Individual Behavior & Motivation Summary môn Principles of Management | Trường Đại học Quốc tế, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

INDIVIDUAL BAHAVIOR
How do perceptions influence individual behavior?
• Perception acts as a filter through which people receive and process information from the environment.
• Because people perceive things differently, a situation may be interpreted and responded
to differently by different people.
• A healthy psychological contract occurs with perceived balance between work
contributions, such as time and effort, and inducements received, such as pay and respect.
• Fundamental attribution error occurs when we blame others for performance problems
while excluding possible external causes; self-serving bias occurs when we take personal
credit for successes and blame failures on external factors.
• Stereotypes, projection, halo effects, and selective perception can distort perceptions and
result in errors as people relate with one another.
- Why do we need the impression of management? (Nêu lợi ích có được từ impression of management).
Impression management is the systematic try to influence how other perceive positive us.
Perception is the process through which people receive and interpret information from the
environment. It is like a filter of information before we respond. And your perception is
influenced by your background, your culture and/ or your personality, hence, each of you will
perceive differently towards the same thing or situation.
The difference between Interpersonal skills and communication skills. -
Interpersonal skills are about how well a manager works with other people. This
includes understanding others' feelings, working well in a team, solving conflicts, and
motivating people. It's about building good relationships in the workplace. -
Communication skills, on the other hand, are specifically about sharing information.
This means talking clearly, listening well, presenting ideas in a way that others
understand, and understanding body language. Communication skills are a part of
interpersonal skills, but they focus more on talking and listening.
How can people convert impression management to improve your interpersonal skills?
-Dress to convey positive appeal( ăn mặc để truyền cảm hứng, hấp dẫn tích cực):
the way you dress can significantly influencer how you’re perceived. For example, a
manager dressing professionally for a business meeting conveys respect,
seriousness, and competence. This doesn’t always mean formal attire; it can also
mean dressing appropriately for the company culture or occasion.
-Flatter others to generate positive feelings( Tâng bốc người khác để tạo cảm xúc
tích cực): when you give real compliments or say good things about what others
have done, it makes people feel better and help build stronger relationship. For
example, If a boss praises someone in a team meeting for coming up with a really
smart way to solve a problem. It not only makes that person feel great but also
inspires everyone else in the team to share their own ideas.
-Eye contact and smiling in conversation( giao tiếp = ánh mắt và cười trong giao
tiếp): maintaining eye contacts and smiling during the conversation can make other
feel valued and listened to. When a manager speaks with a team and maintains eye
contact, it shows attentiveness and interest in what the other person has to say.
Smiling can make the manager seem more approachable and friendly.
-Displaying high level of energy( thể hiện mức năng lượng cao): Showing
enthusiasm and energy can be contagious and motivate others. A manager who
shows high energy in leading a project can inspire the team to engage more actively
and bring their best effort to the table. MOTIVATION
Motivation theory and practices (lý thuyết về động cơ thúc đẩy)
- Tập trung vào Content Perspective on motivation (đi trả lời câu hỏi what factors motivate people?)
- Motivation—the forces within the individual that account for the level, direction, and persistence of effort expended at work
=> These forces coming from inside, from the internal of the individual, accounted for the level,
direction, and persistence of the effort
=> level of motivation is the intensity, how much of effort we put on doing sth
=> direction where we put our effort
=> Persistence is how long we can maintain our motivation
- Ví dụ yếu tố nào khiến mình chọn IU mà không phải trường khác? Em rớt hết các nguyện vọng khác.
Maslow’s hierarchy of needs: Maslow’s hierarchy of needs suggests that people must
satisfy five groups of needs in order. Nhu cầu nào được thỏa mãn thì không còn là động cơ.
Người nghèo có nhu cầu cao hơn người giàu vì họ có nhiều nhu cầu vì họ thiếu nhu cầu vd
mua xe, nhà, điện thoại, đồ đẹp,…
-Physiological ( basic need): attending to basic survival and biological functions. Nhu
cầu cơ bản nhất của con người, Sơn Tùng, Tổng thống, Giám đốc ai cũng cần ăn
-Security: Seeking a safe physical and emotional environment.
Physical: Nhu cầu về một môi trường vật chất an toàn bao gồm nơi ở ổn định, sự
an toàn về thể chất, và tiếp cận với nhu yếu phẩm cần thiết. Điều này tạo ra cảm
giác an tâm, giảm bớt lo lắng về các mối đe dọa vật chất. Ví dụ: Một người có
công việc ổn định và thu nhập đủ để sống trong một khu vực an toàn, có nhà cửa
chắc chắn và tiếp cận dễ dàng với dịch vụ y tế và thực phẩm.
Emotional environment: nhu cầu về môi trường tinh thần an toàn liên quan đến
việc cảm thấy được yêu thương, tôn trọng, và thuộc về. Nó bao gồm các mối quan
hệ lành mạnh, cảm giác tin tưởng, và sự ổn định cảm xúc. Ví dụ: Một người có gia
đình và bạn bè hỗ trợ, nơi họ cảm thấy được yêu thương và tôn trọng. Họ có mạng
lưới xã hội đáng tin cậy và cảm thấy an tâm khi chia sẻ cảm xúc và suy nghĩ của mình.
-Belongingness( thuộc về): Experiencing love and affection.
-Esteem( kính trọng): having a positive self-image/ self-respect and recognition and respect from others
-Self- actualization: Realizing one’s potential for personal growth and development. Herzberg’s two-factor theory
-Hygiene Factors: These are factors that can lead to dissatisfaction if they are
absent or inadequate, but their presence does not motivate or create satisfaction.
They are considered maintenance factors and include aspects like salary, company
policies, working conditions, job security, and quality of technical supervision. These
factors are extrinsic to the job itself.
-Motivational Factors: These factors, when present, actively create job
satisfaction and can significantly increase an employee's motivation and productivity.
They are intrinsic to the work itself and include achievement, recognition, the work
itself, responsibility, advancement, and growth.
McClelland’s achievement, power, and affiliation needs.
MCGồm 3 needs nhưng khác với Maslow là không có hierarchy
-Need for achievement: The desire to accomplish a goal or task more effectively than
in the past( đạt được mục tiêu hiệu quả hơn trong quá khứ). For example, the mid-term
scores just 50 points, surely the desire of final will higher 50 points. For the business the
desire of the profit of this year always higher than last year.
-Need for affiliation: The desire for human companionship and acceptance( Mong
muốn được sự đồng hành và chấp nhận của con người). For example, A team leader
organizes regular team outings and encourages open discussions among team
members to create a sense of belonging and camaraderie( tình bạn). Maintaing a
harmonious and friendly team environment. -
Need for power: The desire to be influential in a group and to control one’s
environment( Mong muốn có ảnh hưởng trong một nhóm và kiểm soát môi trường của một
người). For example, Head of department proactively directs project, makes important
decisions, and influences team strategy. They enjoy mentoring employees and have
a strong desire to impact the success of their organization.
Different: McClelland’s achievement, power, and affiliation needs vs Maslow’s hierarchy of needs
Khác nhau các mức độ needs, giống nhau
Belongingness= needs for affiliation: Both focus on the importance of social
relationships and connections with others. Benglongingness in Maslow's system
refers to the need for friendship, love, and a sense of belonging to a group, similar to
McClelland's Affiliation need, where individuals seek acceptance, belonging, and social relationships.
Esteam = needs for power: Maslow's esteem includes the need for respect, self-
esteem, and recognition from others, while McClelland's Power need focuses on
influence and control. In both cases, there is an element of recognition and status in
the eyes of others, as well as the ability to influence and lead. TEAMWORK
What is team and group development?
- Teams và groups có điểm chung là một nhóm người - Teams thường nói về tinh thần gắn kết tập thể
- Groups ví dụ là mỗi người làm một việc, rồi gộp lại không gắn kết với nhau
- Group: Consists of two or more people who interact regularly to accomplish a common purpose or goal
- Team: A group of workers that functions as a unit, often with little or no supervision, to
carry out work-related tasks, functions, and activities
What are the stages of Group and team development? 1. Forming
Attempting to define the task and how it will be accomplished through discussions of task- related concepts/issues
First day as a team, try to figure out the goals and parameters of the assignment
Một nhóm dự án mới được tập hợp thành một tổ chức. Trong buổi gặp đầu tiên, các thành
viên lịch sự, giới thiệu bản thân và tìm hiểu về mục tiêu của dự án. Có sự phấn khích và đôi
chút lo lắng khi mọi người vẫn đang tìm hiểu vai trò của mình và cách làm việc cùng nhau. 2. Storming
● Defensiveness, intragroup competition, and the formation of factions; arguing among members, even when they agree
● Brainstorming, discussion, and division of labor
Cùng một nhóm bắt đầu làm việc trên dự án. Những bất đồng nảy sinh về định hướng dự án
và phân bổ nhiệm vụ. Một số thành viên thách thức cách tiếp cận của trưởng nhóm và xảy
ra xung đột khi các tính cách và phong cách làm việc khác nhau xung đột. Giai đoạn này rất
quan trọng vì nó kiểm tra khả năng của nhóm trong việc vượt qua những trở ngại này và làm việc gắn kết. 3. Norming
● Establishing and maintaining team ground rules
● More friendliness and confiding in one another
● Begin to work toward goals
Sau khi giải quyết những xung đột ban đầu, nhóm bắt đầu tìm ra lối đi của mình. Các quy
tắc và tiêu chuẩn cho sự tương tác trong nhóm được thiết lập. Các thành viên bắt đầu đánh
giá cao điểm mạnh của nhau, hỗ trợ lẫn nhau và tinh thần cạnh tranh giảm dần. Nhóm phát
triển sự hiểu biết rõ ràng hơn về vai trò của từng thành viên và cách cộng tác hiệu quả. 4. Performing
● The ability of the group/team to prevent or work through problems
● Members develop close attachments to the team
● Mechanism for accomplishing goals
Nhóm hiện đang hoạt động hiệu quả hướng tới mục tiêu của dự án. Các thành viên tự tin,
có động lực và phần lớn là tự quản lý. Trưởng nhóm tạo điều kiện nhiều hơn là chỉ đạo và
nhóm đạt được tiến bộ đáng kể trong việc đạt được mục tiêu của mình. Xung đột được xử lý
mang tính xây dựng mà không làm gián đoạn hoạt động của nhóm. Optional: - Functional group:
● A permanent group created by the organization to accomplish a number of
organizational purposes with an unspecified time horizon.
● Advertising department, safety council -
Informal or interest group: Created by its members for purposes that may or may not
be relevant to those of the organization - Task group:
● A group created by the organization to accomplish a relatively narrow range of
purposes within a stated or implied time horizon
● Team projects, the group disbands when completed
During which stage of group development do group members begin to accept each
other and understand their role in relation to the roles of others?
⇒ Norming. The third stage of development, called norming, usually begins with a burst of
activity. During this stage, each person begins to recognize and accept her or his role and to
understand the roles of others. Members also begin to accept one another and develop a
sense of unity. There may also be temporary regressions to the previous stage.
What is one of the most effective ways to increase the level of cohesiveness in a group?
Establish some form of intergroup competition: Five factors can increase the level of
cohesiveness in a group or team. One of the strongest is intergroup competition. Second,
just as personal attraction plays a role in causing a group to form, so, too, does attraction
seem to enhance cohesiveness. Third, favorable evaluation of the entire group by outsiders
can increase cohesiveness. Similarly, if all the members of the group or team agree on their
goals, cohesiveness is likely to increase. The more often members of the group interact with
one another, the more likely the group is to become cohesive.