-
Thông tin
-
Hỏi đáp
Giáo trình - Môn hệ thống thông tin quản lý | Đại học Kinh Tế Quốc Dân
Đại học Kinh tế Quốc dân với những kiến thức và thông tin bổ ích giúp các bạn định hướng và học tập dễ dàng hơn. Mời bạn đọc đón xem. Chúc bạn ôn luyện thật tốt và đạt điểm cao trong kì thi sắp tới.
Môn: Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL(120)_01)
Trường: Đại học Kinh Tế Quốc Dân
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
Chƣơng 1. GI I
Ớ THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1. Vài nét về th i ờ đại thông tin
Trước những năm 1980, trên thế giới g n ầ như chưa bi t ế tới khái niệm hệ thống thông tin qu n ả lý. Các nhà qu n
ả lý không quan tâm tới vi c ệ xử lý các thông tin nh n ậ được và phân ph i
ố những thông tin đó trong doanh nghi p ệ c a ủ h . ọ Họ
không quan tâm tới thông tin cũng như các lợi ích mà nó đem l i ạ . Vi c ệ đ u ầ tư vào hệ th ng
ố thông tin trong doanh nghi p ệ còn là m t ộ cái gì đó khá t n ố kém và đem l i ạ hi u
ệ quả không cao. Vào thời kỳ này quá trình thông tin di n ễ ra giữa các nơi khác nhau trên di n ệ r ng ộ toàn c u
ầ còn chưa được đặt ra. Quá trinh qu n ả lý và t o ạ l p ậ các quy t ế đ nh ị quan tr ng ọ c a ủ doanh nghi p ệ mới chỉ chủ y u ế dựa trên vi c ệ cân nh c ắ các hi n ệ tượng n y
ả sinh trong môi trường kinh doanh m t ộ cách trực ti p, ế
thông qua kinh nghiệm và bằng trực giác c a ủ người qu n ả lý.
Vào những năm 1980 ,với sự phát tri n ể mạnh mẽ c a ủ công nghệ máy tính và đ c ặ biệt là c a ủ các ph n
ầ mềm máy tính, đã giúp cho h th
ệ ống thông tin có một cơ hội phát tri n ể m nh
ạ mẽ hơn trong các doannh nghi p.
ệ Vào thời kỳ này, h th ệ ống
thông tin đã bắt đầu vai trò phân tích sự kiện trên các dữ liệu thu th p ậ được và thiết l p ậ các mô hình quy t ế định đ các ể nhà qu n
ả lý có thể lựa chọn ra phương án tốt nh t đ ấ th ể ực hi n. ệ
Năm 1986, Richard Mason ( giáo sư về h th
ệ ống thông tin ) đã vi t: ế
Ngày nay trong các xã hội phương tây c a
ủ chúng ta, số lượng nhân viên thu th p,
ậ xử lý và phân ph i ố thông tin nhi u ề hơn s l
ố ượng nhân viên ở b t ấ cứ một ngh nào ề
khác. Hàng triệu máy tính được l p
ắ đặt trên thế gi i ớ và nhiều tri u ệ km cáp quang, dây d n ẫ và sóng đi n ệ từ kết n i
ố con người, máy tính cũng như các phương ti n
ệ xử lý thông tin lại với nhau Các doanh nghi p
ệ mà hoạt động chủ yếu c a
ủ chúng là xử lý thông tin như Ngân hàng, các t ch
ổ ức môi giới, các công ty bảo hi m ể các doanh nghi p ệ quảng cáo, trước đây chi m ế m t
ộ tỷ lệ nhỏ trong GDP của các nước; thì từ năm 1988 trở l i đây ạ chúng đã chiếm m t ộ tỷ l n
ệ gày càng lớn. Đối v i
ớ nhiều doanh nghiệp
lớn, thông tin vừa là nguyên liệu vừa là sản phẩm cuối cùng. Xã hội của chúng
ta thực sự là xã hội thông tin, th i ờ đ i
ạ của chúng ta là th i ờ đại thông tin. Thời đ i
ạ thông tin dược phân bi t ệ với những thời đ i ạ khác bởi năm đặc điểm quan trọng: Thời đ i ạ thông tin xuất hi n ệ do sự xuất hi n ệ của các hoạt đ ng ộ xã h i d ộ ựa trên nền t ng ả thông tin.
Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ
thông tin được sử dụng đ th ể ực hi n ệ công vi c ệ kinh doanh. Trong thời đ i
ạ thông tin năng xuất lao đ ng ộ tăng lên nhanh chóng.
Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đ i ạ thời đại thông tin. : Trong thời đ i
ạ thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các sản phẩm và d ch ị vụ. - 2 - :
Bảng 1.1. Những điểm khác bi t ệ c a
ủ thời đại thông tin so với m t ộ số thời đại khác Th i ờ đ i ạ Th i ờ đ i ạ công Th i ờ đ i ạ nông nghiệp thông tin ệ Kho ng ả thời gian Trước 1800 1800 tới 1957 1957 tới nay Công nhân trong Nhân công tri Nhân công chính Nông dân nhà máy thức ườ Con người và máy Con người và Quan h lao ệ đ ng ộ Con ng i và đất đai móc con người Công nghệ Công c c ụ hủ y u ế Công c c ụ ầm tay Máy móc thông tin 1.2.
Các loại thông tin trong doanh nghiệp
1.2.1. Phân biệt giữa dữ li u ệ và thông tin Dữ li u
ệ là những sự ki n
ệ hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa h đ ề ược bi n ế đ i
ổ sửa chữa cho b t ấ cứ một m c ụ đích nào khác. Như vi c ệ một doanh nghi p
ệ bán một lô hàng nào đó sẽ sinh ra r t ấ nhiều d li ữ ệu v s ề l
ố ượng hàng hóa bán, giá bán, nơi bán hàng, thời gian bán hàng, đ a ị điểm
bán hàng, khách hàng chi trả b ng
ằ tiền mặt hay chuyển khoản … Nói m t ộ cách khác, dữ li u ệ là t t ấ cả những đ c ặ tính c a
ủ các thực thể như con người, đ a ị đi m, cá ể
c đồ vật và các sự kiện …
Ở khái niệm trên chúng ta cần ph i ả h u
ể thực thể là gì? Thực thể là một sự vật hay một cài gì đó t n ồ t i ạ và phân bi t
ệ được. Ví dụ mỗi con người cũng là một thực thể, m i ỗ chi c ế xe máy cũng là m t ộ thực th , chú ể
ng ta cũng có thể nói mỗi
con kiến cũng là một thực thể n u ế chúng ta phân bi t
ệ được con này với con khác ( chẳng h n ta ạ đánh s c
ố ực nhỏ trên mỗi con kiến ) Khác với dữ li u
ệ được coi như những nguyên li u
ệ ban đầu, thông tin cần được phân bi t ệ như m t ộ s n ả ph m
ẩ hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu. Đôi khi thu t
ậ ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế nhau trong m t ộ s tr
ố ường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đó chúng ta v n ẫ c n ầ xác định r ng ằ
thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa cho
người sử dụng và thông tin g m
ồ nhiều giá trị dữ liệu.
1.2.2. Các đặc tính của thông tin trong doanh nghiệp Chất lượng c a
ủ thông tin được xác định thông qua những đ c ặ tính sau:
Độ tin cậy: Độ tin c y ậ thể hi n
ệ các mặt về độ xác thực và độ chính xác. : Thông tin ít độ tin c y ậ sẽ gây cho t ch
ổ ức những hậu quả t i ồ t . ệ Ch ng ẳ hạn hệ thống
lập hóa đơn bán hàng có nhi u ề sai sót, nhi u
ề khách hàng kêu ca về ti n ề phải trả ghi cao hơn v ề giá tr hàng ị đã thực mua s d ẽ n ẫ đ n ế hình nh ả xấu về cửa hàng, lượng khách hàng s ẽ giảm và doanh s bán ố hàng s ẽ s t
ụ xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa : đơn th p ấ hơn số ti n ề ph i
ả trả, trong trường hợp này s ẽ không co khách hàng
nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị th t ấ thu. Tính đ y
ầ đủ: Tính đ y ầ đủ c a
ủ thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề
đáp ứng yêu cầu c a
ủ nhà quản lý. Nhà qu n ả lý sử dụng m t ộ thông tin không đ y ầ đ có t ủ
hể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi h i ỏ của tình hình thực tế. Ch ng ẳ h n ạ một nhà s n
ả xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo v s ề l ố ượng ghế làm ra mỗi tu n.
ầ Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra s l ố ượng ghế làm ra c a ủ tu n tr ầ
ước và của cùng kỳ năm trước đó. Ông chủ th y ấ s l
ố ượng ghế làm ra tăng
đều và có thể sẽ cho r ng ằ tình hình sản xu t ấ là tương đối t t đ ố p. T ẹ uy nhiên trong thực tế
có thể hoàn toàn khác. Hệ th ng
ố thông tin chỉ cung cấp s l ố ượng ghế s n ả xu t ấ ra
mà không cho biết tý gì về năng su t. ấ Ông chủ s ph ẽ n
ả ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao đ ng ộ thêm r t
ấ lớn, tỷ lệ nguyên v t
ậ liệu hao lớn khi công nhân làm vi c ệ quá nhanh. M t ộ sự không đ y ầ đủ v th
ề ông tin như vậy sẽ làm hại cho doannh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một s tr ố ường hợp, nhi u ề nhà quản lý
đã không sử dụng một s báo ố cáo m c
ặ dù chúng có liên quan tới những ho t ạ động
thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó
hiểu. Có thể là do quá nhi u
ề thông tin không thích ứng cho người nhận, thi u ế rõ
ràng, sử dụng quá nhiều từ vi t ế t t ắ hay đa nghĩa, ho c
ặ sự bố trí chưa hợp lý của các ph n ầ tử thông tin. Đi u ề đó dẫn tới ho c ặ là t n ổ phí do t o ạ ra những thông tin không dùng, ho c ặ là ra các quy t ế định sai vì hi u ể sai thông tin.
Tính an toàn: Thông tin ph i
ả được bảo vệ và chỉ những người được quy n ề mới được phép ti p ế c n
ậ tới thông tin. Sự thiếu an toàn v th ề ông tin cũng
có thể gây ra những thi t ệ hại to lớn cho t ch ổ ức. Tính kịp th i:
ờ Thông tin có thể là tin c y, ậ dễ hi u,
ể thích ứng và được bảo v nh
ệ ưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc c n ầ thiết. : 1.2.3. Phân lo i
ạ thông tin trong doanh nghiệp p Ba c p
ấ quản lý trong một tổ chức
Người ta thường chia Tổ chức thành ba mức quản lý có tên là : Lập kế
hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thu t ậ và đi u ề hành tác nghi p. ệ : Mức chi n
ế lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ c a ủ t ch ổ ức. Từ đó họ thi t ế l p
ậ các chính sách chung và những đường l i. ố Trong một doanh nghi p ệ sản xu t
ấ thông thường các nhà qu n ả lý như: Chủ t ch ị – T ng ổ giám đốc ho c ặ các phó chủ t ch
ị thuộc mức quản lý này. Mức chi n
ế thuật thuộc mức kiểm soát qu n
ả lý, có nghĩa là nơi dùng các phương ti n ệ c th
ụ ể để thực hiện các mục tiêu chi n ế lược được đ t ặ ra ở mức cao hơn. Trong một doanh nghi p
ệ thông thường các nhà quản lý như: Trưởng phòng tổ
chức, chưởng phòng tài v ,
ụ … nằm ở mức quản lý này.
Mức điều hành tác nghi p
ệ quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hi u l
ệ ực những phương tiện và ngu n ồ lực để ti n
ế hành tốt các công vi c ệ của tổ
chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật.
Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công c a ủ những đ i ộ s n ả
xuất … thuộc mức quản lý này. Cần lưu ý r ng ằ một t ch
ổ ức không chỉ có các bộ phận ở ba mức qu n ả lý
như trên đã trình bày mới sử d n ụ g và t o
ạ ra thông tin. Còn có các bộ ph n ậ ở mức
thứ tư. Tuy nhiên mức này không có trách nhiệm quản lý. Nó được cấu thành từ tất c nh
ả ững hoạt động chế bi n ế thông tin mà nh đó ờ t ch ổ ức thực hi n ệ những
nhiệm vụ của mình. Ví dụ nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất … thuộc mức này.
Tương ứng với ba mức qu n
ả lý của tổ chức thì quy t ế đ nh ị trong m t ộ tổ
chức cũng được chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quy t ế định chi n ế thuật và quy t đ ế ịnh tác nghi p. ệ
Quyết định chiến lƣ c ợ là những quy t ế định xác định m c ụ tiêu và những quy t ế định xây dựng ngu n ồ lực cho t ch ổ ức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định c th ụ ể hóa mục tiêu
thành nhiệm vụ, những quy t
ế định kiểm soát và khai thác t i ố ưu ngu n ồ lực.
Quyết định tác nghiệp là những quy t
ế định nhằm thực thi nhiệm vụ.
ụ Các loại thông tin quản lý trong m t ộ doanh nghiệp :
Cán bộ quản lý trong các c p ấ ( mức ) khác nhau c n ầ thông tin cho quản lý khác nhau. Vi c ệ ra quy t ế định khác nhau c n
ầ thông tin khác nhau. Đi u ề này được thể hi n
ệ qua cách định nghĩa v t
ề hông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là
thông tin mà có ít nhất m t
ộ cán bộ quản lý c n ầ hoặc có ý mu n ố dùng vào vi c r
ệ a quyết định quản lý của mình. Thông tin qu n ả lý trong một t ch ổ ức được chia làm ba lo i:
ạ Thông tin chiến lược, thông tin chi n ế thu t ậ và thông tin tác nghi p. ệ Thông tin chi n
ế lược: là những thông tin sử dụng cho m c ụ tiêu dài h n ạ của một doanh nghi p.
ệ Nó là mối quan tâm chủ yếu c a ủ những nhà chi n ế lược c p ấ cao.
Nó bao gồm những thông tin v ti
ề ềm năng của thị trường, cách thâm nhập thị
trường, chi phí cho nguyên v t ậ li u, ệ vi c
ệ phát triển sản phẩm, những thay đổi về năng su t ấ lao đ ng
ộ và các công nghệ mới phát sinh. Về b n ả chất, thông tin chi n ế lược là
những thông tin liên quan tới vi c ệ lâp k ho ế ch ạ lâu dài, thi t ế l p ậ các dự án, và đưa
ra những dự báo cho sự phát tri n ể tương lai. Thông tin chi n ế thu t:
ậ là những thông tin sử dụng cho m c ụ tiêu ng n ắ h n ạ ( một tháng ho c ặ m t
ộ năm ), và thường là mối quan tâm chủ y u ế của các phòng
ban. Đó là những thông tin từ k t ế quả phân tích s li
ố ệu bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu c u
ầ nguồn lực cho sản xu t,
ấ và các báo cáo tài chính hàng năm. D ng
ạ thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu c a ủ ho t ạ đ ng ộ hàng ngày. Do đó, nó đòi hỏi m t
ộ quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. Trong vi c ệ l p ậ k ho ế ch ạ hành đ ng ộ chi n ế thu t, ậ c n ầ ph i
ả kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn
khác nhau trước khi đưa ra quy t ế đ nh ị .
Thông tin điều hành ( tác nghi p
ệ ): là những thông tin sử dụng cho những công vi c ệ ng n ắ h n ạ di n
ễ ra trong vài ngày thậm chí vài giờ trong một phòng ban
nào đó. Nó bao gồm thông tin v s ề l
ố ượng chứng khoán mà doanh nghi p ệ đang có trong tay, v l ề ượng đơn đ t ặ hàng, về ti n
ế độ công việc, … Thông tin điều hành về b n ả ch t đ
ấ ược rút ra một cách nhanh chóng từ dữ li u ệ v các ề hoạt động. B ng ả 1.2 mô t tín ả h ch t ấ của thông tin theo c p ấ quyết đ nh. ị : Bảng 1.2. Tính ch t
ấ của thông tin theo cấp quy t ế định Đặc trƣng Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lƣ c ợ thông tin Tần su t ấ Đều đặn l p ặ Phần lớn là Sau m t ộ thời kỳ dài, lại thường kỳ, đ u ề trong trường hợp đ c ặ bi t ệ Tính đ c ộ l p ậ Dự ki n
ế trước Dự đoán sơ bộ có Chủ yếu không dự đoán của kết quả được thông tin b t ấ ngờ trước được Thời điểm Quá khứ và Hiện t i ạ
Dự đoán cho tương lai là hiện t i ạ và tương chính Mức chi ti t ế Rất chi ti t ế T ng ổ hợp, T ng ổ hợp, khái quát thống kê Nguồn Trong t ch ổ ức Trong và ngoài Ngoài t ch ổ ức là chủ yếu t ch ổ ức Tính c u ấ trúc C u ấ trúc cao Chủ yếu có cấu Phi cấu trúc cao trúc, một s phi ố cấu trúc Độ chính xác R t ấ chính xác Một số dữ liệu có Mang nhi u ề tính chủ tính chủ quan quan Người sử d ng ụ Giám sát ho t ạ Người quản lý cấp Người quản lý c p c ấ ao đ ng ộ tác trung gian nghiệp 1.2.4. Các ngu n
ồ thông tin của doanh nghiệp
Thông tin được sử dụng trong các doanh nghiệp được thu thập từ hai ngu n ch ồ ủ y u:
ế nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong.
Nguồn thông tin bên ngoài: Để có một cái nhìn khái quát về ngu n ồ thông tin bên ngoài cho m t ộ t ch
ổ ức hãy xem xét Hình 1.1. Về các đ u ầ m i ố trong sơ đ : ồ
- Nhà nước và cấp trên. Một t ch
ổ ức trong một quốc gia ph i ả ch u ị sự quản lý c a
ủ nhà nước. Mọi thông tin mang tính định hướng của nhà nước và c p ấ trên đối với một t ch ổ ức như lu t ậ thu ,
ế luật môi trường, quy chế b o ả hộ
v.v… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên.
- Khách hàng. Trong nền kinh t th
ế ị trường thì thông tin v ề khách hàng là vô cùng quan trọng. Vi c ệ tổ chức thu th p,
ậ lưu trữ và khai thác thông tin
về khách hàng như thế nào là một trong những nhiệm vụ lớn của m t ộ doanh nghiệp. - Doanh nghi p ệ c nh ạ tranh. Biết v đ
ề ối thủ cạnh tranh trực tiếp là công
việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay. - Doanh nghi p
ệ có liên quan. Là các doanh nghi p ệ s n
ả xuất hàng hóa có liên
quan ( hàng hóa bổ sung ho c
ặ hàng hóa có thay thế ). : - Doanh nghi p ệ sẽ c n
ạ h tranh. Muốn doanh nghi p ệ tồn tại trong thời gian dài, nhà quản lý c n
ầ phải có những thông tin về đối thủ sẽ xu t ấ
hiện trong tương lai – các doanh nghiệp sẽ c nh ạ tranh.
- Các nhà cung cấp. Thông tin về các nhà cung c p ấ s ẽ giúp doanh nghi p ệ
hoạch định được k sác ế
h phát triển cũng như sự kiểm soát t t ố chi phí và ch t l ấ ượng s n ả phẩm d ch ị vụ của mình. Nhà nước và cấp trên Khách hàng DOANH NGHIỆP Doanh nghiệp c nh ạ tranh Hệ thống quản lý Doanh nghiệp có liên quan Đối tượng quản lý Doanh nghiệp s c ẽ ạnh tranh Nhà cung cấp Hình 1.1. Các ngu n
ồ thông tin bên ngoài doanh nghiệp
Nguồn thông tin thu thập từ bên ngoài doanh nghi p ệ được cung c p ấ thông qua báo chí, tài liệu c a ủ các t ch
ổ ức cung cấp thông tin, ho c ặ qua điều tra kh o ả sát trực ti p ế các đ i
ố tượng của doanh nghi p ệ …
Nguồn thông tin trong nôi tại doanh nghiệp: Ngoài ngu n ồ thông tin bên ngoài, doanh nghi p
ệ còn có một nguồn thông tin quan tr ng ọ từ h th ệ ống sổ sách và
các báo cáo kinh doanh thường kỳ c a ủ doanh nghi p. ệ
Tùy theo từng loại yêu c u
ầ thông tin khác nhau, người ta s t ẽ i n h ế ành
những bước xử lý dữ liệu khác nhau, và do đó, hình thành những h th ệ ống thông tin với các d ng ạ khác nhau, ph c
ụ vụ những mục tiêu đa d ng ạ và có những đ c ặ t ả khác nhau v ph ề n ầ cứng, ph n
ầ mềm, cũng như về người sử dụng và điều hành.
1.3. Hệ thống thông tin quản lý
1.3.1. Khái niệm hệ thống
Hệ thống là một t p
ậ hợp các phần tử tương tác được t ch ổ ức nh m ằ thực hiện : một mục đích xác đ nh. ị Các ph n ầ tử ở đây là t p
ậ hợp các phương tiện vật chất và nhân lực : Hệ th ng ố con b n ả thân nó cũng là m t ộ h th
ệ ống nhưng là thành phần c a ủ m t h ộ th ệ ống khác. Những h th ệ ng
ố mà chúng ta đang xem xét thực chất đề là các h th ệ ng ố con nằm trong một h th ệ ng ố khác và đ ng
ồ thời cũng chứa các h th ệ ống
con khác thực hiện những nhiệm vụ khác nhauc a ủ công việc. Vi c ệ hi u ể được bất cứ m t h ộ th ệ ống đ c
ặ biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được m t ộ số
kiến thức lớn mà nó phục vụ. Những yếu tố cơ b n ả của m t ộ h th ệ ng ố gồm:
Mục đích: chính là lý do mà h th ệ ng ố t n ồ t i
ạ và là một tiêu chí được s d ử ng
ụ khi đánh giá mức độ thành công c a ủ hệ th n ố g.
Phạm vi: Nhằm xác định những gì nằm trong h th ệ ng ố và những gì n m n ằ goài h th ệ ống. Môi trường: bao gồm t t ấ c nh ả ững y u ế t n ố m ằ ngoài h th ệ ống.
Đầu vào : là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài h th ệ ng
ố được đưa vào hệ th n ố g. Đầu ra: là những đ i ố tượng o c
ặ những thông tin được đưa từ h th ệ ống ra môi trường bên ngoài. 1.3.2. Hệ th ng
ố thông tin quản lý Hệ th ng
ố thông tin quản lý là một t p
ậ hợp những con người, các thi t ế bị
phần cứng, phần mềm, dữ li u ệ … thực hi n ệ vi c ệ thu th p,
ậ xử lý, lưu trữ và cung c p th ấ ông tin hỗ tr vi ợ c ệ ra quyết đ nh,
ị điều khiển phân tích các vấn đề, và hiển thị các v n ấ đ ph ề ức t p ạ trong một t ch ổ ức. Hệ th ng
ố thông tin có thể bao gồm những thông tin c th ụ ể và đ c ặ bi t ệ về một con người, v các ề đ a ị điểm khác nhau, v các ề sự ki n ệ bên trong một t ch ổ ức
hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu trữ Cung cấp Phản hồi
Hình 1.2. Các chức năng chính c a ủ h th ệ ng ố thông tin Những ho t ạ đ ng ộ chủ yếu x y ả ra trong m t ộ h th ệ ống thông tin gồm những nhóm chính như sau: - Thu th p
ậ dữ liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ li u ệ từ trong một tổ chức doanh nghiệp ho c
ặ từ môi trường bên ngoài đ x ể ử lý trong một h th ệ ống thông tin.
- Xử lý thông tin: Là quá trình chuy n ể đổi từ nhữ ữ ng d li u ệ đ u ầ vào thành d ng
ạ có ý nghĩa đối với người sử d n ụ g. - Cung c p
ấ thông tin: sợ phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người ho c
ặ những hoạt động cần sử d n ụ g thông tin đó.
- Lưu trữ thông tin: Các thông tin c n ầ được lưu trữ đ s ể ử dụng trong
tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới ho c ặ đưa ra các quy t ế định có tính h th ệ ống khi c n ầ v n ẫ được sử dụng. - Thông tin ph n
ả hồi: Là những thông tin xu t, ấ giúp cho b n ả thân những người đi u
ề hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình
thu thập và xử lý dữ li u
ệ mà họ đang thực hiện. Lưu ý, hệ th ng
ố thông tin không nhất thiết ph i ả c n ầ đến máy tính – m c ặ dù
ngày nay công nghệ thông tin giúp v n ậ hành các h th ệ ng ố thông tin hi u ệ quả hơn nhiều. Hệ th ng
ố thông tin thủ công có thể sử dụng gi y
ấ và bút, và vẫn được sử
dụng rộng rãi trong doanh nghiệp Vi t ệ Nam hi n ệ nay. Hệ th ng ố thông tin vi tính dựa vào công nghệ ph n
ầ cứng và phần mềm máy tính đ x ể ử lý và phổ bi n ế thông
tin. Trong giáo trình này, khi sử ụ d ng cụm từ hệ th ng
ố thông tin, chúng ta chỉ nhác tới hệ thống thông tin vi tính. Ở đây c n ầ phân bi t
ệ rõ máy tính và chương trình vi tính với h th ệ ng ố thông tin. Các máy tính đi n
ệ tử và các chương trình phần mềm là n n ề t ng ả kỹ thuật, công cụ và nguyên li u ệ cho hệ th ng ố thông tin hi n ệ đ i. M ạ áy tính là thiết b l ị ưu trữ và x lý
ử thông tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là t p ậ hợp các chỉ thị nhằm hướng d n ẫ và đi u ề khi n
ể xử lý máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính
và các chương trình đóng vai trò rất quan tr ng ọ trong vi c
ệ thiết kế giải pháp cho các v n ấ đề c a
ủ doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin.
Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thi u ế của hệ th ng
ố thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không th t ể o ạ ra được
thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu v h
ề ệ thống thông tin, ta c n ầ ph i ả nắm được các v n đ ấ c ề n ầ giải quy t, ế các quy trình thiết k
ế và triển khai, và các
quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại cần ph i ả bi t ế ph i ố hợp những hi u ể bi t
ế về máy tính với kiến thức về công nghệ thông tin. 1.4. Phân lo i
ạ các hệ thống thông tin quản lý
Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các c p ấ quản lý khác nhau, nên có r t ấ nhiều lo i ạ hệ th ng
ố thông tin tồn tại trong tổ chức. Các hệ thống thông tin trong t ch ổ ức có thể phân lo i
ạ theo các phương thức khác nhau.
1.4.1. Phân loại theo cấp ứng dụng Theo cách phân lo i này ạ có bốn lo i ạ h th ệ ng ố thông tin:
- Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý b c ậ thấp
như trưởng nhóm, quản đốc …trong vi c ệ theo dõi các ho t ạ đ ng ộ và giao d ch ị cơ
Quá trình tạo bộ các chỉ thị cho máy tính Các ngôn ngữ l p
ậ trình : Pascal, Basic, C, SQL, FOXPRO … Các cô n g c ụ lậ p trìn h c ó s ự tr ợ gi úp c ủa m á y tín h
CASE ( Computer Aided Sofware Engineering ): giúp tự đ ng ộ hóa lập trình. L p ậ trì nh h ƣ ớ ng đ ố i t ƣ ợ ng OO
P (Object Oriented Programming )
2.2. 2. Phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong vi c ệ thực
hiện những nhiệm vụ cụ thể v x
ề ử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì s có ẽ b y nh ấ
iêu chương trình ứng dụng. Với các máy tính cá nhân s l ố ượng chương trình như v y ậ đang tăng lên r t ấ nhi u. ề Có thể chia ph n
ầ mềm ứng dụng thành hai loại chính là: ph n
ầ mềm ứng dụng đa năng và ph n
ầ mềm ứng dụng chuyên bi t. ệ
2.2.2.1. Phần mềm ứng dụng đa năng Có thể li t ệ kê m t ộ s ph ố n
ầ mềm ứng dụng đa năng như sau: 1. Ph n ầ mềm xử lý văn b n. ả 2. Ph n ầ mềmqu n ả lý t p ệ 3. B ng ả tính đi n ệ tử. 4. Ph n ầ mềm qu n ả tr c ị ơ sở dữ liệu. 5. Ph n ầ mềm qu n
ả lý thông tin cá nhân: l ch
ị công tác, danh bạ điện tho i, ạ sổ ghi chép … 6. Ph n ầ mềm đồ h a: ọ Photo 4 … 7. Ph n ầ mềm trình di n ễ đồ h a: ọ Powerpoit. 8. Ph n
ầ mềm đa phương tiện: trợ giúp liên k t ế dữ liệu văn b n, hì ả nh nh ả và âm thanh trên các thi t ế bị Video và Audio. 9. Ph n ầ mềm thống kê. 10. Ph n ầ mềm qu n ả lý dự án. 11. Ph n ầ mềm chế b n ả 12. Ph n ầ mềm trợ giáo và hu n ấ luy n: ệ chương trình h c ọ đánh máy chữ, học v , h ẽ ọc ti ng ế Anh … 13. Ph n ầ mềm trợ giúp thi t ế kế và chế tạo CAD 14. Ph n
ầ mềm tự động hóa văn phòng: s tay ổ , b ng
ả tính, quản lý tài chính, th đi ư n ệ tử, fax …
2.2.2.2. Phần mềm ứng dụng chuyên biệt Bao gồm các ph n
ầ mềm sử dụng cho các công vi c ệ chuyên bi t. ệ Có thể liệt kê sơ bộ m t ộ số loại: 1. Ph n ầ mềm k toán ế . 2. Ph n ầ mềm Marketing. 3. Ph n ầ mềm qu n
ả lý tài chính doanh nghi p. ệ 4. Ph n ầ mềm qu n ả lý s n ả xu t. ấ 5. Ph n ầ mềm qu n ả tr tác ị nghiệp. 6. Ph n ầ mềm qu n ả tr nhân ị lực. 7. Ph n
ầ mềm ứng dụng cụ thể trong các khoa học tự nhiên, xã hội …
2.2.3. Lựa chọn phần mềm
Xác định đúng yêu cầu ứng dụng: ch n ọ mua m t ộ máy tính không nên b t đ ắ u ầ từ ph n ầ cứng mà cần ph i ả b t ắ đ u ầ từ vi c
ệ xác định rõ ràng yêu c u ầ ứng dụng của mình. Chọn đúng phần mềm
- Xác định đúng hãng s n ả xu t ấ phần mềm v
ề công việc cần tới, thông qua qu ng ả cáo ho c ặ các bài báo nói v d ề ự đoán bán hàng. - Liên h
ệ với tác giả các bài viết về ph n ầ mềm có liên quan. - Dùng thử b n ả đ ề mô.
Chọn phần cứng cho phù hợp v i ớ phần mềm Sau khi tìm được ph n ầ mềm thì ti n ế hành tìm ph n
ầ cứng và tìm được hệ đi u hàn ề h chạy được phần m m ề của chúng ta. 2.3. Mạng máy tính
2.3.1. Mạng LAN (Local Area Network - mạng máy tính c c ụ b ) ộ - N i
ố các máy vi tính hay các thi t ế bị đầu cu i ố trong một phạm vi đ a ị lý h p b ẹ ng ằ những đường truy n ề riêng - Các thành ph n ầ của m ng ạ LAN
Máy trạm (Workstation): thông thường là máy vi tính được nối vào mạng
Máy chủ tệp (File Server): là một máy tính đủ m nh, ạ thường có dung lượng đĩa tương đ i ố lớn đ ch ể ứa các t p
ệ dùng chung trên toàn mạng. N u ế các
tệp được tổ chức thành cơ sở dữ li u ệ thì g i
ọ là máy chủ cơ sở dữ liệu.
Máy chủ in ấn (Printer Server): là máy tính có nhiệm vụ điều khi n ể truy nhập in và qu n ả lý các ngu n ồ lực máy in được n i
ố vào mạng. Máy chủ t p ệ có thể kiêm nhi m ệ công vi c ệ của máy chủ in n nh ấ ưng nhiều khi làm như v y ậ gây ra sự
quá tải của máy chủ t p ệ và làm chậm vi c ệ in trên mạng.
Máy chủ truyền thông (Communications Server): là máy tính thực hi n ệ và qu n ả lý những thiết b truy ị nh p
ậ ngoài với mạng. Máy chủ này bao gồm cả các modem, các c ng ổ đ c ặ bi t ệ để n i
ố với các mạng khác. Có thể g i ọ máy chủ này là máy chủ truy nh p ậ (Access Server)
Dây cáp (Cabling): có nhiệm vụ nối máy ch , ủ máy trạm và các thi t ế bị
khác nhau trong mạng LAN lại với nhau. Các giao di n
ệ mạng (Network Interface Cards): là các thi t ế bị n i ố giữa máy và
mạng làm nhiệm vụ truyền và chuyển đ i
ổ tín hiệu giữa hai thi t ế b ịvới nhau cho phù hợp. Hệ đi u
ề hành mạng (Network Op ati ẻ ng System): là ph n ầ mềm đi u ề khiển
mạng. Đó là những chương trình thường trực trên máy ch . Ch ủ úng thực hi n ệ việc
cài đặt phần cứng và ph n
ầ mềm cho mạng cũng như qu n ả lý và đi u ề hành t t ấ cả các thi t ế bị trên mạng.
- Lý do cài đặt mạng LAN Dùng chung các thiết b n ị goại vi đắt tiền Chia s các ẻ t p ệ dữ li u ệ
Sử dụng những phần mềm nhi u ề người dùng
Truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau
Nhắn tin, thư điện tử ho c ặ h i ộ thoại điện tử
Truy nhập vào máy tính lớn ho c ặ các m ng ạ khác
2.3.2. Mạng WAN (Wide Area Network – mạng diện rộng)
- Là mạng trải rộng trên phạm vi đ a ị lý của m t
ộ quốc gia, có sử dụng
các đường truyền thông công cộng. - Các thành ph n ầ của m ng ạ WAN:
Máy chủ (Host): thường là những máy tính lớn và c các ả máy mini, cung c p ấ
năng lực tính toán, truy nhập vào các cơ sở ữ d li u, ệ cung c p
ấ các cơ sở dữ liệu và hệ điều hành trên toàn m n ạ g.
Các máy tiền xử lý (Front – End Processor): thường được dùng đ x ể ử lý
các tác vụ vào /ra và một số tác vụ khác trước khi vào máy chủ. Modem là thiết b ch ị uyển đ i ổ dữ li u ệ s t
ố ừ máy tính ra tín hiệu tương tự cho
kênh tương tự và ngược l i. ạ
Thiết bị đầu cuối (Terminal): là các thiết b ịcuối g n ắ vào mạng.
Bộ tập trung (Multiplexer): là thiết b t
ị ập trung nhiều luồng thông tin vào một kênh truy n ề ho c ặ tách thông tin từ m t ộ kênh truyền ra.
Giao thức truyền thông (Communications Protocol): là các quy tắc và các thủ tục quy định th ng ố nh t ấ đ th
ể ực hiện các nhiệm vụ truy n
ề thông. Các quy trình và
thủ tục thường được các ph n ầ mềm quản tr truy ị n ề thông thực hi n. ệ
Phần mềm mạng (WAN Software): là các chương trình đ đi ể ều hành hoạt đ ng ộ và thực hi n
ệ các ứng dụng trên mạng.
- Lý do cài đặt mạng WAN: Nắm b t ắ dữ li u ệ như một ngu n ồ lực
Nâng cao năng suất lao đ ng ộ Mở rộng đ a ị bàn hoạt động Bảo đảm sự liên l c ạ k p ị thời Tăng cường hi u ệ quả và hi u ệ lực qu n ả lý và đi u ề hành 2.3.3. Mạng INTERNET
Có thể hiểu mạng Internet là mạng c a
ủ các mạng có phạm vi toàn c u, s ầ ử dụng rất nhiều lo i ạ phương ti n ệ truy n
ề thông khác nhau và cung c p ấ r t ấ nhi u ề các d ch ị vụ trên mạng.
------------------ *** -------------------
Chƣơng 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ 3.1. Cơ sở dữ LIỆU liệu
Những nhà quản lý luôn phải lưu trữ và xử lý dữ li u ệ phục vụ cho công vi c qu ệ n
ả lý kinh doanh của mình. Những dữ li u
ệ được lưu trong các cơ sở dữ liệu, n u ế
mất những dữ liệu đó t ch ổ ức s ẽ gặp khó khăn lớn.
3.1.1. Một số khái niệm về cơ sở dữ li u ệ
Trước khi có máy tính, t t
ấ cả những thông tin của doanh nghi p ệ vẫn được thu
thập, lưu trữ xử lý và cập nh t.
ậ Chúng được được ghi trong s sách ổ , ghi trên bảng,
… thậm trí ngay trong trí não của những nhân viên làm vi c. ệ Làm như v y ậ c n ầ r t nhi ấ u ề người, m t ấ nhi u
ề thời gian và vất vả khi tìm kiếm, tính toán.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ qu n ả tr c ị ơ sở dữ liệu
(HQTCSDL ) để giao tác với các dữ li u ệ trong cơ sở ữ d li u. ệ HQTCSDL là một
phần mềm ứng dụng giúp chúng ta t o ạ ra lưu trữ, t ch
ổ ức và tìm kiếm dữ liệu từ
một cơ sở dữ liệu đơn lẻ ho c ặ từ một s c ố ơ sở dữ li u. ệ Microsoft Access,
Foxpro là những ví dụ về những HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân. Cơ sở dữ li u ệ b t
ắ đầu từ những khái niệm cơ sở sau đây:
Thực thể ( Entity ): là những sự vật, hay m t ộ cái gì đó t n ồ t i ạ và phân bi t ệ được. Ch ng ẳ h n
ạ như nhân viên, máy móc, hợp đ ng ồ mua bán … c n ầ hi u ể khi nói đ n ế thưc thể là nói đ n ế m t ộ t p
ậ hợp các thực thể cùng lo i. ạ Ví dụ - thực th NH ể
ÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên
- thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc còn m t
ộ thực thể cụ thể như nhân viên “Nguyễn thị H “ thì g i ọ là phần tử thực thể hay l n ầ xuất c a ủ các thực thể trên.
Trƣờng dữ liệu ( Field ). Để lưu trữ thông tin v t
ề ừng thực thể người ta thiết lập cho nó m t
ộ bộ thuộc tính để ghi giá tr cho ị thuộc tính đó.
Bộ thuộc tính bao g m ồ các tính ch t ấ ho c ặ các đ c ặ trưng v th ề ực thể V í d ụ
Bộ thuộc tính cho thực thể NHÂN VIÊN có thể là như sau: 1. Mã nhân viên 2. Họ và tên nhân viên 3. Ngày sinh 4. Mức lương 5. …
Mỗi thuộc tính được g i ọ là m t
ộ trường. Nó chứa một m u ẩ tin v th ề ực thể cụ thể. Nhà qu n
ả lý kết hợp với các chuyên viên HTTT để xây dựng nên những bộ thuộc tính như v y ậ cho các thực thể B n ả ghi ( Record ). T p ậ hợp bộ giá tr c ị a
ủ các trường của một thực thể cụ thể làm thành m t ộ b n ả ghi.
Bảng ( Tables ). Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho m t ộ thực thể tạo
ra một bảng mà mỗi dòng là một b n
ả ghi và mỗi cột là m t ộ trường. ví dụ về
bảng theo dõi hàng hóa trong kho: Cơ sở dữ li u
ệ ( Data Base ) được hiểu là t p ậ hợp các b ng ả có liên quan với nhau được t ch
ổ ức và lưu trữ trên các thiết b c ị ủa tin hoc, ch u ị sự qu n ả lý của hệ th ng c ố
hương trình máy tính, nhằm cung c p
ấ thông tin cho nhiều người sử
dụng khác nhau, với mục đích khác nhau.
3.1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System –DBMS)
HQTCSDL là một tập các phần mềm quản lý cơ sở dữ li u ệ và cung c p ấ các d ch
ị vụ xử lý cơ sở dữ liệu cho c nh
ả ững người phát triển ứng dụng và người dùng cuối. HQTCSDL cung cấp m t ộ giao di n
ệ giữa người sử dụng và dữ liệu DBMS đảm b o
ả lưu trữ và tìm kiếm hiệu quả HQTCSDL có các khía c nh ạ : thu th p ậ dữ li u, ệ lưu trữ, b o ả trì, lập báo cáo... 3.1.3. Ngƣ i ờ dùng
Người dùng khai thác cơ sở dữ liệu thông qua HQTCSDL có thể phân thành ba loại: người qu n
ả trị CSDL, người phát tri n ể ứng d n ụ g và l p ậ trình, người dùng cuối. Người qu n
ả trị CSDL hàng ngày ch u ị trách nhi m ệ quản lý và b o ả trì CSDL như:
- Sự chính xác và toàn v n ẹ c a
ủ dữ liệu và ứng dụng trong CSDL, sự b o ả m t ậ của CSDL. - Lưu và phục h i ồ CSDL - Giữ liên l c ạ với Người phát tri n
ể ứng dụng và lập trình, Người dùng cuối - B o ả đảm sự ho t ạ đ ng ộ trôi ch y ả và hi u ệ quả c a ủ CSDL và HQTCSDL. Người phát tri n ể ứng dụng và l p
ậ trình là những người chuyên về máy tính, có nhiệm vụ thi t ế k , ế tạo dựng và b o ả trì h th ệ ng
ố thông tin cho người dùng cuối.
Là những người không chuyên v
ề máy tính nhưng họ là các chuyên
gia trong các lĩnh vực khác có nhi m ệ vụ c th ụ ể trong t ch ổ ức. Họ khai thác CSDL
3.2. Mô hình cơ sở dữ li u ệ Mô hình cơ sở dữ li u ệ là m t ộ t p ậ hợp các c u
ấ trúc logic được sử d ng ụ để diễn tả c u ấ trúc dữ li u ệ và các m i ố quan h d
ệ ữ liệu được tìm thấy trong cơ sở ữ d
liệu. Ta có thể chia mô hình cơ sở dữ liệu thành hai nhóm: các mô hình khái niệm và mô hình thực hi n ệ
3.2.1. Mô hình khái niệm
Mô hình khái niệm tập trung vào b n ả ch t ấ logic c a ủ vi c ệ bi u ể diễn dữ liệu.
Do đó mô hình khái niệm liên quan tới cái gì được bi u ể di n ễ trong cơ sở ữ d li u ệ
hơn là làm thế nào để bi u ể di n ễ nó. Mô hình khái ni m ệ gồm ba dạng quan h ệ mô tả sự liên h
ệ giữa các dữ liệu. Đó là d ng ạ quan h ệ một – m t, ộ nhiều một, và quan h nhi ệ u ề - nhiều 3.2.1.1. Quan hệ m t ộ – m t ộ
Cho các tập thực thể E1 ,E2 , … Ek N u ế mỗi thực thể c a ủ E1 có quan h
ệ với đúng một thực thể c a ủ E2 và ngược lại thì m i ố quan h này ệ g i ọ là m i ố quan h ệ một - m t ộ giữa E1 và E2 Ví d : ụ m i ố quan h
ệ giữa người lái xe và bằng lái. M t ộ người chỉ có m t ộ b ng l ằ
ái xe và một bằng lái xe chỉ thuộc về một người.
3.2.1.2. Quan hệ nhiều – m t ộ N u
ế mỗi thực thể trong E1 có mối quan h ệ với nhi u ề nh t ấ 1 thực thể trong
E2 và mỗi thực thể trong E2 có thể không có quan h
ệ với thực thể nào ho c ặ có quan h ệ với 1 ho c
ặ nhiều thực thể trong E1. Mối quan hệ này được g i ọ là mối quan h nhi ệ u ề – m t ộ t E1 ừ vào E2.
Mối quan hệ giữa hai tập thực thể nhân viên và phòng ban là m i ố quan h nhi ệ u ề – m t
ộ từ NHÂN VIÊN vào PHÒNG BAN, vì mỗi nhân viên chỉ làm việc trong một phòng và m t ộ phòng có thể có nhi u ề nhân viên làm việc
3.2.1.3. Quan hệ nhiều – nhiều
Mối quan hệ giữa SINH VIÊN và MÔN HỌC là m i ố quan h nh ệ i u ề -nhi u. ề
Mỗi SINH VIÊN có thể có 1 ho c ặ nhiều MÔN H C M Ọ i ỗ MÔN HỌC có 1 ho c ặ nhiều SINH VIÊN
Trong thực tế các HQTCSDL không hỗ trợ mối quan hệ này, để bi u ể di n
ễ mối quan hệ này trong thiết k thô ế
ng thường người ta tách thành các mối quan hệ
nhiều một bằng cách thêm vào m t ộ thực thể trung gian.
3.2.2. Mô hình thực h iện
Khác với mô hình khái niệm, các mô hình thực hi n ệ l i ạ quan tâm tới v n ấ đề làm thế nào để bi u ể di n ễ dữ li u
ệ trong một cơ sở dữ li u. ệ Có ba lo i ạ mô hình thực hi n
ệ là: mô hình cơ sở dữ li u ệ thứ b c,
ậ mô hình cơ sở dữ liệu m n ạ g, mô hình cơ sở dữ li u ệ quan hệ
3.2.2.1. Mô hình cơ sở dữ liệu thứ b c ậ
Mô hình này được xây dựng theo d ng ạ thứ bậc, có d ng
ạ như một cây từ trên
xuống dưới với các nút là các d ng ạ báo cáo khác nhau c a ủ doanh nghiêp (hình 3.1) A B C D E F G H I J K Hình 3.1. Các ph n ầ tử c a ủ một cấu trúc thứ bậc Trong dạng thứ b c
ậ này, nút đầu tiên là nút m . Cá ẹ c nút ở t ng ầ trên là nút mẹ
sinh ra các nút ở tầng dưới. Toàn bộ cây dữ liệu không có b t
ấ kỳ một sự trùng lặp nào như đ i ố với h th
ệ ống tệp. Để tìm tới m t
ộ nút ở dưới nào đó, cây quan h s ệ ẽ thi t l ế ập m t ộ đường d n ẫ tới nút đó. M i
ố liên hệ trong dạng c u ấ trúc này là: - M i
ỗ nút mẹ có thể có nhi u ề nút con. - M i
ỗ nút con chỉ có duy nh t ấ một nút m . ẹ
3.2.2.2. Mô hình cơ sở dữ liệu mạng Mô hình này g n
ầ giống với mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc, đi m ể khác bi t ệ lớn nhất để phân bi t
ệ hai loại mô hình này là trong mô hình cơ sở dữ li u ệ mạng các
báo cáo có thể thiết lập từ nhiều ngu n ồ nghĩa là có nhi u
ề nút mẹ tới một nút con. Mô hình cơ sở dữ li u ệ m ng ạ được thi t ế l p ậ để biểu di n ễ những dữ li u ệ có mối quan h ph
ệ ức tạp hơn mô hình cơ sở dữ li u ệ thứ b c. ậ
3.2.2.3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Mô hình cơ sở dữ li u
ệ quan hệ được thực hi n ệ thông qua m t ộ h th ệ ng ố cơ
sở dữ liệu quan hệ. Hệ th ng
ố này cũng có những chức năng tương tự mô hình cơ sở dữ
liệu mạng và mô hình cơ sở dữ li u ệ thứ b c
ậ và thêm vào đó nó còn có những chức
năng giúp cho mô hình cơ sở dữ liệu trở lên dễ hi u ể hơn và d th ễ ực hi n ệ hơn. Cơ sở dữ li u ệ quan h ệ g m
ồ một tập hợp các b ng ả lưu trữ dữ liệu. Mỗi b ng ả là một ma tr n ậ gồm m t ộ chu i ỗ các hàng ho c ặ cột giao nhau. Mỗi b ng ả gồm nhi u
ề mối liên hệ liên kết với nhau bởi một tính chất chung nào đó.
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.3.1. Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin Dữ li u
ệ là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa h đ ề ược bi n ế đ i
ổ sửa chữa cho bất cứ m t ộ m c ụ đích nào khác. Ví d : ụ khi một Doanh nghi p ệ muốn thu th p
ậ thông tin về khách hàng, nó sẽ cần có nhữ ữ ng d li u ệ như tên, tu i,
ổ giới tính của khách hàng, ho c
ặ những khoản nợ của khách với doanh nghiệp … Dữ li u
ệ được thu thập càng nhiều thì vi c
ệ phân tích nó càng trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên thông thường dữ li u
ệ thường rất ít khi trực ti p ế có ích cho người sử dụng chúng. Dữ li u
ệ thường được xử lý để trở thành “thông tin” có ích cho nhà quản lý. Quá trình chuy n ể đổi dữ li u
ệ thành thông tin có thể dựa trên các b ng ả t ng ổ hợp dữ li u, ệ ho c
ặ dựa trên các báo cáo chi tiết, dựa trên những số li u ệ thống kê phức tạp từ các dữ li u ệ s n ẵ có. Bất cứ sử d ng
ụ phương pháp nào thì việc tạo ra quy t ế định v n ẫ dựa trên m t ộ vài dạng chuyển đ i ổ dữ liệu. Tất c các ả dữ liệu thu th p ậ được đ u ề lưu trữ trong một h c ệ ơ sở dữ liệu.
3.3.2. Chu kỳ phát triển cơ sở dữ li u ệ Trong m t ộ h th ệ ng
ố thông tin lớn cơ sở dữ liệu thường được xây dựng thông qua m t ộ quá trình liên t c ụ có tính l p
ặ mà người ta thường g i ọ là vòng đời của cơ sở dữ li u. ệ M i ỗ một quá trình như v y ậ thường được c u ấ t o ạ từ sáu bước cơ b n
ả như minh họa trong hình 3.2. Nghiên Thi t ế Thực Kiểm Vận Duy cứu kế hiện tra và hành và ph ban CSDL đánh CSDL triể đầu giá CSD CSDL
Hình 3.2. Chu trình thi t ế k c ế ơ sở dữ li u ệ Trong đó:
Nghiên cứu ban đầu về CSDL gồm các vấn đề sau: - Phân tích tình tr ng ạ doanh nghiệp - Xác định v n ấ đề và các hạn chế - Xác định đối tượng
- Xác định phạm vi thực hi n ệ
Thiết kế CSDL gồm các vấn đề sa u: - Thiết k các ế khái niệm - Thiết k l ế ogic - Thiết kế v t ậ lý - Lựa ch n
ọ phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu
Thực hiện gồm các vấn đề sau cần lƣu ý: - Các tham s c ố u ấ hình c a
ủ cơ sở dữ liệu và hệ th ng ố như vị trí đ t ặ dữ li u, ệ đường truy c p ậ dữ li u ệ … - Độ an toàn - Khôi phục dữ li u ệ
- Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu c a ủ doanh nghi p ệ - Đi u ề khiển đồng thời
Kiểm tra và đánh giá gồm các vấn đề sau: - Kiểm tra cơ sở ữ d li u ệ
- Đánh giá cơ sở dữ li u
ệ và chương trình ứng dụng
Vận hành CSDL cần tiến hành: Thiết k dò ế ng thông tin c n ầ thiết
Duy trì và phát triển cần tiến hành: Xem xét các thay đổi và t o ạ những chuy n ể đ i ổ c n ầ thi t. ế 3.4. Kỹ thuật thi t
ế kế cơ sở dữ liệu
3.4.1. Kỹ thuật khách/ chủ ( client/ server )
Là phương thức chia s thôn ẻ
g tin trên mạng theo cách chia s các ẻ chức năng
sử dụng và khai thác phần mềm thành hai phần riêng bi t. ệ Máy khách sử dụng mạng truy c p ậ lấy dữ li u,
ệ và xử lý dữ liệu trên các máy trạm với các công cụ máy tính
thông thường. Máy chủ hoạt đ ng ộ thường là m t
ộ máy tính lớn được sử dụng ch y ủ u
ế để lưu trữ, khôi phục, và b o ả vệ dữ li u. ệ Nói m t ộ cách khác trong mô hình này cơ sở ữ d li u ệ nằm trên m t
ộ máy khác với các máy có thành phần xử lý ứng dụng.
3.4.2. Kho dữ liệu và khai phá dữ liệu
3.4.2.1. Kho dữ liệu ( Data warehouse ) Data warehouse là m t ộ cơ sở dữ li u
ệ với các công cụ báo cáo và truy vấn, lưu trữ dữ li u ệ hi n
ệ thời và trước đó v ề m t ộ lĩnh vực c a
ủ công ty mà các nhà qu n ả
lý quan tâm. Dữ liệu được thu thập từ nhi u ề hệ th ng ố quan trọng khác trong
công ty cũng như bên ngoài, k c ể nh ả ững giao d ch ị trên Web.
3.4.2.2. Khai phá dữ liệu ( Datamining )
Datamining sử dụng m t
ộ số kỹ năng tìm kiếm các mô hình và m i ố liên hệ
ẩn chứa trong những lượng dữ liệu lớn, và rút ra các quy luật đ nh ị hướng quy t ế
định phán đoán tương lai. 3.4.3. Liên k t
ế công nghệ website v i
ớ các siêu cơ sở dữ liệu Do trang Web có r t ấ nhi u ề ưu điểm khi ứng d n ụ g vào các h th ệ ống qu n ả lý
hiện nay, vì thế các trang Web đã được liên k t
ế với các siêu cơ sở dữ liệu để các t ch ổ ức, doanh nghi p
ệ có thể truy cập cơ sở dữ li u th ệ ông qua Web. Phương thức làm vi c ệ chính c a ủ d ng ạ kỹ thu t ậ này là l y ấ nội dung từ CSDL
và hiển thị nội dung lên trang Web bằng trình duyệt (browser).
3.4.4. Các dạng cơ sở dữ liệu thƣờng sử dụng Đối với m t
ộ hệ CSDL nằm phân tán trên mạng máy tính thì hệ qu n ả trị CSDL có ý nghĩa r t
ấ quan trọng vì phải đảm bảo tính th ng ố nh t ấ và toàn v n ẹ dữ liệu, đảm b o
ả cho các chương trình người dùng truy xuất đ n ế CSDL phân tán như là m t ộ khối CSDL thống nh t. ấ Ngoài ra hệ qu n ả trị CSDL còn ph i
ả đảm bảo chức năng phân quy n ề truy nhập và b o ả m t
ậ trên đường truyền. Trong các hệ qu n ả trị CSDL phân tán hi n ệ
nay thì hệ quản trị CSDL Oracle được đánh giá là ưu việt nh t. ấ
------------------ *** -------------------
Chƣơng 4: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HTTT
4.1. Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Quy trình phát triển hệ th ng ố nói chung và hệ th ng ố thông tin nói riêng được thi t ế k th
ế ông qua bốn bước: Đi u ề tra và phân tích, thi t ế kế, tri n ể khai, vận hành và b o ả trì.
4.1.1. Điều tra và phân tích hệ thống
Mục tiêu chính của bước này là: xác định những v n ấ đề c a ủ hệ thống đang t n ồ t i, ạ tìm hi u ể những yêu c u ầ mới của hệ th ng
ố thông tin, và xác định những kỹ thu t
ậ mới có khả năng hỗ trợ. Bước này bao g m ồ các công vi c ệ chính: - Khảo sát sơ bộ
- Nghiên cứu tính khả thi
- Lập lược đồ dòng dữ li u ệ
4.1.2. Thiết kế hệ thống Bước này đ c
ặ tả cách thức hoàn thành những yêu c u ầ thông tin cho người
sử dụng. Ở bước này người ta xác đ nh ị những trang thi t ế b ,ị những ph n ầ mềm sẽ được sử d n
ụ g, những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào, và c cách ả thức t ch ổ ức l y ấ dữ li u c ệ ủa h th ệ n ố g. Những n i ộ dung cần thi t ế kế:
- Thiết kế giao diện người sử d n ụ g - Thiết k d ế ữ li u ệ - Thiết kế quá trình - Đ c ặ tả h th ệ ống - Xác đ nh ị các tiêu chu n ẩ thi t ế kế
4.1.3. Thực hiện và bảo trì hệ thống
Giai đoạn triển khai: giai đo n ạ này thực hiện nhi m ệ vụ mua các thiết b ph ị n ầ cứng, ph n ầ mềm ( ho c ặ vi t
ế các chương trình phần mềm ), hoàn thiện mọi tài li u ệ về h th ệ n
ố g, và tài liệu hướng d n ẫ cho người sử dụng Tài li u ệ về h th ệ ng
ố cho biết lịch sử của m t ộ h th ệ ống, thi t ế kế và mục tiêu của h th
ệ ống đó. Không có tài li u ệ thì r t ấ khó thực hi n ệ sự thay đ i ổ đối với h th ệ ống, vì không ai bi t ế được các t p, c ệ
ác báo cáo và các thủ tục được thi t ế kế
như thế nào. Tài liệu này c n ầ thi t ế cho qu n ả tr ịviên hệ th ng ố thông tin, những người sẽ bảo trì h th ệ ng ố trong su t ố thời gian ho t ạ động c a ủ nó Tài li u
ệ sử dụng phục vụ chủ yếu cho người sử dụng h th ệ ống, giúp họ hi u rõ ể v h
ề ệ thống và cách sử dụng h th ệ ống. Người sử d n ụ g r t ấ c n ầ được làm quen với
các thủ tục nhập dữ liệu và hợp lệ hóa dữ li u, ệ bi u ể di n
ễ các báo cáo đầu ra ,
các biện pháp xử lý l i. ỗ
Giai đoạn vận hành và bảo trì hệ thống: thực hi n ệ nhi m ệ vụ cài đ t, ặ
khai thác và bảo trì hệ th n ố g.
Cài đặt: là quá trình chuy n ể từ hệ th ng ố cũ sang h th ệ ống mới. Bao gồm hai kh i ố công vi c ệ là chuy n ể đổi v m ề t ặ kỹ thuật và chuy n ể đổi v ề mặt con người. Trong thực t ế người ta hay m c
ắ sai lầm khi xem nhẹ mặt chuyển đổi con người c a h ủ ệ th n ố g. C n ầ phải lưu ý r ng ằ thái độ tích cực ng ủ hộ của người sử dụng là nhân t quan ố tr ng ọ cho sự thành công c a ủ h th ệ ng ố mới. Tuy nhiên việc
khích lệ con người tâm lý cho người sử d ng ụ đón nhân h th ệ ng ố mới phải được chuẩn bị trong t t ấ cả các giai đo n ạ phát tri n ể h th ệ n
ố g, chứ không chỉ thực hiện trong giai đo n ạ cuối cùng này. Các phương pháp cài đ t ặ h th
ệ ống: cài đặ trực tiếp (dừng ho t ạ động của h th ệ ng
ố cũ và đưa ngay hệ th ng
ố mới vào sử dụng ), cài đặt song song (cả hai h th
ệ ống cũ và mới cùng ho t ạ đ ng), ộ cài đ c ặ c
ụ bô ( dung hòa giữa cài đ t ặ trực tiếp và cài đ t ặ gián ti p, ế cài đặt c c ụ bộ chỉ chuy n ể đổi từ h t ệ hống cũ sang hệ thống mới t i ạ một ho c ặ vài bộ phận), chuy n ể đ i ổ theo giai đo n. ạ
Khai thác: Sau khi khai thác h th
ệ ống một thời gian thường là 6 tháng người
ta thường tiến hành xem xét và đánh giá h th
ệ ống mới với mục đích là xác đ nh ị xem h th ệ ng
ố mới có đạt được mục tiêu đ r
ề a ban đầu hay không. Thông thường những đi m ể chủ y u ế c n
ầ chú ý tới khi xem xét gồm: mức độ sử dụng h th ệ ống,
sự hài lòng của người sử dụng, chi phí và lợi ích. Sự xem xét và đánh giá h th ệ ống
giúp cho các nhà thiết kế xác định được m t
ộ cách nhanh chóng và chính xác những gì chưa hoàn hảo c a ủ h th ệ ống và m t ộ ph n ầ nào đó còn thúc đ y ẩ họ làm vi c ệ t t ố hơn và có trách nhi m ệ hơn bởi họ bi t ế ch c ắ r ng
ằ công việc của họ sẽ được th m ẩ định l i ạ chi tiết lại sau này.
Bảo trì: Sau khi h th ệ ng ố được cài đặt v n ấ đề b o ả trì h th ệ ng ố b t ắ đầu được đặt ra. M t ộ số thành viên c a ủ nhóm phát tri n ể h th ệ ng ố sẽ có trách nhi m ệ thu thập các yêu c u ầ v b ề o ả trì h th ệ ng
ố của người sử dụng và các thành ph n ầ quan tâm
khác như các kiểm soát viên h th
ệ ống, các trung tâm dữ li u,
ệ các nhân viên quản trị
mạng hay các phân tích viên h th ệ n
ố g. Sau khi đã được thu thập m i ỗ yêu c u ầ c n ầ
được phân tích để xác định rõ xem nó có nh
ả hưởng như thế nào đ n ế h th ệ ng ố và nếu thực hi n ệ yêu c u ầ đó thì s đem ẽ l i ạ lợi ích gì. M t ộ khi yêu c u ầ đã qua kiểm định, s b
ẽ ắt đầu quá trình hi t ế kế và tri n ể khai vi c ệ thay đ i ổ h th ệ ống. Và cũng tương tự như bắt đầu phát tri n ể một hệ th ng ố những thay đ i ổ được triển khai s ph ẽ ải qua kiểm duy t
ệ và thử nghiệm trước khi ti n ế hành cài đ t ặ vào các h th ệ ng ố tác nghiệp.
4.2. Các phƣơng pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
4.2.1. Phƣơng pháp chu kỳ hệ thống Điều tra và phân tích hệ Thiết thống kế Vận hành và Triển khai bảo trì
Hình 4.1. Chu kỳ xây dựng và phát triển h th ệ ng ố 4.2.2. Hệ th ng
ố mẫu thử nghiệm Các bƣ c
ớ xây dựng hệ thống mẫu thử nghiệm: Bước 1: Xác đ nh ị nhu c u ầ cơ b n ả của người sử d n
ụ g Bước 2: Phát triển hệ thống m u ẫ thử nghiệm
ban đầu Bước 3: Sử dụng hệ th ng ố m u ẫ thử nghiệm Bước 4: Sửa chữa h th ệ ng ố mẫu thử nghiệm
Các bước 3 và 4 được l p ặ đi l p ặ l i
ạ cho tới khi người sử dụng hoàn toàn hài lòng với h th ệ ống. u Ƣ điểm
- Người sử dụng sớm ti p ế c n ậ được với h th ệ ng
ố mới, giảm sự lãng phí và những sai sót thi t ế k th ế ường x y ả ra khi các yêu c u
ầ chưa được xác định chính xác ngay t i
ạ thời điểm thời gian đầu tiên ( vì người sử dụng tham gia nhi u ề vào quá trình phát tri n ể h th ệ n ố g).
- Thời gian hoàn thành nhanh ( vì sớm phát hi n ệ được nhu c u ầ của người sử dụng m t ộ cách chính xác). Nhƣ c ợ điểm M u
ẫ thử nghiệm thường được làm nhanh chóng do đó nó thường không bao quát được h t ế các v n ấ đề vì v y
ậ khó có thể áp dụng với các h th ệ ng ố c n ầ tính
toán nhiều và có sử d ng ụ các thủ t c
ụ phức tạp. Và có thể không đáp ứ ượ ng đ c nhu c u tro ầ ng tương lai.
4.2.3. Phát triển hệ thống v i
ớ các gói phần mềm
Phương pháp này thực hi n ệ vi c
ệ mua các gói phần mềm đã được thiết lập s n. ẵ Các doanh nghi p ệ thường sử ụ d ng phương pháp này khi: - Các doanh nghi p ệ không đủ ngu n ồ lực( vốn, nhân lực)
- Cần xây dựng những h th
ệ ống chức năng phổ bi n ế cho nhi u ề doanh nghiệp u Ƣ điểm - Gi m
ả thời gian(thiết kế, t ch ổ ức t p
ệ dữ liệu, xử lý các m i ố quan h ệ và xây dựng các báo cáo). - Không c n ầ nhiều ngu n ồ lực n i ộ t i ạ trong doanh nghiệp. - Người sử dụng d dàn ễ g ch p ấ nh n, ậ và sử ụ d ng h th ệ ống mới. Nhƣ c
ơ điểm: Không đáp ứ ư ng đ ợc đ y ầ đủ nhu c u ầ c a ủ người sử d n ụ g. Những điểm c n ầ lưu ý khi lựa ch n ọ các gói ph n
ầ mềm: chức năng, tính loinh
hoạt, tính tiện ích cho người sử d n ụ g, Các cơ sở về ph n ầ cứng ph n ầ mềm, các
đặc điểm của cơ sở dữ liệu, thi t ế l p ậ cài đ t ặ h th
ệ ống, bảo trì, tài li u ệ hỗ trợ, chất lượng nhà cung cấp, chi phí.
4.3. Các phƣơng thức quản lý quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin 4.3.1. Thuê ngoài Là vi c
ệ tổ chức thiết kế và quản lý đi u ề hành HTTT dựa vào t ch ổ ức ngoài doanh nghi p. ệ u Ƣ điểm:
Tính kinh tế: chi phí thấp hơn vi c ệ công ty tự làm Chất lượng d ch ị v : ụ cao do nhà cung c p
ấ phải giữ gìn uy tín c a ủ họ
Tính có thể dự doán được ( chi phí ) Tính linh ho t:
ạ có khả năng được dùng công nghệ tiên ti n ế mà không ph i đ ả u ầ tư ban đ u. ầ Có thể sử d ng
ụ nhân công cho các dự án khác Có thể tự do sử d n
ụ g nguonf tài chính cho các ho t ạ đ ng ộ khác. Nhƣ c ợ điểm Mất khả năng kiểm soát Sự b t ấ ổn v thôn ề g tin chi n ế lược : các bí m t
ậ và thông tin của doanh nghiệp không được an toàn Tính phụ thuộc
Thƣờng thì các doanh nghiệp ra quy t
ế định thuê ngoài khi:
Thuê ngoài tạo được sự khác biệt hóa các ho t ạ động d ch ị vụ c a ủ nó nhờ HTTT HTTT b n ị gưng ho t ạ động m t
ộ thời gian cũng không nh ả hưởng lớn tới hoạt đ ng ộ của doanh nghi p ệ Thuê ngoài không b l ị ộ bí mật về vi c
ệ phát triển HTTT trong tương lai Khả năng c a ủ doanh nghiệp bị h n ạ chế
4.3.2. Sử dụng nội lực Là cách mà doanh nghi p ệ tiến hành vi c
ệ xây dựng và phát tri n ể HTTT hoàn toàn nh
ờ vào nguồn nhân lực trong doanh nghi p. ệ - Hỗ trợ m nh
ạ hơn về phần cứng, về mạng. - Đòi hỏi ph i ả có giao diện ti n
ệ ích để giảm thời gian c a ủ nhân công tri thức.
------------------ *** ------------------- Ch ư ơ ng 6:
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CH C
Ứ NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP
6.1. Hệ thố ng thố ng thông tin Marketing
6.1.1. Khái quát về hệ thống thông tin Mar keting Các chức năng c a ủ Marketing
6.1.2. Các hệ thống thông tin Marketing
6.1.2.1. Các hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp
Hệ thống thông tin bán hàng
Nhân viên bán hàng thực hi n ệ hàng lo t ạ các ho t ạ đ ng ộ bán hàng như xác
định khách hàng tiềm năng, tạo m i ố liên h
ệ với các khách hàng, bán hàng tr n ọ
gói và theo dõi khách hàng. Có r t ấ nhi u ề h th ệ ng
ố thông tin có khả năng hỗ trợ
nhân viên bán hàng trong các hoạt động này. H ệ th ng ố thôn g tin k há c h hàn g t ư ơ n g lai
Khoanh vùng khách hàng tương lai là m t ộ công vi c ệ t n ố nhiề thời gian và công sức. Các ngu n ồ thông tin ph c
ụ vụ cho việc xác định khách hàng tương lai thường r t
ấ khác nhau. Đó có thể là các nhà cung cấp, các ghi chú trên báo chí, hay các phi u ế thăm dò khách hàng …
Khi tệp các khách hàng tương lai được lưu trữ trên các đĩa từ, thì các nhân viên bán hàng sẽ r t ấ d tìm ễ
kiếm và tổng hợp thông tin về h . ọ Như v y ậ đầu ra của hệ th ng
ố thông tin khách hàng tương lai có thể gồm các danh mục các khách hàng theo đ a ị điểm, theo lo i ạ s n ả phẩm, theo doanh thu g p ộ ho c ặ theo các chỉ
tiêu khác có tầm quan trọng đối vời lực lượng bán hàng. Các cơ sở dữ li u ệ trực tuy n ế cũng là ngu n ồ thông tin v ề khách hàng tương lai. H ệ th ng ố thôn g tin liê n h ệ k há ch hàn g
Hệ thống thông tin liên h
ệ khách hàng cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng v các ề
khách hàng, về sở thích của họ đ i ố với các s n
ả phẩm và dịch vụ và s li ố ệu v quá ề
trình mua hàng của họ trong quá khứ. H ệ th ng ố thôn g tin h i ỏ đáp / k hi u ế n i. ạ Khi khách hàng có khi u ế nại, thắc m c ắ về các s n ả phẩm & d ch ị vụ mà doanh
nghiệp đưa vào lưu thì các khi u ế nại đó c n
ầ được ghi nhận, xử lý và lưu trữ l i, ph ạ c ụ vụ phân tích qu n ả lý ho c ặ liên h ệ kinh doanh sau này. H ệ th ng ố thôn g tin tài li ệu Môt hệ th ng ố thông tin tài li u
ệ cung cấp cho nhân viên Marketing nhi u ề tài li u ệ có thể sử d ng ụ ngay cho ho t ạ động c a ủ h . ọ Hệ th ng ố này cũng cải ti n ế
chất lượng của các tài liệu được sử dụng bởi nhân viên Marketing và vậy nên s ẽ góp ph n
ầ nâng cao doanh thu bán hàng.
6.1.2.2. Các hệ thống thông tin Marketing sách lƣ c ợ Các h th ệ ng
ố thông tin Marketing sách lược khác với các h th ệ ống thông tin tác nghiệp, vì bên c nh
ạ các thông tin cơ sở chúng còn cho phép t o ạ các báo cáo,
tạo các kết quả đầu ra theo dự tính cũng như ngoài dự tính, các thông tin so sánh cũng như thông tin mô t .
ả Các hệ thống thông tin Marketing sách lược cung c p ấ
các thông tin tổng hợp chứ không phải các dữ liệu chi tiết như hệ thống thông tin tác nghi p,
ệ nó bao gồm không những dữ li u
ệ bên trong mà cả các nguồn dữ li u ệ
bên ngoài, nó xử lý không những dữ liệu khách quan mà c nh ả ững dữ li u ệ chủ quan. Các h th ệ ng
ố Marketing sách lược thường kết hợp các dữ li u ệ tài chính tác nghi p ệ với các dữ li u ệ khác đ h
ể ỗ trợ cho các nhà qu n ả lý Marketing trong quá trình ra quy t
ế định sách lược. Các nhà qu n
ả lý thường đưa ra các quy t ế định sách lược
khi họ chuẩn bị và tri n ể khai các kế ho ch
ạ Marketing, mà theo đó họ hy vọng sẽ
đạt được mục tiêu kinh doanh và lợi nhu n ậ chi n ế lược đ ra. ề Sau đây là m t ộ số hệ th ng
ố thông tin Marketing sách lược điển hình.
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Mục tiêu chính của các nhà qu n ả lý bán hàng là đ t
ạ được các mục tiêu do mức qu n
ả lý cao nhất đặt ra . Để đ t ạ được các m c
ụ tiêu này, các nhà tr ịkinh daonh phải ra r t
ấ nhiều quyết định sách lược như: - Nên s p
ắ xếp các các điểm kinh doanh như thế nào? - Bố trí các bộ ph n
ậ bán hàng sao cho phù hợp với các đ a ị điểm này.
- Quyết định khên thưởng ho c
ặ kỷ luật nhân viên bán hàng … - C n ầ t p
ậ chung vào đoạn thị trường nào để đạt được k t ế quả kinh doanh t t nh ố ất …
Ngoài ra họ cũng phải theo dõi tiến triển c a ủ k t
ế quả kinh doanh để xác định xem các quy t
ế định có được ban hành đúng đắn không hay cần có sự hiệu ch nh t ỉ rong các k ho ế ch ạ sách lược. Để có thể ra quy t ế định m t ộ cách hi u ệ qu , các ả nhà qu n ả trị Marketing c n ầ một c n ầ m t ộ lượng lớn dữ li u ệ l ch
ị sử về quá trình kinh doanh c a ủ m i ỗ nhân viên bán hàng, mỗi đ a ị điểm kinh doanh, m i ỗ s n ả ph m ẩ và mỗi đo n ạ thị trường. Các dữ
liệu này được cung cấp bởi h th ệ ng ố thông tin qu n ả lý kinh doanh.
Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng
Hệ thống hỗ trợ cho nhà qu n
ả trị sách lược xem nên sử ụ d ng các phương ti n qu ệ
ản cáo và hình thức khuy n
ế mãi như thế nào để có thể giành được thị trường đã ch n ọ và hỗ trợ vi c ệ tri n ể khai các ho t ạ đ ng ộ đó đ đ ể ạt được k t ế quả kinh doanh. Ví d : ụ Hệ th ng
ố thông tin xúc tiến bán hàng sử dụng các dữ li u ệ v các ề s n ả
phẩm và dịch vụ nào bán chạy nh t ấ của h th ệ ng
ố xử lý đơn hàng. Sau đó đưa ra
các báo cáo để quyết đ nh ị xem s n ả ph m ẩ ho c ặ d ch ị vụ nào được qu ng ả cáo. Nếu các báo cáo như v y
ậ đến tay nhà quản trị Marketing đúng lúc họ có thể xác định được s n ả phẩm, d ch
ị vụ nào không đạt được m c ụ tiêu kinh doanh đ ra đ ề có ể biện pháp can thi p.
ệ Các nhà quản lý có thể l p ậ ra các kế hoạch qu n ả cáo và khuy n ế mãi nhằm l p
ấ khoảng trống giữa doanh thu thực t ế và doanh thu k ho ế ạch. Các báo cáo cũng
có thể xác định được các s n
ả phẩm, dịch vụ nào bán chạy hơn so với dự tính để mở r ng
ộ kinh doanh các mặt hàng đó.
Hệ thống thông tin giá thành sản phẩm Hệ thống này cung c p
ấ thông tin cho các nhà quản tr đ ị ể trợ giúp cho họ trong vi c ệ định giá cho s n ả phẩm, d ch ị vụ c a ủ h . ọ Giá của s n ả phẩm, d ch ị vụ nh ả
hưởng tới doanh thu và lãi của doanh nghi p ệ do đó các h th ệ ng ố này là r t ấ quan
trọng. Để có thể ra quy t ế định về giá c , ả nhà qu n ả tr Ma ị rketing c n ầ dự báo được nhu c u ầ đối với sản ph m ẩ đó hay s n
ả phẩm tương tự, lợi nhu n ậ biên - cần đạt được, chi phí s n ả xu t ấ sản phẩm, d ch ị vụ và giá của nh n ữ g s n ả phẩm c nh ạ tranh. Tùy theo từng lo i ạ s n ả phẩm, d ch ị vụ, mục tiêu c a ủ doanh nghi p
ệ trong từng thời kỳ nhà quản lý s qu ẽ yết định thay đ i ổ đ u ầ vào của dữ li u ệ sao cho phù hợp.
6.1.2.3. Các hệ thống thông tin Marketing chiến lƣ c ợ Để phát tri n ể m t ộ kế ho ch
ạ Marketing chung, doanh nghi p ệ cần thực hi n ệ nhi u ề ho t
ạ động sách lược và chi n ế lược khác nhau. M t ộ số các hoạt đ ng ộ chiến lược bao gồm: - Phân đo n ạ thị trường - Lựa ch n ọ thị trường m c ụ tiêu - Lập k ho ế ạch cho các s n ả ph m ẩ và d ch
ị vụ để có thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
- Dự báo bán hàng đối với các thị trương và các s n ả phẩm.
Các hoạt động chiến lược của các nhà qu n ả trị c p ấ cao s có ẽ những hệ th ng ố thông tin chi n ế lược đ h ể ỗ trợ. M t ộ số hệ th ng ố điển hình:
Hệ thống thông tin dự báo bán hàng
Hệ thống hỗ trợ các ho t ạ đ ng
ộ dự báo bán hàng. Dự báo bán hàng mức
chiến lược thường gồm nhiều loai khác nhau: dự báo cho ngành, doanh nghi p, ệ cho m t lo ộ i ạ s n ả ph m ẩ & d ch
ị vụ mới. Dù thuộc lo i
ạ nào chăng nữa, các dự báo
bán hàng không chỉ dựa trên dữ li u
ệ lịch sử mà dựa trên cả các giả định về các hoạt đ ng ộ của các đối th , ph ủ ản ứng c a ủ chính phủ, sự d ch ị chuy n ể c u ầ của người tiêu dùng, xu thế cơ c u ấ dân s ố và hàng loạt các y u
ế tố liên quan khác, kể cả y u ế t th ố ời ti t. ế Trong m t
ộ doanh nghiệp có quan đi m ể ti p
ế thị Marketing thì xây dựng dự báo bán hàng cho năm ti p
ế theo cho toàn doanh nghi p ệ là m t ộ công vi c ệ quan
trọng. từ dự báo này có thể có cơ sở đ các ể
nhà quản trị sách lược đưa ra các quyết đ nh sá ị ch lược v ph ề ương hướng của r t ấ nhi u ề chức năng khác c a ủ doanh nghiệp. Ví d d
ụ ựa trên dự báo v bán ề hàng: - Nhà qu n
ả lý có thể ra quyết định giữ lại hay g t ạ bỏ s n ả phẩm và dịch vụ ra kh i ỏ tiếp thị h n ỗ hợp hi n
ệ tại của các doanh nghiệp.
- Các nhân viên nghiên cứu thị trường có thể lên k ho ế ạch và phát tri n ể các sản phẩm, d ch ị vụ mới. - Nhà qu n
ả lý Marketing có thể phân bổ lại nhân viên bán hàng, phân chia đ a ị đi m ể kinh doanh.
- Các nhà quản trị tài chính s huy ẽ đ ng ộ v n ố hay dự trữ v n ố c n ầ thiết để h tr ỗ ợ các mức s n
ả xuất và kinh doanh theo dự tính được ập ra bởi các phòng ban trong doanh nghi p, ệ dự báo lợi nhu n ậ cho c năm ả tài chính và lên k ho ế ch ạ cho vi c
ệ sử dụng các dòng tiền của t ch ổ ức.
Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm Mục tiêu của h th ệ ng
ố là cung cấp thông tin về sự ưa chu ng ộ của khách
hàng thông qua hệ thống nghiên cứu thị trường cho vi c ệ phát tri n ể s n ả ph m ẩ mới. Đầu ra quan tr ng ọ nh t ấ của các hoạt đ ng ộ l p
ậ kế hoạch và phát tri n ể là m t ộ bộ các đ c ặ t c ả ủa s n ả phẩm, sau đó chuy n ể tới phòng thi t ế kế để thi t ế kế s n ả phẩm.
6.1.2.4. Các hệ thống thông tin Marketing sách lƣ c ợ và chiến lƣ c ợ
Hệ thống thông tin nghiên cứu thƣơng mại Nghiên cứu thương m i ạ là vi c ệ xác định có h th ệ ng ố những tài liệu c n ầ thi t ế v đi ề ều kiện thương m i ạ c n ầ thi t ế của doanh nghi p, ệ thu th p, ậ phân tích và báo cáo k t ế quả v các ề
thông tin đó. Tùy từng doanh nghi p ệ mà có thể có m t ộ
hoặc nhiều người thực hi n ệ công vi c ệ này.
Đầu vào của quá trình nghiên cứu thương m i ạ ph n ầ lớn là các ngu n ồ bên ngoài doanh nghi p. ệ Có r t ấ nhi u ề ngu n ồ dữ liệu khác nhau:
- Dữ liệu về khách hàng.
- Các cuộc điều tra dữ liệu về dân s . ố
- Dữ liệu về công nghi p, ệ thương m i, ạ kinh t , ế môi trường, khoa h c. ọ Có thể thu th p ậ các dữ li u
ệ trên thông qua các công c nh ụ ư khảo sát trực tiếp khách hàng, phỏng v n, đi ấ ện tho i,
ạ các báo cáo từ nhân viên.
Nhân viên nghiên cứu thương m i ạ sử dụng nhi u ề các phương pháp th ng ố kê trong vi c
ệ phân tích dữ liệu thu th p
ậ được cũng như trong vi c ệ báo cáo thông tin cho doanh nghi p. ệ Sau đây là m t ộ s cô ố ng vi c ệ đặc trưng của m t
ộ phòng nghiên cứu thương m i: ạ
- Tiến hành phân tích các xu hướng bán các sản phẩm, d ch ị vụ giống h t ệ ho c ặ tương ươ đ ng như sản ph m
ẩ mà doanh nghiệp chào bán, nhằm xác định các s n ả phẩm, d ch ị vụ đang có chi u ề hướng tăng hoặc giảm. - Phân tích c u
ấ trúc dân cư và đặc điểm của nhóm khách hàng m c ụ tiêu, đ c ặ bi t
ệ là các xu thế hay sự thay đổi có thể ảnh hưởng tới vi c ệ bán hàng của doanh nghi p. ệ
- Phân tích và đánh giá sở thích c a
ủ khách hàng, bao gồm vi c ệ thử các s n ph ả m ẩ d ch
ị vụ. xác định và phân tích sự hài lòng của khách hàng đối với các sản ph m ẩ hi n ệ có c a ủ doanh nghiệp…
Hệ thống thông tin theo dõi các đối thủ cạnh tranh
6.1.3. Các phần mềm cho Marketing Có thể phân ph n ầ m m
ề máy tính hỗ trợ chức năng Marketing thành hai nhóm: ph n ầ mềm ph c
ụ vụ Marketing đa năng và ph n ầ mềm Marketing chuyên biệt.
Phần mềm phục vụ Marketing đa năng Là ph n
ầ mềm chung có thể được ứng dụng cho nhi u ề h th ệ ng ố thông tin
Marketing. Các phần mềm này gồm: ph n ầ mềm truy v n ấ và sinh báo cáo, phần mềm đồ họa, ph n ầ mềm thống kê, ph n ầ mềm qu n ả tr t ị ệp và cơ sở dữ liệu, ph n ầ mềm so n ạ th o ả văn b n ả và phần mềm b ng ả tính.
Phần mềm Marketing chuyên biệt Có rất nhiều ph n ầ m m
ề chuyên dụng được phát triển cho hàng lo t ạ các hoạt đ ng
ộ Marketing. Sau đây là m t ộ s ph ố n ầ mềm:
- Phần mềm trợ giúp nhân viên bán hàng.
- Phần mềm trợ giúp qu n ả lý nhân viên bán hàng
- Phần mềm trợ giúp qu n
ả lý chương trình bán hàng qua điện tho i ạ
- Phần mềm trợ giúp qu n
ả lý hỗ trợ khách hàng
- Phần mềm Marketing tích hợp.
6.2. Hệ thống thông tin sản xuất
6.2.1. Khái quát về hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin s n ả xu t ấ hỗ trợ ra quy t ế định đ i ố với các hoạt động phân phối và ho ch ạ định các ngu n ồ lực cho s n ả xu t. ấ Tùy từng doanh nghi p ệ mà các h th ệ ng ố s n ả xu t
ấ sẽ có những hình thức khác nhau: s n ả xu t ấ theo dòng liên t c, s ụ n ả xuất hàng lo t, ạ s n ả xuất theo yêu cầu và theo hợp đ n ồ g, s n ả xuất d ch ị vụ hay s n ả phẩm. Mục tiêu của h th ệ ng ố s n ả xu t: ấ - Cung c p ấ nguyên v t ậ li u ệ và các yếu tố s n ả xu t ấ khác - Kiểm tra ch t ấ lượng nguyên v t ậ liệu - Tìm kiếm nhân công, m t
ặ bằng nhà xưởng và các thiế b s ị ản xuất - Hoạch định nhu c u ầ nguyên vật li u,
ệ nhân công, nhà xưởng và thi t ế b s ị n ả xu t ấ - Sản xu t ấ s n ả phẩm d ch ị vụ - Kiểm tra ch t ấ lượng s n
ả phẩm và dịch vụ đầu ra
- Kiểm tra và theo dõi vi c
ệ sử dụng và chi phí các ngu n ồ lực cần thiết. Các h th ệ ng ố thông tin sản xu t
ấ tác nghiệp và sách lược thường sử dụng dữ
liệu của hệ thống tài chính: mua hàng và công nợ phải tr , ả hàng t n ồ kho, bán
hàng và công nợ phải thu, chi phí giá thành. Các nhà qu n ả lý s n ả xu t ấ sẽ sử dụng
các thông tin này cùng với các h th ệ ng ố thông tin tác nghi p ệ s n ả xu t ấ như hệ th ng
ố giao/nhận hàng, hệ thống kiểm tra ch t ấ lượng đ h
ể ỗ cho quá trình ra quyết
định tác nghiệp và sách lược.vd
Một số thông tin bên ngoài như các cơ sở dữ liệu trực tuy n ế c a ủ chính phủ, các cơ sở dữ li u
ệ khoa học và công nghiệp lại cung c p ấ thông tin hỗ trợ cho các quyết định chi n ế lược.vd
6.2.2. Các loại hệ thống thông tin sản xuất
6.2.2.1. Hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp Có nhi u ề h th ệ ng ố thông tin tác nghi p
ệ hỗ trợ chức năng s n ả xu t, ấ đa ph n ầ trong s đó ố là m t ộ ph n ầ của h th ệ ng
ố thông tin kế toán tài chính như phân hệ mua hàng, công nợ ph i ả trả, hàng t n ồ kho, xử lý đơn đ t ặ hàng, công nợ ph i ả thu hay lương. H ệ th ố n g t hô n g ti n m ua h à ng
Hệ thống này có chức năng duy trì dữ liệu về mọi giai đo n ạ của quá trình cung c p ấ nguyên v t ậ li u
ệ và hàng hóa mua vào phục vụ s n ả xu t, ấ ví dụ t p ệ dữ li u ệ v b ề ảng giá nguyên v t ậ liệu và hàng hóa ph c ụ vụ s n ả xu t, ấ làm cơ sở lựa chọn nhà cung c p
ấ hay tệp các đơn đặt hàng. H ệ th ố n g t hô n g ti n n h ậ n hà n g Mỗi khi nh n ậ hàng c n ầ có sự kiểm nh n ậ c n ẩ th n ậ và chính xác v s ề ố lượng, ch t ấ lượng hàng giao nh n ậ nh m
ằ cung cấp thông tin cho các bộ ph n ậ liên quan nh b ư ộ ph n ậ công nợ ph i ả tr , ả bộ ph n
ậ kho và bộ phận sản xu t. ấ Hệ thống cung c p ấ các báo cáo g m ồ các thông tin v : ề - Ngày nhận hàng - Số hi u ệ và tên nhà cung c p ấ - Số hi u
ệ tên đặt hàng của đơn vị - Mã hiệu mô tả các m t ặ hàng giao nhận
- Số lượng đặt mua và s l ố ượng thưc giao nh n ậ - Thông tin về tình tr ng
ạ hư hỏng của các hàng hóa giao nh n( ậ n u ế có ) H ệ thô n g t hô n g ti n k
ế t o á n c h i p h í giá t h à nh Nhiều phân h thôn ệ g tin mức tác nghi p ệ của h th ệ ng ố tài chính k toán ế thực hi n ệ vi c
ệ thu thập và báo cáo thông tin về các ngu n
ồ lực được sử dụng cho s n ả xu t, ấ
trên cơ sở đó có thể xác định được chính xác chi phí s n ả xu t ấ cho các s n ả ph m ẩ và d ch ị vụ. Các h th ệ ng
ố kế toán chi phí giá thành kiểm soát ba ngu n ồ lực chính cho s n ả xu t: ấ - Nhân lực - Nguyên vật li u ệ - Máy móc thiết bị Bên c nh
ạ nhu cầu thông tin về ba nguồn lực trên các nhà quản lý sản xu t ấ còn cân đến c nh
ả ững thông tin về bố trí s n ả xu t ấ trong doanh nghi p: ệ - Phương ti n
ệ vật chất nào được sử dụng cho s n ả xu t? ấ - Thời gian sử d n ụ g - Sử dụng cho s n ả phẩm d ch ị vụ nào - Sử dụng bao nhiêu
Với các báo cáo được cung c p
ấ bởi các hệ thống thông tin trên, các nhà quản lý có thể ki m
ể soát được chi phí sản xu t ấ và vi c ệ phân bổ ngu n ồ lực s n ả xuất 6.2.2.2 Hệ th ng
ố thông tin sản xuất mức sách lƣ c ợ Các h th ệ ng ố này hỗ trợ vi c: ệ đi u ề khi n ể và ki m
ể soát quá trình sản xu t; ấ phân chia ngu n ồ lực hiện có đ đ
ể ạt được các mục tiêu kinh doanh và s n ả xu t ấ do mức chi n ế lược đ ra. ề H ệ th ố n g t hô n g ti n h o ạ c h đị nh nhu cầ u n g uyê n v ật li ệ u Hoạch đ nh ị nhu c u ầ nguyên v t ậ li u
ệ là quá trình xác định chính xác mức
hàng dự trữ cần cho k ho ế ạch sản xu t,
ấ xác định khoảng thời gian c n ầ thiết để
có thể nhận được hàng từ nhà cung c p, tí ấ
nh toán lượng đặt hàng với một chi phí hợp lý nh t, ấ sau đó đặt mua t i
ạ thời điểm hợp lý nhất vào đúng lúc c n ầ đến. Hệ thống này c n ầ ph i ả xác định cho được: - Loại vật li u ệ c n ầ cho m i ỗ kỳ s n ả xu t ấ - Số lượng - Thời gian c n ầ v t ậ liệu - L ch ị trình s n ả xu t
ấ các sản phẩm: những s n ả phẩm c n ầ s n ả xu t, ấ thời gian c n ầ s n ả xuất các s n ả ph m ẩ đó - Hóa đơn nguyên v t ậ li u ệ của s n ả phẩm H ệ t h ng ố th ông tin h o ạ c h đ ị nh n ă n g lự c sả n x u t ấ Mục tiêu của ho ch
ạ định năng lực sản xu t ấ là để chắc ch n ắ r ng ằ nhân
lực, máy móc và các phương tiện sản xuất có đủ vào đúng lúc c n ầ để th a ỏ mãn nhu c u ầ s n ả xu t ấ như mục tiêu s n ả xuất đã đề ra.
Hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ vi c ệ ho ch
ạ định năng lực sản xu t ấ thông qua
một trong hai kỹ thuật sau: Một là, kỹ thu t ậ ho ch
ạ định năng lực sơ b .
ộ Với kỹ thuật này người ta có th đ
ể ưa ra một ước tính sơ bộ về nhu cầu năng lực sản xu t, ấ dựa trên l ch ị trình s n ả xu t ấ t ng
ổ hợp, nghĩa là các mục tiêu s n ả xuất có trong l ch ị trình sản xu t ấ t ng ổ hợp được bi n
ế đổi thành những nhu c u
ầ về nhân lực cũng như v nă ề ng lực s n ả xuất( s ố gi côn ờ g lao động, s
ố giờ khấu hao máy…) c n ầ đ đáp ể ứng các mục tiêu s n ả
xuất. Sau đó những ước tính sơ bộ này s đ
ẽ ược phân bổ cụ thể tới các nhóm làm
việc cũng như các phân xưởng s n ả xu t, ấ nh m
ằ xác định tính khả thi của các mục tiêu s n ả xu t ấ với phương ti n ệ hiện có. Mục đích của kỹ thu t
ậ này là xác định xem năng lực s n ả xu t ấ đã đủ hay chưa.
Thứ hai, kỹ thuật hoạch định nhu c u
ầ năng lực chi tiết. kỹ thu t ậ này cung c p
ấ những ước tính chi tiết về năng lực s n ả xu t
ấ hiện có. Hình thức ho ch ạ định này c n
ầ những thông tin về nguồn nhân lực và hóa đơn nguyên v t ậ li u. ệ
6.2.2.3 Các hệ thống thông tin sản xuất mức chiến lƣ c ợ Các quyết định chi n ế lược có thể là: - Định vị doanh nghi p ệ - Nâng c p ấ doanh nghi p ệ - Xây dựng m t ộ doanh nghiệp mới - Thiết kế và tri n ể khai một phương ti n ệ s n ả xuất mới - Lựa ch n
ọ công nghệ được sử d ng ụ trong quá trình s n ả xuât H ệ th ố n g l ậ p k ế h o ạ c h và đ ị nh v ị d o a nh n g hi ệp
Thu thập thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghi p. ệ
Một số thông tin bên ngoài tương đối khách quan và có thể đo đ m ế được như: - Tính s n
ẵ có nhân công có tay nghề - Phương ti n
ệ vận chuyển, chi phí v n ậ chuy n ể nguyên v t ậ liệu và thành ph m ẩ - Đ a ị điểm và giá c đ ả ất đai mới ph c ụ vụ cho sản xuất
Một số thông tin mang tính chủ quan và chỉ có thể định tính như thái độ c a ủ c ng ộ đồng đ i ố với doanh nghi p ệ và ch t ấ lượng d ch ị vụ c a ủ c ng ộ đồng: các cơ h i ộ giáo d c ụ và đào t o. ạ Các ngu n ồ thông tin bên trong xu t ấ phát từ các hệ th ng ố thông tin nhân lực, tài chính và các h th ệ ng ố s n ả xuất tác nghi p và ệ sách lược.
6.2.3. Các phần mềm phục vụ quản trị kinh doanh và sản xuất Có thể phân ph n ầ m m
ề máy tính hỗ trợ chức năng quản trị kinh doanh và s n xu ả t ấ thành hai nhóm: ph n
ầ mềm đa năng và phần mềm chuyên bi t. ệ
6.3. Hệ thố ng thông tin quả n trị nhân lực
6.3.1. Khái quát về quản trị nhân lực và thông tin cho quanr trị nhân lực Trong m t
ộ doanh nghiệp phòng quản tr nh
ị ân lực đảm đương nhi u ề chức năng khác nhau: - Tuyển m , đánh ộ
giá, phát triển và đào t o
ạ nguồn nhân lực; đề b t, ạ thuyên chuyển hay buộc thôi vi c ệ người lao động.
- Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động. - Cung c p
ấ thông tin cho các nhà qu n ả trị c p ấ cao nh t. ấ Để có thể qu n ả trị m t ộ ngu n ồ lực quan tr ng ọ và t n ố kém như vậy ngày nay phòng qu n
ả trị nhân lực thường sử ụ d ng các hệ th ng ố thông tin qu n ả tr nh ị ân lực tác nghi , ệ sách lược và chi n ế lược. Các h th
ệ ống này không những trợ giúp cho
phòng nhân lực lưu trữ các thông tin, l p
ậ các báo cáo định kỳ mà còn giúp họ trong việc kế hoạch b ng ằ cách cung c p ấ cho họ công c đ
ụ ể mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy v n ấ và thực hi n
ệ các chức năng xử lý ngu n ồ nhân lực khác.
6.3.2. Các loại hệ thống thông tin nhân lực
6.3.2.1. Các loại hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp Các h th ệ ng
ố nhân lực mức tác nghi p ệ cung cấp cho qu n ả trị viên nhân lực dữ li u ệ hỗ trợ cho các quy t
ế định nhân sự có tính thủ t c ụ l p ặ l i. ạ Có r t ấ nhi u ề h th ệ ng ố thông tin tác nghi p ệ thực hi n ệ vi c ệ thu th p ậ và thông tin v các ề dữ li u ệ nhân sự. Các h th ệ ng
ố này chứa các thông tin v các ề công vi c ệ và nhân lực c a ủ tổ chức và thông tin v các ề
quy định của chính phủ. H ệ th ố n g t hô n g ti n q u ả n lý l ƣ ơ n g Hệ thống có các t p
ệ chứa các thông tin có nh ả hưởng tới lương c a ủ người lao đ ng ộ như: h s
ệ ố lương, nhóm thu nh p,
ậ và thâm niên nghề nghiệp của người lao đ ng
ộ …những thông tin này cũng r t ấ có ích cho các qu n
ả trị viên nhân lực ra quy t đ ế nh. ị Với hệ qu n
ả trị cơ sở dữ liệu người ta thường thực hiện vi c ệ lưu dữ
liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng l p ắ số li u ệ giữa h th ệ ng ố quản lý lương và h th
ệ ống nhân sự, nhưng v n ẫ đảm b o ả sự tương thích v ề m t ặ dữ li u ệ giữa hai hệ thống này, đảm b o ả cung c p ấ các báo cáo t m
ầ sách lược từ dữ liệu c a ủ hai hệ thống này. H ệ th ố n g t hô n g ti n q u ả n lý v ị trí là m vi ệ c Mục tiêu của h th ệ ng
ố là xác định từng vị trí lao đ ng ộ trong t ch ổ ức, phạm trù nghề nghi p
ệ của vị trí đó và nhân sự đang đ m ả đương vị trí đó. Định kỳ h th ệ ống s cung ẽ c p
ấ một danh mục các vị trí lao đ ng ộ theo ngành ngh , ề theo phòng ban bộ ph n, ậ theo n i ộ dung công vi c ệ ho c ặ theo yêu c u ầ công
việc cùng danh mục các vị trí làm vi c ệ còn khuy t nhâ ế
n lực. Những danh mục liệt kê các vị trí làm vi c ệ còn khuy t ế theo ngành nghề s ẽ r t ấ có ích cho bộ ph n ậ qu n ả trị nhân lực trong vi c ệ ra các quy t ế định tuy n ể người. H ệ th ố n g t hô n g ti n q u ả n lý n g ƣ i ờ la o đ ộ n g
Hệ thống này chứa tệp nhân sự. T p ệ này chứa dữ li u ệ về bản thân các nhân
viên: họ tên, giới tính, tình tr ng
ạ gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề
nghiệp, quá trình làm vi c ệ trong doanh nghi p ệ …Từ đó hệ th ng ố t o ạ ra danh mục các kỹ năng v các ề
nhân viên trong doanh nghiệp, danh mục này chứa các thông tin về kinh nghiệm làm vi c,
ệ sở thích, và các khả năng đặc ni t ệ khác c a ủ người lao đ n ộ g. Danh m c
ụ này có thể giúp các nhà qu n
ả tr ịviên nhân lực xác định được năng lực c a
ủ từng người lao động từ đó và sắp x p
ế đúng người đúng vi c ệ đ đ ể m ả b o ả hiệu quả lao đ ng ộ cao nh t; ấ đ ng
ồ thời danh mục này cũng được sử d ng ụ để quy t đ ế ịnh đ b ề t, đà ạ o t o ạ hay thuyên chuy n ể người lao đ n ộ g. H ệ th ố n g t hô n g ti n đá nh giá tìn h h ì nh t h ự c h iệ n c ô n g việc và co n n g ƣ i ờ
Đánh giá tình hình thực hiện công vi c
ệ là quá trình so sánh tình hình thực
hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đ i ố với công nhân s n ả xuất làm vi c ệ theo mức độ lao đ ng
ộ có thể căn cứ vào ph n
ầ trăm thực hiện mức lao động, ch t ấ lượng s n ả phẩm … đ i
ố với các nhân viên vi c ệ đánh giá có ph n
ầ hức tạp và khó khăn hơn.
Những đánh giá do hệ th ng
ố thông tin đánh giá tình hình thực hi n ệ công vi c ệ và con người cung c p ấ được g i
ọ là đánh giá biểu hiện. Dữ li u ệ phục vụ cho đánh giá biểu hi n ệ được thu th p ậ b ng ằ các m u
ẫ đánh giá người lao đ ng ộ phát tới c p ấ trên trực ti p ế của người lao đ n ộ g, ho c
ặ phát tới người cùng làm vi c, ệ tới b n ả thân người lao đ ng
ộ và thậm chí là tới khách hàng.
Thông tin đánh giá tình hình thực hi n ệ công việc có thể d n ẫ tới hàng lo t ạ các quy t
ế định tác nghiệp như: s
ẽ giữ nguyên vị trí làm vi c, ệ s đ ẽ ề bạt, sẽ thuyên chuyển ho c ặ buộc ph i ả thôi vi c ệ người lao động.
6.3.2.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lƣ c ợ Các hệ th ng
ố thông tin nhân lực sách lược cung cấp cho nhà quản lý
thông tin hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia nguồn nhân lực. Các quy t ế đ nh
ị này gồm: quyết định tuy n
ể người lao động, quy t ế định phân tích và thiết kế
việc làm, quyết định phát tri n ể và đào t o
ạ hay các quyết định k ho ế ạch hóa trợ c p ch ấ o người lao động. H ệ th ố n g t hô n g ti n p h â n tíc h và t h i t ế k ế côn g vi ệc Phân tích và thiết k cô ế ng vi c
ệ bao gồm quá trình mô tả các công vi c ệ c n ầ
thiết của một doanh nghiệp và những năng lực, ph m ẩ chất c n ầ có c a ủ người
nhân công để thực hiện các công vi c ệ đó. Đầu vào của h th ệ ng ố là các dữ li u
ệ thu được qua các cuộc ph ng ỏ v n ấ những
người phụ trách, những người lao đ ng ộ và các b n ả hưởng d n. T ẫ hông tin thu
được từ bên ngoài cũng có thể là đ u ầ vào của h th
ệ ống, ví dụ từ các ngiệp đoàn lao đ n
ộ g, từ các đối thủ c nh ạ tranh hay từ các t ch ổ ức khác. Đầu ra của h th ệ ống là các mô t ả và đ c ặ đi m ể công vi c. ệ Các thông tin này giúp cho nhà qu n
ả lý ra các quyết định sách lược như vi c ệ xác định giá tr c ị a ủ m t ộ
công việc so với những công vi c
ệ khác trong doanh nghiệp từ đó nhà qu n ả lý sẽ bi t đ
ế ược mức lương trả cho người lao động, tránh vi c ệ gây lên b t ấ bình cho người lao động. Vai trò của h th ệ ng ố là giúp cho t ch
ổ ức xác định được các phẩm ch t, ấ kỹ năng và lo i ạ nhân lực cân tuy n ể d n ụ g: c n
ầ tuyển ai và sắp xếp họ vào những công vi c ệ nào. Đ ng ồ thời h th ệ ng
ố cũng tạo cơ sở để xác định mức chi trả cho người lao đ n ộ g, đ th ể ực hi n ệ vi c ệ đánh giá, đ b ề ạt hay buộc thôi vi c ệ người lao động. Hệ thống này hỗ trợ r t
ấ nhiều quyết định sách lược liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong t ch ổ ức. H ệ th ố n g t hô n g ti n t u y ể n ch ọn nh â n lự c Hệ thống này s th ẽ ực hi n ệ thu th p
ậ và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau c n ầ để lên k ho ế ch ạ tuy n ể ch n
ọ nhân lực. Đó có thể là danh sách các vị trí làm vi c còn ệ tr n
ố g, danh sách người lao đ ng ộ dự kiến đến tu i ổ nghỉ hưu, thuyên chuyển hay
buộc thôi việc, những thông tin về kỹ năng và sở trường c a ủ những người lao
động và đánh giá về tình hình thực hi n
ệ công việc của người lao đ n ộ g. Hệ thống cung c p ấ thông tin đ ể giúp các nhà qu n
ả lý kiểm soát được các hoạt đ ng ộ tuy n ể dụng.
6.3.2.3 Các hệ thống thông tin nhân lực chiến lƣ c ợ Kế ho ch
ạ hóa nguồn nhân lực và đàm phán lao đ ng
ộ là hai hoạt động chủ yếu của qu n
ả trị nhân lực mức chiến lược. k ế hoạch hóa ngu n ồ nhân lực là quá trình
mà thông qua nó các doanh nghiệp b o ả đảm được đ y
ầ đủ số lượng và ch t ấ lượng người lao đ ng
ộ phù hợp với yêu cầu công vi c, ệ vào đúng lúc đ đ ể ạt được mục tiêu đ ra. ề Có thể nói k ho ế ch
ạ hóa nguồn nhân lực chính là vi c ệ dự báo cung c u ầ về ngu n ồ nhân lực của t ch ổ ức. Các dự báo s ti
ẽ ến hành ước lượng đặc điểm, số
lượng và chi phí cho ngu n ồ nhân lực đ đ
ể ạt được các kế ho ch ạ chi n ế lược của doanh nghi p. ệ
Dự báo cầu về nguồn nhân lực là xác định kiểu và s l ố ượng nhân lực cần cho k ho ế ch ạ chi n ế lược, còn vi c
ệ xác định các nguồn nhân lực có s n ẵ trong doanh nghi p
ệ và bên ngoài doanh nghi p ệ g i
ọ là dự báo cung nhân lực.
Để tiến hành dự báo được các nhu c u ầ v n
ề guồn nhân lực thì h th ệ ng ố
thông tin nhân lực chiến lược ph i
ả hỗ trợ được cho nhà quản tr c ị ấp chi n ế lược
trả lời được các câu h i ỏ v ề k h ế o ch ạ hóa sau đây:
- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp ph i
ả có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm
chất thế nào mới phù hợp với k ho ế ch ạ chi n ế lược? Đ c ặ điểm và mô tả công vi c ệ do k ho ế ch ạ chi n ế lược đ ra l ề à gì? - Để thực hi n ệ k ho ế ch ạ chi n ế lược đ ra,
ề cần số lượng nhân lực với phẩm
chất đã nêu ở trên là bao nhiêu? - Nguồn nhân lực hi n ệ t i ạ của doanh nghi p
ệ như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu k ho ế ch ạ chi n ế lược? - Còn những ngu n
ồ nhân lực nào khác đ th
ể ực hiện kế hoạch chi n ế lược?
6.3.3. Phần mềm cho hệ thống thông tin nhân lự c Được chia làm hai lo i: ạ ph n ầ mềm đa năng và ph n ầ mềm chuyên dụng (được phát triển để ph c ụ vụ riêng nhu c u ầ qu n ả tr nh ị ân lực )
6.3.3.1. Phần mềm đa năng Là những ph n
ầ mềm được sử dụng được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng như: ph n ầ mềm qu n ả tr c ị ơ sở dữ li u, ệ ph n ầ m m ề bảng tính và ph n ầ mềm th ng ố kê. 6.3.3.2. Ph n
ầ mềm chuyên dụng
6.4. Hệ thố ng thông tin tài chính
6.4.1. khái quát về thông tin tài chính
Chức năng quản trị tài chính - Ki m
ể soát và phân tích điều ki n
ệ tài chính của doanh nghi p ệ
- Tính và chi trả lương, quản lý quỹ lương, tài s n, th ả uế - Quản trị các hệ th ng
ố kế toán, Lập các báo cáo tài chính
- Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán v n ố
- Quản trị công nợ khách hàng
- Hỗ trợ quá trình kiểm toán, nhằm đảm b o
ả tính chính xác của thông tin tài chính và b o ả v đ ệ ược v n ố đầu tư - Quản lý tài s n ả c đ ố nh ị
- Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy đ ng ộ v n ố cho các kho n đ ả u ầ tư đó - Quản lý dòng ti n ề của doanh nghi p. ệ Các h th ệ ng
ố thông tin tài chính cung c p
ấ những thông tin nhằm hỗ trợ các nhà qu n ả tr tài
ị chính hoàn thành các công vi c
ệ chức năng của mình. Cũng như các h th ệ ng ố thông tin khác, h th
ệ ống thông tin tài chính có thể được xếp thành ba mức: tác nghi p, ệ sách lược và chi n ế lược. Hệ th ng
ố thông tin mỗi mức sử dụng dữ li u
ệ có phần khác nhau về m t ặ b n ả ch t.
ấ Về nguyên tắc các h th ệ ng ố thông tin
này được các nhân viên ở những mức khác nhau trong môt doanh nghi p ệ sử dụng và chúng hỗ tr các ợ
quyết định ở những mức khác nhau. Thực chất không có sự tách biệt tuy t ệ đ i ố giữa ba mức c a ủ h th ệ ng
ố thông tin tài chính, mà chúng hợp thành một chu i
ỗ liên hoàn, mô tả quá trình liên t c ụ các ho t ạ đ ng ộ xảy ra trong doanh nghi p. ệ
6.4.2. Các loại hệ thống thông tin tài chính
6.4.2.1. Hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp Các h t ệ h ng
ố thông tin tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thông tin đầu ra có tính thủ t c ụ l p ặ l i ạ c n ầ cho mọi doanh nghi p. ệ Thông tin đầu ra có thể là các
phiếu trả lương, séc thanh toán với nhà cung cấp, hóa đơn bán hàng cho khách,
đơn mua hàng, báo cáo hàng t n
ồ kho. Các hệ thống thông tin tài chính mức tác
nghiệp có đặc trưng là hướng nghi p
ệ vụ. Chúng tập trung vào vi c ệ xử lý các nghi p ệ vụ tài chính, nh m ằ cung c p
ấ các thông tin tài chính c n ầ thi t. ế V y ậ nên, Các hệ thống
thông tin tài chính mức tác nghiệp thường được g i ọ là h th ệ ng
ố xử lý các nghiệp vụ. Nghi p ệ vụ là những sự ki n ệ ho c ặ sự vi c
ệ diễn ra trong hoạt động kinh
doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính ho c ặ số thu v l ề ời lãi. Ví d : ụ Nh n ậ đơn đặt hàng c a
ủ khách hàng, thanh toán lương …
Hệ thống thông tin kế toán Một h th ệ ng
ố kế toán tự động hóa bao gồm một lo t ạ các chương trình hay còn g i
ọ là các phân hệ kế toán, được sử d ng ụ độc l p ậ ho c
ặ theo kiểu tích hợp. Đó là những phân hệ: - Kế toán vốn bằng ti n ề
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Kế toán hàng t n ồ kho - Kế toán tài s n ả cố định
- Kế toán chi phí giá thành - Kế toán t ng ổ hợp Khi các phân h ệ k toán ế tự đ ng
ộ hóa này được tích hợp với nhau thì m i ỗ phân h s
ệ ẽ nhận dữ liệu đầu vào từ các phân h ệ khác, đ ng ồ thời mỗi phân hệ
cũng thực hiện chức năng cung c p ấ thông tin đ u ầ ra cho các phân h ệ khác. 6.4..2.2. Hệ th ng
ố thông tin tài chính sách lƣ c ợ Các h th ệ ng
ố thông tin sách lược hỗ trợ quá trình ra quy t ế định sách lược b ng ằ cách cung c p ấ cho nhà qu n ả lý các báo cáo t ng
ổ hợp định kỳ, các báo cáo đ t ộ xuất, các báo cáo đ c
ặ biệt và các thông tin khác nh m ằ hỗ trợ các nhà qu n ả lý trong vi c
ệ kiểm soát các lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhi m ệ c a ủ họ và trong
việc điều phối các ngu n ồ lực nhằm đ t ạ được m c ụ tiêu c a ủ t ch ổ ức. Như vậy hệ thống thông tin tác nghi p ệ t p
ậ trung xử lý các giao d ch ị còn h th ệ ng ố thông tin sách lược l i ạ t p tru ậ ng vào các v n
ấ đề phân chia nguồn lực. Có thể thi t ế k r ế ất nhi u ề h th ệ ng
ố thông tin sách lược dựa trên máy tính
để hỗ trợ quá trình ra quy t
ế định tài chính, điển hình là h th ệ ng ố thông tin ngân sách, h th ệ ng ố qu n ả lý v n ố bằng tiền tệ, h th ệ ng ố dự toán vốn và h th ệ ng ố qu n ả lý đ u ầ tư. H ệ th ố n g t hô n g ti n n gâ n sá c h NS được hi u
ể là dự toán và thực hi n ệ mọi khoản thu nh p ậ (tiền thu vào) và chi tiêu (tiền xu t ấ ra) c a ủ b t ấ kì m t ộ cơ quan, xí nghi p, ệ tổ chức, gia đình hoặc cá nhân trong m t
ộ khoảng thời gian nhất định (thường là m t ộ năm). NS bao gồm các ngu n
ồ thu và các khoản chi. Cơ c u ấ thu, chi c th ụ ể c a ủ từng lo i ạ NS r t
ấ khác nhau, song mô hình cơ b n ả là: 1) Thu g m ồ có ngu n ồ thu bên trong
và nguồn thu bên ngoài; 2) Chi gồm có chi cho tiêu dùng và chi cho đầu tư phát
triển. Về nguyên tắc, c n ầ coi tr ng
ọ nguồn thu bên trong và chi cho đ u ầ tư phát tri n là c ể hính, song cũng c n ầ xem tr ng ọ ngu n
ồ thu từ bên ngoài và không thể coi
nhẹ chi cho hoạt động thường xuyên Hệ thống này l y ấ dữ li u ệ từ h th ệ ống k toán ế , c t ụ hể là l y ấ dữ li u ệ về các s thu ố /chi. Sau đó h th
ệ ống xử lý các dữ li u ệ thu được r i ồ cung c p ấ các thông
tin cho phép nhà quản lý theo dõi số thu/chi thực hi n
ệ và so sánh chúng với s thu ố
chi kế hoạch. Nó cho phép các nhà qu n
ả lý so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với
ngân sách của các kỳ tài chính trước đó ho c
ặ so sánh ngân sách giữa các bộ ph n, ậ
phòng ban với nhau. Trên cơ sở so sánh dữ li u
ệ tài chính, các nhà quản tr tài ị
chính có thể xác định được cách thức sử dụng nguồn lực ho c ặ là phân bổ ngân
sách như thế nào để đạt được mục tiêu của h . ọ H ệ th ố n g t hô n g ti n q u ả n lý v ốn b ằ n g ti ề n m ặt Chức năng quan trọng c a ủ qu n
ả lý tài chính là việc đảm b o ả r ng ằ doanh nghiệp có đủ vốn b ng ằ tiền để trang tr i ả các kho n ả chi tiêu, sử dụng v n ố nhàn rỗi vào đ u ầ tư ho c ặ vay vốn để th a ỏ mãn nhu c u ầ ti n ề vốn trong những kỳ không đ ti ủ n. ề
Hệ thống có nhiệm vụ cung c p ấ thông tin v ề dòng ti n ề vào/ra trong m i ỗ tháng ( thu: thu tiền m t, ặ thu khác; chi: chi ti n ề lương, thu , ế quản cáo, mua s m ắ tài s n ả c đ ố nh
ị ) trên cơ sở đó sẽ xác định được tháng nào có tiền nhàn r i ỗ để đem đi đ u ầ tư ho c
ặ tháng nào không đủ tiền v n ố đ do ể anh nghi p
ệ còn có kế hoạch đi vay.
6.4.2.3. Hệ thống thông tin tài chính chiến lƣ c ợ Ngược với h th ệ ng
ố thông tin tài chính tác nghiệp và sách lược h th ệ ng ố thông tin tài chính chi n ế lược l y ấ m c ụ tiêu c a ủ doanh nghi p
ệ làm trọng tâm. Các hệ thống này liên quan đ n ế vi c ệ đ t
ặ ra mục tiêu và phương hướng ho t ạ đ ng ộ cho doanh nghiệp. Hệ thống gồm nhi u ề thông tin khác nhau: - Thông tin nội b , ộ phân tích đi u ề ki n ệ tài chính c a ủ doanh nghi p ệ
- Thông tin kinh tế xã hội bên ngoài, mô t ả môi trường hi n ệ tại và tương lai của doanh nghi p ệ - Nhữ ự
ng d báo tương lai của doanh nghiệp về môi trường đó. Hệ thống hỗ trợ vi c ệ lập k ho ế ạch tài chính chi n ế lược. K t ế quả của vi c ệ l p ậ k ho ế ch ạ tài chính chi n ế lược là các m c
ụ tiêu và phương hướng tài chính của doanh nghi p. ệ K t ế quả thứ nh t
ấ bao gồm việc xác định các mục tiêu của đầu tư và thu h i đ ồ u ầ tư, k t ế quả thứ hai bao g m ồ vi c ệ quy t ế định tận d n ụ g các cơ hội đầu tư mới ho c
ặ kết hợp các nguồn v n ố để đ u ầ tư cho doanh nghi p. ệ Hệ thống hỗ trợ b ng ằ cách cung c p
ấ các công cụ để phân tích tình hình
tài chính của doanh nghiệp và các công cụ đ d ể ự báo các y u ế tố có nh ả hưởng đến doanh nghi p ệ trong tương lai. H ệ th ố n g t hô n g ti n p h â n tíc h tìn h h ì nh tài c h í nh c ủ a d o a nh n g h iệ p Thực chất c a
ủ phân tích tài chính doanh nghi p
ệ chính là phân tích các báo cáo tài chính doanh nghi p. ệ
Hệ thống có được những báo cáo như v y ậ từ vi c ệ lấy dữ li u ệ của HTTT k toá ế n. Ngoài ra h th ệ ng ố còn l y ấ dữ li u
ệ tình hình tài chính của các đối thủ cạnh tranh, nhà cung c p, n ấ
gười mua và các doanh nghi p ệ khác. Hệ thống này cung c p ấ cho nhà qu n ả lý nhi u
ề phương thức đo lường
khác nhau sự đúng đắn của một doanh nghi p
ệ và cho phép tìm ra cách thức để
cải thiện tình hình tài chính. H ệ th ố n g d ự b á o d ài h ạ n Các nhà ho ch ạ định c n ầ đ n ế các dự báo v nhi ề
ều yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghi p ệ trong tương lai.
Hệ thống dự báo doanh thu Thu th p: ậ Các thông tin n i
ộ bộ về doanh thu trong quá khứ Cung c p: ấ Dự báo v do ề anh thu trong tương lai.
Thường thì thông tin sử d n
ụ g trong dự báo môi trường tương lai gồm vi c ệ mô tả các ho t
ạ động trong quá khứ của doanh nghi p, ệ dữ li u ệ kinh tế hi n ệ tại và
dự báo kinh tế trong tương lai, thông tin về dân s , ố c u
ấ trúc dân số hiện tại, các dự báo v c ề ấu trúc dân s , ố c u ấ trúc xã h i. ộ
6.4.3. Phần mềm quản trị tài chính Được chia làm hai lo i: ạ ph n ầ mềm đa năng và ph n ầ mềm chuyên dụng (được phát tri n ể để ph c ụ vụ riêng nhu c u ầ quản trị qu n ả trị tài chính).
Chƣơng 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUY T Ế ĐỊNH
7.1. Vai trò của nhà quản lý Vai trò của nhà qu n
ả lý được chia làm ba nhóm: vai trò cá nhân, thông tin và quyết đ nh. ị Vai trò Hệ thống hỗ trợ Vai trò cá nhân Người đ i ạ diện Không t n ồ tại Người lãnh đạo Không t n ồ t i ạ Người liên l c ạ HTTT truyền thông đi n ệ tử Vai trò thông tin Trung tâm đàu não HTTT ph c ụ vụ qu n ả lý Người phổ biến HTTT OAS Người phát ngôn HTT OAS, KWS Vai trò quyết định Chủ doanh nghiệp Không tồn t i ạ Xử lý các vụ l n ộ ạ xộ Không t n ồ t i n Phân phối ngu n ồ HTTT hỗ trợ ra quy t ế định lực Người đàm phán Không t n ồ tại
7.2. Quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp
7.2.1. Các mức độ ra quyết định
Quá trình ra quyết định qu n
ả trị có thể phân theo c p ấ qu n ả lý như sau:
Ra các quyết định chiến lƣợc: chính là quá trình xác đ nh ị các m c ụ tiêu, chính sách dài h n ạ c a ủ doanh nghi p. ệ Ra quy t
ế định chiến thuật: căn cứ vào quyết định chiến lược và các ngu n l
ồ ực có liên quan trong tổ chức.
Ra quyết định ở cấp chuyên gia: xem xét, đánh giá các sáng kiến c a ủ các
chuyên gia, những nhà nghiên cứu. Ra quy t
ế định tác nghiệp: quá trình này thường di n ễ ra một các
nhanh chóng. Vì những quyết định này thường chỉ có tính l p ặ lại, ít có tính phân tích
7.2.2. Các dạng quyết đị nh Một quy t ế định được g i
ọ là không có cấu trúc n u ế không có quy trình rõ ràng để làm ra quy t
ế định và các thông tin liên quan để xem xét trong quá trình ra quy t
ế định không thể xác định được trước một cách thường xuyên. Các quy t ế
định này thường là những quyết định đ c ặ thù, nhanh thay đ i, ổ ho c ặ là những
quyết định mới lạ.Ví d : ụ
Quyết định có cấu trúc là quy t
ế định có tính lặp lại, thường g p ặ và các thông tin đ xem ể
xét trong quá trình ra quy t
ế định có thể xác định được. Ví d : ụ Có những quy t
ế định có dạng nửa c u ấ trúc. Trong các tình huống ph i
ả ra các quyết định có c u
ấ trúc rõ ràng thì các thông tin c n ầ thi t ế đ u
ề được xác định trước, nhưng trong môi trường không có c u ấ trúc thì vi c
ệ xác định các thông tin như v y ậ r t ấ là khó khăn.
7.3. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định 7.3.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quy t ế định là h t
ệ hống thông tin vi tính hỗ trợ cho các nhà qu n
ả lý ra các quyết định có c u ấ trúc không rõ ràng. Hệ thống chủ y u ế hỗ trợ cho c p
ấ trung gian, và các chuyên gia trong doanh nghiệp.
Hệ thống hỗ trợ ra quy t ế định b ng
ằ cách phân tích và tính toán các dữ liệu các tình hu ng
ố để xác định các thông tin c n ầ thi t. ế 7.3.2. Các y u
ế tố cấu thành của hệ thống
Khi nghiên cứu và xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định, yêu c u ầ quan trọng c a ủ hệ thống là ph i
ả trợ giúp người sử dụng gi i ả quyết k p ị thời các v n đ ấ đ ề ặt ra trong thực t , ế bao g m ồ các đặc trưng sau: - Hệ th ng
ố có khả năng trả lời các câu h i ỏ “Nếu như”.
- Sử dụng các mô hình để mô ph ng ỏ các v n ấ đề trong thực ti n. ễ
- Sử dụng khả năng tương tác người - máy. - Nhấn m nh ạ đ n ế vi c
ệ kết xuất thông tin b ng ằ hình nh. ả
Các yếu tố cấu thành hệ thống: cơ sở dữ liệu, cơ sở mô hình mô hình, và ph n ầ mềm.
Cơ sở dữ liệu: Hệ th ng ố không t o ạ ra ho c ặ cập nh t ậ dữ li u, ệ hệ th ng ố lấy d li ữ ệu c n
ầ thiết có thể xuất phát từ nhi u ề ngu n ồ thông tin ho c ặ từ các cơ sở dữ li u khá ệ
c nhau. Ngoài ra có thể k t
ế hợp với các cơ sở dữ liệu cơ bản - ngu n ồ thông tin mà h x
ệ ử lý tác nghiệp và các h th ệ ng ố thông tin qu n ả lý sử d n ụ g Tuy nhiên h th
ệ ống không trực tiếp cập nh t ậ dữ li u. ệ Vì 2 nguyên nhân, th n ứ h t ấ do vi c ệ l y
ấ dữ liệu trực tiếp dễ dẫn đến sự thay đổi đột ngột ho c ặ
không thích hợp cho dữ liệu bị lấy, hai là mất thời gian của chính h th ệ ng ố DSS và các h th ệ ng ố bị l y ấ dữ li u. ệ
Cơ sở mô hình mô hình: Bao gồm t p
ậ hợp các mô hình phân tích và toán h c. H ọ ệ th ng
ố hỗ trợ cho nhiều mục đích khác nhau, với m i ỗ mục đích h th ệ ng ố s t ẽ ạo ra m t ộ t p ậ các mô hình đ ph ể c ụ vụ mục đích đó. Phần mềm: h th ệ ống gồm m t ộ t p ậ ph n
ầ mềm hỗ trợ nhà quản lý ra quy t đ ế nh. ị T p ậ ph n ầ m m
ề này có tác dụng giúp người sở dụng giao tác với
CSDL và cơ sở mô hình của hệ th n ố g, và liên k t ế dữ li u ệ với các mô hình. T p ậ các ph n ầ m m p ề h i ả thân thi n
ệ với người sử dụng.
7.3.3. Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống hỗ trợ ra quy t ế định có đ c
ặ thù riêng khác với các lo i ạ h th ệ ng ố khác. Vì h th ệ ng ố c n ầ ít dữ li u, ệ các dữ li u
ệ thường không được trao đ i ổ một cách trực ti p,
ế người sử dụng là những người lãnh đ o, s ạ ử dụng nhi u ề mô hình
phân tích, tính toán hơn các hệ thống khác. Những sự khác bi t ệ này dẫn đến vi c ệ xây dựng h th ệ ng ố có nhiều khác bi t ệ so với các h th ệ ng ố khác. Vi c ệ xây dựng h th ệ ng
ố đòi hỏi phải có sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nh t. ấ
Phân tích: Đối với các hệ th ng
ố nói chung có mục đích là xác định yêu c u
ầ thông tin của người sử d n
ụ g. Nhưng đối với hệ th ng ố DSS thì các yêu cầu v thô ề
ng tin là chưa rõ ràng và khó xác định
7.4. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định theo nhó m Những điểm c n ầ lưu ý: - So sánh h th
ệ ống thông tin hỗ trợ ra quy t ế định với hệ th ng ố thông tin hỗ trợ ra quy t ế định theo nhóm. - Lợi ích của h th ệ ng ố đ i ố với các cuộc h p ọ theo nhóm. 7.5. Sử dụng m t
ộ số công cụ Excel trong hỗ trợ ra quyết định Hướng d n
ẫ sinh viên dùng Excel để gi i ả các bài t p: ậ -
Phân tích độ nhạy và phân tích h i ồ quy -
Bài toán phân tích tình hu ng ố - Bài toán đi m ể hòa v n ố bằng Goal seek - Bài toán quy ho ch ạ tuy n ế tính