Đề cương ôn tập kỹ năng làm việc nhóm | Học viện Hành chính Quốc gia

lOMoARcPSD|50734573 NỘI DUNG YÊU CẦU
Chương I. Những vấn ề chung về làm việc nhóm
1.1. Khái niệm làm việc nhóm và kỹ năng làm việc nhóm 1.1.1.
Khái niệm làm việc nhóm
Giải thích ược khái niệm làm việc
nhóm và cho ví dụ minh họa. 1.1.2.
Khái niệm Kỹ năng làm việc nhóm
Giải thích ược khái niệm kỹ năng làm việc nhóm.
1.2. Ý nghĩa của làm việc nhóm
1.2.1. Tăng hiệu suất làm việc
Trình bày – Giải thích – Chứng minh
ược các ý nghĩa của làm việc nhóm
1.2.2. Giảm thiểu khâu trung gian
1.2.3. Phát huy sức mạnh tập thể
1.2.4. Phát triển cá nhân
1.3. Nguyên tắc làm việc nhóm
Khái niệm Nguyên tắc làm việc nhóm Giải thích khái niệm 1.3.1. Tương hỗ
Giải thích khái niệm Tương hỗ - Cùng hợp tác trao ổi
Phân tích Nguyên tắc tương hỗ - Cùng giải quyết Minh họa cho nguyên tắc - Cùng giúp ỡ 1.3.2. Chung sức
Giải thích khái niệm Chung sức
“Đồng tâm hiệp lực”, oàn kết.
Phân tích Nguyên tắc chung sức Minh họa cho nguyên tắc 1.3.3. Tôn trọng
Giải thích khái niệm Tôn trọng
- Tôn trọng trong mọi hoàn cảnh, tình huống
Phân tích ặc iểm Nguyên tắc tôn
- Tôn trọng ề xuất, ý kiến, quan iểm cá nhân trọng Minh họa cho nguyên tắc lOMoARcPSD|50734573 1.3.4. Bình ẳng
Giải thích khái niệm Bình ẳng
- Trong việc óng góp ý kiến
Phân tích Nguyên tắc bình ẳng
- Trong quyền lợi, lợi ích chung Minh họa cho nguyên tắc
- Trong phân chia công việc 1.3.5. Chia sẻ
Giải thích khái niệm Chia sẻ - Mục tiêu chung
Phân tích Nguyên tắc chia sẻ - Thông tin trong nhóm Minh họa cho nguyên tắc
- Khó khăn trong công việc, cách thức làm việc
1.4. Các loại nhóm làm việc
1.4.1. Nhóm chính thức
1.4.1.1. Khái niệm Nhóm chính thức
Giải thích khái niệm Nhóm chính thức
1.4.1.2. Đặc iểm Nhóm chính thức
Nhận biết- Làm sáng tỏ- Phân tích ặc iểm Nhóm chính thức -
Thời gian làm việc tương ối dài Minh họa -
Được thành lập bởi nhu cầu tổ chức -
Có quyết ịnh thành lập và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức -
Có quyền quyết ịnh phương pháp làm việc hiệu quả nhất và
ược khuyến khích tự tìm kiếm các quy trình làm việc tối ưu
* Các hình thức của Nhóm chính thức
Trình bày – Phân tích các hình thức của Nhóm chính thức - Nhóm iều hành
- Nhóm làm việc a chức năng - Nhóm kinh doanh - Nhóm hỗ trợ
1.4.2. Nhóm Không chính thức
1.4.2.1. Khái niệm Nhóm không chính thức
Giải thích khái niệm Nhóm không chính thức lOMoARcPSD|50734573
1.4.2.2. Đặc iểm Nhóm không chính thức
Nhận biết- Làm sáng tỏ- Phân tích ặc
iểm Nhóm không chính thức Minh họa
* Các hình thức của Nhóm không chính thức
Trình bày – Phân tích các hình thức
của Nhóm không chính thức
So sánh nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
Trình bày ược sự khác nhau giữa
nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
1.5. Các giai oạn phát triển của nhóm làm việc 1.5.1. Hình thành
Trình bày- Giải thích- Phân tích ặc
Là giai oạn nhóm bắt ầu hình thành. Đặc
iểm và yêu cầu của 5 giai oạn iểm:
- Chưa rõ ràng về mục tiêu, vai trò và cách thức làm việc -
Hình thành mối quan hệ phụ thuộc giữa các thành viên -
Kỳ vọng về nhóm và bản thân - Mức ộ hoàn thành công việc thấp Yêu cầu: -
Thông hiểu mục ích nhóm, thiết lập mục tiêu chung -
Thống nhất nguyên tắc làm việc -
Lập kế hoạch và thống nhất phương thức làm việc trong nhóm -
Xây dựng mối quan hệ giữa thành viên nhóm lOMoARcPSD|50734573 1.5.2. Hỗn loạn
Là giai oạn bùng nổ mâu thuẫn giữa các thành viên. Đặc iểm:
- Xung ột thường xuyên xảy ra
- Không hài lòng với tình trạng bị phụ thuộc vào quyền lực;
- Bắt ầu hình thành các phe phái
- Kém tin tưởng lẫn nhau, thái ộ làm việc tiêu cực;
- Chỉ một vài nhiệm vụ ược hoàn tất. Yêu cầu:
- Giải quyết xung ột kịp thời, thỏa áng;
- Trao ổi thông tin hiệu quả, tranh luận cởi mở, bình ẳng,
không công kích cá nhân;
- Xác ịnh lại mục tiêu, vai trò;Cam kết lại những iều luật và nội quy;
- Tạo dựng niềm tin, tinh thần trách nhiệm giữa các nhóm viên;
- Trân trọng những thành quả ạt ược, trân trọng sự khác biệt. 1.5.3. Ổn ịnh
Là giai oạn các thành viên bắt ầu nỗ lực với công việc chung của nhóm Đặc iểm:
- Hiểu rõ về mục tiêu, nhiệm vụ, vai trò;
- Công nhận sự khác biệt, tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau,
sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm;
- Những nỗ lực hợp tác bắt ầu có hiệu quả. Yêu cầu:
- Giữ cho mọi việc i úng quỹ ạo;
- Chia sẻ trách nhiệm lãnh ạo và iều hành nhóm;
- Liên tục phát huy niềm tin và xây dựng các mối quan hệ tích cực;
- Không ngừng phát triển các kỹ năng và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau;
- Tập trung nâng cao hiệu quả công việc;
- Công nhận và ăn mừng thành công của nhóm. lOMoARcPSD|50734573
1.5.4. Hoạt ộng hiệu quả Đặc iểm:
- Cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực hoàn thành mục tiêu chung
- Tinh thần hăng hái cao ộ, các thành viên hợp tác tích cực;
- Các kỹ năng ạt ến trình ộ cao, có thể phối hợp với nhóm khác;
- Đạt hiệu quả tối ưu và chất lượng công việc cao; Yêu cầu:
- Tập trung vào hiệu quả công việc;
- Linh hoạt chia sẻ trách nhiệm lãnh ạo, ương ầu với những thử thách mới
Công nhận và ánh dấu những thành quả của nhóm và cá nhân xuất sắc. 1.5.5. Kết thúc
Là giai oạn chấm dứt vai trò nhóm, hoàn thành nhiệm vụ. Đặc iểm: -
Giảm phụ thuộc lẫn nhau -
Xây dựng thành các nhóm mới với mục tiêu mới
hoặc kết thúc dự án tại ây. Yêu cầu:
Giám sát, ánh giá các hoạt ộng của nhóm ể rút kinh nghiệm và bài
học cho các nhóm khác.
1.6. Một số yếu tố ảnh hưởng ến làm việc nhóm
1.6.1. Mục tiêu nhóm
Nhận biết- Làm sáng tỏ- Phân tích sự
Là ích cuối cùng nhóm hướng tới ể thực hiện công việc Ảnh
ảnh hưởng và yêu cầu của 5 yếu tố hưởng:
ảnh hưởng ến làm việc nhóm -
Hợp nhất các thành viên nhóm; -
Động lực cho hoạt ộng nhóm, giúp giải quyết mâu thuẫn và
ánh giá hiệu quả làm việc nhóm. Yêu cầu: - Mục tiêu chung rõ ràng; -
Mọi thành viên hiểu rõ mục tiêu chung; - Mục tiêu phù hợp; -
Nhóm trưởng tạo sự hài hòa giữa mục tiêu riêng và chung; -
Chia nhỏ hoặc iều chỉnh mục tiêu khi cần thiết. 1.6.2. Quy mô nhóm
Là số lượng thành viên tham gia trong nhóm. Ảnh hưởng:
- Tạo nên ặc trưng nhóm; lOMoARcPSD|50734573
- Ảnh hưởng trực tiếp ến sự ổn ịnh và hiệu quả làm việc nhóm
Yêu cầu: Tùy từng nội dung công việc thực tế ể xác ịnh quy mô nhóm cho phù hợp
1.6.3. Năng lực thành viên
Là sự tổng hòa của tâm, trí, hành tạo cho thành viên có khả năng thực
hiện các hoạt ộng nhóm hiệu quả. Ảnh hưởng:
- Năng lực thành viên nhóm
- Năng lực lãnh ạo nhóm Yêu cầu:
Không ngừng học hỏi kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, thái ộ tích cực.
1.6.4. Sự hợp tác của các thành viên
Là sự phối hợp, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau của các thành viên trong
nhóm ể ạt mục tiêu chung.
Ảnh hưởng: Hoạt ộng nhóm phụ thuộc vào sự hợp tác của các thành viên. Yêu cầu:
- Có thái ộ cởi mở, không phán xét nhau;
- Lắng nghe tích cực và chủ ộng ể thấu hiểu;
- Tham gia óng góp ý tưởng cho nhóm;
- Tôn trọng sự khác biệt;
- Cùng phát huy thế mạnh, khắc phục iểm yếu cá nhân.
1.6.5. Môi trường làm việc Là yếu tố khách quan
ảnh hưởng ến hoạt ộng nhóm Ảnh hưởng:
- Phụ thuộc tổ chức về: nguồn nhân lực, thông tin, hỗ trợ;
- Thái ộ của tổ chức tác ộng trực tiếp ến hiệu quả làm việc của nhóm. Yêu cầu:
Tạo môi trường cởi mở, năng ộng, chuyên nghiệp.
Chương 2: Một số kỹ năng cơ bản trong làm việc nhóm
2.1. Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc
2.1.1. Lập kế hoạch xây dựng nhóm làm việc. lOMoARcPSD|50734573
2.1.1. Nguyên tắc lập KH xây dựng nhóm làm việc
Trình bày- Phân tích ược các nguyên
tắc lập kế hoạch ể xây dựng nhóm
- Chia nhỏ nhiệm vụ, xây dựng mục tiêu từng chặng làm việc
- Tiết kiệm tài nguyên, tinh thần, con người, thời gian, sức lực, vật chất
2.1.1.2. Nội dung lập kế hoạch xây dựng nhóm làm việc
Trình bày- Phân tích Nội dung lập kế
- Xác ịnh mục tiêu nhóm: tuân theo nguyên tắc mục tiêu
hoạch xây dựng nhóm làm việc “SMART”
(Lập ược kế hoạch xây dựng một
- Xác ịnh quyền hạn nhóm
nhóm làm việc/ học tập; Dự kiến
- Dự kiến các hoạt ộng
ược các hoạt ộng cơ bản của nhóm
làm việc/ học tập trong tình huống - Xác ịnh nguồn lực
lập kế hoạch xây dựng nhóm làm - Xác ịnh thời hạn
việc/ học tập; Xác ịnh ược mục tiêu
nhóm trong tình huống lập kế hoạch
xây dựng nhóm làm việc/ học tập..)
2.1.2. Lựa chọn thành viên
2.1.2.1. Nguyên tắc lựa chọn thành viên
Trình bày – Làm sáng tỏ- Phân tích
- Thành viên hiểu rõ mục tiêu nhóm
Nguyên tắc lựa chọn thành viên
- Lựa chọn người phù hợp, không phải người giỏi nhất
2.1.2.2. Tiêu chuẩn lựa chọn
Trình bày- Xác ịnh – Phân tích Tiêu
- Yêu cầu công việc -
chuẩn lựa chọn thành viên Thái ộ
2.1.3. Phân công trách nhiệm
Nguyên tắc phân công trách nhiệm
Trình bày – Làm sáng tỏ- Phân tích
Nguyên tắc phân công trách nhiệm
- Phân công úng người, úng việc, úng thời iểm
- Rõ ràng, công khai, minh bạch - Công bằng, hợp lý lOMoARcPSD|50734573
Trình bày – Phân tích các bước phân công trách nhiệm
Các bước phân công trách nhiệm
Thực hiện ược các bước phân công
trách nhiệm cho các thành viên trong Chuẩn bị
nhóm làm việc/học tập cụ thể. -
Cần nhận dạng loại công việc cần phải làm trước khi phân
công người có trách nhiệm. -
Sắp xếp trình tự công việc trong nhóm theo tính chất ưu tiên và quan trọng. -
Nhóm công việc theo các tiêu chí ặc thù. Lựa chọn
Lựa chọn người óng vai trò chủ chốt trong nhóm: lãnh ạo nhóm,
người phản biện, người thực hiện, người ngoại giao, iều phối viên,
người phát kiến, người giám sát, người ghi chép và lưu hồ sơ... Thảo luận Kiểm soát Đánh giá
2.1.4.Thiết lập quy tắc nhóm
2.1.4.1.Ý nghĩa của việc thiết lập quy tắc nhóm
Nêu- Giải thích- Phân tích ý nghĩa -
Đảm bảo tính thống nhất và phát huy tối a hiệu quả hoạt ộng của việc thiết lập quy tắc nhóm của các thành viên nhóm -
Tránh những rắc rối trong tương lai. lOMoARcPSD|50734573
2.1.4.2.. Các quy tắc làm việc nhóm căn bản
Trình bày- Phân tích 5 quy tắc làm việc
Quy tắc ra quyết ịnh nhóm cơ bản
Các phương pháp ra quyết ịnh:
Xây dựng ược các quy tắc làm việc - Lãnh ạo ra quyết ịnh
nhóm cho nhóm làm việc/ học tập cụ - Đa số ra quyết ịnh thể
- Nhóm nhỏ các chuyên gia quyết ịnh
- Quyết ịnh bằng sự nhất trí Quy tắc họp nhóm
- Tất cả các cuộc họp sẽ bắt ầu và kết thúc úng giờ.
- Mỗi cuộc họp phải có chương trình cụ thể.
- Tất cả các thành viên phải có mặt và tham gia vào những buổi họp nhóm.
- Những ý kiến phê bình phải mang tính xây dựng.
- Các ý kiến và quan iểm khác nhau sẽ ược nhìn nhận và xem xét.
Quy tắc thông tin trong nhóm
- Các thành viên tự nguyện chia sẻ mọi thông tin liên quan cho nhau
- Thông tin nhận ược phải ảm bảo tính giá trị và tính kịp thời
- Các bộ phận khác trong tổ chức phải trao ổi với nhóm ể
cung cấp thông tin cần thiết ể thực hiện công việc
Quy tắc kiểm tra, giám sát
Kiểm tra kết quả và tiến trình thực hiện công việc
Quy tắc khen thưởng
- Số liệu về kết quả công việc trong thực tế phải công
khai, minh bạch và ược chấp nhận
- Xây dựng các mức khen thưởng
2.2. Kỹ năng giải quyết xung ột trong làm việc nhóm
Khái niệm xung ột trong làm việc nhóm
Trình bày khái niệm – Phân tích ảnh
hưởng của xung ột trong làm việc nhóm
2.2.1. Những xung ột thường gặp
Nêu- Giải thích- Phân tích ược những 2.2.1.1. Xung ột ý kiến
xung ột thường gặp trong làm việc
2.2.1.2. Xung ột trách nhiệm nhóm.
2.2.1.3. Xung ột lợi ích lOMoARcPSD|50734573
2.2.2. Các phong cách giải quyết xung ột
Trình bày- Phân tích- Vân dụng ược 5
2.2.2.1. Cứng rắn, áp ảo
phong cách giải quyết xung ột . 2.2.2.2. Né tránh
2.2.2.3. Nhường nhịn, xoa dịu 2.2.2.4. Thỏa hiệp 2.2.2.5. Hợp tác
2.2.3. Các bước giải quyết xung ột
Trình bày - Phân tích ược bước xác ịnh
2.2.3.1. Nhận diện xung ột nguyên nhân xung ột.
2.2.3.2. Xác ịnh nguyên nhân
Xác ịnh ược nguyên nhân trong tình
2.2.3.3. Tìm kiếm giải pháp
huống xung ột trong làm việc nhóm cụ thể.
2.3. Kỹ năng họp nhóm
2.3.1. Các kiểu họp nhóm
Trình bày – Giải thích- Phân biệt ược
Theo thành phần họp các kiểu họp nhóm - Họp nhóm -
Thảo luận tổ - Họp 2 người Theo nội dung họp - Họp triển khai - Họp ánh giá tiến ộ - Họp báo cáo
2.3.2. Các bước họp nhóm
Trình bày- Phân tích- Vận dụng ược 2.3.2.1. Chuẩn bị họp
các bước trong họp nhóm. -
Chủ ề, mục tiêu và nội dung - Thành viên cần tham gia -
Kế hoạch iều hành cuộc họp -
Kế hoạch sử dụng công cụ trực quan (bảng biểu, tài liệu, máy chiếu...) -
Kế hoạch thời gian, ịa iểm, phòng ốc, hậu cần, giấy mời, thông báo... -
Ai chuẩn bị, chuẩn bị ến âu -
Chuẩn bị sức khoẻ, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp 2.3.2.2. Thảo luận Các bước thảo luận: - Đưa ra từng chủ ề
- Phân tích từng chủ ề
- Thảo luận, tham gia ý kiến - Tóm tắt vấn ề lOMoARcPSD|50734573
- Ra quyết ịnh của nhóm
* Phương pháp 6 chiếc mũ tư duy: Là phương pháp tư duy dùng ể
xem xét ánh giá vấn ề ở nhiều góc nhìn, hướng tư duy của mọi người về cùng một phía.
* Phương pháp Công não (Brainstorming) : Là phương pháp
ộng não, suy nghĩ một vấn ề phát triển theo nhiều hướng khác
nhau. Bằng cách dựa trên các ý tưởng tập trung xung quanh vấn ề cần giải quyết.
* Phương pháp KJ (KAWAKITA JIRO): Là phương pháp tư duy
tổng hợp dữ liệu bằng cách tìm mối quan hệ giữa chúng. + Tạo nhãn ý tưởng
+ Phân cụm, sắp xếp ý tưởng thành chủ ề
+ Tìm mối liên hệ giữa chúng và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên +
Giái quyết vấn ề theo thứ tự ưu tiên
*Phương pháp SWOT: Là phương pháp tư duy dựa trên 4 yếu tố :
iểm mạnh, iểm yếu, cơ hội, thách thức
2.3.2.3. Phân công thực hiện - Đúng người
Trình bày- Phân tích - Vận dụng ược
bước phân công thực hiện trong họp
- Nhiệm vụ phù hợp với mục tiêu nhóm nhóm.
- Trao quyền hạn và nguồn lực phù hợp
2.3.2.4. Kết thúc cuộc họp
Trình bày- Phân tích - Vận dụng ược -
Kết thúc khi ã ạt ược các mục tiêu, khi cuộc họp không tiến
bước kết thúc họp nhóm.
triển hoặc ã hết thời gian. -
Tóm tắt và kết luận - Cam kết triển khai. -
Tài liệu hóa kết quả họp. -
Đánh giá nhanh thành công cuộc họp
2.3.3. Các vấn ề thường gặp trong họp nhóm - Thành viên ến muộn
- Thái ộ tiêu cực của thành viên
- Cuộc họp thiếu sự ồng thuận
- Những cá nhân chống ối
- Sự buồn tẻ trong cuộc họp
- Trưởng nhóm là vấn ề
2.4. Kỹ năng ánh giá hiệu quả làm việc nhóm lOMoARcPSD|50734573
2.4.1. Tiêu chí và nội dung ánh giá
Nêu- Giải thích- Phân biệt ược các
2.4.1.1. Về kết quả
tiêu chí và nội dung ánh giá hiệu quả -
Đạt ược mục tiêu nhóm làm việc nhóm. -
Sự hài lòng của khách hàng/ ối tác -
Khối lượng công việc ã hoàn thành -
Kiến thức nghề nghiệp và kỹ năng thu ược
2.4.1.2. Về thời gian -
Đảm bảo lượng thời gian thực hiện phù hợp cho từng
công việc của nhóm và năng lực thành viên -
Hoàn thành công việc úng hạn ịnh, tuy nhiên sẽ có
một số trường hợp ngoại trừ (cơ hội/rủi ro)
2.4.1.3. Về chi phí -
Chi phí cho từng dự án hoặc công việc phù hợp với
thực tế, không lãng phí, hao hụt vô lý -
Các khoản chi tiêu và lợi nhuận thực tế so với dự oán
2.4.1.4. Về quy trình -
Mức ộ tham gia và lãnh ạo - Sự cộng tác -
Biện pháp giải quyết xung ột -
Lập kế hoạch và mục tiêu -
Độ cam kết với quy trình và các thủ tục ã thống nhất -
Xây dựng và duy trì quan hệ giữa các cá nhân với
nhau - Sự rèn luyện kỹ năng của cá nhân và nhóm
2.4.2. Phương pháp ánh giá
Nêu- Minh họa- So sánh ược các
phương pháp ánh giá hiệu quả làm việc nhóm
2.4.2.1. Đánh giá bên trong
Trình bày- Phân tích- Vận dụng ược - Tự ánh giá
phương pháp ánh giá bên trong và bên
- Đánh giá của ồng nghiệp ngoài
- Đánh giá của trưởng nhóm
2.4.2.2. Đánh giá bên ngoài
- Đánh giá sự thoả mãn của khách hàng -
Đánh giá của cấp quản lý