Hệ thống thông tin kế toán: Tổng quan và ứng dụng trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán: Tổng quan và ứng dụng trong doanh nghiệp
Môn: Nguyên lý kế toán (ĐHTC) 100 tài liệu
Trường: Trường Đại học Tài Chính - Marketing 880 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
1.1.1. Hệ thống thông tin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2. CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2.1. Yếu tố công nghệ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2.2. Yếu tố cơ sở dữ liệu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2.3. Yếu tố báo cáo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2.5. Yếu tố hoạt động kinh doanh. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2.6. Yếu tố xử lý các nghiệp vụ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.7. Yếu tố đưa ra quyết định quản trị. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.8. Yếu tố phát triển và quản lý hệ thống. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.9. Yếu tố cung cấp thông tin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.10. Yếu tố khuôn khổ pháp lý về kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
1.3. MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . .8
1.3.1. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.3.2. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.4. CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.4.1. Nhận thức về vị trí vai trò của công nghệ thông tin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.4.2. Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.4.3. Đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.5. MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC QUY TRÌNH KINH DOANH VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . 10
1.6. NHÂN SỰ THAM GIA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.6.1. Nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.6.2. Kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.6.3. Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp (cấp cơ sở). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1.6.4. Chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
CHƯƠNG 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.1. THIẾT KẾ TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.1.1. Khái niệm thiết kế tài liệu hệ thống thông tin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.1.2. Vai trò của việc thiết kế tài liệu hệ thống kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.1.4. Lưu đồ chứng từ kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.1.5. Các công cụ thiết lập tài liệu khác. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.2. TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . 14
2.2.1. Mô hình kế toán truyền thống (thực hiện kế toán thủ công). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.2.2. Mô hình tổ chức theo tập tin thông thường theo từng hệ thống ứng dụng (xử lý bằng máy). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
2.2.3. Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
2.2.4. Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ chức dữ liệu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.2.5. Tổ chức dữ liệu theo mô hình REAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.3. TỔ CHỨC MÃ HOÁ DỮ LIỆU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.3.1. Phân loại mã. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
2.3.2. Yêu cầu việc xây dựng mã vạch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.3.3. Cách xây dựng mã vạch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
CHƯƠNG 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.1. XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TIN VÀ DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
3.1.1. Xác định nhu cầu thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3.1.2. Xác định danh mục đối tượng kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.2. TỔ CHỨC THU NHẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
3.2.1. Xác định yêu cầu thông tin và tổ chức dữ liệu đầu vào. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.2.2. Tổ chức xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.2.3. Tổ chức quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.4. Phương pháp và công cụ thu thập dữ liệu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.5. Các phương pháp nhập liệu vào hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.2.6. Kiểm soát dữ liệu thu thập. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.2.7. Tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
3.3. TỔ CHỨC XỬ LÝ VÀ HỆ THỐNG HOÁ THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
3.3.1. Phương pháp xử lý dữ liệu hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
3.3.2. Tổ chức tính giá các đối tượng kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.3.4. Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.4. TỔ CHỨC KẾT XUẤT VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.4.1. Thao cuối kết chuyển cuối kỳ, kết xuất và kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3.4.2. Tổ chức cung cấp hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
CHƯƠNG 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
CÁC CHU TRÌNH THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH DOANH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.1.1. YÊU CẦU QUẢN LÝ VÀ NHU CẦU THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
4.1.2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình doanh thu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4.1.3. Hệ thống báo cáo quản lý. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
4.2.1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình mua hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
4.2.2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình mua hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.2.3. Theo dõi chi tiết công nợ phải trả người bán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
4.2.4. Hệ thống báo cáo quản lý. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH SẢN XUẤT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4.3.1. Các hoạt động và dòng thông tin trong quá trình sản xuất. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4.3.2. Tổ chức kế toán trong chu trình sản xuất. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4.3.3. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
4.3.4. Hệ thống báo cáo quản lý. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH NHÂN SỰ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4.5. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CHU TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.5.1. Tại thời điểm mua tài sản cố định. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.5.2. Quá trình sử dụng tài sản cố định. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.5.3. Thanh lý tài sản cố định. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
CHƯƠNG 5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
KIỂM TRA, KIỂM SOÁT VÀ QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.1. TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.2. KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
5.2.1. Đặc điểm công tác kế toán trong môi trường máy tính. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.2.2. Sai sót và gian lận trong môi trường máy tính. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.3. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
5.3. QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5.3.1. Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5.3.2. Kiểm soát truy cập hệ thống. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
5.4. RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT CÁC QUÁ TRÌNH KẾ TOÁN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . .54
5.4.1. Rủi ro và kiểm soát trong quá trình kế toán bán hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54
5.4.2. Rủi ro và kiểm soát rủi ro trong quá trình kế toán thu tiền. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
5.4.3. Rủi ro và kiểm soát trong quy trình kế toán mua hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
5.4.4. Rủi ro và kiểm soát quy trình kế toán thanh toán tiền. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
5.4.5. Rủi ro và kiểm soát trong quá trình kế toán lương. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
5.4.6. Rủi ro và kiểm soát trong quá trình kế toán tài sản cố định. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
CHƯƠNG 6:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
MỘT SỐ XU HƯỚNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
6.1. THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VÀ KINH DOANH TRỰC TUYẾN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
6.1.1. Lợi ích của thương mại điện tử. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
6.1.2. Thuận lợi và khó khăn của thương mại điện tử đối với khách hàng. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
6.1.3. Thuận lợi và khó khăn của thương mại điện tử đối với doanh nghiệp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
6.2. CÔNG NGHỆ CHUYỂN ĐỔI SỐ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
6.2.1. Khái niệm về công nghệ chuyển đổi số. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
6.2.2. Sự tất yếu của công nghệ chuyển đổi số. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Hệ thống thông tin
1.1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin
- Một hệ thống thông tin (Information Systems - IS) là một hệ thống thường bao gồm một chuỗi những thành phần máy tính
và thủ công kết hợp với nhau được thiết lập để thu thập, dự trữ và quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin.
Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích,
tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận. để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những
quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đổi tượng sử dụng.
Kiểm soát: Kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cập thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống
đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa.
Như vậy thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần của một hệ thống thông tin
cụ thể và mang một ý nghĩa nhất định đổi với đối tượng sử dụng thông tin đó. Trong nhiều trường hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống
này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng
thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi của một hệ thống thông tin cụ thể.
Quá trình xử lý của hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phương thức xử lý khác nhau. Đó có thể là quá trình ghi
chép, xử lý thủ công bằng tay thông thường hay được hỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống xử lý máy tính, hoặc cũng có thể là sự kết hợp
giữa thủ công và máy tính. Do dó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy.
Chú ý: Đầu ra của hệ thống tác động đến hành động của người sử dụng. Một số hoạt động (phản hồi) trở lại trở thành thông
tin đầu vào của hệ thống đó.
1.1.1.2. Đặc điểm định tính của thông tin
Để cung cấp dữ liệu đầu ra thích hợp cho việc hỗ trợ nhà quản trị và các đối tượng sử dụng thông tin khác, một hệ thống
thông tin phải thu thập dữ liệu và chuyển đổi chúng thành thông tin có các đặc tính quan trọng. Xem xét một số yếu tố đặc điểm thông
tin cho phép thiết kế và kiểm soát việc thu thập và xử lý dữ liệu.
Tính có thể hiểu được cho phép người sử dụng nhận thức được ý nghĩa của thông tin. Từ đánh giá theo quan điểm nhìn nhận
của người sử dụng, thông tin có thể hiểu được phải được trình bày theo một cách thức cho phép người sử dụng ứng dụng nó trong quá
trình ra quyết định. Ví dụ, thông tin phải theo một ngôn ngữ mà người ra quyết định có thể hiểu được. Bằng ngôn ngữ của mình, có
thể trình bày qua lời nói hoặc văn bản, chẳng hạn như tiếng Anh hoặc tiếng Việt, cũng như ngôn ngữ kỹ thuật, chẳng hạn những ngôn
ngữ được sử dụng trong vật lý hoặc khoa học máy tính. Nếu thông tin mà lạm dụng những mật mã và ký hiệu sẽ không đạt tính dễ
hiểu được.Thôngtin thíchhợpkhi chúngcókhảnăngtạosự khácbiệttrongtrườnghợpraquyếtđịnhthôngquaviệcgiảmthiểutính
không chắc chắn hoặc tăng sự hiểu biết về quyết định cụ thể đó. Ví dụ, một nhà quản trị tín dụng đưa ra quyết định về việc hỗ trợ tín
dụng cho một khách hàng có thể sử dụng BCTC và lịch sử tín dụng của khách hàng hay không bởi vì thông tin đó có thể thích hợp cho
việc ra quyết định hỗ trợ tín dụng. Cơ cấu tổ chức quản lý của khách hàng là thông tin không thích hợp, sự thích hợp là một phạm trù
sử dụng thay thế cho tinh đáng tin cậy.
Thông tin sẵn có đối với người ra quyết định trước khi nó mất đi khả năng ảnh hưởng đến quyết định đó là tính kịp thời của
thông tin. Sự thiếu kịp thời có thể khiến cho thông tin không còn phù hợp. Ví dụ, nhà quản trị tín dụng phải nhận được lịch sử tín dụng
của khách hàng trước khi đưa ra quyết định nới lỏng tín dụng, nếu quyết định được thực hiện mà không có thông tin, lịch sử tín dụng
sẽ trở nên không còn thích hợp. Do đó, tính sẵn có sẽ tăng khả năng kịp thời của thông tin.
Giá trị dự đoán và giá trị khẳng định giúp người ra quyết định khi dự đoán, xác nhận hoặc điều chỉnh kế hoạch sớm hơn.
Thông tin có thể có hai dạng giá trị vì hiểu về kết quả hoạt động đã đưa ra sẽ giúp khả năng dự đoán kết quả các hoạt động tương tự
trong tương lai của người ra quyết định. Một khách hàng của một cửa hàng bán lẻ có thể dự đoán lượng hàng bán được – sự xét đoán –
để thiết lập số lượng Hàng tồn kho. Người mua tiếp tục sử dụng những phương pháp dự đoán này và kiểm tra sự thiếu hụt và dư thừa
hàng tồn kho trước đây – phản hồi lại – nâng cao khả năng ra quyết định về Hàng tồn kho.
Nếu có một sự nhất trí cao về thông tin sử dụng các giá trị đo lường độc lập mà cùng sử dụng các phương pháp đo lường như
nhau, thông tin sẽ có tính có thể xác minh được.
Trong kế toán, việc ghi chép tài sản ban đầu theo giá gốc bởi bằng chứng về chi phí tài sản cho phép các chuyên gia độc lập
đưa ra ước tính tương tự về giá trị ghi sổ. của tài sản đó.
Tính trung lập hay khách quan có nghĩa là thông tin là khách quan. Sự thiên vị là xu hướng thông tin liên quan đến một sự
kiện công bố nghiêng về lợi ích của một số đối tượng nào đó. Đó là thông tin về các vấn đề hoặc sự kiện bị khai khống hoặc ghi giảm.
Tính có thể so sánh được là đặc điểm thông tin cho phép người dùng xác định sự tương tự và khác nhau giữa hai bộ thông
tin. Nếu bạn có thể so sánh được thông tin về hai vấn đề hoặc sự kiện tương tự, thông tin đó là thông tin có thể so sánh được.
Thông thường các nguyên tắc kế toán được áp dụng luôn cố gắng làm cho thông tin kế toán có thể so sánh được với các DN bằng cách
sử dụng phương pháp kế toán giống nhau cho kế toán Hàng tồn kho, tài sản cố định, hoạt động thuê .
1.1.1.3. Đặc điểm thông tin
Tính có ảnh hưởng: Thông tin có tính ảnh hưởng nếu nó đáp ứng các yêu cầu thông tin mà người tiêu dùng sử dụng cho
nhiệm vụ cụ thể. Nếu đối tượng sử dụng thông tin có thể thực hiện nhiệm vụ với thông tin đó, thì thông tin đó có tính ảnh hưởng. Điều
này liên quan đến các đặc điểm thông tin sau đâu: tính thích hợp, tính phủ hợp, tính có thể hiểu được, tính có thể giải thích được, tính khách quan.
Tính hiệu quả: Trong khi tính có ảnh hưởng coi thông tin như một sản phẩm, thì tính hiệu quả liên quan nhiều hơn đến các
quy trình thu nhận và sử dụng thông tin, do đó nó hướng thông tin theo quan điểm là một dịch vụ. Nếu thông tin đáp ứng được những
nhu cầu của người sử dụng thông tin có thể thu thập và sử dụng được một cách dễ dàng (cần tiêu tốn một số nguồn lực – sự nỗ lực vật
chất, sự nỗ lực từ kinh nghiệm hiểu biết, thời gian, tiền của), và do đó việc sử dụng thông tin trở nên hiệu quả. Điều này liên quan đến
các đặc điểm thông tin sau: độ tin cậy, khả năng tiếp cận dễ dàng, dễ vận hành, uy tín.
Tính trung thực: Nếu thông tin có tính trung thực, nó sẽ tránh được sai sót và đảm bảo đầy đủ. Điều này phù hợp với các đặc
điểm thông tin: tính đầy đủ và chính xác
Độ tin cậy: Độ tin cậy thường được xem như một khái niệm đồng nghĩa với tính chính xác; tuy nhiên, nó có thể cũng được
cho rằng thông tin sẽ tin cậy nếu nó trung thực và đáng tin tưởng. So sánh với tính trung thực, độ tin cậy mang tính chủ quan hơn, liên
quan nhiều hơn đến sự nhận thức, chứ không phải là từ cơ sở thực tế. Nó phù hợp với các đặc điểm thông tin sau: độ tin cậy, uy tín, khách quan.
Sự sẵn có: Sự sẵn có là một trong những đặc điểm thông tin liên quan năng tiếp cận dễ dàng và an toàn.
Tính bảo mật: Tính bảo mật liên quan đến sự hạn chế truy cập thông tin
Tính tuân thủ: Tính tuân thủ của thông tin phải phù hợp với những yêu cầu chi tiết của bất cứ một đặc điểm thông tin nào,
nó phụ thuộc vào các yêu cầu đó. Tính tuân thủ các quy định là mục tiêu hay yêu cầu sử dụng thông tin phổ biến nhất, chứ không phải
là một đặc điểm vốn có của thông tin.
Trong một tổ chức nói chung và DN nói riêng, thông tin là các dữ liệu có ích được tổ chức theo một quy tắc, cấu trúc nhất
định, sao cho trên cơ sở đó, có thể đưa ra được các quyết định đúng đắn trong quá trình quản lí và điều hành DN hoạt động để thực
hiện mục đích kinh doanh của mình.
1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
- Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS) là những thông tin ghi chép, phản ánh về tình hình tài
sản và sự vận động của tài sản trong một DN hay tổ chức, nó phản ánh đầy đủ các chu trinh về nghiệp vụ của DN hay tổ chức. Bao
gồm các chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính trong DN. Đó là những thông tin hai mặt của một hiện tượng, một quá trình
kế toán: Tài sản, Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu, Doanh thu, Chi phí và xác định kết quả hoạt động. Thông tin kế toán có vai trò cơ
bản của thông tin và kiểm tra để cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN.
- Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một cấu trúc bao gồm con người và các khuôn khổ pháp lý về kế toán và chính
sách quản lý kinh tế, tài chính được sử dụng để tập hợp, xử lí, hệ thống hoá các dữ liệu kế toán nhằm tạo ra những thông tin hữu ích
cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
- Hệ thống thông tin kế toán có được là nhờ quá trình tập hợp, ghi chép, lưu trữ và xử lí dữ liệu kế toán. Công việc biến dữ
liệu kế toán thành thông tin kế toán bằng cách tập hợp, sắp xếp, phân loại và tổng hợp dữ liệu là chức năng của hệ thống thông tin kế toán trong DN.
- Trong quản lí, hệ thống thông tin kế toán luôn được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quá trình cung cấp các
thông tin ở mọi cấp độ ra quyết định của người lãnh đạo DN.
- Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là một tập hợp các nguồn lực như con người, máy móc thiết bị, được thiết kế nhằm
thu thập, lưu trữ, xử lí các dữ liệu kinh tế - tài chính và các dữ liệu khác để cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản lí thông qua các
Báo cáo kế toán. Khái quát mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán với hoạt động kinh tế của DN theo sơ đồ 1.2 dưới đây:
Trong hệ thống thông tin kế toán của DN, dữ liệu đầu vào là các chứng từ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như:
Mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, bán chịu, nhập và xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, . . Với các thủ tục được xác định trước, hệ
thống thông tin kế toán sẽ tiến hành xử lí nghiệp vụ, như: Ghi nhận chứng từ, tạo ra các sổ kế toán cần thiết tùy từng hình thức kế toán
được vận dụng tại DN, tạo ra các báo cáo kế toán, bao gồm các BCTC được thiết kế theo mẫu có sẵn do Nhà nước ban hành và các
Báo cáo kế toán quản trị để phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin điều hành DN.
Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của DN bao gồm ba nhóm: - Nhà quản trị DN;
- Đối tượng có lợi ích trực tiếp: Bao gồm các chủ sở hữu, các chủ nợ (hiện tại và trong tương lai), cơ quan Bảo hiểm xã hội và người lao động;
- Đối tượng có lợi ích gián tiếp: Bao gồm cơ quan Thuế, cơ quan chức năng của Nhà nước và đối tượng sử dụng khác (nhà
cung cấp, khách hàng, . .).
Ngày nay, nói đến hệ thống thông tin kế toán là nói đến hệ thống có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động tuyệt
đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lí, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế - tài chính trong DN; Nó cho phép
ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của DN.
Hệ thống thông tin kế toán cũng thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểm soát bên trong DN - kiểm soát nội bộ.
Thực hiện quá trình kiểm soát nội bộ tốt là điều kiện tiên quyết để quản trị DN đạt hiệu quả. Đa phần thông tin của nhà quản trị DN để
kiểm soát tình hình tài chính và hoạt động sản xuất, phân phối, cung cấp đều do hệ thống thông tin kế toán cung cấp.
Có thể thấy mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán với các thành phần khác trong DN thông qua sơ đồ 1.3 dưới đây: Trong đó:
- Hệ thống SXKD của DN, dựa trên các thủ tục hạch toán ban đầu được quy định bởi hệ thống thông tin kế toán để cung cấp
dữ liệu kế toán theo một giao thức thống nhất giữa hai hệ thống độc lập tương đối;
- Hệ thống thông tin kế toán nhận dữ liệu kế toán tử hệ thống sản xuất kinh doanh của DN, sau đó, tổ chức lưu trữ, xử lí và
cung cấp thông tin qua các báo cáo kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, dựa trên những thủ tục kế toán được quy định
bởi các đối tượng sử dụng;
- Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở các thông tin kế toán nhận được từ hệ thống thông tin kế toán, có các
quyết định, tác động đến hệ thống sản xuất kinh doanh của DN.
Quá trình thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trong DN gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện
lặp đi lặp lại thành một chu trình vận hành liên tục cho đến khi hoàn thành sứ mệnh và kết thúc sự tồn tại để phát triển lên mức cao hơn.
1.1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Mỗi DN đều có nhiều bộ phận với những lĩnh vực hoạt động khác nhau và chức năng khác nhau. Tuy nhiên, chúng có quan
hệ chặt chẽ với nhau để cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo thông suốt cho toàn bộ DN hoạt động có hiệu quả.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động, các DN đều xây dựng các phân hệ thống tin quản lí cho từng chức năng nghiệp vụ để
cung cấp thông tin trợ giúp quá trình ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý thường gồm:
+ Hệ thống thông tin kế toán,
+ Hệ thống thông tin tài chính;
+Hệ thống thông tin nhân lực;
Hệ thống thông tin thị trường;
+Hệ thống thông tin sản xuất,
Các hệ thống thông tin này không độc lập với nhau về mặt vật lí, chúng thường chia sẻ nguồn lực với nhau và có quan hệ mật
thiết với hệ thống thông tin kế toán để trở thành hệ thống thông tin quản lí của dn trong đó, các hệ thống thông tin chức năng nghiệp
vụ khác có nhiệm vụ cung cấp dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán theo một giao thức được quy định, để từ đó được lưu trữ, xử lí và
biến đổi thành các báo cáo kế toán.
Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp nhiều thông tin cho các hệ thống thông tin quản lí nghiệp vụ, đó là các
Báo cáo bán hàng, Báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư, Báo cáo về chi phí, Báo cáo tiền lương và các khoản trích theo lương, Báo cáo
tiền, Báo cáo về tình hình công nợ, Báo cáo các quỹ của DN .
Với khả năng cung cấp thông tin như vậy, hệ thống thông tin kế toán được xác định là thành phần quan trọng nhất trong quản
trị tài chính của DN, nó liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp để tạo ra một hệ thống thông tin hoàn chỉnh nhằm đáp ứng
nhu cầu thông tin để quản trị DN.
Trong các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, có thể thấy, có một tập hợp các dối tượng không thuộc DN, nhóm này chủ
yếu được cung cấp thông tin qua các báo cáo do hệ thống thông tin kế toán của DN cung cấp. Đa số các báo cáo này là BCTC được
lập định kì và bắt buộc DN phải cung cấp không phân biệt hình thái sở hữu và quy mô của DN. Những thông tin này là căn cứ quan
trọng cho việc đề ra các quyết định quản lí, điều hành SXKD, đầu tư của chủ DN, chủ sở hữu, các chủ nợ hiện tại và tương lai. Các
đối tượng trong DN (nhà quản lí) sử dụng thông tin kế toán theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc quyền hạn, nhiệm vụ của mình. Khi
đó, hệ thống thông tin kế toán cũng tổng hợp thông tin theo từng mức độ tương ứng sao cho đúng việc, đúng lúc và đúng dạng.
Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán trong DN, với chức năng biến đổi dữ liệu kế toán thành thông tin kế toán bằng cách tập
hợp, phân loại, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu, đã tác động trực tiếp tới các quyết định của nhà quản lí DN để điều khiển DN hoạt động
đạt được mục tiêu của mình. Ngoài ra, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán của DN nhằm phục vụ cho các lợi ích của họ.
1.1.2.3. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của DN thể hiện trong năm chức năng sau:
- Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài DN: Đây là các BCTC, báo cáo thuế phục vụ cổ đông, chủ nợ,
cơ quan quản lý nhà nước. Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho tất cả
loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc). Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông
tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin.
- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ
liệu của hoạt động trong các chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động trong
chu kỳ kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động đã diễn ra.Các thông tin được tập hợp
đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định. Có cấu trúc
trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán. Cùng với việc ứng dụng
mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán.
- Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cấn thiết cung cấp cho các quyết định quản trị DN rất da dạng, tùy thuộc nhu
cầu của người sử dụng thông tin. Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ
thống thông tin kế toán phải có những phải ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp
quản lý. đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống kế toán ghi
chép thủ công đơn thuẩn. Tuy nhiên, nêu thực hiện được chức năng này, vai trò kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị DN,
bởi các thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các DN khác.
- Hoạch định và kiểm soát: Thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định
chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu. Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN,
những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của DN trong khoảng thời gian dài, từ
đó phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạnh Thông tin cần cho quá trình quản trị này
rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát cao, đòi hỏi hệ thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều các dữ liệu theo thời gian và
không gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là đòi hỏi rất cao đối với hệ thống kế toán và chỉ có thể thực hiện được khi
hệ thống kế toán hợp nhất với các hệ thống con khác trong hệ thống thông tin quản lý, trên nên tảng ứng dụng công nghệ thông tin
mạnh mẽ. Việc ứng dụng các Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) sẽ là cơ hội để kế toán thực hiện được chức năng này.
- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn
chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp.
Thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán nhằm kiểm tra, kiểm soát việc DN thực hiện các chính sách, chế độ quản lý kinh tế
của mình. Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN.
1.1.2.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán (VAS 01)
Hệ thống thông tin kế toán phải được thực hiện đồng thời các yêu cầu cơ bản nhằm cung cấp thông tin kế toán cho các đối
tượng sử dụng thống tin, bao gồm các yêu cầu:
Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và
đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị
bóp méo.Đầyđủ:Mọinghiệpvụkinhtế,tàichínhphátsinhliênquanđếnkỳkếtoánphảiđượcghichépvàbáocáođầyđủ,không bị
bỏ sót. Kịpthời:Cácthôngtinvàsốliệukếtoánphảiđượcghichépvàbáocáokịpthời,đúnghoặctrướcthờihạnquyđịnh,không được chậm trễ.
Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong BCTC phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở
đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính và kế toán ở mức trung bình.
Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỷ kế toán trong một DN và giữa các DN chỉ có thể so sánh được
khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC
có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các DN hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
1.1.2.5. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các DN phải thực hiện các nguyên tắc tuân thủ; nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc
phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả
Nguyên tắc tuân thủ: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành khuôn
khổ pháp lý về kế toán (Luật kế toán, CMKT và chế độ kế toán) phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. tổ chức hệ thống
thông tin kế toán đảm bảo tính tiên tiến, hiện đại thì yêu cầu tính khoa học tổ chức công tác kế toán là cần thiết. Khi tổ chức kế toán có
ứng dụng phần mềm, yêu cầu phải có sự kết hợp, kiểm tra đối chiếu, kết xuất, sử dụng thông tin giữa các bộ phận trong phòng kế toán
với nhau, nếu không tổ chức khoa học và hợp lý thì không thể phát huy hết vị trí, vai trò của từng nhân viên kế toán trong bộ máy kế
toán của đơn vị đồng nghĩa với việc làm giảm đi chức năng kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin của kế toán.
Mặt khác, tổ chức hệ thống thông tin kế toán từ việc lập, luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế
toán. . cho đến khâu cung cấp thông tin, lập báo cáo, phân thích thông tin, lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo khuôn khổ pháp lý
về kế toán và các nguyên tắc, chính sách, chế độ, thể lệ và quy chế quản lý kinh tế tài chính - kế toán của Nhà nước, của ngành và của
từng DN;Nguyêntắcthốngnhất:Tổchứchệthốngthông tinkếtoántrongdoanhnghiệpphảiđảmbảosựthốngnhấtgiữacácbộ
phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty
mẹ và các công ty con. Đó là sự thống nhất về nội dung, phương pháp kế toán, chính sách kế toán giữa các đơn vị trong một DN, hoặc
trong một Tập đoàn. Đặc biệt là việc chia sẻ, liên kết giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp cần phải có sự
thống nhất cao. Kế toán là một trong các công cụ quản lý thuộc hệ thống các cong cụ quản lý chung của toàn doanh nghiệp. Vì vậy, để
phát huy hết vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ thống quản lý chung khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải chú ý đến mối
quan hệ của kế toán với các bộ phân quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành
các hoạt động của doanh nghiệp.
Mặt khác, cũng phải đảm bảo sự thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng,
phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
Nguyên tắc phù hợp: Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau về tổ chức sản xuất kinh doanh, ngành
nghề kinh doanh, tổ chức quản lý, quy mô và trình độ sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý. . Do vậy tổ chức hệ thống thông tin kế
toán ở doanh nghiệp, muốn phát huy tốt tác dụng thì phải tổ chức phù hợp với qui mô, lĩnh vực hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý thực tế của đơn vị.
Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán, mỗi DN cần phải quan tâm đến các vấn đề sau:
Về trang bị phần cứng: Doanh nghiệp cần số lượng bao nhiêu máy, các thiết bị ngoại vi, nối mạng nội bộ phòng kế toán hay nội bộ toàn công ty. .
Về trang bị phần mềm: Thông thường, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thế mạnh riêng trong công tác sản xuất phần mềm:
phần mềm chuyên sử dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, phần mềm chuyên dùng cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, phần
mềm đạt chuẩn ERP. . và giá cả của các phần mềm cũng tuỳ thuộc vào chất lượng và khả năng đáp ứng dịch vụ. Chính vì vậy mà
doanh nghiệp cần nghiên cứu, cân nhắc nên sử dụng phần mềm nào cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của
mình. Vềnhânsự:Biênchếnhânsựvậnhànhcácphầnmềmkếtoán;phầnmềmquảnlýphảiphùhợpvớiđộingũcánbộkếtoán
hiện có và trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiện tại để bố trí, sắp xếp nhân viên cho phù hợp với trình độ từng người. Thường xuyên tổ
chức bồi dưỡng cập nhật nghiệp vụ chuyên môn và nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên kế toán. Đòi
hỏi nhất thiết nhân viên phòng kế toán công ty phải có trình độ tin học nhất định.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Đòi hỏi phải được thực hiện một cách đồng bộ trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
các doanh nghiệp để cung cấp thông tin kế toán đảm bảo tính hiệu quả. Đồng thời, trong điều kiện CM 4.0 hiện nay các DN phát huy
tối đa chức năng của CNTT trong việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá các thông tin kế toán.Việc trang bị phần cứng, phần mềm và
con người sử dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả.
1.2. CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.2.1. Yếu tố công nghệ
Khả năng lập kế hoạch và điều hành các hoạt động kinh doanh phụ thuộc một phần vào kiến thức về công nghệ. Ví dụ, có thể
quản lý sản xuất mà không cần kiến thức về robot không ? Rõ ràng, sự phát triển của công nghệ có ảnh hưởng sâu rộng đến hệ thống
thông tin; hệ thống DN, hệ thống ERP, kinh doanh điện tử, cơ sở dữ liệu và hệ thống có thể dự trữ và xử lý thông tin, nhưng đó mới
chỉ là một số ví dụ. Công nghệ cung cấp cơ sở hình thành Hệ thống thông tin kế toán và hoạt động kinh doanh, và kiến thức về công
nghệ là một vấn đề quan trọng, then chốt đối với sự hiểu biết về các nguyên tắc trong hệ thống thông tin kế toán. theo sơ đồ 1.4 mô tả
các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán để xác định các thách thức và cơ hội về công nghệ mà kế toán chuyên nghiệp phải đối mặt.
1.2.2. Yếu tố cơ sở dữ liệu
Hiện nay, nghề kế toán đóng vai trò như một chức năng báo cáo. Tuy nhiên, chu thập và lưu giữ dữ liệu, và những vấn đề này
phải trở thành một phần trong kiến thức cơ sở của bạn. Ngoài ra, điều quan trọng đối sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống thông tin kế toán
là sự đa dạng của cơ sở dữ liệu, cả dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị, số lượng và các loại dữ liệu sẵn có trong cơ sở dữ liệu đó và
phương pháp kết xuất những dữ liệu đó. Để thực hiện phân tích, cung cấp thông tin cho quyết định của nhà quản trị, và để kiểm toán
BCTC của một DN, một kế toán viên phải có khả năng truy cập và sử dụng dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bên trong và bên ngoài.
1.2.3. Yếu tố báo cáo
Để thiết lập báo cáo tạo ra từ hệ thống thông tin, kế toán viên phải biết được các báo cáo được thiết kế và yêu cầu cung cấp
nội dung thông tin gì. Thông thường, người sử dụng sẽ chuẩn bị báo cáo dựa trên cơ sở các công cụ và hệ thống ngôn ngữ 14
trình bày cơ sở dữ liệu. Những báo cáo này thường hỗ trợ các quyết định quản trị cũng như hoàn thành việc cung cấp thông tin trên
báo cáo theo yêu cầu. BCTC theo yêu cầu của GAAP là một ví dụ về báo cáo được xem xét khi nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán.
1.2.4. Yếu tố kiểm soát
Theo truyền thống, kế toán viên đều có kinh nghiệm về kiểm soát các quy trình kinh doanh. Khi là một kế toán thực hành, có
thể sẽ dành nhiều thời gian cho việc củng cố những kiến thức đó. Xét xem nó sẽ khó khăn khi kiểm soát các quy trình kinh doanh hiện
đại, phức tạp. Phải nâng cao hiểu biết về sự kiểm soát cụ thể đối với từng trường hợp, có tính khả thi trong tương lai.
Hoạt động kinh doanh, xử lý nghiệp vụ và đưa ra quyết định quản trị - kết hợp với một vấn đề trọng tâm là quy trình kinh
doanh. Các yếu tố của quy trình kinh doanh được mô tả phần sau, kiến thức về các quy trình này là điều thiết yếu để trở thành kế toán
viên, tự vấn viên, chủ sở hữu của quy trình kinh doanh hoặc một chuyên gia IT.
1.2.5. Yếu tố hoạt động kinh doanh
Các tổ chức thực hiện các hoạt động chẳng hạn như thuê người lao động, mua sắm hàng tồn kho và thu tiền từ khách hàng.
Một hệ thống thông tin kế toán liên quan tới những hoạt động nảy. hệ thống đầu vào của hệ thống thông tin kế toán được cung cấp bởi
các bộ phận hoạt động – các trung tâm hoạt động của tổ chức – và đầu ra của hệ thống thông tin kế toán được sử dụng để quản trị
những hoạt động này. do đó, chúng ta phải phân tích và quản lý hệ thống thông tin kế toán liên quan đến các hoạt động của đơn vị. Ví
dụ, để đưa ra ý kiến với nhà quản trị và lập báo cáo phục vụ việc ra quyết định quản trị, một kế toán quản trị phải hiểu được hoạt động kinh doanh của tổ chức.
1.2.6. Yếu tố xử lý các nghiệp vụ
Khi các tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, chẳng hạn bán hàng và mua hàng, dữ liệu về các sự kiện này phải được
lưu giữ và ghi chép để đối chiếu và giám sát hoạt động kinh doanh. Các nghiệp vụ đều liên quan đến các quá trình hoạt động của đơn
vị và hệ thống thông tin kế toán (một số không có ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán, và một số là giao dịch kế toán được ghi nhận trong
sổ cái). Để thiết lập và sử dụng hệ thống thông tin kế toán, kế toán phải biết những dữ liệu nào và chúng được xử lý như thế nào.
1.2.7. Yếu tố đưa ra quyết định quản trị
Thông tin được sử dụng việc quyết định phải được sắp xếp theo các loại quyết định để xem xét. Hơn nữa, thông tin sẽ hữu ích
hơn nếu nó ghi nhận theo cách thức quản trị và yêu cầu của người ra quyết định.
Bên cạnh thông tin sẵn có đối với nhà quản trị, những người ra quyết định hiện nay sử dụng hệ thống có thể dự trữ và xử lý
thông tin để giúp họ đưa ra quyết định.
1.2.8. Yếu tố phát triển và quản lý hệ thống
Hệ thống thông xử lý các nghiệp vụ kinh tế và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định quản trị phải được thiết lập, thực
hiện, và hoạt động một các hiệu quả. Một kế toán thường tham gia dự án phát triển hệ thống như một người sử dụng hoặc người quản
lý quy trình trong một số chức năng nhất định, hoặc như một kiểm toán viên đưa ra kiến nghị về sự kiểm soát cho hệ thống mới. Lựa
chọn dữ liệu cho một báo cáo, thiết kế hình thức báo cáo, và định dạng hệ thống DN là những ví dụ cho nhiệm vụ triển khai hệ thống
do kế toán viên thực hiện. Xem xét sự phát triển và quản lý hệ thống và vai trò của kế toán trong những quy trình đó.
1.2.9. Yếu tố cung cấp thông tin
Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên
ngoài DN, hệ thống thông tin kể toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Dữ liệu thu thập chính là nội
dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình trên. Tùy theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần
phản ánh cho từng hoạt động tương ứng.
1.2.10. Yếu tố khuôn khổ pháp lý về kế toán
Để thiết lập và vận hành hệ thống kế toán, kế toán phải thực hiện các qui định của khuôn khổ pháp lý về tắc kế toán như:
Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán để đảm bảo yêu cầu của thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan
và đáng tin cậy, nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
1.3. MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.3.1. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán
Có thể thấy rõ công nghệ thông tin tác động đến mọi mặt trong cuộc sống hiện nay, công nghệ thông tin mang đến nhiều lợi
ích chung cũng phải thấy rằng bên cạnh đó còn có những bất lợi cần phải hạn chế bớt. Đối với hệ thống thông tin kế toán, công nghệ
thông tin ảnh hưởng trong một số vấn đề sau:
1.3.1.1. Tính trung thffic và đáng tin cậy của thông tin kế toán
Một yêu cầu của thông tin kế toán là tinh trung thực và đáng tin cậy, công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế
toán được nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ công. Tuy nhiên, vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong môi trường này:
- Sai sót và gian lận trong môi trường kế toán máy tính, do sự thiếu hiểu biết về kiến thức tin học hoặc có ý đồ xấu mà người
sử dụng có thể gây ra các sai sót và gian lận về nhập liệu, xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu ra và về lưu trữ và bảo mật thông tin;
- Rủi ro đối với thông tin kế toán. hiện nay việc sử dụng phần mềm kể toán để tạo ra thông tin kể toán đã khá phổ biến, tuy
nhiên những rủi ro vẫn có thể gặp phải như là:
+ Phần mềm được lập trình sai;
+ Phần mềm không phù hợp với chế độ kế toán;
+ Thông tin kế toán bị mất hay không đúng do lỗi thiết bị, lỗi người dùng; + Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật;
+ Hệ thống bị phá hủy;
- Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đáng tin cậy phụ thuộc vào tính kiểm soát, độ ổn định của hệ thống và năng lực của
người sử dụng hệ thống;
- Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trong môi trường máy tính thường gặp nhiều khó khăn;
- Nhận thức, kỹ năng và các hiểu biết về công nghệ thông tin của người sử dụng rất quan trọng.
1.3.1.2. Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin
- Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ
liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời.
- Các giới hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán.
1.3.1.3. Tổ chức dữ liệu, thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán
- Sư thay đổi vai trò của sổ kế toán và hình thức kế toán;
- Sự biến mất dần của các tài liệu kế toán giấy;
- Sự xuất hiện các khái niệm, các phạm trù mới: cơ sở dữ liệu, tập tin, bảng dữ
- Dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý không chỉ bằng việc lập chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán;
- Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán thực hiện;
- Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi Sổ cái
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thể không theo các phương pháp truyền thống;
- Một số các phương pháp, nguyên tắc kế toán có thể bị vi phạm;
- Dữ liệu kế toán của cả một niên độ có thể được tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đáp ứng yêu cầu;
- Kiểm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu, thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu kể toán có thể thực hiện được trong môi trường máy tính.
1.3.1.4. Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán
-Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán.
-Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa trên quan điểm truyền thống: In trên giấy, ký tên và đóng dấu.
- Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng, tuy nhiên một vấn đề đặt ra là thông tin kế toán trên giấy và
dữ liệu kế toán trên máy có thống nhất với nhau hay không, do đó sẽ cần đến hệ thống kiểm soát tốt.
1.3.2. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán
Các DN rất khác nhau về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng
như quan điểm của người quản lý.
Có thể chia thành ba mức độ chính là bán thủ công, tự động hóa công tác kế toán và tự động hóa công tác quản lý doanh nghiệp.
1.3.2.1. Xử lý bản thủ công
DN có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một hệ thống xử lý. bảng tính như Excel. Trong trường hợp này, hầu hết
chứng từ gốc đều là chứng từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, DN sử dụng Excel chỉ để hỗ trợ trong quá trình nhập liệu, tận
dụng các hàm, lệnh của Excel để hỗ trợ trong quá trình xử lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các BCTC, báo cáo thuế. Một số DN
nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thể tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kể từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra
các số, báo cáo cần thiết. Mô hình này thường hữu hiệu trong những DN vừa và nhỏ, tổ chức bộ máy kế toán tập trung, nhu cầu
chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn.
1.3.2.2. Tffi động hóa công tác kế toán
Ở mức độ này, DN làm kế toán với một phần mềm kế toán. Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng
hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác. Một số
chứng từ do kể toán lập có thể do phần mềm kể toán in, các chứng từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải
được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kế toán phải nhập liệu vào máy. Đây là mô hình phổ biến. Hầu hết quả trình xử lý
dữ liệu kế toán được lập trình. Các phần mềm kế toán có thể do DN mua, tự viết hay thuê các DN tin học viết. Các phần mềm này có
phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú về chủng loại.
1.3.2.3. Tffi động hóa công tác quản lý
Các DN có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong đơn vị. Trong mô hình này, DN tổ chức hệ
thống máy tính theo mô hình mạng, có thể là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết
nối Internet. Tất cả các phần mềm trong DN đều có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phần mềm kế toán có thể khai thác, truy
xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này. Với mô hình này, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là
các chứng từ bằng giấy, có thể là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử. Phân lớn quá
trình xử lý dữ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Xu hướng hiện nay
các DN tự động hóa công tác quản lý thường sử dụng các phần mềm Hệ thống quản trị các nguồn lực của DN (ERP) do các DN sản
xuất phần mềm trong nước hay nước ngoài cung cấp.
1.4. CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các DN thường bị tác động bởi các nhân tố, như: Nhận thức về vị trí vai trò của
công nghệ thông tin; ảnh hưởng của môi trường kinh doanh; đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
1.4.1. Nhận thức về vị trí vai trò của công nghệ thông tin
Các doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành những hoạt động kinh doanh trong một môi trường cạnh tranh ngày càng quyết
liệt hơn. Trong đó, quá trình toàn cầu hóa các hoạt động kinh doanh đã và đang diễn ra rất nhanh chóng dưới các hình thức khác nhau.
Trong lĩnh vực quản trị DN hiện nay, nhiều vấn đề phát sinh như kiểm soát thị trường quốc tế, cạnh tranh toàn cầu hay các vấn đề về
liên minh, liên kết chiến lược giữa các đối tác v.v. . đang đặt ra những thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp.
Trong tiến trình toàn cầu hóa kinh tế, các cuộc cách mạng về khoa học – công nghệ không ngừng đạt được những tiến bộ
vượt bậc, đã thúc đẩy lĩnh vực công nghệ quản trị phát triển mạnh mẽ. Một trong những yếu tố cốt lõi để đổi mới quản trị doanh
nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý. Các nhà lãnh đạo cần nhận thức rõ về tái cấu trúc công ty bằng cách
xây dựng một HTTTKT quản lý đủ khả năng phản ứng tích cực với mọi biến đổi bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Việc thiết kế
một HTTTKT quản lý sao cho phù hợp với mọi quy trình hoạt động kinh doanh lại có khả năng tiến hóa thích nghi, luôn đòi hỏi
những ý tưởng sáng tạo có tính đột phá. Nhận thức về vai trò của CNTT của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có tác động đáng kể đến
tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
1.4.2. Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh
Môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp có tác động đến nhu cầu thông tin kế toán mà kế toán đơn vị phải cung cấp,
điều đó có ảnh hưởng đến tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy sẽ ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán. Môi
trường kinh doanh bao gồm môi trường pháp lý và môi trường kinh tế - xã hội.
Môi trường pháp lý :
- Khuôn khổ pháp lý về kế toán: Bao gồm Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và Chế độ kể toán được cụ thể hoá trong các
Nghị định, Quyết định, các Thông tư hướng dẫn thực hiện của Chính phủ và các Bộ Tài chính;
- Các chính sách tài chính, Luật thuế có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như: Chế độ tài chính, các Luật thuế, Luật
doanh nghiệp. . Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán thì cần phải nắm vững hệ thống các văn bản pháp quy liên quan và phải được
thiết kế xây dựng phần mềm phải vận dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và có tính mở để có thể cập nhật được sự thay đổi
của các văn bản pháp lý tác động, bảo đảm được nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Môi trường kinh tế - xã hội: Môi trưởng kinh tế - xã hội tác động đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp đó là tập
quán tiêu dùng, phương thức kinh doanh, các biện pháp quảng cáo, khuyến mại sản phẩm,. .
1.4.3. Đặc điểm tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, đặc điểm sản xuất kinh doanh càng phức tạp, không gian bố trí các đơn vị càng phân tán thì
đòi hỏi tổ chức hệ thống thông tin kế toán càng phải hợp lý và khoa học.
Mỗi doanh nghiệp khác nhau có những đặc điểm riêng về tổ chức quản lý, về trình độ quản lý và có quy mô hoạt động cũng
như yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau. Do đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả cao
cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp có sự phân chia quyền hạn về quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh giữa đơn vị cấp trên và
đơn vị cấp dưới, khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải dựa vào phân cấp này kết hợp với trình độ kế toán ở các đơn vị bộ phận
của doanh nghiệp để xác định mô hình tổ chức kế toán phù hợp.
1.5. MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC QUY TRÌNH KINH DOANH VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hệ thống thông tin kế toán như một hệ thống nắm bắt, ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Thông tin được thu
nhận là kết quả của giao dịch kinh tế tài chính trong một đơn vị hoặc giữa đơn vị với các khách hàng và nhà cung cấp. Khi một giao
dịch phát sinh thì một số bước công việc được thiết lập sẵn mang tính hệ thống sẽ được thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ cơ bản
đối với giao dịch đó. Những bước công việc này là các quy trình kinh doanh.
Một quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước công việc theo quy định được thực hiện nhằm tạo ra kết quả như mong muốn cho đơn vị.
Một quy trình kinh doanh được khởi đầu bằng một sự kiện cụ thể, có một sự khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng và
thường được hoàn thành trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Các quy trình kinh doanh được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu của các khách hàng.
Mỗi đơn vị hoạt động nhằm phục vụ các khách hàng theo một số cách. Một vài đơn vị sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, trong
khi đó một số khác lại cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Gần như mọi thứ mà một đơn vị làm nhằm hoàn tất các hoạt động hàng ngày
là một phần của một quy trình kinh doanh. Khi các đơn vị mua, bán, sản xuất, thu tiền, thuê nhân công, trang trải chi phí thì họ đã
tham gia vào các quy trình kinh doanh và tất cả điều này đều nhằm hỗ trợ cho mục tiêu phục vụ các khách hàng. Các ví dụ về dịch vụ
ăn uống, giải khát cho khách hàng là các chu trình kinh doanh.
Khi mà nhiều quy trình kinh doanh này xảy ra, các dữ liệu được tạo ra phải được hệ thống thông tin kế toán thu nhận. Nhà
hàng phải có một hệ thống để thu thập và ghi nhận doanh số được tạo ra từ bữa ăn của bạn, thông tin chi tiết về việc thanh toán bằng
thẻ tín dụng của bạn, đồ ăn được dùng trong bữa ăn của bạn và chi phí của nó, tiền lương trả cho bồi bàn và tiếp viên, và bất kỳ khoản
tiền tip nào. Đối với gần như tất cả quy trình kinh doanh trong một đơn vị thì có những ảnh hưởng đến thông tin kế toán. Khi các bước
hệ thống được triển khai trong một quy trình kinh doanh, hệ thống thông tin kế toán cần thu nhập và ghi nhận các dữ liệu tài chính liên quan.
Theo sơ đồ 1.5 mô tả mối quan hệ giữa các giao dịch, các quy trình kinh doanh và việc báo cáo thông tin kế toán trên các Báo
cáo kế toán. Khi các giao dịch phát sinh, các quy trình kinh doanh được thực hiện để hoàn thành giao dịch đó và ghi nhận mọi dữ liệu
liên quan. Trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào thì có thể có hàng trăm quy trình kinh doanh. Thậm chí, những quy trình kinh doanh
này khác nhau giữa các DN thì danh mục các quy trình kinh doanh tổng quát thường được sử dụng để hình thành nên các khái niệm
của hầu hết các quy trình kinh doanh bao gồm các quy trình các giao dịch doanh thu; quy trình các giao dịch mua hàng (vật liệu,
TSCĐ, các dịch vụ); các quy trinh về tiền lương, chi phí; các quy trình về đầu tư, công nợ và vốn chủ; các quy trình sản xuất và quy trình hành chính.
Để thu thập và ghi nhập một cách hợp lý tất cả dữ liệu tài chính liên quan, một hệ thống thông tin kế toán phải lưu giữ cả
thông tin tổng hợp và chi tiết. Theo cách truyền thống với các hệ thống kể toán thủ công thi dữ liệu giao dịch chi tiết được ghi nhận từ
các chứng từ gốc, các sổ chi tiết (bảng tổng hợp chi tiết) và được tổng hợp lên các sổ kế toán tổng hợp và sổ cái TK.
Hầu hết các hệ thống kế toán hiện nay đã được tin học hóa ở mức độ nào đó, nhưng vẫn cần có các chứng từ bằng giấy trong nhiều hệ
thống. Không xét đến mức độ tin học hóa, thì tất cả các hệ thống thông tin kế toán cần ghi nhận dữ liệu của các giao dịch liên quan
đến các quy trình kinh doanh, thực hiện việc xử lý dữ liệu cần thiết và cung cấp thông tin đầu ra.
1.6. NHÂN SỰ THAM GIA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là công việc giới hạn trong bộ phận kế toán. Quá trình này liên
quan đến nhiều nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến các bộ phận, phòng ban chức năng khác. Do đó việc lựa
chọn con người tham gia vào quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán rất quan trọng, ảnh hưởng đến tính khả thi của hệ thống
được thiết lập. Các đối tượng nên được lựa chọn tham gia vào quá trình phát triển bao gồm:
1.6.1. Nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp
Các nhà quản lý cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lược của DN. Các mục tiêu, chiến lược này sẽ được thể hiện trong
các yêu cầu thông tin của hệ thống kế toán. Mặt khác, sự tham gia của các nhà quản lý cấp cao sẽ hỗ trợ và khuyến khích quá trình
phát triển hệ thống, giữ vai trò điều phối hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng. Một vai trò không kém phần
quan trọng của nhóm đối tượng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
1.6.2. Kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ
Các kế toán viên, kiếm toán nội bộ đóng vai trò là người sử dụng và đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán. Họ sẽ là người trực
tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần có từ hệ thống kế toán, đưa ra các yêu cấu khác cần thỏa mãn và đánh giá hệ thống kế toán
dưới góc độ là người trực tiếp sử dụng. Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào thiết kế hệ thống kiểm soát
nội bộ, giám sát và đánh giá các kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán.
Các kế toán viên có thể có 3 vai trò: Là người thiết lập, sử dụng và kiểm toán viên.
Khi là một người thiết lập của hệ thống thông tin kế toán, kế toán viên đưa ra những kiến thức về nguyên tắc kế toán, nguyên
tắc kiểm toán, kỹ thuật thông tin và kiến thán phương pháp phát triển hệ thống Các kế toán viên thực hiện một số chức năng trong tổ
chức, bao gồm người kiểm soát, thủ quỹ, chuyên viên thuế, nhà phân tích tài chính, kế chức toán chi phí, kế toán tổng hợp, IS và
chuyên viên về ngân quỹ. Trong mọi trường hợp, kế toán viên đều sử dụng hệ thống thông tin kế toán để thực hiện những chức năng
của họ, hiệu quả công việc phụ thuộc vào việc họ biết bao nhiêu về hệ thống thông tin kế toán và kỹ thuật được sử dụng để thực hiện nó.
Vai trò là một người sử dụng, kế toán viên cũng có thể được coi là tham gia quy trình thiết lập hệ thống thông tin kế toán.
Trên thực tế, một người dùng hệ thống thông tin phải yêu cầu đảm bảo chắc chắn rằng hệ thống mới đã có những tính năng cần thiết.
Để thực hiện hiệu quả quy trình thiết lập, người dùng phải hiểu được hệ thống triển khai như thế nào, kỹ thuật được sử dụng để triển
khai hệ thống, và kỹ thuật sẽ được sử dụng trong hệ thống mới.
Khi là kiểm toán viên nội bộ thì kiểm toán viên quan tâm đến độ tin cậy của dữ liệu kế toán của báo cáo được lập từ hệ thống. Họ có
thể kiểm tra sự kiểm soát hệ thống, đánh giá hiệu quả và tính hiệu lực của hệ thống, và tham gia quy trình thiết lập hệ thống. Để hiệu
quả hơn, kiểm toán viên phải có hiểu biết về các kỹ thuật triển khai hệ thống, về sự kiểm soát, về kỹ thuật được sử dụng trong hệ
thống thông tin và về su thiết kế và vận hành hệ thống thông tin kế toán.
1.6.3. Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp (cấp cơ sở)
Các thành viên này tham gia các quá trình tổ chức hệ thống kế toán với tư cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát
triển hệ thống. Họ chính là trưởng các bộ phận kế toán và các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên thống thông tin kế
toán. Vai trò của các thành viên sẽ thiết lập các chính sách và kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thực
hiện, báo cáo kết quả và trình các phương án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong DN.
1.6.4. Chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống
- Là những người có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy
tính. Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là những người bên trong và bên ngoài DN như các chuyên gia lập trình, tư vấn kế
toán, các kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn triển khai các phần mềm kế toán Họ là những người có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng
liên quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý DN.
Đối với những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn hoặc có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là
thành phần không thể thiếu tham gia vào quá trình này. CHƯƠNG 2
THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1. THIẾT KẾ TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1.1. Khái niệm thiết kế tài liệu hệ thống thông tin
Thiết kế tài liệu hệ thống là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ, sơ đồ,. nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động. Nó
thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán.
2.1.2. Vai trò của việc thiết kế tài liệu hệ thống kế toán
Tài liệu hệ thống có vai trò quan trọng cho cả quá trình hoạt động hiện tại và phát triển trong tương lai của DN vì nó mô tả
cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học, dễ hiểu. Việc lập tài liệu hệ thống giúp ích cho cả những người làm công tác kế
toán, kiểm toán và một số đối tượng khác trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của DN.
Theo SAS 94, “Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm toán BCTC”
yêu cầu kiểm toán viên cần hiểu quy trình mà một DN đang sử dụng. Một trong những cách tốt nhất để hiểu quy trình là sử dụng lưu
đồ để nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống. Nội dung của SOX 2002 cũng nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của việc lập tài
liệu hệ thống. Cả DN lẫn kiểm toán viên phải có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các tài liệu hệ thống khác nhau nhằm kiểm tra hệ
thống kiểm soát nội bộ.
2.1.3. Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
2.1.3.1. Ý nghĩa và ứng dụng
Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả các thành phần của hệ thống thông qua các hình vẽ bao gồm dòng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi
đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu.
Sơ đồ dòng dữ liệu giúp xác định được nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong hệ thống thông tin kế
toán, đồng thời, nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu làm cơ sở cho các hoạt động này được thực hiện. Qua đó, đánh giá được các
hoạt động trong hệ thống có thực hiện đúng, đủ chức năng cần thiết phải đáp ứng hay không cũng như nhận dạng được những hạn chế,
rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các hoạt động do không có được đầy đủ những nội dung dữ liệu cần thiết cho việc thực
hiện các hoạt động đó. Tuy nhiên, DFD không mô tả chi tiết các khía cạnh vật lý của hệ thống như: phương thức xử lý (bằng thủ công
hay máy tính), phương thức chuyển dữ liệu (bằng chứng từ hay qua hệ thống máy), các đối tượng, bộ phận tham gia các hoạt động xử lý của hệ thống.
Sơ đồ dòng dữ liệu thường được sử dụng để lập tài liệu cho hệ thống đang tồn tại, lập kế hoạch và thiết kế một hệ thống mới.
Nó là một công cụ hữu ích có thể mô tả một quy trình và nội dung xử lý chung cho tất cả các hệ thống ở nhiều DN, mà không quan
tâm đến đặc điểm tổ chức xử lý và phương thức xử lý khác nhau của từng DN. DFD cũng là công cụ được sử dụng trong quá trình
thiết kế hệ thống, phác thảo ra những yêu cầu về mặt nội dung, ý tưởng cho quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán mới trong
khi vẫn chưa xác định những nội dung khác (tổ chức xử lý, phương thức xử lý).
2.1.3.2. Hệ thống ký hiệu
Sơ đồ dòng dữ liệu bao gồm bốn ký hiệu cơ bản sau: Nguồn dữ liệu và điểm đến, dòng dữ liệu, hoạt động xử lý, lưu trữ dữ liệu.
Nguồn dữ liệu và điểm đến: được ký hiệu bằng hình chữ nhật (hoặc hình vuông) thể hiện doang nghiệp/bộ phận/cá nhân
chuyển hoặc nhận dữ liệu. Mội đối tượng/thực thể cũng có thể đồng thời chuyển và nhận dữ liệu.
Dòng dữ liệu: được ký hiệu bằng mũi tên đường cong (hoặc đường thẳng) thể hiện việc chuyển dữ liệu giữa hoạt độgn xử lý
dữ liệu, lưu trữ nguồn dữ liệu và điểm đén.
Hoạt động xử lý: được ký hiệu bằng hình tròn thể hiện nội dung xử lý của một hoặc nhóm các hoạt động.
Lưu trữ dữ liệu: được ký hiệu hai đường thẳng song song thể hiện dữ liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ.
2.1.3.3. Quá trình vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
Quá trình vẽ sơ đồ dòng dữ liệu được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả
Bảng mô tả là một tài liệu sơ cấp nhất mô tả về quá trình hoạt động của một hệ thống được trình bày từ lúc bắt đầu hoạt động
đầu tiên cho đến hoạt động cuối cùng theo trình tự phát sinh của các hoạt động.
Nó cũng phản ảnh chi tiết các đối tượng tham gia vào hoạt động một cách trình tự, chứng từ và sổ sách được sử dụng. Để có
được các thông tin như tra cứu tài liệu, phỏng vấn, quan sát,. .
Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng
Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
+ Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: Lập chứng từ, nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, lưu trữ, tính toán, tổng hợp,. .
+ Các hoạt động chuyển và nhận giữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu.
Phân loại các đối tượng của hệ thống
+ Đối tượng bên ngoài hệ thống: Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống.
+ Đối tượng bên trong hệ thống: Là các đối tượng tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống.
Bước 3: Vẽ biểu tượng, đặt tên, nối dữ liệu
DFD khái quát (cấp 0):
+ Vẽ các hình chữ nhật mô tả cho các đối tượng bên ngoài, đặt tên các hình chữ nhật là tên của các đối tượng bên ngoài;
+ Vẽ một hình tròn ở giữa các hình chữ nhật và đặt tên hình tròn theo chức năng của hệ thống đang mô tả (Hệ thống là gì,
làm gì ?);+Vẽdồngdữliệu:nốihìnhtrònvớicáchìnhchữnhạtmôtả,đặttêndòngdữliệuđivào,điracủahệthống.
DFD cấp chi tiết (1,2,3):
+ Vẽ các hình chữ nhật mô tả cho các đối tượng bên ngoài, đặt tên các hình chữ nhật là tên của các đối tượng bên ngoài. ira
+ Vẽ các hình tròn mô tả cho hoạt động xử lý/các nhóm hoạt động xử lý và đặt tên các hình tròn theo nội dung mô tả.
Việc phân nhóm có thể dựa vào các cơ sở: nhóm các hoạt động xử lý diễn ra đồng thời cùng thời điểm, cùng một nơi hoặc
nhóm các hoạt động xử lý diễn ra đồng thời cùng thời điểm nhưng khác nơi, hoặc nhóm các hoạt động xử lý có liên quan đến cùng một nội dung).
Phân cấp DFD: Nếu trong mỗi nhóm hoạt động xử lý của DFD cấp 1 có nhiều hoạt động xử lý chi tiết thì chúng ta có thể mô
tả từng hoạt động xử lý trong nhóm đó bằng cách vẽ DFD các cấp chi tiết hơn, bằng cách chia nhỏ các hình trên trong DFD cấp 1
thành các hình tròn nhỏ trong các DFD cấp 2, 3. .
+ Vẽ dòng dữ liệu: nối các hình tròn với các hình chữ nhật mô tả, đặt tên dòng dữ liệu đi vào, đi ra của hệ thống
+ Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu gần hình tròn của nhóm hoạt động xử lý và ghi nội dung lưu trữ tương ứng bên trong ký hiệu
(lưu chứng từ, sổ sách, phần mềm. .)
Bước 4: Đánh số và hoàn tất
Công việc đánh số chi tiến hành đối với DFD cấp chi tiết, nó giúp cho cả người đọc và người vẽ DFD có thể mô tả hệ thống
một cách trình tự và dễ hiểu. Nếu có n nhóm hoạt động xử lý thì tiến hành đánh số theo trình tự 1.0 (tưởng ứng vòng tròn 1), 2.0
(tương ứng vòng tròn 2), n.0 (tương ứng vòng tròn n). Trường hợp DFD cấp n.0 có m vòng tròn chi tiết thì đánh số n.1, n.2. n.m.
Hoàn tất: để có thể khắc phục những sai sót có thể xảy ra trong quá trình vẽ DFD, người vẽ nên kiểm tra lại tính đầy đủ và
chính xác của dòng dữ liệu vào, dòng dữ liệu ra, đối tượng bên trong, đối tượng bên ngoài, hoạt động xử lý và lưu trữ, đánh số DFD.
2.1.4. Lưu đồ chứng từ kế toán
2.1.4.1. Ý nghĩa và ứng dụng
Lưu đồ chứng từ kế toán mô tả các chứng từ và thông tin trong một DN. Nó nhấn mạnh đến khía cạnh vật lý của hệ thống,
thể hiện nguồn gốc của mỗi chứng từ, số liên chứng tử, quá trình luân chuyển, trình tự xử lý cũng như bộ phận tham gia vào quá trình
xử lý, phương thức thực hiện các hoạt động xử lý, tính chất lưu trữ trong môi trường thủ công của hệ thống.
Lưu đồ chứng từ kế toán là công cụ rất hữu ích khi cần mô tả, đánh giá và phân tích một cách chi tiết và hoàn chỉnh về một
hệ thống thông tin kế toán hiện tại của DN: Ai làm, làm cái gì, làm như thế nào, làm ở đâu. Nó thường được sử dụng để phân tích các
điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra việc phân chia trách nhiệm, tính đầy đủ và phù hợp của các chứng
từ kế toán. .sau đó sẽ đưa ra các yêu cầu thay đổi, đề xuất hoàn thiện cho hệ thống. Căn cứ vào các yêu cầu này có thể vận dụng sơ đồ
dòng dữ liệu để phác thảo lại quy trình xử lý hệ thống mới.
2.1.4.2. Hệ thống ký hiệu
Lưu đồ chứng từ sử dụng nhiều ký hiệu bao gồm: ký hiệu đầu vào, ký hiệu xử lý, ký hiệu đầu ra, ký hiệu lưu trữ, ký hiệu kết nối và ký hiệu khác.
2.1.4.3. Quá trình vẽ lưu đồ chứng từ kế toán
Quá trình vẽ lưu đồ chứng từ kế toán được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả.
Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng
+ Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu;
+ Phân loại các đối tượng của hệ thống (Xem lại bước 1 và 2 tương tự như sơ đồ dòng dữ liệu)
Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột
- Có bao nhiêu đối tượng bên trong thì chia lưu đồ thành bấy nhiêu cột. Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đổ
- Đặt tên của mỗi cột là tên của đối tượng bên trong
- Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong hệ thống hướng từ trái sang phải.
Bước 4: Mô tả các thành phần cho từng cột và hoàn thành
- Xác định các thành phần đi vào của hoạt động xử lý:
+ Nơi xuất phát của quá trình xử lý có thể là đối tượng bên ngoài hoặc bắt đầu
+ Thành phần đi vào có thể là chứng từ hoặc dữ liệu chuyển đến thông qua gọi điện thoại, fax. .
- Xác định các hoạt động xử lý
+ Phương thức xử lý là thủ công.
+ Các hoạt động xử lý diễn ra đồng thời trong cùng một đối tượng có thể mô tả chung bằng một biểu tượng xử lý.
- Xác định các thành phần đi ra của hoạt động xử lý:
+ Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng xử lý đó;
+ Các dòng thông tin mới tạo ra từ hoạt động xử lý: Chứng từ mới lập thêm, sổ sách, báo cáo được tạo ra.
- Xác định phương thức lưu trữ và tính chất lưu trữ:
+ Phương thức lưu trữ là thủ công
+ Tính chất lưu trữ tùy theo nội dung mô tả: theo số thứ tự, theo ngày hoặc theo tên.
- Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ chứng từ:
+ Sử dụng các ký hiệu phù hợp với nội dung mô tả ;
+ Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải;
+ Nối các ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường nối mũi tên; + Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót.
2.1.5. Các công cụ thiết lập tài liệu khác
Công cụ sơ đồ dòng đã liệu và lưu đồ chứng từ kế toán là hai công cụ cơ bản và thường được sử dụng trong các DN vì chúng
đều cần thiết cho công việc mô tả hệ thống kế toán, cho quá trình đánh giá, phân tích, thiết kế và tổ chức lại quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán.
Bên cạnh hai công cụ được trình bày ở trên còn có một số công cụ khác có thể sử dụng như: lưu đồ hệ thống, lưu đồ chung trình, dòng công việc. .
Lưu đồ hệ thống: mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý cần máy tính.
Lưu đồ chương trình: mô tả tình tự xử lý logic của chương trình máy tính, Phản ánh mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống và
lưu đồ chương trình theo sơ đồ
2.2. TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tổ chức dữ liệu được hiểu là cách phân loại, sắp xếp vào các nơi lưu trữ dữ liệu làm căn cứ cho việc xử lý dữ liệu. Có nhiều
cách tiếp cận khác nhau về tổ chức dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh trong hệ thống thông tin kế toán. Các cách tiếp cận này phụ
thuộc chủ yếu vào công nghệ xử lý thông tin và quan điểm tiếp cận xử lý nghiệp vụ kinh tế.
2.2.1. Mô hình kế toán truyền thống (thực hiện kế toán thủ công)
Mô hình kế toán truyền thống là mô hình được hình thành và phát triển từ khi hình thành kế toán kép và được xử lý trong môi
trường kế toán thủ công. Trong hệ thống kế toán truyền thống, hoạt động xử lý kế toán phục vụ cho mục tiêu chính là người sử dụng
biết được kết quả ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế tới tình hình tài chính của DN.
Quy trình xử lý gồm các bước cơ bản: Thu thập dữ liệu; Phân tích nghiệp vụ và ghi nhật ký; Chuyển sổ chi tiết, sổ cái; Điều
chỉnh, khóa sổ; Kiểm tra dữ liệu ghi chép trên sổ qua việc lập bảng cân đối tài khoản; và Lập BCTC.
Hạn chế cơ bản của mô hình kế toán truyền thống này là ngay từ giai đoạn thu thập dữ liệu ban đầu, kế toán đã chỉ giới hạn
dữ liệu liên quan tới tình hình tài chính, cho mục đích chính là lập được BCTC. Các dữ liệu thu thập được lưu trữ trong các sổ chi tiết,
số cái đều gồm các chi tiết số phát sinh, số dư theo từng đối tượng ké toán, chỉ hạn chế trong các dữ liệu tài chính và gây ra các trùng
lắp dữ liệu lưu trữ. Hệ quả là gây ra một cái nhìn hạn chế về tình hình kinh doanh DN nên ảnh hưởng nhiều tới hoạt động ra quyết
định của người sử dụng. Tuy nhiên, chúng ta không thể đòi hỏi hơn được do sự hạn chế về công cụ lưu trữ và xử lý thông tin.
Việc thiết kế dữ liệu của mô hình này chủ yếu theo từng bộ phận chức năng, từng hoạt động kinh doanh riêng biệt. Dữ liệu về
các hoạt động kinh tế được thu thập, lưu trữ và xử lý riêng biệt ở nhiều nơi thực hiện kinh doanh khác nhau.
Ví dụ hàng hóa được theo dõi ở bộ phận kho về số lượng trên thẻ kho; ở bộ phận giao hàng về số lượng hàng giao trên Bảng
kê giao hàng; ở kế toán chi tiết vật tư về số lượng và giá trị hàng hóa trong kho và ở bộ phận giao hàng trên sổ chi tiết giao hàng; và kế
toán tổng hợp theo dõi giá trị hàng hóa trong kho và nơi giao hàng trên sổ cái. Các dữ liệu này bị trùng lắp ở nhiều nơi xử lý khác
nhau, và không chia sẻ và dùng chung được, có sự mâu thuẫn dữ liệu ở các nơi xử lý.
2.2.2. Mô hình tổ chức theo tập tin thông thường theo từng hệ thống ứng dụng (xử lý bằng
máy) Cáchtổchứcmôhìnhnàycũngtươngtựxửlýkếtoánthủcôngnhưngđượcthựchiệntrongmôitrườngxửlýbằngmáy.Mỗi
ứng dụng được thực hiện xử lý một loại hoạt động kinh doanh và tất cả các dữ liệu được lưu trữ phục vụ cho mỗi hoạt động kinh doanh này.
Ví dụ ứng dụng bán hàng sẽ xử lý các hoạt động bán hàng nên cần các dữ liệu về đặt hàng, hàng tồn kho, khách hàng. Ứng
dụng hàng tồn kho xử lý các thay đổi liên quan tới hàng tồn kho (cả số lượng và giá trị) do hoạt động nhập, xuất hàng và cần các dữ
liệu về hàng tồn kho, hoạt động xuất hàng, hoạt động nhập hàng. Các dữ liệu của các ứng dụng này được lưu trong các tập tin hoàn
toàn riêng biệt, không chia sẻ được.
Với cách tổ chức dữ liệu theo mô hình này, các dữ liệu cũng có nhược điểm lớn nhất trong quá trình xử lý và lưu trữ là trùng
lắp, không chia sẻ và mâu thuẫn dữ liệu giống như ở mô hình kế toán truyền thống thủ công.
Ví dụ như đối với bộ phận bán hàng, doanh thu được xác định khi giao được hàng cho khách hàng, trong khi đó ở bộ phận
Marketing chỉ xác định doanh thu khi xuất được hóa đơn, và kế toán chỉ xác định doanh thu khi ghi nhận được hóa đơn phát hành vào sổ kế toán.
2.2.3. Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Tất cả các nhà quản lý đều mong muốn có đầy đủ thông tin về tất cả các hoạt động DN bao gồm cả thông tin tài chính và phi
tài chính. Ngoài ra họ còn cần biết thông tin chi tiết, đầy đủ hơn để giải thích về kiểm soát toàn bộ quy trình kinh doanh của DN, giải
thích được và tránh các mẫu thuẫn dữ liệu về kết quả kinh doanh theo các góc nhìn khác nhau. Để hạn chế về xử lý thông tin hoạt
động kinh doanh của cả hai mô hình mô tả trên, tất cả các dữ liệu của các hệ thống ứng dụng được tổ chức tập trung trong cơ sở dữ
liệu và có sự quản lý chung theo mô hình hệ quản trị cơ sở dữ liệu như đã trình bày phần trên.
Sơ dồ 2.4 mô tả mô hình tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Đây là mô hình tổ chức dữ liệu được sử dụng phổ
biến hiện nay. Vì các dữ liệu được lưu trữ chung và quản lý bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu nên tránh được sự trùng lắp, mâu thuẫn dữ
liệu, tăng tính kịp thời của dữ liệu. Thông tin kế toán được tạo ra từ các dữ liệu thu thập và lưu trữ. Vì vậy thông tin kế toán về hoạt
động kinh doanh phong phú hơn, phù hợp hơn nên hữu ích hơn với người sử dụng nhất là đối tượng bên trong DN.
2.2.4. Tiếp cận phân tích nghiệp vụ kinh doanh để tổ chức dữ liệu
Có hai cách tiếp cận cơ bản để phân tích hoạt động kinh doanh phục vụ việc tổ chức dữ liệu.
Tiếp cận theo phương pháp truyền thống: Phương pháp này tiếp cận theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, hướng tới từng
đối tượng kế toán cụ thể. Cách tiếp cận phân tích này tương tự như kế toán truyền thống cho từng hoạt động cụ thể.
Tiếp cận theo quy trình hoạt động: Đây là cách tiếp cận phân tích theo từng quy trình hoạt động kinh doanh (hay gọi chu
trình nghiệp vụ kinh doanh) nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của người quản lý DN và đối tượng bên ngoài. Dữ liệu về hoạt
động kinh tế không chỉ gói gọn trong dữ liệu tài chính mà cả dữ liệu phi tài chính.
Dữ liệu cần được tổ chức để mô tả rõ mối quan hệ giữa các sự kiện kinh tế trong một chuỗi quy trình hoạt động và quan hệ
với các đối tượng nguồn lực DN thế nào, đối tượng kế toán thế nào.
Trong tổ chức dữ liệu, mô hình cần sắp xếp để có thể thể hiện tất cả các đặc tính cần thiết mô tả sự kiện kinh tế, đó là:
+ Sự kiện gì đã xẩy ra, tại sao, như thế nào ?
+ Xẩy ra khi nào? Liên quan tới sự kiện gì trong chuỗi quy trình hoạt ?
+ Ai tham gia vào sự kiện kinh tế (kể cả đối tượng trong và ngoài DN) ?
+ Nguồn lực nào được sử dụng trong sự kiện, bao nhiêu ?
+ Sự kiện xẩy ra ở đâu ?
Cách phân tích này có ưu điểm cho thấy được mối quan hệ giữa các hoạt động, các sự kiện và mối quan hệ giữa sự kiện với
các đối tượng kế toán rõ ràng. Nó giúp tổ chức dữ liệu để xử lý, kiểm soát hoạt động kinh tế tốt hơn, cung cấp thông tin tốt hơn, hiệu quả hơn.
2.2.5. Tổ chức dữ liệu theo mô hình REAL
Trong môi trường hệ quản trị cơ sở dữ liệu, có nhiều mô hình tổ chức dữ liệu khác nhau. Mô hình mối liên kết thực thể ER
(Entity Relationship) được hình thành từ 1970 và hiện nay được sử dụng phổ biến. Dựa trên nguyên tắc tổ chức của mô hình ER,
người ta phát triển thành mô hình REAL (viết tắt của Resources, Events, Agents và Location) nhằm mô tả chi tiết cách nhìn các thực
thể lưu trữ phù hợp với cách nhìn của kinh tế và kế toán và mối quan hệ giữa các thực thể này. Và do đó, mô hình REAL được sử
dụng trong thiết kế mô hình dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán. Cách tiếp cận để phân tích dữ liệu cho mô hình là tiếp cận theo
quy trình hoạt động kinh doanh.
2.2.5.1. Cấu trúc mô hình REAL
- Cấu trúc của mô hình REAL gồm: Các thực thể cần lưu trữ trong mô hình; thuộc tính của thực thể; và mối liên kết giữa các
thực thể này. Cấu trúc này được mô tả về mặt luận lý dựa trên hình thức cấu trúc của mô hình ER.
Thực thể lưu trữ. Thực thể được hiểu là các đối tượng, các vấn đề DN cần thu thập và lưu trữ thông tin. Trong kinh tế và kế
toán, các thực thể được phân thành các loại:
Sự kiện: Là các hoạt động kinh tế mà DN muốn thu thập thông tin cho mục tiêu lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế
hoạch. Như hoạt động đặt hàng, hoạt động giao hàng, hoạt động thu tiền, hoạt động mua hàng, thanh toán công nợ,…
Nguồn lực: Là những tài sản có giá trị kinh tế đối với DN mà DN cần thu thập và lưu trữ thông tin. Ví dụ như tiền, hàng hóa, Tài sản cố định v.v. .
Tác nhân: Đó là các cá nhân, bộ phận, tổ chức trong và ngoài DN tham gia vào các sự kiện được mô tả, mà về các tác nhân
này, DN cần thu thập và lưu trữ thông tin cho việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá.
Vị trí: Đó là vị trí của sự kiện xẩy ra, vị trí nguồn lực lưu trữ, hay vị trí của tác nhân tham gia mà DN cần thu thập và lưu trữ
thông tin về những vị trí này. Tuy nhiên, trong kinh tế người ta thường quản lý các nguồn lực gắn cùng với địa điểm, nên trừ trường
hợp khi nào có nhu cầu theo dõi vị trí một cách rõ ràng thì mới mô tả trên sơ đồ mô hình REAL. Trường hợp nếu mô tả sự kiện xảy ra
ở đâu mà không cần lưu trữ thông tin mô tả chi tiết về những vị trí này thì thông tin vị trí trở thành một thuộc tỉnh mô tả của sự kiện.
Nếu xem xét các thực thể theo góc độ tập tin (nơi lưu trữ thông tin về một vật lý) thì các thực thể sự kiện được lưu trữ trong
các tập tin được phân loại là tập tin nghiệp vụ. Các thực thể nguồn lực, tác nhân, vị trí được lưu trữ trong các tập tin được phân loại là tập tin chính.
Thuộc tính của thực thể: Mỗi thực thể được xác định cần những thông tin mô tả chi tiết. Ví dụ như cần mô tả hàng hóa có
tên gì, đơn vị tính v.v. . Mỗi một thông tin chi tiết như vậy gọi là một thuộc tính của thực thể. Thuộc tính của thực thể là các thông tin
mà DN cần thu thập và lưu trữ để mô tả chi tiết thực thể. Mỗi thuộc tinh của thực thể được gọi là một vùng dữ liệu của tập tin. Mỗi
thực thể có nhiều thuộc tính và thường được phân thành các sau:
+ Thuộc tỉnh mô tả: Là các thông tin mô tả chi tiết cho thực thể. Một thực thể cần thông tin mô tả gì là tùy thuộc vào nhu cầu
cần thu thập và lưu trữ thông tin về thực thể hay đối tượng mô tả đó. Ví dụ để mô tả hàng hóa cần tên hàng, xuất xứ hàng, đơn vị tính, giá trị, vv. .
+ Thuộc tính khóa (hay còn gọi khóa chính): Một loại thực thể (nhiều tài liệu gọi là tập thực thể) gồm nhiều thực thể cụ thể
hay đổi tượng cụ thể. Ví dụ loại thực thể/đối tượng khách hàng sẽ bao gồm nhiều khách hàng cụ thể như khách hàng A, B, C. . nào đó.
Thông tin để phân biệt khách hàng cụ thể này với khách hàng cụ thể khác trong tập thực thể khách hàng gọi là thuộc tỉnh khóa. Trong
cơ sở dữ liệu, thuộc tỉnh khóa phải là duy nhất, không trùng lắp và được gọi là khóa chính. Nó được thể hiện dưới hình thức mà (ví dụ
mà khách hàng, mã hàng hóa v.v. )
+ Thuộc tính liên kết (khoa ngoại): Các thực thể có mối quan hệ liên kết với nhau trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ thực thể xuất
kho (mô tả hoạt động xuất kho) sẽ liên kết tới hàng hóa và tới khách hàng để biết sự kiện xuất kho này xuất hàng nào, kho nào và cho
ai ?. . Thuộc tính liên kết không phải là thông tin mô tả về đối tượng hay thực thể mà là một thông tin, qua đó hệ quản trị cơ sở dữ liệu
nhận diện được mối quan hệ giữa thực thể này với thực thể khác trong cơ sở dữ liệu. Vùng dữ liệu mô tả thuộc tính liên kết gọi là khóa
ngoại (thường là khóa chính của các thực thể nó có quan hệ). Một thực thể có thể liên kết với một hoặc nhiều thực thể khác trong cơ
sở dữ liệu nên khóa ngoại có thể là một hoặc kết hợp nhiều vùng dữ liệu.
Mối liên kết thực thể: Giữa các thực thể có mối liên kết chặt chẽ với nhau theo nguyên tắc một sự kiện liên quan tới một
nguồn lực và tác nhân tham gia (Thông thường một hoạt động có hai tác nhân cùng tham gia chẳng hạn khách hàng và nhân viên bán
hàng trong hoạt động đặt hàng). Sự kiện này liên quan ít nhất tới một sự kiện khác. Xác định mối liên kết này là việc tạo ra một bản đồ
logic cho việc xử lý hoặc lấy thông tin hay dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Trong tổ chức cơ sở dữ liệu, có các kiểu mối liên kết thực thể như sau:
+ Liên kết 1:1 (một —một): Mô tả mối liên kết mỗi thực thể cụ thể của loại thực thể này quan hệ liên kết với một thực thể cụ
thể của loại thực thể khác.
+ Liên kết 1:N (một – nhiều): Mô tả mối liên kết mỗi thực thể the cu của loại thực thể này có quan hệ nhiều thực thể cụ thể
của loại thực thể khác và ngược lại, mỗi thực thể cụ thể của loại thực thể khác đó chỉ quan hệ với duy nhất một thực thể cụ thể của loại thực thể này.
Ví dụ: Một phòng ban có nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ làm ở một phòng ban duy nhất. Mối liên kết giữa thực
thể phòng ban và thực thể nhân viên là mối liên kết một – nhiều. Nếu đơn vị quy định mỗi hoạt động bán hàng được bán nhiều mặt
hàng, mỗi mặt hàng chỉ được bán một lần duy nhất thì mối quan hệ giữa thực thể “bán hàng” và thực thể “hàng hóa” là mối liên kết một - nhiều.
+ Liên kết N:N (nhiều —nhiều): Mô tả mối liên kết một thực thể cụ thể của loại thực thể này liên kết với nhiều thực thể cụ
thể của loại thực thể khác, và ngược lại một thực thể cụ
thể của loại thực thể khác đó liên kết với nhiều thực thể cụ thể của loại thực thể này. Đơn vị quy định một mặt hàng được bán nhiều
lần, một lần được bán nhiều mặt hàng. Như vậy mối liên kết giữa thực thể “bán hàng” và thực thể “hàng hóa” là nhiều – nhiều.
Như vậy mối liên kết giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu phản ảnh các chính sách, đặc điểm hoạt động của DN liên quan tới
hoạt động kinh tế và thực thể đó.
2.2.5.2. Mô tả mô hình REAL
Có nhiều cách, ký hiệu để mô tả các thành phần trong mô hình. Vì mô hình REAL là một cách phát triển của mô hình ER cho
hoạt động kinh tế nên mô hình REAL cũng được mô tả theo cách mô tả của mô hình ER.
Nguyên tắc chung mô tả mô hình REAL như sau:
Nguyên tắc 1: Mỗi thực thể sự kiện phải liên kết ít nhất một thực thể nguồn lực kinh tế;
Nguyên tắc 2: Mỗi thực thể sự kiện phải liên kết ít nhất một thực thể sự kiện khác
Nguyên tắc 3: Mỗi thực thể sự kiện phải liên kết ít nhất tới hai tác nhân tham gia
Mối liên kết các thực thể có thể được đặt ở trong hình thoi hoặc trên đường nối giữa các thực thể nêu trên.
2.2.5.3. Các bước phân tích và xây dffing mô hình REALT
Để xây dựng mô hình REAL cho phù hợp, nên phân tích hoạt động của DN theo các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của đơn vị; các chiến lược, chính sách, và kế hoạch phát triển cùng các nhu cầu
thông tin liên quan hoạt động kinh doanh để có một nhìn tổng quát DN
Bước 2: Xem xét quy trình xử lý kinh doanh và xác định các sự kiện quan trọng cần thu thập và lưu trữ thông tin và trình tự
của nó trong quy trình. Việc xem xét này cần thực hiện theo từng chu trình hoạt động.
Hoạt động kinh doanh của DN là hoạt động “trao - nhận”. Ví dụ hoạt động bán hàng là hoạt động trao hàng hóa cho khách
hàng để nhận tiền hay khoản phải . thu từ khách hàng. Vì lý do này, khi phân tích sự kiện kinh tế theo từng chu trình hoạt động cần
phân tích được các sự kiện trao – nhận này và chúng liên hệ trực tiếp với nhau (xem nguyên tắc 1 mô tả mô hình REAL).
Ngoài ra, quản lý hoạt động kinh doanh còn cần thu thập và lưu trữ thông tin về các hoạt động lập kế hoạch, kiểm soát và
giám sát, nên các hoạt động này cũng được mô tả là thực thể sự kiện của mô hình REAL. Lập kế hoạch thực hiện hoạt động kinh
doanh cũng có thể coi như một hoạt động “cam kết” hay nguyên nhân (mà DN cần thu thập và lưu trữ thông tin) cho hoạt động kinh
doanh sau này. Vì vậy, trong phân tích hoạt động kinh doanh, có một kiểu thực thể sự kiện cũng cần được nhận diện, đó là “cam kết”
hay “nguyên nhân”. Ví dụ khi khách hàng gửi đặt hàng tới DN, nếu DN chấp nhận đặt hàng này thì hoạt động nhận đặt hàng với các
thông tin về yêu cầu của khách hàng cũng được nhận diện là thực thể sự kiện “nhận đặt hàng”, để làm căn cứ cho việc xuất kho, bán hàng sau này.
Bước 3: Phân tích mỗi một sự kiện đã nhận diện ở bước 2 để xác định nguồn lực sự kiện, tác nhân tham gia và các vị trí liên quan trong sự kiện.
Bước 4: Xác định các nhu cầu thông tin cần thu thập và lưu trữ về các nội dung đã nhận diện ở bước 3. Xác định các đặc
điểm, chính sách liên quan tới các thực thể đã nhận diện ở bước 3 để làm căn cứ xác định các thuộc tính của thực thể và mối liên kết giữa các thực thể.
Về nguyên tắc đối với nguồn lực và tác nhân tham gia, các thông tin cần thu thập và lưu trữ có thể chia thành hai nhóm cơ bản:
(1) Là thông tin mô tả để nhận diện cơ bản về nguồn lực và tác nhân tham gia như tên, số lượng tính, địa chỉ v.v. . (nghĩa là
thông tin này có tính phổ biến, không phụ thuộc yêu cầu quản lý riêng biệt của từng đơn vị);
(2) Các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của DN và tùy thuộc DN. Ví dụ như hàng hóa ngoài thông tin nhận diện cơ
bản còn có thể cần thêm thông tin vị trí lưu trữ hàng, hoặc như các mặt hàng tiêu dùng có thể cần thông tin về xuất xứ, thời hạn sử
dụng v.v. . Đối với khách hàng thì có thể đơn vị cần phân loại được khách hàng thuộc loại thường xuyên hay vãng lai. . Tóm lại đó là
nhu cầu thông tin không có tính phổ biến vì tùy thuộc nhu cầu quản lý riêng của DN.
Đối với sự kiện kinh tế, về cơ bản các thông tin cần thu thập và lưu trữ thường bao gồm sự kiện này diễn ra thế nào, đã sử
dụng nguồn lực gì ? Ai tham gia vào quá trình thực hiện hoạt động này, và nó xẩy ra ở đâu (nếu đơn vị có nhu cầu thông tin này), có
quan hệ với sự kiện kinh tế trước đó trong chuỗi quy trình hoạt động kinh doanh thế nào ?
Bước 5: Vẽ mô hình REAL theo đúng nguyên tắc mô tả mô hình.
2.3. TỔ CHỨC MÃ HOÁ DỮ LIỆU
Trong quá trình lưu trữ hay xử lý, dữ liệu cần được phân loại, nhận diện, tìm kiếm dễ dàng qua các mã dữ liệu. Mã được hiểu
là các ký tự hay chữ số được kết hợp với nhau theo một nguyên tắc có hệ thống, logic để phản ánh thông tin về đối tượng được mã hóa. 2.3.1. Phân loại mã
Có nhiều kiểu mã khác nhau
Mã trình tự (sequence code): Là mã sử dụng các ký tự chữ số theo trình tự để đảm bảo liên tục, không có khoảng trống trong
mã. Ví dụ 1, 2 3, 4,. . Mã trình tự thường được sử dụng để phản ánh các đối tượng theo trình tự thời gian hoặc một trình tự nào đó, ví
dụ số thứ tự trong danh sách. Trong kế toán, mã trình tự có thể được sử dụng xác định mã/ số chứng từ hoặc số thứ tự tài sản trong
một danh sách nào đó. Mã trình tự có ưu điểm là dễ thiết lập nhưng nhược điểm cơ bản là không linh hoạt ví dụ chỉ thêm mã mới vào
cuối dãy số, không mô tả được các thông tin chi tiết về đối tượng. Ví dụ nếu nhìn danh sách TSCĐ thì số thứ tự chỉ cho biết là tài sản
đứng thứ mấy trong danh sách, còn nó thuộc loại gì, mới hay cũ. . ta không thể biết được.
Mã khối (block code): Hệ thống mã được phân thành các khối, mỗi khối có một ý nghĩa hay thông tin về đối tượng được mã
hóa. Trong mỗi khối, mã được trình bày theo mã trình tự. Đây là một hình thức phát triển của mã trình tự bằng cách một dãy mã trình
tự và được phân thành các khối khác nhau.
Ví dụ: Mã của nhân viên các phòng ban được quy định như sau:
001-100 mã nhân viên bộ phận sản xuất
101- 200 mã nhân viên bộ phận kinh doanh
Một ví dụ khác là mã sản phẩm được xây dựng thành các khối
10000- 19999: sản phẩm tủ lạnh
20000- 29999: sản phẩm máy giặt.
Dạng mã khối này có nhược điểm cơ bản cũng giống mã trình tự, đó là không linh hoạt trong việc thay đổi, mở rộng hay sửa
chữa mã và không mô tả được chi tiết thông tin về đối tượng xây dựng mã.
Mã nhóm (group code): Là hình thức phát triển của mã khối. Mỗi mã được phân thành nhiều nhóm ký tự ở các vị trí khác
nhau để mô tả các thông tin chi tiết về đối tượng xây dựng mã. Trong mỗi nhóm ký tự, sử dụng mã trình tự hoặc mã gợi nhớ.
Mã một đối tượng được phân thành các nhóm ký tự đứng cạnh nhau, mỗi nhóm mô tả một nội dung thông tin nào đó. Ví dụ
mã sản phẩm bán trên thị trường quốc tế (universal product codes- UPCs) được các thị trường và nhà bán lẻ sử dụng là một mã gồm
hai nhóm, nhóm thứ nhất gồm năm chữ số mô tả nhà sản xuất, nhóm thứ hai gồm năm chữ số mô tả sản phẩm. Trong mỗi nhóm, mỗi
ký tự cụ thể không có một ý nghĩa nào hết mà kết hợp cả năm ký tự này mới có ý nghĩa. Ví dụ mã 7380 :Mã nhà sản xuất 8024 :Mã sản phẩm
Một ví dụ khác mã nhóm: Mã sản phẩm được phân thành ba nhóm, nhóm một gồm hai ký tự mô tả nhóm sản phẩm, nhóm hai
gồm hai ký tự mô tả kho hàng, nhóm ba gồm bốn ký tự mô tả sản phẩm cụ thể. Scanned with CamScanner
Nhược điểm: Tuy nhiên, cách phân loại mã chưa thống nhất trong các tài liệu. Một số tài liệu phân loại kiểu mã này là mã
khối, một số tài liệu khác phân loại mã này là mã nhóm (group code).
Ưu điểm: Cách xây dựng mã nhóm linh hoạt hơn mã khối theo quan thống vì nó mô tả chi tiết thông tin về đối tượng xây
dựng mã, việc sửa chữa hay thêm bớt mã cũng dễ dàng hơn.
Mã phân cấp (Hierarchical code): Đây là một hình thức phát triển của mã nhóm. Nguyên tắc chung là mã một đối tượng
được phân thành các nhóm ký tự có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ với nhau theo chiều từ trái qua phải. Nhóm ký tự đứng bên phải
phụ thuộc trực tiếp nhóm ký tự đứng phía bên tay trái. Mỗi vị trí nhóm mô tả một thông tin chi tiết đối tượng xây dựng mã. Trong mỗi
nhóm ký tự, người ta có thể sử dụng mã trình tự hoặc mã gợi nhớ.
Trong viễn thông quốc tế thì mã phân cấp là mã điện thoại hay mã vùng. Nhóm đầu tiên là mã quốc gia, nhóm hai là mã tỉnh/
vùng thuộc quốc gia, nhóm ba là mã điện thoại thuộc vùng hay tỉnh, thành phố.
Mã phân cấp đã khắc phục được tất cả các nhược điểm của mã trình tự, mã khối. Nó có những ưu điểm nổi bật là mô tả chi
tiết thông tin về đối tượng mã, linh hoạt, dễ sửa chữa, dễ phát triển.
Mã gợi nhớ (mnemonic code): Đối với người sử dụng, các ký tự số nhiều khi gây khó khăn cho việc nhận diện hay ghi nhớ.
Vì vậy người ta có thể sử dụng các ký tự chữ có tính chất gợi nhớ thay cho ký tự số trong các mã nhóm, mã phân cấp. Vi dụ mã số
chuyến bay về thành phố Hồ Chí Minh có ký hiệu SGN002. Hoặc mã số nhân viên KT002 chỉ ra nhân viên số 2 ở bộ phận kế toán.
Mã gợi nhớ có ưu điểm gợi nhớ đối với người sử dụng nhưng có nhược điểm là phụ thuộc vào văn hóa, môi trường hoạt động
hay xã hội, ngôn ngữ và thói quen của người sử dụng. Trong môi trường kinh tế thì chữ KT dễ liên tưởng tới nghĩa kinh tế, nếu là môi
trường kỹ thuật thì chữ KT dễ liên tưởng tới nghĩa kỹ thuật. Vì vậy khi xây dựng mã gợi cần lưu ý đặc điểm này để thuận tiện tránh
lầm lẫn và hiệu quả cho người sử dụng.
Mã vạch (bar code): Mã vạch là hình thức sử dụng các thanh, vạch, điểm ký tự thay cho các ký tự chữ cái, ký tự số trong mã
nhóm, mã phân cấp. Mã vạch yêu cầu phải có thiết bị tạo mã và đọc mã. Ngày nay với các ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng
mã vạch rất thuận tiện, giúp thu thập dữ liệu tự động hơn.
2.3.2. Yêu cầu việc xây dựng mã vạch
Mã được sử dụng lâu dài và rộng rãi trong một tổ chức, một DN. Nó liên tới nhiều người, ảnh hưởng tới hoạt động lưu trữ và
xử lý của hệ thống thông tin. Vì vậy khi xây dựng mã cần cân nhắc để đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Mã xây dựng cần phản ánh đúng và đủ các thông tin chi tiết về đối tượng như yêu cầu;
+ Mã cần phù hợp với đặc điểm hoạt động, cấu trúc tổ chức của DN cũng như kế hoạch phát triển liên quan tới đối tượng xây
dựng mã;+Mãcần xâydựng đảmbảosửdụnglâudài,ổn định;
+ Mã cần đảm bảo linh hoạt, dễ sửa chữa, dễ phát triển và dễ sử dụng; + Đảm bảo cân đối lợi ích - chi phí của xây dựng và sử dụng.
2.3.3. Cách xây dựng mã vạch
Để giúp người đọc dễ dàng ứng dụng các yêu cầu trong việc xây dựng mã, giáo trình này đưa ra hướng dẫn có tính đề nghị với người đọc.
- Phân tích các yêu cầu thông tin về đối tượng xây dựng mã, các đặc điểm của đối tượng xây dựng mã, kế hoạch phát triển
liên quan đối tượng xây dựng mã
- Xác định loại mã phù hợp và xây dựng cấu trúc mã cụ thể cho đối tượng xây dựng mã. Chọn loại mã nhóm gồm ba nhóm,
nhóm 1 có hai ký tự mô tả loại sản phẩm; nhóm 2 có một ký tự mô tả kích cỡ sản phẩm v.v.
- Xây dựng bảng mã ví dụ theo cấu trúc mô tả. Ví dụ nhóm 1, ký tự 01 mô tả sản phẩm vải,. . CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
3.1. XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TIN VÀ DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN
3.1.1. Xác định nhu cầu thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin
cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu
thông tin là nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng.
Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành
nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng khác. Nhu
cầu thông tin của các đối tượng sử dụng bao gồm hai nhóm thông tin kế toán là thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị.
Việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin bắt đầu từ các thông tin có tính chất tổng quát, dùng chung cho nhiều đối tượng
sử dụng cho đến các thông tin cụ thể, chi tiết phù hợp với nhu cầu riêng của từng đối tượng sử dụng khác nhau. Xác định chính xác
nhu cầu thông tin của doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc xác định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, từ đó tổ chức vận dụng
các phương pháp kế toán phù hợp để thực hiện các nội dung của tổ chức hệ thống thông tin kế toán từ thu nhận, xử lý, thống hóa và
cuối cùng là cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
3.1.2. Xác định danh mục đối tượng kế toán
Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, ghi chép và cung cấp thông tin về
đối tượng đó. Đối tượng kế toán chủ yếu bao gồm tài sản phân chia theo kết cấu và nguồn hình thành cũng như sự vận động của tài
sản gắn với các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng kế toán phải được xác định dựa trên các nhu cầu thông tin của các
đối tượng sử dụng mà kế toán phải cung cấp
Về cơ bản, các thông tin của kế toán tài chính cần phản ánh tình hình tài chính tại một thời điểm thông qua báo cáo tình hình
tài chính, và giải thích tình hình tài chính trong một kỳ thông qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Để phục vụ việc lập các Báo cáo tài chính này, các dữ liệu về đối tượng kế toán đến các hoạt động kinh tế tài chính cần thu thập chủ
yếu là các dữ liệu tài chính về sự kiện kinh tế phát sinh, các nguồn lực bị ảnh hưởng trong sự kiện ở mức độ chi tiết được theo từng
đối tượng chi tiết. Các thông tin của kế toán quản trị phục vụ cho việc lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính, điều hành thực hiện
hoạt động theo kế hoạch, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và kiểm soát các hoạt động này. Như vậy dữ liệu về đối tượng kế toán
cần thu thập cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính cho cả tình hình thực hiện và kế hoạch, bao gồm các thông tin về sự kiện
kinh tế, các nguồn lực ảnh hưởng, các tác nhân tham gia và địa điểm liên quan.
Bên cạnh việc xây dựng danh mục đối tượng kế toán, cần xác định các đối tượng quản lý chi tiết có liên quan. Đối tượng
quản lý chi tiết là các đối tượng ở hệ thống tác nghiệp phải theo dõi ở mức hạch toán nghiệp vụ. Ví dụ, đối tượng kế toán là nợ phải
thu của khách hàng thì đối tượng quản lý chi tiết sẽ là các khía cạnh thông tin chi tiết liên quan đến nợ phải thu của khách hàng được
nhận diện theo tính thanh khoản, tính chất của khoản nợ hay các đặc điểm về khách hàng như loại khách hàng, khu vực địa lý,. .Đối
tượng kế toán là khoản mục chi phí sản xuất thì đối tượng quản lý chi tiết là từng nội dung, tính chất của chi phí, từng nơi phát sinh
chi phí, từng loại sản phẩm, dịch vụ liên quan.
Đối tượng quản lý chi tiết được dùng chung cho nhiều hệ thống trong doanh nghiệp, tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin mà
sẽ thu thập các dữ liệu khác nhau. Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế toán có thể được theo dõi theo một hay nhiều đối tượng
quản lý chi tiết, hay cũng có thể không cần theo dõi chi tiết tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời một đối tượng quản
lý chi tiết có thể được dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán. Ví dụ, nợ phải thu có thể theo dõi chi tiết theo khách hàng, nhà cung
cấp, nhân viên,. .điều này xuất phát từ yêu cầu quản lý các khoản nợ phải thu cần được theo dõi chi tiết theo từng khách nợ, từng
khoản nợ. Đối tượng quản lý chi tiết là khách hàng có thể được dùng chung cho các đối tượng kế toán: Nợ phải thu của khách hàng
(khi bán chịu), nợ phải trả cho khách hàng (khi nhận tiền ủng trước của khách hàng), đầu tư khác (khi cho khách hàng vay),. .Để tránh
tình trạng một đối tượng kế toán chi tiết theo dõi nhiều đối tượng quản lý chi tiết, cần phân cấp đối tượng quản lý đến cấp thấp nhất.
Sau khi xác định đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết có liên quan thì cần sắp xếp, phân loại và trình bày danh mục đối
tượng kế toán từ cấp khái quát đến cấp chi tiết nhất.
Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó.
Các nội dung cần thu thập như mã đối tượng, tên và các nội dung mô tả khác cho đối tượng như địa chỉ, mã số thuế, các nội dung cần
theu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra (quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng,. .). Khi xác định cách thức mã
hóa cho đối tượng thì mỗi đối tượng quản lý chi tiết cần có mã hóa riêng, đồng thời xác định nội dung thể hiện trên bộ mã bao gồm
nội dung mô tả cho đối tượng và các nội dung quản lý của đối tượng. Các phương pháp mã hóa thông thường được sử dụng là phương
pháp mã hóa tổng hợp bao gồm nhiều phương pháp mã hóa bên trong bộ mã như mã hóa gợi nhớ, mã hóa liên tiếp hay mã hóa phân
cấp. Trong điều kiện kế toán thủ công, đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết là căn cứ để xây dựng hệ thống sổ cái và sổ chi
tiết có liên quan. Trong điều kiện kế toán máy, đây sẽ là căn cứ để xây dựng, khai báo và nhập liệu vào hệ thống danh mục trên phần mềm kế toán.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều các hoạt động kinh tế phát sinh, các hoạt
động kinh tế này được lặp đi lặp lại trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, khi thu thập các nội dung dữ liệu cho
từng hoạt động thì chính là việc xác định loại hoạt động được thực hiện, hoạt động đó quan đến nguồn lực, đối tượng nào, thời gian và
địa điểm xảy ra hoạt động. . Và để thu nhận đầy đủ và chính xác nhất các thông tin kế toán của từng hoạt động thì phải tổ chức các
chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế khác nhau gắn với các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2. TỔ CHỨC THU NHẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Thu thập dữ liệu là hoạt động ghi nhận các dữ liệu về một hoạt động kinh tế và đưa dữ liệu thu thập vào hệ thống phục vụ
cho việc xử lý thông tin. Phương pháp hay kỹ thuật thu thập dữ liệu cũng như nội dung dữ liệu thu thập luôn thay đổi tùy thuộc công
cụ thu thập, xử lý thông tin và yêu cầu thông tin của người sử dụng. Trong trường hợp kế toán thủ công, thu thập dữ liệu bao gồm việc
lập chứng từ, nhận chứng từ và ghi nhận dữ liệu trên chứng từ vào các sổ kế toán. Trong trường hợp kế toán bằng máy, thập dữ liệu
cũng bao gồm việc thu thập dữ liệu phát sinh và nhập (đưa) liệu vào hệ thống.
Nội dung dữ liệu thu thập về hoạt động kinh tế hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người sử dụng. Kế toán tài
chính yêu cầu các BCTC được thực hiện theo những nguyên tắc kế toán chung hoặc những Chuẩn mực kế toán ban hành và báo cáo
cần được công bố rộng rãi. Trong khi đó, kế toán quản trị cung cấp các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý trong nội bộ DN, nên
có thể sử dụng nhiều phương pháp kế toán khác nhau với nhiều chỉ tiêu hay nội dung thông tin khác nhau.
Về cơ bản các thông tin của kế toán cần phản ánh tình hình tài chính tại một thời điểm thông qua Bảng cân đối kế toán và
phản ánh tình hình tài chính trong một kỳ thông qua Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Để phục vụ
việc lập BCTC này, các dữ liệu hoạt động kinh tế phát sinh cần thu thập chủ yếu là các dữ liệu tài chính về sự kiện kinh tế phát sinh,
các nguồn lực bị ảnh hưởng trong sự kiện ở mức chi tiết được theo từng đối tượng kế toán chi tiết.
Các thông tin của kế toán quản trị phục vụ cho việc lập kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính, điều hành thực hiện hoạt
động theo kế hoạch, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và kiểm soát tất cả các hoạt động của DN. Như vậy dữ liệu về hoạt động
kinh tế cần thu thập cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính cho cả tình hình thực hiện và kế hoạch; bao gồm các thông tin về
sự kiện kinh tế, các nguồn lực ảnh hưởng, các tác nhân tham gia, vị trí liên quan tới sự kiện hay nguồn lực.
Nội dung dữ liệu thu thập hoàn toàn phụ thuộc vào nội dung thông tin người sử dụng mong muốn. Để có thể xác định đúng
và đầy đủ các dữ liệu thu thập, cần lưu ý giai đoạn phân tích để xác định đúng nhu cầu thông tin của người sử dụng, nhu cầu dữ liệu
lưu trữ để tạo thông tin. Từ đây xác định được các dữ liệu cần thu thập cho mỗi một sự kiện kinh tế liên quan.
Về nguyên tắc, đối với các sự kiện kinh tế, cần thu thập được thông tin để biết su kiện này diễn ra như thế nào, đã sử dụng
nguồn lực gì ? Ai tham giá vào quá trình thực hiện hoạt động này, và nó xẩy ra ở đâu (nếu đơn vị có nhu cầu thông tin này), có quan
hệ với sự kiện kinh tế trước đó trong chuỗi quy trình hoạt động kinh doanh thế nào?
Việc tổ chức ra một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu và hiệu quả, đáp ứng được yều cầu thông tin, phù hợp với đặc điểm
kinh doanh, đặc điểm quản lý tại DN là điều không thể dễ dàng thực hiện được. Do đó, việc phải xác định chính xác và đầy đủ những
nội dung cần thực hiện sẽ là yêu cầu quan trọng để tổ chức thành công một hệ thống kế toán.
Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận theo các thành phần của hệ thống. Các nội dung bao gồm:
3.2.1. Xác định yêu cầu thông tin và tổ chức dữ liệu đầu vào
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cập thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các
đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.
Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh của DN, các nội dung thông tin, đối
tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ. Việc nhận dạng không đầy đủ những
yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này.
Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phương thức thu thập dữ liệu liên
quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản và các
đối tượng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh.
Tổ chức dữ liệu đầu vào bao gồm việc thiết lập thông tin ban đầu và nhập số dư ban đầu
3.2.1.1. Thiết lập thông tin ban đầu
Đây là bước cần thiết để doanh nghiệp xác định các thông tin ban đầu, các thông tin có ảnh hưởng chung đến toàn bộ hệ
thống kế toán trong suốt quá trình làm việc của người sử dụng. Việc thiết lập các thông tin này sẽ giúp cho người sử dụng thực hiện
các công việc kế toán một cách thuận lợi hơn.
Một số thông tin ban đầu cần được thiết lập:
- Danh mục hệ thống tài khoản.
- Một số các tùy chọn chung khác.
Danh mục Hệ thống tài khoản: Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là một trong những nội dung trọng tâm của tổ
chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán. Vì vậy việc thiết kế danh mục hệ thống tài khoản là công việc quan trọng và phải được
thiết lập ngay từ ban đầu nhằm giúp cho người sử dụng thực hiện các công việc kế toán, qui trình kế toán một cách thuận lợi hơn.
Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh
trên tài khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy
nhiên, với mỗi doanh nghiệp lại có một đặc thù sản xuất kinh doanh riêng vì thế mà yêu cầu quản lý các tài khoản chi tiết trên cơ sở hệ
thống tài khoản cũng khác nhau.Phần mềm kế toán hiện nay đều cho phép người sử dụng mở thêm các tài khoản chi tiết trên cơ sở hệ
thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Mỗi phần mềm sẽ có cách hướng dẫn các thao tác cụ thể trên phần mềm nhằm khai báo hệ thống tài khoản ban đầu cũng như
hướng dẫn thao tác khi người sử dụng có nhu cầu thêm mới hoặc chi tiết thêm tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.
Một số các tùy chọn chung khác: Mỗi phần mềm có chức năng tùy chọn hệ thống cho phép thiết lập một số tùy chọn có tính
ngầm định trong chương trình khi nhập liệu hoặc khi xem báo cáo kế toán như: Tùy chọn riêng, Tùy chọn chung, Vật tư hàng hóa,
Định dạng số, Sao lưu. .
Mỗi phần mềm sẽ có cách hướng dẫn các thao tác cụ thể trên phần mềm để người sử dụng tùy thuộc vào đặc thù doanh
nghiệp của mình mà tích chọn các thông tin sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
3.2.1.2. Thiết kế các danh mục cần khai báo
Danh mục cần khai báo được thiết kế thành từng nhóm danh mục; từng danh mục cụ thể, chi tiết để thu thập các thông tin kế
toán theo từng đối tượng cụ thể, từ đó xử lý, hệ thống hoá và tổng hợp theo nhóm danh mục thông tin kế toán.
Tài liệu liên quan:
-
HỆ THỐNG BÀI TẬP LÝ THUYẾT VÀ THỰC HÀNH KIỂM TOÁN
7 4 -
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN: Danh Mục và Phạm Vi Áp Dụng
20 10 -
Giả thuyết Kế toán cơ bản: Các ngôn ngữ kế toán và nguyên tắc quan trọng
23 12 -
CHƯƠNG 4 - NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN: TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ KÉP
24 12 -
Nguyên lý kế toán chương 3: Kết cấu Báo cáo KQKD P3
18 9