Chương 7: Kỹ năng quản trị sự thay đổi và các mô hình adkar, j.kotter, kurt môn Phát triển kỹ năng | Trường Đại học Thủy Lợi

lOMoAR cPSD| 58511332
Chương 7: Kỹ năng quản trị sự thay đổi Nội dung chương:
7.1 Nhận thức về sự thay đổi
7.1.1 Khái niệm thay đổi và nhận diện về sự thay đổi
7.1.2 Khái niệm quản trị sự thay đổi
7.2 Nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi
7.2.1 Tác nhân khoa học và công nghệ 7.2.2 Tác nhân kinh tế
7.2.3 Tác nhân xã hội và pháp luật
7.2.4 Về các yếu tố bên trong mỗi cá nhân
7.3 Các mô hình quản trị sự thay đổi
7.3.1 Mô hình quản trị sự thay đổi ADKAR(5 bước)
7.3.2 Mô hình quản trị sự thay đổi J.Kotter(8 bước)
7.3.3 Mô hình thay đổi theo tổ chức Kurt Lewin(3 bước)
7.4 Các bước quản trị sự thay đổi
7.5 Một số điểm cần chú ý trong quản lý sự thay đổi
7.1 Nhận thức về sự thay đổi
7.1.1 Khái niệm thay đổi và nhận diện về sự thay đổi
❖ Khái niệm: thay đổi là bước chuyển từ trạng thái tương đối ổn định
sang một trạng thái khác, là cách để thích nghi với những thay đổi của môi trường
❖ Nhận diện sự thay đổi: sự thay đổi được phân thành một số kiểu như sau:
thay đổi có kế hoạch (chủ động)
Phân loại theo cách thức
- thay đổi không có kế hoạch (bị thực hiện - động)
- thay đổi liên tục/gián đoạn Phân loại theo phạm vi
- thay đổi cấp toàn thể
- thay đổi cấp bộ phận
Phân loại theo mục đích - thay đổi khắc phục - thay đổi phát triển Phân loại theo xu thế - thay đổi tiệm tiến lOMoAR cPSD| 58511332 - thay đổi nhảy vọt - thay đổi lượng/chất
- thay đổi hình thức/nội dung Phân loại theo nội dung
- thay đổi cơ cấu, quy trình, kĩ thuật-công nghệ - thay đổi văn hóa - thay đổi sản phẩm - thay đổi con người - thay đổi chi phí
7.1.2 Khái niệm quản trị sự thay đổi
Quản trị sự thay đổi là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra sự đổi mới của cá nhân/tổ chức theo hướng thích nghi được với
những thay đổi của môi trường hoặc đạt được những mục đích mới
7.2 Nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi
7.2.1 Tác nhân khoa học và công nghệ 7.2.2 Tác nhân kinh tế
7.2.3 Tác nhân xã hội và pháp luật
7.2.4 Về các yếu tố bên trong mỗi cá nhân
7.3 Các mô hình quản trị sự thay đổi 7.3.1 Mô hình ADKAR
- Tác giả: tổ chức nghiên cứu Prosci (1990)
❖ Bước 1: Nhận thức (Awareness)
● Nhận thức được nhu cầu thay đổi đó là gì
● Cần lắng nghe phản hồi một cách cẩn thận và điều chỉnh tầm nhìn
nếu cảm thấy cần thiết
❖ Bước 2: Mong muốn (Desire)
● Khi cảm thấy không hài lòng với tình trạng hiện tại
● Hậu quả tiêu cực của những việc làm khi không có sự thay đổi
● Khi biết cần phải thay đổi để cải thiện tình hình hiện tại hoặc có
được những thứ tốt hơn
❖ Bước 3: Kiến thức (Knowledge)
● Đào tạo -> thực hành lOMoAR cPSD| 58511332
● Cách thu nạp kiến thức: tự học, tham gia các hội nhóm, học từ những người đi trước
❖ Bước 4: Khả năng(Ability)
● Lắng nghe cẩn thận khi nhận diện một vấn đề mới, khi dự án đã được thực hiện
❖ Bước 5: Củng cố (Reinforcement)
● Củng cố để duy trì sự thay đổi, cũng là bước khó nhất vì sẽ rất dễ
quay lại “lề xưa lối cũ” làm quên mất việc thay đổi
7.3.2 Mô hình quản trị sự đổi của J.Kotter (1996)
❖ Bước 1: Hình thành ý thức khẩn trương
● Doanh nghiệp cần một “giàn thiêu” để loại bỏ sự tự mãn và tính trì trệ
❖ Bước 2: Tạo sự phối hợp chỉ đạo mạnh mẽ
● Một nhóm các nhà lãnh đạo đoàn kết và mạnh mẽ có thể điều
khiển quá trình thay đổi và tạo được sự ủng hộ trong toàn tổ chức
❖ Bước 3: Tạo một tầm nhìn
● Ý thức rõ ràng về đường hướng và hình dung ràng về kết quả cuối
cùng sẽ khiến các nỗ lực được tập trung, có tổ chức và hiệu quả
❖ Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn
● Chiến lược và tầm nhìn về sự thay đổi phải được thông tin đến những người liên quan
❖ Bước 5: Trao quyền cho người khác hành động theo tầm nhìn
● Khuyến khích và hỗ trợ những thay đổi hợp lý
❖ Bước 6: Lập kế hoạch và tạo những chiến thắng ngắn hạn
● Thúc đẩy người lao động bằng cách liên tục nhấn mạnh đến những cột mốc và thành công
❖ Bước 7: Củng cố các tiến bộ và duy trì đà phát triển
● Sử dụng lòng tin đã đạt được để tiếp thêm sinh lực và mở rộng sự
thay đổi đến tất cả các bộ phận
❖ Bước 8: Thể chế hóa những phương pháp mới
● Đi theo kế hoạch một cách liên tục và kiên nhẫn là nền tảng để thay đổi
Ghi nhớ: Bảng 7-1 trang 172
7.3.3 Mô hình thay đổi tổ chức theo Kurt Lewin - Tác giả (1890-1947) lOMoAR cPSD| 58511332
- Mô hình ra đời năm 1951
❖ Bước 1: Phá vỡ sự đông cứng của hiện trạng
● người lao động trong tổ chức nhận thấy nhu cầu thay đổi tổ chức
● những nộ lực trong giai đoạn này nhằm phá vỡ sự đông cứng của hiện trạng ● các cách thực hiện:
➢ Tăng cường áp lực thúc đẩy sự thay đổi hiện trạng. Những
áp lực nhằm hướng hành vi của nhân viên ra khỏi sự ổn định hiện tại
➢ Giảm những cản trở đối với sự thay đổi. Những cản trở này
nhằm ngăn cản sự chuyển hướng ra khỏi trạng thái ổn định
➢ Kết hợp cả hai cách
❖ Bước 2: Chuyển sang trạng thái mới
● tổ chức tiền hành cung cấp thông tin mới, hành vi mới, cách nghĩ
và cách nhìn nhận mới cho người lao động
● giúp các thành viên học hỏi các kỹ năng, quan niệm mới để áp dụng cho sự thay đổi
● có cơ chế tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi theo kế hoạch
❖ Bước 3: Giai đoạn tái đông cứng sau khi đã thay đổi
● nhằm ổn định hóa sự thay đổi bằng việc tạo nên sự cân bằng giữa các áp lực
Trong quá trình thay đổi, người quản lý/lãnh đạo cần:
- Thừa nhận yêu cầu phải thay đổi, chuẩn bị và động viên nhân viên
có sự cam kết và tham gia trong quá trình thay đổi
- Chấp nhận có sự kháng cự lại thay đổi, từ đó có phương án để
vượt qua những kháng cực đó
- Chú trọng tới yếu tố con người là nguồn gốc học hỏi và thay đổi
- Quan tâm tới yếu tố văn hóa và hành vi, tạo điều kiện để xây dựng
những nhân tố mới trong tiến trình thay đổi
7.4 Các bước quản trị sự thay đổi
7.4.1 Lập kế hoạch quản lý sự thay đổi
7.4.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch❖ Các công việc cần thực hiện là:
● Soạn thảo và ra các quyết định về chương trình hành động lOMoAR cPSD| 58511332
● Nhóm các hoạt động theo nhân lực và các nguồn lực hiện có một
cách tối ưu theo hoàn cảnh để hình thành cơ cấu tổ chức
● Lựa chọn cán bộ phù hợp: tìm kiếm và lựa chọn người phù hợp;
đào tạo và bồi dưỡng những kiến thức và kỹ năng cần thiết
● Phân công nhiệm vụ và phân quyền rành mạch
● Xác lập cơ chế làm việc (phân phối, báo cáo,..)
7.4.3 Chỉ đạo thực hiện kế hoạch thay đổi
- Thực hiện quyền chỉ huy để hướng dẫn triển khai các nhiệm vụ theo kế hoạch
- Tạo điều kiện cho sự thay đổi, giám sát, uốn nắn, trợ giúp kỹ thuật
khi cần thiết để đảm bảo thực hiện đúng
- Thường xuyên đôn đốc, động viên các thành viên trong quá trình
thực hiện kế hoạch, cố gắng hạn chế các phản kháng
7.4.4 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện, củng cố, duy trì những kết quả tốt
❖ Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc
● nhằm thực hiện 3 chức năng: phát hiện, điều chỉnh và khuyến khích
❖ Củng cố duy trì những thay đổi đã đạt được
● xảy ra khi thay đổi đã đi vào trạng thái hoạt động mong muốn
7.5 Một số điểm cần chú ý trong quản lý sự thay đổi
7.5.1 Nhận diện các rào cản và biết cách vượt qua
(1)Rào cản từ phía các cá nhân: lo sợ thất bại, mất lợi ích, quyền
kiểm soát, không muốn thay đổi hoặc tư duy bảo thủ.
(2)Rào cản từ phía tổ chức: nguồn lực có giới hạn, cấu trúc tổ chức
không phù hợp, văn hóa tổ chức,.. ➔ Các cách vượt qua rào cản: -
Giáo dục và truyền thông
- Thu hút mọi người tham gia
- Tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ thông qua đào tạo và tập huấn
- Đàm phán và thỏa thuận gắn liền với động viên khen thưởng
- Tích cực huy động, tìm kiếm thêm nguồn ngực,
- Vận động tạo ảnh hưởng đến mọi người
- Trong trường hợp cần thiết có thể bắt buộc thực hiện
Tóm lại, có một số cách sau: thuyết phục và truyền đạt thường
xuyên, kêu gọi sự tham gia, hỗ trợ và làm cho việc thực hiện trở nên lOMoAR cPSD| 58511332
dễ dàng hơn, đàm phán và thương lượng, bắt buộc hay trừng phạt
7.5.2 Những yêu cầu cơ bản để quản lý sự thay đổi thành công
❖ Thường xuyên giao tiếp
❖ Phát triển các hoạt động hỗ trợ
❖ Thực hiện những thay đổi ngắn hạn