Bài tập môn năng lực thông tin | Đại học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 45734214
Nguyễn Gia Khiêm/2005LTHB003
Câu 1: Thông 琀椀 n là gì.? Tìm và phân 琀 ch các định nghĩa về thông 琀椀 n. Phân 琀 ch vai trò của
thông 琀椀 n. -
Thông 琀椀 n là nguồn lực của sự phát triển; chúng ta đang sống trong thời đại thông 琀椀 n;
một nền công nghiệp thông 琀椀 n, xã hội thông 琀椀 n đang hình thành v.v… -
Quả thật thông 琀椀 n (informa 琀椀 on) là khái niệm cơ bản của khoa học cũng là khái niệm
trung tâm của xã hội trong thời đại chúng ta. Mọi quan hệ, mọi hoạt động của con người đều dựa trên
một hình thức giao lưu thông 琀椀 n nào đó. Mọi trí thức đều bắt nguồn bằng một thông 琀椀 n về
những điều đã diễn ra, về những cái người ta đã biết, đã nói, đã làm. -
Từ La 琀椀 nh “informa 琀椀 on”, gốc của từ hiện đại “informa 琀椀 on” có hai nghĩa. Một, nó
chỉ hành động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng(forme). Hai, tùy theo 琀 nh huống, nó có nghĩa là sự
truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tưởng. Tuy nhiên cùng với sự phát triển xã hội,
khái niệm thông 琀椀 n cùng phát triển theo. -
Theo nghĩa thông thường: Thông 琀椀 n là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm
tăng thêm sựhiểu biết của con người. Thông 琀椀 n hình thành trong quá trình giao 琀椀 ếp: một nguời
có thể nhận thông 琀椀 n trực 琀椀 ếp từ người khác thông qua các phương 琀椀 ên thông 琀椀 n đại
chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh. -
Trên quan điểm triết học: Thông 琀椀 n là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất)
bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v...hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương 琀椀 ện tác động lên giác quan của con người.
*Vai trò thông 琀椀 n: -
Thông 琀椀 n là phương 琀椀 ện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt mục 琀椀
êu chung. Không cóthông 琀椀 n thì tổ chức đó không thể thực hiện được bất kỳ sự điều phối và thay đổi nào cả. -
Thông 琀椀 n là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý. Trong quá trình quản lý của một cơ
quan đơn vị, các nhà quản lý phải trao đổi thông 琀椀 n với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết được thời
cơ và đe dọa của môi trường xung quanh. Các nhà quản trị không thể ra các quyết định đúng đắn khi
không có thông 琀椀 n đặc biệt là các quyết định về mục 琀椀 êu, chiến lược, kế hoạch, quản trị nhân lực.
Có thể nói, thông 琀椀 n còn gắn với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với môi trường bên ngoài.
Thông qua thông 琀椀 n mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở
tác động tương hỗ với môi trường của nó. Đặc biệt với các môi trường doanh nghiệp, nhờ có thông 琀
椀 n mà các nhà quản trị có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng sẵn sàng của các nhà cung
cấp và những điểm mạnh, điểm yếu của mình. lOMoAR cPSD| 45734214 -
Thông 琀椀 n còn là phương 琀椀 ện đặc trưng của hoạt động quản lý bởi vì tác động của hệ
thống quản lý đềuđược chuyển tới người chấp hành thông qua thông 琀椀 n. Trong tổng thể các hoạt
động quản lý, các hoạt động như nhận xử lý, truyền đạt, lưu trữ thông 琀椀 n là 琀椀 ền đề , là cơ sở,
công cụ của quản lý. Quá trình quản lý cũng đồng thời là quá trình thông 琀椀 n.
Ngày nay với sự phát triển kỳ diệu của công nghệ thông 琀椀 n, các quốc gia, các vùng, các đơn vị, tổ
chức đã thu hẹp khoảng cách để 琀 m kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. Thành công hay thất bại
của một tổ chức đang ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng được lợi thế thông 琀椀 n.
Câu 2: Phân 琀 ch các thuộc 琀 nh của thông 琀椀 n.?
* Giao lưu thông 琀椀 n
Thông 琀椀 n 琀椀 ềm tàng khắp nơi trong xã hội. Đó là các nguồn thông 琀椀 n về lao động, đất đai, tài
nguyên, môi trường thông 琀椀 n về các tổ chức và các hoạt động kinh tế, xã hội; thông 琀椀 n về khoa
học và công nghệ; thông 琀椀 n về sản xuất, kinh doanh v.v… Nhưng thông 琀椀 n chỉ có giá trị và ý
nghĩa khi nó được truyền đi, phổ biến và được sử dụng. Có thể nói bản chất của thông 琀椀 n nằm trong sự giao lưu của nó.
* Khối lượng thông 琀椀 n -
Lý thuyết thông 琀椀 n xác định số lượng thông 琀椀 n như sau: Người ta thường nhận rằng
càng nhiều 琀 n hiệu sinh ra từ nguồn 琀椀 n thì càng có nhiều thông 琀椀 n được truyền đi. Khi đó
thông 琀椀 n được mô tả bằng sự thống kê và tổ hợp các dấu hiệu phát ra từ nguồn. -
Thông báo được chuyển đi bằng cách ghi 琀 n hiệu lên một dạng vật chất trung gian, tức là một
cái giá, gọi là vật mang 琀椀 n. Vật mang 琀椀 n có thể là giấy, sóng điện tử, bang từ,v.v… -
Về mặt lý thuyết mỗi vật mang 琀椀 n đều có khả năng xác định giới hạn số lượng các 琀 n hiệu
mà nó có thểchứa đựng trên đơn vị không gian hay thời gian.
* Chất lượng thông 琀椀 n và giá trị thông 琀椀 n -
Trong một nghiên cứu mới đây, người ta thấy có bốn yếu tố tác động đến chất lượng thông 琀椀
n và đem lại giá trị cho nó. Đó là: 琀 nh chính xác, phạm vi bao quát của nội dung, 琀 nh cập nhật và
tần số sử dụng. Trong đó quan trọng nhất là nội dung, thứ dến là 琀 nh chính xác. -
Trên bình diện tổng quát, ta thấy rằng thông 琀椀 n có giá trị là những thông 琀椀 n có 琀 nh
chất riêng biệt và thông 琀椀 n có 琀 nh chất dự báo. Tính chất riêng biệt làm cho thông 琀椀 n phù
hợp với yêu cầu của người sử dụng. Còn 琀 nh chất dự 4 báo cho phép người ta có thể lựa chọn một
quyết định trong nhiều khả năng cho phép. Có thể nói thêm rằng giá trị nhận thức của thông 琀椀 n dự
báo liên quan mật thiết đến 琀 mh đúng đắn của việc lựa chọn quyết định. -
Trên một ý nghĩa rộng hơn, giá trị của thông 琀椀 n nàm trong quyền lực tổ chức của nó. Thông
琀椀 n phản ánh cái xác định, trật tự trong các mối quan hệ của tổ chức. Thông 琀椀 n có giá trị cao cho
phép người ta có thể làm môi trường tốt lên và có thể ra những quyết định đối phó được với sự thay đổi
của hoàn cảnh. Tính chất quyền lực này của thông 琀椀 n còn nằm trong cách nó có thể tượng trưng lOMoAR cPSD| 45734214
cho những kiến trúc vật chất và 琀椀 nh thần và được phản ánh trong các định nghĩa của từ điển về
động từ "thông 琀椀 n": "Thông 琀椀 n là sắp xếp, hình thành, tạo thành (trí tuệ và 琀 nh cách ...) bằng
cách truyền đạt kiến thức" (Oxford English Dic 琀椀 onary).
* Giá thành của thông 琀椀 n
- Giá thành của thông 琀椀 n có thể quy về hai bộ phận chính:
+ Thứ nhất là Lao động trí tuệ, bao gồm việc hình thành ra thông 琀椀 n và xử lý nội dung của nó.
+ Thứ hai là Các yếu tố vật chất, đó là các phương 琀椀 ện xử lý và lưu trữ thông 琀椀 n, các phương 琀 椀 ện truyền 琀椀 n…
Câu 3. Quá trình thông 琀椀 n là gì.? Phân 琀 ch sơ đồ của quá trình thông 琀椀 n và dây chuyền
thông 琀椀 n tư liệu.
- Trên quan điểm triết học thông 琀椀 n là sự phản ánh của thế giới vật chất. Vì vậy có thể coi mọi người
đối tượng vật chất đều là những nguồn thông 琀椀 n (vì vật chất có thuộc 琀 nh tự phả ánh – Leenin).
Song đó chỉ là thông 琀椀 n ở dạng 琀椀 ềm năng.
- Để có được thông 琀椀 n cần phải có đối tượng thu nhận 琀椀 n. Quá trình tác động qua lại giữa
nguồn 琀椀 n và đối tượng thu nhận 琀椀 n gọi là quá trình thông 琀椀 n. Quá trình thông 琀椀 n
được thực hiện qua các phương 琀椀 ện truyền 琀椀 n.
SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH THÔNG TIN Nơi thu Nơi phát Kênh truyền tin Gi
( ải mã ) ( Mã hó ) a
Nơi phát hay nguồn 琀椀 n có thể là một người, một nhóm người hay một tổ chức. Trong trường hợp
thông 琀椀 n truyền đi là có chủ đích, 琀 n hiệu phải được phát đi dưới dạng mà nơi thu có thể hiểu
được. Dạng đó gọi là mã (code).Ví dụ như thuật ngữ 琀椀 ếng Pháp, các chỉ dẫn giao thông… lOMoAR cPSD| 45734214
Nơi thu hay đích là nơi nhận 琀 n hiệu. Trái với nơi phát, nơi thu thường nhận được các 琀 n hiệu
truyền đi từ khắp nơi mà người phát không có chủ đích dành cho họ. Để nhận ra các 琀 n hiệu, nơi thu
phải chọn ra các thông 琀椀 n phù hợp, giải mã các 琀 n hiệu truyền đi để nhận ra các thông 琀椀 n gốc.
Các kênh là các vật mang 琀椀 n hay các phương 琀椀 ện truyền thông. Chúng khác nhau tùy theo cách
thức truyền 琀椀 n. Có rất nhiều phương 琀椀 ện truyền 琀椀 n: sóng âm, sóng điện tử, các cử chỉ hành
động, văn bản, vệ 琀椀 nh viễn thông.
SƠ ĐỒ DÂY CHUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU Kho tài liệu Tài liệu Xử lý Thủ tục tìm tin Yêu cầu Dữ liệu, cấp một hình thông tin thông tin thức, mới nội dung Các chỉ dẫn thư mục, mục lục
Dây truyền thông 琀椀 n tư liệu bao gồm các công đoạn sau đây: *
Chọn lọc và bổ sung: Là bước đầu 琀椀 ên của dây chuyền tư liệu, chọn lọc và bổ sung cho phép
ta xây dựng và nuôi dưỡng vốn tư liệu của một đơn vị thông 琀椀 n. Nó gồm các bước sau: thăm dò
nguồn tài liệu, lựa chọn tài liệu và làm các thủ tục bổ sung tài liệu *
Mô tả thư mục: Tiếp theo việc bổ sung tài liệu là những công đoạn giúp ta kiểm tra và 琀 m
được ngay tài liệu khi cần thiết. Đó là mô tả thư mục *
Mô tả nội dung: Việc mô tả nội dung tài liệu, còn gọi là phân 琀 ch tài liệu, có nhiệm vụ mô tả
những thông 琀椀 n có trong tài liệu, thể hiện nó bằng một hình thức trình bày mà hệ thống thông 琀椀 n sử dụng. *
Lưu trữ và bảo quản: Sau bước mô tả thư mục, mô tả nội dung, mỗi tài liệu cùng những thông
琀椀 n mà nó chứa trong đó được biểu diễn bằng một chỉ dẫn (no 琀椀 ce) cho phép ta có thể lưu trữ
các thông 琀椀 n chứa trong tài liệu, tức là đưa nó vào các công cụ cất giữ và 琀 m kiếm của hệ thống. Đó là:
+ Các bộ phiếu truyền thông hay mục lục (phương 琀椀 ện thủ công).
+ Các bộ phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương 琀椀 ện bán tự động). lOMoAR cPSD| 45734214
+ Các bang từ, đĩa từ, đĩa quang (phương 琀椀 ện tự động hóa). *
Tìm và phổ biến thông 琀椀 n: Chính nhờ việc lưu trữ thông 琀椀 n mà người ta có thể 琀椀 ến
hành được việc 琀 mkiếm thông 琀椀 n. Tìm 琀椀 n và hệ quả 琀椀 ếp theo là phổ biến các thông 琀椀
n 琀 m được là nhiệm vụ cơ bản của các dịch vụ thông 琀椀 n, phục vụ yêu cầu của người dùng 琀椀 n.
Đó cũng chính là lý do tồn tài của các cơ quan thông 琀椀 n.
Câu 4. Đối tượng nghiên cứu của thông 琀椀 n học là gì.? Phân 琀 ch các lĩnh vực nghiên cứu của
thông 琀椀 n học.? -
Thông 琀椀 n học là một nghành khoa học, có nhiệm vụ nghiên cứu bản chất, cấu trúc và quy
luật phát triển của thông 琀椀 n, cùng với những vấn đề về lý thuyết và phương pháp tổ chức, xử lý lý,
khai thác và sử dụn các nguồn lực thông 琀椀 n 琀椀 ềm tàng trong xã hội. -
Về mặt lý thuyết, thông 琀椀 n học có nhiệm vụ 琀 m ra những quy luật chung hất của việc sản
sinh, thu thập, tổ chức, lưu trữ, 琀 m kiếm và phổ biến thông 琀椀 n trong các lĩnh vực hoạt động của con con người. -
Về mặt ứng dụng, thông 琀椀 n học có nhiệm vụ 琀 m ra những phương 琀椀 ện và phương
pháp thích hợp nhấtđể thực hiện các quá trình thông 琀椀 n có hiệu quả, để xây dựng các hệ thống giao
lưu thông 琀椀 n hoàn thiện trong các tổ chức, các nghành khoa học và giữa khoa học sản xuất.
Câu 5. Tài liệu là gì.? Phân 琀 ch đặc trưng cơ bản của tài liệu. Hãy trình bày các tài liệu tra cứu (thư
mục, mục lục, từ điển, bách khoa toàn thư, danh mục) -
Các thông 琀椀 n chỉ có thể lưu trữ và truyền qua không gian và thời gian nếu nó được ghi lại
trên các giá vật chất, với nhiều dạng và hình thức khác nhau. Chúng được gọi là tài liệu. -
Tài liệu có thể định nghĩa là một vật thể cung cấp những chỉ dẫn và thông 琀椀 n. Đó là cái giá
vật chất mang tri thức của nhân loại.
* Đặc trưng về mặt vật chất: thể hiện ở chất liệu và bản chất của các 琀 n hiệu sử dụng, kích thước
trọng lượng, cách trình bày, phương 琀椀 ện sản sinh, khả năng tra cứu trực 琀椀 ếp hay thông qua
một thiết bị, trạng thái thời gian.
* Đặc trưng về mặt tri thức: thể hiện ở nội dung chủ đề, giá trị sử dụng, đối tượng công chúng, mức độ
xử lý biên tập, mức độ phổ biến của tài liệu…
* Các tài liệu tra cứu -
Thư mục: là bản liệt kê đầy đủ hay có chọn lọc các tài liệu về một chủ đề nào đó
hay liệt kê định kỳ các tài liệu mới. trên đó ghi các thông 琀椀 n về các đặc trưng bên ngoài của
tài liệu nhứ: tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, các yếu tố xuất
bản v.v… Có nhiều loại thư mục: thư mục quốc gia, thư mục chuyên ngành, thư mục các án phẩm định kỳ. -
Mục lục : Nhờ các chỉ dẫn thư mục người ta có thể mô tả tài liệu trên một phiếu
theo một quy tắc nhất định, gọi là phiếu mục lục. Phiếu mục lục xác định vị trí của tài liệu trong
kho. Mỗi tài liệu trong đơn vị thông 琀椀 n đều phải được mô tả trong phiếu mục lục của nó. lOMoAR cPSD| 45734214
Mục lục là tập hợp các phiếu mục lục của tất cả các tài liệu có trong một đơn vị thông 琀椀 n,
được trình bày theo một quy tắc nhất định. -
Từ điển: là tài liệu dùng để tra cứu các thuật ngữ, các tên gọi.. Có nhiều loại từ điển khác nhau. -
Bách khoa toàn thư: trình bày dưới dạng các bài viết ngắn hiện trạng tri thức
của nhân loại về tất cả các lĩnh vực (Bách khoa toàn thư phổ dụng) hoặc về một chủ đề nào đó
(Bách khoa toàn thư chuyên ngành). -
Các danh mục: là các tài liệu tra cứu cung cấp các chỉ dẫn về các cá nhân, các tổ
chức, các thông 琀椀 n thường thức, các tài liệu trong một lĩnh vực cho trước. các sách mới xuất bản…
Câu 6: Phân 琀 ch khái niệm, vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật. * Khái niệm -
Kết quả của những hoạt động nghiên cứu khoa học kỹ thuật được phản ánh
bằng những tài liệu dưới dạng những hình thức khác nhau (báo cáo, biên bản, nhật ký khoa học,
sách, ấn phẩm định kỳ, vật triển lãm, sản phẩm mẫu…) được gọi chung là tài liệu khoa học kỹ thuật -
Tài liệu khoa học kỹ thuật là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động khoa
học kỹ thuật, là thành phần quan trọng trong hệ thống gia lưu khoa học. * Vai trò -
Công cụ ghi cố định của các công trình nghiên cứu và triển khai, ghi lại các sáng
chế phát minh, các kinh nghiệm sản xuất 琀椀 ên 琀椀 ến, các công nghệ mới được áp dụng, các kết quả thì nghiệm. -
Phương 琀椀 ện tốt nhất để lưu trữ và phổ biến thông 琀椀 n khoa học kỹ thuật
theo không gian và thời gian. -
Phương 琀椀 ện chính để xác nhận quyền sở hữu các kết quả nghiên cứu khoa
học, xác nhận quyền sáng chế phát minh và do đó là phương 琀椀 ện đã khuyến khích sáng tạo khoa học. -
Số lượng và chất lượng của tài liệu khoa học kỹ thuật là chỉ 琀椀 êu tổng hợp
đánh giá thành quả hoạt động sáng tạo khoa học kỹ thuật và đánh giá trình độ khoa học của một đất nước.
Câu 7. Phân 琀 ch quy luật về sự gia tăng tài liệu.? -
Cùng với sự phát triển mạnh mẻ của khoa học và công nghệ, đội ngũ những
người làm khoa học tăng lên nhanh chóng. Người ta dự đoán rằng số cán bộ khoa học kỹ thuật
ngày nay chiếm tới 90% tổng số các nhà khoa học của nhân loại có từ trước đến nay. Hệ quả tất
yếu là các sản phẩm của họ, các tài liệu khoa học kỹ thuật cũng tăng lên nhanh chóng người ta
thấy rằng cứ trong vòng từ 12 đến 15 năm, số lượng tài liệu khoa học kỹ thuật tăng lên gấp đôi. lOMoAR cPSD| 45734214 -
Ngày nay, mỗ ngày trên thế giới có khoảng 2000 trang tạp chí khoa học kỹ thuật
được in ra, mỗi năm có tới 5 triệu bài báo được đăng trên các tạp chí khoa học xuất bản định kỳ.
Người ta cũng dự báo trong vòng 20 năm tới không có dấu hiệu nào phát triển chậm lại. -
Do tăng nhanh về số lượng nên chất lượng của tài liệu khoa học bị giảm sút.
Câu 8. Trình bày quy luật về sự tập trung và tản mạn/phân tán thông 琀椀 n (Bradford’s Law of Scan 琀 琀 er). -
Quy luật này hình thành do đặc điểm phân hóa và tổng hợp khoa học của sự
phát triển khoa học hiện đại. Quá trình phân hóa theo chuyên môn dẫn đến hình thành các tài
liệu theo chuyên môn hẹp. Quá trình liên kết các khoa học hình thành các tài liệu khoa học liên nghành. -
Năm 1930, qua thống kê nhà thư viện học Anh Bradford thấy rằng: Nếu sắp xếp
số tạp chí khoahọc theo thứ tự giảm dần số bài báo về một chuyên nghành nào đó thì trong
danh sách nhận được ta có thể 琀 m thấy các “tạp chí hạt nhân”. Số tạp chí này không lớn, chỉ
chiếm khoảng 10 – 15% số tạp chí, nhưng chứa đựng tới 90% số bài báo liên quan đến ngành đó.
Câu 9. Trình bày quy luật về thời gian hữu ích và 琀 nh lỗi thời của tài liệu. -
Thời gian hữu ích hay tuổi thọ của tài liệu khoa học kỹ thuật phụ thuộc vào lĩnh
vực tri thức và giá trị nội dung của tài liệu, cũng phụ thuộc vào 琀 nh thời sự và khả năng tương
thích của nó đối với 琀 nh trạng của tri thức và nhu cầu của người dùng 琀椀 n. -
Bằng cách thống kê người ta có thể 琀 nh được tần số sử dụng, tần số trích dẫn
của một tài liệu riêng biệt hay một loại tài liệu nào đó. Người ta gọi “nửa đời của tài liệu” là thời
gian từ lúc công bố đến lúc nó được sử dụng nhiều nhất, sau đó giá trị sử dụng giảm dần. Tuổi
thọ của tài liệu được 琀 nh từ lúc công bố đến lúc lỗi thời, không được sử dụng nữa. -
Sự phát triển nhanh của khoa học kỹ thuật và công nghệ làm cho tài liệu khoa
học kỹ thuật nhanh chóng trở nên lỗi thời. Nhưng sự lỗi thời của tài liệu phụ thuộc vào lĩnh vực
của tri thức và nội dung của tài liệu. Khoa học nào càng ổn định thì giá trị sử dụng của nó càng lâu hơn.
Câu 10. Phân 琀 ch khái niệm về nguồn thông 琀椀 n điện tử và đặc trưng của nguồn thông 琀椀 n điện tử. * Khái niệm: -
Việc ứng dụng công nghệ thông 琀椀 n trong hoạt động thông 琀椀 n tư liệu,
đặc biệt việc sử dụng kỹ thuật số để biểu diễn thông 琀椀 n đã dẫn đến việc ra đời một nguồn
thông 琀椀 n mới, đó là thông 琀椀 n điện tử (Electronic Informa 琀椀 on Resouces) hay còn gọi
là thông 琀椀 n số (Digital Informa 琀椀 on Resouces). -
Có thể coi thông 琀椀 n điện tử là tất cả các thông 琀椀 n được xử lý, lưu trữ và
truy cập trên máy 琀 nh hay trên mạng máy 琀 nh.Thông 琀椀 n điện tử được trình bày và lưu lOMoAR cPSD| 45734214
trữ trên các vật mang 琀椀 n điện tử. Đó là các bang từ, đĩa từ, đĩa quang. Chúng tạo thành
nguồn tài liệu điện tử. * Đặc trưng
- Có mật độ thông 琀椀 n cao. Chỉ cần từ 4 đến 5 đĩa CD-CROM có thể lưu trữ toàn bộ nội dung trong
một năm của bộ Chemical Abstract gồm 100 tập, mỗi tập 2000 trang.
- Thông 琀椀 n luôn mới nhờ có khả năng cập nhật nhanh, thường xuyên và kịp thời.
- Thông 琀椀 n có thể lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau: văn bản, đồ thị, âm thanh, hình ảnh 琁⤀nh và động.
- Có khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau: tác giả, nhan đề, từ khóa, năm xuất bản…
- Có khả năng truy cập từ xa, không giới hank về không gian, thời gian.
- Cùng một thời điểm có thể nhiều người truy cập
- Tạo khả năng cho người dùng 琀椀 n có thể 琀椀 ếp cận với tác giả thông qua kênh thông 琀椀 n phản hồi.
Bên cạnh những ưu điểm trên đây, thông 琀椀 n điện tử cũng có những nhược điểm và hạn chế:
- Tính ổn định không cao, độ bền vững không đồng nhất: có thông 琀椀 n tồn tại lâu đài như các thông
琀椀 n ghi trên CD-CROM nhưng cũng có những thông 琀椀 n có vòng đời rất ngắn như các bản 琀椀
n, bài báo trên mạng Internet.
- Dễ bị vi phạm bản quyền, do bị sao chép, sửa đổi, thậm chí bị hủy hoại do những vi phạm cố 琀 nh.
Câu 11. Phân 琀 ch quá trình xây dựng nguồn tài nguyên thông 琀椀 n (xây dựng chính sách bổ sung
tài liệu: mục đích của chính sách bổ sung, cơ sở xây dựng chính sách bổ sung, nội dung chính sách bổ
sung, các phương thức bổ sung).
* Mục đích của chính sách bổ sung:
- Xác lập các 琀椀 êu chuẩn để lựa chọn và thanh lọc tài liệu
- Xác định nguồn tài liệu
- Điều chỉnh các phương thức 琀椀 ếp nhận tài liệu
- Sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí mà đơn vị thông 琀椀 n được cấp
- Duy trì sự hợp tác về tài liệu giữa các đơn vị thông 琀椀 n tránh lãng phí
* Cơ sở xây dựng chính sách bổ sung
- Khả năng ngân sách và 琀椀 ềm năng của đơn vị thông 琀椀 n bao gồm: tổng số vốn, số lượng và chất
lượng đội ngũ cán bộ, các phương 琀椀 ện kỹ thuật vì người ta không chỉ 琀椀 ếp nhận nguồn tài liệu
mà còn phải xử lý chúng. lOMoAR cPSD| 45734214
- Chức năng chuyên môn của đơn vị thông 琀椀 n, tức là lĩnh vực chuyên môn mà đơn vị thông 琀椀 n
quân tâm.Cần phải xác định lợi ích và 琀 nh thích ứng của các tài liệu theo đối tượng nguồn dùng 琀椀 n.
- Những mục 琀椀 êu thường xuyên và mục 琀椀 êu ưu 琀椀 ên của đơn vị thông 琀椀 n.
- Vị trí và 琀 nh chất phục vụ của đơn vị thông 琀椀 n và đối tượng người dùng 琀椀 n
- Mối quan hệ với các đơn vị thông 琀椀 n khác
* Nội dung của chính sách bổ sung
- Xác định các loại hình tài liệu, tỉ lệ giữa các loại hình tài liệu đó theo yêu cầu của người dùng 琀椀 n
- Xác định các nội dung và chủ đề của tài liệu. Các tài liệu phải bao quát các lĩnh vực mà đơn vị thông 琀 椀 n quan tâm.
- Sự thích ứng của các tài liệu với lợi ích của người dùng 琀椀 n
- Ngôn ngữ của các ấn phẩm
- Mức độ phổ cập của các tài liệu thông thường, tài liệu quý hiếm, tài liệu không công bố.
- Niên hạn của tài liệu
- Các tài liệu tặng biếu và trao đổi.
- Các 琀椀 êu chuẩn cho sự thanh lọc tài liệu đã lỗi thời.
* Các phương thức bổ sung
Có hai phương thức bổ sung: bổ sung phải trả 琀椀 ền và bổ sung không trả 琀椀 ền.
- Bổ sung phải trả 琀椀 ền hay mua tài liệu được thực hiện bằng hai cách:
+ Trực 琀椀 ếp ở các nơi sản xuất tài liệu: tác giả, nhà xuất bản
+ Gián 琀椀 ếp thông qua các cơ quan phát hành sách báo. Các cơ quan này lo toàn bộ các khâu kỹ thuật và tài chính.
- Bổ sung không mất 琀椀 ền có thể thực hiện bằng nhiều cách:
+ Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông 琀椀 n này và cơ quan thông 琀椀 n khác.
+ Bằng các tài liệu tặng biếu ở các dạng khác nhau: các tài liệu biếu đột xuất hay thường xuyên của các
sứ quán, các cơ quan thương mại, các tác giả.
Câu 12. Mô tả thư mục là gì.? Hãy trình bày các phương pháp mô tả thư mục và quy tắc mô tả thư mục. * Khái niệm
- Mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. lOMoAR cPSD| 45734214
- Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao
gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và
được xem như một vật mang 琀椀 n
- Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục (cataloring). Đó bước đầu 琀椀 ên
của việc xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo quy tắt chặt chẽ.
* Phương pháp mô tả thư mục
Việc mô tả thư mục được 琀椀 ến hành theo các bước sau: - Làm quen với tài liệu
- Xác định loại hình tài liệu và các quy tắc có thể áp dụng trong trường hợp đặc biệt
- Xác định mức độ thư mục cần phải xử lý
- Xác định các dữ liệu cần thiết, theo thứ tự các vùng mà các chuẩn và format đã quy định
- Ghi lại các dữ liệu này theo các chuẩn và format đã quy định
- Kiểm tra 琀 nh đúng đắn của mô tả và 琀 nh tương hợp theo các chuẩn đã quy định
- Chuyển các mô tả cho bộ phận in và các bước 琀椀 ếp theo
* Quy tắc mô tả thư mục
Đầu 琀椀 ên là các quy tắc mô tả thư mục dàn cho sách (Monographies) – ISBD (M), rồi đến các quy tắc
danh cho các ấn phẩm định kỳ (Serials) – ISBD (S), sau đó mở rộng ra cho các loại hình tài liệu chuyên
dạng khác. ISBD(G) là quy tắc mô tả thư mục dùng cho các tài liệu nói chung. Các quy tắc mô tả các tài
liệu chuyên dạng sau đậy đều được xây dựng dựa trên ISBD(G):
ISBD (NBM): mô tả tài liệu không ở dạng sách (Non-Book Materials).
ISBD (CM): mô tả thư mục dạng đồ biểu (Cartographic Materials)
ISBD (PM): mô tả ấn phẩm âm nhạc (Printed Mucsic)
ISBD (A): mô tả sách cổ (An 琀椀 quarian)
ISBD (CP): mô tả các bài trích (Component Parts)
ISBD (ER): mô tả các nguồn tài liệu điện tử (Electronic Resources)
Câu 13. Mô tả nội dung tài liệu là gì.? Phân 琀 ch các đặc trưng nội dung của tài liệu.? Nêu mục đích
của mô tả nội dung tài liệu, mức độ mô tả nội dung tài liệu, quy trình mô tả nội dung tài liệu và yêu
cầu chung đối với mô tả nội dung tài liệu. * Khái niệm
Mô tả nội dung tài liệu là một tập hợp các công đoạn, ở đó người ta mô tả nội dung tài liệu cùng
với những sản phẩm của chúng. Đó là phân loại, đánh chỉ số, tóm tắt và phân 琀 ch tài liệu.
* Đặc trưng nội dung của tài liệu lOMoAR cPSD| 45734214
Cùng một tài liệu có thể là đối tượng của nhiều bước mô tả nội dung với những mức đồ khác
nhau. Chẳng hạn, xác lập cho nó một chỉ số phân loại, một bản chỉ mục với gần một chục thuật ngữ hoặc
một bản tóm tắt dài khoảng 100 từ. Những công đoạn này nối 琀椀 ếp nhau và phụ thuộc lẫn nhau,
được thực hiện theo một quy trình đòi hỏi phải có tri thức và kinh nghiệm.
* Mục đích của mô tả nội dung tài liệu
- Nắm bắt được nội dung tài liệu để thông báo cho người dùng 琀椀 n
- Tiến hành, khi cần thiết việc lựa chọn để duy trì hay loại bỏ tài liệu, xác định cách thức và mức độ xử lý tài liệu
- Giúp cho việc sắp xếp, lưu trữ thông 琀椀 n và 琀 m kiếm tài liệu
* Mức độ mô tả tài liệu
- Phân loại: là gán cho tài liệu một chỉ số của khung phân loại
- Đánh chỉ số: là gán cho tài liệu một số từ chuẩn để nêu lên nội dung, chủ đề của tài liệu
- Tóm tắt: là cô đọng tài liệu bằng một bài viết ngắn
Câu 14:Ngôn ngữ mô tả nội dung tài liệu/ ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n là gì? Phân 琀 ch các đặc trưng của
ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n? Trình bày các loại ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n(ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n từ khóa,
ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n đề mục chủ đề,ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n phân loại)
-Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n dùng để diễn đạt nội dung chủ yếu của tài liệu và / hoặc diễn tả chỉ yêu cầu
thông 琀椀 n với mục đích 琀 m kiếm trong vô số tài liệu những tài liệu đáp ứng yêu cầu thông 琀椀
n được nêu ra. Nó phải được lược bỏ 琀 nh chất không đơn nhất về ngữ nghĩa của ngôn ngữ thực.
Ngôn ngữ phân loại là một hệ thống các ký hiệu tượng trưng được sử dụng để diễn đạt nội dung khái
quát của tài liệu theo kết cấu của bảng phân loại, trong từng môn loại lại có sự phân chia chi 琀椀 ết theo
nguyên tắc từ chung đến riêng thể hiện mối quan hệ thứ bậc.Ngôn ngữ phân loại được sử dụng từ lâu và
rộng rãi trong công tác thư viện, tư liệu, lưu trữ và thông 琀椀 n. Ngôn ngữ phân loại phổ biến hơn cả là DDC, UDC, BBK,… lOMoAR cPSD| 45734214
Ưu điểm của ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n : -
Logic chặt chẽ, hệ thống hóa cao trên cơ sở phân loại vốn tài liệu theo lĩnh vực tri thức. -
Phản ánh nội dung tài liệu chính xác. -
Tìm 琀椀 n nhanh chóng, dễ dàng. -
Vai trò mục lục phân loại trong 琀 m 琀椀 n theo truyền thống rất lớn vì nó đáp ứng nhu cầu 琀
m 琀椀 n theochuyên ngành. Người sử dụng thư viện có thể 琀 m tài liệu về các lĩnh vực khoa học
trong mục lục phân loại. Việc ứng dụng 琀椀 n học vào hoạt động thư viện – thông 琀椀 n đã làm tăng
khả năng 琀 m kiếm thông 琀椀 n, truy cập thông 琀椀 n theo phân loại tuy ít hơn nhưng không thể bỏ
qua. Khi 琀 m thông 琀椀 n ở những mảng đề tài lớn thì chọn 琀 m 琀椀 n theo phân loại sẽ cho kết
quả bao quát và đầy đủ hơn.
Sự kết hợp 琀 m thông 琀椀 n giữa ký hiệu phân loại và từ khoá, từ chuẩn thường đạt kết quả tối đa.
Nhược điểm của ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n :
-Tài liệu viết về cùng một vấn đề sẽ phản ánh ở nhiều môn loại khác nhau trong khung phân loại, điều này
dẫn đến việc phân tán thông 琀椀 n.
Do vậy phải có sự hỗ trợ của bảng tra chủ đề chữ cái thì bảng phân loại mới đáp ứng được việc 琀椀 ếp
cận khác nhau với nội dung tài liệu. -
Nguyên tắc phân loại theo mối quan hệ cấp bậc và trật tự trong từng môn ngành tri thức chặt
chẽ nênngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo phân loại khó phản ánh được các vấn đề mới, các lĩnh vực mới. -
Cấu trúc theo sơ đồ hình cây, chỉ thể hiện mối quan hệ cấp bậc trong từng môn ngành tri thức
màkhông phản ánh được mối quan hệ liên ngành, đa ngành giữa các vấn đề. -
Thực tế người sử dụng thư viện ít quan tâm và ít nhớ đến các ký hiệu phân loại.
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo từ khóa :
*Từ khóa là một trong các loại ngôn ngữ tư liệu hậu kết hợp. Các từ và tổ hợp từ phản ánh mẫu 琀 m
của tài liệu mặc dù không phụ thuộc lẫn nhau nhưng khi cần thiết lại kết hợp với nhau.
Từ khóa được dùng để phản ánh nội dung của tài liệu đưa vào cơ sở dữ liệu và được dùng như là một dấu
hiệu 琀 m 琀椀 n theo nội dung. Từ khóa còn được dùng để xử lý và phản ánh nội dung của yêu cầu thông 琀椀 n.
Từ khóa: từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để 琀
m 琀椀 n trong hệ thống 琀 m 琀椀 n tư liệu.
Ngôn ngữ từ khóa có những ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: -
Khả năng tập hợp tài liệu theo đối tượng nghiên cứu, không phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động. -
Có khả năng bổ sung từ mới trong quá trình mô tả. Cập nhật dễ và nhanh, phản ánh kịp thời
sựvật,hiện tượng mới. -
Không đòi hỏi khả năng khái quát hóa cao nội dung tài liệu (so với chủ đề). -
Mô tả chi 琀椀 ết nội dung tài liệu hơn (so với chủ đề). Nhược điểm: -
Các vấn đề cùng một lĩnh vực bị tản mạn. -
Các từ khóa độc lập với nhau nên không mở rộng khả năng 琀 m kiếm thông 琀椀 n của người
dùng 琀椀 n. Sựkết hợp các từ khóa trong quá trình 琀 m 琀椀 n đôi khi dẫn đến kết hợp sai. Ví dụ: Thư
viện trường học và trường học thư viện, khi 琀 m đều ra những thông 琀椀 n giống nhau. -
Độ nhiễu 琀椀 n lớn hơn (so với chủ đề).
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề:
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề có những ưu nhược điểm sau: lOMoAR cPSD| 45734214 Ưu điểm:
*So sánh với ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo phân loại: lOMoAR cPSD| 45734214 -
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề có khả năng tập hợp tài liệu theo đối tượng nghiên cứu, vấn
đề, khôngphụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: chủ đề về Anh ngữ, chúng ta có Anh ngữ + Danh từ + Động từ + Ngữ pháp + Từ vựng
Ngôn ngữ chủ đề giúp cho người dùng 琀椀 n truy cập và 琀 m 琀椀 n về một vấn đề nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. -
Là ngôn ngữ hỗ trợ cho ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo phân loại (Bảng tra chủ đề chữ cái của bảng
phân loại, ôtra chủ đề chữ cái của Mục lục phân loại).
*So sánh với từ khóa, từ chuẩn: -
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề và ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo từ khóa đều được xây dựng
trên cơ sở ngônngữ tự nhiên, để phản ánh và để 琀 m thông 琀椀 n. -
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề là ngôn ngữ tư liệu kết hợp trước còn ngôn ngữ 琀 m 琀椀
n theo từ khóa làngôn ngữ tư liệu kết hợp sau. -
Sự khác nhau cơ bản giữa hai ngôn ngữ này là ở dạng thức trình bày và nguyên tắc xử lý:
+ Xử lý theo chủ đề: tức là xác định chủ đề chính – phụ đề. Phụ đề gồm 4 loại là phụ đề nội dung, phụ đề
địa lý, phụ đề thời gian, phụ đề hình thức. Phụ đề dùng để phản ánh các khía cạnh khác nhau của chủ đề
chính. Số lượng các đề mục chủ đề hạn chế so với số lượng các từ khóa.
+ Xử lý theo từ khóa, từ chuẩn: là xây dựng một tập hợp các từ khóa, từ chuẩn. Những từ này phản ánh
nội dung tài liệu và được chọn lọc từ trong chính văn hoặc nhan đề tài liệu. Số lượng từ khóa không hạn chế.
Ví dụ: tài liệu nói về "Kinh tế nông nghiệp của Việt Nam". Xử lý theo chủ đề:
Nông nghiệp – Khía cạnh kinh tế – Việt Nam Xử lý theo từ khóa: Nông nghiệp Kinh tế Việt Nam
- Tìm 琀椀 n theo từ khóa phải xác định được các dấu hiệu cơ bản cần 琀 m kiếm, chọn các toán tử 琀
m và lập ra công thức 琀 m cho thích hợp để 琀 m đúng và đầy đủ tài liệu mình cần. Muốn vậy phải cần
có sự hỗ trợ của máy 琀 nh, phương 琀椀 ện kiểm soát từ vựng, người 琀 m 琀椀 n phải có những kỹ
năng nhất định về máy 琀 nh và kỹ năng về phương pháp 琀 m 琀椀 n thì mới đảm bảo cho hiệu quả 琀 m 琀椀 n.
Vì vậy, 琀 m 琀椀 n theo từ khóa gắn liền với việc sử dụng máy 琀 nh điện tử. Trong khi 琀 m 琀椀 n
theo chủ đề có thể 琀 m 琀椀 n ở các thư viện – cơ quan thông 琀椀 n còn sử dụng các phương 琀椀 ện
tra cứu truyền thống song song với các phương 琀椀 ện hiện đại. Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề còn
có thể làm cơ sở để xây dựng và phát triển ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo từ khoá. Hiện nay ở các nước như
Hoa Kỳ, Anh, Pháp,… ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề ngày càng phát triển như Bảng đề mục chủ đề
của thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, RAMEAU thường xuyên được cập nhật khái niệm mới và được 琀椀 ếp tục
tái bản. Sau đây là bảng so sánh những đặc điểm của đề mục chủ đề và từ khóa lOMoAR cPSD| 45734214 TỪ KHÓA ĐỀ MỤC CHỦ ĐỀ
Sử dụng bất kỳ thuật ngữ để mô tả nội dung đề Sử dụng từ vựng kiểm soát 琀椀 ền kết hợp để mô tả
nội tài. dung của tài liệu (sách, bài báo) trong cơ sở dữ liệu.
Linh hoạt hơn trong 琀 m kiếm vì có thể kết hợp
Kém linh hoạt hơn trong 琀 m kiếm vì cần biết
chính xác với nhau theo nhiều cách.
thuật ngữ từ vựng kiểm soát.
Cơ sở dữ liệu 琀 m theo từ khóa ở bất kỳ nơi nào Cơ sở dữ liệu 琀 m theo chủ đề chỉ trong đề mục chủ
đề trong biểu ghi – không cần thiết kết nối với hay trong trường mô tả, nơi mà các từ có liên quan đã nhau. có.
Nếu quá nhiều kết quả – sử dụng phụ đề tập trung vào
Có thể kết quả quá nhiều hoặc quá ít kết quả. một khía cạnh của chủ đề rộng. Nhược điểm: -
Ngôn ngữ 琀 m 琀椀 n theo chủ đề ít có khả năng phản ánh tài liệu một cách có hệ thống mối
quan hệ cấpbậc và trật tự trong từng môn ngành tri thức. Sắp xếp theo thứ tự chữ cái, bảng đề mục chủ
đề chỉ có khả năng giới thiệu nội dung vốn tài liệu theo từng vấn đề cụ thể và những gì xoay quanh vấn đề đó. -
Các vấn đề cùng một lĩnh vực bị tản mạn.
Ví dụ: không thể 琀 m tất cả tài liệu về nông nghiệp trong ngành nông nghiệp. -
Đòi hỏi trình độ khái quát vấn đề cao (so với từ khóa). -
Mức độ chính xác bị hạn chế trong trường hợp đề mục chủ đề tổng quát