lOMoARcPSD|50582371
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
Câu 1: Phân tích và làm rõ mối quan hệ giữa các nguyên tắc tổ chức hoạt
động của công sở? Lấy ví dụ minh họa?
Có 5 nguyên tắc chủ yếu:
1/ Nguyên tắc công khai
Cần khẳng định rằng đây là nguyên tắc cần kíp của bất kỳ tổ chức nào.
Công khai cái gì? Cái cần công khai là công việc làm tại công sở Công khai
dưới hình thức nào? Chúng ta có thể đưa ra một số biện pháp để việc công khai
hóa được thực hiện có hiệu quả như sau:
- Xây dưng kế hoạch: ví dụ: HVHC công khai kế hoạch tuyển sinh năm học
2010 và các chương trình có liên quan tới công tác tuyển sinh: đào tạo, bồi dưỡng… -
Thông qua hoạt động kiễm tra, đánh giá công việc. Ví dụ: sau khi hoàn
thành công tác tuyểnsinh, họat động tuyển sinh kiểm tra, đánh giá những mặt
đạt được và những sai phạm tồn tại rồicông khai. -
Giới thiệu về địa điểm của công sở, trách nhiệm từng bộ phận của công
sở. Ví dụ: một cơ quan công chứng tư mới được thành lập, thì cần công khai về
địa điểm, cũng như chức năng,nhiệm vụ.
Vậy, tại sao phải công khai hoạt động nơi công sở: mục đích là để tạo sự hiểu
biết và hợp tác trong công việc, đồng thời cũng tạo điều kiện để công sở linh
họat thích ứng với những diễn biến không ổn định khi thực hiện chức năng,
nhiệm vụ chung. Đây là nguyên tắc làm cho tính cục bộ và quan liêu được hạn
chế trong quá trình điều hành công sở.
2/ Nguyên tắc liên tục:
Cơ sở để áp dụng nguyên tắc này: do quá trình quản lý là một quá trình diễn ra
một cáchthường xuyên và liên tục. Do vậy, quá trình điều hành công sở phải
dựa trên tính liên tục, tínhbphối hợp với quy chế hoạt động của công sở.
3/ Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm
của từng cá nhân,từng bộ phận trong công sở.
Tại sao phải phân công như vậy? là để thúc đẩy mọi người làm việc một cách
hiệu quả hơn,đồng thời cũng đề cao trách nhiệm nhiệm vụ của cá nhân, tập thể
để hoàn thành mục tiêu đề ra.Nó cho phép công sở phát huy được năng lực sang
tạo của mình trên cở sở tìm kiếm nhữngphương thức hoạt động thích hợp. Việc
phân công cũng nhằm tránh làm cho công việc chồngchéo, giảm bệnh quan liêu. lOMoARcPSD|50582371
Phân công như thế nào là khoa học? Tùy theo đặc thù của mỗi công sở và đặc
điểm của mỗicông việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn.
Ví dụ: phân công việc nhận và gửi hồ sơ cho bộ phận văn thư, việc lưu trữ, xuất
tài liệu khi cần cho bộ phận lưu trữ, tránh việc nhằm lẫn giữa hainhiệm vụ.
4/ Nguyên tắc dân chủ hóa trong điều hành.
Mục đích của nguyên tắc này là làm cho mọi quyết định được đưa ra trong quá
trình điềuhành công sở có tình nhất quán, tập hợp được trí tuệ của tập thể. Nhằm
đảm bảo cho quyết định đó ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao.
Quy trình thực hiện nguyên tác này như thế nào? Đó là lấy ý kiến của tập thể
nơi công sở đóng, bàn bạc, với các ngành, các cấp, các đơn vị. lấy y kiến thông
qua hình thức phiếu hỏi, biểuquyết, tổ chức hội nghị, tổ chức tham khảo ý kiến.
Bàn bạc dân chủ và công khai.
5/ Nguyên tắc tuân thủ pháp luật.
Bất kỳ hoạt động quản lý nào cũng phải tuân thủ pháp luật, họat động điều hành
công sở cũng không nằm ngoài sự điều chỉnh của pháp luật. Tuân thủ pháp luật
để đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa, đảm bảo những hoạt động của công sở là
đúng đắn với các quy định của nhà nước.Khi vi phạm quy chế tổ chức thì sẽ xử
lý bằng các biện pháp chế tài.
Mối quan hệ giữa các nguyên tắc:
Các nguyên tắc nói trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nguyên tắc này làm
tiền đề cho nguyên tắc kia và ngược lại để đảm bảo cho hoạt động điều hành
công sở đạt hiệu quả cao nhất.Nếu tuân thủ đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc
nói trên thì sẽ xây dựng được một công sở chuẩn.
Để chứng minh cho tính chặt chẽ giữa các nguyên tắc này thì ta lấy nguyên tắc
công khai làm tiền đề, từ đó thấy được mối quan hệ với các nguyên tắc khác. Có
công khai thì hoạt động mới diễn ra liên tục, công khai về kế hoạch quy chế, địa
điểm trách nhiệm…thì công sở mới hoạt động liên tục được, có kế hoạch rõ
ràng cụ thể, qua đó triển khai ra quyết định, truyền đạt từ trên xuống dưới, trao
đổi giữa các cơ quan, làm cho thông tin liền mạch, không bị nhiễu tin..
Ví du: nếu không có kế họach rõ ràng, sẽ không biết được tháng tới cơ quan
mình có hoạt động gì, người cho rằng có hoạt động này, nguời cho rằng có hoạt
độngkia, gây ra tâm lý hoang mang, tức là bi nhiễu tin.
Từ công khai trách nhiệm của công sở lên kế hoạch, sẽ là tiền đề phân công về
quyền hạn,nhiệm vụ, về trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong công sở.
Từ việc công khai sẽ mang tính minh bạch, rõ ràng, mới tạo ra tính dân chủ cao, lOMoARcPSD|50582371
tính rõ ràng sẽ là uy tín để cá nhân, tập thể tham gia phát huy sức mạnh của mình.
Nếu một công sở mà mọi trách nhiệm của cá nhân không được công khai thì
tính dân chủ nằm ở đâu? Khi cá nhân làm sai thì mọi người biết phản ánh với ai,
với mức độ sai thế nào? (do không biết được trách nhiệm củacá nhân làm sai tới
đâu). Từ việc công khai hóa thì việc tuân thủ được đảm bảo. Việc công khai sẽ
làm hạn chế những vi phạm pháp luật. Ví du: công khai trách nhiệm, để cá nhân
biết mà tuânthủ pháp luật, tránh làm những việc pháp luật cấm như : lạm dụng
chức quyền, hối lộ và tham ô…
Câu 2: Kỹ thuật điều hành công sở là gì? Tại sao cần phải đổi mới kỹ thuật
điều hành công sở giai đoạn hiện nay? Lấy ví dụ minh hoạ?
Kỹ thuật điều hành công sở: là một tập hợp các quy trình và phương pháp
được áp dụng để quản lý và điều hành hoạt động của một công sở. Nó bao gồm
các hoạt động như lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các tài nguyên
và quy trình trong một môi trường văn phòng. Kỹ thuật điều hành công sở giúp
tăng cường hiệu suất làm việc, tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và đảm bảo sự
hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu của công sở.
SỰ CẦN THIẾT ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
-Do có mối quan hệ mật thiết tới nghiệp vụ hành chính nên kỹ thuật điều hành
công sở góp phần tạo ra và nâng cao năng suất lao động của công sở
-Đổi mới kỹ thuật hành chính là điều kiện quan trọng góp phần làm giảm nhiều
chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành công việc hằng ngày của cơ quan nhà nước.
-Đổi mới kỹ thuật hành chính là cơ sở thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính,
tinh giảm biên chế, khắc phục tình tạng cồng kềnh của bộ máy hành chính
-Đổi mới kỹ thuật hành chính góp phần tạo ra mối quan hệ giữa các cơ quan
hành chính nhà nước với người dân do làm việc thiết thực hơn, từ đó sẽ làm
tăng thêm lòng tin của người dân đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước
-Xét trong nội bộ bộ máy quản lý, đổi mới kỹ thuật hành chính làm cho các cơ
quan có thể quản lý được các công việc được tốt hơn, thuận lợi cho việc kiểm
tra thực hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nước.
-Giúp cho công sở làm việc một cách khoa học, logic, chặt chẽ, tạo ra thói quen,
nề nếp làm việc khoa học trong công sở.
-Kỹ thuật điều hành công sở hiệu quả góp phần làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà. lOMoARcPSD|50582371
-Góp phần tổ chức quản lý các dịch vụ công và cung cấp các dịch vụ hành chính
cần thiết, góp phần có chất lượng cao cho hoạt động của nhân dân, tổ chức, doanh nghiệp
Câu 3: Nhiệm vụ của công sở được xác lập trên cơ sở nào? Trong các nhiệm
vụ đó, nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Giải thích lý do vì sao?
Công sở là bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nước được thành lập theo quy
định của pháp luật nhằm thực hiện chức năng quản lí nhà nước hoặc dịch vụ
công. Công Sở bao gồm các cơ quan quản lí nhà nước các cấp và các cơ quan
hành chính sự nghiệp có tư cách pháp nhân công quyền nhằm thực hiện chức
năng quản lí nhà nước hoặc dịch vụ công.
Công sở có các nhiệm vụ sau:
- Quản lý công vụ theo pháp luật
- Tổ chức nhân sự , phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan
- Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa các cơ quan với nhau
- Kiểm tra theo dõi công việc của cán bộ công chức của cơ quan, theo cơ chế
chung của cơ quan và các cơ chế khác theo quy định của nhà nước.
- Tổ chức giao tiếp với nhân dân với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các
tổ chức xã hội làm điều kiện cho nhà nước thực thi công việc
- Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách
- Tham mưu cho các hoạt động chính sách xây dựng pháp luật, các quy chế,
chếđịnh cho cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền. - Ngoài ra còn thực
hiện một số nhiệm vụ cụ thể khác Cơ sở xác lập nhiệm vụ của công sở:
-Công sở thực hiện những nhiệm vụ trên đây nhằm thực hiện chủ yếu tốt những
chức năng của tổ chức cơ quan. Các cán bộ, bộ máy hành chính công sở tham
gia vào hoạt động này theo nhiệm vụ, chức trách và quy chế nhất định. Do đó
cơ sở đầu tiên đển xác lập nhiệm vụ của công sở là căn cứ vào quy định của
pháp luật về chức năng của công sở đó trong bộ máy nhà nước. dựa vào các quy
định, công sở có chức năng gì thì sẽ có nhiệm vụ phù hợp.
Tuân theo những quy định, hướng dẫn của pháp luật, của nhà nước cơ quan
hành chính nhà nước có thẩm quyền, nhiệm vụ quyền hạn để thực thi công vụ . -
Theo quy định , về vai trò bộ máy tổ chức của công sở mình để sắp xếp nhiệm
vụ cho cơ quan. Tránh tình trạng làm trái thẩm quyền theo quy định của pháp luật. lOMoARcPSD|50582371
-Một cơ sở xác lập nhiệm vụ của công sở nữa đó là, mục tiêu hoạt động mà
công sở đó hướm ng tới.mỗi công sở đều có mục tiêu hoạt động khác nhau, ví
dụ như bệnh viện và trường học. tùy theo từng mục tiêu riêng của công sở sẽ
thực thi các nhiệm vụ theo chức năng của mình.
-Thực hiện mục tiêu chung của cơ quan hành chính nhà nước đó là công bộc của
dân, giải quyết các vấn đề hành chính nhà nước liên quan đến tiếp dân, thực thi
nhiệm vụ là đại diện nhà nước thực thi công vụ, tổ chức giao tiếp với dân.
-Đội ngũ cán bộ công chức thực thi nhiệm vụ tùy thuộc vào từng công sở nhất
định, thì sẽ có những yêu cầu riêng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng
công chức trrong công sở. và để thực thi công vụ đội ngũ này phải qua thi
tuyển, tuyển dụng bổ nhiệm, biên chế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và
cơ quan công sở đó. Do đó công sở pảhi thực hiện nhiệm vụ và phối hợ phân công nhiệm vụ cho họ.
-Nội quy , quy chế của cơ quan, đây cũng là một cơ sở để xác lập nhiệm vụ cơ
quan , tổ chức . cơ quan phải dựa tren những quy định, quy chế này để thực
hiện, giao nhiệm vụ cho cán bộ công chức những nhiệm vụ hợp lý không được
trái với nội quy cơ quan.
-Mối quan hệ mật thiết liên quan đến với các công sở khác, cơ quan khác, các
khối cơ quan hành chính nhà nước nhằm tham mưu xây dựng các chính sách
quy chế, quyết định cho cơ quan tổ chức hoạt động.
Trong các nhiệm vụ trên theo em nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý công
vụ theo pháp luật vì:
Tất cả mọi cơ quan công sở dều phải thực hiện công vụ theo pháp luật không
được làm trái với quy định của pháp luật.
Tùy theo quy định của pháp luật cơ quan, công sở có những chức năng
nhiệm vụ quyền hạn gì từ đó phải thực hiện đúng chức năng thẩm quyền của mình.
Tất cả các hoạt động khác của công sở phải tuân thủ theo đúng quy định của
pháp luật. đây là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ khác của công sở. Ví dụ dẫn chứng:
Một công sở A muốn hoạt động từ khi ban đầu thành lập đã phải tuân thủ theo
quy định của pháp luật về thủ tục trình tự thành lập công sở, như vậy công sở A
mới có thể hoạt động. Khi thành lập xong di vào hoạt động thì mọi hoạt động
công sờ A đều phải tuân thủ theo pháp luật ( tổ chức hoạt động quan lý tài sản lOMoARcPSD|50582371
kiểm tra và giám sát) Tất cả hoạt động của công sở phải đúng theo chức năng
thẩm quền mà pháp luật cho phép.
Câu 4: Để nâng cao chất lượng điều hành cuộc họp cần chú ý tập trung vào
những nội dung nào? Lấy ví dụ minh hoạ?
Để nâng cao chất lượng điều hành cuộc họp, cần chú ý tập trung vào các nội dung sau: 1.
Chuẩn bị kỹ lưỡng: Trước khi cuộc họp diễn ra, cần chuẩn bị sẵn các tài
liệu, thông tin cần thảo luận và bàn bạc để đảm bảo mọi người được hướng dẫn
rõ ràng và sẵn sàng tham gia. 2.
Thiết lập mục tiêu cụ thể: Xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp, ví dụ
như ra quyết định, giải quyết vấn đề, trình bày thông tin, hoặc thông báo tin tức.
Điều này giúp tập trung vào các nội dung quan trọng và tránh lạc đề. 3.
Xác định vai trò rõ ràng: Đưa ra vai trò và trách nhiệm của từng thành
viên trong cuộc họp, đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và đóng góp của mình. 4.
Tạo không gian cho thảo luận và ý kiến: Khuyến khích các thành viên
tham gia thảo luận và đưa ra ý kiến, đồng thời lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhau. 5.
Quản lý thời gian hiệu quả: Định thời gian cho mỗi phần tử trong cuộc
họp và giữ cho quá trình diễn ra đúng theo lịch trình. Điều này giúp tránh lãng
phí thời gian và tạo không khí tích cực. 6.
Đánh giá sau cuộc họp: Sau mỗi cuộc họp, đánh giá chất lượng và hiệu
quả của cuộc họp để tìm hiểu những vấn đề cần cải thiện và áp dụng các biện
pháp khắc phục trong tương lai.
Ví dụ minh hoạ về việc nâng cao chất lượng điều hành cuộc họp:
Trước đây, trong một công ty, cuộc họp hàng tuần giữa các bộ phận đôi khi trở
nên vô ích và không hiệu quả. Những cuộc họp này thường kéo dài quá lâu,
không có mục tiêu cụ thể và không có kế hoạch rõ ràng. Thành viên trong cuộc
họp thường không tham gia tích cực hoặc không đưa ra ý kiến xây dựng.
Để cải thiện chất lượng của cuộc họp, công ty đã thực hiện một số biện pháp sau: 1.
Xác định rõ mục tiêu cuộc họp: Trước cuộc họp, một lịch trình và mục
tiêu cụ thể được xác định trước. Các thành viên trong cuộc họp được thông báo lOMoARcPSD|50582371
trước về nội dung và mục tiêu của cuộc họp, để chuẩn bị tốt hơn và tham gia tích cực. 2.
Tạo môi trường giao tiếp hiệu quả: Trong cuộc họp, một môi trường thoải
mái và an toàn được tạo ra để tất cả thành viên có thể tự do thảo luận, đóng góp
ý kiến và hỏi những câu hỏi. Lãnh đạo cuộc họp cũng sử dụng các kỹ thuật giao
tiếp hiệu quả như lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi khuyến khích và đảm bảo sự
tương tác tích cực giữa các thành viên. 3.
Đánh giá sau cuộc họp: Sau mỗi cuộc họp, công ty tiến hành việc đánh
giá xác nhận về chất lượng cuộc họp. Các thành viên được yêu cầu đánh giá
xem cuộc họp có đạt được mục tiêu hay không, có nhận xét, góp ý về cách nâng
cao cuộc họp trong tương lai hay không. Dựa vào đánh giá này, công ty có thể
điều chỉnh và cải thiện quy trình điều hành cuộc họp.
Nhờ vào những biện pháp trên, chất lượng cuộc họp đã được cải thiện đáng kể.
Cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, có sự tham gia tích cực từ tất cả thành viên và
đạt được kết quả tốt hơn cho công ty.
Câu 5: Lấy ví dụ, phân tích và làm rõ những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu
quả điều hành công sở giai đoạn hiện nay?
Một ví dụ về ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở có thể là một người
quản lý không có khả năng lắng nghe và tương tác tốt với nhân viên của mình.
Khi một người quản lý không thể hiện sự quan tâm, không lắng nghe ý kiến và
góp ý của nhân viên, điều này có thể gây ra sự bất hài lòng, thất vọng và thiếu
động lực trong công việc. Nhân viên có thể cảm thấy không được coi trọng và
không có ảnh hưởng định đến quyết công ty.
Kết quả là, nhân viên có thể không cống hiến và không đạt được hiệu suất tối đa
trong công việc của mình. Họ có thể không hài lòng và có suy nghĩ tiêu cực về
công việc, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhóm làm việc
trong toàn bộ công sở. Điều này có thể làm giảm hiệu suất nhóm và có ảnh
hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của công ty.
Mỗi công sở hoạt động theo những mục tiêu nhất định tuy nhiên việc đạt được
các mục tiêu đó phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố ảnh hưởng có yếu tổ trực
tiếp, có yếu tố gián tiếp, có yếu tố bên trong, có yếu tố bên ngoài cũng tương tự
hiệu quả điều hành công sở cũng bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố:
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở có thể kể đến là: Các yếu tố bên trong: - Con người lOMoARcPSD|50582371 - Tổ chức - Mục tiêu tổ chức - Quyền lực - Thông tin - Văn hóa tổ chức - Tài chính * Yếu tố bên ngoài:
- Môi trường chính trị
- Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước
- Xu thế hoạt động của thế giới
- Các yếu tố của môi trường tự nhiên
- Các mối quan hệ của tổ chức
- Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ
- Tiến độ phát triển của Khoa học và công nghệ
Câu 6: Đánh giá tầm quan trọng của môi trường làm việc trong tổ chức
hành chính nhà nước? Hãy đưa ra một số giải pháp để nâng cao chất lượng
của môi trường làm việc trong công sở? Lấy ví dụ minh hoạ?
Đánh giá tầm quan trọng của môi trường làm việc trong tổ chức hành chính nhà nước
Môi trường làm việc (MTLV) là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì
có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng
lực công tác của mỗi cá nhân, CBCC (bao gồm môi trường bên trong và môi
trường bên ngoài). MTLV đối với CBCC (được tiếp cận là môi trường bên
trong) bao gồm: cơ sở vật chất, tinh thần, chế độ, chính sách, mối quan hệ giữa
lãnh đạo đối với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên… trong một cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
Môi trường làm việc trong tổ chức hành chính nhà nước ảnh hưởng đến sự phát
triển của CBCC cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động trong
tổ chức hành chính nhà nước. Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng
trong đảm bảo hiệu quả và hiệu suất làm việc của cán bộ, công chức. Một môi
trường làm việc tích cực và thoải mái sẽ giúp cán bộ, công chức làm việc hiệu
quả hơn, tạo điều kiện cho họ phát huy tối đa năng lực và tiềm năng. lOMoARcPSD|50582371
Ngoài ra, môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và tinh
thần đoàn kết của cán bộ, công chức. Một môi trường làm việc tích cực sẽ tạo
động lực cho cán bộ, công chức làm việc hết mình, đồng thời tạo ra một tinh
thần đoàn kết, hợp tác trong tổ chức hành chính nhà nước. Môi trường làm việc
cũng ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của tổ chức hành chính nhà nước. Một
môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng và tôn trọng sẽ giúp tăng cường
uy tín và lòng tin của người dân đối với tổ chức hành chính nhà nước, đồng thời
tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của tổ chức hành chính nhà nước.
Do đó, việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ và công bằng là rất
quan trọng trong tổ chức hành chính nhà nước, và cần được chú trọng và đầu tư
để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất làm việc của cán bộ, công chức cũng như sự
phát triển bền vững của tổ chức.
Một số giải pháp để nâng cao chất lượng của môi trường làm việc trong công sở
Môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến
sự phát triển của cán bộ, công chức cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Thực tế cho thấy không ít cơ quan, tổ chức, đơn vị có môi trường làm việc
không tốt dẫn đến những hậu quả có thể nhìn thấy được như: chất lượng, hiệu
quả làm việc kém; mất đoàn kết; thậm chí cán bộ, công chức có trình độ, năng
lực xin thôi việc hoặc chuyển công tác…
Để xây dựng một môi trường làm việc tốt, mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, nhất là
đối với người phụ trách phải xác định đây là một nhiệm vụ cần được ưu tiên
hàng đầu song song với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. -
Trước hết, đơn vị phải bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất như phòng
làm việc, bàn, ghế, điện thoại, máy vi tính… và các văn phòng phẩm khác phục
vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Tùy theo điều kiện thực tế của cơ
quan, đơn vị để trang bị cho cán bộ, công chức nhưng phải đảm bảo các yếu tố
của một cơ quan, công sở. -
Thứ hai, một nội dung hết sức quan trọng để phát huy năng lực của cán
bộ, công chức là thực hiện các chế độ, chính sách theo đúng quan điểm của
Đảng, chính sách của Nhà nước và pháp luật về tiền lương, khen thưởng, kỷ
luật, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ.
Trong nội dung này cần quan tâm, chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao chất lượng cán bộ, công chức. Cơ quan, đơn vị cần xác định đây là lOMoARcPSD|50582371
một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong việc xây dựng và phát triển
đơn vị. Cần có quy hoạch, kế hoạch cụ thể đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công
chức về chuyên môn, nhiệm vụ, bồi dưỡng kiến thức, lý luận chính trị, quản lý
nhà nước, ngoại ngữ, tin học… Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng theo đúng yêu cầu
tiêu chuẩn của mỗi chức danh, ngạch, bậc cán bộ, công chức và yêu cầu nhiệm
vụ của cơ quan, đơn vị. Thường xuyên quan tâm đến chính sách khi cử cán bộ,
công chức đi học như hỗ trợ học phí, tạo điều kiện về thời gian cho cán bộ, công
chức có thể vừa học vừa làm yên tâm công tác. Thông qua đào tạo, bồi dưỡng
cơ quan, đơn vị có được đội ngũ cán bộ có đủ năng lực, trình độ chuyên môn,
bản lĩnh chính trị để đảm đương nhiệm vụ. Bên cạnh đó, cần quan tâm đến việc
thực hiện các chính sách đối với các cán bộ, công chức thuộc diện gia đình
chính sách, thương binh, liệt sĩ, cán bộ, công chức là người dân tộc thiểu số…
Đây là những nội dung rất nhạy cảm trong công tác cán bộ. -
Thứ ba, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên là một nội dung hết sức
quan trọng đòi hỏi người lãnh đạo phải có tầm nhìn xa, trông rộng, là người
công tâm, có tâm huyết với công việc, có đầu óc tổ chức để có thể xây dựng
đơn vị vững mạnh. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên gồm nhiều nội
dung, song nội dung quan trọng hơn cả là việc tổ chức, phân công, bố trí công
việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực công tác của mỗi cán
bộ, công chức, đó chính là “nghệ thuật dùng người”. Có thể nói, đội ngũ cán bộ
cũng như những bộ phận trong cơ thể con người, nếu ta sắp xếp, phân công
không đúng chỗ sẽ dẫn đến tình trạng hoạt động lộn xộn, không thống nhất, đưa
lại những hậu quả khó lường.
Bên cạnh đó, yếu tố về tâm lý của người lãnh đạo cũng hết sức quan trọng; đòi
hỏi người lãnh đạo phải biết lắng nghe, biết kìm chế trong mọi hoàn cảnh; luôn
giữ được mối quan hệ mật thiết đối với nhân viên, nếu nhân viên làm việc sai
thì từ từ uốn nắn tránh tình trạng bức xúc, quát mắng… tạo nên những khoảng
cách không đáng có giữa nhân viên và thủ trưởng. Ngoài các yếu tố nói trên,
người lãnh đạo cần có những nhận xét, đánh giá kịp thời đối với cán bộ, công
chức; có khen, có chê… Nội dung đánh giá phải hết sức đúng đắn, khách quan
tạo một tâm lý thoải mái, khuyến khích cán bộ, công chức cố gắng hơn nữa
trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Ngoài ra người lãnh đạo cần quan
tâm đến đời sống, hoàn cảnh của mỗi cán bộ, công chức trong đơn vị và hỗ trợ
kịp thời khi có khó khăn. -
Thứ tư, xây dựng một tập thể đoàn kết. Đây là một trong những nội dung
hết sức quan trọng trong công tác cán bộ; có đoàn kết, thống nhất thì mới hoàn
thành được nhiệm vụ chung của đơn vị. Nội dung này đòi hỏi lãnh đạo đơn vị
phải thường xuyên quan tâm, tạo cho mọi người ý thức làm việc tập thể, biết lOMoARcPSD|50582371
quan tâm lẫn nhau cùng giúp đỡ nhau trong cuộc sống và công tác. Phát hiện
những mâu thuẫn cá nhân bên trong đơn vị để kịp thời giải quyết, thường xuyên
để mọi người gắn bó với nhau cùng phấn đấu.
Tóm lại, xây dựng môi trường làm việc tốt là một trong những nội dung, nhiệm
vụ hàng đầu mà cơ quan, tổ chức hay đơn vị phải quan tâm thực hiện; có môi
trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân cán bộ, công chức mới có điều kiện làm
việc tốt, phát huy khả năng của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
Bên cạnh đó, cơ quan, đơn vị cần tạo những điều kiện cần thiết để cán bộ, công
chức tiếp cận với môi trường bên ngoài về trình độ công nghệ, khoa học - kỹ
thuật… nhằm theo kịp với tình hình kinh tế, xã hội đang ngày một phát triển.
Một ví dụ minh hoạ về tầm quan trọng của môi trường làm việc trong tổ chức
hành chính nhà nước có thể là việc thúc đẩy sự đổi mới và hiệu quả trong quản lý công việc.
Nếu môi trường làm việc trong tổ chức hành chính nhà nước làm việc tích cực,
hỗ trợ và khuyến khích cán bộ, công chức tham gia vào quá trình đổi mới và cải
tiến quy trình làm việc, họ sẽ cảm thấy động viên và có động lực để đưa ra các ý
tưởng mới, áp dụng công nghệ mới và cải thiện quy trình làm việc.
Khi môi trường làm việc tạo điều kiện cho cán bộ, công chức thể hiện sự sáng
tạo và đổi mới, tổ chức sẽ có cơ hội tận dụng tối đa năng lực và tiềm năng của
họ. Điều này có thể dẫn đến việc cải thiện hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí
và tăng cường sự hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cho người dân.
Do đó, môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ có thể thúc đẩy sự đổi mới và
hiệu quả trong quản lý công việc, đồng thời tạo ra những lợi ích lớn cho tổ chức
hành chính nhà nước và cộng đồng
Câu 7: Ý nghĩa của lập kế hoạch đối với điều hành công sở? Những nội
dung cần lưu ý khi lập kế hoạch?
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, phân tích đánh giá tình hình
hiện tại và các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó trong tương lai.
Việc lập kế hoạch đòi hỏi tính logic, sự sáng tạo và khả năng dự đoán.
Việc lập kế hoạch làm việc trong công sở có ý nghĩa quan trọng đối với công sở,
đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công sở và với bản thân đội ngũ công chức
trong công sở đó. Cụ thể: Đối với công sở: (i)
Việc lập kế hoạch đóng vai trò định hướng, đảm bảo tính thống nhất,
đồng bộ, hệ thống của tất cả hoạt động mà công sở cần thực hiện để hoàn thành
mục tiêu hoạt động của mình. Đây còn là căn cứ để các nhà lãnh đạo, quản lý lOMoARcPSD|50582371
công sở phân bổ và sử dụng các nguồn lực hiện có một cách tối ưu, đảm bảo
hoạt động tổ chức công sở được hiệu quả.
(ii) Lập kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở hình dung được
nhữnghoạt động sẽ triển khai, dự đoán, tiên liệu, lường trước những thay đổi,
bất trắc có thể xảy ra, những khó khăn, thách thức có thể sẽ gặp phải trong quá
trình thực hiện kế hoạch, nhờ đó, giúp công sở chủ động ứng phó với sự thay
đổi (nếu có) hoặc các tình huống bất thường.
(iii) Lập kế hoạch giúp công sở sử dụng các nguồn lực hiện có một cách tốt
nhấtthông qua việc huy động sự tham gia của các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong
công sở một cách đồng bộ, tập hợp và hướng mọi nỗ lực của tất cả đơn vị, bộ
phận, cá nhân liên quan vào việc hoàn thành mục tiêu chung;
(iv) Lập kế hoạch giúp công sở có thể lựa chọn phương án tối ưu trong quá
trìnhthực hiện, từ đó, tiết kiệm nguồn lực của công sở. (v)
Lập kế hoạch giúp công sở có thể so sánh kết quả đạt được so với mục
tiêu mà kế hoạch đề ra, từ đó, thực hiện tốt chức năng kiểm soát của mình.
Đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công sở: Việc lập kế hoạch giúp giảm đến
mức tối đa các bất trắc, giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở có thời gian nhiều
hơn cho các công việc khác, thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã định, góp phần
làm cho quá trình thực hiện kế hoạch làm việc của công sở được tiến hành một cách thuận lợi.
Đối với công chức: Việc lập kế hoạch là căn cứ để công chức tổ chức công việc
theo kế hoạch đã đề ra, giúp rèn luyện tính kỉ luật, kiên trì; rèn luyện ý chí, nghị
lực; đem lại kết quả làm việc tốt; được mọi người tin tưởng. Nếu không có kế
hoạch, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức sẽ dễ rơi vào trạng
thái vô nguyên tắc, vô tổ chức, vô k luật, không kiểm soát được khối lượng, nội
dung công việc cần làm, không đảm bảo tiến độ công việc; dễ bị tác động; làm
việc tùy hứng; ảnh hưởng đến tiến độ của cá nhân, đơn vị, bộ phận khác trong
công sở, ảnh hưởng đến uy tín cá nhân công chức. Ví dụ:
Để thực hiện việc xoá đói giảm nghèo một cách nhanh chóng nhất và phù hợp
nhất Chính phủ đề ra kế hoạch xoá đói giảm nghèo theo chiến lược dài hạn.
trong chiến lược trên còn có kế hoạch ngắn hạn và trung hạn. Để thực hiện được
kế hoạch thi các tinh phai báo cáo cho chính phủ tình hình địa phương mình
như: tốc độ phát triển kinh tế,tỷ lệ đói nghèo kế hoach xoá đói giảm nghèo của
địa phương…đưa ra các giải pháp phù hợp cho mình.Từ những thông tin có lOMoARcPSD|50582371
được chính phủ sẽ dễ dàng triển khai kế hoạch, giám sát kế hoạch kịp tời đưa ra
các chính sách phù hợp kịp thời hiệu quả nhất.
Khi lập kế hoạch, có một số nội dung quan trọng cần được lưu ý để đảm bảo
rằng kế hoạch sẽ phản ánh đúng mục tiêu và cung cấp hướng đi cần thiết. Dưới
đây là một số nội dung quan trọng cần lưu ý khi lập kế hoạch:
1. Xác định mục tiêu cụ thể: Kế hoạch cần phải xác định rõ ràng mục tiêu
cần đạt được. Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được và có thể đạt được.
2. Phân tích tình hình hiện tại: Điều này bao gồm việc đánh giá tình hình
hiện tại của tổ chức, xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe dọa.
3. Xác định các bước cần thực hiện: Kế hoạch cần phải mô tả rõ ràng các
bước cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu, bao gồm cả các nguồn
lực cần thiết và thời gian yêu cầu.
4. Phân bổ nguồn lực: Kế hoạch cần phải xác định rõ ràng việc phân bổ
nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật lực) để thực hiện các bước cần thiết.
5. Xác định rủi ro và biện pháp phòng ngừa: Kế hoạch cần phải đưa ra các
biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
6. Xác định cơ chế đánh giá và theo dõi: Kế hoạch cần phải xác định cách
thức đánh giá hiệu quả của kế hoạch và cơ chế theo dõi tiến độ thực hiện.
7. Tính linh hoạt: Kế hoạch cần phải linh hoạt để có thể thích nghi với
những thay đổi và biến động trong môi trường hoạt động.
Những nội dung trên giúp đảm bảo rằng kế hoạch sẽ phản ánh đúng mục tiêu,
cung cấp hướng đi cần thiết và có khả năng thích nghi với môi trường hoạt động thay đổi.
Câu 8: Lấy ví dụ, phân tích và làm rõ văn hoá công sở cho phép phân biệt
công sở này với công sở khác? Hãy đưa ra một số biện pháp nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động trong công sở hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay?
Ví dụ: Văn hoá công sở trong công ty A và công ty B.
Công ty A có một văn hoá công sở nổi bật bắt buộc tất cả nhân viên phải tuân
thủ. Nguyên tắc sống trong công ty A là tôn trọng người khác, tuân thủ quy định
và thể hiện sự chuyên nghiệp. Tại công ty A, nhân viên được kỳ vọng thể hiện lOMoARcPSD|50582371
khả năng làm việc hiệu quả và quản lý thời gian tốt. Công việc được hoàn thành
theo đúng tiến độ, và chất lượng là một ưu tiên hàng đầu. Nhân viên cần tuân
thủ các qui tắc ứng xử và có ý thức hỗ trợ các đồng nghiệp, góp phần vào thành
công tổng thể của công ty.
Tuy nhiên, công ty B lại có một văn hoá công sở khác biệt. Tại công ty B, sự
sáng tạo và linh hoạt được khuyến khích. Nhân viên được khuyến khích làm
việc nhóm, thúc đẩy các ý tưởng mới và mở rộng kỷ luật làm việc để khám phá
những cách tiếp cận sáng tạo. Công ty này tạo một môi trường làm việc đồng
thuận và thoải mái, nơi nhân viên có thể giao tiếp tự do và nói lên ý kiến của mình.
Sự khác biệt giữa văn hoá công sở của công ty A và công ty B phản ánh cách
nhìn nhận và ưu tiên của từng tổ chức. Công ty A coi trọng sự kỷ luật, chấp
hành qui định và chất lượng công việc, trong khi công ty B tập trung vào sự
sáng tạo, linh hoạt và tạo điều kiện làm việc thoải mái. Cả hai văn hoá công sở
đều có thể thành công, tùy thuộc vào mục tiêu và phương pháp kinh doanh của công ty.
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công sở hành
chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay:
Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin: Áp dụng các phần mềm quản lý văn
bản, hồ sơ điện tử để tăng tính chính xác, nhanh chóng và tiện lợi trong việc tìm
kiếm thông tin, xử lý công việc.
Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ: Đảm bảo cán bộ công
chức được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng quản lý. Đồng thời, xây
dựng chính sách thưởng phạt công bằng để động viên cán bộ làm việc hiệu quả.
Thực hiện cải cách thủ tục hành chính: Đơn giản hóa, rút ngắn thời gian và giảm
bớt các thủ tục phức tạp, không cần thiết. Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người dân.
Tăng cường kiểm tra, giám sát : Đảm bảo sự minh bạch và công khai trong hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước. Xử lý nghiêm các hành vi tham nhũng, lợi dụng quyền lực.
Xây dựng môi trường làm việc thoải mái và động viên sáng tạo: Tạo điều kiện
để cán bộ công chức có thể làm việc hiệu quả và đóng góp ý kiến, ý tưởng xây
dựng và cải tiến quy trình công việc.
Phát triển hệ thống thông tin và giao tiếp: Tạo ra các kênh thông tin liên lạc hiệu
quả và nhanh chóng giữa các cơ quan hành chính nhà nước để trao đổi thông tin
và giải quyết công việc một cách thuận tiện. lOMoARcPSD|50582371
Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp: Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, tận
tâm và sự chuyên nghiệp trong công việc. Tạo ra môi trường làm việc tích cực
và động viên cán bộ công chức phát triển nghề nghiệp.
Câu 9: Đánh giá vai trò của nhà lãnh đạo đối với việc hình thành văn hóa
công sở? Lấy ví dụ minh hoạ?
Vai trò của nhà lãnh đạo đối với hình thành văn hóa công sở.
Nhà lãnh đạo góp phần xây dựng nề nếp làm việc khoa học, kỉ cương dân chủ.
Đây là điều kiện tiên quyết xây dựng một nền văn hóa công sở.
Nhà lãnh đạo, nhân viên phải luôn quan tâm đến hiệu quả hoạt động
chung của cơ quan, công sở. đề ra các quy chế trong công việc của hoạt động
công sở, yêu cầu cán bộ công chức tôn trọng kỉ luật cơ quan, chú ý giữ gìn danh
dự của cơ quan trong cách ứng xử với mọi người; đoàn kết, hợp tác trên những
nguyên tắc chung chống lệch lạc quan lieu, cửa quyền, hách dịch.
Củng cố,phát triển tạo nên niềm tin cho cán bộ công chức, cùng xây dựng
văn hóa công sở với sự phát triển của cơ quan công sở
Kiểm tra, kiểm soát, yêu cầu thành viên tự giác tuân thủ pháp luật, nội
quy của công sở. tạo ra các mối quan hệ các thành viên trong tổ chức công sở. b.
phong cách quản lý của người lãnh đạo trong chừng mực sẽ góp phần làm nên
văn hóa tổ chức công sở.
phong cách lãnh đạo ở đây phải thể hiện được cho nhân viên tuân theo, đề ra ý
thức chấp hành luật lệ, quy chế làm việc; tạo ra mối quan hệ, bầu không khí làm
việc thoải mái để đạt được mục tiêu chung của tổ chức công sở. Nhà lãnh đạo là
người đứng đầu trong một tổ chức công sở, vì thế việc nhà lãnh đạo thực hiện
tốt hay xấu thì văn hóa tổ chức công sở đó cũng tốt hay xấu
Nhà lãnh đạo phải thường xuyên rèn luyện trình độ chuyên môn kĩ thuật,
phong cách của mình, xây dựng nền tảng văn hóa mẫu cho các bộ phận đơn vị
nhờ đó xây dựng văn hóa công sở. việc điều hành công sở luôn luôn dựa trên
những quy tắc chặt chẽ, kỹ thuật điều hành được cải tiến không ngừng, các
thông tin trong quá trình đó luôn được xử lý thỏa đáng và đáp ứng được yêu cầu
của các thành viên trong công sở, thì điều đó cũng có nghía là văn hóa công sở
đang được đề cao, đang có điều kiện phát triển
Ví dụ minh họa
Trong một cơ quan công sở X, người đứng đầu là ông trưởng phòng, giữ vị trí
lãnh đạo chung trong cơ quan đó, vì thế mà việc đề ra một nề nếp là việc khoa
học, kỉ cương dân chủ của ông trưởng phòng đó là điều kiện tiên quyết xây lOMoARcPSD|50582371
dựng một nền văn hóa công sở của cơ quan đó. ở các cơ quan công sở hiện nay
việc mặc đồng phục riêng tạo nên nét văn hóa rất đặc trưng và lịch sự trong mắt
của mọi người, từ đó hình thành nền văn hóa công sở trong cơ quan đó. Để thực
hiện được điều đó thì chính ông trưởng phòng phải là người đề ra, hướng mọi
người trong cơ quan cũng thực hiện và chính mình là người phải thực hiện
nghiêm túc. Do vậy vai trò của nhà lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đến việc hình
thành văn hóa công sở của cơ quan mình.