ĐỀ CƯƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CHÍNH

ĐỀ CƯƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Câu 1: Khái niệm dự án? Chù kì dự án? Các bên liên quan dự án (Cho ví dụ)?

Khái niệm DA:

• Ngân hàng thế giới: DA là tổng thể những chính sách, hoạt đoạng và chi phí có liên quan với nhau đc thiết kế nhằm đạt đc mục tiêu nhất định.
• Viện quản lý DA (PMI): DA là 1 nổ lực hành động có thời hạn (tạm thời) tạo ra 1 sp nhất định hoặc dịch vụ đơn nhất.

Chù kì DA: là các giai đoạn 1 DA phải trải qua bắt đầu từ việc chuẩn bị đến khi kết thúc DA.

Các bên liên quan DA:

• Tổ chức tài trợ vốn: Ngân hàng, định chế tài chính, đối tác liên doanh,...
• Nhà nước: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Xây Dựng, Bộ Tài Chính, Ngân hàng nhà nước,...
• Nhà cung ứng: Cung ứng NVL, thiết bị, máy móc,...
• Tư vấn: Chuyên môn về khảo sát, thiết kế, lập dự toán, giám sát công trình, nghiệm thu chất lượng công trình.
• Khách hàng: Đưa ra các yêu cầu về thời gian, chất lượng, chi phí
• Nhà thầu: Đơn vị xây dựng công trình, lắp đặt trang thiết bị

VÍ DỤ: DA xây dựng trường học cho trẻ em vùng cao tỉnh Hà Giang

Câu 2: Khái niệm quản lý dự án? Mục tiêu quản lý dự án?

Khái niệm: bao gồm quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của DA nhằm đảm bảo DA hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu về kĩ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ.

Mục tiêu QLDA: - Chi phí

- Thời gian

- Lợi nhuận

- Kết quả thực hiện

Câu 3: Các mô hình tổ chức dự án (đặc điểm; ưu điểm/hạn chế; so sánh các mô hình tổ chức dự án)? Vị trí và chức năng của giám đốc dự án?

• Các mô hình tổ chức dự án:

1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

• Đặc điểm:

+ Chủ đtư thực hiện DA (tự sx, tự xd, tự tổ chức giám sát, tự chịu trách nhiệm trước PL)

+ Chủ đtư tự lập ra ban quản lý DA để quản lý việc thực hiện các công việc DA theo sự ủy quyền

1. Mô hình chủ nhiệm điều hành DA

• Đặc điểm:

+ Chủ đtư giao cho ban quản lý điều hành DA chuyên ngành làm chủ nhiện điều hành

+ Chủ nhiệm điều hành DA là 1 pháp nhân độc lập, có năng lực sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước PL về toàn bộ quá trình thực hiện DA.

1. Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

• Đặc điểm:

+ Chủ đtư đc phép tổ chức đấu thầu để chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ DA

+ Mọi trách nhiệm thực hiện DA đ ciao cho nhà thầu và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc thực hiện DA

+ Tổng thầu đc phép thuê nhà thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong DA đã trúng thầu

SO SÁNH 3 MÔ HÌNH TỔ CHỨC DA

1. Mô hình Dạng chức năng

- Ưu điểm:

+ Linh hoạt trong việc huy động vốn và sử dụng nhân lực

+ Tính chuyên nghiệp cao

- Hạn chế:

+ Khó điều hành

+ Tổ chức lỏng lẻo, môi trường bất ổn

+ Các hoạt động DA ko nhận đc sự ưu tiên cần thiết

1. Mô hình dạng DA

- Ưu điểm:

+ Đội ngũ ổn định, tổ chức theo yêu cầu khách hàng => phản ứng nhanh

+ Nhà quản lý có đầy đủ quyền lực đối với DA, dễ điều hành

+ Các thành viên chịu sự điều hành trực tiếp của giám đóc DA

- Hạn chế: Lãng phí nhân lực

1. Mô hình dạng ma trận

- Ưu điểm:

+ Trao quyền cho trưởng DA => thực hiện DA đúng yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, ngân sách

+ Tài năng chuyên môn đc phân cho nhiều DA khác nhau

+ Kết thúc DA, các nhà chuyên môn lại trở về các phòng chức năng

+ Tổ chức theo yêu cầu khách hàng => phản ứng nhanh

- Hạn chế:

+ Quyền và trách nhiệm phức tạp, có thể gây trùng chéo, mâu thuẫn, trái ngược nhau

+ Vi phạm chế độ hai thủ trường

SO SÁNH CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN DA

• Vị trí của giám đốc dự án:

- Khách hàng

- Tổ chức tài trợ

- Cộng đồng

- Các nhà cung ứng

- Tư vấn

- Bộ phận chức năng

- Các nhà thầu

- Lao động trực tiếp

- Tổ chức, dịch vụ

- Cơ quan chính phủ

• Chức năng của giám đốc dự án:

- Chức năng lập kế hoạch: bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện DA

- Chức năng tổ chức: là tiến hành phân phối nguồn lực, điều phối và quản lý thời gian DA; phân phối hiệu quả giữa các bên tham gia.

- Chức năng lãnh đạo: là gây ảnh hưởng và dẫn dắt hành vi của nhóm DA nhằm hướng tới hoàn thành mục tiêu của DA.

- Chức năng kiểm soát: là quá trình theo dõi ktra tiến độ DA, phân tích tình hình thực hiện, tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện DA.

Câu 4: Lập biểu đồ cơ cấu phân chia công việc? Ví dụ?

+ Khái niệm cơ cấu phân chia công việc (WPS):

- WPS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của DA

+ Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện

+ Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu

+ Cấp bậc thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của DA

- Số lượng các cấp bậc của WPS phụ thuộc quy mô và độ phức tạp của DA (6 cấp độ).

+ Vai trò:

- Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch DA và là đầu vào của nhiều tiến trình hoạch định khác.

- Là 1 công cụ để ước lượng thời gian, phân bố nguồn lực, ước lượng nỗ lực và XD ngân sách cho DA.

- Là 1 công cụ để XD nhóm và truyền thông.

- Là 1 công cụ xác định các ranh giới của DA. Công việc không được xác định trong WPS được xem như là nằm ngoài phạm vi của DA.

- Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi.

Biểu đồ cơ cấu phân chia công việc:

Ví dụ: DA kinh doanh tiệm bánh mì tại TP. Huế

1. Khảo sát nghiên cứu thị trường:
   1. Nghiên cứu thị hiếu khách hàng địa phương

1.1.1 Khảo sát các đối thủ cạnh tranh

1.1.2 Khảo sát nhu cầu ăn uống, tiêu dùng khách hàng (phát tờ phiếu, gg met)

1.1.3 Khảo sát các tiềm năng như: gần trường học, khu dân cư, tệp khách

1.2 Xác định vị trí kinh doanh phù hợp

1.2.1 Tìm hiểu các địa điểm tiềm năng

1.2.2 Phân tích nguồn lực khách hàng ở địa điểm đó

1.2.3 Gần khu nguyên liệu.

2. Thiết kế XD tiệm

2.1 Lên kế hoạch thiết kế cửa hàng

2.1.1 Trang trí

2.1.2 Bố trí bếp, quầy, khu vực khách hàng

2.1.3 Khu vực vệ sinh

2.2 Triển khi thi công

2.2.1 Thuê nhà thầu

2.2.2 Thuê người giám sát

2.2.3 Thuê người lắp đặt

3. Thiết kế nguồn lực vận hành

3.1 Chuẩn bị thiết kế, nguyên liệu

3.1.1 Mua máy móc

3.1.2 Tìm nơi cung cấp nguyên liệu

3.1.3 Mua đồ gia dụng

3.2 Tuyển dụng đào tạo nhân viên

3.2.1 Thợ làm bánh

3.2.2 Thu ngân

3.2.3 Nhân viên phục vụ

4. Lên kế hoạch KD, maketing

4.1 Định giá SP

4.1.1 Menu, bánh, đồ uống

4.1.2 Tính toán bán giá phù hợp

4.1.3 Bán hàng, sửa đổi menu

4.2 Lập kế hoạch quảng bá, phát triẻn

4.2.1 Chạy quảng cáo

4.2.2 Chạy khuôn mẫu

4.2.3 Chạy chương trình

5. Thí nghiệm và khai trương

5.1 Thí nghiệm và vận hành

5.1.1 Chạy thử SX các SP quy trình

5.1.2 Đánh giá, cải tiến

5.1.3 Bán thử và điều chỉnh

5.2 Khai trương

5.2.1 Tổ chức các sự kiện thu hút khách hàng

5.2.2 Feedbach của khách hàng

6. Quản lý và cải tiến hoạt động KD

6.1 Theo dõi hoạt động KD hàng ngày

6.1.1 Quản lý doanh thu, chi phí

6.1.2 Đánh giá

6.1.3 Điều chỉnh

Các bên liên quan:

Câu 5: Quản lý rủi ro dự án: Xác định rủi ro? Cách thức hạn chế rủi ro?

+ Rủi ro: là những sự kiện bất ngờ -> dẫn đến những cơ hội, lợi ích hoặc là những mất mát, thiệt hại

Né tránh

Lớn

Rủi ro

Chia sẻ

Nhẹ

Chấp nhận

Yếu

+ Quản lý rủi ro: - là lập kế hoach quản lý rủi ro

- xác định rủi ro

- phân tích định tính rủi ro

- phân tích định lượng rủi ro

- kế hoạch đối phó rủi ro

- kiểm soát, điều chỉnh rủi ro

+ Quá trình quản lý rủi ro:

B1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro

B2. Xác định rủi ro:

B3. Phân tích định tính của rủi ro:

B4. Phân tích định lượng rủi ro DA:

B5. Lập kế hoạch đối phó với rủi ro

B6. Kiểm soát và điều chỉnh rủi ro

+ Cách thức hạn chế rủi ro:

- SD các biện pháp (kĩ thuật,công cụ, chiến lược, chính sách,..)

- Giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro bằng các biện pháp phòng ngừa

- Đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ để giảm thiểu rủi ro kiên quan đến lỗi sản phẩm, dịch vụ kém chất lượng

- Sử dụng hợp đồng để chuyển giao bên thứ 3

- Lập kế hoạch kĩ lưỡng trước thực hiện bất kì hoạt động có thể gây ra rủi ro

- Giám sát thường xuyên và đánh giá hiệu quả của các biện pháp hạn chế rủi ro.

Câu 6: Sự khác nhau giữa giám sát và đánh giá dự án?

Câu 7: Thông qua nghiên cứu thực tiễn thực hiện các dự án: Vì sao các dự án chậm tiến độ? Dự án bị tăng chi phí? Dự án bị thất bại (không đạt được cá mục tiêu đề ra)? Cách thức khắc phục?

1. DA chậm tiến độ:

- Lập kế hoạch kém: Thiếu sự chi tiết và rõ ràng trong kế hoạch dự án.

- Thay đổi yêu cầu: Thay đổi yêu cầu từ khách hàng hoặc bên liên quan trong quá trình thực hiện.

- Thiếu nguồn lực: Thiếu nhân lực, tài chính hoặc thiết bị cần thiết.

- Rủi ro không được quản lý: Thiếu sự chuẩn bị cho các rủi ro có thể xảy ra.

- Thiếu vốn đầu tư:

- Yếu tố bên ngoài: điều kiện thời tiết, pháp lý,...

2. DA bị tăng chi phí:

- Dự toán không chính xác: Không ước lượng chi phí chính xác từ đầu.

- Chi phí phát sinh: Các chi phí không lường trước được phát sinh trong quá trình thực hiện.

- Thay đổi trong thiết kế hoặc yêu cầu: Khi có thay đổi, chi phí thường tăng lên.

- Quản lý kém: Thiếu kiểm soát chi tiêu và nguồn lực.

- Lạm phát: Giá vật tư, lao động tăng so với dự kiến.

- Trì hoãn dự án: Mỗi ngày chậm tiến độ kéo theo chi phí phát sinh: lương, thuê thiết bị, hoặc phí phạt.

3. DA bị thất bại:

- Thiếu sự đồng thuận: Không có sự đồng thuận từ các bên liên quan.

- Mục tiêu không rõ ràng: Không xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả mong đợi.

- Quản lý yếu kém: Thiếu kỹ năng quản lý dự án hoặc lãnh đạo.

- Thiếu sự hỗ trợ: Thiếu sự hỗ trợ từ cấp quản lý cao hơn hoặc các bên liên quan.

- Thiếu vốn đầu tư

- Vấn đề pháp lý và chính trị: Các rào cản hành chính hoặc sự can thiệp từ bên ngoài.

4. Cách thức khắc phục:

- Lập kế hoạch chi tiết: Xây dựng một kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm thời gian, ngân sách và nguồn lực.

- Quản lý thay đổi hiệu quả: Thiết lập quy trình để quản lý thay đổi yêu cầu một cách hiệu quả.

- Đào tạo và nâng cao kỹ năng: Đảm bảo nhóm dự án có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết.

- Giám sát thường xuyên: Thiết lập hệ thống báo cáo và kiểm tra định kỳ.

- Giao tiếp tốt: Đảm bảo giao tiếp liên tục giữa các bên liên quan.

- Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý rủi ro ngay từ đầu dự án.

- Ưu tiên các hạng mục quan trọng: Xác định các phần cần ưu tiên để tránh tiêu tốn vào những hạng mục không cần thiết.

- Xây dựng quy trình quản lý rủi ro: Dự báo, theo dõi và ứng phó với các rủi ro tiềm ẩn.

- Đánh giá định kỳ: Thường xuyên kiểm tra tiến độ và điều chỉnh chiến lược khi cần.