Hệ thống quản lý kho logistics - tổng quan và quy trình | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
Bên cạnh những chi phí lưu kho và quản lý dễ nhận thấy như chi phí tồn kho (chủ yếu là vốn bị ràng buộc và chi phí bảo hiểm), cũng như chi phí công nghệ, lao động và vận hành cho hệ thống kho bãi và phân phối việc giữ hàng tồn còn sinh ra những vấn đề đặc thù và chi phí gián tiếp. Các quy trình và cấu trúc kém hiệu quả thường được “che chắn” bằng việc duy trì mức tồn kho cao. Tài liệu được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Logistics 57 tài liệu
Trường: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội 463 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
SỐ 83: H Ệ THỐNG QUẢ N LÝ KH O LOGISTICS 1. Giới thiệu
Bên cạnh những chi phí lưu kho và quản lý dễ nhận thấy như chi phí tồn kho
(chủ yếu là vốn bị ràng buộc và chi phí bảo hiểm), cũng như chi phí công nghệ,
lao động và vận hành cho hệ thống kho bãi và phân phối việc giữ hàng tồn còn
sinh ra những vấn đề đặc thù và chi phí gián tiếp. Các quy trình và cấu trúc
kém hiệu quả thường được “che chắn” bằng việc duy trì mức tồn kho cao. Hơn
nữa, các hệ thống phức tạp thường bao gồm nhiều giao dịch và quy trình song
song, dẫn đến thiếu tính minh bạch.
Nỗ lực giảm số lượng kho và địa điểm thông qua việc tập trung hoặc loại bỏ
một số cấp độ lưu kho đơn lẻ lại đặt ra yêu cầu cao hơn về tính minh bạch của
quy trình, tồn kho và đơn hàng. Để đáp ứng những yêu cầu chung về hệ thống
phân phối hàng hoá nhanh chóng và hiệu quả về logistics, đồng thời tối ưu hóa
chi phí và giảm thiểu tồn kho, cần có các quy trình được cấu trúc rõ ràng, minh
bạch và thực hiện nhiệm vụ một cách kỷ luật cao. Trong nhiều trường hợp,
những mục tiêu này khó đạt được nếu không có hệ thống quản lý kho
(Warehouse Management System – WMS).
Trong bối cảnh đó, một yếu tố then chốt của WMS hiệu quả là tạo dựng niềm
tin và sự an tâm cho người quản lý kho về hệ thống kiểm soát và điều hành.
Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc duy trì “tồn kho an toàn” ở
mức quá cao chính là do tâm lý thiếu chắc chắn của người phụ trách kho. Sự
bất an này có thể bắt nguồn từ cơ sở dữ liệu không đầy đủ hoặc mất nhiều thời
gian để kiểm tra tồn kho, vị trí lưu trữ hoặc trạng thái đơn hàng. Hệ thống minh
bạch phải khởi đầu bằng việc tăng cường bảo mật dữ liệu, từ đó làm cơ sở dữ
liệu trở nên tin cậy hơn, đồng thời giảm bớt tồn kho “ngầm”. Vì vậy, mục tiêu
của bất kỳ WMS nào cũng nên là bảo đảm an ninh và xử lý dữ liệu chính xác.
Các quy trình minh bạch chính là nền tảng cho việc tối ưu hoá hệ thống liên tục.
Bên cạnh việc nâng cao khả năng kiểm soát và điều phối quy trình, WMS còn
giúp cải thiện thời gian phản hồi và tính linh hoạt. Việc xác định vị trí và truy
xuất hàng hoá nhanh chóng là điều kiện tiên quyết để hệ thống kịp thời thích
ứng với những thay đổi cơ cấu cấp dưới. Các giao diện (interface) với hệ thống
cấp dưới đảm bảo khả năng trao đổi dữ liệu và cho phép nắm bắt các biến động
kịp thời bằng cách điều chỉnh hành vi của WMS. 2. Quản lý kho
Các tác giả có chủ ý chọn thuật ngữ “warehouse management” để mô tả các
quy trình và công nghệ quản lý kho, mặc dù thuật ngữ “inventory
management” cũng tồn tại. Phần lớn các nội dung được thảo luận trong sách
liên quan đến việc kiểm soát và quản lý hệ thống tồn kho, nên về bề ngoài thuật
ngữ “inventory management” có vẻ phù hợp hơn. Tuy nhiên, nếu nhìn kỹ sẽ
thấy hai khái niệm warehouse management và inventory management không hoàn toàn tương thích.
Về nguyên tắc, hệ thống quản lý tồn kho (inventory management) được thiết kế
để quản lý số lượng và vị trí lưu trữ (các vị trí trong kho), cũng như mối quan
hệ giữa chúng. Hệ thống này có thể vận hành thủ công (ví dụ: người quản lý
kho dùng “hệ thống thẻ hộp” - cardbox system để ghi chép). Ngày nay, hầu hết
các hệ thống quản lý tồn kho đều được máy tính hóa, đồng thời tích hợp thêm
các chức năng như quản lý hệ thống vận chuyển.
Trong khi đó, quản lý kho (Warehouse management) thường hiểu là việc kiểm
soát và tối ưu hóa toàn bộ các hệ thống kho bãi và phân phối phức tạp. Bên
cạnh các chức năng cơ bản của quản lý tồn kho (quản lý số lượng và vị trí lưu
trữ), quản lý kho còn bao gồm:
- Lập kế hoạch và điều khiển phương tiện vận chuyển.
- Giám sát trạng thái hệ thống.
- Lựa chọn chiến lược vận hành và tối ưu hóa luồng vật liệu.
Vì vậy, về bản chất, đây là một hệ thống nội bộ để kiểm soát và tối ưu hóa
luồng vật liệu. Tuy nhiên, để đơn giản, cuốn sách đã sử dụng chung là “warehouse management”.
3. Giao diện hệ thống và định nghĩa
Hệ thống quản lý kho (WMS) chủ yếu được sử dụng để kiểm soát và tối ưu hóa
các hệ thống kho bãi, do đó chúng có khá nhiều giao diện kết nối với các hệ
thống lân cận mà rất khó định nghĩa rõ ràng. Tùy theo hoàn cảnh và cấu trúc hệ
thống, một số mô-đun điều khiển cũng có thể được tích hợp trong các hệ thống
lân cận. Các công ty quy mô nhỏ không nhất thiết sử dụng tất cả các hệ thống
và có thể đưa những thành phần không gốc (non-original) vào WMS của họ.
Tùy theo chức năng, có những mối liên kết chặt chẽ với:
- Hệ thống quản lý hàng hóa (Merchandise Management System,
MMS): Là các hệ thống hỗ trợ máy tính để ghi chép chính xác luồng
cung ứng và luồng sản lượng, ví dụ như trong thương mại. Nhiệm vụ
chính là quản lý đặt hàng, lưu kho và tiếp thị. Để làm được điều này,
MMS bao gồm các mô-đun sổ sách, kế toán và kiểm kê. Điểm khác biệt
lớn so với WMS là việc ghi nhận tồn kho theo giá trị, kèm lưu trữ giá cả và dữ liệu khách hàng.
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS):
Thường là phần tích hợp của MMS. Nhiệm vụ chính là xử lý và tổng
hợp thông tin để hỗ trợ ra quyết định quản lý. MIS còn được gọi là hệ
thống thông tin điều hành (Executive Information System, EIS).
- Hệ thống lập kế hoạch và điều độ sản xuất (Production Planning and
Control, PPC): Các công ty sản xuất sử dụng PPC để tận dụng tối ưu
nguồn lực dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng hoặc kế hoạch sản
xuất, đồng thời tối ưu hóa thời gian qua máy và mức tồn kho, đảm bảo
thời hạn giao hàng và sử dụng hiệu quả năng lực.
- Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning,
ERP): Trong các công ty có nhiều cơ sở sản xuất, có thể ở nhiều quốc
gia, ERP được dùng như hệ thống PPC liên vị trí, tích hợp quy trình sản
xuất giữa các địa điểm với nhau.
- Bộ điều khiển luồng vật liệu (Material Flow Controller, MFC): Các
hoạt động luồng vật liệu bán tự động hoặc hoàn toàn tự động được thực
hiện thông qua MFC, thiết bị điều phối quan hệ nguồn–hút và thứ tự xử
lý các đơn hàng, quy trình… bằng cơ chế điều khiển cấp dưới. MFC
thường kiểm soát các khu vực được xác định rõ như kho phụ tùng tự
động hoặc hệ thống điều khiển vận chuyển.
- Hệ thống điều khiển kho (Warehouse Control System, WCS): Tương
tự MFC, WCS kiểm soát quan hệ nguồn–hút. Thông thường WCS còn
tích hợp thêm các nhiệm vụ vượt ra ngoài chức năng của một MFC đơn
thuần. WCS có thể quản lý các kho hàng tại chỗ hoặc cố định, và thường
được dùng khi các chức năng chính của WMS đã được thực hiện bởi
MMS hoặc ERP, do đó không cần WMS riêng biệt. Chức năng Chiến lược cơ bản
Các hoạt động luồng vật liệu Điều khiển Điều khiển thủ công theo khu vực
Điều khiển quy trình Kiểm soát mức trường 1 nhập kho Ghi nhận nhập kho Thiết bị dán nhãn Bộ điều khiển Vận chuy n ể lưu lượng vật thủ công Hệ thống liệu MFC kiểm soát kho Vận chuy n ể WCS tự động Đơn hàng khách Lấy hàng theo đơn
Chuẩn bị đơn hàng Phân vùng Kích hoạt kệ trưng bày Phiếu l y hàng ấ Quản lý tồn kho tại địa phương Ghi nh n ậ xuất kho xuất kho Ghi nh n xác ậ nh n ậ Dự ki n l ế ịch thời gian Quản lý tồn kho theo khu vực Lệnh truy xu t ấ (lấy hàng) Điều khiển băng tải
Điều khiển trục (xe nâng tự hành) Phân b th ổ ứ tự thi t b ế ị Hệ th ng ố điều khiển vận tải Tối ưu không gian lưu trữ ư Tối ưu t n ồ Tối u hoá thùng Tối ưu hoá các kho hàng/ th i gian ờ Tối ưu hoá tuy n ế chuyển động giao hàng kết nối đơn lẻ
Hình 1.1 minh họa tương tác giữa các hệ thống khác nhau trong một kho phân
phối. Các chức năng, hành động và kênh truyền thông được biểu diễn để làm rõ
các quy trình chính, trong khi các cấp bậc riêng lẻ của từng hệ thống được thể
hiện bằng các đường thẳng đứng. Trong một hệ thống tồn kho, WMS chịu trách
nhiệm tối ưu hoá chung toàn bộ mức tồn kho, trong khi bộ điều khiển luồng vật
liệu (MFC) tối ưu hoá từng quy trình riêng lẻ. Càng khi một hệ thống phải xử
lý nhiều khía cạnh vật lý của luồng vật liệu, thì yêu cầu về thời gian thực hiện
các chức năng riêng lẻ càng cao.
Ở cấp độ điều phối cao hơn, WMS giao tiếp với MLS hoặc hệ thống PPC/ERP.
WMS chuyển các bút toán (bookings) sang MLS, ví dụ như các quy trình thay
đổi tồn kho. Đồng thời, WMS cũng truyền đơn hàng của khách cùng với các
thông tin liên quan (chẳng hạn dữ liệu phiếu giao hàng).
Hơn nữa, WMS còn chịu trách nhiệm cho một số thao tác luồng vật liệu thủ
công cơ bản. Nó thực hiện một số chức năng điều khiển nhất định, ví dụ quy
trình thủ công, một cách tự động mà không cần liên lạc với các cấp cấp dưới.
Chẳng hạn, sau khi kiểm nhận nhập kho (goods receipt check), hệ thống có thể
tự động sinh nhãn cho từng đơn vị hàng (unit load), để người vận hành xe nâng
(stacker operator) dễ dàng nhận biết đơn vị hàng và vị trí đích, từ đó vận
chuyển đơn vị hàng đến điểm định danh tương ứng. Giao dịch sau đó được hoàn thành.
Tuy nhiên, trong trường hợp các hoạt động luồng vật liệu tự động hoặc bán tự
động, WMS phải giao tiếp với các cấp dưới. Trong khâu bổ sung đơn hàng
(order-picking), các đơn hàng của khách do MLS chuyển đến sẽ được WMS xử
lý và phân bổ vào các khu vực (zones) nhất định. Thông tin lấy hàng cho khu
vực “pick-to-light” (lấy hàng theo tín hiệu đèn) sẽ được WMS truyền đến thiết
bị điều khiển tương ứng để nhân viên kho thực hiện chọn và lấy đúng sản
phẩm, ví dụ, việc phân bổ số lượng lấy được vào giá kệ và tạo lệnh lấy hàng
được WCS xử lý, trong khi MFC chịu trách nhiệm về hiện thực kỹ thuật, tức là
truy cập vào cấp vật lý (cấp hiện trường) và điều khiển hiển thị trên giá. Hơn
nữa, các hành động riêng lẻ (ghi nhận quá trình lấy hàng) được hiển thị và
truyền lên cấp trên tương ứng mặc dù điều này không được thể hiện rõ trong
Hình 1.1. Đồng thời, khi điều khiển các hệ thống hoàn toàn tự động, quan hệ
nguồn–hút của bộ cấp liệu (rack feeder) được mô tả trong WMS và thực hiện
bởi WCS cho từng khu vực. Các cơ cấu chấp hành riêng lẻ của một thiết bị
được điều khiển ở cấp hiện trường. Điểm nhận hàng phân tán Đơn hàng Trình duy t ệ Thông báo Khách hàng Thông tin Hệ th ng qu ố n l ả ý Hệ th ng ố hàng hoá quản l kho ý Hệ th ng c ố ủa hàng Hệ th ng ố điều khiển
Nhà vận hành cửa hàng Trung tâm phân phối Nhà cung cấp/ nhà sản xu t ấ Thông tin danh mục
tồn kho sản phẩm. Dữ liệu danh mục do nhà cung cấp cung cấp, ưu tiên cho
việc truy vấn trực tiếp về tình trạng sẵn có thông qua MIS của nhà cung cấp.
Hệ thống shop cũng chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến hoá đơn.
Bên cạnh việc gửi xác nhận, đơn hàng được chuyển đến MIS của “trung tâm
phân phối” (ở đây bao gồm cả công ty thương mại và nhà sản xuất). MIS chịu
trách nhiệm quản lý toàn bộ đơn hàng, điều phối mua hàng (kiểm kê tồn kho,
đề xuất đơn hàng và quản lý đơn hàng), duy trì dữ liệu sản phẩm và khách
hàng, cũng như chuẩn bị các phân tích, dự báo và thống kê nhằm liên tục cải
thiện tồn kho và thói quen đặt hàng. Tùy theo tình trạng tồn kho và bối cảnh
đơn hàng, các đơn sẽ được chuyển tiếp đến MIS của nhà cung cấp tương ứng.
Từ đó, thông báo về lô hàng sẽ được gửi đến WMS của trung tâm phân phối.
WMS này quản lý tồn kho và vị trí lưu trữ trong trung tâm, chuyển đơn hàng
của khách thành các hoạt động lưu trữ và chọn hàng cần thiết, đồng thời điều
phối luồng hàng vào và ra. Việc quản lý luồng hàng ra bao gồm chuyển dữ liệu
phiếu giao hàng và hoá đơn cho bên vận chuyển hoặc dịch vụ bưu kiện, đồng
thời thông báo cho khách về quá trình giao hàng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng
có thể giao hàng trực tiếp cho khách, thường áp dụng cho các mặt hàng cao cấp hoặc đơn hàng gấp.
Hệ thống điều khiển của đơn vị vận chuyển (shipper) kiểm soát các tuyến giao
hàng và sinh phiếu giao chi tiết cho khách. Nó cũng chịu trách nhiệm cho việc
theo dõi thanh toán khi giao hàng (C.O.D.) và quản lý hàng trả. Nếu hàng hóa
không được giao trực tiếp tới khách hàng mà đến một điểm nhận hàng phân
tán, nơi khách hàng đến lấy, thì dữ liệu giao hàng sẽ được gửi tới điểm nhận đó
tự động qua hệ thống điều khiển hoặc thủ công bởi nhà cung cấp. Hơn nữa, lô
hàng có thể được thông báo bởi WMS của trung tâm phân phối (đóng vai trò
nhà cung cấp). Điểm nhận hàng sẽ thông báo cho khách về các kiện hàng có
thể tới lấy. Cuối cùng, hệ thống điều khiển sẽ cập nhật cho trung tâm phân phối
về các giao dịch giao hàng đã hoàn thành.
Tài liệu liên quan:
-
E-Business & E-Commerce: Managing eCustomer Relationships | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1 -
Lý thuyết ôn tập: Chương 1: Tổng Quan Về E-Logistics | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1 -
Bài giảng Chương 6 - Cơ sở pháp lý của E-logistics | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1 -
Phân phối phối hợp trong E-Logistics và Vai trò của Hệ thống Thông tin | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1 -
Bài tập nhóm: E-logistics 05: Essay về hợp tác trong e-logistics | Logistics | Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội
1 1