ĐAKD 1 Đề Án Phân Tích Nhân Sự CTY TNHH In BDT Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nhóm Freshmen: Quách Vy Phương Trần Thị Minh Thư Nguyễn Kim Xuyến
Nguyễn Đoàn Phương Quyên ĐỀ ÁN KINH DOANH 1
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG PHÒNG NHÂN SỰ
CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
TP. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2021 i
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nhóm Freshmen:
Quách Vy Phương – 43202012TPE2
Trần Thị Minh Thư – 43202010TPE2
Nguyễn Kim Xuyến – 43202007TPE2
Nguyễn Đoàn Phương Quyên – 43202008TPE2 ĐỀ ÁN KINH DOANH 1
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG PHÒNG NHÂN SỰ
CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
Ngành: Quản trị kinh doanh
Chuyên ngành: Quản trị nhân sự
TP. Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2021 i MỤC LỤC
A. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
3. CHIẾN LƯỢC TĂNG TRƯỞNG TRONG 5 NĂM TỚI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
4. SỨ MỆNH CỦA CÔNG TY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
5. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
6. CHỨC NĂNG CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
6.1. BAN GIÁM ĐỐC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
6.2. PHÒNG TỔNG VỤ – NHÂN SỰ (15 THÀNH VIÊN). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
6.3. PHÒNG NGHIỆP VỤ (17 THÀNH VIÊN). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
6.4. PHÒNG MUA HÀNG (15 THÀNH VIÊN). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
6.5. PHÒNG KẾ TOÁN (7 THÀNH VIÊN). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
6.6. PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
6.7. XƯỞNG SẢN XUẤT (315 THÀNH VIÊN). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
B. HOẠT ĐỘNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
1.1. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ NHÂN SỰ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
1.2. VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.3. KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
2.1. TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
2.2. CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TỪ 2018 – 2021. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.3. CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.4. ĐÃI NGỘ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3. CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY. . . . 29
4. CÁC GIẢI PHÁP VÀ ĐỊNH HƯỚNG CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN
LỰC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . II i
A. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
Công ty Trách nhiệm hữu hạn In BDT Việt Nam là một trong 16 doanh nghiệp được đầu
tư bởi tập đoàn Baoshen Science & Applied Technologies Co., Ltd (BSN). Công ty được
thành lập tại Việt Nam vào năm 2015, chính thức đi vào hoạt động từ năm 2017, theo
hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước, công ty hoạt động tuân thủ
theo Luật Doanh nghiệp do Quốc hội Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá
XI, kỳ họp thứ 8 năm 2005 thông qua.
 Tên Công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH IN BDT VIỆT NAM
 Tên Công ty bằng tiếng nước ngoài: BDT VIET NAM PRINTING CO.,LTD
 Mã số doanh nghiệp: 1101792226
 Đăng ký lần đầu vào ngày 14 tháng 05 năm 2015
 Đăng ký thay đổi lần thứ 08 vào ngày 13 tháng 10 năm 2020
 Địa chỉ trụ sở chính: Lô số 3, Đường 15, Khu công nghiệp Tân Đức, xã Hựu
Thạnh, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An
 Điện thoại: 0272 3900866
 Vốn điều lệ: 521.775.000.000 đồng
2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Vốn là một công ty thuộc tập đoàn chuyên về lĩnh vực in ấn. Công ty TNHH In BDT
Việt Nam là thành viên trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phụ trợ cho ngành dệt may -
giày da tại Việt Nam, ngành nghề chủ lực là sản xuất bao bì đóng gói, tem treo, tem mác,
túi đóng gói chất chống ẩm. 1
3. CHIẾN LƯỢC TĂNG TRƯỞNG TRONG 5 NĂM TỚI
Để phát triển vững chắc cho những năm tới, bên cạnh việc tập trung hiệu quả sản xuất
kinh doanh các mặt hàng truyền thống, Công ty TNHH In BDT Việt Nam tiếp tục đặt ra
các chiến lược tăng trưởng mới như: đa dạng hoá sản phẩm thông qua đầu tư sản xuất
sản phẩm mới, gia tăng giá trị sản xuất bằng việc chủ động về khuôn mẫu, tìm kiếm
khách hàng mới, tăng thị phần trong ngành… Tiếp tục đầu tư thiết bị, công nghệ hiện
đại, xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý tiên tiến, nâng cao chất lượng đội ngũ kỹ
thuật, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp văn minh. Phấn đấu với mục tiêu
đưa BDT Việt Nam trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành công
nghiệp phụ trợ, chủ động tham gia vào chuỗi giá trị cung ứng toàn cầu.
4. SỨ MỆNH CỦA CÔNG TY
Từ khi thành lập công ty đến nay, công ty luôn duy trì khái niệm văn hóa doanh nghiệp
đặc sắc: “thành tâm với khách hàng”, sáng tạo, cam kết “chất lượng thứ nhất”, “hài lòng
khách hàng”, “liên tục cải tiến”, tôn chỉ kinh doanh là đảm bảo môi trường màu xanh.
Nhà máy luôn coi trọng nhân tài, chiến lược nhà máy mạnh về kĩ thuật và lấy con người
làm gốc. Thúc đẩy quản lý khoa học và tiêu chuẩn hóa, đổi mới liên tục và nghiên cứu
phát triển, công nghệ sản xuất cốt lõi.
5. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY 2 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ CẤP CAO BAN TRỢ LÝ BGĐ PHÒNG PHÒNG TỔNG PHÒNG KẾ PHÒNG XUẤT XƯỞNG SẢN PHÒNG MUA NGHIỆP VỤ VỤ - NHÂN SỰ TOÁN NHẬP KHẨU XUẤT HÀNG Bộ phận kinh Xu mạ Bộ phận sinh doanh quản In offset Bộ phận CSKH In lõm Các tổ sản xuất Cắt nhiệt Bộ phận công vụ Máy thổi Cắt giấy Bộ phận QC Chế tạo Bộ phận môi trường In lụa Bộ phận kho
6. CHỨC NĂNG CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY 6.1. BAN GIÁM ĐỐC
Là một công ty chuyên sản xuất – gia công, Công ty TNHH In BDT Việt Nam sản xuất
theo đơn hàng, nguồn khách hàng mới chủ yếu đến từ mối quan hệ của BOD và nguồn
khách hàng cũ. Công ty quan tâm nhiều về tiến độ sản xuất và tối ưu nguồn lực (vật tư và nhân công).
Công ty TNHH In BDT Việt Nam luôn duy trì nguyên tắc tầm hạn quản trị hẹp, với mô
hình cơ cấu liên hợp trực tuyến – chức năng theo kiểu tập trung quyền lực và chế độ một 3
thủ trưởng. Thông tin được truyền đi theo đường thẳng từ nhà quản trị cao nhất (Giám
đốc) tới các cấp dưới (phòng chức năng nghiệp vụ). Cơ cấu tổ chức được phân thành hai
cấp, đứng đầu là Giám Đốc điều hành mọi hoạt động trong công ty, hỗ trợ cho Giám đốc
có Phó Giám Đốc và Quản lý cấp cao được Giám Đốc ủy quyền quản lý toàn bộ hoạt
động tại nhà máy ở Việt Nam, ngoài ra còn có Ban trợ lý Ban Giám Đốc, và các phòng chức năng nghiệp vụ.
6.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của Giám Đốc, Phó Giám Đốc và Quản lý cấp cao
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt
động kinh doanh của công ty, giám đốc còn là người điều hành xây dựng chiến lược kinh
doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với đối tác, giao nhiệm vụ cho
các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống nhất sự hoạt động của các bộ phận trong công ty.
Quản lý cấp cao và Phó Giám Đốc tham gia cùng Giám đốc trong việc quản lý điều hành,
giải quyết các vấn đề mà Giám đốc giao phó, đồng thời cũng có quyền chỉ đạo, phân
công nhiệm vụ cho các phòng ban, theo chức năng và nhiệm vụ mà Giám Đốc giao, đồng
thời Quản lý cấp cao và Phó Giám Đốc là người được uỷ quyền hợp pháp của Giám đốc,
được ký kết các giấy tờ thay giám đốc nếu được uỷ quyền.
6.1.2. Chức năng của Ban Trợ lý BGĐ (3 thành viên)
 Chức năng: Hỗ trợ, tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc thực hiện chức năng
quản lý và các hoạt động đối nội, đối ngoại. Thay mặt Giám Đốc duy trì điều hành
toàn bộ các mặt hoạt động của Công ty với các Phòng ban. Là người chịu trách
nhiệm với Giám Đốc các công việc do Giám Đốc Công ty ủy quyền.  Nhiệm vụ:
 Tiếp nhận và đánh giá các đề xuất/ giải pháp/báo cáo từ các phòng ban để
trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. 4
 Tham gia vào việc lập và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động, định
hướng phát triển của Công ty.
 Tư vấn và hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong việc hoạch định mục tiêu,
kế hoạch, chính sách theo chức năng được Tổng giám đốc phân công;
 Tham mưu cho Giám Đốc trong việc triển khai và thực hiện các chiến lược phát triển Công ty.
 Đề xuất giải pháp thực hiện và giúp việc cho Giám Đốc trong các quan hệ đối nội, đối ngoại.
 Thu thập, cập nhật, phân tích, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật
mới, thông tin báo chí, về xu hướng thị trường, kiến thức quản lý hiện đại
trong các ngành nghề mà Công ty đang hoạt động cho BGĐ;
 Phối hợp với bộ phận chuyên môn khác để thiết lập và trình Giám đốc phê
chuẩn sự tham gia của công ty đối với các sự kiện, hội nghị, hội thảo,
chương trình xúc tiến thương mại, giải thưởng… trong nước/ngoài
nước/các ngành nghề mà Công ty đang hoặc sẽ tham gia hoạt động.
6.2. PHÒNG TỔNG VỤ – NHÂN SỰ (15 THÀNH VIÊN)
 Chức năng: Điều phối công việc hằng ngày trong công ty, tham mưu cho Ban
Giám Đốc về công tác nhân sự, hành chính, pháp chế, lương thưởng, tuyển dụng,
đào tạo, phúc lợi cho nhân viên. Ngoài ra phòng tổng vụ cũng đảm nhận trách
nhiệm truyền thông với bên ngoài. Chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về các
hoạt động trong thẩm quyền được giao.  Nhiệm vụ:
 Khi Công ty có nhu cầu về tuyển dụng lao động hay điều chỉnh lao động,
Phòng Tổng vụ – Nhân Sự có nhiệm vụ tuyển dụng mới trên cơ sở công
bằng, đảm bảo được những yêu cầu cho vị trí công việc cần tuyển chọn và
phù hợp với định biên nhân sự của công ty 5
 Nhu cầu tuyển dụng sẽ được thông báo bằng nhiều hình thức thông tin
khác nhau nhằm mở rộng phạm vi tìm kiếm. Mọi cá nhân khi tham gia ứng
tuyển đều qua giai đoạn phỏng vấn.
 Đảm bảo mỗi cá nhân đều thấu hiểu bảng chức danh công việc mà mình
đang thực hiện. Những bảng này mô tả sơ lược về trách nhiệm và quyền
hạn tương ứng cho người thực hiện cũng như đưa ra các yêu cầu về trình
độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm…
 Để đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn và nghiệp vụ cho mọi thành viên
trong Công ty, Công ty luôn đảm bảo cung cấp kiến thức mới và nâng cao
nghiệp vụ cho kỹ thuật viên cũng như các nhân viên trực thuộc tại các bộ
phận văn phòng nhằm xây dựng được đội ngũ kỹ thuật viên và nhân viên
vững mạnh. Nhu cầu bổ sung kiến thức cho nhân viên được triển khai đối
với nhiều đối tượng như là CBCNV tân tuyển, CBCNV cần nâng cao trình độ.
 Phòng Tổng vụ – Nhân Sự lập kế hoạch đào tạo theo yêu cầu của Ban Lãnh
Đạo/ Tổng hợp các nhu cầu đào tạo từ các bộ phận. Tổ chức thực hiện đào
tạo, tiến hành đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.
 Quản lý và đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc nội bộ luôn được giám sát,
bảo trì và sửa chữa khi có sự cố kịp thời khi xảy ra các vấn đề liên quan
mạng máy tính, email, điện thoại nội bộ. .
 Đảm bảo thông tin của khách hàng, các bên hữu quan được chuyển đến
đúng nơi cần được xử lý và kịp thời, chính xác thông qua hệ thống tổng
đài điện thoại nội bộ. Nhân viên trực tổng đài có nhiệm vụ nối máy hoặc
chuyển thông tin của khách hàng đến người/ bộ phận có liên quan.
 Đảm bảo hoạt động tiếp nhận, chuyển giao, phân phối các văn thư có liên
quan với hệ thống quản lý môi trường hoặc phục vụ cho hệ thống quản lý
môi trường được chuyển đến đúng người có nhu cầu sử dụng một cách đầy 6
đủ và kịp thời. Các loại văn thư sẽ được chuyển đến nhân viên quản lý hồ
sơ, từ đây các loại văn thư sẽ được phân loại, cấp số, cập nhật trước khi chuyển đi theo yêu cầu
 Tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ hệ thống quản lý môi trường áp dụng tại Công ty.
 Chịu trách nhiệm làm việc với các tổ chức đánh giá bên ngoài khi thực
hiện đánh giá chứng nhận và đánh giá giám sát
 Thực hiện công tác huấn luyện kỹ năng xây dựng, đánh giá và kiểm soát
việc vận hành quản lý hệ thống môi trường.
 Giám sát và đo lường các khía cạnh môi trường đáng kể; các rủi ro cao có thể xảy ra.
 Triển khai việc thực hiện và duy trì đảm bảo tuân thủ các yêu cầu luật định
và các yêu cầu khác về môi trường và quy định làm việc.
 Kiểm soát an toàn hóa chất trong quá trình sử dụng, bảo quản và lưu trữ.
 Lập kế hoạch và phối hợp với các bộ phận liên quan để triển khai và thực
hiện ứng phó sự cố khẩn cấp hàng năm.
 Quản lý ngân sách môi trường hằng năm.
 Phát triển các phương án tái chế, tái sử dụng, giảm thiểu ô nhiễm và ngăn ngừa ô nhiễm
 Đào tạo môi trường cho cán bộ các cấp, hỗ trợ các Bộ phận xây dựng và
áp dụng hệ thống quản lý mà Công ty áp dụng.
 Tổng hợp, lập báo cáo so sánh phân tích kết quả hoạt động môi trường của
các bộ phận đảm bảo đạt được mục tiêu môi trường đặt ra.
 Phát triển và thực hiện hệ thống quản lý môi trường để cải tiến liên tục tác
động của tổ chức về môi trường;
 Cập nhật, ban hành và quản lý hệ thống tài liệu. 7
6.3. PHÒNG NGHIỆP VỤ (17 THÀNH VIÊN)
6.3.1. Bộ phận Kinh doanh: (8 thành viên)
 Chức năng: Là nơi tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. Phối hợp với các phòng ban
khác để đảm bảo đơn hàng được giao đến khách hàng đúng hạn, đúng tiêu chuẩn
và đúng số lượng. Tiến hành các hoạt động truyền thông, quản bá thương hiệu.
Tìm kiếm khách hàng mới.  Nhiệm vụ:
 Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng,
thảo luận và tiến hành lập hợp đồng (nếu có) cho từng đơn hàng. Cơ sở để
bộ phận kinh doanh thông tin với khách hàng về sản phẩm Công ty cung
cấp đó là giá cả và tình hình năng lực của Công ty. Ngoài ra cũng tiến hành
xem xét và triển khai các đơn hàng có được từ nguồn thông tin nội bộ, từ Ban Lãnh Đạo.
 Các thông tin Bộ phận kinh doanh cần xác nhận đối với khách hàng/ người
đặt hàng trước khi cam kết thực hiện đơn hàng là: + Quy cách sản phẩm; + Số lượng; + Thời gian giao hàng; + Giá cả…
 Đối với một số đơn hàng đặc biệt (đơn hàng giá trị lớn, đơn hàng dài,
phương thức thanh toán…), Phòng Kinh Doanh thông tin kịp thời cho Ban
Lãnh Đạo và các bộ phận liên quan để xin ý kiến chỉ đạo.
 Các thông tin về đơn hàng đã được làm rõ, Bộ phận kinh doanh sẽ tiến
hành lập các yêu cầu về sản phẩm và chuyển qua Phòng Sinh quản, Nhà
máy để phối hợp triển khai thực hiện đơn hàng.
 Đẩy mạnh chiến lược phát triển hệ thống kinh doanh bằng cách tăng cường
hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu: 8
+ Triển khai cho đặt bảng hiệu tại các cửa hàng của đối tác, xây dựng lại các
tài liệu bán hàng (catalogue, hồ sơ năng lực, website).
+ Chuẩn hóa bộ nhận diện thương hiệu để xây dựng hình ảnh 1 công ty chuyên nghiệp, bài bản.
6.3.2. Bộ phận chăm sóc khách hàng: (9 thành viên)
 Chức năng: Chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng, xử lý khiếu nại về đơn hàng.  Nhiệm vụ:
 Đối với các khiếu nại của khách hàng, Bộ phận chăm sóc khách hàng là
đầu mối tiếp nhận, phối hợp cùng bộ phận kinh doanh và bộ phận sản xuất
trong việc xác định nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục và theo
dõi hành động khắc phục (nếu có).
 Bất kỳ khiếu nại ở dạng văn bản hoặc qua điện thoại, trao đổi miệng đều
phải được ghi nhận lại và xem xét bởi những người có thẩm quyền. Bộ
phận chăm sóc khách hàng có trách nhiệm chuyển những thông tin về
khiếu nại khách hàng đến Ban Lãnh Đạo và những cá nhân có liên quan.
Trong những trường hợp các khiếu nại là vô lý (không có căn cứ) thì Công
ty sẽ trả lời bằng cách giải thích một cách hợp lý cho khách hàng. Tất cả
các khiếu nại khác phải được phân tích nhằm xác định hành động sửa chữa
nhanh chóng cũng như tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để có
hành động khắc phục thích hợp. Việc kiểm soát phải được thiết lập để đảm
bảo rằng các khiếu nại khách hàng được xử lý có hiệu quả và kịp thời.
 Định kỳ tiến hành thu thập ý kiến của khách hàng để tiến hành phân tích,
theo dõi sự hài lòng của khách hàng qua thời gian Công ty cung cấp sản
phẩm đến cho khách hàng. Các biện pháp mà Công ty sử dụng để đo lường
sự hài lòng của khách hàng:
+ Khách hàng thường xuyên: sử dụng các phiếu thăm dò ý kiến; 9
+ Khách hàng chủ lực: sử dụng các phiếu thăm dò ý kiến và theo dõi qua doanh số thực hiện.
6.4. PHÒNG MUA HÀNG (15 THÀNH VIÊN)
 Chức năng: Theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng
hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất
kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn
sẻ. Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên
quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện
đúng với các quy định của tổ chức.  Nhiệm vụ:
 Cùng với việc xác nhận các yêu cầu của khách hàng, các hoạt động liên
quan đến việc mua các nguyên vật liệu, vật tư, dịch vụ phục vụ sản xuất
cũng do Phòng Mua hàng thực hiện.
 Phòng Mua hàng có trách nhiệm xây dựng danh sách các nhà cung cấp
được duyệt dựa trên các kết quả trong quá trình đã giao dịch với nhà cung
cấp. Các nhà cung cấp mới sau khi hợp tác mua bán hàng hóa sẽ được đánh
giá lựa chọn ban đầu theo quy định trong quy trình mua hàng.
 Việc tái đánh giá lại nhà cung cấp sẽ được thực hiện định kỳ nhằm đảm
bảo chất lượng cung cấp tốt nhất đảm bảo cho việc vận hành hệ thống trong công ty.
 Đối với các nhà cung cấp, công ty có cơ chế xác định giá dựa trên giá thị
trường, ngoài ra công ty cũng ưu tiên các nhà cung cấp lâu năm, uy tín
nhằm đảm báo giá cả và chất lượng. 10
6.5. PHÒNG KẾ TOÁN (7 THÀNH VIÊN)  Chức năng:
 Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán
theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán…
 Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi
hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
 Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của
chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
 Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
 Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi
trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội.  Nhiệm vụ:
 Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng
tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
và sử dụng vốn của Công ty.
 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu
chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài
sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng
lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty.
 Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
 Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác
lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu
quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. 11
 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho BGĐ Công ty.
6.6. PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU
 Chức năng: Xử lý các thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu, xuất khẩu nguyên
vật liệu, hàng hóa. Đảm bảo tính pháp lý trong việc xử lý các nhiệm vụ được giao.
Phối hợp với bộ phận mua hàng để thực hiện công việc. Tham mưu cho Ban Giám
Đốc về các quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu.  Nhiệm vụ:
 Phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu, xuất khẩu (phí
vận tải, thuế nhập khẩu…)
 Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp đồng
 Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền…)
 Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho và xuất hàng khỏi kho.
 Tiến hành khai báo Hải quan
6.7. XƯỞNG SẢN XUẤT (315 THÀNH VIÊN)
6.7.1. Bộ phận sinh quản: (30 thành viên)
 Chức năng: Tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất và đôn đốc kiểm tra việc
sản xuất đơn hàng. Tổ chức lưu trữ dữ liệu hỗ trợ cho việc truy xuất thông tin.  Nhiệm vụ:
 Tiếp nhận các đề nghị, yêu cầu về đơn hàng từ Ban Lãnh Đạo/ Phòng nghiệp vụ.
 Kiểm tra việc quá trình tạo bán thành phẩm theo yêu cầu của sản xuất, xác
định và phân bổ nguyên vật liệu, bán thành phẩm đưa vào sản xuất cho từng công đoạn. 12
 Phòng Sinh quản có trách nhiệm luôn cập nhật kịp thời các Lệnh sản xuất
cho từng tổ máy sao cho phù hợp với Kế hoạch sản xuất hàng tuần của Ban
Lãnh Đạo quy định và đáp ứng được các đơn hàng theo yêu cầu từ Phòng Kinh Doanh.
 Phòng Sinh quản sẽ luôn cập nhật mọi sự thay đổi so với Kế hoạch sản
xuất và thông báo với Ban Lãnh Đạo và các phòng ban liên quan để có
hướng điều chỉnh kịp thời.
 Đối với các khiếu nại của khách hàng có liên quan đến sản xuất, Phòng
Sinh quản có trách nhiệm hỗ trợ Bộ phận kinh doanh trong việc xác định
nguyên nhân liên quan đến việc truy xuất các thông tin sản xuất, thực hiện
hành động khắc phục và theo dõi hành động khắc phục (nếu có).
6.7.2. Các tổ sản xuất (188 thành viên)
 Chức năng: Sản xuất sản phẩm theo kế hoạch sản xuất. Đảm bảo an toàn vệ sinh
lao động trong quá trình sản xuất.  Nhiệm vụ:
 Thực hiện quá trình tạo thành phẩm theo Lệnh sản xuất, kiểm soát quá
trình các dây chuyền, máy móc trong phạm vi làm việc hoạt động ổn định theo các Quy định.
 Thông báo cho Giám Đốc Nhà Máy/ Phòng Sinh quản các vấn đề liên quan
đến chất lượng thành phẩm, kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Kịp thời
xác định những nguyên nhân gây ra các bán thành phẩm không phù hợp,
phát hiện và thông báo kịp thời các trường hợp hư hỏng của máy móc cho
Bộ Phận Công vụ kịp thời can thiệp.
 Thông báo kịp thời các tình huống sự cố máy móc cho Bộ Phận Công vụ
tiến hành sửa chữa nhằm đáp ứng khả năng sản xuất. 13
 Bám sát Lệnh sản xuất cũng như Kế hoạch sản xuất của Công ty, thông tin
kịp thời đến Giám Đốc Nhà Máy/ Phòng Sinh quản để kịp thời điều chỉnh
nhằm đáp ứng phù hợp với yêu cầu sản xuất.
 Theo dõi, phân tích các nguyên nhân gây ra các sản phẩm không phù hợp
để từ đó có những hành động khắc phục, phòng ngừa hoặc đối sách nhằm
giảm và hạn chế các sản phẩm không phù hợp.
 Quản lý các thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác sản xuất, đảm bảo không
bị mất mát, hư hỏng và các thiết bị luôn ở trong tình trạng tốt để tiến hành
sản xuất. Trường hợp phát hiện sự hỏng hóc, không đạt yêu cầu đối với
các thiết bị đo phục vụ các công đoạn sản xuất, bộ phận sản xuất có trách
nhiệm thông báo cho bộ phận QC để kiểm tra và xác nhận lại tính đúng đắn của thiết bị đo.
 Bộ phận Sản xuất còn phải đảm bảo:
+ Thiết lập các chuẩn mực của quá trình sản xuất;
+ Cung cấp thiết bị và con người phù hợp;
+ Sử dụng các hướng dẫn công việc cụ thể và chi tiết cho các công đoạn liên quan;
+ Duy trì các hồ sơ cho các hoạt động kiểm tra và theo dõi quá trình sản xuất.
6.7.3. Bộ phận Công vụ (15 thành viên)
 Chức năng: Bảo trì và sửa chữa máy móc. Liên hệ, phối hợp với các phòng ban
giải quyết các vấn đề về máy móc, thiết bị trong nhà máy và văn phòng. Chịu
trách nhiệm với Ban Giám Đốc về các vấn đề trong phạm vi nhiệm vụ được giao.  Nhiệm vụ:
 Chịu trách nhiệm thiết lập chương trình bảo trì định kỳ để đảm bảo tất cả
thiết bị và phương tiện được hoạt động một cách liên tục đáp ứng tình hình
sản xuất. Đối với một số hạng mục máy chương trình bảo trì sẽ do nhà
cung cấp máy thực hiện, nội dung của việc thực hiện bảo trì của nhà cung
cấp sẽ được Ban Lãnh Đạo/ bộ phận cơ điện theo dõi và giám sát. 14
 Mọi trường hợp máy móc hư hỏng đột xuất nhân viên cơ điện có trách
nhiệm xem xét và sửa chữa kịp thời đảm bảo cho sản xuất.
 Trường hợp các chi tiết hư hỏng có liên quan đến các hoạt động bảo trì,
sửa chữa của người cung cấp máy, nhân viên cơ điện kịp thời thông báo
cho Phòng Kế Hoạch/ Phòng Mua hàng/ Ban Lãnh Đạo để có hướng giải quyết.
6.7.4. Bộ phận QC (45 thành viên)
 Chức năng: Kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm.  Nhiệm vụ:
 QC theo dõi và kiểm tra sản phẩm khi nhận và đảm bảo chỉ có sản phẩm
nào đạt mới cho phép nhập kho.
 QC tiến hành thu thập thống kê dữ liệu về các dạng lỗi của sản phẩm, tiến
hành phân tích và phối hợp với các bộ phận liên quan để theo dõi xu thế
của quá trình tạo sản phẩm, làm cơ sở cho các hành động khắc phục, phòng ngừa (nếu cần thiết).
 Hiện tại Công ty đang tiến hành kiểm soát các thông số quan trọng trong
quá trình sản xuất thông qua các thiết bị đo lường đã được hiệu chuẩn,
trách nhiệm theo dõi sẽ do những kỹ thuật viên có kinh nghiệm thực hiện.
 Độ chính xác của các thiết bị kiểm tra và đo lường được sử dụng trong quá
trình sản xuất mà ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm được giám sát
định kỳ về độ chính xác của thiết bị thông qua các hoạt động kiểm định và hiệu chuẩn định kỳ.
 Bộ phận QC lập chương trình hiệu chuẩn cho tất cả các thiết bị cần hiệu
chuẩn. Các thiết bị này tùy theo tính chất hiệu chuẩn sẽ do cơ quan có chức
năng độc lập thực hiện hoặc thực hiện hiệu chuẩn nội bộ. 15
 Các kết quả của kiểm định được lập hồ sơ và được bộ phận QC lưu trữ.
Các thiết bị được hiệu chuẩn sẽ được sử dụng phù hợp với mục đích sử
dụng và được gắn nhãn hiệu chuẩn có thời hạn hiệu lực của thiết bị.
 Giấy chứng nhận hiệu chuẩn hoặc các hồ sơ cung cấp truy tìm và nhận
dạng đến các tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế phải được kiểm soát.
 Bộ phận QC có trách nhiệm hỗ trợ cho Sản xuất và Phòng Kinh doanh
thông qua việc xác định các nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng
sản phẩm, giải quyết khiếu nại khách hàng.
 Bên cạnh đó việc thực hiện và theo dõi các quy định của pháp luật, ngành
có liên quan đến chất lượng sản phẩm cũng được bộ phận QC cập nhật và
triển khai. Việc kiểm tra quá trình đặc biệt và các đặc tính của sản phẩm
bộ phận QC sẽ phối hợp với Bộ Phận Sản Xuất để đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm.
6.7.5. Bộ phận Môi trường (Mỗi phân xưởng) (5 thành viên)
 Chức năng: Tham mưu về công tác quản lý môi trường và cảnh quan của đơn vị
tới Ban Giám Đốc/Phòng tổng vụ, thực hiện và đảm bảo tính pháp lý của công
tác quản lý môi trường và cảnh quan của đơn vị, quan trắc, kiểm tra và xử lý chất thảy tại đơn vị.  Nhiệm vụ:
 Lập mục tiêu môi trường của đơn vị, triển khai việc thực hiện và kiểm tra
các vấn đề môi trường tại đơn vị.
 Cập nhật và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và các bên liên quan.
 Quản lý chất thải, nhận diện và kiểm soát các khía cạnh môi trường tại bộ phận. 16
 Thực hiện đánh giá tác động đến môi trường, đảm bảo quản lý và kiểm
soát hiệu quả các rủi ro môi trường tại bộ phận.
 Phối hợp với các bộ phận liên quan để giám sát và đo lường thông số môi
trường theo kế hoạch kiểm soát môi trường
 Báo cáo sự thay đổi môi trường và thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa.
 Thực hiện và báo cáo kết quả hoạt động môi trường và kết quả thực hiện mục tiêu môi trường.
6.7.6. Bộ phận kho (32 thành viên)
 Chức năng: quản lý tồn kho bằng các phương pháp và công cụ hiệu quả nhằm
đảm bảo việc xuất nhập hàng nhanh chóng, hiệu quả.  Nhiệm vụ:
 Nhân viên Kho chịu trách nhiệm ghi nhận các bằng chứng cho quá trình
nhập kho để làm cơ sở cho quá trình đánh giá nhà cung cấp. Phối hợp cùng
Phòng Mua hàng theo dõi và truy xuất (khi cần thiết).
 Đảm bảo nguyên vật liệu, sản phẩm, vật tư thiết bị trong kho không bị thất
thoát, hư hỏng, giảm giá trị và đảm bảo quá trình giao nhận hàng chỉ được
thực hiện khi kiểm tra đầy đủ các chứng từ có liên quan.
 Các hàng hóa lưu trữ tại khu vực và yêu cầu phải phù hợp với các quy định
về bảo toàn sản phẩm. Tại kho khi có các sản phẩm không phù hợp thì phải
có các dấu hiệu nhận biết rõ ràng để tránh sử dụng vô tình.
 Các sản phẩm sẽ được đặt trong kho theo cách thích hợp và điều kiện mặt
bằng để hoạt động xuất nhập hàng hợp lý, tuân thủ quy định của Ban lãnh
đạo về quản lý hiện trường và tồn kho.
 Định kỳ thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho. Trong quá trình kiểm kê,
Thủ Kho kiểm tra lại điều kiện vật chất lưu kho cho các mặt hàng. 17