lOMoAR cPSD| 45764710
Hợp nhất dữ liệu trong Excel
và hợp nhất nhiều trang tính vào một trang tính
Bài hướng dẫn này Trung tâm Tin học sẽ trình bày các
cách khác nhau để hợp nhất các trang trong Excel bằng
cách kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính hoặc kết hợp
nhiều trang bằng cách sao chép dữ liệu của chúng.
Hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính sang một trang tính
Cách nhanh nhất để hợp nhất dữ liệu trong Excel (nằm
trong một bảng tính hoặc nhiều bảng tính) là sử dụng tính
năng tích hợp sẵn Excel Consolidate.
Hãy xem xét ví dụ sau đây: Giả sử bạn có một số báo cáo
từ các văn phòng chi nhánh công ty và bạn muốn hợp
nhất vào một bảng tính để bạn có một báo cáo tổng doanh
thu của tất cả các sản phẩm.
Như bạn thấy trong ảnh dưới đây, ba bảng tính cần hợp
nhất có cấu trúc dữ liệu tương tự, nhưng các số hàng và cột khác nhau: lOMoAR cPSD| 45764710
Để hợp nhất dữ liệu thành một, hãy thực hiện các bước sau:
1.Sắp xếp dữ liệu nguồn: Để tính năng Excel Consolidate hoạt động chính xác, phải đảm bảo rằng: •
Mỗi dãy (tập dữ liệu) bạn muốn hợp nhất nằm trên một bảng tính riêng biệt. Không đặt
bất kỳ dữ liệu nào trên bảng tính mà bạn muốn hợp nhất.· Mỗi trang có cùng bố cục,
mỗi cột có tiêu đề và chứa dữ liệu tương tự.· Không có hàng hoặc cột trống trong bất kỳ danh sách nào.
2. Chạy Excel Consolidate. Trong bảng tính chính, nhấp vào ô bên trái phía trên, đi tới tab Data và nhấp Consolidate.
Chú ý: Bạn nên hợp nhất dữ liệu vào một trang trống. Nếu bảng tính chính của bạn đã có một số dữ liệu,
đảm bảo có đủ không gian (các hàng và cột trống) để chứa dữ liệu được hợp nhất.
3. Cấu hình Consolidate settings. Khi hộp thoại Consolidate xuất hiện, bạn thực hiện như sau: lOMoAR cPSD| 45764710 •
Trong hộp Function, chọn một trong các hàm mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất dữ liệu
của mình (Count, Average, Max, Min, v.v …). Trong ví dụ này, chúng ta chọn Sum. •
Trong hộp Reference box, nhấp vào biểu tượng Thu gọn và chọn
vùng ở trang tính đầu tiên. Sau đó nhấp vào nút Add để thêm các vùng khác. Lặp lại bước này
cho tất cả các vùng bạn muốn hợp nhất.
Nếu một hoặc một số trang nằm trong một bảng tính khác, hãy nhấp vào Browse để tìm bảng tính.
4. Cấu hình Update settings. Cũng trong hộp thoại Consolidate, hãy chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây: •
Chọn Top row và / hoặc Left column phía dưới Use labels in nếu bạn muốn sao chép tên
hàng và / hoặc tên cột từ các trang tính gốc vào trang hợp nhất. •
Chọn Create links to source data check nếu bạn muốn dữ liệu hợp nhất cập nhật tự
động khi dữ liệu nguồn thay đổi. Trong trường hợp này,
Excel sẽ tạo liên kết tới bảng tính nguồn của bạn và thể hiện như ảnh sau: lOMoAR cPSD| 45764710
Nếu bạn mở rộng nhóm (bằng cách nhấp vào biểu tượng “+”), sau đó nhấp vào ô có chứa giá trị, trên
thanh công thức sẽ thể hiện một liên kết đến dữ liệu nguồn.
Như bạn thấy, tính năng Excel Consolidate rất hữu ích để tập hợp dữ liệu từ nhiều trang tính.
Tuy nhiên, nó có một vài hạn chế. Cụ thể, nó chỉ hoạt động khi các giá trị là số và luôn gộp chúng
lại bằng nhiều cách (sum, count, average, vv…)
Nếu bạn muốn kết hợp các trang tính trong Excel bằng cách sao chép dữ liệu, chức năng này
không hiệu quả. Để kết hợp vài trang tính, bạn có thể chỉ cần kĩ năng copy/paste. Nhưng nếu
bạn cần kết hợp hàng chục trang tính, thì sai sót trong việc copy/paste thủ công là không thể
tránh khỏi. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn sử dụng một trong các kỹ thuật sau để tự động hợp nhất. lOMoAR cPSD| 45764710
Làm thế nào để hợp nhất các trang tính Excel thành một
Nhìn chung, có 3 cách để hợp nhất các bảng tính Excel thành một mà không cần sao chép và dán: • Sử dụng VBA • Truy vấn nguồn cho Excel •
Tiện ích bổ sung của bên thứ ba
Chúng ta sẽ bắt đầu với lựa chọn cuối cùng, một trong những cách quen thuộc và dễ sử dụng nhất.
Làm thế nào để kết hợp bảng tính Excel với
Consolidate Worksheets Wizard
Khi đọc tiêu đề của phần này, một số bạn có thể bị bối rối. Khi nói về tính năng Excel
Consolidate, Học Excel Online chỉ ra rằng nó không thể kết hợp các bảng bằng cách sao chép dữ
liệu của chúng. Phải, tùy chọn tích hợp trong Excel thì không thể làm được, nhưng Ablebits
Consolidate Worksheet Wizard thì có thể
Giả sử bạn có một vài trang tính có chứa thông tin về các sản phẩm khác nhau và bây giờ bạn cần kết hợp chúng lOMoAR cPSD| 45764710
Kết hợp nhiều bảng tính thành một bằng 5 bước:
Giả sử rằng bạn đã cài đặt Consolidate Worksheets Wizard, năm bước đơn giản sau đây sẽ kết
hợp các bảng tính Excel thành một.
1, Bật Consolidate Worksheets Wizard. Trên thanh công cụ Excel, chọn tab Ablebits, chọn
Merge và nhấp vào Consolidate Worksheets. lOMoAR cPSD| 45764710
2. Chọn các bảng tính và vùng hợp nhất. Khi bạn chạy Consolidate Worksheets, nó sẽ hiển thị một
danh sách các bảng tính đang mở. Thông thường nó sẽ tự chọn vùng dữ liệu trong các bảng tính liệt kê.
Nếu bạn muốn chọn một vùng khác, hãy sử dụng biểu tượng Thu gọn. lOMoAR cPSD| 45764710
Chú ý: Nếu bảng tính mà bạn muốn hợp nhất đang đóng, hãy nhấp vào nút Add files … để chọn bảng tính đó.
3. Chọn loại hợp nhất. Vì chúng ta muốn kết hợp nhiều trang bằng cách sao chép dữ liệu của
chúng, hãy chọn Copy data from selected ranges to one worksheet và nhấp Next. lOMoAR cPSD| 45764710
4. Chọn cách bạn muốn hợp nhất các trang tính. Trong bước này, bạn phải chọn cấu hình cài
đặt hợp nhất với các bước sau: Các tùy chọn dán: •
Paste all – để sao chép các giá trị cũng như các công thức. – được dung trong hầu hết các trường hợp. •
Paste values only – nếu bạn không muốn giữ các công thức từ các trang nguồn, hãy chọn tùy chọn này. •
Paste link to data – liên kết dữ liệu được hợp nhất với dữ liệu nguồn. Chọn nó nếu bạn
muốn dữ liệu được hợp nhất cập nhật tự động khi dữ liệu nguồn thay đổi. Nó hoạt động
tương tự như Create links to source data check của Excel Consolidate. lOMoAR cPSD| 45764710
Những lựa chọn khác: •
My tables have headers: Tùy chọn này rất hữu ích khi bạn kết hợp các bảng có cột sắp
xếp khác nhau. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem ví dụ 1. •
Copy data only for the matching columns in my first tables in the list – chọn nó nếu bạn
chỉ hợp nhất các cột nhất định trong bảng tính. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem ví dụ 2. •
Preserve formatting – tự giải thích và rất thuận tiện. •
Separate the copied ranges by a blank row– chọn tuỳ chọn này nếu bạn muốn thêm các
hàng trống giữa các vùng dữ liệu hợp nhất.
5.Chọn vùng đặt dữ liệu được hợp nhất. Chọn nơi bạn muốn xuất dữ liệu hợp nhất: ở một trang bảng
tính mới, một tệp làm việc mới hoặc một vị trí nhất định trong bất kỳ trang tính nào. lOMoAR cPSD| 45764710
Bấm Finish và bạn sẽ có kết quả sau: lOMoAR cPSD| 45764710
Các tùy chọn bổ sung cho việc trộn các trang tính trong Excel
Bộ công cụ Consolidate Worksheets Wizard cung cấp 2 tùy chọn đặc biệt để xử lý các tình huống sau.
Ví dụ 1. Hợp nhất các trang Excel với một thứ tự các cột khác nhau Khi bạn kết hợp các trang
tính được tạo bởi những người dùng khác nhau, thứ tự các cột thường khác nhau. Để thủ thuật
này xác định chính xác giữa các cột, hãy chắc chắn bạn đã chọn tùy chọn My tables have headers. lOMoAR cPSD| 45764710
Và kết quả là, trang tính của bạn sẽ được hợp nhất theo hình sau: lOMoAR cPSD| 45764710
Ví dụ 2. Hợp nhất các cột nhất định từ nhiều trang tính
Nếu bạn có nhiều trang lớn với rất nhiều cột khác nhau, bạn có thể chỉ muốn kết hợp những cái
quan trọng nhất vào một bảng. Giải pháp nhanh chóng là tạo một bản sao của một trong những
trang tính, xóa tất cả các cột không liên quan, chỉ giữ lại những cột bạn muốn hợp nhất. Sau đó,
chạy Consolidate Worksheets Wizard, và chọn tùy chọn Copy data only for the matching
columns in my first table in the list. lOMoAR cPSD| 45764710
Kết quả là, Consolidate Worksheets Wizard sẽ tìm những cột có cùng tên trong những trang tính bạn đã
chọn và chỉ sao chép dữ liệu của những cột đó. lOMoAR cPSD| 45764710