Đề Cương Ký Năng Đặt Câu Hỏi Trong Kinh Doanh Môn Giao Tiếp Kinh Doanh | Học Viện Ngân Hàng

Nội dung thảo luận: 6 phần 1. Khái niệm câu hỏi 2. Vài trò 3. Phân loại câu hỏi
4. Nguyên tắc đặt câu hỏi
5. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả
6. Những sai lầm khi đặt câu hỏi I.
Khái niệm câu hỏi.
Câu hỏi là phát ngôn được đưa ra với mục đích chính nhằm nhận được thông tin từ phía người được hỏi. II.
Vai trò của câu hỏi trong giao tiếp kinh doanh. 2 vai trò: -
Thứ nhất: Thu thập thông tin
Sau khi nhận được câu trả lời cho câu hỏi của mình, người hỏi sẽ tiếp nhận được thông tin từ đó
có sự phản hồi thích hợp.
VD: bạn hỏi “anh đã từng làm công việc đó chưa”? sau khi người được hỏi trả lời, người hỏi sẽ
biết được anh ta đã có kinh nghiệm hay chưa có kinh nghiệm trong công việc đó. -
Thứ hai: xây dựng mối quan hệ III.
Phân loại câu hỏi.
1. Câu hỏi đóng: là loại câu hỏi mà người hỏi đưa ra sẵn các phương án trả lời cho người được hỏi lựa chọn.
Áp dụng trường hợp mở đầu một chuỗi đói thoại, xác nhận lại thông tin -
Loại câu hỏi có – không - Loại câu hỏi lựa chọn
+ Ưu điểm: các câu trả lời thường được chuẩn bị trước, giải thích và bổ sung cho câu hỏi, định
hướng mọi người hiểu theo một nghĩa, dễ trả lời.
+ Nhược điểm: người trả lời thường bị bó hẹp trong phạm vi câu trả lời được chuẩn bị trước, hạn
chế khả năng tư duy và đánh giá của họ.
VD: anh có sống gần đây không? Có – không.
Anh tới đây bằng phương tiện gì? Xe máy, xe đạp, oto, xe bus.
Anh biết đến chúng tôi qua những phương tiện truyền thông nào? Báo đài, bạn bè, mạng xã hội hay từ nguồn nào khác.
2. Câu hỏi mở: là loại câu hỏi mà người được hỏi tự đưa ra câu trả lời.
Áp dụng khi bạn muốn phát triển một cuộc đối thoại hay muốn thu thập thông tin sâu hơn, chi tiết hơn.
+ Ưu điểm: người trả lời được trả lời theo quan điểm của mình, khuyến khích được mọt câu trả lời chi tiết hơn.
+ Nhược điểm: trong trường hợp có ít thời gian thì sẽ có ít vấn đề được hỏi hơn so với câu hỏi đóng.
- Loại câu hỏi trực tiếp: là hỏi thẳng vào vấn đề mà mình cần tìm hiểu.
+ Ưu điểm: thu thập thong tin một cách nhanh chóng, tạo yếu tố bất ngờ làm họ phải bật ra câu trả lời trung thực.
+ Nhược điểm: thường để lộ mục đích tìm hiểu, làm đối tượng được hỏi không được tự nhiên,
trong một số trường hợp sẽ không được lịch sự, tế nhị.
VD: trong phỏng vấn bạn hỏi ứng viên “anh có thích công việc đó không”?
- Loại câu hỏi gián tiếp: là hỏi về một vấn đề này để suy ra vấn đề mình tìm hiểu.
+ Ưu điểm: dùng để khai thác những vấn đề tế nhị mà không thể hỏi trực tiếp.
+ Nhược điểm: việc thu thập thông tin sẽ không được nhanh chóng và ngắn gọn, câu trả lời nhận
được có thể sẽ lan man dài dòng.
VD: bạn có thể hỏi lại câu hỏi trên như sau: “đối với công việc đó thì điều gì làm anh thấy thích thú”?
- Loại câu hỏi chặn đầu: là đặt ra câu hỏi nhưng làm cho đối tượng phải thừa nhận một vấn đề. VD:
3. Các dạng câu hỏi thường gặp:
- Câu hỏi tiếp xúc: là hỏi về những vấn đề phụ trước nhằm tạo không khí thoải mái, tin tưởng cởi mở
với nhau để sau đó hỏi về những vấn đề cần tìm hiểu.
Áp dụng khi bắt đầu một cộc gặp gỡ nào đó
VD: chào anh! Sức khỏe anh thế nào?
- Câu hỏi thu thập thông tin: là câu hỏi đi thẳng vào vấn đề chính cần tìm hiểu.
Áp dụng khi muốn thu thập thông tin một cách nhanh chóng.
VD: anh muốn mức lương bao nhiêu?
- Câu hỏi đề nghị: là đặt ra câu hỏi để đề nghị một ý kiến.
Dùng trong trường hợp khi đang gặp phải bế tắc hay cần đạt được sự nhất trí của những người tham dự.
VD: các bạn có đồng ý với ý kiến của anh A không?
- Câu hỏi hãm thắng: dùng câu hỏi để hãm tốc độ nói của đối tượng.
Dùng trong trường hợp khi người nói đang thao thao bất tuyệt, nói nhanh, nói nhiều hơn nhưng thông
tin mà bạn cần thu thập.
VD: bạn có thể làm cho người nói chậm lại bằng cách yêu cầu họ giải thích kỹ hơn về vấn đề đang
trình bày như là khi anh ta đang nói rất nhiều về 1 sản phẩm: sản phẩm này có nhiều tính năng như
vậy thì tính năng nổi bật nhất của nó là gì?
- Câu hỏi kết thúc vấn đề: là câu hỏi được đặt ra khi chúng ta đang muốn chấm dứt vấn đề đang trao đôi.
Được dùng khi chúng ta muốn kết thúc vấn vấn đề mà không muốn tạo ra cảm giác đột ngột cho đối tượng.
VD: anh có nghĩ là chúng ta đã trao đổi đầy đủ thông tin của vấn đề này rồi không? IV.
Nguyên tắc khi đặt câu hỏi.
1. Xác định rõ mục đích khi đặt câu hỏi.
Cụ thể là bạn phải xác định được sau khi hỏi bạn đạt được những gì? (VD: để tiếp cận đối tượng,
thu thập thông tin hay đề xuất ý kiến hay là mục đích khác nữa..)từ đó lựa chọn loại câu hỏi phù hợp. VD:
2. Tìm hiểu thông tin về đối tượng.
Cùng một mục đích nhưng tùy từng đối tượng chúng ta sẽ có các cách giao tiếp khác nhau, vì vậy
để có cách tiếp cận phù hợp có thể tìm hiểu về đối tượng dựa trên một số tiêu chí như tính cách, giới tính, tuổi tác. VD:
3. Đặt câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu.
Căn cứ vào mục đích đã xác định và đối tượng được hỏi để xác định nội dung cần hỏi, nội dung
câu hỏi cần ngắn gọn dề hiểu. VD:
4. Lắng nghe người trả lời.
Sau khi hỏi hãy kiên nhẫn lắng nghe người trả lời, sau khi đối tượng nói xong có thể nhắc lại câu
trả lời bằng những câu như: Tôi vừa nghe anh nói là...,anh cho rằng…,theo anh thì…để họ thấy
mình được lắng nghe và tôn trọng. VD: V.
Kỹ năng đặt câu hỏi.
Việc rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là không khó, tuy nghiên đặt câu hỏi như
thế nào cho hiệu quả là một vấn đề khác. Và luôn luôn trong đầu bạn nên chú ý ta đang hỏi
cái gì? Ta nên hỏi cái gì.
Sơ đồ sau sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn:
Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là những câu cần hỏi, nếu
còn thời gian mới đến các câu nên hỏi, chú ý các câu nên hỏi là những câu mang tính chất tìm hiểu thêm.
Các câu hỏi nên xoay quanh các từ khóa như: Nếu, Ai, Tại sao, Cái gì, Khi nào, Cách
nào…Hãy tập liên tục đặt câu hỏi, trong trường hợp bạn hết câu hỏi thì đưa ra câu “Còn
cách nào tốt hơn không?”.
Hãy bắt đầu từ việc không định kiến trước câu hỏi, và dùng những câu hỏi áp đặt như Tôi
muốn,Tôi thấy rằng…mà hãy dùng những từ có mức độ nhẹ như Theo ý kiến tôi thì, theo cảm nhận tôi thì…
Bản thân bạn cũng phải tập thói quen kiên trì lắng nghe. Vì khi người khác trả lời câu hỏi
họ cũng xem xét thái độ người nghe với câu trả lời của họ như thế nào.
Hãy tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt nhất mỗi một vấn đề là một câu hỏi.
Tập cho mình tư duy làm chủ để dẫn dắt vấn đề trong các cuộc đối thoại.
Một điều quan trọng nữa là bạn đừng ngắt lời của người nói, hãy tập thái độ tôn trọng
người nói như chính bạn đang nói vậy. Mô hình 5W 1H.
Đầu tiên chúng ta cần xác định được vấn đề là gì? (What) và xác định được nguyên nhân là tại
sao? (Why), thu thập được những thông tin cần thiết là ở đâu? (Where) và khi nào? (When) và
đối tượng là ai? (Who) và cuối cùng nó sẽ giúp chúng ta tìm ra phương pháp giả quyết vấn đề? (How)
VI. Một số sai lầm khi đặt câu hỏi.
+ Hỏi để hạ phẩm giá người khác.
Trong trường hợp này người hỏi biết chắc đối phương không thể trả lời câu hỏi do mình đặt ra bởi
một số nguyên nhân như khác chuyên môn hay quá tế nhị ảnh hưởng đến cuộc sống, danh dự của người được hỏi. VD:
+ Hỏi theo suy nghĩ thắng – thua
Đặt câu hỏi để dồn đối tác vào thế bí, buộc họ phải chấp nhận thế thua, câu hỏi loại này khiến người
hỏi bị nhìn nhận như một kẻ hiếu thắng, kiêu căng, tự phụ và người được hỏi không có hứng thú trả lời.
VD: công ty A là công ty lớn, công ty B là công ty nhỏ mới thành lập, cùng tham gia đấu thầu một dự
án, A nói với B: “vậy anh nghĩ công ty nhỏ như công ty anh mà thắng được chúng tôi hả”?
+ Hỏi nhằm khai thác, điều khiển đối tác.
Mục đích của những câu hỏi này nhằm khai thác điểm yếu của đối tượng, từ đó áp đặt, xoáy sâu vào
những thông tin bất lợi, điều này làm mất thiện cảm với người được hỏi. VD:
+ Hỏi không nhằm mục đích lấy thông tin
Hỏi những câu hỏi không liên quan đến chủ đề chỉ nhằm mục đích giết thời gian, nguyên nhân do sai
lầm của người hỏi hay do nguyên nhân khác cũng làm cho đối tượng thấy lạc đề và không có hứng thú với đối thoại…
VD: đàm phán với đối tác mà cứ hỏi về hoa, cây cảnh, chim thú…
+ Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi
Thay vì hỏi những câu hỏi ngắn gọn xúc tích người hỏi lại vòng vo đi sâu vào vấn đề như trả lời luôn
cho câu hỏi, làm lãng phí thời gian, làm cho người được hỏi không xác định được câu trả lời chính xác nhất. VD:
+ Hỏi câu hỏi không phù hợp với đối tượng.
Gây cảm giác ức chế, khó gần trong giao tiếp, đối tượng được hỏi đôi khi không thể trả lời do không
có kiến thức về vấn đề được hỏi.
VD: dùng ngoại ngữ để hỏi người không biết về ngoại ngữ.
+ Diễn đạt câu hỏi dài dòng, không rõ mục đích.
Cần phải xác định rõ mục đích cần hỏi tránh vòng vo tốn thời gian khiến người được hỏi cảm thấy tẻ nhạt.
+ Thời gian, không gian không thích hợp.
Yếu tố ngoại cảnh này tác động khá lớn đến kết quả của cuộc đối thoại.
VD: 12 giờ đêm gọi điện cho khách hàng để tiếp thị sản phẩm.