Chức năng và công cụ của PR: Phân tích và ví dụ cụ thể | Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Hàn, Đại học Đà Nẵng

lOMoARcP SD| 58886076 I. PR là gì Theo lý thuyết
- Quan hệ công chúng bao gồm tất cả các hình thức giao ếp được lên kế hoạch cả bên
ngoài và bên trong tổ chức, giữa tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt mục êu cụ
thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau ( Frank Je ins)
- Quan hệ công chúng là một nghệ thuật và môn khoa học xã hội phân ch những xu
hướng dự đoán những kết quả tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức, và thực hiện
các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để thực hiện quyền lợi của các tổ
chức và công chúng ( Hiệp hội QHCC thế giới)
Theo thực tế : QHCC gắn với truyền thông thương hiệu của doanh nghiệp II. Chức năng của PR: 1.
Chức năng tư vấn: Cung cấp lời khuyên cho tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt
động quản lý. Tư vấn có liên quan đến các vấn đề như chính trị, các mối quan hệ và sự giao
ếp trong xã hội. Từ đó có thể giúp các nhà lãnh đạo lên kế hoạch cụ thể nhằm tạo dựng,
thiết lập mối quan hệ và kiểm soát những việc làm cụ thể, tránh những sai lầm đáng ếc có
thể xảy ra trong quá trình thực hiện các kế hoạch. 2.
Chức năng nghiên cứu: nhờ có nghiên cứu mà các nhà quản lý mới có thể hiểu được
quan điểm, thái độ cũng như cách ứng xử của công chúng để từ đó lên kế hoạch cho các
chiến lược PR của mình. 3.
Quản lý thông n và truyền thông: Khi có thông n quan trọng hoặc n tức về công
ty, PR sẽ chuẩn bị thông báo báo chí chính xác và đầy đủ để phát đi cho các cơ quan truyền
thông. PR cũng có trách nhiệm quản lý thông n nội bộ và đảm bảo rằng thông n được
phân phối một cách nhất quán và đồng nhất.
Ví dụ: Ngày 28/08/2021 Acecook phát hành thông cáo báo chí phản hồi chính thức liên
quan đến việc mỳ Hảo Hảo và miến Good bị cơ quan An toàn Thực phẩm Ireland thu hồi. 4.
Quan hệ nhân viên/thành viên: Chính sách công ty tốt sẽ củng cố hình ảnh của công
ty trong lòng nhân viên và tạo dựng được lòng trung thành của họ.
Ví dụ: Google sử dụng mạng xã hội nội bộ của riêng mình, có tên là Google+, để chia sẻ
n tức, cập nhật và thông n chi ết với nhân viên trên khắp các bộ phận và địa điểm
khác nhau. Công ty cũng có một mạng nội bộ gọi là Moma, chứa nhiều thông n về chính
sách, quy trình và tài nguyên của công ty. lOMoARcP SD| 58886076
Ngoài ra, Google cũng tổ chức các cuộc họp toàn công ty thường xuyên, bao gồm các
cuộc họp TGIF (Thank God It's Friday) hàng tuần, nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi và lắng
nghe từ các nhà lãnh đạo cấp ca 5.
Quan hệ cộng đồng: Bao gồm việc lên kế hoạch cho các hoạt động với cộng đồng để
duy trì một môi trường tốt nhằm mang lại lợi ích cho chính tổ chức và cộng đồng đó.
Ví dụ: Thử thách Ice Bucket
Thử thách dội nước đá là một chiến dịch lan truyền trên mạng xã hội bắt nguồn từ năm
2014 nhằm nâng cao nhận thức và gây quỹ cho bệnh xơ cứng teo cơ một bên (ALS), một
bệnh thoái hóa thần kinh ến triển
Những người tham gia sẽ ghi lại cảnh họ dội một xô nước đá lên đầu và thách thức
những người khác làm điều tương tự hoặc quyên góp cho tổ chức từ thiện ALS. Chiến
dịch nhanh chóng lan truyền và quyên góp được hàng triệu đô la cho nghiên cứu và hỗ trợ ALS. 6.
Mối quan hệ với các bên liên quan: PR có thể thiết lập một chiến lược giao ếp dài
hạn với các đối tác kinh doanh, cổ đông, cộng đồng địa phương và cơ quan chính phủ.
Ví dụ, PR có thể tạo ra các chương trình đối tác và cung cấp thông n liên tục để nâng cao
mức độ hỗ trợ và ủng hộ từ các bên liên quan quan trọng. 7.
Quản lý sự kiện và hoạt động PR: PR sẽ lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện PR như
hội thảo, buổi công bố sản phẩm hoặc lễ khánh thành.
Ví dụ: Ví dụ về hoạt động PR Marke ng bằng sự kiện thành công của OPPO
- HEARTBEAT: Liveshow đánh dấu chặng đường 10 năm của Mỹ Tâm, OPPO đã cùng ban tổ
chức trao vé cho Fan hâm mộ của nữ ca sĩ. - Sự kiện thể thap Color Me Run vô cùng nổi
ếng của OPPO đã được các bạn trẻ hào hứng tham gia và rinh về những phần quà thú vị.
8. Truyền thông ếp thị: Đó là sự kết hợp nhiều hoạt động như: bán hàng, khuyến mãi,
quảng cáo, marke ng trực ếp. Trên thực tế, PR kết hợp với các hoạt động khác nhằm bán
sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng, quảng cáo, thông báo khuyến mãi, gửi thư trực ếp, chương
trình thương mại để từ đó nhận diện các nhu cầu của khách hàng, nhận thức về sản phẩm. Ví dụ: Vinamilk
Vinamilk là thương hiệu có ếng tại thị trường Việt Nam. Mỗi ngày họ đều đặn xuất hiện
trên vi của mọi nhà. Bên cạnh đó, họ còn tham gia rất nhiều dự án cộng đồng như: sữa
học đường, vươn cao Việt Nam,.. lOMoARcP SD| 58886076
Với chiến lược gắn bó thương hiệu với sự phát triển của dân tộc, Vinamilk đã nhận được
thiện cảm và niềm n của khách hàng với các sản phẩm của họ.
Vinamilk là công ty làm PR xuất sắc trong nhiều năm liên ếp. Tại Việt Nam, ngoại trừ
những đứa trẻ thuộc các gia đình giàu có thì thử hỏi có đứa trẻ nào chưa từng sử dụng qua sản phẩm của họ?
9. Xử lý khủng hoảng: Trong suốt quá trình hoạt động, nếu công ty/tổ chức gặp sự cố, PR
sẽ đứng ra làm việc với giới truyền thông và có các kế hoạch, hành động cụ thể để giảm
thiểu tối đa những tác động xấu có thể xảy ra.
Ví dụ: Khủng Hoảng Truyền Thông của Nestlé
Vào ngày 17 tháng 3 năm 2010, một video trên YouTube đã gây chấn động khi nhạo báng
khẩu hiệu của Kit Kat "Hãy nghỉ ngơi; Ăn Kit Kat".
Đồng thời, video cũng ết lộ rằng Nestlé đang sử dụng dầu cọ từ nhà cung cấp Sinar Mas
ở Indonesia, một đơn vị bị cáo buộc vi phạm nguyên tắc bền vững đối với môi trường.
Lúc đầu, Nestlé phản ứng bằng cách yêu cầu loại bỏ video của Greenpeace trên YouTube,
đưa ra lý do vi phạm bản quyền. Tuy nhiên, hành động này đã gây ra một làn sóng phản
đối mạnh mẽ trên mạng xã hội. Người dùng Facebook tỏ ra không hài lòng với việc Nestlé
cố gắng xóa các bài viết trên trang người hâm mộ. Tệ nhất là khi trong đó có hình ảnh Kit
Kat kèm theo dòng chữ "Kil er” tức Kẻ giết người. Dù Nestlé cố gắng loại bỏ video, đoạn
clip này vẫn quay trở lại trên YouTube vào ngày 21/3 và nhanh chóng thu hút 180.000
lượt xem từ cộng đồng mạng. Điều này đã tạo ra một hình ảnh không tốt về thương hiệu
Nestlé trong tâm trí người êu dùng. Doanh thu và doanh số bán hàng của thương hiệu
cũng giảm sút do làn sóng phê phán mạnh mẽ trên các phương ện truyền thông.
Để giải quyết nh hình, Nestlé đã thực hiện những biện pháp như sau: Ngưng mua dầu
cọ từ Sinar Mas và họp với Greenpeace: Nestlé tạm ngừng mua dầu cọ từ Sinar Mas và
tổ chức cuộc họp với Greenpeace để ết lộ thông n chi ết về nguồn cung ứng dầu cọ.
Hợp tác với Forest Trust: Để đảm bảo nguồn cung cấp dầu cọ bền vững, Nestlé đã hợp
tác với Forest Trust - một tổ chức phi lợi nhuận được xem là lựa chọn tốt của các doanh
nghiệp. Họ đã ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp có uy n để đảm bảo nh bền vững của dầu cọ.
Tham gia hội nghị bàn tròn về dầu cọ bền vững: Nestlé đã tham gia Hội nghị Bàn tròn về
Dầu cọ Bền vững vào tháng 5 năm 2010, một tổ chức gồm các công ty và đối tác cam kết lOMoARcP SD| 58886076
loại bỏ hoạt động sản xuất dầu cọ không bền vững có tác động êu cực đến môi trường tự nhiên. III. Công cụ của PR
* Công cụ truyền thông đại chúng:
1. Thông cáo Báo chí : là một tài liệu ngắn gọn , cung cấp thông tin về một sự kiện , sản
phẩm hay dịch vụ mới , Thông cáo báo chí là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của giới
truyền thông và tạo nên sự phủ sóng cho tổ chức hoặc thương hiệu của họ.
Vd: Vào năm 2023, Apple đã phát hành thông cáo báo chí để thông báo về việc ra mắt
iPhone 15. Thông cáo báo chí này đã bao gồm thông n chi ết về các nh năng mới của
iPhone 15, chẳng hạn như thiết kế mới, màn hình OLED lớn hơn và chip A16 Bionic mạnh
mẽ hơn. Thông cáo báo chí này đã được đăng tải trên các trang web n tức lớn như
CNN, The New York Times và The Verge, giúp Apple ếp cận được với hàng triệu người dùng ềm năng.
2. Bài phát biểu: Đây là một bài nói chuyện được chuẩn bị trước, thường được trình
bày trước công chúng hoặc các phương ện truyền thông. Bài phát biểu là một cách
tuyệt vời để truyền đạt thông điệp của bạn một cách trực ếp và hấp dẫn.
VD: Một CEO của một công ty tổ chức một bài phát biểu tại một hội nghị kinh doanh.
3. Hợp tác với giới truyền thông: Đây là việc xây dựng mối quan hệ hợp tác với các nhà
báo và phóng viên, nhằm tạo ra những bài viết ch cực về tổ chức hoặc thương hiệu của
bạn. Hợp tác với giới truyền thông có thể giúp bạn tạo ra những mối quan hệ có lợi cho
cả hai bên. VD: một thương hiệu thời trang hợp tác với một người nổi ếng để cho ra
mắt một sản phẩm mới .
4. Trang web : Cung cấp thông n chi ết và liên tục cập nhật về tổ chức, sản phẩm, và
sự kiện. Ta thấy được rằng Website - là một trong những phương pháp PR hiệu quả hiện
nay. Website là một kênh thông n trực tuyến, có khả năng ếp cận với lượng lớn công
chúng trên khắp thế giới. Ngoài ra, website còn có thể được sử dụng để xây dựng thương
hiệu, tạo lòng n với khách hàng và nâng cao uy n của doanh nghiệp.
Vd Các trang mạng như : facebook, Google,có thể giúp doanh nghiệp ếp cận được
với lượng lớn người dùng trực tuyến. Và hiện nay, một trong những công cụ PR quan
trọng và phổ biến là "PR Newswire" (www.prnewswire.com) . Trang web này cung cấp
các dịch vụ thông n và phân phối n tức cho doanh nghiệp và tổ chức, giúp họ tối ưu
hóa hiệu suất truyền thông và tương tác với phương ện truyền thông. lOMoARcP SD| 58886076
5. Mạng xã hội: Tạo các kênh social media : Facebook, Twi er, Instagram,... là những
kênh thông n hiệu quả để tương tác với khách hàng và truyền tải thông điệp của doanh nghiệp.
* Công cụ truyền thông không đại chúng
1. Tài liệu nghe nhìn : là các tài liệu sử dụng âm thanh và hình ảnh, chẳng hạn như video,
phim và chương trình truyền hình.
Vd: Samsung đã phát hành một video sản phẩm cho Galaxy Z Fold 4. Video sản phẩm
này giới thiệu các nh năng mới của Galaxy Z Fold 4, chẳng hạn như màn hình gập lớn
hơn và camera selfie dưới màn hình 2. Tài liệu in ấn: Đây là các tài liệu được in ấn, chẳng
hạn như brochure, tờ rơi, catalouge,... Tài liệu in ấn là một cách tuyệt vời để cung cấp
thông n chi ết về tổ chức hoặc thương hiệu của bạn.
VD: FPT sử dụng hình ảnh những sản phẩm công nghệ mới nhất, cùng với thông điệp
"FPT Shop, nơi mua sắm công nghệ đáng n cậy". Thông điệp này nhấn mạnh đến uy n
và chất lượng của FPT Shop, là địa chỉ mua sắm công nghệ đáng n cậy của người êu dùng.
3. Hội nghị và sự kiện: Các sự kiện thường được tổ chức dưới hình thức hội nghị, hội
thảo, triển lãm, lễ hội,.. nhằm thu hút sự chú ý của công chúng.
Vd: Năm 2023, Samsung đã tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm Galaxy S23 Ultra tại Nhà
hát Microso ở New York. Sự kiện này đã được phát trực ếp trên internet và thu hút
sự chú ý của hơn 20 triệu người trên toàn thế giới.
4 .Tài trợ : Có thể thấy rõ nhất là các doanh nghiệp tài trợ kinh phí cho một tổ chức, hoạt
động khác nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của mình.
Vd : Làm từ thiện vào các chương trình rung chuông vàng: thúc đẩy phong trào thi đua
học tập tốt, tạo cơ hội cho các bạn trẻ thể hiện trí tuệ, rèn luyện kỷ năng( nước cocaco
la, Thực phẩm Ajinomoto), 2 ngày 1 đêm ( bia sài gòn; tương ớt chinsu): xây dựng lòng
n với doanh nghiệp . Quỹ sữa Vươn cao Việt Nam chương trình mục êu hỗ trợ trẻ em
có hoàn cảnh khó khăn được uống sữa mỗi ngày.