Đề cương môn Tổ chức kế toán- Trường Đại học lao động -  xã hội.

Bài 1. Trong mỗi trường hợp sau, hãy phân tích các đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến tổ
chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá của doanh nghiệp:
a. Doanh nghiệp kinh doanh thương mại, phân phối hàng tiêu dùng, có hệ thống kho và chi
nhánh trên toàn quốc.
 Đặc điểm hoạt động:
o Phân phối rộng: Có nhiều chi nhánh và kho hàng trên toàn quốc.
o Hàng tồn kho lớn và đa dạng: Kinh doanh hàng tiêu dùng, số lượng mặt hàng (SKU) rất lớn.
o Khối lượng giao dịch cao: Số lượng nghiệp vụ mua, bán, điều chuyển kho diễn ra liên tục.
 Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
o Đối tượng quản lý chi tiết: Cần quản lý chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng, từng
kho, từng vị trí. Phải quản lý doanh thu, chi phí, công nợ theo từng chi nhánh, từng vùng, từng kênh phân phối.
o Tài khoản và tập hợp chi phí: Cần mở các tài khoản chi tiết hoặc sử dụng các mã phân
tích để theo dõi chi phí và doanh thu cho từng chi nhánh, kho hàng (ví dụ: TK 641, 511
chi tiết theo từng chi nhánh).
o Quy trình và Chứng từ: Cần có quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ cho việc điều
chuyển hàng hóa giữa các kho và chi nhánh (Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất-nhập kho
kiêm vận chuyển nội bộ).
o Báo cáo quản trị: Yêu cầu các báo cáo phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng chi
nhánh, báo cáo quản trị hàng tồn kho (tồn kho tối thiểu/tối đa, hàng chậm luân chuyển) theo từng kho.
o Ứng dụng tin học hóa: Bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán có khả năng quản lý đa
chi nhánh, đa kho. Tốt nhất là hệ thống ERP để tích hợp dữ liệu bán hàng, tồn kho, kế
toán từ các chi nhánh về trung tâm theo thời gian thực. Bộ máy kế toán có thể tổ chức
theo mô hình phân tán tại các chi nhánh nhưng dữ liệu phải được xử lý tập trung.
b. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch với các tour trong nước và quốc tế.
 Đặc điểm hoạt động:
o Sản phẩm là dịch vụ: Không có hàng tồn kho hữu hình. Sản phẩm là các "tour" du lịch.
o Chi phí đa dạng: Bao gồm chi phí vé máy bay, khách sạn, ăn uống, hướng dẫn viên,
visa... phải tập hợp cho từng tour.
o Giao dịch với nhiều nhà cung cấp: Hãng hàng không, khách sạn, nhà hàng...
o Yếu tố ngoại tệ: Phát sinh trong các tour quốc tế.
 Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
o Đối tượng tập hợp chi phí: Đối tượng chính là từng tour, từng đoàn khách hoặc hợp đồng.
o Hệ thống tài khoản: Phải sử dụng các tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
(TK 154) để tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng tour. Cần có tài khoản chi tiết để
theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhiều nhà cung cấp dịch vụ
khác nhau. Phải tổ chức hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
o Báo cáo quản trị: Cần các báo cáo tính giá thành, phân tích lãi/lỗ trên từng tour, từng thị
trường (trong nước, quốc tế).
o Ứng dụng tin học hóa: Cần phần mềm có phân hệ tính giá thành dịch vụ, quản lý hợp đồng/tour.
c. Doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, hoạt động chính trong lĩnh vực cầu đường.
 Đặc điểm hoạt động:
o Sản phẩm là công trình/hạng mục công trình: Có giá trị lớn, thời gian thi công dài,
thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.
o Địa điểm thi công phân tán: Các công trình ở nhiều địa điểm khác nhau.
o Quản lý theo dự án: Mọi chi phí, doanh thu, vật tư, nhân công đều phải quản lý theo từng dự án/công trình.
 Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
o Đối tượng tập hợp chi phí: Là từng công trình, hạng mục công trình. Đây là yêu cầu bắt
buộc và quan trọng nhất.
o Hệ thống tài khoản: Sử dụng TK 154 để tập hợp chi phí xây dựng dở dang. Cần chi tiết
tài khoản phải thu theo tiến độ thanh toán của chủ đầu tư (ví dụ: TK 131 chi tiết theo từng lần nghiệm thu).
o Ghi nhận doanh thu: Doanh thu có thể được ghi nhận theo tiến độ xây dựng hoặc khi
hoàn thành bàn giao công trình, cần tuân thủ chuẩn mực kế toán về hợp đồng xây dựng.
o Báo cáo quản trị: Cần báo cáo chi phí, doanh thu, lãi/lỗ theo từng công trình; báo cáo dòng tiền dự án.
o Ứng dụng tin học hóa: Cần phần mềm có phân hệ quản lý dự án, tính giá thành công
trình xây lắp, có khả năng quản lý vật tư tại các công trường.
d. Doanh nghiệp kinh doanh xây lắp nhà cửa, cao ốc, chung cư.
 Tương tự doanh nghiệp cầu đường (mục c) nhưng có thêm các đặc điểm:
o Bán sản phẩm cho nhiều đối tượng: Có thể bán cho chủ đầu tư (B2B) hoặc bán trực
tiếp cho người tiêu dùng (B2C).
o Phát sinh chi phí bán hàng, bảo hành: Chi phí liên quan đến việc bán căn hộ, bảo hành
công trình sau khi bàn giao.
 Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
o Hệ thống tài khoản: Ngoài các tài khoản như mục c, cần theo dõi chi tiết các khoản phải
thu của hàng trăm, hàng nghìn khách hàng cá nhân. Cần có tài khoản trích lập quỹ dự
phòng bảo hành công trình (TK 352).
o Báo cáo quản trị: Cần thêm báo cáo phân tích bán hàng theo dự án, theo loại căn hộ, theo nhân viên kinh doanh.
e. Doanh nghiệp hoạt động trong ngành quảng cáo - tiếp thị - tổ chức sự kiện.
 Đặc điểm hoạt động:
o Sản phẩm là dịch vụ sáng tạo, dựa trên hợp đồng: Không có sản phẩm tồn kho hữu hình.
o Quản lý theo chiến dịch/dự án/sự kiện: Chi phí và doanh thu được theo dõi cho từng
hợp đồng quảng cáo, từng sự kiện.
o Chi phí bản quyền, nhân sự cao: Chi phí cho ý tưởng, người nổi tiếng, chuyên gia chiếm tỷ trọng lớn.
 Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
o Đối tượng tập hợp chi phí: Là từng hợp đồng, chiến dịch, sự kiện.
o Hệ thống tài khoản: Sử dụng TK 154 để tập hợp chi phí dịch vụ. Cần theo dõi chi tiết
các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ (địa
điểm, âm thanh, ánh sáng...).
o Ghi nhận doanh thu: Ghi nhận khi sự kiện/chiến dịch hoàn thành hoặc theo tiến độ thỏa thuận trong hợp đồng.
o Báo cáo quản trị: Báo cáo lãi/lỗ theo từng hợp đồng/sự kiện, phân tích hiệu quả của các chiến dịch.
f. Doanh nghiệp kinh doanh các nội dung số trên mạng Internet.
 Đặc điểm hoạt động:
o Sản phẩm vô hình: Game, phần mềm, khóa học online, nhạc, phim.
o Kênh phân phối: Internet, không có kho hàng vật lý.
o Giao dịch số lượng cực lớn, giá trị nhỏ: Hàng triệu giao dịch nhỏ lẻ từ người dùng toàn cầu.
o Thanh toán trực tuyến: Qua thẻ tín dụng, ví điện tử.
 Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
o Hệ thống: Yêu cầu mức độ tự động hóa rất cao. Hệ thống kế toán phải tích hợp chặt chẽ
với hệ thống thanh toán trực tuyến và hệ thống ghi nhận giao dịch của người dùng.
o Ghi nhận doanh thu: Doanh thu có thể được ghi nhận tại thời điểm bán hoặc phân bổ
trong một khoảng thời gian (ví dụ: thuê bao tháng/năm).
o Kiểm soát: Phải có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo mọi giao dịch đều được
ghi nhận đầy đủ, chính xác, và chống gian lận trong thanh toán.
o Báo cáo quản trị: Cần các báo cáo theo thời gian thực về doanh thu theo sản phẩm số,
theo quốc gia, theo nền tảng (iOS, Android...).
Bài 2: Công ty XA kinh doanh trong lĩnh vực phân phối linh kiện máy. Trong thời gian đầu, công ty
chủ yếu bán linh kiện cho các khách hàng nhỏ (phần lớn là các gia đình có nhu cầu trang bị máy tính)
và thu tiền ngay sau khi giao sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Công ty có 2 nhân viên kế toán, 1 người theo
dõi hàng hóa, báo tình hình hàng hóa, một người theo dõi bán hàng, ghi chép thu chi tiền và báo thuế.
Tất cả công việc kế toán đều được xử lý dưới sự trợ giúp của Excel. Hàng tháng, phòng kế toán có
nhiệm vụ cung cấp các thông tin về tình hình hàng hóa, tình hình bán hàng và thu chi tiền trong kì.
Công việc kinh doanh của công ty dần phát triển. Ngày càng có nhiều đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Khách hàng của công ty không chỉ trong thành phố mà còn có những khách hàng tỉnh xa, có nhu cầu
lớn về thiết bị máy tính (trường học, các cơ quan nhà nước). Chủng loại máy tính của công ty cũng đa
dạng hơn bao gồm nhiều dòng, thế hệ, các nhãn hiệu khác nhau… Các bộ phận bên trong công ty trở
nên tấp nập và khối lượng công việc nhiều hơn nhưng vẫn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên
tốc độ xử lý công việc chậm đi, điển hình là các báo cáo, sổ sách kế toán không thể cung cấp kịp thời
và nhanh chóng như trước nữa. Chiến lược của công ty là mở rộng thị trường trên cơ sở chất lượng sản
phẩm, đa dạng mặt hàng, tăng cường chế độ ưu đãi cho khách hàng (mở rộng bán chịu, chiết khấu,
khuyến mãi…) cũng như tăng cường các chính sách cho các nhân viên tìm kiếm thêm nhiều khách hàng, hợp đồng mới. Yêu cầu:
a. Nhận dạng một số các thông tin mà hệ thống kế toán hiện hành của công ty NA có thể cung cấp.
Hệ thống hiện tại của công ty XA sử dụng Excel và 2 nhân viên kế toán, một người theo dõi hàng hóa
và một người theo dõi bán hàng, thu chi. Với hệ thống này, các thông tin có thể cung cấp thường là
những báo cáo cơ bản, được tổng hợp thủ công vào cuối kỳ:
 Báo cáo tổng hợp:
o Tổng doanh thu bán hàng trong tháng.
o Tổng số tiền thu được, tổng số tiền chi ra trong tháng.
 Báo cáo chi tiết (phải tổng hợp thủ công):
o Bảng kê chi tiết các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền.
o Bảng kê hàng hóa tồn kho (số lượng) tại thời điểm cuối tháng.
 Hạn chế lớn nhất: Các báo cáo này không kịp thời và nhanh chóng, không có khả năng cung
cấp thông tin đa chiều (ví dụ: doanh thu theo từng khách hàng, từng mặt hàng) và không có khả
năng quản lý các nghiệp vụ phức tạp mới như bán chịu hay chiết khấu.
b. Hãy phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán của công ty NA trong bối cảnh
công ty quyết định tái tổ chức công tác kế toán bằng cách ứng dụng một phần mềm kế toán.
Khi công ty XA quyết định tái tổ chức bằng cách ứng dụng phần mềm kế toán, các nhân tố sau sẽ chi
phối mạnh mẽ đến quá trình này:
1. Môi trường kinh doanh: Công ty đang trên đà phát triển mạnh, mở rộng thị trường ra ngoài
thành phố, đối tượng khách hàng đa dạng hơn (thêm các tổ chức, trường học), và chủng loại sản
phẩm cũng nhiều hơn. Điều này làm tăng khối lượng và sự phức tạp của các giao dịch.
2. Nhu cầu thông tin kế toán: Chiến lược mới của công ty là "tăng cường chế độ ưu đãi cho
khách hàng (mở rộng bán chịu, chiết khấu, khuyến mãi)" và "tăng cường các chính sách cho các
nhân viên". Điều này tạo ra các nhu cầu thông tin mới và cấp thiết:
o Thông tin công nợ: Phải theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng, tuổi nợ.
o Thông tin bán hàng: Cần phân tích doanh số theo từng khách hàng, từng mặt hàng, từng
nhân viên để đánh giá hiệu quả và tính thưởng/hoa hồng.
o Thông tin giá vốn và lãi gộp: Để xây dựng chính sách chiết khấu, khuyến mãi hợp lý.
3. Yêu cầu quản lý: Ban lãnh đạo không thể tiếp tục điều hành hiệu quả với các báo cáo chậm trễ,
thiếu chi tiết. Họ cần thông tin nhanh chóng, chính xác để ra quyết định về giá bán, chính sách
tín dụng, và quản lý dòng tiền.
4. Yêu cầu kiểm soát: Việc "mở rộng bán chịu" làm phát sinh rủi ro nợ khó đòi. Cần có một hệ
thống kiểm soát nội bộ để xét duyệt hạn mức tín dụng và theo dõi thu hồi nợ, điều mà Excel
không thể hỗ trợ tốt.
5. Công nghệ thông tin: Việc quyết định "ứng dụng một phần mềm kế toán" chính là nhân tố quan
trọng nhất, định hình lại toàn bộ cách thức làm kế toán, từ thủ công sang tự động hóa, từ phân
tán sang tập trung dữ liệu.
c. Phác thảo quy trình tổ chức lại hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp để đáp ứng yêu
cầu trong môi trường mới.
Để đáp ứng yêu cầu trong môi trường mới, công ty XA cần thực hiện một quy trình tổ chức công tác kế
toán bài bản, bao gồm các bước chính sau:
1. Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào (Nền tảng của hệ thống):
o Xác định lại yêu cầu thông tin (Chương 2): Dựa trên các phân tích ở phần (b), liệt kê
tất cả các thông tin quản trị cần thiết (công nợ, doanh số theo nhân viên, lãi gộp...).
o Tổ chức đối tượng kế toán và quản lý chi tiết (Chương 2): Xây dựng danh mục khách
hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa một cách chi tiết, có mã hóa để phần mềm quản lý.
o Tổ chức hệ thống chứng từ (Chương 3): Thiết kế và chuẩn hóa các chứng từ mới phát
sinh như Lệnh bán hàng, Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán chịu, Phiếu thu... và xây dựng
quy trình luân chuyển chúng giữa các bộ phận.
o Tổ chức lại hệ thống tài khoản (Chương 4): Mở thêm các tài khoản chi tiết cần thiết
như TK 131 - Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng), TK 521 - Các khoản
giảm trừ doanh thu (chi tiết cho chiết khấu, giảm giá).
2. Tổ chức cung cấp thông tin đầu ra (Sản phẩm của hệ thống):
o Thiết kế hệ thống báo cáo (Chương 5): Thiết kế các mẫu báo cáo quản trị mới như: Báo
cáo tổng hợp công nợ phải thu, Báo cáo phân tích doanh số bán hàng theo nhân viên/sản
phẩm, Báo cáo phân tích lãi gộp...
3. Tổ chức các nguồn lực cho hệ thống:
o Tổ chức bộ máy kế toán (Chương 6): Tuyển dụng thêm nhân sự hoặc đào tạo lại 2 nhân
viên hiện tại. Phân công lại công việc, ví dụ: một người phụ trách kế toán công nợ và bán
hàng, một người phụ trách kế toán kho và tổng hợp. Xây dựng bảng mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí.
o Đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán (Chương 7): Dựa trên các yêu cầu đã xác
định, lập ra các tiêu chí để đánh giá (ví dụ: phần mềm phải có phân hệ quản lý công nợ,
quản lý bán hàng tốt) và lựa chọn một phần mềm phù hợp.
o Tổ chức sử dụng phần mềm (Chương 7): Lên kế hoạch triển khai phần mềm: cài đặt,
chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang phần mềm, đào tạo nhân viên sử dụng và chính thức vận hành hệ thống mới.
Document Outline

• a. Doanh nghiệp kinh doanh thương mại, phân phối hàng tiêu dùng, có hệ thống kho và chi nhánh trên toàn quốc.
•  Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán:
• b. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch với các tour trong nước và quốc tế.
•  Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán: (1)
• c. Doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, hoạt động chính trong lĩnh vực cầu đường.
•  Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán: (2)
• d. Doanh nghiệp kinh doanh xây lắp nhà cửa, cao ốc, chung cư.
•  Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán: (3)
• e. Doanh nghiệp hoạt động trong ngành quảng cáo - tiếp thị - tổ chức sự kiện.
•  Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán: (4)
• f. Doanh nghiệp kinh doanh các nội dung số trên mạng Internet.
•  Ảnh hưởng đến Tổ chức công tác Kế toán: (5)
• Yêu cầu:
•  Báo cáo tổng hợp:
•  Báo cáo chi tiết (phải tổng hợp thủ công):
• b. Hãy phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán của công ty NA trong bối cảnh công ty quyết định tái tổ chức công tác kế toán bằng cách ứng dụng một phần mềm kế toán.
• c. Phác thảo quy trình tổ chức lại hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu trong môi trường mới.
• 1. Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào (Nền tảng của hệ thống):
• 2. Tổ chức cung cấp thông tin đầu ra (Sản phẩm của hệ thống):
• 3. Tổ chức các nguồn lực cho hệ thống: