Hệ thống phần mềm quản lý Highlands Coffee | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
Tiểu luận môn hệ thống thông tin quản lý với đề tài: "Hệ thống phần mềm quản lý Highlands Coffee" của sinh viên Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. Tài liệu gồm 31 trang giúp bạn tham khảo và hoàn thành tốt bài tập của mình đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Hệ thống thông tin quản lý
Trường: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
Thông tin:
Tác giả:
Tài liệu liên quan:
Preview text:
NHÓM 7 – 46K23.1 1 MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU................................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Lý do chọn đề tài............................................................... . . . . . . . . . . . . . . . .2
Tên đề tài................................................................................... . . . . . . . . . . . .2
Đối tượng nghiên cứu.......................................................................... . . . . . . .3
Phạm vi nghiên cứu...................................................................... . . . . . . . . . . 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.................................................... . . . . . . .4
1.1 Quy trình kinh doanh....................................................................... . . . . . .4
1.2. Hệ thống thông tin.................................................................. . . . . . . . . . .5
1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS)........................................ . . . . . . . . . . 5
1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS............................................. . . . . . . . 6
1.2.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS............................ . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS...................................... . . . . . . . . . . . 9
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA
HÀNG BÁN CAFE.......................................................................... . . . . . . . . 10
2.1 Tổng quan về hệ thống quản lý cafe chung:................................. . . . . . . 10
2.1.1 Nhiệm vụ chung của một hệ thống quản lý cafe:............. . . . . . . . . . 10
2.1.2 Tổ chức quản lý của một quán cafe............................................ . . . . 10
2.2 Khảo sát hiện trạng của cơ sở cafe Highlands................................... . . . .11
2.2.1 Tổng quan về một cơ sở Highlands Coffee.......................... . . . . . . . 11
2.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của thương hiệu....... . . . . . . . . . . . 12
2.2.3 Các sản phẩm.................................................................................... . 13
2.2.4 Văn hóa phục vụ....................................................................... . . . . . 15
2.2.5 Quản lý nhân viên............................................................................. . 15
CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ POS TẠI HIGHLANDS................17
CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH BIỂU HIỆN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG
TRONG MÔ HÌNH DỮ LIỆU.............................................. . . . . . . . . . . . . .23
KẾT LUẬN....................................................................................................... 30 NHÓM 7 – 46K23.1 2 PHẦN MỞ ĐẦU
Xã hội hiện đại càng ngày càng phát triển bởi những bước tiến đột phá của
công nghệ thông tin, nó đã trở thành một công cụ quan trọng trong đời sống của
con người và xã hội. Các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng
đang tập trung lực lượng để ưu tiên phát triển ngành công nghệ thông tin này,
trở thành một ngành mũi nhọn quan trọng với mục tiêu công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Với sự thâm nhập mạnh mẽ của tin học, các doanh nghiệp phải áp dụng các
phần mềm hệ thống hay các thiết bị điện tử hiện đại để góp phần đem lại những
sản phẩm và dịch vụ cải thiện nhất đến người tiêu dùng. Bên cạnh đó, đây cũng
là vấn đề có ý nghĩa lớn trong việc cạnh tranh trên thị trường khốc liệt hiện tại. Lý do chọn đề tài
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT kết hợp với sự phát triển của
mạng Internet đã kết nối được toàn thế giới lại với nhau thành một thể thống
nhất. Nó đã trở thành công cụ đắc lực cho nhiều ngành nghề: giao thông, quân
sự, y học...và đặc biệt là trong công tác quản lý nói chung và quản lý quán Cafe nói riêng.
Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi các công việc quản lý
đều được thực hiện một cách thủ công nên rất tốn thời gian, nhân lực cũng như
tài chính. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã giúp
cho việc quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn, giảm chi phí, thời gian…
Hiện tại phần mềm quản lý tại quán cafe không còn xa lạ với thị trường hiện
đại, Highland Coffee là một trong những doanh nghiệp lâu đời tại thị trường
thành phố Việt Nam, lượng khách trung thành lớn, vì vậy doanh nghiệp đã áp
dụng phần mềm quản lý từ những ngày đầu tiên. Vì vậy, nhóm sinh viên chọn
doanh nghiệp này mong muốn khai thác hệ thống quản lý, đồng thời tìm hiểu ưu
điểm và nhược điểm của doanh nghiệp. NHÓM 7 – 46K23.1 3 Tên đề tài
“Khảo sát phần mềm quản lý của một cơ sở trong Highland Coffee”
Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống quản lý bằng phần mềm của Highlands Coffee, từ đó tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm Phạm vi nghiên cứu
Cơ sở Highlands Coffee tại 74 Duy Tân, phường Hải Thuận Đông, quận Hải
Châu thành phố Đà Nẵng sử dụng phần mềm để quản lý NHÓM 7 – 46K23.1 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Quy trình kinh doanh
Quy trình kinh doanh là một tập hợp các hoạt động của doanh nghiệp để sản
xuất sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hành động này được hỗ trợ bởi các nguồn
nguyên vật liệu, thông tin và kiến thức của từng thành phần tham gia vào quy
trình kinh doanh. Quy trình kinh doanh không chỉ là cách thức để điều phối
những công việc, thông tin và kiến thức, mà còn là cách mà doanh nghiệp chọn
để điều phối các nguồn trên. (Laudon, Fourteeth Edition)
Quy trình kinh doanh cũng là yếu tố quyết định quan trọng trong hiệu quả
kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó, nó còn có thể là điểm mạnh cạnh tranh
nếu luôn được cập nhật, đổi mới và thực hiện thành công. Bên cạnh đó, quy
trình kinh doanh được xem là nợ phải trả nếu luôn được thực hiện một cách lạc
hậu và đẩy lùi trách nhiệm cũng như hiệu quả doanh nghiệp. (Laudon, Fourteeth Edition)
Mỗi doanh nghiệp được xem là hệ thống các quy trình kinh doanh, nói cách
khác, doanh nghiệp là hệ thống quy trình kinh doanh lớn hơn và trong đó chứa
những quy trình kinh doanh cụ thể. Một số quy trình kinh doanh có các chức
năng riêng và cụ thể, nhưng một vài quy trình kinh doanh có xuyên suốt nhiều
chức năng, lúc này, các thành viên tham gia trong quy trình phải điều phối và
hợp tác với các quy trình khác một cách hợp lý và hiệu quả. (Laudon, Fourteeth Edition)
Khi hệ thống thông tin hỗ trợ quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ tạo
nên những bước đột phá, hay bước đổi mới có thể thay đổi cả một doanh
nghiệp. Hệ thống thông tin tự động hóa nhiều bước trong quy trình kinh doanh,
giúp các bước này có thể xảy ra đồng thời cùng một lúc, điều này khiến doanh
nghiệp tiết kiệm thời gian và ngăn chặn các vấn đề chậm trễ trong việc đưa ra
quyết định. Hơn thế, nó còn thay đổi luồng chảy của thông tin để nhiều cá nhân
có thể tiếp cận và chia sẻ. Từ đó, nhiều doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức
kinh doanh hoàn toàn, trở nên đổi mới, ấn tượng trong dịch vụ khách hàng hay NHÓM 7 – 46K23.1 5
khiến quy trình kinh doanh được diễn ra một cách hợp lý và có hiệu quả. (Laudon, Fourteeth Edition)
1.2. Hệ thống thông tin
1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS)
1.2.1.1 Khái niệm của Hệ thống xử lý thông tin (TPS)
TPS (Transaction Process System) là hệ thống máy tính hóa có chức năng thu
thập và trình bày những giao dịch hằng ngày cần thiết cho việc kinh doanh trong
doanh nghiệp. Mục đích của TPS chủ yếu liên quan đến việc theo dõi các luồng
giao dịch hằng ngày, hệ thống hóa thông tin một cách dễ tiếp cận và chính xác.
Trong TPS, các giao dịch khi được nhập vào hệ thống, sẽ được tự động cập
nhật vào tệp chính của hệ thống và duy trì vĩnh viễn dữ liệu của nhân viên trong
doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần TPS để theo dõi tình trạng hoạt động nội bộ,
và mối liên hệ giữa công ty với môi trường bên ngoài.
1.2.1.2 Thành phần chính của một hệ thống xử lý giao dịch Input - đầu vào
Có nhiều loại đầu vào khác nhau, tùy thuộc vào hệ thống xử lý giao dịch mà
doanh nghiệp đang sử dụng
Processing system - quá trình xử lý
Các thông tin nguồn đầu vào được chia nhỏ thành những định dạng nhất định
để máy tính có thể hiểu được. Tùy thuộc vào loại hệ thống, thời gian xử lý của chúng sẽ khác nhau. Storage - lưu trữ
Những thông tin sau khi được xử lý sẽ được lưu trữ ở một nơi nào đó dưới
dạng “sổ cái” hoặc bản báo cáo tùy thuộc vào cài đặt doanh nghiệp Output - đầu ra
Thông thường, đầu ra của tất cả quá trình xử lý sẽ là những bản ghi hoặc
những bản báo cáo do hệ thống tự động tạo NHÓM 7 – 46K23.1 6
1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information Systems) tập
trung vào quy trình kinh doanh và công nghệ thông tin quản lý quá trình hoạt
động kinh doanh của một doanh nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề trao đổi
thông tin và điều hành tác nghiệp trong các tổ chức doanh nghiệp. Mục đích của
những thông tin này giúp quản trị và điều khiển doanh nghiệp, đồng thời dự
đoán về hiệu suất trong tương lai. MIS thành lập các bảng báo cáo thông tin về
hiệu suất hiện tại của doanh nghiệp được cung cấp cấp thông tin từ hệ thống xử
lý thông tin TPS và các bảng báo cáo này phục vụ cho quản lý cấp trung.
Với giải pháp hệ thống thông tin quản lý MIS, toàn bộ việc quản lý thông tin
như trao đổi văn bản, giao việc, nhắc việc, báo cáo công việc, kế hoạch làm
việc, lịch làm việc, … đều sẽ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Mỗi nhân sự
trong cơ quan, tổ chức sẽ được cấp tài khoản để có thể đăng nhập và sử dụng
các tính trong hệ thống. Người quản lý có thể điều phối và đưa ra quyết định từ
xa một cách dễ dàng hơn. NHÓM 7 – 46K23.1 7
Thành phần của hệ thống MIS:
1.2.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS
DSS (decision support system) là phần mềm hỗ trợ quyết định, phán đoán và
điều hướng hành động của một doanh nghiệp hay tổ chức. DSS xử lý một kho
dữ liệu khổng lồ, tổng hợp thông tin để hỗ trợ trong quá trình đưa ra quyết định. NHÓM 7 – 46K23.1 8
DSS có thể được máy tính hóa hoặc điều khiển bởi con người. Các hệ thống
lí tưởng sẽ phân tích thông tin và thực sự đưa ra quyết định cho người dùng. Ít
nhất chúng cho phép người dùng đưa ra quyết định sáng suốt hơn với tốc độ nhanh hơn.
Mục đích chính của việc sử dụng DSS là trình bày thông tin cho khách hàng
một cách dễ hiểu. Một DSS rất hữu ích vì nó có thể được lập trình để tạo nhiều
loại báo cáo, tất cả dựa trên thông số kỹ thuật của người dùng
DSS về cơ bản là một ứng dụng, nó có thể được tải trên hầu hết các hệ thống
máy tính, cho dù trên máy tính bàn hay máy tính xách tay. Một số ứng dụng
DSS cũng có sẵn trên các thiết bị di động.
1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS
ESS (Executive Support System) được chuyên biệt hóa cho các lãnh đạo cấp
cao, cung cấp thông tin chiến lược cho các lãnh đạo. Hệ điều hành trên cung cấp
quyền truy cập nhanh chóng các nhà lãnh đạo và giúp phân tích dữ liệu một
cách có hệ thống và giúp các công ty dự báo và trù bị cho tương lai.
ESS được sáng tạo dựa trên những nhu cầu quản lý của các nhà lãnh đạo cấp
cao với tính năng truy xuất thông tin trong phạm vi lớn và trình bày thông tin
mang tính khái quát cao. Người dùng ESS có thể truy xuất thông tin cả bên NHÓM 7 – 46K23.1 9
trong lẫn bên ngoài. Thông qua hệ thống ESS, thông tin được diễn tả dưới dạng
dạng đồ họa, bảng biểu hoặc văn bản tóm tắt, cho phép người dùng có thể nhìn
nhận vấn đề một cách khái quát nhất. NHÓM 7 – 46K23.1 10
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN CAFE
2.1 Tổng quan về hệ thống quản lý cafe chung:
2.1.1 Nhiệm vụ chung của một hệ thống quản lý cafe:
Hệ thống cafe sẽ bao gồm những nhiệm vụ chung bao gồm việc điều hành,
phân công, hướng dẫn, giám sát toàn bộ hoạt động của quán. Bao gồm việc
phân công nhiệm vụ cho nhân sự, tiếp nhận và xử lý các sự việc phát sinh liên
quan đến quán và khách hàng, lên kế hoạch, định hướng kế hoạch hoạt động
kinh doanh trong tuần/ tháng/ quý/ năm và phối hợp với các bộ phận khác tại
quán cafe. Nhiệm vụ chung của hệ thống quản lí cafe sẽ bao gồm luôn cả việc
quản lí nhân viên, quản lí tài chính, quản lí đặt bàn, quản lí nguyên liệu và một
số công việc khác như đề xuất cải tiến các hoạt động kinh doanh và thực hiện
các công việc khác nếu có sự chỉ đạo của cấp quản lí
2.1.2 Tổ chức quản lý của một quán cafe
2.1.2.1 Quản lý kho hàng
Bộ phận quản lý quán Cafe nhận nguyên liệu nhập về, tiến hành phân loại
theo sản phẩm, viết hóa đơn và lưu trữ trong kho. Kho là nơi lưu trữ hàng hoá
phân phối từ các đại lý tới cửa hàng, từ cửa hàng tới khách hàng. Công việc
quản lý kho hàng sẽ bao gồm các công việc như:
● Sắp xếp hàng hóa trong kho
● Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
● Giải quyết, kiểm soát công việc xuất nhập khẩu
● Quản lý giấy tờ cho các thủ tục xuất nhập kho
● Theo dõi và đảm bảo số lượng hàng tồn kho
● Kiểm kho theo định kỳ để tránh thất thoát hàng hoá
2.1.2.2 Phục vụ khách hàng :
Trước đây, khi khách bước vào nhân viên phục vụ sẽ hỏi khách số lượng
người đi cùng và sắp xếp chỗ ngồi, sau đó order trực tiếp với khách và ghi chép NHÓM 7 – 46K23.1 11
bằng giấy và chuyển danh sách này cho nhân viên pha chế. Khi đồ uống được
pha chế xong thì nhân viên phục vụ sẽ mang ra cho khách, và việc thanh toán
được diễn ra khi khách hàng kết thúc quá trình ngồi tại quán cafe. Hiện nay, quy
trình phục vụ khách hàng mặt bằng chung đã có sự chuyển biến so với trước
kia. Khi khách hàng đến với doanh nghiệp, tất cả quy trình order và thanh toán
được trực tiếp diễn ra tại quầy thu ngân thông qua phần mềm máy tính. Nhân
viên pha chế sẽ dựa vào hóa đơn chuẩn để pha chế theo yêu cầu. Khách hàng
được tự do chọn chỗ ngồi và chủ động nhận đồ uống khi nhân viên pha chế ra hiệu hoàn thành.
2.1.2.3 Quản lý bán hàng, doanh thu
Doanh thu đối với một tổ chức quản lý cafe là một trong những việc quan
trọng và là nòng cốt chủ yếu của một hệ thống tổ chức quản lí quán cafe. Với
quán có quy mô nhỏ thì sẽ dễ dàng quản lý được doanh thu, còn đối với quán có
quy mô lớn hơn,việc chi tiêu quản lý sẽ khó để doanh nghiệp quản lí hết. Sau
mỗi ngày, quản lý tổng hợp các sản phẩm đã bán trong ngày, ghi chép lại tổng
doanh thu từ phần mềm và kiểm kê tài sản.
2.2 Khảo sát hiện trạng của cơ sở cafe Highlands
2.2.1 Tổng quan về một cơ sở Highlands Coffee
Highland Coffee được khảo sát nằm ở tại 74 Duy Tân, phường Hải Thuận
Đông, quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng. Thương hiệu Highlands trên thị
trường chiếm một vị trí nhất định trong lòng khách hàng, vì vậy quán nằm trên
đường có nhiều các doanh nghiệp, công ty lớn, bên cạnh đó còn có các cơ sở
quản lý nhà nước, Highlands Coffee thu hút phần lớn các doanh nhân hay nhân viên công sở đến thăm.
2.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của thương hiệu
Người sáng lập thương hiệu Highlands Coffee là ông David Thai, sinh năm
1972 tại miền Nam Việt Nam. Được thành lập từ năm 1988 và chỉ tập trung vào
mảng cafe đóng gói, đến năm 2002 thì quán cafe Highlands Coffee đầu tiên NHÓM 7 – 46K23.1 12
chính thức ra mắt. Tính đến thời điểm này thì đã có hơn 300 cơ sở hoạt động trên khắp Việt Nam.
Highlands Coffee là một thương hiệu của Công ty cổ phần Việt Thái Quốc Tế
(VTI). Mục tiêu của Highlands Coffee là đứng đầu ngành hàng bán lẻ cao cấp
tại Việt Nam. Mục tiêu phấn đấu không ngừng của Công ty Việt Thái Quốc tế là
luôn dẫn đầu thị trường bán lẻ cao cấp tại Việt Nam. NHÓM 7 – 46K23.1 13 2.2.3 Các sản phẩm NHÓM 7 – 46K23.1 14
Đặc trưng của thức uống cà phê phin ở Highlands đó là hạt cà phê Robusta &
Arabica được trồng trên các cao nguyên Việt Nam. Ngoài ra, sở hữu bí quyết
rang xay và pha chế độc quyền khiến những ly cà phê phin ở Highlands đậm đà và thơm lừng.
Với menu phong phú đa dạng với các loại thức uống Highlands Coffee còn
thu hút khách hàng với nhiều đồ uống tuyệt vời, mới lạ được cập nhật liên tục.
Mới nhất là dòng Trà nhiệt đới bao gồm Trà ổi hồng, Trà mơ sơ ri; Trà xoài
nhiệt đới. Highlands Coffee là một lựa chọn thích hợp cho những phút nghỉ trưa
ít ỏi của nhân viên văn phòng; những phút tán gẫu, trò chuyện cùng bạn bè,
người yêu hay những phút tụ họp, sum vầy bên gia đình với menu các món ăn
nhanh và thức uống chất lượng, hấp dẫn, phong phú, luôn làm hài lòng mọi thực
khách dù là khó tính nhất. Bên cạnh đó, Highlands cũng là nơi được ưu tiên lựa
chọn trở thành một nơi làm việc lý tưởng, tiện lợi. Tuy nhiên, bởi sự phổ biến
mạnh mẽ, vào giờ cao điểm từ 6h sáng đến 10h sáng là khoảng thời gian
Highlands tiếp lượng khách lớn, và không thích hợp để trở thành nơi làm việc. NHÓM 7 – 46K23.1 15
2.2.4 Văn hóa phục vụ
Khách hàng có thể đến uống cafe trực tiếp tại quán hoặc thông qua hay gọi
điện đến quán để book chỗ trước nếu đi đông người và vào thời gian cao điểm
để giữ đúng những vị trí tốt. Khi đến quán khách hàng được nhân viên gửi xe
của Highland hướng dẫn tận tình chỗ đậu xe phù hợp và lấy vẽ xe. Khi bước
vào quán khách hàng nhận được sự chào đón nhiệt tình của nhân viên phục vụ
và khách hàng sẽ được chủ động chọn vị trí chỗ ngồi theo ý mình. Cung cấp
menu để khách hàng lựa chọn đồ uống. Khách hàng có thể chọn đồ uống tự
chọn hoặc nhờ nhân viên quán tư vấn. Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán tại
quầy thu ngân, khách hàng được đưa thẻ chip tự phục vụ, khi thẻ chíp rung thì
cũng là lúc thức uống được pha chế xong và khách tự phục vụ đồ uống của
mình về chỗ ngồi. Khi ra về, khách hàng được nhân viên giữ xe của quán lấy xe
và dắt xe theo hướng khách hàng cần đi.
2.2.5 Quản lý nhân viên
Công việc quản lý của quán chủ yếu dựa trên các máy móc hiện đại, bao gồm
việc chấm công bằng dấu vân tay, bên cạnh đó, các việc quản lý công việc như
dọn dẹp nhà vệ sinh thì được ghi chép thủ công trên giấy. Do đó, dẫu Highlands
đã đầu tư về mặt thiết bị quản trị nhân lực nhưng vẫn còn một vài hạn chế. Công
tác quản lý qua giấy tờ khiến việc lưu trữ tốn thời gian, và công tác bảo quản
của gặp nhiều khó khăn, do vậy, việc sai sót khi cập nhật thông tin mới và tẩy
xóa và điều không tránh khỏi.
Tuy nhiên, mỗi ca làm việc tại Highlands đều có đồng thời nhân viên và
người quản lý. Điều này đã giảm thiểu phần lớn những rủi ro thường hay xảy ra
trong quá trình làm việc, đồng thời, nhân viên được giám sát chặt chẽ trong quy
trình làm việc và đem lại hiệu quả khả quan.
Một số nguyên tắc quản lý thêm NHÓM 7 – 46K23.1 16
- Phục vụ thêm nước mát trong thời gian họ đợi order hoặc đợi nhân viên phục vụ thức uống.
- Nhân viên cần kiên nhẫn chờ đợi khách order món, chủ động gợi ý món
nước ngon nhất hay bán nhất tại quán không chỉ giúp khách hàng order
nước nhanh hơn mà còn PR cho sản phẩm mới của quán mình.
- Chủ động dắt xe giúp khách hàng giúp tăng thiên cảm của quán trong lòng khách hàng.
- Thường xuyên cập nhật menu đồ uống mới nhằm luôn tạo sự hứng thú
cho khách hàng, khuyến khích nhân viên sáng tạo thêm nhiều món nước mới.
- Vệ sinh quán thường xuyên, quét dọn và lau bàn ghế khi khách ra về, vệ
sinh dụng cụ pha chế thường xuyên.
- Cấm mọi hành vi gian lận, vụ lợi cá nhân. Nếu vi phạm sẽ bị xử phạt tùy
theo mức độ, thậm chí là đuổi việc. NHÓM 7 – 46K23.1 17
CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ POS TẠI HIGHLANDS
Phần mềm quản lý mà Highlands Coffee sử dụng là phần mềm POS của
SEITO. POS là phần mềm mà các nhà bán lẻ truyền thống sử dụng để thực hiện
các hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng. Đôi khi nó là máy tính tiền, máy
quét mã vạch hoặc thậm chí là máy tính bảng, nơi nhân viên thu ngân nhập sản
phẩm, tính toán đơn hàng và thực hiện các giao dịch. Hầu hết các phần mềm
POS cũng sẽ giám sát và quản lý mức tồn kho để giữ mọi sản phẩm ở trạng thái cân bằng.
Phần mềm POS đóng vai trò là thành phần trung tâm cho doanh nghiệp của
bạn. Nó quản lý nhiều thứ như bán hàng, quản lý hàng tồn kho, xử lý thanh toán
và quản lý khách hàng. Thường một hệ thống POS sẽ bao gồm phần mềm POS
kết hợp với các thiết bị phần cứng (hoặc không), tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Phần cứng của hệ thống POS gồm:
- Màn hình/ Máy tính bảng: Giúp hiển thị cơ sở dữ liệu sản phẩm và các
chức năng khác, chẳng hạn như theo dõi nhân viên và xem báo cáo bán hàng.
- Máy quét mã vạch: Giúp tự động hóa quá trình thanh toán. Quét mã vạch
sẽ giúp bạn có thông tin chi tiết về sản phẩm và thêm thông tin đó vào
hóa đơn thanh toán. Máy quét mã vạch cũng có thể tích hợp với hệ thống
quản lý tồn kho để theo dõi mức tồn kho hàng hóa.
- Máy thanh toán: Cho phép khách hàng của bạn thanh toán an toàn bằng
thẻ tín dụng khi đến cửa hàng. Khách hàng có thể thanh toán thẻ ngân
hàng, thẻ ATM, thẻ chip hoặc qua điện thoại.
- Máy in hóa đơn: Một hóa đơn giấy cho khách hàng biết chính xác thời
gian mua, những sản phẩm họ đã mua và số tiền họ phải trả. NHÓM 7 – 46K23.1 18
- Ngăn đựng tiền: Tiền mặt vẫn được sử dụng phổ biến phổ biến ở Việt
Nam. Ngăn đựng tiền phân loại các loại tiền lẻ để thối cho khách và là
nơi an toàn để cất giữ tiền mặt cho các giao dịch.
Phần mềm quản lý đơn hàng là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp
trong lĩnh vực bán lẻ, đặc biệt với các cửa hàng kinh doanh theo chuỗi nói
chung và Highlands Coffee nói riêng. Với nhiều tính năng nổi bật và lợi ích,
việc sử dụng phần mềm quản lý POS sẽ giúp cho Highlands Coffee:
- Quản lý bán hàng tốt hơn: Tất cả dữ liệu kinh doanh: doanh số bán
hàng, thông tin khách hàng, hàng tồn kho, nhân viên … sẽ được tập trung
một nơi. Giúp Highlands Coffee có thể theo dõi được sản phẩm nào mà
doanh nghiệp đã bán, bao nhiêu hàng trong kho hay là lợi nhuận trong ngày, tháng, năm đó bao nhiêu
- Tăng năng suất làm việc của nhân viên: Nhân viên bán hàng có thể
nhanh chóng tạo đơn hàng, in hóa đơn, tính tiền thừa nhanh chóng và hiệu
quả hơn. Đồng thời, POS có thể giúp cho các nhân viên của Highlands
Coffee có thể phục vụ cho nhiều khách hàng cùng lúc, giảm sự chờ đợi của
khách hàng, từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng. Cửa hàng không cần
phải thuê nhiều nhân viên nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc của họ
- Quản lý và theo dõi hàng tồn kho: Mỗi khi có giao dịch phát sinh, số
lượng hàng hóa sẽ được tự động cộng/ trừ trên phần mềm quản lý kho, giúp
Highlands Coffee nắm được tình trạng hàng hóa trong kho và có kế hoạch
nhập hàng kịp thời cho các nguyên vật liệu sắp hết hàng hoặc lên các chương
trình khuyến mãi để giải phóng hàng tồn kho.
- Theo dõi hiệu suất cá nhân: POS có thể giúp Highlands Coffee biết
được ai là nhân viên bán hàng xuất sắc, doanh số nhân viên đạt được,...
Ngoài ra, bằng cách theo dõi các phân tích, báo cáo trên phần mềm, các quản
lý có thể rút ra những kinh nghiệm và hướng dẫn những nhân viên kém hiệu
quả cải thiện kết quả bán hàng của họ để đạt được nhiều thành tích hơn. NHÓM 7 – 46K23.1 19
- Theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi: Highlands Coffee có
nhiều chi nhánh cửa hàng, nếu chủ doanh nghiệp bận rộn không có thời gian
đến cửa hàng thì với các phần mềm POS trên nền tảng đám mây hoặc POS
trên nền tảng web giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi
- Ngoài ra, phần mềm POS còn giúp tối ưu hóa các hoạt động của Highlands Coffee:
+ Menu và sơ đồ bàn phím có thể tùy chỉnh
+ Cung cấp chế độ tự phục vụ cho khách hàng như đặt hàng qua điện thoại di động,..,
+ Hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến: Hệ thống vẫn có thể hoạt động bình
thường bằng cách đọc cơ sở dữ liệu cục bộ trong trường hợp máy chủ
hoặc mạng bị lỗi và dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa tự động khi tiếp tục
+ Nhận và quản lý đơn đặt hàng trực tiếp từ nền tảng đặt hàng và
giao hàng của bên thứ ba như: Shopee Food, Baemin,...
Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm POS cũng có các bất lợi đối với Highlands Coffee:
+ Phải lắp đặt trên máy và mua phần mềm thì mới có thể sử dụng
+ Không thể tự ý thay đổi giao diện phần mềm mà phải sử dụng theo
giao diện sẵn có của nhà cung cấp. Nếu muốn thay đổi sẽ phải tốn không
ít chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các mẫu in hóa đơn
theo thiết kế và nhận diện thương hiệu của mình
+ Yêu cầu người dùng phải thành thạo kỹ năng vi tính cơ bản. Thêm
vào đó, doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên cách sử dụng để đem lại hiệu quả tốt nhất
+ Khi vận hàng trong một thời gian dài, quá trình xử lý thông tin của
hệ thống POS sẽ bị chậm lại. Đặc biệt, dữ liệu hàng hóa sẽ dễ bị mất nếu
máy tính gặp vấn đề trục trặc. NHÓM 7 – 46K23.1 20
3.1Màn hình Đăng nhập 3.2Giao diện menu NHÓM 7 – 46K23.1 21
3.3Giao diện thanh toán hóa đơn NHÓM 7 – 46K23.1 22
3.4Giao diện nhập số tiền thanh toán cho khách
3.5 Giao diện kiểm tra hóa đơn, thanh toán và in bill cho khách NHÓM 7 – 46K23.1 23 NHÓM 7 – 46K23.1 24
CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH BIỂU HIỆN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC
BẢNG TRONG MÔ HÌNH DỮ LIỆU
So sánh doanh thu bán của Highlands Coffee trong 3 năm 2017, 2018, 2019 được lấy
số liệu khảo sát mô phỏng của 11 khách hàng thường xuyên lui tới của Highlands Coffee. Khách hàng Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Customer_id General Mã số khách hàng Customer_name General Họ tên khách hàng Mob General
Số điện thoại khách hàng Gender General Giới tính khách hàng
Danh mục sản phẩm: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Catogories_name General Tên danh mục sản phẩm Catogories_id General
Mã số danh mục sản phẩm Sản phẩm: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Product_id General Mã số sản phẩm Product_name General Tên sản phẩm Catogories_id General Mã số danh mục sản phẩm Mặt hàng: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Item_id General Mã số mặt hàng Item_name General Tên mặt hàng Unit sale price General Giá bán Unit cost General Giá niêm yết Discount allowed General Mức chiết khấu Product_id General Mã số sản phẩm NHÓM 7 – 46K23.1 25 Hóa đơn: Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả Invoice_id General Mã số hóa đơn Customer_id General Mã số khách hàng Item_id General Mã số mặt hàng Quantity sold General Số lượng bán Month General Tháng Year General Năm Sales General Doanh số bán Minh chứng
Dựa theo hình ở trên ta có thể thấy mối liên hệ giữa các nhóm đối tượng với
nhau đều là mối quan hệ 1-nhiều. Một danh mục sản phẩm chứa 1 hoặc nhiều
sản phẩm, một sản phẩm chỉ có ở trong một danh mục sản phẩm. Một loại sản
phẩm thì sẽ có một hoặc nhiều mặt hàng khác nhau và một mặt hàng chỉ có ở 1
loại sản phẩm. 1 mặt hàng có thể ở trong một hoặc nhiều hóa đơn nhưng mỗi
hóa đơn chỉ chứa 1 mặt hàng. Và một khách hàng có một hoặc nhiều hóa đơn
nhưng một hóa đơn chỉ thuộc về 1 khách. NHÓM 7 – 46K23.1 26
Bảng thống kê doanh số bán năm 2017
Nhận xét: Trong năm 2017, doanh số bán của Highlands Coffee là
167.430.000 VNĐ, trong đó, doanh thu đến nhiều nhất là espresso trong danh
mục đồ uống với doanh số bán là 41.396.000 VNĐ và thấp nhất là bánh mì que
thuộc danh mục đồ ăn chỉ với 1.425.000 VNĐ. Sở dĩ, có được số liệu như vậy
có thể là do espresso của quán ngon thu hút được nhiều khách và vị của món
bánh mì que kém khách ăn nên chưa được các khách hàng ưa chuộng.
Trong năm 2017, khách hàng Nguyễn Thị My là khách hàng mua sản phẩm
của quán nhiều nhất. Đó có thể là do trong năm 2017, quán đã khiến khách hàng
Nguyễn Thị My cảm thấy hài lòng và mong muốn quay lại với doanh nghiệp.
Bảng thống kê doanh số bán năm 2018
Nhận xét: Trong năm 2018, doanh số bán của Highlands Coffee là
170.834.000 VNĐ, trong đó, doanh thu đến nhiều nhất là từ espresso với doanh
số bán là 45.518.000 VNĐ và thấp nhất vẫn là bánh mì que chỉ với 1.463.000
VNĐ. Sở dĩ, có được số liệu như vậy có thể là do espresso của quán vẫn ngon
và tiếp tục thu hút được nhiều khách và vị của món bánh mì que đã được cải
thiện hơn nên dẫn đến sự tăng doanh số bán nhưng vẫn còn ít so với các sản phẩm khác. NHÓM 7 – 46K23.1 27
Trong năm 2018, khách hàng Trần Hải Tuấn là khách hàng mua sản phẩm
của quán nhiều nhất. Đó có thể là do trong năm 2018, quán thu hút được khách hàng Trần Hải Tuấn.
Bảng thống kê doanh số bán năm 2019
Nhận xét: Trong năm 2019, doanh số bán được là 176.967.000 VNĐ, trong
đó, doanh thu đến nhiều nhất vẫn đến từ espresso với doanh số bán là
43.971.000 VNĐ và thấp nhất vẫn là bánh mì que chỉ với 1.368.000 VNĐ. Sở
dĩ, có được số liệu như vậy có thể là do espresso của quán vẫn giữ được vị trí
trong lòng của khách hàng nhưng doanh số đã giảm so với năm trước có thể là
do khách hàng đã tìm thấy món mới và đổi qua sử dụng món đó và doanh số
bán của món bánh mì que đã giảm so với năm ngoái có thể là do khách hàng
cảm thấy vị của món bánh mì que này không thu hút được mình nữa.
Trong năm 2019, khách hàng Hoàng Việt Đức là khách hàng mua sản phẩm
của quán nhiều nhất. Đó có thể là do trong năm 2019, khách hàng Hoàng Việt
Đức cảm thấy được Highlands có thể đáp ứng được nhu cầu của mình về không gian và khẩu vị.
Bảng thống kê doanh số bán trong 3 năm 2017,2018,2019 NHÓM 7 – 46K23.1 28
Nhận xét: Nhìn chung, trong 3 năm qua, doanh thu mà doanh nghiệp kiếm
được nhiều nhất đến từ các loại đồ uống thuộc danh mục espresso và trong các
loại đồ ăn thì bánh ngọt được ưa chuộng hơn so với bánh mì que. Món bánh mì
que có sự thay đổi nhưng không đáng kể trong 3 năm có thể là do hiện nay, có
quá nhiều hàng quán ăn khiến món bánh mì que ở Highlands không được để ý
và ưa chuộng bằng việc khách hàng có thể ra ngoài và ăn các món khác hay có
thể là do khẩu vị của các khách hàng của Highlands cảm thấy không phù hợp
với món bánh mì que này và khách đến Highlands Coffee chỉ muốn thưởng thức
các món bánh ngọt tại đây. Doanh thu của các loại đồ uống và đặc biệt là
espresso tăng dần qua các năm có thể là do quán ngày càng cải tiến công thức
và thu hút được nhiều khách hàng. Điều này có thể là do Highlands Coffee chỉ
chú trọng vào các món đồ uống mà không chú trọng vào đồ ăn.
Trong 3 năm qua, khách hàng Hoàng Việt Đức đã đem lại cho doanh nghiệp
lượng doanh thu nhiều nhất trong tất cả các khách hàng. Có thể là do doanh
nghiệp đã chiếm được sự ưu ái trong lòng khách hàng khiến họ trung thành sử
dụng sản phẩm của doanh nghiệp. NHÓM 7 – 46K23.1 29 KẾT LUẬN
Ngày nay, trong quá trình hội nhập toàn cầu, các ngành kinh tế mũi nhọn
ngày càng phát triển mạnh mẽ, và đặc biệt những năm gần đây việc quản lý
thông qua phần mềm trở nên vô cùng phổ biến bởi sự thuận tiện và hiệu quả.
Chương trình quản lý cửa hàng cafe giúp cho việc tin học hóa trong cửa hàng
như việc nhập xuất hàng hóa được tốt hơn, chính xác và khoa học hơn, làm tăng
năng suất và hiệu quả công việc. Trên cơ sở giúp cho quản lý các hoạt động của
cửa hàng một cách tự động hóa, tránh được những sai sót, những hạn chế mà
cách quản lý thủ công gây ra, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên
trong mọi tình huống kịp thời nhất.
Chương trình quản lý cửa hàng cafe Highland hoàn thành tương đối tốt đáp
ứng được nhu cầu cập nhật, truy vấn thông tin nhanh chóng và giải quyết phần
nào quản lý CSDL trong lưu trữ thông tin. Tuy nhiên, chương trình vẫn còn
nhược điểm, thiếu sót cần được hoàn thiện. NHÓM 7 – 46K23.1 30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Laudon, K. C. (Fourteeth Edition). Management Information Systems. Global Edition: Pearson. NHÓM 7 – 46K23.1 31
Document Outline
- PHẦN MỞ ĐẦU
- Lý do chọn đề tài
- Tên đề tài
- Đối tượng nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu
- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
- 1.1 Quy trình kinh doanh
- 1.2. Hệ thống thông tin
- 1.2.1 Hệ thống xử lý thông tin (TPS)
- 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS
- 1.2.3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS
- 1.2.4 Hệ thống hỗ trợ điều hành ESS
- CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN CAFE
- 2.1 Tổng quan về hệ thống quản lý cafe chung:
- 2.1.1 Nhiệm vụ chung của một hệ thống quản lý cafe:
- 2.1.2 Tổ chức quản lý của một quán cafe
- 2.1.2.1 Quản lý kho hàng
- 2.1.2.2 Phục vụ khách hàng :
- 2.1.2.3 Quản lý bán hàng, doanh thu
- 2.2 Khảo sát hiện trạng của cơ sở cafe Highlands
- 2.2.1 Tổng quan về một cơ sở Highlands Coffee
- 2.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của thương hiệu
- 2.2.3 Các sản phẩm
- 2.2.4 Văn hóa phục vụ
- 2.2.5 Quản lý nhân viên
- 2.1 Tổng quan về hệ thống quản lý cafe chung:
- CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ POS TẠI HIGHLANDS
- CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH BIỂU HIỆN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG TRONG MÔ HÌNH DỮ LIỆU
- KẾT LUẬN
- Laudon, K. C. (Fourteeth Edition). Management Information Systems. Global Edition: Pearson.