Cách Viết Email Chuyên Nghiệp và Hiệu Quả | Giao Tiếp Kinh doanh
Cách Viết Email Chuyên Nghiệp và Hiệu Quả | Giao Tiếp Kinh doanh với những kiến thức và thông tin bổ ích giúp sinh viên tham khảo, ôn luyện và phục vụ nhu cầu học tập của mình cụ thể là có định hướng, ôn tập, nắm vững kiến thức môn học và làm bài tốt trong những bài kiểm tra, bài tiểu luận, bài tập kết thúc học phần, từ đó học tập tốt và có kết quả cao cũng như có thể vận dụng tốt những kiến thức mình đã học vào thực tiễn cuộc sống. Mời bạn đọc đón xem!
Preview text:
Cách Viết Email Chuyên Nghiệp và Hiệu Quả
1. Nghĩ trước khi viết
Khi ngồi vào máy chuẩn bị viết email, các bạn đừng quá vội vàng viết ngay.
Bạn nên dành thời gian từ 1 – 3 phút, thậm chí là nhiều hơn để suy nghĩ trước
khi viết. Bạn cần trả lời được các câu hỏi như:
Tại sao bạn lại gửi email này?
Mục đích bạn gửi mail này là gì?
Bạn muốn nhận được gì từ người nhận?
Email này có thực sự cần thiết phải gửi đi hay không? Xác định được vấn đề
qua những câu hỏi trên giúp bạn không bị lãng phí thời gian khi viết. Đặc biệt,
bạn sẽ biết nên bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào cho thư điện tử bạn sắp viết.
2. Mở đầu ấn tượng
Lời chào mở đầu email rất quan trọng, tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà
bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Chẳng hạn như:
Đối với trường hợp người nhận và bạn có sự thân thiết: Có thể gửi lời chào như:
“Chào bạn, chào người anh em, xin chào,…
Đối với trường hợp người nhận là người nước ngoài: Bạn có thể gửi lời chào
nhẹ nhàng như Hi Ana, Hi Mark,…
Đối với trường hợp cần sự lịch sự, trịnh trọng: Bạn nên dùng những lời chào
như: Dear Mr James, Dear Miss Lona,…
Đối với Việt Nam thì các bạn nên dùng với “kính gửi”. Cách trình bày lời chào
bạn cần lưu ý theo cấu trúc sau: [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy].
Ví dụ như: Hi Hằng, Dear Jessica, Chào em Hana thân quý, 3. Tóm tắt nhanh
Tuỳ vào dạng email bạn gửi cho người nhận với mục đích gì mà sẽ triển khai
nội dung sao cho phù hợp. Đối với email phục vụ công việc, để trình bày cho
một vấn đề nào đó thì cách viết email phần nội dung sẽ dựa trên mục đích, tính
chất công việc để triển khai sao cho hợp lý. Một email chuẩn về nội dung sẽ
phải có đầy đủ 3 phần là: Mở, thân và kết.
Đối với mở đầu thư: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể để
người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
Điều này giúp người nhận có thể hiểu được vấn đề bạn muốn đề cập và truyền
tải như thế nào một cách khái quát. Đồng thời, bạn cũng không làm mất thời gian của họ. 4. Sắp xếp logic
Đối với thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, nó có thể là giải pháp, cách giải
quyết, phương án hoặc nhận định của bạn.
Đặt thông tin theo trình tự logic và sử dụng các đoạn văn ngắn, dễ đọc.
Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu:
Khi viết thư điện tử, ngoài việc viết ngắn gọn thì bạn cần tránh viết tắt. Chẳng
hạn như: Bn, mk, nv, bik, đk,…
Viết email sử dụng phong cách ngôn ngữ cá nhân sẽ khiến người đọc khó hiểu
nội dung bạn muốn truyền tải. Không những vậy, nó còn khiến người đọc cảm
nhận được sự thiếu nghiêm túc, đặc biệt khi gửi mail cho khách hàng, đối tác.
Cấu trúc cũng phải có đầu, có đuôi, bạn không nên biết cốc lốc, thiếu chủ ngữ,
hay đảo lộn nội dung. Nó sẽ gây khó hiểu và không đạt được hiệu quả như
mong muốn ở người nhận. Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi
Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm:
Trong email công việc, hay email ứng tuyển thì file đính kèm rất quan trọng.
Nó sẽ được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung.
Nó như tài liệu để bổ sung thêm cho nội dung trong email được đầy đủ hơn. Vì
vậy hãy kiểm tra số lượng tệp xem đã đầy đủ hay chưa trước khi gửi.
5. Kết thúc với hành động
Mời người nhận tiếp nhận hoặc hành động cụ thể để đảm bảo hiệu quả của email.
Đề cập đến yêu cầu về nhận phản hồi, hoặc đóng góp từ phía người nhận. Đôi
khi nội dung cuối email cũng là một số câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời,…
Đó là đối với email đầu khi viết, còn từ những email sau sẽ là thư phản hồi. Các
bạn chỉ cần vào thẳng vấn đề và không cần giải thích dài dòng việc gửi email.
Lúc này email phản hồi của bạn nên có sự dễ hiểu, dễ đọc, ngắn gọn, đủ ý và
đảm bảo mục đích hướng đến.