Chương 1: Tóm tắt về Quản trị Mua hàng và Quy trình Thực hiện

lOMoARcPSD|60494545
Chương 1. Tổng quan về Quản trị Mua hàng
Hàng hóa vận tải (Trường Đại Học Giao Thông Vận Tải TP HCM) Scan to open on Studeersnel
Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Chương 1. Tổng quan về Quản trị Mua hàng
ThS. Đặng Thuỵ Long Châu
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.1. Giới thiệu về Hoạt động Mua hàng
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.1.1. Khái niệm Mua hàng (Purchasing)
Mua hàng (Purchasing) là quá trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc nguyên
vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của một tổ chức. Đây
là một hoạt động mang tính giao dịch cụ thể, với mục tiêu chính là đảm bảo
rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được mua với giá hợp lý, chất lượng đảm bảo và
được giao đúng thời gian.
Các đặc điểm chính của mua hàng:
Tập trung vào giao dịch cụ thể: Mua hàng chủ yếu tập trung vào việc thực
hiện các giao dịch mua bán, tức là chọn lựa, đàm phán giá cả, ký hợp đồng
và quản lý việc thanh toán.
Chức năng tác nghiệp: Mua hàng là một chức năng mang tính tác nghiệp,
thiên về việc xử lý các đơn hàng và quản lý quá trình giao nhận hàng hóa.
Phạm vi ngắn hạn: Hoạt động mua hàng thường có tính ngắn hạn và
hướng đến mục tiêu cụ thể trong từng giao dịch.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Quy trình Mua hàng (Purchasing Process)
Bước 1: Yêu cầu mua hàng (Purchase Request)
Bước đầu tiên, một cá nhân hoặc bộ phận trong công ty đưa ra yêu cầu về việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết.
Bước 2: Liên lạc với nhà cung cấp (Supplier Communication)
Sau khi yêu cầu được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ bắt đầu quá trình liên hệ với nhà cung cấp, tìm kiếm nhà cung cấp
phù hợp và đàm phán các điều kiện.
Bước 3: Nhận hàng (Receiving the Order)
Khi các điều khoản mua hàng được chấp nhận, nhà cung cấp sẽ gửi hàng. Bước này gồm việc nhận và kiểm tra hàng
hóa để đảm bảo đúng với yêu cầu.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Quy trình Mua hàng (Purchasing Process) (Tiếp)
Bước 4: Nhận hóa đơn (Receiving the Invoice)
Sau khi nhận hàng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán. Hóa đơn này sẽ được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác.
Bước 5: Thanh toán (Payment)
Bước cuối cùng là thanh toán cho nhà cung cấp sau khi kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp đầy đủ.
Mỗi bước trong quy trình này đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, giúp đảm bảo việc
mua sắm được diễn ra suôn sẻ và minh bạch.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.1.2. Khái niệm Procurement (Thu mua) Định nghĩa Phạm vi
Các hoạt động chính
Thu mua (Procurement) là quá
Thu mua không chỉ bao gồm các
Lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm
trình quản lý toàn bộ chu trình liên
hoạt động giao dịch mà còn liên
và đánh giá nguồn cung ứng, đàm
quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn,
quan đến việc xây dựng chiến lược
phán hợp đồng, đánh giá hiệu suất
ký hợp đồng và duy trì mối quan
và quản lý rủi ro trong chuỗi cung nhà cung cấp.
hệ với các nhà cung cấp để đáp ứng.
ứng nhu cầu dài hạn về nguyên vật
liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ cho tổ chức. Mục tiêu
Thu mua hướng đến việc tạo ra sự ổn định cho doanh nghiệp, đảm bảo nguồn cung cấp ổn định, chất lượng cao, đồng
thời tối ưu hóa chi phí và hỗ trợ phát triển bền vững.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Quy trình Thu mua (Procurement Process)
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Quy trình Thu mua (Procurement Process)
1. Xác định nhu cầu (Identify Needs): Doanh nghiệp xác định rõ những hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết, với số lượng và chất lượng cụ thể.
2. Đánh giá và chọn nhà cung cấp (Evaluate and Select Vendor(s)): Doanh nghiệp tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà
cung cấp phù hợp dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng sản phẩm, độ tin cậy và khả năng cung cấp hàng hóa.
3. Gửi đề xuất mua hàng (Submit Purchase Requisition): Đề xuất mua hàng được nộp để xin phê duyệt từ các bộ phận có
thẩm quyền, bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ và chi phí dự tính.
4. Tạo đơn đặt hàng (Create Purchase Order): Sau khi đề xuất mua hàng được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ tạo đơn đặt
hàng chính thức (Purchase Order - PO). Đơn này là hợp đồng chính thức giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, quy định rõ
ràng số lượng, giá cả, và các điều khoản giao hàng.
5. Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ (Receive Goods or Services): Doanh nghiệp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã đặt từ nhà
cung cấp. Việc kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa là rất quan trọng để đảm bảo đúng theo các điều khoản trong đơn đặt hàng.
6. Nhận và xử lý hóa đơn (Receive and Process Invoice): Sau khi nhận hàng hóa/dịch vụ, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn để
yêu cầu thanh toán. Doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại hóa đơn này để đảm bảo tính chính xác và đúng với các điều khoản đã thỏa thuận.
7. Thanh toán (Payment): Khi đã xác nhận hóa đơn là chính xác, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp
theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
8. Ghi chép cho kiểm toán (Record for Audit): Bước cuối cùng là ghi chép và lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình
mua sắm, bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn và các biên bản giao nhận.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545 Thu Mua vs. Mua Hàng Thu mua (Procurement) Mua hàng (Purchasing)
- Mang tính chiến lược, bao quát hơn nhiều
- Hoạt động chiến thuật của quá trình thu mua
- Bao gồm cả việc đánh giá và phát triển nguồn cung
- Tập trung vào việc mua sắm hàng hóa theo nhu cầu cụ ứng thể
- Cải thiện quá trình cung ứng và đảm bảo sự liên tục
- Liên quan đến việc giao dịch cụ thể và thực hiện mua trong chuỗi cung ứng hàng
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Thu Mua vs. Tìm Nguồn Cung Ứng vs. Mua Hàng
Thua mua (Procurement) là một khái niệm bao quát, liên
quan đến toàn bộ quá trình từ việc xác định nhu cầu, tìm
nguồn cung ứng, ký kết hợp đồng cho đến việc mua hàng
và thanh toán. Quy trình này bao gồm cả hai phần chính:
Sourcing và Purchasing.
Tìm nguồn cung ứng (Sourcing)
Sourcing là một phần của Procurement, tập trung vào việc
xác định và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Các hoạt
động bao gồm phân tích nhu cầu, nghiên cứu thị trường,
lập hồ sơ thầu, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đàm
phán hợp đồng, quản lý quan hệ và đánh giá hiệu suất. Mua hàng (Purchasing)
Purchasing liên quan đến các nhiệm vụ vận hành và tác vụ
mua hàng cụ thể như đặt đơn hàng, xử lý các tác vụ vận
hành, kiểm tra giao hàng, nhận và xử lý hóa đơn, cũng như xử lý thanh toán.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Nghiên cứu tình huống thực tế: Procurement, Purchasing và Sourcing tại Samsung
Hãy xem xét một công ty sản xuất điện thoại thông minh lớn, chẳng hạn như Samsung. Công ty này phải quản lý việc cung
ứng các linh kiện từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trên toàn cầu, từ màn hình, chip xử lý, camera, đến các bộ phận nhỏ như
pin, dây nối và vỏ máy. Samsung sẽ cần sử dụng các khái niệm Procurement (Thu mua), Purchasing (Mua hàng) và
Sourcing (Tìm nguồn cung ứng) một cách phù hợp để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Procurement (Thu mua) tại Samsung Khái quát Cụ thể
Samsung không chỉ đơn thuần là mua các linh kiện. Họ
Samsung có các thỏa thuận dài hạn với các nhà cung
cần quản lý toàn bộ chu trình mua sắm này, bao gồm
cấp chính như Qualcomm (nhà sản xuất chip xử lý).
lập kế hoạch dài hạn, đảm bảo ổn định nguồn cung ứng,
Điều này không chỉ đảm bảo nguồn cung chip ổn định
kiểm soát rủi ro (ví dụ như nhà cung cấp không thể
mà còn giúp họ đạt được giá cả tốt hơn nhờ vào mối
cung cấp đúng thời gian), và tối ưu hóa chi phí trên toàn
quan hệ lâu dài. Họ có thể đàm phán về các điều kiện bộ chuỗi cung ứng.
giá cả, chất lượng, và thời gian giao hàng, đảm bảo rằng
không xảy ra sự cố nào ảnh hưởng đến sản xuất trong dài hạn.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Sourcing (Tìm nguồn cung ứng) tại Samsung Khái quát Cụ thể
Samsung không chỉ dựa vào một nhà cung cấp duy nhất
Để giảm rủi ro phụ thuộc vào Qualcomm, Samsung có thể
cho các bộ phận quan trọng như chip, vì điều đó có thể tạo
tìm kiếm và đàm phán với các nhà cung cấp chip khác như
ra rủi ro về gián đoạn nguồn cung. Họ cần tìm kiếm nhiều
MediaTek hoặc tự phát triển chip của riêng mình với nhãn
nhà cung cấp khác nhau trên thế giới có khả năng cung
hiệu Exynos. Họ sẽ đánh giá các nhà cung cấp này dựa
cấp chip với chất lượng tương đương và giá cả cạnh tranh.
trên nhiều tiêu chí như giá cả, chất lượng sản phẩm, khả
năng cung ứng và thời gian giao hàng, sau đó lựa chọn nhà
cung cấp phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Purchasing (Mua hàng) tại Samsung Khái quát 1
Trong một giai đoạn cụ thể, Samsung cần mua
một lượng chip nhất định từ Qualcomm để sản
xuất một mẫu điện thoại mới, ví dụ như Galaxy 2 Cụ thể
S22. Họ sẽ tạo đơn hàng và thanh toán cho số
Khi Samsung quyết định sản xuất 10 triệu chiếc
lượng chip đã thỏa thuận trong hợp đồng.
điện thoại Galaxy S22, họ sẽ thực hiện việc
purchasing bằng cách đặt hàng một số lượng
chip nhất định từ Qualcomm, dựa trên nhu cầu
của sản phẩm này. Đây là hoạt động cụ thể, ngắn
hạn, chỉ tập trung vào việc đặt hàng, kiểm tra
chất lượng, nhận hàng và thanh toán theo hợp
đồng đã ký kết trước đó.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.1.3. Quản lý Cung ứng (Supply Management) 1 Định nghĩa 2 Phạm vi 3 Yêu cầu Quản lý Cung ứng (Supply
Quản lý cung ứng bao gồm việc
Quá trình này yêu cầu sự phối Management) liên quan đến
tìm kiếm, chọn lọc, và làm việc
hợp với các bộ phận khác như
việc thiết lập chiến lược để đảm
với các nhà cung cấp để đảm
sản xuất, tài chính và marketing.
bảo đáp ứng nhu cầu của doanh
bảo cung cấp ổn định, bền
nghiệp cả hiện tại và trong vững. tương lai.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
Đặc điểm của Quản lý Cung ứng (Supply Management) 1 Quan hệ hợp tác
2 Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Quản lý Cung ứng tập trung vào việc xây dựng mối
Nó bao gồm việc tối ưu hóa mọi khâu trong chuỗi
quan hệ chặt chẽ, hợp tác với các nhà cung cấp,
cung ứng, từ lựa chọn nhà cung cấp, quản lý kho
nhằm đảm bảo cung cấp ổn định, giá cả hợp lý và
hàng, vận chuyển, đến phân phối sản phẩm, nhằm
đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.
giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả. 3 Quản lý rủi ro
4 Cải thiện tính bền vững
Quản lý Cung ứng còn bao gồm việc đánh giá và
Nó khuyến khích các nhà cung cấp áp dụng các tiêu
quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng,
chuẩn về môi trường và xã hội, nhằm đảm bảo chuỗi
chẳng hạn như rủi ro về nguồn cung, rủi ro về giá cả,
cung ứng bền vững và có trách nhiệm xã hội. rủi ro về chất lượng.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.2. Tầm quan trọng của Hoạt động Mua hàng
Mua hàng không chỉ đơn thuần là việc mua sắm các nguyên vật liệu hoặc dịch
vụ cần thiết mà còn là một hoạt động chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu
quả hoạt động của tổ chức. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng phân tích từng yếu tố cụ thể.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.2.1. Tiết kiệm Chi phí 1 Tỷ trọng chi phí
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt
động, có thể lên đến 60-70%. Vì vậy, bất kỳ sự giảm thiểu nào trong chi phí mua hàng đều có tác động lớn
đến lợi nhuận doanh nghiệp. 2 Tối ưu hóa quá trình
Mua hàng hiệu quả không chỉ đòi hỏi việc chọn nhà cung cấp có giá tốt mà còn phải tối ưu hóa quá trình
vận hành. Điều này bao gồm việc giảm thiểu chi phí vận chuyển, lưu kho, và quản lý tồn kho. 3 Chiến lược mua hàng
Ví dụ: Áp dụng chiến lược "mua theo khối lượng" (economies of scale) để giảm đơn giá khi mua số lượng
lớn, hoặc sử dụng đàm phán dài hạn với nhà cung cấp để có mức giá ưu đãi.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com) lOMoARcPSD|60494545
1.2.2. Chất lượng Sản phẩm
Ảnh hưởng trực tiếp
Mua hàng chiến lược
Chất lượng nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
Mua hàng chiến lược phải đảm bảo sự kết nối giữa yêu cầu
lượng sản phẩm đầu ra. Một sản phẩm kém chất lượng có
chất lượng từ sản xuất với khả năng cung cấp từ các nhà
thể gây ra chi phí sửa chữa, bảo hành và làm giảm uy tín
cung cấp. Điều này đòi hỏi việc xây dựng hệ thống đánh giá
của doanh nghiệp trên thị trường.
và kiểm soát chất lượng đầu vào chặt chẽ.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt19@gmail.com)