Cẩm nang quản lý kho hàng hiệu quả | Đại học Thái Nguyên

Cẩm nang quản lý kho hàng hiệu quả | Đại học Thái Nguyên. Tài liệu được sưu tầm giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao trong kì thi sắp tới. Mời bạn đọc đón xem !

Môn:
Trường:

Đại học Thái Nguyên 164 tài liệu

Thông tin:
12 trang 3 tháng trước

Bình luận

Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để gửi bình luận.

Cẩm nang quản lý kho hàng hiệu quả | Đại học Thái Nguyên

Cẩm nang quản lý kho hàng hiệu quả | Đại học Thái Nguyên. Tài liệu được sưu tầm giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao trong kì thi sắp tới. Mời bạn đọc đón xem !

40 20 lượt tải Tải xuống
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho
cho ca hàng và chui ca hàng bán l
(Bí quyết mi ch shop cn biết để qun lý tn kho chính xác, gim tht thoát,
ti ưu kho để tăng li nhun)
Cung cp bi
Phn mm qun lý bán hàng SIÊU ĐƠN GIN
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 1
Ni dung
Gii thiu 2
1. T chc qun lý kho 3
a. Quy trình qun lý 3
b. T động hóa 4
c. Kim soát độ chính xác 4
Các bước kim kê: 5
X lý sau kim kê: 5
2. Ti ưu hàng tn kho 7
a. Theo dõi nhng ch s quan trng 7
T l quay vòng kho 7
T l lãi gp trên vn tn kho 7
b. D đoán nhu cu 8
3. ng dng công ngh 9
a. La chn ĐÚNG phn mm 9
b. Đưa thông tin hàng hóa vào phn mm 10
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 2
Gii thiu
Vic qun lý hàng hóa tn kho sao cho hiu qu có th làm nhiu nhà bán l mt
ng.
Mua hàng nhiu quá, va tn chi phí vn, khi bán chm li phi gim giá để đẩy
hàng làm nh hưởng đến li nhun. Tuy nhiên, nếu không có đủ hàng hóa để
bán thì ca hàng li b mt doanh s và làm gim độ hài lòng và lòng trung
thành ca khách hàng.
Vy làm thế nào để có mc tn kho “va đủ”? Tht s là không có câu tr li
cui cho câu hi này, vì mi loi hình bán l có các đặc trưng và nhu cu khác
nhau. Tuy vy, có nhng phương pháp thc tế đã được chng minh có th
giúp bn có được mc tn kho hp lý nht cho ca hàng ca mình mà chúng
tôi s đề cp đến trong cm nang này: T vic t chc kho, theo dõi hàng hóa,
cho đến la chn mt phn mm phù hp để gim thiu thi gian và chi phí
vn hành kho.
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 3
1. T chc qun lý kho
Qun lý kho ph thuc vào 3 yếu t: con người, quy trình và công ngh.
Dù phn mm có th là cng c để lưu tr thông tin, theo dõi s lượng hàng
tn kho, nhưng cách thc con người s dng cng c này ra sao, theo quy
trình như thế nào mi quyết định được s thành công trong vic qun lý kho.
Vì vy, trước khi nghĩ đến vic s dng phn mm (công c) nào, hãy bt tay
vào các bước dưới dây:
a. Quy trình qun lý
Đừng ch nghĩ mi th trong đầu! Hãy c th hóa bng vic ly giy và bút ra và
phát tho các bước. T kim tra tn kho xem hàng nào sp hết, đặt hàng nhà
cung cp, nhn hàng nhp kho, cho đến trưng bày hàng lên k
Toàn nhng công vic cơ bn và quen thuc, nhưng khi đã v rành rt ra giy,
bn có cơ hi nhìn li toàn b các khâu, để xem ai đang ph trách khâu nào,
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 4
vic đó được thc hin ra sao, khâu nào có th xy ra sai sót, khâu nào còn
thiếu hiu qu.
Dưới đây là mt quy trình mu mà ch shop có th tham kho
b. T động hóa
Kim tra li xem nhng khâu nào đang mt nhiu thi gian mà có th ci thin:
ví d nhp kho, dán mã, làm giá bán … hoc nhng công vic nào phi làm lp
li: như vic cp nht hàng hóa vào phn mm qun lýđưa thông tin hàng
hóa lên website bán hàng khi 2 h thng không kết ni vi nhau.
c. Kim soát độ chính xác
Vn hành mt ca hàng thì luôn cn có con người, và đâu có con người thì
đó có sai sót – đặc bit khi liên quan đến công vic đòi hi nhiu chi tiết, và k
lut cao như qun lý hàng hóa trong kho, bt k bn đang dùng phn mm gì.
Tt nhiên, vic dùng đúng phn mm h tr s làm cho công vic đơn gin và
nh nhàng hơn rt nhiu, nhưng bn vn cn phi thường xuyên tiến hành kim
tra để đảm bo s lượng hàng hóa theo phn mm (hoc s sách) khp vi
lượng hàng thc tế có trong kho.
Cách tt nht là tiến hành kim kê định k, mt phn hoc toàn b kho hàng
ca bn.
Kim tra
hàng tn
kho xem
hàng nào
sắp hết
hàng
Kim tra
kết qu
kinh
doanh ca
nhng
mặt hàng
này
Kết qu
kinh
doanh tt?
Đặt hàng
nhà cung
cấp
Nhn
hàng,
nhp kho
Trưng bày
hàng ra
cửa hàng
Lên kế
hoch x
hàng
N
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 5
Phn mm qun lý bán hàng Suno.vn cho phép nhp s liu kim kê trc
tiếp vào phn mm. Như vy, bn có th dùng các thiết b cm tay như
ipad đến ca hàng hoc kho hàng để đếm hàng và nhp kim kê trc tiếp
vào phn mm.
Các bước kim kê:
- Lp kế hoch v thi gian, địa đi đim, ngành hàng chun b kim kê.
Thông báo cho khách hàng biết trước nếu cn đóng ca sm, hoc m
ca tr để phc v vic kim kê. Thông báo và phân công nhim v c
th cho nhân viên.
- Nếu chưa có phn mm hoc phn mm không h tr, thì in danh sách
các mt hàng cn kim kê cùng vi mã hàng, giá bán, và s lượng theo
s.
- Sp đặt li hàng hóa cho đúng v trí, và thun tin cho vic kim đếm.
Khi đếm nên tp trung hoàn thành cho tng nhóm hàng hoc khu vc
trưng bày, tránh vic nhy t nhóm hàng này sang nhóm hàng khác hoc
t khu vc này sang khu vc khác.
- Khi hoàn thành đếm hàng, so sánh s liu thc tế vi s liu trên s
sách. Nếu mi th n hết thì s liu ca bn phi ging nhau.
X lý sau kim kê:
Thông thường sau khi kim kê s có sai lch v s liu ít hay nhiu. Thường là
thiếu hàng, và cũng có trường hp là lch hàng ca nhng hàng hóa ging
(thiếu mt hàng này và tha mt hàng kia). Nếu sai lch ít không đáng k thì
bn có th th phào, tuy nhiên rt nhiu trường hp có sai lch ln gia s liu
s sách và s liu đếm thc tế, đặc bit vi các ca hàng không thường xuyên
kim kho. Lúc này có 2 vic bn phi làm:
- X lý kết qu kim kê: rà soát li các chng t nhp – xut hàng đối
vi các mt hàng b thiếu mt ln na để đảm bo không b sót điu gì
(có phiếu bán hàng nào đó chưa được tính, có đem làm hàng mu đâu
đó không, nhân viên thiết kế có mượn để chp hình hay không …. ). Rà
soát li kho hàng xem các mt hàng y có nm ch nào khác hay không.
Sau khi có sai lch cui cùng, ch shop có th tính toán giá tr sai lch,
và x lý theo quy định ca hàng (nhân viên chu bao nhiêu %, qun lý
ca hàng chu bao nhiêu %, ch chu bao nhiêu % ) sau đó cp nht tn
kho thc tế vào phn mm, s sách.
- Tìm cách loi tr nguyên nhân gây sai lch: đây mi là cách gii quyết
t gc r ca vn đề.
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 6
Một số nguyên nhân phổ biết gây sai lệch tồn kho:
Sai$sót$trong$quá$trình$vận$hành$như$là$nhập$liệu$sai$(sai$mã$hàng,$sai$
số$ng),$quên$nhp$liu,$nhà$cung$cp$giao$hàng$sai.$Chủ$shop$có$thể$
hạn$chế$các$sai$sót$bằng$cách$dùng$mã$vạch$để$qun$lý$hàng$hóa,$và$
dùng$máy$quét$barcode$để$hỗ$trợ$vic$nhp,$xut$kho.$$
Thưng$xuyên$rà$soát$li$các$chng$từ$mua$hàng,$và$yêu$cầu$nhân$viên$
bán$hàng$in$phiếu$tính$tin$cho$mi$giao$dch$bán$ra$cũng$giúp$giảm$
thiu$sai$sót$và$vic$gian$ln.$$
$
Một$nghiên$cứu$của$U.S$Retail$Fraud$chỉ$ra$rng:$
ü 16.5%$sai$lệch$kho$là$do$sai$sót$trong$vn$hành,$giấy$tờ$
ü 6.8%$là$sai$lệch$do$nhà$cung$cp$nhm$hoặc$gian$lận.$
$
Sai$sót$do$bị$mất$cp$và$gian$lận$
$
Cũng$theo$U.S$Retail$Fraud:$
ü 38%$các$mt$mát$tại$cửa$hàng$là$do$khách$hàng$lấy$cắp$$
ü 34.5%$các$mất$mát$gây$ra$bởi$Nhân$viên.$$
ü 6.1%$các$mt$mát$không$rõ$nguyên$nhân.$
Như$vậy,$nếu$có$ngân$sách,$chủ$shop$có$thể$đầu$tư$các$thiết$bị$an$ninh$
như$camera$an$ninh$hay$cổng$từ,$tem$từ$…$Bên$cạnh$đó,$mt$đầu$tư$
khác$quan$trng$hơn$là$đầu$tư$cho$việc$tuyn$dng$nhng$con$ngưi$
phù$hp$và$đào$to$họ$tht$kỹ$cũng$như$có$chính$sách$lương$thưởng$
tha$đáng.$Nhng$nhân$viên$có$hiu$biết,$đưc$đào$to$bài$bn$và$hài$
lòng$mi$thu$nhp$của$mình$không$chỉ$ít$nghỉ$trò$gian$ln$ca$hàng$
hơn$mà$còn$làm$việc$chăm$chỉ$hơn,$chú$ý$quan$sát$và$hỗ$trợ$khách$
hàng$hơn,$qua$đó$cũng$giảm$được$tỉ$lệ$mất$cp$gây$ra$bi$khách$hàng.$$
$
Ngoài$ra$đầu$tư$về$con$ngưi$cũng$giúp$bn$to$ra$cht$lưng$dch$vụ$
khách$hàng$tt$hơn,$to$sự$khác$bit$và$tăng$khả$năng$cnh$tranh$cho$
shop$của$mình.$
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 7
2. Ti ưu hàng tn kho
Các xu hướng tiêu dùng, thay đổi mùa v và nhu cu ca khách hàng thì
thường xuyên thay đổi, và các nhà bán l cn phi theo kp. Làm sao để biết
nhng hàng nào bán được để mua thêm hàng, nhng hàng nào không hiu qu
cn ct gim, qua đó ti ưu s lượng hàng tn kho cũng như s vn b ra để
mua hàng.
a. Theo dõi nhng ch s quan trng
T l quay vòng kho
Giá vn hàng bán
T l quay vòng kho = -----------------------------------
Giá tr tn kho trung bình
T l này xác định s ln mt hàng hóa được bán ra trong mt khong thi gian
c th.
Ví d: mt ca hàng thi trang có giá vn hàng tn kho trung bình là 100 triu
đồng, và giá vn hàng hàng bán ra trong vòng 12 tháng là 500 triu. Trong
trường hp này, T l quay vòng kho = 500tr/100tr = 5, nghĩa là ca hàng này đã
bán “hết” kho hàng ca mình 5 ln trong năm này.
Theo dõi t l quay vòng kho giúp ch shop thy được tc độ dch chuyn hàng
hóa ca ca hàng mình. T l này càng ln càng tt, vì nó đồng nghĩa vi vic
bn không tn quá nhiu tin vn tn kho.
Ch shop cũng có th tính toán t l quay vòng kho cho tng hàng hóa, ri xem
hàng nào bán nhanh, hàng nào bán chm để biết cách đặt mua hàng hiu qu
hơn.
T l lãi gp trên vn tn kho
Lãi gp
T l lãi gp trên vn tn kho = ------------------------
Vn tn kho
Ch s này cho biết t l sinh li trên s vn bn đầu tư vào kho, tc là mi
đồng đầu tư vào kho, sinh li cho bn được bao nhiêu.
Ví d: mt ca hàng thi trang có vn tn kho trung bình là 100tr, và lãi gp là
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 8
Một cửa hàng phụ kiện khi xem báo cáo nhận thấy là gần dây họ có nhiều đơn hàng
hơn, nhưng khách hàng chủ yếu mua các phụ kiện có lợi nhuận ít, thay vì mua các
phụ kin hand-make có giá cao hơn. Để giải quyết vấn đề này, cửa hàng đã gộp các
mặt hàng bán chạy với các mặt hàng có biên lợi nhuận cao rồi bán khuyến mãi các
combo này. Cùng vài điều chỉnh nhỏ nữa, doanh thu của họ đã tăng lên 300%.
250tr. Như vy t l lãi gp trên vn tn kho là 2.5. Tc là ca hàng này kiếm
được 2.5 đồng cho mi đồng đầu tư vào kho.
Tương t bn có th tính t l lãi gp trên vn tn kho cho tng hàng hóa để
xem nên tiếp tc vi mt mt hàng như thế nào (tiếp tc kinh doanh, x hàng
ngng kinh doanh …)
b. D đoán nhu cu
D đoán nhu cu ca khách hàng tt giúp các ch shop đối phó vi các xu
hướng đang thay đổi, đáp ng nhu cu ca khách hàng và cnh tranh vi đối
thu. Ch shop có th d đoán nhu cu ca khách hàng da vào s liu bán
hàng trước đây, các xu hướng hin ti, độ quan tâm ca khách hàng, các yếu
t mùa v và tt nhiên là thêm mt ít trc giác.
Có vài cách để d đoán nhu cu, phân ra hai nhóm là định tính và định lượng.
Vi phương pháp định tính, các nhà bán l ln có th tiến hành kho sát th
trường, phng vn các khách hàng, các chuyên gia và nhng thành viên ch
cht trong công ty.
Vi phương pháp định lượng, người ta thiết lp các mô hình để d đoán tương
lai theo d liu trước đó. Điu này đặc bit hu ích vi các nhà bán l hàng tiêu
dùng, có các mt hàng lp đi lp li. Người ta cũng có th d đoán nhu cu
cho các sn phm mi - chưa tng có lch s bán hàng, bng cách liên kết các
sn phm này vi các sn phm cũ tương t.
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 9
3. ng d ng công ngh
Đọc qua 2 phn trên thì bn có th thy bao nhiêu là công vic phi làm để
th qun lý kho cht ch, kinh doanh hiu qu. Rt nhiu bước trong đó có th
được h tr tt bi phn mm – tt nhiên là phi la chn đúng phn mm phù
hp.
a. La chn ĐÚNG phn mm
Phn mm qun lý kho nào tt nht? Nếu ai đó tr li ngay cho bn tên phn
mm – thì nghĩa là h đang qung cáo. Trong phn mm không có khái nim
“one solution fits all” – mt gii pháp phù hp cho tt c, nên phn mm “tt
nht” s là phn mm “phù hp” vi mô hình kinh doanh ca bn, vi nhu cu
ca bn nht.
Vì vy, vic đầu tiên cn làm trước khi la chn mt phn mm là ngi lit kê ra
nhu cu ca bn, các hot động thường ngày – cho hin ti và có th cho các
nhu cu m rng trong tương lai.
Dưới đây là danh sách các câu hi để bn kim tra nhu cu ca mình:
- Mc độ chi tiết ca hàng hóa mà bn mun qun lý (ví d vi qun áo,
giày dép thì có mun qun lý màu sc, size, kiu … Vi hàng đin thoi
đin máy thì có mun qun lý đích danh theo imei, serial không )
- Bn thường xuyên có mt ti ca hàng hay hay chy ngoài.
- Trình độ máy tính ca nhân viên kho thường xuyên tương tác vi phn
mm
- Bn có bán hàng online hay không/ có d định m bán online hay không
- Có d định m thêm ca hàng/ chi nhánh hay không.
Khi đã rõ các nhu cu bn có th bt đầu tìm hiu và so sánh các gii pháp –
cách ph biến nht là tìm kiếm trên google.
Bt k nhu cu ca bn là gì, v khía cnh công ngh chúng tôi khuyên bn nên
la chn các phn mm s dng công ngh đin toán đám mây. Đin toán
đám mây đã ph biến trên thế gii và đang là xu hướng ti Vit Nam.
Ch Yến – ch shop Lyly cho biết: “trước đây chúng tôi đã có dùng phn mm
bán hàng ri, lúc đó 1 phn các phn mm trên nn web chưa ph biến, 1 phn
vì mun nm gi phn mm trong tay nên tôi dùng phn mm cài đặt trên máy
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 10
tính. Mt ln nhân viên dùng USB chép nhc vào máy tính, chng may làm
nhim virus phá hư chương trình và d liu, mang đến trung tâm cp cu d
liu mt rt nhiu chi phí mà cũng không khôi phc li được hoàn toàn”
Không ging như các phn mm truyn thng cn phi cài đặt, bn có th làm
vic vi phn mm qun lý tn kho trên nn web t bt c nơi nào có internet.
Phn mm và d liu được lưu gi trên nhng server chuyên nghip, giúp cho
d liu luôn được an toàn, k c khi máy tính ca bn gp s c.
Mt điu cũng cn quan tâm là tng chi phí phi b ra để s dng phn mm.
Nh kim tra kĩ các chi phí như phí khi to, chi phí nâng cp - bo trì h tr,
hoc các chi phí tim n mà bn không nhn biết được khi mi dùng phn
mm (có cách tính phí CH T) như chi phí thêm người dùng, thêm hàng hóa,
thêm dung lượng
Danh sách các phiếu nhp kho t phn mm qun lý bán hàng Suno.vn
b. Đưa thông tin hàng hóa vào phn mm
Tùy vào phn mm mà bn la chn s có các thông tin qun lý khác nhau.
Nhưng mt h thng kho thường s phi có nhng thông tin cơ bn sau đây:
- Tên hàng hóa: dùng để phân bit các hàng hóa. Đặt tên hàng hóa sao
Cm nang qun lý hàng hóa tn kho cho bán l 11
Sản phm hay Hàng hóa
Sản phẩm dùng thường được dùng để đại diện chung cho các hàng hóa
cùng tính năng, mẫu mã, nhưng khác nhau ở các thuộc tính.
cho gi nh, súc tích, và nht quán (ví d đặt tên hàng theo mt định
dng c định là: chng loi + tên thương hiu + màu sc)
- Mã hàng: dùng mã hàng đã có hoc phn mm t to mã mi cho các
mt hàng chưa có mã. Nếu bn không có kinh nghim trong vic to mã
và qun lý mã thì hãy để trng mc này cho phn mm t to.
- S lượng: s lượng hàng nhp kho
- Mô t hàng hóa: nếu bn có bán hàng online, hãy nhp vào các mô t
để khách có th có thêm nhiu thông tin v sn phm.
- Hình nh: Nếu có th bn hãy chp và upload hình nh vào phn mm,
vic này s giúp bn tìm kiếm và nhn din hàng hóa sau này tt hơn.
Ngoài ra nếu bn mun làm website bán hàng, thì mi thông tin đã sn
sàng cho bn.
- Giá vn: giá vn mua hàng (sau khi đã tr chiết khu, khuyến mãi)
- Giá bán: nhp giá bán hàng hóa
- VAT: nhp % thuế VAT (nếu có)
- Nhà cung cp/ Nhà sn xut
Bn có th chun b các thông tin trên file excel ri sau đó import vào phn
mm cho nhanh.
Ví d: Sn phm iphone 7, có các hàng hóa iphone 7 màu đen - 32G, iphone 7
màu đen -128G, iphone 7 màu vàng -32G, iphone 7 màu vàng – 128G …..
Mt mu áo qun mi là sn phm, nhưng
mu đó vi màu sc, size c th thì là hàng
hóa.
| 1/12

Preview text:

Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho
cho cửa hàng và chuỗi cửa hàng bán lẻ
(Bí quyết mọi chủ shop cần biết để quản lý tồn kho chính xác, giảm thất thoát,
tối ưu kho để tăng lợi nhuận) Cung cấp bởi
Phần mềm quản lý bán hàng SIÊU ĐƠN GIẢN Nội dung Giới thiệu 2
1. Tổ chức quản lý kho 3 a. Quy trình quản lý 3 b. Tự động hóa 4
c. Kiểm soát độ chính xác 4 Các bước kiểm kê: 5 Xử lý sau kiểm kê: 5
2. Tối ưu hàng tồn kho 7
a. Theo dõi những chỉ số quan trọng 7 Tỉ lệ quay vòng kho 7
Tỉ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho 7 b. Dự đoán nhu cầu 8
3. Ứng dụng công nghệ 9
a. Lựa chọn ĐÚNG phần mềm 9
b. Đưa thông tin hàng hóa vào phần mềm 10
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 1 Giới thiệu
Việc quản lý hàng hóa tồn kho sao cho hiệu quả có thể làm nhiều nhà bán lẻ mất ngủ.
Mua hàng nhiều quá, vừa tốn chi phí vốn, khi bán chậm lại phải giảm giá để đẩy
hàng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu không có đủ hàng hóa để
bán thì cửa hàng lại bị mất doanh số và làm giảm độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Vậy làm thế nào để có mức tồn kho “vừa đủ”? Thật sự là không có câu trả lời
cuối cho câu hỏi này, vì mỗi loại hình bán lẻ có các đặc trưng và nhu cầu khác
nhau. Tuy vậy, có những phương pháp thực tế đã được chứng minh có thể
giúp bạn có được mức tồn kho hợp lý nhất cho cửa hàng của mình mà chúng
tôi sẽ đề cập đến trong cẩm nang này: Từ việc tổ chức kho, theo dõi hàng hóa,
cho đến lựa chọn một phần mềm phù hợp để giảm thiểu thời gian và chi phí vận hành kho.
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 2
1. Tổ chức quản lý kho
Quản lý kho phụ thuộc vào 3 yếu tố: con người, quy trình và công nghệ.
Dù phần mềm có thể là cộng cụ để lưu trữ thông tin, theo dõi số lượng hàng
tồn kho, nhưng cách thức con người sử dụng cộng cụ này ra sao, theo quy
trình như thế nào mới quyết định được sự thành công trong việc quản lý kho.
Vì vậy, trước khi nghĩ đến việc sử dụng phần mềm (công cụ) nào, hãy bắt tay
vào các bước dưới dây:
a. Quy trình quản lý
Đừng chỉ nghĩ mọi thứ trong đầu! Hãy cụ thể hóa bằng việc lấy giấy và bút ra và
phát thảo các bước. Từ kiểm tra tồn kho xem hàng nào sắp hết, đặt hàng nhà
cung cấp, nhận hàng nhập kho, cho đến trưng bày hàng lên kệ …
Toàn những công việc cơ bản và quen thuộc, nhưng khi đã vẽ rành rọt ra giấy,
bạn có cơ hội nhìn lại toàn bộ các khâu, để xem ai đang phụ trách khâu nào,
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 3
việc đó được thực hiện ra sao, khâu nào có thể xảy ra sai sót, khâu nào còn thiếu hiệu quả.
Dưới đây là một quy trình mẫu mà chủ shop có thể tham khảo Kiểm tra Kiểm tra hàng tồn kết quả Kết quả Đặt hàng Nhận Trưng bày kho xem kinh hàng nào doanh của kinh nhà cung hàng, hàng ra sắp hết những doanh tốt? cấp nhập kho cửa hàng hàng mặt hàng này N Lên kế hoạch xả hàng b. Tự động hóa
Kiểm tra lại xem những khâu nào đang mất nhiều thời gian mà có thể cải thiện:
ví dụ nhập kho, dán mã, làm giá bán … hoặc những công việc nào phải làm lặp
lại: như việc cập nhật hàng hóa vào phần mềm quản lý và đưa thông tin hàng
hóa lên website bán hàng khi 2 hệ thống không kết nối với nhau.
c. Kiểm soát độ chính xác
Vận hành một cửa hàng thì luôn cần có con người, và ở đâu có con người thì ở
đó có sai sót – đặc biệt khi liên quan đến công việc đòi hỏi nhiều chi tiết, và kỹ
luật cao như quản lý hàng hóa trong kho, bất kể bạn đang dùng phần mềm gì.
Tất nhiên, việc dùng đúng phần mềm hỗ trợ sẽ làm cho công việc đơn giản và
nhẹ nhàng hơn rất nhiều, nhưng bạn vẫn cần phải thường xuyên tiến hành kiểm
tra để đảm bảo số lượng hàng hóa theo phần mềm (hoặc sổ sách) khớp với
lượng hàng thực tế có trong kho.
Cách tốt nhất là tiến hành kiểm kê định kỳ, một phần hoặc toàn bộ kho hàng của bạn.
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 4
Phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn cho phép nhập số liệu kiểm kê trực
tiếp vào phần mềm. Như vậy, bạn có thể dùng các thiết bị cầm tay như
ipad đến cửa hàng hoặc kho hàng để đếm hàng và nhập kiểm kê trực tiếp vào phần mềm.
Các bước kiểm kê:
- Lập kế hoạch về thời gian, địa điạ điểm, ngành hàng chuẩn bị kiểm kê.
Thông báo cho khách hàng biết trước nếu cần đóng cửa sớm, hoặc mở
cửa trể để phục vụ việc kiểm kê. Thông báo và phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên.
- Nếu chưa có phần mềm hoặc phần mềm không hỗ trợ, thì in danh sách
các mặt hàng cần kiểm kê cùng với mã hàng, giá bán, và số lượng theo sổ.
- Sắp đặt lại hàng hóa cho đúng vị trí, và thuận tiện cho việc kiểm đếm.
Khi đếm nên tập trung hoàn thành cho từng nhóm hàng hoặc khu vực
trưng bày, tránh việc nhảy từ nhóm hàng này sang nhóm hàng khác hoặc
từ khu vực này sang khu vực khác.
- Khi hoàn thành đếm hàng, so sánh số liệu thực tế với số liệu trên sổ
sách. Nếu mọi thứ ổn hết thì số liệu của bạn phải giống nhau.
Xử lý sau kiểm kê:
Thông thường sau khi kiểm kê sẽ có sai lệch về số liệu ít hay nhiều. Thường là
thiếu hàng, và cũng có trường hợp là lệch hàng của những hàng hóa giống
(thiếu mặt hàng này và thừa ở mặt hàng kia). Nếu sai lệch ít không đáng kể thì
bạn có thể thở phào, tuy nhiên rất nhiều trường hợp có sai lệch lớn giữa số liệu
sổ sách và số liệu đếm thực tế, đặc biệt với các cửa hàng không thường xuyên
kiểm kho. Lúc này có 2 việc bạn phải làm:
- Xử lý kết quả kiểm kê: rà soát lại các chứng từ nhập – xuất hàng đối
với các mặt hàng bị thiếu một lần nữa để đảm bảo không bỏ sót điều gì
(có phiếu bán hàng nào đó chưa được tính, có đem làm hàng mẫu ở đâu
đó không, nhân viên thiết kế có mượn để chụp hình hay không …. ). Rà
soát lại kho hàng xem các mặt hàng ấy có nằm chổ nào khác hay không.
Sau khi có sai lệch cuối cùng, chủ shop có thể tính toán giá trị sai lệch,
và xử lý theo quy định cửa hàng (nhân viên chịu bao nhiêu %, quản lý
cửa hàng chịu bao nhiêu %, chủ chịu bao nhiêu % ) sau đó cập nhật tồn
kho thực tế vào phần mềm, sổ sách.
- Tìm cách loại trừ nguyên nhân gây sai lệch: đây mới là cách giải quyết
từ gốc rễ của vấn đề.
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 5
Một số nguyên nhân phổ biết gây sai lệch tồn kho:
• Sai sót trong quá trình vận hành như là nhập liệu sai (sai mã hàng, sai
số lượng), quên nhập liệu, nhà cung cấp giao hàng sai. Chủ shop có thể
hạn chế các sai sót bằng cách dùng mã vạch để quản lý hàng hóa, và
dùng máy quét barcode để hỗ trợ việc nhập, xuất kho.
Thường xuyên rà soát lại các chứng từ mua hàng, và yêu cầu nhân viên
bán hàng in phiếu tính tiền cho mọi giao dịch bán ra cũng giúp giảm
thiểu sai sót và việc gian lận.
Một nghiên cứu của U.S Retail Fraud chỉ ra rằng:
ü 16.5% sai lệch kho là do sai sót trong vận hành, giấy tờ
ü 6.8% là sai lệch do nhà cung cấp nhầm hoặc gian lận.
• Sai sót do bị mất cắp và gian lận
Cũng theo U.S Retail Fraud:
ü 38% các mất mát tại cửa hàng là do khách hàng lấy cắp
ü 34.5% các mất mát gây ra bởi Nhân viên.
ü 6.1% các mất mát không rõ nguyên nhân.
Như vậy, nếu có ngân sách, chủ shop có thể đầu tư các thiết bị an ninh
như camera an ninh hay cổng từ, tem từ … Bên cạnh đó, một đầu tư
khác quan trọng hơn là đầu tư cho việc tuyển dụng những con người
phù hợp và đào tạo họ thật kỹ cũng như có chính sách lương thưởng
thỏa đáng. Những nhân viên có hiểu biết, được đào tạo bài bản và hài
lòng mới thu nhập của mình không chỉ ít nghỉ trò gian lận cửa hàng
hơn mà còn làm việc chăm chỉ hơn, chú ý quan sát và hỗ trợ khách
hàng hơn, qua đó cũng giảm được tỉ lệ mất cắp gây ra bởi khách hàng.
Ngoài ra đầu tư về con người cũng giúp bạn tạo ra chất lượng dịch vụ
khách hàng tốt hơn, tạo sự khác biệt và tăng khả năng cạnh tranh cho shop của mình.
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 6
2. Tối ưu hàng tồn kho
Các xu hướng tiêu dùng, thay đổi mùa vụ và nhu cầu của khách hàng thì
thường xuyên thay đổi, và các nhà bán lẻ cần phải theo kịp. Làm sao để biết
những hàng nào bán được để mua thêm hàng, những hàng nào không hiệu quả
cần cắt giảm, qua đó tối ưu số lượng hàng tồn kho cũng như số vốn bỏ ra để mua hàng.
a. Theo dõi những chỉ số quan trọng
Tỉ lệ quay vòng kho Giá vốn hàng bán
Tỉ lệ quay vòng kho = -----------------------------------
Giá trị tồn kho trung bình
Tỉ lệ này xác định số lần một hàng hóa được bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể.
Ví dụ: một cửa hàng thời trang có giá vốn hàng tồn kho trung bình là 100 triệu
đồng, và giá vốn hàng hàng bán ra trong vòng 12 tháng là 500 triệu. Trong
trường hợp này, Tỉ lệ quay vòng kho = 500tr/100tr = 5, nghĩa là cửa hàng này đã
bán “hết” kho hàng của mình 5 lần trong năm này.

Theo dõi tỉ lệ quay vòng kho giúp chủ shop thấy được tốc độ dịch chuyển hàng
hóa của cửa hàng mình. Tỉ lệ này càng lớn càng tốt, vì nó đồng nghĩa với việc
bạn không tốn quá nhiều tiền vốn tồn kho.
Chủ shop cũng có thể tính toán tỉ lệ quay vòng kho cho từng hàng hóa, rồi xem
hàng nào bán nhanh, hàng nào bán chậm để biết cách đặt mua hàng hiệu quả hơn.
Tỉ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho Lãi gộp
Tỉ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho = ------------------------ Vốn tồn kho
Chỉ số này cho biết tỉ lệ sinh lợi trên số vốn bạn đầu tư vào kho, tức là mỗi
đồng đầu tư vào kho, sinh lợi cho bạn được bao nhiêu.
Ví dụ: một cửa hàng thời trang có vốn tồn kho trung bình là 100tr, và lãi gộp là
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 7
250tr. Như vậy tỉ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho là 2.5. Tức là cửa hàng này kiếm
được 2.5 đồng cho mỗi đồng đầu tư vào kho.

Tương tự bạn có thể tính tỉ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho cho từng hàng hóa để
xem nên tiếp tục với một mặt hàng như thế nào (tiếp tục kinh doanh, xả hàng ngừng kinh doanh …)
Một cửa hàng phụ kiện khi xem báo cáo nhận thấy là gần dây họ có nhiều đơn hàng
hơn, nhưng khách hàng chủ yếu mua các phụ kiện có lợi nhuận ít, thay vì mua các

phụ kiện hand-make có giá cao hơn. Để giải quyết vấn đề này, cửa hàng đã gộp các
mặt hàng bán chạy với các mặt hàng có biên lợi nhuận cao rồi bán khuyến mãi các

combo này. Cùng vài điều chỉnh nhỏ nữa, doanh thu của họ đã tăng lên 300%.
b. Dự đoán nhu cầu
Dự đoán nhu cầu của khách hàng tốt giúp các chủ shop đối phó với các xu
hướng đang thay đổi, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh với đối
thu. Chủ shop có thể dự đoán nhu cầu của khách hàng dựa vào số liệu bán
hàng trước đây, các xu hướng hiện tại, độ quan tâm của khách hàng, các yếu
tố mùa vụ và tất nhiên là thêm một ít trực giác.
Có vài cách để dự đoán nhu cầu, phân ra hai nhóm là định tính và định lượng.
Với phương pháp định tính, các nhà bán lẻ lớn có thể tiến hành khảo sát thị
trường, phỏng vấn các khách hàng, các chuyên gia và những thành viên chủ chốt trong công ty.
Với phương pháp định lượng, người ta thiết lập các mô hình để dự đoán tương
lai theo dữ liệu trước đó. Điều này đặc biệt hữu ích với các nhà bán lẻ hàng tiêu
dùng, có các mặt hàng lặp đi lặp lại. Người ta cũng có thể dự đoán nhu cầu
cho các sản phẩm mới - chưa từng có lịch sử bán hàng, bằng cách liên kết các
sản phẩm này với các sản phẩm cũ tương tự.
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 8
3. Ứng dụng công nghệ
Đọc qua 2 phần trên thì bạn có thể thấy bao nhiêu là công việc phải làm để có
thể quản lý kho chặt chẽ, kinh doanh hiệu quả. Rất nhiều bước trong đó có thể
được hỗ trợ tốt bởi phần mềm – tất nhiên là phải lựa chọn đúng phần mềm phù hợp.
a. Lựa chọn ĐÚNG phần mềm
Phần mềm quản lý kho nào tốt nhất? Nếu ai đó trả lời ngay cho bạn tên phần
mềm – thì nghĩa là họ đang quảng cáo. Trong phần mềm không có khái niệm
“one solution fits all” – một giải pháp phù hợp cho tất cả, nên phần mềm “tốt
nhất” sẽ là phần mềm “phù hợp” với mô hình kinh doanh của bạn, với nhu cầu của bạn nhất.
Vì vậy, việc đầu tiên cần làm trước khi lựa chọn một phần mềm là ngồi liệt kê ra
nhu cầu của bạn, các hoạt động thường ngày – cho hiện tại và có thể cho các
nhu cầu mở rộng trong tương lai.
Dưới đây là danh sách các câu hỏi để bạn kiểm tra nhu cầu của mình:
- Mức độ chi tiết của hàng hóa mà bạn muốn quản lý (ví dụ với quần áo,
giày dép thì có muốn quản lý màu sắc, size, kiểu … Với hàng điện thoại
điện máy thì có muốn quản lý đích danh theo imei, serial không )
- Bạn thường xuyên có mặt tại cửa hàng hay hay chạy ở ngoài.
- Trình độ máy tính của nhân viên kho thường xuyên tương tác với phần mềm
- Bạn có bán hàng online hay không/ có dự định mở bán online hay không
- Có dự định mở thêm cửa hàng/ chi nhánh hay không.
Khi đã rõ các nhu cầu bạn có thể bắt đầu tìm hiểu và so sánh các giải pháp –
cách phổ biến nhất là tìm kiếm trên google.
Bất kể nhu cầu của bạn là gì, về khía cạnh công nghệ chúng tôi khuyên bạn nên
lựa chọn các phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Điện toán
đám mây đã phổ biến trên thế giới và đang là xu hướng tại Việt Nam.
Chị Yến – chủ shop Lyly cho biết: “trước đây chúng tôi đã có dùng phần mềm
bán hàng rồi, lúc đó 1 phần các phần mềm trên nền web chưa phổ biến, 1 phần
vì muốn nắm giữ phần mềm trong tay nên tôi dùng phần mềm cài đặt trên máy

Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 9
tính. Một lần nhân viên dùng USB chép nhạc vào máy tính, chẳng may làm
nhiễm virus phá hư chương trình và dữ liệu, mang đến trung tâm cấp cứu dữ
liệu mất rất nhiều chi phí mà cũng không khôi phục lại được hoàn toàn”

Không giống như các phần mềm truyền thống cần phải cài đặt, bạn có thể làm
việc với phần mềm quản lý tồn kho trên nền web từ bất cứ nơi nào có internet.
Phần mềm và dữ liệu được lưu giữ trên những server chuyên nghiệp, giúp cho
dữ liệu luôn được an toàn, kể cả khi máy tính của bạn gặp sự cố.
Một điều cũng cần quan tâm là tổng chi phí phải bỏ ra để sử dụng phần mềm.
Nhớ kiểm tra kĩ các chi phí như phí khởi tạo, chi phí nâng cấp - bảo trì hỗ trợ,
hoặc các chi phí tiềm ẩn mà bạn không nhận biết được khi mới dùng phần
mềm (có cách tính phí CHỈ TỪ) như chi phí thêm người dùng, thêm hàng hóa, thêm dung lượng …
Danh sách các phiếu nhập kho từ phần mềm quản lý bán hàng Suno.vn
b. Đưa thông tin hàng hóa vào phần mềm
Tùy vào phần mềm mà bạn lựa chọn sẽ có các thông tin quản lý khác nhau.
Nhưng một hệ thống kho thường sẽ phải có những thông tin cơ bản sau đây:
- Tên hàng hóa: dùng để phân biệt các hàng hóa. Đặt tên hàng hóa sao
Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 10
cho gợi nhớ, súc tích, và nhất quán (ví dụ đặt tên hàng theo một định
dạng cố định là: chủng loại + tên thương hiệu + màu sắc)
- Mã hàng: dùng mã hàng đã có hoặc phần mềm tự tạo mã mới cho các
mặt hàng chưa có mã. Nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc tạo mã
và quản lý mã thì hãy để trống mục này cho phần mềm tự tạo.
- Số lượng: số lượng hàng nhập kho
- Mô tả hàng hóa: nếu bạn có bán hàng online, hãy nhập vào các mô tả
để khách có thể có thêm nhiều thông tin về sản phẩm.
- Hình ảnh: Nếu có thể bạn hãy chụp và upload hình ảnh vào phần mềm,
việc này sẽ giúp bạn tìm kiếm và nhận diện hàng hóa sau này tốt hơn.
Ngoài ra nếu bạn muốn làm website bán hàng, thì mọi thông tin đã sẵn sàng cho bạn.
- Giá vốn: giá vốn mua hàng (sau khi đã trừ chiết khấu, khuyến mãi)
- Giá bán: nhập giá bán hàng hóa
- VAT: nhập % thuế VAT (nếu có)
- Nhà cung cấp/ Nhà sản xuất
Bạn có thể chuẩn bị các thông tin trên file excel rồi sau đó import vào phần mềm cho nhanh.
Sản phẩm hay Hàng hóa
Sản phẩm dùng thường được dùng để đại diện chung cho các hàng hóa
cùng tính năng, mẫu mã, nhưng khác nhau ở các thuộc tính.
Ví dụ: Sản phẩm iphone 7, có các hàng hóa iphone 7 màu đen - 32G, iphone 7
màu đen -128G, iphone 7 màu vàng -32G, iphone 7 màu vàng – 128G …..

Một mẫu áo quần mới là sản phẩm, nhưng
mẫu đó với màu sắc, size cụ thể thì là hàng hóa.

Cẩm nang quản lý hàng hóa tồn kho cho bán lẻ 11