Đề cương môn kỹ năng soạn thảo văn bản

1. Trình bày khái niệm văn bản? Trình bày các chức năng của văn bản?
Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ
tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử.  Chức năng pháp lý
Bất kỳ văn bản nào ra đời cũng dựa trên cơ sở các quy phạm pháp luật để áp dụng vào thực tế
đời sống xã hội nhằm điều chỉnh những quan hệ đang tồn tại hoặc mới phát sinh. Do vậy, văn
bản là công cụ thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực Nhà nước trong hoạt động của các
cơ quan quản lý hành chính.
Đây là căn cứ pháp lý thể hiện sự ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tham gia quan hệ
xã hội khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.  Chức năng quản lý
Tất cả các bước trong quy trình quản lý từ khi ra quyết định đến tổ chức thực hiện, kiểm tra
và giám sát đều cần đến văn bản.
Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở chỗ Hợp thức hoá các hoạt động của cơ quan trên
cơ sở ban hành những văn bản một cách kịp thời nhằm chấn chỉnh và tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ sau khi đã có đầy đủ thông tin về tình hình thực tế.  Chức năng thông tin
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua 3 nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại và
truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ chính xác của thông tin trong hoạt động
quản lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan.
Đây là chức năng tổng quát và quan trọng nhất của văn bản nói chung. Ngày nay, có rất nhiều
phương tiện hiện đại giúp cho việc truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng nhưng vẫn
phải có văn bản kèm theo để làm chứng cứ gốc như chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu cơ quan…  Chức năng văn hóa
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người nên thể hiện đặc trưng của nếp sống văn hóa
từng địa phương và ghi chép lại nét văn hóa ấy qua các giai đoạn lịch sử khác nhau.
Văn bản nhằm mục đích truyền đạt thông tin và thuyết phục mọi người chấp hành các quy tắc
xử sự chung của xã hội nên mang tính văn hoá rõ nét.  Chức năng xã hội
Văn bản ra đời thể hiện nhu cầu bức bách của xã hội để giải quyết một vấn đề nào đó trong
từng thời điểm và phạm vi cụ thể.
2. Bằng ví dụ cụ thể hãy chứng minh văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết
định quản lý?
Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi
lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để
điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Đó là công cụ điều hành
không thể thiếu và là sản phẩm tất yếu của quá trình quản lý” (Lưu Kiếm Thanh, 2005). Xây
dựng nhà nước pháp quyền là xu thế tất yếu và là quan điểm cơ bản, nhất quán được thể hiện
trong nhiều văn kiện chính trị - pháp lý của Đảng và Nhà nước. Điều 2 Hiến pháp 1992 (sửa
đổi) đã khẳng định: “Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước pháp
quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân”. Để Nhà nước thực sự trở
thành Nhà nước pháp quyền thì điều đầu tiên có ý nghĩa quyết định là phải xây dựng được
một hệ thống pháp luật dân chủ, minh bạch, công khai đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế
thị trường, của tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế. Trong thời gian qua, công tác này đã đạt
được những kết quả bước đầu: các cơ quan nhà nước đã ban hành số lượng lớn các văn bản
quy phạm pháp luật để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước; đã phát hiện, xử lý được một số
văn bản trái pháp luật, góp phần quan trọng vào việc nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm
của các cá nhân và cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, tăng cường
pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ được các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; hình
thành được thể chế, tổ chức bộ máy và các điều kiện bảo đảm cho công tác kiểm tra văn bản
được triển khai trên thực tế.
3. Hãy cho biết cách phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý? 1.Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3.Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban
thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; nghị
quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung
ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.”;
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
5.Văn bản nào có hiệu lực pháp lý cao nhất
6. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban
trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; quyết định của
Tổng Kiểm toán nhà nước.
9.Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân
dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. Không ban
hành thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố
thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sa u đây gọi chung là cấp xã).
15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
4. 12. Bản thảo văn bản là gì? Bản chính văn bản là gì? Bản sao là gì?
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì: +Bản thảo văn bản
là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
Về căn cứ pháp lý, khoản 1 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định
110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về
nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hhành
Theo khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP , bản sao được quy định là bản chụp từ bản
chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
4. 13. Bản trích sao là gì? Bản Trích sao thường được sử dụng trong trường hợp nào?
Theo quy định tại Khoản 9 Điều 2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì:
+Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy
định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
5. 15. Hiệu lực về thời gian của văn bản là gì? Cho ví dụ minh họa? Tại sao về
nguyên tắc cần quy định hiệu lực về thời gian của văn bản quy phạm pháp luật
muộn hơn so với thời điểm văn bản đó được ký ban hành?
Hiệu lực theo thời gian của văn bản quy phạm pháp luật là tính bắt buộc thi hành của văn bản
quy phạm pháp luật đối với các chủ thể từ thời điểm văn bản đó phát sinh hiệu lực tới thời
điểm văn bản đó hết hiệu lực .
6. 16. Thể thức văn bản là gì? Trên thực tế hiện nay các yêu cầu về thể thức đó được
thực hiện như thế nào?
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần
chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường
hợp cụ thể hoặc đốiyêu cầu về thể thức đó được thực hiện
+Yêu cầu về thể thức đó được thực hiện
-Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
-Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu
nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
-Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15-20 mm.
-Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn
Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
-Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
-Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
8. Hãy phân tích những yêu cầu về nội dung của văn bản quản lý nhà nước và cho biết
văn bản quản lý nhà nước hiện nay đã đảm bảo thực hiện các yêu cầu đó như thế nào?
Yêu cầu về nội dung của văn bản quản lý nhà nước
Vậy văn văn bản quản lý nhà nước có hai loại chính là văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, sửa đổi bổ
sung năm 2020 thì hệ thống văn bản quy phạm được chia thành 15 loại cụ thể: Hiến pháp; Bộ
luật, luật; Nghị quyết, Pháp lệnh… Vậy nội dung của văn bản quy phạm pháp luật tùy thuộc
vào tên loại được ban hành, thể hiện các quy tắc xử chung theo hệ thống các điều khoản cụ
thể, có giá trị thi hành và hiệu lực rõ ràng. Được ban hành theo thủ tục, quy trình pháp luật quy định.
Đối với yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính thì được hướng dẫn cụ thể theo Nghị
định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư. Đồng thời yêu cầu thông
qua bố cục văn phong của văn bản hành chính phải rõ ràng thể hiện đầy đủ thông tin cần
thiết, kịp thời và nhanh chóng.
9. Trình bày khái niệm và vai trò của văn bản quản lý nhà nước? Phân biệt văn bản quản
lý nhà nước và văn bản quản lý hành chính nhà nước?
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản
hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức
nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều
chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
+Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối bởi rất nhiều các yếu trong quá trình giao
tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp,
phương tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, các giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ
quan nhà nước với các tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài, … văn bản là phương
tiện thông tin cơ bản, là phương tiện liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng tạo
nên thể chế của nền hành chính nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý
vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng các văn bản quản lý nhà nước cần được xem như
là một bộ phận hữu cơ của hoạt động tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước. Các văn bản
quản lý nhà nước luôn có tính pháp lý chung. Sự biểu hiện tính pháp lý của văn bản trong
hoạt động quản lý nhà nước không giống nhau. Có những văn bản mang tính cưỡng chế bắt
buộc phải thực hiện, có những văn bản chỉ mang tính cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý nhà nước.
10. Tại sao phải phân loại Vb? Sự phân loại VB có ý nghĩa gì với công tác soạn thảo VB?
-HTVB rất phong phú, phức tạp cần phải phân loại chúng để có phương pháp soạn thảo và
quản lý chúng 1 cách thích hợp
+Ý nghĩa của phân loại văn bản đối với công tác soạn thảo Soạn thảo vb là rất quan trọng đòi
hỏi 1 quy trình cụ thể bao gồm: cách thức tiến hành, các bước công việc đc sắp xếp theo trình
tự cụ thể để tạo ra văn bản 1 cách khoa học nhất Mỗi vb thì có yêu cầu riêng về hình thức, nội
dung và thể thức. Đặc biệt về nội dung, tùy theo từng lọai Vb mà người soạn thảo lựa chọn
kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho phù hợp. Vì vậy phân loại vb có vai trò quan trọng trong
việc định hướng lựa chọn thể thức, tìm kiếm thông tin và cách thức trình bày thích ứng để
làm rõ những vấn đề cơ bản, phù hợp với những yêu cầu.