Đề cương môn Quản trị nhân lực - Trường Đại học lao động -  xã hội.

Chương V:Chức năng hoạch định
5.1. Khái quát về chức năng hoạch định
5.1.1. Khái quát về vai trò của hoạch định
*Khái niệm của hoạch định
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và xác định các phương thức để đạt được mục tiêu đó.
• Trong phần lớn các tổ chức, hoạch định là một hoạt động gồm có ba bước:
- Bước đầu tiên là xác định sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức.
- Bước thứ hai là trình bày các chiến lược của tổ chức.
- Bước thứ ba là lựa chọn các chiến lược phù hợp với tổ chức.
*Vai trò của hoạch định
-Là chức năng đầu tiên, tiền đề cho các chức năng cơ bản khác.
-Giúp đối phó với những thay đổi của môi trường.
-Phát huy lợi thế, chế ngự, khắc phục những khó khăn
-Sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn lực
-Phối hợp hài hòa các hoạt động
-Đảm bảo tốt nhất lợi ích của các đối tượng liên quan
5.1.2. Sự cần thiết của hoạch định
-Xác định rõ mục tiêu và định hướng hoạt động:Hoạch định giúp tổ chức hoặc cá
nhân xác định được rõ ràng mục tiêu cần đạt được, từ đó định hướng cho mọi hoạt
động, quyết định và kế hoạch cụ thể.
-Giúp chủ động ứng phó với sự thay đổi của môi trường:Trong bối cảnh xã hội,
kinh tế, và công nghệ luôn biến động, việc lập kế hoạch giúp nhà quản lý dự đoán
trước những cơ hội và thách thức để có biện pháp phòng ngừa hoặc tận dụng kịp
thời, thay vì bị động đối phó.
-Tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực:Hoạch định giúp sắp xếp, phân bổ hợp lý
nhân lực, tài lực và vật lực, nhờ đó các nguồn lực được sử dụng tiết kiệm và hiệu quả hơn.
-Làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá: Nhà quản lý có thể đánh giá mức độ hoàn
thành, tìm ra sai sót, và đưa ra biện pháp điều chỉnh hợp lý.
-Tạo động lực và tinh thần trách nhiệm:Khi mục tiêu và kế hoạch hành động được
xác định rõ ràng, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ hiểu được vai trò, nhiệm vụ của mình.
=>Hoạch định là khâu mở đầu nhưng có ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình quản lý.
Nó giúp định hướng hoạt động, dự đoán tương lai, sử dụng hợp lý nguồn lực và
nâng cao hiệu quả công việc, góp phần quan trọng vào sự thành công của tổ chức hay cá nhân.
5.1.3. Phân loại hoạch định
-Theo hình thức thể hiện:
Chiến lược: Chiến lược được dùng để chỉ ra các chính sách và chương trình hành
động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt được các mục tiêu toàn diện.
Chính sách:Các chính sách là những kế hoạch bao gồm những điều khoản và
những quy định chung để hướng dẫn hoặc khai thông những suy nghĩ và hành
động khi quyết định. Các chính sách đảm bảo cho các quyết định phù hợp với mục
tiêu. Ví dụ như chính sách tài chính, chính sách tuyển dụng...
Thủ tục:Các thủ tục là những sự hướng dẫn về hành động phải tuân theo để thực
hiện một công việc nào đó. Chúng chỉ ra một cách chi tiết công việc đó phải làm
như thế nào. Ví dụ như thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục xuất nhập kho, thủ tục thanh toán ...
Quy tắc:Các qui tắc giả thích rõ hành động nào được phép và không được phép
làm. Nói cách khác qui tắc là những qui định cần được tuân thủ mà không có sự
lựa chọn. Ví dụ như không được hút thuốc trong lớp học, phải kiểm lại tiền khi nhận...
Chương trình:Các chương trình là sự cụ thể hóa các chính sách, chiến lược, các
nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần được sử dụng ...
để đạt được kết quả nào đó. Ví dụ như chương trình đào tạo, chương trình quảng cáo sản phẩm mới.
Ngân quỹ:Ngân quỹ là bản tường trình về các kết quả mong muốn được biểu thị
bằng các con số. Ngân quỹ còn là một phương tiện để kiểm tra. -Theo cấp quản trị:
+Hoạch định chiến lược là quá trình thiết lập mục tiêu chung của tổ chức trong dài hạn.
+Hoạch định tác nghiệp là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, xác định nội
dung công việc cần tiến hành.
Bảng 5.1. So sánh sự khác nhau giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
-Theo thời gian kỳ hoạch định:
+Hoạch định dài hạn thường là các chiến lược bao gồm các định hướng, mục tiêu
và giải pháp lớn của tổ chức. Thời gian thường là trên 5 năm.
- Hoạch định trung hạn nhằm phác thảo các chương trình để hiện thực hóa các mục
tiêu, giải pháp của chiến lược dài hạn đã lựa chọn. Thời gian không quá dài, thường là 1- 5 năm.
- Hoạch định ngắn hạn là kế hoạch hàng năm cụ thể hóa nhiệm vụ căn cứ vào định
hướng mục tiêu chiến lược và hoạch định trung hạn. Thời gian thường nhỏ hơn 1 năm.
5.2. Cơ sở của hoạch định
5.2.1. Sứ mệnh của tổ chức
Vậy tổ chức của chúng ta là gì??
-Tổ chức chính là một hệ thống con người được sắp xếp, điều hành và phối hợp
chặt chẽ nhằm thực hiện những công việc mà một cá nhân riêng lẻ không thể làm được.
-Nội dung của bản tuyên ngôn sứ mệnh
+Xác định nhiệm vụ của tổ chức: Xác định lĩnh vực hoạt động
+Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức
+Trách nhiệm xã hội và đạo đức
Ví dụ:Sứ mệnh trường ĐH LĐ-XH
Trường Đại học Lao động - Xã hội là cơ sở giáo dục đại học công lập đào tạo, bồi
dưỡng và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, có năng lực đổi mới sáng tạo
và tư duy phản biện, có khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động trong nước và
quốc tế; là trung tâm nghiên cứu khoa học, tư vấn chính sách, chuyển giao tri thức
và kết quả nghiên cứu trong lĩnh vực lao động - xã hội - quản lý công - kinh tế và
kinh doanh, đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành Nội vụ, của đất nước và hội nhập quốc tế.
5.2.2. Hệ thống mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu của tổ chức là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt được trong tương
lai cho tổ chức của họ. Thường biểu hiện thành các chỉ tiêu của hoạch định. -Yêu cầu:
+Khả thi:Mục tiêu phải phù hợp với điều kiện, nguồn lực và năng lực thực tế của
tổ chức hoặc cá nhân — không quá cao hoặc quá thấp
+Có thể đo lường:Mục tiêu cần có các chỉ tiêu cụ thể để đo lường mức độ hoàn
thành (bằng số liệu, phần trăm, thời gian, số lượng
+Cụ thể,dễ hiểu:Mục tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai
+Thực tế:Mục tiêu phải hướng tới kết quả của doanh nghiệp, phải nằm trong tầm
khả năng của cá nhân, của doanh nghiệp.
+Có thời hạn:Mục tiêu phải được xác định trong một khoảng thời gian cụ thể (ngắn
hạn, trung hạn hoặc dài hạn Ví dụ:......
=>Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì việc hoạch định sẽ mất phương hướng.
-Hệ thống các mục tiêu: Gồm các mục tiêu liên kết với theo chiều dọc và liên kết
chéo giữa các bộ phận cùng cấp.
-Quy trình xác định hệ thống mục tiêu: +Xác định nhiệm vụ
+Nghiên cứu và thu thập thông tin +Xác định mục tiêu
+Thẩm định,đánh giá và sàng lọc +Quyết định mục tiêu