Kiểm soát nội bộ | Tài liệu môn Kiểm soát nội bộ Trường đại học sư phạm kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh

Giảng viên: TS. Nguyễn Thị Phương Hồng 1 1 Nội dung
2.1. Kiểm soát nội bộ (KSNB) 2.1.1 Khái niệm
2.1.2 Các thành phần của KSNB
2.2 Phương pháp tìm hiểu và đánh giá KSNB
2.2.1Yêu cầu của chuẩn mực nghề nghiệp
2.2.2Các phương pháp tìm hiểu KSNB
2.2.3Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
2.3 Trao đổi về các khiếm khuyết của KSNB 2 2 1 Chúng ta bị Công việc kinh doanh cổ đông kiện gặp thua lỗ? vì BCTC không trung thực ư? Ai đã đánh cắp tiền Cơ trong két? quan pháp luật đến điều tra? 3 3 Phải có cách chứ! 4 4 2
2.1. Kiểm soát nội bộ (KSNB) 2.1.1 Khái niệm
2.1.2 Các thành phần của KSNB 5 5
2.1 Kiểm soát nội bộ (KSNB) 2.1.1 Khái niệm KSNB
Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản tr ,ị
Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị
thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo
hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị
trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài
chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân
thủ pháp luật và các quy định có liên quan (VSA 315) 6 6 3 Đảm bảo hợp lý
vKSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà
quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
vĐiều này là do những hạn chế tiềm tàng trong HTKSNB: ! Sai lầm của con người
! Sự thông đồng của các cá nhân
! Sự lạm quyền của nhà quản lý
! Mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên HTKSNB 7 7
2.1.2 Các thành phần của KSNB (COSO 2013) Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông Giám sát 8 8 4 a. Môi trường kiểm soát ØBao gồm:
ØCác chức năng quản trị và quản lý,
ØCác quan điểm, nhận thức và hành động của Ban
quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến KSNB và tầm
quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị.
ØTạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác
động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên
trong đơn vị về công tác kiểm soát. 9 9
Các yếu tố của môi truờng kiểm soát
ØTruyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi
tính chính trực và các giá trị đạo đức Cam kết về năng lực
ØSự tham gia của Ban quản trị
ØTriết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc Ø Cơ cấu tổ chức
ØPhân công quyền hạn và trách nhiệm
ØCác chính sách và thông lệ về nhân sự 10 10 5
Sự tham gia của Ban quản trị
vSự độc lập của Ban quản trị đối với Ban
Giám đốc và khả năng đánh giá hoạt
động của Ban Giám đốc;
vHiểu biết của Ban quản trị về các nghiệp
vụ kinh doanh của đơn vị;
vMức độ Ban quản trị đánh giá về tính phù
hợp của báo cáo tài chính đối với khuôn
khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng 11 11
Triết lý và phong cách điều hành của BGĐ
vCách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh;
vQuan điểm và hành động đối với việc lập
và trình bày báo cáo tài chính;
vQuan điểm đối với việc xử lý thông tin,
công việc kế toán và nhân sự. 12 12 6
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
vCách thức phân công quyền hạn và trách
nhiệm đối với các hoạt động;
vCách thức thiết lập trình tự hệ thống báo
cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp 13 13 Chính sách nhân sự
… Bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý
nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc
tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen
thưởng và kỷ luật các nhân viên.
Một chính sách nhân sự tốt:
ØCó thể khắc phục các yếu kém của các thủ tục kiểm soát
ØLà dấu hiệu của môi trường kiểm soát tốt
ØNhưng không thể thay thế hoàn toàn cho các thủ tục kiểm soát 14 14 7 b. Đánh giá rủi ro Xác định rủi ro Lượng định rủi ro Điều tiết rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro
của đơn vị hình thành nên Giám sát rủi ro
cơ sở để Ban Giám đốc xác
định các rủi ro cần được quản lý 15 15
vKiểm toán viên phải tìm hiểu liệu đơn vị đã có một quy trình để:
! Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục
tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính;
! Ước tính mức độ của rủi ro;
! Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro;
! Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó 16 16 8
Các tình huống rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi
§ Những thay đổi trong môi trường hoạt động § Nhân sự mới
§ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa § Tăng trưởng nhanh § Công nghệ mới
§ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới § Tái cơ cấu đơn vị
§ Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài
§ Áp dụng các quy định kế toán mới 17 17
c. Hoạt động kiểm soát
Ø Là những chính sách và thủ tục đảm bảo
những hành động cần thiết để quản lý các rủi
ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện
các mục tiêu của đơn vị.
Ø Các hoạt động kiểm soát chính: ! Phê duyệt; ! Đánh giá hoạt động; ! Xử lý thông tin;
! Các kiểm soát vật chất (khóa an toàn, két sắt, camera…); ! Phân chia nhiệm vụ. 18 18 9 Phân chia nhiệm vụ
ØNội dung: Một quy trình nghiệp vụ cần có sự
tham gia của nhiều người.
ØTác dụng: Giảm khả năng xảy ra sai sót và gian lận
ØCác nguyên tắc phân chia:
ØPhân chia về chức năng: thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản.
ØPhân chia giữa các bước trong một quy trình nghiệp vụ
ØPhân chia trong việc thực hiện các công việc khác nhau trong kế toán 19 19 Phê chuẩn
Mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn trước khi thực
hiện và sự phê chuẩn này phải đúng về quyền hạn và trách nhiệm.
Phê chuẩn chung: là việc đưa ra các chính sách chung để cấp dưới thực
hiện và khi thực hiện thì không cần phải xét duyệt một lần nữa.
Phê chuẩn cụ thể: là sự phê chuẩn của người quản lý cho từng nghiệp vụ cụ thể.
Thông thường cho những trường hợp sau:
+ Những trường hợp bất thường không có trong chính sách chung
+ Những nghiệp vụ thường xuyên nhưng vượt khỏi giới hạn cho phép trong chính sách chung.
Một tổ chức thường kết hợp cả hai loại phê chuẩn 20 20 10 Xử lý thông tin Kiểm soát chung Kiểm soát ứng dụng 21 21 Kiểm soát vật chất
-Các phương tiện bảo vệ vật chất
-Thẩm quyền truy cập vào chương
trình máy tính và tệp dữ liệu; -Hoạt động kiểm kê
-Các quy định hạn chế tiếp cận tài sản… 22 22 11
d. Thông tin và truyền thông
v Hệ thống thông tin liên quan đến
việc lập và trình bày báo cáo tài
chính, bao gồm các quy trình kinh
doanh có liên quan, và trao đổi thông tin
v Chất lượng của thông tin tạo ra
từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến
khả năng Ban Giám đốc đưa ra
các quyết định phù hợp trong
việc quản lý và kiểm soát các
hoạt động của đơn vị và lập báo
cáo tài chính một cách đáng tin cậy 23 23
Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu
lập và trình bày báo cáo tài chính
Ø Tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo các giao dịch của đơn
vị và duy trì trách nhiệm liên quan đối với tài sản, nợ phải
trả và nguồn vốn chủ sở hữu;
Ø Giải quyết các giao dịch đã bị xử lý sai,
Ø Xử lý và giải thích cho những cách thức có thể khống chế
hoặc bỏ qua các kiểm soát;
Ø Chuyển dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch sang Sổ Cá ;i
Ø Thông tin liên quan đến báo cáo tài chính về các sự việc
và các điều kiện khác ngoài các giao dịch phát sinh;
Ø Thông tin cần thuyết minh theo khuôn khổ về lập và trình
bày báo cáo tài chính được áp dụng được thu thập, ghi
chép, xử lý, tóm tắt và trình bày phù hợp trên báo cáo tài chính 24 24 12 e. Giám sát
Là hoạt động nhằm đánh giá chất lượng của các hoạt
động kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp, b ao gồm:
§ Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình
hoạt động, do các nhà quản lý và các nhân viên thực
hiện trong trách nhiệm của mình.
§ Giám sát định kỳ: thường được thực hiện thông qua các
cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ trong
đơn vị hoặc kiểm toán độc lập thực hiện. 25 25
2.2 Phương pháp tìm hiểu và đánh giá KSNB
2.2.1Yêu cầu của chuẩn mực nghề nghiệp
2.2.2Các phương pháp tìm hiểu KSNB
2.2.3Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát 26 26 13
2.2.1 Yêu cầu của chuẩn mực vVSA 315:
! Kiểm toán viên phải tìm hiểu các thông tin về
kiểm soát nội bộ của đơn vị có liên quan đến cuộc kiểm toán
! Nội dung và mức độ hiểu biết về các kiểm
soát có liên quan: kiểm toán viên phải đánh
giá về mặt thiết kế của các kiểm soát và xác
định xem các kiểm soát này đã được thực
hiện tại đơn vị hay chưa. 27 27
2.2.2 Phương pháp tìm hiểu KSNB n Phương pháp tìm hiểu:
- Sử dụng kinh nghiệm và dữ liệu kiểm toán trước đây tại đơn vị;
- Quan sát cách thức và quá trình các hoạt động kiểm
soát diễn ra thực tế ở đơn vị và trong mối quan hệ
với các hoạt động kinh doanh, các bộ phận và con người;
- Kiểm tra các tài liệu, chứng từ liên quan đến quá
trình thiết kế, xây dựng, tổ chức, thực hiện và giám
sát hoạt động kiểm soát.
- Tiến hành phỏng vấn nhà quản lý và những nhân
sự có liên quan đến quá trình thiết kế, xây dựng, tổ
chức, thực hiện và giám sát hoạt động kiểm soát. 28 28 14
2.2.3. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
Bằng chứng kiểm toán được sử dụng để đưa ra
kết luận làm cơ sở cho ý kiến kiểm toán được thu thập bằng cách:
Thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro;
Thực hiện các thủ tục kiểm toán tiếp theo, bao gồm:
(i) Thử nghiệm kiểm soát
(ii) Thử nghiệm cơ bản (VSA 315, 330, 500) 29 Thử nghiệm kiểm soát
ØMục tiêu: đánh giá sự hữu hiệu của
hoạt động kiểm soát nội bộ trong việc
ngăn chặn, phát hiện và điều chỉnh các
sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu ØPhương pháp: Ø Kiểm tra Ø Phỏng vấn ØQuan sát Ø Thử nghiệm kép 30 30 15
Quy trình đánh giá rủi ro kiểm soát
Tìm hiểu hệ thống KSNB
Đánh giá sơ bộ RR kiểm soát
Thiết kế & thực hiện TNKS
Đánh giá lại rủi ro kiểm soát 31 31
Các thủ tục kiểm tra trong TNKS – Kiểm tra
Việc kiểm tra bao gồm:
kiểm tra tài liệu, sổ kế toán hoặc chứng từ: có thể từ
trong hoặc ngoài đơn vị; ở dạng giấy, dạng điện tử,
hoặc các dạng thức khác; hoặc
Thủ tục “kiểm tra” trong thử nghiệm kiểm soát là kiểm tra
tài liệu, sổ kế toán và chứng từ, thường là để thu thập
bằng chứng về việc tuân thủ các quy định và việc phê duyệt đúng thẩm quyền. 32 16
Các thủ tục kiểm tra trong TNKS – Quan sát
ØKTV “quan sát” nhân viên của đơn vị được kiểm
toán thực hiện các hoạt động kiểm soát.
ØChỉ giới hạn ở thời điểm quan sát
ØCó thể ảnh hưởng đến cách thức thực hiện quy
trình hoặc thủ tục đó. 33
Các thủ tục kiểm tra trong TNKS – Quan sát
Quan sát và điều tra có thể hỗ trợ việc phỏng
vấn Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong
đơn vị, đồng thời cung cấp thêm những thông
tin về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị. 34 17
Các thủ tục kiểm tra trong TNKS – Phỏng vấn
“Phỏng vấn” : Phỏng vấn là việc tìm kiếm thông tin tài
chính và phi tài chính từ những người có hiểu biết bên
trong hoặc bên ngoài đơn vị.
KTV thu thập được phần lớn thông tin từ việc phỏng vấn
Ban Giám đốc và những người chịu trách nhiệm về việc
lập và trình bày báo cáo tài chính.
KTV cũng có thể phỏng vấn những cá nhân khác và nhân
viên ở các cấp bậc, chức vụ khác nhau trong đơn vị được kiểm toán 35
Các thủ tục kiểm tra trong TNKS – Phỏng vấn •
Được sử dụng rộng rãi trong suốt quá trình
kiểm toán bên cạnh các thủ tục kiểm toán khác. •
Có thể có nhiều hình thức từ phỏng vấn
bằng văn bản chính thức đến phỏng vấn
miệng không chính thức. Việc đánh giá các
câu trả lời phỏng vấn là một phần không thể
tách rời của quá trình phỏng vấn. •
(Ví dụ: Phỏng vấn về quy trình mua hàng và nhập kho) 36 18
Các thủ tục kiểm tra trong TNKS – Thực hiện lại
“Thử nghiệm kép” : Kiểm toán viên có thể thiết kế một thử
nghiệm kiểm soát để thực hiện đồng thời với việc kiểm tra
chi tiết cùng một giao dịch. Mặc dù mục tiêu của thử
nghiệm kiểm soát khác với mục tiêu của kiểm tra chi tiết
nhưng có thể thực hiện đồng thời cả hai thủ tục này đối
với cùng một giao dịch, gọi là “thử nghiệm kép”.
Ví dụ, kiểm toán viên có thể thiết kế và đánh giá các kết
quả kiểm tra một hóa đơn nhằm xác định xem hóa đơn đó
đã được phê duyệt hay chưa, đồng thời cung cấp bằng
chứng kiểm toán chi tiết về giao dịch đó. Thử nghiệm kép
được thiết kế và đánh giá bằng cách xem xét riêng rẽ mỗi
mục tiêu kiểm toán nêu trên 37 2.3 Trao đổi về KSNB
vKiểm toán viên phải trao đổi bằng văn
bản một cách kịp thời (ví dụ dưới hình
thức thư đề nghị, thư quản lý) với Ban
quản trị đơn vị được kiểm toán về những
khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm
soát nội bộ được phát hiện trong quá trình kiểm toán (VSA 265) 38 38 19 Nội dung trao đổi
vMô tả các khiếm khuyết và giải thích
những ảnh hưởng tiềm tàng
vCác thông tin đầy đủ để giúp Ban quản trị
và Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán
hiểu được bối cảnh của thông tin trao đổi, bao gồm:
! Mục đích cuộc kiểm toán
! Phạm vi công việc liên quan đến KSNB
! Các khiếm khuyết nghiêm trọng đã phát hiện 39 39 v
Khiếm khuyết trong KSNB: ! (i)
Cách thức thiết kế, thực hiện hoặc vận hành
một kiểm soát không thể ngăn chặn, hoặc phát hiện
và sửa chữa một cách kịp thời những sai sót trong báo cáo tài chính; hoặc ! (ii)
Thiếu một kiểm soát cần thiết để ngăn chặn,
hoặc phát hiện và sửa chữa một cách kịp thời những
sai sót trong báo cáo tài chính.
v Khiếm khuyết nghiêm trọng trong KSNB: Là một hoặc
nhiều khiếm khuyết trong KSNB kết hợp lại mà theo xét
đoán chuyên môn của kiểm toán viên là đủ nghiêm trọng
và cần sự lưu ý của Ban quản trị đơn vị được kiểm toán 40 40 20