Chương 4: Kỹ năng làm việc nhóm và phát triển nhóm môn Phát triển kỹ năng | Trường Đại học Thủy Lợi

lOMoAR cPSD| 58457166
Chương 4: Kỹ năng làm việc nhóm Nội dung chương:
4.1 Khái niệm làm việc nhóm
4.2 Những lợi ích và bất lợi khi làm việc nhóm
4.2.1 Những lợi ích khi làm việc nhóm
4.2.2 Những bất lợi khi làm việc nhóm
4.3 Các giai đoạn phát triển nhóm
4.3.1 Giai đoạn hình thành
4.3.2 Giai đoạn xung đột
4.3.3 Giai đoạn ổn định
4.3.4 Giai đoạn thực hiện 4.3.5 Giai đoạn tan rã
4.4 Các nguyên tắc làm việc nhóm
4.5 Một số kỹ năng làm việc nhóm 4.5.1 Kỹ năng lãnh đạo
4.5.1.1 Khái niệm lãnh đạo
4.5.1.2 Vai trò của người lãnh đạo
4.5.1.3 Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả
4.5.1.4 Phong cách lãnh đạo
4.5.2 Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp nhóm
4.5.2.1 Ỹ nghĩa của họp nhóm
4.5.2.2 Các vấn đề thường xảy ra khi tổ chức cuộc họp
4.5.2.3 Các bước tổ chức và điều hành một cuộc họp nhóm hiệu quả
4.5.2.4 Vai trò của người điều hành cuộc họp
4.5.2.5 Ứng xử với những hành vi của các thành viên tham gia cuộc họp
4.1 Khái niệm làm việc nhóm ❖ Có
nhiều khái niệm khác nhau:
● Từ khía cạnh quản lý và mục tiêu công việc: Một nhóm là
một số nhỏ những người có kỹ năng hỗ trợ nhau, họ cam
kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để
giải quyết vấn đề mạ họ đang cùng chịu trách
nhiệm(Katazenbach và Smith, 1993) lOMoAR cPSD| 58457166
● Từ khía cạnh cá nhân tham gia vào nhóm: Nhóm là một tập
hợp cá nhân cùng chia sẻ trách nhiệm hoàn thành công
việc(Christopher Avery, 2001)
❖ Khái niệm: Nhóm là một tập hợp những cá nhân có kiến thức và
kỹ năng khác nhau những có hướng đi chung nhất định để kết
hợp hoàn thành mục tiêu đã định
❖ Khái niệm làm việc nhóm: Là sự tương tác giữa 3 người trở lên,
làm việc phụ thuộc lẫn nhau để đạt được một mục tiêu chung ❖
Các yếu tố cơ bản của một nhóm làm việc:
● Số lượng các thành viên: tối thiểu là 3, tối ưu là 5-7 thành
viên, khi nhiều hơn 7 thì nên chia thành nhóm nhỏ hơn
● Mục đích/Mục tiêu chung: các thành viên phối hợp để đạt được mục tiêu này
● Sự tương tác lẫn nhau giữa các thành viên: công việc mà
mỗi thành viên đảm nhận phải có sự phụ thuộc nhất định với thành viên khác
4.2 Những lợi ích và bất lợi khi làm việc nhóm
4.2.1 Những lợi ích khi làm việc nhóm
❖ Tập hợp nhiều ý tưởng và tăng tính sáng tạo
❖ Hiệu quả công việc cao, đưa ra những quyết định đúng đắn
❖ Tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên, phát huy khả năng cá nhân
❖ Tạo dựng mối quan hệ và phát triển các kỹ năng
4.2.2 Những bất lợi khi làm việc nhóm
❖ Áp lực nhóm: áp lực về thời gian, độ phức tạp của công việc, áp
lực trong tương tác, từ những xung đột nảy sinh, điều kiện làm việc, tâm lý cá nhân
❖ Mất nhiều thời gian, năng lượng và nguồn lực: khi một cuộc họp
không đi đến được quyết định hoặc có thành viên không tìm
hiểu/trình bày sơ sài về nhiệm vụ của mình
❖ Mâu thuẫn: lợi ích, quan điểm, tính cách, nhận thức,..
❖ Tâm lý ngại va chạm: tâm lý “nể nang” nhau, giữa thành viên với
trưởng nhóm/cấp trên, hoặc giữa những người có mối quan hệ thân thiết trong nhóm
4.3 Các giai đoạn phát triển nhóm
❖ Năm 1965, Bruce Tuckman đã khám phá ra 4 giai đoạn phát triển lOMoAR cPSD| 58457166
❖ Đến năm 1977, Mary Ann Jensen đã thêm một giai đoạn cuối là Tan rã
4.3.1 Giai đoạn hình thành
❖ Các cá nhân tìm hiểu về mục tiêu của mình và mục tiêu của nhóm
Các thành viên thường rụt rè, giữ gìn lời ăn tiếng nói và thái độ
❖ Hiếm khi xảy ra xung đột
❖ Ít đưa ra các ý kiến, chủ yếu để thăm dò các thành viên khác
❖ Người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình
4.3.2 Giai đoạn xung đột
❖ Các thành viên bắt đầu bộc lộ và có thể phá vỡ quy tắc của nhóm
❖ Hình thành các nhóm nhỏ 2-3 người có cùng quan điểm, tính
cách, sở thích. các nhóm nhỏ này sẽ thường va chạm nhau
❖ Chưa thực sự cởi mở trong giao tiếp, chưa thấy hết lợi ích của
hoạt động nhóm, thường đề cao cá nhân hoặc nhóm nhỏ
❖ Người trưởng nhóm có vai trò kết nối và làm nhiệm vụ trung gian
giải quyết các mâu thuẫn
4.3.3 Giai đoạn ổn định
❖ Đã hình thành các vị trí, vai trò, các thành viên đã bắt đầu nhận
thức được lợi ích từ việc hợp tác cùng nhau ❖ Xung đột giảm dần
❖ Thoải mái trao đổi quan điểm, chia sẻ ý kiến hơn, và quan trọng là
các thành viên lắng nghe ý kiến của nhau
4.3.4. Giai đoạn thực hiện
❖ Giai đoạn mang lại hiệu quả nhất trong hoạt động nhóm
❖ Tinh thần chủ đạo là tinh thần đồng đội 4.3.5 Giai đoạn tan rã
❖ Mục tiêu của nhóm đã thực hiện xong
❖ Nhóm có thể giải tán hoặc chuyển sang hoạt động với mục tiêu mới
4.4 Các nguyên tắc làm việc nhóm
4.4.1 Hướng tới mục tiêu chung 4.4.2 Bình đẳng
4.4.3 Tôn trọng sự khác biệt giữa các cá nhân
4.4.4 Tuân thủ quy tắc, quy định trong nhóm
4.4.5 Chia sẻ và chung sức cùng phát triển lOMoAR cPSD| 58457166
4.4.6 Gắn kết để giải quyết mâu thuẫn
4.5 Một số kỹ năng làm việc nhóm 4.5.1 Kỹ năng lãnh đạo
4.5.1.1 Khái niệm lãnh đạo
Lãnh đạo nhóm là việc sử dụng các kỹ năng gây ảnh hưởng tích cực
đến các thành viên trong nhóm nhằm thúc đẩy việc đạt được mục tiêu của nhóm
4.5.1.2 Vai trò của người lãnh đạo
❖ Người khởi xướng: Người trưởng nhóm cần có ý tưởng và hướng
cả nhóm đi cùng một hướng để đạt mục tiêu. Có thể lập kế hoạch thực hiện
❖ Người cung cấp thông tin và nguồn lực: thông báo về quy định và
chỉ tiêu mà nhóm cần đạt được
❖ Người điều hành: vai trò quan trọng trong các hoạt động như thảo luận nhóm, hội thảo,..
❖ Người hỗ trợ và phối hợp: cần hiểu rõ tâm lý và nguyện vọng của
các thành viên để phối hợp hiệu quả
❖ Người giám sát và đánh giá: phân công, giám sát và đánh giá các tiêu chí đã đưa ra
❖ SO SÁNH NGƯỜI LÃNH ĐẠO TRUYỀN THỐNG VÀ HIỆN ĐẠI Tiêu chí Truyền thống Hiện đại Vai trò
- Nắm giữ nguồn thông tin
- Thúc đẩy và hỗ trợ nhân
- Có vai trò trung tâm, có mặt viên tìm thông tin mọi lúc mọi nơi - Vai trò quan sát, thúc đẩy nhóm Lập kế
Các thành viên trong nhóm lập kế Người lãnh đạo hỗ trợ lập kế hoạch
hoạch và không cần báo với ai
hoạch và công kế hoạch Phân
Người lắng nghe và truyền đạt Giao cho nhân viên nhiều quyền thông tin
trách nhiệm và quyền hạn hơn trong công việc Trách
Người duy nhất chịu trách nhiệm Không làm việc chi tiết, không nhiệm
cho quá trình hoạt động
kiểm soát tất cả mà chỉ hướng dẫn, hỗ trợ lOMoAR cPSD| 58457166 Trình độ
Ít quan tâm đến nâng cao trình độ
Tự nâng cao trình độ của và đào tạo nhân viên
mình, đào tạo và phát triển nhân viên
4.5.1.3 Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả
Theo Isa N.Englsrberg(2007) đưa ra mô hình 4M
M1: Làm chuẩn hóa hoặc chuẩn hóa hành vi của một người lãnh
đạo (Model leadership behavior), người trưởng nhóm cần:
● Luôn vì mục tiêu của nhóm
● Nói và lắng nghe hiệu quả
● Trình bày tự tin, thuyết phục
● Cư xử kiên định và quyết đoán
● Tạo lòng tin và sự tin cậy
● Học hỏi và không ngừng nâng cao trình độ và kỹ năng lãnh đạo
❖ M2: Tạo động lực cho các thành viên trong nhóm làm việc
(Motivate members), người trưởng nhóm nên
● Đảm bảo sự cam kết của các thành viên đối với mục tiêu chung của nhóm
● Khen thưởng một cách phù hợp các thành viên trong nhóm
● Giúp giải quyết các vấn đề cá nhân và mâu thuẫn trong nhóm
● Phân công công việc phù hợp với năng lực và mong muốn của các thành viên
● Cung cấp phản hồi có tính xây dựng và kịp thời
❖ M3: Quản lý quá trình làm việc của nhóm (Manage group process)
● Tổ chức và điều hành cuộc họp thảo luận nhóm hiệu quả
● Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên
● Giúp thành viên và nhóm giải quyết các vấn đề liên quan
đến công việc và các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
● Theo dõi và can thiệp để tăng cường hiệu suất công việc của nhóm
● Đảm bảo nguồn lực và loại bỏ các rào cản để nhóm làm việc hiệu quả
❖ M4: Đưa quyết đinh (Make decisions) lOMoAR cPSD| 58457166
● Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên có và chia sẻ thông tin
cần thiết để đưa ra một quyết định sáng suốt
● Đưa quyết định đang chờ giải quyết ra thảo thuận và nhận
phản hồi từ các thành viên
● Lắng nghe ý kiến, tranh luận và đề nghị từ các thành viên
● Giải thích định hướng sẽ đưa ra quyết định của mình cho tất cả các thành viên
● Đưa ra quyết định và thông báo với các thành viên, đảm bảo
rằng tất cả các thành viên đều biết rõ về quyết định này
4.5.1.4 Phong cách lãnh đạo
❖ Phong cách lãnh đạo là phương thức và cách tiếp cận của một
nhà lãnh đạo để đề ra các phương hướng, thực hiện các kế hoạch
và tạo động lực cho nhân viên. Dưới góc nhìn của nhân viên,
phong cách đó thường được thể hiện qua các hành động hoặc rõ
ràng hoặc ngầm ý từ lãnh đạo của họ (Newstrom, Davis, 1993)
❖ Có 3 phong cách lãnh đạo
● Phong cách lãnh đạo độc đoán: tập trung mọi quyền lực vào
tay người lãnh đạo, không khuyến khích ý kiến của các thành viên.
★ Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, hiệu quả làm việc cao khi có lãnh đạo
★ Nhược: thành viên không phát huy được tính sáng tạo,
thiếu tính tự giác, hiệu quả làm việc thấp khi không có lãnh đạo
● Phong cách lãnh đạo dân chủ: có sự tham gia của các thành
viên trong nhóm, người lãnh đạo phân chia quyền lực, tranh
thủ, tạo điều kiện để nhân viên tham gia vào việc đưa ra các quyết định
★ Ưu điểm: định hướng nhiệm vụ của cả nhóm rõ ràng,
tạo không khí làm việc thân thiện, năng suất làm việc
cao kể cả không có mặt lãnh đạo. Tạo mối quan hệ tốt
giữa lãnh đạo và nhân viên
★ Nhược: mất nhiều thời gian để thảo luận và đôi khi khó đưa ra quyết định
● Phong cách lãnh đạo ủy thác: cho phép nhân viên được
quyền ra quyết định nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách
nhiệm với các quyết định đó. Được sử dụng khi nhân viên lOMoAR cPSD| 58457166
có khả năng phân tích tình huống và xác định những gì cần làm và làm như thế nào
★ Ưu điểm: định hướng nhiệm vụ rõ ràng, tạo không khí làm việc thân thiện
★ Nhược: năng suất lao động thấp
4.5.2 Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp nhóm
4.5.2.1 Ý nghĩa của họp nhóm
Giải quyết các công việc nhanh: các thành viên trực tiếp đưa ra ý
kiến thảo luận và đưa ra kết quả một cách nhanh nhất
❖ Các thành viên có cơ hội trao đổi trực tiếp với nhau: giúp các
thành viên hiểu ý tưởng của nhau hơn
❖ Các thành viên hiểu được tình hình nhóm và vấn đề rõ ràng nhất:
hiểu vấn đề nhanh, biết các vấn đề mà nhóm đang gặp phải
4.5.2.2 Các vấn đề thường xảy ra khi tổ chức cuộc họp
❖ Không hiểu chính xác vấn đề: việc không thống nhất được vấn đề
sẽ làm mất thời gian và cuộc họp chẳng đi đến đâu
❖ Tâm lý ngại đưa ra ý kiến ❖ Không chịu lắng nghe
❖ Thời gian họp quá lâu: gây lãng phí thời gian và nguồn lực, làm
giảm tinh thần, năng lượng của nhân viên
4.5.2.3 Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp nhóm hiệu quả
❖ Lập kế hoạch cho cuộc họp: quyết định sự thành công hay thất bại
của cuộc họp. Trước khi tổ chức, người lãnh đạo phải xem xét:
● Xác định chủ đề và mục tiêu của cuộc họp: chủ đề, mục tiêu
cần đạt được để định lượng thời gian, số người, đối tượng tham gia phù hợp
● Xác định các thành viên tham gia
● Xác định thời gian và địa điểm họp
● Xác định nội dung cuộc họp
❖ Triển khai cuộc họp: cần thống nhất cách thức làm việc: yêu cầu
mà cuộc họp cần đạt được, lần lượt triển khai từng nội dung đã
được xây dựng trong bản kế hoạch, sau đó thảo luận các vấn đề
❖ Kết thúc cuộc họp: trước khi kết thúc cần tổng kết lại những vấn
đề cốt lõi hay những tồn đọng và giao việc cụ thể
4.5.2.4 Vai trò của người điều hành lOMoAR cPSD| 58457166
❖ Trước khi cuộc họp diễn ra: Kiểm tra lại tất cả các công việc theo
kế hoạch đã được chuẩn bị chu đáo chưa
❖ Trong cuộc họp: Đến và bắt đầu cuộc họp đúng thời gian, tuyên
bố lý do và nhắc lại mục tiêu
❖ Sau khi kết thúc cuộc họp: Đánh giá hiệu quả cuộc họp, theo dõi
kết quả thực sau cuộc họp
4.5.2.5 Ứng xử với hành vi của các thành viên tham gia
❖ Người không tham gia: nhắc nhở hoặc áp dụng quy định đối với
họ và yêu cầu người đó gửi đóng góp ý kiến đối với người vắng
mặt. Đối với người tham gia nhưng không đóng góp ý kiến thì cần khuyến khích họ
❖ Người nói nhiều: để trình bày hết và hỏi ý kiến của các thành viên
khác về nó. Nếu khó kiểm soát được thì buổi họp sau cho người
đó làm thư ký ghi chép nội dung cuộc họp
❖ Người hay cắt ngang lời người khác: người điều hành cuộc họp
nên dừng ý thành viên đó lại
❖ Người thì thầm: người điều hành ra hiệu nhắc nhở thành viên đó
dừng việc thì thầm với nhau lại
❖ Người đến muộn và về sớm: nhắc nhở sau khi kết thúc
❖ Người chống đối: lắng nghe ý kiến và nhắc nhở họ về mục tiêu,
thời gian cuộc họp vấn đề đó sẽ được thảo luận sau. Khi kết thúc
cần nhắc nhở họ về hành vi và cách ứng xử chuẩn
CÁC TÁC GIẢ VÀ TRÍCH CÂU
1. J.Richard Hackman: “Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác
định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy
trình làm việc và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của
nhóm trong một khoảng thời gian nhất định.”
2. Andrew Carnegie: “Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng
nhau hướng đến tầm nhìn chung. Là khả năng dẫn dắt những
thành tích cá nhân vì các mục tiêu của tổ chức. Đây là nguồn
nhiên liệu giúp những người bình thường đạt được kết quả phi thường.”
3. Ken Blanchard: “Lãnh đạo là quá trình tạo ảnh hưởng đối với
những người cùng làm việc và thông qua họ đạt được các mục
tiêu đã đặt ra trong một môi trường làm việc tốt”. lOMoAR cPSD| 58457166 Szilagyi và Wallace 4.
: “Lãnh đạo là mối liên giữa hai người trở lên
trong đó một người cố gắng ảnh hưởng đến người kia để đạt được
một hay một số mục đích nào đó”.
5. Ordway Tead: “Lãnh đạo là hoạt động ảnh hưởng tới người khác
nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định, mà những mục tiêu này
thỏa mãn được những mong muốn của mọi người”.
6. J.P.Chaplin: “Lãnh đạo là sự vận dụng quyền lực, là sự định
hướng, dẫn dắt và kiểm tra người khác trong hoạt động quản lý”. 7.