhận sai về ý định của người viết.
3.2.2 Không có tính tốc độ phản hồi cao -
Giao tiếp bằng văn bản thường đòi hỏi thời gian để soạn thảo, gửi đi và chờphản
hồi, đặc biệt trong các tình huống cần quyết định nhanh chóng. -
Trong khi đó, giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại có thể giải quyết vấn đềngay lập tức.
3.2.3 Yêu cầu kỹ năng viết tốt -
Để truyền đạt thông tin hiệu quả, người viết cần có kỹ năng viết tốt, bao gồmkhả
năng diễn đạt rõ ràng, logic và chuyên nghiệp. -
Nếu văn bản không được trình bày tốt, nó có thể gây khó hiểu hoặc làm giảmuy
tín của người viết hoặc tổ chức. 3.2.4 Không thể truyền tải cảm xúc -
Văn bản không thể truyền tải được giọng điệu, cảm xúc hoặc ngữ cảnh mộtcách
đầy đủ như giao tiếp trực tiếp. -
Điều này có thể dẫn đến việc người đọc hiểu sai ý định hoặc thái độ của ngườiviết.
3.2.5 Tính bảo mật không cao -
Văn bản điện tử (như email) có thể bị rò rỉ hoặc truy cập trái phép, dẫn đếnnguy
cơ mất thông tin nhạy cảm. -
Cần có các biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin.
Chương III: Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
Giao tiếp bằng văn bản đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc, giúp
truyền tải thông tin một cách chính xác, chuyên nghiệp và hiệu quả. Hai yếu tố quan
trọng của giao tiếp bằng văn bản là: • Nội dung (chủ đề) •
Hình thức: cấu trúc + Phong cách ngôn ngữ (cách diễn đạt)
Nội dung và hình thức của một văn bản là hai yếu tố không thể nào tách rời. Kết
hợp nội dung và hình thức với nhau nhằm tạo ra một văn bản hoàn chỉnh. Chúng có
mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau nhằm truyền đạt ý trong một văn bản
một cách mạch lạc và dễ hiểu nhất.
1. Hình thức văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp 1.1 Hình thức
văn bản trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp :
Văn bản hành chính: là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải
quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản chuyên ngành: là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động
chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực quy định.
Văn bản viết tay: là văn bản sử dụng bút giấy và được viết bằng tay. Hiện nay với
sự phát triển bởi công nghệ chúng dần được thay thế bằng văn bản điện tử nhưng văn
bản viết tay lại mang cảm giác giác trang trọng nên một số cơ quan, tổ chức dùng nó để
làm thư chúc mừng hay thư cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế.
Văn bản điện tử: là văn bản dưới dạng thông điệp được tạo lập hoặc được số hóa
từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Văn bản
giúp truyền tải thông tin nhanh và giúp giảm thiểu chi phí in ấn, cần có hệ thống bảo
mật để tránh rủi ro bị giả mạo thông tin.
Văn bản in: là loại văn bản được in ấn thể hiện nội dung trên giấy. Nó đóng vai trò
quan trọng trong những trường hợp nhất định như hợp đồng, giấy chứng nhận, báo cáo tài chính,...
1.2 Hình thức văn bản được chia thành: cấu trúc văn bản và phong cách ngôn ngữ
Cấu trúc văn bản: Cấu trúc văn bản hay cách thức tổ chức của văn bản là sự sắp
xếp các ý tưởng và mối quan hệ giữa các ý tưởng đó với nhau. Phần lớn trong kinh
doanh, các văn bản đều dưới dạng mô tả, giải thích, trình bày và đều chứa các yếu tố
cấu trúc. Người viết sử dụng những cấu trúc này để sắp xếp và liên kết ý tưởng.
Cấu trúc văn bản chính trong kinh doanh gồm 5 phần: •
Mô tả: Tác giả mô tả một chủ đề. •
Xâu chuỗi: Tác giả sử dụng trình tự số hoặc trình tự thời gian để liệt kê các vật, các sự kiện. •
So sánh/Đối chiếu: Tác giả so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa 2 hoặc nhiều hơn
2 sự kiện, chủ đề, vật thể. •
Nguyên nhân/Kết quả: Tác giả phác hoạ 1 hoặc nhiều hơn 1 nguyên nhân và sau
đó mô tả kết quả tương ứng. •
Vấn đề/Giải pháp: Tác giả đặt vấn đề hoặc câu hỏi, sau đó, đưa ra câu trả lời.
Phong cách ngôn ngữ: Phong cách ngôn ngữ là cách thức diễn đạt ( nói và viết )
trong từng hoàn cảnh khác nhau, là những đặc điểm tạo thành kiểu diễn đạt trong một
văn bản nhất định. Trong kinh doanh, phong cách ngôn ngữ được yêu cầu phải có tính
ngắn gọn, chuyên sâu, logic và mang tính thuyết phục.
Có 4 loại phong cách ngôn ngữ chính trong kinh doanh: •
Phong cách ngôn ngữ Báo chí: mang tính thời sự, ngắn gọn, sinh động và hấp dẫn. •
Phong cách ngôn ngữ Chính luận: công khai về các quan điểm chính trị, có sự
chặt chẽ trong cách diễn đạt và suy luận. •
Phong cách ngôn ngữ Hành chính : mang tính khuôn mẫu, minh bạch, xác thực về các công vụ. •
Phong cách ngôn ngữ khoa học: Vừa khái quát, vừa trừu tượng, có tính lý trí,
logic đan xen với khách quan phi cá thể.
Hình thức văn bản trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng
quan trọng trong việc tạo ấn tượng, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của một doanh
nghiệp. Vì vậy khi tạo dựng một văn bản cần phải chú ý trình bày và cần đảm bảo các
yếu tố sau để văn bản dễ đọc, dễ hiểu hơn: •
Rõ ràng và mạch lạc: Văn bản cần phải có bố cục hợp lý, câu từ dễ hiểu, tránh
dài dòng hoặc hàm ý sâu xa.VD một câu nên dưới 20 từ nhưng vẫn phải xúc tích. •
Ngôn ngữ chuyên nghiệp: Sử dụng từ ngữ phù hợp với đối tượng người nhận,
tránh quá trang trọng hoặc quá suồng sã. Các từ ngữ phải được sử dụng chính xác, tránh
dùng các từ cảm tính như : hơi, có vẻ, dường như,... •
Giọng điệu phù hợp: Có thái độ lịch sự, khách quan, đặc biệt là trong văn bản
ký kết hợp đồng kinh doanh. Nên sử dụng các từ như “Kính gửi”, “Trân trọng”, “Vui
lòng”, “Chúng tôi xin đề xuất”,...
Hình thức trình bày chuyên nghiệp: Đảm bảo tiêu chuẩn về phông chữ, căn lề,
giãn dòng phù hợp, không có lỗi chính tả để tăng tính chuyên nghiệp. Văn bản nên sử
dụng font chữ là Times New Roman cho nét chữ sắc và đều, tiêu đề của văn bản
thường để cỡ chữ từ 16-18 để làm nổi bật tên của loại văn bản. Cỡ chữ cho phần nội
dung của văn bản thường sẽ từ 13-14 vì đây là cỡ chữ thường được dùng khi soạn
thảo văn bản. Căn lề một cách hợp lý, đúng với tiêu chuẩn căn lề cho từng loại văn bản.
2. Nội dung văn bản trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp
Để văn bản có thể truyền đạt đúng quan điểm, ý kiến của người soạn thảo, ngoài
những yêu cầu về hình thức, văn bản còn phải đáp ứng được các yêu cầu về nội dung.
Trong giao tiếp bằng văn bản cần phải chú ý phần nội dung. Nội dung cần ngắn
gọn nhưng vẫn phải đầy đủ các ý, không lan man và tập trung vào nội dung chính, đồng
thời phải đảm bảo đủ thông tin cần thiết.
Mỗi văn bản có mục đích và đối tượng hướng đến khác nhau nên cần sử dụng ngôn
ngữ phù hợp, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp hay không có thể ảnh hưởng đến việc
truyền tải nội dung để người đọc hiểu được.
Nội dung trong văn bản phải phản ánh đúng sự thật khách quan, không được sai
lệch hay xuyên tạc thông tin.Tính chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu ngay cả văn
nói lẫn văn viết vì chỉ một từ bị hiểu sai ý thì có thể gây ra hiểu nhầm, hoặc thậm chí
có thể dẫn đến tranh chấp và mâu thuẫn giữa các bên. Do đó khi soạn thảo văn bản,
người soạn thảo nên sử dụng thêm các số liệu, dẫn chứng hoặc các thuật ngữ phù hợp
để tăng độ tin cậy chính xác, tránh dùng các từ có đa nghĩa dễ khiến người đọc hiểu sai.
Các quy định, hướng dẫn trong văn bản này phải thống nhất với văn bản khác. Các
số liệu, thông tin cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào văn bản. Nội dung báo
cáo trong văn bản cần trình bày đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến vấn đề
được báo cáo. Các công văn cần nêu rõ lý do, mục đích, yêu cầu và kết luận của vấn đề
cần giải quyết. Văn bản hợp đồng cần nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Nội dung văn bản trong cơ quan doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc
truyền tải thông tin, hướng dẫn thực hiện công việc và quản lý hoạt động của doanh
nghiệp. Do đó, việc xây dựng nội dung văn bản cần đảm bảo các yêu cầu về tính chính
xác, rõ ràng, đầy đủ, súc tích và thống nhất.
Chương IV: Cách cải thiện giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
1. Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt nội dung
Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu ở đa số các vị trí ở tất cả các
công ty trong hầu hết mọi ngành cũng như đời sống. Nó cũng là một phần trong chương
trình đào tạo của các trường đại học và là kỹ năng không thể thiếu có trong CV mà nhà
tuyển dụng muốn nhìn thấy. Khi nhìn văn bản chỉnh chu, đẹp mắt, nội dung đầy đủ, hợp
lý có thể là điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng, họ có thể đánh giá được bạn thông
qua văn bản. Ngược lại nếu kỹ năng soạn thảo không tốt gửi đi một bản CV hoặc thư
xin việc chứa nhiều lỗi sẽ khiến bạn trở nên không chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển
dụng. May mắn thay, các kỹ năng soạn thảo văn bản là điều có thể dễ dàng học được.
Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hay kỹ năng soạn thảo hợp đồng
thương mại của bạn, hãy thử các bí quyết sau: -
Xác định rõ mục tiêu: Trước khi bắt đầu viết, hãy hiểu rõ mục đích của vănbản.
Đây có thể là một báo cáo, một email phản hồi, hay một công văn chính thức. Mỗi loại
văn bản đều có yêu cầu riêng, vì vậy bạn cần điều chỉnh cách viết cho phù hợp. Bắt đầu
với thông tin chính và tiếp tục với các chi tiết cần thiết để hiểu hoặc hành động dựa trên
thông tin đó. Bằng cách cấu trúc các thông tin liên lạc bằng văn bản của bạn theo cách
này, bạn chắc chắn sẽ truyền đạt được quan điểm của mình, ngay cả khi người đọc đọc lướt qua nó. -
Lập dàn ý trước khi viết: Đối với những văn bản đơn giản, bạn có thể viết
ngaymà không cần chuẩn bị nhiều. Tuy nhiên, với những nội dung phức tạp, liên quan
đến nhiều vấn đề, bạn nên phác thảo trước những điểm chính cần đề cập. Điều này giúp
bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng. -
Cung cấp thông tin đủ và đúng trọng tâm: Một văn bản tốt không nên quá lanman
hay chứa quá nhiều chi tiết không cần thiết. Hãy đảm bảo rằng mọi thông tin trong văn
bản đều phục vụ mục đích chính và giúp người đọc hiểu rõ vấn đề. -
Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu: Tránh dùng quá nhiều thuật ngữ chuyênmôn
hoặc những câu văn dài, phức tạp. Hãy viết một cách rõ ràng, mạch lạc để người đọc
dễ tiếp cận nội dung hơn. -
Sử dụng giọng nói tích cực: Trong giao tiếp, tồn tại hai giọng nói ngữ pháp vàbao
gồm giọng nói bị động và chủ động. Làm quen với giọng nói tích cực là một bước quan
trọng để nâng cao kỹ năng viết của bạn. Sẽ dễ hiểu hơn các câu được viết bằng giọng
chủ động hơn là giọng bị động. Khi sử dụng thể chủ động, hành động của động từ được
thực hiện bởi chủ ngữ của câu. -
Kiểm tra lại bằng cách đọc to: Khi hoàn thành văn bản, hãy đọc to để kiểm
traxem câu chữ có tự nhiên và trôi chảy không. Nếu câu văn quá ngắn hoặc cụt lủn, hãy
điều chỉnh để đảm bảo mạch văn hợp lý và dễ hiểu.
2. Cải thiện kỹ năng giao tiếp văn bản về mặt trình bày -
Lựa Chọn Phông Chữ Phù Hợp
Dù chọn phông chữ nào, hãy giữ sự nhất quán trong suốt văn bản. Bạn có thể sử
dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật tiêu đề, nhưng không nên lạm dụng quá nhiều kiểu chữ khác nhau.
+ Nếu văn bản được in trên giấy, bạn nên chọn phông chữ Serif như Times New
Roman, Georgia hoặc Palatino vì chúng giúp mắt dễ theo dõi hơn.
+ Nếu văn bản hiển thị trên màn hình, phông chữ Sans-serif như Arial, Calibri
hoặc Helvetica sẽ giúp nội dung rõ ràng và dễ đọc hơn. -
Định Dạng Cỡ Chữ và Màu Sắc Đúng Chuẩn
Cỡ chữ phổ biến nhất cho văn bản hành chính: là 12pt, kết hợp với căn lề hợp lý
(trên/dưới: 2-2,5cm; trái: 3-3,5cm; phải: 1,5-3cm) trên khổ giấy A4 Trường hợp đặc biệt :
+ Nếu văn bản có nhiều thông tin dày đặc, có thể giảm xuống 10pt, nhưng không
nên nhỏ hơn mức này để đảm bảo dễ đọc.
+ Đối với văn bản in, nên hạn chế sử dụng quá nhiều màu sắc để tránh ảnh hưởng
đến chi phí in ấn và chất lượng sao chép.
+Trong các văn bản kỹ thuật số, bạn có thể dùng in đậm, in nghiêng hoặc màu sắc
nhẹ để nhấn mạnh nội dung quan trọng, nhưng cần tiết chế để tránh làm rối mắt người đọc. - Căn Lề Hợp Lý
Thay vì canh đều hai lề (justify) như trên sách báo, văn bản hành chính nên canh lề
trái. Điều này giúp tạo khoảng trống tự nhiên ở bên phải, giúp người đọc dễ theo dõi hơn. - Thụt Lề Đầu Dòng
Mỗi đoạn văn nên có khoảng thụt đầu dòng để tạo sự phân tách rõ ràng giữa các ý,
làm cho văn bản nhìn đẹp mắt và khoa học hơn. Tuy nhiên, kích thước chữ trong đoạn
vẫn cần giữ đồng đều để đảm bảo tính thống nhất của văn bản. -
Chèn Hình Ảnh Đúng Cách
+ Khi sử dụng hình ảnh, biểu đồ hoặc bảng số liệu, hãy đặt chúng giữa các đoạn
văn bản thay vì để chữ chạy xung quanh. Điều này giúp bố cục gọn gàng hơn và không
làm người đọc bị phân tâm.
+ Nếu văn bản là một báo cáo chứa dữ liệu, hãy đảm bảo hình ảnh đi kèm với chú
thích rõ ràng để người đọc dễ dàng hiểu nội dung. -
Điều Chỉnh Khoảng Cách Giữa Các Dòng
Khoảng cách giữa các dòng nên được điều chỉnh tùy theo loại tài liệu:
+ Tài liệu học thuật: Nếu không có quy định cụ thể, có thể sử dụng double spacing
(2.0) để dễ theo dõi và ghi chú.
+ Văn bản hành chính, kinh doanh: Thường sử dụng single spacing (1.0) để tiết
kiệm diện tích trang giấy.
+ Tài liệu kỹ thuật số: Để tránh gây mỏi mắt, khoảng cách 1.5 lines là lựa chọn tối ưu. -
Sử Dụng Tiêu Đề Để Chia Nhỏ Văn Bản
+ Nếu văn bản dài, việc chia thành các phần với tiêu đề rõ ràng giúp người đọc dễ nắm bắt thông tin hơn.
+ Một báo cáo dài 20-30 trang sẽ dễ đọc hơn nếu có các mục lớn, mục nhỏ thay vì
chỉ là một khối văn bản liên tục. -
Thực hiện chỉnh sửa và kiểm tra
Sau khi hoàn thành văn bản, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra lỗi chính tả và ngữ
pháp. Đối với các văn bản hành chính, tính chính xác là rất quan trọng. Bên cạnh đó,
bạn nên xem xét lại văn bản của mình xem nội dung đã được trình bày dễ hiểu chưa và
thông điệp đã được truyền đạt một cách rõ ràng chưa.
3. Cách thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là rất quan trọng ở mọi giai đoạn trong sự nghiệp
của bạn, từ việc đảm bảo một vị trí cho đến đạt được thành tích tối ưu:
Trên CV: Trong tất cả các thông tin được thể hiện bằng văn bản, sơ yếu lý lịch của
bạn phải dễ đọc và tập trung cao độ vào các thông tin chính mà người đọc cần biết. Dấu
đầu dòng, danh sách và tiêu đề rõ ràng giúp truyền đạt điểm mạnh, kinh nghiệm và thành tích của bạn.
Trong thư xin việc: Là một cơ hội hoàn hảo để thể hiện kỹ năng giao tiếp chính thức
bằng văn bản. Điều này có thể thực hiện bằng cách kết hợp chi tiết chính thành câu với
một câu chuyện hấp dẫn. Thư xin việc chứa nhiều chi tiết hơn trên một sơ yếu lý lịch.
Nhưng dù thế nào, chúng cũng nên dài không có quá một trang và có thể kể câu chuyện
của bạn với một mục đích xác định.
Trong giao tiếp công việc hàng ngày: một trong những công việc thông thường mà
bạn phải làm gần như hàng ngày là gửi email. Khi giao tiếp với đồng nghiệp qua bản
văn, bạn cần sử dụng kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để thể hiện sự chuyên nghiệp,
đáng tin cậy và thân thiện. Email của bạn cũng phải có thông tin cụ thể và hướng dẫn
rõ ràng cho bất kỳ bước tiếp theo nào được yêu cầu.
Trong các bài thuyết trình và báo cáo: là một cơ hội bạn có thể thể hiện khả năng
viết của mình. Đây cũng là lúc bạn có thể trình bày với công ty về những gì bạn đã làm
được và đạt được cũng như mục tiêu và dự định trong tương lai, chứng minh được năng lực của bản thân. KẾT LUẬN
Giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh không chỉ là phương tiện truyền tải
thông tin một cách rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp, mà còn thể hiện hình
ảnh, uy tín và phong cách làm việc của cá nhân cũng như tổ chức. Trong thời đại
số hóa và toàn cầu hóa ngày nay, việc nắm vững kỹ năng soạn thảo văn bản – từ
email, thư từ, báo cáo đến hợp đồng và thông báo – là điều kiện tiên quyết để đạt
được hiệu quả trong công việc và tạo dựng các mối quan hệ bền vững.
Thông qua việc tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong
môi trường kinh doanh, người học sẽ có khả năng trình bày ý tưởng một cách
mạch lạc, logic, đồng thời biết cách lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với từng đối
tượng và hoàn cảnh giao tiếp. Đây là nền tảng giúp nâng cao hiệu quả làm việc,
hỗ trợ quá trình ra quyết định và tăng cường tính chuyên nghiệp trong hoạt động của doanh nghiệp.
Với những kiến thức và kỹ năng đã tiếp thu, hy vọng rằng mỗi cá nhân có thể
áp dụng linh hoạt và hiệu quả vào thực tiễn, góp phần tạo nên sự thành công trong
công việc cũng như trong con đường sự nghiệp tương lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu: Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh | Giao tiếp kinh doanh | PDF.
https://docx.com.vn/tai-lieu/tai-lieu-ky-nang-giao-tiep-bang-van-ban-
trongkinh-doanh-giao-tiep-kin-76346
Bài tiểu luận: Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh | Học viện Ngân hàng | PDF.
https://docx.com.vn/tai-lieu/bai-tieu-luan-ky-nang-giao-tiep-bang-van-
bantrong-kinh-doanh-hoc-vien-76301
Giao tiếp trong kinh doanh là gì? Những kỹ năng cần biết trong giao tiếp - Nhanh.vn. Nhanh.vn.
https://nhanh.vn/giao-tiep-trong-kinh-doanh-la-gi-nhung-ky-nang-can-
biettrong-giao-tiep-n84156.html
Bovee, C. L., & Thill, J. V. (2020). Business Communication Essentials. Pearson.
Thư tín thương mại là gì? Các loại thư tín thương mại. Sinhvienkinhtetphcm.
https://sinhvienkinhtetphcm.com/thu-tin-thuong-mai-la-gi-cac-loai-thu-tin-thuongmai
TÀI CHÍNH CƠ BẢN VÀ THÔNG KÊ CƠ BẢN TRONG MBA ANDREWS. Thạc Sĩ
QTKD Đại Học Andrews Hoa Kỳ.
https://andrews.edu.vn/giao-tiep-bang-van-ban-trong-kinh-doanh-trong-mbaandrews/
https://glints.com/vn/blog/van-hoa-email/#tieu_de_email_ro_rang_suc_tich
https://www.studocu.vn/vn/document/truong-dai-hoc-ngoai-thuong/kinh-te-
chinhtri/giao-tiep-bang-van-ban-trong-kinh-doanh/32749216
Tài liệu: Các yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao tiếp môn Giao tiếp kinh doanh | PDF.
https://docx.com.vn/tai-lieu/tai-lieu-cac-yeu-to-quan-trong-trong-ky-nang-giao- tiepmon-giao-tiep-k-76272