-
Thông tin
-
Quiz
Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh | Giao tiếp kinh doanh | Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM
Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh môn Giao tiếp kinh doanh của Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh. Hi vọng tài liệu này sẽ giúp các bạn học tốt, ôn tập hiệu quả, đạt kết quả cao trong các bài thi, bài kiểm tra sắp tới. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết bài viết dưới đây nhé.
26
13 lượt tải
Tải xuống
Môn: Giao tiếp kinh doanh (ĐHCN) 12 tài liệu
Trường: Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 386 tài liệu
Thông tin:
27 trang
3 tuần trước
Tác giả:
lOMoARcPSD|40651217
MỤC LỤC
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN.....................................................1
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
…..o0o…..
BÀI TIỂU LUẬN
MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH
CHỦ ĐỀ:
GIAO TIẾP QUA EMAIL VÀ MẠNG XÃ HỘI
TRONG KINH DOANH
GV hướng dẫn: Hà Trọng Quang
Nhóm thực hiện: Nhóm 3
Lớp: 420300319613
lOMoARcPSD|40651217
LỜI CAM ĐOAN......................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................1
1. Tổng quan đề tài................................................................................................1
1.1. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................1
1.2. Câu hỏi nghiên cứu........................................................................................2
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..................................................................2
1.4. Phương pháp nghiên cứu................................................................................3
1.5. Ý nghĩa đề tài.................................................................................................3
2. Cơ sở lý luận.....................................................................................................3
2.1. Các khái niệm:............................................................................................3
2.2. Đặc điểm của email và mạng xã hội...........................................................4
2.3. Những mạng xã hội được sử dụng phổ biến ở Việt Nam............................7
2.4. Một số nguyên tắc trong sử dụng email và mạng xã hội.............................8
2.5. Tầm quan trọng của email và mạng xã hội trong kinh doanh...................10
2.6. Kỹ năng viết thư tín hiệu quả trong kinh doanh........................................13
3. Thực trạng sử dụng email và mạng xã hội trong kinh doanh hiện nay............16
4. Đề xuất giải pháp cải thiện giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh....17
doanh...................................................................................................................17
5. Kết luận...........................................................................................................19
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................20
BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC NHÓM..............................................20
I
lOMoARcPSD|40651217
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÔN: GIAO TIẾP KINH DOANH
CHỦ ĐỀ:
GIAO TIẾP QUA EMAIL VÀ MẠNG XÃ HỘI TRONG KINH DOANH
Lớp học phần: 420300319613 (DHLH16A)
Nhóm: 3
ST
T
MSSV CHỮ KÝTÊN
Trần Thị Thuý Kiều1 20070121 Kiều
2 Hồ Nguyên Khánh Nhi 20117601 Nhi
3 Trần Anh Thư 20112961 Thư
4 Đặng Đỗ Thùy Trang 20062961 Trang
5 Phan Thị Huyền Trang 20057911 Trang
6 Bùi Lê Khánh Vy 20071601 Vy
lOMoARcPSD|40651217
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CHUNG
……………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………………………
… ……………………………
TP. Hồ Chí Minh, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2022.
STT Nội dung đánh giá Nhận xét của GV
1
TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
2
CƠ SỞ LÝ LUẬN
3
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG EMAIL VÀ MẠNG XÃ
HỘI TRONG KINH DOANH
4 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN GIAO TIẾP QUA
EMAIL VÀ MẠNG XÃ HỘI TRONG KINH DOANH
5 KẾT LUẬN
lOMoARcPSD|40651217
LỜI CAM ĐOAN
Tiểu luận “Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh” do nhóm 3 thực hiện,
nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề.
Những tài liệu được sử dụng trong tiểu luận có chỉ rõ nguồn trích dẫn trong danh mục tài
liệu tham khảo.
Chúng em xin cam đoan đây là kết quả phân tích, nghiên cứu của nhóm chúng em, các
kết quả trong tiểu luận này là trung thực.
TP. Hồ Chí Minh, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2022.
Nhóm trưởng
Đặng Đỗ Thuỳ Trang
lOMoARcPSD|40651217
LỜI CẢM ƠN
Chúng em xin gửi lời cám ơn đến Thầy (Cô) Khoa Quản trị kinh doanh của
Trường Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp chúng em có cơ hội học
tập, tiếp thu kiến thức không chỉ trên giảng đường mà còn thông qua các buổi học tập,
làm việc nhóm.
Chúng em cũng xin gửi lời cám ơn chân thành đến Thầy Hà Trọng Quang, người
đã hướng dẫn, chỉ bảo và giúp bài tiểu luận của nhóm được hoàn thiện hơn. Nhờ sự
hướng dẫn tận tình của Thầy đã giúp cho chúng em có cái nhìn sâu sắc và hoàn thiện tốt
nhất bài tiểu luận này, nhờ đó mà kiến thức và kỹ năng làm việc nhóm của chúng em
được cải thiện hơn.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện không tránh khỏi những sai sót bởi kiến thức
và trình độ của chúng em còn hạn hẹp, kính mong Thầy (Cô) bỏ qua và chỉ dẫn thêm
cho chúng em.
TP. Hồ Chí Minh, Ngày 20 Tháng 03 Năm 2022.
Nhóm trưởng
Đặng Đỗ Thuỳ Trang
lOMoARcPSD|40651217
LỜI MỞ ĐẦU
Internet được xem là một thành tựu khoa học vĩ đại của thế giới trong thế kỷ 20.
Tính đến đầu năm nay, Việt Nam có 68,72 triệu người sử dụng Internet, chiếm 70,3% dân
số. Internet càng ngày đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống, đặc biệt trong giai đoạn
giãn cách xã hội và xu hướng chuyển đổi số phát triển mạnh mẽ. Ở khía cạnh của nhà
kinh doanh, internet trở thành một công cụ tuyệt vời để họ tiếp cận khách hàng một cách
tiện lợi hơn, góp phần tối đa lợi ích mà khách hàng tìm kiếm, bởi lẽ nhờ internet, doanh
nghiệp tương tác và truyền thông với khách hàng trên diện rộng và hiệu quả hơn.
Chính vì vậy, email và mạng xã hội là những hình thức phổ biến hiện nay và đóng
vai trò quan trọng trong kinh doanh của doanh nghiệp. Email và mạng xã hội là hình thức
giao tiếp mang lại nhiều lợi ích, nhờ có email mà mạng xã hội mà nhà kinh doanh truyền
được thông điệp và sứ mệnh của mình tới khách hàng, xây dựng và duy trì tốt mối quan
hệ khách hàng trong điều kiện tiết kiệm chi phí. Nhận thức được tầm quan trọng, nhóm 5
đã quyết định thực hiện đề tài tiểu luận “Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh
doanh” mong muốn đưa ra định hướng, giúp cho người đọc cải thiện kỹ năng giao tiếp
qua email và mạng xã hội trong kinh doanh hiệu quả hơn.
NỘI DUNG
1. Tổng quan đề tài
1.1. Mục tiêu nghiên cứu
1.1.1. Mục tiêu chính:
- Tìm hiểu sự ảnh hưởng của mạng xã hội và email trong giao tiếp kinh doanh
1.1.2. Mục tiêu cụ thể:
lOMoARcPSD|40651217
- Xác định cơ sở lý luận liên quan đến giao tiếp qua email và mạng xã hội trong
kinh doanh
- Xác định các khái niệm về giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh
- Xác định thực trạng sử dụng email và mạng xã hội trong kinh doanh
- Kết luật và đưa ra đề xuất giải pháp cải thiện giao tiếp qua email và mạng xã hội
trong kinh doanh
1.2. Câu hỏi nghiên cứu
Cơ sở lý luận nào liên quan đến giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh
doanh?
Giao tiếp qua email và mạng xã hội là như thế nào?
Thực trạng sử dụng email và mạng xã hội trong kinh doanh hiện nay như thế nào?
Kết luận và đề xuất nào sẽ giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp qua email và mạng xã
hội trong kinh doanh?
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh
doanh -Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi không gian: Việt Nam
lOMoARcPSD|40651217
Phạm vi thời gian: từ ngày 13/03/2022 - 23/03/2022
1.4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp thảo luận, trao đổi nhóm
Phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia
1.5. Ý nghĩa đề tài
Nghiên cứu về giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh áp dụng các lý
thuyết, quan điểm, khái niệm và phương pháp nghiên cứu liên ngành: xã hội học, tâm lý
học, khoa học quản lý... Nghiên cứu vận dụng lý thuyết “sự lựa chọn hợp lý” nhằm giải
thích tính xã hội trong việc lựa chọn sử dụng mạng xã hội và email trong kinh doanh.
Nghiên cứu hướng đến việc mô tả ảnh hưởng của email và mạng xã hội trong giao tiếp
kinh doanh. Nghiên cứu mong muốn đưa ra định hướng, giúp cho người đọc cải thiện kỹ
năng giao tiếp qua email và mạng xã hội trong kinh doanh hiệu quả hơn.
2. Cơ sở lý luận
2.1. Các khái niệm:
2.1.1. Giao tiếp là gì?
Giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa con người với con người, hoặc
giữa người và các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định.
lOMoARcPSD|40651217
2.1.2. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là khả năng vận dụng hiệu quả các tri thức và kinh nghiệm về giao tiếp,
các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ vào trong những hoàn cảnh khác nhau của
quá trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp.
2.1.3. Mạng xã hội
Mạng xã hội có thể hiểu là một trang web hay nền tảng trực tuyến với rất nhiều
dạng thức và tính năng khác nhau, giúp mọi người dễ dàng kết nối từ bất cứ đâu. Mạng
xã hội có thể truy cập dễ dàng từ nhiều phương tiện, thiết bị như máy tính, điện thoại,...
2.1.4. Email
Một trong những câu hỏi thường gặp nhất mà các chuyên gia doanh nhân hỏi
ngày hôm nay là “Địa chỉ email là gì?” Lý do cho câu chất vấn này vô cùng đơn giản-
email đại diện cho phương thức trao đổi thư từ điện báo một cách nhanh chóng, hiệu quả
và ít tốn kém. Người sử dụng có thể lựa chọn các phiên bản trọn gói thương mại độc lập
hay hệ thống, đặt mua dài hạn dịch vụ hay chuyển thư miễn phí thông qua Internet.
Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp
thư điện tử). Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa
các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có
thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư
điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.
2.2. Đặc điểm của email và mạng xã hội
Mạng xã hội tuy tồn tại dưới nhiều hình mô hình khác nhau nhưng nhìn chung,
mạng xã hội đều có những điểm chung sau:
+ Mạng xã hội là một ứng dụng được sử dụng trên nền tảng Internet.
lOMoARcPSD|40651217
+ Tất cả nội dung trên mạng xã hội đều do người dùng tự tạo ra, tự chia sẻ.
+ Mỗi người dùng trên mạng xã hội đều phải tạo tài khoản, hồ sơ riêng.
+ Mạng xã hội sẽ kết nối tài khoản người dùng đến các tài khoản cá nhân, tổ chức khác
thông qua các tài khoản ảo do người dùng tạo ra.
Hệ thống thư điện tử có thể là nội bộ hay bên ngoài. Hệ thống nội bộ cho phép
người sử dụng chỉ có thể liên lạc với bên trong tổ chức. Hệ thống bên ngoài cho phép
người sử dụng liên lạc với mọi người trong cùng một tổ chức hay thông qua Internet,
có thể chuyển thư từ cho những người sử dụng bên ngoài tổ chức.
E-mail tương tự như một thông điệp nội bộ (memo). Phần mềm này sẽ tự động
nhập tên của người gửi và lưu lại ngày giờ của bức thư. Người viết sẽ nhập tên người
nhận và tiêu đề. Lời chào, lời kết thúc và chữ ký đều không cần thiết, nhưng nhiều người
sử dụng thường viết thêm vào để bức thư trở nên riêng tư hơn.
● Email là hệ thống giao tiếp online được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh.
● Có thể sử dụng trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh và ngành nghề● Được
sử dụng để truy cập vào bất kì ứng dụng công cộng nào trên Internet.
● Được sử dụng để kiểm chứng bất kỳ cá nhân nào.
● Giao tiếp bằng Email được sử dụng trong kinh doanh để quảng cáo sản phẩm và
dịch vụ.
● Email rất hữu ích để quản lý các cuộc giao dịch trong mạng lưới kinh doanh.
lOMoARcPSD|40651217
● Các chia sẻ và sự hợp tác có thể được hoàn thành thông qua Email.
● Các thông báo và các cập nhật quan trọng đều được doanh nghiệp thông báo kịp
thời cho khách hàng của họ.
● Các email là các khai thác chính trong hoạt động kinh doanh online và các công
ty tiếp thị qua Internet.
● Email marketing là một trong những hình thức digital marketing phổ biến trong
kinh doanh.
● Các cuộc giao tiếp đều riêng tư và được ghi lại.
Ưu điểm:
+ Tiện lợi: Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút chì thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn
phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program).
+ Tốc độ cao: Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ
không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện.
+ Bảo mật: Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra
đọc nên tiện hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư
đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với
thu bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư
điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy.
+ Lưu trữ khối lượng lớn: Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu
điện rất nhiều lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng
Gbyte như dịch vụ của Gmail chẳng hạn, hay nhiều hơn. Số thư có thể dự trữ trong dung
lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa.
lOMoARcPSD|40651217
+ Tính cá biệt: Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ hẳn hoi. Tương tự, trong hệ
thống thư điện tử, thì hộp thư này tương đương với phần dữ liệu chứa trong nội dung các
email cộng với địa chỉ của người chủ thư điện tử. Điểm khác biệt ở đây là hộp thư điện
tử sẽ có nhiều chức năng hơn là việc xoá bỏ các thư cũ.
+ Mỗi người có thể có một hay nhiều địa chỉ email. Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân
biệt không bao giờ trùng với địa chỉ email khác.
Nhược điểm: Hạn chế về khả năng thể hiện nội dung thư: lá thư được gửi trên hệ
thống bưu chính là vật liệu không cần máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có
các tín hiệu mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có
nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu
điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều
này có thể rất quan trọng đối với nhiều người.
2.3. Những mạng xã hội được sử dụng phổ biến ở Việt Nam
Một số trang mạng xã hội phổ biến hiện nay như: Facebook.com và các mạng xã
hội trên thế giới như: Instagram, TikTok, Zing Me, Twitter, Pinterest và Google…
+ Facebook: Mạng xã hội phổ biến nhất hiện nay. Người dùng có thể tạo tài khoản bằng
số điện thoại hoặc email. Đối với việc kinh doanh, đa số người dùng thường tạo một blog
cá nhân với lượt theo dõi và tương tác ổn định. Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm,
họ sẽ dễ dàng liên hệ với nhau thông qua một ứng dụng thứ 3 là Messager.
+ YouTube: Trang mạng xã hội chia sẻ video, người có tài khoản trên YouTube có thể
truy cập bằng điện thoại hoặc máy tính. Một ứng dụng mà hầu như mỗi ngày chúng ta
thường xuyên tiếp xúc để tận hưởng các nội dung video khác nhau. Các nhà kinh doanh
thực hiện quảng bá sản phẩm thông qua quảng cáo đối với người dùng không đăng ký
Premium. Và họ còn tạo ra các kênh để giới thiệu cho sản phẩm của mình.
lOMoARcPSD|40651217
+ In s ta g r a m : Ứng dụng chia sẻ ảnh và video miễn phí trên điện thoại, máy tính. Bạn
có thể đăng tải hình ảnh hoặc video lên Instagram và chia sẻ chúng với nhóm bạn bè, họ
có thể xem, bình luận và thích bài viết của bạn. Những ai ưa thích loại hình kinh doanh
về thời trang, sắc đẹp thì đây chính là ứng dụng phù hợp cho các nhà kinh doanh nhỏ lẻ.
+ Tiktok: Tik Tok là ứng dụng có độ phủ rộng khắp toàn cầu, là một trong các mạng xã
hội phổ biến ở Việt Nam và Thế giới có tốc độ phát triển bậc nhất trên thế giới, với cộng
đồng video âm nhạc khổng lồ. TikTok cho phép người dùng xem và tạo các clip nhạc,
quay các clip ngắn và chỉnh sửa chúng với các bộ lọc độc đáo và các hiệu ứng đặc biệt
vào các clip. Đồng thời hiện nay, với số lượng người dùng khổng lồ, TikTok cũng trở
thành nơi để các nhà hoạt động kinh doanh thực hiện quảng bá sản phẩm dịch vụ của
mình một cách tiện lợi.
2.4. Một số nguyên tắc trong sử dụng email và mạng xã hội
2.4.1. Giới thiệu bản thân một cách rõ ràng
Nếu bạn đang tiếp cận một khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp, hãy bắt đầu
bằng cách giới thiệu bản thân một cách rõ ràng, chính xác. Bắt đầu cuộc thảo luận bằng
"Chào, X" sẽ là cách chào không lịch sự và chuyên nghiệp trong một cuộc nói chuyện
mang mục đích kinh doanh. Bạn nên bắt đầu bằng một lời chào chung rồi bắt đầu giới
thiệu bản thân và nêu lý do tại sao bạn tìm đến họ.
2.4.2. Không vượt quá rào cản cá nhân
Dù bạn có thể kết bạn với đối tác, khách hàng, tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu cuộc trò
chuyện với mục đích kinh doanh hay thương mại thì không nên lẫn lộn hai điều đó lại với
nhau vì chúng sẽ được coi là không phù hợp.
Bắt đầu tiếp cận khách hàng bằng cách hỏi thông tin như Facebook hay WhatsApp
kể cả với mục đích thương mại được coi là một cách không hay khi bắt đầu một cuộc
lOMoARcPSD|40651217
thảo luận. Trong trường hợp bạn vẫn làm vậy, hãy chắc chắn rằng bạn luôn giữ một
khoảng cách nhất định giữa tính chuyên nghiệp và tình bạn.
2.4.3. Sử dụng đúng ngữ pháp, chính tả
Bạn không cần thiết phải trở thành một chuyên gia ngữ pháp nhưng hãy luôn nhớ
phải kiểm tra kỹ lỗi ngữ pháp và tránh phạm phải những sai lầm cơ bản về câu từ. Bạn
nên chắc chắn rằng câu từ của bạn trong các email, bài viết trên mạng xã hội phải được
xây dựng một cách có hệ thống. Nếu bạn gửi thư điện tử cho ai đó, hãy viết email của bạn
theo cấu trúc tiêu chuẩn. Nếu như bài viết của bạn được xây dựng với cấu trúc và ngữ
pháp hợp lý, điều đó sẽ tạo cho bạn một ấn tượng tốt ngay từ ban đầu. Thêm vào đó,
không nên viết câu dài, câu cấu trúc phức tạp. Viết câu ngắn, đi thẳng vào vấn đề, không
diễn giải dài dòng.
2.4.4. Sử dụng một địa chỉ email mang tính chuyên nghiệp
Mọi người có thể hiểu được cho bạn nếu tên email của bạn hơi trẻ con, hoặc là
những nickname hơi buồn cười, không phù hợp. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ kĩ trước khi gửi
email cho đồng nghiệp hay đối tác từ địa chỉ này. Điều này thể hiện bạn thiếu sự chuyên
nghiệp.
Duy trì những quy tắc tối thiểu để phân biệt được giữa công việc và sở thích cá
nhân của bạn. Hãy tạo một email đơn giản với tên của bạn để đối tác thấy được sự chuyên
nghiệp cũng như dễ dàng nhận ra bạn hơn.
2.4.5. Khi viết phải luôn thể hiện sự tôn trọng khách hàng tuyệt đối qua cách viết
Viết thể hiện tình cảm, sự thân thiện, tránh văn phong ra lệnh, hay lạnh lùng. Ví dụ
trong các trường hợp như: Khi nhờ khách hàng làm gì, khi họ làm cho mình việc gì, khi
mình sai thì thẳng thắn nhận lỗi ra sao, không áp đặt quan điểm của mình mà nên dùng
câu hỏi để thăm dò ý kiến của khách hàng.
lOMoARcPSD|40651217
2.4.6. Văn phong và thần thái
Khi viết email, nếu bạn là đại diện của doanh nghiệp thì từng câu, từng chữ trong
email công việc đều thể hiện phong cách và thương hiệu của doanh nghiệp. Email viết lìu
xìu thì khách hàng sẽ cảm thấy lo ngại, không tin tưởng, còn email cụ thể, có chiều sâu,
mạnh mẽ, thì sẽ lấy được sự tin tưởng của khách hàng.
2.4.7. Diễn giải lại ý của khách hàng theo cách mình hiểu, và hỏi họ xem mình
hiểu thế có đúng không
Thao tác đơn giản này loại bỏ 90% khả năng hiểu nhầm ý khách hàng. Mặt khác,
khi trả lời một phản hồi khá dài của khách hàng, họ có nhiều luận điểm, thì nên ghi lại
từng ý của khách hàng, và trả lời cụ thể trên từng điểm một. Như thế tạo cảm giác rất rõ
ràng, cụ thể, và dễ đọc, dễ theo dõi.
2.5. Tầm quan trọng của email và mạng xã hội trong kinh doanh
2.5.1. Đối với cá nhân và tổ chức
+ Đối với cá nhân:
- Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Giao dịch qua email hay trên mạng xã hội sẽ giúp cho người mua tiết kiệm được
thời gian và một khoản chi phí tương đối. Chỉ cần một cú “click” chuột thôi là bạn có thể
ghé qua bất kì một “shop” nào và cân nhắc giá cả, chọn lựa, đặt hàng trong tích tắc mà
không cần phải sắp xếp cuộc hẹn trực tiếp để thảo luận về hoạt động mua bán, sử dụng
hàng hóa.
- Dễ dàng nắm bắt và trao đổi thông tin
Có thể tiếp cận một cách dễ dàng và thuận tiện về thông tin chi tiết của các doanh
nghiệp cũng như là sản phẩm của họ mà không bị giới hạn khoảng cách về địa lý cũng
như thời gian. Ngoài ra, mọi người có thể trao đổi thông tin thắc mắc về sản phẩm, chính
sách giao hàng, phương thức thanh toán hoặc những ưu đãi,…với nhà cung cấp.
lOMoARcPSD|40651217
- Bày tỏ quan điểm của bản thân
Dễ dàng đưa ra các ý kiến đánh giá, phản hồi về sản phẩm, doanh nghiệp, từ đó có
thể bày tỏ quan điểm hài lòng hay là không hài lòng khi đã trải nghiệm một sản phẩm
hoặc dịch vụ nào đó của họ.
+ Đối với tổ chức:
- Xây dựng thương hiệu mạnh và nhận thức về sản phẩm
Bằng cách chia sẻ thông tin sản phẩm phong phú trên các kênh mạng xã hội hay
email, các thương hiệu có thể tương tác với người mua trên quy mô lớn hơn. Ngoài ra,
những chức năng thương mại bổ sung mới đây cũng bổ trợ cho các doanh nghiệp nuôi
dưỡng sự quan tâm của khách hàng và giữ họ tương tác với thương hiệu và các dịch vụ
sản phẩm của công ty. Thông qua đó, các thương hiệu bắt đầu chia sẻ chi tiết về định vị
thương hiệu, thông tin sản phẩm, nghiên cứu điển hình, trình diễn sản phẩm, v.v. để bắt
đầu nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.
- Rút ngắn chu kỳ bán hàng
Giai đoạn tiếp theo của hành trình người mua là đánh giá và mua hàng. Đây là nơi
giá trị sản phẩm của bạn được chứng minh so với các đối thủ cạnh tranh và việc mua
hàng cuối cùng cũng được thực hiện. Bằng cách đẩy mạnh thương mại trên nền tảng
mạng xã hội và email, tiến trình giữa việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến khi mua
hàng được tăng tốc đáng kể.
Người tiêu dùng đã thấy sản phẩm và thông tin giá cả trên các kênh mạng xã hội
doanh nghiệp, cho phép họ tìm hiểu thêm về công ty và các sản phẩm của công ty. Với
chức năng thương mại, người mua có thể mua hàng trực tiếp trong các kênh xã hội bằng
một vài cú nhấp chuột mà không cần phải rời khỏi ứng dụng. Điều này giúp tăng doanh
thu cho công ty bằng cách bán hàng nhanh hơn.
- Tăng mức độ trung thành của khách hàng và doanh thu định kỳ
lOMoARcPSD|40651217
Email và mạng xã hội đã trở thành một kênh trực tiếp để xây dựng mối quan hệ
của doanh nghiệp với khách hàng. Các kênh mạng xã hội đã trở thành một chiến lược tiếp
thị quan trọng và chúng phải được ưu tiên trong thời đại này. Điều quan trọng đối với một
thương hiệu là phải có một thông điệp rõ ràng về họ là ai, họ bán gì và bán cho ai. Với
thông tin sản phẩm phong phú và dịch vụ khách hàng tuyệt vời, thương hiệu có thể bán
hàng nhanh chóng, xây dựng mối quan hệ bền vững với người mua và biến họ thành
khách hàng lặp lại.
- Xây dựng tương tác thực và ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn
Như đã đề cập trước đó, email và các kênh mạng xã hội cho phép dễ dàng phân
phối thông tin sản phẩm đến một lượng lớn người mua tiềm năng. Sau khi mua hàng,
người mua chia sẻ phản hồi của họ trên các kênh xã hội thông qua lời chứng thực, xếp
hạng, hình ảnh và thậm chí cả các bình luận về bài đăng. Đây là những tương tác thực.
Khi công ty tiếp tục xây dựng cơ sở khách hàng và doanh số bán hàng bắt đầu tăng
lên, những người mua này vẫn hoạt động tích cực trên phương tiện truyền thông xã hội và
chia sẻ kinh nghiệm mua hàng cũng như ý kiến của họ về thương hiệu. Phản ứng dây
chuyền này giúp thông báo cho những người khác dùng thử các sản phẩm này và xây
dựng một cộng đồng mạnh mẽ gồm những người theo dõi và có ảnh hưởng.
- Tăng xếp hạng công cụ tìm kiếm
Việc kích hoạt một kênh thương mại qua mạng xã hội sẽ giúp tăng xếp hạng trên
công cụ tìm kiếm cho trang web thương mại chính của một công ty. Điều này đòi hỏi
doanh nghiệp cần phải duy trì một trang web thương mại đầy đủ các tính năng mua hàng,
đại diện cho thương hiệu của mình. Điều này giúp tăng lưu lượng truy cập của người
dùng vào trang web và giúp tăng thứ hạng trên công cụ tìm kiếm của nó.
2.5.2. Nội dung và hình thức
Nội dung và hình thức sẽ thu hút người dùng đến với website của doanh nghiệp,
giúp cho doanh nghiệp tiếp cận nhiều hơn tới khách hàng tiềm năng và thúc đẩy họ mua
lOMoARcPSD|40651217
sản phẩm, dịch vụ của mình. Vì thế nội dung bài viết phải cung cấp thông tin hữu ích cho
người dùng. Và khi nhận ra, họ sẽ truy cập nhiều hơn mỗi khi có nhu cầu. Và dĩ nhiên,
khi ấy người được lợi chính là doanh nghiệp.
Xây dựng một nội dung hay, ấn tượng cũng sẽ giúp doanh nghiệp tăng lượng truy
cập tự nhiên, làm tăng chất lượng, giúp website của doanh nghiệp phát triển nhanh chóng,
đặc biệt là tiết kiệm được một nguồn ngân sách vô cùng lớn. Nội dung cũng như hình
thức tốt còn là một phần không thể thiếu để duy trì mối quan hệ bền vững với lượng
khách hàng hiện tại của doanh nghiệp.
Ngoài việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng
các bước của thông điệp viết, người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách
riêng của mình trong thư thương mại. Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty
cùng như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi
và cũng giúp người viết đạt được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.
2.6. Kỹ năng viết thư tín hiệu quả trong kinh doanh
2.6.1. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
Dựa trên các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển thông điệp
viết trong kinh doanh, một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm 5 bước khác có tên
gọi với chữ cái đầu tiên là chữ D, nên còn có tên gọi là quy trình 5D.
Bước 1: Determining the End(s) and the Means: Xác định mục đích và cách đạt được
mục đích
Bước 2: Defining the Reader and the Situation: Xác định người đọc và bối cảnh có liên
quan
Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư.
Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót.
lOMoARcPSD|40651217
Bước 5: Distributing the Message: Phát hành bức thư.
2.6.2. Chiến thuật Giro
GIRO là bốn chữ đầu tiên trong tên của 4 chiến thuật thường được sử dụng khi
viết thư tín trong kinh doanh, đó là:
+ Gaining attention (tạo sự chú ý): tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở
đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc hết nội dung của thư. Có thể sử dụng nhiều cách khác
nhau để tạo sự chú ý: một lời bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc, một câu danh ngôn,
một câu hỏi mở. Ở lời mở đầu, cũng có thể đưa ra lý do, mục đích viết bài, hay một cách
thuyết phục nhẹ nhàng để người đọc thuận theo ý mình.
+ Increase desire (tăng thêm sự mong muốn): sau khi đã gây được sự chú ý của
người đọc, bước tiếp theo là cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết phục người
đọc, nhấn mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề. Như vậy sẽ tạo thêm cho họ sự
mong muốn hợp tác để thực hiện những lợi ích của họ.
+ Reducing resistance (giảm bớt khó khăn, trở ngại): sau khi đã tạo ra được sự
mong muốn của người nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên cùng thực hiện
những lợi ích của mình, một thủ thuật quan trọng để giúp bạn viết thông điệp thành công
là bạn phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở
ngại có thể gặp phải khi thực hiện mong muốn đó.
+ Orchestration action (lên kế hoạch hành động): thư tín trong kinh doanh thường
hướng tới một hành động cụ thể ở phần kết. Sau khi đã đưa ra những lập luận khéo léo ở
các phần trên, trước khi kết thúc bức thông điệp bạn hãy lập một kế hoạch làm việc cụ thể
để đối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới hành động.
Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO.
- Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa hảo, nói bừa.
Bấm Tải xuống để xem toàn bộ.