Báo Cáo Thực Tập
Tại Khách Sạn Park Hyatt, 9 Điểm
NHẬN VIẾẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP
ZALO/TELEGRAM TRAO ĐỔI : 0909.232.620
WEBSITE: BAOCAOTHUCTAP.NET
1. Giới thiệu khái quát khách sạn Park Hyatt
* Sơ lược thông tin về khách sạn Park Hyatt
Tên doanh nghiệp: Khách sạn Park Hyatt Sài Gòn
Địa chỉ: 2 Công Trường Lam Sơn, Quận 1, Thành phố. Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mã số thuế: 0300659964
Ngày thành lập: 31/07/2010
Loại hình pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên Tel: (028) 38241234 Fax: (028) 38237569
2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
 Giới thiệu về khách sạn Park Hyatt Saigon
Khách sạn Park Hyatt Saigon là khách sạn tiêu chuẩn 5 sao toạ lạc tại vị trí trung tâm
thành phố ngay Công trường Lam Sơn Quận 1. Công trình được bao quanh bởi hệ thống
các điểm thu hút khách du lịch như nhà hàng, công viên, khu thương mại…Khách sạn
Park Hyatt Saigon được thiết kế mang phong cách kiến trúc Đông Dương thuộc địa xen
lẫn văn hóa, mỹ quan và khí hậu nhiệt đới ở Việt Nam.
Khách sạn Park Hyatt Saigon được đầu tư bởi Công ty Khách sạn Grand Imperial Sài
Gòn và chọn Tập đoàn Hyatt làm nhà quản lý – đây là đơn vị quản lý khách sạn có quy
mô và danh tiếng trên toàn thế giới.
 Lịch sử khách sạn Park Hyatt Saigon
Để trở thành khách sạn xa hoa, tráng lệ như ngày hôm nay Park Hyatt Saigon đã trải
qua nhiều gian nan thăng trầm mới có thể đi vào hoạt động. Được biết Park Hyatt Saigon
được xây dựng bởi sáng kiến của Tiến sĩ Nguyễn Văn Hảo – từng giữ chức vụ Phó Thủ
tưởng trong chế độ Sài Gòn cũ. Do ông đại diện cho một bộ phận tri thức lúc bấy giờ và
thể hiện tinh thần tôn trọng dân tộc mạnh mẽ nên lãnh đạo Trung ương đã ủng hộ và dành
hẳn phần đất rộng 6.500m2 tại vị trí thuận lợi để triển khai xây dựng dự án.
Vào năm 1993 để huy động vốn đầu tư nên một liên doanh hình thành dưới hình thức
công ty liên doanh mang tên Công ty Khách sạn Grand Imperial Sài Gòn. Tuy dự án được
cấp phép đầu tư vào năm 1994, khởi công vào năm 1996 nhưng khi xảy ra cuộc khủng
hoảng tài chính xảy ra ở Châu Á năm 1997 thì cho đến năm 2002 dự án mới được khởi động lại.
Trải qua nhiều thăng trầm, cuối cùng khách sạn Park Hyatt Saigon tiêu chuẩn 5 sao
cũng được hoàn thành vào 07/2005 và chính thức khai trương hoạt động vào 10/2005.
 Đôi nét về thương hiệu Park Hyatt
Đặc biệt Park Hyatt được biết đến là thương hiệu quản lý và vận hành khách sạn
thượng lưu mà hầu hết các dự án nào cũng ao ước. Park Hyatt được thành lập vào năm
1980 tính đến nay đã có hơn 51 khách sạn và resort ở 29 quốc gia trên toàn thế giới. Các
khách sạn mang thương hiệu Park Hyatt là điểm đến hàng đầu cỉa tầng lớp thượng lưu,
các nhà tài phiệt hay những ngôi sao hạng A. Không những thế thương hiệu khách sạn
Park Hyatt còn được biết đến là đơn vị dẫn đầu trong Top 10 thương hiệu khách sạn kinh
doanh hiệu quả nhất. Tại Việt Nam các khách sạn được quản lý bởi Park Hyatt là Hyatt
Regency Da Nang Resort & Spa, Park Hyatt Saigon và Park Hyatt Phú Quốc…
3. Chức năng, nhiệm vụ của khách sạn
* Chức năng của khách sạn
Chức năng cơ bản của khách sạn Park Hyatt là tạo không gian lưu trú tiện nghi, thoải
mái, đáp ứng các nhu cầu cơ bản, đa dạng theo khả năng tài chính của khách hàng.
Chức năng chính của khách sạn: Kinh doanh dịch vụ lưu trú, kinh doanh dịch vụ ăn
uống, kinh doanh một số dịch vụ bổ sung như masage (vật lý trị liệu), internet; thể thao,
tổ chức hội nghị, hội thảo; nhận đặt tiệc; đặt vé máy bay,..
* Nhiệm vụ của khách sạn
Với sự lãnh đạo vững vàng của Ban điều hành và sự phục vụ tận tình của các nhân
viên, Khách sạn đã, đang và sẽ làm hài lòng và hấp dẫn gày càng nhiều khách hàng đến
khách sạn. Như vậy, nhiệm vụ của khách sạn sẽ được đa dang hóa, riêng biệt theo từng phòng ban cụ thể
4. Cơ cấu tổ chức
Mô hình tổ chức của khách sạn Park Hyatt Sài Gòn là mô hình tổ chức theo chức
năng với 10 bộ phận chính, tương đối hoàn thiện và đầy đủ các bộ phận phù hợp với quy
mô của một khách sạn 5 sao. Mặc dù mới đi vào hoạt động được hơn một năm, nhưng có
thể thấy được cơ cấu tổ chức hiện tại của khách sạn rất rõ ràng và rành mạch trong việc
phân chia chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Với mô hình cơ cấu tổ chức này,
những nhân viên đứng đầu mỗi bộ phận đều là người am hiểu chuyên môn và thành thạo
nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình, để từ đó đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi
nhân viên trong bộ phận, giúp cho trách nhiệm của mọi nhân viên và tất cả các bộ phận
được cố định cũng như trách nhiệm giải trình trở nên chính xác hơn đối với công việc của
họ. Chính sự chuyên môn hóa lao động ở các cấp quản lý đã dẫn đến cải thiện về chất
lượng sản phẩm, quá trình sản xuất được thực hiện liên tục và ngày càng tiêu chuẩn hóa
hơn vì các nhân viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát từ
đó cũng được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Vì vậy tất cả đều hoạt động và phối
hợp rất thống nhất và hài hòa trong việc giúp khách sạn vận hành một cách hiệu quả nhất.
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức Khách Sạn Park Hyatt Sài Gòn
(Nguồn: Bộ phận Nhân Sự Khách Sạn Park Hyatt Sài Gòn)
5. Chức năng của các chức vụ và phòng ban chính
Tổng giám đốc: Là người đứng đầu và có chức năng cao nhất trong việc điều hành
mọi hoạt động của khách sạn nói chung; kết hợp với giám đốc điều hành cùng các trưởng
bộ phận để lên kế hoạch chiến lược kinh doanh, chính sách, phương hướng phát triển của khách sạn.
Thư ký: giúp việc trợ lý cho các ban điều hành công ty trong việc giải quyết, xử lý
các hoạt động hàng ngày diễn ra tại khách sạn. Tổng hợp các báo cáo liên quan đến hoạt
động kinh doanh của khách sạn cho tổng giám đốc.
Giám đốc điều hành: Phụ trách quản lý khối vận hành; thường xuyên đôn đốc, chỉ
đạo các bộ phận thực hiện các công việc, kế hoạch được giao đồng thời đảm bảo các hoạt
động của khách sạn được diễn ra liên tục với chất lượng được đảm bảo; cố vấn giúp đỡ
tổng giám đốc trong việc giải quyết những vấn đề liên quan đến chính sách chiến lược;
báo cáo tình hình các bộ phận cho Tổng giám đốc.
Bộ phận Sales & Marketing: Thu hút nguồn khách đến với khách sạn sử dụng các
dịch vụ khác nhau nhằm mục đích tăng doanh thu cho khách sạn, mở rộng danh tiếng của
khách sạn, khẳng định vị thế thương hiệu. Đồng thời thông qua các trang web, diễn đàn
để đưa lên kế hoạch thu hút khách hàng. Nghiên cứu, tìm hiểu thị trường kinh doanh
khách sạn, điểm thu hút của các khách sạn khác, khảo sát khách hàng để đưa ra các chiến lược hiệu quả hơn.
Bộ phận tài chính: Đưa ra chiến lược và đưa ra quyết định về tài chính, quản lý tài
chính, nguồn vốn, dòng tiền cho khách sạn. Giám sát doanh thu, chi phí các hoạt động
của khách sạn; hạch toán kết quả kinh doanh của toàn khách sạn và của từng bộ phận; lập
báo cáo tài chính cho khách sạn; và thống kê kết quả kinh doanh của khách sạn.
Bộ phận nhân sự: đảm nhận công tác tìm kiếm, tuyển dụng nhân viên; ban hành các
thể chế, quy chế làm việc; theo dõi, rà soát chất lượng nguồn nhân lực, lập và thực hiện
các kế hoạch đào tạo phát triển nhân sự; đồng thời giải quyết các nhu cầu và thắc mắc của
nhân viên cũng như đảm bảo quyền lợi công bằng cho đội ngũ lao động của khách sạn.
Bộ phận buồng: chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách
sạn thông qua nhiệm vụ vệ sinh, chuẩn bị buồng đảm bảo sẵn sàng đón khách, đảm bảo
sự sạch sẽ các khu vực công cộng, thông báo kịp thời tình trạng hoạt động các thiết bị,
vật dụng trong phòng khách cũng như tình hình của khách lưu trú; đảm bảo về dịch vụ
giặt là cho khách hàng và đồng phục nhân viên.
Bộ phận tiền sảnh: Có vai trò quan trọng trong khách sạn. Bộ phận này trực tiếp tiếp
xúc và tiếp xúc chủ yếu với khách hàng. Chức năng chính của bộ phận này là cầu nối
giữa khách hàng với toàn bộ dịch vụ của khách sạn. Đón tiếp và duy trì mối quan hệ với
khách hàng từ lúc trước lúc khách đến lưu trú đến khi khách trả buồng và rời khỏi khách
sạn. Lễ tân đăng ký, đặt buồng, trả buồng, thanh toán cho khách, xử lý các yêu cầu và
thắc mắc của khách, hỗ trợ mọi thông tin cần thiết trong quá trình khách lưu trú tại khách
sạn, chịu trách nhiệm khảo sát mức độ hài lòng của khách. Lễ tân cung cấp chương trình,
ưu đãi cho khách, vừa giúp khách đặt được dịch vụ ưng ý vừa giúp tăng và tối ưu doanh thu cho khách sạn.
Bộ phận ăn uống: cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách lưu trú và khách ngoài đến
sử dụng dịch vụ; sản phẩm đồ ăn và thức uống được phục vụ cho khách hàng luôn kịp
thời và đảm bảo về vấn đề an toàn thực phẩm; gây ấn tượng về chất lượng dịch vụ cao
cấp; ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, hội nghị, hội thảo…
theo yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận bếp: Bộ phận Bếp được phân chia ra làm nhiều khu vực nhỏ và mỗi khu vực
sẽ quản lý một lĩnh vực khác nhau như bếp nóng (bếp chính) sẽ chuyên các món ăn Âu;
bếp lạnh, bếp Việt chuyên món Việt và món Châu Á; bếp Tiệc chuyên phục vụ các buổi
tiệc đặt trong khách sạn và bếp bánh có trách nhiệm làm ra các loại bánh mì và bánh
ngọt, hoa quả tráng miệng. Bộ phận bếp tại khách sạn luôn lựa chọn và tuyển mộ các đầu
bếp lành nghề và thái độ tốt trong quá trình phục vụ.
Bộ phận kỹ thuật: Để các loại máy móc trong khách sạn được hoạt động trơn tru và
an toàn, bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm đảm bảo về vận hàng, sửa chữa và bảo dưỡng
hầu hêt các loại thiết bị được lắp đặt trong khách sạn ví dụ như: quản lý hệ thống làm ẩm
không khí, hệ thống điều hòa nhiệt độ, hệ thống đường nước, hệ thống xử lý nước thải, hệ
thống điện - âm thanh và hình ảnh… Bộ phận kỹ thuật cũng là một mắt xích quan trọng
trong trải nghiệm nghỉ ngơi của khách hàng tại phòng khách sạn do nhân viên bộ phận
này chịu trách nhiệm mang lại sự tiên nghi thông qua hệ thống điện, nước, hình ảnh như
tivi, âm thanh như loa và hệ thống ánh sáng.
Bộ phận an ninh: Bộ phận an ninh không chỉ giữ cho mình trách nhiệm bảo vệ
khách, tài sản của khách sạn mà còn chính là những nhân viên đang làm việc. Khách sạn
luôn điều ca có an ninh ở khu vực trước và sau toà nhà, lối ra vào vào của nhân viên; luôn
luôn có nhân viên tuần tra 24 tiếng trong ngày.
Bộ phận IT: đảm bảo mọi hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin của khách
sạn hoạt động trơn tru, liền mạch, chịu trách nhiệm quản lý vận hành hệ thống máy tính,
mạng LAN, internet, Wifi, thiết bị ngoại vi. Hỗ trợ nhân viên và khách lưu trú các vấn đề về công nghệ thông tin.
6. Phân tích và đánh giá hoạt động của khách sạn  Nguồn vốn
Khách sạn là khách sạn tiêu chuẩn 5 sao giữa thành phố Hồ Chí Minh, được
truyền thông quốc tế ca ngợi là khách sạn Công ty Khách sạn Grand Imperial Sài Gòn và
chọn Tập đoàn Hyatt làm nhà quản lý – đây là đơn vị quản lý khách sạn có quy mô và
danh tiếng trên toàn thế giới có tổng vốn đầu tư hơn 100 triệu USD.
 Nguồn khách và thị trường mục tiêu
Thị trường mục tiêu
Tập khách hàng mà khách sạn hướng đến là khách quốc tế đến từ các quốc gia Nhật
Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,… có nhu cầu hội họp, lưu trú, ăn uống cao, yêu cầu khắt
khe về chất lượng dịch vụ. Họ là những thương gia, doanh nhân có thu nhập cao, khả năng thanh toán cao.
Hiện nay, khách tới lưu trú và sử dụng các dịch vụ của khách sạn ngày càng nhiều
và đa dạng, phong phú từ quốc tịch, độ tuổi, giới tính và nhu cầu cá nhân của mỗi khách
khác nhau. Nhưng chủ yếu khách nội địa vẫn chiếm tỉ lệ cao do đang trong bối cảnh dịch
bệnh, việc đi lại và du lịch vẫn còn rất nhiều hạn chế. Nguồn khách
Khách hàng có thể đặt phòng khách sạn trực tiếp hoặc thông qua các đại lý trung gian
khác. Nhân viên lễ tân phải chú ý xem đặc điểm của nguồn khách này và những quyền lợi
mà khách hàng được hưởng đối với hạng khách này. Ví dụ, hiện nay, tại khách sạn Park
Hyatt sẽ chú ý tới những khách hàng có đặt qua bên trung gian là tổ chức mà hiện nay
đang là đối tác thân thiết với khách sạn một cách cẩn thận hơn. Hoặc đối với nguồn khách
của các Đại sứ quán bao giờ cũng được coi là những khách VIP cần được chú ý cẩn thận.
Năm 2020 bởi tình hình cách ly bệnh dịch, khách sạn cũng mới đi vào hoạt động
nên số lượng khách quốc tế đến lưu trú chiếm tỉ lệ rất ít, nhưng vì trong thời gian gần đây
nước ta đã có những biện pháp phòng tránh bệnh lây lan rất tích cực, đem đến sự an tâm
cho khách hàng, và vì tình hình du lịch khá ảm đạm nên ngành du lịch đã chuyển hướng
kích cầu du lịch nội địa, khiến từ năm 2020 đến nay du lịch nội địa đã tăng trưởng không
nhỏ. Không chỉ trong năm 2020 khi dịch bệnh diễn ra thắt chặt nhập cảnh và hạn chế đi
du lịch từ các quốc gia khác nhau dể tránh lây lan dịch bệnh, mà từ năm 2019 đến năm
2020, khách quốc tế tuy là thị trường mà khách sạn hướng đến trước khi thế giới phải đối
mặt với dịch bệnh nhưng so với sự tăng trưởng của các khách hàng nội địa, doanh thu
đến từ khách quốc tế là không đáng kể mặc dù đây được cho là đối tượng tiêu thụ sản
phẩm lớn và sẵn sàng chi trả cho sản phẩm cao và là một trong những đối tượng đem lại
doanh thu lớn. Do vậy từ năm 2020 đến nay lượng khách quốc tế lưu trú là ít nhưng
khách sạn lại chú tâm hơn vào thị trường khách nội địa, vì vậy mặc dù tình hình bệnh
dịch khó khăn và có nhiều hạn chế nhưng hoạt động kinh doanh khách sạn vẫn có sự tăng trưởng nhất định.
Bảng 2.1. Thị trường khách của khách sạn Park Hyatt Sài Gòn chia theo khu vực (Đơn vị: lượt khách) Năm 2019 Năm 2020 Khách nội địa 50.879 50.856 Khách quốc tế 86. 098 21.885 Tổng 136.977 72.741
(Nguồn: Bộ phận Kinh doanh – Marketing)
7. Kết quả kinh doanh của khách sạn Park Hyatt Sài Gòn
Bảng 2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn Park Hyatt Sài Gòn từ năm 2019 – 2021 Đơn vị: ( USD) Chênh lệch Chênh lệch Năm 2019 2020 2021 2020/2019 2021/2020 Số tiền % Số tiền % Doan 7,659,00 8,842,00 6,531,00 1,183,00 15.4 - 26,1 h thu 0 0 0 0 4 2,311,00 4 lưu 0 trú Doan 5,007,00 5,869,00 4,220,00 862,000 17,2 - 28,1 h thu 0 0 0 1 1,649,00 ăn 0 uống Doan 2,024,00 2,543,00 1,649,00 519,000 25,6 -894,000 35,1 h thu 0 0 0 4 khác
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán, 2022) 10000000 9000000 8000000 7000000 6000000 Doanh thu l u t ư rú 5000000 Doanh thu ăn uốống 4000000 Doanh thu khác 3000000 2000000 1000000 0 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Biểu đồ 1.1. Hoạt động kinh doanh của của khách sạn Park Hyatt Sài Gòn từ năm 2019 – 2021
(Nguồn: Khách sạn Park Hyatt Sài Gòn)
“Nhận xét: Nhìn vào bảng số liệu trên đây ta thấy doanh thu của khách sạn nhìn
chung tăng sau năm 2019 và giảm vào năm 2020. Do ảnh hưởng của dịch bệnh làm việc
đi lại khó khăn và ảnh hưởng lớn đến khách sạn. Tuy nhiên trong đó bộ phận lưu trú luôn
đạt tỉ lệ doanh thu cao nhất từ 6,000,000 USD đến hơn 8,000,000 USD. Bộ phận kinh
doanh ăn uống cũng đóng góp một phần doanh thu khá lớn cho khách sạn. Doanh thu của
bộ phận kinh doanh ăn uống trong những năm qua luôn đạt từ 4,000,000 USD đến hơn
5,000,000 USD. Cho đến nay, bộ phận lưu trú và kinh doanh ăn uống luôn mang lại
doanh thu cũng như lợi nhuận cao nhất cho khách sạn Park Hyatt Sài Gòn. Vì thế việc
nâng cao chất lượng dịch vụ của cả hai bộ phận này là rất quan trọng để có thể tăng
doanh thu hơn nữa cho khách sạn.
8. Đặt điểm về môi trường làm việc tại bộ phận Buồng phòng của Khách Sạn Park Hyatt Sài Gòn
Đặc điểm về cơ cấu, quy trình, cách thức tổ chức hoạt động quản lý, điều hành, giám
sát tại bộ phận Buồng khách sạn Park Hyatt
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận Buồng
(Nguồn: Bộ phận Nhân Sự khách sạn Park Hyatt)
• Trưởng bộ phận Buồng
Chịu trách nhiệm chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chỉ đạo, kiểm soát và phối kết hợp
tất cả các hoạt động của bộ phận buồng phòng. Đảm bảo làm tốt công tác vệ sinh, bảo
dưỡng, các yêu cầu của phòng khách, nhà hàng, phòng tiệc, khu vực công cộng. Bao gồm
những công việc cụ thể sau:
- Tham gia việc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình làm việc cụ thể cho mỗi vị trí
công việc trong bộ phận.
- Thực hiện các điều chỉnh, thay đổi về tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên theo những
định hướng mới của khách sạn.
- Quản lý, điều phối các hoạt động của bộ phận.
- Hỗ trợ nhân viên trong bộ phận giải quyết những yêu cầu khó, những phàn nàn của
khách mà nhân viên cấp dưới không xử lý được.
- Triển khai phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của
khách, giải quyết nhanh những điều khách phàn nàn để khách không có những ấn tượng
không tốt về khách sạn.
- Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện.
- Lên kế hoạch, tổ chức triển khai các khóa bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân
viên trong bộ phận và đảm bảo tính hiệu quả các khóa và trực tiếp đào tạo hoặc phân
công đào tạo nhân viên mới.
• Trợ lý quản lý bộ phận Buồng
Thực hiện các công việc mà giám đốc và ban điều hành giao, thay mặt giám đốc khi vắng mặt giám sát.
• Quản trị viên bộ phận Buồng
- Quản lý và duy trì các nhật ký và báo cáo khác nhau; quản lý chính xác sổ làm việc
về tiền thưởng; cập nhật thường xuyên bảng thông báo của bộ phận.
- Giám sát việc quản lý và duy trì các báo cáo khác nhau được yêu cầu để hỗ trợ hoạt
động dọn phòng và giặt là.
- Các lịch trình khác nhau sẽ được quản lý và duy trì, có thể bao gồm lịch đào tạo,
lịch làm việc, lịch kiểm tra và các lịch trình khác cần thiết để hỗ trợ hoạt động của bộ phận.
• Nhân viên giám sát
- Giám sát quá trình làm việc của nhân viên buồng phòng, kịp thời sửa các lỗi sai để
đảm bảo phòng được dọn theo quy chuẩn của khách sạn, đánh giá nhân viên làm việc trong ca.
- Lên kế hoạch vệ sinh theo từng khu vực trong khách sạn theo công suất phòng.
- Kiểm tra vệ sinh phòng khách, khu vực công cộng.
- Theo dõi tình trạng phòng và thường xuyên cập nhật thông tin trên hệ thống phòng
để cập nhật tình hình các phòng có sự thay đổi.
• Nhân viên điều phối
Giữ trọng trách làm mối liên kết qua lại giữa bộ phận buồng phòng với các bộ phận
khác như bộ phận lễ tân, bộ phận bếp, bộ phận ẩm thực có yêu cầu về thực đơn đồ ăn,
check in, check out phòng, ý kiến của khách hàng, hoặc các vấn đề liên quan. làm các
công việc văn phòng của bộ phận buồng phòng. Bao gồm các công việc như sau:
- Nhận và vào sổ tất cả các cuộc điện thoại, chuyển thông tin đến những người có liên
quan. Nhận điện thoại của khách, vào sổ, kiểm tra, theo dõi xem các yêu cầu đã được thực hiện đến đâu.
- Nhận các thông tin liên quan đến khách từ bộ phận lễ tân như: Thông tin khách đến,
phòng VIP đến trong ngày…, thông báo cho nhân viên bộ phận buồng phòng liên quan để
có sự chuẩn bị kịp thời.
- Nhận và làm báo cáo các đồ dùng, trang thiết bị bị hỏng, mất; gửi yêu cầu sửa chữa
đến bộ phận kỹ thuật.
- Phối hợp với lễ tân, buồng phòng trong việc cung cấp các đồ dùng khi khách yêu cầu thêm.
- Làm các báo cáo hàng ngày / tháng của bộ phận buồng phòng hoặc các thông báo,
thư từ đơn giản, trình cấp trên duyệt, lưu các báo cáo, thông báo vào các cặp tài liệu.
• Nhân viên bộ phận
Tổng số lao động của bộ phận 27 người, trong đó bao gồm 1 trưởng bộ phận, 1 trợ
lý quản lý, 1 quản trị viên, 1 nhân viên điều phối, 8 nhân viên giám sát ca và 15 nhân viên
được chia vào từng khu vực làm việc khác nhau của bộ phận, ngoài ra còn có thêm 4 thực
tập sinh. Tất cả các nhân viên của bộ phận buồng đều sẽ được phân chia ca làm việc theo
ca. Hàng ngày, Trưởng bộ phận phải kiểm tra lại tất cả hồ sơ khách đặt phòng, tình trạng
phòng, yêu cầu dịch vụ đặc biệt và rà soát đối chiếu các loại giấy tờ, do đó không trực
tiếp làm buồng hay trực các khu vực công cộng mà thường làm việc trong văn phòng. Tất
cả nhân viên trong bộ phận họp 01 lần mỗi ngày, ca trước bàn giao tình trạng công việc
và tiến độ hoàn thành cho ca sau. Trong cuộc họp hàng ngày, Trưởng bộ phận sẽ cập nhật
các thông tin quan trọng và các thay đổi cần thiết cho nhân viên nếu có.
Các ca làm việc đều có tối thiểu 01 giám sát bộ phận – là người trực tiếp giám sát
quy trình làm việc và hỗ trợ nhân viên xử lý các yêu cầu của khách. Hoạt động của nhân
viên Buồng, Linen, Florist, Public đều chịu sự quản lý chung của giám sát bộ phận.
Nhân viên bộ phận nói chung ở độ tuổi trẻ và năng động: nhân viên nữ của bộ phận
có 9 người với độ tuổi 22 – 29 tuổi, nhân viên nam có 10 người với độ tuổi khoảng từ 21
– 27 tuổi còn lại là các nhân viên lâu năm có độ tuổi từ 35 – 50 tuổi. Xét về trình độ học
vấn, nhân viên tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng chiếm 40%, 60% tốt nghiệp đại học liên
quan đến ngành du lịch, khách sạn. Hơn một nửa số nhân viên làm việc tại bộ phận đã
từng có kinh nghiệm làm việc tại các khách sạn khác. Nhưng ở thời điểm hiện tại do tình
hình dịch bệnh ảnh hưởng mạnh mẽ đến khả năng kinh tế cũng như doanh thu của khách
sạn rất nhiều nhân viên ở bộ phận đã nghỉ việc và chỉ còn lại một số ít nhân viên làm việc
cùng với thực tập sinh tại bộ phận.
* Cách thức quản lý điều hành của bộ phận Buồng
Cách thức tổ chức điều hành của bộ phận Buồng sẽ có Trưởng bộ phận điều hành,
sắp xếp các công việc có liên quan đến bộ phận Buồng phòng như quản lý vật dụng có
liên quan đến hoạt động của bộ phận, thu chi, quản lý 27 nhân viên của bộ phận buồn
phòng, sắp xếp, lãnh đạo nhân viên làm việc theo đúng nội quy làm việc, tránh xảy ra các
khiếu nại từ khách hàng, đảm bảo tuyệt đối phòng sạch sẽ, không để sảy ra sai sót trong
công việc. Và là người lập kế hoạch, giám sát, xử lý đồng thời cũng tiến hành kiểm tra
tiến độ làm việc của nhân viên trong ca làm.