Bài tập nhóm: E-logistics 05: Essay về hợp tác trong e-logistics | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
Catalog là một tập hợp các thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục đích chính của catalog là giới thiệu và quảng bá các sản phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng tiềm năng. 4.4.1.1.2 Đặc điểm, hình thức của catalog. Hiện nay có 2 loại catalog phổ biến nhất là catalog in ấn và catalog điện tử để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng. Tài liệu được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Logistics 57 tài liệu
Trường: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội 463 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
Mục lục
4.4. Quản lý catalog.................................................................................................................2
4.4.1. Quản lý catalog............................................................................................................2
4.4.1.1. Khái niệm, đặc điểm, hình thức, nội dung của catalog........................................2
4.4.2. Hệ thống quản lý catalog.............................................................................................6
4.5. Phần mềm tiêu chuẩn cho mua hàng tại bàn.......................................................................9
4.5.1. Yêu cầu đối với phần mềm cho hoạt động mua vật tư mro:........................................9
4.5.2. Mục tiêu marketing ngược:.........................................................................................9
4.5.3. Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng:.......................................................................9
4.5.4. Tương tác với hệ thống erp:......................................................................................10
4.5.5. Đáp ứng việc mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ mro:...........................................10
4.5.6. Hệ thống quản trị nguồn lực tác nghiệp của ariba.....................................................10
4.6. Thị trường cung cấp dịch vụ mua hàng trực tuyến...........................................................10
4.6.1. Khái niệm và đặc điểm của procurement..................................................................10
4.6.2. Lợi ích của e – procurement......................................................................................11
4.6.3. Thách thức của việc ứng dụng e – procurement........................................................12
4.6.3. Cấu trúc quy trình cơ bản của dịch vụ procurement..................................................13
4.6.4. Lợi thế của hệ thống dps và procurement..................................................................14
5.1. Quá trình thương lượng trực tuyến...................................................................................14
5.1.1. Ký hợp đồng điện tử..................................................................................................14
5.1.2 quá trình thương lượng trực tuyến..............................................................................19
5.1.2.1. Góc độ cộng đồng...................................................................................................19
5.1.2.2. Góc độ triển khai....................................................................................................19
5.1.2.3. Góc độ giao dịch.....................................................................................................20
5.1.2.4. Góc độ cơ sở hạ tầng..............................................................................................21
5.2. Dịch vụ hỗ trợ quá trình thương lượng.............................................................................21
5.2.1. Các dịch vụ hỗ trợ quá trình thương lượng...............................................................21
5.3. Chữ ký điện tử..................................................................................................................26
5.3.1. Kỹ thuật mã hóa bất đối xứng...................................................................................26
5.3.2. Chữ ký điện tử...........................................................................................................28
5.3.3. Nhiệm vụ của đơn vị chứng thực..............................................................................30
5.3.4. Xác minh chứng thực điện tử....................................................................................32 2
CHƯƠNG 4: MUA HÀNG TRỰC TUYẾN 4.4. Quản lý catalog 4.4.1. Quản lý catalog
4.4.1.1. Khái niệm, đặc điểm, hình thức, nội dung của catalog 4.4.1.1.1 Khái niệm
Catalog là một tập hợp các thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi
một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục đích chính của catalog là giới thiệu và quảng bá các sản
phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng tiềm năng.
4.4.1.1.2 Đặc điểm, hình thức của catalog.
Hiện nay có 2 loại catalog phổ biến nhất là catalog in ấn và catalog điện tử để có thể đáp ứng
được mọi nhu cầu của khách hàng. Trong đó mỗi loại sẽ có đặc điểm như sau:
- Catalogue in ấn (Catalog giấy): Catalogue in ấn là những tài liệu, ấn phẩm được in
trên giấy. Khi sử dụng sẽ mang lại nhiều lợi ích đặc biệt (ưu điểm) cho doanh nghiệp như: ●
Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty/ doanh nghiệp ●
Đảm bảo tính dễ đọc, dễ xem ●
Tăng nhận diện thương hiệu tốt hơn ●
Tăng khả năng tương tác trực tiếp
Tuy nhiên, Catalog giấy còn có những hạn chế như sau: ●
Khó mang theo nếu số lượng trang giấy mô tả sản phẩm quá lớn. ● Tốn chi phí in ấn. - Catalogue online.
Hay còn được gọi là e-catalogue hay catalogue online, là loại chỉ có thể xem online.
Khách hàng thường có thể xem loại catalogue này qua các trang web bán hàng của
công ty hay các trang thương mại điện tử. Thông thường được đưa về dạng file pdf có
nhiều trang và quý khách tải về xem trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại của mình.
Để tiết kiệm chi phí in ấn, nhiều công ty chỉ sử dụng nền tảng digital để thiết kế và
phân phối catalogue của mình để khách hàng truy cập vào lựa chọn mẫu mã. Thiết kế
catalogue online thường được xuất bản dưới định dạng PDF, để có thể nhanh chóng
gửi tới khách hàng và có thể dễ dàng xem bằng điện thoại hay trên máy tính.
Hình thức này sẽ mang lại nhiều lợi ích đặc biệt (ưu điểm) cho người dùng như: ●
Không tốn kém chi phí in ấn ●
Thuận tiện, dễ dàng xem mọi lúc mọi nơi 3 ●
Không lo bị giới hạn về số trang, không gây nặng nề khi di chuyển ●
Chi phí phân phối rất thấp ●
Dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa lại giá cả hay mẫu mã ●
Dễ gửi và chia sẻ catalogue cho nhiều người, chỉ cần tải nó lên website của mình mà thôi. ●
Quảng bá sản phẩm được mở rộng hơn
Tuy nhiên, Catalog điện tử còn có những hạn chế như sau: ●
Khả năng tương tác trực tiếp với người xem bị giảm so với catalogue giấy. ●
Khó có được lòng tin của khách hàng hơn.
Với hoạt động mua hàng trực tuyến, doanh nghiệp sẽ sử dụng Catalogue điện tử.
4.4.1.1.3. Nội dung của Catalog
Nội dung catalogue là một trong những phần quan trọng nhất, thu hút người đọc, truyền tải
những thông tin quan trọng. Dưới đây là một số nội dung quan trọng của Catalog - Trang bìa của catalog: ●
Trang bìa của catalogue thường cung cấp những thông tin chi tiết như: Tên
doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh, logo thương hiệu, những hình ảnh đẹp mắt về
các sản phẩm, dịch vụ mà thương hiệu đang kinh doanh, cung cấp. ●
Nội dung trên trang bìa nên làm đơn giản, ngắn gọn, xúc tích để thu hút được
sự chú ý, tránh tình trạng dài dòng, nhiều nội dung sẽ gây rối mắt người xem.
- Giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ cung cấp: ●
Sau trang bìa sẽ là trang giới thiệu về doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh và các
sản phẩm dịch vụ mà đơn vị đang cung cấp, bán ra thị trường. ●
Giới thiệu sơ lược về lịch sử hình thành và những cột mốc phát triển đáng nhớ của thương hiệu.
- Thành tích đạt được trong quá trình hoạt động: ●
Giới thiệu về những thành thích mà đơn vị kinh doanh đã đạt được trong suốt quá trình hoạt động. ●
Những bằng khen, chứng chỉ nhận được thể hiện chất lượng của hàng hóa, của
các sản phẩm, dịch vụ đơn vị kinh doanh cung cấp. 4
- Tầm nhìn, mục tiêu phát triển: Đưa ra được tầm nhìn, chiến lược hoạt động của doanh
nghiệp, đơn vị kinh doanh. Đây là những yếu tố thu hút sự chú ý, tin tưởng của khách hàng dành.
- Giới thiệu chi tiết về sản phẩm, dịch vụ: ●
Đi sâu vào giới thiệu chi tiết sản phẩm, dịch vụ đang sản xuất, kinh doanh để
khách hàng có thông tin tiết về sản phẩm họ đang có nhu cầu tìm hiểu. ●
Hình ảnh sản phẩm, dịch vụ nên dùng những hình có chất lượng cao, sắc nét để
thu hút sự chú ý của người tiêu dùng. ●
Những khách hàng, đối tác đã hợp tác làm việc và sử dụng dịch vụ, sản phẩm
- Trang bìa sau của catalogue: Trang bìa cuối của những mẫu catalogue thường có
những thông tin chi tiết về địa chỉ công ty, thông tin liên hệ, logo, slogan vùng với
một vài hình ảnh khổ nhỏ để trang trí để trang bìa thêm bắt mắt.
4.4.1.2. Chức năng của quản lý catalog
- Xây dựng, duy trì và sử dụng dữ liệu về sản phẩm
- Thông tin về mặt hàng và sản phẩm dễ tìm kiếm và lựa chọn với đầy đủ dữ liệu bổ
sung (thành phần, chất lượng, giá cả…)
- Điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của khách hàng
- Duy trì và cập nhật sản phẩm
- Kết hợp dữ liệu sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp
Dữ liệu catalog trong mua sắm trực tuyến
Dữ liệu catalog trong mua sắm trực tuyến thường bao gồm các thông tin chi tiết
về các sản phẩm được bán trên trang web hoặc ứng dụng mua sắm. Dưới đây là một
số thông tin thường có trong dữ liệu catalog:
- ID sản phẩm: Một số duy nhất được gán cho mỗi sản phẩm trong catalog để phân biệt chúng.
- Tên sản phẩm: Tên chính xác của sản phẩm để người dùng có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
- Mô tả sản phẩm: Mô tả chi tiết về sản phẩm bao gồm thông số kỹ thuật, tính
năng, vật liệu, kích thước, màu sắc, và bất kỳ thông tin nào khác cần thiết.
- Hình ảnh sản phẩm: Hình ảnh chất lượng cao của sản phẩm từ các góc độ
khác nhau, giúp người dùng có cái nhìn rõ ràng về sản phẩm.
- Giá cả: Giá bán của sản phẩm, cũng có thể bao gồm giá giảm giá (nếu có)
hoặc các ưu đãi đặc biệt khác.
- Tồn kho: Số lượng sản phẩm còn lại trong kho, để đảm bảo thông tin trên
trang web luôn được cập nhật và chính xác. 5
- Thương hiệu: Thương hiệu của sản phẩm, đặc biệt quan trọng đối với những
người mua hàng quan tâm đến việc mua hàng từ các thương hiệu cụ thể.
- Danh mục sản phẩm: Danh mục hoặc loại sản phẩm mà sản phẩm thuộc về,
giúp người dùng dễ dàng duyệt qua các loại sản phẩm tương tự.
- Đánh giá : Điểm số hoặc đánh giá của sản phẩm từ người dùng trước đó, cũng
như các nhận xét và đánh giá.
- Thông tin liên hệ và hỗ trợ: Thông tin liên hệ của nhà bán hàng hoặc nhà sản
xuất, cũng như thông tin về chính sách đổi trả, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật.
Dữ liệu catalog này thường được quản lý và cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng
thông tin trên trang web mua sắm luôn chính xác và đầy đủ.
4.4.1.3. Một số vướng mắc trong quản lý catalog
Cả ba phương án mua hàng trực tuyến (bên bán làm trung tâm, bên mua làm
trung tâm và sàn giao dịch điện tử) đều cần duy trì và cập nhật cho catalog sản phẩm.
Trong mô hình bên mua làm trung tâm và sàn giao dịch điện tử, catalog phải kết hợp
được dữ liệu sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau (catalog đa
nguồn=multisourcing product catalog=MSPC). Nó phải bao gồm tất cả các sản phẩm
cùng với các chi tiết kỹ thuật và dữ liệu về nhà cung cấp và các khách hàng.
Tuy nhiên, những cố gắng thiết kế catalog đa nguồn có thể vấp phải một số vấn
đề vướng mắc như sau:
- Các nhà cung cấp, các trung gian và khách hàng có những ý tưởng khác nhau
về cách thức trình bày catalog.
- Các tiêu thức phân loại sản phẩm và dịch vụ có thể khác nhau giữa các thành viên tham gia thị trường
- Sản phẩm phải được mô tả rõ ràng và có minh họa chi tiết
- Nội dung dữ liệu khác nhau cho từng nhóm khách hàng
- Giá cả được thỏa thuận giữa các bên giao dịch
Các nhà cung cấp giải pháp mua hàng do bên mua làm trung tâm cần nhận biết
một thực tế là doanh nghiệp mua hàng có các catalog sản phẩm riêng và định kỳ cập
nhật nội dung của chúng. Điều này có thể đạt được nhờ phần mềm quản lý nội dung
phù hợp. Các nhà quản lý sàn giao dịch điện tử có chức năng và nhiệm vụ giống như
các nhà cung cấp giải pháp mua hàng cho bên mua. Ngoài ra, thông tin phải được tối
ưu hóa để phù hợp với đòi hỏi khác nhau của nhiều nhóm khách hàng về sản phẩm,
mức độ chi tiết của dữ liệu và giá cả. Các catalog khác nhau có thể tích hợp được nếu
chúng có chung một cấu trúc thống nhất. Điều này làm đơn giản hóa việc tìm kiếm sản
phẩm theo chiều dọc và tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà cung cấp. 6
4.4.2. Hệ thống quản lý catalog
4.4.2.1. Đơn giản hóa việc tìm kiếm theo chiều dọc
Các catalog khác nhau có thể tích hợp được nếu chúng có chung một cấu trúc thống
nhất. Điều này làm đơn giản hóa việc tìm kiếm sản phẩm theo chiều dọc và tạo điều
kiện thuận lợi cho các nhà cung cấp.
4.4.2.2. Bộ Mã Chuẩn cho Sản Phẩm và Dịch Vụ (SPSC)
Sử dụng bộ mã chuẩn cho sản phẩm và dịch vụ (Standard Product and Service
Code=SPSC, Có thể truy cập web site http://www.unspsc.org để tìm hiểu những thông
tin mới nhất về các tiêu chuẩn do Liên Hiệp Quốc xây dựng). Hệ thống phân loại sản
phẩm và dịch vụ này đang được sử dụng tại American Express, Master Card, Visa).
SPSC là một tập các chữ số sắp xếp theo thứ tự của năm bậc phân loại chuẩn. Mỗi số
hiệu phân loại gồm có 10 chữ số, ngoài ra nếu cần thiết thì có thêm 2 chữ số bổ sung.
Số hiệu 10 chữ số này được chia thành các nhóm gồm có ba-, bốn-, sáu-, tám- và
mười-chữ-số, theo đó lần lượt xác định sản phẩm theo yêu cầu.
Bộ Mã Chuẩn SPSC được sử dụng tốt nhất cho các ứng dụng đòi hỏi sự xác định và
phân loại sản phẩm, bao gồm cả một loạt các dịch vụ của nhà cung cấp.
Hình: Ví dụ số hiệu trong Bộ Mã Chuẩn Sản Phẩm và Dịch vụ (SPSC)
4.4.2.3. Tiêu chuẩn BMEcat
Tiêu chuẩn BMEcat để trao đổi dữ liệu sản phẩm, cho phép tích hợp dữ liệu sống
động như hình ảnh, đồ thị, trình diễn kỹ thuật hoặc video
Hình thức trình bày văn bản dưới dạng XML được lựa chọn để trao đổi dữ liệu sản
phẩm và dịch vụ điện tử. BMEcat là tiêu chuẩn để chuyển giao dữ liệu sản phẩm điện
tử được thiết kế bởi BME, một công ty của Đức. Các văn bản dạng này trong catalog
cho phép tích hợp dữ liệu sống động về sản phẩm như hình ảnh, đồ thị, trình diễn kỹ thuật hoặc video. 7
Hình: Ví dụ Tiêu đề của văn bản catalog dưới dàn BMEcat
4.4.2.4. Ngôn ngữ cXML
Ngôn ngữ thương mại XML (cXML) có tính chất mở và linh hoạt. Nó cho phép giao
dịch điện tử được thực hiện trên catalog. Giống như các nhà cung cấp, dữ liệu giao
dịch có thể xác định được khi sử dụng ngôn ngữ này.
4.4.2.5. Tiêu chuẩn hóa với xCBL
Định dạng XML do công ty CommerceOne phát triển gọi là xCBL (XML Common
Business Library, xem http://www.xcbl.org). Nó xác định dữ liệu kinh doanh dạng sản
phẩm cho catalog sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, lập hóa đơn và triển khai thực hiện đơn hàng.
4.4.2.6. Phương tiện thiết kế catalog của Inktomi
Nhà cung cấp phần mềm Inktomi (http://www.inktomi.com) giới thiệu phương tiện
thiết kế catalog có khả năng hỗ trợ quá trình phân loại nội dung. Nó có thể tạo nên các
hệ thống sắp xếp theo nhóm hàng dọc hoặc theo mạng lưới và cung cấp các văn bản
XML có khả năng tư vấn tham khảo chéo, giống như "hãy xem cả những sản phẩm
loại…". Công cụ tìm kiếm Yahoo sử dụng phần mềm catalog của Inktomi
4.4.3.7. Tích hợp hệ thống mua hàng điện tử và dữ liệu catalog 8
Hình : Tích hợp hệ thống mua hàng điện tử và dữ liệu danh mục
(Nguồn: E-procurement - Tài liệu số 14 trong file thầy)
Quan sát hình trên ta thấy hệ thống tích hợp dành mua hàng đang tích hợp với hệ
thống nội bộ như hệ thống ERP với các hệ thống bên ngoài. Phần mềm mua hàng trực
tuyến chuyên dụng có thể liên kết với hệ thống ERP. Phần mềm này có thể là một ứng
dụng mua sắm điện tử hoặc có thể là phần mềm trung gian để giao tiếp với phần mềm
mua sắm điện tử của hệ thống ERP.
Hệ thống mua hàng trực tuyến truy cập danh mục giá từ nhà cung cấp theo 2 cách:
Lựa chọn (a) là lưu trữ các danh mục điện tử từ các nhà cung cấp khác nhau
trong công ty và tường lửa. Cách tiếp cận truyền thống này có lợi ích là dữ liệu được
lưu trữ bên trong công ty, do đó có thể dễ dàng truy cập. Tuy nhiên, sẽ cần có các liên
kết điện tử ngoài tường lửa để cập nhật danh mục hoặc điều này đôi khi đạt được
thông qua việc phân phối đĩa CD có danh mục cập nhật. Người mua sẽ có một cái
nhìn tổng hợp duy nhất về các sản phẩm từ các nhà cung cấp khác nhau như trong Hình 7.9. 9
Lựa chọn (b) là vượt qua tường lửa để truy cập các danh mục trên trang web
của nhà cung cấp hoặc trang web trung gian. Một trong những lợi ích của việc liên kết
đến một trang trung gian như sàn giao dịch B2B là việc này thực hiện công việc thu
thập dữ liệu từ các nhà cung cấp khác nhau và tạo ra dữ liệu ở định dạng nhất quán.
Tuy nhiên, điều này cũng được thực hiện bởi các nhà cung cấp dữ liệu tổng hợp.
4.5. Phần mềm tiêu chuẩn cho mua hàng tại bàn
4.5.1. Yêu cầu đối với phần mềm cho hoạt động mua vật tư MRO:
Tập hợp các sản phẩm dịch vụ của nhiều nhà cung cấp trong catalog đa nguồn, giao
diện dựa trên trình duyệt web, tích hợp với hệ thống thông tin tác nghiệp và hệ thống
ERP, tích hợp hoạt động mua vật tư gián tiếp với hoạt động khác của DN.
4.5.2. Mục tiêu marketing ngược:
Tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, tìm kiếm và phân loại nguồn cung ứng, hỗ trợ
mua hàng, phát hành thông tin cụ thể lên web, thông báo nhu cầu mua hàng
4.5.3. Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng:
Quá trình đặt hàng và thực hiện đơn hàng được hệ thống DPS hỗ trợ, theo dõi và cập
nhật trạng thái đơn hàng và vị trí lô hàng
4.5.4. Tương tác với hệ thống ERP:
Hàng hóa mua vào và dữ liệu được xử lý và cập nhật vào hệ thống ERP 10
4.5.5. Đáp ứng việc mua nhiều loại hàng hóa và dịch vụ MRO:
Giảm bớt khối lượng công việc logistics và mua hàng, mua sắm hiệu quả và giám sát chặt chẽ
4.5.6. Hệ thống quản trị nguồn lực tác nghiệp của Ariba
- SAP Ariba là một giải pháp cải tiến với công nghệ điện toán đám mây, cho phép các
nhà cung cấp và người mua kết nối và hợp tác trên cùng một nền tảng. Trong đối sánh
cùng các giải pháp Mua sắm khác trên thị trường, SAP Ariba được các chuyên gia
đánh giá là mang tính đột phá - khác biệt hơn nhờ tính sáng tạo và khả năng tích hợp mạnh mẽ
- SAP Ariba có khả năng tổng hợp và kiểm soát tất cả các khoản chi tiêu từ giai đoạn
tìm nguồn cung ứng cho đến giai đoạn thanh toán (Quy trình đầu cuối source-to-pay),
nâng cao hiệu suất quy trình Mua sắm trong doanh nghiệp với một số chiến lược dưới đây:
● Giải pháp chiến lược cung ứng (Sourcing/Supplier Collaboration): Doanh
nghiệp có thể quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình: tìm nguồn cung ứng, ký
kết hợp đồng và phân tích chi tiêu cho tất cả hạng mục thông qua các chức năng:
● Quản lý nhãn hàng cung cấp (Supplier Management): Doanh nghiệp có thể thúc
đẩy chi tiêu cho các nhà cung ứng được ưu tiên, giảm thiểu rủi ro từ bước đánh
giá đầu vào cho tới việc quản lý hiệu suất bằng cách:
● Quản lý mua sắm hàng hoá (Procurement Solutions): Hệ thống hướng người
dùng đến những lựa chọn tốt nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất:
● Quản lý tài chính chuỗi cung ứng (Financial Supply chain): Doanh nghiệp có
thể nắm bắt được thông tin rõ ràng về quy trình mua sắm, từ đó cải thiện mối
quan hệ với các nhà cung cấp và nhận định nhanh về tỷ lệ ROI
4.6. Thị trường cung cấp dịch vụ mua hàng trực tuyến
4.6.1. Khái niệm và đặc điểm của eProcurement
- Khái niệm: E – Procurement hay mua hàng điện tử đã được biết đến vào năm 1980,
dưới sự phát triển của trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), khi các thông tin, dữ liệu giữa
các nhân sự trong và ngoài doanh trao đổi thông qua các trang điện tử. Tại thời điểm
này, E – Procurement chỉ đơn giản là việc giao nhận hóa đơn giữa nhà cung cấp và 11
nhà thu mua thông qua Email. Đến năm 1990, EDI có những cải tiến khi phát triển
những mục trực tuyến riêng, đặc biệt dành cho các nhà cung ứng. - Đặc điểm ●
Mua hàng điện tử E Procurement: Tập trung vào quá trình mua của DN và điều
tiết mối quan hệ với nhà cung cấp ●
Cấu trúc cơ bản của dịch vụ Procurement: Dịch vụ đặt hàng, dịch vụ Catalog và quản trị hệ thống
4.6.2. Lợi ích của E – Procurement
- Tạo mạng lưới kết nối với các đối tác: E – Procurement tích hợp các thông tin cần
thiết giữa các bên liên quan trong và ngoài chuỗi cung ứng nhất là trong hoạt động thu
mua, giữa phòng thu mua với các nhà cung cấp. Thay vì phải tốn thời gian để đến từng
địa điểm của nhà cung cấp để đàm phán thu mua, thì với E – Procurement, các nhà thu
mua và nhà cung cấp có thể thương lượng ở bất kỳ nơi đâu nhờ vào mạng lưới trao đổi
thông tin hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí đi và rủi ro trong quá trình di chuyển.
- Rút ngắn quy trình mua hàng: Mua hàng điện tử tự động hoá các quy trình mà trước
đây các nhà thu mua phải làm bằng cách thủ công bao gồm tìm kiếm, đánh giá và
chọn nhà cung ứng. Hệ thống E – Procurement cập nhật danh sách các nhà cung ứng
đã đăng ký và thông qua quá trình kiểm duyệt chất lượng, và ghi nhận các loại chứng
từ cần thiết như bằng sáng chế, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh, môi trường,… Bên
cạnh đó là tự động hóa hoạt động soạn và gửi thư mời thầu, xin báo giá,… Không
những thế E – Procurement còn giúp đơn giản hóa quá trình quản lý nhà cung ứng
- Hạn chế những vấn đề liên quan đến Pháp chế: Việc gặp mặt trực tiếp nhiều nhà cung
ứng có thể dẫn đến những vấn đề về mua chuộc, hối lộ, một trong những điều cấm kỵ
trong mua hàng. Vì khi giao dịch qua các hệ thống trực tuyến, các nhà cung ứng sẽ
cung cấp cùng một hồ sơ đấu thầu, và tuyệt đối các số liệu về giá sẽ được bảo mật.
Nhà cung ứng nào có chính sách về giá tốt sẽ được cân nhắc hợp tác. Từ đó, tạo ra
môi trường cạnh tranh công bằng giữa các nhà cung ứng.
- Tiết kiệm chi phí hiệu quả: Với xu hướng E-Procurement, việc lựa chọn nhà cung cấp
với mức giá tốt nhất sẽ trở nên vô cùng dễ dàng. Đồng thời, các báo cáo phân tích
được biểu thị sẽ giúp cho nhân viên mua hàng đưa ra những chiến lược, kế hoạch mua
hàng phù hợp cho doanh nghiệp. Do vậy, hệ thống sẽ giúp tiết kiệm được chi phí đầu
vào cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
4.6.3. Thách thức của việc ứng dụng E – Procurement - Thiếu nguồn nhân lực 12
Để chuyển đổi và ứng dụng nền tảng E – Procurement một cách hiệu quả, khó khăn
đầu tiên mà doanh nghiệp có thể gặp phải là thiếu nguồn nhân lực. Việc tập hợp được
một đội ngũ có đủ kiến thức và kỹ năng triển khai và hệ thống hóa nền tảng Mua hàng
điện tử là việc không hề đơn giản. Vì E – Procurement vẫn đang là một xu hướng
thịnh hành, không quá nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi, nên việc thiếu nguồn nhân
lực là điều không thể tránh khỏi.
- Khó khăn trong việc tìm nền tảng phù hợp
Để lựa chọn một hệ thống E – Procurement phù hợp với từng ngành hàng cũng vô
cùng khó khăn. Vì mỗi ngành hàng khác nhau sẽ có những đặc điểm và quy trình vận
hành khác nhau. Hệ thống E – Procurement cần phải tương thích với quy mô và quy
trình truyền thống của từng chuỗi cung ứng, để tạo lợi thế tối ưu cho doanh nghiệp. - Thách thức về chi phí:
Không thể phủ nhận những lợi ích mà Mua hàng điện tử mang lại. Tuy nhiên, để thực
hiện quy trình chuyển đổi này, doanh nghiệp cần phải đầu tư một khoản chi phí không
hề nhỏ cho nguồn nhân lực triển khai dự án, và chi phí cho việc mua nền tảng công
nghệ điện tử. Bên cạnh đó là chi phí chạy thử trong khoảng thời gian đầu. Vì thế, khi
muốn triển khai E – Procurement, các doanh nghiệp thường phải xem xét lại quy mô
chuỗi cung ứng của mình, cần cân nhắc xem, việc triển khai Mua hàng điện tử có thực
sự cần thiết, và giá trị mà nó mang lại có xứng đáng với những đầu tư ban đầu không. 13
4.6.3. Cấu trúc quy trình cơ bản của dịch vụ eProcurement
Nguồn: https://discovery.nextpro.io/he-thong-e-procurement-hoat-dong-nhu-the-nao/
E-Procurement là giải pháp mua hàng cho doanh nghiệp được số hóa từ quy trình
truyền thống nên sẽ bao gồm các bước cơ bản như sau:
- Bước 1. Tạo yêu cầu mua hàng: Người yêu cầu mua hàng sẽ đăng nhập vào hệ
thống để tạo yêu cầu mua hàng.
- Bước 2. Duyệt yêu cầu: Hệ thống sẽ tự động gửi email phê duyệt yêu cầu mua
hàng đến các cấp theo định mức ủy quyền phê duyệt đã thiết lập trước đó.
- Bước 3. Mua hàng: Nhân viên mua hàng sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng, tạo
đơn đặt hàng. Người mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng và
gửi yêu cầu chào giá. Hệ thống sẽ gửi email yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp đã được chọn.
- Sau khi nhận được báo giá, nhân viên mua hàng và bộ phận yêu cầu sẽ tiến
hành đánh giá kỹ thuật và giá thành giữa các nhà cung cấp. Nếu thấy giá vẫn
chưa hợp lý, người mua hàng có thể yêu cầu thỏa thuận với nhà cung cấp thông
qua tính năng thương lượng tự động hoặc đấu thầu trực tuyến. Cuối cùng, nhân
viên mua hàng sẽ chọn lựa nhà cung cấp và ký kết hợp đồng.
- Bước 4. Nhận hàng hóa/dịch vụ: Căn cứ theo ngày giao hàng đã thỏa thuận với
nhà cung cấp để tiến hành nhận hàng. Sau khi nhận hàng và kiểm tra, người
yêu cầu sẽ đánh giá nhà cung cấp. 14
- Bước 5. Thanh toán đơn hàng: Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào căn cứ hóa
đơn, điều khoản hợp đồng và các chứng từ giao nhận để lập hóa đơn thanh toán
online. Nếu hóa đơn được duyệt, phòng kế toán sẽ thanh toán cho nhà cung cấp.
4.6.4. Lợi thế của hệ thống DPS và eProcurement
- Quá trình mua hàng: tự động hóa, có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng, đánh giá chất
lượng và thời gian mua hàng định kỳ
- Dự trữ:Thỏa thuận với nhà cung cấp, duy trì dự trữ ở mức thấp hoặc bằng không; theo
dõi lượng đặt hàng và ngày giao hàng
- Ưu thế về giá cả: Thiết lập chính sách mua hàng, tập hợp nhiều lô hàng để được mức
giá ưu đãi nhờ lợi thế quy mô
- Kiểm soát: Đánh giá dữ liệu trong và sau khi mua hàng, nền tảng đưa ra quyết định về
quy trình và chính sách giá cả
CHƯƠNG 5: HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ VÀ CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ
5.1. Quá trình thương lượng trực tuyến
5.1.1. Ký hợp đồng điện tử
Với sự phát triển của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, các đối tác doanh nghiệp có
thể thực hiện quá trình giao dịch kinh doanh mà không cần gặp gỡ với nhau. Doanh
nghiệp có thể thực hiện hương thảo, đàm phán với hệ thống phần mềm thích hợp để
ghi nhận lại quá trình trao đổi, từ đó hỗ trợ việc ký kết hợp đồng đúng khuôn khổ pháp
lý. Ngoài ra hệ thống còn đóng vai trò lưu trữ dữ liệu cho việc giám sát trong tương lai.
5.1.1.1. Đặc điểm của ký hợp đồng điện tử
- Giá trị pháp lý được đảm bảo: Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử (tham khảo từ
hệ thống văn bản chính phủ), tính pháp lý của hợp đồng điện tử được công nhận tương
đương với hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, với các hợp đồng về sử dụng đất, giấy
đăng ký kết hôn hay một số loại hợp đồng dân sự khác thì việc ký hợp đồng online
không đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng.
- Thực hiện mọi lúc mọi nơi: Vì thông tin trên hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ
liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể ký kết hợp đồng rất
nhanh chóng tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
- Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Hợp đồng điện tử có điểm mới so với hợp
đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. 15
- Có ít nhất 3 chủ thể tham gia trong hợp đồng thay vì 2: Bên cạnh hai chủ thể trong
hợp đồng thường gặp là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba là người đứng
giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng
có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình thương lượng mà chỉ đảm bảo
tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.
5.1.1.2. Các công việc của ký hợp đồng điện tử
Ký hợp đồng điện tử có các công việc như sau: -
Ghi nhận chính thức các chức danh tham gia thương lượng -
Quản lý hành chính và điền dữ liệu trực tuyến vào các điều khoản trong hợp đồng -
Thống nhất các quyền lợi và nghĩa vụ -
Kết luận có giá trị pháp lý của hợp đồng (với chữ ký điện tử) -
Giám sát việc thực hiện các điều khoản của hợp đồng
5.1.1.3. Hợp đồng điện tử a. Khái niệm
Theo luật giao dịch điện tử 2005: “Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các
bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ
gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ
điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác”
=> Hợp đồng điện tử là văn bản điện tử có giá trị pháp lý, ràng buộc các bên
tham gia hợp đồng, trong đó điều chỉnh hình thức thanh toán
Ví dụ: Khi đăng ký sử dụng dịch vụ trực tuyến như Spotify, người dùng cần
phải đồng ý với các điều khoản và điều kiện qua giao diện trực tuyến. Hành động này
tạo ra một hợp đồng điện tử giữa người dùng và nhà cung cấp dịch vụ b. Giá trị pháp lý
Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống.
Được quy định theo điều 14 và điều 34 trong Luật Giao dịch Điện tử năm 2005.
c. So sánh với hợp đồng truyền thống Giống nhau
- Hợp đồng điện tử hay hợp đồng giấy đều được sử dụng với mục đích để trao
đổi, thỏa thuận và ký kết giữa các bên tham gia về một vấn đề xác lập, thay đổi hay
chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Để sử dụng cho việc giao kết thì hợp đồng
điện tử và hợp đồng giấy đều phải tuân thủ những cơ sở pháp lý, những quy định liên
quan đến hình thức, chủ thể, điều kiện hiệu lực và quy trình giao kết của hợp đồng. 16
- Cả 2 dạng hợp đồng này đều yêu cầu người sử dụng chấp hành đúng và đủ 3 nguyên tắc sau: ●
Đảm bảo tính minh bạch, tin cậy, tinh thần hợp tác, các bên cùng có lợi. ●
Tuyệt đối không được xâm phạm đến lợi ích, quyền lợi của nhà nước, cá
nhân hay các chủ thể khác. ●
Thực hiện hợp đồng theo nguyên tắc (đúng, đủ đối tượng, số lượng,
chủng loại, thời gian, phương thức,...) Khác nhau
Hợp đồng điện tử
Hợp đồng truyền thống Chủ
- Bên bán, bên mua và bên cung cấp - Bên bán và bên mua thể
dịch vụ mạng, cơ quan chứng thực tha chữ ký điện tử m
- Trong đó, bên thứ 3 không tham gia
gia vào quá trình trao đổi, thỏa
thuận, ký kết hay thực hiện hợp
đồng. Bên thứ 3 chỉ có trách nhiệm
hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả
và giá trị pháp lý cho quá trình thực
hiện hợp đồng điện tử Nội
Ngoài những nội dung cơ bản như
- Bao gồm những nội dung cơ dung
hợp đồng truyền thống, hợp đồng bản sau: hợp
điện tử còn có các nội dung sau: ● Đối tượng đồng ●
Địa chỉ pháp lý: Không chỉ ● Số lượng
cần đảm bảo địa chỉ pháp lý
thông thường (địa chỉ bưu ● Chất lượng,
điện), Hợp đồng điện tử cần ● Thời hạn
có địa chỉ email, website, địa ● phương thức,
chỉ xác định ngày, giờ gửi văn bản hợp đồng. ● địa điểm thực hiện, ●
Để xác định được thông tin có ● Giá cả
giá trị về các chủ thể theo hợp ● hình thức thanh toán
đồng đã ký kết, hợp đồng cần ● Quyền và nghĩa vụ giữa 17
đảm bảo về chữ ký điện tử hay các bên
mật khẩu hoặc mã số,... ● Trách nhiệm vi phạm ●
Các quy định về quyền truy hợp đồng cập thông tin điện tử ●
Phương thức giải quyết ●
Các quy định chi tiết về tranh chấp
phương thức thanh toán điện tử Hình
- Giao dịch, ký kết bằng phương
- Giao dịch bằng văn bản, lời thức
tiện điện tử, văn bản điện tử và chữ nói và hành động ký kết ký điện tử
- Trao đổi bằng các phương
- Không cần gặp mặt trực tiếp
tiện“giấy tờ”, “vật chất” và ký bằng chữ ký tay. - Các bên tham gia phải gặp mặt trực tiếp Phạm
- Chỉ được áp dụng với tùy loại lĩnh
- Áp dụng với mọi hoạt động vi áp vực, ngày nghề .
của đời sống kinh tế, xã dụng
- Không áp dụng đối với các giấy
hội,mọi ngành, mọi lĩnh vực
chứng nhận quyền sử dụng đất,
quyền sở hữu nhà và các bất động
sản khác, văn bản về thừa kế, giấy
đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn,
giấy khai sinh, giấy khai tử, hối
phiếu và các giấy tờ có giá khác
d. Ưu điểm / Lợi ích của hợp đồng điện tử
- Tạo thuận tiện khi ký kết : Hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia ký kết theo
hướng linh hoạt, không bị rào cản bởi không gian địa lý. Hợp đồng sau khi soạn
thảo xong có thể được ký kết từ xa bằng chữ ký số.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên tham gia : Hợp đồng điện tử giúp
mỗi bên tham gia tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi phí. Cụ thể như: Với hợp
đồng điện tử, bạn không cần đầu tư lớn cho hoạt động in ấn, kho lưu trữ hay nhân viên văn thư. 18
- Đảm bảo tính minh bạch cao : Hợp đồng điện tử chính thức có hiệu lực kể từ
thời điểm tất cả bên tham gia ký kết bằng chữ ký số. Từ thời điểm này, mọi
chỉnh sửa trên hợp đồng đều bị lưu lại.
- Hỗ trợ tra cứu thuận tiện : Hợp đồng điện tử không tồn tại theo định dạng văn
bản giấy thông thường. Thay vào đó, chúng được tạo ra theo phương thức
thông điệp dữ liệu, lưu trữ trên một hệ thống chuyên nghiệp, cho phép các bên tham gia tra cứu nhanh.
- Đảm bảo quyền lợi cho đôi bên khi có tranh chấp
- Chỉnh sửa hợp đồng dễ dàng: Việc sửa đổi các điều khoản trên hợp đồng điện
tử có thể thực hiện ngay lập tức.
- Dễ dàng tìm kiếm và quản lý hợp đồng
e. Rủi ro có thể gặp phải khi ký kết hợp đồng điện tử
- Rủi ro về chữ ký điện tử: Trong trường hợp một đơn chào hàng hoặc một sự
chấp nhận bị mạo danh bởi một người nào đó không có thẩm quyền về mặt
pháp lý để ràng buộc bên mua với hợp đồng đã ký kết.
- Rủi ro về mặt pháp lý làm hợp đồng điện tử vô hiệu: Điều này có thể xảy ra khi
các điều khoản của hợp đồng không tuân theo các quy định của pháp luật.
- Rủi ro về mặt kỹ thuật gây hậu quả khó khăn khi xây ra tranh chấp: Điều này có
thể xảy ra khi có sự cố với hệ thống hoặc phần mềm được sử dụng để tạo và
quản lý hợp đồng điện tử.
- Rủi ro do liên quan đến bản gốc và lưu hợp đồng điện tử: Điều này có thể ảnh
hưởng lớn đến cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp.
- Rủi ro liên quan đến việc bảo mật thông tin cá nhân: Trong quá trình giao dịch,
thông tin cá nhân của khách hàng có thể bị tiết lộ hoặc bị sử dụng trái phép. 19
5.1.2 Quá trình thương lượng trực tuyến
Hình 1: Sơ đồ mô tả quá trình thương lượng điện tử
Hình 1 minh họa một cách hệ thống về quá trình thương lượng trong giao dịch
kinh doanh dưới 4 góc độ khác nhau.
5.1.2.1. Góc độ cộng đồng
Góc độ cộng đồng trong thương lượng và đàm phán có liên quan chặt chẽ đến
mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Góc độ cộng đồng trong việc đàm phán thương lượng tập trung vào lợi ích
chung của cả cộng đồng hoặc nhóm, việc thương lượng và đàm phán theo góc độ này
giúp tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Việc xem xét và đáp ứng mong muốn
của cộng đồng không chỉ giúp tăng cường uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp mà
còn tạo ra môi trường kinh doanh tích cực, hỗ trợ sự phát triển lâu dài và bền vững của
doanh nghiệp trong cộng đồng.
5.1.2.2. Góc độ triển khai
Quá trình thương lượng trực tuyến dưới góc độ triển khai là một phần quan
trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách
doanh nghiệp tương tác với đối tác và quản lý các giao dịch thương mại.
Bằng cách triển khai thương lượng trực tuyến một cách hiệu quả, doanh nghiệp
có thể tối ưu hóa quy trình đàm phán, giảm chi phí và thời gian, đồng thời mở rộng
phạm vi tiếp cận với các đối tác tiềm năng trên toàn cầu. Điều này giúp cải thiện hiệu
suất kinh doanh, tăng cường tính cạnh tranh và mở ra nhiều cơ hội hợp tác mới cho doanh nghiệp.
5.1.2.3. Góc độ giao dịch 20
Quá trình thương lượng trực tuyến được chia làm 4 giai đoạn chính:
a. Giai đoạn Tìm hiểu: Tìm kiếm thông tin về đối tác
- Giai đoạn này thường bao gồm các hoạt động: ●
Xác định mục tiêu và vị thế hiện tại của doanh nghiệp ●
Xác định điều kiện và khả năng chấp thuận đàm phán ●
Tìm kiếm và sàng lọc đối tác ●
Tìm hiểu thông tin cơ bản đối tác o
Tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh O
Lịch sử đàm phán (các trường hợp giao dịch tương tự) ●
Chuẩn bị thông tin + câu hỏi liên quan để thương lượng
b. Giai đoạn Thỏa thuận: Đàm phán và thương lượng
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp trước tiên cần xác định mục tiêu, mong
muốn cụ thể của đối tác qua cuộc giao dịch. Để từ đó, tiến hành đàm phán một cách
linh hoạt để phù hợp với mục tiêu và khả năng của 2 bên.
c. Thống nhất: Kết luận các điều khoản hợp đồng
Nếu quá trình thương lượng trực tuyến thành công thì kết quả đạt được sẽ là
hợp đồng điện tử, đây là một văn bản điện tử có giá trị pháp lý. Văn bản này ràng
buộc các bên tham gia hợp đồng theo các chức năng và nghĩa vụ của họ.
Doanh nghiệp cần lưu ý thống nhất với đối tác về quyền lợi, nghĩa vụ và quy
định điều khoản cho các bên tham gia.
Kết luận có giá trị pháp lý của hợp đồng (với chữ ký điện tử).
d. Thực hiện: Phương thức thanh toán và hoạt động giao hàng
Thực hiện các cam kết đã được thống nhất trong hợp đồng, bao gồm việc giao
hàng sản phẩm/dịch vụ, thanh toán theo điều khoản, và duy trì mối quan hệ hợp tác với đối tác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện việc giám sát quá trình thực hiện các điều
khoản hợp đồng từ bên đối tác để có thể đảm bảo rằng các cam kết đã được đưa ra sẽ
được thực hiện đúng thời hạn và chất lượng. Từ đó xây dựng mối quan hệ đối tác bền
vững và bảo vệ lợi ích kinh doanh một cách chặt chẽ.
5.1.2.4. Góc độ cơ sở hạ tầng
Quá trình thương lượng trực tuyến gắn liền với hạ tầng cơ sở viễn thông của doanh nghiệp.
Việc có cơ sở hạ tầng kỹ thuật số mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận
và tương tác với các đối tác, khách hàng từ xa một cách linh hoạt. Ngoài ra, việc sử 21
Tài liệu liên quan:
-
E-Business & E-Commerce: Managing eCustomer Relationships | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1 -
Lý thuyết ôn tập: Chương 1: Tổng Quan Về E-Logistics | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
0 0 -
Bài giảng Chương 6 - Cơ sở pháp lý của E-logistics | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1 -
Phân phối phối hợp trong E-Logistics và Vai trò của Hệ thống Thông tin | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1